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Universidade Federal de Santa Catarina Departamento de Automao e Sistemas Curso de Engenharia de Controle e Automao
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GESTO DE MUDANAS Resumo 1- Definio de Gesto de Mudanas 2- Motivao para a aplicao de Gesto de Mudanas 3- Objetivos da Gesto de Mudanas 4- A importncia das Pessoas na Gesto de Mudanas 5- Uma abordagem para a Gesto de Mudanas 6- Concluses
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GESTO DE MUDANAS
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O objetivo essencial do Gerenciamento da Mudana ter uma abordagem equilibrada dos aspectos
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Situao Futura
Situao Atual
Objetivos esperados Agentes de mudana Pessoas / Pblico alvo Processos de negcio/trabalho Tecnologias Cultura da organizao
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TCNICO
Metodologia Melhores Prticas Gesto de Projetos Eficaz Conhecimento dos Processos Conhecimento da Empresa Conhecimento Funcional
HUMANO
Prontido Mudana Alinhamento Cultural Compromisso da Liderana Envolvimento dos Funcionrios Comunicao Aberta Capacidade Individual e da Equipe
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Mudana Integrada
Desempenho
Transio Pura
Comprometimento com a mudana
tempo
Desespero
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AS EMPRESAS E AS PESSOAS
Mudanas impactam vrios aspectos em uma empresa, tais como cultura e mtodos de trabalho, tecnologias e formas como as pessoas interagem entre si e nos processos sobre os quais passaro a atuar. Ou seja, embora a empresa em v mudar (processos diferentes), as pessoas (!) tem que mudar tambm, at porque so elas que na prtica operacionalizam as mudanas nas entidades fsicas. Para tal, simplesmente fundamental que elas queiram realizar a mudana.
O mais importante e crtico desafio em uma mudana conseguir o comprometimento das pessoas para com os resultados a serem atingidos e que consigam se sentir agentes importantes no processo.
Isto envolve diretamente aspectos de Motivao das pessoas, que por sua vez costumam ser influenciados pelos valores da empresa.
DAS5313 Avaliao de Desempenho de Sistemas UFSC/DAS Prof. Ricardo J. Rabelo 2010
Mudanas so complexas, multi-facetadas. Uma adequada soluo aquela que emerge da troca, e no da imposio, de cima para baixo.
Uma soluo obtida em conjunto uma das formas mais efetivas de obter comprometimento das pessoas com a mudana.
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A DIFICULDADE DA LIDERANA
Liderar / coordenar no significa concordar com todos os pontos de vista, ou ser chuchu. Um lder est sempre exposto ao risco pois ele tem o dever de se posicionar e de brigar pelas solues que realmente levem os interesses da empresa / globais / estratgicos em considerao.
Isso implica em ter pulso forte mas ao mesmo tempo sensibilidade para contornar conflitos pessoais.
Entre outras coisas, liderar normalmente implica em quebrar ou alterar relacionamentos com entidades e pessoas que prezamos.
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Colaborao no intencional;
Colaborao intencional; Entusiasmo no comprometido; Entusiasmo comprometido.
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Comunicao Gerenciamento de Influenciadores Direo / Viso da mudana Anlise das demandas de treinamento Execuo de Treinamento
Resistncia de pessoas-chave
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Gesto de Influenciadores
Impactos Organizacionais
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Impactos Organizacionais
Processos
Normas e Procedimentos
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Aes de comunicao
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Atendimento ao Consumidor
Comercial
GIS Distribudo
Modelagem de Esgoto
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Ex.: Implantao de um Sistema de Informaes Geogrficas (GIS) de uma empresa distribuidora de gua. Foram previstas 1900 tarefas.
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Comit Executivo
Arquitetura de TI Integrao CSI, SIGAO, SGM, NET, SIM Gerao das Bases de Dados Homogen de Endere . os (GIS/CSI/SIGAO )
Gestoda Mudan a
reas Funcionais SABESP M T UN Sul UN Oeste gua Outras reas <rea> <rea> <rea>
SOFTWARE
HARDWARE
Converso Dados
Esgoto
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Fornecedor 1
Coordenao Ger. Tcnica
Fornecedor 1
Coordenao Ger. Tcnica
Fornecedor n
Coordenao Ger. Tcnica
UN Centro
Equipe
Equipe
Equipe
Equipe
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- Pontos de Anlise (Milestones) - Descrio dos resultados e de forma mensurvel - Oramento e Plano de gastos & desembolso - Gesto do Projeto (incluindo revises e riscos)
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Impactos previstos
Pr oc
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Definio do Grupo de Trabalho (Integradores) Elaborao do Macro Plano de Gesto de Mudanas Team Building Kick Off Estratgia Desenvolv. do Plano de Comunicao Procedimentos de Monitoria
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Cronograma de Implantao de estrutura de processos/ procedimentos Plano de Capacitao dos usurios Plano de Comunicao
OBJETOS DA MUDANAS
Atividades por UN/s em 4 dimenses da mudana: Modelagem acompanhamento de implantao de novas funes ou novos processos Capacitao monitoramento dos treinamentos tcnicos e de processos Comunicao acompanhamento da implantao do plano de comunicao Facilitao desenvolvimento de atividades de receptividade da mudana
Es r ra t tu ru tru
PLANEJAMENTO PLANEJAMENTO DA ABORDAGEM DA ABORDAGEM
COMPREENSO DA COMPREENSO DA MUDANA MUDANA Levantamentoeeanlise anlise Levantamento dosimpactos impactos dos
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Comunicao
COMUNICAO A comunicao um dos mecanismos mais importantes para ajudar as pessoas a se motivarem e se adaptarem s mudanas dos processos e novas formas de trabalho. Um processo de comunicao saudvel e claro uma das atividades mais importantes na sustentao (antes, durante e aps) do projeto. Ele deve explicar o que est sendo feito, porque est sendo feito, quais so os benefcios (e eventualmente as perdas) esperados e como as pessoas sero envolvidas.
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COMUNICAO Uma comunicao inadequada o primeiro passo para fazer aparecerem desconfianas, mal entendidos e matria-prima para os sabotadores. Portanto, necessrio planej-la !
Isto inclui no apenas a estratgia e os meios, mas tambm mecanismos de feedback para averiguao.
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PLANO DE COMUNICAO
Abordagem
Divulgar, atravs dos meios de comunicao disponveis na organizao, informaes sobre as atividades do projeto.
Estratgia Elaborar aes por fase do projeto, elenc-las com aes de comunicao que possibilitem o entendimento de cada fase, e que facilitem o desenvolvimento e produo de material de divulgao quando necessrio. Componentes bsicos do Plano:
Definio dos canais de comunicao Definio do Pblico Alvo Identificao das mensagens
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Estratgia
Promoo da Mudana
Assegurar que as razes para mudana estejam claras para todos
Desenvolvimento
Promover canais de comunicao que permitam feedback contnuo entre as partes
Motivao e suporte
Motivar as pessoas em deixar o mtodo antigo Influenciar as pessoas para os novos mtodos Convocar para o Treinamento e capacitao
Reforo e manuteno
Reforar o comportamento/ conhecimento adequado a nova organizao Promover e consolidar a nova cultura Celebrar o sucesso
Objetivos
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Formao de Equipe
DESENVOLVIMENTO DA EQUIPE
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DESENVOLVIMENTO DA EQUIPE
Abordagem
Realizar atividades/eventos e ou aes de integrao para promover o alinhamento e comprometimento da equipe. Estas atividades devem ter a participao de todos, e a periodicidade pode ser a cada mudana de fase do projeto, ou esporadicamente, dependendo da necessidade percebida pela equipe de gerenciamento da mudana, em comum acordo com a gerncia global do projeto.
Exemplos de atividades realizadas para um projeto: Kick-off do Projeto (incio e fim de fase) Dinmicas de grupo Criao de Mural e newsletter Prmios
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O planejamento do treinamento:
1 2 3 4
Desenvolver a estratgia
Levantamento da situao atual e definio da estratgia do treinamento dos usurios finais.
Desenhar o Programa
Definio e desenho do currculo (catlogo de cursos).
Desenvolver o Prottipo
Definir um tema e elaborar um modelo dos materiais de treinamentos a serem utilizados.
Executar o Programa
Implementao do programa de treinamento.
Avaliar o Programa
Avaliao de performance, com o objetivo de revisar mtodos e ferramentas utilizadas.
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Informaes conceituais sero fornecidas para comunicar os novos processos de negcio e os impactos de um sistema integrado nos processos e funes da empresa.
Instrues passo-a-passo
Step 1 Step 2 Step 3
As instrues criadas atravs do template contem informaes detalhadas de como realizar as tarefas passo-a-passo no sistema. Os exerccios permitem que os usurios pratiquem a utilizao do sistema no ambiente de sala de aula onde podem receber ajuda imediata e feedback dos instrutores. A prtica da utilizao do sistema crtica para garantir a transferncia do conhecimento. Os guias de referncia rpida permitem aos usurios finais o acesso a informaes pertinentes enquanto esto no ambiente de produo. Informaes gerais e fluxos do processo de negcio so exemplos de informaes que podem ser referenciadas para os usurios finais num formato amigvel. Nos procedimentos os usurios podero ter uma viso clara de como ser a nova rotina de trabalho das reas.
Procedimentos
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Necessidade de retreinar os usurios para obter: Segurana com o novo sistema Confiana no uso de suas habilidades
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Gesto de Influenciadores
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Atividade
Mapeamento das vises e percepes das Pessoas-Chave (stakeholders)
Produto
Relatrio de Anlise de posicionamento frente ao projeto/aes pontuais para gerir a mudana
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SUPORTE PS-IMPLANTAO
Visa apoiar os usurios em toda operao do sistema assim como corrigir erros no detectados durante as fases de testes e treinamento.
uma fase fundamental para que o usurio concretize o seu comprometimento e passe a ganhar confiana nas mudanas introduzidas. Na verdade, a gesto de mudanas visa minimizar os impactos da mudana. Porm, muitos problemas at ento desconhecidos e dificilmente passveis de serem previstos priori surgiro. Todavia, sero contornados com muito mais eficcia se o plano de mudanas tiver sido bem conduzido.
DAS5313 Avaliao de Desempenho de Sistemas UFSC/DAS Prof. Ricardo J. Rabelo 2010
TEMPO DE IMPLANTAO
Embora isso varie de empresa para empresa
(complexidade e dimenso dos seus processos, do estado de conhecimento e documentao destes, dos recursos financeiros disponveis, etc.), tem se observado que a implantao de mudanas (ou seja, da introduo completa da alternativa escolhida de melhoria) leva de 6 meses a 2 anos.
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FRASES COMUNS ASSOCIADAS MUDANA No espere ter todos os faris verdes antes e
durante, e que depois ainda continuaro verdes.
Temos que aceitar que nem tudo sai certo. Estamos embarcando numa viagem .... A transio foi terrvel, mas eu jamais voltaria
atrs.
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FIM
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