Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

DE ORGANISATIE
1 Soorten bedrijven

Bvba
De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

Ebvba
De besloten npersoons vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

Nv
Naamloze venootschap

Cv
De coperatieve vennootschap

Voordelen: Vanaf 1 vennoot Aansprakelijk inbreng Aandelen zijn altijd op naam en slechts onder voorwaarde overdraagbaar aan derden

Voordelen Aanspraakelijk tot inbreng Aandelen zijn vrij overdraagbaar Je kunt winst bewijzen uitgeven

Voordelen Aansprakelijkheid van hun inoreng Gemakkelijk in-uit treden Aandelen op naam en kunnen beperkt overdragen worden Familiale karakter wordt bewaard Voordelen Notariele akte nodig bij een CV Boekhoudkundige & administratieve verplichtigen zwaarder

Nadelen: Notarisch akte verplicht Zware boehouding & administratieve verplichtingen

Nadelen Notariele akte nodig Minder goede waarborgen voor behoud van familair karakter Ingewikkelde besluitvorming Zware boekhouding Hoog start kapitaal

Eenmanszaak
Voordeel: Beslissing snellen en makelijker te maken Je ontvangt ale winst zelf Weinig administratie en boekhoudkundige verplichtingen

Venootschap
Voordeel: Eigen rechten en plichten Soms beperkte aansprakelijkheid De inkomsten kunnen georganiseerd worden dat je zo weinig mogelijk belastingen betaalt. Alle afspraken tussen partners staan op paier Interesante mogelijkheid voor een opvolgingsregeling Nadeel: Je kunt je beslissingen en procedures niet zelf maken Veel administratieve en boekhoudkundige verplichting Meer kosten Juridische verplichtingen

Nadeel: Geen structuur De opvolging en overname regeling wordt ingewikkelder Geen aparte fiscale aangifte & aanslag meer belastingen

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

2
2.1

Taken van de verschillende afdelingen

Receptie
Korte berichten noteren als er een WYN niet aanwezig is. Inkomende telefoongesprekken beantwoorden of doorverbinden In en uitgaande faxberichten verwerken In en uitgaande post verwerken Agenda onderhouden Voorraad klein kantoormateriaal beheren Gasten ontvangen

2.2

Aankoopafdeling
Prijsaanvraag samenstellen Prijsoffertes vergelijken Een bestelbon invullen Orderbevestiging ontvangen De aankoop kaarten bijhouden

2.3

Magazijn
De voorraad op peil houden De bestelde goederen klaarzetten De goederen in het magazijn op de juiste plaats zetten De nodige bonnen invullen Ervoor zorgen dat er geen goederen buiten gaan zonder dat hij/zij hiervan op de hoogte is Het magazijn onderhouden

2.4

De verkoopafdeling
Een offerte opstellen Bestelbon verwerken Leveringsbon of verzendingsnota opmaken Klanten administratie bijhouden

2.5

Facturering
Het aanvullen van het factuurregister Het invullen van klanten- en leverancierskaarten Factuurberekening en controle Het opstellen van facturen en credietnotas Het uitvoeren van betalingen

Diensten in een onderneming

Functieverdeling: Algemeen Directeur: Joris Kemper Marketing & Verkoop: Joost de Vries Directeur Inkoop: Fabian Lawerman Directeur Productie: Joost De Vries Directeur Financien: Fabian Lawerman Directeur Research & Development: Joris Kemper Directeur Personeel: Joost de Vries

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

Het organogram

Een organogram is een schematische voorstelling van de organisatiestructuur van een onderneming. In een organogram lees je de verschillende functies of afdelingen. Vele niet-commercile organisaties hebben ook een organogram Het organogram verschaft ons drie soorten inlichtingen : Het geeft ons een eerste verdeling van de taken in een bedrijf; Het laat ons zien welke afdelingen er zijn; Het duidt aan van wie elke persoon in het bedrijf bevelen kan krijgen en aan wie hij bevelen mag geven; wie draagt de verantwoordelijkheid, aan wie is een persoon verantwoording verschuldigd en wie is de verantwoording aan hem verschuldigd?

4.1

Lijnafdelingen

Zijn de afdelingen die het dichtst bij het doel van de onderneming staan, nl. winst maken. Deze afdelingen vinden we onderaan het organogram.

4.2

Stafafdeling

Zijn afdelingen bijstaan of informeren. Ze kunnen geen bevelen geven aan een lagere afdeling. We vinden ze bovenaan het organogram.

Directeur

Receptie

Administratie

Boekhouding

Loonadministratie

Aankoop

Magazijn

Productie

Verkoop

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

HET SECRETARIAAT
1

Voornaamste taken

Brieven foutloos typen in verschillende talen Werken met een tekstverwerker Het bedienen van moderne kantoorapparaten Agenda beheren Bezoekers ontvangen Post verwerken en versturen Documenten klasseren Vergaderingen logistiek ondersteunen Notulen verspreiden en klasseren Verplaatsingen uitstippelen Telefoneren, faxen en e-mails behandelen Afspraken regelen Fungeren als geheugen; herinneren aan jubileum, huwelijk, verjaardag, op pensioenstelling Beheren van klein kantoormateriaal

Het profiel

Elke werknemer in een bedrijf moet over een aantal attitudes (=beroepshouding), vaardigheden(=praktische eigenschappen) en kennis (= technische eigenschappen) beschikken om zijn job goed te kunnen uitvoeren, zo ook een secretariaatsmedewerker en kantoorbediende. Beroepshouding Tact : op het juiste moment en op de juiste manier zeggen en doen wat je vindt, zonder de andere te kwetsen. Hoffelijkheid : wees altijd spontaan, vriendelijk en fijn gemanierd, maar blijk zakelijk. Klantgerichtheid: de klant staat steeds in de belangstelling Discretie : weten wat je niet mag doorvertellen Eerlijkheid: weten wat jouw bezit is en wat niet; fouten durven toegeven Flexibiliteit: je kunnen aanpassen aan verschillende situaties Assertiviteit: durven opkomen voor jezelf Zelfbeheersing: jezelf in de hand houden, in jezelf geloven Orde : proper en netjes werken Nauwkeurigheid: aandachtig en zonder fouten werken Organisatie: je werk zodanig plannen dat je het kan afgeven als er om gevraagd wordt Stiptheid: op tijd komen, je werk op tijd afgeven Initiatief: zeer beslissingen durven en kunnen nemen op onvoorziene momenten Praktische eigenschappen Apparatuur gebruiken Handleidingen raadplegen Allerlei documenten lezen en invullen Sociale vaardigheden Communicatieve vaardigheden Technische eigenschappen Informaticakennis: verschillende programmas foutloos kunnen gebruiken Talenkennis: foutloos schrijven Boekhoudkundige kennis: de regels van het boekhouden kennen en foutloos toepassen Magazijnkennis: de regels om goederen te ontvangen, op te slaan en te verzenden kennen en foutloos toepassen. Voorkomen: Kledij: afhankelijk van de cultuur en de situatie Hygine: wees steeds proper en verzorgd Haartooi: zorg voor een verzorgd kapsel dat bij je past

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

KANTOORMACHINES
1 Kennismaking met tekstverwerking (Dactylo)

Door blind te typen bespaar je heel wat tijd en maak je heel wat minder fouten. Bovendien is het minder vermoeiend! Dactylo of blind typen wil zeggen dat de ogen tijdens het typen uitsluitend op de oefening gericht blijven. Je kijkt niet naar je klavier, noch naar je scherm, en dat is een heel leuke ervaring. Leer blind typen volgens het tienvingersysteem!

2
2.1

Rekenmachine
Voordelen
Rekenmachine worden altijd maar compacter Ze kunnen ingewikkelde berekkeningen maken Ze hebben soms meerdere geheugens Ze zijn vrij goedkoop

2.2

Nadelen
De computer en de palmtop of pda (=elektronische agenda) vervangen dikwijls de rekenmachine.

3
3.1

Dicteerapparatuur
Voordelen
De persoon die het bericht inspreekt en de persoon die het document uittyptn dienen niet samen aanwezig te zijn. Je kunt dicteren als je tijd hebt De huidige dictafoons hebben meerdere toepassingsmogdelijkheden

3.2

Nadelen
Minder geschikt voor zeer moeilijke technische woorden Je kent vooraf de inhoud van de tekst niet, wat moeilijk is voor de schikking

Frankeermachines

Een frankeermachine is een apparaat dat een frankeerstempel zet in plaats van een postzegel. De frankeermachine maakt het voor bedrijven makkelijker om grote hoeveelheden post te versturen. In de stempelvlag wordt vaak een reclameboodschap van het bedrijf geplaatst.

Fotokopieermachines

De meeste taken die je met een standaar kopieer apparaat kunt uitvoeren zijn: Vergroten en verkleinen Dubbelzijdig afdrukken Op gekleurd papier, licht tot dikker karton, enveloppen of transparanten kopiren In kleur kopiren Papier van verschillende formaten gebruiken Documenten sorteren, nieten, en perforeren Inbinden van brochures en rapporten Met een recente kopiermachine kun je vaak printen, scanne, Meestal hebben deze toestellen een vrij groot geheugen

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

6
6.1

All-in-one-toestel
Voordelen
Voordelig in kostprijs (drie toestellen in n) Plaatsbesparing

Een all-in-one-toestel dient als fotokopieerapparaat, printer en scnanner

6.2

Nadelen
Als n functie kapot is, werken de andere ook niet meer

Computer

Een computer is een elektronisch toestel dat automatisch grote hoeveelheden gegevens kan verwerken.

7.1

Voordelen
Gegevens bewaren in een computer neemt niet zo veel plaats in als gegevens bewaren in een kast (= plaatsbesparing) Als je een beetje handig bent in het gebruik van een computer, kun je zeer snel infromatie verwerken en opzoeken Het toestel verwerkt de ingebrachte informatie supersnel

7.2

Nadelen
De gebruiker moet met een computer kunnen werken d.w.z. specifieke vaktermen kennen en kunnen gebruiken Het elektrisch toestel en kan stuk gaan De aankoopprijs is vrij hoog

Kantoorapparatuur: enkele andere apparaten

Overheadprojector

is een apparaat dat op transparant materiaal gedrukte afdelingen of gedrukte ofgeschreven teksten op een scherm projecteren Papierversnipperaar is een milieuvriendelijke oplossing voor het vernietigen van gebruikt papier, maar is onomkeerbaar. Beamer projecteert het beeldscherm van de computer op een projectiescherm Scanner is een apparaat om tekst en afbeeldingen te digitaliseren Weegtoestel dient om poststukken te wegen, zodat die gefrankeerd kunnen worden. De waarde van de postzegel is afhankelijk van: het gewicht, de briefsoort, de plaats van de bestemming en de afmetting.

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

DE KANTOOROMGEVING
1

De kantoorruimte

Bij de keuze van de kantoorvorm moet je rekening houden met: De taken van de medewerkers. Maak een onderscheid tussen routinewerk, taken met intern overleg, projectwerk, intensief telefoneren Communicatiemogelijkheden. In elk kantoor zijn computernetwerken en moderne telefoons vereist. De organisatiestructuur. Is er een sterke hirarchie in het bedrijf? De bedrijfscultuur. Rituelen, gewoonten en gebruiken binnen een bedrijf kunnen hun uitdrukking krijgen in de kantoorinrichting.

1.1

Cellenkantoor

Deze ruimten zijn zeer geschikt voor functies waarbij veel denkarbeid wordt verricht en/of regelmatig vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden. Het is een ideale werkomgeving voor omstandigheden die rust en concentratie vereisen. Deze vorm van kantoorinrichting wordt dikwijls gebruikt voor werknemers die een iets hogere functie in het bedrijf hebben, zoals de afdelingsverantwoordelijken, de hoofdboekhouder,

1.2

Landschapskantoor

Deze ruimten zijn geschikt voor: De werkzaamheden waarbij het personeel onderling veel moet samenwerken; Personeel dat met dezelfde taken wordt belast, bv. postbehandeling; Afdelingen die dikwijls door bezoekers bezocht worden, bv. banken.

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

1.3

Combinatiekantoor

Administratieve werknemers die voltijds aanwezig zijn, hebben een vaste werkplek nodig. Andere niet-continu aanwezige medewerkers werken in de gedeelde, niet taakgerichte ruimten. Dat is het geval voor beriepen zoals architecten, controleurs, die al naargelang hun functie maar enkele uren of dagen gebruikmaken van de kantoorruimte. Elke werknemer beschikt over een digitale draadloze telefoon, een eigen kastje, een bakje voor inkomende stukken en een mobiele dossierkast. Deeltijds werknemers en niet continu aanwezige collegas delen hun werkplaats met anderen. Iedereen heeft zijn eigen kantoormateriaal.

2
2.1

Nieuwe tendensen
Mobile office system
Het meubilair voor mobile office system is speciaal ontworpen voor iedereen die deeltijds of van thuis uit werkt. Het is gemakkelijker verplaatsbaar. Met een laptop kan overal in het bedrijf gewerkt worden

2.2

Telewerken of office at home

Om tele(thuis)werken te kunnen realiseren, heeft de werknemer die van thuis uit werkt, meubilair en een computer nodig, een steeds beschikbare verbinding met het bedrijfsnetwerk voor data, telefoon, fax, enz.. De mogelijkheid tot tele(thuis)werken concentreert zich vooral in in de dienstverlenende sectoren, zoals advies en management, vertaalwerk, grafische ontwerpen en secretariaatstaken. De werknemer zal regelmatig naar het bedrijf gaan om de band met collegas en de werkgever te behouden. Om de organisatie van het werk in goede banen te leiden, moet het bedrijf een concept hanteren dat tele(thuis)werken insluit.

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

3
3.1

Ergonomie
Plaats van het scherm
Het beeld mag niet flikkeren Het beeldscherm staat in een loodrechte hoek met het raam om lichtweerkaatsing te vermijden. Zorg voor lamellen die het zonlicht afschermen. Het licht mag niet reflecteren in het beeldscherm. Het is heel vermoeiend voor je ogen en het verplicht je om een verkeerde houding aan te nemen om de tekst op het beeldscherm te kunnen lezen. Je neemt een goede kijkhouding als je blijk een omlaag gerichte hoek van ongeveer 20 maakt met het horizontale vlak.

3.2

Plaats van het klavier

De toetsen van het toetsenbord moet je gemakkelijk kunnen bedienen, mogen niet blinken en de opschriften moet je duidelijk kunnen lezen. De kijkafstand naar het klavier, het beeldscherm en de papierhouder moet 45 50 cm zijn. De afstand tussen de tafelrand en het toetsenbord bedraagt minimum 15 cm. Je kunt je voorarmen dan laten rusten op het werkblad en je ontlast je rug met maar liefst 20%!

3.3

Positie van de handen

De handen moeten kunnen rusten op het toetsenbord zonder je pols en schouders in een verkrampte positie te brengen.

3.4

Een goede zithouding

Rugleuning tot 4 achteroverhellend en gefixeerd. Gevolg: de rugleuning geeft niet mee bij druk. Armleuning zodanig geconstrueerd dat bij ontspannen schouders de bovenarmen een hoek van 90 vormen met de onderarmen, zodat de elleboog precies steunt op de armleuning. Zitdiepte de afstand tussen het onderbeen en het zitvlak van de stoel is een handbreedte groot. Stoelhoogte tussen het bovenbeen en het zitvlak van de stoel kun je, zonder veel kracht te gebruiken, een hand schuiven. In de knieholte vormt zich een hoek van 105

Milieuvoorschriften in zake kantoor en afval

Het computertijdperk heeft anders dan verwacht niet tot minder papierverbruik geleid. Het papierloze kantoor is helaas nog niet voor morgen. OVAM (Openbare Afvalstoffenmaatschappij voor het Vlaamse Gewest) is een instelling van openbaar nut. Ze maakt je wegwijs in de afval- en bodemproblematiek in Vlaanderen.

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

HET KLASSEMENT
1 Belang en materiaal
In een klassement bewaar je stukken die je regelmatig moet raadplegen, terwijl het archief dient om documenten bij te houden die je minder frequent raadpleegt. De bewaartermijn is afhankelijk van het type document, de afspraken binnen het bedrijf en de wettelijke bewaartermijn. De Locatie van het archief kan zwoel intern als extern zijn.

Klasseermethodes

Er bestaan verschillende klasseermethodes:

10

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

11

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

12

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

Eigenlijk dezelfde

Alfabet Opzoeken volgorde

13

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

En met 9 Onderwerpen

outlook

14

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

POSTBEHANDELING
1 Inkomende post

Post ontvangen we via: De postbode met de gewone postbedeling Een postauto die postzakken aflevert Iemand van het bedrijf die de post zelf op het postkantoor afhaalt Een postbus Een fax Een email Privkoerierdiensten Post kan op verschillende manieren worden voorgesorteerd. Dit is de eerste taak in de behandeling van de inkomende post. Brieven worden manueel of elektrisch geopend. Of je brieven al dan niet magen openen hangt af van de aard van de zending en de afspraken binnen het bedrijf. Voor aangetekende zendingen komt de postbode het bedrijf binnen. De geadresseerde moet in een speciaal boekje teken voor ontvangst. De inkomende post kan: Voorzien worden van een refertestempel ( met als belangrijkste gegevens de datum en de afdeling van bestemming. En/of geregistreerd en gearchiveerd worden (met als belangrijkste doel: vastleggen welke post er is binnengekomen en waar ze naartoe is gegaan) Na het plaatsen van een refertestempel en/of registeren word de papierenpost gesorteerd per afdeling. Indien mogelijk en al naargelang de gewoonte van de firma wordt de post reeds gesorteerd per persoon van de betrokken afdeling. Elektronische post komt vaak rechtstreeks tot bij de betrokkenen. Soms moet een e-mail ook gesorteerd worden. Post kan manueel verdeeld worden of met gespecialiseerde mechanische middelen zoals buizenpost.

15

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

Uitgaande post

Een uitvoerende bediende zal naargelang het soort brief en hoe delicaat die brief is in mindere of meerdere mate de brief zelfstandig opstellen. Een brief moet altijd opgesteld worden volgend de bin-normen. Een kopie van de brief wordt per dossier geklasseerd en later gearchiveerd. Als de brief nog niet onder omslag zitten, sorteer je ze eerst per omslag grootte. Brieven worden gevouwen al naar gelang het soort omslagen. Voor alle soorten zendingen bestaan speciale omslagmogelijkheden.

16

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

Correct frankeren doet de receptioniste door de criteria na te gaan zoals de post ze voorschrijft: De posttarieven zijn afhankelijk van: De afmetingen en de aard van de zending Het gewicht van de zending De bestemming (nationaal of internationaal) De wijze van verzending Frankeren kun je door: Het klassieke kleven van postzegels Het gebruiken van voorgedrukte omslagen Het gebruiken van een frankeermachine Papieren of elektronische uitgaande post wordt manueel geregistreerd of in speciale daartoe bestemde programmas. Afhankelijk van het soort zending(= gewone verzending, luchtpost, aangetekend, koeriersdiensten): Zal men de post wegbrengen of laten ophalen Zal men de verzending laten gebeuren door de post of door een koerierdienst Speciale verzendingsmogelijkheden Antwoordkaart of omslag: wordt gebruikt als adres van het bedrijf waar de klanten iets kunnen bestellen. Je kunt het antwoord ongefrankeerd terugsturen. Maxiresponse: de geadresseerde betaalt de verzendkosten Koeriersdiensten brengen je zending snel ter plaatse. Afhankelijk van de snelheid, de service en de prijs kies je voor een bepaald bedrijf. De rekening is in verhouding tot e gepresteerde diensten.

17

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

TELECOMMUNICATIE

18

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

19

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

20

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

21

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

VERGADERINGEN EN VERSLAGEN
1 Vergadering
Personeelsvergaderingen vinden in de meeste bedrijven minstens eenmaal per jaar plaats, vaak naar aanleiding van de start van een nieuw jaar (met aansluitend een nieuwjaarsreceptie). Op dit soort vergaderingen worden de doelstellingen van het bedrijf voor het komende jaar uiteengezet, prognose gegeven, beslissingen toegelicht Het is meestal een informatievergadering. Elke afdeling van een grotere onderneming belengt regelmatig vergaderingen om afspraken, beleidslijnen e.d. binnen n afdeling vast te leggen. Meestal gaat het hier om praktische zaken, evaluaties, korte en middellange termijnplanning en dit alles in het kader van de productiviteit van de afdeling en haar functies. Een stappenplan vermeldt wanneer je welke taak moet uitvoeren om de organisatie tot een goed einde te brengen. Een checkist is ene lijst met zaken die je kunt aankruisen als je ze in orde gebracht hebt. Leden voor een vergadering worden uitgenodigd op basis van deskundigheid of betrokkenheid bij het onderwero. Het is bovendien belangrijk dat het aantal deelnemers aan een vergadering zo beperkt mogelijk wordt gehouden, wil je de vergadering efficint verlopen. De office assistant stelt een lijst met deelnemers op. Hoe belangrijker de vergadering en hoe langer de vergaderin duurt, des te comfortabeler moet de vergaderplaats zijn. De aankleding en verlichting van de vergaderruimte moet zakelijkheid uitstralen. Niet alleen licht en mogelijkheid tot verduistering, maar ook ruimte is belangrijk voor een vergaderzaak: er moet voldoende plaats zijn voor de tafel, stoelen, apparatuur enzo. Elke deelnemer moet de nodige ruimte krijgen aan de vergadertafel: hij moet zijn papieren kwijt kunnen zonder zijn buurman darbij te storen. Ten slotte is ook een goede verluchting van de ruimte niet overbodig. Een vergadering hoeft niet noodzakelijk binnen het bedrijf plaats te hebben. Voor sommige besprekingen is het zelfs aangewezen om ze op neutrale of in ieder geval op ander terrein te voeren. Met de bereikbaarheid en parkeergelegenheid moet bij de keuze van een vergaderplaats uiteraard ook rekening worden gehouden. Veel vergaderingen komen op regelmatige tijdstippen terug. Vergaderingen die niet regelmatig plaatsvinden moeten ten minste twee weken van tevoren worden aangekondigd. Als het om vergaderingen buitenshuis gaat, waarop veel mensen aanwezig moeten zijn, dan wordt een termijn van vier weken aangeraden. Een vergadering moet altijd op tijd beginnen, ook al ontbreken er drie of vier mensen. Het is zelf het best om aan het begin van de vergadering het einduur aan te kondigen. Het opmaken van de agenda is eigenlijk de taak van de voorzitter van de vergadering. Hij kan aan de office assistant vragen om bij de andere deelnemers agendapunten te verzamelen. Via allerlei webapplicaties kan je online afspraken tussen verschullende gebruikers op het internet plannen? Een agende bevat: Een verwelkoming; Een opsomming van en/of informatie over verontschuldigingen De goedkeuring van het vorige verslag Eventueel een oproep om voorbereide zaken of taken ter afwerking van de vorige vergadering te brengen De eigenlijke agendapunten De afspraken voor de volgende vergadering: taak, tijdstip en plaats van de vergadering, reeds bepaalde agendapunten

Op de agenda mogen ook weer niet t veel punten staan. Elke agendapunt dat op de agenda staat, moet in principe worden afgewerkt.

22

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

Meestal wordt een convocatie gestuurd naar de gekende leden van de vergaderingen, al was het maar ter herinnering van de afgesproken datum. Een convocatie bevat de volgende informatie: Van wie de vergadering uitgaat (kader) Aan wie de convocatie gericht is Wie precies de vergadering belegt De datum Het onderwerp van de samenkomst De aanvang Het einde De plaats Wie de voorzitter is De agendapunten Eventuele bijlagen Een wegbeschrijving voor verschillende vervoermiddelen en eventueel vermelding van parkeergelegenheid

De convocatie wordt een drie viertal weken voor de iegenlijke vergadering naar de genodigden gestuurt. Enkele dagen voor de vergadering ontvangt de voorzitter (en eventueel zijn office assistant / verslaggever een vergadermap. Deze map wordt samengesteld door wie de voorbereidingen voor de vergadering treft en dat is meestal de office assistant. Op de plaats van de vergadering zijn wegwijzers naar de zaal altijd handig. Goede pijlen bevatten specifieke verwijzingen naar de plaats en de vergadering. Zorg voor pijlen die links en rechts verschillende aanwijzen. Soms wordt het onthaal ook verzord door host(es)s(en). Het klaarzetten en schikken van de zaal is afhankelijk van het soort vergadering en het aantal deelnemers. Trapeziumvormige tafels bieden veel mogelijkheden. Eventueel worden op voorhand naamkaartjes over de zitplaatsen verdeeld. Zorg ervoor dat alle apparatuur, bijbehorende benodigdgheden en alle toebehoren voor de pauze tijdig klaar staan. Zorg ervoor dat alle apparaten gebruiksklaar zijn en dat je eventuele moeilijkheden kunt oplossen. Gegevens bij een vergadering kunnen gevisualiseerd worden op: Hand-outs: korte samenvatting met de belangrijkste gegevens van een presentatie/argumentatie, vaak vanuit Power point afgedrukt. Hierbij wordt ruimte gelaten om eigen notities toe te voegen. Een bord: een krijtbord, een wit stiftenbord, een elektronisch kopieerbord. Flip-over: een staander waarop blanco papier is vastgemaakt dat vel per vel kan worden omgedraaid over de rand van de staander heen Transparanten: doorzichtige plastic vellen waarvan de inhoud met een overheidprojector op een tegenoverliggend vlak geprojecteerd wordt. Transparanten kun je bedrukken met laserprinter, inktjetprinter of met een kopieermachine; Presentatie via pc: dit soort presentaties wordt meestal met Power Point gemaakt. Het kan gaan om demonstraties, eventueel zelfs virtueal reality. M.b.v. een beamer worden de beelden geprojecteerd en vergroot ozdta lle vergaderledden kunnen volgen. Het kan zijn dat aan de office assistant gevraagd wordt te zorgen voor hand-outs, transparanten, een Power Point presentatie, video, Controleer of drank en versnapering op hun plaats staan, of er genoeg glazen, kopjes zijn. Voor de deelnemers wordt er tegenwoordig water, koffie en thee voorzien. De pauze plan je het best in een ander lokaal. Zorg dat iedereen voldoende hapjes en drank heeft.

23

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

Bij het onthaal van de vergaderleden, let je op dat je : Naar de naam en he bedrijf van de bezoeker vraagt; De vergadermap aanreikt; Hem een badge meegeeft; Een aanwezigheidslijst bijhoudt. Dit kan eventueel door een aanwijzigheidsregister te laten ondertekenen, vergadermappen op naam uit te delen, De personen aan elkaar voorstelt en hen eventueel een drankje aanbiedt; De vestiare aanwijst waar eventueel iemand de mantels van de genodigde ontvangt en ophant.

Hou rekening met het onthaal van laatkomers. Spreek met eventueel host(es)s(en) af welke kledij zij moeten dragen en wat hun taken zullen zijn. Zorg ervoor dat de vergaderruimte in haar oorspronkelijke staat hersteld wordt. Het kan zijn dta je die taak kunt delegeren aan het onderhoudspersoneel, maar misschien moet je het zelf doen.

Verslagen

De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris (ook welabactis) van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering (meestal schriftelijk) aantekeningen, om na afloop van de vergadering (meestal digitaal) de notulen te kunnen voltooien. De notulist hoort zelf geen belangen te hebben in de vergadering en discussieert zelf niet mee tijdens de vergadering. Hij of zij heeft wel spreekrecht, om eventuele dingen die hem of haar niet duidelijk zijn na te kunnen vragen. De notulen bevatten in ieder geval de aanwezigen (inclusief eventuele van toepassing zijnde functieverdeling), de agenda en de(deel)conclusies op ieder van de besproken punten. Notuleren omvat meer dan het kunnen luisteren en opschrijven van wat gezegd is: de notulist moet objectief en neutraal datgene selecteren wat belangrijk is uit wat gezegd is. Vooral wanneer een discussie in volle gang is en meerdere mensen snel na elkaar spreken, is het belangrijk dat de notulist snel kan beslissen wat wel en niet relevant is. Bij diverse instellingen kan tegenwoordig een cursus notuleren gevolgd worden, waar men deze vaardigheid kan trainen. Om goed te kunnen notuleren is het tevens belangrijk dat de voorzitter van de vergadering de discussie gestructureerd houdt en belangrijke conclusies herhaalt. Letterlijke citaten opnemen in de notulen is doorgaans niet wenselijk, omdat de lezer de precieze context niet (meer) kent. Beter is het om enkel de strekking van datgene wat gezegd is op te nemen. Wanneer het eerste concept voor de notulen gereed is, is het gebruikelijk dat de voorzitter van de vergadering de notulen inhoudelijk controleert op ontbrekende of foutieve dingen. Soms is het nodig dat de notulen gecensureerd worden voordat ze gepubliceerd worden naar niet-aanwezigen, bijvoorbeeld omdat er persoonlijke dingen zijn besproken. In zulke gevallen doet de voorzitter dit wederom. Na controle door de voorzitter worden de conceptnotulen gekeurd tijdens de volgende vergadering, en met eventuele wijzigingen goedgekeurd en vastgelegd.

24

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

2.1

Soorten notulen (Verslagvormen)

Er zijn verschillende soorten notulen, ook wel 'verslagvormen' genoemd. De notulist moet bij de keuze van de verslagvorm rekening houden met de aard van de bijeenkomst en het doel waarvoor de notulen gebruikt worden, maar ook met de stijl van de voorafgaande notulen. Woordelijk/letterlijk verslag De meest uitgebreide verslagvorm is het woordelijk verslag. Het woordelijk verslag is geheel geschreven in de directe rede (1e persoon enkelvoud of 'ik-vorm'). In het woordelijk verslag wordt in beginsel alles vermeld dat wordt gezegd en is dus een volledige weergave van de vergadering. Woordelijke verslagen worden meestal alleen van zeer formele vergaderingen gemaakt zoals bij de Tweede Kamer en sommige gemeenteraden. Bij een woordelijk verslag wordt de gesproken tekst door de notulist op een taalkundig correcte wijze opgeschreven. Een letterlijk verslag is gelijk aan een woordelijk verslag met het verschil dat de gesproken tekst niet taalkundig correct wordt gemaakt. Versprekingen en gestotter is dus terug te lezen in een letterlijk verslag. Verslag op spreker Bij het verslag op spreker kiest de notulist de verschillende deelnemers aan de vergadering (sprekers) als invalshoek. Bij elk agendapunt geeft de notulist van elke deelnemer afzonderlijk een overzicht van diens inbreng (standpunten, argumenten etc.). Het verslag op spreker ligt voor de hand bij vergaderingen waarbij de deelnemers een achterban vertegenwoordigen en waarbij er tijdens de vergadering sprake is van tegengestelde belangen. Het verslag op spreker is geheel geschreven in de indirecte rede. Verslag op onderwerp Het verslag op onderwerp is een thematische weergave van hetgeen is besproken. Bij elk agendapunt maakt de notulist n samenvatting, waarbij de inbreng van de verschillende sprekers is opgenomen. Een verslag op onderwerp wordt gemaakt van vergaderingen waarbij er geen grote belangentegenstellingen zijn of wanneer de deelnemers niet een achterban vertegenwoordigen. Het verslag op onderwerp is geheel geschreven in de indirecte rede.

25

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

VOORBEREIDEN BEZOEKEN EN REIZEN

De prospectiereis is een zakenreis waarbij je op zoek gaat naar nieuwe klanten. Een zakenreis kan ook gepland worden omdat een bedrijf aan een congres wil deelnemen. De bedoeling hiervan is op de hoogte te blijven van de verschillende ontwikkelingen binnen de sector waartoe de onderneming behoort. Soms worden ook congressen bijgewoond die over een specifiek probleem gaan, zoals bv. Verkooptechnieken. Ten slotte kan de vertegenwoordiger van een bedrijf ook een nationale of internationale handelsbeurs bezoeken waar hij contact kan leggen met bijvoorbeeld nieuwe leveranciers, producenten, productielijnen, ontwerpers . Een bedrijf kan ook zelf aan zon beurs deelnemen om zijn producten aan het grote publiek of aan bedrijven in de sector bekend te maken. De factor tijd bij het reistransport is zeer belangrijk. Bij de boeking van een vlucht moet de office assistent een aantal zaken in het oog houden: Verschillende maatschappijen vliegen op dezelfde bestemmingen. Overstaptijden houden nooit rekening met eventuele vertragingen Sommige steden hebben meer vliegvelden: geef duidelijk aan om welke het gaat. Controleer de tickets. Vermijd dubbele boekingen als je bij verschillende maatschappijen naar mogelijkheden vraagt Bij plots vertrek kan het ticket afgehaald worden bij de balie van de reisorganisatie Extra wensen moeten worden aangegeven bij de reservatie van de plaats. Voor welk transportmiddel je ook kiest, de office assistent zal steeds reisroute uitstippelen, eventueel via een routeplanner. Als je met een auto een verplaatsing maakt, kun je gebruik maken van een gps. Bij de keuze van een hotel moet de office assistent twee zaken onderscheiden: De persoonlijk wensen van de zakenreiziger De minimaal vereiste accommodatie

In het hotelwezen maakt men een onderscheid tussen twee belangrijke hotelsoorten: Passantenhotels: zijn zakelijke hotels zoals city- dorps-, stations- airporthotels en motels. In deze hotels staan de overnachting en een aantal zakelijke faciliteiten centraal, zoals ontbijt- en lunchrestaurant, ruimte voor de bespreking, speciale werkkamers, ICT- voorzieningen, beschikbare kantoorapparatuur enz. Een aantal grote passantenhotels biedt de zakenreizigers zelfs de service van een office assistent aan. Verblijfshotels: zijn speciale ingesteld op vakantiegangers, alhoewel ze zich de laatste jaren ook op zakenmensen richten, vooral voor conferenties, congressen en studiebijeenkomsten.

Via het internet, een Michelin-gids of een stadgids kun je opzoeken welke restaurants in de buurt van het hotel / de congreszaal / de handelsbeurs e.d. bevinden. Bij samenwerking met een erkend (zaken)reisbureau, worden de wensen van de klant telefonisch of per e-mail doorgeven en wordt de boeking van de reis / hotel / transport / verder elektronisch afgehandeld. Documenten als vliegtuigtickets, hotelvouchers, e.d. worden hierbij vervangen door een reservatienummer. Met deze nummers gaat de zakenman dan naar de respectievelijke chek-ins. Het is heel belangrijk dat de zakenreiziger niet alleen over de juiste, maar ook voldoende betaalmiddelen beschikt als hij in het buitenland is. Vooral als hij meerdere landen aandoet tijdens n zakenreis, vormen de valuta een belangrijk aandachtspunt. Het is aan te raden om van elk te bezoeken land een beetje cash geld bij te hebben.

26

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

Volgende documenten kunnen worden vereist bij een zakenreis: Reisdocumenten : Indentiteiskaart Rijbewijs Paspoort: heeft een beperkte geldigheidsduur Visum : is een vergunning om naar een land te reizen en er te verblijven. Ook een visum heeft een beperkte geldigheidsduur. Het wordt in eigen land aangevraagd bij de ambassade of de vertegenwoordiging van het te bezoeken land. Gezondheidsverklaring: voor bepaalde landen is het vereist dat men tegen bepaalde besmettelijke ziekten ingent is. De stempel van de inenting komt terecht in het vaccinatieboekje en geldt als bewijs van de inenting. Je kunt ook nagaan hoe lang een inenting nog geldig is. Voor een zakenreis kan men ook verscheidene verzekering afsluiting: De office assistent stelt uiteindelijk twee mappen met documenten samen: 1 Een map met alle zakenpapieren: Briefwisseling i.v.m. reisafspraken Lijst met te bespreken onderwerpen Notities i.v.m. te bespreken onderwerpen. Als er verscheidene firmas op een dag moeten worden bezocht, is het raadzaam de documenten te klasseren per firma en per dag. 2 Een map met alle reispapieren: Reisbiljetten Hotelbons Identiteitskaart, paspoort of reispas met of zonder visum Bewijzen van inentingen Douaneformulieren voor de in- en uitvoer van bepaalde artikelen Bewijzen van reservering Nodige valuta en creditcards Schrijfgerei Adressenlijst Toeristische folders en plattegronden van de te bezoeken steden Bij de terugkeer van de zakenreiziger vraagt de office assistent eventueel het overige geld terug en regelt dit verder met de boekhouding. In de meeste bedrijven zullen onkosten worden ingevuld op een daartoe bestemd formulier. Het is belangrijk dat de zakenreiziger dit per dag invult. Bijhorende rekeningen worden eraan toegevoegd en nadien vergeleken met binnengekomen facturen o.a. van de creditcards.

27

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

OMGANGSVORMEN EN ETIQUETTE
Aanspreken Het initiatief tot aanspreken laat men over aan de voorranghebbende. Je spreekt iemand uiteraard met de u-vorm aan. Bovendien moet je er ook voor zorgen dat je elke persoon met de juiste naam en titel aanspreekt.< Voor onbekende mensen is dit: Mijnheer Mevrouw Juffrouw Voor bekende mensen is dit : Mijnheer verreth Mevrouw Goosens Juffrouw Vinckx Een heer met een bepaalde titel spreek je aan met de titel, niet met de naam. Een dame die in het bezit is van een titel, spreek je aan met Mevrouw, al wordt tegenwoordig steeds meer gebruik gemaakt van de titel. Juffrouw wordt gebruikt voor een ongehuwd, jong meisje. Als je over iemand spreekt, gebruik je: Mijnheer Mevrouw Juffrouw Of Titel + naam, bv. Dokter Mertens Wil je je eigen identiteit bekendmaken, houd dan rekening met de volgene richtlijnen: Jong meisje / jonge heer Gehuwde dame Voornaam + Familienaam Mevrouw + Familienaam echtgenoot Mevrouw + Eigen familienaam Voornaam + Familienaam Mevrouw + Eigen familienaam Functie Familienaam Voornaam + familienaam

Gescheiden dame Heer

Voor een adressering (op een brief) houd je best rekening met de volgende richtlijnen Jong meisje/ jonge heer Gehuwde damen of weduwe in burgerlijk leven Gehuwde dame of weduwe in beroepsleven Gescheiden dame Juffrouw/ de heer + voornaam + familienaam Mevrouw (+ voornaam echtgenoot) + familienaam echtgenoot

Mevrouw + voornaam + eigen familienaam + eventueel beroep of titel Mevrouw + voornaam + eigen familienaam + eventueel beroep of titel de heer ( + voornaam) + familienaam De heer + familienaam + eventueel beroepstitel De heer en mevrouw (+ voornaam echtgenoot) + familienaam echtgenoot. 28

Jongeheer Gehuwde heer Echtpaar

Auteur: Cindy Devijver

Middenjury kantoor 6&7 Kantoortechnieken

De algemene regel zegt dat niet-vooranghebbende aan de voorranghebbende wordt voorgesteld. Het initatief tot handen geven laat men aan de belangrijkste persoon over. Om een familielid voor te stellen, gebruik je de volgende formulering: Mag ik u voorstellen?. Als je geen familieden aan elkaar voorsteld, ga je als volgt te werk: X, voorranghebbende, mag ik u Y, niet-vooranghebbende voorstellen? De voorranghebbende beslist dan of hij/zij een hand geeft en/of een gesprek met de voorgestelde aanknoopt. Aarzel ook niet om iemand met een titel, ook met die titel voor te stellen: hij/zij heeft die tenslotte door hard werken verdiend! Voornamen kunnen gebruikt worden als de personen in kwestie jonger zijn. Bij een bezoek ligt de taak van het voorstellen in de handen van de gastvrouw of heer. In een groot gezelschap hoeft niet iedereen aan elkaar voorgesteld te worden, alleen de mensen die naast elkaarzitten of staan. Als algemene regel wordt aangenomen dat je bekenden altijd groet. Zelfs als je relatie met de bekende niet van een leien dakje loopt, groet je nog: De heer groet de dame De jongere groet de oudere De ondergeschikte groet de meerdere Eerst groet je je kennis, daarna onbekenden. Je groet met dag gevolgd door mijnheer/mevrouw + familienaam. Een man staat altijd recht als hij groet of begroet wordt. Een vrouw mag blijven zitten, behalve als ze: Gastvrouw is Een bejaarde of een belangrijke persoon ontmoet De handdruk wordt gebruikt als mensen elkaar kennen of willen leren kennen. Hier wordt, in tegenstelling met het groeten, het initiatief aan de voorranghebbende overgelaten: De dame geeft de heer de hand De meerdere geeft de mindere de hand De oudere geeft de jongere de hand De handdruik moet kort en krachtig zijn, maar niet overdreven stevig. Vermijd een slappe handdruk en reik nooit alleen de vingertoppen. Weiger nooit een uitgestoken hand. Als twee personen door een deuropening moeten gaan, heeft de voorranghebbende het recht om voor te gaan, ook al is hij een man en de mindere een vrouw. Bezoekers hoort men altijd voor te laten gaan. Bij het binnekomen van een restaurant gaat de (gast) heer voorop. Als hostessen de gasten begeleiden tot aan de tafel, zal de gastheer bij het binnenkomen van het restaurant alle gasten begroeten en een hand geven. Meer en meer kruigen te maken met andere culturen. Culturele verschillen kunnen vaak de oorsprong zijn van misverstanden en spanningen. In alle culturen maken beleefdsheid- en omgangsregels deel uit van de sociale orde. Omdat ze zeer uiteenlopend kunnen zijn, benvloed worden door de omgeving (klimaat, tijd, contect) en maatschappelijke evoluties ondergaan, is het erg belangrijk om zeer atten, flexibel en aangepast met beleefheids- en omgangsvormen om te gaan.

29