ALUR AKUNTANSI, PROSEDUR & JURNAL TUTUP BUKU

Karena banyaknya permintaan, dalam posting kali ini saya akan bahas mengenai : Alur Akuntansi, Prosedur dan Jurnal
Tutup Buku. Bagaimana Alur Akuntansi sesungguhnya? Apa essence dari sebuah laporan keuang (financial statement)? Apa dan bagaimana essence dari tutup buku? Mengapa perlu tutup buku? Bagaimana prosedur tutup buku? Bagimana jurnalnya? Bagaimana kaitannya dengan Laba? Bagaimana Kaitannya dengan Balance Sheet? Akan dibahas sesaat lagi. Sesungguhnya ini adalah subject untuk basic accounting, tetapi sangat vital artinya, kunci awal pemahaman akuntansi. Failure on this knowledge, you gonna go to a middle of no where, lost!, Is that worst? Course not, kita masih bisa belajar lagi, belajar sama-sama lagi di sini. Fail and broke is happened just at the point of when saying I am quit!, isnt it? Saya berharap dengan artikel ini, anda akan memperoleh gambaran yang lebih utuh mengenai alur akuntansi, dari awal hingga ke awal lagi tanpa terputus, memiliki fundament yang cukup dan siap menghadapi kasus akuntansi yang lebih complex. Dan Closing Journal Entry Headache No More! :-)ternyata prosedur dan jurnal penutupan buku itu mudah ya.

Accounting & Financial Statement Essence Pembukuan (bookkeeping) dalam scoop yang lebih sempit atau Akuntansi (accounting) dalam scoop yang lebih luas adalah cerminan dari kondisi keuangan suatu aktivitas bisnis (perseorangan maupun badan) yang di administrasikan. Dengan kalimat sederhana, transaksi-transaksi yang yang dinilai/diukur, di catat, diakui dan di laporkan dalam accounting adalah reflection (=cerminan?) dari aktifitas bisnis itu sendiri. Sehingga, laporan keuangan (financial statement) merupakan instrument untuk menilai kondisi atau mengukur performance (kinerja) suatu bisnis atau usaha dalam scoop yang luas. Elemen utama dari Laporan Keuangan pada dasarnya ada dua saja yaitu: Laporan Laba/Rugi (Profit & Lost Statement) dan Neraca (Balance Sheet). SedangkanLaporan Arus Kas (Cash Flow Statement) dan Laporan Perubahan Modal (Equity Statement) hanyalah instrument tambahan, yang even untuk perusahaan yang belum go-public tidak diharuskan. Bukan berarti tidak penting, tentu saja penting untuk menganalisa liquiditas perusahaan dan rasi-rasio lainnya. LAPORAN LABA/RUGI (Profit & Lost Statement) adalah laporan yang disampaikan oleh pihak management sebagai "Assertion" (bentuk pertanggung jawaban) kepadastakeholder (pemegang saham) atau pemilik mengenai kondisi keuangan pada periode tertentu, yang nantinya akan dijadikan alat untuk menilai kinerja perusahaan untuk menjawab satu pertanyaan utama : Apakah pada periode ini perusahaan dalam keadaan untung atau rugi?. Misalnya: Laporan Laba/Rugi PT. Margo Mulyo, Periode 01 January s/d 31 December 2007 atau; Laporan Laba/Rugi PT. Margo Mulyo, Untuk periode yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2007. adalah laporan yang menunjukkan kinerja perusahaan dari tanggal 01 January hingga 31 Desember 2007. Basic Equation untuk Profit & Lost Statement adalah seperti dibawah ini: Profit/Lost = Revenue-COGS-Expenses

NERACA (Balance Sheet) adalah laporan yang menunjukkan posisi keuangan perusahaan pada saat (tanggal) tertentu yang merupakan salah elemen laporan keuangan yang paling penting bagi stakeholder atau pemilik usaha untuk menjawab pertanyaan berikut ini: Pada saat ini:.(misal: 31 Desember 2007) [-]. Berapa kekayaan bersih perusahaan? (Net Asset = Total Asset [minus] Liabilities). [-]. Berapa tingkat liquiditas perusahaan (kemampuan perusahaan untuk menyelesaikan kewajiban-kewajiban jangka pendeknya)? [-]. Berapa tingkat solvability perusahaan (kemampuan untuk menyelesaikan kewajiban jangka panjangnya. [-]. Berapa akumulasi pengembalian investasi perusahaan (ROI=Return Of Investment) [-}. Berapa akumulasi pengembalian modal (ROC=Return of Capital) [-]. dan seterusnya. Semua pertanyaan tersebut terjawab dengan melakukan analisis terhadap nilai yang tercantum di masing-masing elemen Neraca. Basic Equation untuk Neraca adalah seperti di bawah ini: Indonesian Version : Asset = Liabilities + Equity USA Version : Asset Liabilities = Net Asset = Equity Sedanagkan equoation untuk Equity adalah sebagai berikut: Equity = Capital + Net Retained Earning Net Retained Earning = Retained Earning + Earning - Dividen

Mana yang lebih menggambarkan Financial Statement Essence?, silahkan interpretasikan masing-masing, bahasa iklannya Ambil baiknya Saja (Ku Tau Yang Ku Mahu Sempraittt!) :-P

Alur Akuntansi (Accounting Allure) Secara garis besarnya, jika saya gambarkan dengan diagram sederhana, kurang lebih seperti ini:

Catatan: Di tahun buku sebelumnya tentu kita ada saldo awal di masing masing-rekening di neraca. Kemudian pada buku periode tahun berjalan akan terjadi activities di rekening-rekening.

Ilustrasi sederhana: Setelah penutupan buku tahun 2006, Neraca PT. Royal Bali Cemerlang adalah sebagai berikut: PT. ROYAL BALI CEMERLANG Balance Sheet (As Of Per Desember 31st, 2007) Cash = Rp 1,100,000 Piutang = Rp 2,000,000 Persediaan = Rp 2,000,000 Aktiva Tetap Mesin = Rp 7,000,000 Akumulasi penyusutan Mesin = (Rp 1,000,000) ----------------------------------------------Total Asset = Rp 11,100,000 ================================= Liabilities: Utang = Rp 100,000 (*Net Asset = Rp 11,000,000) <-- Cut it here :-P Equity: Capital = Rp 5,000,000 Retained Earning = Rp 6,000,000 ---------------------------------------------- Total = Rp 11,100,000 ================================= * Jika di summarizeed jadinya: Total Asset = Rp 11,100,000 Liabilities = (Rp 100,000) ------------------------------

Net Asset = Rp 11,000,000 ===================== Equity = Rp 11,000,000 ===================== Neraca setelah penutupan buku di atas sekaligus akan menjadi Neraca Awal di Tahun 2008. Step 1: Setelah diperiksa, ditemukan bukti-bukti transaksi di tahun 2008 yang legitimate sebagai berikut:

Dan setelah dilakukan PHYSICAL COUNT lalu hasil phisical count dibandingkan dengan kartu stock, diketahui sisa akhir dari "Raw Material" adalah senilai Rp 2,000,000,Step-2: Journal Entry Bukti-bukti transaksi dicatat dengan jurnal seperti dibawah ini:

Step-3: Memindahkan catatan transaksi ke Buku Besar (General Ledger) Langkah berikutnya adalah memindahkan jurnal ke Buku besar, sehingga buku besar akan menjadi sebagai berikut:

Step-4: Memindahkan saldo-saldo buku besar ke TRIAL BALANCE (Neraca Percobaan) Posisi Trial Balance menjadi seperti ini:

Step-5: Adjustment Entry Selanjutnya lihat apakah ada yang perlu disesuaikan pada rekening ini?, setelah membaca artikel mengenai perolehan Aktiva Tetap di Accounting, Finance & Taxation, ternyata diketahui bahwa biaya angkut mesin seharusnya dikapitalisasi ditambahkan ke dalam perolehan aktiva mesin :-). Tetapi sudah terlanjur masuk ke buku besar, bagaimana? Disesuaikan dengan memposting jurnal langsung ke General Ledger (buku besar): [Debit]. Aktiva Tetap Mesin = Rp 500,000 [Credit]. Biaya Angkut = Rp 500,000 Dan atas penambahan perolehan aktiva tetap mesin beban penyusutannya diakui dengan jurnal: [Debit]. Depreciation = Rp 62,500,[Credit]. Accum. Depreciation = Rp 62.500,(Life Time 8 tahun = Rp 500,000/8 = Rp 62,500,-) Jurnal di atas akan membuat Buku Besar keempat rekening di atas akan berubah menjadi seperti dibawah ini:

Catatan:

Saldo Aktiva Tetap Mesin menjadi: Debit = Rp 8,500,000 Saldo Biaya Angkut menjadi Rp 0 (nol) Saldo Depreciation (Penyusutan) menjadi: Debit = Rp 1,062,500 Saldo Accum. Deprec menjadi: Rp 1,062,500,-

Step-6: Membuat ADJUSTED TRIAL BALANCE Selanjutnya saldo semua buku besar coba dimasukkan lagi ke ADJUSTED TRIAL BALANCE, dan hasilnya menjadi seperti dibawah ini:

Catatan: Perhatikan angka-angka yang berwarna merah, itu adalah rekening-rekening yang mengalami penyesuaian. Langkah berikutnya tinggal: PENUTUPAN BUKU. Tetapi karena keterbatasan space, dengan terpaksa saya penggal sampai di sini dahulu, untuk saya lanjutkan di posting saya berikutnya. Supaya pemahaman anda tidak terputus, saya encourage anda untuk melanjutkannya di : PROSEDUR & JURNAL TUTUP BUKU [-baca-]. Mengapa? Karena disana saya akan bahas prosedur penutupan buku, jurnalnya, bagaimana mengconvert Laba (Earning) di Laba/Rugi ke Retained Earning di Neraca, bagaimana menutup account2 nominal (temporary account)... dan lain sebagainya, hingga siap untuk transaksi di periode/tahun buku berikutnya. So, sampai ketemu di : PROSEDUR & JURNAL TUTUP BUKU (Closing Entry & Its Procedure) don't miss it!

PROSEDUR DAN JURNAL TUTUP BUKU

Prosedur dan Jurnal Tutup Buku ini akan menjadi akhir dari accounting cycle, disini akan dibahas secara specific
konsep, prosedur dan pengerjaannya stepbystep, hingga mengahsilkan Laporan Keuangan (Profit/Lost Statement & Balance Sheet). Di artikel sebelumnya (Alur Akuntansi [-baca-]) kita sudah sampai pada pembuatan Adjusted Trial Balance yang hasilnya seperti dibawah ini (sekedar mengingat kembali):

Artikel ini adalah lanjutan dari Alur akuntansi (Sorry for a while break), di artikel ini akan dilanjutkan. Sebelum ke prosedur dan Jurnal Tutup Buku, berikut ini adalah cuplikan percakapan menarik sekaligus menggelitik yang saya extract dari suatu milis, kalau tidak salah ini adalah percakapan antara user suatu Accounting Software dengan seorang IT consultant: Dari : DJ <[EMAIL PROTECTED]> wrote: Saya lagi bingung dengan istilah posting. Itu maksudnya bagaimana? Kalokartu stok, piutang, dan hutang tidak di dihapus ntar bagaimana dengansaldo awal ? Biasanya kan pada tanggal 1 tiap bulannya diberiketerangan saldo awal, kalo lanjut terus bagaimana pada tanggal 1 bulanberikutnya? Halo D, Posting itu bahasa akuntansi yang artinya memasukkan semua jurnal kebuku besar. Hanya saat ini lebih baik langsung dimasukkan secaraotomatis (posting otomatis). Kan setiap akhir bulan, kartu stok, piutang, hutang, jurnal, bukubesar, laba rugi dan neraca ditutup bulan. Jadi pasti saldo awal bulanini adalah saldo akhir bulan lalu. Data kartu stok, piutang, hutang,jurnal, buku besar, laba rugi dan neraca tidak perlu dihapus, agar siuser bisa melihat data yang bulan2 lalu.

Advess ISV and IT Consultant

Dihapus?. I don't mean to insult anybody, but it sound ODD to me. Tentu saja hapus/tidak bukanlah pilihan (miripmirip judul lagu di MTV ya?). Saya rasa pertanyaanya bukan dihapus atau tidak, tetapi bagaimana prosedurnya yang benar? :-).

Apa Essensi Tutup Buku?

Arti harfiah Tutup Buku mengesankan bahwa pembukuan perusahaan ditutup, apakah berarti buku catatan keuangan perusahan ditutup?. Concept dasar tutup buku adalah memindahkan "Nominal Accounts" dan "Dividen" ke rekening Retained Earning (Laba Ditahan) sehingga diperoleh nilai Equity (modal) di akhir periode. Tutup buku dimaksudkan untuk: [-]. Melakukan pemisahan (dikenal dengan istilah CUT-OFF/PISAH BATAS) antar periode/tahun buku. [-]. Menentukan Laba/Rugi di akhir periode. [-]. Memperoleh Neraca Akhir [-]. Memisahkan Hard Copy (bukti transaksi) antar periode/tahun buku Dan setelah tutup buku nantinya diharapkan agar berbagai pihak (yang berkepentingan) dapat: [-]. Menilai achievement progress atau perkembangan pencapaian perusahaan ke arah objective (tujuan) perusahaan (organisasi) yang pada dasarnya adalah Profit/Laba. [-]. Mengetahui kekayaan perusahaan di akhir periode. [-]. Mengetahui tingkat kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban jangka pendeknya (liquidity) dan jangka panjangnya (solvability), dan rasio keuangan lainnya. You may questioning Account apa saja yang disebut sebagai Nominal Account ? Nominal Account: adalah account-account temporary yang harus ditutup diakhir periode ke rekening Retained Earning (Laba Ditahan), yang meliputi: - Cost & Expense accounts (Cost & Biaya) - Income Tax - Revenue accounts (Pendapatan) Disamping "Nominal Account", "Dividen" juga harus ditutup. Dari Penjelasan diatas saya yakin, sudah mulai ada gambaran yang cukup mengenai apa itu tutup buku, dan mungkin sudah mulai ada gambaran bagaimana seharusnya prosedur tutup buku itu?. Anyway, I am handing-this-on right now, read on....

Prosedur dan Jurnal Tutup Buku

Pada dasarnya prosedur tutup buku sederhana saja. Tehnisnya seperti ini:

Step-1: Pisahkan Nominal Accounts dengan Real Account Jika kita pisahkan account-account yang ada di trial balance ke dua kelompok di atas maka akan menjadi sebagai berikut:

Step-2: Menutup Nominal Account ke Income Statement (Lap. Laba Rugi) Pemindahan nominal account (Revenue/Sales, Cost & Expenses) ke Income Statement dilakukan dengan: (a). Menutup Cost & Expense ke Profit/Lost (b). Menutup Revenue/Sales ke Profit/Lost Dengan jurnal :

Catatan: Costs & Expenses ditutup dengan men-debit rekening "Profit/Lost", sedangkanRevenue ditutup dengen mengcredit rekening "Profit/Lost" Dengan kedua jurnal di atas maka: [-]. Saldo akhir semua account Cost, Expense, & Revenue akan menjadi 0 (nol). [-]. Dan membentuk Buku Besar Profit/Lost.

Step-3: Membuat Profit & Lost Statement Dari sini Profit & Lost Statement sudah sudah bisa di-construct, dan hasilnya akan seperti dibawah ini:

Catatan: Hasil akhirnya masih berupa Earning Before Tax = Rp 15,437,500

Step-4: Menghitung Income Tax Dengan Earning Before Tax diatas maka Income Tax " dapat kita hitung (Laba Kena Pajak dibawah Rp 50,000,000 so rate-nya 10%): Rp 15,437,500 x 10% = Rp 1,543,750

Step-5: Posting Income Tax Income Tax dijurnal dengan:

Catatan: Jurnal diatas akan membentuk Buku Besar baru yaitu:

Buku Besar Income Tax dengan saldo Debit = Rp 1,543,750 Buku Besar Income Tax Payable dengan saldo Credit = Rp 1,543,750

Step-5: Menutup Buku Besar "Income Tax" ke "Profit/Lost" Karena Income Tax juga termasuk account nominal, agar saldo akhirnya juga menjadi nol maka ditutup dengan jurnal:

Setelah Income Tax ditutup ke buku besar "Profit/Lost" maka Profit & Lost Statement sudah bisa diconstruct sempurna. Setelah Income Tax dimasukkan, maka Income Statement akhir akan kita peroleh seperti dibawah ini:

Catatan: Setelah rekening-rekening Cost, Expense, Revenue & Income Taxditutup ke rekening baru "Profit/Lost", maka Buku Besar "Profit/Lost" akan menjadi seperti dibawah ini:

Step-6: Menutup Buku Besar Profit/Lost ke Retained Earning Pada akhirnya Buku Besar Profit/Lost juga harus kita tutup. Dan Profit/Lost ditutup ke Retained Earning dengan jurnal:

Catatan: Pada dasarnya semua nominal account hanyalah tempat persinggahan sementara, yang pada akhirnya ditutup ke Retained Earning (Real Account), itulah sebabnya Nominal Account sering disebut dengan "Temporary Account". Sekarang semua Nominal Account telah kita tutup Tetapi masih ada satu rekening yang masih open, yaitu Dividen yang dibayarkan kepada pemegang saham sebesar Rp 1,000,000,- dan ini harus ditutup juga.

Step-7: Menutup Dividen ke Retained Earning Dividen ditutup dengan jurnal:

Sampai saat ini semua Nominal Account & Dividen telah ditutup, artinya: SEMUA REKENING NOMINAL SUDAH BERSALDO 0 (NOL), tinggal Real Account yang masih ada saldonya, karena memang Real Account akan rolled up ke periode berikutnya. Langkah selanjutnya adalah membuat Neraca Lajur.

Step-8: Membuat Neraca Lajur Jika semua buku besar yang masih ada saldo-nya (Real Account) kita masukkan ke dalam Neraca Lajur maka hasilnya akan seperti dibawah ini:

Step-9: Membuat Neraca Akhir (31-Dec-2008) Dari Neraca lajur pada step-8 diatas maka kita sudah bisa mendapatkan NERACA Per 31 Desember 2008 seperti dibawah ini:

Catatan: (Penting) Jika ada penyesuaian-penyesuaian, maka perlu dilakukan Penyesuaian Kembali pada saat menjelang awal tahun buku. Hal ini dimaksudkan agar buku tetap consistent, tetapi karena pokok bahasan ini hanya mengenai penutupan buku, maka hal tersebut tidak saya bahas di artikel ini. Akan saya bahas di artikel yang lain. Contoh saya buat sesederhana mungkin dengan maksud utama: AGAR SIKLUS BISA DI PAHAMI DENGAN JELAS. There is no way to cover cases allover those wide-range-industries-and services in one article :P. Tetapi jika dipadukan dengan kasus-kasus specific, perlakuan-perlakuan specific, yang sudah dan akan saya tambahkan diposting-posting saya berikutnya, saya yakin siapapun tidak akan mengalami kesulitan untuk construct laporan keuangan. Even, I made that simple, I know it still sound not easy, izzit?, I know I know. But if you try to do your best to understand and follow all the step since the beginning, keep excercising, trust me, it will be more than worth it!, that's why I merely writte this step-by-step guidance. Hopefuly this helps. Have a bright time! Putra