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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (Concurso)

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (Concurso)

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Central de Concursos / Degrau Cultural

NOÇÕES

DE

ARQUIVOLOGIA - TRE

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (CÓD.: 0451)
O TRE-RJ anunciou que irá incluir Noções de Arquivo em seu próximo concurso. Como orientação básica para os candidatos, preparamos este material como referência para seus estudos. Tão logo saia o programa oficial, este material será complementado, caso haja necessidade.
Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivamento de seus documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( ) Os arquivos possuem os documentos produzidos muitas das vezes em um único exemplar. ( ) Os documentos constantes nos arquivos são produzidos com objetivos funcionais. ( ) Os documentos constantes de uma biblioteca não dependem da relação dos documentos entre si. ( ) Os documentos do arquivo existem em numerosos exemplares. ( ) Não há uma distinção clara entre os documentos do acervo bibliográfico e os do arquivístico.

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1. 2. 3. 4. 5.

1

Por serem produzidos em empresas. restaurantes etc. de arquivos técnicos. arquitetura etc.sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento. os arquivos médicos. Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos.NOÇÕES 01. foram definidas as três idades dos arquivos. 5.Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas .são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente. é necessário que se adote. controle.Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz. Nesta fase os documentos são analisados.são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico. custódia. 1. por exemplo. tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta. 2.A principal finalidade do processo de arquivamen- CERTO . os arquivos de imprensa. sem a necessidade de remover outros papéis. impropriamente. discos. Possui documentos que se encontram em estudo. A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. 1. 01. microformas. principalmente na parte denominada arquivo de movimento. ERRADO .é constituído de documentos de uso freqüente. originários de empresas são em sua maioria de via única. c) Classificação 1 . portanto. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço. • Arquivos setoriais . 3. acondicionamento.são aqueles em forma de escaninho. • Arquivos Verticais . estantes etc. Para isso. centralizando. esses documentos são de origem funcional. vivo ou de primeira idade . de prédios. em relação aos documentos. DE ARQUIVOLOGIA .Os documentos de arquivo. intermediária e permanente. ERRADO .O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores.são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. clichês. 4 . Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais. para atender às necessidades de repasse de informações. estudantes de desenho. fitas. normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. hospitalares. 4. 5. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações.Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação. e que por esta razão. Esses arquivos são também chamados. c) Arquivo permanente. • Arquivos especializados . • Arquivos gerais ou centrais . CERTO . A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. a) Arquivo corrente. os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. organizados. ainda podemos citar: • Arquivos Pombais .TRE GABARITO Central de Concursos / Degrau Cultural legal e/ou histórico.Vide as respostas e comentários anteriores. e/ou exemplar único. constituindo-se com o decorrer do tempo. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia. em base do conhecimento da história. Possui documentos processados.Por serem documentos de origem empresarial. deslizantes. plantas e cartazes. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente.são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas.são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. ( ) Servir à administração.Natureza dos documentos • Arquivos especiais . ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo. Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas. as atividades de arquivo corrente. independentemente da forma física apresentada. • Arquivos Sargento .).é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor 2 . engenharia. como.são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade . Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis. engenharia. CERTO . CD-ROM. slides. Sobre os arquivos horizontais. tais como: fotografias. GABARITO CERTA . Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas. 3 . como também no registro.é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. 3. 4. estudados ou assuntos resolvidos. cumprindo funções de arquivo corrente. a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. disquetes. uma metodologia de organização e guarda.ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 . conservação etc. 2. classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade. EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. 1. b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. TRE e assim por diante. preservando a sua inegibilidade. morto ou de terceira idade . • Arquivos-Fole . depois carregado verticalmente.

CERTO . Na verdade. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março . Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto. A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. ERRADO . Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia.março de 1991 • Promoção OBS. em ordem alfabética.indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. local. esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação. por localidade (geográfico).dezembro de 1990 Janeiro .TRE 2.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade. a) Guia primária . 5. Entretanto.julho de 1990 Agosto . esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA c) Guia subsidiária . pelo nome dos funcionários. coadjuvado pelos métodos geográfico. 010 Notação numérica A-50 Notação alfanumérica • Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. 4.indica uma subdivisão da primária. os mesmos terão que ser acessíveis para consulta.Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente. Walter Diamantes. que dá sentido de um documento desvalorizado. ERRADO . AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA 3 . nome. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. alfabético e numérico-cronológico. Como se vê. ERRADO .A resposta é óbvia no seu conteúdo. A Exemplo: b) GUIA PRIMÁRIA b) Guia secundária . o método principal foi o do assunto. data ou número. em ordem cronológica.indica uma subdivisão secundária.Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia. dificilmente se emprega um único método. João Bernardo.A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações. Notação alfabética 3. as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário. A notação pode ser: A NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA .Central de Concursos / Degrau Cultural to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial.

porque a pesquisa é feita diretamente. de. Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome. ILHÓ PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente. Carlos. Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. Pedro Oliveira.Paulo Santo Cristo Santo Cristo.Soundex . pela ordenação cronológica. Exemplos: .dicionário Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Exemplos: . .é a saliência na parte superior da guia. 5ª. . João. o.Carlos José José.Ana Marques . desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra.: Quando houver sobrenomes iguais.NOÇÕES d) DE ARQUIVOLOGIA . Jorge. Luís Carlos. sendo então de celulóide ou de metal. Almeida. Paulo de.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural É um método direto.João Vasconcelos . Pé . mas não são considerados na ordenação alfabética. Paulo. Exemplos: . ou nele ser aplicada. Os sobrenomes formados por palavras como Santa. lisa. Exemplos: . Maria do. Pode ser recortada no próprio cartão. É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome. . Exemplo: GUIA ESPECIAL Guia-fora . um. Fernando. isto é. onde há um orifício chamado ilhó. J.Indexação Coordenada .Maria do Socorro Neta Socorro Neta. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Elba. Marques. d’. Marques. Marques.Paulo de Alcântara Alcântara. ou cartolina. Heitor. Vasconcelos Vasconcelos.J. • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras. Marques.Luís Carlos Marques Marques.onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. tais como a. Marques.Unitermo ou . ou ter projeção. . . Eliana.indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. de corte reto.Rôneo . Exemplos: .Eliana Pena Pena. uma. e. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Ana. José. Pedro Paulo. chamadas regras de alfabetação.Maria Marques .Duplex . Os artigos e preposição. João.Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos. não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal .Severino Sobrinho Sobrinho.Automático .Maria da Guia 6ª. A) Método alfabético É o mais simples. do. Guia. PROJEÇÃO OU GUIA Exemplos: .Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia.é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Projeção . Fernando. Vasconcelos. Lúcia d’.João Marques . Elvis do. OBS.Pedro Oliveira Guimarães . 4 . b) Pasta miscelânea . Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal . na parte inferior da guia. Eliana. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela. .Fernando Marques 2ª.Variadex .é a saliência.Camila Índio do Brasil Índio do Brasil.Mnemônico .Juliana Castelo Branco Castelo Branco. Maria. não são considerados.Elvis do Socorro Socorro. Guia especial . e que são as seguintes: 1ª. . . As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. da. OBS.José Vasconcelos Vasconcelos. prevalece a ordem alfabética de prenome. Pode ser suspensa. 4ª.Decimal .Lúcia d´Almeida . 3ª. Exemplos: .Eliana Marques .onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo.Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos. Guimarães. Nos nomes de pessoas físicas. Severino. . Maria da. . Junior. . Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Camila.Jorge Carlos Filho Carlos Filho.Fernando Campo Limpo Campo Limpo. dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. .: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público.enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: . Juliana.

que corresponde ao sobrenome da família do pai. Admitese.Esteban De Penedo De Penedo. Exemplos: .Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: .Rio de Janeiro .Rio de Janeiro . Os nomes orientais. . Thomas.3 M do Brasil . seção. para facilitar a ordenação.Pedro Luiz . não se considerando. 13ª.Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro).Li Yutang Chian Chin.Campinas . Abreu Sobrinho. empresas. Charles.Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: . não seguirá a ordem alfabética. Colegial (A).Maranhão .Belém . . . Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado.Pedro Luiz 2) nome da cidade. Angel del.São Paulo .TELERJ . . Entretanto.: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.São Paulo .Charles Du Pont Du Pont. Esteban. 12ª. São colocados após o nome completo. .Crateús .Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava).The Library of Congress Fundação Getúlio Vargas. entre parênteses.São Mateus .Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro.Diadema . Jorge de. .Fundação Getúlio Vargas .João Alfredo . Guilio di.Francisco de Pina de Mello Pina de Mello. Exemplos: .Dilma da Silva . Mário (Ministro).Araçatuba . 14ª.Lucas Marques .Lucas Marques .São Luiz .Fábrica Estrela de 4 pontas . Gordon.SP . chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: .Campos .Embratel Embratel. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência).Rio de Janeiro .São Paulo . .Georges Aubert Aubert.Maria Augusta . . entre parênteses.Maria do Carmo. Paul.Presidente Fernando Henrique Henrique. 5 .Campinas . Georges.ES . os números arábicos.São Luiz .George Bush Bush.Adalberto Oliveira . instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam.Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas.Antonio de los Rios Rios. salvo nos casos espanhóis e orientais. japoneses.Rio de Janeiro .PA .Central de Concursos / Degrau Cultural OBS.SP .TELERJ .PA . estado e correspondente. Exemplos: . As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas.Gerência de Finanças . assembléias e semelhantes. Quando se organiza um arquivo por estado. os artigos e preposições que os constituem. Francisco de.São Paulo . Abreu Filho.Araçatuba . Jorge de NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Exemplos: . Fernando (Presidente).João Alfredo . entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que.São Mateus . as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. . 8ª.Francisco Balbino . . deve-se ordená-las alfabeticamente. Como a principal chave é a cidade.José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños.TRE Congresso de Odontologia . que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: .Jorge de Abreu Sobrinho .Professor Francisco Carlos .III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III).SP . 9ª. George. superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade.Thomas Jefferson Jefferson.Luiz Carlos .Maria Augusta Os títulos não são considerados na alfabetação.Crateús . Library of Congress (The).PE . Exemplos: . Exemplo: .Belém .Adalberto Oliveira . Li Yutang. Exemplos: .Rio de Janeiro . romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim.3 (Três) M do Brasil. .Francisco Balbino .Gordon O´Brien O´Brien.1º Congresso de Odontologia (1º). . As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor. obviamente. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Antonio de los.Lívia de Fátima Arquiva-se: . Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. 10ª.A Colegial .Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero. 11ª. B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. gerência.PE .Chian Chin . . O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula.SP . . Olávo (Doutor). Jorge de. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome.Lívia de Fátima .Jorge de Abreu Filho 7ª. Francisco (Professor) .Diadema .Rio de Janeiro .Jorge de Abreu Neto .Paul McCartney McCartney.Superintendência Financeira da TELERJ . Exemplos: . departamento. Abreu Neto. para fins de ordenação. porém.Gerência de Atendimento .Superintendência Financeira 15ª.Campos . Os nomes de firmas. . Carlos.Maria do Carmo.São Paulo .Luiz Carlos .ES . conferências. Exemplos: . Exemplos: . reuniões.Maranhão . Nos títulos de eventos como congressos.Guilio di Capri Capri.São Paulo .Ministro Mário Simonsen Simonsen.Gerência de Atendimento da TELERJ .TELERJ . José de.Dilma da Silva Arquiva-se: . não havendo destaque para as capitais. .

Penteado. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam. Roseli. Pedro Quando se trata de correspondência com outros países.42 12 . . de funcionários etc.252 342.Santos. como classificação de assuntos: atas.027 98.Campos.Crianças Existem outros métodos pouco utilizados. partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria. e editar publicações técnicas. arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética. Tais métodos são indiretos.Brasília (Capital) .82 . porém. acordos. exige-se. pareceres. Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente. fitas.Antônio.saia . Com isso. de fácil aplicação.) e especializados (médicos. onde além do número de registro são colocadas informações.calça . tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão. 6 . além da ordem alfabética.Aragão.: É um método direto e de fácil manuseio. Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial. embora a disposição física das pastas.meia . Carolina Brasília (Minas Gerais) . Juan. abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1).Santa Cruz de La Sierra . Pablo.Mulher .TRE Central de Concursos / Degrau Cultural chas) alfabéticos-onomásticos. do documento de um cliente.Chile .Alvares. Para que o número não fique vago. cronológico ou digital-terminal. após as respectivas capitais dos países a que se referem.Cursos 3 . atribui-se a cada cliente eventual um número.37 12 . Sérgio Itacoatiara (Bahia) . No entanto.61 . a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples. contratos.27 09 . A numeração obedece somente à ordenação seqüencial. evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas.Brasil . Este número é dado quando há o recebimento. de engenharia.vestido .Altamira . pela primeira vez. ele é registrado. seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 .os referentes à administração interna e suas atividades-fim.blusa .Pesquisas 2 . além de amplo conhecimento das atividades institucionais. e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização. já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. que o ampliou.6 a 10 anos de Calçados .437 126. É necessário. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876. Esta pasta montada será denominada processo. na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube. • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número. muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. é universalmente conhecido. porém.Homem . pois depende de interpretação dos documentos sob análise. numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele. Normalmente é utilizada em repartições públicas. Quando um documento novo chega à repartição.cueca .4 a 6 anos . No segundo.camisa da Mulher . uma vez que.84 . No primeiro. Embora a quantidade de classes seja ilimitada. sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas. O método de arquivamento por assunto não é. .26 . Exemplos: Brasília (Distrito Federal) . que as pastas tragam os nomes dos estados.52 34 . tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos.recém-nascidos . em segundo lugar. Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades. . Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem . de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação. Com relação aos clientes eventuais. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos. porém.Chile . anotando em sua ficha alfabética a nova localização. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar. nas gavetas ou estantes. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas. Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45. Não esqueça de classificação do local e do correspondente. Exemplos: .1 a 3 anos . ser arquivados por assunto . para se localizar um documento ou pasta. ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos.142 128. Luís. Carlos Itacoatiara (Pernambuco) . telex etc. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha).687 Dígito-Terminal 04 . Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo. seguido da capital e do correspondente.Brasil . com vantagem. onde os documentos serão arquivados alfabeticamente. é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade.50 . OBS.Magalhães.). nos Estados Unidos. Hoje.Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos. alfabetase em primeiro lugar o país. Conseqüentemente.meias de Crianças . são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem. correspondência recebida e expedida. em princípios de 1950. possa apresentar peculiaridades próprias a cada método.Santiago .87 Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados. que seguem dois critérios de arquivamento. • Método Numérico Cronológico Neste método. fotografias etc.Manjo.

Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos.Na classificação alfabética simples ou aberto. Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver. 2. também será utilizado um banco de dados ou fichas. 3. GABARITO ERRADO . • Negativo . deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos. futuramente. 1.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. 5. controlado através de livro próprio. Os demais documentos. em fichas). 5.Quando só há citação de letras. em suporte papel. denominado número de registro. lugar. podemos citar um arquivo e um jornal. retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. deve ser assinalado no documento. locais etc. no mesmo envelope e/ou pasta. por exemplo. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio. assuntos. principalmente nos arquivos especiais e especializados. O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. 01. preparo.Idem à explicação do item anterior. em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. discos. a rotação etc. objetos etc.Não existe essa classificação. anotando no banco de dados ou fichas. • Registro . discos duração da execução. Estamos na era da globalização. Também é utilizado o método numérico. Quando várias fotos tratam do mesmo evento.. 7 . individualmente. com grande êxito. em envelopes próprios para esse fim. o número de faixas de cada lado. só é apresentada uma letra na guia. de grandes desenvolvimentos tecnológicos. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados. CERTO . também. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva. em cores ou preto e branco.TRE ção. no seu verso. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer.). necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte.o comprimento e a bitola do filme. • Preparo . juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data. Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas. fitas magnéticas. podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. 3. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. 2. de acordo com sua entrada no arquivo. o tempo de duração.Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. local. ( ) É utilizado um arquivamento primário. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação. 1. a data da gravação.depois de numeradas. Esse número. o tempo de duração. Para a recuperação de sua localização. • Pesquisa . filmes etc. o nosso. A fotografia recebe um número de registro. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos.). no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que. gêneros musicais etc. filmes. Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. no banco de dados. A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. não se pense que houve falha de registro ou extravio. fitas magnéticas. a quantidade (fotos e negativos). músicas. fitas magnéticas . envelope e/ou pasta em que será acondicionada. identificação das pessoas etc. relatórios técnicos etc. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. Com relação aos assuntos. como fotografias. datas. Esse conceito tornou-se obsoleto. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. compositores etc. O século anterior foi o das grandes descobertas e. Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. lugares. se sonoro ou mudo. arquivamento e pesquisa. EXERCÍCIO 01.o lado da fita. • Álbum . Além dessas informações que são comuns aos três elementos. filmes .A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas. autores. ERRADO . reunidas. discos e recortes de jornais. o sistema é alfabético. assuntos. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas. sua localização. em ordem crescente. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. Arquivos de Fita Magnética. títulos (congressos. acondicioná-los. tais como: assuntos (de conferencistas. registro. CERTO . datas. dimensões etc. Deve-se incluir. eventos. evento.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas. 4. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado.Central de Concursos / Degrau Cultural Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada. iniciados pelos indicados na guia. 2. ERRADO . No caso de registro em fichas. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. filmes. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. independente de sua forma de acondicionamento. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. releases de jornais etc. • Recepção e identificação .o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . em lugar visível e previamente determinado. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos. Como exemplo. informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). individualmente. devem ser arquivados em separado. 3. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. 4. Entretanto. já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las. colada na margem mais larga do filme. inserindo-se as demais letras naquele intervalo. acontecimentos.

cópias instantâneas do original em filme ou papel. incêndio. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. • preservação e conservação de originais . Jornais. se apresentam. por meio de terminais ou microcomputadores. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte. • aquisição de coleções de jornais. • integridade de reprodução .as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. Indústria. • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM . Atualmente isso é completamente inviável. levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme. Hotéis.o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. no registro de documentos. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.por matrícula). A verticalização e o encarecimento do metro quadrado.a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. • segurança . não podendo sofrer alterações 8 . em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. séries esgotadas etc. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. assim. Caso seja necessário. atualmente. O índice de erros é muito pequeno.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural • versatilidade na duplicação . que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. Hospitais. a proximidade das informações. separam-se grupos de aproximadamente 2. As listagens. Com o surgimento das novas tecnologias. objetivando a imediata identificação do original e cópias. . No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional. de empresas.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio. em seus arquivos. seqüencialmente. A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações. revistas.quando o suporte da informação é o próprio computador. podem ser geradas outras cópias para distribuição. cheques. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. Como esse processo é mais trabalhoso.400 documentos que serão numerados. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações .) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. saída direta do computador para a microficha. podemos citar uma empresa que possua. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. no Brasil e no exterior.400 documentos de formato A4. Razão etc. falsificação etc. documentação rara. Entretanto. Como exemplo. livros. independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. por questões de segurança. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . Colégios. revistas etc. Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. Podemos citar os dossiês de empregados. a partir de filmes cópias. São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento.Computer Output Microfilm. para sua identificação.quando não havia problemas no mercado imobiliário. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado. no controle do acervo etc. Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. razão etc. já que só podem ocorrer por falhas na digitação.por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais. através da fita spooll. Cartórios. operacionais. • racionalização da informação . No filme esses documentos são chamados de fotogramas. Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. Comércio. de contratos etc. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente . Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. números. Paralelamente. sem passar pelo papel. Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. jornais etc. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta. São elas: Automação da Informação. simultaneamente. O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. No preparo da documentação para a microfilmagem. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. Órgãos Governamentais etc. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. o que não acontece nos controles manuais. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes. Como vantagens podemos citar: • economia de espaço . As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. Caso haja algum sinistro (roubo. administrativos. assuntos etc. Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos. ou seja. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas.

correspondências. g) aplicação da TTD. rapidez na recuperação da informação e segurança. os discos para o armazenamento dos documentos. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . vinte vezes. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . então. b) indicação das pessoas responsáveis.Many (uma só gravação. outras mídias vão sendo criadas.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental. i) revisão da TTD 9 .Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos. gráfico e números. EXERCÍCIO 01. Esses discos podem ser lidos milhares de vezes. modificando.Write .. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações. 5. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas. material contábil de empresas de consultoria/auditoria. finalmente. saúde. os desenhos de engenharia etc. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . agricultura etc. e) verificação da legislação em vigor. muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4.Once . • extravio de documentos. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD.Preservação do documento e sua informação. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa. CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa. 5. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. 12 e 14 polegadas de diâmetro. ERRADO . deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. 1.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional. sendo necessário que se analise pasta por pasta.Read . 2. os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto. usando software e hardware adequados. d) definição do cronograma de reuniões. Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. 01. em publicações (catálogos. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. É necessário. enciclopédia. no mínimo. formulários. 3. Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia.ou conjugados (leitoras/ copiadoras) .461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. Caso uma empresa não defina sua tabela. ou seja. faturas. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. e. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. Um CDRom não pode ser alterado. futuramente.unicamente para a leitura . ERRADO . • escassez de espaço físico. 4.461 de 25/04/1991. Com isso. 1 % meios magnéticos. • falta de definição de responsabilidade.A Lei nº 1. Entretanto. os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento. 3. c) levantamento do acervo. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado. f) aprovação da TTD. CERTO . sofrerá constantemente várias reorganizações. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício. A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel. normalmente. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa.para a leitura e cópia em papel. tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. 2. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade.Compact Disc . Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje.Central de Concursos / Degrau Cultural simples . a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. consideravelmente. h) divulgação da TTD. • demora ou não na localização do documento.Conselho Nacional de Arquivos. A leitura é feita com um laser de baixa potência. Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção. CERTO . No ato da definição das prioridades de atuação. enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral.) • WORM . Nesta década. sua capacidade é ampliada dia-a-dia. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais. desenhos de engenharia etc. Depois surgiram os CDs usados para músicas. 4. 1. 4% em microfilmes. um documento é copiado. sem risco de danificá-los. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente. A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço. A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. por isso. planejamentos etc. Até há pouco tempo. é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. uso. no uso das instalações físicas e recursos humanos.) que também deverão ser analisados. É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. Devido ao grande avanço da tecnologia. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. Dentro deste contexto. diretrizes etc. Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais. Isso pode ser feito através da leitura do organograma. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. registro. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. OBS. que deve estar disponível no local certo. caso chegassem a fase de arquivamento permanente. Para a tradição arquivista americana. ou seja. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário. que são responsáveis pela criação de seus documentos. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. de 08/01/1991. acarreta vantagens econômicas.NOÇÕES a) DE ARQUIVOLOGIA . • Utilização . • Avaliação .Ou destinação de documentos.: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. também com documentos que contam a história da empresa. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país. Diante desta afirmativa. projetos. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção . consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. de expedição. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados 10 . as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. distribuição e tramitação). Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. principalmente a partir da II Guerra Mundial. técnicas ou científicas das instituições. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. formulário.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento. normas internas.159. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. classificação. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. Deve-se ter cuidado.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense . Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. • Européia .preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos. científica e culturalmente através dos séculos. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente.arquivos como fonte de pesquisa histórica. revistas. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. na hora exata. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. – muitas das vezes administradas por outro órgão. manuais.Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. com base na Lei nº 8. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. artigos etc. d) Papel histórico dos arquivos nacionais. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. como novo conceito de gestão de documentos. geralmente são administradas por essas mesmas instituições. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes. • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais. para as pessoas certas e com um custo possível. tramitação. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. Em meados do século XX. OBS. c) Garantia de melhor organização desses documentos. se necessário. consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. Nesta fase.

Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas.certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada. utilização e destinação.Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. deve-se 11 . A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação.Central de Concursos / Degrau Cultural profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. distribuição e tramitação de documentos. de correspondência e telecomunicações.Esta fase elabora normas de acesso. A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. ERRADO . quando necessário. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido.A base do princípio da gestão de documentos são a produção. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação .inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas. de acordo com a procedência. os ofícios. por meio de arquivos correntes e/ou secretários. é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. à elaboração das folhas de referência. Atualmente. quando houver. numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. Este núcleo pode ser chamado de serviço. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos. legais e administrativas de cada país. depende dessa primeira atividade. Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas).Tarefa principal de um órgão de comunicações. uso de recursos de automação (informática) etc. ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação. por assunto. registro.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). conferir. b) nível mínimo ampliado . OBS. seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas.O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores.Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . conferindo os anexos. isto é. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.Entrada .receber . principalmente para consulta e empréstimo de documentos. CERTO . d) nível máximo . de acordo com as séries. Distribuir . esse controle é feito pelas próprias unidades. o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc. registrar e distribuir a correspondência recebida. Além de zelar pelos fichários. este setor atende as pessoas nos “guichês”. 2. organiza-as e procede à atualização dos fichários. 4. conforme o método de arquivamento. GABARITO 01. Tarefas (competências) do setor de conferência.distribuir Receber . Classificar . A Terceira Via. 5. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa.abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. quando necessário. de máquinas copiadoras. CERTO . Numerar.TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo . variando o nome em função do movimento dos papéis. 3. Nos serviços de comunicações modernos. se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. a utilização e a destinação. elaboração de sistemas de arquivos correntes. quando houver.Esta fase inclui procedimentos de protocolo. As suas atribuições são: receber.registrar . 3. Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). pois toda a movimentação do processo é aí anotada. a Quarta Via. CERTO . Proceder. certa ou errada. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência. EXERCÍCIO 01. circulares e toda forma de correspondência.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários. que são depois arquivados por destinatários. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação. Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: . a ficha nº 1. 2. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. constitucionais. adicionando a ela.existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. classificar. se está redigido em termos próprios. Seja ele mesmo serviço. como: recebimento. 1. 4. classificação. Antigamente. considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção.Informação . NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . CERTO . 5. 1. A Primeira Via do registro. no que se refere à sua recepção e expedição.: O registro. seção ou turma de comunicações. há sempre integrado. Se houver necessidade.classificar .). c) nível intermediário . e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). os antecedentes ou procedentes. gestão de correspondências e documentos vitais etc.remeter às seções competentes para o devido estudo. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. Toda continuidade. as exposições.Expedição .

3. seja a nível de Estado ou empresarial. classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária . Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros. d) Secreta . conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular. Fornecer antecedentes e precedentes . h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços.É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE. Toda correspondência oficial é propriedade do Estado.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída. ERRADO . Arquivar as cópias e documentos . 01. 4. Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum . 3. c) Reservada . determinam providências ou fazem designações. com a identificação do local de chegada e/ou de saída. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado. 2. a vários destinatários para informar de posições. ( ) arquivar.Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento.elementos que identifiquem a classificação do documento. 5. n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. concursos.Idem ao comentário do item anterior c) d) e) conferir com o documento original. porém menos protocolar. Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República. divulgações de concorrências. ou seja.TRE d) Central de Concursos / Degrau Cultural Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades. 1. 2. EXCETO: ( ) classificar. ( ) descartar. mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. o seu registro e distribuição. provas etc. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito. sem comprometer a organização. Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. ( ) registrar.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas.é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. destinatário etc. ERRADO . que depende de um estudo minucioso. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. 5. decisões e pareceres expedidos. simultaneamente. Quanto à natureza do assunto da correspondência. Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. CERTO .Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior. a todos que os solicitarem. admissões e dispensas. O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. e ) Ultra-Secreta . o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. 1. quer administrativa ou historicamente. ( ) distribuir. p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras. horário.ou seja. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. urgente .Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público. EXERCÍCIOS 01.É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo. l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos.não demanda de um procedimento especial.NOÇÕES b) DE ARQUIVOLOGIA . independente do veículo.É a que pode ser exposta ao público. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. Classificação e Correspondência Correspondência oficial . a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta. Fornecer dados à turma de informações . 4. instituição ou empresa. a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. b) Confidencial .: 0451 Complemento Série Concursos 04/05 12 . g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos. GABARITO CERTO . Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo. b) c) Cód. Da divulgação de atos a fatos administrativos.É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório. CERTO . f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito. Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado. A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna.Refere-se ao item secreto.

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