Avaliando o Software de ERP

Os 6 Principais Elementos para a Deciso

Cortesia de:

Resumo
Este white paper aborda os 6 elementos principais que devem ser analisados no momento de avaliar produtos de software de ERP. Os 6 critrios so: Funcionalidade Tecnologia Fornecedor do Software Fornecedor das Implementaes Suporte e Manuteno Custo Total de Propriedade Se voc fizer as perguntas corretas aos fornecedores de software, ter as informaes corretas para tomar uma deciso bem-informada ao escolher uma soluo de ERP. O software deve fornecer a voc mais do que apenas uma adaptao funcional bsica, ou seja, deve fornecer uma vantagem estratgica para garantir a eficincia e expandir seus negcios. Voc est comprando uma ferramenta que pode usar para suportar as funes corporativas da sua empresa, alm de fornecer a voc maior vantagem competitiva. Como o ambiente corporativo de tecnologia est em constante mudana, a avaliao de um fornecedor de software to importante quanto a avaliao das funcionalidades. O parceiro correto de implementaes rene experincias, conhecimento da indstria, melhores prticas e recursos tcnicos. Voc deve considerar o seu software de ERP um componente chave em sua organizao, que requer cuidados, manuteno e atualizao. Ao se concentrar naquilo de que precisa e ao entender o custo total de propriedade das opes de software, voc ter a certeza de que est pagando o valor correto pelo software. Quando os seis elementose para a deciso so usados, voc rene informaes necessrias para saber que est tomando a deciso certa.

Introduo
O processo de seleo de um software de planejamento de recursos empresariais (enterprise resource planning - ERP) pode ser uma tarefa assustadora. Como voc pode ter certeza de que est escolhendo a soluo de ERP ideal para a sua empresa? A SoftResources passou os ltimos 15 anos ajudando centenas de organizaes, de todos os portes, em seu processo de seleo de softwares. Por meio dessa experincia, encontramos seis critrios principais que conduzem a deciso sobre o software de uma organizao. Embora nunca tenha havido garantias do sucesso de um projeto, se voc fizer as perguntas certas aos fornecedores do software, ir reunir as informaes certas para uma deciso bem-informada, possibilitando a voc maximizar as chances de selecionar e implementar, de forma bem-sucedida, o sistema de ERP ideal para a sua empresa. Os sistemas de ERP mais modernos expandem as funcionalidades, a tecnologia avanada e o processo aprimorado de relatrios. Um sistema de ERP propriamente selecionado pode ser uma questo estratgica para a sua empresa.

Os 6 principais elementos para a deciso

Voc sabe que, ao trocar os pneus do seu carro, deve seguir um mtodo lgico para garantir que os novos pneus estejam devidamente colocados. Primeiro voc afrouxa um parafuso, depois aperta o outro, at que todos estejam no lugar. Depois voc usa o mesmo padro para apertar todos os parafusos at que estejam devidamente presos. Os seis elementos para a deciso so como esses parafusos na roda, ou seja, voc deve fazer perguntas contnuas enquanto avalia o software. Assim como apertar e soltar os parafusos, voc vai gradualmente reunindo informaes necessrias para cada um dos elementos-chave, na medida em que caminha pelo processo de seleo. Primeiro, voc ir obter o mximo de informaes, mas, durante o processo de avaliao do software, voc acaba apertando o parafuso para selecionar o software ideal para a sua empresa.

Os 6 principais elementos para a deciso de avaliao de software

Funcionalidade do Software Tecnologia do Software Fornecedor do Software Fornecedor das Implementaes Suporte e Manuteno Custo Total de Propriedade

Funcionalidade do Software
A funcionalidade do software um conjunto de critrios de deciso nos quais as pessoas mais pensam ao ingressarem em um processo de avaliao de software. O software deve atender aos requisitos funcionais bsicos para se tornar uma ferramenta til aos negcios. O software deve fornecer a voc mais do que uma adaptao funcional bsica; ele deve fornecer uma vantagem estratgica para garantir a eficincia e expandir seus negcios.

Os Trs Componentes da Funcionalidade do Software

Requisitos Funcionais Funcionalidade especfica da indstria Funcionalidade exclusiva

Requisitos Funcionais
Os requisitos funcionais representam o escopo dos mdulos e da funcionalidade oferecida por um fornecedor de software. Cada produto de software de ERP possui uma lista funcional exclusiva. Por exemplo, um fornecedor pode oferecer funcionalidades de finanas, fabricao, distribuio e RH/Folha de pagamento, enquanto outro pode no oferecer RH/Folha de pagamento, mas sim um recurso de CRM. Os recursos oferecidos pelo fornecedor de software que voc escolheu devem coincidir com os requisitos funcionais necessrios. Os fornecedores de software de ERP expandem suas listas funcionais com o objetivo de obter um concentrado de recursos para todas as funcionalidades necessrias em uma empresa. Embora no exista um software de ERP 100% ideal para cada empresa, os fornecedores vm trabalhando para aumentar as funcionalidades em seus sistemas de seis formas diferentes: Desenvolvimento. Os fornecedores de ERP contratam programadores que expandem e desenvolvem, de forma contnua, novas funcionalidades. Muitas das novas melhorias funcionais so feitas por grupos de usurios que necessitam de novos recursos do sistema. Esse o mtodo mais demorado de adicionar funcionalidade, alm de poder sair caro ao fornecedor. Aprimoramento. Antigamente, as melhorias significavam a criao de personalizaes extensivas ao software principal, as quais tornavam a atualizao mais difcil (quando no eliminavam o caminho da atualizao). Isso significa que as melhorias podem ser feitas para aumentar a funcionalidade, ao mesmo tempo em que o software principal permanece no caminho da atualizao.

Aquisio. Os fornecedores de ERP, cujo sistema no possui funcionalidades especficas, adquirem outros fornecedores que as tenham. Esteja ciente de que, se o software adquirido no tiver sido escrito com o mesmo conjunto de ferramentas que o ERP principal ou se no usar o mesmo banco de dados, poder haver problemas de integrao. Constatamos que leva, pelo menos, um ano aps uma aquisio, para que um fornecedor integre as funcionalidades adquiridas com o sistema principal. Parceiro. Ter parceria com outros fornecedores algo geralmente feito para certas funcionalidades que nem sempre necessitem de grande integrao com o sistema de ERP, como CRM, folha de pagamento e RH. Caso voc leve em conta essa parceria, deve ter certeza de que no seja uma das primeiras empresas a fazer essa integrao. Descubra quantas vezes os pacotes de software foram implementados. Fornecedores independentes de software (ISV). Os ISVs oferecem solues que completam as funcionalidades de um sistema principal de ERP para certas indstrias ou funcionalidades. Os ISVs criam aplicaes que fazem um link direto com o ERP e, diferente das aplicaes de terceiros, so desenvolvidas usando o conjunto de ferramentas do fornecedor de ERP. A soluo criada especificamente para aquele sistema, compondo uma integrao ainda maior. Os maiores fornecedores de software de ERP possuem uma lista grande de fornecedores de solues de ISV. Voc deve levar essa lista em conta caso precise de algumas funcionalidades avanadas ou especficas da indstria. O que h de melhor. Muitos fornecedores de software vendem produtos especializados que faam interface com o seu ERP ou com outras aplicaes. Por exemplo, um fornecedor que se especializa em software de CRM tentar produzir o melhor software de CRM de todos os tempos. Os fornecedores de SaaS tm mais propenso a usar esse mtodo para expandir sua imagem funcional e iro oferecer um software desenvolvido por um desses fornecedores de terceiros por meio de seus sites. Voc pode concluir a sua imagem funcional, selecionando a partir das diversas melhores aplicaes do mercado. O seu objetivo encontrar uma forma para que o software controle todas as suas necessidades funcionais de maneira integrada. Caso o software no seja funcionalmente capaz ou seja mal integrado, elimine-o da sua lista.

Software como um Servio

Software como um Servio (SaaS) refere-se a aplicaes baseadas na web, oferecidas por fornecedores de servios de aplicao. Os clientes acessam a aplicao pela Internet por meio de seus navegadores. As aplicaes so mantidas e atualizadas no servidor por um fornecedor de servios de aplicao. O SaaS baseado em assinatura, geralmente paga por parcelas mensais. Semelhantes s taxas padres de licena de software, as taxas mensais de assinatura do SaaS podem ser baseadas em uma quantidade de usurios, no nmero dos nomes de login, no nvel de acesso por usurio ou nome de login, dependendo do modelo corporativo do fornecedor de software. Os principais benefcios do SaaS incluem um nmero reduzido de equipes de suporte de TI e menor necessidade de uma infra-estrutura de hardware de TI. As taxas de assinatura do SaaS so cobradas em forma de despesas e no de um ativo de capital com uma implementao local. Isso pode ser uma vantagem ou uma desvantagem, dependendo da sua situao especfica. O modelo do SaaS funciona melhor nas empresas presentes em diversos locais ou que tenham funcionrios precisando de acesso ao sistema durante uma atividade externa. Ele tambm funciona bem para certos departamentos, como RH/folha de pagamento e vendas (CRM). importante lembrar-se de que o SaaS, assim como as implementaes de software no local, tem custos que incluem configurao, integrao, conversa de dados e treinamento. O SaaS vem ganhando espao no mercado, mas h alguns fatores a serem lembrados no momento de avaliar se ele ideal para voc. Lembre-se de que o software no seu, mas os dados so, portanto, certifique-se de ter um plano para mover os dados caso precise mudar de fornecedor no meio do caminho. Voc deve avaliar de perto as suas opes de configurao e implementao, incluindo quaisquer problemas de integrao com sistemas de terceiros que podem precisar ser resolvidos. Por fim, leve em conta o custo total de propriedade do software por, pelo menos, cinco anos.

Funcionalidades especficas da indstria

Toda possui requisitos especficos. A capacidade de os fornecedores de ERP controlarem esses requisitos deve ser cuidadosamente avaliada, pois eles podem ser os principais diferenciadores em seu processo de seleo. Voc deve avaliar tanto os fornecedores gerais de ERP como os especficos da indstria. Os fornecedores especficos da indstria so muito concentrados na funcionalidade, alm de j entenderem dos diversos problemas que voc precisar resolver. J os fornecedores gerais no so diretamente focados em uma indstria especfica. Eles so mais avanados com relao tecnologia e s funcionalidades comuns a todas as indstrias, como a de finanas, mas pecam na falta de requisitos das indstrias especializadas. Os ISVs so uma boa forma de agregar funcionalidades especficas da indstria a um pacote geral de ERP. As funcionalidades do ISV podem incluir varejo, e-commerce, gerenciamento de manuteno, fabricao, gerenciamento de depsito, distribuio ou um host de funcionalidades adicionais.

Requisitos Exclusivos

Lembre-se: toda empresa exclusiva. Constatamos que, geralmente, as empresas do mesmo ramo industrial acabam selecionando solues diferentes de software por terem necessidades e requisitos diferentes. No ache que, s porque algum do seu ramo industrial usa uma soluo especfica de software, ela ser ideal para voc tambm. Lembre-se tambm de que no existe software perfeitamente funcional disponvel que possa controlar todos os seus requisitos. Voc sair ganhando se obtiver 80% daquilo que procura. Embora a oferta bsica dos fornecedores de funcionalidades seja a mesma, seus focos e recursos variam muito quando aplicados em certas indstrias ou tipos de empresas. Seguem algumas das principais perguntas na medida em que avalia as funcionalidades de um fornecedor: O fornecedor capaz de controlar os seus requisitos funcionais mais importantes? Quais requisitos funcionais especficos da indstria sero necessrios no futuro? O fornecedor capaz de oferece essas funcionalidades agora? Em caso negativo, ele tem algum caminho para se chegar l? O seu requisito funcional coincide com o do fornecedor do software? Quais suplementos de terceiros ou solues de ISV podem ser necessrios para que os requisitos funcionais sejam atendidos? Quais vantagens estratgicas o software trar para a sua empresa? Quais melhorias podem ser necessrias para fazer o software funcionar na sua empresa? Essas melhorias tiram voc do caminho da atualizao? O grfico que segue mostra a vantagem de usar uma VAR que possa implementar as melhorias especficas da indstria que tenham sido escritas usando o conjunto de ferramentas do software de ERP. Voc pode adicionar funcionalidades que operem juntas no mesmo banco de dados que o software de ERP e ainda usar uma interface de usurio comum. Partindo de uma perspectiva dos seus usurios, o resultado final parece uma aplicao simples e totalmente integrada.

Suporte a Funcionalidades Personalizadas e Especficas da Indstria

Aplicao de terceiros Interface de Usurio Terceira Aplicao Aplicao Geral para um Vertical
Interface de usurio comum Funcionalidades personalizadas especficas do cliente Funcionalidades especficas da indstria suportadas pelo fornecedor Conjunto de ferramentas comuns

Interface do Usurio

Aplicao para ERP

Funcionalidade Personalizada Funcionalidade do ISV

Conjunto de Ferramentas de Aplicao

Banco de dados
Integrao bidirecional

Banco de Dados
Benefcios de um conjunto de ferramentas comuns e da interface de usurio

Tecnologia do Software
O fator mais importante a ser lembrado no momento de avaliar uma tecnologia o fato de voc no a estar comprando por vontade prpria. Voc est comprando uma ferramenta que pode usar para suportar as funes corporativas da sua empresa, alm de fornecer a voc mais vantagem competitiva. Portanto, embora a tecnologia seja uma forte considerao na avaliao de um software de ERP, a necessidade funcional da sua empresa deve levar ao processo de seleo.

Pontos de Avaliao de Tecnologia do Software

O Ambiente de TI Tecnologia Esperada Ferramentas de Desenvolvimento Integrao Pessoal Perifricos

O Ambiente de TI
O primeiro ponto a se considerar ao avaliar uma tecnologia verificar a sua infra-estrutura de tecnologia atual e os recursos de TI. Isso inclui hardware, sistemas operacionais, banco de dados e experincia da equipe de TI. Considere os fatores a seguir: Plataforma atual de tecnologia. Voc capaz de alavancar seus sistemas atuais e seu hardware na seleo e implementao de uma nova aplicao? A sua tecnologia est desatualizada a ponto de voc precisar trocar sua plataforma, independentemente de qualquer outro fator? Caso voc esteja pensando em implantar o SaaS, o hardware ser um problema menor do que os sistemas locais, mas lembre-se de que as suas estaes de trabalho tero de atender aos requisitos mnimos de sistema e de que voc precisar de uma conexo com a Internet estvel com grande banda larga. Conhecimento da equipe de TI. Em quais tecnologias a sua equipe de TI tem proficincia? Voc ser capaz de treinar a equipe atual ou precisar contratar novas pessoas a fim de adaptar a sua empresa a uma mudana de tecnologia, como o SaaS? Voc ir querer garantir que a tecnologia implementada apresenta recursos tcnicos significativos, disponveis a voc: caso escolha um sistema que use uma tecnologia incomum, para a qual difcil encontrar recursos, no ser fcil mant-la. Requisitos de TI da indstria. Certos setores apresentam requisitos tcnicos muito importantes. Por exemplo, os atacadistas geralmente precisam se comunicar com seus varejistas por meio de uma EDI ou e-commerce. A forma como o fornecedor de software controla esse requisito tcnico pode ser um fator fundamental no processo de seleo. Uma vez que voc tenha uma idia boa quanto aos recursos internos e direes, pode comear a avaliar a tecnologia do fornecedor de software.

Tecnologia esperada
Na medida em que voc avalia as opes tecnolgicas, vai pensando se a tecnologia escolhida permitir que voc siga em frente por, pelo menos, sete a doze anos. Existem diversas preocupaes em torno da implementao de uma tecnologia mais antiga que no esteja sendo continuamente aprimorada: 1. A capacidade de atender a seus clientes de forma adequada no futuro 2. A dificuldade em encontrar recursos e pessoas para suportar a sua tecnologia no futuro 3. Um processo de relatrio mais difcil, associado tecnologia mais antiga 4. As opes limitadas de interface de usurio. A idia principal implementar uma ferramenta que possa ser usada agora e no futuro, permitindo que voc use a tecnologia como uma vantagem estratgica.

Ferramentas de Desenvolvimento
Voc precisa saber quais as ferramentas que foram usadas para desenvolver o software. um conjunto de ferramentas proprietrio ou aberto? Os dois iriam funcionar, mas certifique-se de que voc seja capaz de fazer melhorias e personalizaes facilmente no software. Voc conseguir encontrar pessoas que faam essas personalizaes usando o conjunto de ferramentas fornecido no software? Da mesma forma, o seu fornecedor de software ou revendedor deve ter certa capacidade de criar melhorias usando o conjunto de ferramentas do software. Quais capacidades o fornecedor de software oferece para fazer as melhorias?

Integrao
Dependendo do tamanho e da complexidade da sua empresa, podem existir outros sistemas com os quais o ERP pode se integrar. Quais ferramentas de integrao o software usa? Elas so compatveis com as tecnologias dos sistemas auxiliares com os quais o ERP deve se integrar? As interfaces de programa do aplicativo (APIs) so geralmente usadas para conectar sistemas. O software possui APIs abertas? Outra integrao principal que impacta diretamente os usurios com as ferramentas da rea de trabalho, que lhes permitem manipular os dados e gerar relatrios. Voc deve avaliar o nvel de integrao oferecido pelo fornecedor de ERP com as ferramentas de rea de trabalho, como os processadores de texto e planilhas. Os usurios finais tm interesse na capacidade de fazer o vnculo entre a planilha e outras ferramentas de produtividade corporativas. Uma questo fundamental a se considerar quando se integra o seu sistema com sistemas auxiliares a forma como as atualizaes afetam as integraes. Na medida em que voc atualiza seus sistemas, um efeito instantneo j gerado. Quando um sistema atualizado, voc precisa garantir que os links para outros sistemas sejam atualizados. Depois, quando os outros sistemas forem atualizados, voc precisa, novamente, certificar-se de que os links estejam atualizados. Isso pode tornar o ambiente difcil de a sua equipe de TI manter. Voc deve se lembrar dos efeitos instantneos enquanto avalia as opes do sistema. Pergunte aos fornecedores quais ambientes semelhantes j implementaram e como eles resolveram a questo.

Pessoal
Ao ter concludo sua avaliao sobre as foras internas da TI e a plataforma, voc deve considerar o impacto entre as pessoas migrarem a uma nova tecnologia ou permanecer com a antiga. Os efeitos de migrar para uma nova tecnologia no sero sentidos apenas pelo departamento de TI, mas tambm pelos usurios. Voc deve pensar no impacto de qualquer mudana de tecnologia para toda a organizao. Por exemplo, uma mudana do AS400 para um ambiente Windows trar vantagens e desvantagens que iro atingir a sua organizao em reas como a de relatrios. Ao passo que diversos usurios apreciam a entrada rpida de dados por hotkeys dos sistemas mais antigos, voc dever estimar a preferncia com relao melhoria da capacidade dos processos de relatrios nos novos sistemas.

Perifricos
Com a implementao de novas tecnologias, vem a capacidade de adicionar eficincia, intensificando os perifricos como os digitalizadores de cdigo de barras e outros tipos de hardware que podem ser teis empresa. Voc pode tirar proveito dessas tecnologias para aprimorar a eficincia operacional no cho de fbrica, no armazm, no varejo ou em qualquer lugar. Na medida em que voc avalia os perifricos, use o fornecedor de software para saber mais sobre a forma de utiliz-los para aprimorar seus negcios. As visitas ao site do usurio fornecem uma oportunidade de observar novas tecnologias atualmente usadas por empresas semelhantes sua.

Fornecedor do Software
O fornecedor do software a empresa que desenvolve produtos e funcionalidades de software e continuar a desenvolver no futuro. Como o ambiente corporativo de tecnologia est em constante mudana, a avaliao de um fornecedor de software to importante quanto a avaliao das funcionalidades. Voc no deve apenas olhar para o potencial do fornecedor atual, mas sim verificar como o fornecedor planeja desenvolver o seu software. Como voc ir pagar a manuteno anual durante anos, vai precisar que o fornecedor crie novas funcionalidades e tecnologias que continuem a ser teis sua empresa.

Pontos de Avaliao do Fornecedor do Software

Viabilidade do Fornecedor Direo Estratgica Parceria com o Fornecedor e Compatibilidade Organizacional

Viabilidade do Fornecedor
Nos ltimos dez anos, houve inmeras fuses e aquisies que alteraram a figura do mercado de software de ERP. Embora isso tenha gerado uma certa consolidao no mercado, ainda existem alguns fornecedores e produtos de software disponveis. A dificuldade surge da suposio daquilo que ir acontecer, dentro dos prximos anos, com o fornecedor que voc est avaliando. As aquisies so freqentes e no apenas os pequenos fornecedores esto se apressando. At mesmo os grandes fornecedores, como PeopleSoft, Symix e SSA, esto sendo adquiridos em um ritmo veloz. Na verdade, impossvel prever se um fornecedor ou um produto ser adquirido. Como a possibilidade de uma aquisio sempre grande, importante entender o que pode acontecer ao seu produto de software durante uma aquisio. Os fornecedores de software usam quatro estratgias principais quando adquirem outros fornecedores ou produtos de software: 1. Adicionar funcionalidades ao prprio produto 2. Eliminar o concorrente 3. Ganhar entrada em um mercado vertical 4. Obter a base de seu usurio Cada estratgia apresenta o risco de um produto de software que voc adquire poder ser descontinuado. Portanto, importante selecionar um fornecedor forte, com base de instalao significativa para servir como um 'amortecedor'. Quanto mais instalaes um produto especfico tiver quando for adquirido, mais interessada a empresa que adquiriu ficar em manter o produto por um longo perodo de tempo, a fim de continuar cobrando pela receita de manuteno. Eventualmente, a empresa que adquire manter o software sem desenvolv-lo ou vend-lo ativamente. Por fim, as receitas da manuteno iro diminuindo at o ponto em que o fornecedor ir descontinuar o suporte e os clientes devero migrar para outro produto de software. O potencial do fornecedor pode ser uma boa indicao de sua capacidade de manter-se independente. Uma boa maneira de avaliar o potencial de um fornecedor pelo tamanho. Qual a sua situao financeira? Quantos funcionrios trabalham l? Em quantos locais ele existe? Quantas instalaes ele j concluiu? O fornecedor parece ter espao no mercado ou parece estar perdendo participao no mercado? Certifique-se de no ignorar completamente os fornecedores pequenos ou os que esto para surgir, mesmo com poucos funcionrios, pois eles podem estar com um espao bom no mercado. Empresas novas trazem novas idias ao mercado, alm de agregar novas capacidades que podem fornecer uma vantagem estratgica sobre os maiores concorrentes. Na verdade, todas as empresas de software de ERP j foram pequenas um dia. Caso exista uma razo mais atrativa de escolher e implementar um software de um fornecedor pequeno, v em frente, principalmente se o fornecedor oferecer funcionalidades especficas da indstria.

Direo Estratgica
Voc deve avaliar a direo estratgica do fornecedor para constatar que ele suporte a direo estratgica de sua empresa. Quais os planos do fornecedor para fazer o software durar? Eles esto em uma direo que ir ajudar sua empresa? Embora voc possa obter algumas dessas informaes a partir de materiais de marketing, comunicados imprensa e representantes de vendas, achamos melhor falar diretamente com o VP de desenvolvimento e com os desenvolvedores de tecnologia na matriz do fornecedor que atualmente desenvolve novas funcionalidades.

Parceria com o Fornecedor e Compatibilidade Organizacional

Para complementar, a avaliao do fornecedor de software um aspecto muito importante para o seu projeto de seleo. Lembre-se sempre de que voc est firmando uma parceria estratgica com este fornecedor. J vimos empresas que desistiram de um fornecedor, mesmo que seu produto pudesse controlar todos os seus requisitos funcionais, somente devido a problemas de compatibilidade. Voc pagar uma taxa de manuteno anual pelo software, que permite que o fornecedor custeie novas melhorias e tecnologias. O fornecedor ir adicionar funcionalidades do seu interesse? Voc poder tirar proveito das capacidades estratgicas, no apenas na implementao inicial, mas no perodo de dois a cinco anos? O fornecedor ser um parceiro de longo prazo para voc? Para complementar, a avaliao do fornecedor de software um aspecto muito importante para o seu projeto de seleo. Lembre-se sempre de que voc est firmando uma parceria estratgica com este fornecedor. J vimos empresas que desistiram de um fornecedor, mesmo que seu produto pudesse controlar todos os seus requisitos funcionais, somente devido a problemas de compatibilidade. Voc pagar uma taxa de manuteno anual pelo software, que permite que o fornecedor custeie novas melhorias e tecnologias. O fornecedor ir adicionar funcionalidades do seu interesse? Voc poder tirar proveito das capacidades estratgicas, no apenas na implementao inicial, mas no perodo de dois a cinco anos? O fornecedor ser um parceiro de longo prazo para voc?

Fornecedor das Implementaes

O aspecto mais ignorado, e geralmente o mais importante, do processo de seleo de um software de ERP a escolha de um parceiro para a implementao. O parceiro correto de implementao pode trazer experincia, conhecimento de indstria, melhores prticas e capacidades tcnicas que tero um grande impacto sobre o sucesso do seu projeto. importante entender que as opes de implementao esto disponveis para voc. Voc deve exercer o seu direito de selecionar um parceiro de implementao do jeito que achar melhor. Para entender melhor sobre as suas opes de implementao e sobre como proceder ao selecionar um implementador, precisamos primeiro falar sobre os modelos de venda de software que os fornecedores empregam para distribuir seus softwares. Os fornecedores de software usam dois modelos de vendas: venda direta a partir do fornecedor e venda por meio de um revendedor com valor agregado (VAR). Alguns fornecedores de software apenas vendem diretamente ao cliente, enquanto outros vendem exclusivamente por meio dos VARs, e outros ainda usam os dois modelos, dependendo da situao. importante que voc entenda o mtodo de venda do fornecedor que est avaliando, a fim de fazer uma anlise adequada do parceiro de software e de implementao para cada fornecedor individual.

Pontos de Avaliao do Fornecedor de Implementao

Modelo de Vendas Diretas Modelo de Vendas por Revendedor com Valor Agregado Avaliando um VAR

Modelo de Vendas Diretas

Se o fornecedor de software vende diretamente ao cliente, voc precisa lidar diretamente com essa fora de vendas. Esse geralmente o caso de fornecedores de ERP de ponta, de SaaS e outros menores especficos da indstria. Os fornecedores menores especficos da indstria iro querer que voc use suas equipes de implementao internas. Os fornecedores de ponta j exigem que voc compre o software diretamente e esperam que voc utilize suas equipes de implementao, mas alguns ainda permitem implementadores de terceiros, que fornecem a voc o acesso a melhores taxas, experincia, disponibilidade e conhecimento da indstria. Os fornecedores de SaaS esperam que voc use sua prpria equipe para implementar, mas um nmero crescente de VARs de SaaS j est se formando.

Modelo de Vendas por Revendedores com Valor Agregado

Diversos dos principais fornecedores de software de mdio porte, como a Microsoft e a Sage, vendem exclusivamente por meio de uma rede de VARs. Se voc pensa em um fornecedor que use este modelo, precisa ento selecionar o VAR antes de comear a avaliao do software. O VAR ser o seu contato durante a sua avaliao, ir conduzir as demonstraes de produto e ainda fornecer os recursos para a implementao. No futuro, o VAR ser o seu ponto de contato para manuteno, atualizaes, treinamento e suporte. O VAR fornece o suporte, mas no garante o software que vende.

Avaliando um VAR
Avaliar um VAR exige o mesmo esforo que a seleo do fornecedor, concentrando-se nas pessoas que desempenham o trabalho. O que mais voc deve considerar ao avaliar um VAR? Tamanho e experincia da empresa. Quantos funcionrios possui o VAR? Existem recursos suficientes para a sua implementao e para fornecer suporte ao produto aps o go-live? Lembre-se de que, algumas vezes, um VAR menor pode atend-lo melhor do que uma rede nacional de organizaes. Concentre-se nas qualificaes e nas experincias da equipe. Foco no produto. Descubra se o VAR est realmente focado no produto que voc planeja adquirir. Que outras aplicaes ele implementa? A equipe de implementao tem experincia constatada na indstria? importante entender quantos produtos eles implementam, quantas pessoas esto no suporte de cada produto, quantas instalaes eles tm de cada produto e quais os planos para eles. Isso faz com que voc saiba onde est o foco e as capacidades do fornecedor. Local. Ele um VAR local ou uma rede nacional? Caso voc precise de uma implementao nacional ou internacional, ele ter recursos para suportar o tamanho do seu projeto? Por outro lado, uma empresa local que tenha grande interesse na sua regio pode suprir melhor as suas necessidades. Foco na indstria. Existe alguma indstria especfica em que o VAR parea se concentrar ou com a qual tenha grande experincia? Se possvel, voc deve encontrar um VAR que tenha experincia em trabalhar com empresas semelhantes, dentro do seu ramo industrial. Em alguns casos, voc ter de procurar VARs de outros estados para encontrar a experincia que deseja. Recursos Tcnicos. De que forma o VAR se integra com a sua equipe de TI interna? Se voc no possui uma equipe de TI interna, de que forma o VAR ir suportar os seus requisitos tcnicos? Ele agrega recursos suficientes para auxili-lo de forma correta? Ele familiarizado com a tecnologia na qual voc tem interesse? O VAR capaz de integrar o sistema a outros sistemas que voc usa, como um sistema de faturamento separado para uma necessidade exclusiva? Escolher o VAR ideal ou o parceiro de implementao fundamental para o sucesso do projeto. Na medida em que voc vai avaliando suas opes de implementao, o seu foco principal deve estar nos membros atuais da equipe de implementao. Voc deve pensar se est confortvel em trabalhar com a equipe de projeto que o fornecedor recomenda. Os membros atuais da equipe so aqueles com quem voc ir trabalhar na implementao. Caso voc no se sinta confortvel com eles, pea para que o fornecedor os substitua. Voc precisa da equipe correta, que entenda tanto do software como da indstria. Voc est firmando uma parceria de longo prazo e precisa ter uma boa adaptao com todos.

Manuteno e Suporte
O primeiro fator a ter em mente com relao manuteno e ao suporte que voc no est implementando um sistema esttico. Voc deve considerar o seu software de ERP um componente principal da sua organizao, assim como faria com uma mquina do cho de fbrica, que necessita de cuidado, manuteno e atualizao. medida que o fornecedor aprimora suas tecnologias e funcionalidades, voc deve adquirir vantagem sobre essas melhorias. Voc ainda poder maximizar o seu investimento e usar o sistema para ganhar uma vantagem estratgica.

Pontos de Avaliao de Manuteno e Suporte

Manuteno Suporte Treinamento Anlise Peridica

Manuteno
Aps a implementao, voc paga uma taxa anual de manuteno, ou ento uma taxa mensal de assinatura em um ambiente SaaS. Essa taxa usada para custear o desenvolvimento contnuo das novas funcionalidades por meio das atualizaes. A sua taxa de manuteno cobre essas atualizaes, permitindo que voc aprimore, continuamente, as funcionalidades e tecnologias do seu software sem precisar substituir o seu sistema de pouco em pouco tempo. Alm disso, um sistema de ERP torna-se uma ferramenta continuamente expansvel e proveitosa para os seus negcios. As empresas, algumas vezes, decidem parar de pagar sua taxa anual de manuteno por diversos motivos. Elas podem achar que no esto se beneficiando nem obtendo suporte, ou ento podem ter personalizado tanto o software que acabaram saindo do caminho da atualizao. O resultado que seu software de ERP acaba permanecendo em seu estado esttico. Isso pode funcionar bem durante alguns anos, mas, na medida em que as tecnologias e as funcionalidades se tornam desatualizadas, as empresas acabam ficando cada vez mais distantes da curva tecnolgica. Elas so ento foradas a escolher outro sistema.

Suporte
O suporte uma considerao de grande importncia, principalmente durante o primeiro ano aps o go-live. Os fornecedores que vendem diretamente tambm iro oferecer suporte. Se voc comprar por meio de um VAR, receber dois nveis de suportedo fornecedor do software e do VAR. O fornecedor fornece basicamente um suporte geral, enquanto o VAR, j familiarizado com as nuances da sua instalao, fornece um suporte mais detalhado. Como certos nveis de suporte so includos nas taxas de manuteno, voc pode comprar um suporte adicional com base em um nmero fixo de horas ou no nmero de incidentes. Entre os principais tipos de programas de suporte esto: FAQs (Perguntas Mais Frequentes) e manuais do sistema. Esse o nvel mais bsico de suporte e, algumas vezes, est includo na manuteno. Voc no obtm o servio de personalizao, mas caso seja adepto a buscar os problemas e a resolver questes por si s, essa uma boa maneira de obter as respostas para as dvidas mais comuns. Nos casos em que as configuraes e as personalizaes so planejadas, o seu implementador deve fornecer uma documentao especfica e manuais de suporte para esse trabalho. Suporte online. O suporte online abrange diversas formas, que incluem email, sesses de bate-papo e quadros de mensagens. O tempo de resposta pode ou no ser imediato, portanto, voc deve ter pacincia com esse tipo de suporte. Suporte por telefone. Dependendo do nvel de suporte, pode haver o suporte imediato ou o retorno garantido dentro de um perodo. O suporte em horrios no-comerciais est disponvel apenas em grandes fornecedores. Os fornecedores menores geralmente tm uma equipe que retorna a sua ligao, caso ocorra algum problema durante um horrio no-comercial. Voc deve procurar saber qual o tipo de suporte por telefone, se o retorno da ligao garantido e qual a cobertura para certos locais e para os horrios no-comerciais. Voc deve estar ciente sobre a cobertura do suporte do VAR ou do fornecedor de implementao. Em alguns casos, voc precisar de suporte global do tipo 24/7. Para as pequenas empresas, o suporte local pode ser mais importante do que a disponibilidade dia e noite. Voc deve associar aquilo que o fornecedor ou o VAR pode suportar com relao aos seus requisitos. Suporte no local. Os fornecedores de software geralmente tm a capacidade de acessar remotamente o sistema para consertar problemas, poupando bastante tempo e dinheiro para voc e para o fornecedor. No entanto, necessrio, de vez em quando, ter um fornecedor no local para lidar com os maiores contratempos. Esse um mtodo comum de suporte durante e imediatamente aps a implementao inicial, mas, dependendo da complexidade do problema, ele no usado com freqncia devido ao custo. Todos esses mtodos de suporte apresentam nveis de custo diferentes. De imediato, pode ser difcil identificar o nvel adequado para a sua empresa. A maior parte do custo com suporte acontece geralmente no primeiro ano. Voc pode optar por um plano abrangente no primeiro ano e, nos anos seguintes, optar por um sistema retroativo.

Treinamento
Um dos maiores problemas com sistemas de software no diz respeito s capacidades ou tecnologias atuais do software. Diz respeito ao treinamento do usurio. Geralmente, o treinamento de ps-implementao muito abrangente. No entanto, a menos que seja oferecido um treinamento contnuo, alguns maus costumes podem surgir, impactando o conhecimento do usurio quanto s capacidades e funcionalidades do software. Novos funcionrios contratados podem ser treinados por usurios que no utilizam direito o sistema, transmitindo ento os maus costumes que criaram. Isso gera frustrao com o sistema, induzindo os usurios a inventar certas coisas usando recursos de fora do sistema, como as planilhas. Aps alguns anos trabalhando foram do sistema, os usurios ficam insatisfeitos e pedem para mud-lo. Mesmo que o sistema seja totalmente adequado, os usurios ainda pensam que ele no possui aquilo de que precisam. Uma nova seleo de software pode ser garantida, pois os usurios no usaro o sistema em questo. Como precisam reduzir custos, as empresas s vezes cortam o treinamento aps a implementao inicial. Na verdade, organizar uma agenda adequada de treinamentos contnuos ajuda a empresa a economizar em longo prazo. Um treinamento contnuo ajuda os usurios a utilizar, de forma completa, efetiva e adequada, o sistema durante muitos anos, preservando ainda o investimento inicial.

Anlise Peridica
A cada quatro ou cinco anos, voc deve fazer uma anlise do seu software de ERP para saber como ele anda mantendo os seus negcios. Os negcios mudam e se desenvolvem com o passar do tempo, portanto, voc no ter os mesmos requisitos funcionais que teve anos antes, quando comprou o sistema de software. Uma anlise peridica permite que voc identifique os requisitos para ajustar o sistema de acordo com as suas necessidades ou para fornecer razes slidas para uma mudana. As trs principais reas que voc deve analisar so: 1. Funcionalidade. O sistema ainda possui a funcionalidade de que voc precisa para os negcios? Na sua indstria, existem requisitos novos que exijam melhorias ou produtos suplementares de software? 2. Tecnologia. Voc est em dia com o resto do mundo no que se refere tecnologia? Voc mantm sua vantagem competitiva? 3. Integrao. As integraes com os sistemas auxiliares funcionam corretamente? Existe alguma tecnologia ou funcionalidade nova disponvel, que permita que voc elimine algumas das suas aplicaes de terceiros? Se voc analisar periodicamente o seu sistema, poder mant-lo focado em ser uma ferramenta til para a sua empresa e sua indstria.

Custo Total de Propriedade

Em geral, as empresas gastam mais dinheiro com software do que deveriam, pois compram mais software do que realmente precisam. Ao se concentrar naquilo de que precisa e ao entender o custo total de propriedade das opes de software, voc tem a certeza de que est pagando o valor correto para ter seu software. O desafio de avaliar o custo total de propriedade de uma soluo de software que nem todos os custos podem ser estimados antes da implementao. Alm disso, existem certos descontos na licena de software durante o processo de vendas que podem tornar indefinido o custo total. O negcio avaliar o custo de uma perspectiva de longo prazogeralmente cinco anospara ajud-lo a eliminar o pensamento de "bom negcio" e concentrar-se nos custos reais. Voc deve pensar na trs principais reas de custo: licena de software, implementao e manuteno/suporte.

Pontos de Avaliao do Custo Total de Propriedade

Licena de Software Servios de implementao Custo com manuteno e suporte SaaS Custo com infra-estrutura Custos internos Retorno sobre o investimento

Licena de Software
Existem tantos mtodos de licenciamento de software quanto seus fornecedores. Portanto, voc precisa entender os elementos-chave do fornecedor de software que pensa em contratar. Isso geralmente surge a partir de uma conversa com o representante de vendas antes de solicitar um oramento. Voc deve ento verificar, internamente, as necessidades da organizao e prover ao fornecedor informaes suficientes para obter um oramento. O custo com licenciamento de software geralmente calculado com base nos mdulos ou pacotes de funcionalidade que voc compra, alm do nmero de usurios no sistema. Certifique-se de entender a definio do fornecedor para conseguir estimar, de maneira precisa, o nmero de usurios que voc ter. Alm da contagem de usurios, alguns fornecedores baseia o custo em fatores, como os mdulos comprados, o nmero de locais, o nmero de servidores, os volumes da transao e o nmero de empresas e subsidirias. Alguns fornecedores oferecem preos empresariais, que permitem usurios ilimitados e possibilita a adio de outros mdulos dentro de um conjunto. Certifique-se de comprar apenas as funcionalidades e os mdulos dos quais voc precisa. Muitas empresas compram mdulos e funcionalidades que nunca implementam, pagando a manuteno de um software que acabam no utilizando nunca. Se voc concentrar a sua anlise e a compra apenas nas funcionalidades realmente necessrias, sem dvida poder economizar bastante. Caso voc precise de um mdulo especfico mais adiante, pode negociar o preo dos mdulos adicionais antes de fechar negcio. Lembre-se de que voc est comprando o seu sistema por longo prazo e de que precisa engrandecer os negcios para poder adicionar mais funcionalidades e usurios, se necessrio. No se esquea de incluir mdulos suplementares de terceiros ou produtos de ISV sua estimativa de preos. Esse um custo adicional que voc ir incluir em sua anlise de custo total. A licena de software tem mais flexibilidade com relao aos descontos. Os fornecedores podem oferecer descontos significativos dependendo da situao. Isso se aplica especialmente ao final de um trimestre ou de um ano fiscal. O melhor usar o seu poder de negociao antes de assinar um contrato. O fornecedor de software est to interessado em assinar o contrato e ir em frente quanto voc. O desconto pode fazer o acordo progredir.

Servios de Implementao
Na medida em que voc inicia as conversas com os fornecedores e VARs, voc fala sobre os servios de implementao como uma proporo. Isso geralmente expressado como uma proporo entre o custo com implementao e com a licena de software. Cada implementao exclusiva, portanto, os custos reais variam muito. Os requisitos complexos com muitas integraes geram um custo maior de implementao, mas uma proporo estimada de uma mdia empresa estaria na faixa de 1:1. Em outras palavras, para cada centavo gasto com o software, espere gastar o mesmo centavo com custos de implementao. Para implementaes mais complexas, a proporo poderia estar na faixa de 2:1 ou 3:1.

Os servios de implementao geralmente incluem instalao, configurao, configurao personalizada, integraes, treinamento inicial e soluo de problemas. Ou seja, tudo o que voc precisa para manter seu software em execuo como uma ferramenta til para os seus negcios. Alguns fornecedores e VARs iro fornecer uma proposta de custo fixo, mas o escopo do projeto deve estar geralmente bem definido e tudo o que estiver fora dele pode ocasionar custos extras. Cada VAR e fornecedor de implementao estabelece seus prprios valores de faturamento. Um valor maior nem sempre significa um servio de melhor qualidade. Procure a associao ideal de preo e experincia, lembrando que voc tem diversas opes de implementao. Os servios de implementao so to fundamentais ao sucesso do projeto que precisa ser levado muito em conta no processo de avaliao do software.

Custos de Suporte e Manuteno

Voc pode esperar pagar entre 18% e 25% do custo com a licena de software, por ano, para suporte e manuteno. O custo com manuteno inclui atualizaes, patches e um certo nvel de suporte, dependendo do plano que voc escolhe. O efeito real que voc, na verdade, acaba pagando novamente o valor do software a cada cinco anos. Lembre-se: voc no est comprando um produto esttico, mas uma soluo de ERP que vem se aprimorando e desenvolvendo constantemente.

Custo da Infra-estrutura
A infra-estrutura compreende o hardware, como os servidores e o cabeamento necessrios na operao do novo sistema. Algumas vezes, este custo est includo no custo de implementao. Caso a sua empresa j tenha feito um investimento significativo em infra-estrutura, isso j ter influncia sobre o software que voc escolher. Em casos em que a funcionalidade conduz o processo de deciso quanto ao software, uma mudana de infraestrutura deve ser considerada uma possvel despesa. Embora essa seja uma importante considerao, o custo relativo com hardware e infra-estrutura caiu significativamente com o passar dos anos, se comparado com os custos de implementao e licena de software. As empresas geralmente deixam que as funcionalidades sejam o principal elemento em uma deciso, ajustando o hardware para otimizar o software escolhido.

SaaS
Em um ambiente SaaS, voc invalida a taxa inicial de licena de software e a taxa anual de manuteno. Os fornecedores do SaaS incluem esses dois custos em sua taxa de assinatura mensal fixa. O custo com infra-estrutura geralmente menor em um ambiente do SaaS, pois no existe um hardware para comprar e manter; tudo o que voc precisa de um navegador atualizado e uma boa largura de banda da Internet. Dependendo da complexidade da sua situao, os custos com implementao podem ser comparados a uma implementao no local, caso voc tenha configuraes significativas, personalizaes e integraes. Para analisar adequadamente o custo do SaaS, voc deve reunir todas as taxas mensais, referentes a um perodo de cinco anos, e fazer uma comparao com os custos de licena de software e manuteno, no mesmo perodo de cinco anos, de uma implementao no local.

Custo Interno
O custo interno extremamente difcil de se estimar e quantificar. Esse o custo de produtividade que ser perdido durante a implementao, possvel rompimento do negcio que voc implementa, e outros custos no pagos juntamente com as despesas gerais. Os dois componentes do custo interno so o direto e o indireto. O custo direto aquele atribudo aos funcionrios da equipe do projeto e a qualquer equipe necessria para concluir o trabalho dirio em nome dos membros da equipe oficial. Inclui tambm o tempo de treinamento de um novo sistema. O custo indireto inclui o tempo de parada que ocorre devido implementao, duplicao da entrada de dados e a outro trabalho que deva ser realizado para acomodar a implementao. difcil quantificar, pois, com o tempo, os usurios se envolvem com o novo sistema e aprendem gradativamente como usar o software de uma forma efetiva. Para quantificar o custo indireto de uma implementao, voc deve supor alguns itens, pois esse custo no apresenta uma diretriz muito especfica. Embora aumente o seu custo interno, constatamos que, quanto mais recursos internos voc incluir no projeto, menor ser o tempo de implementao e maior a probabilidade de a implementao ser bem-sucedida. As empresas que passam por problemas durante a implementao geralmente no dedicaram recursos adequados a ela. Em longo prazo, elas acabam pagando mais pelo sistema.

Retorno sobre o investimento

Algumas empresas precisam fazer uma anlise do ROI para justificar a escolha e a implementao de um novo sistema de ERP. As anlises do ROI dependem das suposies dos benefcios que no se conseguem estimar. O ROI basicamente determinado pela estimativa dos custos e a sua comparao com a economia em longo prazo, a partir de suposies de eficincia e economia de tempo resultantes do uso de um novo sistema. Para calcular essas economias, voc tambm precisa reduzir as despesas ou cortar as horas dos funcionrios que esto usando o novo sistema. Na verdade, as pessoas fazem o que correto e as horas que foram gastas com a entrada de dados no sistema antigo so migradas para novas atividades mais produtivas. Por fim, se voc tem uma solicitao de ROI, deve fazer boas estimativas quanto eficincia e horas de economia. Embora existam diversos mtodos diferentes para a anlise do ROI, incluindo o perodo de recuperao de investimento e valor agregado econmico, os componentes bsicos so: Estimativa de custo pela implementao Estimativa de custo de manuteno do software Custo de capital Horas de economia estimadas Perodo

Como o ROI baseia-se em estimativas, a validade de sua anlise depende da preciso das suas estimativas. importante entender que o software de ERP no geralmente comprado com base em uma anlise de ROI. Em vez disso, ele usado para aumentar a eficincia e garantir que voc tenha vantagens pelos recursos tcnicos e funcionais do sistema.

Concluso
Quando compartilhamos ou ensinamos os princpios apresentados neste artigo, ns os representamos como pedaos de quebra-cabeas que devem ser unidos para formar uma imagem inteira. Se uma das partes estiver faltando, ou se uma parte no estiver ligada a outras da forma correta, o resultado fica incompleto. a que se deve escolher o software. Nenhum dos elementos para deciso pode permanecer sozinho, assim como o elemento para deciso de uma pessoa no pode identificar uma soluo precisa, a menos que outros elementos sejam considerados como parte do todo. No que a soluo se torne mais perfeita; ela se torna mais bvia por voc ter feito a deciso certa. Cada parte da seleo do software mais um processo de eliminao do que de incluso. De saber o que no deve ser selecionado e o porqu do valor to considervel nas anlises ps-deciso. Incentivamos os clientes a ter uma lista de produtos que foram eliminados, juntamente com as razes para isso. Saiba desde o incio que a soluo final no ser perfeita; na verdade, voc ir considerar alguns recursos atrativos para preservar os principais ganhos que deve encontrar no novo sistema. fcil cair em uma armadilha quando nos referimos aos detalhes do projeto, portanto, primeiro identifique os principais problemas para eliminar a maioria dos pacotes e depois analise os detalhes durante o andamento do processo. Saber quais devem ser os ganhos principais e depois mant-los dentro do foco, no decorrer do processo, fundamental para manter a equipe alinhada na direo correta. Nossa experincia diz que, se voc levar em conta os seis elementos-chave para a deciso, ter em mos uma soluo que impulsionar a sua empresa na direo que voc deseja.

 2008 Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados. Todos os direitos reservados. Microsoft Dynamics uma linha de solues para gerenciamento de negcios integrada e adaptvel que permite a voc e sua equipe tomar decises de negcios com mais confiana. O Microsoft Dynamics funciona como softwares familiares da Microsoft, como o Microsoft Office, o que significa uma curva de aprendizado menor para sua equipe, para que possam se concentrar no que realmente importante. Projetado para trabalhar com tecnologias da Microsoft, ele funciona facilmente com os sistemas que sua empresa j implementou. Ao automatizar e organizar processos financeiros, de relacionamento com cliente e de cadeia de suprimentos, o Microsoft Dynamics ajuda a convergir pessoas, processos e tecnologias, ajudando a aumentar a produtividade e a eficcia do seu negcio e contribuindo para o sucesso do seu negcio. No Brasil ligue para 0800-8884081. Para mais informaes acesse www.microsoft.com/brasil/dynamics.