Central de Concursos / Degrau Cultural

NOÇÕES

DE

ARQUIVOLOGIA - TRE

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (CÓD.: 0451)
O TRE-RJ anunciou que irá incluir Noções de Arquivo em seu próximo concurso. Como orientação básica para os candidatos, preparamos este material como referência para seus estudos. Tão logo saia o programa oficial, este material será complementado, caso haja necessidade.
Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivamento de seus documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( ) Os arquivos possuem os documentos produzidos muitas das vezes em um único exemplar. ( ) Os documentos constantes nos arquivos são produzidos com objetivos funcionais. ( ) Os documentos constantes de uma biblioteca não dependem da relação dos documentos entre si. ( ) Os documentos do arquivo existem em numerosos exemplares. ( ) Não há uma distinção clara entre os documentos do acervo bibliográfico e os do arquivístico.

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1. 2. 3. 4. 5.

1

cumprindo funções de arquivo corrente. a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas.é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. 01. Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis. em base do conhecimento da história. • Arquivos setoriais .Vide as respostas e comentários anteriores.Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo. por exemplo. Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas. e que por esta razão. classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade.são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico. engenharia. ( ) Servir à administração.Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas .são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha. estudantes de desenho. portanto. CERTO . DE ARQUIVOLOGIA . Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas. os arquivos médicos. para atender às necessidades de repasse de informações. discos. custódia. 3.A principal finalidade do processo de arquivamen- CERTO . A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. esses documentos são de origem funcional. tais como: fotografias.é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor 2 . TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. restaurantes etc. centralizando. • Arquivos gerais ou centrais . 3 . de arquivos técnicos. os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais.são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente. preservando a sua inegibilidade. tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta. Esses arquivos são também chamados. • Arquivos Verticais . • Arquivos especializados . Para isso. impropriamente. Possui documentos que se encontram em estudo. 5. 3. vivo ou de primeira idade . estudados ou assuntos resolvidos. os arquivos de imprensa.são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas. 1.Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz. disquetes. controle. CD-ROM.são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. CERTO . 1. TRE e assim por diante. sem a necessidade de remover outros papéis. b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente. fitas. como também no registro.Natureza dos documentos • Arquivos especiais . ERRADO . 4 . b) Arquivo intermediário ou de segunda idade . 2. normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. conservação etc. de prédios. microformas. Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos. organizados. clichês. • Arquivos-Fole . A principal finalidade dos arquivos é servir à administração.são aqueles em forma de escaninho. é necessário que se adote. c) Arquivo permanente. acondicionamento. c) Classificação 1 . em relação aos documentos. arquitetura etc. as atividades de arquivo corrente. EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas.é constituído de documentos de uso freqüente. como.Por serem produzidos em empresas. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço. uma metodologia de organização e guarda. independentemente da forma física apresentada. GABARITO CERTA . estantes etc. Possui documentos processados. engenharia. 5. slides. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais. a) Arquivo corrente. ERRADO . constituindo-se com o decorrer do tempo. depois carregado verticalmente. ainda podemos citar: • Arquivos Pombais . morto ou de terceira idade . 4. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia. 4.O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores. principalmente na parte denominada arquivo de movimento. e/ou exemplar único. 2. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações. Nesta fase os documentos são analisados. foram definidas as três idades dos arquivos. intermediária e permanente.Por serem documentos de origem empresarial. merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento.são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais.). originários de empresas são em sua maioria de via única. hospitalares. 1. plantas e cartazes.NOÇÕES 01.ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 .sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. • Arquivos Sargento .TRE GABARITO Central de Concursos / Degrau Cultural legal e/ou histórico. deslizantes. Sobre os arquivos horizontais.Os documentos de arquivo.

março de 1991 • Promoção OBS. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA 3 .: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. 5. esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. Walter Diamantes. 4. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia. Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março . pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto.julho de 1990 Agosto .dezembro de 1990 Janeiro . Na verdade. em ordem cronológica. Entretanto. alfabético e numérico-cronológico. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. Notação alfabética 3. por localidade (geográfico). A notação pode ser: A NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . verifica-se que o arranjo principal é por assunto. coadjuvado pelos métodos geográfico.Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia.indica uma subdivisão secundária.A resposta é óbvia no seu conteúdo. 010 Notação numérica A-50 Notação alfanumérica • Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes.indica uma subdivisão da primária. A Exemplo: b) GUIA PRIMÁRIA b) Guia secundária . João Bernardo. CERTO . as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta. ERRADO . a) Guia primária . esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação. data ou número. Como se vê. o método principal foi o do assunto.TRE 2. ERRADO . os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade.indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. dificilmente se emprega um único método. nome.A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações. a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário.Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. ERRADO .Central de Concursos / Degrau Cultural to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial. em ordem alfabética. A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. que dá sentido de um documento desvalorizado. local. AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA c) Guia subsidiária . pelo nome dos funcionários. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário.

ILHÓ PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente. Pode ser recortada no próprio cartão. e. Os sobrenomes formados por palavras como Santa. o.Camila Índio do Brasil Índio do Brasil.é a saliência. Pode ser suspensa. . Fernando. ou cartolina. . e que são as seguintes: 1ª. Ana. Marques.Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos. Severino.Juliana Castelo Branco Castelo Branco. Exemplos: . . Guia. lisa. Exemplo: GUIA ESPECIAL Guia-fora . Marques. Projeção . J.Soundex .Elvis do Socorro Socorro.Paulo de Alcântara Alcântara. 4ª. um.é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo.Carlos José José. não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Os artigos e preposição. Heitor. .: Quando houver sobrenomes iguais. Maria da. Pedro Paulo. Carlos. João.é a saliência na parte superior da guia. 3ª.Lúcia d´Almeida .Maria da Guia 6ª. não são considerados. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Maria. Exemplos: . .Ana Marques .Luís Carlos Marques Marques. Vasconcelos.Indexação Coordenada . Jorge. João.Maria do Socorro Neta Socorro Neta. Eliana. uma.Paulo Santo Cristo Santo Cristo. b) Pasta miscelânea .Severino Sobrinho Sobrinho. Exemplos: . isto é.Jorge Carlos Filho Carlos Filho. Nos nomes de pessoas físicas.J. desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra.Fernando Marques 2ª. na parte inferior da guia. É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome. Exemplos: . dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. Paulo.Variadex .Unitermo ou . considera-se o último sobrenome e depois o prenome.indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.João Vasconcelos .João Marques . d’.: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público. . Vasconcelos Vasconcelos. Lúcia d’.Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia. de. 5ª. mas não são considerados na ordenação alfabética. .Pedro Oliveira Guimarães . José. Camila. . Maria do.onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. A) Método alfabético É o mais simples.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural É um método direto. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. ou ter projeção.NOÇÕES d) DE ARQUIVOLOGIA . porque a pesquisa é feita diretamente. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela. PROJEÇÃO OU GUIA Exemplos: . Marques. .José Vasconcelos Vasconcelos. . Elba.dicionário Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Marques. • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal .Duplex .Fernando Campo Limpo Campo Limpo. Pé . Luís Carlos. chamadas regras de alfabetação. Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta.Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos. onde há um orifício chamado ilhó. tais como a. ou nele ser aplicada. sendo então de celulóide ou de metal. OBS. Juliana. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. . .enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: . Eliana.Automático . Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal . OBS.Mnemônico . prevalece a ordem alfabética de prenome. Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome. Guia especial . Guimarães. Junior. Exemplos: . 4 .Eliana Pena Pena.Decimal .Maria Marques . do. Pedro Oliveira. pela ordenação cronológica. Exemplos: . Paulo de.Eliana Marques . da. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Almeida.onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. Elvis do. Fernando. Marques.Rôneo . de corte reto.

. Francisco (Professor) . Abreu Neto.João Alfredo . 10ª. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas.SP .ES . chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: .São Luiz . 11ª.Rio de Janeiro . 14ª. George. Olávo (Doutor).São Luiz . Colegial (A).SP .São Paulo . Exemplos: . Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado. entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que.Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro. Exemplos: . Entretanto. . Jorge de NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . .Central de Concursos / Degrau Cultural OBS.Campos .George Bush Bush. gerência. Jorge de. Mário (Ministro). As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência).Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro).Fábrica Estrela de 4 pontas . 12ª.Rio de Janeiro . reuniões. Exemplos: .TELERJ .Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero.Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: .PA .Rio de Janeiro . Carlos. Georges.Gerência de Atendimento . . Exemplos: .ES . Gordon. seção.Pedro Luiz 2) nome da cidade. Angel del.São Mateus .PE . Francisco de. .Thomas Jefferson Jefferson.Maria do Carmo.Maria Augusta Os títulos não são considerados na alfabetação.Chian Chin .Luiz Carlos .Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava).Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: .Maria Augusta .A Colegial .Belém .Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas.Antonio de los Rios Rios.Esteban De Penedo De Penedo.Jorge de Abreu Sobrinho . para facilitar a ordenação.São Paulo . 13ª.Presidente Fernando Henrique Henrique.Araçatuba . japoneses.Campos .SP . os artigos e preposições que os constituem. entre parênteses.Diadema .Gerência de Atendimento da TELERJ . salvo nos casos espanhóis e orientais.Superintendência Financeira da TELERJ .Georges Aubert Aubert. superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade.Embratel Embratel. .PA .José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños.Crateús .Professor Francisco Carlos .Lucas Marques .Adalberto Oliveira .Rio de Janeiro .Li Yutang Chian Chin. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. Abreu Filho. Antonio de los.Paul McCartney McCartney.São Paulo . Quando se organiza um arquivo por estado.Maranhão . .Francisco Balbino . Exemplos: .TRE Congresso de Odontologia . porém.Pedro Luiz . assembléias e semelhantes.Maranhão .Francisco Balbino .Lucas Marques . Os nomes de firmas. 8ª. Exemplos: . que corresponde ao sobrenome da família do pai. para fins de ordenação. os números arábicos. . Fernando (Presidente).São Paulo .3 (Três) M do Brasil.: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.Jorge de Abreu Neto . estado e correspondente.Crateús . entre parênteses. que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: . São colocados após o nome completo. .3 M do Brasil . obviamente. as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente.Francisco de Pina de Mello Pina de Mello.Lívia de Fátima Arquiva-se: .III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III).SP . Abreu Sobrinho.The Library of Congress Fundação Getúlio Vargas.Fundação Getúlio Vargas . Exemplo: . Os nomes orientais. Exemplos: .São Mateus . Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Charles.Dilma da Silva Arquiva-se: .Belém . B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. Paul.Gordon O´Brien O´Brien.Campinas . Nos títulos de eventos como congressos.Gerência de Finanças . .TELERJ . Como a principal chave é a cidade.Araçatuba .Jorge de Abreu Filho 7ª. empresas.São Paulo .Maria do Carmo.Lívia de Fátima . . conferências. Library of Congress (The). Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Exemplos: .Ministro Mário Simonsen Simonsen.São Paulo . não se considerando. Guilio di. Thomas.Campinas .Adalberto Oliveira .Charles Du Pont Du Pont.Rio de Janeiro . Jorge de. José de.Rio de Janeiro .Diadema .Dilma da Silva . Li Yutang. 9ª. departamento.Superintendência Financeira 15ª. O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula. . Esteban. Exemplos: . .PE .Guilio di Capri Capri.1º Congresso de Odontologia (1º). não havendo destaque para as capitais. . deve-se ordená-las alfabeticamente. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam.João Alfredo . não seguirá a ordem alfabética. 5 . .Luiz Carlos .TELERJ . Admitese. .

do documento de um cliente.Santos. ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos. já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades.6 a 10 anos de Calçados .42 12 . onde além do número de registro são colocadas informações.Pesquisas 2 .Penteado.camisa da Mulher . Tais métodos são indiretos. porém.Crianças Existem outros métodos pouco utilizados. além da ordem alfabética. • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número. alfabetase em primeiro lugar o país.meia . e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização. que as pastas tragam os nomes dos estados. Pablo. Luís. Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo. de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação.82 . Com relação aos clientes eventuais. Este número é dado quando há o recebimento. exige-se. pela primeira vez.27 09 . Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar. porém. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. pareceres. Quando um documento novo chega à repartição. Para que o número não fique vago. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha). que seguem dois critérios de arquivamento. Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente. Normalmente é utilizada em repartições públicas. ele é registrado. possa apresentar peculiaridades próprias a cada método. é universalmente conhecido. que o ampliou. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos.recém-nascidos . A numeração obedece somente à ordenação seqüencial. Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural chas) alfabéticos-onomásticos. No entanto. OBS. de funcionários etc. atribui-se a cada cliente eventual um número. em princípios de 1950. sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo. . No primeiro. Exemplos: . Sérgio Itacoatiara (Bahia) . tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão. após as respectivas capitais dos países a que se referem. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876.Aragão. C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número.1 a 3 anos .os referentes à administração interna e suas atividades-fim. Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45. Com isso. abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1). Não esqueça de classificação do local e do correspondente.52 34 .Manjo. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial.87 Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados. Hoje.vestido . • Método Numérico Cronológico Neste método. Esta pasta montada será denominada processo.Brasil .687 Dígito-Terminal 04 .Cursos 3 . uma vez que.142 128. anotando em sua ficha alfabética a nova localização.Magalhães. a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples. Conseqüentemente.26 .50 . É necessário.Chile .Homem .Brasil . ser arquivados por assunto . muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses.calça .saia . Carolina Brasília (Minas Gerais) . Embora a quantidade de classes seja ilimitada. de engenharia. fotografias etc. além de amplo conhecimento das atividades institucionais. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. com vantagem.Santa Cruz de La Sierra . 6 .Santiago . na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. e editar publicações técnicas. Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos.437 126.) e especializados (médicos. para se localizar um documento ou pasta. contratos. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas.blusa .Chile .Antônio. numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA .). seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 .: É um método direto e de fácil manuseio. onde os documentos serão arquivados alfabeticamente.84 . Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade. Juan. fitas. de fácil aplicação. embora a disposição física das pastas. telex etc. Pedro Quando se trata de correspondência com outros países. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas. nas gavetas ou estantes. evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas.Alvares.cueca .Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. Exemplos: Brasília (Distrito Federal) . pois depende de interpretação dos documentos sob análise. .meias de Crianças . em segundo lugar. • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube.Campos. acordos. No segundo. correspondência recebida e expedida. nos Estados Unidos.4 a 6 anos . são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem. partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria. é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. O método de arquivamento por assunto não é. tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos.Brasília (Capital) .252 342.Altamira . Carlos Itacoatiara (Pernambuco) . como classificação de assuntos: atas. Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem . arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética. . seguido da capital e do correspondente.Mulher . Roseli.027 98.61 . porém.37 12 . cronológico ou digital-terminal.

filmes. compositores etc. deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las.).Central de Concursos / Degrau Cultural Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada. o tempo de duração. 1. colada na margem mais larga do filme. preparo. Quando várias fotos tratam do mesmo evento. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. 1. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. datas. devem ser arquivados em separado.depois de numeradas. O século anterior foi o das grandes descobertas e. Os demais documentos. • Recepção e identificação . • Registro . Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver. eventos. tais como: assuntos (de conferencistas. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos. o sistema é alfabético. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. • Preparo . por exemplo. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. • Álbum . dimensões etc. principalmente nos arquivos especiais e especializados. controlado através de livro próprio. podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. assuntos. no seu verso. Arquivos de Fita Magnética.o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . a data da gravação. 01. em ordem crescente. EXERCÍCIO 01. em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. No caso de registro em fichas. com grande êxito. em lugar visível e previamente determinado. 4. registro. fitas magnéticas . deve ser assinalado no documento. já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. Para a recuperação de sua localização. necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. individualmente. sua localização. Deve-se incluir. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio. a quantidade (fotos e negativos). no mesmo envelope e/ou pasta. 4. envelope e/ou pasta em que será acondicionada. locais etc.Não existe essa classificação.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. denominado número de registro. autores. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. iniciados pelos indicados na guia. em suporte papel. 7 . a rotação etc. no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados. 2. como fotografias.Na classificação alfabética simples ou aberto. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. individualmente. discos duração da execução. em cores ou preto e branco. 2. O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. Estamos na era da globalização. no banco de dados. Além dessas informações que são comuns aos três elementos.Quando só há citação de letras. títulos (congressos. local. 3. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. fitas magnéticas. acondicioná-los. Entretanto. podemos citar um arquivo e um jornal. também. acontecimentos. 5.o comprimento e a bitola do filme. deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. fitas magnéticas. lugares. 5. em fichas). datas. 2. assuntos. GABARITO ERRADO .). Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. lugar. discos. se sonoro ou mudo.. identificação das pessoas etc. não se pense que houve falha de registro ou extravio. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas. juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data.TRE ção. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva. informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). anotando no banco de dados ou fichas. releases de jornais etc. Com relação aos assuntos. ( ) É utilizado um arquivamento primário. discos e recortes de jornais. inserindo-se as demais letras naquele intervalo. independente de sua forma de acondicionamento. filmes etc. evento.Idem à explicação do item anterior. futuramente. o número de faixas de cada lado. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. reunidas. também será utilizado um banco de dados ou fichas. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. • Negativo .o lado da fita. • Pesquisa . Esse número. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados. em envelopes próprios para esse fim. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos. Como exemplo.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. CERTO . o nosso. ERRADO . o tempo de duração. CERTO . A fotografia recebe um número de registro.Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. objetos etc. relatórios técnicos etc. de acordo com sua entrada no arquivo. Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas.A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas. Também é utilizado o método numérico. retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. 3. Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. filmes. Esse conceito tornou-se obsoleto. 3. de grandes desenvolvimentos tecnológicos.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). só é apresentada uma letra na guia. músicas.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados. gêneros musicais etc. arquivamento e pesquisa. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado. ERRADO . filmes . Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental.

Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. Hospitais. não podendo sofrer alterações 8 . a proximidade das informações. livros. operacionais. • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM . através da fita spooll. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. cheques. O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. números.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. razão etc. Comércio. atualmente. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta. Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. de contratos etc. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. Com o surgimento das novas tecnologias. revistas etc.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. no controle do acervo etc.quando não havia problemas no mercado imobiliário. Jornais. Caso seja necessário. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. Paralelamente.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural • versatilidade na duplicação . a partir de filmes cópias. Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda. Como vantagens podemos citar: • economia de espaço . As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. Razão etc.400 documentos de formato A4. incêndio. objetivando a imediata identificação do original e cópias. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes.a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. no registro de documentos. ou seja. Cartórios. legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme.400 documentos que serão numerados. simultaneamente. por meio de terminais ou microcomputadores. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. • racionalização da informação . séries esgotadas etc. documentação rara. Colégios. o que não acontece nos controles manuais. São elas: Automação da Informação. jornais etc. Hotéis. Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte. O índice de erros é muito pequeno. saída direta do computador para a microficha. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior.por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais.por matrícula). São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. assim. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. administrativos. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente . falsificação etc. Indústria. documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. em seus arquivos. já que só podem ocorrer por falhas na digitação. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações . Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. Caso haja algum sinistro (roubo. .quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais.quando o suporte da informação é o próprio computador. independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. • aquisição de coleções de jornais. A verticalização e o encarecimento do metro quadrado. Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. no Brasil e no exterior. • integridade de reprodução . seqüencialmente. sem passar pelo papel. Podemos citar os dossiês de empregados. podemos citar uma empresa que possua. Atualmente isso é completamente inviável. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. Como esse processo é mais trabalhoso.o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas. • preservação e conservação de originais .as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio. A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local. Entretanto. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem).cópias instantâneas do original em filme ou papel. para sua identificação.Computer Output Microfilm. levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. podem ser geradas outras cópias para distribuição. Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa. revistas. No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional. • segurança . No preparo da documentação para a microfilmagem. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. por questões de segurança. de empresas. separam-se grupos de aproximadamente 2. As listagens. as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado. assuntos etc. Órgãos Governamentais etc. Como exemplo. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. se apresentam. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.

Compact Disc .461 de 25/04/1991. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje. Nesta década. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados. CERTO . material contábil de empresas de consultoria/auditoria. Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. 1. que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. então. CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia.Preservação do documento e sua informação. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto. ERRADO . A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). sendo necessário que se analise pasta por pasta. A leitura é feita com um laser de baixa potência. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa. 1. rapidez na recuperação da informação e segurança. g) aplicação da TTD. Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada. • escassez de espaço físico. Caso uma empresa não defina sua tabela.) • WORM . As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral. 12 e 14 polegadas de diâmetro. muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4. 5. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade.461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR.Central de Concursos / Degrau Cultural simples . 4% em microfilmes. • extravio de documentos.Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais. Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. sua capacidade é ampliada dia-a-dia. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados. já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. formulários.Write . A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço. modificando. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. Com isso. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. vinte vezes. e) verificação da legislação em vigor.unicamente para a leitura . 3. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. e. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental.Once . Depois surgiram os CDs usados para músicas. sofrerá constantemente várias reorganizações. f) aprovação da TTD. sem risco de danificá-los.ou conjugados (leitoras/ copiadoras) . A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA .para a leitura e cópia em papel. ou seja. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa. um documento é copiado. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. No ato da definição das prioridades de atuação. Um CDRom não pode ser alterado. d) definição do cronograma de reuniões. Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. 01. a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. 4. 2. c) levantamento do acervo. gráfico e números. correspondências. h) divulgação da TTD. Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. ERRADO . ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício. em publicações (catálogos. faturas. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa.A Lei nº 1. 3. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina. • falta de definição de responsabilidade. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. usando software e hardware adequados. 4. desenhos de engenharia etc. Entretanto.. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . b) indicação das pessoas responsáveis. É necessário. no mínimo. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais. • demora ou não na localização do documento.Read . definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente. outras mídias vão sendo criadas. garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos. enciclopédia. 5. Esses discos podem ser lidos milhares de vezes. futuramente. EXERCÍCIO 01. consideravelmente. saúde. agricultura etc.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. 2.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão. os desenhos de engenharia etc. i) revisão da TTD 9 .Conselho Nacional de Arquivos. normalmente. CERTO . os discos para o armazenamento dos documentos. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações. 1 % meios magnéticos.Many (uma só gravação. finalmente. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento.

é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. principalmente a partir da II Guerra Mundial.: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. geralmente são administradas por essas mesmas instituições.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense . Isso pode ser feito através da leitura do organograma. Deve-se ter cuidado. d) Papel histórico dos arquivos nacionais. por isso.preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos. na hora exata. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos. com base na Lei nº 8. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. como novo conceito de gestão de documentos. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. classificação. Em meados do século XX. OBS. Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. projetos. no uso das instalações físicas e recursos humanos. caso chegassem a fase de arquivamento permanente. de 08/01/1991. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. normas internas. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário. Até há pouco tempo. científica e culturalmente através dos séculos. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. registro.NOÇÕES a) DE ARQUIVOLOGIA . • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais. artigos etc. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente.159.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais. Nesta fase. consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. planejamentos etc. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. Para a tradição arquivista americana. manuais.) que também deverão ser analisados. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. distribuição e tramitação). Dentro deste contexto. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento. uso. formulário. diretrizes etc. É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. revistas. que deve estar disponível no local certo. OBS. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. • Utilização . acarreta vantagens econômicas. de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. se necessário. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados 10 . É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. técnicas ou científicas das instituições.Ou destinação de documentos. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. de expedição. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. Diante desta afirmativa. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. – muitas das vezes administradas por outro órgão. ou seja. Devido ao grande avanço da tecnologia. tramitação. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos.arquivos como fonte de pesquisa histórica. • Avaliação . Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção .Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. para as pessoas certas e com um custo possível. também com documentos que contam a história da empresa. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. c) Garantia de melhor organização desses documentos. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país. que são responsáveis pela criação de seus documentos. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. • Européia .

pois toda a movimentação do processo é aí anotada. Toda continuidade. classificar. Distribuir . à elaboração das folhas de referência. Se houver necessidade. conforme o método de arquivamento. A Terceira Via. se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. 5. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência. Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. de acordo com as séries. 1. Seja ele mesmo serviço. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos. Atualmente.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários. legais e administrativas de cada país. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. 4.inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas.receber . b) nível mínimo ampliado . ERRADO . considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção.distribuir Receber . constitucionais. se está redigido em termos próprios. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo. de correspondência e telecomunicações.certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada.Esta fase elabora normas de acesso. OBS.TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo . é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas. distribuição e tramitação de documentos. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. Classificar . Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: . os antecedentes ou procedentes. ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação. ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação. no que se refere à sua recepção e expedição. registrar e distribuir a correspondência recebida. elaboração de sistemas de arquivos correntes. CERTO . Numerar. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. quando houver. os ofícios. GABARITO 01. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa.remeter às seções competentes para o devido estudo.Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . Este núcleo pode ser chamado de serviço. conferindo os anexos. 1. o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc. 3. por meio de arquivos correntes e/ou secretários. 5. variando o nome em função do movimento dos papéis. adicionando a ela. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático.Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). utilização e destinação.Tarefa principal de um órgão de comunicações. isto é.Esta fase inclui procedimentos de protocolo. há sempre integrado. deve-se 11 . como: recebimento.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). conferir. EXERCÍCIO 01.registrar . esse controle é feito pelas próprias unidades. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição. A Primeira Via do registro. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido. uso de recursos de automação (informática) etc.classificar .Central de Concursos / Degrau Cultural profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. a ficha nº 1. numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. gestão de correspondências e documentos vitais etc. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. quando necessário. registro.Expedição . de máquinas copiadoras. d) nível máximo . Além de zelar pelos fichários. 3. Nos serviços de comunicações modernos.: O registro. Antigamente. CERTO . Proceder.). A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação. que são depois arquivados por destinatários.abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. organiza-as e procede à atualização dos fichários.O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores. quando houver. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional. c) nível intermediário . classificação.existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. principalmente para consulta e empréstimo de documentos. As suas atribuições são: receber. de acordo com a procedência. as exposições. CERTO . a Quarta Via. por assunto. seção ou turma de comunicações. 2.A base do princípio da gestão de documentos são a produção. quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. depende dessa primeira atividade. quando necessário. CERTO . Tarefas (competências) do setor de conferência.Informação . certa ou errada. 2. Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas). circulares e toda forma de correspondência. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação . a utilização e a destinação.Entrada . 4. este setor atende as pessoas nos “guichês”.

É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo. o seu registro e distribuição.não demanda de um procedimento especial. a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. Quanto à natureza do assunto da correspondência. 4.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. divulgações de concorrências. 3. mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. b) c) Cód. Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos.É a que pode ser exposta ao público. Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. 3. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum . horário. determinam providências ou fazem designações. Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado. ( ) descartar. g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos. independente do veículo. Da divulgação de atos a fatos administrativos. o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. a vários destinatários para informar de posições. 1. Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado. 2. 5. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros.ou seja.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída. Fornecer dados à turma de informações .Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento.Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito.Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. admissões e dispensas. EXCETO: ( ) classificar.: 0451 Complemento Série Concursos 04/05 12 . ( ) distribuir. que depende de um estudo minucioso. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público. p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras.elementos que identifiquem a classificação do documento. a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta. provas etc. quer administrativa ou historicamente. CERTO . Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. decisões e pareceres expedidos. porém menos protocolar. a todos que os solicitarem.NOÇÕES b) DE ARQUIVOLOGIA . Classificação e Correspondência Correspondência oficial .TRE d) Central de Concursos / Degrau Cultural Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades. e ) Ultra-Secreta .Idem ao comentário do item anterior c) d) e) conferir com o documento original. b) Confidencial . ERRADO . Toda correspondência oficial é propriedade do Estado. ( ) arquivar. Arquivar as cópias e documentos .é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE. Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros. n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. destinatário etc. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. 01. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços. Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular. concursos. Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior. 2. seja a nível de Estado ou empresarial. 4. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação. instituição ou empresa. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição.é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. EXERCÍCIOS 01.É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível.Refere-se ao item secreto. GABARITO CERTO . j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. 1. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo. c) Reservada . e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária . Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito. ( ) registrar. ERRADO . urgente . r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. CERTO . ou seja.É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório. A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna. simultaneamente. sem comprometer a organização. com a identificação do local de chegada e/ou de saída. Fornecer antecedentes e precedentes . d) Secreta . 5.

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