Les Supports de la communication crite

2 fvrier 2001

SUPPORT 1: La lettre, le courrier professionnel Objectifs

Vise un but oprationnel Objectif clairement dfini Il est concret, positif, raliste Trs vari : (il faut bien le connatre) Informer, tre inform, persuader, rfuter, ordonner, recommander

Contenu
Cibl (efficacit)

Forme

Style
Adapt au correspondant, au but de lcrit Verbe daction Clair, simple, neutre Phrases courtes Toujours Courtois Eviter le jargon (sotrisme) Esthtique, Emotif

Doit servir lide (une par ) Prsentation AFNOR adapter aux usages de lentreprise Structur en ( < 10 lignes) exemples (Annexe) : de mthodes : FOR faits / opinions / Souscription (titre de civilit, adresse du destinataire) recommandations, ou PPF pass / prsent / futur Ville de provenance et date du jour Rfrences Objet Pice(s) jointe(s) ou PJ Titre de civilit Toute lettre comporte une introduction un dveloppement, Lcrit = image de marque de lentreprise. une conclusion, une formule de politesse, et signature suivie ou Il est aussi un moyen de preuve prcde de la fonction sans civilit

Les types de lettres : lettre de vente, lettre promotionnelle, lettre de relance, lettre de rclamation, lettres type (voir texteur), lettre de demande dinformations (confidentielles) etc. Travail de prparation indispensable : mthodes de recherche des ides Relecture voix haute ou faire lire par un il neuf

SUPPORT 2 : La note de service Objectifs Contenu Forme

Un titre des Accessoirement un numro, une rfrence (pas la note des dinformation) Le service metteur Destinataire(s) - Lobjet - La date Moyen de transmission : pour affichage, pour information, par ml. Pas de titre de civilit, pas de formule de politesse Nom du signataire et fonction Interligne entre les Il n'y a pas de prsentation normalise

Style
Clair, prcis, concis et dtaill (date, rfrences, lieux, dlais, personnes concernes...) Direct et impersonnel (forme passive frquente : il a t dcid ) Courtois Attractif (si affichage)

Transmettre un ordre Texte bref, prcis, soign et clair Donner une dcision prise par la Expose des faits, des opinions, hirarchie recommandations, des mesures prises, Elle est interne solutions Dcrit des oprations effectuer Note dinstructions : donne des Concerne un seul sujet consignes (ton impratif) Un plan cohrent Note dinformation : transmettre Informatif une ou des informations Mmo ( lorigine) : est une note rappele

On peut appliquer ces principes au courrier lectronique (surtout ml interne)

Dominique Catoir

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2 fvrier 2001

SUPPORT 3 : Le compte rendu Objectifs

Relater des faits ou des vnements, des paroles (runion), des convictions. Expos intgral des faits ou rcapitulatif de l'essentiel. Il est objectif mais pas ennuyeux

Contenu

Le procs-verbal :
Obligatoires parfois : Administrations, AG dactionnaires, de copropritaires etc.

Forme (mentions obligatoires) Rsum de faits, vnements, sans proposer de Le nom et la fonction du rdacteur solutions (descriptif). La date et le lieu Ou expos intgral. Le nom et la fonction du ou des destinataires ( l'attention) Prsentation avec un plan Lobjet ou titre (Compte rendu de ...) Ne porte pas de jugement de valeur Pas prcd de titre de civilit au dbut du texte Nom et qualit du signataire Exemple : compte rendu dune runion, dune Il n'y a pas de prsentation normalise mais il peut y avoir des mission ltranger imprims spcifiques selon lobjet Est un compte-rendu exhaustif qui engage En-tte de l'entreprise ; Titre du PV ; Date ; officiellement les participants Thme ; Personnes prsentes ou excuses ; Ordre du jour ; Nom et Constat exact et rigoureux des faits ou paroles qualit du ou des signataire(s) Voisin des minutes dun procs SUPPORT 4 : Le rapport

Style
Simple, clair, prcis Impersonnel, neutre

Clair, prcis Impersonnel, neutre

Objectifs
Aider la dcision Une demande d'un suprieur Analyser Critiquer Apprcier, justifier Proposer, suggrer

Contenu

Forme

Style
Direct mais neutre Personnel (je, nous) ou impersonnel

Expose de faits, dvnements, de situations, de Pas de titre de civilit prises de position etc. Un rapporteur (Nom) Formulation dun problme Un destinataire (suprieur hirarchique) Une dmonstration argumente Aboutir une conclusion prsentant des Une date, Un titre et un objet suggestions, des dcisions prendre, des Une signature (qualit du rapporteur) demandes, des recommandations, des avis et des critiques Il n'y a pas de prsentation normalise Rigueur sur le fond et la forme : un plan (introduction, dveloppement et conclusion) Dans certaines entreprises ou situations, il est trs proche du compte-rendu (rapport dactivit)

Dominique Catoir

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2 fvrier 2001

SUPPORT 5 : La note ou rapport de synthse Objectifs

Note de synthse : rsumer un ensemble dinformations, pour un responsable (lui viter une lecture fastidieuse)

Contenu

Forme

Style

Rcapitulatif des informations essentielles sur un sujet, une situation, un projet, sans dnaturer les documents d'origine. Un plan : une structure originale et logique, avec des titres et sous-titres Voir exercices dexamen en Franais Rapport : ce nest pas un Etude comparative dun ensemble dlments rapport danalyse (support 4) donns afin de faciliter la dcision ou lanalyse. Etudier plusieurs solutions, Rigueur sur le fond et la forme : un plan projets, thses proposs. (introduction, dveloppement et conclusion) Comparer, opposer, regrouper. Cela nempche par le rapporteur de donner son avis

Comme la note classique (support 2) style concis et neutre Recours une page de garde, une page sommaire, une pagination viter la paraphrase, trop de citations pour les Notes longues. Penser des schmas, tableau, graphiques pour faciliter la lecture. Voir support 4 Voir support 4

Lanalyse de documents, llaboration dun plan, et la rdaction sont trs importantes (aide des cours de mthodologie en Franais et en Economie/Droit)

Dominique Catoir

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