Contabilidad Financiera

Ensayo sobre el ciclo contable

Noel Andrs Garca Carrillo

No. De Control: 07170637

Mayo de 2011

ENSAYO CICLO CONTABLE

El ciclo contable
NDICE
1 Sistema De informacin financiera. 2 Captacin, clasificacin, registro. 3 Asientos de ajuste. 4 Asientos de resultados. 5 Asientos de cierre. 6 Terminacin de la hoja de trabajo. 7 Elaboracin y presentacin de los estados financieros.

1 El ciclo contable
Los sistemas de contabilidad varan mucho de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamao de la compaa, volumen de datos que haya que manejar y las demandas de informacin que la administracin y otros interesados imponen al sistema. Podemos decir que la definicin ms general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administracin la informacin cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situacin financiera y las operaciones de la empresa. Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e inversionistas de una determinada empresa pueden obtener en cualquier momento informacin como: estructura de capital, composicin, ventas, inventarios, etc. Aunque la mayora de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad satisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a la ineficacia de sus procedimientos contables.

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El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada perodo contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, contina con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboracin del balance de comprobacin, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilizacin en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobacin posterior al cierre. Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. El pasar a un nuevo perodo contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable. Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al pblico. Una auditora le agrega credibilidad a los estados financieros.

2 Captacin, clasificacin, registro.

La vida de un negocio o de una empresa se divide en perodos contables, y cada perodo es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobacin posterior al cierre. Los pasos, segn el orden en que se presentan, son los siguientes: 1.- Balance General al principio del perodo reportado: 2.- Proceso de anlisis de las transacciones y registro en el diario. 3.- Pase del diario al libro mayor. 4.- Elaboracin del Balance de Comprobacin no ajustado o una hoja de trabajo (opcional). 5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor. 6.- Elaboracin de un balance de prueba ajustado 7.- Elaboracin de los estados financieros formales. 8.- Cierre de libros.

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3 Asientos de ajuste.
Al trmino del ejercicio, despus de haber comprobado mediante la balanza de comprobacin de que todos los asientos del libro diario han sido pasados correctamente al Mayor y que el saldo de cada una de las cuentas registradas en l coincide con el de su Mayor auxiliar correspondiente, se debe de proceder a la informacin de los estados financieros. Por lo que se refiere a la formacin del Balance general, ste no se debe elaborar con los saldos que arrojen las cuentas del libro Mayor, pues aunque no se hayan cometido errores al registrar las operaciones, los saldos de dichas cuentas no siempre coinciden con la situacin real, debido a varias circunstancias. Puede haber otras circunstancias por las cuales los saldos de las cuentas del libro mayor al final del ejercicio no coincidan con el valor que se tiene registrado en el libro Mayor. Entonces, antes de continuar con los estados financieros es necesario revisar cada una de las cuentas del Mayor, para saber si su valor coincide, y si hay alguna diferencia se deben registrar con un asiento de ajuste. Un asiento de ajuste es entonces un asiento previo a la Balance General, se hacen al terminar el ejercicio y tienen por objeto corregir rectificar el saldo de las cuentas. Ajuste de la cuenta de caja: El saldo de la cuenta de caja representa la existencia de efectivo presente en la empresa, pero es necesario comprar si el saldo en Mayor corresponde a lo que fsicamente existe en la caja, y se realiza a travs de un proceso llamado Arqueo de caja, que es el recuento fsico de lo que se encuentra en la caja. Ajuste de la cuenta de Bancos: La cuenta Bancos representa el valor del efectivo depositado dentro de las instituciones bancarias, pero puede presentarse que el saldo expresado en nuestros Libros no coincida con el estado de cuenta bancario. Ajuste de la cuenta Almacn: El Saldo de esta cuenta refleja la existencia de las mercancas, pero no siempre coincide con el valor del inventario fsico. Una vez ajustadas las cuentas de Caja, Bancos y Almacn, se deben hacer los asientos de ajuste para determinar la utilidad o la prdida en ventas; a continuacin se enumeran los que proceden, de acuerdo con el registro de mercancas que la empresa tenga establecido. Ajustes en las cuentas por cobrar:

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Clientes: El saldo representa el valor que los clientes deben por concepto de ventas a crdito. Aunque no todas las cuentas de clientes se llegan a cobrar totalmente debido a diferentes causas, se debe estimar como incobrable una parte del saldo la cuenta de Clientes, pues en otro caso se tendran que aplicar prdidas por cuentas incobrables, lo que originara prdidas o ganancias superiores a las reales. Un tanto por ciento sobre el saldo de la cuenta de Clientes: Consiste en dividir el valor de las prdidas por crditos incobrables entre el valor de los saldos de la cuenta de clientes. Y multiplicar la tasa del tanto por ciento que resulte de la cuenta de clientes en el ejercicio. Un tanto por ciento sobre las ventas: Consiste en dividir el valor de las perdidas sufridas por los crditos incobrables, entre el valor de las ventas, y multiplicar la tasa por el valor de las ventas. Un tanto por ciento sobre cada saldo de cobro dudoso: Consiste en examinar cada cuenta y conocer el tiempo que tienen vencidas para poder aplicar un tanto por ciento de prdida probable. Cancelacin de crditos incobrables: El valor de los crditos que se consideren absolutamente incobrables se debe cancelar por medio de la cuenta de Provisin para crditos incobrables. Cuenta de Documentos por cobrar Se ajusta de la misma forma que la de clientes. Cancelacin de documentos incobrables: Se debe de cancelar por medio de la cuenta de provisin para crditos incobrables, del mismo modo que para cancelar los documentos incobrables para Clientes. Cuenta deudores diversos: Se ajusta de la misma forma para clientes, se calcula la prdida probable, por los mismos procedimientos. Recuperacin de crditos incobrables: Si los crditos incobrables se llegasen a recuperar, su valor se debe cargar en las cuentas de Caja, o bancos y abonar en la cuenta de otros gastos y productos. Ajustes por acumulacin de Activo: Estos ajustes tienen la finalidad para que en el balance general aparezcan cifras que estn a favor de la empresa, no registrados a la fecha, pero existentes como un activo. El principal motivo es a causa de deudores, por ejemplo:

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Intereses por cobrar: Se producen por las cuentas vencidas y no pagadas por los deudores, se carga en la cuenta de deudores diversos y se abona en gastos y productos financieros. El IVA se abonar en la cuenta IVA por pagar, y se cargar al mismo deudor.

Rentas por cobrar: Son ingresos pendientes de cobro por alguna renta que el negocio haya generado, se carga en la Cuenta Deudores diversos y se abona en gastos y productos. El IVA se abonar en la cuenta IVA por pagar, y se cargar al mismo deudor. Dividendos por cobrar. Tambien son pendientes de cobro y provienen principalmente de acciones que el negocio haya adquirido de otras compaias, se carga en la Cuenta Deudores diversos y se abona en gastos y productos. El IVA se abonar en la cuenta IVA por pagar, y se cargar al mismo deudor. Ajustes del activo fijo: Depreciaciones: Como sabemos el activo fijo est formado por bienes que tienen cierta permanencia o fijeza y han sido adquiridos con el propsito de usarlos, los cuales debido al uso estn sometidos a la depreciacin. Se deben tomar en cuenta varios aspectos, como el estado actual en que se encuentran, el servicio o uso que hayan prestado, el tiempo que ha pasado desde su compra, etctera. Para poder comprobar El valor original ser el precio a la que fue adquirido Vida probable es el tiempo que se juzga puede durar un determinado bien o servicio. Valor de deshecho es el precio que se considera puede tener el bien despus de haberse usado durante su vida probable. Depreciacin total, es la diferencia entre el valor original y el de desecho.

4 Asientos de resultados
Se hacen al Terminal el ejercicio para transferir los saldos de las cuentas de resultados a la de prdidas y ganancias con el objeto de conocer la utiildad o la prdida del ejercicio. Los saldos de las cuentas de Resultados se deben tomar de la Balzna de Saldos ajustados.

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Para traspasar los saldos de las cuentas de Resultados a la de prdidas y ganancias se deben hacer dos asientos: 1) Se transfieren los saldos acreedores. 2) se transfieren los saldos deudores. En el primer asiento se transfiere de la cuenta de Prdidas y ganancias, los saldos de las cuentas de Resultados, Ventas y Gastos y productos financieros, que son los que aparecen con saldo acreedor. En el segundo asientos transfiere de la cuenta de Prdidas y ganancias los saldos de las cuentas de resultados Gastos de Venta, Gastos de administracin y otros gastos y productos, que son las que, en nuestro caso, resultaron con saldo deudor. Despus de esto las cuentas de resultados quedan saldadas, y la cuenta de prdidas y ganancias si queda con un saldo acreedor, representa la utilidad del ejercicio, saldo que se debe transferir a la cuenta de capital Si el saldo es deudor, representara la prdida del ejercicio, saldo que deber transferirse a la cuenta de Prdida del ejercicio.

5 Asientos de Cierre.
Cmo su nombre lo indica, se hace para saldar o cerrar las cuentas que quedan abiertas despus de haber trasladado los asientos de prdidas y ganancias al libro mayor. Este asiento se hace con los saldos de las cuentas que aparecen en la Balanza previa al Balance general. Al trasladar el asiento de cierre al libro mayor todas las cuentas deben quedar saldadas o cerradas. Balanza previa al balance: Se formula con los saldos de las cuentas que quedan abiertas despus de haber trasladado al libro Mayor los asientos de prdidas y ganancias.

6 Hoja de trabajo
Todo el proceso desarrollado, desde la balanza de comprobacin, hasta la formulacin de los estados financieros, se puede hacer en un solo documento denominado hoja de trabajo, tambin conocida como Estado de trabajo. Que aunque no es un documento indispensable es un apoyo para el proceso interno de la empresa que se utiliza antes de hacer el cierre anual de operaciones y sirve como gua para hacer con ms rapidez los asientos de ajuste, los de perdidas y ganancias y de cierre. Se realiza en una hoja tabulada de 12 columnas en las cuales se hace el resumen del cierre anual de operaciones:

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Balanza de comprobacin. En las cuatro primeras columnas se registra la Balanza de comprobacin, en la primera de ellas se anotan los movimientos deudores; en la segunda, los acreedores; en la tercera, los saldos deudores y en la cuarta, los acreedores. Al hacer la Balanza de comprobacin, se deben dejar disponibles los renglones necesarios para anotar los ajustes que reciban las cuentas. Si una cuenta solo recibe un ajuste de cargo o abono no es necesario dejar despus de ella renglones disponibles, pues el cargo o el abono se anota en el mismo rengln dnde aparece la cuenta; pero, si por ejemplo, una cuenta recibe cuatro asientos de ajuste, es necesario dejar despus de ella tres disponibles, el primer ajuste se anotar en el mismo rengln en que aparece la centa y los dems en los tres renglones disponibles.

7 Elaboracin de los estados financieros.

Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un perodo La informacin presentada en los estados financieros interesa a: La administracin, para la toma de decisiones, despus de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado. Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes. Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garanta de cumplimiento de sus obligaciones. El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente liquidado. CLASIFICACIN Los estados financieros bsicos son: El balance general El estado de resultados El estado de cambios en el patrimonio El estado de cambios en la situacin financiera

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El estado de flujos de efectivo Responsabilidad Los estados financieros deben llevar las firmas de los responsables de su elaboracin, revisin y elaboracin BALANCE GENERAL Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situacin financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares. El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al ao y con fecha a 31 de diciembre, firmado por los responsables: Contador Revisor fiscal Gerente El Estado de Resultados, es el instrumento que utiliza la administracin de la empresa para reportar las operaciones efectuadas durante el periodo contable. De esta manera la utilidad (prdida) se obtiene restando los gastos y/o prdidas a los ingresos y/o ganancias. Ahora, desde el punto de vista del inversionista (sea acreedor o accionista), el estado de resultados es visto como el instrumento que lo provee de un ndice de eficiencia. Las utilidades son, generalmente, asociadas con eficiencia en las operaciones, y las prdidas, al contrario, se asocian con ineficiencia. La contabilidad financiera utiliza el enfoque de ingresos y gastos para determinar la utilidad del ejercicio. Sin embargo, eso no quiere decir que sea la nica manera o la mejor manera de determinarla. Las opiniones pueden dividirse al respecto.

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Conclusin:
Podemos decir entonces que el proceso contable es el conjunto de fases a travs de las cuales la Contabilidad obtiene y comprueba informacin financiera a travs de este proceso se observa de dnde se obtiene la informacin financiera, y poder corregir errores en la Contabilidad.

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