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Descrição e Análise de Funções

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Descrição e Análise de Funções

ENQUADRAMENTO TEÓRICO Apresenta-se uma breve fundamentação e enquadramento teórico do processo de Descrição e Análise de Funções. A descrição de funções teve origem na corrente de ideias conhecida no princípio do século XX sob a designação de “organização científica do trabalho” e de que Taylor e Gilbreth foram os representantes mais destacados, a eles se devendo a introdução dos métodos analíticos na gestão das empresas. A avaliação de funções é uma técnica que pretende definir o valor relativo do trabalho, ou seja, não pretende avaliar o valor absoluto dos postos de trabalho mas somente avaliar a importância relativa de um posto em relação a outro. Trata-se por conseguinte, de descobrir um método sistemático de estabelecer no seio de uma empresa, uma ou mais hierarquias de importância dos postos de trabalho existentes, que servirão posteriormente de base para uma determinação precisa dos valores das remunerações. A filosofia em que se inspira esta técnica assenta nos princípios fundamentais da lógica e da equidade. Esta técnica é sustentada pela hipótese de que as tarefas que cada posto de trabalho comporta são definidas, ou susceptíveis de ser definidas, independentemente da pessoa que o ocupa. Um sistema de análise e qualificação de funções não deverá ser nunca considerado um instrumento estático, uma vez que as organizações evoluem ao longo do tempo, quer por força de inovações tecnológicas, quer por alterações de mercado ou simplesmente por mudanças de orientação na gestão de pessoal. É necessário que a hierarquia dos postos de trabalho e dos salários se adapte a um ambiente em constante mudança. A DESCRIÇÃO E ANÁLISE DE FUNÇÕES (DAF) A análise de funções envolve duas dimensões: a primeira refere-se a elementos como responsabilidade, os deveres, a natureza e o nível de decisão, que são requeridos ao indivíduo; a segunda dimensão refere-se à contribuição individual, ou seja, à

de entre as quais se destacam as entrevistas e os questionários. máquinas. conhecimento. capacidades. instrumentos e materiais utilizados. e às responsabilidades e deveres. responsabilidades e deveres. assim como. ferramentas. etc. porque sempre que precisam de uma descrição de funções ela está incompleta ou obsoleta. de uma forma prática e facilmente perceptível. Normalmente. a descrição de funções pode conter informações relativas às condições de trabalho. também a consideram desnecessária. analisar e sintetizar. porque acreditam que sabem exactamente o que têm que fazer. as especificações da função não são parte integrante da descrição de funções. alguns autores referem a necessidade de distinguir entre análise e a descrição de funções. Há quem considere que a descrição de funções só serve para impedir os trabalhadores de fazerem determinadas coisas. Assim a descrição de funções deverá ser vista como um instrumento de gestão que é utilizado para atingir determinados objectivos e só terá valor para atingir esses .. Quanto aos directores. sem analisar movimentos. experiência e esforço colocados no desenvolvimento das funções. acções ou os processos mentais envolvidos). Por sua vez a descrição de funções (“Job description”) refere-se a um documento que contém a informação recolhida pela análise de funções. com o propósito de compilar. Para além da informação relativa às tarefas e aos elementos. A primeira (“Job analysis”) pode ser entendida como o processo pelo qual as funções são decompostas nos seus elementos constituintes (entendendo-se elementos como a unidade mais pequena em que se pode dividir uma tarefa. a maioria das críticas centra-se na maneira como ela é utilizada e não no porquê da sua existência. No entanto. Não existe uma posição unânime relativamente ao valor de uma descrição de funções. Alguns trabalhadores consideram-na desnecessária. junto com a descrição de funções aparece também um documento que contém as especificações da função e que lista as qualificações ou qualidades pessoais requeridas para aquela função. Os elementos podem ser tarefas ou elementos. de uma forma sistemática a informação relativa a esses elementos. Existem várias formas de conduzir uma análise de funções. No entanto. A este propósito.quantidade de talento.

os objectivos do trabalho. do tempo e dinheiro disponível. os quadros e as funções de gestão tendem a ser descritas em termos de responsabilidades e deveres (neste caso. Estas informações deverão conter as tarefas a concretizar ou o comportamento esperado do trabalhador. Utilizam-se mais frequentemente as descrições orientadas para a tarefa. do tipo de informação requerida. A descrição de funções pode ser descrita quer em termos de tarefas. no entanto. uma vez que. se tivéssemos que descrever funções administrativas (staff) ou de produção. No entanto. Contudo. Daí a importância colocada na definição dos objectivos. do método para compilar a informação e do objectivo ou objectivos a alcançar. que deverão ser clarificados e definidos deste o princípio para evitar utilizações irracionais ou ineficazes. deveremos em primeiro lugar determinar critérios de sucesso e eficiência. O tipo de fonte a utilizar depende da natureza da função. COMUNICAÇÃO DO PROGRAMA E RECOLHA DE INFORMAÇÃO .objectivos. o contexto no qual o trabalho é efectuado e as qualificações requeridas. Isto significa. do objectivo e do tipo de função que está a ser descrita. as máquinas ou instrumentos utilizados. identificar os comportamentos que o sujeito deve adoptar. dever-se-á fazer um esforço para especificar os tipos de comportamentos requeridos. ao método para a recolher e as pessoas que a irão recolher. Paralelamente. Tais informações dependem. para que se satisfaçam virtualmente todos os potenciais objectivos de uma descrição de funções. Para determinar critérios de selecção relevantes e os meios para os medir. o seu superior hierárquico imediato e/ou um analista. para uma boa “performance” Existem três fontes de informação principais relativas às funções: a pessoa que a exerce. em termos de responsabilidades e deveres. darlhes-íamos uma maior autonomia). deverá também ficar definida a natureza da informação a recolher (uma vez que depende directamente do tipo de objectivos a atingir). quer em termos de comportamentos. devido à grande variedade de comportamentos que um indivíduo efectivamente tem no desempenho de uma função.

Nestas circunstâncias. se existem ou não representantes dos respectivos sindicatos. <!--[endif]-->Os encarregados e chefes de equipa devem ser informados sobre a implementação do projecto. Não existe nenhuma fórmula específica para se comunicar um programa de análise e descrição de funções. <!--[endif]-->Se as funções a ser descritas são executadas por trabalhadores sindicalizados. antes de se disseminar a informação. <!--[if !supportLists]-->2.O sucesso de um projecto de descrição e avaliação de funções depende da qualidade e forma como este é comunicado. o tipo de procedimento adaptado para recolher informação. Quando o projecto é comunicado unicamente por memorando. . <!--[if !supportLists]-->3. diminuindo as suas probabilidades de sucesso. Sempre que a descrição seja utilizada para avaliar funções. deve ficar claro que a avaliação se centrará na função e não em quem a desempenha. se se utilizam ou não analistas externos. etc. deve ter-se em consideração diversos factores. antes dos seus colaboradores. torna-se difícil para ao trabalhadores obterem respostas para as suas questões e preocupações. <!--[if !supportLists]-->4. e “Como ?” (fases do processo). o respectivo sindicato deve ser informado do programa.. <!--[endif]-->A administração deve demonstrar um apoio total e incondicional ao projecto. as diferentes categorias profissionais que irão ser analisadas. Uma boa comunicação de um projecto de descrição e análise de funções obedece a determinadas características: <!--[if !supportLists]-->1. “O quê ?” (tipo de informação). <!--[endif]-->A informação relativa ao projecto deve responder ao “Porquê ?” (objectivos). tais como: o estilo de comunicação interna que prevalece na organização. No entanto. é provável que comeces a circular rumores negativos relativamente o programa.

o âmbito das suas actividades. Pode-se afirmar que as descrições de funções contribuem para garantia a autoridade.A. as suas responsabilidades quanto à prossecução dos objectivos. denominadas técnicas estruturais. das quais. a sua natureza. deve ser dada a oportunidade de esclarecer todas as dúvidas que um programa deste tipo coloca. incentivar a iniciativa e favorecer a coordenação. . <!--[endif]-->Aos trabalhadores que irão descrever as suas funções. Recentemente. <!--[endif]-->Se se utilizarem entrevistas e/ou observação.F. a sus dependência hierárquica. e contribuem para a solução de problemas de organização. permitindo gerir melhor os quadros. conhece de antemão os resultados que se esperam de si e as condições em que serão aplicados os critérios de chefia e não ignora as funções nem as obrigações dos dirigentes. os meios de que dispõe e a necessidade de recurso a serviços de terceiros ou a prestação de serviços a outros. o “grau de participação” do posto de trabalho na obtenção de resultados da empresa.<!--[if !supportLists]-->5. <!--[if !supportLists]-->6. As descrições de funções devem “compreender necessariamente o enquadramento do posto de trabalho na estrutura da empresa. o grau de “autonomia de decisões” de que dispõe o titular. A informação relativa aos conteúdos é normalmente recolhida através das conhecidas técnicas tradicionais ou convencionais: observação. o analista – especialmente se for externo à empresa – deve ser apresentado aos encarregados e aos trabalhadores directamente envolvidos na projecto. isto é. as análises funcionais e os questionários estruturados são as mais utilizadas. para recolher informação. questionários e entrevistas. os dispositivos de “regulação das actividades” que permitam resolver atempadamente as deficiências de execução e rectificar a acção com vista aos objectivos fixados. As descrições de funções contribuem para “garantia a autoridade” porque a generalidade das pessoas está mais disposta a cumprir as directrizes quando aceitou com conhecimento de causa as responsabilidades das suas funções. VANTAGEM DA UTILIZAÇÃO DA D. os analistas têm desenvolvido outros métodos para a análise de funções. ou seja.

a elaboração das descrições de funções permite encontrar soluções através de processos flexíveis e adaptados. tão necessária com a multiplicação dos especialistas e a existência crescente de equipas díspares compostas de elementos com linguagem e mentalidades heterogéneas. uma vez que este confere um . com bases sólidas. A primeira parte de uma descrição de funções contém informações relativas à localização do posto de trabalho na organização. A descrição de funções. durante a sua elaboração. ESCRITA DAS DESCRIÇÕES DE FUNÇÃO Com base nas notas recolhidas durante a observação. para além de poder conter as especificações da função.As descrições de funções “incentivam a iniciativa”. Por outro lado. solucionar problemas de organização geral da empresa. sem dúvida. nas notas retiradas das entrevistas ou em qualquer informação existente. Assim. as descrições de funções constituem. nos questionários preenchidos pelos trabalhadores ou superiores hierárquicos. c) Descrição das Tarefas. que nem sempre aparece. Esta ideia consiste. o analista pode posteriormente descrever a função. na verdade. de atribuições ou de comunicação que se podem colocar. b) Missão da Função. para diagnosticar e solucionar os problemas de estrutura. deverá por exemplo conter informações relativas a: NOME DA FUNÇÃO: Refere-se ao nome da função que está a ser descrita. é facultativa). o que contraria a ideia de que campos de acção pouco definidos estimulam os indivíduos mais dinâmicos e empreendedores. na programação das actividades e na obtenção de resultados. facilitada quando cada um actua espontaneamente e conhece os objectivos e as atribuições dos colegas. em deixar que o acaso intervenha na repartição de atribuições. divide-se normalmente em quatro partes: a) Informação Geral. Deveres e Responsabilidades e d) Informação Adicional (esta última parte. um valioso instrumento para. As descrições de funções “favorecem a coordenação”. O nome de uma função deve ser cuidadosamente atribuído. A coordenação é. Finalmente.

DEPARTAMENTO OU DIVISÃO: Identifica o departamento ou divisão ao qual a função pertence e fornece algumas indicações sobre a natureza do trabalho. normalmente inclui uma secção intitulada “Sumário da Função” ou “Missão da Função”. que explicita de uma forma muito geral o “porquê” da existência daquela função. a “European Productivity Agency”. a saber: <!--[if !supportLists]-->1. <!--[endif]-->Utilizar um estilo de narrativa directo e conciso. a descrição de funções. . CÓDIGO DA FUNÇÃO: Para simplificar a gestão de programas relacionados com as funções. assim como. definiu as seguintes linhas de orientação para utilizar nas descrições de função. DATA: Dado que o conteúdo das funções pode sofrer alterações e necessitar de ser alterado. enquanto que outras utilizam os códigos standard da sua área de negócio ou indústria. <!--[if !supportLists]-->2.determinado status e pode implicar diferentes responsabilidades e consequentemente diferente salário. pode indicar a necessidade de uma revisão. Da mesma forma se inclui o número de subordinados. no presente do indicativo e na terceira pessoa do singular. Após a informação relativa à localização da função na organização. nome e posição das respectivas funções. NOME DA FUNÇÃO DO SUPERIOR HIERÁRQUICO IMEDIATO: Com vista a estabelecer quais as relações de autoridade. inclui-se normalmente o nema da função do superior hierárquico ao qual o trabalhador reporta directamente. datar uma descrição de funções ajuda a mantê-la actualizada. Este código deve aparecer na descrição de funções. algumas organizações desenvolvem um sistema de códigos de função próprios. LOCAL DE TRABALHO: Contém a especificação geográfica do local de trabalho. <!--[endif]-->Começar as frases com verbos de acção. Em 1956.

aplicado à concretização de objectivos específicos. ainda que variem os meios e algumas condições gerais. Tarefa Componentes de um posto de trabalho ou funções caracterizadas por um conjunto de operações integradas e sequenciais. por forma a passar uma ideia concreta da função. GLOSSÁRIO Análise e Descrição Técnica que permite determinar o conteúdo de uma função e as exigências de realização (conhecimentos. Devem indicar-se as relações existentes entre eles. o excesso de detalhes). exigências e responsabilidades inerentes à concretização das referidas tarefas. Tudo o que for implícito deve tornar-se óbvio para o leitor. Posto de Trabalho Conjunto de tarefas destinadas à concretização de um objectivo laboral prédeterminado. exigências e responsabilidades específicas e inseridas numa dada unidade organizativa da empresa. evitando no entanto. <!--[endif]-->Cada frase deve conter uma afirmação explícita. de forma separada. em que se decompõe o conteúdo do posto de trabalho ou função. pesos. Função Conjunto de tarefas integradas em postos de trabalho inseridos em unidades de trabalho diferenciadas. bem como o seu registo. ambientais ou de organização. <!--[if !supportLists]-->4. <!--[endif]-->Não descrever os elementos observados. responsabilidade. condições e esforços). envolvendo esforço físico ou mental.<!--[if !supportLists]-->3. medidas e frequências. segundo uma metodologia uniforme. Operação Parcelas de trabalho determináveis e faseadas. . com aptidões. com características semelhantes quanto a aptidões. <!--[endif]-->Utilizar termos precisos (devem especificar-se as quantidades. <!--[if !supportLists]-->5.

Monografia de função Documento escrito. que se o consultor da empresa de TT for especialista em Descrição e Análise de Funções. e sendo que esta. obriga à descrição das funções. Família profissional Conjunto de profissões. a médio e a longo prazo. condições e esforços de trabalho. o aproveitamento das capacidades potenciais das mesmas. é fundamental que as empresas de TT passem a descrever as funções pelo menos sumárias dos candidatos.A. que descreve detalhada e organizadamente as tarefas inerentes a uma determinada função. do tipo de actividade funcional ou factores de qualificação. pelo menos a nível departamental. responsabilidades. exigências próprias. bem como as suas exigências em termos de conhecimentos. de modo a conseguir. de modo a melhor poderem sugerir aos seus clientes colaboradores com experiência adequada aos perfis desenvolvidos nas descrições de funções do negocio em apreço. Pesa ainda o facto. Categoria profissional Designação contratual identificadora de uma ou várias funções a que corresponde um determinado nível de remuneração e que pressupõe. cujo agrupamento se baseia em critérios de afinidade da natureza do trabalho. pode facilmente compreender as necessidades dos postos de trabalho disponíveis nos seus clientes e melhor ajustar os perfis dos candidatos. experiência. Esta é uma mais valia que uma empresa de TT pode ter relativamente às suas concorrentes. . normalmente. e o Trabalho Temporário Tendo em conta a diversidade de funções com que os potenciais empregados abordam as empresas de Trabalho Temporário e ainda o facto da maioria das empresas se encontrarem certificadas segundo a norma ISO 9001/2000. Planificação de carreiras Conjunto de actividades conducentes à determinação de linhas de progresso profissional das pessoas. A D.F.

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