5 S s.

Qu son las 5 S s? Es una tcnica de gestin japonesa basada en cinco principios simples. Surgi a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por la Unin Japonesa de Cientficos e Ingenieros como parte de un movimiento de mejora de la calidad, sus objetivos principales eran eliminar obstculos que impidan una produccin eficiente, lo que trajo por consiguiente una mejor calidad de la higiene y seguridad durante los procesos productivos. Se inici en Toyota en los aos 60s con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, ms ordenados y ms limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. El movimiento de las 5 S s es una idea ligada a la orientacin hacia la calidad total, que se origin en el Japn bajo la orientacin de Deming hace ms de 40 aos y que est incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o Kaizen. Se describe como una metodologa enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las reas de la empresa (oficinas, almacn, etc.), creando una disciplina que a la larga se convierta en cultura y en prctica comn. Son prcticas y actividades que mejoran los hbitos. Es una aportacin del control de calidad japons. Contribuyen a la mejora continua del ambiente de trabajo, y que tambin se puede aplicar al mbito personal. Necesidades  Mejorar el ambiente de trabajo  Eliminacin de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminacin, etc.  Buscar la reduccin de prdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervencin del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo. Objetivo de las 5 S s  Poder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos fsicos o informacin en computadora.  Incrementar la Productividad.  Mejorar la Calidad de las actividades realizadas. Caractersticas de las 5 S s  Ser representativo para otros, es decir, escoger modelos en los cuales las otras reas consigan reflejarse, por tener caractersticas que permitan una comparacin.  Tener dimensiones compactas, el efecto de concentracin de esfuerzos en reas, equipos y ambientes compactos es mucho mayor que en reas dispersas, grandes y sin una delimitacin.  Mejorar continuamente, la creacin de modelos es la mejor estrategia para desarrollar horizontalmente las 5 S s, esto es, practicarlo en todas las reas de la empresa continuamente.

Beneficios al implementar las 5 S s Qu ganamos?           Ms espacio. Orgullo del lugar en el que se trabaja. Mejor imagen ante nuestros clientes. Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas. Mayor conocimiento del puesto. Mayor nivel de seguridad. Mayor calidad. Tiempos de respuesta ms cortos. Vida til de los equipos. Cumplir mejor los plazos.

Qu eliminamos?         Prdidas de tiempo Insatisfaccin de clientes Prdidas monetarias Productos defectuosos Averas. Nivel de existencias o inventarios. Accidentes. Movimientos y traslados intiles.

Beneficios Personales 1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente. 2. Trabajadores comprometidos. 3. Motivacin. 4. Crecimiento a nivel personal y empresarial. 5. Se valoran sus aportaciones y conocimientos. 6. La mejora continua se hace una tarea de todos. 7. Nos permite mayor cooperacin y trabajar en equipo con el fin de:     Aportar ideas para organizar nuestras reas de trabajo. Hacer ms gratas las horas de trabajo. Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo. Nos ayuda a desempear nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (porque sabemos que cada cosa esta en su lugar)

Hbitos: Hay dos caminos posibles para que las personas cambien sus hbitos y su comportamiento.  El primero es cuando adquieren conocimiento y lo confrontan con sus valores.  El segundo camino es lo contrario: el comportamiento grupal influye al hombre hacia un cambio individual. Decisin de Implantacin Qu? Decisin de implantacin Definicin del gestor o Comit Central Participacin del entrenamiento Elaboracin del plan directo Desarrollo de entrenamiento para coordinadores Formacin de comits locales Entrenamiento de comits locales Elaboracin del plan de ejecucin Implantacin de 5 S s Evaluacin y promocin de las 5 S s Quin? Direccin Comit Gestor del programa o Comit central Gestor del programa o Comit central Gestor del programa Coordinadores Gestor del programa o Comit central Coordinadores y Comits locales Coordinadores, Comits locales y equipos Direccin, Gestor del programa, Comit central y/o Equipo

Son 5 Ss por que vienen de cinco palabras japonesas que son:

    

Seiri (Clasificacin, Seleccionar) Seiton (Organizacin, Orden) Seiso (Limpieza) Seiketsu (Estandarizacin) Shitsuke (Disciplina)

Paradigmas de la direccin:     Es necesario mantener los equipos sin parar. Los trabajadores no cuidan el sitio. Hay muchos pedidos urgentes para perder el tiempo limpiando. Creo que el orden es el adecuado, no tardamos tanto tiempo.

Paradigmas de los colaboradores:     Me pagan por trabajar no para limpiar. Llevo 10 aos, porqu debo limpiar? Necesitamos ms espacio para guardar todo lo que tenemos No veo la necesidad de aplicar las 5 S s.

Qu hacer para romper los paradigmas? 1. 2. 3.    No ignorarlos Predicar con el ejemplo Hablar con nuestros colaboradores, para: Conocer el origen de su resistencia Conocer sus preocupaciones y temores Escuchar sus propuestas

Seiri, la primera S (Seleccionar) Objetivo El propsito de Seiri o clasificar, significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de produccin o de oficina cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la "accin", mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar. Contar con un rea de trabajo donde nicamente estn los artculos y herramientas necesarias. Eliminar del rea de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor. Frecuentemente nos "llenamos" de elementos, herramientas, cajas con productos, carros, tiles y elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en la posibilidad de realizar el trabajo sin estos elementos.

Objetos necesarios

Organizarlos

Objetos daados

Son tiles?

Si

Repararlos

No

Objetos de ms

Separarlos

Descartados

No

Objetos obsoletos

Son tiles para alguien ms?

Donar
Si

Transferir Vender

MATERIAL MEDIDAS A TOMAR Necesario o de uso frecuente Mantenerlo lo ms cercano posible del usuario. Mantenerlo en instalaciones centrales que permitan una Necesario y de uso espordico optimizacin en su uso. Negociarlo en funcin del costo/beneficio y de la Necesario, pero requiere de reparacin disponibilidad financiera. Innecesario, pero til para otras personas o reas Negociarlo y transferir a los interesados. Innecesario, pero til para otros fines Adaptarlo, regalarlo o venderlo. Exponer el material durante un periodo definido a los Innecesario e intil posibles interesados o Desecharlo.

Beneficios     Se mejora el control visual de los elementos de trabajo, materiales en proceso y producto final. La calidad del producto se mejora ya que los controles visuales ayudan a prevenir los defectos. Es ms fcil identificar las reas o sitios de trabajo con riesgo potencial de accidente laboral. El personal de oficina puede mejorar la productividad en el uso del tiempo.

rea de Oportunidad: y y y y y y y y rea de uso comn (Sala de juntas, archivo muerto, etc.) Oficinas. Cerca o detrs de lockers y muebles. Esquinas. Detrs de los pilares y bajo las escaleras. En los pisos y pasillos. Pizarrones de avisos ya muy obsoletos. Afuera, pegado a las cercas o bardas.

Pasos 1. Identificar todos los artculos innecesarios. 2. Eliminar todo aquello que definitivamente no se utiliza. 3. Encuentra un lugar de almacenamiento diferente para las cosas de uso poco frecuente. Herramientas: *Tarjetas Rojas Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si existe un elemento innecesario son las siguientes: Es necesario este elemento? Si es necesario, es necesario en esta cantidad? Si es necesario, tiene que estar localizado aqu? Hay lugares definidos, en la forma definida, para todas las cosas? Todos los objetos estn identificados? La facilidad de acceso a los objetos es proporcional a su frecuencia de uso? Existen criterios establecidos para la ordenacin de los objetos?  Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es  Deshacerse de todo lo innecesario del rea de trabajo, en caso de duda: o Asignar un rea especial para colocacin de estos materiales y equipos. Tarjetas de color  Este tipo de tarjetas permiten marcar o "denunciar" que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una accin correctiva. En algunas empresas utilizan colores verde para indicar que existe un problema de contaminacin, azul si est relacionado el elemento con materiales de produccin, roja si se

trata de elementos que no pertenecen al trabajo como envases de comida, desechos de materiales de seguridad como guantes rotos, papeles innecesarios, etc. En Japn se utiliza frecuentemente la tarjeta roja para mostrar o destacar el problema identificado.

Nombre: Fecha: Localizacin Razn para etiqueta roja:

Una vez marcados los elementos se procede a registrar cada tarjeta utilizada en la lista de elementos innecesarios. Esta lista permite posteriormente realizar un seguimiento sobre todos los elementos identificados. Si es necesario, se puede realizar una reunin donde se decide qu hacer con los elementos identificados, ya que en el momento de la "campaa" no es posible definir qu hacer con todos los elementos innecesarios detectados. Peridicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el rea de tarjetas rojas y tomar decisiones. Necesidad BAJA MEDIA ALTA Frecuencia de Uso de las Cosas: y y y y y y Sin uso en aos Uso entre 6 a 12 meses Uso entre 2 a 6 meses Uso > 1 vez al mes Uso > 1 vez a la semana Uso diario Guardar en: y y y y Deshacerse de ellas Guardar a distancia Guardarlas en un lugar central en el trabajo. Guardar cerca del rea de trabajo o llevarlas consigo.

Actividad para el participante. Identificar lo necesario de lo innecesario de su rea de trabajo/ frecuencia de uso. Principio Solo lo que se necesita, en la cantidad necesaria y cuando se necesite. Seiton, la segunda S (Organizar) Ordenar los artculos que hemos clasificado como necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificacin, localizacin, disposicin y regreso al mismo lugar despus de ser usados. As como el mejor uso y aprovechamiento para as comprar menos. Bsicamente implica definir un lugar para cada cosa y poner cada cosa en su lugar.

Pasos 1. 2. 3. 4. Asigna e identifica un lugar para cada artculo. Determina la cantidad exacta que debe haber de cada artculo. Asegura que cada artculo est listo para utilizarse. Crea los medios para asegurar que cada artculo regrese a su lugar Herramientas: *Cdigos de color *Sealizacin

Pregunta Qu? Cuntos? Dnde?

Respuesta Definir los artculos necesarios (Seleccionar) Identificar los artculos Definir la cantidad Identificar la cantidad necesaria Definir la localizacin Identificar el lugar

Una vez eliminados los elementos innecesarios, el primer paso para organizar, es definir el lugar donde se deben ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, dividir nuestra rea de trabajo, identificndolos para eliminar el tiempo de bsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados (es el caso de la herramienta). Beneficios.                  Importante reduccin de stocks. Se ahorran espacios. Se mejora el aprovechamiento de espacios fsico. Se Evitan prdidas por movimientos innecesarios. Se Evitan prdidas por bsquedas de elementos que no se encuentran. Se Evitan prdidas de energa de las personas por movimientos que podran simplificarse. Se Evitan prdidas por exceso de stocks. Se Evitan prdidas por productos defectuosos utilizados al no haber sido adecuadamente identificado. Se Evitan prdidas por condiciones inseguras que proporcionan accidentes fcilmente evitables. Se Evitan prdidas monetarias. Incremento de objetos cedidos y aprovechados por otros usuarios. Mejor utilizacin de los recursos. Agudiza el sentido de orden a travs de la marcacin y utilizacin de ayudas visuales. El aseo se pueden realizar con mayor facilidad. La limpieza se realiza con mayor seguridad. Se mejora la informacin en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial. Facilitar la administracin visual.

Ejemplos de Orden:  Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios)  Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina el cual sea: o Fcil de ubicar o Fcil de guardar o Fcil de sacar o Fcil de ver si falta reponerlo             Etiquetar espacios de almacenaje. Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalpices, muebles, etc.) Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarn en el futuro. Identificacin de Gabinetes Utiliza letras para identificar gabinetes Divide los gabinetes en columnas y renglones Utiliza nmeros para identificar columnas y renglones Dibujo de contornos Cdigo de colores Utilizar libretas y no hojas sueltas Marcar pasillos y reas donde deben ir las cosas Dar entrenamiento a la gente para que siga los procedimientos

 Orden de avisos y letreros:      Designar un lugar especial para colocarlas. Indicar cunto tiempo van a estar puestas. La cinta debe despegarse sin daar la pared. Los posters, avisos y seales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaos estndar) Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o al caminar.

Los criterios y principios para para encontrar las mejores localizaciones de herramientas y tiles son:     Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de uso. Los elementos usados con ms frecuencia se colocan cerca del lugar de uso. Los elementos de uso no frecuente se almacenan fuera del lugar de uso. Si los elementos se utilizan juntos se almacenan juntos, y en la secuencia con que se usan.

Cualquier persona puede inmediatamente:  Ver, Tomar y Regresar cualquier artculo. Actividad para el participante Ordenar su rea de trabajo, de lo que identific como necesario, explicar Cmo lo ordenara, segn lo antes visto? Principio Un lugar para cada cosa y poner cada cosa en su lugar.

Seiso, la tercera S (Limpieza) Objetivo Mantener el rea de trabajo y los equipos impecables, libre de toda suciedad previniendo el desorden, estableciendo una metodologa de limpieza y as evitar que el rea de trabajo se ensucie. Va mas all de una esttica agradable permanentemente, exige que realicemos un trabajo creativo de identificacin de las fuentes de suciedad, inspeccionando el equipo para identificar problemas de cualquier tipo de falla en los mismos. Beneficios Aumenta la moral del personal y su eficiencia. Mejora el bienestar fsico y mental del trabajador. La imagen del lugar da otra proyeccin. Reduce el riesgo potencial de accidentes y las equivocaciones disminuyen. Se minimiza la probabilidad de revolver archivos. Se incrementa la vida til del equipo al evitar su deterioro por contaminacin y suciedad. Las averas se pueden identificar ms fcilmente e incluso prevenir. Se reducen los despilfarros de materiales y energa debido a la eliminacin de fugas y escapes. Implementacin en siete pasos: 1. Determinar las metas de limpieza. 2. Determinar las responsabilidades de la limpieza (mapeo de reas y definicin de responsables) 3. Determinar los mtodos de limpieza (programa que muestra al detalle las veces al da en que se limpia, el responsable, y la forma) 4. Preparar los utensilios de limpieza. 5. Asignar un lugar adecuado y funcional a cada artculo utilizado para mantener limpia el rea de trabajo. 6. Establecer mtodos de prevencin que eviten que se ensucie el rea. 7. Implantar las actividades de limpieza como rutina. Herramientas: *Checklist de inspeccin y limpieza *Tarjeta Amarilla *Operacin Hormiga Etapas de la Limpieza: Macro: Limpieza general Individual: Limpieza de reas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes especficas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.) Micro: Limpieza de partes pequeas, corregir las fuentes de suciedad o polvo. Las tres diferentes clases de reas de trabajo 1. Tercera clase.- Gente tirando basura y nadie la limpia.

2. Segunda clase.- Gente tirando basura y otro grupo la limpia. 3. Primera clase.- Nadie tira basura y todos limpian. Definicin del da de la gran limpieza  Las 5 S s comienzan con El Da de la Gran Limpieza . Este evento es de suma importancia, debido a que es el marco de inicio de las 5 Ss en un determinado ambiente, rea o hasta empresa.  Debe escogerse un da que no provoque trastornos a la empresa, empleados, proveedores y clientes.  Despus del da de la gran limpieza, donde haya el involucramiento de todos en forma de un equipo, es importante que las 5 S s sean ejecutadas por el personal que trabaja aquel ambiente. Debe ser definida para cada persona cul rea le toca o qu debe ser hecho individualmente. Preparativos  Basureros y recipientes para materiales desechables (por tipo de material y por destino)  Reservar un rea de desecho de material (rea del SEIRI). Esta rea tiene un impacto motivacional muy fuerte, pues el volumen de material que es colocado simboliza el resultado del esfuerzo del equipo, y refleja la prctica de las 5 S s.  Sacos de basura, baldes, jabn, desengrasante, mangueras, lquidos de limpieza, franelas.  Bombas de alta presin para la limpieza de pisos.  Equipos de proteccin individual adecuados  Equipo de movimiento de cargas  Cmara fotogrfica y de video. Promocin de un rea de trabajo limpia 1. Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas por grupos y personas (identificar problemas). 2. Limpieza por equipo y rea (pisos, herramientas, etc.). 3. Aplicar Kaizen (Mejora continua) para limpiar zonas difciles, mtodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza). 4. Seguir las reglas e intensificar las acciones. Asignar responsables de las actividades de limpieza, definir con qu frecuencia y cuando se deben realizar. y y y y Enliste cada una de las actividades de limpieza a realizar. Enliste los artculos y equipos de limpieza a utilizar. Enliste el rea de limpieza a tratar. Documente las actividades de limpieza en un procedimiento.

La oracin de las 5S s y y y y No tendr cosas sucias No tirar cosas alrededor Limpiar las cosas en forma adecuada Pondr cinta en avisos vigentes que se han cado

Recomendaciones en la limpieza y y y Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su rea y equipos. La limpieza e inspeccin es el primer paso del mantenimiento autnomo. Utilizar listas de verificacin de inspeccin y limpieza (con ayudas visuales)

Crear disciplina y y Comunicar Entrenamiento

El no desarrollar la limpieza provoca los siguientes tipos de problemas:  Las ventanas estn tan sucias que muy poca luz del sol se filtra por ellas. Ello perjudica a la moral y a la eficiencia en el trabajo.  Los equipos que no reciben mantenimiento suficiente tienden a averiarse frecuentemente. Esto conduce a retrasos en las entregas. La clave de esta S consiste en crear un ambiente de trabajo saludable ya que la limpieza alivia el estrs y la fatiga mejorando los resultados operacionales en forma consistente. Actividad para el participante Elabore su programa de actividades de limpieza, incluya nombres de los responsables y tiempo en realizar cada actividad. Principio El lugar ms limpio, no es el que ms se asea, si no el que menos se ensucia. Seiketsu, la cuarta S (Estandarizacin) Mantener las tres primeras S s: Seleccionar Organizar Limpiar Lograr que los procedimientos, prcticas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la seleccin, organizacin y limpieza son mantenidas en las reas de trabajo. A medida que se practica el SEIKETSU, las normas se van mejorando, y los ambientes van quedando ms agradables. La estandarizacin (o establecimiento de patrones) de colores es desarrollada, permitiendo la pintura autnoma , o sea, el pintado de los ambientes, instalaciones y equipos es hecho por los propios usuarios y operadores. Pasos 1. 2. 3. 4. Estandarizar todo y hacer visibles los estndares utilizados. Implementar mtodos que faciliten el comportamiento apegado a los estndares. Compilar toda la informacin sin que tenga que buscarse o solicitarse. Integrar las actividades en el trabajo de manera regular

Herramientas: *Tableros de estndares *Muestras patrn * Instrucciones y procedimientos * Mejora de normas * Implementando auditorias de revisin Beneficios        No se regresa a las viejas condiciones, se mantienen gracias a la Administracin Visual. Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar. Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan. Se guarda el conocimiento producido durante aos de trabajo. Se controlan las fuentes de suciedad y basura. Se eliminan los hbitos de acumular cosas innecesarias en oficinas. Se mejora el bienestar del personal al crear un hbito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente.  Se mantiene presente la realizacin del Seiri, Seiton y Seiso, efectundolos de una manera estandarizada.  No hay retroceso en lo ganado con las primeras 3ss.

Herramientas y mtodos para control visual o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer errores. Avisos de peligro. Indicaciones de donde deben ponerse las cosas. Recordatorios de precaucin en la operacin. Ayudas visuales de mantenimiento preventivo. Hacer que sea fcil verlas a distancia. Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que est bien o mal. Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fcil y convenientemente. Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fcilmente. Hacerlas de tal forma que su uso haga que el rea de trabajo sea ms ordenado. Desplegar los mensajes o dibujos adecuados. Instructivos. Pintar las paredes y pisos peridicamente. Todas las reas deben estar identificadas con letreros de nombre y funcin. Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quin es responsable de qu en las 5 S s. Utilizar marcas de posicin para indicar la posicin correcta de las cosas. Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia. Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia. Utilizar un pizarrn para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar. Establecer recomendaciones para mantener no slo la limpieza sino tambin la higiene en la empresa. Indicar el estado de avance en 5 S s en cada rea en funcin de los resultados de las auditoras.

Recomendacin Es altamente recomendable que en la elaboracin de los estndares participen quienes deben de realizar las actividades de las primeras 3S s. Las actividades del SEIKETSU merecen una atencin especial, pues exigen perseverancia. Si no hay cambio en la mentalidad y en el comportamiento de las personas, y si las instalaciones no son mejoradas (que son fuentes de mugre y problemas), el retorno a la antigua situacin es slo una cuestin de tiempo. El lugar que mejor rpido, tambin puede empeorar rpido . Para la prctica efectiva del SEIKETSU hay necesidad de una promocin permanente del propio programa 5 S s. Esto se obtiene a travs de evaluaciones, cursos internos, juegos, visitas a otras empresas y entre departamentos de la misma empresa, eventos exclusivos de 5 S s, (se requiere apoyo y participacin directa de la alta gerencia) y otras formas creativas que formen parte de la cultura de la empresa. As mismo, se requiere verificar el mantenimiento cotidiano de las condiciones a travs de seguimientos sistemticos. Para esto se recomienda utilizar checklist adaptados especialmente a cada entorno de trabajo donde se verifiquen los puntos principales a limpiar.  La limpieza estandarizada implica crear un modo consistente de hacer las tareas cotidianas.  La estandarizacin de los equipamientos significa que cualquiera puede operar dicha mquina. La estandarizacin de las operaciones significa que cualquiera pueda realizar la operacin. Actividad para el participante Elabore su esquema de evaluacin incluyendo nicamente las tres primeras S s. Principio Di lo que haces, haz lo que dices, y demustralo. Shitsuke, la quinta S (Disciplina) Es el cumplimiento riguroso de aquello que fue establecido entre las personas, as como de las normas vigentes. Consiste en alcanzar una calidad de museo en todas las reas de la empresa, desde individuos hasta la organizacin. Es una actitud de respeto al prjimo, el hbito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua y permanente. Implica un desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa. Nos garantiza que la productividad se mejora progresivamente y que la calidad de los productos sea excelente. Objetivo Consiste en tener el hbito de implementar permanente y correctamente los procedimientos apropiados. Los nuevos hbitos de trabajo consiste en: Comprender los objetivos de cada una de las 5S y cmo contribuyen a la sobrevivencia de la organizacin. Proporcionar tiempos especiales para la implementacin del programa. Si quiere ganar el campeonato deber dedicar un tiempo especial para el entrenamiento.

Importancia 1. 2. 3. 4. 5. Los procedimientos correctos se han vuelto un hbito. Todo el personal ha sido entrenado adecuadamente. Todo el personal ha hecho suyo el mtodo y lo aplican. El rea de trabajo est ordenada correctamente y se manejan los estndares. Se busca la mejora continua.

Beneficios  Se siguen los estndares establecidos y existe una mayor sensibilizacin y respeto entre personas y cuidado de los recursos de la empresa.  El cliente se sentir ms satisfecho ya que los niveles de calidad sern superiores debido a que se han respetado ntegramente los procedimientos y normas establecidas.  El sitio de trabajo ser un lugar donde realmente sea atractivo llegara cada da. Pasos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Haz visible los resultados de las 5 S s. Provoca la crtica constructiva con otra reas, plantas y hasta empresas. Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados. Hacer que todos participen, que hagan algo y despus trabajar en la implantacin (5 S s o 3 S s) Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace. Asegurar que no falle la comunicacin, clarificar las ideas y reconfirmar. Promueve las 5 S s en toda la empresa mediante esquemas promocionales. Herramientas: *Checklist de 5 S s *Ronda de 5 S s

La falta de disciplina provoca desperdicio de recursos, insatisfaccin entre las personas e informaciones imprecisas. El respeto a los dems es fundamental para el xito del trabajo en equipo, y consecuentemente para el alcance de la sinergia y de la mejora de la eficiencia de los procesos. El cumplimiento de las normas y procedimientos es un testimonio para pedir el grado de disciplina existente y, por consiguiente, la etapa en la que las 5S realmente se encuentran. No existe otra forma de aplicar la disciplina sino a travs de la discusin de normas y procedimientos, con la participacin de todos los involucrados, y que stos perciban las ventajas de su aplicacin. Existe en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta muestra su presencia. Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organizacin y las prdidas. Cmo tener una oficina ms eficiente?     Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelera estandarizada. Hacer un programa de trabajo para cada empleado. Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrn en programa para que la gente sepa el estatus. Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas.

La campaa de uno solo es mejor: y y y y y y Una sola localizacin para expedientes. Proceso de documentos en el mismo da. Juntas de una hora. Memos e E-Mail de una pgina. Llamadas telefnicas de un minuto. Guardar slo una copia del original.

Archivos eficientes y Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro Slo guardar la informacin que realmente es necesaria, evitar gastar espacio Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta) Cada documento debe indicar la fecha de recepcin y fecha de proceso Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado Organizar los archivos de tal forma que tenga acceso cualquier persona con facilidad: o Por Seccin o Por Cliente o Por Proveedor o Por Tema o Por Tipo de documento o Por asunto o Por proyecto o Por Departamento, etc.

Actividad para el participante Realice los procedimientos y programas de trabajo necesarios para mantener la Disciplina de las 5 S s. Campaa 5 S s Es importante que el Director General tome el liderazgo y que todos tomen parte en las 5 S s. Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie ms lo tomar, de ellos depende el xito o fracaso de la campaa. No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 S s como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas. Lo importante es empezar en 5 S s y mantener el esfuerzo. Entrenamiento Difusin  Slogans.  Campaas.  Posters.  Folletos.

Planeacin y operacin  Organizacin promocional.  Educacin.  Juntas promocionales. Actividades paralelas  Posters de invitacin a participar.  Temas del mes. Despliegue de las actividades de las 5 S s en reas de trabajo especficas  Documentacin.  Implantacin. Proyectos Kaizen  Organizarlos conforme sea apropiado. Entrenamiento tcnico  Tecnologa Kaizen.  Entrenamiento inicial.  Seguimiento al entrenamiento. Lanzamiento de equipos Kaizen y certificacin. Trabajo en equipo. Reconocimiento.

Registros de 5 S s. El registro fotogrfico y/o flmico es de fundamental importancia durante todo el proceso de implantacin, pues es la mejor forma de evidenciar las diversas etapas, motivando a los equipos a persistir en busca de una mejora continua, y de incentivar otras reas que todava no adoptan el proceso. Fotografas (antes, durante y despus) Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc.) Museo de las cosas antiguas (mquinas y herramientas) Registrar los resultados de los proyectos Kaizen

Durante la campaa se logr eliminar una gran cantidad de elementos innecesarios. Sin embargo, quedaron varias herramientas, materiales, equipos, etc. que no se pudieron retirar por problemas tcnicos o por no tener una decisin clara sobre qu hacer con ellos. Para estos materiales se debe preparar un plan para eliminarlos gradualmente. En este punto se podr aplicar la filosofa del Ciclo Deming (PH VA) para desarrollar las acciones que permitan retirarlos. El plan debe indicar los mtodos para eliminar los elementos: desecharlo, venderlo, devolverlo al proveedor, destruirlo o utilizarlo, etc. Diagnstico y evaluacin de 5 S s. El diagnstico es una auditora informal que puede ser hecha por personas que conozcan relativamente bien los conceptos de orden, limpieza, arreglo, aseo y disciplina. Se puede utilizar una lista de verificacin o checklist, elaborado especficamente para el tipo de ambiente evaluado (oficina, bodega, taller, campo, patio, bao, vestidor, comedor, etc.)

 Competencias  Patrullas y evaluacin cruzada  Avisos  Todos los avisos limpios y claros.  Sin avisos pasados de fecha.  Todos los avisos estn alineados en su parte superior y a los lados.  Administracin de las 5 S s  Las responsabilidades para las 5 S s estn claramente delineadas a todos los niveles.  Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 S s.

ua de calificacin
0 1 2 3 = = = = No hay implementacion Un 30% de cumplimiento Cumple al 65% Un 95% de cumplimiento

Evaluacin 5 S's
General Seleccin Orden Limpieza Estandarizacin Porcentajes Puntos 54% 44 47% 14 57% 12 67% 10 53% 8
Regular Bien Excelente

Fecha

> 50 % > 70 % > 90 %

Regular
General
1 0.8 0.8 0.6 0.7 0.4 Bien 1

0.9

Excel.

Estandarizacin
0.2 0

Seleccin
0.6 Regular 0.5

0.4

0.3

0.2

Limpieza

Orden
0.1

FORMATO DE EVALUACIN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

SELECCIONAR Las herramientas de trabajo se encuentran en buen estado para su uso El mobiliario se encuentra en buenas condiciones de uso Existen objetos sin uso en los pasillos Pasillos libres de obstculos Las mesas de trabajo estn libres de objetos sin uso Se cuenta con solo lo necesario para trabajar Los cajones se encuentran bien ordenados Se ven partes o materiales en otras reas o lugares diferentes a su lugar asignado Es difcil de encontrar lo que se busca inmediatamente El rea est libre de cajas, papeles u otros objetos.

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ORDENAR Las reas estn debidamente identificadas No hay unidades encimadas en las mesas o reas de trabajo Los botes de basura estn en el lugar designado para stos Lugares marcados para todo el material de trabajo (Equipos, carpetas, etc.) Todas las silla y mesas estn en el lugar designado Los cajones de las mesas de trabajo estn debidamente organizados y slo se tiene lo necesario Todas las identificaciones en los estantes de material estn actualizadas y se respetan

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LIMPIAR Los escritorios se encuentran limpios Las herramientas de trabajo se encuentran limpias El piso est libre de polvo, basura, manchas o residuos Las gavetas o cajones de las mesas de trabajo estn limpias Las mesas estn libres de polvo, manchas o residuos Los planes de limpieza se realizan en la fecha establecida.

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ESTANDARIZAR Todos los contenedores cumplen con el requerimiento de la operacin El personal usa la vestimenta adecuada dependiendo de sus labores Todas las mesas, sillas y carros son iguales Todos los instructivos cumplen con el estndar La capacitacin est estandarizada para el personal del rea

Conclusin El cumplimiento de las normas y procedimientos ocurrir naturalmente en la medida en que las personas perciban las ventajas de la prctica, principalmente porque al mismo tiempo madurar el espritu de equipo. Actualmente las empresas en nuestro pas se ven obligadas a desempear un papel educador en busca de la Calidad Total, y las 5 S s, adaptadas a la cultura de cada una, es un mtodo que se muestra bastante apropiado para este fin. Sus principales caractersticas son: o o o La prctica de la propia actividad Simplicidad Respeto al grupo.

La principal caracterstica de las 5 S s es la simplicidad. Sus efectos, sin embargo, slo pueden ser entendidos por quien ejecuta el programa, y quien lo ejecuta sabe la fuerza y su significado para el desarrollo de la Calidad Total.