Central de Concursos / Degrau Cultural

NOÇÕES

DE

ARQUIVOLOGIA - TRE

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (CÓD.: 0451)
O TRE-RJ anunciou que irá incluir Noções de Arquivo em seu próximo concurso. Como orientação básica para os candidatos, preparamos este material como referência para seus estudos. Tão logo saia o programa oficial, este material será complementado, caso haja necessidade.
Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivamento de seus documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( ) Os arquivos possuem os documentos produzidos muitas das vezes em um único exemplar. ( ) Os documentos constantes nos arquivos são produzidos com objetivos funcionais. ( ) Os documentos constantes de uma biblioteca não dependem da relação dos documentos entre si. ( ) Os documentos do arquivo existem em numerosos exemplares. ( ) Não há uma distinção clara entre os documentos do acervo bibliográfico e os do arquivístico.

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1. 2. 3. 4. 5.

1

constituindo-se com o decorrer do tempo. é necessário que se adote. em relação aos documentos. intermediária e permanente. como. A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. impropriamente.NOÇÕES 01. CD-ROM. foram definidas as três idades dos arquivos. plantas e cartazes. engenharia. 4.é constituído de documentos de uso freqüente. 2. preservando a sua inegibilidade. c) Classificação 1 . • Arquivos-Fole . Para isso. Esses arquivos são também chamados. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais. • Arquivos Sargento . as atividades de arquivo corrente. engenharia. cumprindo funções de arquivo corrente. os arquivos de imprensa. 1. tais como: fotografias. CERTO . CERTO . EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. em base do conhecimento da história. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. ERRADO . 01. custódia. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia. • Arquivos especializados . 4 . independentemente da forma física apresentada. fitas. • Arquivos gerais ou centrais .TRE GABARITO Central de Concursos / Degrau Cultural legal e/ou histórico.O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores.Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz. Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis. de arquivos técnicos. tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta. 5.são aqueles em forma de escaninho. normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. por exemplo. 5. e/ou exemplar único. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas. Sobre os arquivos horizontais. b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. • Arquivos setoriais . a) Arquivo corrente. classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade.Os documentos de arquivo.ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 . 3. conservação etc. como também no registro. e que por esta razão. centralizando.é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor 2 .Natureza dos documentos • Arquivos especiais . esses documentos são de origem funcional. Nesta fase os documentos são analisados.Por serem produzidos em empresas. discos. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. disquetes. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço. 2. originários de empresas são em sua maioria de via única. depois carregado verticalmente.). a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. 3 . ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações. microformas.é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. para atender às necessidades de repasse de informações.A principal finalidade do processo de arquivamen- CERTO . clichês.Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas . organizados. controle. 4. morto ou de terceira idade . TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical.são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha. estudados ou assuntos resolvidos. ainda podemos citar: • Arquivos Pombais .são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente. vivo ou de primeira idade .são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico. hospitalares.são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. portanto.são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas. • Arquivos Verticais . 1. ERRADO . Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos. ( ) Servir à administração. de prédios. estudantes de desenho. 3. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade . Possui documentos que se encontram em estudo. sem a necessidade de remover outros papéis.sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. restaurantes etc. deslizantes. estantes etc. principalmente na parte denominada arquivo de movimento. TRE e assim por diante. slides. DE ARQUIVOLOGIA . acondicionamento.Por serem documentos de origem empresarial. GABARITO CERTA .são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. uma metodologia de organização e guarda. 1. merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento.Vide as respostas e comentários anteriores.Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação. c) Arquivo permanente. Possui documentos processados. arquitetura etc. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente. os arquivos médicos. Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas. Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas.

data ou número. que dá sentido de um documento desvalorizado. 010 Notação numérica A-50 Notação alfanumérica • Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes. por localidade (geográfico). dificilmente se emprega um único método. A notação pode ser: A NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto.indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. 4. Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março . AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA c) Guia subsidiária . Notação alfabética 3. em ordem cronológica. esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação.dezembro de 1990 Janeiro . local. ERRADO . ERRADO . Como se vê.A resposta é óbvia no seu conteúdo. em ordem alfabética. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. João Bernardo. verifica-se que o arranjo principal é por assunto.Central de Concursos / Degrau Cultural to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial.Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. o método principal foi o do assunto. A Exemplo: b) GUIA PRIMÁRIA b) Guia secundária .Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. Walter Diamantes.TRE 2. os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. pelo nome dos funcionários. nome. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA 3 . a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes.A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações.julho de 1990 Agosto . as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta. ERRADO . CERTO . Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade.indica uma subdivisão da primária.indica uma subdivisão secundária. Entretanto. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. 5. alfabético e numérico-cronológico. a) Guia primária . esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. Na verdade. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia. coadjuvado pelos métodos geográfico.março de 1991 • Promoção OBS.

Pode ser suspensa. Elba. Exemplos: . João.Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia. não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. e que são as seguintes: 1ª.Lúcia d´Almeida .Soundex . José. Marques. Nos nomes de pessoas físicas. chamadas regras de alfabetação. João.dicionário Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.Pedro Oliveira Guimarães . Ana.é a saliência na parte superior da guia. Paulo de. .Automático .José Vasconcelos Vasconcelos. Exemplos: . Fernando. isto é.: Quando houver sobrenomes iguais.enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: . Pé .TRE Central de Concursos / Degrau Cultural É um método direto. Severino. onde há um orifício chamado ilhó.Eliana Pena Pena.Paulo de Alcântara Alcântara.Carlos José José. Exemplo: GUIA ESPECIAL Guia-fora .Fernando Campo Limpo Campo Limpo. o.Maria do Socorro Neta Socorro Neta. Maria do. 4ª. ou nele ser aplicada. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal . desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra. .Elvis do Socorro Socorro.Eliana Marques . considera-se o último sobrenome e depois o prenome. ou cartolina.Paulo Santo Cristo Santo Cristo. Exemplos: .indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. Exemplos: . Vasconcelos. . PROJEÇÃO OU GUIA Exemplos: . Os artigos e preposição. . Exemplos: .Variadex . prevalece a ordem alfabética de prenome.João Marques . 3ª. .Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos. Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. b) Pasta miscelânea . . . Os sobrenomes formados por palavras como Santa. A) Método alfabético É o mais simples. Maria da.João Vasconcelos . Eliana. não são considerados. de.Rôneo . OBS. ou ter projeção.Unitermo ou . d’. Eliana. uma. Guimarães. .onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. .Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos.Fernando Marques 2ª. Carlos. dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. Luís Carlos.Mnemônico .Camila Índio do Brasil Índio do Brasil.Jorge Carlos Filho Carlos Filho.é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Junior. J. porque a pesquisa é feita diretamente.Ana Marques .Decimal . Guia especial .Maria da Guia 6ª. .é a saliência. • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela.Severino Sobrinho Sobrinho. Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome. na parte inferior da guia.Indexação Coordenada . Maria. Fernando. Lúcia d’. Elvis do. de corte reto. da. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. . Marques. pela ordenação cronológica. É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome.Maria Marques . sendo então de celulóide ou de metal. Pedro Paulo.J. tais como a. Projeção . do. Marques. e. Heitor. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.Juliana Castelo Branco Castelo Branco.Luís Carlos Marques Marques. ILHÓ PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente. Paulo. um. 5ª. Almeida.Duplex . Guia. . Vasconcelos Vasconcelos. OBS.NOÇÕES d) DE ARQUIVOLOGIA .: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público. Camila. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal . Marques. Pedro Oliveira. Jorge. mas não são considerados na ordenação alfabética. lisa. 4 .onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. Pode ser recortada no próprio cartão. Marques. Exemplos: . Juliana.

ES . Exemplos: . Os nomes orientais. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência).Maria do Carmo. 8ª. chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: . que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: .TELERJ . Angel del.Charles Du Pont Du Pont.Araçatuba . entre parênteses. 11ª.Presidente Fernando Henrique Henrique.PE .SP .Paul McCartney McCartney.SP . Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Exemplos: .PA .Campinas .: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. não havendo destaque para as capitais. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas.Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro.Georges Aubert Aubert. os artigos e preposições que os constituem.Jorge de Abreu Neto .Adalberto Oliveira .São Luiz .Rio de Janeiro .Professor Francisco Carlos . porém.São Mateus . Exemplos: . conferências. Francisco de.João Alfredo . Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. . .Campos .São Paulo .São Paulo . superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Olávo (Doutor). 13ª. . . salvo nos casos espanhóis e orientais.Superintendência Financeira da TELERJ .Gerência de Finanças . .Fábrica Estrela de 4 pontas .São Paulo . Abreu Filho.PA .Li Yutang Chian Chin.Pedro Luiz 2) nome da cidade.Gerência de Atendimento .Rio de Janeiro . estado e correspondente.Campos .Embratel Embratel.Lucas Marques . Exemplos: .São Mateus .Guilio di Capri Capri.Rio de Janeiro . José de.José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños. Quando se organiza um arquivo por estado. Thomas.Araçatuba .Lívia de Fátima Arquiva-se: . japoneses. seção. 5 . Exemplos: .3 M do Brasil . Carlos. B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local.TELERJ .Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). não se considerando.Dilma da Silva Arquiva-se: .Jorge de Abreu Filho 7ª. O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula.1º Congresso de Odontologia (1º). Abreu Neto. . .Maranhão . São colocados após o nome completo. 12ª. .São Luiz .João Alfredo .Luiz Carlos . Exemplos: .Maria Augusta .Lívia de Fátima . Li Yutang. Library of Congress (The). Abreu Sobrinho. Esteban.Adalberto Oliveira . os números arábicos. reuniões.SP . Exemplos: .Crateús . para fins de ordenação. Exemplo: . Jorge de. Nos títulos de eventos como congressos.Rio de Janeiro .Rio de Janeiro .A Colegial .Antonio de los Rios Rios. assembléias e semelhantes.Luiz Carlos .The Library of Congress Fundação Getúlio Vargas.Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava). Georges.III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III).Belém . departamento. Exemplos: .3 (Três) M do Brasil. Colegial (A). George.Diadema .Gerência de Atendimento da TELERJ .Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. entre parênteses. . .Dilma da Silva . Entretanto.Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero.Superintendência Financeira 15ª.Crateús .Jorge de Abreu Sobrinho .Francisco Balbino .Thomas Jefferson Jefferson. Guilio di. Antonio de los. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam.Ministro Mário Simonsen Simonsen.São Paulo .Central de Concursos / Degrau Cultural OBS. entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que. Francisco (Professor) .Campinas . obviamente. 14ª.Maranhão .Maria do Carmo.Rio de Janeiro .Esteban De Penedo De Penedo.Maria Augusta Os títulos não são considerados na alfabetação.Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: .TELERJ . 10ª. Os nomes de firmas. Jorge de. Jorge de NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA .São Paulo .ES .Lucas Marques .Pedro Luiz . Como a principal chave é a cidade. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor.Francisco Balbino . não seguirá a ordem alfabética.TRE Congresso de Odontologia . .George Bush Bush.Chian Chin .Gordon O´Brien O´Brien.Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: . Paul. Fernando (Presidente). que corresponde ao sobrenome da família do pai. .Diadema . . Mário (Ministro). Exemplos: .Fundação Getúlio Vargas . para facilitar a ordenação. Charles.PE . . deve-se ordená-las alfabeticamente. . Admitese.Belém . as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado.Francisco de Pina de Mello Pina de Mello. Gordon. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. gerência.SP .São Paulo . . 9ª. empresas.

exige-se.Chile . pois depende de interpretação dos documentos sob análise. como classificação de assuntos: atas.6 a 10 anos de Calçados . Exemplos: . Hoje. Carolina Brasília (Minas Gerais) .Altamira .meias de Crianças . ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos. anotando em sua ficha alfabética a nova localização. e editar publicações técnicas. • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube. Com relação aos clientes eventuais. Não esqueça de classificação do local e do correspondente. evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas. possa apresentar peculiaridades próprias a cada método. cronológico ou digital-terminal. de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação.Pesquisas 2 . . de funcionários etc. que seguem dois critérios de arquivamento.252 342.cueca . Esta pasta montada será denominada processo. fotografias etc.Santos. de fácil aplicação. porém. onde além do número de registro são colocadas informações. é universalmente conhecido. Embora a quantidade de classes seja ilimitada.Cursos 3 . No primeiro. tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos. acordos. Normalmente é utilizada em repartições públicas.42 12 . Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente.calça . Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo. Carlos Itacoatiara (Pernambuco) . Sérgio Itacoatiara (Bahia) . arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha). pareceres. na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado.Brasil . • Método Numérico Cronológico Neste método.) e especializados (médicos.26 .027 98. numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele. em princípios de 1950.camisa da Mulher . Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar.Chile .saia . Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades. Com isso.blusa . Exemplos: Brasília (Distrito Federal) . de engenharia.1 a 3 anos . Pablo. que o ampliou. do documento de um cliente. Roseli. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos. para se localizar um documento ou pasta. Luís. C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. com vantagem. atribui-se a cada cliente eventual um número.Manjo. nas gavetas ou estantes. Tais métodos são indiretos.Brasília (Capital) . As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética.4 a 6 anos . fitas. muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses.Antônio. telex etc. seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 .TRE Central de Concursos / Degrau Cultural chas) alfabéticos-onomásticos. .50 . porém.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Pedro Quando se trata de correspondência com outros países. partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria.82 . É necessário.Penteado.Magalhães. ele é registrado. Quando um documento novo chega à repartição.Alvares. nos Estados Unidos. além de amplo conhecimento das atividades institucionais. Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem .437 126. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas. . e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização. Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas. porém. No segundo. além da ordem alfabética. em segundo lugar.27 09 . No entanto. Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade. 6 .Aragão. seguido da capital e do correspondente.Homem . ser arquivados por assunto . já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades.Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número.61 . correspondência recebida e expedida. Este número é dado quando há o recebimento. Conseqüentemente.Santa Cruz de La Sierra . após as respectivas capitais dos países a que se referem.vestido . é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto.142 128.Mulher . A numeração obedece somente à ordenação seqüencial.Santiago . Para que o número não fique vago.recém-nascidos .Crianças Existem outros métodos pouco utilizados.37 12 . uma vez que. tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão.meia . abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1). embora a disposição física das pastas.84 .687 Dígito-Terminal 04 . pela primeira vez. Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45. onde os documentos serão arquivados alfabeticamente.Brasil . OBS. contratos. O método de arquivamento por assunto não é.Campos. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam. a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples. Juan. sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo. alfabetase em primeiro lugar o país.os referentes à administração interna e suas atividades-fim. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos.87 Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados. que as pastas tragam os nomes dos estados. são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem.).: É um método direto e de fácil manuseio.52 34 .

o lado da fita. • Recepção e identificação . No caso de negativos referentes a um mesmo evento. gêneros musicais etc. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio. CERTO . deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos. O século anterior foi o das grandes descobertas e. Deve-se incluir. reunidas. Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. sua localização. a rotação etc. discos duração da execução. em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. o nosso. o número de faixas de cada lado. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. também. compositores etc. Como exemplo. deve ser assinalado no documento.TRE ção. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos. como fotografias. individualmente.depois de numeradas. eventos. Esse número. lugares. locais etc. 3. fitas magnéticas . arquivamento e pesquisa. releases de jornais etc. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados. também será utilizado um banco de dados ou fichas. em lugar visível e previamente determinado. devem ser arquivados em separado. Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver. acontecimentos. já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. objetos etc. 1. Estamos na era da globalização. relatórios técnicos etc. com grande êxito. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado. Também é utilizado o método numérico. 5. discos e recortes de jornais. 2. • Registro . autores. Esse conceito tornou-se obsoleto. CERTO . 1. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. 4. dimensões etc. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. 3. futuramente. Os demais documentos. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas. 01. • Álbum . iniciados pelos indicados na guia. A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. títulos (congressos. local. músicas. colada na margem mais larga do filme. só é apresentada uma letra na guia. filmes. Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas.Na classificação alfabética simples ou aberto. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. não se pense que houve falha de registro ou extravio.Quando só há citação de letras. GABARITO ERRADO . registro. em envelopes próprios para esse fim.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. em ordem crescente. no seu verso. 7 . O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva. fitas magnéticas. deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto.Central de Concursos / Degrau Cultural Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas. 3. no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. filmes etc. EXERCÍCIO 01.Não existe essa classificação. assuntos.Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados. denominado número de registro. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação.o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . inserindo-se as demais letras naquele intervalo. se sonoro ou mudo. em fichas). principalmente nos arquivos especiais e especializados. lugar. ERRADO . necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. evento. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos. ( ) É utilizado um arquivamento primário. em suporte papel. preparo. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. 4. no banco de dados. de acordo com sua entrada no arquivo. o sistema é alfabético. assuntos. juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data. Além dessas informações que são comuns aos três elementos. o tempo de duração. envelope e/ou pasta em que será acondicionada. filmes . Com relação aos assuntos.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. 2. controlado através de livro próprio.A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas.). • Negativo . filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. ERRADO . tais como: assuntos (de conferencistas. acondicioná-los. independente de sua forma de acondicionamento.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. discos.o comprimento e a bitola do filme. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes. anotando no banco de dados ou fichas.Idem à explicação do item anterior. Quando várias fotos tratam do mesmo evento. Arquivos de Fita Magnética. informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). Para a recuperação de sua localização. identificação das pessoas etc. individualmente. Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. A fotografia recebe um número de registro. de grandes desenvolvimentos tecnológicos. • Pesquisa . podemos citar um arquivo e um jornal.. por exemplo. no mesmo envelope e/ou pasta. datas. a quantidade (fotos e negativos). o tempo de duração. 2. 5. retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. fitas magnéticas.). filmes. Entretanto. • Preparo . datas. em cores ou preto e branco. No caso de registro em fichas. a data da gravação.

Caso haja algum sinistro (roubo. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. ou seja.a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional.400 documentos que serão numerados. Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos. de empresas. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. assim. séries esgotadas etc. no Brasil e no exterior. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. revistas etc. a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme.quando não havia problemas no mercado imobiliário. a proximidade das informações. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. A verticalização e o encarecimento do metro quadrado. Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente . As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural • versatilidade na duplicação . O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. separam-se grupos de aproximadamente 2. São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas. • aquisição de coleções de jornais. jornais etc. simultaneamente. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. Paralelamente. podemos citar uma empresa que possua. Colégios. as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações. seqüencialmente. São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento. Jornais. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. a partir de filmes cópias. Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. já que só podem ocorrer por falhas na digitação. Razão etc. saída direta do computador para a microficha. levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. livros. incêndio. Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte. assuntos etc. o que não acontece nos controles manuais. não podendo sofrer alterações 8 . Como vantagens podemos citar: • economia de espaço . b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. No preparo da documentação para a microfilmagem. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que. objetivando a imediata identificação do original e cópias. Atualmente isso é completamente inviável. . Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. Hospitais. se apresentam. • racionalização da informação . Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. documentação rara. razão etc. Cartórios. São elas: Automação da Informação.por matrícula). números. revistas. Órgãos Governamentais etc. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . de contratos etc. no controle do acervo etc.NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA .quando o suporte da informação é o próprio computador. no registro de documentos.por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais. • integridade de reprodução . As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. em seus arquivos. A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. Como exemplo. por questões de segurança. podem ser geradas outras cópias para distribuição. O índice de erros é muito pequeno. Com o surgimento das novas tecnologias. falsificação etc. Caso seja necessário. A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes. As listagens.as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. cheques.400 documentos de formato A4. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. atualmente. Hotéis.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). • preservação e conservação de originais . • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM . legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme. operacionais. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações . Como esse processo é mais trabalhoso. independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. Podemos citar os dossiês de empregados.Computer Output Microfilm. Indústria. que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio. por meio de terminais ou microcomputadores. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. administrativos.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa. Entretanto. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. • segurança . para sua identificação. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado. sem passar pelo papel. Comércio.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. através da fita spooll. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta.cópias instantâneas do original em filme ou papel.o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento.

Nesta década. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. e) verificação da legislação em vigor. 2. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa. b) indicação das pessoas responsáveis. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos. A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa. Com isso. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas. 01. 4% em microfilmes. normalmente. Esses discos podem ser lidos milhares de vezes. gráfico e números. c) levantamento do acervo. 1. • escassez de espaço físico. faturas. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa. então. CERTO . 4.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado.Read . Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. • extravio de documentos. Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção.Central de Concursos / Degrau Cultural simples . usando software e hardware adequados. sem risco de danificá-los. os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia.Preservação do documento e sua informação.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. sua capacidade é ampliada dia-a-dia. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício. modificando. Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. 12 e 14 polegadas de diâmetro. enciclopédia. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. 3. 2. os discos para o armazenamento dos documentos. desenhos de engenharia etc.Once . As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. e. 5.A Lei nº 1. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. correspondências. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. 1 % meios magnéticos. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. rapidez na recuperação da informação e segurança.) • WORM . garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. i) revisão da TTD 9 . ERRADO . f) aprovação da TTD.461 de 25/04/1991.Write . 3. CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa.Compact Disc . EXERCÍCIO 01. os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. em publicações (catálogos. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade. A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço. ou seja. vinte vezes. outras mídias vão sendo criadas. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. Caso uma empresa não defina sua tabela. d) definição do cronograma de reuniões. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais. um documento é copiado. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral.Many (uma só gravação. h) divulgação da TTD.para a leitura e cópia em papel. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . sendo necessário que se analise pasta por pasta. Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia. Um CDRom não pode ser alterado. futuramente. formulários. • demora ou não na localização do documento. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão. muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4. saúde. ERRADO .. Entretanto. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados. A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). finalmente.Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. 4. • falta de definição de responsabilidade. g) aplicação da TTD. É necessário. Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje. a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental. agricultura etc.ou conjugados (leitoras/ copiadoras) . 1. No ato da definição das prioridades de atuação. Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. material contábil de empresas de consultoria/auditoria. consideravelmente. 5. Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ .unicamente para a leitura . os desenhos de engenharia etc. CERTO . no mínimo. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações. que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD.Conselho Nacional de Arquivos. sofrerá constantemente várias reorganizações. A leitura é feita com um laser de baixa potência.461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR. Depois surgiram os CDs usados para músicas.

consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. que são responsáveis pela criação de seus documentos. • Européia . Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. científica e culturalmente através dos séculos. caso chegassem a fase de arquivamento permanente. que deve estar disponível no local certo. classificação. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. formulário. planejamentos etc. na hora exata. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento.Ou destinação de documentos. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. geralmente são administradas por essas mesmas instituições. é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. c) Garantia de melhor organização desses documentos. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. como novo conceito de gestão de documentos. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. no uso das instalações físicas e recursos humanos. Em meados do século XX. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. diretrizes etc. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos.) que também deverão ser analisados. – muitas das vezes administradas por outro órgão. • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais.Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. Deve-se ter cuidado. projetos. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país. Até há pouco tempo. as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. revistas.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense . registro. de 08/01/1991. principalmente a partir da II Guerra Mundial. Dentro deste contexto. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. • Avaliação . para as pessoas certas e com um custo possível. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. normas internas. se necessário. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente.preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos.NOÇÕES a) DE ARQUIVOLOGIA . Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas.: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação.arquivos como fonte de pesquisa histórica. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. Isso pode ser feito através da leitura do organograma. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. OBS. OBS. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção . uso. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. de expedição. d) Papel histórico dos arquivos nacionais. c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados 10 . É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. artigos etc. Devido ao grande avanço da tecnologia. Diante desta afirmativa. de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.159. ou seja. distribuição e tramitação). manuais. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. com base na Lei nº 8. técnicas ou científicas das instituições. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais. • Utilização . também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. Nesta fase. tramitação. também com documentos que contam a história da empresa. Para a tradição arquivista americana. acarreta vantagens econômicas.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. por isso.

( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. Além de zelar pelos fichários. Atualmente. se está redigido em termos próprios. isto é.Expedição . 1.Central de Concursos / Degrau Cultural profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção.receber .). Seja ele mesmo serviço.distribuir Receber . NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . registro.O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores. ERRADO . Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição. as exposições. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. Proceder.existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação . depende dessa primeira atividade. os ofícios. GABARITO 01. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo.Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . 4. há sempre integrado. quando houver.TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo . 5. 3. Numerar.inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência.certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada. à elaboração das folhas de referência. uso de recursos de automação (informática) etc. utilização e destinação. a ficha nº 1. e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). Toda continuidade. a Quarta Via. EXERCÍCIO 01. constitucionais. d) nível máximo . deve-se 11 . Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. gestão de correspondências e documentos vitais etc. adicionando a ela. de acordo com as séries. 3.Esta fase elabora normas de acesso. conforme o método de arquivamento.Tarefa principal de um órgão de comunicações. classificar.classificar . Classificar .A base do princípio da gestão de documentos são a produção. organiza-as e procede à atualização dos fichários. por meio de arquivos correntes e/ou secretários. quando houver.Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc. quando necessário. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. circulares e toda forma de correspondência. CERTO . 2. Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas. numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas). ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação. Distribuir . de acordo com a procedência. Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: .remeter às seções competentes para o devido estudo.Entrada . OBS. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas. que são depois arquivados por destinatários. por assunto. conferir. no que se refere à sua recepção e expedição. certa ou errada. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.Informação . A Primeira Via do registro. pois toda a movimentação do processo é aí anotada. A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação. como: recebimento. variando o nome em função do movimento dos papéis. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). os antecedentes ou procedentes. b) nível mínimo ampliado . 2. CERTO . c) nível intermediário . principalmente para consulta e empréstimo de documentos. distribuição e tramitação de documentos. Tarefas (competências) do setor de conferência. 5. A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional.Esta fase inclui procedimentos de protocolo. registrar e distribuir a correspondência recebida. Este núcleo pode ser chamado de serviço. seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. CERTO . quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias.: O registro. de correspondência e telecomunicações. a utilização e a destinação. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa. Se houver necessidade. As suas atribuições são: receber. Nos serviços de comunicações modernos. Antigamente. seção ou turma de comunicações. CERTO . se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido.abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. classificação. conferindo os anexos.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários. de máquinas copiadoras. quando necessário. legais e administrativas de cada país. 1.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. este setor atende as pessoas nos “guichês”. esse controle é feito pelas próprias unidades. elaboração de sistemas de arquivos correntes. é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. 4. A Terceira Via. ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação.registrar .

EXERCÍCIOS 01. quer administrativa ou historicamente.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE.NOÇÕES b) DE ARQUIVOLOGIA . 2.Refere-se ao item secreto.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída.ou seja.Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento. decisões e pareceres expedidos.elementos que identifiquem a classificação do documento. a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta.É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório.Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado. 1. ou seja. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. d) Secreta . ( ) registrar. f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito. porém menos protocolar.É a que pode ser exposta ao público. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum . urgente . simultaneamente. 2. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo.É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo. r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação. o seu registro e distribuição. que depende de um estudo minucioso. b) Confidencial . divulgações de concorrências. 4. Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros. a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. 3. ( ) descartar. Arquivar as cópias e documentos . 3. pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público. destinatário etc. EXCETO: ( ) classificar. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular. Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos. e ) Ultra-Secreta . Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. CERTO .TRE d) Central de Concursos / Degrau Cultural Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades.não demanda de um procedimento especial. Toda correspondência oficial é propriedade do Estado.é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. 5. Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. admissões e dispensas. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. ( ) arquivar. ERRADO . sem comprometer a organização. provas etc. p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras. a todos que os solicitarem. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. Fornecer antecedentes e precedentes .: 0451 Complemento Série Concursos 04/05 12 . o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. 4. ( ) distribuir. determinam providências ou fazem designações. Da divulgação de atos a fatos administrativos. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito. A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna. b) c) Cód. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços. CERTO . c) Reservada .Idem ao comentário do item anterior c) d) e) conferir com o documento original. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado. instituição ou empresa. independente do veículo. Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. a vários destinatários para informar de posições.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. 1. 01. 5. Quanto à natureza do assunto da correspondência. com a identificação do local de chegada e/ou de saída. classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária . GABARITO CERTO . horário. Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República. seja a nível de Estado ou empresarial. Fornecer dados à turma de informações . ERRADO . Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. Classificação e Correspondência Correspondência oficial .É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível.Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. concursos.

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