SE da Juventude e do Desporto

Produs Surat Masal

PRODUS SURAT MASAL

Agustinha Dias Cabral & Maria Luisa Monteiro

I. Introdusaun

odul ida nee prepara housi Agustinha Dias Cabral no Maria Luisa Monteiro, rezultadu housi treinamentu komputador ba funsionarius Secretaria de Estado da Juventude e do Desporto, nebe Departamento de Administrao e dos Recursos Humanos, Direco Nacional de Administrao e Finanas planeia no realiza iha fatin treinamentu East Timor Development Agency (ETDA), Dili, Timor-Leste. Modul ida nee sei esplika konaba oinsa halo surat masal, por exemplu konvite ba ema barak. Bai-bain ita halo mak prepara tiha textu konvite depois mak ketik ema ida-idak nia naran no pozisaun antes printing. Printing hotu tiha troka fali ho ema seluk nia naran no pozisaun mak print hias. La sala! So gasta tempu deit. Imagina, se konvite nee derige ba ema konvidadus nain 100, maka ita sei repete prosesu temi iha leten dala atus ida. Microsoft Word 2007 iha fasilidade ka feature ba halo surat masal (konvite) nee ho efisiente liu, no dadus (database) nebe ita kria bele uza ba loron seluk wainhira presiza. Fasilidade (feature) nee hanaran Mail Merge. Modul ida nee sei foti exemplu konvite ba Cargos de Chefia sira iha Secretaria de Estado da Juventude e do Desporto hodi partisipa iha aktividade treinamentu ba Gestor Centro Juventude housi Distritos 13, no mos atu partisipa iha Conselho de Directores. Prosesu editing no layout ba modul ida nee Metodio Caetano Moniz , Director Nacional de Administrao e Finanas mak halo, liu-liu kona ba asuntus sistematizasaun no redaksionais. Favor halo tuir etapa hirak nebe esplika tuir mai.

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II. Kria Dokumentu no Database Foun

A. Prepara Dokumentu Master (Prinsipal)
1. Loke Microsoft Word 2007 Ketik konteudu konvite hanesan Figura-1 hatudu iha kraik:

Figura - . Exemplu Surat Konvite

2. Housi figura iha leten, ita presiza tau ema nia naran iha titik-titik kor mean hafoin textu Sr., no ema nia pozisaun iha textu Sr. nia okos. Nunee mos ita presiza tau ema nia naran iha titik-titik kor mean nebe iha paragraph klaran housi konteudu konvite refere.

B. Kria Database Ema Nia Naran (Field Names)

1. Click menubar Mailings Start Mail Merge Letters 2. Click Select Recipients Type New List. Prosesu ida nee sei hamosu janela (window) New Address List hanesan hatudu iha figura tuir mai:

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Figura - . Janela New Address List

3. Hare katak figura hatudu iha leten, ninia field konsiste housi Title First Name Last Name Company Name Address Line 1 no sel-seluk tan. Ita bele uza nafatin field ho naran default nee ka troka tiha naran seluk mak ita hakarak. Iha exemplu nee ita sei troka field naran ho Naran Kompletu no Pozisaun. 4. Click butaun (button) Customize Columns Prosesu nee sei hamosu janela Customize Address List hanesan hatudu iha kraik:

Figura - . Janela Customize Address List

5. Hamos (apaga) hotu tiha field nia naran (field names) hirak nee ho meius click iha butaun Delete. Wainhira mosu konfirmasaun hanesan hatudu iha figura tuir mai, click butaun Yes. Repete prosesu nee too field names mamuk.

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Figura - . Konfirmasaun Apaga Field Names

6. Se prosesu los, sei hatudu rezultadu hanesan hare iha kraik:

Figura - . Customize Address List nebe Apaga Hotu Ona

7. Atu hatama field name foun Click butaun Add, sei hamosu janela Add Field hanesan figura tuir mai:

Figura - . Janela Add Field

8. Ketik Naran Kompletu iha kotak mutin nia laran, depois click butaun OK. 9. Click tan butaun Add, hanesan mos ohin sei hamosu janela Add Field hanesan figura tuir mai:

Figura - . Janela Add Field

10. Ketik Pozisaun iha kotak mutin nia laran, depois click butaun OK. Se prosesu tuir duni esplikasaun iha leten, maka sei hatudu hanesan figura iha kraik.

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Figura - . Janela Customize Address List ho Field Name Foun

11. Click OK hodi fila fali ba janela New Address List hanesan hatudu iha figura tuir mai:

Figura - . Janela New Address List ho Field Name Foun

C. Prienche Database Foun

1. Hare housi Figura-9 iha leten, click kotak mamuk iha field Naran Kompletu nia okos. Ketik ema nia naran iha neba, por exemplu: Jose Luis Padua de Oliveira. 2. Haneha (press) butan TAB iha ita nia keyboard hodi muda cursor mouse ba kotak Pozisaun. Ketik: Director Geral. Rezultadu housi prosesu nee bela hare iha figura tuir mai:

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Figura - . Janela New Address List ho Data Foun

3. Atu aumenta tan ema nia naran, click iha butaun New Entry ka haneha butaun TAB iha ita keyboard hodi hamosu baris foun. Rezultadu hanesan hatudu iha figura tuir mai:

Figura - . Janela New Address List ho Data no Baris Foun

4. Aumenta dadus (naran kompeltu no pozisaun) iha baris foun nudar hatudu iha Figura-11. Repete prosesu nudar temi ona iha leten too ema nia naran (data) prienche hotu ona. Rezultadu mak hatudu iha figura tuir mai:

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Figura - . Janela New Address List ho Database Foun

5. Se dadus prienche hotu ona, click butaun OK hodi fila ba dokumentu prinsipal ka esbosu (konseitu) konvite. 6. Save ita nia dokumentu no database, hodi nunee sei hamosu janela Save Address List hanesan hatudu iha figura tuir mai:

Figura - . Janela Save Address List

7. Normalmente Microsoft Word 2007 sei save ita nia database (format Microsoft Access) iha folder My Documents / My Data Sources. 8. Ketik file nia naran iha kotak File Name konforme ita nia hakarak. Iha modul ida nee ami tau file nia naran: data-chefe.mdb. 9. Click butaun Save hodi salva ita nia database.

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D. Hatama Merge Field iha Dokumentu

Hafoin ramata tiha halo database, etapa tuir mai ita sei hatama database hirak nee iha dokumentu konvite nebe iha.

Figura - . Toolbar Mailing

1. Muda pozisaun cursor mouse ba iha depois de textu Sr. 2. Housi toolbar Mailings (Figura-13), click iha Insert Merge Field. 3. Click iha Naran_Kompletu. Haneha butaun ENTER iha ita nia keyboard dala ida hodi muda cursor mouse ba kraik. 4. Click Insert Merge Field. Click tan iha Pozisaun. 5. Muda cursor mouse ba iha paragraph klaran housi konteudu konvite nee (hare Figura tuir mai). Click Click Insert Merge Field, click tan iha Naran_Kompletu. Se los ona, rezultadu sei sai hanesan hatudu iha figura tuir mai. Textu ho kor mean nee mak ita bolu Merge Field. Entaun ita mos questiona! Database (dadus/data) ho ema nia naran hirak nebe ohin hatama nee mosu iha nebe? Tuir nafatin esplikasaun iha kraik!

Figura - . Modelu Konvite Hafoin Hatama Merge Field

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6. Nafatin iha toolbal Mailings (Figura iha kraik), click iha Preview Results. Hodi nunee sei mosu ema nia naran iha Merge Field hirak nebe hatama tiha ona iha konteudu konvite.

Figura - . Toolbar Mailings ho instrusaun Preview Results

Rezultadu bele hare iha figura tuir mai:

7. Atu hare ema seluk nia naran, uza butaun a. Butaun b. Butaun c. Butaun d. Butaun hodi muda database pasu ida ba oin; hodi muda database pasu ida ba kotuk; hodi hare data ikus liu; hodi fila ba data primeiru;

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E. Print Dokumentu Konvite

1. Nafatin ho toolbar Mailings, click iha Finish & Merge, depois click Print Documents Prosesu nee sei hamosu janela Merge to Printer hanesan hatudu iha figura tuir mai:

Figura - . Janela Merge to Printer

2. Hili opsaun nebe iha: a. All b. Current Record : Print hotu kedas tuir ba numeru ema iha database; : Print deit pagina nebe cursor mouse iha neba;

c. From__To__ : Hili atu print pagina/record hira (from) too hira (to); 3. Hili tiha opsaun ida housi opsoens tolu mak existe, click butaun OK. Prosesu nee sei hamosu janela Print hanesan figura iha kraik:

Figura - . Janela Print

4. Se konfigurasaun printer los ona, click butaun OK hodi kontinua print out dokumentu konvite ba ita nia printer.

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III. Kria Dokumentu Foun, Uza Database Existe

Ita aprende barak ona oinsa kria dokumentu no database foun uza fasilidade Mail Merge housi Microsoft Word 2007. Parte ida nee ita sei aprende oinsa kria dokumentu foun, maibe uza nafatin database (dadus pessoal) nebe existe (iha tiha ona) ka ita kria ona hanesan esplikasaun iha parte anterior.

A. Kria Dokumentu
Loke Microsoft Word 2007. Halo konseitu surat hanesan exemplu hatudu iha figura tuir mai:

Figura - . Convite Conselho de Directores

B. Hatama Merge Field Iha Dokumentu

1. Click menubar / toolbar Mailings. Click Start Mail Merge Letters. 2. Click Select Recipients Use Existing List Prosesu nee sei loke ka hamosu janela Select Data Source hanesan figura iha kraik:

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Figura - . Janela Select Data Source

3. Click iha database nia naran. Exemplu: data-chefe.mdb, database ida nebe ita kria nanis tiha ona. Click butaun Open. 4. Block ka apaga tiha titik-titik kor mean iha textu Sr. nia sorin. 5. Click Insert Merge Field Naran_Kompletu. Hare katak mosu ona field name iha neba ho naran: Naran_Kompletu 6. Block ka apaga tiha titik-titik mean iha textu Sr. nia okos. 7. Click Insert Merge Field Pozisaun. Hare katak mosu ona field name iha neba ho naran: Pozisaun 8. Block ka apaga tiha titik-titik mean iha paragraph klaran housi konteudu konvite nee. 9. Click Insert Merge Field Naran_Kompletu. Hare katak mosu ona field name iha neba ho naran: Naran_Kompletu Se remata ona, rezultadu housi prosedimentu hirak nebe temi iha leten bele hare iha figura tuir mai:

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Figura - . Rezultadu Hatama Merge Field

Atu hare ema ida-idak nia naran lolos no oinsa atu print dokumentu konvite nee, ninia prosesu hanesan ho esplikasaun iha parte segundu housi dokumentu ida nee.

IV. Edit no Aumenta Database

Ita foin hakat liu faze oinsa atu konjunta ka hatama database existe ba dokumentu foun. Parte ida nee ita koko atu aumenta tan ema seluk nia naran iha database nebe ita kria antes (database existe). 1. Loke hias dokumentu nebe konjunta ho Mail Merge Database. Iha ita nia exemplu mak file: contoh-surat-masal.docx. Wainhira mosu janela konfirmasaun ruma click butaun Yes. 2. Hafoin dokumentu refere nakloke, click iha menu Mailings. Depois click toolbar Edit Recipients List. Hare figura iha kraik:

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Figura - . Toolbar Edit Recipient List

3. Prosesu hanesan temi iha pontu (2) sei hamosu janela Mail Merge Recipients hanesan figura tuir mai:

Figura - . Janela Mail Merge Recipients

4. Click file database nia naran (data-chefe.mdb) iha kotak Data Source hodi reaktiva butaun Edit 5. Click butaun Edit prosesu ida nebe sei hamosu janela Edit Data Source hanesan hatudu iha figura tuir mai:

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Figura - . Janela Edit Data Source

6. Atu aumenta tan ema seluk nia naran no pozisaun, click iha butaun New Entry. Halo tuir prosedimentu nebe esplika tiha ona (antes) iha modul ida nee. 7. Atu edit ka muda data sala ruma karik, click mouse iha data nebe atu muda no hadia ho meius hanesan mos ho edit ka muda textu ruma iha dokumentu word. 8. Atu apaga, click iha data nebe atu apaga, depois click butaun Delete Entry. Se mosu janela konfirmasaun hanesan figura iha kraik, click Yes hodi kontinua apaga ka click butaun No hodi kansela prosesu apaga data.

Figura - . Janela Konfirmasaun Apaga Data

9. Se prosesu hatama data foun, edit data ka apaga data remata ona, click butaun OK hodi taka janela hirak nebe nakloke no fila fali ba dokumentu.

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V. Enseramentu
Tenta atu fahe konhesimentu nebe ami iha ba maluk sira seluk, ho konsiensia katak iha nafatin frakeza maske esforsa-an ona. Tanba nee, presiza tebes komentariu no kritika housi maluk sira atu ami bele dezenvolve-an nafatin, atu ami hatene-an nafatin katak iha ema seluk mak hatene liu buat nebe ami hatene, nebe loron ida ami sei buka aprende housi ema nee.

ooOoo
Dili, 15 de Outubro de 2011

Melhores Comprimentos,
Tina & Bety

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PROLOG

icrosoft Word 2007 hanesan programa aplikasaun komputador bazeia ba plataforma Microsoft Windows kompleta ho fasilidades ka fatures oi-oin hodi tulun ita atu produs dokumentus servisus ho efisiente no efikas.

Maske nunee, iha modul ida nee so aprezenta feature ida deit housi Microsoft Word 2007 hanaran Mail Merge, fasilidade ida nebe tulun ita hodi produs surat ka karta masal, por exemplu konvite ho lalais. Ba assuntu ida nee Agustinha Dias Cabral & Maria Luisa Monteiro, Funsionaria Departamento das Finanas, Direco Nacional de Administrao e Finanas, Secretaria de Estado da Juventude e do Desporto tenta atu fahe sira nia konhesimentu konaba programa aplikasaun ida nee ba se-se deit mak presiza, se deit mak hakarak aprende, se-se deit mak hakarak atu buka hatene no se deit mak la britas atu fahe ninia matenek ba ema seluk. Bazeia deit ba kursu ho durasaun limitadu no prosesu aprendizajen metodu autodidak (buka no koko rasik), sira konsege hatudu, sira komprova katak se ita la baruk, ita hakarak buka, ita la moe atu husu no iha espiritu muda-an, la iha buat ida mak ita labele halo. Serbisu hamutuk iha Secretaria de Estado da Juventude e do Desporto durante liu housi tinan rua, hau koese diak sira nain rua. Dedikasaun, responsabilidade, sakrifisiu no espiritu hodi servi sai hanesan fali karakterisku no atitude nebe moris-hodi. Salut no profisiat deit la too hodi ilustra hau nia sentimentu orgulhu no honra ba sira. Ikus liu, hau mos hatoo agradesimentu no parabens ba kolega sira iha Departamento de Administrao e dos Recursos Humanos (DARH): Sr. Saturnino Sarmento (Chefe Departamento), Sra. Ana, Sra. Manuela, Sra. Dulce Maria da Costa no Sr. Mario Tilman, nebe maske ho rekursu limitadu maibe iha esforsu nafatin kria kondisoens hodi dezenvolve kapasidade funsionarius Secretaria de Estado da Juventude e do Desporto. Modul ida nee mos nudar rezultadu ida housi esforsu nebe DARH halo, atraves treinamentu komputador durante semana rua iha East Timor Development Agency (ETDA), Dili, Timor-Leste. Avansa Nafatin, Neneik mas Bebeik!

Dili, 16 de Outubro de 2010 Metodio Caetano Moniz Director Nacional de Administrao e Finanas

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BIODATA

Maria Luisa Monteiro, konhesida ho Bety, moris

iha Dili, iha loron 15 de Agosto de 1975, housi aman Luis Martins no inan Graciana Martins. Oras nee dadaun halao hela ninia profesaun nudar Finance Officer iha Secretaria de Estado da Juventude e do Desporto, kargu ida nebe nia tutela ba desde 2008. Ramata ninia estudus iha Sekolah Menengah Ekonomi Tingkat Atas (SMEA) Negeri Dili, Bety konsege sai funsionaria iha Kantor Bupati Kepala Daerah Tingkat II Dili, desde 1996 ate 1999. Iha tinan ida nee, 2010 Bety passa teste iha Univercidade Nacional de Timor-Leste (UNTL), maibe ho konsiensia rasik la kontinua aktivu tanba konsiensia, dedikasaun no responsabilidade nudar servedor de estado.

Agustinha Dias Cabral, konhesida ho Tina, moris fatin Lospalos,

iha loron 6 de Agosto de 1988, housi aman Jose Dias no inan Juliana Marques Cabral. Oras nee dadaun halao hela ninia profesaun nudar Staf Finansas iha Secretaria de Estado da Juventude e do Desporto, desde 2009. Ramata ninia estudus iha Escola Secundaria Nino Konis Santana Lospalos (2007), Tina kontinua foti kursu informatika iha Centro Formasaun Informatika no Custura (CFIC), Fuiloro, Lospalos no remata iha tinan 2008.

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CONTENTS

I. INTRODUSAUN ___________________________________________________________ 1 II. KRIA DOKUMENTU NO DATABASE FOUN__________________________________ 2 A. PREPARA DOKUMENTU MASTER (PRINSIPAL) ___________________________________ 2 B. KRIA DATABASE EMA NIA NARAN (FIELD NAMES) ______________________________ 2 C. PRIENCHE DATABASE FOUN___________________________________________________ 5 D. HATAMA MERGE FIELD IHA DOKUMENTU_______________________________________ 8 E. PRINT DOKUMENTU KONVITE ________________________________________________ 10 III. KRIA DOKUMENTU FOUN, UZA DATABASE EXISTE ______________________ 11 A. KRIA DOKUMENTU _________________________________________________________ 11 B. HATAMA MERGE FIELD IHA DOKUMENTU______________________________________ 11 IV. EDIT NO AUMENTA DATABASE __________________________________________ 13 V. ENSERAMENTU _________________________________________________________ 16 PROLOG ____________________________________________________________________ I BIODATA ___________________________________________________________________ II CONTENTS _________________________________________________________________ III

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