ANALISIS BENCHMARKING Oleh: Prof. Dr.

Miftah Thoha, MPA Magister Administrasi Publik UNIVERSITAS GADJAH MADA KASUS Suatu hari saya membaca berita di koran yang memberitakan kepergian Anggota Dewan Daerah (DPRD) kota ke luar negeri untuk melakukan studi banding tentang mengatasi sampah di kota Keperian anggota dewan ini disertai oleh pejabat kantor Walikota Mereka studi banding ke Korea Selatan lanjutan Setelah sampai di Seoul mereka berkunjung ke Balai kota Seoul diterima oleh Walikota dan pejabatpejabat Balai kota Setelah itu mereka berkunjung ke tempat pembuangan sampah Betapa kagetnya mereka sampah yang dibuang itu tidak menggalkan bekas dan bahkan menjadi produk baru yang bisa dimanfaatkan oleh banyak orang Mesin mengolahan sampah yang dibuang tadi bukan main hebatnya lanjutan Anggota dewan kota tadi semuanya terheran-heran takjub memuji Korea yang jauh dari pmerintah kota yang diwakilinya Jauh bedanya antara langit dan bumi, bagaimana bisa meniru Korea kalao angaran pemkota tidak bisa membeli mesin pembuangan sampah tersebut Akhirnya selama 7 hari di Korea meraka hanya pergi dari mall- ke mall belanja mencari oleh-oleh untuk istri tercinta yang gagal bisa ikut ke Korea Selatan Petanyaannya (1). Apa yang Sdr Tangkap dari kasus tersebut (2) Mengapa meraka pergi ke Kore selatan (3). Dapatkah Sdr perkirakan bahwa sepulang mereka bisa melakukan perbaikan masalah sampah (4) Apa komentar Sdr mengenai kebiasaan studi banding seperti itu BENCHMARKING Istilah ini biasa dipergunakan dalam dunia bisnis atau di perusahaan Benchmarking diperguanakn untuk mengetahui bagaimana perusahaan itu bisa mengembangkan proses bisnisnya BENCHMARKING ISTILAH INI BANYAK DIPERGUNAKAN AKHIR-AKHIR OLEH KALANGAN USAHAWAN ATAU DALAM DUNIA BISNIS ALASAN MENGAPA PERLU BENCHMARKING ADALAH ANTARA LAIN UNTUK BELAJAR BAGAIMANA MENGEMBANGKAN PROSES BISNIS DAN MENINGKATKAN KUALITAS DALAM BERKOMPETISI PERUSAHAAN MEMILIH MELAKUKAN BENCHMARKING TERHADAP PERUSAHAAN YANG OUTSTANDING, KARENA PERUSAHAAN ITU MENGINGINKAN AGAR PERUSAHAANYA MAMPU BERSAING DENGAN PERUSAHAAN LAINNYA DALAM BENCHMARDKING DILAKUKAN IDENTIFIKASI PRAKTIK-PRAKTIK YANG MAMPU MENGANGKAT

PERUSAHAAN ITU SUKSES, KINERJANYA SUPERIOR, DAN KEMUNGKINAN MELAKUKAN ADAPTASI DARI KINERJA DARI PERUSAHAAN YANG DIBENCHMARK. DENGAN DEMIKIAN BENCHMARKING ADALAH SUATU PROSES OPERASIONALITAS LEARNING DAN ADAPTASIYANG TERUS-MENERUS AGAR SUPAYA DICAPAI SUATU PENGEMBANGAN DAN KEMAJUAN DALAM SUATU ORGANISASI BENCHMARKING :PENGERTIAN ROGER MILLEKEN MENAMAKAN BENCHMARKING ADALAH STEALING SHAMELESSLY = PENCURI YANG TAK TAHU MALU. MOTOROLA MENAMAKAN PRODUK PAGER SAKUNYA DENGAN SEBUTAN BANDIT YANG DILAKUKAN MEMBANGUN TIPE PRODUKNYA SETELAH MEMBANDINGKAN DENGAN PRODUK PERUSAHAANPERUSAHAAN SEJENIS LAINNYA. NAMUN DEMIKIAN DIAKUI BAHWA BENCHMARKING BUKAN SEKEDAR MENGKOPI ATAU MENIRU APA YANG DILAKUKAN OLEH PERUSAHAAN LAINNYA. BENCHMARKING SUATU PROSES YANG LEBIH DARI SEKDEDAR MENGKOPI ATAU MENJIPLAK. BENCHMARKING:PENGERTIAN lanjutan GREGORY H. WATSON : BENCHAMRKING ADALAH UPAYA YANG TERUS-MENERUS UNTUK MENCARI DAN MENGETRAPKAN CARA KERJA YANG LEBIH BAIK DALAM MENGHASILKAN KINERJA YANG UNGGUL DAN KOMPETITIF (is a continuous search for and application of significantly better practices that leads to superior performance) lanjutan APQC (AMERICAN PRODUCTIVITY & QUALITY CENTER) MERUMUSKAN : (1) BENCHMARKING ADALAH SUATU PROSES PENGUKURAN YANG SISTEMATIS DAN KONTINU; (2) SUATU PROSES PENGUKURAN DAN PERBANDINGAN KINERJA SUATU ORGANISASI YANG DIBANDINGKAN DENGAN KINERJA ORGANISASI LAIN, SEHINGGA DIPEROLEH SUATU INFORMASI YANG BISA DIPERGUNAKAN UNTUK MEMBANTU ORGANISASI MELAKUKAN PEMBAHARUAN DAN PERBAIKAN KINERJANNYA. WALAUPUN BENCHMARKING ITU MERUPAKAN PROSES PENGUKURAN DAN PERBANDINGAN AKAN TETAPI BENCHMARKING DAPAT PULA MENGHASILKAN KINERJA YANG BERBEDA DARI YANG DIBENCHMARK. BENCHMARKING: Pngertian lanjutan DARI KUTIPAN PENGERTIAN BENCHMARKING TERSEBUT DAPAT DISIMPULKAN BAHWA : BENCHMARKING MERUPAKAN UPAYA UNTUK MELIHAT POSISI SUATU ORGANISASI DENGAN MENGUKUR, DAN MEMBANDINGKAN ORGANISASINYA DENGAN ORGANISASI LAINNYA SEHINGGA DIPEROLEH KUALITAS KINERJA YANG UNGGUL dan mampu berkompetisi PROSES BENCHMARKING PROSES BENCHMARKING Langkah Pertama, menemukan masalah apa yang akan di benchmark Di sini mulai diidentifikasikan masalah-masalah yang dianggap perlu adanya perbaikan dan pembaharuan Di rencanakan kemana benchmarking dilakukan, di sini menemukan tempat atau organisasi yang akan dijadikan studi benchmarking lanjut Langkah kedua melakukan studi ke tempat yang dijadikan benchmarking

Di kumpulkan informasi sesuai dengan rencana studi, baik informasi langsung data primer ataupun data sekunder berupa dokumen-dokumen Dilakukan diskusi di tempat benchmarking, sehingga ditemukan solusi dan informasi yang isa dipergunakan memperbaiki masalah organisasinya lanjut Langkah ketiga menganalisis semua data informasi yang didapatkan dan yang bisa dijadikan sebagai pendorong pembaharuan Dalam analaisis ini digolonkan atas dua hal; yakni; (1) Menemukan gap antara organisasinya dengan organisasi benchmark (2) Mengidentifikasikan hal-hal yang bisa membantu mendorong memacahkan masalah dan melakukan perbaikan meningkatkan kinerja lanjut Langkah terakhir, melakukan perbaikan da proses adaptasi terhadap pembaaruan yang akan dilakukan Barangkali perlu diciptakan kondisioning organisasi termasuk para karyawan terhadap proses perubahan yang bakal dilakukan Tujuan benchmarking adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi agar mampu bersaing dengan organisasi lain dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat MODEL BENCHMARKING APA YANG HARUS DILAKUKAN OLEH SUATU ORGANISASI AGAR MAMPU BERSAING DENGAN ORGANISASI LAINNYA? JAWABAN BAGI ORGANISASI YANG PROFIT ORIENTED ADALAH MENEKANKAN BAHWA (1) KUALITAS PRODUK DARI ORGANISASI HARUS MELEBIHI KUALITAS PRODUK ORGANISASI LAINNYA. (2) TEHNOLOGI YANG DIPERGUNAKAN HARUS DI ATAS DARI TEHNOLOGI ORGANISASI LAINNYA. (3) BIAYA YANG DIKELUARKAN HARUS DIBAWAH ORGANISASI PESAINGNYA. MODEL BENCHMARKING :lanjutan NORIAKI KANO (senoir member dari JUSE =Union of Japan Scientist and Engineers) MENGEMBANGKAN MODEL YANG MENGHUBUNGKAN ANTARA PERILAKU PERSAINGAN DENGAN KEPUASAN PELANGGAN DAN INNOVASI PRODUCT DESIGN. MENURUT KANO ADA TIGA PERILAKU, AL: (1)POLA PERILAKU KINERJA INNOVASI DARI PRODUCT FEATURES (2)POLA PERILAKU KINERJA KOMPETISI (3)POLA PERILAKU DASAR (BASIC PERFORMANCE

STRATEGIC THINKING DALAM BENCHMARKING MELIPUTI TIGA HAL BERIKUT INI: (1) GOAL TUJUAN (2) MATRIK TARGET (3) REVIEW MATRIK- TARGET Matrik Target KESIMPULAN AKHIR

KESIMPULAN DARI APA YANG KITA PELAJARI TENTANG BENCHMARKING DALAM KAITANNYA DENGAN ANALISIS ORGANISASI PUBLIK IALAH: MEMAHAMI POSISI ORGANISASI DENGAN MEMAHAMI TEHNIK KOMPETISI SEHINGGA DAPAT DIKETAHUI HAL-HAL BERIKUT INI : LANJUTAN: (1)MEMAHAMI SUATU PROSES ORGANISASINYA LEBIH BAIK DARIPADA PESAINGNYA MENGETAHUI PROSES ORGANISASINYA (2)MEMAHAMI KINERJA INDUSTRI PESAINGNYA DARIPADA PESAINGNYA MEMAHAMI NYA LANJUTAN (3) MEMAHAMI PELANGGANNYA LEBIH BAIK DARIPADA PESAINGNYA MEMAHAMI PELANGGANNYA SENDIRI (4) MEMBERIKAN RESPON KEPADA PELANGGANNYA LEBIH BAIK KATIMBANG YANG DILAKUKAN OLEH PESAINGNYA (5) MENGGUNAKAN KARYAWANNYA LEBIH EFEKTIF KATIMBANG YANG DILAKUKAN OLEH PESAINGNYA (6) MELAKUKAN KOMPETSISI PADA PANGSA PASAR MELALUI BASIS A CUSTOMER-BY- CUSTOMERS Pertanyaan untuk didiskusikan Mengapa benchmarking sulit diterapkan di dalam organisasi (birokrasi) Pemerintah? Identifikasikan faktor-faktor yeng menyebabkan kesulitan tersebut? Apakah benchmarking diperlukan dalam memperbaiki birokrasi pemerintahan? Apa solusi yang saudara tawarkan untuk perbaikan birokrasi pemerintah?