CAPTULO I EL PROBLEMA

1.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El suministro de energa elctrica es un servicio de utilidad pblica de inters nacional y que se realiza mediante el aprovechamiento ptimo de recursos naturales, de conformidad con el Plan Nacional de Electrificacin. Todos los bienes e instalaciones que sean

necesarios para cumplir con el objeto de las concesiones, permisos, autorizaciones o licencias para generacin, transmisin, o distribucin, estn vinculados al servicio pblico y no podrn ser retirados sin autorizacin del Consejo Nacional de Electricidad, CONELEC. Todas las empresas del sector elctrico de nuestro pas son entidades de enorme importancia econmica con carcter estratgico. La Empresa Elctrica Riobamba S.A., EERSA, en la actualidad ocupa un importante lugar dentro del sector elctrico del Ecuador y, con el pasar del tiempo, ha incrementado su competitividad debido a las adecuadas administraciones y al compromiso del personal. Gracias a estos y otros factores ocupa una de las primeras posiciones en el respectivo ramo. Otro punto a su favor es la accesibilidad que brinda al momento de prestar sus servicios, lo cual incrementa el nmero de operaciones, de manera especial en el rea financiera, hacindose cada vez ms complejo su manejo. A pesar de ello la EERSA, en sus 46 aos, no ha diseado un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad que delimite las funciones, responsabilidades y procedimientos a cumplir por parte de cada uno de sus colaboradores, en pro de mayor eficiencia y eficacia en el desempeo de sus obligaciones, buscando la optimizacin en el uso de recursos, tiempo y espacio fsico.

Por lo expuesto surgen varias complicaciones en la realizacin de las funciones asignadas a cada persona dentro del rea de Contabilidad, provocando los siguientes efectos: 1

 Duplicidad de funciones. Prdida de tiempo y de recursos. Reduccin de espacio fsico (contratacin innecesaria de personal) Improvisacin de soluciones (falta de planificacin). Margen de error tolerable ascendente (nadie se responsabiliza). Como respuesta ante estas complicaciones se propone el presente trabajo investigativo cuya meta es el diseo de un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., Provincia de Chimborazo.

1.2

FORMULACION DEL PROBLEMA

El diseo de un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., Provincia de Chimborazo, garantizar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones y responsabilidades de su personal?

1.3

SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA

Se formulan a continuacin de las siguientes preguntas directrices: Existe un manual de procedimientos contables en el rea de Contabilidad? El rea de Contabilidad cuenta con una estructura organizacional que defina los niveles de responsabilidad de cada uno de los puestos de trabajo? Se han determinado adecuadamente las funciones y responsabilidades de cada uno de los cargos que conforman el rea de Contabilidad? El desempeo actual del personal del rea de Contabilidad es el adecuado? 2

1.4

JUSTIFICACION DEL PROBLEMA

El trabajo investigativo a desarrollarse se impone como necesario debido al constante crecimiento de operaciones, principalmente contables-financieras, y a la ausencia de un Manual de Procedimientos Contables para mejorar la operatividad en el desempeo de las funciones del personal que labora en la EERSA; esto conllevara a reducir la duplicidad de funciones, el retraso en la entrega de la informacin, la prdida de tiempo y el mal empleo de recursos humanos y financieros. Para garantizar la eficiencia y eficacia en el desempeo del personal se hace necesario el diseo de un Manual que documente, grfica y sistemtica, los procesos para establecer un manejo estandarizado de las actividades del rea de Contabilidad.

Tras identificar y realizar un anlisis de las tareas que desempea cada uno de los colaboradores de la mencionada rea, se propone el diseo de un Manual de Procedimientos, que beneficiar a EERSA, entidad que nos ha brindado facilidades para acceder a informacin, tanto del Departamento Financiero como del rea de Contabilidad, para poder desarrollar el presente trabajo, el mismo que tiene como finalidad su aplicacin en la mencionada rea en futuros periodos, una vez que sea presentado y aprobado por las personas a quienes corresponde hacerlo.

El trabajo desarrollado es pertinente al ttulo de tercer nivel que obtendremos en la especialidad de Contabilidad y Auditora CPA, como uno de los requisitos previo a la obtencin del ttulo, el presente trabajo est basado en documentos pertinentes al tema, los mismos que son actuales.

Para proceder a la realizacin de este trabajo investigativo, verificamos previamente que en la EERSA ni en la biblioteca de la Facultad de Administracin de Empresas de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo, se hayan desarrollado este tipo de trabajos, lo cual facilit su aprobacin.

1.5 OBJETIVOS

1.4.1

OBJETIVO GENERAL

Disear un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. que permita garantizar la eficiencia y eficacia del personal en el cumplimiento de las funciones.

1.4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Analizar los procedimientos contables vigentes en el rea de Contabilidad de la Direccin Financiera de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. Determinar el marco legal que rige la contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. Disear el Organigrama Estructural para el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. Definir funciones y responsabilidades para los diferentes cargos operativos del rea de Contabilidad. Elaborar flujogramas que describan las actividades desempeadas por el personal del rea de Contabilidad. Disear un Manual de Procedimientos Contables para garantizar el correcto y veraz registro de las transacciones y facilitar el desempeo de funciones del personal que labora en el rea de Contabilidad.

CAPITULO II MARCO REFERENCIAL

2.1

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN

Tras la consulta efectuada en la biblioteca de la FADE ESPOCH, sobre trabajos de investigacin en la EERSA y temas afines, se concluye que no existen propuestas coincidentes, sin embargo se hallan temas afines:

A.

La tesis previa a la obtencin del ttulo de Ingeniero en Contabilidad y Auditora

CPA titulada Manual de Procedimientos Contables para el Banco de Profesionales (Contadores) del Fondo de Inversin Social de Emergencia, Regional Central Autor: Eduardo Xavier Macias Collahuazo arroja las siguientes conclusiones:

La situacin evidenciada en particular en el FISE es que no existe uniformidad en cuanto a los estados financieros e informes contables que presentan los contadores de los destinos CEJAS, pues no existe un manual de procedimientos que oriente el desarrollo de las actividades de manera efectiva. Se desconocen los pasos para la realizacin de los informes econmicos que son de uso exclusivo del FISE, entre estos constan la liquidacin de fondos, el resumen de gastos y el informe contable. Cabe sealar que es sobre la revisin de estos informes que el FISE decide las futuras transferencias de fondos a las comunidades.

B.

De la tesis previa a la obtencin del ttulo en licenciatura en Contabilidad y

Auditora CPA titulada Diseo de un manual de contabilidad para lograr la eficiencia en la empresa F&V comercio y representaciones agropecuarias de la ciudad de Ambato, Provincia de Tungurahua ao 2003-2004 Autoras: Albuja Campaa Mnica del Carmen, Carrillo Miranda Mlida Mara se extraen las siguientes conclusiones:

El manual presentado proporcionar a esta empresa y otras afines una gua de las actividades contables basadas en el uso de normas, polticas y procedimientos, etc. que se encuentran aplicados en el trabajo No posee un manual que contenga las herramientas bsicas que guen sus actividades contables, no disponen de informacin oportuna para toma de decisiones El manual [resultado final] ha sido elaborado de forma que sea fcil su entendimiento y aplicacin.

2.2

MARCO CONCEPTUAL

ACCION PREFERENTE.- Accin que ofrece a los tenedores varios derechos y un tratamiento preferencial. ADAPTABILIDAD.- Capacidad de adaptarse de acuerdo al ambiente donde se encuentre. AGOTAMIENTO.- Proceso que consiste en asignar el costo de los recursos naturales a los periodos en los que se utilizan. AJUSTES CONTABLES.- Son asientos contables que tienen como finalidad determinar los saldos reales de las cuentas que presentan ingresos y egresos, as como tambin el valor de los activos y pasivos mediante la depreciacin, amortizacin, consumo, pagos y cobros anticipados. AMBIENTE.- Es la cultura en la que se crece y se aprende normas. COLABORADOR.- Persona que auxilia dentro de la empresa, desempendose como lder y siendo un soporte que contribuya al desarrollo de una cultura de excelencia para la Empresa. COMPORTAMIENTO.- Manera de comportarse de acuerdo al ambiente, sea interno o externo. COMUNICACIN.- Proceso mediante el cual nos ponemos en contacto con quienes nos rodean. CONTABILIDAD.- Es una ciencia y tcnica aplicada que recopila informacin en trminos monetarios as como relativa a operaciones y hechos originados en un periodo econmico para proporcionar informacin a travs de Estados Financieros. CONTADOR.- Profesional con ttulo universitario, dedicado a aplicar, analizar e interpretar la informacin contable y financiera de una organizacin. CUENTA CONTABLE.- Es el resultado de seleccionar y clasificar conjuntamente todas las operaciones relativas a un solo asunto, persona o negociacin, por lo que es necesario

elaborar un plan de cuentas contables sobre el cual se basarn las transacciones comerciales. DECISIN.- Determinacin, resolucin que se toma o se da en una circunstancia especfica. DESEMPEO.- Cumplimiento o ejercicio de las obligaciones inherentes a una profesin, cargo u oficio. DILUCIN.- Reduccin de la participacin de los accionistas por accin o utilidad o por accin providente de algunos cambios en la propiedad proporcional de los accionistas. EFICACIA.- Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. EFICIENCIA.- Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. ESTADO DE CUENTA BANCARIO.- Es un documento emitido por el banco y enviado mensualmente al cliente para darle a conocer el movimiento de sus fondos. Es un documento de importancia contable que sirve de base para efectuar fideicomisos y conciliaciones bancarias. FACTURA.- Comprobante de venta que sustenta la transferencia de un bien o la prestacin de un servicio, sustenta crdito tributario del IVA y es requisito en operaciones de exportacin. FIDEICOMISO.- contrato o convenio en virtud del cual una persona, llamada fiduciante transmita la propiedad fiduciaria de bienes determinados a otra llamada fiduciario, quien se obliga a ejercerla en beneficio de quien se designe en el contrato (beneficiario), y a transmitirlo al cumplimiento de un plazo o condicin al fiduciante, al beneficiario o al fideicomisario." MEJORA.- Accin y efecto de mejorar. Cambio hecho en una situacin para que resulte mejorada. MANUAL.- Una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, fundamentalmente es un instrumento de comunicacin. 8

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES.- Componente del sistema de control interno de una empresa, se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral con todas las instrucciones y procedimientos de las distintas actividades u operaciones contables que se realizan en la empresa. ORDEN DE PAGO.- Documento mediante el cual el tesorero sustenta y evidencia los pagos realizados. PLAN DE CUENTAS.- Lista ordenada de manera sistemtica y secuencial de manera especfica para una empresa, sirve para dar nombre a los valores asignados segn sus caractersticas. PROCESO.- Conjunto de las fases sucesivas de un fenmeno natural o de una operacin. RAPIDEZ.- Optimizacin de tiempo y recursos que genera eficiencia dentro de un rea de desempeo. RELACIONES.- Actividad profesional cuyo fin es, mediante gestiones personales o con el empleo de las tcnicas de difusin y comunicacin, informar sobre personas, microempresas, instituciones. RESISTENCIA.- Oponer dificultades para la comprensin de las actualizaciones dadas. SATISFACCIN.- Razn, accin o modo con que se sosiega y responde enteramente a una queja, sentimiento o razn contraria. TRABAJO EN EQUIPO.- Trabajo de un grupo de personas organizadas que operan en forma mancomunada para el logro de una meta. TRANSACCIN.- Elemento vital de una empresa. Para la contabilidad es la base del registro contable; se origina en las acciones de intercambio que realiza la empresa, la que produce los Estados Financieros, segn su clasificacin. TRANSPARENCIA.- Cualidad de la persona que se desenvuelve dentro de su trabajo con honestidad y un currculo de vida intachable. Quien se da a conocer como transparente se convierte en un lder dentro de una empresa.

MARCO TERICO

2.3

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son importantes en las organizaciones debido a la complejidad de sus estructuras, volumen de sus operaciones, recursos que se le designan, demanda de productos y/o servicios por parte de los clientes o usuarios, as como por la adopcin de tecnologa avanzada y actualizada para atender en forma adecuada la dinmica organizacional dentro de una institucin, presentando de esta manera una imagen hacia el exterior hecha de confianza, solidez, transparencia en su funcionamiento, organizacin, permanencia en el mercado y competitividad. Tomando en cuenta las necesidades de cada organizacin se abordan los aspectos metodolgicos bsicos para el diseo, elaboracin, presentacin, aprobacin, manejo, revisin y actualizacin permanentes del manual. Conceptualizando los manuales administrativos; segn material preparado por FRANKLIN FINCOWSKY Enrique Benjamn, en su obra Organizacin de Empresas Anlisis, Diseo y Estructura, 1999, Mxico DF, Pg. 147, estos son: Documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir de manera ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc), as como las instrucciones y lineamientos que consideren necesario para el mejor desempeo de sus labores. Mientras que Hugo VASQUEZ RODRIGUEZ, en su libro Organizacin Aplicada, elaborado en Quito-Ecuador en Octubre de 1985, considera a los manuales administrativos como una gua flexible y til, que puede ser objeto de modificaciones acorde con las necesidades de la empresa. Por lo expuesto llegamos a la conclusin que un manual administrativo permite conocer el funcionamiento interno de la organizacin en relacin a clientes internos y externos, detallando su funcionamiento y la manera de encaminarla correctamente al cumplimiento eficiente de sus actividades describiendo reas, ubicacin, requerimientos y puestos responsables de su ejecucin. El manual auxiliar, adems, incide en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describe 10

en forma puntualizada las actividades de cada puesto y es, llegado el caso, un manual administrativo de procedimientos.

2.3.1

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Dentro de la clasificacin bsica en lo referente a este tipo de manuales tenemos la siguiente clasificacin:

2.3.1.1

Por su naturaleza

Macro administrativos: Contienen informacin de ms de una organizacin Meso administrativos: Involucran a todo un grupo o sector, o a dos o ms organizaciones que lo componen. Micro administrativos: Corresponden a una sola organizacin, y puede referirse a ella o alguna de sus reas en forma especfica.

2.3.1.2

Por su contenido

De organizacin: Contienen informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica, funciones, organigramas, niveles jerrquicos, etc.; como tambin la descripcin de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. De procedimientos: Incorporan informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s que se constituyen en una unidad para la realizacin de una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin. Esto permite comprender

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mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos, con lo cual se obtendr disminucin de fallas u omisiones y el incremento de la productividad. De historia de la organizacin: Contienen la historia de una organizacin en todos sus aspectos, esto proporciona una visin de la organizacin y su cultura, facilita su adaptacin y ambientacin laboral. De polticas: Comprenden las guas bsicas que sirven para la realizacin de acciones en una organizacin De contenido mltiple: Son los que contienen informacin de diferentes aspectos de una misma organizacin pero debidamente agrupada. De puestos: Llamados tambin instructivo de trabajo, comprenden la identificacin, relacin, funcin y responsabilidades asignadas a cada cargo de la organizacin. De tcnicas: Documentos que agrupa principios y tcnicas para la realizacin de una o varias funciones. De ventas: Integran informacin especfica como descripcin de productos, mecanismos para llevarlos a cabo, polticas de funcionamiento, estructura del equipo de trabajo, etc. De produccin: Elementos de soporte que coordinan y direccionan procesos de produccin. De finanzas: Respaldan el manejo y distribucin de los recursos econmicos de una organizacin en todos sus niveles. De personal: Bsicamente incluyen informacin sobre prestaciones, servicios, condiciones de trabajo. De operacin: Los utilizados para apoyar tareas altamente especficas y cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy especfico. De sistemas: Instrumentos de apoyo que renen las bases para los funcionamientos ptimos de sistemas administrativos, computacionales, etc., de una organizacin.

2.3.1.3

Por su mbito

Generales: Documentos que contienen informacin global de una organizacin.

12

 Especficos: Los que concentran un tipo de informacin en particular, es decir informacin detallada del contenido de los manuales de organizacin y procedimientos por lo que pueden servir de base para la preparacin de toda clase de manuales administrativos.

13

2.4

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

2.4.1 DEFINICIN

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas, adems incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin.1 Tambin se puede definir al manual de procedimientos como un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin.2 Todo procedimiento puede incluir la determinacin de tiempos de ejecucin, el uso de recursos materiales y tecnolgicos, y la aplicacin de mtodos de trabajo y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Contar con una descripcin de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos, lo que genera la consecuente disminucin de fallas u omisiones en el incremento de la productividad. La organizacin moderna recomienda que para solucionar las situaciones productivas del personal de determinada unidad, rea o departamento por falta de un control efectivo es necesario desarrollar un manual de procedimientos que seale una separacin adecuada de funciones, describiendo con secuencia lgica los pasos de que se compone el proceso de realizacin de dichas funciones, para garantizar el cumplimiento eficiente de las funciones para de esta manera satisfacer la mxima aspiracin de la empresa en su desarrollo y con
1

FRANKLIN FINCOWSKY Enrique Benjamn , Manuales Administrativos: Gua para su Elaboracin, MXICO, FCA - UNAM http://www.capufe.gob.mx:81/normateca/Normas/ante_Manual_de_Proce_de_Contabilidad_13022009/fisca centros.pdf
2

14

los resultados obtenidos evitar duplicidad de funciones, es decir el que en una misma persona recaiga el ciclo completo de actividades.

2.4.2 CLASIFICACIN PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA

DE

LOS

MANUALES

DE

2.4.2.1 Clasificacin

Los manuales de procedimientos se clasifican de acuerdo a la estructura orgnica de la empresa, y estos pueden ser de: Personal Servicios Seguridad industrial Abastecimiento Contabilidad Control de comunicaciones Presupuesto Administracin de caja Los manuales pueden ingresarse por tomos, cubriendo cada rea especfica y segn las necesidades de cada empresa se los realiza con mayor urgencia los que a su disposicin son indispensables para el normal funcionamiento de la empresa, unidad, rea o departamento.

15

2.4.2.2

Estructura de los manuales

Dentro de la estructura de un manual, sin importar dentro de la clasificacin en que se encuentre, deber constar: Identificacin Este documento incorpora la siguiente informacin: Logotipo de la organizacin.-Smbolo que identifica a la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin (general o especfico).- De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin.- Fecha en que se termin la elaboracin del procedimiento: da (nmero arbigo), mes (nmero romano) y ao (nmero arbigo). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y /o autorizacin.- Nombre y firma de la unidad o puesto encargada de preparar, revisar y aprobar el procedimiento.

1. ndice o contenido.- Este tem es acorde a los captulos que forman parte del documento. 2. Prlogo y/o introduccin.- Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. 3. Objetivos de los procedimientos.- Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. 4. reas de aplicacin o alcance de los procedimientos.- Esfera de accin que cubren los procedimientos. 5. Responsables.- Unidades administrativas y/o puestos laborales que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. 6. Polticas o normas de operacin.- En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos. 7. Conceptos.- Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de

16

mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. 8. Procedimiento (descripcin de las actividades).- Es la presentacin por escrito de cada una de las operaciones, en forma narrativa y secuencial que se realiza en un procedimiento, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. 9. Flujogramas.- Consisten en la representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita.

Cada uno de los smbolos utilizados para las rutinas de procedimientos cumple determinadas funciones en el diagrama, a la vez que tienen su propio significado. Los smbolos pueden clasificarse en dos clases: De tipo tradicional Modernos

Los smbolos tradicionales corresponden a los denominados: Operacin- InspeccinTransporte- Espera y Almacenamiento. A diferencia de los smbolos anteriores, los llamados smbolos modernos son ms utilizados en rutinas de procedimientos ya que el nmero de smbolos es mucho mayor, lo que facilita la identificacin especfica de las actividades que tiene lugar en un procedimiento.

Conviene aclarar que sobre el uso de smbolos no existe una normativa de aplicacin obligatoria, por lo que, las organizaciones y los especialistas administrativos, para conocer el significado de los smbolos, deben dar una definicin de cada uno de ellos. Expresada dicha aclaracin podemos citar la simbologa e identificacin conceptual en la cual coinciden algunos especialistas administrativos y que se aplicarn en el diseo del presente manual en la forma que se explica a continuacin:

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Identificacin conceptual de la simbologa utilizada

Tabla N 1

SIMBOLO

DESCRIPCIN Inicio / Terminador

Alternativa de decisin

Formulario, documento, etc. Recibir, autorizar, elaborar, pagar, entregar, chequear, etc.

Almacenamiento o archivo Mostrar en la pantalla del computador tareas, procedimientos o actividades realizadas. Se anota un comentario adicional y se une a cualquier smbolo por la lnea punteada.

Datos almacenados

Datos
1 2 3 4 5

Documento mltiple

Proceso etiquetado

Comprobacin Otra operacin

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2.4.3 ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos existentes dentro de un manual contar, cada uno con la siguiente estructura bsica: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Introduccin Objetivos Polticas Flujogramas Secuencia de ejecucin Observaciones relevantes

2.5

PROCESOS CONTABLES

Debe entenderse por proceso contable al conjunto de fases a travs de las cuales se obtiene y comprueba la informacin financiera existente, por lo que podemos concluir que tanto el rea de contabilidad como el rea de auditora alcanzan sus objetivos a travs del seguimiento de las mismas fases de un proceso. El rea contable observa las fases del proceso contable para obtener informacin financiera, mientras que el rea de auditora sigue las mismas etapas, pero para comprobar la correccin en este caso del servicio del rea de contabilidad. El Proceso Contable tiene cinco fases las cuales son: 1. Sistematizacin: Obtencin y establecimiento de informacin financiera. 2. Valuacin: Cuantificacin en unidades monetarias de transacciones financieras. 3. Procesamiento: Registro adecuado para el manejo accesible de los usuarios. 4. Evaluacin: Clasificacin adecuada de los registros efectuados en el paso anterior. Aplicacin de indicadores financieros. 5. Informacin: Comunicacin a los interesados de la situacin financiera del Ente. 19

2.5.1 DETALLE DE LOS PROCESOS CONTABLES

Dentro de los principales procesos contables, podemos encontrar: Procesamiento y manejo de la Contabilidad en general. Elaboracin de informes financieros peridicos. Elaboracin de conciliaciones bancarias de manera constante. Registro y control de la facturacin y cobranzas diarias. Control y mantenimiento de registros auxiliares de activos fijos y su depreciacin acumulada. Registro y control de las cuentas y gastos acumulados por pagar. Verificacin del debido cumplimiento de los requisitos fiscales de la facturacin recibida de los proveedores. Procesamiento y registro de los pagos efectuados a proveedores.

2.6

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Definiciones de procedimientos Procedimiento:3 Gmez Cela Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesin cronolgica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado. Barrios Es el conjunto de rutinas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutencin de registros, el establecimiento de normas de trabajo, arreglo de espacio, etc.
RODRIGUEZ VALENCIA Joaqun, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, tercera edicin, 2003, pg. 21
3

20

Es una funcin encaminada al anlisis de los planes de accin colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administracin en la simplificacin y estandarizacin de las operaciones.

El diseo de procedimientos permite proporcionar las bases de las normas de trabajo, de lo que cada rea funcional e integrante de la misma deber hacer y la manera de hacerlo. Constituye uno de los medios de control gerencial ms completo.

Los procedimientos persiguen como objetivo4 asesorar a la direccin superior, llevando a cabo las siguientes acciones: Desarrollo de programas que indiquen directrices para coordinar las actividades a realizar. Evaluacin de planes de accin relativos a la ejecucin del trabajo. Control del flujo de formas y reportes, vigilando que sean esenciales, eficaces, oportunos y completos. Fomento constante de la bsqueda de nuevos mtodos de informacin. Apoyo a la obtencin de mtodos eficientes para simplificar el trabajo. Realizacin de estudios especializados, cuando as lo requiera el volumen y complejo de las operaciones. Su misin5 se ve reflejada en actividades tales como: El establecimiento de lineamientos que determinen el flujo de las operaciones administrativas. La creacin de formas y canales de informacin, y El control de su flujo y operacin.

RODRIGUEZ VALENCIA Joaqun, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, tercera edicin, 2003, pg. 24 RODRIGUEZ VALENCIA Joaqun, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, tercera edicin, 2003, pg. 25
5

21

Ventajas de los procedimientos6 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Conservan el esfuerzo administrativo Ayudan a imponer un nivel de consistencia en toda la organizacin Facilitan la delegacin de autoridad y la fijacin de responsabilidad Conducen al desarrollo de mtodos ms eficientes de operacin Permiten importantes economas de personal Facilitan la accin de controlar Ayudan a lograr la coordinacin de actividades.

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un procedimiento en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad, expresa H.A. Finney (1982, p.1324) en su libro Curso de Contabilidad, adems nos dice que para seleccionar un procedimiento u otro hay que basarse en los siguientes criterios: Tamao de la empresa Legislacin, ya que puede descartar algn procedimiento Criterio de coste - beneficio, para buscar una mayor rentabilidad

2.6.1 DETALLE DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

El detalle de procedimientos debe abarcar: Ttulo del procedimiento Identificacin; mediante el ttulo Fecha segn el siguiente ejemplo: 090620 (junio 20 de 2009) Hojas a utilizar: impresos con el logotipo de la empresa, escritura a espacio 1,1/2, papel bond, hojas preimpresas.

RODRIGUEZ VALENCIA Joaqun, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, tercera edicin, 2003, pg. 27

22

2.7

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

El sistema de control interno es realizado por diferentes personas (direccin, auditores internos, consejo de administracin, comit de auditora y el resto del personal). En su desarrollo cada una de ellas posee responsabilidades importantes. Tambin participan en cierta medida personas externas a la organizacin como auditores externos y organismos de control. Cuando se analiza el sistema de control interno debemos tener en cuenta que existen personas que son parte del sistema de control y otras que sin saberlo afectan al mismo a travs de su accionar. Todos los miembros de la organizacin desempean alguna funcin dentro del sistema de control interno, aunque cada uno de ellos lo hacen con distinto grado de responsabilidad.

Responsables de las funciones financieras:

Los directivos financieros y sus equipos poseen una importancia vital, dado que sus acciones se encuentran estrechamente vinculadas con todas las unidades operativas y funcionales de la organizacin, por ejemplo el desarrollo de presupuestos planificacin financiera y contabilidad. Uno de los roles principales e importantes del director financiero es el de prevenir y detectar informacin financiera fraudulenta.

2.8

EFICIENCIA Y EFICACIA

Al hablar de eficacia y eficiencia antes de relacionar ambos conceptos deberemos distinguir cuidadosamente la diferencia existente entre ellos: Eficacia: Tratar de hacer las cosas lo mejor posible y aqu es donde entran en juego aspectos creativos, fuerza y dinamismo de los valores de la Direccin, obteniendo los mayores resultados u objetivos con el menor nmero de recursos.

23

 Eficiencia: Est vinculada a las cualidades tcnicas de organizacin y administracin de la misma; siendo las habilidades o destrezas para alcanzar mejores resultados u objetivos en la empresa.

La integracin de estos dos conceptos requiere un equipo de direccin eficaz y eficiente y debe estar compuesto por personas con talento y experiencia. Un equipo integrado exclusivamente por idealistas o innovadores supone ventajas pero quiz tenga dificultades para controlar las otras actividades de la organizacin. En definitiva: La eficacia trata el rea de la empresa que produce resultados. La eficiencia slo puede rendir resultados dentro del marco de su definicin. Aspectos de la eficiencia.- La eficiencia puede ser considerada en tres aspectos: Econmicas Gerenciales Organizativas

El control de la eficiencia ms utilizado es el econmico.

2.9 SUSTENTO LEGAL

Para respaldar el trabajo de investigacin realizado en la Empresa Elctrica Riobamba S.A. hemos visto como paso necesario la presentacin de la base legal que sustenta los procedimientos llevados a cabo por la empresa haciendo nfasis en la normativa en la cual se basa el movimiento contable de la misma. Los procedimientos contables no tienen jurisdiccin penal, sin embargo se rigen en base a la normativa contable vigente en el pas la cual exige el cumplimiento de ciertos requisitos indispensables para desempear la labor contable de la mejor manera y, sobre todo, homogenizar el tratamiento no solo de las empresas pblicas sino de las privadas tambin para que de esta manera la informacin reflejada en los Estados Financieros de confianza, transparencia y seguridad tanto a clientes, proveedores, inversionistas, etc. Tomando en cuenta que gracias a los cambios que realiza el poder del Estado, se han modificado algunos aspectos en el tratamiento de la normativa aplicada a los 24

procedimientos contables que realizan la Empresa Elctrica Riobamba S.A., que ameritan ser resaltados en el resultado de la investigacin a travs de la presentacin del Manual de Procedimientos Contables.

La normativa que regula a la Empresa Elctrica Riobamba S.A. en el rea de Contabilidad, y que sirve tambin para Auditora Interna en anlisis de cuentas y de procedimientos contables, es la siguiente:

Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIFs)

Esto mediante Resolucin No. 06.Q.ICI.004 del 21 de agosto del 2006, publicada en el Registro Oficial No. 348 el lunes 4 de septiembre del 2006, se norm: 1. Adoptar las NIIFs. 2. Que las NIIFs, sean de aplicacin obligatoria por parte de las entidades sujetas a control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas a partir del 1 de enero del 2009. 3. Que las NEC de la 1 a la 15 y de la 18 a la 27, respectivamente, sean de aplicacin obligatoria por parte de las entidades sujetas a su control y vigilancia. El Comit de Interpretaciones de Informacin Financiera (IFRIC) tiene la obligacin no slo de interpretar las NIC y NIIF, sino adems de proporcionar guas de asuntos no tratados en las NIC o NIIF.

Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC)

Segn resolucin No 99-1-3-3-007 RO/ Sup 270, 6-IX, con el Dr. Roberto Salgado Valdez Superintendente De Compaas Subrogante; resuelve: Art. 1.- Adoptar las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC, preparadas por la Federacin Nacional de Contadores del Ecuador. Art. 2.- Disponer que las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, de la nmero 1 a la 15, sean de aplicacin obligatoria por parte de las entidades sujetas a control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas, para el registro de operaciones, preparacin y presentacin de estados financieros, a partir del ejercicio econmico de 1999. 25

Art. 3.- Modificar la Resolucin No. SC-90-l-5-3-009 del 9 de agosto de 1990, que contiene el Reglamento de los Principios Contables en el sentido de que de las mismas slo se aplicarn obligatoriamente en las compaas sujetas al Control de la Superintendencia de Compaas. Art. 4.- Esta Resolucin entrar en vigencia a partir de la fecha de su publicacin en el Registro Oficial.7

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), fueron aprobados por la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad y la VII Asamblea Nacional de graduados en ciencias econmicas efectuada en Mar del Plata en el ao de 1965. Conforman un cuerpo de doctrinas y normas asociado con la contabilidad que sirven de explicacin de las actividades corrientes o actuales y as como gua en la seleccin de convencionalismos o procedimientos aplicados por los profesionales de la contadura pblica en el ejercicio de sus actividades. Son 14 principios que pueden ser clasificados, segn su utilidad, en cuatro clases: un Principio Fundamental o Postulado Bsico, Principios de Fondo o de Valuacin, Principios que hacen a las cualidades de la informacin, y Principios dados por el medio socioeconmico.8

http://eva.utpl.edu.ec/door/uploads/144/144/paginas/pagina1a.html

CATACORA, Fernando. Contabilidad. "La base para las decisiones gerenciales". Editorial Mc Graw Hill. 1998. ALVAREZ, R. y Otros. Contabilidad I. Fondo Editorial URBE. 2003. Segunda Edicin

26

2.10

HIPOTESIS

2.10.1 HIPTESIS GENERAL El diseo un Manual de Procedimiento Contables, garantiza la eficiencia y eficacia del trabajo que desarrolla el personal del rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.?

2.10.2 HIPTESIS ESPECFICAS

Es posible determinar el marco legal que rige la contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.? Es factible disear el Organigrama Estructural para el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.? Elevar la productividad laboral del rea de Contabilidad al definir funciones y responsabilidades para los cargos establecidos en el Organigrama funcional? Es necesario disear un Manual de Procedimientos Contables para garantizar el correcto y veraz registro de las transacciones y facilitar el desempeo de funciones del personal que labora en el rea de Contabilidad?

2.11

VARIABLES DE ESTUDIO

Variable Independiente: Procedimientos contables. Variable Dependiente: Eficiencia y eficacia en el cumplimiento de funciones del personal.

INDICADORES Variable Independiente: 27

Recepcin de la documentacin Verificacin de la legalidad de la documentacin Registro contable de la documentacin Archivo ordenado y correcto de la documentacin Variable Dependiente: Cumplimiento de objetivos Ahorro de tiempo Aprovechamiento de recursos

2.12

POBLACIN

Las encuestas y entrevistas se realizarn a ocho personas: las que integran el rea de Contabilidad: Contador General Contador Auxiliar de contabilidad 1 Auxiliar de contabilidad 2 Auxiliar de contabilidad 3 Auxiliar de contabilidad 4 Auxiliar de contabilidad 5 Asesor Tributario

La poblacin no es grande, lo cual permitir realizar encuestas y/o entrevistas a todo el personal detallado anteriormente.

28

CAPTULO III MARCO INVESTIGATIVO

3.1

METODOLOGA UTILIZADA EN LA RECOPILACIN DE DATOS

3.1.1 TIPOS DE ESTUDIO

Los tipos de estudio que adoptamos por ser los mas adecuados para la naturaleza de la investigacin, y de acuerdo al tipo de informacin que se espera obtener, as como el nivel de anlisis a realizar en relacin con los objetivos y las hiptesis planteadas son: Estudios exploratorios.- Este estudio nos permiti formular las hiptesis de primero y segundo grado. Estudios descriptivos.- Nos permitieron delimitar los hechos que conforman el problema de investigacin. Estudios explicativos.- Nos facilitaron la identificacin y anlisis de las causales (variables independientes) y sus resultados, los que se expresan en hechos verificables (variables dependientes). Estudios correlacionales.- Han posibilitado la evaluacin del grado de relacin existente entre variables.

3.1.2 MTODOS

Los mtodos ms adecuados para el desarrollo de esta investigacin aplicada en el rea de Contabilidad, de la Direccin Financiera, de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. son:

29

 Inductivo: Hemos utilizado este mtodo mediante la observacin de fenmenos particulares dentro del rea con el propsito de llegar a conclusiones y premisas generales. Deductivo: Hemos observado los fenmenos generales de la empresa con el propsito de sealar las verdades particulares existentes en el rea investigada. Analtico: Utilizamos este mtodo iniciando por la identificacin de cada una de las partes que caracterizan la realidad del rea conforme lo revelar la documentacin recolectada. Experimental: Por medio de este mtodo elaboramos la hiptesis y diseamos nuestra tesis con el fin de reproducir el objeto de estudio y tener su control a fin de probar la validez de la hiptesis. Explicacin: Mediante este paso elaboramos modelos para explicar el porqu del diseo del Manual de Procedimientos Contables y su utilizacin. Axiomas: Este elemento nos fue muy til para justificar la realizacin de flujogramas que es la representacin simbolizada de una multiplicidad de objetos que nos permite el anlisis e interpretacin de los procedimientos a emplearse.

3.1.3 FUENTES Y TCNICAS

Para la presente investigacin se hacen necesarias las siguientes tcnicas e instrumentos para la obtencin y recepcin de informacin til, pertinente y relevante, que posibilite la elaboracin del Manual de Procedimientos Contables, cuyas directivas sern aplicadas al personal del rea de Contabilidad de la Direccin Financiera de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.

30

Tcnicas e instrumentos a utilizarse

Tabla N 2

TCNICAS Observacin Entrevista Encuesta

INSTRUMENTOS Gua de campo Gua de entrevista Cuestionario de investigacin

Para procesar con fiabilidad las fuentes de investigacin precisaremos los siguientes instrumentos: Libros especializados que permitan fundamentar slidamente el trabajo de investigacin. Manuales administrativos y contables que nos faciliten comprender la lgica de su elaboracin. Archivos afines a la investigacin realizada. Revistas que contengan artculos cientficos y de divulgacin pertinentes al tema. Peridicos actuales cuyos contenidos versen sobre temas afines. Tesis realizadas en la misma empresa o sobre temas afines. Documentos de la web, donde podremos encontrar artculos a diferentes niveles, pero directamente relacionados.

Las tcnicas estadsticas dependen en gran parte de la naturaleza de las observaciones que vayamos a realizar en la investigacin; previendo dicha circunstancia, hemos seleccionado las siguientes: Nominal: Mediante esta tcnica podremos nominar las actividades a realizar por el personal en el rea de Contabilidad sin determinar ningn orden, solo sus procedimientos. El resultado de la recoleccin de informacin ser representado mediante porcentajes, que nos permitir una interpretacin grfica ms comprensiva. Ordinal: Mediante esta tcnica estadstica representaremos la jerarqua del personal del rea de Contabilidad.

31

3.2

PROCESAMIENTO DE DATOS

La Empresa Elctrica Riobamba S.A., cuenta actualmente con un Manual de Funciones y Responsabilidades elaborado en el ao de 1998: el SOCUSE (Sistema nico de Cuentas del Sector Elctrico), elaborado en 1995, y otros tambin caducos en utilidad: a lo largo del tiempo se han venido efectuando cambios tanto en la estructura de la Empresa como en su organizacin interna y externa. En vista de la importancia que tiene la actualizacin de dichos documentos se han elaborado reuniones con la mxima autoridad de la Empresa y sus directores en las que se ha aceptado la necesidad de actualizarlos, pero por motivo de recientes cambios por los cuales atraviesa la Empresa Elctrica Riobamba S.A, al adquirir e implementar un nuevo Sistema Informtico Financiero CG WEB en funcionamiento desde el 05 de Enero de 2009. En principio se dej de lado tal decisin, pero de a poco se ha evidenciado la necesidad de un cambio ya que este mismo sistema exige mas exactitud en las operaciones y, en consecuencia, documentacin relevante a travs de manuales e instructivos que detallen los procedimientos a realizar por el personal de cada rea en especial las reas de Presupuestos, Contabilidad, Tesorera y Adquisiciones quienes son las que manejaran el programa. Dado lo expuesto, nos enfocaremos en el anlisis de los procedimientos del rea de Contabilidad para establecer un Manual que sirva de gua para el personal que labora en dicha rea, reforzando y mejorando el desempeo de sus actividades. Para poder realizar este anlisis se realiz un diagnstico de la situacin actual de la Empresa Elctrica de Riobamba S.A., en el rea de Contabilidad. Se utiliz como principal herramienta la observacin directa de las actividades que all se realizan y los procedimientos que los llevaran a cumplir sus obligaciones de la mejor manera. Esta observacin pudo ser efectuada en forma ms cautelosa y palpable gracias a las prcticas profesionales especficamente realizadas en la Direccin Financiera en el rea de Contabilidad, efectuando as el estudio y anlisis requerido, con el fin de verificar actitudes, comportamientos, tiempos y movimientos del personal, en la manipulacin del nuevo sistema, y la manera en que realizan sus labores as como los cambios de las tareas 32

que tenan que realizar, debido a que, en su utilizacin, la persona responsable de su tarea tiene obligaciones y tambin responsabilidades. Al mismo tiempo se realiz entrevistas personales a cada uno de los integrantes del rea de Contabilidad. Para hacer el diagnstico del rea de Contabilidad se procedi a realizar el levantamiento de informacin de la siguiente manera: Se realiz la observacin directa, como tcnica para el levantamiento de informacin en el rea de Contabilidad, en la cual se pudo determinar que tanto el jefe del rea como los auxiliares, tenan una adaptabilidad progresiva en sus procedimientos realizados manipulando actualmente un nuevo sistema contable con la paradoja de que las actividades a realizar por el personal an se encontraban desorganizadas revelando duplicidad de funciones. Las nuevas inquietudes que presenta el sistema van revelando nuevas responsabilidades en cuanto a los procedimientos que debe realizar cada persona en su cargo laboral; considrese que el retraso y malos entendidos dieron lugar a incumplimientos de actividades y dificultades para poder realizar actividades diarias propias del rea. Esto se pudo evidenciar en el momento que la informacin era recibida por cada auxiliar de contabilidad para realizar sus operaciones: la misma llegaba con fallas puesto que el encargado de dicho documento no tena bien definidas sus funciones y los requerimientos que debe contener cada procedimiento al existir un enlace en cada una de las funciones; tmese en cuenta que la informacin que es necesaria para la elaboracin de los registros cumple un ciclo que resultar distorsionado si alguno de los elementos de esta rea se maneja de manera incorrecta y es ocasin de problemas. Exactamente esto era lo que pudimos observar: malos entendidos por tal motivo y la no aceptacin de errores realizados por el personal correspondiente al no asumir responsabilidades o endosarlas a terceras personas. Se realiz las encuestas a: Contadora General Contadora Auxiliar de Contabilidad #1 Auxiliar de Contabilidad #2 Auxiliar de Contabilidad #3 Auxiliar de Contabilidad #4 Auxiliar de Contabilidad #5 Asesor Tributario 33

Las encuestas tuvieron un tiempo de duracin aproximado de 5 minutos cada una, para lo cual se dise y emple el siguiente cuestionario:

34

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA CPA CUESTIONARIO DE ENCUESTA

OBJETIVO: Determinar la opinin del personal sobre el Diseo de un Manual de Procedimientos Contables que permita garantizar la eficiencia y eficacia del personal del rea de Contabilidad de la Direccin Financiera de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., Provincia de Chimborazo.

1.

Conoce si en la Empresa existe un manual de procedimientos contables para el

rea de Contabilidad? SI NO

2.

Cree usted que la elaboracin de un manual y la determinacin de procedimientos

contables servir para garantizar la eficiencia y eficacia de cada miembro que trabaja en el rea de Contabilidad? SI NO

3.

Cmo considera la aplicacin de un manual de procedimientos contables para la

evaluacin de funciones y responsabilidades en el rea de Contabilidad? Excelente Bueno

Regular Malo.

4.

Le agradara a usted trabajar en base a un manual de procedimientos contables

elaborado para el rea de Contabilidad? A. B. C. D. No me gustara Lo aceptara. Me gustara. Me agradara bastante.

35

La encuesta se realiz a ocho personas, las mismas que detallamos a continuacin, sus nombres y cargos laborales actuales:

Lcda. Leonor Anglica Barreno Lara Lcda. Aida Virginia Bonifaz Velastegu Lcdo. Luis Alberto Arvalo Moreano Ing. Silvia Alexandra Barba Brito Ing. Paco Danilo Asqui Calero Lcda. Yolanda Narcutis Bravo Cevallos Ing. Jannet del Carmen Dvalos Villegas Egr. Nancy del Pilar Amaguaya Morocho

Contadora General Encargada Contadora Encargada Auxiliar de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Asesora Tributaria Auxiliar de Contabilidad-Archivo

36

3.3

RESULTADOS, ANALISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN

PREGUNTA 1.- Conoce si en la Empresa existe un manual de procedimientos contables para el rea de Contabilidad?

Determinacin de la existencia de un manual de procedimientos contables

Tabla N 3

RESPUESTA SI NO n=

FRECUENCIA PORCENTAJE 1 7 8 12% 88% 100

Grfico N 1

INTERPRETACIN: El 88% de los encuestados indican que no conocen la existencia de un manual de procedimientos contables para el rea y el 12% restante responde que s estaba enterado. Se concluye que es importante la socializacin de la normatividad legal en la EERSA. 37

PREGUNTA 2.- Cree usted que la elaboracin de un manual y la determinacin de procedimientos contables servir para garantizar la eficiencia y eficacia de cada miembro que trabaja en el rea de Contabilidad?

Utilidad de un manual de procedimientos contables

Tabla N 4

RESPUESTA SI NO n=

FRECUENCIA 8 0 8

PORCENTAJE 100% 0% 100%

Grfico N 2

INTERPRETACIN: El 100% de encuestados considera que la elaboracin del Manual de Procedimientos Contables mejorar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus funciones. Se concluye que es importante su elaboracin.

38

PREGUNTA 3.- Cmo considera la aplicacin de un manual de procedimientos contables para la evaluacin de funciones y responsabilidades en el rea de Contabilidad?

Calificacin sobre la elaboracin de un manual de procedimientos contables

Tabla N 5

RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE Excelente Bueno Regular Malo n= 5 3 0 0 8 62% 38% 0% 0% 100%

Grfico N 3

INTERPRETACIN: El 62% de los encuestados responde que la aplicacin de un Manual de Procedimientos Contables sera un indicador altamente vlido para evaluar las funciones y

responsabilidades en el rea de Contabilidad: el 38% de los encuestados se pronuncia favorablemente con respecto a la posibilidad de implementar esta aplicacin; ninguno de los encuestados responde que la aplicacin sera regular o mala. Se concluye que tenemos va libre para aplicar un Manual de Procedimientos Contables que permitir evaluar funciones y responsabilidades en el rea de Contabilidad. 39

PREGUNTA 4.- Le agradara a usted trabajar en base a un manual de procedimientos contables elaborado para el rea de Contabilidad?

Nivel de aceptacin del manual de procedimientos contables

Tabla N 6

RESPUESTA No me gustara Lo aceptara Me gustara Me agradara bastante n=

FRECUENCIA PORCENTAJE 0 2 5 1 8 0% 25% 62% 13% 100%

Grfico N 4

INTERPRETACIN: El 62% de los encuestados responde que le gustara trabajar con un Manual de Procedimientos Contables que regule el rea; el 25% de los encuestados lo aceptara, mientras que el 13% de los encuestados sentira gran agrado de trabajar con l; a ninguno de los encuestados le desagradara trabajar con el manual. Se concluye que el personal del rea est predispuesto a contar con un nuevo instrumento para realizar sus funciones de manera eficaz y eficiente. 40

3.4

PRUEBA DE HIPOTESIS

3.4.1 COMPROBACION DE LA HIPTESIS GENERAL

La hiptesis planteada: El diseo un Manual de procedimientos contables, garantiza la eficiencia y eficacia del trabajo que desarrolla el personal del rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. Se acepta como valedera de acuerdo al siguiente anlisis: Cuando se pregunta: Conoce si en la Empresa existe un manual de procedimientos contables para el rea de Contabilidad, el 88% de los encuestados indican que no conocen sobre su existencia. Por lo tanto se concluye que es imperiosa su implementacin. Cuando se pregunta: Cree usted que la elaboracin de un manual y la

determinacin de procedimientos contables servir para garantizar la eficiencia y eficacia de cada miembro que trabaja en el rea de Contabilidad, el 100% de encuestados considera que la elaboracin del Manual de Procedimientos Contables mejorar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus funciones. Razn por la que se concluye que es importante su elaboracin para el rea de Contabilidad de la EERSA. Cuando se pregunta: Cmo considera la aplicacin de un manual de procedimientos contables para la evaluacin de funciones y responsabilidades en el rea de Contabilidad, el 62% de los encuestados responde que la aplicacin de un Manual de Procedimientos Contables sera excelente, el 38% se pronuncia favorablemente con respecto a la posibilidad de implementar esta aplicacin; ninguno de los encuestados responde que la aplicacin sera regular o mala. Se concluye que tenemos va libre para aplicar un Manual de Procedimientos Contables vlido para evaluar las funciones y responsabilidades en el rea de Contabilidad. Cuando se pregunta: Le agradara a usted trabajar en base a un manual de procedimientos contables elaborado para el rea de Contabilidad. El 62% de los encuestados responde a ello que le gustara trabajar con un Manual de 41

Procedimientos Contables que regule el rea; el 25% de los encuestados lo aceptara, mientras que el 13% de los encuestados sentira gran agrado de trabajar con l; a ninguno de los encuestados le desagradara trabajar con el manual. Motivo por el que se concluye que el personal del rea esta predispuesto a contar con un nuevo instrumento para realizar sus funciones de manera eficaz y eficiente. La elaboracin de un manual de procedimientos contables, segn los resultados procesados segn la encuesta aplicada al personal del rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. s garantizar la eficiencia y eficacia del trabajo desarrollado en el mismo: al contar con este documento el personal tendrn una gua para realizar su trabajo incluyendo en el mismo las interrelaciones con el resto de personal segn la actividad a realizarse, al mismo tiempo optimizar recursos y contribuir al cumplimiento de las metas y objetivos propuestos dentro del rea.

3.4.2

COMPROBACION DE LAS HIPTESIS ESPECFICAS

Es posible determinar el marco legal que rige la contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.?

De acuerdo a las respuestas obtenidas en el trabajo investigativo podemos concluir que si es posible determinar un marco legal que coordine, regule y controle la contabilidad de la EERSA. Es factible disear el Organigrama Estructural para el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.?

Gracias al procesamiento de datos realizado en este trabajo investigativo podemos decir que es factible y necesario disear un organigrama estructural para el rea investigada de la EERSA, de esta manera se delimitarn funciones y responsabilidades.

42

 Elevar la productividad laboral del rea de Contabilidad al definir funciones y responsabilidades para los cargos establecidos en el Organigrama funcional?

La implementacin de un manual, a nuestro observar, claramente definir funciones y responsabilidades segn los cargos establecidos un organigrama funcional: la EERSA respeta la jerarqua que se mantiene segn el organigrama general establecido para la misma. Es necesario disear un Manual de Procedimientos Contables para garantizar el correcto y veraz registro de las transacciones y facilitar el desempeo de funciones del personal que labora en el rea de Contabilidad?

Conforme a los resultados de la encuesta aplicada en el rea de investigacin existe la necesidad de disear un Manual de Procedimientos Contables; al mismo tiempo, al personal del rea mencionada le agradara trabajar con un Manual; los encuestados corroboran que el mismo garantizar el correcto y veraz registro de las transacciones, de modo que facilitar el desempeo de funciones del personal del rea de Contabilidad independientemente de que labore por largos o cortos periodos, pues se tendr una base en la cual sustentar el desempeo actual y futuro.

43

CAPTULO IV ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

4.1

CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA

Pas: Provincia: Ciudad: Razn Social: Tipo de Empresa: Producto y/o Servicios:

Ecuador. Chimborazo. Riobamba. Empresa Elctrica Riobamba S.A. Empresa de Servicios. Proveer de Energa Elctrica a la Ciudad de Riobamba y Provincia de Chimborazo.

Direccin: Telfono: Fax: Correo Electrnico: Pgina Web:

Juan Larrea 22-60 y Primera Constituyente. 2960-283/ 2962-939/ 2962-940 2968-216 e-mail@eersa.com.ec www.eersa.com.ec.

44

4.2

BREVE RESEA HISTORICA

En 1903 se funda la primera sociedad que se encargara de comercializar energa: Alberto Rhor y Ca., que quiebra en 1907. Al pasar unos aos se funda la Sociedad Annima Riobamba Electric Ligth and Power; en 1924 se crea La Hidroelctrica, siendo uno de los socios Hirman Foley, apoderado de la Empresa Elctrica del Ecuador lnc. En 1953 se conforma la Empresa de Electrificacin Chimborazo S.A.

El 3 de abril de 1963, nace la Empresa Elctrica Riobamba S. A., la cual compra todos los derechos a la Empresa de Electrificacin Chimborazo S.A. La inauguracin tiene lugar el 2 de enero de 1967 pero nicamente con los dos primeros grupos de la Central Alao, mientras que el tercer grupo se inaugura en 1977 y en 1979 el cuarto y ltimo. En el ao 1972 y 1974 se haban adquirido ya grupos trmicos y en 1976 la Empresa Elctrica Riobamba S.A., se fusiona con la Empresa Elctrica Alaus, formando en el ao de 1979 parte del Sistema Nacional Interconectado. Entonces se construye la lnea Alaus Multitud - Pallatanga, que permiti electrificar hasta la zona lmite con las provincias de Guayas y Bolvar. Los Grupos trmicos General Motors, uno tipo estacionario y otro tipo paquete con 1800 kW. y 2000 kW respectivamente se adquieren en 1984.

A mediados del ao 2002 la Empresa Elctrica Riobamba S.A. cuenta con ms de 108.000 abonados en toda la Provincia, de los cuales aproximadamente el 68% pertenecen al sector rural. En los siguientes dos aos se planific la construccin de dos nuevas lneas de 69 KW con la finalidad de mantener niveles de servicio dentro de las condiciones tcnicas aceptables y exigidas por las normativas emitidas por el CONELEC como ente de control.

En la actualidad la Empresa Elctrica Riobamba S.A. cuenta con varios accionistas siendo estos del sector pblico; presentamos el detalle total de acciones y/o participaciones que constituye el capital de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.:

45

Tabla N 7

EMPRESA ELECTRICA RIOBAMBA S.A. TOTAL DE ACCIONES/PARTICIPACIONES EMITIDAS PARTICIPACIN EN CAPITAL ACCIONARIO Nmero Cdula, RUC, Monto de la de pasaporte Acciones participacin (Valor nominal ($1)

Titular

Nacionalidad

Fondo de Solidaridad 1760011940001 2421607 Consejo Prov. de Chimborazo 0660000280001 1248527 Municipio de Alaus 0660000440001 162809 Municipio de Chambo 0660001680001 70711 Municipio de Chunchi 0660000600001 117440 Municipio de Colta 0660000520001 121486 Municipio de Guamote 0660000790001 285553 Municipio de Guano 0660000870001 211071 Municipio de Pallatanga 0660001090001 106693 Municipio de Penipe 0660000950001 119847 Municipio de Riobamba 0690009676001 615837 TOTAL5481581

$2421607.0044.18 Ecuatoriana $1248527.0022.78 Ecuatoriana $162809.002.97 $70711.001.29 $117440.002.14 $121486.002.22 $285553.005.21 $211071.003.85 $106693.001.95 $119847.002.19 Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana Ecuatoriana

$615837.0011.23 Ecuatoriana $5481581.00 100

Fuente: Direccin Financiera Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

46

Grfico N 5

Fuente: Direccin Financiera Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

47

REPRESENTANTES LEGALES DE LAS PARTICIPACIONES ACCIONARIAS

Tabla N 8

INSTITUCIN Honorable Consejo Provincial de Chimborazo Ilustre Municipio de Riobamba Ilustre Municipio de Guano Ilustre Municipio de Colta Ilustre Municipio de Guamote Ilustre Municipio de Alaus Ilustre Municipio de Chunchi Ilustre Municipio de Penipe Ilustre Municipio de Pallatanga Ilustre Municipio de Chambo Fondo de Solidaridad

REPRESENTANTE LEGAL Dr. Mariano Curicama Lic. Juan Salazar Lic. Edgar Alarcn Ing. Pedro Curuchumbi Lic. Juan de Dios Roldn Lic. Clemente Taday Lic. Walter Narvez Ing. Fausto Chunata Lic. Toms Curicama Ing. Jorge Romero Ing. Marcelo Arcos

Fuente: Direccin Financiera Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

48

4.3

MISIN

Generar, distribuir y comercializar energa elctrica, mediante una gestin transparente y de calidad, para satisfacer y superar las demandas de sus clientes, promoviendo la proteccin del medio ambiente, contribuyendo al desarrollo socio-econmico de la Provincia del Chimborazo. FUENTE: www.eersa.com.ec

4.4

VISIN

La Empresa Elctrica Riobamba S.A., ser una empresa lder del sector elctrico, competitiva, de alta productividad gracias a su gestin transparente, capacidad y compromiso de su talento humano, con tecnologa de punta; y, responsabilidad social. FUENTE: www.eersa.com.ec

4.5

PRINCIPIOS COORPORATIVOS

La Empresa Elctrica Riobamba S.A. es una institucin basada en principios y valores que permiten tener un adecuado desarrollo de sus colaboradores contribuyendo

significativamente al adelanto y logro de los objetivos empresariales, siendo los principales los siguientes:

49

PRINCIPIOS CORPORATIVOS Vs. GRUPO DE REFERENCIA

Tabla N 9

Grupo de Referencia Principios Respeto Objetividad Honestidad Confidencialidad Seriedad Integridad Productividad Competencia Rentabilidad

Sociedad Estado

Familia

Clientes

Proveedores Accionistas

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

Fuente: Departamento de Planificacin Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

50

Tabla N 10

PRINCIPIOS DE LA EMPRESA ELCTRICA RIOBAMBA S.A. Respetar acuerdos, metas y objetivos, as tambin el derecho RESPETO a dar y recibir respeto a sus derechos humanos. Las personas deben exhibir el ms alto nivel de objetividad OBJETIVIDAD profesional al reunir, evaluar y comunicar informacin sobre la actividad o proceso a ser examinado. HONESTIDAD Todos deben cuidar y velar los intereses de la empresa. Todos quienes trabajen en la Empresa deben respetar el valor CONFIDENCIALIDAD y la propiedad de la informacin que reciben y no divulgar informacin sin la debida autorizacin a menos que exista una obligacin legal o profesional para hacerlo. Toda persona que trabaje en la Empresa debe ser cordial. SERIEDAD Sus actos y conducta deben hablar por l; en el da a da de los quehaceres de la profesin ste debe presentar las ms altas credenciales de seriedad. Todas las personas deben establecer confianza y proveer la INTEGRIDAD base para confiar en su juicio. El personal tiene que saber incrementar la productividad, PRODUCTIVIDAD pero para ello, es preciso tener en cuenta el rendimiento total de la actividad productiva y no slo la productividad del trabajo. COMPETENCIA Debe aplicar el conocimiento, aptitudes y experiencia necesaria al desempear los servicios que corresponda. RENTABILIDAD Que el personal se comprometa al cumplimiento de logros, metas y objetivos de la empresa. Fuente: Departamento de Planificacin Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn. .

51

4.6
1. Directivo 2. Asesor

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EERSA

NIVELES
COMISARIOS JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

Grfico N 6

3. Administrativo 4. Ejecutivo 5. Operativo

AUDITORA INTERNA DIRECTORIO

NIVELES 1. Directivo 2. Asesor 3. Administrativo 4. Ejecutivo 5. Operativo

PLANIFICACION ASESORIA

GERENCIA

COMITE DE COORDINACION ADMINISTRATIVA

S. GENERAL Y ARCHIVO

INFORMATICA

CONT. PERDIDAS DE ENERGIA

DIRECCION FINANZAS

DIRECCION R. INDUSTRIA.

SECRETARIA

REC. HUMANOS

ADQUISICIONES

PRESUPUEST

TESORERIA

INVENT.

CONTABILI

SERV. GENERALES

TRANS.Y TALLER MEC.

DIRECCION ING. Y CONST.

DIRECCION OP. Y MANT.

DIRECCION

ING. Y DISEO

CONST. ELECTRICAS

FISCALIZAC.

GENERACION

SUBESTACIONES

DIS. Y AL. PUBLICO

CLIENTES

RECAUD

A.AGENC

Fuente: Departamento de Planificacin Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaboracin: Autoras Tesis 52

4.7

LA DIRECCIN FINANCIERA Y SUS FUNCIONES

4.7.1 INVENTARIOS Y AVALOS

RELACIN DE DEPENDENCIA.- Depende de la Direccin Financiera. FUNCIONES

a. Programar, ejecutar y mantener actualizados los inventarios y avalos de los activos fijos de la Empresa. b. Elaborar e implementar manuales, instructivos, normas y procedimientos para realizar inventarios y mantener el control de los mismos. c. Mantener una base de datos de precios de mercado para el avalo de los bienes. d. Realizar, mediante muestreo, constataciones fsicas de las adiciones, bajas y cambios de las instalaciones en servicio. e. Definir normas y procedimientos para la baja, venta, remate de los bienes de la empresa. f. Programar y realizar los inventarios fsicos de los bienes de las bodegas y bienes de inventario y de control. g. Preparar las bases y especificaciones tcnicas para la contratacin de inventarios y avalos y participar en el estudio y anlisis de las ofertas presentadas. h. Administrar los contratos de inventarios y avalos. i. Mantener actualizado el registro contable de los materiales utilizados en las rdenes de Trabajo de la cuenta Obras en Construccin. j. Estructurar los materiales de las rdenes de Trabajo en unidades de propiedad y retiro. k. Analizar, verificar y proponer los ajustes contables a las liquidaciones de obras. l. Informar al Director de Finanzas, sobre el cumplimiento de sus actividades. m. Las dems que determine el Director de Finanzas. 53

4.7.2

PRESUPUESTO

RELACIN DE DEPENDENCIA.- Depende de la Direccin Financiera. FUNCIONES

a.

Elaborar la pro forma presupuestaria anual y sus reformas.

b. Llevar el registro y control presupuestario de acuerdo a las normas vigentes. c. Informar la disponibilidad presupuestaria a nivel de partida, as como las obras a ejecutarse con financiamiento de terceros. d. Elaborar informes sobre la ejecucin y evaluacin presupuestaria. e. Efectuar la liquidacin presupuestaria. f. Cumplir con los reglamentos y manuales vigentes en el sector elctrico. g. Informar al Director de Finanzas sobre el cumplimiento de sus funciones. h. Las dems que determine el Director de Finanzas.

4.7.3 TESORERA

RELACIN DE DEPENDENCIA.- Depende de la Direccin Financiera. FUNCIONES

a. Manejar correctamente los recursos financieros de la Empresa. b. Revisar y controlar la legalidad, veracidad, propiedad y conformidad de la documentacin de respaldo, previo al pago. c. Efectuar los pagos autorizados y realizar las retenciones legales correspondientes. d. Recibir y mantener en custodia los valores, papeles fiduciarios, garantas, plizas, etc., de propiedad de la Empresa. e. Remitir diariamente a Contabilidad, la documentacin referente a ingresos y egresos. f. Solicitar y realizar transferencias bancarias previa autorizacin. 54

g. Informar oportunamente, sobre el vencimiento de los documentos que mantiene en custodia. h. Llevar el registro, control y liquidacin de las retenciones en la fuente de acuerdo a la Ley de Rgimen Tributario Interno. i. Mantener actualizados los registros de caja, bancos y documentos a su cargo. j. Consolidar los informes diarios de recaudacin. k. Efectuar el Clculo del impuesto a la renta del personal de la Empresa. l. Presentar el informe diario de disponibilidades al Director de Finanzas y Gerente. m. Informar sobre las rdenes de pago no canceladas. n. Cumplir con los reglamentos y normas vigentes para el sector elctrico. o. Las dems que le determine el Director de Finanzas.

4.7.3

ADQUISICIONES

RELACIN DE DEPENDENCIA.- Depende de la Direccin Financiera. FUNCIONES

a. Efectuar todas las adquisiciones autorizadas por la Empresa. b. Mantener actualizados los registros de proveedores. c. Solicitar cotizaciones y efectuar el anlisis de las mismas. d. Elaborar las rdenes de compra en base a las cotizaciones aprobadas y hacerlas legalizar. e. Coordinar las adquisiciones con las unidades solicitantes, cuando el caso lo requiera. f. Realizar los trmites de importacin y pedidos directos autorizados y participar en su liquidacin. g. Llevar expedientes por cada permiso de importacin y/o pedido directo e informar sobre el trmite de los mismos. h. Participar la recepcin de los artculos importados y realizar los trmites de reclamo ante las compaas aseguradoras y/o proveedoras, cuando sea el caso. 55

i. Asegurar que todos los bienes, materiales y suministros adquiridos sean entregados en Bodega o en los proyectos, en la cantidad y oportunidad solicitada. j. Mantener un archivo actualizado de la documentacin de la unidad. k. Colaborar en la elaboracin del plan anual de adquisiciones. l. Informar al Director de Finanzas sobre el cumplimiento de las funciones asignadas. m. Cumplir con los reglamentos y manuales vigentes para el sector elctrico. n. Las dems que determine el Director de Finanzas.

4.8

EL REA DE CONTABILIDAD

4.8.1 LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Dentro de los principales procedimientos contables que se realizan en el rea de Contabilidad podemos encontrar los siguientes: a. Llevar y mantener actualizada la contabilidad de la Empresa con sus respectivos registros, de acuerdo con el sistema uniforme de cuentas, polticas, normas tcnicas y principios de contabilidad generalmente aceptados. b. Elaborar y presentar los balances de: Comprobacin, General, Estado de Cuentas de Prdidas y Ganancias y Anexos, en la forma y plazos previstos por la Ley. c. Efectuar el control previo al compromiso, al gasto y al desembolso de todas las transacciones y operaciones de la Empresa, determinando la propiedad, legalidad y veracidad de las mismas. d. Organizar, custodiar y mantener actualizado el archivo de la documentacin sustentable de los registros contables. e. Liquidar oportunamente, en coordinacin con las reas pertinentes, las importaciones y las obras ejecutadas por la Empresa, ya sea por administracin directa o por contrato. f. Suministrar la informacin contable requerida por las diferentes reas. g. Coordinar sus actividades con las dems unidades de la Direccin de Finanzas. h. Informar al Director de Finanzas sobre el cumplimiento de las funciones asignadas. 56

i. Las dems que determine al rea el Director Financiero.

4.8.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES9

Es necesario describir las funciones y responsabilidades para el rea de Contabilidad, dentro de ellas, de manera general, podemos mencionar las siguientes, que son asignadas a cada miembro del personal que labora en el rea de Contabilidad segn el cargo laboral:

Contador General: Organiza, planifica y coordina las actividades de manera semanal para el rea de Contabilidad. Organiza y registra asientos diarios. Realiza el control previo y concurrente de toda la documentacin que llega al rea. Distribuye a los auxiliares segn sus labores asignadas y sus funciones el trabajo. Revisa continuamente que las cuentas contables presenten saldos razonables y reales. Prepara con frecuencia informes para los dems departamentos que requieran o cualquier ente de control sea este interno o externo.

Contador: Registro de compra-venta de energa, su generacin y distribucin y operaciones anexas a su registro, adems tiene la responsabilidad de crear la documentacin necesaria que justifiquen las transacciones realizadas. Registra la compra-venta de energa en el mercado ocasional, en el mercado de contratos, en el mercado elctrico mayorista (MEM); dentro de ellas realiza las compensaciones, las compras, las ventas y los pagos. Realiza las depreciaciones de activos. Revisa y Registra asientos diarios de evacuados, y de autoconsumo de energa.

Realizado por: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

57

Registra los valores recaudados por la empresa para terceros como tasa de bomberos, tasa municipal, tasa de recoleccin de basura, seguro contra incendio, etc.

Auxiliar de Contabilidad #1: Recibe facturas, comprobantes de retencin, partes de recaudacin, comprobantes de ingresos, cheques, para la verificacin de la correcta generacin de dichos documentos y su orden secuencial. Registra asientos de recaudacin de agencias como de la recaudadora matriz. Realiza el registro de subfacturacin Realiza asientos espordicos que la contadora general disponga

Auxiliar de Contabilidad #2: Realiza el registro de la cuenta bancos, es decir de todas las transacciones que generen movimientos bancarios y de cooperativas. Realiza conciliaciones bancarias con todos los bancos y cooperativas que posee la empresa Registra roles de pago, nmina, XII sueldo, XIV sueldo, vacaciones, obligaciones con el IESS, fondo de reserva, aporte patronal, aporte individual, prestamos quirografarios, dems obligaciones y cuentas relacionadas con los roles de pago. Manejo del fideicomiso, segn los valores transferidos de los recursos recaudados por la empresa, en cumplimiento con las clusulas acordadas con la administracin del fideicomiso.

Auxiliar de Contabilidad #3: Recibe los compromisos elaborados por presupuestos. Realiza el registro de rdenes de pago para los proveedores de la empresa. Revisa la facturacin de compras efectuadas de materiales, equipos, servicios y otros pagaderos dentro de un plazo no mayor de un ao.

58

Auxiliar de Contabilidad #4: Lleva la cuenta bodega que esta distribuida de la siguiente manera: B. general B. de acometidas y medidores B. Alaus B. Pallatanga B. Cumand B. Chunchi B. Combustibles y lubricantes

Lleva el registro de la cuenta FERUM, Registra ingresos y egresos de bodega. Realiza las conciliaciones de las cuentas por pagar a proveedores de materiales, repuestos y suministros adquiridos como stock de bodega, sean para construccin, operacin y mantenimiento,

Revisa el costo de los materiales recuperados y reingresados en las bodegas. Registra de cuentas de orden. Realiza cuadros de consumo de combustibles y lubricantes, sean para generacin o transporte, tomando en cuenta el margen de evaporacin autorizado por el Ministerio de Energa y Minas.

Archiva la documentacin que respalda los movimientos de sus actividades. Dems funciones que le asigne su jefe inmediato.

Auxiliar de Contabilidad #5: Recolecta todos los documentos necesarios para archivar como: Ordenes de pago Partes de Recaudacin Libros diarios Facturas Ingresos y egresos de bodega Roles de pago, etc.

59

Ordena de manera secuencial y cronolgica segn el mes que corresponda y separando en distribucin y generacin los documentos antes mencionados. Archiva en las carpetas correspondientes, Guarda en orden secuencial las mismas en su respectivo archivo.

Asesor Tributario: Revisa toda la documentacin que tiene que ver con impuestos segn la Ley de Rgimen Tributario Interno. Verifica si las facturas cumplen con todos los requisitos estipulados en la Ley de Rgimen Tributario Interno. Establece el porcentaje de retencin que debe efectuarse, segn el caso. Saca los reportes de los mayores y de los resultados que le da el anexo transaccional. Realiza conciliaciones de los reportes mensuales de las facturas del departamento de comercializacin. Realiza y registra en el sistema todas las obligaciones tributarias de la empresa con el SRI, como declaracin de impuestos en los formularios 104 y 103.

60

CAPTULO V: MARCO PROPOSITIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

5.1

IMPORTANCIA

El diseo de un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., se convierte en un imperativo de vital importancia debido al volumen de operaciones existentes, as como tambin los recursos asignados y la exigencia de resultados ptimos y acertados que se esperan del rea de Contabilidad para los dems Departamentos de la Empresa: ninguna empresa funciona sin contabilidad, o, ms bien dicho, si no lleva contabilidad no es empresa. Estos y otros motivos hacen imprescindible el diseo del presente Manual de Procedimientos Contables para que el personal que desarrolla sus actividades diarias dentro del rea de Contabilidad se apoye en este documento, puesto que con l se consignar en forma ordenada, secuencial y cronolgica los elementos fundamentales para contar con una elaboracin, coordinacin, direccin, evaluacin de los diferentes procedimientos contables a desarrollarse dentro del rea de Contabilidad, tanto por el (a) Contador (a) General, la Contadora, los cinco Auxiliares Contables y el Asesor Tributario.

Dentro del Diseo del Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., se abordarn aspectos metodolgicos bsicos para su correcta y adecuada utilizacin y revisin; al igual que se podrn emitir instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de las labores profesionales; al mismo tiempo que se encargue de 61

precisar las funciones asignadas a cada integrante del rea de Contabilidad, permitiendo de esta manera la eficiencia y eficacia en el desempeo laboral. Es pertinente recalcar que se pretende aportar procedimientos que puedan ser verdaderamente tiles para toda persona que desempee funciones en el rea de Contabilidad por primera vez o que haya realizado actividades laborales con posteridad en la mencionada rea.

5.2 OBJETIVOS DE DETERMINAR PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Presentar una visin en conjunto de los procedimientos realizados dentro del rea de Contabilidad.

Precisar las funciones asignadas a cada miembro que labora en el rea de Contabilidad, para de esta manera garantizar la eficiencia y eficacia del personal en el cumplimiento de sus funciones, evitando duplicidad de funciones.

Analizar los procedimientos contables vigentes en el rea de Contabilidad de la Direccin Financiera de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. Elaborar flujogramas que detallen la descripcin de las actividades desempeadas por el personal del rea de Contabilidad de manera grfica. Disear un Manual de Procedimientos Contables para garantizar el correcto y veraz registro de las transacciones y facilitar el desempeo de funciones del personal que labora en el rea de Contabilidad.

Facilitar la integracin de nuevo personal. Orientar e informar a los usuarios con los que interacta el rea de Contabilidad.

62

5.3

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN

5.3.1 NOMBRE OFICIAL

Diseo de un Manual Diseo de un Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., Provincia de Chimborazo.

5.3.1.1

Logotipo
Grfico N 7

5.3.2 BENEFICIARIOS

Los beneficiarios del Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., sern todos los integrantes del rea de Contabilidad, entre ellos: Contador General Contador Auxiliares (5) 63

Asesor Tributario

Es decir todos los miembros que empiecen a laborar o se encuentren desarrollando sus actividades en el rea de Contabilidad, siendo personal de contrato o personal de planta. En el siguiente organigrama se puede apreciar con mayor claridad la dependencia del personal del rea de Contabilidad y la utilidad que representa para ellos el uso del Manual de Procedimientos Contables.

5.3.2.1 Organigrama Estructural para el rea de Contabilidad de la EERSA

Grfico N 8

CONTADOR GENERAL

NIVELES 1. Directivo 2. Asesor 3. Ejecutivo 4. Operativo

ASESOR TRIBUTARIO

NIVELES 1. Directivo 2. Asesor 3. Ejecutivo 4. Operativo

CONTADOR

AUXILIAR CONTABLE N 1

AUXILIAR CONTABLE N 2

AUXILIAR CONTABLE N 3

AUXILIAR CONTABLE N 4

AUXILIAR CONTABLE N 5

No maneja el plan de cuentas Fuente: EERSA Elaboracin: Beln Bravo valos - Jemina Mera Malucn.

64

5.3.2

LUGAR Y FECHA DE DISEO

El Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero, Empresa Elctrica Riobamba S.A. se ha diseado en la ciudad de Riobamba, provincia de Chimborazo, en el periodo mayo octubre del ao 2009.

5.3.4

RESPONSABLES DE LA ELABORACIN, REVISIN Y/O AUTORIZACIN

Los responsables del presente Manual de Procedimientos Contables para el rea de Contabilidad de la Direccin Financiera, Empresa Elctrica Riobamba S.A. sern:

Responsables de elaboracin:

Mara Beln Bravo valos Jemina Gicela Mera Malucn

Responsables de revisin:

Ing. Cristbal Erazo Robalino Ing. Lenin Gaibor

Responsable de autorizacin:

Ing. Joe Ruales (Gerente encargado de la EERSA)

65

5.4

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Se detallar las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones dentro del rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la EERSA, incluyendo los puestos que intervienen en ella, precisando su responsabilidad y participacin, adems ayudar al control interno de la EERSA para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral de las operaciones concatenadas entre s. Esto permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos dentro del rea, con lo cual disminuirn errores y el incremento de la productividad, garantizando la eficiencia y eficacia del personal en el cumplimiento de las funciones en el rea de Contabilidad.

5.4.1

OBJETIVOS

Proporcionar a personas legtimamente interesados la informacin que genera el rea de Contabilidad. Verificar el cumplimiento de las actividades desempeadas dentro del rea de Contabilidad. Orientar a nuevos colaboradores en el rea sobre sus actividades a realizar Planificar, coordinar, evaluar y controlar las actividades a realizarse dentro del rea. Cumplir la planificacin establecida para el rea Verificar el correcto registro de las transacciones contables. Mantener actualizada la contabilidad de la empresa. Llevar un ordenado y correcto archivo de la documentacin soporte del rea Realizar y registrar todas las obligaciones tributarias de la empresa.

66

5.4.2

POLTICAS

Los procedimientos se aplicarn a toda el rea de Contabilidad en general, empezando por el cargo de Contador General, de ellos dependern los dems procedimientos realizados por el resto del personal que ocupa los diferentes cargos laborales. Todo proceso realizado en los diferentes cargos ser de responsabilidad exclusiva de quien desempee dicho cargo laboral, quien ser supervisado por su jefe inmediato. Proporcionar, al personal interno del rea, sin reserva alguna la informacin, documentacin y la base legal necesaria para realizar sus actividades. Coordinar con todo el personal del rea de Contabilidad para mantener actualizada la contabilidad registrando las transacciones en el da en que se ejecut. Presentar los balances de comprobacin y estados financieros de forma mensual, anual y cuando el caso lo amerite, debidamente elaborados y legalizados al Director Financiero de la Empresa para la toma de decisiones pertinentes. Efectuar reuniones quincenales y cuando la situacin lo amerite con todo el personal del rea de Contabilidad para unificar criterios y planificar labores a realizarse y, posteriormente, presentar los resultados al Director Financiero. Acudir a capacitaciones frecuentes correspondientes al cargo laboral desempeado. La informacin saldr del rea de Contabilidad solamente con autorizacin documentada y debidamente certificada por el Contador General.

67

5.4.3

PROCEDIMIENTOS CONTABLES SEGN FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ASIGNADAS

5.4.3.1 Contador General

El Contador General ser el principal responsable de todas las actividades que se realicen dentro del rea de Contabilidad, y responder por todas las decisiones que en ella se adopten.

5.4.3.1.1 Descripcin

Los siguientes procedimientos se tornan indispensables para el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.; sin ellos no se podrn efectuar las dems actividades; motivo por el que sern los primeros a ejecutarse en el rea cuando se comiencen las tareas diarias. El Contador General es la mxima autoridad del rea de Contabilidad y es el encargado de planificar las actividades a realizarse por el contador y los auxiliares de contabilidad, adems de supervisarlas y evaluar el desenvolvimiento de cada una de ellas. Los procedimientos a observar en el cumplimiento de sus actividades se detallan a continuacin:

68

5.4.3.1.1

Primer Procedimiento:

De la planificacin, organizacin y control de actividades del rea

1. Inicio del procedimiento 2. El Contador General asistir cada quince das a una reunin de trabajo con el Director Financiero. En la misma se tratarn problemas y actividades laborales inherentes al rea de Contabilidad, es decir se planificar el trabajo que se realizar en la siguiente quincena; lo acordado plasmar el auxiliar # 2 en un documento por escrito que ser aprobado por el Contador General y el Director Financiero. La secretaria del Director Financiero archivar el documento para su posterior verificacin y control del cumplimiento de actividades encomendadas. 3. El Contador General, conocedor de las actividades acordadas, organizar y designar al personal del rea de Contabilidad segn el cargo laboral que ocupen; mediante documento escrito se solicitar el cumplimiento de su tarea. 4. La supervisin se realizar diariamente de manera constante para obtener los resultados deseados; el Contador General va computador vigilar que las actividades asignadas a cada integrante del rea se estn cumpliendo a cabalidad con eficiencia y eficacia, sin el nimo o actitud de fiscalizar, sino ms bien de coordinar responsablemente. 5. El contador y los auxiliares tienen la responsabilidad de entregar al final de la quincena un informe en el que detalle la culminacin de las tareas encomendadas. 6. El informe se enviar por el correo de la Empresa Elctrica S.A. (Red interna que no tiene la necesidad de estar conectado al Internet, en el que cada persona que labora en la entidad cuenta con un correo con clave personalizada), de tal manera que el Contador General pueda cotejar entre lo planificado y lo que en la prctica se ha logrado. 7. Si la informacin es fiable se realiza el siguiente procedimiento.

69

8. Redaccin de un informe final que se entregar al Jefe del Departamento Financiero, para la verificacin del acatamiento de lo acordado y su archivo para constatacin de lo realizado. 9. Finalmente el documento resumen de las actividades realizadas ser archivado por el auxiliar #5. 10. Fin del procedimiento.

70

 Flujograma DE LA PLANIFICIN, ORGANIZACIN Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DEL REA

Grfico N9

71

72

5.4.3.1.2

Segundo Procedimiento:

De la recepcin y tramitacin de documentos soporte

1. Inicio del procedimiento 2. El Contador General recibir toda la documentacin necesaria para las labores del rea de Contabilidad, provenientes de las reas de: Tesorera, Presupuesto, Adquisiciones, Inventarios, Departamento Financiero y en general de todas las reas operativas de la empresa en donde se generen movimientos contables. Al hacer la revisin, previo al registro contable, se constatar que el documento sea autntico. 3. Cumplimiento de los parmetros legales y dems requisitos segn la clase de documento que sea: si el documento no cumple con los parmetros previamente establecidos, el Contador General enviar de regreso los documentos receptados a sus lugares de origen para que se realice la respectiva correccin. 4. Si el documento cumple con los parmetros previamente establecidos el Contador General los sellar y firmar evidenciando as su responsabilidad sobre los mismos. 5. Conocedor del tipo y clase de documentos los ordenar y clasificar segn el tipo de documento, y remite al Contador (Jefe). 6. Posteriormente el Contador asignar los documentos fuente a cada integrante del rea para su respectivo registro y control contable, siendo entre otros: Para el Contador: Facturas de compra y respaldo de las facturas de venta de energa elctrica, tanto en el mercado ocasional como en el de contratos; comprobantes de retencin al realizar las compras, memorandos enviados de las entidades para las cuales ejercen responsabilidad de recaudacin en planillas de consumo elctrico: Ilustre Municipio de Riobamba, Cuerpo de Bomberos, FERUM, etc., de igual manera recibe los cuadros del CENACE (Centro Nacional de Control de Energa) y del MEM (Mercado Elctrico Mayorista). Para el Auxiliar #1: Facturas de suministros y materiales adquiridos con caja, depsitos de recaudacin diaria, planillas de consumo elctrico, SPI enviados por las instituciones financieras, listado de recaudacin diaria realizado en el rea de comercializacin. 73

Para el Auxiliar #2: Estados de cuenta de todas las instituciones financieras con las que mantiene movimientos de ingresos y desembolsos de recursos, recibe de igual manera los roles de pago enviados por el departamento de recursos humanos y los gastos del fideicomiso as como el estado de cuenta del fideicomiso.

Para el Auxiliar #3: rdenes de pago enviadas desde el departamento de presupuesto y facturas para la constatacin de la adquisicin, tanto de bienes como de servicios adquiridos por la empresa.

Para el Auxiliar #4: Ingresos, egresos y reingresos de bodega, altas y bajas de bodega, plizas de fiel cumplimiento de contratos.

7.

En el caso que algn integrante del rea de Contabilidad devolviere algn (os) documento (s) el Contador General est en la obligacin de volver a realizar todo el procedimiento con los documentos devueltos. Si ese no fuere el caso realizar el procedimiento correspondiente al control en el que vigilar que las actividades asignadas a cada integrante se estn cumpliendo a cabalidad con eficiencia y eficacia. Con este paso concluira el control previo y concurrente de documentos fuente.

8.

Si los documentos entregados son correctos, se proceder a realizar el procedimiento contable que le corresponda hacer a cada auxiliar y al contador segn sea su funcin dentro del rea de Contabilidad

9.

Los asientos contables, resultado del procedimiento descrito en el paso anterior, con los respectivos documentos soporte sern enviados al Auxiliar de Contabilidad #5 para ser archivados.

10. Fin del procedimiento.

74

Flujograma

DE LA RECEPCIN Y TRAMITACIN DE DOCUMENTOS SOPORTE

Grfico N10

75

5.4.3.1.3

Tercer Procedimiento:

De la revisin de los saldos contables

1. 2.

Inicio de procedimiento El Contador General a diario revisar el saldo de las cuentas ms relevantes dentro de la contabilidad de la empresa a travs de pantalla. Estos saldos tienen que ser reales y razonables. Para realizar este procedimiento el Contador General deber conocer las obligaciones de cada integrante del rea de llevar determinadas cuentas contables.

3.

Luego de haber realizado la revisin de saldos determinar si estos son o no reales y razonables. Si la respuesta es positiva ser el fin del presente procedimiento; caso contrario, se continuar con los restantes pasos.

4.

En caso de que el documento no sea autntico o despierte dudas deber pedir al auxiliar encargado de llevar la cuenta la presentacin de la respectiva documentacin que sustente el saldo actual por la transaccin realizada y registrada.

5.

El auxiliar contable responsable de este registro deber presentar fsicamente la documentacin que sirva como sustento legal.

6.

Al detectar el error en el registro de la transaccin se ingresar los valores verificados al sistema (de ser necesario se realizarn los ajustes correspondientes) para posteriormente ser nuevamente revisados por el Contador General.

7.

Si los valores han sido registrados de manera correcta y sustentados con la documentacin pertinente se dar por terminado el proceso.

8.

Pero si el error se encuentra en la documentacin se enviar al rea de donde procedi el documento; all ser objeto de otro tipo de procedimiento.

9.

Fin del procedimiento

76

 Flujograma DE LA REVISIN DE SALDOS DE CUENTAS

Grfico N11

77

5.4.3.2 Contador

El contador ser el segundo en mando dentro del rea Contable, en caso de ausentarse el Contador General todas las responsabilidades del rea de Contabilidad recaern sobre l, adems de desempear funciones asignadas acorde al cargo ejecutivo que desempea, siendo las principales que mueven a la empresa como es la Compra Venta de energa elctrica.

5.4.3.2.1 Descripcin

Los procedimientos a detallarse constituyen un aporte relevante para el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., debido a la magnitud de su ejercicio econmico y porque en s, la actividad pilar que mueve a la empresa: la compra-venta de energa elctrica. Se podra decir que esta labor es el centro en torno al cual giran las dems actividades a registrarse en el rea. Los clculos deben ser exactos. El sustento legal es esencial en el proceso de registro de las cuentas que intervienen en la compraventa de energa elctrica, esta funcin adems esta vinculada con todo el departamento financiero para su adecuado registro. Las dems actividades encomendadas, sin restarles importancia, deben ser ingresadas al sistema de manera oportuna y teniendo presente que tales registros representan la fiel realidad de la Empresa.

78

5.4.3.2.1

Cuarto Procedimiento:

De la contabilizacin de la compra de energa elctrica

El proceso de compra de Energa Elctrica, se basa en el presupuesto elaborado por el rea respectiva, previo a su adquisicin; es por eso que se recibe de dicha rea la documentacin para el registro de la compra, adems de revisar los cuadros en Excel enviados mediante correo electrnico por el CENACE (Consejo Nacional de Control de Energa), siendo necesario tambin los documentos del fideicomiso para saber cuanto se va a invertir en la compra de energa y los registros del MEM (Mercado Elctrico Mayorista), para cuadrar saldos, previo al debido proceso contable. Los procedimientos a seguir son:
1. 2.

Inicio del procedimiento Recepcin de documentos para la compra de energa en el mercado ocasional y por contratos.

3.

El Auxiliar #1 proveer los comprobantes de depsito realizados por la compra de energa y los partes de recaudacin para constatar cul puede ser la inversin requerida para dicha transaccin; el Auxiliar #2 pone a su disposicin los estados de cuenta de fideicomiso; el Auxiliar #3 presentar las rdenes de pago y finalmente el Asesor tributario entrega las retenciones en la fuente efectuadas para que el contador registre todo el movimiento atinente a la compra de energa.

4. 5.

Recepcin de los cuadros enviados por el CENACE. Comprobacin de que los valores que intervienen en la compra de energa son los mismos que se encuentran plasmados en los documentos receptados dentro del rea con los enviados por el CENACE.

6.

Si entre los documentos receptados por el rea y los enviados por el CENACE existen diferencias se enva de vuelta dichos documentos para su revisin y rectificacin;

7. 8.

De lo contrario se procede a registrar la compra. Fin del procedimiento 79

 Flujograma DE LA CONTABILIZACIN DE LA COMPRA DE ENERGA

Grfico N12

80

 Registro Contable DE LA CONTABILIZACIN DE LA COMPRA DE ENERGA

TABLA N 11

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

511101 Compra de Energa a Contratos 234 Cuentas por Liquidar P/r. Compra de energa en el Mercado de Contratos

xxxx

TABLA N 12

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

511201 Compra de Energa Mercado Ocasional 234 Cuentas por Liquidar P/r. Compra de energa en el Mercado Ocasional

xxxx

TABLA N 13

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

234 Cuentas por Liquidar 212130 Proveedores P/r. Registro de facturas por compra de energa

xxxx

81

5.4.3.2.2

Quinto Procedimiento:

De la contabilizacin de la venta de energa elctrica

1. Inicio del procedimiento contable. 2. Recepcin de documentos por el Contador, que respaldan la venta de energa al mercado ocasional y al de contratos, entre ellos: partes de recaudacin y facturas por planillas de consumo de energa elctrica que se generan en el departamento de comercializacin y las provenientes de los dems lugares de recaudacin, entregados por el auxiliar #1, rdenes de pago por el auxiliar #3, retenciones recibidas el asesor tributario y los cuadros enviados por el CENACE mediante fax. 3. Revisin de los anteriormente citados documentos a fin de constatar su autenticidad, legalidad y correcta elaboracin 4. Comparacin de los cuadros del CENACE con los documentos generados al interior del rea de Contabilidad. 5. De existir error en los documentos revisados y comparados, se regresan a los responsables de su elaboracin. 6. Si al comparar los documentos, los saldos son los mismos, se procede al respectivo registro contable. 7. El contador procede a realizar el registro de valores recaudados por terceros, como por ejemplo la devolucin a bomberos. 8. Fin del procedimiento.

82

 Flujograma DE LA CONTABILIZACIN DE LA VENTA DE ENERGA ELCTRICA

Grfico N13

83

Registro Contable

DE LA CONTABILIZACIN DE LA VENTA DE ENERGA ELCTRICA

TABLA N 14

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

1122120001 Cuentas por Cobrar 411103001 Venta de Energa Propia-Autoconsumo P/r. Valores de los cuadros enviados del CENACE

xxxx

TABLA N 15

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

112211001 Cuentas por Cobrar abonados/consumidores 1122120001 Cuentas por Cobrar P/r. Facturas enviadas del Dep. de comercializacin

xxxx

TABLA N 16

CODIGO 111102001 Bancos

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

112211001 Cuentas por Cobrar abonados/consumidores P/r. Facturas enviadas del Dep. de comercializacin

xxxx

TABLA N 17

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

114106001 Retenciones Recibidas ao Corriente 112211 Cuentas por Cobrar P/r. Comprobantes de Retencin emitidos por los clientes

xxxx

84

DE LA TRANSFERENCIA DE VALORES DE AGENCIAS

TABLA N 18

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

234101 Cuentas por liquidar 114111001000000 Otros Activos Corrientes P/r. Registro de transferencias de los valores descargados de agencias

xxxx

DE LA LIQUIDACIN DE RDENES DE TRABAJO

TABLA N 19

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

1212 Activo Fijo Depreciable 1225 Obras en Construccin P/r. Liquidacin de Ordenes de Trabajo

xxxx

DE LA DEPRECIACIN MENSUAL
TABLA N 20

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

521401 Depreciacin de Activo Fijo Relacionados al Servicio Elctrico 1212 Activo Fijo Depreciable P/r. Depreciacin mensual

xxxx

85

5.4.3.3 Auxiliar de Contabilidad # 1

El Auxiliar de Contabilidad # 1 se encuentra en un nivel operacional al igual que los dems auxiliares, y se realizarn las actividades que estn asignadas a el adems de las asignadas por el nivel directivo y ejecutivo, estar encargado principalmente del movimiento de la cuenta caja-bancos, siendo una de las ms importantes de la EERSA, como lo es en la mayora de las empresas.

5.4.3.3.1 Descripcin

Estos procedimientos sern efectuados en cuanto se obtenga la informacin proveniente de las instituciones financieras y la periodicidad de su registro ser diariamente; dicha informacin se enviar a los dems auxiliares para que la registren oportunamente y no retrasen sus labores cotidianas. Al estar vinculadas ciertas actividades entre diferentes auxiliares, es motivo suficiente para que no se puedan aplazar o dejar en segundo plano. Los procedimientos para hacer posible tales registros son los siguientes:

5.4.3.3.2 Sexto Procedimiento: Del registro de los Partes de Recaudacin 1. Inicio del procedimiento 2. Recepcin de partes de recaudacin elaboradas por el Departamento de comercializacin, especficamente por el rea de comercializacin, esto es el listado de la recaudacin total, 3. Recepcin de facturas por cobro de planillas de energa tanto residencial, como comercial e industrial, adems de los depsitos por garanta. 86

4. Recepcin de facturas por ingresos extraordinarios como por ejemplo mantenimiento de postes y redes, reparacin de medidores, etc. 5. Recepcin de los depsitos por garanta que realizan los consumidores que por primera vez van a adquirir el servicio de energa elctrica, ya que la EERSA. tiene la poltica de asegurar la prestacin de sus servicios mediante tales depsitos. 6. Recepcin de los comprobantes de retenciones realizadas por las instituciones que consumen energa, lo cual no es cobrado en efectivo sino que se utiliza como crdito fiscal. 7. Registrar en la cuenta caja los ingresos que antes del depsito diario por recaudacin, era una cuenta por cobrar. La EERSA tiene como poltica realizar el depsito en las 24 horas subsiguientes de efectuado el cuadre de cada una de las cajas recaudadoras y de existir faltante en cualquiera de las cajas tendr que ser repuesto por el encargado de dicha ventanilla de recaudacin, en caso contrario el sobrante pasar a formar parte de los ingresos extraordinarios de la Empresa. 8. Registro del total del depsito de los valores ingresados a caja por concepto de recaudacin. 9. Comprobacin de saldos entre los valores recaudados con los Estados de cuenta elaborados y registrados por el auxiliar de contabilidad #2. 10. De no cuadrar se proceder a revisar los saldos de valores Recaudados (Cuenta Caja) y los saldos de valores registrados (Cuenta Bancos) a fin de verificar en cul de los dos movimientos se encuentra el error. Caso contrario no existir inconveniente alguno. 11. Fin del procedimiento

87

Flujogramas DEL REGISTRO DE PARTES DE RECAUDACIN

Grfico N14

88

 Registro Contable

DEL REGISTRO DE PARTES DE RECAUDACIN

TABLA N 21

CODIGO 111101 Caja

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

112209 Depsitos y Garantas de Consumo 412101 Ingreso de Operacin P/r. Partes de Recaudacin

xxxx xxxx

TABLA N 22

CODIGO 111102 Bancos

DETALLE

DEBE xxxx xxxx

HABER

114106001 Retenciones Recibidas aos Corrientes 111101 Caja

Xxxx

P/r. Partes de Recaudacin

89

5.4.3.4

Auxiliar de Contabilidad # 2

5.4.3.4.1 Descripcin

Los procedimientos realizados por el Auxiliar de Contabilidad # 2, tiene vital importancia para la EERSA. Tal importancia se ve reflejada particularmente en la cuenta bancos dentro de los estados financieros pertinentes, y es la de mayor relevancia puesto que concentra la liquidez de la misma; as como tambin el registro de pagos al personal que en ella laboran; dichos procedimientos se detallan a continuacin.

5.4.3.4.2 Sptimo Procedimiento:

Del registro de la cuenta bancos

Las transacciones efectuadas para realizar movimientos con el efectivo con el que dispone la Empresa se lo realiza con la cuenta bancos y cabe mencionar que por el cuantioso recurso, la Empresa mantiene relaciones laborales con aproximadamente 17 instituciones financieras entre bancos y cooperativas, de aqu la importancia de realizar adecuadamente los procedimientos detallados a continuacin:

1. 2.

Inicio del procedimiento El Auxiliar de Contabilidad #2 recepta los Estados de Cuenta, enviados por las entidades financieras, con las que la Empresa mantiene relacin.

3. 4.

El Contador entrega los cuadros del CENACE al Auxiliar de Contabilidad #2. El Auxiliar de Contabilidad #2 comprueba que los valores registrados en los cuadros del CENACE concuerden con los del Estado de Cuenta. 90

5.

El Auxiliar de Contabilidad #1 entrega el registro de los Partes de Recaudacin al Auxiliar de Contabilidad #2.

6.

El Auxiliar de Contabilidad #2 comprueba que los movimientos en los Estados de Cuenta concuerden con el registro de los Partes de Recaudacin, posterior a su verificacin hace la devolucin de dichos documentos.

7.

El Auxiliar de Contabilidad #3 entrega al registro de las rdenes de Pago al Auxiliar de Contabilidad #2.

8.

El Auxiliar de Contabilidad #2 comprueba que los valores en el registro de la Orden de Pago concuerde con el Estado de Cuenta, luego procede a la devolucin del documento.

9.

El Auxiliar de Contabilidad #2 al constatar que los valores no concuerdan en los registros contables, comunica a los encargados de su elaboracin el error para su modificacin. De surgir el error en los Estados de Cuenta, el Auxiliar de Contabilidad #2 realiza una llamada a la correspondiente entidad financiera para su revisin y que realice el respectivo dbito o crdito que haya surgido al constatar el error.

10.

Si el manejo de los valores concuerdan tanto en la documentacin que se genera en el rea de Contabilidad y en los Estados de Cuenta, Auxiliar de contabilidad #2 procede a efectuar el registro en la cuenta bancos.

11.

Fin del procedimiento

91

Flujograma

DEL REGISTRO DE LA CUENTA BANCOS

Grfico N16

92

 Registro Contable

DEL REGISTRO DE LA CUENTA BANCOS

TABLA N 23

CODIGO 111102001 Bancos

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

112210001 Venta de Energa P/r. Ingreso por venta de energa.

xxxx

93

5.4.3.4.3 Octavo Procedimiento:

Del registro de fideicomiso

Para el registro de Fideicomisos cualquiera que sea la institucin financiera que los administre, como es el caso actualmente de un fideicomiso administrado por Fondos Pichincha, para una mejor transparencia en el manejo de los recursos provenientes de la comunidad y que van directamente para las inversiones del Estado, los procedimientos a seguir son los siguientes:

1. Inicio del procedimiento 2. Recepcin de estado de cuenta de fideicomiso enviado por el Banco Proamrica directamente al Auxiliar #2. 3. El Auxiliar #2 receptar los cuadros de gastos del fideicomiso (enviados por Fondos Pichincha y tambin los registrados en el estado de cuenta), documentos con los cuales har una conciliacin de saldos. De haber anomalas el Auxiliar #2 acudir al asistente del Director Financiero para la revisin de la distribucin del 55,71% para pagar al Mercado Elctrico Mayorista y el 44,79% del Valor Agregado de

Distribucin (VAD) por gastos que intervienen en la compra de energa, y de ser el caso, proceder a rectificar las inversiones y gastos realizados a travs del Fideicomiso 4. El contador proveer al Auxiliar # 2 los cuadros que enva el CENACE a fin de que constate su concordancia con los saldos del estado de cuenta. 5. Por su parte, el auxiliar #1 entregar los depsitos diarios realizados por la recaudacin de los valores en planillas, adems de las facturas de bomberos y dems valores recaudados para fondos de terceros. 6. El asesor contable tenedor de las retenciones por compra de energa certificar los saldos en el estado de cuenta por retenciones de IR. 7. Con todos los documentos recaudados el Auxiliar # 2 realizar la conciliacin respectiva. 94

8. Si los valores concuerdan el Auxiliar # 2 proceder a hacer el registro en la cuenta de fideicomiso, de lo contrario devolver la documentacin a los funcionarios involucrados para su respectiva revisin y correccin. 9. Fin del procedimiento

95

Flujograma DEL REGISTRO DE FIDEICOMISO

Grfico N15

96

 Registro Contable

DEL REGISTRO DEL FIDEICOMISO

TABLA N 24

CODIGO 111105003 Fideicomiso

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

212131 Proveedores de Combustibles Para Generacin y Servicios Relacionados

xxxx

P/r. El fideicomiso

97

5.4.3.5 Auxiliar de Contabilidad # 3

El Auxiliar de Contabilidad # 3, tiene el mismo nivel que los dems auxiliares del rea de Contabilidad, a el se le sern asignadas la elaboracin de Ordenes de Pago, las mismas que tienen vinculacin directa con el rea de presupuestos y Tesorera.

5.4.3.5.1 Descripcin

Los procedimientos a efectuarse por este auxiliar tienen relacin fundamentalmente con pagos efectuados por la empresa a terceros es decir a proveedores, registro contable de los pagos efectuados en el sistema de la Empresa.

5.4.3.5.2 Noveno Procedimiento:

Del registro de las ordenes de pago

Las rdenes de pago realizadas por el cargo de auxiliar de contabilidad #3 se realizan con los siguientes procedimientos: 1. 2. 3. 4. Inicio del procedimiento Recepcin del compromiso, documento que es elaborado en el rea de presupuesto. Revisin de la documentacin adjunta en el compromiso, sobretodo la factura. Enva la respectiva factura al asesor contable para la elaboracin de las respectivas retenciones en la fuente del IVA e IR. 5. Si el compromiso est bien elaborado y la documentacin cumple con los parmetros establecidos legalmente se procede al registro en la cuenta del respectivo proveedor. 6. Se imprimen tres copias de la orden de pago realizada: una para el proveedor que haga efectivo el pago en el rea de tesorera, la segunda y tercera van a tesorera. 98

7.

La ltima copia regresa a contabilidad sellada y firmada junto con el compromiso y la documentacin que sustenta la transaccin.

8.

El auxiliar de contabilidad #5 recepta tales documentos los revisa los sella y los archiva

9.

Fin del procedimiento.

99

 Flujograma DEL REGISTRO DE LAS RDENES DE PAGO

Grfico N17

100

 Registro Contable

DEL REGISTRO DE LAS RDENES DE PAGO

TABLA N 25

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

521309 Administracin 112304001 Deudores diversos 212190001 Otras cuentas por pagar 212110001 Retenciones del IR 212110002 Retenciones del IVA

xxxx xxxx xxxx xxxx

P/r. Pago a proveedor

101

5.4.3.6 Auxiliar de Contabilidad # 4

El Auxiliar de Contabilidad # 4, tiene bajo su responsabilidad el control contable de las bodegas de materiales de la EERSA, controlando contablemente lo utilizado en obras y ordenes de trabajo que realice la EERSA.

5.4.3.6.1 Descripcin

Los procedimientos realizados por quien desempee este cargo son de suma importancia para la empresa, debido a la adquisicin de bienes y materiales para el funcionamiento adecuado de la misma, as como el control de ellos en su ubicacin en la bodega tanto general como en las agencias. El Auxiliar de Contabilidad N 4 debe realizar los siguientes procedimientos para el correcto registro de los movimientos que genera la cuenta de materiales, en s los bienes que se encuentran tanto en la bodega central como en las diferentes agencias con las que cuenta la empresa:

5.4.3.6.2

Dcimo Procedimiento:

Del ingreso de artculos a bodega

1. 2. 3.

Inicio de procedimiento Recepcin de documentos entregados por el encargado de ingresos de bodega central. El Auxiliar de Contabilidad # 4 firma en el registro de bodega para constatacin de recibimiento del documento.

102

4.

Revisar en el sistema si las nuevas adquisiciones han sido compradas al mismo precio o han experimentado variacin.

5. 6.

Valorar los artculos que han ingresado a bodega. Enva el documento con los artculos valorados a asesor contable para que realice la respectiva retencin en la fuente por la compra.

7. 8. 9.

El asesor realiza la retencin y devuelve el documento a Auxiliar #4. Registra el ingreso de materiales al sistema de bodegas. Archiva el documento de ingreso de artculos a bodega y su respectiva valoracin.

10. Fin del procedimiento.

103

 Flujograma DEL INGRESO DE ARTCULOS A BODEGA

Grfico N18

104

 Registro Contable

DEL INGRESO DE ARTCULOS A BODEGA

TABLA N 26

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

113101001 Bodegas centralizadas 212130001 Proveedores - Locales

xxxx

P/r. Ingreso de artculos a bodega central

105

5.4.3.6.3 Dcimo Primer Procedimiento:

Del egreso y reingreso de artculos a bodega

1. Inicio de procedimientos 2. Recepcin de documentos entregados por el encargado de la bodega central, estos son los egresos de bodega en los que vienen incluidos los reingresos a bodega, los mismos que se convierten en ingresos. 3. El Auxiliar de Contabilidad # 4 firma en el registro de bodega para constatacin de recibimiento del documento. 4. Verificar en el sistema la existencia de dichos artculos y si se encuentran en stock. 5. De no existir stock se revisa las transferencias a bodega y se las registra, si no hay transferencia se solicita al departamento de adquisiciones la compra de materiales. 6. Registro de la fecha del documento de egreso, la cantidad de los artculos y la asignacin de la cuenta contable. La cuenta de materiales es la 141 y, cuando es por rdenes de trabajo, la 147. 7. Registro del reingreso con el ingreso de datos del documento al sistema, asignando a la misma cuenta contable con la que egres el material. 8. Imprime los documentos de egresos, reingresos (ingresos), y reportador. 9. Comparacin de saldos 10. Archivo de documentos 11. Fin del procedimiento

106

 Flujograma DEL EGRESO Y REINGRESO DE ARTCULOS A BODEGA

Grfico N19

107

 Registro Contable

DEL EGRESO DE BIENES A BODEGA

TABLA N 27

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

122501006 Lneas y subestacin de subdistribucin 113101003 Bodegas externas

xxxx

P/r. Egreso de artculos desde bodega central

TABLA N 28

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

521202 Materiales de telecomunicaciones 113103001 Bodegas externas

xxxx

P/r. Egreso de artculos desde bodega central

TABLA N 29

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

521203 Alumbrado pblico 113101003 Bodegas externas

xxxx

P/r. Egreso de artculos desde bodega central

108

DEL REINGRESO DE BIENES A BODEGA

TABLA N 30

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

113101003 Bodegas centralizadas 122501006 Lneas y subestacin de su distribucin

xxxx

P/r. El reingreso de artculos a bodega central

DE LA TRANSFERENCIA DE BIENES A BODEGAS

TABLA N 31

CODIGO

DETALLE

DEBE xxxx

HABER

113103001 Bodegas Externas 113103002 Bodegas Externas

xxxx

P/r. Transferencia de artculos a diferentes agencias.

109

5.4.3.7 Auxiliar de Contabilidad # 5

El Auxiliar de Contabilidad # 5 es el responsable de mantener todos los respaldos de los registros contables existentes en el rea, de igual manera mantener el orden secuencial y cronolgico de los mismos debido a la exhuberante cantidad.

5.4.3.7.1 Descripcin

Los procedimientos efectuados por el Auxiliar de Contabilidad # 5 servirn fundamentalmente para contar con respaldos contables y verificacin requerida por cualquier persona que la requiera siempre y cuando labore en la empresa. El Auxiliar de Contabilidad #5 es el encargado bsicamente de la verificacin, distribucin y archivo de documentos emitidos dentro del rea de Contabilidad as como los que vienen de las dems reas para el registro contable; detallamos el procedimiento correspondiente:

5.4.3.7.2 Dcimo Segundo Procedimiento:

Del archivo de documentos soporte

1. Inicio del procedimiento 2. Recepcin de documentos para adjuntar a asientos diarios para que estos cuenten con sustento legal. 3. El contador general enva informes y memos elaborados en el rea y fuera de ella. 4. El contador general entregar al Auxiliar #5 las planillas de consumo de energa.

110

5.

Alimentar una base de datos en la que se detalle las cuentas por cobrar a los trabajadores de la empresa por consumo de energa elctrica ms los descuentos efectuados en la primera quincena, segunda quincena y vacaciones por tal motivo.

6. Recepcin de cuadros enviados por el CENACE y entregados al Auxiliar #5 por el contador. 7. Recepcin de cuadros del LEVIN entregados por el contador para justificar la depreciacin mensual. 8. El Auxiliar #1 entrega partes de recaudacin para su archivo.

9. Los estados de cuenta son adjuntados a los asientos diarios que registren movimientos de la cuenta bancos, siendo encargado de esto el Auxiliar #2. 10. El Auxiliar #3 provee de las rdenes de pago que sern registradas en los asientos diarios de pago a proveedores. 11. Adjunta la respectiva documentacin a cada asiento diario y archiva ya sea en el archivo del rea de contabilidad o en el Antiguo edificio en donde se encuentra los documentos desde antes del 2004. 12. Fin del procedimiento.

111

Flujograma DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Grfico N20

112

5.4.3.8 Asesor Tributario

El Asesor Tributario, es el responsable de vigilar, controlar, dar seguridad que todos los documentos contables, emitidos y recibidos por la EERSA, sean correctos segn los reglamentos actualizados en el pas.

5.4.3.8.1 Descripcin

Los procedimientos efectuados por el Asesor Tributario, que se encuentra dentro del rea Contable, estarn en constante actualizacin y modificaciones segn lo establecido por ley para todo el pas, lo cual obliga a que el Asesor Tributario est en constante capacitacin.

Del registro de las retenciones en la fuente

1. Inicio del procedimiento 2. El Auxiliar de Contabilidad # 3 entregar facturas de los proveedores, el Auxiliar de Contabilidad # 4 entregar facturas de compra de materiales y de activos fijos, y el Auxiliar de Contabilidad #5 entregar facturas de compra de energa; todas ellas al asesor tributario, quien realizar la recepcin de las mismas para luego registrar las respectivas retenciones segn corresponda. 3. Revisin de legalidad de los documentos receptados 4. Si los documentos receptados no cumplen con toda la legalidad vigente enviar nuevamente a los auxiliares que enviaron los documentos respectivamente, para que los rectifiquen, y vuelvan a realizar el Procedimiento desde el paso nmero 2. Caso contrario no se seguir con el proceso.

113

5. Llenar los comprobantes de retencin de la empresa segn corresponda, 2% si la retencin corresponde a bienes, 7% a servicios, y 8% si corresponde la retencin a honorarios; para luego imprimirlos. 6. Los comprobantes de retencin impresos sern envidos al Auxiliar de Contabilidad # 1 para que el pueda elaborar los partes de recaudacin 7. Fin del procedimiento

114

 Flujograma DEL REGISTRO DE LAS RETENCIONES EN LA FUENTE

Grfico N21

115

5.4.4 OBSERVACIONES RELEVANTES

Cabe recalcar que en el cargo laboral como Contador General, no siempre podr delegar sus funciones, ests sern limitadas. Una importante y quiz primordial ser el no poder delegar la funcin de emitir informes, es una actividad que nica y exclusivamente le corresponder al Contador General, no pudiendo ser realizada por un auxiliar contable. A pesar que el Contador General no realiza registros contables en sus actividades laborales, deber ser el principal conocedor de las mismas para poder asesorar, revisar, coordinar, corregir e informar al personal del rea segn sea su necesidad. El registro de las transacciones diarias tendrn que estar actualizado no solo en el registro, sino tambin en el sistema para que el Contador General lo pueda tener a su disposicin cuando requiera de esta informacin. Si al revisar los documentos fuentes no se encuentran los sustentos legales debidos, regresarn al rea de la que provino para poner los sellos y firmas que sustenten la legalidad y responsabilidad de los mismos. Para el registro de compra-venta de energa se debern realizar clculos exactos, mientras que el sustento legal ser esencial en el proceso del registro de las cuentas que intervienen en la compra-venta de energa elctrica (esta funcin esta vinculada con todo el departamento financiero para su adecuado registro). En la venta y compra de energa elctrica se utiliza cuentas provisionales que se deben liquidar de un mes para el otro estas son: 122120001 Cuentas por cobrar y 2349 Cuentas por liquidar. La recepcin de las facturas por venta de energa elctrica se entregan al Auxiliar de Contabilidad # 1 diariamente. El registro de la depreciacin debe ser cautelosamente analizado dada la enorme cantidad de activos que posee la empresa. Esperar que las agencias hagan los descargos de planillas, se descarga una o dos veces por semana en la matriz. 116

 Al elaborar los cuadros de recaudacin para el fideicomiso los responsables tendrn que ser cuidadosos pues sern comparados con el CENACE para luego decidir con el porcentaje del VAD que le corresponde a la empresa que realizar con l. El registro de la cuenta bancos se realiza al llegar los estados de cuenta de cada banco. Los fideicomisos se registran cada 3 de cada mes cuando llega la informacin necesaria para elaborarlo. Para elaborarse las rdenes de pago son enviados los informes de compromiso de tesorera en donde distribuyen las partidas presupuestarias para efectuar posterior el registro el pago correspondiente. El registro de la liquidacin de rdenes de trabajo, se realiza cuando los rubros de materiales principalmente Mano de Obra y 20% de Gastos Administrativos, adems de Otros Gastos que son catalogados como costos indirectos de fabricacin se han registrado en su totalidad por el Auxiliar de Contabilidad # 4 (materiales), el Auxiliar de Contabilidad # 2 (roles de pago), Auxiliar de Contabilidad # 3 (ordenes de pago). Al registrar los materiales de las rdenes de trabajo hay q tener mucho cuidado con el N de OT y la respectiva cuenta contable ya que al registrar con los dems costos de: Mano de Obra y Costos Indirectos de Fabricacin, es decir al liquidar la obra en construccin ya no hay como realizar ajuste alguno que disuelva la transaccin Todos los documentos fuentes, sern entregados al Auxiliar de Contabilidad # 5, despus de haber realizado el correspondiente registro, estos sern archivados en orden secuencial y cronolgico. Todos los documentos tributarios, sern primero revisados por el Asesor Tributario, quien aprobar la legalidad y veracidad de dichos documentos.

117

5.5

CONCLUSIONES

PRIMERA.- El problema de investigacin se concreta as: En los 46 aos de vida institucional, la Empresa Elctrica Riobamba S.A. no ha elaborado un Manual de Procedimientos Contables que determine funciones, responsabilidades y procedimientos para toda el rea de Contabilidad. El presente trabajo de investigacin, ha permitido evidenciar su inexistencia.

SEGUNDA.- Las funciones actuales del personal de rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. han sido determinadas exclusivamente por el Contador General, sin mediar anlisis tcnico alguno.

TERCERA.- La falta de un Manual de Procedimientos Contables ha arrojado algunos efectos negativos en el rea de Contabilidad de la Empresa Elctrica Riobamba S.A. Entre ellos se sealan: duplicidad de funciones, prdida de tiempo y recursos, falta de planificacin, contratacin innecesaria de personal, etc.

CUARTA.- La Empresa Elctrica Riobamba S.A. es una institucin de vital importancia en el desarrollo local y provincial y cuya misin es: generar, distribuir y comercializar energa elctrica orientada a satisfacer la demanda de sus clientes.

118

QUINTA.- El presente manual debe ser debidamente analizado, socializado y actualizado conforme al crecimiento institucional y avance tecnolgico por el que atraviese la Empresa.

SEXTA.- Cuando la Empresa Elctrica Riobamba S.A. ponga en prctica el presente manual, tendr la oportunidad de volver ms eficientes y eficaces las funciones del rea de Contabilidad.

119

5.6

RECOMENDACIONES

PRIMERA.- La Gerencia de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., luego del anlisis respectivo, autorizar la implementacin del presente Manual de Procedimientos Contables en pro de lograr eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones y responsabilidades de su personal.

SEGUNDA.- El Departamento de Recursos Humanos y el Contador General de la Empresa asignarn las funciones al personal del rea de Contabilidad sobre la base de un estudio tcnico y considerando el perfil profesional de cada servidor.

TERCERA.- El Director Financiero conjuntamente con el Contador General realizarn reuniones paulatinas para planificar las actividades que deben cumplirse a corto, mediano y largo plazo por parte del personal que conforma el rea contable, con el objetivo de delimitar sus funciones y responsabilidades evaluando la realizacin de las actividades encomendadas en tiempo y espacio optimizando los recursos de la empresa, para de esta manera evitar la contratacin innecesaria de personal.

CUARTA.- El Gerente continuar con el cabal cumplimiento de la misin de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., con la indispensable colaboracin del personal que labora en ella, en este caso puntual, del rea de Contabilidad para mejorar la imagen corporativa a nivel provincial y nacional.

120

QUINTA.- El Contador general y el Jefe de Recursos Humanos conjuntamente con el Gerente (el cual emitir su autorizacin) posterior al anlisis del Manual de procedimientos Contables, procedern a realizar la sociabilizacin del documento a todo el personal del rea de Contabilidad de la Empresa y las dems reas del Departamento Financiero que lo soliciten. De surgir cambios que alteren la estructura organizacional de la Empresa Elctrica Riobamba S.A., el Gerente con el Consejo Directivo optarn por actualizar el presente manual.

SEXTA.- El Contador General evidenciar, la eficiencia y eficacia de las funciones desempeadas por el personal del rea de Contabilidad, a travs del cumplimiento de los procedimientos contables detallados en el manual elaborado en base a sus funciones y responsabilidades.

121

RESUMEN El Diseo de un Manual de Procedimientos Contables elaborado para el rea de Contabilidad del Departamento Financiero de la Empresa Elctrica Riobamba S.A.; naci ante la necesidad e inexistencia del mismo, teniendo como objetivo garantizar la eficiencia y eficacia del personal en el cumplimiento de las funciones. En el trabajo de investigacin utilizamos estudios exploratorios, descriptivos con el empleo de varios mtodos como el inductivo, deductivo, tcnicas de observacin, entrevista y encuesta, necesarios para arrojar resultados fundamentados en la realidad. Todos los documentos recabados han sido considerados como los ms importantes para formular un proceso ordenado, organizado, pero a la vez flexible para afrontar los cambios que continuamente nos inmiscuye el mercado actual, constan en los anexos de este documento.

La importancia de este Manual radica en proporcionar a la empresa, una gua til para el desenvolvimiento de sus actividades en cada una de las funciones del equipo que conforma el rea de Contabilidad, adems es una herramienta indispensable para controlar y supervisar, motivo por el que se propone el diseo de un Manual de Procedimientos Contables, en el que se detalla todo el proceso del manejo de cuentas contables y las correspondientes funciones y actividades que debe realizar cada uno de los integrantes del rea de Contabilidad.

La aplicacin del presente Manual de Procedimientos Contables, lograr involucrar responsablemente a todo el personal del rea de Contabilidad en la ejecucin de tareas asignadas, y servir como una herramienta de consulta durante sus actividades laborales.

Recomendamos a los Directivos de la EERSA considerar la implementacin definitiva de este Manual de Procedimientos, haciendo las modificaciones y actualizaciones necesarias para que se convierta en un instrumento de apoyo para el funcionamiento y mejora continua de la entidad, debido que la utilidad del Manual de Procedimientos Contables no solo es para el rea de Contabilidad sino tambin para el Departamento de Auditora Interna: facilita la evaluacin de los resultados emitidos por el personal del rea. 122

SUMMARY

The Accounting Procedures Manual design elaborated by the Accounting Department Area of the financial Department from the Riobamba Electric Company S.A.; arose from the need and non-existent of the manual, having as an objective to guarantee personnel efficiency and efficacy in the performed duties.

In this paper exploratory studies, descriptive using several methods such as inductive, deductive, observation techniques, interviews, surveys have been used in order to give important results in the reality. All documents obtained have been considered as the most important to formulate a tidied and organized process, but at the same time flexible to face the changes continuing immerse to us in the current market, listed in the annexes of this document.

The Manual importance is to provide the company, a useful guide for the activities development with each one of the team duties formed by Accounting Procedures Manual is proposed, detailing all the process of account transactions managing and their duties and activities to carried out each personnel in the Accounting Area.

The implementation of the present Manual will achieve involve responsibility to all personnel of the Accounting Area in the assigned task executions and will serve as a reference tool during their labor activities.

Is recommended to the EERSA Executives to consider the definitive implementation about this Procedures Manual, doing the modifications and updates necessaries in order to become a support-instrument for the proper performance and continuous improvement for the Accounting Area but also for the Internal Audit Department: improving the evaluation issue by the Area personnel.

123

BIBLIOGRAFIA

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126

SILGAS UTILIZADAS

CENACE: CONELEC: EERSA: FERUM: IESS: IFRIC: MEM: NEC: NIIFS: PCGA: SPI: SUCOSE: VAD:

Centro Nacional de Control de Energa Consejo Nacional de Electricidad Empresa Elctrica de Riobamba Sociedad Annima Fondo de Electrificacin Urbano Marginal Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social Comit de Interpretaciones de Informacin Financiera Mercado Elctrico Mayorista Normas Ecuatorianas de Contabilidad Normas Internacionales de Informacin Financiera Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Sistema de Pagos Integrados Sistema nico de Cuentas del Sector Elctrico Valor Agregado de Distribucin

127

ANEXOS

128

ANEXO 1: GUIA DE ENTREVISTA AL PERSONAL DEL REA DE CONTABILIDAD DE LA EERSA

OBJETIVO Y ALCANCE Determinar los aspectos normativos, de la organizacin, administrativos, financieros y operativos que intervengan en los procedimientos que realiza el personal del rea de Contabilidad en el desempeo de sus funciones. Dirigido al personal que labora en el Departamento de Contabilidad de la Direccin Financiera de la Empresa Elctrica Riobamba S.A de la provincia de Chimborazo, periodo 2009.

Lcda. Leonor Barreno (Contadora General (E)) Qu tipos de leyes regulan el funcionamiento de la empresa? Cules son los objetivos generales y especficos del Departamento de Contabilidad y en qu medida se cumplen? Se dispone de manuales, instructivos, circulares, etc. Que posibiliten el normal desarrollo de las actividades? Considera usted necesario la elaboracin de un Manual de Procedimientos Contables? Dispone de organigramas estructurales, funcionales y de posicin del personal? En que fecha fueron elaborados? Estn delimitadas las funciones y responsabilidades por unidad administrativa y cargos de jefatura, de no ser as cul es el cargo que desempea cada persona que labora en el departamento? Existe delegacin de autoridad? Existe coordinacin en el desarrollo de las actividades? Que tipos de control existen para garantizar el cumplimiento de las actividades administrativas y financieras? Se planifica el trabajo? Dispone la empresa de un sistema contable? Dispone de un cdigo de cuentas? 129

Lcda. Ada Bonifz (Contadora) Cul es el cargo que desempea en el departamento? Detalle las actividades que realiza en su labor. Cul es la documentacin soporte que respalde las actividades que usted realiza y de donde proviene? Explique la relacin que existe entre las actividades que usted desempea con sus compaeros del departamento. Cul es el resultado de las operaciones realizadas a su cargo?

Ing. Danilo Asqui (Auxiliar de Contabilidad # 1) Cul es el cargo que desempea en el departamento? Detalle las actividades que realiza en su labor. Cul es la documentacin soporte que respalde las actividades que usted realiza y de donde proviene? Explique la relacin que existe entre las actividades que usted desempea con sus compaeros del departamento. Cul es el resultado de las operaciones realizadas a su cargo?

Ing. Silvia Barba (Auxiliar de Contabilidad #2) Cul es el cargo que desempea en el departamento? Detalle las actividades que realiza en su labor. Cul es la documentacin soporte que respalde las actividades que usted realiza y de donde proviene? Explique la relacin que existe entre las actividades que usted desempea con sus compaeros del departamento. Cul es el resultado de las operaciones realizadas a su cargo?

Ing. Luis Arvalo (Auxiliar de Contabilidad #3) Cul es el cargo que desempea en el departamento? Detalle las actividades que realiza en su labor. 130

Cul es la documentacin soporte que respalde las actividades que usted realiza y de donde proviene? Explique la relacin que existe entre las actividades que usted desempea con sus compaeros del departamento. Cul es el resultado de las operaciones realizadas a su cargo?

Lcda. Yolanda Bravo (Auxiliar de Contabilidad # 4) Cul es el cargo que desempea en el departamento? Detalle las actividades que realiza en su labor. Cul es la documentacin soporte que respalde las actividades que usted realiza y de donde proviene? Explique la relacin que existe entre las actividades que usted desempea con sus compaeros del departamento. Cul es el resultado de las operaciones realizadas a su cargo? Que tipo de registro se utiliza para los bienes? Se dispone de un sistema de codificacin para los bienes? Qu procedimientos se utiliza para la adquisicin de bienes? Existe polticas para la distribucin de bienes? Aplica la empresa algn mtodo para el control de stocks?

Ing. Janeth Dvalos (Asesor Tributaria) Cul es el cargo que desempea en el departamento? Detalle las actividades que realiza en su labor. Cul es la documentacin soporte que respalde las actividades que usted realiza y de donde proviene? Explique la relacin que existe entre las actividades que usted desempea con sus compaeros del departamento. Cul es el resultado de las operaciones realizadas a su cargo?

131

ANEXO 2: PLAN DE CUENTAS ACTUAL DE LA EERSA

CDIGO CUENTA 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.1 1.1.1.1.01 1.1.1.1.01.001 1.1.1.1.02 1.1.1.1.02.001. 1.1.1.1.03 1.1.1.1.04.001 1.1.1.1.04.002 1.1.1.1.04.003 1.1.1.1.04.004 1.1.1.1.04 1.1.1.1.05 1.1.1.1.05.001 1.1.1.1.05.002 1.1.1.1.05.003 1.1.2. 1.1.2.1 1.1.2.1.01 1.1.2.2 1.1.2.2.01. 1.1.2.2.01.001 1.1.2.2.01.002 1.1.2.2.01.003 1.1.2.2.01.004 1.1.2.2.01.005 1.1.2.2.01.006 1.1.2.2.01.007 1.1.2.2.01.008 1.1.2.2.01.009 1.1.2.2.01.010 1.1.2.2.01.011 1.1.2.2.02 1.1.2.2.02.001 1.1.2.2.03

PLAN DE CUENTAS NOMBRE DE LA CUENTA DE MAYOR ACTIVOS ACTIVOS CORRIENTES DISPONIBLE Caja General, bancos e inversiones Caja Caja Bancos Bancos Fondos Rotativos FONDO ROTATIVO COMPRAS FONDO ROTATIVO VIATICOS FONDO ROTATIVO DIETAS FONDO RECAUDADORES VUELTO Caja Chica Inversiones Temporales de Caja BANCO DEL AUSTRO POLIZA BANCO INTERNACIONAL POLIZA FIDEICOMISO EXIGIBLE Documentos por Cobrar CONTRATOS PARA INSTALACIONES ELEC. Cuentas por Cobrar Clientes Cuentas por cobrar abonados / consumidores RESIDENCIAL COMERCIAL INDUSTRIAL GENERAL ENTIDAD OFICIAL Y MUNICIPAL BENEFICIO PUBLICO ASISTENCIA SOCIAL BOMBEO DE AGUA SERVICIO EVENTUAL AUTOCONSUMOS ESCENARIOS DEPORTIVO EMPRESA CEMENTO CHIMBORAZO ALUMBRADO PUBLICO ALUMBRADO PUBLICO TASAS E IMPUESTOS

132

1.1.2.2.03.001 1.1.2.2.03.002 1.1.2.2.03.003 1.1.2.2.04 1.1.2.2.05 1.1.2.2.05.001 1.1.2.2.06 1.1.2.2.06.001 1.1.2.2.07 1.1.2.2.07.001 1.1.2.2.08 1.1.2.2.08.001 1.1.2.2.09 1.1.2.2.09.001 1.1.2.2.09.002 1.1.2.2.10 1.1.2.2.10.001 1.1.2.2.11 1.1.2.2.11.001 1.1.2.2.12 1.1.2.2.11.001 1.1.2.3 1.1.2.3.01 1,1,2,3,02 1.1.2.3.02.001 1.1.2.3.02.002 1.1.2.3.02.003 1.1.2.3,03 1.1.2.3.03.001 1.1.2.3.03.002 1.1.2.3.03.004 1.1.2.3.03.003 1.1.2.3,04 1.1.2.3,04,001 1.1.2.3,04,002 1.1.2.2.10 1.1.2.2.11 1.1.2.4 1.1.2.4.01 1.1.3 1.1.3.1 1.1.3.1.01

FERUM ART# 16 COMERCIALIZACION FERUM ART# 16 INDUSTRIAL SEGURO CONTRA INCENDIOS IMPUESTO BOMBEROS ARRIENDO TRANSFORMADORES ARRIENDO TRANSFORMADORES GESTION DE COBRANZA GESTION DE COBRANZA CORTE Y REC. INTERESES INTERESES CREDITO DE MEDIDORES CREDITO DE MEDIDORES DEPOSITOS GARANTIAS DE CONSUMO DEPOSITO GARANTIA MATERIALES DEPOSITO GARANTIA CONSUMO CUENTAS X COBRAR GRANDES CONSUMIDOR CUENTAS X COBRAR GRANDES CONSUMIDOR CUENTAS X COBRAR AGENTES DEL MEM CUENTAS X COBRAR AGENTES DEL MEM GRANDES CONSUMIDORS GRANDES CONSUMIDORES Y DISTRIBUIDORES Otras Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar empleados ENTIDADES OFICIALES 5% GESTION DE COBRO BOMBEROS TARIFA DE LA DIGNIDAD DESCUENTO DE LA TERCERA EDAD Otras Cuentas por cobrar empleados EMPLEADOS Y TRAB SERV ENERGIA ELECTR MEDICINAS RELIQ.SUBSIDIO FAM Y BONIF UTILES SOBREGIRO ROL DE PAGOS DEUDORES DIVERSOS DEUDORES DIVERSOS AGASAJO NAVIDEO Cuentas por Cobrar Agentes del MEM Cuenta por cobrar a Grandes Consumidores Provisin Acumulada para Cuentas incobrables Provisin Acumulada para Cuentas incobrables REALIZABLE Bodegas de stock Bodegas centralizadas

133

1.1.3.1.02 1.1.3.2 1.1.3.2.01 1.1.3.2.02 1.1.3.3 1.1.3.3.01 1.1.3.3.02 1.1.3.3.03 1.1.3.4.02 1.1.3.4 1.1.3.4.01 1.1.3.5 1.1.3.5.01 1.1.3.5.02 1.1.3.5.03 1.1.3.5.04 1.1.3.6 1.1.3.6.01 1.1.4 1.1.4.1 1.1.4.1.02 1.2 . 1.2.1 1.2.1.1 1.2.1.1.01 1.2.1.1.01.003 1.2.1.1.01.004 1.2.1.1.01.006 1.2.1.1.01.007 1.2.1.1.01.008 1.2.1.2 1.2.1.2.01.007 1.2.1.2.01.001 1.2.1.1.01.001 1.2.1.1.01.002 1.2.1.1.01.005 1.2.1.1.01.009 1.2.1.2.01. 1.2.1.2.01.002 1.2.1.2.01.003 1.2.1.2.01.004 1.2.1.2.01.005

Bodegas de agencias Bodegas de materiales obsoletos y en mal estado Bodegas de materiales obsoletos Bodegas de materiales en mal estado Combustibles y lubricantes Combustibles para generacin Combustibles para transporte Lubricantes Importaciones en trnsito Compras en Trnsito Compras locales en trnsito Materiales en Transformacin MANO DE OBRA MATERIALES INVERSIONES VARIAS DEPRECIACION Provisin para Inventarios Obsoletos y en mal estado Provisin para Inventarios Obsoletos y en mal estado OTROS ACTIVOS CORRIENTES Otros Activos Corrientes Intangibles ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Activo Fijo No Depreciable Activos en servicio Centrales elicas, fotovoltica y otras Lneas y Subestaciones de Transmisin Lneas y Subestaciones de Distribucin Instalaciones de Servicio a Consumidores Instalaciones de telecomunicaciones Activo Fijo Depreciable Instalaciones de Servicio a Consumidores Centrales Hidroelctricas Centrales Hidroelctricas Centrales de Combustin Interna Lneas y Subestaciones de Sub Transmisin Instalaciones generales Valor del Activo Centrales de Combustin Interna Centrales elicas, fotovoltica y otras Lneas y Subestaciones de Transmisin Lneas y Subestaciones de Sub Transmisin

134

1.2.1.2.01.006 1.2.1.2.01.008 1.2.1.2.01.009 1.2.1.2.02 1.2.1.2.02.001 1.2.1.2.02.002 1.2.1.2.02.003 1.2.1.2.02.004 1.2.1.2.02.005 1.2.1.2.02.006 1.2.1.2.02.007 1.2.1.2.02.008 1.2.1.2.02.009 1.2.2.6.03 1.2.2.6.03.001 1.2.2.6.03.002 1.2.2.6.03.003 1.2.2.6.03.004 1.2.2.6.03.005 1.2.2.6.03.006 1.2.2.6.03.007 1.2.2.6.03.008 1.2.2.6.03.009 1.2.2.5 1.2.2.5.01 1.2.2.5.01.001 1.2.2.5.01.002 1.2.2.5.01.003 1.2.2.5.01.004 1.2.2.5.01.005 1.2.2.5.01.006 1.2.2.5.01.007 1.2.2.5.01.008 1.2.2.5.01.009 1.2.2.6 1.2.2.6.01 1.2.2.6.01.001 1.2.2.6.01.002 1.2.2.6.01.003 1.2.2.6.01.004 1.2.2.6.01.005 1.2.2.6.01.006

Lneas y Subestaciones de Distribucin Instalaciones de telecomunicaciones Instalaciones generales Depreciaciones Acumuladas Centrales Hidroelctricas Centrales de Combustin Interna Centrales elicas, fotovoltica y otras Lneas y Subestaciones de Transmisin Lneas y Subestaciones de Sub Transmisin Lneas y Subestaciones de Distribucin Instalaciones de Servicio a Consumidores Instalaciones de telecomunicaciones Instalaciones generales Activos fijos fuera de uso Centrales Hidroelctricas Centrales de Combustin Interna Centrales elicas, fotovoltica y otras Lneas y Subestaciones de Transmisin Lneas y Subestaciones de Sub Transmisin Lneas y Subestaciones de Distribucin Instalaciones de Servicio a Consumidores Instalaciones de telecomunicaciones Instalaciones generales Obras en Construccin Obras en Construccin Centrales Hidroelctricas Centrales de Combustin Interna Centrales elicas, fotovoltica y otras Lneas y Subestaciones de Transmisin Lneas y Subestaciones de Sub Transmisin Lneas y Subestaciones de Distribucin Instalaciones de Servicio a Consumidores Instalaciones de telecomunicaciones Instalaciones generales Activos fijos no en operacin Activos fijos para uso futuro Centrales Hidroelctricas Centrales de Combustin Interna Centrales elicas, fotovoltica y otras Lneas y Subestaciones de Transmisin Lneas y Subestaciones de Sub Transmisin Lneas y Subestaciones Distribucin

135

1.2.2.6.01.007 1.2.2.6.01.008 1.2.2.6.01.009 1.2.2.6.02 1.2.2.6.02.001 1.2.2.6.02.002 1.2.2.6.02.003 1.2.2.6.02.004 1.2.2.6.02.005 1.2.2.6.02.006 1.2.2.6.02.007 1.2.2.6.02.008 1.2.2.6.02.009 1.2.2.2 1.2.2.2.01 1.2.2.2.01001 1.2.2.2.01002 1.2.2.2.01003 1.2.2.2.01004 1.2.2.4 1.2.2.4.01 1.1.4.1.01 1.1.4.1.01 1.2.2.1.01 1,1,4,1,06 1,1,4,1,06,001 1,1,4,1,06,001 1,1,4,1,06,002 1.1.4.1.10 1.1.4.1.10.001 1.1.4.1.10.002 1.1.4.1.10.002 1.1.4.1.10.003 1.1.4.1.03 1.2.2.3 1.2.2.3.01 1.2.2.3.02 1.2.2.7 1.2.2.7.01 1.2.2.7.01.001 1.2.2.7.01.002 1.2.2.7.01.003

Instalaciones de Servicio a Consumidores Instalaciones de telecomunicaciones Instalaciones generales Activos fijos para baja Centrales Hidroelctricas Centrales de Combustin Interna Centrales elicas, fotovoltica y otras Lneas y Subestaciones de Transmisin Lneas y Subestaciones de Sub Transmisin Lneas y Subestaciones de Distribucin Instalaciones de Servicio a Consumidores Instalaciones de telecomunicaciones Instalaciones generales Cuentas por cobrar a largo plazo Cuentas por cobrar a largo plazo COMISARIATO VIVERES COMISARIATO ELECTRO COMISARIATO UTILES ESCOLARES FONDO ROTATIVO PRESTAMO EMPLEADOS Inversiones a largo plazo Inversiones a largo plazo Anticipo a proveedores ( MENOR A UN AO) Anticipo a proveedores ( MENOR A UN AO) PV 18201A01 Anticipo a proveedores ( MAYOR A UN AO) IMPUESTOS POR LIQUIDAR RETENCIONES RECIBIDAD AO CORRIETE RETENCIONES RECIBIDAD AO CORRIETE RETENCIONES RECIBIDAD AOS ANTERIORES Otros Activos Corrientes Cuentas por Liquidar Nmina Nmina SUELDOS Y SALARIOS POR LIQUIDAR Gastos diferidos Gastos diferidos INTERESES DIFERIDOS POLIZA SEGUROS Intangibles Intangibles Software y licencias Marcas Patentes

136

1.2.2.7.01.004 1.2.2.7.01.005 1.2.2.7.01.006 1.2.2.7.02 1.2.2.8 1.2.2.8.01 1.2.2.9 1.2.2.9.01 1.8. 1.8.1 1.8.1.1 1.8.1.1.01 1.8.1.1.01.001 1.8.1.1.01.002 1.8.1.1.01.003 1.8.1.1.01.004 1.8.1.1.01.005 1.8.2 1.8.2.1. 1.8.2.1.01 1.8.2.2 1.8.2.2.01 1.8.2.2.01.001 1.8.2.2.02 1.9 1.9.1.1. 1.9.1.1.01 2. 2.1. 2.1.1. 2.1.1.1. 2.1.1.1.01 2.1.1.1.01.001 2.1.1.1.01.002 2.1.1.1.01.003 2.1.1.1.01.004 2.1.1.1.01.005 2.1.1.1.02 2.1.1.1.02.001 2.1.1.1.02.002 2.1.1.1.02.003 2.1.2.

Derechos de llave Derechos de concesin Otros activos intangibles Amortizacin acumulada de intangibles Provisin por deterioro del valor de los activos Provisin por deterioro del valor de los activos Otros activos no corrientes Otros activos no corrientes ACTIVO CONTINGENTE Activo Contingente Valores de terceros por cobrar Valores de terceros por cobrar Ferum Tasa de bomberos Tasa Municipal Tasa Recoleccin de Basura Seguro contra Incendio Juicios en trmite Servicio Rentas Internas Actas de Determinacin Demandas Demandas Laborales Caso Juicio 345 Demandas por Responsabilidad Civil Cuentas de Orden Deudoras Garantas Garantas PASIVO PASIVO CORRIENTE DOCUMENTOS POR PAGAR Documentos por Pagar Documentos por Pagar Locales Instituciones Financieras Sector Electrico Ministerio de Finanzas Cartas de crdito POLIZA DE SEGUROS Documentos por Pagar Exterior Instituciones Financieras Cartas de crdito Parte corriente de la deuda externa CUENTAS POR PAGAR

137

2.1.2.1 2.1.2.1.30 2.1.2.1.30.001 2.1.2.1.30.002 2.1.2.1.90. 2.1.2.1.90.001 2.1.2.1.01 2.1.2.1.01.001 2.1.2.1.01.002 2.1.2.1.01.003 2.1.2.1.01.004 2.1.2.1.01.005 2.1.2.1.01.006 2.1.2.1.01.007 2.1.2.1.01.008 2.1.2.1.01.009 2.1.2.1.01.010 2.1.2.1.01.011 2.1.2.1.01.012 2.1.2.1.01.013 2.1.2.1.01.014 2.1.2.1.01.015 2.1.2.1.01.016 2.1.2.1.01.021 2.1.2.1.01.022 2.1.2.1.31 2.1.2.1.31.001 2.1.2.1.01.006 2.1.2.1.01.090 2.1.2.1.11 2.1.2.1.11.001 2.1.2.1.11.002 2.1.2.1.11.003 2.1.2.1.11.004 2.1.2.1.11.005 2.1.2.1.33 2.1.2.1.33.001 2.1.2.1.33.002 2.1.2.1.32 2.1.2.1.32.001 2.1.2.1.32.002 2.1.2.1.32.003

Cuentas por Pagar Proveedores Locales Exterior Otras Cuentas Por Pagar Otras cuentas por pagar Servicios Relacionados Al Personal Nomina por Pagar X111 SUELDO XIV DUELDO VACACIONES IMPUESTO ALA RENTA EMPLEADOS Y T PARTICIPACION A TRABAJADORES CAJA DE AHORRO Y CREDITO COMISARIATO EERSA TRIBUNAL DE MENORES MULTAS CLUB SAN LUCAS COOP. DE AHOORO Y CREDITO CENTRO DEPORTIVO OLMEDO PERSONAL EERSA JUBILADOS AERO TV COLEGIO DE ING ELECTRODOMESTICOS EERSA FONDO DE CESANTIA EMPLEADOS Proveed. De Combustibles Para Generacin Relacionados Petrocomercial Participacin de trabajadores Contratos Servicios Honorarios Impuestos Y Contribuciones Impuestos Municipales Contribuciones oficiales Contribuciones voluntarias Otros impuestos Otras contribuciones Depositos En Garanta De Consumidores Garantias de Consumidores Intereses por Garanta de Consumidores Cuentas Por Pagar Por Compra De Energa Contratos de energa Mercado Spot Autogeneradores

Servicios

138

2.1.2.1.32.004 2.1.2.1.01.005 2.1.2.1.01.002 2.1.2.1.01.003 2.1.2.1.01.004 2.1.2.1.04 2.1.2.1.04.004 2.1.2.1.04.005 2.1.2.1.04.003 2.1.2.1.04.002 2.1.2.1.04.001 2.1.2.1.20 2.1.2.1.20.002 2.1.2.1.20.001 2.1.2.1.20.005 2.1.2.1.10 2.1.2.1.10.001 2.1.2.1.10.002 2.1.2.1.10.003 2.1.2.1.10.004 2.1.2.1.03 2.1.2.1.03.001 2.3.2 2.3.2.1 2.3.2.1.01 2.3. 2.3.1. 2.3.1.1 2.3.1.1.01 2.3.3. 2.3.3.1 2.3.3.1.01 2.3.3.1.01.001 2.3.3.1.01.002 2.3.3.1.01.003 2.3.3.1.01.004 2.3.3.1.01.005 2.2.2.3. 2.2.2.3.01 2.2.2.3.01.001 2.2.2.3.01.002 2.2.2.3.01.003

Convenios de Pago y Compromisos Retenciones a favor de Terceros XIII Sueldo XIV Sueldo Vacaciones Obligaciones con el IESS Prestamos Quirografarios Prestamos Hipotecarios Aporte Individual Aporte Patronal Fondo de Reserva Valores De Terceros Por Pagar Tasa de bomberos Ferum Seguro contra Incendio Obligaciones Con El SRI Retenciones del Impuesto a la Renta Retenciones del IVA IVA por Pagar Impuesto a la Renta por Pagar Provisin por jubilacin patronal - parte corriente Provisin por jubilacin patronal - parte corriente PROVISIN JUBILACIN PATRONAL Provisin Jubilacin Patronal Provisin Jubilacin Patronal OTROS PASIVOS NO CORRIENTES ANTICIPOS EN OBRAS EN CONSTRUCCION Y ESTUDIOS Anticipos en Obras en Construccion y estudios Anticipos en Obras en Construccion y estudios VALORES DE TERCEROS POR RECAUDAR Valores de terceros por recaudar Valores de terceros por recaudar Ferum Tasa de bomberos Tasa Municipal Tasa Recoleccion de Basura Seguro contra Incendio Depositos En Garanta A Largo Plazo Depsitos en garanta a largo plazo Garantias de Consumidores Intereses por Garanta de Consumidores Garantias de MEDIDORES

139

2.3.4. 2.3.4.1 2.3.4.1.01 2.3.4.1.02 2.3.4.1.03 2.3.4.1.04 2.3.4.1.05 2.3.4.1.06 2.3.4.1.07 2.3.4.1.08 2.3.4.1.09 2.3.4.1.10 2.3.4.1.11 2.3.4.1.12 2.3.4.1.13 2.3.4.1.14 2.3.4.1.15 2.3.4.1.16 2.3.4.1.17 2.3.4.1.18 2.3.4.1.19 2.3.4.1.20 2.3.4.1.21 2.2. 2.2.1 2.2.1,1,1 2.2.1,1,1,01 2.2.1,1,1,01,001 2.2.1,1,1,01,002 2.2.1,1,1,01,003 2.2.1,1,1,01,004 2.2.1,1,1,01,005 2.2.2 2.2.2.1. 2.2.2.1.01 2.2.2.1.01.001 2.2.2.1.01.002 2.8. 2.8.1 2.8.1.1 2.8.1.1.01 2.8.1.1.01.001

CUENTAS POR LIQUIDAR AGENCIAS QUE NO ESTAN EN LINEA AGENCIA QUIMIAG VENT.# 08 AGENCIA PALLATANGA VENT.#10 AGENCIA LICTO VENT.#15 AGENCIA PENIPE VENT#16 AGENCIA BAYUSHIG VENT.#17 AGENCIA COLUMBE VENT.#19 AGENCIA ACHUPALLAS VENT.#20 AGENCIA CINTAGUZO VENT.#21 AGENCIAS CEBADAS VENT.#22 AGENCIAS EL LIRIO VENT.#23 AGENCIA MIRALOMA VENT.#24 AGENCIA SANTA FE DE GALAN VENT.#25 AGENCIA CACHA VENT.#31 AGENCIA SAN JACINTO AGENCIA SBLOG CAPULISPUNGO AGENCIA GALTE AGENCIA PANGOR AGENCIA HUIGRA AGENCIA ILAPO AGENCIA PUNGALA AGENCIA TOTORAS PASIVO NO CORRIENTE DOCUMENTOS POR PAGAR OBLIGACIONES POR PAGAR A LARGO PLAZO OBLIGACIONES POR PAGAR A LARGO PLAZO LOCALES INSTITUCIONES FINANCIERAS SECTOR ELECTROCO MINISTERIO DE FINANZAS POLIZA DE SEGUROS CUENTAS POR PAGAR LARGO PLAZO Cuentas por pagar a largo plazo Proveedores largo plazo locales Bienes Servicios PASIVO CONTINGENTE PASIVO CONTINGENTE Valores de terceros por pagar Valores de terceros por pagar Ferum

140

2.8.1.1.01.002 2.8.1.1.01.003 2.8.1.1.01.004 2.8.1.1.01.005 2.8.2 2.8.2.1. 2.8.2.1.01 2.8.2.2 2.8.2.2.01 2.8.2.2.01.001 2.8.2.2.02 2.9 2.9.1.1. 2.9.1.1.01 3. 3.1. 3.1.1. 3.1.1.1 3.1.1.1.01 3.1.1.1.01.001 3.1.1.1.01.002 3.1.1.1.02 3.1.1.1.02.001 3.1.1.1.02.002 3.1.2. 3.1.2.1. 3.1.2.1.01 3.1.2.1.01.001 3.1.2.1.01.002 3.1.2.1.02 3.1.2.1.02.001 3.2. 3.2.1. 3.2.1.1 3.2.1.1.01 3.2.1.1.02 3.2.1.1.03 3.2.1.1.04 3.2.1.1.05 3.3.1.1.02 3.2.2 3.2.2.1

Tasa de bomberos Tasa Municipal Tasa Recoleccin de Basura Seguro contra Incendio Juicios en trmite Servicio Rentas Internas Actas de Determinacin Demandas Demandas Laborales Caso Juicio 345 Demandas por Responsabilidad Civil Cuentas de Orden Acreedoras Garantas Garantas PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL Y APORTES CAPITAL Capital Pagado Acciones Nominativas Ordinarias Pblicos Privados Acciones Nominativas Preferidas Pblicos Privados APORTES PARA FUTURA CAPITALIZACION Aportes para futura capitalizacion Aportes para futura capitalizacion Pblicos Privados Aporte de capital por decretos ejecutivos Pblico RESERVAS, DONACIONES Y RESULTADOS RESERVAS Reservas Reserva Legal Reserva Facultativa Reserva de Capital Reserva por avalo de activos fijos Otras Reservas Mandato Constituyente No.15 DONACIONES Y CONTRIBUCIONES Donaciones y contribuciones

141

3.2.2.1.01 3.2.3. 3.2.3.1 3.2.3.1.01 3.2.3.1.02 3.3. 3.3.1 3.3.1.1 3.3.1.1.01 3.3.1.1.99 4. 4.1. 4.1.1 4.1.1.1 4.1.1.1.01 4.1.1.1.01.001 4.1.1.1.01.002 4.1.1.1.01.003 4.1.1.1.01.006 4.1.1.1.02.006 4.1.1.1.02 4.1.1.1.02.002 4.1.1.1.02.003 4.1.1.1.01.004 4.1.1.1.02.005 4.1.1.1.02.005 4.1.1.1.01.005 4.1.1.1.02.007 4.1.1.2.03 4.1.1.2.03.001 4.1.1.2.03.001.x1 4.1.1.2.03.001.x2 4.1.1.2 4.1.1.2.01 4.1.1.2.01.001 4.1.1.2.01.001.x1 4.1.1.2.01.001.x2 4.1.1.2.01.002 4.1.1.2.01.002.x1 4.1.1.2.01.002.x2 4.1.1.2.02 4.1.1.2.02.001

Donaciones de capital y contribuciones existentes RESULTADOS Resultados Resultados del ejercicio corriente Resultados de ejercicios anteriores OTRAS CUENTAS PATRIMONIALES OTRAS CUENTAS PATRIMONIALES Decretos Acuerdo Ministerial 353 Otros Decretos INGRESOS INGRESOS DE OPERACIN VENTAS TARIFA 0% Venta de energa a consumidores Venta de energa al sector privado Residencial Comercial Industrial Alumbrado pblico y servicio comunitario Alumbrado pblico y servicio comunitario Venta de energa al sector pblico Comercial Industrial Bombeo de agua Asistencia Social Asistencia Social Asistencia Social Servicio ocasional Venta de energa propia-Autoconsumo Venta de energa propia-Autoconsumo Trmica Hidrulica Venta de energa generada Venta de energa al MEM Venta de energa por contratos Trmica Hidrulica Venta de energa Mercado Ocasional (Spot) Trmica Hidrulica Venta de energa a Grandes Consumidores Venta de energa y peajes a Grandes Consumidores

142

4.1.1.2.02.001.x1 4.1.1.2.02.001.x2 4.1.1.3 4.1.1.3.01 4.1.1.3.01.001 4.1.1.3.01.001.x1 4.1.1.3.01.001.x2 4.1.1.3.01.001.x3 4.1.1.3.01.002 4.1.1.3.01.002.x1 4.1.1.3.01.002.x2 4.1.1.3.01.002.x3 4.1.1.3.01.002.x4 4.1.1.3.01.002.x5 4.1.1.3.01.002.x6 4.1.1.3.01.002.x7 4.1.1.3.01.002.x8 4.1.1.3.01.002.x9 4.1.1.3.01.002.99 4.1.1.3.02 4.1.1.3.02.001 4.1.1.3.02.001.x1 4.1.1.3.02.002 4.1.1.3.02.002.x1 4.1.2 4.1.2.1 4.1.2.1.01 4.1.2.1.01.001 4.1.2.1.01.002 4.1.2.1.01.003 4.1.2.1.01.004 4.1.2.1.01.005 4.1.2.1.01.006 4.1.2.1.01.006.X1 4.1.2.1.01.006.X2 4.1.2.1.01.007 4.1.2.1.01.008 4.1.2.1.01.009 4.1.2.1.01.009.x1 4.1.2.1.01.009.x2 4.1.2.1.01.010 4.1.2.1.01.011

Trmica Hidrulica Otras Ventas tarifa 0% Otras Ventas tarifa 0% relacionados a la energa Sector privado Cargos de transformacin Suspensin de servicio Contribuciones Sector pblico Cargos de transformacin Suspensin de servicio Contribuciones Derecho de Conexin y Servicio Derecho de Estudios Derecho de Reconexion de Medidor Arriendo de Transformador Arriendos Varios Servicios de telecomunicaciones Otras Transferencias Otros Servicios Sector privado Transporte Sector pblico Transporte VENTAS TARIFA 12% Ingresos De Operacin Relacionados Con La Energia Ingresos de operacin relacionados a la energa Conexiones Reconexiones Derecho de Inspeccion Derecho de estudios Derecho de uso de red Arriendo de Propiedades e instalaciones Arriendo de transformadores Arriendo de postes Ingresos por obras y contratos Exceso de Acometida Materiales, bienes y equipos Relacionados a energa Relacionados a telecomunicaciones Comisiones Daos a propiedades

143

4.1.2.1.01.012 4.1.2.1.01.013 4.1.2.2 4.1.2.2.01 4.1.2.2.01.001 4.1.2.2.01.002 4.1.3 4.1.3.1 4.1.3.1.01 4.1.3.2 4.1.3.2.01 4.1.3.2.01.001 4.1.3.2.01.002 4.1.3.3 4.1.3.3.01 4.1.3.3.01.001 4.1.3.4 4.1.3.4.01 4.1.3.4.01.001 5.1.1 5.1.1.1 5.1.1.1.01 5.1.1.1.01.001 5.1.1.1.01.002 5.1.1.2 5.1.1.2.01 5.1.1.2.01.001 5.1.1.2.01.002 5.1.1.2.01.003 5.1.2 5.1.2.1 5.1.2.1.01 5.1.2.1.01.001 5.1.2.1.01.001.x1 5.1.2.1.01.001.x2 5.1.2.1.01.002 5.1.2.1.01.002.x1 5.1.2.1.01.002.x2 5.1.2.1.01.002.x3 5.1.2.1.04 5.1.2.1.04.001 5.1.2.1.04.001.x1

Venta de bases Obras civiles Ingresos No Relacionados A La Energia Ingresos no relacionados a la energa Servicios de telecomunicaciones Servicios de mantenimiento OTROS INGRESOS DE OPERACIN NO SUJETOS A IVA Subsidios y reconocimientos estatales del ao corriente Ingreso por Dficit tarifario Contribuciones Contribuciones Moradores Entidades oficiales Intereses por crditos Intereses por crditos Intereses por crditos otorgados a clientes Ingresos de operacin no relacionados a la energa no sujetos al IVA Ingresos de operacin no relacionados a la energa no sujetos al IVA Ingresos de operacin no relacionados a la energa no sujetos al IVA COMPRA DE ENERGIA, TRANSMISION Y PEAJES Compra de energa a contratos Compra de energa a contratos Generadoras del Fondo de Solidaridad Autogeneradoras Compra de energa Mercado Ocasional Compra de energa Mercado Ocasional Generadoras Distribuidoras Autogeneradoras GENERACION PROPIA Generacin propia hidrulica Generacin propia hidrulica Costo directo Mano de obra Materiales Costo indirecto Mano de obra Materiales Otros costos Depreciaciones Depreciaciones Centrales

144

5.1.2.2 5.1.2.2.01 5.1.2.2.01.001 5.1.2.2.01.001.x1 5.1.2.2.01.001.x2 5.1.2.2.01.001.x3 5.1.2.2.01.001.x4 5.1.2.2.01.002 5.1.2.2.01.002.x1 5.1.2.2.01.002.x2 5.1.2.2.01.002.x3 5.1.2.2.04 5.1.2.2.04.001 5.1.2.2.04.001.x1 5.2. 5.2.1. 5.2.1.1 5.2.1.1.01 5.2.1.1.01.001 5.2.1.1.01.001.x1 5.2.1.1.01.001.x2 5.2.1.1.01.001.x3 5.2.1.1.01.002 5.2.1.1.01.002.x1 5.2.1.1.01.002.x2 5.2.1.1.01.003 5.2.1.1.01.003.x1 5.2.1.1.01.009 5.2.1.1.01.009.x1 5.2.1.1.01.009.x2 5.2.1.1.01.009.x3 5.2.1.2 5.2.1.2.01 5.2.1.2.01.001 5.2.1.2.01.001.x1 5.2.1.2.01.002 5.2.1.2.01.003 5.2.1.2.01.004 5.2.1.2.01.005 5.2.1.2.01.006 5.2.1.2.01.007 5.2.1.2.01.008

GENERACION PROPIA TERMICA Generacin propia trmica Costo directo Mano de obra Materiales Otros costos Combustibles Costo indirecto Mano de obra Materiales Otros costos Depreciaciones Depreciaciones Centrales GASTOS GASTOS DE OPERACIN Mano de obra Mano de obra Mano de obra personal de planta Sueldos Horas Extras Transporte de Personal Personal contratado por honorarios profesionales Directivos, Ejecutivos, Funcionarios y Asesores. Otros Servicios Mano de obra personal contrato eventual Mano de obra personal contrato eventual Gastos de viaje hospedaje y alimentacin Gastos de viaje hospedaje y alimentacin personal de planta Gastos de viaje hospedaje y alimentacin contratado por honorarios Gastos de viaje hospedaje y alimentacin por contrato eventual Materiales Materiales para servicio de energa Suministros Centro de costo Repuestos y accesorios Herramientas Combustible para vehculos Materiales de mantenimiento de redes Materiales de mantenimiento vehicular Materiales de mantenimiento de inmuebles Materiales de mantenimiento de equipos

145

5.2.1.2.02 5.2.1.3 5.2.1.3.01 5.2.1.3.01.001 5.2.1.3.01.002 5.2.1.3.01.003 5.2.1.3.01.004 5.2.1.3.01.005 5.2.1.3.01.099 5.2.1.3.02 5.2.1.3.02.001 5.2.1.3.02.002 5.2.1.3.03 5.2.1.3.03.001 5.2.1.3.03.002 5.2.1.3.03.003 5.2.1.3.04 5.2.1.3.04.001 5.2.1.3.04.002 5.2.1.3.04.003 5.2.1.3.05 5.2.1.3.05.001 5.2.1.3.05.002 5.2.1.3.05.003 5.2.1.3.05.004 5.2.1.3.05.005 5.2.1.3.05.006 5.2.1.3.05.007 5.2.1.3.06 5.2.1.3.06.001 5.2.1.3.06.002 5.2.1.3.06.099 5.2.1.3.07 5.2.1.3.07.001 5.2.1.3.07.002 5.2.1.3.07.003 5.2.1.3.07.099 5.2.1.3.08 5.2.1.3.08.001 5.2.1.3.08.002 5.2.1.3.08.003 5.2.1.3.08.004

Materiales para telecomunicaciones Servicios Arriendos Arriendo de inmuebles Arriendo de vehculos Arriendo de maquinarias Arriendo de postes Leasing Arriendos varios Transporte De carga y materiales Transporte para actividades de operacin Publicidad y propaganda Publicidad Convocatorias Otros gastos de publicidad Comisiones y honorarios Comisiones a Sociedades Comisiones a Personas Naturales Notarios y Registradores de la Propiedad Servicios pblicos y generales Energa elctrica Agua Telefona convencional Telefona celular Internet Correo Televisin por cable Servicios de peritaje y auditorias Auditoria externa Comisarios Otras auditorias Asesoras Especializadas Asesoras Legales Asesoras tributarias y contables Asesoria Ambiental Asesoras varias Impuestos y Contribuciones oficiales Contralora General del Estado Superintendencia de Compaas CONELEC CENACE

146

5.2.1.3.08.011 5.2.1.3.08.020 5.2.1.3.08.021 5.2.1.3.08.022 5.2.1.3.08.023 5.2.1.3.09 5.2.1.3.09.001 5.2.1.3.09.002 5.2.1.3.09.099 5.2.1.3.10 5.2.1.3.10.001 5.2.1.3.10.002 5.2.1.3.10.003 5.2.1.3.10.004 5.2.1.3.10.005 5.2.1.3.10.099 5.2.1.3.11 5.2.1.3.11.001 5.2.1.3.11.002 5.2.1.3.11.003 5.2.1.3.11.004 5.2.1.3.11.005 5.2.1.3.11.006 5.2.1.3.11.007 5.2.1.3.11.080 5.2.1.3.11.081 5.2.1.3.11.099 5.2.1.3.12 5.2.1.3.12.001 5.2.1.3.12.002 5.2.1.3.13.001 5.2.1.3.13.002 5.2.1.3.13.003 5.2.1.3.13.099 5.2.1.3.14 5.2.1.3.14.001 5.2.1.3.14.002 5.2.1.3.14.003 5.2.1.3.14.004 5.2.1.3.14.005 5.2.1.3.14.006 5.2.1.3.14.090

Derechos de agua y Cuencas Hdricas 1.5 por mil sobre activos Patentes Impuestos prediales Tasas Contribuciones voluntarias Cmaras de la Produccin Asociaciones elctricas Otros Mantenimiento y reparaciones Mantenimiento y reparaciones inmuebles, adecuaciones Mantenimiento y reparaciones vehculos Mantenimiento y reparaciones muebles y equipos de oficina Mantenimiento y reparaciones equipos de computacin Mantenimiento y reparaciones redes Mantenimientos varios Seguros y autoseguros Lucro cesante Robo Incendio Vehculos SOAT Pliza de vida Responsabilidad Civil Deducibles Gastos de la aseguradora Varios Gastos de gestin Atencin a empleados Atencin a clientes y proveedores Daos personales a terceros Daos electrodomsticos de terceros Accidentes de trabajo Otras indemnizaciones Provisiones Cuentas incobrables Baja de inventarios Deterioro del valor de los activos Baja de activos fijos Prdida en venta de activos fijos e inventarios Prdida del valor de terrenos Provisiones varias

147

5.2.1.3.15 5.2.1.3.15.001 5.2.1.3.15.002 5.2.1.3.15.003 5.2.1.3.15.004 5.2.1.3.15.005 5.2.1.3.15.006 5.2.1.3.90 5.2.1.3.90.001 5.2.1.3.90.002 5.2.1.3.91 5.2.1.3.91.001 5.2.1.3.91.002 5.2.1.3.91.003 5.2.1.3.91.099 5.2.1.3.99 5.2.1.3.99.001 5.2.1.3.99.002 5.2.1.3.99.050 5.2.1.3.99.051 5.2.1.3.99.099 5.2.1.4 5.2.1.4.01 5.2.1.4.01.001 5.2.1.4.01.002 5.2.1.4.01.003 5.2.1.4.01.004 5.2.1.4.01.005 5.2.1.4.01.006 5.2.1.4.01.007 5.2.1.4.01.008 5.2.1.4.01.099 5.2.1.5 5.2.1.5.01 5.2.1.5.01.001 5.2.1.5.01.002 5.2.1.5.01.003 5.2.1.5.01.004 5.2.1.5.01.005 5.2.1.5.01.006 5.2.1.5.01.007 5.2.1.5.01.090

Gastos financieros Intereses por prstamos Intereses por sobregiros y refinanciamientos Comisiones Gastos de mantenimiento de cuentas corrientes y de ahorros Gastos de mantenimiento de cuentas de Fideicomisos Diferencial cambiario Servicios varios

Intereses y multas Pagos fiscales Pagos municipales Entidades de regulacin ambiental Intereses y multas varios Otros gastos Servicios de fotocopiado y digitacin Traducciones Trmites Matrculas Otros gastos varios Depreciaciones Depreciacin de Activos fijos relacionados al servicio elctrico Centrales Hidroelctricas Centrales de Combustin Interna Centrales elicas, fotovoltaica y otras Lneas y Subestaciones de Transmisin Lneas y Subestaciones de Sub Transmisin Lneas y Subestaciones de Distribucin Instalaciones de Servicio a Consumidores Instalaciones de telecomunicaciones Instalaciones generales Amortizaciones Amortizaciones Amortizacin Software y licencias Amortizacin Marcas Amortizacin patentes Amortizacin derechos de llave Amortizacin derechos de concesin Amortizacin derechos de concesin Amortizacin de Intangibles Amortizaciones varias

148

4.2. 4.2.1 4.2.1.1 4.2.1.1.01 4.2.1.1.01.002 4.2.1.1.02 4.2.1.1.01.001 4.2.1.1.02.001 4.2.3.1.01.005 4.2.1.1.02.002 4.2.1.1.02.003 4.2.1.1.02.005 4.2.2 4.2.2.1 4.2.2.1.01 4.2.2.1.01.001 4.2.2.1.01.002 4.2.1.1.02.004 4.2.2.1.01.003 4.2.2.1.01.004 4.2.2.1.01.099 4.2.3 4.2.3.1 4.2.3.1.01 4.2.3.1.01.001 4.2.3.1.01.002 4.2.3.1.01.003 4.2.3.1.01.004 4.2.3.1.01.006 4.2.3.1.01.007 4.2.3.1.01.008 4.2.3.1.01.009 4.2.3.1.01.020 4.2.3.1.01.080 5.4 5.4.1 5.4.1.1 5.4.1.1.01 5.4.1.1.01.001 5.4.1.1.01.002

RESULTADO DE OPERACIN RESULTADOS AJENOS A LA OPERACIN INGRESOS AJENOS A LA OPERACIN Ingresos ajenos a la operacin tarifa 0% de IVA Ingresos ajenos a la operacin tarifa 0% de IVA Ingresos ajenos a la operacin al sector privado 0% de IVA Otros Ingresos Tarifa 0% de IVA sector privado Ingresos ajenos a la operacin al sector pblico 0% de IVA Sanciones y multas Sanciones y multas (Inters por mora, contravenciones, infracciones) Multas a contratistas (Multas por mora, incumplimientos, etc.) Venta de bienes y materiales no destinados al servicio elctrico Arriendo de propiedades no destinadas al servicio elctrico Otros Ingresos Tarifa 0% de IVA sector publico Ingresos ajenos a la operacin tarifa 12% de IVA Sector Privado Ingresos ajenos a la operacin tarifa 12% de IVA Ingresos ajenos a la operacin tarifa 12% de IVA Venta de bienes y materiales no destinados al servicio elctrico Arriendo de propiedades no destinadas al servicio elctrico Venta De Bases Venta De Bases Asesoras Otros Ingresos Tarifa 12% de IVA Otros ingresos ajenos a la operacin Otros Ingresos ajenos a la operacin no sujetos de IVA Otros Ingresos ajenos a la operacin no sujetos de IVA Rendimientos Financieros Sobrantes De Caja Sobrantes De Materiales Compensacin Subsidio Cruzado Y Solidario Ingresos Ajuste Jubilacin Patronal Intereses y multas por prstamos varios Sanciones y multas Ingresos de ejercicios anteriores Indemnizaciones de seguros Otros Ingresos ajenos a la operacin GASTOS AJENOS A LA OPERACIN Gastos no deducibles Gastos no deducibles Gastos no deducibles Gastos no respaldados en facturas Gastos respaldados en facturas que no cumplen requisitos tributarios

149

5.4.1.1.01.003 5.4.1.1.01.004 5.4.1.1.01.005 5.4.1.1.01.006 5.4.1.1.01.007 5.4.1.1.01.008

4.3. 4.3.1 4.3.1.1 4.3.1.1.01 4.3.2 4.3.2.1 4.3.2.1.01 4.3.2.1.01.01 4.3.5 4.3.5.1 4.3.5.01 5.3 5.3.1 5.3.1.1 5.3.1.1.01 5.3.1.1.01.001 5.3.1.1.01.002 5.3.5 5.3.5.1 5.3.5.1.01

Retenciones asumidas por la empresa Gastos por facturas a las que no se efectuaron retenciones Compensacin Subsidio Cruzado Y Solidario Gastos de ejercicios anteriores Gastos no deducibles por deterioro del valor del activo Otros Gastos no operacionales RESULTADO AJENO A LA OPERACIN OTROS INGRESOS Y GASTOS EXTRAORDINARIOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS Subsidios estatales de aos anteriores Subsidios estatales de aos anteriores Dficit Tarifario Indemnizaciones de seguros Indemnizaciones de seguros Indemnizaciones de seguros Lucro cesante AJUSTE DE PERIODOS ANTERIORES AJUSTE DE PERIODOS ANTERIORES AJUSTE DE PERIODOS ANTERIORES GASTOS EXTRAORDINARIOS Gastos extraordinarios Gastos extraordinarios Gastos extraordinarios Deducibles de indemnizaciones registradas como extraordinarias Otros gastos extraordinarios AJUSTE DE PERIODOS ANTERIORES AJUSTE DE PERIODOS ANTERIORES AJUSTE DE PERIODOS ANTERIORES RESULTADO DEL PERODO

150

ANEXO 3: CUADROS DEL CENACE POR LA COMPRA DE ENERGA ELCTRICA

151

ANEXO 4: CUADRO DEL CENACE POR LA VENTA DE ENERGA ELCTRICA

152

ANEXO 5: VALORACIN Y DISTRIBUCIN MENSUAL DE CONTRATOS REGULADOS

153

154

ANEXO 6: REGLAMENTO ORGNICO FUNCIONAL DE LA EESRA (SECCIN DIRECCIN DE FINANZAS)

155

156

157

158

ANEXO 7: PROPUESTA DE NUEVO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EERSA

159

CAPTULO I: EL PROBLEMA ........................................................................................ 1 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................1 1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA .......................................................................2 1.3 SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA ................................................................2 1.4 JUSTIFICACION DEL PROBLEMA .......................................................................3 1.5 OBJETIVOS ...................................................................................................................4 1.4.1 OBJETIVO GENERAL ..............................................................................................4 1.4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ......................................................................................4 CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL ...................................................................... 5 2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN ........................................................5 2.2 MARCO CONCEPTUAL ...........................................................................................7 2.3 MANUALES ADMINISTRATIVOS .......................................................................10 2.3.1 CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS .........................11 2.3.1.1 Por su naturaleza ....................................................................................................11 2.3.1.2 Por su contenido .....................................................................................................11 2.3.1.3 Por su mbito..........................................................................................................12 2.4 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ..................................................................14 2.4.1 DEFINICIN ............................................................................................................14 2.4.2 CLASIFICACIN Y ESTRUCTURA DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ...........................................................................................................15 2.4.2.1 Clasificacin ............................................................................................................15 2.4.2.2 Estructura de los manuales ....................................................................................16 2.4.3 ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS.........................................................19 2.5 PROCESOS CONTABLES ......................................................................................19 2.5.1 DETALLE DE LOS PROCESOS CONTABLES .......................................................20 2.6 PROCEDIMIENTOS CONTABLES .......................................................................20 2.6.1 DETALLE DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES ......................................22 2.7 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ..............................................................23 2.8 EFICIENCIA Y EFICACIA ....................................................................................23 2.9 SUSTENTO LEGAL ....................................................................................................24 .10 HIPOTESIS ..............................................................................................................27 2.10.1 HIPTESIS GENERAL ...........................................................................................27 2.10.2 HIPTESIS ESPECFICAS ...................................................................................27 2.11 VARIABLES DE ESTUDIO ...................................................................................27 2.12 POBLACIN...........................................................................................................28 CAPTULO III: MARCO INVESTIGATIVO ............................................................... 29 3.1 METODOLOGA UTILIZADA EN LA RECOPILACIN DE DATOS ............29 3.1.1 TIPOS DE ESTUDIO................................................................................................29 3.1.2 MTODOS ...............................................................................................................29 3.1.3 FUENTES Y TCNICAS .........................................................................................30 160

3.2 PROCESAMIENTO DE DATOS .............................................................................32 3.3 RESULTADOS, ANALISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN .37 3.4 PRUEBA DE HIPOTESIS ........................................................................................41 3.4.1 COMPROBACION DE LA HIPTESIS GENERAL ................................................41 3.4.2 COMPROBACION DE LAS HIPTESIS ESPECFICAS ....................................42 CAPTULO IV: ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA ............................... 44 4.1 CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA ..............................................................44 4.2 BREVE RESEA HISTORICA ...............................................................................45 4.3 MISIN ......................................................................................................................49 4.4 VISIN .......................................................................................................................49 4.5 PRINCIPIOS COORPORATIVOS.........................................................................49 4.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EERSA GRFICO N 6 .52 4.7 LA DIRECCIN FINANCIERA Y SUS FUNCIONES .........................................53 4.7.1 INVENTARIOS Y AVALOS ................................................................................53 4.7.2 PRESUPUESTO .......................................................................................................54 4.7.3 TESORERA .............................................................................................................54 4.7.3 ADQUISICIONES ....................................................................................................55 4.8 EL REA DE CONTABILIDAD.............................................................................56 4.8.1 LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES ...............................................................56 4.8.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ..............................................................57 CAPTULO V: MARCO PROPOSITIVO ...................................................................... 61 5.1 IMPORTANCIA ........................................................................................................61 5.2 OBJETIVOS DE DETERMINAR PROCEDIMIENTOS CONTABLES ............62 5.3 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN .............................................................63 5.3.1 NOMBRE OFICIAL .................................................................................................63 5.3.1.1 Logotipo .................................................................................................................63 5.3.2 LUGAR Y FECHA DE DISEO ..............................................................................65 5.3.4 RESPONSABLES DE LA ELABORACIN, REVISIN Y/O AUTORIZACIN65 5.4 DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES....................................66 5.4.1 OBJETIVOS .............................................................................................................66 5.4.2 POLTICAS ..............................................................................................................67 5.4.3 PROCEDIMIENTOS CONTABLES SEGN FUNCIONES Y ..............................68 5.4.3.1 Contador General .....................................................................................................68 5.4.3.1.1 Descripcin ...........................................................................................................68 5.4.3.1.1 Primer Procedimiento: ........................................................................................69 5.4.3.1.2 Segundo Procedimiento: .....................................................................................73 5.4.3.1.3 Tercer Procedimiento: ........................................................................................76 5.4.3.2 Contador ...............................................................................................................78 5.4.3.2.1 Descripcin ...........................................................................................................78 5.4.3.2.1 Cuarto Procedimiento: ........................................................................................79 5.4.3.2.2 Quinto Procedimiento: ........................................................................................82 5.4.3.3 Auxiliar de Contabilidad # 1 ....................................................................................86 5.4.3.3.1 Descripcin .......................................................................................................86 161

5.4.3.3.2 Sexto Procedimiento: ..........................................................................................86 5.4.3.4 Auxiliar de Contabilidad # 2 .................................................................................90 5.4.3.4.1 Descripcin .........................................................................................................90 5.4.3.4.2 Sptimo Procedimiento: .......................................................................................90 5.4.3.4.3 Octavo Procedimiento: .........................................................................................94 5.4.3.5 Auxiliar de Contabilidad # 3 ..................................................................................98 5.4.3.5.1 Descripcin ..........................................................................................................98 5.4.3.5.2 Noveno Procedimiento:.........................................................................................98 5.4.3.6 Auxiliar de Contabilidad # 4 .................................................................................102 5.4.3.6.1 Descripcin ........................................................................................................102 5.4.3.6.2 Dcimo Procedimiento: ....................................................................................102 5.4.3.6.3 Dcimo Primer Procedimiento: .........................................................................106 5.4.3.7 Auxiliar de Contabilidad # 5 ..................................................................................110 5.4.3.7.1 Descripcin ........................................................................................................110 5.4.3.7.2 Dcimo Segundo Procedimiento: .......................................................................110 5.4.3.8 Asesor Tributario ..................................................................................................112 5.4.3.8 Asesor Tributario ..................................................................................................113 5.4.3.8.1 Descripcin .........................................................................................................113 5.4.4 OBSERVACIONES RELEVANTES ......................................................................116 5.5 CONCLUSIONES ...................................................................................................118 5.6 RECOMENDACIONES .........................................................................................120 RESUMEN........................................................................................................................ 122 SUMMARY ...................................................................................................................... 123 BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................. 124 SILGAS UTILIZADAS ................................................................................................... 127 ANEXOS ........................................................................................................................... 128 ANEXO 1: GUIA DE ENTREVISTA AL PERSONAL DEL REA DE CONTABILIDAD DE LA EERSA................................................................................. 129 ANEXO 2: PLAN DE CUENTAS ACTUAL DE LA EERSA ..................................... 132 ANEXO 3: CUADROS DEL CENACE POR LA COMPRA DE ENERGA ELCTRICA .................................................................................................................... 151 ANEXO 4: CUADRO DEL CENACE POR LA VENTA DE ENERGA ELCTRICA .................................................................................................................... 152 ANEXO 5: VALORACIN Y DISTRIBUCIN MENSUAL DE CONTRATOS REGULADOS .................................................................................................................. 153 162

ANEXO 6: REGLAMENTO ORGNICO FUNCIONAL DE LA EESRA (SECCIN DIRECCIN DE FINANZAS) ....................................................................................... 155 ANEXO 7: PROPUESTA DE NUEVO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EERSA .............................................................................................................................. 159

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