Central de Concursos / Degrau Cultural

NOÇÕES

DE

ARQUIVOLOGIA - TRE

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (CÓD.: 0451)
O TRE-RJ anunciou que irá incluir Noções de Arquivo em seu próximo concurso. Como orientação básica para os candidatos, preparamos este material como referência para seus estudos. Tão logo saia o programa oficial, este material será complementado, caso haja necessidade.
Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivamento de seus documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( ) Os arquivos possuem os documentos produzidos muitas das vezes em um único exemplar. ( ) Os documentos constantes nos arquivos são produzidos com objetivos funcionais. ( ) Os documentos constantes de uma biblioteca não dependem da relação dos documentos entre si. ( ) Os documentos do arquivo existem em numerosos exemplares. ( ) Não há uma distinção clara entre os documentos do acervo bibliográfico e os do arquivístico.

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1. 2. 3. 4. 5.

1

Vide as respostas e comentários anteriores. fitas. controle.A principal finalidade do processo de arquivamen- CERTO . deslizantes. 5. Esses arquivos são também chamados. estantes etc. esses documentos são de origem funcional. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade . tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta.são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas. plantas e cartazes. de prédios. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente. os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. as atividades de arquivo corrente. 1. DE ARQUIVOLOGIA .é constituído de documentos de uso freqüente. • Arquivos-Fole . centralizando. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. Para isso.é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor 2 . merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento. impropriamente. como. estudados ou assuntos resolvidos.NOÇÕES 01. acondicionamento. tais como: fotografias.é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. originários de empresas são em sua maioria de via única.Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação. • Arquivos Verticais . e que por esta razão. foram definidas as três idades dos arquivos. custódia. 4 . engenharia. 3 . independentemente da forma física apresentada. GABARITO CERTA . 2. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço.são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico.são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição.Por serem documentos de origem empresarial. • Arquivos setoriais . Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas. 3. estudantes de desenho. EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas. CERTO . e/ou exemplar único.são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha. ERRADO . como também no registro. intermediária e permanente. organizados. b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. Nesta fase os documentos são analisados.são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente. 01. constituindo-se com o decorrer do tempo. de arquivos técnicos. Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. 1. vivo ou de primeira idade . discos. microformas. é necessário que se adote.Por serem produzidos em empresas. preservando a sua inegibilidade. a) Arquivo corrente.Natureza dos documentos • Arquivos especiais . sem a necessidade de remover outros papéis. Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis. arquitetura etc. • Arquivos gerais ou centrais . ainda podemos citar: • Arquivos Pombais . TRE e assim por diante.Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas . Possui documentos que se encontram em estudo. uma metodologia de organização e guarda. Sobre os arquivos horizontais.sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal.são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. principalmente na parte denominada arquivo de movimento.ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 . c) Classificação 1 .Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz. slides. 1.O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores.Os documentos de arquivo. CERTO . 5.TRE GABARITO Central de Concursos / Degrau Cultural legal e/ou histórico. • Arquivos Sargento . ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo. ERRADO . • Arquivos especializados . 3. a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. 4. 2. 4. disquetes. restaurantes etc. Possui documentos processados. clichês. classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade. cumprindo funções de arquivo corrente.). para atender às necessidades de repasse de informações. depois carregado verticalmente. por exemplo. CD-ROM. normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. os arquivos de imprensa. Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas. ( ) Servir à administração. morto ou de terceira idade . hospitalares. os arquivos médicos. em relação aos documentos.são aqueles em forma de escaninho. c) Arquivo permanente. conservação etc. portanto. engenharia. em base do conhecimento da história. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações.

Notação alfabética 3. a) Guia primária .Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia. coadjuvado pelos métodos geográfico. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade. ERRADO .julho de 1990 Agosto .indica uma subdivisão secundária.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. por localidade (geográfico). ERRADO . Walter Diamantes.indica uma subdivisão da primária. ERRADO . A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação.Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente.A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações.indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário. 4. dificilmente se emprega um único método.Central de Concursos / Degrau Cultural to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial. em ordem alfabética. data ou número. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. 010 Notação numérica A-50 Notação alfanumérica • Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes. Como se vê. alfabético e numérico-cronológico. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. local. que dá sentido de um documento desvalorizado.dezembro de 1990 Janeiro .A resposta é óbvia no seu conteúdo. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia. Na verdade. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA 3 . MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA c) Guia subsidiária . A notação pode ser: A NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março . em ordem cronológica.março de 1991 • Promoção OBS. CERTO . os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. 5. João Bernardo. as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta.TRE 2. o método principal foi o do assunto. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. A Exemplo: b) GUIA PRIMÁRIA b) Guia secundária . nome. esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto. pelo nome dos funcionários. Entretanto. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário.

não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento.Unitermo ou . Elba. OBS.onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo.Elvis do Socorro Socorro. na parte inferior da guia. ou ter projeção. da. . Pedro Paulo. Luís Carlos. Exemplos: . sendo então de celulóide ou de metal. Junior. dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. .Jorge Carlos Filho Carlos Filho. Elvis do. tais como a. José. Marques. Nos nomes de pessoas físicas.Carlos José José. b) Pasta miscelânea . d’. Eliana.Severino Sobrinho Sobrinho. Exemplos: . onde há um orifício chamado ilhó. o.Soundex . 5ª. Vasconcelos Vasconcelos.: Quando houver sobrenomes iguais. Fernando.Camila Índio do Brasil Índio do Brasil.onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. não são considerados.Fernando Campo Limpo Campo Limpo. Exemplo: GUIA ESPECIAL Guia-fora . Marques. Exemplos: .Eliana Pena Pena. mas não são considerados na ordenação alfabética. Exemplos: .João Vasconcelos .Pedro Oliveira Guimarães . 4 . pela ordenação cronológica.Automático .é a saliência.: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público.Maria Marques .Juliana Castelo Branco Castelo Branco. Heitor. chamadas regras de alfabetação. e que são as seguintes: 1ª. Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome. Eliana. e.Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos. . . ou nele ser aplicada. Guia especial . Carlos.NOÇÕES d) DE ARQUIVOLOGIA . A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela. .é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Exemplos: .José Vasconcelos Vasconcelos. 4ª. Os artigos e preposição. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.Rôneo . Almeida. . • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras. lisa. Maria da.Ana Marques . prevalece a ordem alfabética de prenome.Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos. isto é. Pé . . Exemplos: .Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia. Marques.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural É um método direto. ou cartolina. .Eliana Marques .é a saliência na parte superior da guia. Paulo. Guimarães.dicionário Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.Variadex . Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Marques. um.Fernando Marques 2ª. Os sobrenomes formados por palavras como Santa.Duplex . A) Método alfabético É o mais simples. João.Indexação Coordenada . .Mnemônico .Paulo Santo Cristo Santo Cristo. desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra. Paulo de. Fernando.enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: . 3ª. Maria. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Maria do. J. Pedro Oliveira. OBS. do. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal .João Marques . ILHÓ PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente. Projeção . Severino. Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. Pode ser recortada no próprio cartão. Guia.Maria do Socorro Neta Socorro Neta. de. Marques. Ana.Luís Carlos Marques Marques.Lúcia d´Almeida . PROJEÇÃO OU GUIA Exemplos: . . . É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome. Juliana. Camila. Vasconcelos. de corte reto. . Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal . Jorge. Lúcia d’.J.Paulo de Alcântara Alcântara. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. porque a pesquisa é feita diretamente. uma. Pode ser suspensa.Decimal . João.Maria da Guia 6ª.indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.

.Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: . Thomas.3 M do Brasil . os números arábicos. departamento.Antonio de los Rios Rios. Fernando (Presidente).Professor Francisco Carlos .Embratel Embratel. assembléias e semelhantes.A Colegial . Como a principal chave é a cidade.Jorge de Abreu Filho 7ª. conferências. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor. Quando se organiza um arquivo por estado.Araçatuba . reuniões.Gerência de Finanças . Mário (Ministro). Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Paul. . Antonio de los. para facilitar a ordenação.George Bush Bush. Exemplos: . .São Paulo .Lucas Marques .Guilio di Capri Capri.ES .Campos . Entretanto.TELERJ .José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños.Gordon O´Brien O´Brien. os artigos e preposições que os constituem. 5 . entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que. salvo nos casos espanhóis e orientais. não seguirá a ordem alfabética.Adalberto Oliveira .Rio de Janeiro .Superintendência Financeira da TELERJ . japoneses. entre parênteses. 12ª. São colocados após o nome completo. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome.Charles Du Pont Du Pont.Luiz Carlos . Jorge de NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA .Paul McCartney McCartney.Diadema . superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade.SP .Francisco Balbino . Guilio di. 14ª.São Mateus .Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: .Chian Chin . Exemplos: .Rio de Janeiro .PA . que corresponde ao sobrenome da família do pai.Francisco Balbino .Crateús .Rio de Janeiro .Campos .Georges Aubert Aubert.SP . Library of Congress (The). Li Yutang.São Paulo . Jorge de. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: .Presidente Fernando Henrique Henrique.Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava). . Esteban. . Exemplos: .Thomas Jefferson Jefferson. O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula.Francisco de Pina de Mello Pina de Mello. Exemplos: . .Superintendência Financeira 15ª. as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente.The Library of Congress Fundação Getúlio Vargas.Crateús . . Os nomes orientais.Ministro Mário Simonsen Simonsen. porém.Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro).Li Yutang Chian Chin.Esteban De Penedo De Penedo. Os nomes de firmas.Fundação Getúlio Vargas . . .São Mateus .João Alfredo .Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. . gerência. .Maria Augusta Os títulos não são considerados na alfabetação. não havendo destaque para as capitais. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência).Rio de Janeiro .SP . B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local.João Alfredo .Dilma da Silva Arquiva-se: .ES . George. Colegial (A).Maria Augusta .3 (Três) M do Brasil.Lívia de Fátima Arquiva-se: . Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado.São Paulo .São Paulo . entre parênteses. Abreu Neto. Exemplos: .Belém . não se considerando.Central de Concursos / Degrau Cultural OBS. Admitese.Gerência de Atendimento . estado e correspondente. 11ª.Fábrica Estrela de 4 pontas .Maria do Carmo. 10ª.Lívia de Fátima .TRE Congresso de Odontologia . romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. 13ª. Francisco (Professor) . Francisco de.Pedro Luiz 2) nome da cidade. Exemplo: . José de. . Georges. Carlos.Gerência de Atendimento da TELERJ .Maranhão .Jorge de Abreu Sobrinho . Gordon. Exemplos: .Maria do Carmo.PA . 8ª. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas. Exemplos: . Angel del.Campinas .Adalberto Oliveira .Jorge de Abreu Neto . obviamente.Campinas .São Luiz . Exemplos: . Olávo (Doutor). empresas. Nos títulos de eventos como congressos.Rio de Janeiro .III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). Abreu Sobrinho.São Luiz . Charles.São Paulo .Lucas Marques . . Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.TELERJ .Diadema . .Luiz Carlos .PE .PE .Dilma da Silva . . deve-se ordená-las alfabeticamente. Exemplos: . que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: . Abreu Filho.SP . seção.1º Congresso de Odontologia (1º). para fins de ordenação.Rio de Janeiro . 9ª.: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro. Jorge de.Araçatuba .Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero.São Paulo .Maranhão .TELERJ . .Pedro Luiz .Belém .

em princípios de 1950.61 . Tais métodos são indiretos. porém.saia .: É um método direto e de fácil manuseio. possa apresentar peculiaridades próprias a cada método.687 Dígito-Terminal 04 . tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos. C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. Exemplos: . nos Estados Unidos. porém. Exemplos: Brasília (Distrito Federal) .37 12 . alfabetase em primeiro lugar o país. com vantagem. do documento de um cliente.4 a 6 anos . Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades. tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão. ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos. evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas. e editar publicações técnicas. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas. Quando um documento novo chega à repartição.cueca .Manjo.Santos. Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos. Hoje.6 a 10 anos de Calçados .Pesquisas 2 . são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem.Crianças Existem outros métodos pouco utilizados. Embora a quantidade de classes seja ilimitada.Aragão. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876. que seguem dois critérios de arquivamento. anotando em sua ficha alfabética a nova localização.blusa . exige-se. OBS.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural chas) alfabéticos-onomásticos. A numeração obedece somente à ordenação seqüencial. seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 .Antônio.Penteado.Chile . há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha).Santiago . seguido da capital e do correspondente. Carlos Itacoatiara (Pernambuco) .Altamira . nas gavetas ou estantes. para se localizar um documento ou pasta. cronológico ou digital-terminal. Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45. correspondência recebida e expedida.87 Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados.50 . muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses. como classificação de assuntos: atas. Roseli. ser arquivados por assunto .142 128. além da ordem alfabética. de engenharia. telex etc. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. ele é registrado. Para que o número não fique vago. Sérgio Itacoatiara (Bahia) . Este número é dado quando há o recebimento. Luís.calça . 6 .os referentes à administração interna e suas atividades-fim. e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização. uma vez que. No segundo. Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem . pois depende de interpretação dos documentos sob análise. pareceres.vestido .437 126. atribui-se a cada cliente eventual um número.027 98. em segundo lugar. No primeiro. . porém. • Método Numérico Cronológico Neste método.27 09 .Brasil . Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas.meia . de fácil aplicação. já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. O método de arquivamento por assunto não é. na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado.1 a 3 anos . Pablo. fitas.camisa da Mulher . . Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam. de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação. Com relação aos clientes eventuais. além de amplo conhecimento das atividades institucionais. Carolina Brasília (Minas Gerais) . embora a disposição física das pastas. onde os documentos serão arquivados alfabeticamente.26 . Normalmente é utilizada em repartições públicas. Pedro Quando se trata de correspondência com outros países.252 342.Alvares. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos. partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria. Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo.Homem .Cursos 3 . acordos. após as respectivas capitais dos países a que se referem. Esta pasta montada será denominada processo.42 12 . sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo.82 . Conseqüentemente. fotografias etc. Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial. • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube.Santa Cruz de La Sierra . No entanto. arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Com isso. Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade.Brasília (Capital) . pela primeira vez. de funcionários etc.Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey.Magalhães. Juan. Não esqueça de classificação do local e do correspondente.recém-nascidos . numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele. a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples. que o ampliou.meias de Crianças .Chile .Brasil . . contratos.Campos. • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número. abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1).52 34 . onde além do número de registro são colocadas informações. é universalmente conhecido.).Mulher .84 .) e especializados (médicos. que as pastas tragam os nomes dos estados. Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente. Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar. É necessário.

futuramente. em envelopes próprios para esse fim. com grande êxito. filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. fitas magnéticas . A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. em cores ou preto e branco. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. EXERCÍCIO 01. 1. Como exemplo. tais como: assuntos (de conferencistas. títulos (congressos. individualmente. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. no seu verso. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. • Registro . em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. 1.A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas. ERRADO . Quando várias fotos tratam do mesmo evento. de grandes desenvolvimentos tecnológicos. também. filmes etc. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio. discos duração da execução. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. lugares. acondicioná-los. Com relação aos assuntos. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados. Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas. também será utilizado um banco de dados ou fichas.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). a data da gravação. denominado número de registro. compositores etc. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados. Para a recuperação de sua localização. Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. acontecimentos. relatórios técnicos etc.o comprimento e a bitola do filme. só é apresentada uma letra na guia. autores. deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos. anotando no banco de dados ou fichas. Além dessas informações que são comuns aos três elementos. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. • Preparo .Quando só há citação de letras. 2.Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. iniciados pelos indicados na guia. o sistema é alfabético. em lugar visível e previamente determinado. O século anterior foi o das grandes descobertas e. releases de jornais etc.Idem à explicação do item anterior. 3.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. a quantidade (fotos e negativos). datas. discos e recortes de jornais. 2. o tempo de duração.Central de Concursos / Degrau Cultural Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada. CERTO . deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las. • Pesquisa . sua localização. assuntos. arquivamento e pesquisa. • Negativo . datas.TRE ção. locais etc. CERTO . arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. preparo. informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). fitas magnéticas. 7 . envelope e/ou pasta em que será acondicionada. deve ser assinalado no documento. lugar.o lado da fita. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos. 5. objetos etc. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. Arquivos de Fita Magnética.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados. o tempo de duração. filmes. no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que. local. Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. identificação das pessoas etc.Não existe essa classificação. 4. como fotografias. filmes . inserindo-se as demais letras naquele intervalo. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação. em ordem crescente. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas.depois de numeradas.. • Recepção e identificação .Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. o nosso. dimensões etc. No caso de registro em fichas. Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data.). devem ser arquivados em separado. O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. de acordo com sua entrada no arquivo. • Álbum .o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . discos. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. filmes. no banco de dados. músicas. individualmente. gêneros musicais etc. 4. a rotação etc. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. Esse número. colada na margem mais larga do filme. Os demais documentos. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos. em suporte papel. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva. registro.Na classificação alfabética simples ou aberto. assuntos. reunidas. podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. Esse conceito tornou-se obsoleto. Deve-se incluir. fitas magnéticas. se sonoro ou mudo. ERRADO . necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado. evento. eventos. GABARITO ERRADO . ( ) É utilizado um arquivamento primário. já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. no mesmo envelope e/ou pasta. 3.). 01. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. não se pense que houve falha de registro ou extravio. Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. independente de sua forma de acondicionamento. principalmente nos arquivos especiais e especializados. Entretanto. 5. podemos citar um arquivo e um jornal. o número de faixas de cada lado. Estamos na era da globalização. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas. 2. A fotografia recebe um número de registro. por exemplo. Também é utilizado o método numérico. 3. em fichas). controlado através de livro próprio.

Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa. no registro de documentos. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente . Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. sem passar pelo papel. No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional. • racionalização da informação . Indústria.cópias instantâneas do original em filme ou papel. independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. Caso seja necessário. Como vantagens podemos citar: • economia de espaço . através da fita spooll. Podemos citar os dossiês de empregados. Atualmente isso é completamente inviável.Computer Output Microfilm. no controle do acervo etc. Jornais. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. razão etc. administrativos. Como esse processo é mais trabalhoso. a proximidade das informações.400 documentos de formato A4. Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte. legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme. documentação rara. Com o surgimento das novas tecnologias. a partir de filmes cópias.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. podem ser geradas outras cópias para distribuição. que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural • versatilidade na duplicação . Colégios. São elas: Automação da Informação. em seus arquivos.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. A verticalização e o encarecimento do metro quadrado. levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. operacionais. Cartórios. Comércio. As listagens.o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes. • segurança .quando o suporte da informação é o próprio computador. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações . números. Caso haja algum sinistro (roubo. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Hospitais. livros. . Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado. assuntos etc. por questões de segurança. documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. objetivando a imediata identificação do original e cópias. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. Hotéis. • integridade de reprodução . • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM . Como exemplo. ou seja.a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. Razão etc. Entretanto. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. revistas. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio.as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. atualmente.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. já que só podem ocorrer por falhas na digitação. revistas etc. em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda. São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. de contratos etc. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que. as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações. A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local.400 documentos que serão numerados. o que não acontece nos controles manuais. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. separam-se grupos de aproximadamente 2. Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. O índice de erros é muito pequeno. séries esgotadas etc. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. se apresentam.por matrícula). • aquisição de coleções de jornais.quando não havia problemas no mercado imobiliário. No preparo da documentação para a microfilmagem. não podendo sofrer alterações 8 . Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. Órgãos Governamentais etc. podemos citar uma empresa que possua. Paralelamente. no Brasil e no exterior. simultaneamente. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. • preservação e conservação de originais . jornais etc. incêndio. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. para sua identificação. saída direta do computador para a microficha. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta. de empresas. que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio. seqüencialmente. assim.por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais. falsificação etc. cheques. por meio de terminais ou microcomputadores.

Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade.ou conjugados (leitoras/ copiadoras) .A Lei nº 1.Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. • demora ou não na localização do documento. • escassez de espaço físico. • extravio de documentos. CERTO . A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço.Many (uma só gravação. normalmente. outras mídias vão sendo criadas.) • WORM .Conselho Nacional de Arquivos. g) aplicação da TTD. agricultura etc. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente. c) levantamento do acervo. já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. Um CDRom não pode ser alterado. Depois surgiram os CDs usados para músicas. • falta de definição de responsabilidade.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. 4% em microfilmes. 1. no mínimo. que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. gráfico e números. os discos para o armazenamento dos documentos. b) indicação das pessoas responsáveis.Read . f) aprovação da TTD. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa. ERRADO . os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto. 3. material contábil de empresas de consultoria/auditoria. sendo necessário que se analise pasta por pasta. tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados. 4. 3. e. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão. ou seja. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. desenhos de engenharia etc. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. correspondências. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. Nesta década. CERTO . As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado. Esses discos podem ser lidos milhares de vezes. garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições.461 de 25/04/1991. 2. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais.Write . Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . 2. i) revisão da TTD 9 . Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia. um documento é copiado. usando software e hardware adequados. Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada. futuramente. finalmente. 5. consideravelmente. vinte vezes. sofrerá constantemente várias reorganizações. muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4. A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). então. CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa. ERRADO . enciclopédia. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa.Once . Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção. modificando. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. h) divulgação da TTD. 12 e 14 polegadas de diâmetro.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor.unicamente para a leitura . e não existe nenhuma força de lei para tal exercício. Caso uma empresa não defina sua tabela. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . EXERCÍCIO 01. 5. Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. 01. rapidez na recuperação da informação e segurança. sem risco de danificá-los. em publicações (catálogos. e) verificação da legislação em vigor. A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa. a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas.Preservação do documento e sua informação. 1 % meios magnéticos. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais.Compact Disc .Central de Concursos / Degrau Cultural simples . Entretanto. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . A leitura é feita com um laser de baixa potência. sua capacidade é ampliada dia-a-dia. No ato da definição das prioridades de atuação. 1.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos.461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR. os desenhos de engenharia etc. saúde. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje. d) definição do cronograma de reuniões. faturas. formulários. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina. É necessário. enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral. 4.. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . Com isso. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos.para a leitura e cópia em papel.

• Européia . de 08/01/1991. c) Garantia de melhor organização desses documentos. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. acarreta vantagens econômicas. Em meados do século XX. Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos. distribuição e tramitação). Nesta fase. planejamentos etc. classificação. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Isso pode ser feito através da leitura do organograma. • Utilização . b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. Devido ao grande avanço da tecnologia. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país.) que também deverão ser analisados. que deve estar disponível no local certo. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente. técnicas ou científicas das instituições.Ou destinação de documentos. com base na Lei nº 8. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Até há pouco tempo. é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados 10 .NOÇÕES a) DE ARQUIVOLOGIA . geralmente são administradas por essas mesmas instituições. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. de expedição. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário.159. as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. por isso. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. ou seja.preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos.Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. na hora exata. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos. projetos. Deve-se ter cuidado. para as pessoas certas e com um custo possível. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. tramitação. manuais. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. caso chegassem a fase de arquivamento permanente. também com documentos que contam a história da empresa. uso. OBS. consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes. artigos etc. OBS. normas internas. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais.arquivos como fonte de pesquisa histórica. científica e culturalmente através dos séculos. no uso das instalações físicas e recursos humanos. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. se necessário. – muitas das vezes administradas por outro órgão. d) Papel histórico dos arquivos nacionais. • Avaliação .TRE Central de Concursos / Degrau Cultural nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense . apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção .: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. principalmente a partir da II Guerra Mundial. Diante desta afirmativa. diretrizes etc. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. registro. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. Dentro deste contexto. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. Para a tradição arquivista americana. Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento. É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. como novo conceito de gestão de documentos. formulário. que são responsáveis pela criação de seus documentos. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. revistas.

de correspondência e telecomunicações.existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.Central de Concursos / Degrau Cultural profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. 3. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. os antecedentes ou procedentes.Entrada .A base do princípio da gestão de documentos são a produção. ERRADO . A Terceira Via. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência. certa ou errada. Tarefas (competências) do setor de conferência. 1. CERTO . uso de recursos de automação (informática) etc. 1.classificar . GABARITO 01. como: recebimento. Classificar .certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa.Expedição .inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas. Nos serviços de comunicações modernos.Esta fase inclui procedimentos de protocolo. que são depois arquivados por destinatários. elaboração de sistemas de arquivos correntes. classificar. por assunto.distribuir Receber . registrar e distribuir a correspondência recebida. A Primeira Via do registro. quando houver. Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas). a Quarta Via. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. distribuição e tramitação de documentos. os ofícios. constitucionais. registro. CERTO . conferindo os anexos. 5. se está redigido em termos próprios. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. este setor atende as pessoas nos “guichês”. há sempre integrado.abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. d) nível máximo . à elaboração das folhas de referência. A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. adicionando a ela. utilização e destinação.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários. CERTO . numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido. e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas.remeter às seções competentes para o devido estudo. seção ou turma de comunicações. variando o nome em função do movimento dos papéis. a ficha nº 1. quando necessário. se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos. ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação. depende dessa primeira atividade. o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc. 4. 2.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo.registrar . EXERCÍCIO 01. 3. numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. de acordo com as séries. Toda continuidade. A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos. CERTO .Informação . ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. no que se refere à sua recepção e expedição. por meio de arquivos correntes e/ou secretários. quando necessário. Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: . b) nível mínimo ampliado . considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção. Atualmente. principalmente para consulta e empréstimo de documentos. Seja ele mesmo serviço. Se houver necessidade. organiza-as e procede à atualização dos fichários. Antigamente.Esta fase elabora normas de acesso. quando houver. 5. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. circulares e toda forma de correspondência.TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo . ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação.O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores.Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. de acordo com a procedência. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação . gestão de correspondências e documentos vitais etc. classificação.Tarefa principal de um órgão de comunicações. OBS. Além de zelar pelos fichários. deve-se 11 . Proceder.receber . isto é. as exposições.: O registro. a utilização e a destinação. c) nível intermediário . esse controle é feito pelas próprias unidades. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA .). de máquinas copiadoras. 2. conferir. As suas atribuições são: receber. pois toda a movimentação do processo é aí anotada. seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas.Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. Numerar. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). 4. legais e administrativas de cada país. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. conforme o método de arquivamento. Distribuir . Este núcleo pode ser chamado de serviço.

porém menos protocolar. seja a nível de Estado ou empresarial. a vários destinatários para informar de posições. Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. provas etc.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída.É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível.TRE d) Central de Concursos / Degrau Cultural Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. Toda correspondência oficial é propriedade do Estado.É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório. conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços. Da divulgação de atos a fatos administrativos.ou seja. d) Secreta . m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos.elementos que identifiquem a classificação do documento.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito.Idem ao comentário do item anterior c) d) e) conferir com o documento original.Refere-se ao item secreto.é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. b) c) Cód. A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna. divulgações de concorrências. independente do veículo. a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta. ( ) arquivar. 2. 4. Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros.Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. destinatário etc. a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. decisões e pareceres expedidos. b) Confidencial . Classificação e Correspondência Correspondência oficial . Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado.: 0451 Complemento Série Concursos 04/05 12 . admissões e dispensas. o seu registro e distribuição. quer administrativa ou historicamente. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. 4.É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo. Fornecer dados à turma de informações . f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito. Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos. GABARITO CERTO . l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. ( ) distribuir.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE.NOÇÕES b) DE ARQUIVOLOGIA . que depende de um estudo minucioso. CERTO . concursos. 3. Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. EXERCÍCIOS 01. ou seja. ERRADO . Fornecer antecedentes e precedentes . CERTO . 01. com a identificação do local de chegada e/ou de saída. 5. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. a todos que os solicitarem. classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária . 1. EXCETO: ( ) classificar. Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado. sem comprometer a organização. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. 1.É a que pode ser exposta ao público. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. urgente . Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo. r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum . Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação. ERRADO . Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior.não demanda de um procedimento especial. mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. e ) Ultra-Secreta . 2. instituição ou empresa. 3. 5. simultaneamente.Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. horário. c) Reservada . Arquivar as cópias e documentos . p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras. ( ) registrar. ( ) descartar. pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público.Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento. o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. Quanto à natureza do assunto da correspondência. determinam providências ou fazem designações.

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