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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (Concurso)

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Central de Concursos / Degrau Cultural

NOÇÕES

DE

ARQUIVOLOGIA - TRE

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (CÓD.: 0451)
O TRE-RJ anunciou que irá incluir Noções de Arquivo em seu próximo concurso. Como orientação básica para os candidatos, preparamos este material como referência para seus estudos. Tão logo saia o programa oficial, este material será complementado, caso haja necessidade.
Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivamento de seus documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( ) Os arquivos possuem os documentos produzidos muitas das vezes em um único exemplar. ( ) Os documentos constantes nos arquivos são produzidos com objetivos funcionais. ( ) Os documentos constantes de uma biblioteca não dependem da relação dos documentos entre si. ( ) Os documentos do arquivo existem em numerosos exemplares. ( ) Não há uma distinção clara entre os documentos do acervo bibliográfico e os do arquivístico.

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1. 2. 3. 4. 5.

1

custódia. engenharia.Vide as respostas e comentários anteriores. vivo ou de primeira idade . para atender às necessidades de repasse de informações. a) Arquivo corrente. 3. • Arquivos setoriais . organizados. disquetes.são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas. c) Classificação 1 . arquitetura etc. cumprindo funções de arquivo corrente. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. ERRADO . Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço. constituindo-se com o decorrer do tempo. 4. morto ou de terceira idade . tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta.Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas .Os documentos de arquivo. ERRADO . foram definidas as três idades dos arquivos. 2. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais. hospitalares. esses documentos são de origem funcional. clichês. os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. 3 . Possui documentos que se encontram em estudo. 01. CERTO . em base do conhecimento da história. independentemente da forma física apresentada. • Arquivos Sargento . Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis. 1.são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente. de prédios. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas. Esses arquivos são também chamados. como. os arquivos médicos. • Arquivos-Fole . 5. • Arquivos gerais ou centrais . e que por esta razão. engenharia. restaurantes etc.é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. Para isso. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. em relação aos documentos.Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação.são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha.TRE GABARITO Central de Concursos / Degrau Cultural legal e/ou histórico.O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores. e/ou exemplar único.são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. controle. estudados ou assuntos resolvidos. originários de empresas são em sua maioria de via única. portanto.é constituído de documentos de uso freqüente.A principal finalidade do processo de arquivamen- CERTO .são aqueles em forma de escaninho. preservando a sua inegibilidade.Natureza dos documentos • Arquivos especiais . A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. tais como: fotografias. os arquivos de imprensa.são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. plantas e cartazes. de arquivos técnicos. merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento. a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. fitas. estantes etc. conservação etc. uma metodologia de organização e guarda. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente. 4. como também no registro. classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade. depois carregado verticalmente. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia. as atividades de arquivo corrente. • Arquivos especializados . normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. microformas. A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. por exemplo. 2. acondicionamento. impropriamente. 1. slides. deslizantes. 3.). c) Arquivo permanente. CERTO . 1. Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas. centralizando. sem a necessidade de remover outros papéis. Possui documentos processados. ( ) Servir à administração. 5.Por serem documentos de origem empresarial.NOÇÕES 01.é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor 2 .Por serem produzidos em empresas. Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos. Sobre os arquivos horizontais. discos. 4 . Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas. Nesta fase os documentos são analisados. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações. intermediária e permanente. CD-ROM.sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. estudantes de desenho. DE ARQUIVOLOGIA . principalmente na parte denominada arquivo de movimento. TRE e assim por diante. b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. é necessário que se adote. GABARITO CERTA .ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 . EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01.Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade .são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico. • Arquivos Verticais . ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo. ainda podemos citar: • Arquivos Pombais .

por localidade (geográfico). data ou número. Notação alfabética 3. em ordem alfabética. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto. ERRADO .indica uma subdivisão da primária.março de 1991 • Promoção OBS. AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA c) Guia subsidiária .dezembro de 1990 Janeiro . MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares.A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações. Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março . AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA 3 . A notação pode ser: A NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade. 5. 010 Notação numérica A-50 Notação alfanumérica • Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes.A resposta é óbvia no seu conteúdo.Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia. A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. Walter Diamantes.TRE 2. as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta.indica uma subdivisão secundária. em ordem cronológica. local.Central de Concursos / Degrau Cultural to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial.indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. ERRADO . A Exemplo: b) GUIA PRIMÁRIA b) Guia secundária . a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário.julho de 1990 Agosto . esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. que dá sentido de um documento desvalorizado. pelo nome dos funcionários. ERRADO . com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. dificilmente se emprega um único método. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia. 4. João Bernardo. o método principal foi o do assunto.Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente. Como se vê. Entretanto. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. Na verdade. a) Guia primária . coadjuvado pelos métodos geográfico. nome. alfabético e numérico-cronológico. CERTO . esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias.

4ª.é a saliência. Heitor. sendo então de celulóide ou de metal.Elvis do Socorro Socorro.Rôneo . A) Método alfabético É o mais simples.Decimal .Juliana Castelo Branco Castelo Branco.Pedro Oliveira Guimarães . Almeida. . Marques.Paulo de Alcântara Alcântara.Indexação Coordenada . não são considerados. . Marques. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. . Projeção .Camila Índio do Brasil Índio do Brasil. porque a pesquisa é feita diretamente.Variadex . Marques.Maria do Socorro Neta Socorro Neta. Os artigos e preposição.indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. 4 . Severino.João Marques . .TRE Central de Concursos / Degrau Cultural É um método direto. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Maria da. Marques. de.onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. Marques.é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo.: Quando houver sobrenomes iguais. Exemplos: . Exemplos: .onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela. ou cartolina. Exemplos: . do. o. João.é a saliência na parte superior da guia. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. . de corte reto. Exemplos: . . Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. ILHÓ PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente. na parte inferior da guia.Unitermo ou . . Fernando. Eliana. onde há um orifício chamado ilhó. e. Jorge. dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. J.Eliana Pena Pena. Vasconcelos Vasconcelos. ou ter projeção. Guia especial . lisa. d’. Paulo. Elvis do. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal . prevalece a ordem alfabética de prenome.João Vasconcelos . João. mas não são considerados na ordenação alfabética. Eliana.Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos. 3ª. PROJEÇÃO OU GUIA Exemplos: .José Vasconcelos Vasconcelos.Fernando Marques 2ª.Mnemônico .Luís Carlos Marques Marques. Pedro Oliveira. Nos nomes de pessoas físicas.Soundex . Juliana. Luís Carlos.Carlos José José.Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia.Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos.Paulo Santo Cristo Santo Cristo. . Pedro Paulo. Lúcia d’.Fernando Campo Limpo Campo Limpo. É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome.Automático . da.: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público. 5ª. .Maria Marques . . ou nele ser aplicada.enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: . e que são as seguintes: 1ª. uma. OBS.J. tais como a. chamadas regras de alfabetação. Pode ser suspensa. José. Pé . Camila.Duplex .NOÇÕES d) DE ARQUIVOLOGIA . Elba. Guimarães.Jorge Carlos Filho Carlos Filho. • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras. Fernando.dicionário Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.Severino Sobrinho Sobrinho. b) Pasta miscelânea . Exemplos: . isto é. Vasconcelos. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal . Paulo de. . . Guia. Ana. Maria do. OBS.Maria da Guia 6ª. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Maria.Lúcia d´Almeida . pela ordenação cronológica. um.Eliana Marques . Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome. Os sobrenomes formados por palavras como Santa. desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra. Carlos. Exemplo: GUIA ESPECIAL Guia-fora . não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta.Ana Marques . Junior. Pode ser recortada no próprio cartão. Exemplos: .

Superintendência Financeira da TELERJ . cidade e correspondente (quem enviou a correspondência). os números arábicos.Charles Du Pont Du Pont. 9ª.Guilio di Capri Capri.PA .PA .Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro).São Paulo .São Paulo . estado e correspondente. São colocados após o nome completo. Li Yutang.SP . 12ª. Exemplos: .Crateús . Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado. George. Exemplos: . Mário (Ministro).Maria do Carmo.Campos .Belém . Os nomes orientais.Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava). .1º Congresso de Odontologia (1º). Quando se organiza um arquivo por estado.Georges Aubert Aubert. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.Adalberto Oliveira . .São Mateus . Library of Congress (The).Rio de Janeiro .Gerência de Atendimento da TELERJ .3 (Três) M do Brasil. Guilio di. salvo nos casos espanhóis e orientais.São Luiz .Paul McCartney McCartney.TELERJ . empresas. os artigos e preposições que os constituem. . 14ª. Exemplos: . Thomas. entre parênteses.SP .Antonio de los Rios Rios. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim.Embratel Embratel. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor. Abreu Neto.Presidente Fernando Henrique Henrique.PE . Entretanto.Araçatuba . Esteban. Angel del. Abreu Sobrinho.The Library of Congress Fundação Getúlio Vargas.Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: . . . Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.Rio de Janeiro . Carlos. .São Paulo . 5 .Jorge de Abreu Sobrinho .Luiz Carlos .Maranhão . Colegial (A).Fundação Getúlio Vargas . Exemplos: . 13ª.Gerência de Finanças .Thomas Jefferson Jefferson.A Colegial .Crateús . Exemplo: . Francisco (Professor) . para facilitar a ordenação.Lucas Marques . reuniões. José de.Diadema . 11ª.São Luiz .TELERJ . B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. assembléias e semelhantes.SP . O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula. Exemplos: .Professor Francisco Carlos . Gordon. 8ª.Central de Concursos / Degrau Cultural OBS. .3 M do Brasil . Abreu Filho. .Lucas Marques . entre parênteses.Jorge de Abreu Neto . Jorge de. Jorge de.ES . Paul. Olávo (Doutor). não se considerando.Campos . gerência.João Alfredo .Rio de Janeiro .São Mateus .SP .Campinas .João Alfredo . que corresponde ao sobrenome da família do pai. . não havendo destaque para as capitais.Lívia de Fátima Arquiva-se: . .São Paulo . não seguirá a ordem alfabética. Charles. Exemplos: . Fernando (Presidente). chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: .III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). Georges. . Antonio de los. .Belém .São Paulo .ES .Dilma da Silva . superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Como a principal chave é a cidade. Jorge de NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: . Exemplos: .George Bush Bush.José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome.Rio de Janeiro .Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas.: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. obviamente. Admitese. entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que. 10ª.Gordon O´Brien O´Brien.Ministro Mário Simonsen Simonsen. porém. .Maranhão .Pedro Luiz .TRE Congresso de Odontologia . as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente.Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. para fins de ordenação.Francisco Balbino .Luiz Carlos . conferências.Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: .Maria Augusta . departamento.Li Yutang Chian Chin.Francisco Balbino . Exemplos: .São Paulo . .Esteban De Penedo De Penedo. Nos títulos de eventos como congressos.Araçatuba . .Adalberto Oliveira . Exemplos: .Superintendência Financeira 15ª.Chian Chin .Pedro Luiz 2) nome da cidade. deve-se ordená-las alfabeticamente.Dilma da Silva Arquiva-se: . . Francisco de.Jorge de Abreu Filho 7ª.TELERJ .Francisco de Pina de Mello Pina de Mello.Campinas .Diadema .Rio de Janeiro .Maria Augusta Os títulos não são considerados na alfabetação.Rio de Janeiro . Os nomes de firmas.Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero.PE . japoneses.Fábrica Estrela de 4 pontas .Lívia de Fátima .Maria do Carmo. seção.Gerência de Atendimento .

Normalmente é utilizada em repartições públicas.6 a 10 anos de Calçados .50 . Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha). Hoje. acordos. .4 a 6 anos . são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem. Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo.Homem . já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. e editar publicações técnicas. C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. para se localizar um documento ou pasta.meias de Crianças . ele é registrado.687 Dígito-Terminal 04 . Embora a quantidade de classes seja ilimitada.27 09 . Para que o número não fique vago. partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria. que as pastas tragam os nomes dos estados. pela primeira vez. contratos. possa apresentar peculiaridades próprias a cada método.: É um método direto e de fácil manuseio. com vantagem. Não esqueça de classificação do local e do correspondente. A numeração obedece somente à ordenação seqüencial.cueca . Esta pasta montada será denominada processo.Brasil . seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 . Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente. Exemplos: Brasília (Distrito Federal) .87 Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados.Chile .meia .os referentes à administração interna e suas atividades-fim. que seguem dois critérios de arquivamento. Quando um documento novo chega à repartição. na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado.vestido . é universalmente conhecido.Manjo. Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos. OBS. anotando em sua ficha alfabética a nova localização.1 a 3 anos .). • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número.Campos. • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube.Pesquisas 2 . tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão. Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem .252 342. pareceres. onde além do número de registro são colocadas informações.Aragão. abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1). ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos. O método de arquivamento por assunto não é.42 12 . .Brasil . A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876. Carolina Brasília (Minas Gerais) . Juan.Santa Cruz de La Sierra .Penteado.142 128.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação. Roseli. Pablo. após as respectivas capitais dos países a que se referem. Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam. Este número é dado quando há o recebimento. No entanto.437 126. exige-se. É necessário. arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética. fotografias etc.84 . além da ordem alfabética. alfabetase em primeiro lugar o país. correspondência recebida e expedida. nas gavetas ou estantes. de engenharia. a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples.Alvares.Santos. .26 .61 . onde os documentos serão arquivados alfabeticamente. Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades. Com relação aos clientes eventuais.Brasília (Capital) . 6 . evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas. em princípios de 1950. porém. de fácil aplicação. Luís.saia . em segundo lugar. de funcionários etc. Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos.Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. cronológico ou digital-terminal.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural chas) alfabéticos-onomásticos. No segundo. Carlos Itacoatiara (Pernambuco) . que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. uma vez que. Exemplos: . Pedro Quando se trata de correspondência com outros países.Antônio. muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses.Crianças Existem outros métodos pouco utilizados.52 34 . atribui-se a cada cliente eventual um número.blusa . Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas. como classificação de assuntos: atas. Conseqüentemente.82 .Chile . As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. embora a disposição física das pastas. numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele.Magalhães. sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo.camisa da Mulher . nos Estados Unidos.Cursos 3 . ser arquivados por assunto .Santiago .37 12 . No primeiro. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas.) e especializados (médicos.Mulher . • Método Numérico Cronológico Neste método.recém-nascidos .027 98.Altamira . é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. que o ampliou. pois depende de interpretação dos documentos sob análise. Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45. tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos. Sérgio Itacoatiara (Bahia) . e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização. Com isso.calça . seguido da capital e do correspondente. do documento de um cliente. além de amplo conhecimento das atividades institucionais. porém. porém. telex etc. Tais métodos são indiretos. fitas.

no banco de dados.Na classificação alfabética simples ou aberto. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva. o nosso. 7 . de acordo com sua entrada no arquivo. também será utilizado um banco de dados ou fichas. • Pesquisa . discos. datas. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos.Idem à explicação do item anterior. discos e recortes de jornais. não se pense que houve falha de registro ou extravio. individualmente. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas. o tempo de duração. a data da gravação. anotando no banco de dados ou fichas.Central de Concursos / Degrau Cultural Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados. No caso de registro em fichas. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. GABARITO ERRADO . só é apresentada uma letra na guia. CERTO . eventos. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação. Entretanto. arquivamento e pesquisa. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que. 3. no seu verso. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. A fotografia recebe um número de registro. individualmente. colada na margem mais larga do filme. Os demais documentos. como fotografias. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados. locais etc. dimensões etc. se sonoro ou mudo. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. ( ) É utilizado um arquivamento primário. Arquivos de Fita Magnética. A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. sua localização.depois de numeradas. relatórios técnicos etc. o sistema é alfabético. Para a recuperação de sua localização. filmes etc. iniciados pelos indicados na guia. tais como: assuntos (de conferencistas. lugar. O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. • Preparo . filmes . Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. músicas. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. compositores etc. 1. Deve-se incluir. reunidas.o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . o número de faixas de cada lado. 3. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado. releases de jornais etc. também. 5. Esse conceito tornou-se obsoleto. 4. • Recepção e identificação . Também é utilizado o método numérico. por exemplo. envelope e/ou pasta em que será acondicionada. controlado através de livro próprio. já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. em fichas). acondicioná-los. • Registro .. em lugar visível e previamente determinado. ERRADO . principalmente nos arquivos especiais e especializados. independente de sua forma de acondicionamento.). em suporte papel. deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. preparo. a quantidade (fotos e negativos).Não existe essa classificação. retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. 1. CERTO . acontecimentos. registro. lugares. futuramente. discos duração da execução. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. objetos etc. fitas magnéticas. datas. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes. deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos. em ordem crescente. O século anterior foi o das grandes descobertas e.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. devem ser arquivados em separado. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. 2.TRE ção. podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico.o lado da fita. Como exemplo. autores. de grandes desenvolvimentos tecnológicos. Estamos na era da globalização. Com relação aos assuntos. fitas magnéticas . informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). local. em cores ou preto e branco. denominado número de registro. filmes. 2. identificação das pessoas etc. títulos (congressos. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. com grande êxito. Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver.Quando só há citação de letras. evento. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. ERRADO . necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. fitas magnéticas. assuntos. deve ser assinalado no documento. • Negativo . a rotação etc. Esse número.). 3.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas. em envelopes próprios para esse fim. assuntos. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas. no mesmo envelope e/ou pasta. EXERCÍCIO 01.o comprimento e a bitola do filme. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. o tempo de duração. • Álbum . 4.Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. 2. filmes. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. inserindo-se as demais letras naquele intervalo.A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas. Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. 5. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados. juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data. Quando várias fotos tratam do mesmo evento. podemos citar um arquivo e um jornal. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos. 01. gêneros musicais etc. Além dessas informações que são comuns aos três elementos.

Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta. objetivando a imediata identificação do original e cópias. Como esse processo é mais trabalhoso. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. por questões de segurança. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica.por matrícula). as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações. em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda. • preservação e conservação de originais . revistas etc. por meio de terminais ou microcomputadores. As listagens. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que. Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. a proximidade das informações.a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. números. podemos citar uma empresa que possua. no registro de documentos. documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes. Órgãos Governamentais etc. Colégios.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. sem passar pelo papel. em seus arquivos. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. • racionalização da informação . se apresentam. de empresas. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações . Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. Atualmente isso é completamente inviável. Hospitais. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. Comércio. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. Com o surgimento das novas tecnologias. Como vantagens podemos citar: • economia de espaço . Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. • aquisição de coleções de jornais. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme. • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM . Como exemplo. Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. Caso haja algum sinistro (roubo. Razão etc.as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. Podemos citar os dossiês de empregados. independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. Hotéis. assim.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural • versatilidade na duplicação . São elas: Automação da Informação. • segurança . A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.400 documentos que serão numerados. incêndio. falsificação etc. simultaneamente. séries esgotadas etc. assuntos etc. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. administrativos. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). saída direta do computador para a microficha.quando não havia problemas no mercado imobiliário. revistas. no controle do acervo etc.400 documentos de formato A4. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. Cartórios. São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. Entretanto. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. O índice de erros é muito pequeno. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente . Jornais. ou seja. levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos. não podendo sofrer alterações 8 . Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa. • integridade de reprodução . No preparo da documentação para a microfilmagem. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado. razão etc.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. A verticalização e o encarecimento do metro quadrado. cheques.cópias instantâneas do original em filme ou papel. Paralelamente. atualmente. já que só podem ocorrer por falhas na digitação. de contratos etc. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. para sua identificação. seqüencialmente.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. a partir de filmes cópias. Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte.quando o suporte da informação é o próprio computador.Computer Output Microfilm. São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento. jornais etc. livros. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. Indústria. o que não acontece nos controles manuais. separam-se grupos de aproximadamente 2. operacionais.por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais. podem ser geradas outras cópias para distribuição. no Brasil e no exterior. através da fita spooll. que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio. documentação rara. Caso seja necessário.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas.o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. .

Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. • falta de definição de responsabilidade.Preservação do documento e sua informação. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . agricultura etc. i) revisão da TTD 9 . sem risco de danificá-los. rapidez na recuperação da informação e segurança. Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia. 3. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral. ERRADO . muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4.461 de 25/04/1991. 01. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. consideravelmente. correspondências. outras mídias vão sendo criadas. vinte vezes. sendo necessário que se analise pasta por pasta. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis.) • WORM . 1 % meios magnéticos. g) aplicação da TTD. A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental.Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. e. modificando. saúde. • demora ou não na localização do documento. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente. A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço.Many (uma só gravação. 1. em publicações (catálogos. 1. desenhos de engenharia etc.Read . ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa. Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada. CERTO .. Entretanto. b) indicação das pessoas responsáveis. os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos. Esses discos podem ser lidos milhares de vezes.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado. os desenhos de engenharia etc. 5. os discos para o armazenamento dos documentos. EXERCÍCIO 01. CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa. As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão.Once .Central de Concursos / Degrau Cultural simples . Um CDRom não pode ser alterado.461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR. Com isso. A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . ERRADO . Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. usando software e hardware adequados. 4. gráfico e números. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações. garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. f) aprovação da TTD.Write . já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade. Caso uma empresa não defina sua tabela. enciclopédia. 4% em microfilmes. 2. um documento é copiado. • escassez de espaço físico. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais. a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. c) levantamento do acervo. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional. 2. 12 e 14 polegadas de diâmetro. Depois surgiram os CDs usados para músicas. 5. Nesta década. Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. no mínimo.A Lei nº 1. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento. sofrerá constantemente várias reorganizações. material contábil de empresas de consultoria/auditoria. h) divulgação da TTD. os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa. d) definição do cronograma de reuniões.Conselho Nacional de Arquivos. tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. No ato da definição das prioridades de atuação. • extravio de documentos. ou seja. Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção. 4. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina. A leitura é feita com um laser de baixa potência. futuramente.unicamente para a leitura . Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados. faturas. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício. É necessário. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . normalmente. 3. formulários. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais. sua capacidade é ampliada dia-a-dia. e) verificação da legislação em vigor. que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . finalmente. então.para a leitura e cópia em papel.Compact Disc . Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas.ou conjugados (leitoras/ copiadoras) . Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. CERTO .

técnicas ou científicas das instituições. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. OBS. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes. caso chegassem a fase de arquivamento permanente.: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. científica e culturalmente através dos séculos. Em meados do século XX. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições.Ou destinação de documentos. as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. de expedição. manuais. principalmente a partir da II Guerra Mundial. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.arquivos como fonte de pesquisa histórica. formulário. artigos etc. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. • Utilização . que são responsáveis pela criação de seus documentos. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. Deve-se ter cuidado. ou seja. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais. classificação. Devido ao grande avanço da tecnologia. na hora exata. Nesta fase.NOÇÕES a) DE ARQUIVOLOGIA . É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. projetos. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. com base na Lei nº 8. como novo conceito de gestão de documentos.159. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. Dentro deste contexto. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados 10 . o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário. planejamentos etc. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. Isso pode ser feito através da leitura do organograma. d) Papel histórico dos arquivos nacionais. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. Diante desta afirmativa. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. c) Garantia de melhor organização desses documentos. • Avaliação . o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. que deve estar disponível no local certo. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. geralmente são administradas por essas mesmas instituições.) que também deverão ser analisados.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção . • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense . é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. por isso. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. acarreta vantagens econômicas. de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. distribuição e tramitação). registro.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. tramitação. de 08/01/1991.Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. também com documentos que contam a história da empresa. apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. revistas. uso. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. Para a tradição arquivista americana. – muitas das vezes administradas por outro órgão. É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. normas internas. • Européia .preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. no uso das instalações físicas e recursos humanos. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país. se necessário. OBS. consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Até há pouco tempo. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. para as pessoas certas e com um custo possível. diretrizes etc. as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente.

Central de Concursos / Degrau Cultural profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência.). utilização e destinação. A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação.TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo . 3.Expedição .classificar . 2. e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). conferir. classificação. o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc. 4.Informação . variando o nome em função do movimento dos papéis. classificar.certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada. de acordo com as séries. uso de recursos de automação (informática) etc. quando necessário. A Terceira Via. 5. registrar e distribuir a correspondência recebida. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo.remeter às seções competentes para o devido estudo. Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. os antecedentes ou procedentes. Classificar . Atualmente. como: recebimento. conforme o método de arquivamento. Se houver necessidade. CERTO . Nos serviços de comunicações modernos. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA .O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores. ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação. considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. gestão de correspondências e documentos vitais etc. de correspondência e telecomunicações. 5. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição. a Quarta Via. As suas atribuições são: receber.existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. circulares e toda forma de correspondência. depende dessa primeira atividade.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição).inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas. pois toda a movimentação do processo é aí anotada. conferindo os anexos.: O registro. por assunto. Tarefas (competências) do setor de conferência. no que se refere à sua recepção e expedição. deve-se 11 . principalmente para consulta e empréstimo de documentos. que são depois arquivados por destinatários. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa. organiza-as e procede à atualização dos fichários. de acordo com a procedência. Além de zelar pelos fichários. legais e administrativas de cada país. se está redigido em termos próprios. numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. CERTO . Toda continuidade. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. Antigamente. as exposições.distribuir Receber .Entrada . quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. os ofícios. EXERCÍCIO 01. à elaboração das folhas de referência.Esta fase elabora normas de acesso. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação . registro. A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional.receber . c) nível intermediário .abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. CERTO . ERRADO .Esta fase inclui procedimentos de protocolo. por meio de arquivos correntes e/ou secretários. elaboração de sistemas de arquivos correntes. de máquinas copiadoras. distribuição e tramitação de documentos. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas. adicionando a ela. OBS. a utilização e a destinação. quando houver. CERTO .A base do princípio da gestão de documentos são a produção. A Primeira Via do registro. b) nível mínimo ampliado . este setor atende as pessoas nos “guichês”.registrar . Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas). Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos. Este núcleo pode ser chamado de serviço. há sempre integrado. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas. esse controle é feito pelas próprias unidades. Distribuir . seção ou turma de comunicações. 3. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos. Proceder.Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: . 1.Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . certa ou errada. a ficha nº 1. constitucionais. isto é. 4. Seja ele mesmo serviço. 2. GABARITO 01. d) nível máximo . quando houver. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. quando necessário.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários. Numerar. 1. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido. seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte.Tarefa principal de um órgão de comunicações.

: 0451 Complemento Série Concursos 04/05 12 . g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos. divulgações de concorrências. provas etc. ( ) arquivar. l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. EXCETO: ( ) classificar. ou seja. Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída. quer administrativa ou historicamente. ( ) registrar. urgente . classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária .elementos que identifiquem a classificação do documento. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito. Toda correspondência oficial é propriedade do Estado.não demanda de um procedimento especial. f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito. que depende de um estudo minucioso. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna. decisões e pareceres expedidos.Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento. 4. b) Confidencial . Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. Classificação e Correspondência Correspondência oficial .Idem ao comentário do item anterior c) d) e) conferir com o documento original. e ) Ultra-Secreta . destinatário etc. ( ) distribuir.É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo. Da divulgação de atos a fatos administrativos. a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. 5. porém menos protocolar. 1.É a que pode ser exposta ao público. 4. CERTO .é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE. p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras. O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação.Refere-se ao item secreto. Arquivar as cópias e documentos . c) Reservada . Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. Fornecer antecedentes e precedentes . GABARITO CERTO . ( ) descartar. admissões e dispensas.NOÇÕES b) DE ARQUIVOLOGIA . 2. mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. 3. d) Secreta .É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório. com a identificação do local de chegada e/ou de saída. horário. 5. 2. 3. Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado.Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. a vários destinatários para informar de posições. o seu registro e distribuição. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. seja a nível de Estado ou empresarial. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros. conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum .Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. determinam providências ou fazem designações.É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível. ERRADO . r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.TRE d) Central de Concursos / Degrau Cultural Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades. Quanto à natureza do assunto da correspondência.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado.ou seja. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. sem comprometer a organização. concursos. simultaneamente. ERRADO . a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta. Fornecer dados à turma de informações . 1. independente do veículo. n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. a todos que os solicitarem. instituição ou empresa. CERTO . Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo. b) c) Cód. 01. Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior. pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. EXERCÍCIOS 01.

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