Central de Concursos / Degrau Cultural

NOÇÕES

DE

ARQUIVOLOGIA - TRE

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (CÓD.: 0451)
O TRE-RJ anunciou que irá incluir Noções de Arquivo em seu próximo concurso. Como orientação básica para os candidatos, preparamos este material como referência para seus estudos. Tão logo saia o programa oficial, este material será complementado, caso haja necessidade.
Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivamento de seus documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( ) Os arquivos possuem os documentos produzidos muitas das vezes em um único exemplar. ( ) Os documentos constantes nos arquivos são produzidos com objetivos funcionais. ( ) Os documentos constantes de uma biblioteca não dependem da relação dos documentos entre si. ( ) Os documentos do arquivo existem em numerosos exemplares. ( ) Não há uma distinção clara entre os documentos do acervo bibliográfico e os do arquivístico.

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1. 2. 3. 4. 5.

1

5. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. sem a necessidade de remover outros papéis.NOÇÕES 01. arquitetura etc. esses documentos são de origem funcional. as atividades de arquivo corrente.Os documentos de arquivo.Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz. portanto. CERTO . 1. 3 . os arquivos médicos. 1. 5. Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas. slides. ERRADO . • Arquivos Verticais .Por serem documentos de origem empresarial. clichês.é constituído de documentos de uso freqüente. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais. em relação aos documentos. como também no registro. como. • Arquivos setoriais . os arquivos de imprensa. de prédios. engenharia. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia. principalmente na parte denominada arquivo de movimento. intermediária e permanente. discos. de arquivos técnicos. ainda podemos citar: • Arquivos Pombais . ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo. tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta. microformas. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas. para atender às necessidades de repasse de informações.O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores. disquetes. tais como: fotografias.sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. estudados ou assuntos resolvidos.Por serem produzidos em empresas.são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas. merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento. morto ou de terceira idade .TRE GABARITO Central de Concursos / Degrau Cultural legal e/ou histórico. Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos. Esses arquivos são também chamados. e que por esta razão. a) Arquivo corrente.são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. CD-ROM. ERRADO . fitas. 2. TRE e assim por diante. custódia. c) Arquivo permanente.). 4. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço. EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. ( ) Servir à administração. Para isso. constituindo-se com o decorrer do tempo.A principal finalidade do processo de arquivamen- CERTO . e/ou exemplar único. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente. hospitalares. Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis. organizados. acondicionamento.são aqueles em forma de escaninho.são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha. por exemplo.são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição.ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 . GABARITO CERTA . uma metodologia de organização e guarda. 3. Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas.é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. estantes etc. 4. Possui documentos processados.Natureza dos documentos • Arquivos especiais . estudantes de desenho.Vide as respostas e comentários anteriores. a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. independentemente da forma física apresentada. 1. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. em base do conhecimento da história. restaurantes etc. 3. • Arquivos especializados . • Arquivos gerais ou centrais . depois carregado verticalmente. os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais.Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas . TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. conservação etc. c) Classificação 1 . 2. Sobre os arquivos horizontais. preservando a sua inegibilidade. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade . vivo ou de primeira idade . • Arquivos-Fole . b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. controle. impropriamente. CERTO . engenharia. normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. Possui documentos que se encontram em estudo. 01. cumprindo funções de arquivo corrente. é necessário que se adote. originários de empresas são em sua maioria de via única. centralizando. foram definidas as três idades dos arquivos.são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico. classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade. deslizantes. DE ARQUIVOLOGIA .são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente.é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor 2 . A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. plantas e cartazes. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações. • Arquivos Sargento . Nesta fase os documentos são analisados. 4 .Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação.

Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia. AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA c) Guia subsidiária . verifica-se que o arranjo principal é por assunto. por localidade (geográfico).A resposta é óbvia no seu conteúdo. A notação pode ser: A NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . A Exemplo: b) GUIA PRIMÁRIA b) Guia secundária . ERRADO . ERRADO . data ou número. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade. Na verdade. 010 Notação numérica A-50 Notação alfanumérica • Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes. o método principal foi o do assunto. CERTO . 5.dezembro de 1990 Janeiro .indica uma subdivisão da primária. os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia.TRE 2. coadjuvado pelos métodos geográfico.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. em ordem alfabética. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março . as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta. em ordem cronológica.Central de Concursos / Degrau Cultural to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial.indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA 3 . é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. dificilmente se emprega um único método. ERRADO . esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação. Como se vê. que dá sentido de um documento desvalorizado. pelo nome dos funcionários. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo.indica uma subdivisão secundária. Notação alfabética 3. esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. local. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário.julho de 1990 Agosto . Walter Diamantes. Entretanto.Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente. a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes.A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações. João Bernardo.março de 1991 • Promoção OBS. a) Guia primária . pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. nome. 4. A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. alfabético e numérico-cronológico.

. 5ª. Pé . da. 4ª. prevalece a ordem alfabética de prenome. do. e que são as seguintes: 1ª. Luís Carlos. ILHÓ PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente.Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos. Maria.Pedro Oliveira Guimarães . d’.Maria Marques . . Pedro Oliveira.Lúcia d´Almeida . OBS. Elvis do.Carlos José José. mas não são considerados na ordenação alfabética. Projeção . Jorge. lisa. Elba.Soundex . 4 . o.Elvis do Socorro Socorro. Eliana.indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra. Pedro Paulo. de. sendo então de celulóide ou de metal. porque a pesquisa é feita diretamente. Exemplos: . Nos nomes de pessoas físicas. chamadas regras de alfabetação. Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome.Ana Marques . • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras.João Marques . Exemplo: GUIA ESPECIAL Guia-fora .Automático . considera-se o último sobrenome e depois o prenome.Maria da Guia 6ª. dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser recortada no próprio cartão. Paulo de.Rôneo . Marques. .Paulo de Alcântara Alcântara.é a saliência. não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. onde há um orifício chamado ilhó.: Quando houver sobrenomes iguais. Paulo.Decimal .é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. 3ª. b) Pasta miscelânea . Os artigos e preposição. . Exemplos: .Luís Carlos Marques Marques. Guia. .Variadex .Severino Sobrinho Sobrinho. . Juliana. e. Exemplos: . de corte reto. Exemplos: . Guimarães.Camila Índio do Brasil Índio do Brasil. J. PROJEÇÃO OU GUIA Exemplos: .J. Vasconcelos Vasconcelos.Eliana Marques . Exemplos: . Camila. Marques. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Vasconcelos.Fernando Marques 2ª. Fernando.Indexação Coordenada . . Marques.NOÇÕES d) DE ARQUIVOLOGIA .Mnemônico . Eliana. Os sobrenomes formados por palavras como Santa. tais como a.Unitermo ou .José Vasconcelos Vasconcelos. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.Paulo Santo Cristo Santo Cristo. Heitor. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela.Juliana Castelo Branco Castelo Branco. A) Método alfabético É o mais simples. um. Marques.Maria do Socorro Neta Socorro Neta. pela ordenação cronológica. Exemplos: . Maria do. É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome. Pode ser suspensa. Guia especial . Marques. isto é. ou cartolina.Duplex . ou ter projeção. Junior.onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo.Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos. João.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural É um método direto.enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: .João Vasconcelos . Ana. José. . . Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. Carlos. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.é a saliência na parte superior da guia.onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica.Eliana Pena Pena. Almeida. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal .Jorge Carlos Filho Carlos Filho. Maria da. Fernando. . ou nele ser aplicada.dicionário Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. OBS. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal .: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público. Lúcia d’. Severino. João. . não são considerados. uma.Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia.Fernando Campo Limpo Campo Limpo. na parte inferior da guia. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. .

João Alfredo . As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor.São Paulo . Exemplos: .Campos . deve-se ordená-las alfabeticamente. Paul. Jorge de. obviamente.Maria do Carmo.Presidente Fernando Henrique Henrique.SP . Os nomes de firmas. 10ª. Charles.Lucas Marques .Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: .Rio de Janeiro .Jorge de Abreu Neto .: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplos: .Gerência de Atendimento . 13ª.PA . . para facilitar a ordenação. porém. . Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. conferências.III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III).ES . Jorge de NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Admitese.Li Yutang Chian Chin.Maria Augusta .Gordon O´Brien O´Brien.Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: .Campos .Superintendência Financeira 15ª. Abreu Neto.SP .3 M do Brasil . José de. não seguirá a ordem alfabética. Li Yutang. Library of Congress (The). .George Bush Bush.Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro.Rio de Janeiro .Embratel Embratel.1º Congresso de Odontologia (1º). Fernando (Presidente).Crateús . Exemplos: . Quando se organiza um arquivo por estado. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado.A Colegial . departamento. Exemplos: .TELERJ . entre parênteses. .Francisco Balbino .Dilma da Silva .Diadema . seção.Fundação Getúlio Vargas .Maria do Carmo.Jorge de Abreu Filho 7ª.SP . gerência. Francisco de.São Paulo .The Library of Congress Fundação Getúlio Vargas.Professor Francisco Carlos . O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas.São Paulo .São Paulo . Gordon.Paul McCartney McCartney.PE . Carlos.TELERJ . Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Abreu Filho.Rio de Janeiro . Exemplos: . Thomas. . .PE .São Mateus . que corresponde ao sobrenome da família do pai. Francisco (Professor) .Ministro Mário Simonsen Simonsen.Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro).Thomas Jefferson Jefferson.Gerência de Finanças .Luiz Carlos . Olávo (Doutor). não havendo destaque para as capitais.Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero.Crateús . Como a principal chave é a cidade. .Araçatuba .Belém .Maranhão .Francisco de Pina de Mello Pina de Mello. . 11ª. salvo nos casos espanhóis e orientais. 14ª. Exemplos: .Rio de Janeiro .Guilio di Capri Capri.ES .Luiz Carlos .Rio de Janeiro . assembléias e semelhantes.São Luiz .Dilma da Silva Arquiva-se: . .TELERJ . os números arábicos. não se considerando.Lucas Marques . Exemplos: .Lívia de Fátima Arquiva-se: .TRE Congresso de Odontologia . para fins de ordenação.São Luiz . Colegial (A). Nos títulos de eventos como congressos. Mário (Ministro). Abreu Sobrinho.São Paulo . São colocados após o nome completo. . .Belém . George.Superintendência Financeira da TELERJ . Entretanto. 8ª.Esteban De Penedo De Penedo.Rio de Janeiro . . Georges.Araçatuba . Angel del.Campinas .Antonio de los Rios Rios. estado e correspondente.José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños.Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava).Maria Augusta Os títulos não são considerados na alfabetação.Lívia de Fátima . Jorge de.Charles Du Pont Du Pont. 12ª. .Pedro Luiz 2) nome da cidade.Pedro Luiz . as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. empresas. Exemplos: .Chian Chin . Exemplo: . que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: . Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome.SP . .São Paulo . entre parênteses. 9ª.Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. .Maranhão .João Alfredo .São Mateus .Adalberto Oliveira . chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: . Guilio di.3 (Três) M do Brasil.Fábrica Estrela de 4 pontas . 5 .Jorge de Abreu Sobrinho .Diadema . Os nomes orientais. superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. reuniões.Gerência de Atendimento da TELERJ .Central de Concursos / Degrau Cultural OBS. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência).Campinas .Georges Aubert Aubert. Exemplos: .Francisco Balbino . japoneses. entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que.Adalberto Oliveira . Esteban. . B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. Antonio de los.PA . os artigos e preposições que os constituem.

já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade.Magalhães. Esta pasta montada será denominada processo. No primeiro.Brasil .6 a 10 anos de Calçados .Chile .Antônio.Campos. seguido da capital e do correspondente. e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização. Com isso.52 34 .TRE Central de Concursos / Degrau Cultural chas) alfabéticos-onomásticos. No segundo. além da ordem alfabética. na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado.50 . Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas. fotografias etc. Embora a quantidade de classes seja ilimitada.687 Dígito-Terminal 04 .: É um método direto e de fácil manuseio.cueca . sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria. Hoje. Pablo.saia . do documento de um cliente. cronológico ou digital-terminal. é universalmente conhecido. atribui-se a cada cliente eventual um número. pareceres. uma vez que. em princípios de 1950. exige-se. são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam. arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética. telex etc. acordos. a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples. Sérgio Itacoatiara (Bahia) . alfabetase em primeiro lugar o país. pois depende de interpretação dos documentos sob análise.252 342.calça . de funcionários etc. Para que o número não fique vago. Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem . Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo. onde os documentos serão arquivados alfabeticamente. embora a disposição física das pastas. possa apresentar peculiaridades próprias a cada método.Santa Cruz de La Sierra .) e especializados (médicos. C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número.blusa .Crianças Existem outros métodos pouco utilizados. Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos.meias de Crianças . evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas. muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses. Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45.Pesquisas 2 .61 .Altamira . correspondência recebida e expedida.37 12 . ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos. numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele. como classificação de assuntos: atas. é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. . • Método Numérico Cronológico Neste método.027 98.Chile .42 12 . • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número. contratos. porém. de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação. porém.recém-nascidos . para se localizar um documento ou pasta. nos Estados Unidos. Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar.vestido . de fácil aplicação.1 a 3 anos .84 . Exemplos: . Exemplos: Brasília (Distrito Federal) .142 128. em segundo lugar. • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube.Homem .87 Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados.437 126.Santos. seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 . com vantagem. . O método de arquivamento por assunto não é.26 . ele é registrado. 6 . Carlos Itacoatiara (Pernambuco) .Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. pela primeira vez. anotando em sua ficha alfabética a nova localização. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876.meia . É necessário. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas. que seguem dois critérios de arquivamento. abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1).82 . nas gavetas ou estantes. Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial.Brasília (Capital) . No entanto.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . porém.os referentes à administração interna e suas atividades-fim. e editar publicações técnicas. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados.Alvares. Este número é dado quando há o recebimento. Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades. onde além do número de registro são colocadas informações. Juan. Luís. tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão.Santiago .Penteado.Brasil .Cursos 3 .Manjo. Pedro Quando se trata de correspondência com outros países. fitas. A numeração obedece somente à ordenação seqüencial.Mulher . Roseli.4 a 6 anos . Quando um documento novo chega à repartição. Carolina Brasília (Minas Gerais) .camisa da Mulher . tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos. além de amplo conhecimento das atividades institucionais. de engenharia. Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente. ser arquivados por assunto . Não esqueça de classificação do local e do correspondente. após as respectivas capitais dos países a que se referem. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos. Normalmente é utilizada em repartições públicas. OBS.).27 09 . Tais métodos são indiretos. que as pastas tragam os nomes dos estados. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha). que o ampliou.Aragão. Conseqüentemente. . Com relação aos clientes eventuais.

A fotografia recebe um número de registro.o lado da fita. não se pense que houve falha de registro ou extravio. 1. em suporte papel. ( ) É utilizado um arquivamento primário. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas.o comprimento e a bitola do filme. inserindo-se as demais letras naquele intervalo. arquivamento e pesquisa. Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. discos duração da execução. Estamos na era da globalização. identificação das pessoas etc. Esse número. relatórios técnicos etc. deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos. Entretanto. 2. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas. datas. • Preparo . O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação. independente de sua forma de acondicionamento. o número de faixas de cada lado. A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. sua localização. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos. CERTO . tais como: assuntos (de conferencistas. 4. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. também será utilizado um banco de dados ou fichas. futuramente. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. objetos etc. devem ser arquivados em separado. filmes etc. podemos citar um arquivo e um jornal. se sonoro ou mudo. em cores ou preto e branco. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto.Quando só há citação de letras. • Negativo . 2. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. GABARITO ERRADO . Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações.). filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. títulos (congressos. gêneros musicais etc. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. filmes. já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. 7 . acontecimentos.Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. músicas. evento. o tempo de duração. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. fitas magnéticas. 3. informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico.). filmes. • Álbum . eventos. anotando no banco de dados ou fichas. o nosso.Idem à explicação do item anterior. Os demais documentos. discos e recortes de jornais. Quando várias fotos tratam do mesmo evento. acondicioná-los. Deve-se incluir. Para a recuperação de sua localização. 3. EXERCÍCIO 01. como fotografias. lugar.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados.. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio. denominado número de registro. preparo. deve ser assinalado no documento. envelope e/ou pasta em que será acondicionada. lugares. Arquivos de Fita Magnética. Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver. reunidas. locais etc. necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. compositores etc. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. O século anterior foi o das grandes descobertas e. juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data. o sistema é alfabético. a data da gravação.TRE ção. 1. ERRADO . Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos.Central de Concursos / Degrau Cultural Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes. 3. dimensões etc. iniciados pelos indicados na guia. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados. em envelopes próprios para esse fim. principalmente nos arquivos especiais e especializados. no mesmo envelope e/ou pasta. o tempo de duração. 5.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). • Recepção e identificação . Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. também. a quantidade (fotos e negativos). por exemplo. de acordo com sua entrada no arquivo. local. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados. • Registro . releases de jornais etc. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. individualmente. fitas magnéticas . a rotação etc. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. 5. • Pesquisa . assuntos. em fichas). Também é utilizado o método numérico. ERRADO . assuntos. datas.Na classificação alfabética simples ou aberto. registro. Como exemplo. CERTO . deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. no banco de dados. 2. em ordem crescente.A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas.depois de numeradas. Com relação aos assuntos. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. individualmente. colada na margem mais larga do filme. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. discos. fitas magnéticas. autores. filmes . controlado através de livro próprio. Esse conceito tornou-se obsoleto. 01. com grande êxito. Além dessas informações que são comuns aos três elementos. no seu verso. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva.Não existe essa classificação. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado. de grandes desenvolvimentos tecnológicos. No caso de registro em fichas. em lugar visível e previamente determinado. em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. só é apresentada uma letra na guia.o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. 4.

em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda. Indústria. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. razão etc. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. • aquisição de coleções de jornais. através da fita spooll.400 documentos que serão numerados. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações . • preservação e conservação de originais . sem passar pelo papel. separam-se grupos de aproximadamente 2. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. Como esse processo é mais trabalhoso. livros. em seus arquivos. No preparo da documentação para a microfilmagem. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. Comércio. cheques. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes. • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM . São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento. podem ser geradas outras cópias para distribuição. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. revistas etc. podemos citar uma empresa que possua. A verticalização e o encarecimento do metro quadrado. Podemos citar os dossiês de empregados.quando o suporte da informação é o próprio computador. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. de contratos etc. ou seja.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. simultaneamente. Caso seja necessário. Caso haja algum sinistro (roubo. Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa. • racionalização da informação . legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme. que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. São elas: Automação da Informação. por questões de segurança. no registro de documentos. Cartórios. jornais etc. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. Como vantagens podemos citar: • economia de espaço .quando não havia problemas no mercado imobiliário. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. Colégios. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. Entretanto. no Brasil e no exterior. para sua identificação. Atualmente isso é completamente inviável. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. atualmente. Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos.as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. administrativos. São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. revistas. a partir de filmes cópias. saída direta do computador para a microficha.400 documentos de formato A4. falsificação etc. Hospitais. documentação rara. assim. Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas. números. no controle do acervo etc.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado.por matrícula). Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. se apresentam. Hotéis. séries esgotadas etc. As listagens. Razão etc.cópias instantâneas do original em filme ou papel. seqüencialmente. Jornais. objetivando a imediata identificação do original e cópias. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente . No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme. assuntos etc.a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. Órgãos Governamentais etc. Paralelamente. Como exemplo. as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações. não podendo sofrer alterações 8 . esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. de empresas. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . incêndio. operacionais. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural • versatilidade na duplicação . O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. . documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte. por meio de terminais ou microcomputadores. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior.por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais. Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. O índice de erros é muito pequeno. o que não acontece nos controles manuais. • integridade de reprodução . a proximidade das informações. • segurança .o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local. Com o surgimento das novas tecnologias.Computer Output Microfilm. já que só podem ocorrer por falhas na digitação.

Esses discos podem ser lidos milhares de vezes. material contábil de empresas de consultoria/auditoria. usando software e hardware adequados. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações.. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. os desenhos de engenharia etc. futuramente. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas. ou seja. Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento. Nesta década. • falta de definição de responsabilidade. • demora ou não na localização do documento. um documento é copiado. formulários. no mínimo. 4. A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço. sendo necessário que se analise pasta por pasta. 5. d) definição do cronograma de reuniões. A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício.461 de 25/04/1991.Read . 1.unicamente para a leitura .Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. 4% em microfilmes. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . em publicações (catálogos. os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados. então. Caso uma empresa não defina sua tabela. É necessário.) • WORM . sua capacidade é ampliada dia-a-dia. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa. os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto. desenhos de engenharia etc.Many (uma só gravação.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado.Conselho Nacional de Arquivos. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais. saúde. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental.ou conjugados (leitoras/ copiadoras) . É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. f) aprovação da TTD.Preservação do documento e sua informação. garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos. As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. 12 e 14 polegadas de diâmetro. c) levantamento do acervo. ERRADO . 3. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. Um CDRom não pode ser alterado. enciclopédia. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos.para a leitura e cópia em papel. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. 1 % meios magnéticos. Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. • escassez de espaço físico. e) verificação da legislação em vigor. CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa. Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia. consideravelmente.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. outras mídias vão sendo criadas. já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. No ato da definição das prioridades de atuação.Central de Concursos / Degrau Cultural simples . A leitura é feita com um laser de baixa potência. sem risco de danificá-los. agricultura etc. correspondências. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade. a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. • extravio de documentos.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral. 4. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. 1.Compact Disc . CERTO . i) revisão da TTD 9 . 2. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje. A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).Write . gráfico e números. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa. e. CERTO .Once . modificando. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. h) divulgação da TTD. rapidez na recuperação da informação e segurança. que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. b) indicação das pessoas responsáveis. finalmente. EXERCÍCIO 01. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . ERRADO . tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais. muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4. Entretanto. 2. os discos para o armazenamento dos documentos. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina. faturas. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa. sofrerá constantemente várias reorganizações. Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. 5.461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR. Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . Com isso. normalmente. 3. Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção. Depois surgiram os CDs usados para músicas. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. 01. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . vinte vezes. g) aplicação da TTD.A Lei nº 1. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão.

• Utilização . apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção . de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. geralmente são administradas por essas mesmas instituições. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. diretrizes etc. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país. d) Papel histórico dos arquivos nacionais.Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. como novo conceito de gestão de documentos. projetos. de expedição. classificação. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. Isso pode ser feito através da leitura do organograma. caso chegassem a fase de arquivamento permanente. normas internas. no uso das instalações físicas e recursos humanos. registro. É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. • Européia . Em meados do século XX. na hora exata. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados 10 .: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. técnicas ou científicas das instituições. Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais. com base na Lei nº 8. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. artigos etc. de 08/01/1991. – muitas das vezes administradas por outro órgão.NOÇÕES a) DE ARQUIVOLOGIA . Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. formulário. planejamentos etc. ou seja. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. Para a tradição arquivista americana. c) Garantia de melhor organização desses documentos. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. Até há pouco tempo. revistas. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. Nesta fase.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos. que deve estar disponível no local certo.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense . manuais. que são responsáveis pela criação de seus documentos. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. • Avaliação . OBS. Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. científica e culturalmente através dos séculos. distribuição e tramitação).159. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. OBS. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes. uso.) que também deverão ser analisados. acarreta vantagens econômicas.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento.preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos. principalmente a partir da II Guerra Mundial. se necessário. Diante desta afirmativa.Ou destinação de documentos. para as pessoas certas e com um custo possível. também com documentos que contam a história da empresa. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento.arquivos como fonte de pesquisa histórica. tramitação. Devido ao grande avanço da tecnologia. por isso. as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente. Dentro deste contexto. Deve-se ter cuidado.

registrar . é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. este setor atende as pessoas nos “guichês”. Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. 2. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. quando necessário. GABARITO 01. gestão de correspondências e documentos vitais etc. quando necessário. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação . de acordo com a procedência. principalmente para consulta e empréstimo de documentos. Antigamente. Nos serviços de comunicações modernos. legais e administrativas de cada país.existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. há sempre integrado. como: recebimento. Classificar . Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas. Além de zelar pelos fichários. utilização e destinação.Tarefa principal de um órgão de comunicações. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido. no que se refere à sua recepção e expedição. seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. 2. c) nível intermediário . OBS. pois toda a movimentação do processo é aí anotada. elaboração de sistemas de arquivos correntes. isto é. registro.Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc. ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação. Tarefas (competências) do setor de conferência. Atualmente. a Quarta Via. Numerar. CERTO . numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. de correspondência e telecomunicações. A Terceira Via.classificar . conferindo os anexos. seção ou turma de comunicações. CERTO . 1. por assunto. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. os ofícios. Proceder. A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação. deve-se 11 . os antecedentes ou procedentes. Seja ele mesmo serviço. se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos.abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente.Central de Concursos / Degrau Cultural profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). a utilização e a destinação. conforme o método de arquivamento. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Se houver necessidade. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). por meio de arquivos correntes e/ou secretários. adicionando a ela. A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional.inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas. 3. as exposições. As suas atribuições são: receber.O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho.). organiza-as e procede à atualização dos fichários. variando o nome em função do movimento dos papéis.: O registro. 4. conferir.Informação . se está redigido em termos próprios.Esta fase inclui procedimentos de protocolo. de máquinas copiadoras. 1.remeter às seções competentes para o devido estudo. depende dessa primeira atividade. circulares e toda forma de correspondência. d) nível máximo . CERTO .certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada. 4. classificar. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa. esse controle é feito pelas próprias unidades. uso de recursos de automação (informática) etc. EXERCÍCIO 01. A Primeira Via do registro. ERRADO . CERTO .Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas). registrar e distribuir a correspondência recebida. certa ou errada.Esta fase elabora normas de acesso. considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção. quando houver. Toda continuidade.A base do princípio da gestão de documentos são a produção. quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. classificação. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. à elaboração das folhas de referência.TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo . 5. b) nível mínimo ampliado . que são depois arquivados por destinatários.Expedição .receber . NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . quando houver. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição.Entrada . a ficha nº 1. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. constitucionais. Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: . Este núcleo pode ser chamado de serviço. de acordo com as séries. 5. 3.distribuir Receber . ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo. e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação. distribuição e tramitação de documentos. Distribuir .compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários.

Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. EXCETO: ( ) classificar. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. a vários destinatários para informar de posições. Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros. 01. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito.É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. 2. Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado. seja a nível de Estado ou empresarial.É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível. 3. 4.Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. ( ) registrar. 1. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. 3.TRE d) Central de Concursos / Degrau Cultural Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades.elementos que identifiquem a classificação do documento. quer administrativa ou historicamente. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos. instituição ou empresa.é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. o seu registro e distribuição. sem comprometer a organização. 4. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. Da divulgação de atos a fatos administrativos. g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos.ou seja. ( ) distribuir. decisões e pareceres expedidos. e ) Ultra-Secreta .É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório. divulgações de concorrências. porém menos protocolar. Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. admissões e dispensas. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum . ERRADO . l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. GABARITO CERTO . d) Secreta . f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito. b) c) Cód. horário. a todos que os solicitarem. 2. Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior. CERTO .Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos.É a que pode ser exposta ao público. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços. c) Reservada . concursos. Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída. A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo.não demanda de um procedimento especial. urgente . r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. 5. ( ) descartar. com a identificação do local de chegada e/ou de saída. determinam providências ou fazem designações.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. ERRADO . Fornecer dados à turma de informações . destinatário etc. Fornecer antecedentes e precedentes .NOÇÕES b) DE ARQUIVOLOGIA . Arquivar as cópias e documentos . ou seja. que depende de um estudo minucioso. b) Confidencial . mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. ( ) arquivar. pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público.Refere-se ao item secreto. 5. independente do veículo. Classificação e Correspondência Correspondência oficial . provas etc. n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. simultaneamente.Idem ao comentário do item anterior c) d) e) conferir com o documento original. o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão.Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento. classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária . CERTO . Toda correspondência oficial é propriedade do Estado. Quanto à natureza do assunto da correspondência. EXERCÍCIOS 01. 1. p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras. a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular. Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República.: 0451 Complemento Série Concursos 04/05 12 . i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta.