MAKALAH

JOB ANALYSIS, JOB DESCRIPTION, DAN JOB SPESIFICATION

TUGAS KELOMPOK Dosen Pengampu : Prof. Dr. Tri Joko Raharjo, M.Pd.. Mata Kuliah : Manajemen Sumber Daya Manusia Pendidikan (3 SKS)

Oleh
No. 1. 2. 3. 4 5. Nama Tanto Elva Khoiri Amalia Eko Saputra Abdul Wahid Sutrisno NIM 0102509076 0102509067 0102509005 0102509084 0102509092

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2010

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Kualitas organisasi atau lembaga biasanya dilihat dari kuantitas dan kulitas produk yang berupa barang atau jasa. Untuk mendapatkan produk dengan kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan canggih faktor. Hal ini seperti apa yang dikatakan Robert L. Mathis dan John H Jackson (2001; 4) Sumber Daya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bahwa unsur manusia dalam organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing. Organisasi atau lembaga di bidang pendidikan juga sama seperti halnya sebuah perusahaan, sumber daya manusia (SDM) merupakan faktor penentu keberhasilan tujuan pendidikan. Hal ini sejalan dengan pernyataan Sergiovanni, et.al (1987:134) dalam http://uhar_suharsaputra.mht, (akses, 22 Maret 2010) yang menyatakan bahwa: Perhaps the most critical difference between the school and most other organization is the human intensity that characterize its work. School are human organization in the sense that their products are human and their processes require the sosializing of humans (Barangkali perbedaan yang paling kritis (menonjol) antara sekolah dan hampir semua organisasi adalah intensitas manusia yang menandai pekerjaannya. Sekolah adalah organisasi manusia yang di dalamnya memproduk manusia dan prosesnya memerlukan sosialisasi dari manusia.

Pendapat tersebut menunjukan bahwa masalah sumberdaya manusia menjadi hal yang sangat dominan dalam proses pendidikan/pembelajaran, hal ini juga berarti bahwa mengelola sumberdaya manusia merupakan bidang yang sangat penting dalam melaksanakan proses pendidikan/pembelajaran di sekolah. Uraian di atas menunjukkan bahwa sumber daya manusia perlu dikelola dengan sebaik-baiknya. Pengelolaan tersebut merupakan tugas dari Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Salah satu tugas MSDM adalah untuk mendayagunakan sumberdaya manusia yang dimilikinya secara optimal. Pendayagunaan ini seringkali berarti mengupayakan agar sumberdaya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Upaya tersebut dilakukan melalui proses manajemen terhadap sumberdaya manusia, dengan berbagai kegiatannya Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan dengan baik bilamana ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, serta bila mana bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu. lni berarti bahwa perusahaan harus bisa menempatkan orang pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, dengan tidak lupa mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya. Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumberdaya manusia sangat erat kaitannya dengan motto "The Right Man on the Right Place and the Right Time". Jadi manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai dengan minat dan kemampuannya.

Penerapan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur "Place-" nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai Jabatan. Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh, sehingga perlu ada pengertian yang seragam dalam memahami tulisan ini. Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda. Bahkan ironisnya para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang apa yang seharusnya dikerjakan Peramsalahan tersebut perlu dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan Studi yang berkaitan dengan analisis jabatan penulis angkat dalam sebuah makalah yang berjudul Job Analysis, Job Description, dan Job Spesification. Berdasarkan judul tersebut penulis akan membahas hal-hal sebagai berikut: 1. Definisi dan pengertian 2. Informasi yang diperoleh dari job analysis 3. Tujuan analisis jabatan 4. Metode dan proses pengumpulan informasi bagi analisis jabatan 5. Teknik melakukan analisis jabatan 6. Isi (aspek-aspek) job descriptions

7. Langkah-langkah pelaksanaan job descriptions 8. Langkah-langkah pelaksanaan job description 9. Job spesification 10. Kaitan antara job analysis, job description dan job spesification

BAB II PEMBAHASAN A. Definisi dan Pengertian Job Analisis Menurut Malayu (2005;28) Job Analisis (analisis pekerjaan) adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan,

bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Menurut Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk tujuan manajemen. Menuurt Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Benandin & Russell dalam Gomes (2003:91) mengatakan analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan penglaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan. Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari

satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif. Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks involve in a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the job (Robbin, 1993). Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu (job analisis is the systematic process of collecting relevant, work-related information related to the nature of a specific job). Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: job analisis is the process of gathering information about a job (Bernardin & Russel, 1993). Berdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisis pekerjaan memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis Jenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi dua jenis analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job description) dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result-oriented job description).

1. Traditional Job analysis Analisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi melalui tiga aspek, yaitu: (1) tanggung jawab (responsibilities), (2) merinci unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada pengarah dan bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties) umum seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan;dan (3) kualifikasikualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan. Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian perusahaan tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak ada syarat-syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standarstandar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja, tidak merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya. 2. Result-Oriented Job Description (RODs) Analisis yangberorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented job description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam programoriented budgets. Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui bahwa baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan tertentu. Analisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang tasks, conditions, standards, SKAs, qualification.

Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs) adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan kembali atas RODs, setiap kedudukan memerlukan RODs tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi yang tidak dapat diukur. Analisis Jabatan mencakup 2 (dua) elemen, yaitu : 1. Uraian Jabatan (Job Description) dan 2 Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau

Persyaratan Jabatan (Job Requirement) B. Informasi yang diperoleh dari job analysis Informasi yang diperoleh dari job analysis adalah perencanaan tenaga kerja (manpower planning), perekrutan dan penempatan (recruitment and placement), pengembangan organisasi (organisation development), pelatihan dan pengembangan (training and development), penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit), hubungan industrial (industrial relation), dan juga sistem informasi SDM (human resources information sistem).

Analisis

pekerjaan

selain

menghasilkan

job description, job

specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut. 1. Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection) Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat. 2. Kompensasi (Compensation) Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain) orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya. 3. Evaluasi Jabatan Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya risiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan oaji pada posisi jabatan tersebut.

4. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal) Penilaian ptestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk

menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya. 5. Latihan (Training) Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam

pengembangan program-program latihan. 6. Promosi dan Pemindahan Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan. 7. Organisasi Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki. 8. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment) Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu. 9. Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplification) Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi. 10. Penempatan (Placement)

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan

keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif. 11. Peramalan dan Perekrutan Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan

perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan. 12. Orientasi dan Induksi Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan

kewajibannya, menginduksi, dan lainnya C. Tujuan Analisis Jabatan Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu: 1. Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan. 2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelaskelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu

3. Job

evaluation,

yaitu

suatu

prosedur

pengklasifikasian

pekerjaan

berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat 4. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk

mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok 5. Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan 6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja 7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja 8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu 9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja 10. Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan 11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi 12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

D. Metode dan Proses Pengumpulan Informasi bagi Analis Jabatan

Joseph E. Morsh dalam Asad (2004) memperbincangkan beberapa motode dalam analisis jabatan. Metode-metode tersebut adalah metode dengan Questionaire (angket), metode dengan Check-List, dengan wawancara individual, pengamatan, wawancara kelompok, technical conference, catatan harian, metode dengan ikut bersama-sama kerja dan yang terakhir adalah metode teknik critical incident 1. Wawancara Wawancara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Pro dan Kontra. Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas

mencerminkan keunggulan. b. Pertanyaan pertanyaan yang Khas. Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan secara luas. c. Pedoman Wawancara.

2. Kuesioner Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan. 3. Observasi

Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik. 4. Buku Harian (diary/log) Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian. Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa. Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu jabatan.Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan akan terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner, 2) Wawancara dengan pemangku jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate, 3) Observasi. Proses terjun di lapangan ini

dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugastugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake holders).

Analis jabatan sebelum mengadakan wawancara, biasanya akan menyebarkan questioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas. Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan. E. Teknik Melakukan Analisis Jabatan Analisa jabatan adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan tersebut. Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu (1) mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku. Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan). Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses analisis jabatan, yaitu: 1. Proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau

tujuan organisasi. Hal ini, nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas. 2. Proses analisis jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias dalam menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini. 3. Kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur organisasi. Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan selera masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun, juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.

Format isi uraian jabatan memang bisa sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi yang lain. Namun, dengan kerangka berpikir bahwa uraian jabatan ini diperlukan sebagai bahan dasar informasi untuk proses pengelolaan SDM yang lainnya, maka dalam format uraian jabatan tersebut sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai berikut: identitas jabatan, tujuan jabatan, tanggung jawab utama, indikator kinerja, dimensi/ukuran jabatan, dan spesifikasi jabatan. Di luar itu, organisasi dapat memasukkan juga informasi tambahan lainnya, misalnya kewenangan, tantangan, hubungan kerja, dan struktur organisasi F. Isi (aspek-aspek) Job Descriptions Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan.Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya.

Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting. Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut. 1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama

jabatan, seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi. 2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan

tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi. 3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi

yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas. 4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-

mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

5.

Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan

bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya. 6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus

dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan. Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang dicapinya. Urian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa, baru siapa sehingga mis manajemen dapat dihindari. G. Langkah-langkah Pelaksanaan Job Description Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan.: 1. Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam

jabatan itu, termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu. 2. Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other

characteristics (KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. a. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di

dalam prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.

b.

Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang

bisa diamati. Misalnya: kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya. c. Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang

bisa dipelajari, baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang. d. Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap,

atau watak yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Laporan analisa jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan tugasnya dengan cukup baik. Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan artinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi

hasi{ analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai. 2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan. 3. Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis. Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis
4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.

Mengumpulkan

informasi

analisis

pekerjaan

artinya

penganalisis

mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan 5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentingan artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga akan dapat membantu per-

olehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya. 6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan 7. Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan. Meramalkanl dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi perusahaan. Analisis pekerjaan akan memperoleh informasi tentang pekerjaan, uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan pada perusahaan tersebut. H. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification) Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan

kompeten Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut: 1. Tingkat pendidikan pekerja. 2. Jenis kelamin pekerja. 3. Keadaan fisik pekerja. 4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja. 5. Batas umur pekerja. 6. Nikah atau belum. 7. Minat pekerja. 8. Emosi dan temperamen pekerja. 9. Pengalaman pekerja

I. Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalah job analsis merupakan proses mencari informasi sampai denngan analisis untuk penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan atau persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan. Uraian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar-benar diperoleh sesuai dengan kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga ada efektitifias dan efisiensi SDM.

Analisis pekerjaan juga dibutuhkan untuk job specification (spesifikasi pekerjaan sehingga pekerjaan yang ada benar-benar dapat dikerjaan oleh orang yang profesional. Jika pekerjaan dikerjaan orang yang profesional maka diharapkan akan menghasil produk yang dapat bersaing dengan organisasi atau lembaga lain.

BAB III SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan Pembahasan di atas dapat simpulkan sebagai berikut: 1. Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses

pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis. Hasil dari analisis pekerjaan adalah uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (Job specification) 2. Job description atau uraian pekerjaan adalah

Dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Urian pekerjaan tersebut biasanya berisi: a. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, b. Hubungan tugas dan tanggung jawab, c. Standar wewenang dan pekerjaan, d. Syarat kerja/Stndar Kerja, e. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, dan f. Spesifiksi Pekerjaan (Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya) 3. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification) adalah

uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Job spesification berisi: a. Tingkat pendidikan pekerja, b. Jenis kelamin pekerja, c. Keadaan fisik pekerja, d. Pengetahuan dan kecakapan pekerja, e. Batas umur pekerja, f. Nikah atau belum., g. Minat pekerja, h Emosi dan temperamen pekerja, dan i. Pengalaman pekerja

B. Saran Saran yang dapat penulis ajukan adalah hendaknya pembaca dapat mengimplemantasikan analis jabatan apabila dengan sebenar-benarnya seandainya mendapat tugas sebagai analis jabatan atau sebagai pemimpin suatu oraganisasi atau lembaga.

DAFTAR PUSTAKA Adi, Isbandi Rukminto. 2002. Pemikiran-pemikiran dalam Pembangunan Kesejahteraan Sosial, (Jakarta: Lembaga Penerbit FE-UI Anonim, 2010. Anlissi Jabatan
http://www.pemimpin-unggul.com/analisa_jabatan.html http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantardankonsep.html , akses, 14 April 2010)

Dessler, Gerry, 1993, Manajemen Sumber Daya Manusia. Human Ressouce Management 7 c, Edisi Indonesia, Jilid 2, Jakarta, Prenhaliindo Handoko dan Tjiptono. 1996. KepemimpinanTransformasional dan Pemberdayaan, (Dimuat dalam Jurna Ekonomi dan Bisnis Indonesia. Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada Hasibuan, H.Malayu S.P. 2005; Manajemen Sumber Daya Manusia; , Jakarta: Bumi Aksara. Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE. Yogyakarta. Mathis, Robert L. dan John H Jackson, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, , Jakarta , Salemba Empat. Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung
Said, Ismail. 2001. Pemberdayaan Sumber Daya Aparatur Pemerintah Ditinjau dari Sudut Hukum Kepegawaian. Jurnal : 204 ANALISIS, TAHUN II, NOMOR 4,
Oktober 2001

Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan Umar, Husen. 2005. Riset Sumber Daya Manusia. Jakarta; PT Gramedia Utama.
.

Wexley Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia. Penerbit Rineka Cipta.

JOB ANALYSIS, JOB DESCRIPTION, DAN JOB SPESIFICATION

TUGAS KELOMPOK
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Tri Joko Raharjo, M.Pd..
Mata Kuliah : Manajemen Sumber Daya Manusia Pendidikan (3 SKS)

Oleh

No.Nama 1. Tanto 2. Elva Khoiri Amalia 3. Eko Saputra 4 Abdul Wahid 5. Sutrisno

NIM 0102509076 0102509067 0102509005 0102509084 0102509092

Job Analisis
Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis

Analisis Jabatan
Uraian Jabatan (Job Description) Job Spesification/ Job Requirement

Informasi yang diperoleh dari job analysis

1. Perencanaan tenaga kerja (manpower planning),
2. Perekrutan dan penempatan (recruitment and placement), 3. Pengembangan organisasi (organisation development), 4. Pelatihan dan pengembangan (training and development), 5. Penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit), 6. Hubungan industrial (industrial relation), dan 7. Sistem informasi SDM (human resources information sistem).

Tujuan Analisis Jabatan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Job description, Job classification Job evaluation Job desinng restructuring Personel requirement Performance appraisal Worker training Worker mobility Efficiency Safety Human resource planning Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

Metode Pengumpulan Informasi

1. 2. 3. 4. Wawancara Kuesioner Observasi Buku Harian (diary/log)

Proses Pengumpulan Informasi

Pengumpulan data-data dari internal organisasi Mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi Terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner, 2) Wawancara (pemangku jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate, 3) Observasi. Membuat uraian jabatan dan persyaratan jabatan Pengesahan

Teknik Melakukan Analisis Jabatan

Tahap Analisis Jabatan 1) mengumpulkan informasi, 2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan 3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku

Job Description
Dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi

Job Description
1. 2. 3. 4. 5. 6. Identifikasi pekerjaan atau jabatan Hubungan tugas dan tanggung jawab Standar wewenang dan pekerjaan Syarat kerja/Stndar Kerja Ringkasan pekerjaan atau jabatan Spesifiksi Pekerjaan (Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya)

Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification)

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten

Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification)

1. Tingkat pendidikan pekerja. 2. Jenis kelamin pekerja. 3. Keadaan fisik pekerja. 4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja. 5. Batas umur pekerja. 6. Nikah atau belum. 7. Minat pekerja. 8. Emosi dan temperamen pekerja. 9. Pengalaman pekerja

Selesai (THE END)