GESTO POR PROCESSOS

Formao de Facilitadores para Melhoria de Processos

GESTO POR PROCESSOS

GRUPO GEPRO: Adauto - AUDINT Eneida - HC Glucia - PRDU Jane - PRDU Maria Bernadete - HC Maria do Rosrio - DGRH Maria Helena - CCUEC Mnica - CCUEC Nelma - CCUEC Suely - PRDU Victria - CCUEC

GESTO POR PROCESSOS

O Porqu deste Treinamento
Origem: PLANES 2003 Anlise do Cenrio externo e ambiente interno Falncia do modelo de gesto Descentralizao X Centralizao Perda do conhecimento Falta de agilidade Definido com questo estratgica Adoo da Gesto por Processos na PRDU

GESTO POR PROCESSOS

Descrio

Prover mecanismos para implantao da gesto por processos na Administrao da Universidade.

Produto Final Prtica de gesto por processos incorporada pelos rgos da PRDU.

GESTO POR PROCESSOS

Produtos resultantes
Metodologia estabelecida; Equipe de facilitadores e gerentes capacitados; Processos crticos de negcio identificados; Processo piloto implantado; Processos crticos revisados, gerenciados e estabilizados; Sistemtica de medio dos processos implantada.

OBJETIVO DO TREINAMENTO
Levar os participantes a: Entender a organizao atravs de seus processos; Absorver os conceitos associados Gesto por Processos; Saber aplicar uma metodologia para anlise e melhoria de processos.

TPICOS ABORDADOS

I A Viso Sistmica da Organizao e os Processos II Metodologia de Gesto por Processos III Aspectos comportamentais da Gesto por Processos

TPICO I

A VISO SISTMICA DA ORGANIZAO E OS PROCESSOS

Processo e a Estrutura Organizacional

A Viso Tradicional (Vertical) das Organizaes
ATRAVS DAS FUNES O T IMIZAO FUNCIONAL

O T IMIZAO DA ORGANIZAO COMO UM TODO

-N O M O S T R A C O M O O V A L O R A G R E G A D O - FUNES MAIS IMPORTANTES QUE CLIENTES - RESPONSABILIDADES SE PERDEM NAS

INTERFACES

Processo e a Estrutura Organizacional

Um fluxo de trabalho horizontal, combinado com uma organizao vertical, resulta em muitas lacunas e superposies, e encoraja sub-otimizao, gerando uma influncia negativa na eficincia e na eficcia do processo.
O efeito dos feudos reduz o desempenho Otimizao das funes gera subotimizao do todo Ningum administra os espaos em branco

espaos em branco

A maioria dos processos inclui vrias funes, abrangendo os

Processo e a Estrutura Organizacional

A abordagem de Processos cruza as funes para focalizar o cliente

PROCESSO 1

PROCESSO 2

CLIENTES

Processo e a Estrutura Organizacional

O timo de um sistema diferente da soma dos timos das partes que o compem, vistas isoladamente.

A abordagem de Processos cruza as funes para focalizar o cliente

PROCESSO 1

PROCESSO 2

CLIENTES

Processos e sua Gesto

Todo trabalho realizado numa organizao faz parte de um processo no existe um produto ou servio oferecido sem um processo. Enfoque por processos uma forma estruturada de visualizao do trabalho. Processo o resultado da articulao de: Pessoas Instalaes Equipamentos, e Outros recursos (materiais, ...)

Processos
Transformao de um conjunto de ENTRADAS (materiais, pessoas e/ou informaes) em SADAS adequadas (materiais, pessoas, informaes e/ou servios)

ou,

Seqncia coordenada de atividades, com o objetivo de produzir um dado resultado produtos/servios fornecedor insumos

PROCESSO

cliente requerimentos

Produto: Resultado intencional

de qualquer processo
CAUSA EFEITO

Processo

Produto

Pode ser: Um produto (resultado) final da Universidade. Um produto (resultado) intermedirio de qualquer rea.

Cliente: Destinatrio de um Produto

MEIO FIM

Produto

Cliente

Pode ser: Um cliente final da Universidade:alunos, empresas, etc. Um cliente interno: outra rea, colegas, etc.

Processo e Cadeia de Valor

(...) De nada adiantam esforos no sentido de inovar processos que nada podem acrescentar competitividade da empresa/organizao, melhoria no relacionamento com os cliente/usurios, entrada de novos nichos de mercado,etc. Porter

Estratgia
Fornecedores Entradas Insumos Requisitos

Processo
Atividades que agregam valor - custo - qualidade - exclusividade - atendimento ...

Cliente / Usurio Sadas Produtos Servios

Modelando seu Processo

1. Todo trabalho viabilizado atravs de uma rede de processos; 2. Toda pessoa faz parte de um processo; 3. Todo processo gera um produto (sada); 4. Todo processo tem clientes (internos ou externos); 5. Todo processo requer entradas; 6. Todo processo tem fornecedores.

Objetivo da Gesto por Processo

Tornar os processos:

Eficazes - de forma a viabilizar os resultados

desejados, a eliminao de erros e a minimizao de atrasos

Eficientes - Otimizao do uso dos recursos Adaptveis - capacidade de adaptao s

necessidades variveis do usurio e organizao

Cadeia das Relaes Causais do Sucesso das Organizaes

Considerando: SUCESSO = OBJETIVO ESTRATGICO

Sucesso depende de SATISFAO DO CLIENTE

Satisfao do cliente depende de VALOR AGREGADO PELO PRODUTO

Cadeia das Relaes Causais do Sucesso das Organizaes

O Sucesso da Organizao depende do VALOR AGREGADO PELO PRODUTO

Valor agregado depende de CUSTOS e/ou PRAZOS e/ou QUALIDADE e/ou MARCA

Os quais dependem dos PROCESSOS

Porque ento nfase na Gesto por Processos?

OS PROCESSOS ESTO NA ORIGEM DO SUCESSO DAS ORGANIZAES

Benefcios da Gesto por Processos

Concentra o foco no que realmente interessa: o trabalho! uma ferramenta para implementao da estratgia organizacional; Confere simplicidade e agilidade s atividades; Dota a Universidade de flexibilidade organizacional; Facilita a gesto atravs de indicadores de desempenho; Permite uma viso integrada da Universidade; Instrumentaliza a aplicao de abordagens inovadoras; Facilita a gesto do conhecimento organizacional e a gesto de competncias.

As mudanas significativas na Gesto por Processos

Sistema de trabalho que exige novas habilidades, maior autonomia e compartilhamento de responsabilidade; Sistema gerencial descentralizado estimulando a cooperao e comunicao direta; Promove o trabalho em equipe, avaliando os resultados pelos resultados da equipe (fim do individualismo); As decises so baseadas nas necessidades dos clientes; Quebra do paradigma da viso por funo, passando para a viso do todo. GESTO POR PROCESSOS UMA MUDANA CULTURAL!