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1. Objetivo 2. Aplicao, Abrangncia e Responsabilidades 3. Documentos de Referncia 4. Definies 5. Condies gerais 6. Estrutura dos documentos 7. Elaborao e aprovao do Documento 8. Cadastro, controle de revises e cancelamento de Documentos 9. Controle de distribuio de documentos de origem interna 10. Controle de documentos de origem externa 11. Controle de documentos e dos Registros de Controle 12. Histrico de Alteraes
Elaborao: Funo: Aprovao: Funo: Data Data:

1. Objetivo Estabelecer a sistemtica para o controle efetivo da documentao do Sistema de Gesto da Qualidade, visando garantir que somente documentos vlidos estejam disponveis nos locais de uso. 2. Aplicao, Abrangncia e Responsabilidades 2.1. Aplica-se a todos os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade, incluindo, documentos de origem externa. 2.2. Para documentos de origem interna e externa, o controle de emisso, aprovao, distribuio de cpias e reteno dos documentos originais de responsabilidade do Encarregado de Expedio. 3. Documentos de Referncia NBR ISO 9001:2008 Sistema de Gesto da Qualidade Requisitos - item 4.2.3 PQ-002 Controle de Registros da Qualidade Portaria 371 de 29 de dezembro de 2010. Inmetro- Segurana de eletrodomsticos.
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4. Definies 4.1. Manual da Qualidade (MQ) Tipo de documento que se destina a delinear a estrutura do Sistema de Gesto da Qualidade com base nos requisitos da Norma NBR ISO 9001:2008 e faz referncia aos procedimentos documentados que suportam as atividades ligadas diretamente ao Sistema. 4.2. Procedimentos da Qualidade (PQ) Documentos elaborados segundo prticas e conceitos que definem as diversas atividades operacionais e administrativas da Bianchi. 4.3. Instruo de Trabalho (IT) Tipo de documento do Sistema de Gesto da Qualidade, relacionada a um ou mais procedimentos, elaborado sempre que houver necessidade do detalhamento do como fazer ou como avaliar uma atividade descrita em um procedimento. 4.4. Registro da Qualidade (RQ) Documento que fornece evidncia objetiva sobre a extenso do atendimento dos requisitos para a Qualidade, das atividades realizadas e dos resultados obtidos. 4.5. Cpia Controlada Reproduo do documento original, distribuda mediante identificao, registro e controle, para cujo possuidor registrado devem ser encaminhas as revises futuras. 4.5. Cpia No Controlada Reproduo do documento original, distribuda para uso interno no sistmico somente a titulo de complemento de informaes que no afeta as atividades do usurio e tambm entidade externa por interesse da empresa no tocante a informaes tais como, licitaes, materiais promocionais e outros, para os quais no sero encaminhadas obrigatoriamente, as revises futuras.

VOLTAR SUMRIO 5. Condies gerais 5.1. Tipos de documentos do Sistema de Gesto da Qualidade 5.1.1. O Sistema de Gesto da Qualidade estruturado com os seguintes tipos de documentos: Nvel 1 - Manual da Qualidade (MQ); Nvel 2 - Procedimento da Qualidade (PQ); Nvel 3 - Instruo de Trabalho (IT) e, Nvel 4 - Registros da Qualidade (RQ). 5.1.2. Registros da Qualidade (RQ) so tipos de documentos que fornecem evidncias objetivas do atendimento dos requisitos que necessite comprovar o atendimento da atividade realizada e de resultado obtido dentro do Sistema de Gesto da Qualidade estabelecido. A sistemtica para Controle de Registros da Qualidade definida no procedimento PQ-002.

5.2. Identificao dos documentos 5.2.1. Fica estabelecido neste item que todos os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade devem apresentar em sua identificao, no mnimo, as informaes descritas a seguir: Tipo de documento; Cdigo do Documento;

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5.3. 5.3.1.

Ttulo do documento; Data de emisso; Data da ltima reviso; Nmero da Reviso; Paginao, e Nome e assinatura do elaborador e aprovador (rodap da pgina de rosto). Codificao dos documentos Os documentos devem ser codificados conforme critrio a seguir: Tipo MQ Tipo PQ Tipo IT Sigla MQ + nmero sequencial em trs dgitos; Sigla PQ + nmero sequencial em trs dgitos; Sigla IT + nmero sequencial em trs dgitos.

5.4. Data de Emisso 5.4.1. Informar neste campo a data de emisso da primeira verso do documento correspondente reviso um devido considerar a primeira reviso pr-emisso.

5.5. Data da ltima reviso 5.5.1. Informar neste campo a data da realizao da ltima verso do documento.

5.6. Nmero da Reviso 5.6.1. Neste campo deve constar o nmero da reviso do documento em dois dgitos, iniciando-se em 00.

5.7. Paginao 5.7.1. Constar o nmero da pgina e do total de pginas do documento.

5.8. Nome e assinatura do elaborador e aprovador 5.8.1. Constar nomes e assinaturas dos responsveis pela elaborao e aprovao do documento conforme definido na seo 7 deste procedimento.

6. Estrutura dos documentos 6.1. Os documentos do tipo MQ, PQ e IT devem ser elaborados utilizando-se dos formulrios padronizados disponveis no sistema de gesto da qualidade. 6.2. 6.2.1. Ttulo do Documento O ttulo do documento deve ser conciso, mantendo, porm a clareza e distino com o de outros documentos. O ttulo deve comear pela palavra indicativa da ao, por exemplos: - Controle de... - Preparao de... - Inspeo de... . 6.3. 6.3.1. Contedo dos Documentos Dentro de um Documento do Tipo MQ, PQ ou IT, sero identificados as seguintes sees: Elementos preliminares; Texto do Documento; Elemento complementares.

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6.3.1.1. Os elementos preliminares sero compostos de: 6.3.2. 6.3.2.1. Objetivo Aplicao, Abrangncia e Responsabilidades Documentos de referncia Definies Texto do Documento O contedo de um documento deve incluir as condies gerais, especficas e as responsabilidades.

6.3.2.2. Quando necessrio, podero ser utilizados recursos grficos, fluxogramas, figuras e tabelas no corpo do texto. 6.3.3. 7. Os elementos complementares tero as seguintes sees: Controle de Registros da Qualidade Histrico de alteraes Elaborao e aprovao do Documento

7.1. A elaborao dos Documentos do Sistema da Qualidade de responsabilidade do Gestor da rea ou Consultor contratado para essa finalidade. 7.2. Aps redao do documento em conformidade com os requisitos estabelecidos para a elaborao do procedimento, o gestor da rea deve encaminhar uma cpia completa do documento, sem numero de reviso e sem assinaturas entendendo- se assim que se trata de um documento preliminar e no documento j vlido para uso, para a anlise crtica do Representante da Direo e a alta direo.(pode participar desta analise critica, alm da alta direo, os responsveis das reas envolvidas). 7.3. A cpia do documento preliminar analisada e nela sero registradas as observaes, sugestes e crticas ao contedo para posterior correo ou melhoria. VOLTAR SUMRIO 7.4. O documento preliminar retorna ao responsvel pela elaborao que analisa e aplica as correes e melhorias necessrias e acordadas. 7.5. Nesta etapa, o responsvel da rea ou Encarregado de Expedio solicita a impresso da verso final do documento para assinaturas de aprovao. 7.6. As assinaturas validas da elaborao e aprovao dos documentos seguem os critrios abaixo: 7.6.1 - Elaborao - Manual da Qualidade (M) Encarregado de Expedio com apoio da consultoria. - Procedimentos da Qualidade (PQ) Encarregado de Expedio com apoio do Responsvel pelo processo - Instrues de Trabalho Encarregado de Expedio com apoio do Responsvel pelo processo. 7.6.2 - Aprovao - Manual da Qualidade (MQ) Diretor - Procedimentos da Qualidade (PQ) Encarregado de Expedio - Instrues de Trabalho Gerente da rea de abrangncia 8. Cadastro, controle de revises e cancelamento de Documentos 8.1. Cadastro de novos Documentos 8.1.1. O Cadastro do Documento do Sistema da Qualidade deve ser feito pelo Encarregado de Expedio utilizando o RQ-002 - Formulrio para Cadastro de Documentos do Sistema da Qualidade. 8.1.2. Para documentos novos, efetua-se o registro do Cdigo e Titulo, e preenche a coluna referente Reviso 00 com a data e visto. 8.2. Controle de Revises e Cancelamento de Documentos
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8.2.1. 8.2.2.

Para atualizao das revises em documentos j cadastrados, deve-se preencher a coluna referente reviso correspondente (Data e Visto). Para cancelamento de um documento j cadastrado, deve-se preencher a coluna correspondente no formulrio (Data e Visto).

9. Controle de distribuio de documentos de origem interna 9.1. Cpias no controladas 9.1.1. A distribuio de cpias no controladas s ser efetuada quando da necessidade e solicitao de envio de documentos para entidades externas. 9.1.2. Quando do envio de cpias no controladas, no ser efetuado controle especfico de distribuio, sendo assim no h necessidade de atualizao dos documentos em caso de revises. 9.1.3. A distribuio de cpias no controladas realizada pelo Gerente de Produo, que procede da seguinte forma: a) Providenciar as cpias necessrias a partir do nico original vlido; b) Carimbar as cpias (todas as pginas) com os dizeres CPIA NO CONTROLADA conforme ilustrado na Figura 2; c) Enviar o documento para o solicitante. 9.1.4. Em caso de distribuio por meio eletrnico, usa-se a marca-dgua com os dizeres CPIA NO CONTROLADA em todas as pginas do documento. 9.1.4. A cpia impressa deve ser distribuda como no controlada com o carimbo abaixo mostrado.

CPIA NO CONTROLADA
Este documento no ser obrigatoriamente atualizado em caso de reviso Figura 1 Carimbo CPIA NO CONTROLADA VOLTAR SUMRIO 9.2. Cpias controladas 9.2.1. A partir da aprovao e/ou reviso de um documento do Sistema de Gesto da Qualidade, deve-se iniciar o processo de distribuio de cpias controladas conforme o caso, e cabe ao Encarregado de Expedio garantir que as cpias estejam nos locais de aplicao e que cpias obsoletas sejam substitudas.

9.2.2. O processo de distribuio consiste das seguintes etapas: a) Providenciar as cpias necessrias, a partir do nico original vlido; b) Emitir o Formulrio RQ-003 - Formulrio para Controle de Distribuio de Documentos; c) Carimbar as cpias (pagina rosto) com os dizeres CPIA CONTROLADA PARA: conforme Figura 2, incluindo os Setores/Departamentos que recebem a cpia conforme formulrio de controle (Utilizar carimbo na cor azul). d) Citar o setor usurio do documento no campo especfico para:; e) Providenciar a distribuio das cpias, garantindo a coleta das assinaturas dos responsveis no formulrio de controle; f) Recolher as cpias que se tornaram obsoletas, quando for o caso, e g) Destruir as cpias obsoletas recolhidas.

CPIA CONTROLADA PARA: _____________

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Figura 2 Carimbo Cpia controlada 9.2.3. O documento original impresso no recebe nenhum carimbo e deve ser mantido em arquivo pelo Encarregado de Expedio, juntamente com o respectivo Controle de distribuio. 9.2.4. Quando uma cpia obsoleta tiver sido extraviada, ou no localizada no ato da entrega da cpia revisada do documento, deve ser observado o fato no formulrio de Controle de distribuio. 9.2.5. O Encarregado de Expedio deve garantir que todas as cpias tornadas obsoletas sejam destrudas to logo sejam distribudas as verses revisadas. 9.3. Reteno dos originais dos documentos obsoletos 9.3.1. Quando for necessrio manter documentos obsoletos para manuteno de histrico por algum outro motivo qualquer, o Encarregado de Expedio deve identificar, na folha rosto do documento do documento original que se tornou obsoleto (revisado ou cancelado), os dizeres na cor vermelha de DOCUMENTO OBSOLETO utilizando o carimbo mostrado na Figura 3.

DOCUMENTO OBSOLETO
Figura 3 Carimbo DOCUMENTO OBSOLETO

VOLTAR SUMRIO 10. Controle de documentos de origem externa 10.1. Normas Tcnicas Nacionais 10.1.1. Quando necessrias ou exigidas, as Normas Tcnicas Brasileiras ABNT devem ser requisitadas pelos responsveis das reas e encaminhadas para cadastro. 10.1.2. Estas sero cadastradas pelo Encarregado de Expedio por meio do RQ-004 - Formulrio para Cadastro de Normas Tcnicas, indicando a Atualizao (Ms/ano), Data da Aquisio e rea que ser a possuidora do documento original. 10.1.3. A Norma Tcnica Original identificada com carimbo com os dizeres NORMA Tcnica (figura 4).

NORMA TCNICA
Figura 4 Carimbo Norma Tcnica
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10.1.4. As Normas Tcnicas devero ser consultadas no setor de garantia da qualidade e o Encarregado de Expedio tem a responsabilidade de assegurar que as normas tcnicas no sero usadas em outros setores. 10.1.5. Por meio do Cadastro de Normas Tcnicas e de consultas anuais ao Site da ABNT, o Encarregado de Expedio deve verificar anualmente as possveis atualizaes, e se comprovado que houve atualizaes, o Encarregado de Expedio deve solicitar a aquisio das novas verses e deve efetuar a substituio das normas obsoletas. 10.1.6. As Normas Tcnicas obsoletas devero ser arquivadas devidamente identificadas como carimbo de Documento Obsoleto mostrado na figura 3 do subitem 9.3.1 deste procedimento. 11. Controle de documentos e dos Registros de Controle
REGISTROS CONTROLE Forma Armazenamento Local Responsvel Acesso Proteo Recuperao Forma de indexao Tempo Mnimo de Reteno FORMULARIOS DE CONTROLE DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS Impressa. Anexo ao Documento original Sala do Encarregado DOCUMENTOS IMPRESSOS ORIGINAIS DE ORIGEM INTERNA Impressa Sala do Encarregado FORMULARIO DE CADASTRO DE DOCUMENTOS DA QUALIDADE Eletrnica Servidor Encarregado de Expedio Encarregado de Expedio Backup Tipo/Cdigo do Documento Indeterminado

de Expedio
Encarregado de Expedio Encarregado de Expedio Arquivo com pastas Suspensas ou Fichrios Tipo/Cdigo do Documento ltima distribuio

de Expedio
Encarregado de Expedio Encarregado de Expedio Arquivo com pastas Suspensas ou Fichrios Tipo/Cdigo do Documento ltima distribuio

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REGISTROS CONTROLE FORMULARIO DE CADASTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS E NORMAS TCNICAS Eletrnica Servidor Encarregado de Expedio

NORMAS TCNICAS ORIGINAIS VIGENTES

Forma Armazenamento Local Responsvel

Impressa reas de aplicao Encarregado de Expedio

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Acesso Proteo Recuperao Forma de indexao Tempo Mnimo de Reteno

Encarregado de Expedio Backup Tipo/Cdigo do Documento Indeterminado

Livre aos usurios das reas de aplicao Arquivo com pastas Suspensas ou Fichrios Tipo/Cdigo do Documento Inderteminado

12. Histrico de Alteraes Reviso 01 Data 25/10/2011 Resumo das alteraes ocorridas Emisso da primeira verso VOLTAR SUMRIO

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