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ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS I Prof.

Aloisio Furtado Meireles Unipalmares

2.2 AQUISIO DE RECURSOS PATRIMONIAIS: EMPREENDIMENTOS E EQUIPAMENTOS1 Recursos patrimoniais so instalaes2, utilizadas nas operaes do dia-a-dia da empresa, mas que so adquiridas esporadicamente. Prdios, equipamentos e veculos da empresa podem ser classificados como recursos patrimoniais. Dependendo do porte da empresa, sua complexidade, prazos de fabricao ou construo, os bens patrimoniais so classificados em equipamentos ou ento em prdios, terrenos e jazidas. Equipamentos so, por exemplo, mquinas operatrizes, caldeiras, reatores, pontes rolantes, ferramentas especiais, veculos, computadores e mveis. J dentro da classificao de prdios, terrenos e jazidas, como o prprio nome diz, entram edifcios e instalaes prediais em geral, terrenos e jazidas. A aquisio de bens, como uma nova instalao industrial, bem diferente da utilizada para comprar materiais mais simples como um cartucho para impressora. Adquirir bens envolve muito mais que recursos, extremamente particular, com projetos e tecnologias especficas, e s vezes, uma nica vez. J no caso do cartucho, comprado, por exemplo, duas vezes por ms, h muito mais rotinas, padres e experincia. A aquisio de bens patrimoniais ou empreendimentos, como eles tambm so conhecidos como uma barragem, um novo prdio a ser construdo ou uma nova fbrica um campo bastante especfico na administrao. Denominamos esse campo administrao de empreendimentos ou administrao de projetos. 2.2.1 CLASSIFICAO DOS BENS PATRIMONIAIS
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MARTINS, Petrnio Garcia. ALT, Paulo R Campos. Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais, 2 ed., So Paulo, Saraiva, 2006
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instalao ins.ta.la.o sf (instalar+o) 1 Ato ou efeito de instalar. 2 Disposio dos objetos no lugar apropriado. 3 Conjunto de aparelhos ou peas que compem uma determinada unidade: Instalao eltrica. 4 Inaugurao, comeo, incio. I. abreviada, Inform: ao de instalar novo software ou hardware sem restaurar os ajustes da cpia anterior do sistema operacional. Michaelis Moderno Dicionrio da Lngua Portuguesa Ed. Melhoramento

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BENS PATRIMONIAIS / INSTALAES

EQUIPAMENTOS

PRDIOS, TERRENOS, JAZIDAS.

A forma organizacional mais freqentemente utilizada a matricial quando se define uma fora-tarefa para levar adiante o empreendimento. Essa foratarefa, que dever ter um lder, contar com recursos humanos das mais variadas reas da prpria organizao ou de terceiros subcontratados. 2.2.2 PLANEJAMENTO, CONTROLE E PROCEDIMENTOS O sistema de planejamento e controle bsico orientado pelo tempo e indica ao gerente (lder) como e quando uma atividade ser executada, e o sistema de custo/mo de obra informa sobre os recursos necessrios realizao do empreendimento. A procura de uma forma adequada de administrao levou s teorias e prticas das tcnicas do caminho crtico, hoje popularizadas como PERT / CPM (Program Evaluation and Review Technique / Critical Path Method) Exemplos de projetos que podem utilizar PERT / CPM:3 Construo de uma planta; Pesquisa e desenvolvimento de um produto; Produo de filmes; Construo de navios; Conduo de campanhas publicitrias, entre outras. J esto disponveis no mercado vrios softwares de gesto de projetos ou empreendimentos, com vrios nveis de sofisticao e de custo, a exemplo do MS PROJECT da Microsoft. A aquisio de um bem cujo processo de execuo possa ser classificado como
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http://www.engprod.ufjf.br/fernando/epd015/PERT_CPM.pdf

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um empreendimento deve seguir os procedimentos definidos pela empresa em seus manuais de projeto ou empreendimento, na parte referente a suprimentos. Suprimentos (procurement) tm um significado bem amplo, inclui todas as atividades necessrias para identificar, selecionar, negociar, comprar, acompanhar, transportar, inspecionar, dispor internamente, resgatar (de sinistros) os insumos necessrios fabricao de um bem ou prestao de um servio. A identificao de insumos e fornecedores feita por meio de prospeco de mercado, consulta a banco de dados, catlogos especficos, pginas amarelas guias de compras, entidades de classe, centros de pesquisas avanadas (descoberta de novas tecnologias), Internet, home pages, visitas a feiras e exposies. Na seleo de insumos e fornecedores deve-se observar vrios aspectos como certides negativas para a documentao fiscal e trabalhista do proponente, a capacidade financeira do fornecedor para levar adiante o pedido, incluindo capital de giro, liquidez, pendncias com credores, rentabilidade, grau de endividamento e giro de estoques. Na seleo tambm importante realizar uma visita s instalaes para verificar o nvel de atualizao dos equipamentos, o controle dos materiais, as condies de trabalho (segurana e organizao), existncia de proteo contra incndios ou outros tipos de sinistros e capacitao tcnica para atender o pedido. Outros pontos importantes que podem ser examinados numa visita so verificar se o fornecedor est fabricando algo parecido com o pedido em questo e se a mo-de-obra apresenta sinais de ser bem treinada e motivada. Pode-se tambm levantar com os clientes, do propenso fornecedor, qual a sua reputao nos negcios ou se tem sido pontual nos compromissos assumidos. Aos selecionados ser feito um convite para o fornecimento de um conjunto de produtos e servios. O convite ou licitao depende do porte do fornecimento, dos procedimentos internos e do tipo de empresa nas empresas do setor pblico ou economias mistas, esse assunto regido por legislao especfica. Os principais so concorrncia pblica, tomada de preo e carta-convite. Na fase de negociao e contratao o proponente com melhor nota tcnica chamado para as negociaes de preos e das condies de fornecimento. Essa fase finalizada com a emisso de um contrato de fornecimento ou de prestao de servios, ou de 3

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um pedido de fornecimento ou de compras, que normalmente tem fora de um contrato. O acompanhamento (follow-up) sempre necessrio, principalmente quando a compra mais complexa. No se pode esperar o vencimento da data de entrega para saber se o fornecedor cumpriu ou no os prazos e condies. Torna-se necessrio acompanhar as vrias fases do fornecimento, devidamente especificadas no contrato, para que aes corretivas possam ser tomadas a tempo. A contratao do transporte e seguros tambm atribuio da funo suprimentos. No caso de grandes projetos industriais, o custo do transporte e respectivos seguros pode chegar a algo em torno de 3% a 5% do custo total do empreendimento. A inspeo feita durante todo o processo de fabricao, quanto sua conformidade s especificaes tcnicas do projeto. normal os inspetores da qualidade, em grandes e complexos projetos, pertencerem unidade de suprimentos. A disposio ou condicionamento interno quer em almoxarifados ou no, responsabilidade da funo suprimentos. O controle dos nveis de reposio, a deciso quanto oportunidade da compra e quanto quantidade a comprar, funo tpica de suprimentos. Em caso de sinistros como incndios, inundaes, roubos e furtos, cabe funo suprimentos tomar as medidas necessrias no que se refere ao resgate de peas, componentes e instalaes com as autoridades, como tambm acionar as seguradoras. usual a rea de suprimentos contar com a assessoria jurdica prpria. Como se v, a funo suprimentos adquire importncia fundamental no bom andamento dos negcios da empresa. 2.2.3 CONTRATOS A formalizao do acordo de aquisio de um bem patrimonial, devido s suas caractersticas peculiares complexidade, especificidade, prazos, penalidades por inadimplncias feita por meio de um contrato. As formas e tipos de contratos so regulados por legislao especfica e devem refletir todos estes tpicos. Em face da natureza diversa dos fornecimentos, existem vrios tipos de contratos 4

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j consagrados. Desde que no contrariem a legislao vigente, qualquer acordo entre comprador e fornecedor pode fazer parte do contrato. Os tipos mais comuns so pedido de compra, contrato em aberto, por cotas de fornecimento ou entrega, de fornecimento em conta corrente, de fornecimento de servios e de inteno de compra. 2.2.4 AQUISIO DE EQUIPAMENTOS Bens patrimoniais, como equipamentos, merecem ateno especial dos gerentes, em face da sua complexidade que, muitas vezes, exige estudos detalha- - No fcil chegar a uma concluso firme sobre as vantagens e desvantagens de um equipamento em relao a um outro concorrente, havendo somente uma oportunidade para se acertar. O erro pode levar a empresa falncia. Podemos identificar dois casos tpicos de aquisio de equipamentos, iremos analisar separadamente: os equipamentos de catlogo e de projeto especial. Os equipamentos de catlogo ou padronizados so aqueles cujas caractersticas, como desempenho, funes, volume, peso, opcionais e cores, so previamente especificadas pelo fabricante, cabendo ao comprador pouca ou nenhuma margem de mudana. A opo do comprador escolher entre dois ou mais modelos de um mesmo fornecedor ou dois ou mais fornecedores de um produto equivalente no atendimento dos seus objetivos. Os equipamentos de projeto especial so projetados e construdos para atender especificamente s necessidades de um comprador. Deve ser adaptado s circunstncias do ambiente do cliente. O processo aquisitivo, nesse caso muito semelhante ao de uma obra, como um edifcio, uma ponte ou uma barragem, mantidas as devidas propores. A empresa compradora deve criar uma equipe interna ad hoc para tal fim ou mesmo contratar uma empresa externa para conduzir o processo. No caso da equipe interna, a sua organizao em muito se assemelha a de um empreendimento, isto , matricial. O processo de compra ir gerar um contrato de fornecimento bem detalhado, devendo conter, entre outras: especificaes, proposta de preo e demais condies de fornecimento, avaliao pela equipe e negociao. 5

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Na avaliao pela equipe, a empresa ou equipe para efetuar a aquisio deve fazer uma avaliao das propostas e dos proponentes, visitando suas instalaes fabris, levantando seus cadastros quanto aos bancos e rgos pblicos, como INSS, Cetesb e Receita Federal. Durante o processo de negociao com um ou mais proponentes, devem ficar claros os seguintes pontos, que sero partes integrantes do contrato de fornecimento: Condies de Pagamento; Responsabilidade pelo Transporte e Instalao; Prazo para o Equipamento Atingir o Desempenho Especificado; Garantia; Peas Sobressalentes; Manuteno e Servios de Ps-Venda; Obteno de Licena de Transporte e Funcionamento; Manuais de Operao; Treinamento; Penalidades; Seguros.