Historia de Exito SAP Sector Servicios Pblicos

La Electricidad de Caracas decide implementar la solucin SAP Console - que forma parte de mySAP Supply Chain Management (my SAP SCM) - para manejar las operaciones en sus almacenes a travs de dispositivos inalmbricos, utilizando la radio frecuencia como infraestructura. Hoy utiliza 4 lectoras inalmbricas para controlar el despacho de materiales en lnea con el sistema de inventarios, finanzas y control general del manejo del almacn, lo que le ha permitido reducir los costos administrativos y eliminar la duplicidad de informacin.

OPTIMIZANDO EL MANEJO DE ALMACENES

A Finales del ao 2002, la Electricidad de Caracas (EDC) toma la decisin de ampliar la funcionalidad para la gestin de almacn con miras a minimizar la duplicidad de informacin y lograr que el ingreso de sus transacciones fueran en tiempo real en el sistema SAP R/3. Esta situacin hizo que la empresa iniciara un proyecto para automatizar su gestin de almacn utilizando la tecnologa de lectoras inalmbricas con cdigo de barras, apoyndose en la solucin SAP Console, en su rea de almacn ubicada en Chacao, Caracas. Explica el Ingeniero Reinaldo Yendez, Lder del Proyecto por parte de la Unidad de Distribucin regin Centro de la Electricidad de Caracas, que el objetivo inicial del proyecto era que todas las entradas y salidas de materiales fueran contabilizadas en el sistema en lnea, en vista de que haba una cantidad de prdidas incuantificables, tanto en materiales como en transacciones, que originaba un desfase. Fue as como la EDC enfoc sus esfuerzos en maximizar la gestin de almacn en aras de brindar mayor capacidad estratgica a la operacin de la corporacin, con el proyecto SAP Console.

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Entre las ventajas logradas por la EDC con su proyecto de automatizacin de la gestin de almacenes basado en SAP Console, destacan: Reduccin de cargas de datos manuales Sinceracin en la seleccin del material para su posterior despacho Organizacin automtica del sistema que gua al operador en todos sus trabajos Inventarios reales (lo que se traduce en cero prdidas de materiales y una contabilidad certera del material que sale y que est en el depsito) Optimizacin de los procesos administrativos transacciones en lnea y en tiempo real- .
Paso a paso

para el control de inventario en los almacenes, se hizo un estudio detallado de la herramienta SAP disponible para apoyar esta funcin y su aplicacin o experiencia en otros pases. En el mes de octubre del 2002 se realiz el estudio de radiofrecuencia -que se hizo para ver en qu puntos la lectora inalmbrica iba a tener cobertura- y se definiera la infraestructura inalmbrica que se iba a desarrollar en el almacn. Tambin se contrat a la empresa Network Consulting Group (NCG) para realizar la implantacin de la solucin SAP Console, que est totalmente integrada a la plataforma de gestin empresarial SAP, que ya la corporacin EDC tena para manejar sus procesos administrativos, financieros y del negocio en general. NCG y EDC se encargaron de parametrizar y realizar las ampliaciones requeridas para el funcionamiento ptimo del almacn de la ltima, y su adaptacin a SAP Console. En noviembre, llegaron desde Miami (USA) los equipos de la empresa Symtechven, y a partir de entonces se puso en marcha el desarrollo de esta plataforma. En febrero de 2003, se dio inicio a las pruebas unitarias e integrales del proyecto, as como el diseo de etiquetas (que estuvo a cargo de Moore de Venezuela). Para hacer estas etiquetas, se tom en cuenta la resistencia y tamao de los materiales en donde se iban a colocar, y as facilitar el proceso asociado a la lectura del cdigo de barras detallado en las mismas. Fernndez dice que se imprimen in situ con una impresora marca Zebra. A la fecha, existen 4 lectoras inalmbricas marca Symbol que son manejadas por los usuarios del almacn para controlar el despacho de materiales, en lnea con el sistema de inventarios, finanzas y de control general del manejo del almacn. "Otro de los valores destacados de este proyecto fue que se hizo en un tiempo rcord de cinco meses" comenta Fernndez.

Raiza Fernndez, Lder del Proyecto por parte de la Unidad de Tecnologa de Informacin y Telecomunicaciones de la EDC, recuerda que el proyecto dio sus primeros pasos en septiembre del 2002, realizndose un levantamiento de informacin sobre las mejores prcticas en cuanto a todos los procesos tpicos de la operacin de almacn con cdigo de barras, identificando las actividades crticas durante la gestin, as como envo y recepcin de materiales, devoluciones, despacho de cables y carretes vacos, salida de mercanca de emergencia y control de inventario, entre otros, para luego detectar lo que se quera hacer y cul era la mejor manera de instalarlo. "As vino una tormenta de ideas sobre lo mejor para EDC y su impacto ms favorable para los usuarios finales, orientados a usar la tecnologa como herramienta. Concluimos entonces que el manejo de cdigo de barras y su integracin en lnea con la plataforma de gestin de la empresa (SAP) eran lo ms conveniente". Una vez definido el uso de los cdigos de barra

Haciendo la diferencia

Previo a la implementacin de SAP Console, en la EDC se usaba el "Formato 01" - que era manual - para despachar la mercanca, presentndose deficiencias en la consolidacin de la informacin del almacn, puesto que no se actualizaban los datos de salida de mercanca en el momento del despacho; en consecuencia, se acumulaban estos formatos y cuando llegaba el momento de revisarlos e integrar los datos para conocer el estatus de los inventarios disponibles y los materiales utilizados, era dficil de realizar, y se perda mucha informacin valiosa en este proceso. "En pocas palabras, no haba un control de inventario eficaz" comenta Yendez. Wilfredo Olivares, integrante del proyecto por parte del almacn de Chacao de Distribucin Sur-Este de la EDC, describe los beneficios de conectarse a SAP a travs de una lectora inalmbrica en lnea: "Sin estar en la oficina, se puede entrar al sistema de SAP con un cdigo de acceso al men principal, y as estar en cualquier parte de las instalaciones de nuestra empresa haciendo diferentes transacciones en el sistema, en el momento en que ejecutamos la tarea. Tambin es importante destacar que tuvimos que hacer ciertas adaptaciones y desarrollos para poder lograr que las cosas funcionaran de la manera en que lo hacamos, para facilitar el proceso de la lectura del sistema por parte del usuario final, pues definitivamente este tipo de tecnologas te lleva a cambiar radicalmente los procedimientos".

Olivares destaca que la reduccin de tiempo y costos ha sido significativa, y que los operadores han estado "sumamente entusiasmados con el proyecto y se adaptaron inmediatamente. El proceso de inducirlos al cambio fue beneficioso porque los involucramos desde el primer momento, de manera que no les fuera brusco y que, al mismo tiempo, les aportara ganancia en cuanto a la reduccin de plazos en la preparacin de los predespachos". Agrega Olivares que la estrategia clave de toda la adaptabilidad del equipo de trabajo fue la consulta directa y diaria de la solucin con los empleados. De hecho, se involucr a todos los operarios de los almacenes de la EDC, porque "la idea es replicar el proyecto a los otros 6 depsitos que tiene la corporacin: Los Teques, La Guaira, Yaracuy, Guarenas-Guatire, La Yaguara y Santa Rosa". Yendez, Olivares y Fernndez coinciden en aseverar que definitivamente este proyecto se ha traducido en "reduccin de costos administrativos, informacin actualizada en tiempo real respecto a nuestras operaciones, as como eliminamos por completo el retrabajo; hoy, las personas que se encargaban de procesar la informacin de nuestros inventarios de forma manual, as como los empleados que se encargan de buscar y utilizar nuestros materiales para el servicio tcnico, han maximizado su rol dentro de la empresa y sus esfuerzos a tareas ms estratgicas orientadas a respuestas".

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SAP Andina y del Caribe

Caribe: Tel: (787)775-3100 Fax: (787) 775-3110 Colombia: Tel: (571)600-3000 Fax: (571)600-3001 Per: Tel: (511)215-6900 Fax: (511)215-6901 Venezuela: Tel: (58212)276-5400 Fax (58212)267-4327

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Aplicaciones mviles de mySAPSCM La solucin SAP Console de mySAP Supply Chain Management permite la optimizacin de las transacciones de almacen a travs de dispositivos porttiles, utilizando Radio Frecuencia (RF) como infraestructura habilitadora para garantizar la integracin en tiempo real con las reas respectivas de SAP. Esta integracin evita la necesidad de adquirir o desarrollar software de "middleware" para la comunicacin entre el dispositivo porttil y SAP, reduciendo los costos asociados a interfaces, mantenimiento de datos redundantes, construccin de bases de datos adicionales, adquisicin de hardware y software y, ms importante an, permitiendo contar con la informacin de las existencias y el movimiento en el almacn actualizada en todo momento. SAP Console es el componente de mySAP SCM que permite la conversin de pantallas de SAP a formatos basados en caracteres, tpicos de los dispositivos porttiles.
La solucin de optimizacin de almacenes empleando cdigos de barra y Radio Frecuencia de SAP soporta ms de 40 transacciones de manera estndar, potenciando la productividad en todos los proceso del almacn: Entradas, salidas, traspasos y tomas de inventarios.

SAP Andina y del Caribe / Burson-Marsteller Venezuela Andina 003-55/11/03/Servicios Pblicos