Central de Concursos / Degrau Cultural

NOÇÕES

DE

ARQUIVOLOGIA - TRE

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (CÓD.: 0451)
O TRE-RJ anunciou que irá incluir Noções de Arquivo em seu próximo concurso. Como orientação básica para os candidatos, preparamos este material como referência para seus estudos. Tão logo saia o programa oficial, este material será complementado, caso haja necessidade.
Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivamento de seus documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( ) Os arquivos possuem os documentos produzidos muitas das vezes em um único exemplar. ( ) Os documentos constantes nos arquivos são produzidos com objetivos funcionais. ( ) Os documentos constantes de uma biblioteca não dependem da relação dos documentos entre si. ( ) Os documentos do arquivo existem em numerosos exemplares. ( ) Não há uma distinção clara entre os documentos do acervo bibliográfico e os do arquivístico.

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1. 2. 3. 4. 5.

1

b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. • Arquivos gerais ou centrais . TRE e assim por diante.Por serem documentos de origem empresarial. CERTO . • Arquivos setoriais . disquetes. discos. uma metodologia de organização e guarda. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço.são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. intermediária e permanente. 3. DE ARQUIVOLOGIA . 5. custódia. 4. os arquivos médicos. Possui documentos que se encontram em estudo. os arquivos de imprensa. como. CD-ROM. CERTO . principalmente na parte denominada arquivo de movimento. a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. de arquivos técnicos. conservação etc.são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais.Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. independentemente da forma física apresentada. EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01.). 1. os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. vivo ou de primeira idade . é necessário que se adote. como também no registro.Por serem produzidos em empresas. estudantes de desenho. Sobre os arquivos horizontais.são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente. 01. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais.é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor 2 . constituindo-se com o decorrer do tempo.NOÇÕES 01. as atividades de arquivo corrente. esses documentos são de origem funcional. 3 . de prédios. Esses arquivos são também chamados. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia.são aqueles em forma de escaninho. 2. impropriamente. portanto. e/ou exemplar único. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações.são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas. morto ou de terceira idade . centralizando.A principal finalidade do processo de arquivamen- CERTO . b) Arquivo intermediário ou de segunda idade . organizados. sem a necessidade de remover outros papéis. para atender às necessidades de repasse de informações. depois carregado verticalmente. 3. tais como: fotografias. • Arquivos-Fole . Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas. engenharia. • Arquivos especializados .ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 . Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente.Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação. em relação aos documentos. Para isso. 1. c) Arquivo permanente. 4 . fitas. cumprindo funções de arquivo corrente. Nesta fase os documentos são analisados.sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. e que por esta razão. acondicionamento.é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. ainda podemos citar: • Arquivos Pombais . merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo.Vide as respostas e comentários anteriores. Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis. Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas. por exemplo. 1. A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. 5. clichês.TRE GABARITO Central de Concursos / Degrau Cultural legal e/ou histórico. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. 2. hospitalares. foram definidas as três idades dos arquivos. originários de empresas são em sua maioria de via única. controle. • Arquivos Verticais . Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos. engenharia. classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade.Natureza dos documentos • Arquivos especiais . 4. preservando a sua inegibilidade. deslizantes. Possui documentos processados.Os documentos de arquivo. microformas. GABARITO CERTA . restaurantes etc.Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas . a) Arquivo corrente. arquitetura etc. slides. em base do conhecimento da história. estudados ou assuntos resolvidos. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas. plantas e cartazes. c) Classificação 1 . normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram.são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico. ERRADO . estantes etc. ( ) Servir à administração. ERRADO .é constituído de documentos de uso freqüente. • Arquivos Sargento .são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha.O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores.

as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta. a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes. nome. local.indica uma subdivisão secundária.A resposta é óbvia no seu conteúdo. alfabético e numérico-cronológico. dificilmente se emprega um único método. A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. que dá sentido de um documento desvalorizado.A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA 3 .: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. 4. ERRADO .Central de Concursos / Degrau Cultural to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. Entretanto. por localidade (geográfico). AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA c) Guia subsidiária . em ordem alfabética. esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. em ordem cronológica. esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação. CERTO . ERRADO . A Exemplo: b) GUIA PRIMÁRIA b) Guia secundária . os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade.TRE 2.julho de 1990 Agosto . pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto. Na verdade. ERRADO . 010 Notação numérica A-50 Notação alfanumérica • Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes. Walter Diamantes. pelo nome dos funcionários. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia.indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. Notação alfabética 3. a) Guia primária . o método principal foi o do assunto. João Bernardo.indica uma subdivisão da primária. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. data ou número. A notação pode ser: A NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . 5. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março . coadjuvado pelos métodos geográfico.Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo.Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. Como se vê.março de 1991 • Promoção OBS.dezembro de 1990 Janeiro .

José Vasconcelos Vasconcelos. ILHÓ PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente. . Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Heitor. . Pedro Paulo. Marques. Elvis do.Rôneo . . Paulo de.Decimal . Pode ser recortada no próprio cartão. Paulo. Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome. Exemplos: .Lúcia d´Almeida . Maria do. 5ª. Jorge.João Vasconcelos .é a saliência na parte superior da guia. Elba. dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. Eliana. Exemplos: . .Maria Marques . . Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. e. ou ter projeção. tais como a. Fernando. Carlos.Maria da Guia 6ª. OBS.Carlos José José. d’. Guia especial .Pedro Oliveira Guimarães . Junior. Nos nomes de pessoas físicas.Paulo de Alcântara Alcântara. Almeida. 4ª. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal . Exemplos: . na parte inferior da guia. b) Pasta miscelânea . da.Duplex . onde há um orifício chamado ilhó. Fernando. João. Marques.Soundex . .Juliana Castelo Branco Castelo Branco.Severino Sobrinho Sobrinho.Variadex .indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.Elvis do Socorro Socorro. Maria. não são considerados. . É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela.Paulo Santo Cristo Santo Cristo. de. Pedro Oliveira.João Marques . Lúcia d’. Ana. Marques. pela ordenação cronológica. 4 . Pé . sendo então de celulóide ou de metal. chamadas regras de alfabetação. OBS. José.dicionário Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos. do.Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos. prevalece a ordem alfabética de prenome. Os sobrenomes formados por palavras como Santa.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural É um método direto.Maria do Socorro Neta Socorro Neta.é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras. Projeção .Unitermo ou .é a saliência.Luís Carlos Marques Marques. Vasconcelos Vasconcelos. Severino. Vasconcelos.Jorge Carlos Filho Carlos Filho. ou nele ser aplicada. Pode ser suspensa.Fernando Marques 2ª. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Marques. . e que são as seguintes: 1ª. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. de corte reto. Maria da. Exemplos: . João.Automático .Eliana Pena Pena. um. . A) Método alfabético É o mais simples. Guimarães. lisa. Exemplos: .: Quando houver sobrenomes iguais. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. o. desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra. Camila.enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: . Juliana.Eliana Marques . Eliana.NOÇÕES d) DE ARQUIVOLOGIA . uma. . . Os artigos e preposição.onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. J. Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. .Fernando Campo Limpo Campo Limpo.Camila Índio do Brasil Índio do Brasil.Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia. mas não são considerados na ordenação alfabética.: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público.J. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal . ou cartolina.Mnemônico .Ana Marques . Exemplos: . Marques.Indexação Coordenada . 3ª. Exemplo: GUIA ESPECIAL Guia-fora .onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. Luís Carlos. porque a pesquisa é feita diretamente. não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. isto é. PROJEÇÃO OU GUIA Exemplos: . Guia.

não seguirá a ordem alfabética. 13ª.Guilio di Capri Capri.Jorge de Abreu Filho 7ª.PE . 9ª. Exemplos: .Belém . Colegial (A). .Francisco Balbino .Pedro Luiz 2) nome da cidade.João Alfredo . Jorge de. Francisco de.Ministro Mário Simonsen Simonsen.Central de Concursos / Degrau Cultural OBS. Os nomes orientais. 10ª. . .Crateús .São Mateus .São Paulo . assembléias e semelhantes. .SP .João Alfredo . 8ª.Adalberto Oliveira . .Charles Du Pont Du Pont.PA . entre parênteses.São Paulo .Antonio de los Rios Rios. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas. . .Gerência de Atendimento da TELERJ . Exemplos: . porém. Entretanto.Gerência de Finanças .Georges Aubert Aubert. deve-se ordená-las alfabeticamente.Fundação Getúlio Vargas . os números arábicos. japoneses. Exemplos: . para fins de ordenação.Rio de Janeiro .Araçatuba . .Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.Superintendência Financeira da TELERJ . Mário (Ministro). .Esteban De Penedo De Penedo.TELERJ .Campinas .ES .Luiz Carlos .Campos . José de.Superintendência Financeira 15ª.Chian Chin .Lívia de Fátima . .ES .Embratel Embratel. Li Yutang. Library of Congress (The).Lucas Marques . Exemplo: . Nos títulos de eventos como congressos.Belém .Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: . instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam.Luiz Carlos . cidade e correspondente (quem enviou a correspondência). conferências. . Exemplos: . para facilitar a ordenação. reuniões.Crateús . as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente.SP .São Paulo . Carlos. Jorge de. departamento.Gordon O´Brien O´Brien.Rio de Janeiro . .Dilma da Silva Arquiva-se: .São Mateus .Campos .Diadema .The Library of Congress Fundação Getúlio Vargas. Paul. .Campinas . Abreu Sobrinho.Araçatuba . Thomas.Maria do Carmo. Olávo (Doutor). Angel del.São Luiz .TELERJ .3 (Três) M do Brasil.Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: . não havendo destaque para as capitais.Jorge de Abreu Neto . B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local.Francisco Balbino . Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.Maria Augusta Os títulos não são considerados na alfabetação. gerência. entre parênteses.Rio de Janeiro . obviamente. Como a principal chave é a cidade.Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas.Rio de Janeiro .Fábrica Estrela de 4 pontas .3 M do Brasil . Charles.Lívia de Fátima Arquiva-se: . 12ª.PE . . 5 . entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que.São Paulo . que corresponde ao sobrenome da família do pai. Exemplos: .Lucas Marques . empresas. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor.Paul McCartney McCartney. .Maranhão .Pedro Luiz .PA . Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome.TRE Congresso de Odontologia . Gordon.Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero.Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro).Professor Francisco Carlos .SP . Guilio di. salvo nos casos espanhóis e orientais. Abreu Neto. Admitese.Francisco de Pina de Mello Pina de Mello. Exemplos: . Esteban. Fernando (Presidente). chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: . São colocados após o nome completo.SP .Li Yutang Chian Chin.Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava). Exemplos: .Maria do Carmo. os artigos e preposições que os constituem.São Luiz .III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III).José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños.Rio de Janeiro . Exemplos: .Maranhão . superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade.Presidente Fernando Henrique Henrique. 14ª.: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: . seção.São Paulo .Diadema . Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado. estado e correspondente.1º Congresso de Odontologia (1º). . não se considerando. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. Jorge de NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA .TELERJ .Jorge de Abreu Sobrinho . Os nomes de firmas.Dilma da Silva . Francisco (Professor) .Gerência de Atendimento . Exemplos: . 11ª.Adalberto Oliveira . O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula. Quando se organiza um arquivo por estado.A Colegial . Georges.Rio de Janeiro .Maria Augusta .George Bush Bush. George. Antonio de los. Abreu Filho.Thomas Jefferson Jefferson.São Paulo .

Luís.Alvares. evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas. onde além do número de registro são colocadas informações.Chile .Brasil . As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. ser arquivados por assunto . Roseli. como classificação de assuntos: atas.Brasília (Capital) . OBS.Santos. Conseqüentemente. exige-se. são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem. e editar publicações técnicas. pois depende de interpretação dos documentos sob análise. cronológico ou digital-terminal. que seguem dois critérios de arquivamento. porém.calça .Penteado. tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão. Esta pasta montada será denominada processo. No segundo. . porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. após as respectivas capitais dos países a que se referem. Este número é dado quando há o recebimento.027 98. Embora a quantidade de classes seja ilimitada. além da ordem alfabética. Juan. de engenharia. Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos.6 a 10 anos de Calçados . arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética. telex etc.). Pedro Quando se trata de correspondência com outros países.meia . já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1).142 128. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado.50 .meias de Crianças . a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples. Não esqueça de classificação do local e do correspondente.252 342. Sérgio Itacoatiara (Bahia) . ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos.Pesquisas 2 . . A numeração obedece somente à ordenação seqüencial. Com relação aos clientes eventuais.Altamira .) e especializados (médicos. fitas. partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria.82 . em segundo lugar. fotografias etc.vestido . 6 . Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha). Para que o número não fique vago. Pablo. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam. Hoje. Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades. O método de arquivamento por assunto não é.Magalhães. tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos.Campos. Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade.cueca . É necessário. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876.27 09 . possa apresentar peculiaridades próprias a cada método. Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo. No primeiro. Com isso.blusa .61 . sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo.87 Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos.Chile . de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação.Crianças Existem outros métodos pouco utilizados. Exemplos: Brasília (Distrito Federal) .Aragão. porém. que as pastas tragam os nomes dos estados.: É um método direto e de fácil manuseio. contratos. numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele. além de amplo conhecimento das atividades institucionais. • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número. uma vez que.camisa da Mulher . Tais métodos são indiretos. que o ampliou. de funcionários etc. é universalmente conhecido.1 a 3 anos .Santa Cruz de La Sierra .TRE Central de Concursos / Degrau Cultural chas) alfabéticos-onomásticos.Antônio. atribui-se a cada cliente eventual um número. Carlos Itacoatiara (Pernambuco) . ele é registrado.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA .saia . de fácil aplicação. alfabetase em primeiro lugar o país. seguido da capital e do correspondente. nas gavetas ou estantes.4 a 6 anos . pela primeira vez. do documento de um cliente. embora a disposição física das pastas. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas. onde os documentos serão arquivados alfabeticamente.26 .Homem .687 Dígito-Terminal 04 . porém.Santiago .52 34 . Exemplos: . Quando um documento novo chega à repartição. Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45. na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas. No entanto. Carolina Brasília (Minas Gerais) . correspondência recebida e expedida.recém-nascidos .437 126. pareceres.Brasil .Cursos 3 .37 12 . • Método Numérico Cronológico Neste método.Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. nos Estados Unidos. Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar. muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses. . anotando em sua ficha alfabética a nova localização. C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem . acordos.Manjo. Normalmente é utilizada em repartições públicas. em princípios de 1950. e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização. com vantagem. seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 .os referentes à administração interna e suas atividades-fim.42 12 . Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente.Mulher . • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube.84 . para se localizar um documento ou pasta.

A fotografia recebe um número de registro. Esse conceito tornou-se obsoleto. filmes etc. futuramente. No caso de registro em fichas. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. CERTO .as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo.o comprimento e a bitola do filme. individualmente. fitas magnéticas. fitas magnéticas. • Pesquisa . filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos.Na classificação alfabética simples ou aberto. filmes. relatórios técnicos etc. em suporte papel. lugar.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). ERRADO . Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. 4.A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas. Entretanto. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas. A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. lugares.o lado da fita. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados. por exemplo. a quantidade (fotos e negativos). a data da gravação. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. em envelopes próprios para esse fim. reunidas. Como exemplo. o nosso. discos. GABARITO ERRADO . músicas. Deve-se incluir. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos.Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. 2. iniciados pelos indicados na guia. não se pense que houve falha de registro ou extravio. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. também será utilizado um banco de dados ou fichas. retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. se sonoro ou mudo. • Recepção e identificação . informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). no mesmo envelope e/ou pasta. EXERCÍCIO 01. Estamos na era da globalização. assuntos. CERTO . o tempo de duração. anotando no banco de dados ou fichas.o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação. Com relação aos assuntos. gêneros musicais etc. a rotação etc. de acordo com sua entrada no arquivo. sua localização. no banco de dados. datas. como fotografias. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. o sistema é alfabético. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. local. no seu verso. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. controlado através de livro próprio. 4. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes. 1. Quando várias fotos tratam do mesmo evento. o tempo de duração. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos. independente de sua forma de acondicionamento. podemos citar um arquivo e um jornal. arquivamento e pesquisa. individualmente. 7 . filmes. identificação das pessoas etc. 5. podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. em lugar visível e previamente determinado. acontecimentos. 5. tais como: assuntos (de conferencistas. juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data. autores. também. Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. deve ser assinalado no documento. Também é utilizado o método numérico. 3.depois de numeradas. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva. deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las. fitas magnéticas . registro. objetos etc. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado.Idem à explicação do item anterior.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. • Registro . em cores ou preto e branco. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. ERRADO . Esse número. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver.TRE ção. 3. em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. acondicioná-los. ( ) É utilizado um arquivamento primário. envelope e/ou pasta em que será acondicionada. com grande êxito. assuntos. • Preparo . Além dessas informações que são comuns aos três elementos. Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. 3. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. datas. Os demais documentos.). Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas. Para a recuperação de sua localização. 2. • Negativo . ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. títulos (congressos.Quando só há citação de letras. de grandes desenvolvimentos tecnológicos. compositores etc. deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos.. em fichas). necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. denominado número de registro. locais etc. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. Arquivos de Fita Magnética.). o número de faixas de cada lado. devem ser arquivados em separado. 01. no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que. filmes .Não existe essa classificação. inserindo-se as demais letras naquele intervalo. 1. evento.Central de Concursos / Degrau Cultural Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. eventos. releases de jornais etc. discos duração da execução. em ordem crescente. O século anterior foi o das grandes descobertas e. • Álbum . só é apresentada uma letra na guia. dimensões etc. principalmente nos arquivos especiais e especializados. preparo. discos e recortes de jornais. colada na margem mais larga do filme. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. 2.

A verticalização e o encarecimento do metro quadrado. • segurança . Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. ou seja. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações . documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados.Computer Output Microfilm. por questões de segurança. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica.400 documentos que serão numerados.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Colégios. atualmente. • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM . São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes.o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. Razão etc. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. razão etc. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. séries esgotadas etc. independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. no controle do acervo etc. separam-se grupos de aproximadamente 2. Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. O índice de erros é muito pequeno. a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico.quando o suporte da informação é o próprio computador. Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte. que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. podemos citar uma empresa que possua. • integridade de reprodução . em seus arquivos.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural • versatilidade na duplicação . simultaneamente. Com o surgimento das novas tecnologias. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente . saída direta do computador para a microficha. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta. • preservação e conservação de originais . Como vantagens podemos citar: • economia de espaço . que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio.por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais. sem passar pelo papel. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. Caso seja necessário. • aquisição de coleções de jornais. Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. Hospitais. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. livros. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. Hotéis. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. Indústria. Comércio. as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. Atualmente isso é completamente inviável. São elas: Automação da Informação. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. seqüencialmente. A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local. legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. incêndio. No preparo da documentação para a microfilmagem. Paralelamente. As listagens. através da fita spooll. não podendo sofrer alterações 8 . Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. Entretanto.quando não havia problemas no mercado imobiliário. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. Jornais. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. de empresas. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado. levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas.a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. revistas. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. o que não acontece nos controles manuais. Órgãos Governamentais etc. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos. no registro de documentos. Caso haja algum sinistro (roubo. administrativos. números.por matrícula).400 documentos de formato A4. em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda. cheques. Como esse processo é mais trabalhoso. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. de contratos etc. a partir de filmes cópias. revistas etc. documentação rara. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. para sua identificação. operacionais. assuntos etc. Podemos citar os dossiês de empregados. . jornais etc. assim. Como exemplo. já que só podem ocorrer por falhas na digitação. no Brasil e no exterior. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz.as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. Cartórios. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). a proximidade das informações. objetivando a imediata identificação do original e cópias. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. podem ser geradas outras cópias para distribuição.cópias instantâneas do original em filme ou papel. falsificação etc. por meio de terminais ou microcomputadores. O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. • racionalização da informação . São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento. se apresentam.

agricultura etc. b) indicação das pessoas responsáveis. A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados.ou conjugados (leitoras/ copiadoras) . modificando. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção.Read . Um CDRom não pode ser alterado.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. 4% em microfilmes. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade. futuramente.Many (uma só gravação.. No ato da definição das prioridades de atuação. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental. normalmente. A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. correspondências. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. CERTO . 2.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado. gráfico e números. Com isso. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente.Write . finalmente. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações. sendo necessário que se analise pasta por pasta. • falta de definição de responsabilidade. f) aprovação da TTD. um documento é copiado. 1. vinte vezes. formulários. saúde. rapidez na recuperação da informação e segurança. os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto. os discos para o armazenamento dos documentos. garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos. ERRADO . 5. consideravelmente. A leitura é feita com um laser de baixa potência. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão. no mínimo. e. As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral. 3. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje. enciclopédia. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. sem risco de danificá-los. A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. • escassez de espaço físico. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO .461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR. 1 % meios magnéticos. 1. 4. 5. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. 4.Central de Concursos / Degrau Cultural simples . uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa.unicamente para a leitura . Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos.Conselho Nacional de Arquivos. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . d) definição do cronograma de reuniões. usando software e hardware adequados. 3. em publicações (catálogos. h) divulgação da TTD. que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . sofrerá constantemente várias reorganizações. desenhos de engenharia etc. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais. Depois surgiram os CDs usados para músicas. 12 e 14 polegadas de diâmetro.) • WORM . NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . faturas. c) levantamento do acervo. CERTO . a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. i) revisão da TTD 9 . Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. • extravio de documentos. e) verificação da legislação em vigor. outras mídias vão sendo criadas.Compact Disc . material contábil de empresas de consultoria/auditoria.Preservação do documento e sua informação. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa. ERRADO . Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. Caso uma empresa não defina sua tabela. Esses discos podem ser lidos milhares de vezes. 2.Once . então.461 de 25/04/1991.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina. CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa.A Lei nº 1. 01. Nesta década. Entretanto. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas. g) aplicação da TTD. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. É necessário. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento. Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia. os desenhos de engenharia etc. • demora ou não na localização do documento.Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados. sua capacidade é ampliada dia-a-dia.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional. tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. ou seja.para a leitura e cópia em papel.

apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. científica e culturalmente através dos séculos. se necessário. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais. Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos. Até há pouco tempo. principalmente a partir da II Guerra Mundial.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense . • Avaliação . tramitação. É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos.arquivos como fonte de pesquisa histórica. também com documentos que contam a história da empresa. Devido ao grande avanço da tecnologia. Nesta fase.preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. caso chegassem a fase de arquivamento permanente. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. OBS. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. por isso. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. artigos etc. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. projetos. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país.NOÇÕES a) DE ARQUIVOLOGIA . GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. como novo conceito de gestão de documentos. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. Dentro deste contexto. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário.159. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados 10 . classificação.: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento. É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. formulário. • Européia . as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. revistas. • Utilização .TRE Central de Concursos / Degrau Cultural nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. de 08/01/1991. com base na Lei nº 8. manuais. c) Garantia de melhor organização desses documentos. que são responsáveis pela criação de seus documentos. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. Deve-se ter cuidado. geralmente são administradas por essas mesmas instituições. para as pessoas certas e com um custo possível. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. Para a tradição arquivista americana. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. OBS. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. diretrizes etc. consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. técnicas ou científicas das instituições. no uso das instalações físicas e recursos humanos. as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. que deve estar disponível no local certo. • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. planejamentos etc. Em meados do século XX.Ou destinação de documentos. Isso pode ser feito através da leitura do organograma. ou seja. Diante desta afirmativa. na hora exata. de expedição. de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. registro. Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção . visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. uso. acarreta vantagens econômicas.Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. distribuição e tramitação). c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes. – muitas das vezes administradas por outro órgão.) que também deverão ser analisados. normas internas. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. d) Papel histórico dos arquivos nacionais.

principalmente para consulta e empréstimo de documentos. A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação. registro. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo. classificar.classificar . legais e administrativas de cada país. circulares e toda forma de correspondência. como: recebimento.Central de Concursos / Degrau Cultural profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. à elaboração das folhas de referência.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. adicionando a ela. GABARITO 01. certa ou errada.Expedição . 2. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição. de acordo com as séries. Proceder. numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos.Esta fase inclui procedimentos de protocolo. 5. considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção. é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro.O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores. 4. há sempre integrado. as exposições. variando o nome em função do movimento dos papéis. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência. Este núcleo pode ser chamado de serviço. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido. CERTO .Entrada . Além de zelar pelos fichários. classificação. de acordo com a procedência. quando houver. Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: . de máquinas copiadoras. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação . ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação.abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. a Quarta Via. seção ou turma de comunicações.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . OBS. utilização e destinação.existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc. os ofícios. 4. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. que são depois arquivados por destinatários. quando necessário. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. no que se refere à sua recepção e expedição. conferindo os anexos. CERTO .Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . depende dessa primeira atividade. d) nível máximo .Informação . pois toda a movimentação do processo é aí anotada. a utilização e a destinação. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa. constitucionais. Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas. 1. deve-se 11 . organiza-as e procede à atualização dos fichários. Numerar. A Terceira Via. Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas). A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional.: O registro. conferir. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa.certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada. a ficha nº 1. de correspondência e telecomunicações. c) nível intermediário . 2. esse controle é feito pelas próprias unidades.TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo . os antecedentes ou procedentes.Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. CERTO .inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas. Toda continuidade. Distribuir .distribuir Receber . ERRADO . As suas atribuições são: receber.). por meio de arquivos correntes e/ou secretários.registrar . Tarefas (competências) do setor de conferência. EXERCÍCIO 01. isto é. elaboração de sistemas de arquivos correntes.remeter às seções competentes para o devido estudo. e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). Classificar . distribuição e tramitação de documentos. Se houver necessidade.Tarefa principal de um órgão de comunicações. quando houver. este setor atende as pessoas nos “guichês”. quando necessário. Seja ele mesmo serviço. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos. Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. A Primeira Via do registro. ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação. 3. Nos serviços de comunicações modernos. Antigamente. por assunto. registrar e distribuir a correspondência recebida. uso de recursos de automação (informática) etc. b) nível mínimo ampliado .A base do princípio da gestão de documentos são a produção. 3. conforme o método de arquivamento. gestão de correspondências e documentos vitais etc. se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos. 5.receber . se está redigido em termos próprios. 1. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. Atualmente.Esta fase elabora normas de acesso. CERTO .

A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE. provas etc.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais.É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo.Refere-se ao item secreto. Da divulgação de atos a fatos administrativos. Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. seja a nível de Estado ou empresarial. Classificação e Correspondência Correspondência oficial .não demanda de um procedimento especial. a todos que os solicitarem. 5. Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. EXERCÍCIOS 01.: 0451 Complemento Série Concursos 04/05 12 . ou seja. o seu registro e distribuição.é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. ERRADO .TRE d) Central de Concursos / Degrau Cultural Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades. g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos. Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado. p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras. concursos. ( ) distribuir. Fornecer dados à turma de informações . n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período.ou seja. a vários destinatários para informar de posições. ( ) arquivar. Quanto à natureza do assunto da correspondência.Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum . urgente . 4. simultaneamente.Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. 2.É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório.NOÇÕES b) DE ARQUIVOLOGIA . 3. mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. 5. pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público.elementos que identifiquem a classificação do documento. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. destinatário etc. sem comprometer a organização.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída. 3. 1. ERRADO . Arquivar as cópias e documentos . a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros.É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível. c) Reservada . independente do veículo. divulgações de concorrências. determinam providências ou fazem designações.É a que pode ser exposta ao público. ( ) descartar. classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária . f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito. porém menos protocolar.Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento. 01. ( ) registrar. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. 1. Toda correspondência oficial é propriedade do Estado.Idem ao comentário do item anterior c) d) e) conferir com o documento original. b) Confidencial . a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta. admissões e dispensas. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. EXCETO: ( ) classificar. Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. 4. CERTO . Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado. GABARITO CERTO . e ) Ultra-Secreta . Fornecer antecedentes e precedentes . que depende de um estudo minucioso. l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. CERTO . Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos. Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito. 2. d) Secreta . quer administrativa ou historicamente. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo. horário. com a identificação do local de chegada e/ou de saída. conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular. decisões e pareceres expedidos. instituição ou empresa. b) c) Cód.

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