Tecnologias da Informao e Comunicao

Folhas de Clculo

Srgio Ramos

26-Nov-2006

Intencionalmente em branco

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Folhas de Clculo

ndice
Introduo........................................................................................................................................5 Utilizar folhas de clculo.................................................................................................................5 Que so folhas de clculo?..........................................................................................................6 A interface do Calc......................................................................................................................7 Aces na folha de clculo..........................................................................................................8 Activar e desactivar a visualizao das linhas de grelha...................................................8 Inserir uma nova linha.......................................................................................................8 Inserir uma nova coluna.....................................................................................................8 Eliminar uma linha............................................................................................................8 Eliminar uma coluna..........................................................................................................9 Seleccionar uma linha........................................................................................................9 Seleccionar uma coluna.....................................................................................................9 Seleccionar uma clula......................................................................................................9 Seleccionar um intervalo de clulas.................................................................................9 Seleccionar uma folha completa.....................................................................................10 Seleccionar clulas no contguas...................................................................................10 Apagar o contedo de uma ou mais clulas.....................................................................10 Formatar clulas...............................................................................................................10 Apresentar nmeros em formato cientfico.....................................................................11 Criar uma sequncia de valores, como Janeiro, Fevereiro, ... ou 2, 4, 6, .......................12 Inserir uma frmula de clculo........................................................................................12 Estender uma frmula a vrias clulas............................................................................14 Evitar que a referncia de uma clula varie ao preencher um clculo.............................14 Inserir uma funo...........................................................................................................15 Inserir uma funo por meio do assistente de funes....................................................16 Utilizar a funo SOMA..................................................................................................18

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Utilizar a funo SE.........................................................................................................18 Utilizar a funo SOMAR.SE..........................................................................................19 Utilizar a funo CONTAR.............................................................................................20 Utilizar a funo CONTAR.SE.......................................................................................20 Criar um grfico...............................................................................................................21 Criar um grfico de tipo xy..............................................................................................23 Modificar as caractersticas de um grfico......................................................................26 Apresentar legendas num grfico circular, como por exemplo percentagens.................28 Inserir objectos de desenho..............................................................................................28 Inserir notas nas clulas...................................................................................................28 Tornar uma nota permanentemente visvel......................................................................29 Modificar o contedo de uma nota..................................................................................29 Modificar o tamanho ou a posio de uma nota..............................................................29 Definir a opo de imprimir, ou no, as notas.................................................................29 Guardar contedos da folha de clculo em formato pdf..................................................30 Bases de Dados.........................................................................................................................30 Definir um intervalo de dados.........................................................................................31 Ordenar um intervalo de dados........................................................................................32 Filtros...............................................................................................................................32 Aplicar um filtro automtico...........................................................................................33 Remover um filtro automtico.........................................................................................34 Ocultar um filtro automtico...........................................................................................34 Aplicar um filtro-padro..................................................................................................34 Utilizar expresses regulares...........................................................................................35 Copiar para um intervalo os resultados de filtragem.......................................................36 Aplicar um filtro avanado..............................................................................................36 Relatrios de tabela dinmica..........................................................................................38 Criar um relatrio de tabela dinmica.............................................................................38 Criar um relatrio de tabela dinmica incluindo funes................................................41 Actualizar um relatrio de tabela dinmica.....................................................................43

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Introduo
Este documento principalmente um manual de consulta, com vista aprendizagem da utilizao das folhas de clculo. Encontra-se estruturado de forma intimamente relacionada com a lista de objectivos considerada adequada leccionao da disciplina de Tecnologias da Informao e Comunicao ao nvel do 9. ano ou do 10. ano de escolaridade. Compete ao professor promover que os alunos efectuem trabalhos com sentido, devidamente contextualizados, favorveis aprendizagem a vrios nveis e que impliquem um leque alargado de conhecimentos e competncias, inclusivamente de mbito interdisciplinar. O texto fornece, para alm de informaes de enquadramento, sobretudo o conhecimento dos tecnicismos necessrios elaborao de actividades integradas, de ordem superior. Assim, no decurso dos referidos trabalhos, os alunos disporo de um auxiliar de uso sistemtico, desenvolvendo a sua autonomia e capacidade de estudo. Se este documento for usado em formato electrnico, os elementos do ndice funcionaro como hiperligaes, para um acesso imediato s informaes pretendidas. Se o documento em verso pdf for visualizado no Adobe Reader, ento poderemos beneficiar, no painel esquerda da janela, da apresentao das vrias hiperligaes, enquanto direita se visualizar o texto, o que favorvel em termos da eficincia da navegao. O contedo deste pequeno manual est ainda em crescimento, pelo que de esperar que vo surgindo novas verses, revistas e aumentadas.

Utilizar folhas de clculo

As folhas de clculo so extremamente teis para para representar situaes da vida pessoal e organizacional com vista execuo de tarefas quotidianas e resoluo de problemas. Com efeito, diversas actividades realizadas hoje de forma rotineira por diversos profissionais seriam j inimaginveis sem o recurso s folhas de clculo. Estas permitem, entre outras vantagens, a automao de tarefas fastidiosas e propensas a erros, possibilitando que a ateno seja mais focada em funes de alto nvel, aliadas anlise , simulao e deciso. O nosso objectivo geral que os alunos utilizem de forma sistemtica no seu quotidiano as folhas de clculo, o que implica no apenas o domnio de um conjunto de conhecimentos e competncias tcnicas, mas, igualmente importante, a deteco das oportunidades em que as folhas de clculo possam ser a ferramenta poderosa indicada para as situaes.

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Que so folhas de clculo?

O texto deste tpico , em parte, adaptado de informaes presentes na Wikipdia. Folha de clculo electrnica ou, no Brasil, planilha electrnica, um tipo de aplicao de computador que utiliza tabelas com vista realizao de clculos ou apresentao de dados. Um ficheiro de folha de clculo designa-se por livro, por analogia com os antigos livros de contabilidade, e composto por folhas, que contm as tabelas. Cada tabela formada por uma grelha composta de linhas e colunas, cujas interseces se chamam clulas. Para identificarmos uma clula, normalmente utilizamos o nome da coluna seguido do nome da linha. Por exemplo, se tomarmos a coluna de nome A e a linha com o nmero 10, no respectivo cruzamento teremos a clula A10. As folhas de clculo so utilizadas principalmente para aplicaes financeiras e cientficas, bem como para pequenas bases de dados. A primeira aplicao de folhas de clculo foi o Visicalc, idealizado por Dan Bricklin em 1979 e levado prtica por Bob Frankston por meio dos computadores IBM PC. O primeiro era, na poca, estudante de mestrado na Harvard Business School, nos E.U.A., e mais tarde tornou-se professor universitrio. O Visicalc foi provavelmente a aplicao que fez com que computadores pessoais deixassem em geral de ser vistos como um objecto de actividades de tempos livres e passassem a ser considerados como uma ferramenta de negcios. Agora era possvel vender pequenos computadores a muito mais empresas, o que acelerou as vendas do modelo Apple II e motivou a entrada da empresa IBM nesse mercado. O Visicalc influenciou fortemente a aplicao Lotus123, que unificava uma folha de clculo, uma base de dados e um programa de visualizao de dados, e o Excel. Com o desenvolvimento dos programas de cdigo aberto, surgiu, no ano 2000, o pacote de aplicaes de escritrio OpenOffice.org, de que o Calc, aplicao de folhas de clculo, parte. Um ficheiro de folha de clculo, ou livro, tem habitualmente a extenso ods, tpico da aplicao OpenOffice.org, ou xls, se tiver sido criado pela aplicao Excel. No entanto, o Calc tambm pode criar e abrir ficheiros com extenso xls.

Aspecto do Visicalc, a primeira folha de clculo electrnica

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A interface do Calc
Na janela representada na pgina seguinte, vemos, por ordem, na parte superior da janela, a barra de ttulo, a barra de menus, a barra-padro e a barra de formatao. Na parte inferior da janela, encontra-se a barra de desenho, que poder no entanto estar oculta. No extremo inferior, a barra de estado. Temos ainda as barra de rolamento vertical e horizontal.

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Aces na folha de clculo

Para utilizar um aplicao de folha de clculo temos de conhecer a respectiva interface e de saber lidar com as funes necessrias. A princpio, necessitamos de consultar instrues para saber como se levam a cabo as vrias aces pretendidas, e ao longo do tempo, com a prtica, vamos interiorizando os processos de realizar muitas das aces mais frequentes. Em seguida apresentamos instrues com vista realizao de diversas aces.
Activar e desactivar a visualizao das linhas de grelha

Clicamos, na barra de menus, em Ferramentas Opes. Surge a janela das opes. Na caixa da esquerda, clicamos em OpenOffice.org Calc, e depois em Ver. Temos ento acesso a uma caixa de verificao para activar ou desactivar a visualizao das linhas de grelha, como representado na figura seguinte.

Inserir uma nova linha

Clicamos, na barra de menus, em Inserir Linhas, ou ento clicamos com o boto secundrio do rato sobre o nmero da linha, esquerda desta, e seguidamente clicamos, no menu que aparece, sobre Inserir linhas. A nova linha inserida acima da posio de insero e herda as propriedades de formatao da linha imediatamente superior.
Inserir uma nova coluna

Clicamos, na barra de menus, em Inserir Colunas, ou ento clicamos com o boto secundrio do rato sobre a letra da coluna, que se encontra sobre ela, e seguidamente clicamos, no menu que aparece, sobre Inserir colunas. A nova coluna inserida esquerda da posio de insero e herda as propriedades de formatao da coluna imediatamente esquerda.
Eliminar uma linha

Clicamos com o boto secundrio do rato sobre o nmero da linha, esquerda desta, e seguidamente clicamos, no menu que aparece, sobre Eliminar linhas.
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Eliminar uma coluna

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Clicamos com o boto secundrio do rato sobre a letra da coluna, que se encontra sobre ela, e seguidamente clicamos, no menu que aparece, sobre Eliminar colunas.
Seleccionar uma linha

Clicamos cobre o nmero que se encontra esquerda dessa linha. Esta fica completamente seleccionada, assinalada com inverso das cores.
Seleccionar uma coluna

Clicamos sobre a letra que se encontra sobre essa coluna. Esta fica completamente seleccionada, assinalada com inverso das cores.
Seleccionar uma clula

Clicamos com o rato sobre a clula a seleccionar. Essa torna-se a clula activa, ficando assinalada com uma moldura a preto e, no canto inferior direito, um quadradinho preto chamado ala de preenchimento.
Seleccionar um intervalo de clulas

Um intervalo ou faixa de clulas um conjunto de clulas adjacentes, por exemplo formando um padro rectangular. Clicamos com o rato no canto superior esquerdo do intervalo desejado e arrastamos at ao canto oposto. Ao largarmos o boto do rato, o intervalo fica seleccionado, aparecendo com as cores invertidas: No exemplo ilustrado na figura seguinte, podemos ver que o intervalo representado na caixa de nome como A2:D5, o que se pode ler como de A2 a D5, ou desde A2 at D5. Sendo assim, o sinal O smbolo : significa a, ou at.

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Seleccionar uma folha completa

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Clicamos no rectngulo que se encontra na interseco da rgua das letras das colunas com a dos nmeros de linha. Para retirar a seleco, basta clicar em qualquer clula da folha de clculo.

Seleccionar clulas no contguas

Para seleccionar clulas no contguas (que se encontram afastadas umas da outras, no so adjacentes), clicamos numa das clulas desejadas e largamos o boto do rato e depois pressionamos a tecla Ctrl e, mantendo-a pressionada, vamos clicando, uma a uma, nas restantes clulas de interesse. Por fim, largamos a tecla Ctrl e ficamos com as clulas seleccionadas:

Apagar o contedo de uma ou mais clulas

Seleccionamos a(s) clula(s) e depois pressionamos a tecla de apagar para trs (Backspace) .
Formatar clulas

Primeiro temos de indicar qual ou quais as clulas a formatar, o que fazemos seleccionando-as. Seguidamente, clicamos, na barra de menus, em Formatar Clulas..., ou, alternativamente, clicamos com o boto secundrio do rato sobre a seleco e, no menu que aparece, clicamos em

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Formatar clulas... Aparece ento a janela atrs representada, que mostra diversos separadores, cada um dando acesso a uma gama de definies.
Apresentar nmeros em formato cientfico

Em Cincias Naturais, vulgar lidarmos com nmeros muito pequenos ou muito grandes, ao irmos das dimenses (sub)microscpicas dimenses astronmicas. Usa-se ento, por convenincia, uma notao em que os nmeros so representados como produto de um nmero compreendido entre 1,00 e 9,99 por uma potncia de 10. Nesta notao, a letra E deve interpretar-se como vezes 10 elevado a. Assim, 5,00E03 equivale a 5000 e 1,00E06 equivale a 1 milho, por exemplo, enquanto 5,00E06 equivale a 5 milionsimos, ou seja, 0,000005. Refira-se, a propsito, que a notao de Engenharia adopta as potncias de 10 apenas com expoentes mltiplos de 3. No Calc, dispomos de dois formatos cientficos semelhantes, tendo um deles dois dgitos para o expoente da potncia de 10 e o outro trs dgitos para esse mesmo efeito, como se v na figura seguinte. Para que um nmero ou um intervalo de nmeros passe a estar apresentado em formato cientfico, seleccionamos a clula ou o intervalo de clulas de interesse e clicamos, na barra de menus, em Formatar Clulas..., ou, alternativamente, clicamos com o boto secundrio do rato sobre a seleco e, no menu que aparece, clicamos em Formatar clulas... Aparece ento a janela abaixo representada, na qual, por via do separador Nmeros, temos acesso seleco do formato pretendido.

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Criar uma sequncia de valores, como Janeiro, Fevereiro, ... ou 2, 4, 6, ...

Para criar a sequncia dos nomes dos meses, comeamos por inserir numa clula o nome do primeiro ms, que pode ou no ser abreviado. Por exemplo, inserimos Jan e depois clicamos na ala de preenchimento (quadradinho preto no canto inferior direito da clula activa) e arrastamos no sentido desejado. Vo aparecendo pequena etiquetas amarelas a indicar os contedos. Largando o boto do rato, fica finalizado o preenchimento. As clulas envolvidas ficam seleccionadas. Clicando fora da seleco, esta desactivada, obtendo-se a seguinte situao:

Se em vez de introduzirmos Jan inserirmos Janeiro, o resultado ser o seguinte:

Situao muito semelhante o caso dos dias da semana: podemos escrever, abreviadamente, Seg e arrastar, aparecendo Seg, Ter, Qua, etc., ou ento podemos inserir Segunda-feira e depois de arrastarmos aparecer Segunda-feira, Tera-feira e assim por diante. Para inserirmos uma sequncia com outras caractersticas, pode ser necessrio mostrar ao Calc qual a lgica da situao, por exemplo, para inserirmos uma sequncia de nmeros pares introduzimos os valores 2 e 4 em clulas adjacentes e depois seleccionamos as duas clulas, como na figura ao lado. Seguidamente, clicamos na ala de preenchimento e arrastamos (neste caso, para a direita), formando-se assim a sequncia desejada:

Inserir uma frmula de clculo

Clicamos na clula em que pretendemos ver o resultado e comeamos por inserir o sinal de igual. Isto informa o Calc de que se segue uma frmula. IMPORTANTE: um clculo comea sempre com o sinal de igual! Numa frmula, utiliza-se a notao matemtica habitual. Os operadores matemticos so os representados na tabela a seguir. muito importante ter em conta a prioridade das operaes: primeiro so executadas as operaes entre parnteses, depois a potenciao, seguidamente as multiplicaes e divises e por ltimo as adies e subtraces.
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Tecnologias da Informao e Comunicao Smbolo

+ * / ^

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adio subtraco multiplicao diviso potenciao

Nos nossos sistemas com teclado portugus, temos de pressionar duas vezes a tecla do smbolo ^ para que este seja inserido (mantendo a tecla SHIFT pressionada), caso contrrio estaramos a inserir o acento circunflexo para o carcter seguinte, e no o smbolo isolado ^. Nas frmulas, vulgar aparecerem dados numricos directos combinados com as referncias das clulas envolvidas. Por exemplo, calcular o dobro do contedo da clula A5 adicionado de 8 unidades ser indicado da seguinte forma: =2*A5+8 Seguidamente mostramos um exemplo mais complexo. A frmula em notao matemtica habitual traduzida numa nica linha de caracteres que se inserem na clula em que desejamos que aparea o resultado. Neste caso, o clculo efectuado utilizando os valores presentes nas clulas B4, B5 e C12. Podemos ter necessidade de utilizar vrios nveis de parnteses semelhantes, j que no se usam parnteses rectos.

A inserir na clula: B4 B5100250 4 9 C12 =((B4+B5)*100-250)/(9/C12)^4

Um outro processo de inserir uma frmula o seguinte: clicamos sobre a clula em que desejamos que aparea o resultado e seguidamente clicamos no sinal de igual situado atrs da caixa de frmulas:

Nessa altura podemos inserir, directamente na caixa de frmulas, a frmula pretendida. Em qualquer dos processos anteriores, no temos que escrever as referncias das clulas, pois
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bastar, durante o processo de insero, clicar com o rato sobre uma clula da folha de clculo para que a respectiva referncia aparea automaticamente na frmula. Se tiverem sido atribudos nomes s clulas, as frmulas podem ter um aspecto com mais significado para a nossa interpretao, como por exemplo se pretendssemos calcular o pagamento a efectuar relativamente compra de uma certa quantidade de produtos, poderamos ter a frmula: =preo*quantidade Claro que neste caso as clulas que conteriam os dados para o clculo possuiriam previamente os nomes preo e quantidade.
Estender uma frmula a vrias clulas

Para estender a outras clulas de um intervalo o clculo definido por uma frmula, clicamos sobre a clula em que se encontra a frmula e depois clicamos sobre a ala de preenchimento (quadradinho preto situado no canto inferior esquerdo da clula activa) e arrastamo-la de modo a percorrer todas as clulas em que desejamos a introduo da frmula. Notemos que esta adaptada em funo do movimento efectuado.
Evitar que a referncia de uma clula varie ao preencher um clculo

Consideremos o seguinte exemplo de clculo, que nos mostra uma operao de adio efectuada em vrias linhas, bem com as frmulas utilizadas:

A frmula da soma foi introduzida apenas uma vez, na clula D4, como =B4+C4, tendo-se depois usado a funo de preenchimento, de cima para baixo, para que aparecessem as restantes frmulas da coluna D. Como se v, o Calc adapta automaticamente a frmula, o que resulta correctamente no clculo pretendido. Esta adaptao muito desejvel, pois muito frequente efectuar um clculo e depois estend-lo a vrias linhas ou colunas. No entanto, vejamos o que acontece no caso do clculo representado na figura seguinte, em que uma das parcelas constante e se encontra numa clula apenas. Nesse caso, aps inserirmos a frmula na clula C4 e utilizarmos a funo de preenchimento para baixo, o resultado s correcto na clula em que a frmula foi inicialmente definida, pois a adaptao automtica da frmula considera nos clculos das vrias linhas sucessivamente as clulas abaixo da clula B11.

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A soluo para este problema consiste em adoptar as chamadas referncias mistas. Inserindo o smbolo $ antes de uma letra de coluna ou um nmero de linha, impedem-se estes de variar ao utilizarmos a funo de preenchimento. Exemplos de referncias mistas: $P12, P$12. Sendo assim, no nosso exemplo o clculo correcto seria efectuado como se mostra na figura seguinte, sendo a frmula inserida uma nica vez na clula C4 e depois arrastando-se para baixo com base na ala de preenchimento. Como se v, a referncia mista B$11 permanece inalterada ao longo da coluna. Note-se que no h necessidade de fixar com o smbolo $ a letra da coluna, pois a adaptao automtica da frmula no tende a alterar essa letra, j que o deslocamento vertical.

Para alm das referncias simples e das referncias mistas, ainda existem as referncias absolutas, em que tanto a letra da coluna como o nmero da linha so tornados fixos, por exemplo $P$12.
Inserir uma funo

Aplicamos funes para realizar clculos segundo mtodos conhecidos. Por exemplo, para calcularmos a mdia dos nmeros presentes no intervalo E11:J11, em vez de inserirmos uma frmula de clculo para somarmos os nmeros contidos nesse intervalo e os dividirmos por 6, podemos, com vantagem, inserir: =MDIA(E11:J11) Nem todos os nomes das diversas funes aparecem, na actual verso do Calc, em portugus. As
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funes possuem um nome e argumentos. Estes so os valores sobre os quais a funo opera. Por exemplo, na funo acima os argumentos so indicados pelo intervalo E11:J11. Se os argumentos aparecerem indicados explicitamente, sero separados por ponto e vrgula, como no exemplo seguinte, que calcula um nmero inteiro aleatrio entre 1356 (primeiro argumento) e 2501 (segundo argumento): =ALEATRIOENTRE(1356;2501) Algumas funes no operam sobre argumentos e nesse caso os parnteses so usados sem nada entre si. Aparecer, por exemplo, para esta funo lgica que obriga o contedo da clula a apresentar o valor lgico FALSO: =FALSO() Tambm para invocarmos o nmero irracional usamos uma funo sem argumentos: PI(). No Calc, dispomos de uma grande variedade de frmulas, organizadas por tipos, como Base de Dados, Data&Hora, Financeiro, Estatstico, Matemtico e outros. Para inserir uma funo, podemos tambm recorrer ao assistente de funes, cuja explicao se encontra no tpico seguinte.
Inserir uma funo por meio do assistente de funes

Consideremos a seguinte situao numa folha de clculo:

Pretendemos inserir na clula C7 uma funo que nos diga qual o valor mximo presente nas duas sries de nmeros que se encontram nas linhas 3 e 5. Inicialmente, clicamos na clula onde desejamos ter o resultado e seguidamente no boto f(x) que se encontra na zona esquerda da barra de frmulas (V. figura no tpico Inserir uma frmula de clculo). Aparece a janela inicial do assistente de funes, representada na primeira figura da pgina seguinte. Nessa janela, em Categoria comea por aparecer Tudo, ou seja, a lista das muitas funes disponveis, mas na imagem acima seleccionamos Estatstico, de modo a diminuir o nmero de possibilidades e assim termos mais facilidade a seleccionar a funo desejada, que no caso ilustrado a funo MXIMO. Esta selecciona o mximo valor presente numa lista de nmeros, tal como indicado na zona central superior da janela. Na caixa Frmula, comea por aparecer apenas o sinal de igual. IMPORTANTE: Para obtermos informao pormenorizada sobre a forma correcta de usar a funo, clicamos, nesta fase, no boto Ajuda.

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Clicamos sobre o nome da funo de interesse na caixa da esquerda e aps isso clicamos no boto Seguinte >> para avanarmos para o prximo passo, que produz uma janela que, entre outros elementos, contm os seguintes:

Notemos que na zona inferior mostrada na figura, apareceu MXIMO(), ou seja, comeou a formar-se a expresso da funo pretendida. Em resultado aparece um cdigo de erro, j que por enquanto o clculo da funo no funciona. Para preencher os argumentos da funo, que iro aparecer entre os parnteses, temos agora de indicar funo MXIMO quais so os intervalos em que se encontram os nmeros que sero objecto da aco dessa funo. Para isso, clicamos no primeiro boto Escolher, que se encontra assinalado a vermelho na figura acima, aparecendo ento uma janela baixa e larga que nos d espao para visualizar a folha de clculo e nesta clicar e arrastar para indicar o primeiro intervalo de interesse, que A3:I3, como se v na figura seguinte.
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Aps a seleco, clicamos no boto direita da janela de seleco, para voltarmos janela de base do assistente. Repetimos o processo para seleccionar o segundo intervalo de nmeros, desta vez clicando sobre o segundo boto Escolher. Aps a segunda seleco, na caixa do assistente vemos a frmula =MXIMO(A3:I3;A5:M5), que a expresso completa da funo pretendida. A funo procurar o valor mximo que se encontrar nos intervalos A3:I3 e A5:M5. Clicamos em OK para terminar a interveno do assistente e aparece na clula C7 o resultado da aplicao da funo, 135.
Utilizar a funo SOMA

Supondo que queremos calcular a soma dos valores contidos nas clulas B5 a B25, inserimos, na clula em que pretendemos que aparea o resultado: =SOMA(B5:B25) Notemos que para indicarmos o intervalo de valores basta clicar na clula inicial, B5 neste caso, e arrastar at ao fim do intervalo.
Utilizar a funo SE

Esta funo pertence categoria das funes lgicas e tem a particularidade de poder resultar num de dois valores, de acordo com a forma geral: =SE(condio a testar;valor se a condio for verdadeira;valor se a condio for falsa) Por exemplo, o valor a mostrar numa certa clula pode ser definido por esta funo como se segue: =SE(A3>=50;200;valor demasiado baixo) Notemos a utilizao de ponto e vrgula como separador de argumentos, as aspas para delimitar texto e os parnteses. Neste caso, a condio a testar A>=50. Se a condio for verdadeira (valor lgico VERDADEIRO), isto , se o valor presente na clula A5 for maior ou igual que 50, o resultado que aparecer na clula que contiver a frmula ser 200. Se a condio for falsa (valor lgico FALSO), isto , se o valor presente na clula A5 for menor que 50, aparecer na clula que contiver a frmula o texto valor demasiado baixo. O sinal de diferente escrito como < > (sem espao entre os smbolos).
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Notemos que como argumento de uma funo SE podemos colocar outra funo SE, como no exemplo seguinte:
=SE(A2>89;"Excelente";SE(A2>74;"Elevado";SE(A2>49;"Mdio";SE(A2>19;"Reduzido";"Muito Reduzido"))))

Utilizar a funo SOMAR.SE

Esta funo pertence categoria das funes matemticas e serve para adicionar os valores presentes num intervalo de clulas que satisfaam um dado critrio. A forma geral da funo : =SOMAR.SE(intervalo;critrio;intervalo da soma) O primeiro intervalo pesquisado de acordo com o critrio. Os valores a somar so os correspondentes do intervalo da soma. Por meio do exemplo representado na pgina seguinte, podemos perceber mais claramente esta funo:

A tabela representa as vendas de material informtico efectuadas por diversos vendedores. Na coluna A, temos os nomes dos vendedores e na coluna C os valores das vendas. Pretendemos saber qual o valor total das vendas efectuadas pelo vendedor Jorge Miguel.

Para obter a informao pretendida, inserimos na clula C9 a frmula que se v na caixa de frmulas, na figura. A funo vai ento pesquisar, no intervalo A2:A5, a ocorrncia do critrio que se encontra na clula A3, o nome do vendedor, Jorge Miguel, e vai efectuar a soma dos valores correspondentes presentes na coluna C, ou seja, 380,00 e 1.799,00.

Notemos que, em alternativa, se poderia indicar: =SOMAR.SE(A2:A5;"Jorge Miguel";C2:C5) Isto mostra-nos que, na forma geral atrs referida, o critrio pode ser dado quer de forma implcita, indicando a clula em que ele pode ser lido (A3, neste exemplo), quer de forma explcita (Jorge Miguel, no exemplo), havendo, no segundo caso, que o colocar entre aspas. Se o intervalo da soma no for includo na expresso da funo (e nesse caso, o ponto-e-vrgula que o antecede tambm desaparece), ento subentende-se que ele coincide com o intervalo indicado como primeiro argumento da funo, o intervalo de pesquisa. O critrio pode conter a combinao de smbolos .* que aqui significam nada ou qualquer combinao de caracteres adicionais.
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Por exemplo, inserir como critrio Fran.* faria com que fossem considerados os nomes Fran, Francisco, Francisca, Francelina, Franz, Francis, etc. Outra possibilidade usar o ponto, para indicar exactamente um carcter qualquer, como em ma.a, o que faria com que fossem considerados os substantivos maca, maia, mala, mapa, etc. Estes caracteres genricos fazem parte daquilo que se denomina expresses regulares, e para que seja possvel utiliz-las necessrio que a respectiva opo do Calc esteja activada em Ferramentas Opes OpenOffice.org Calc Calcular. Outro exemplo desta funo poderia ser, com a finalidade de somar apenas os valores negativos presentes no intervalo A1:10 de uma folha de clculo: SOMAR.SE(A1:A10;"<0") Mais uma vez se v que se o critrio dado explicitamente escrito entre aspas.
Utilizar a funo CONTAR

Esta uma funo da categoria da Estatstica e que nos permite que aparea numa clula o resultado da contagem da ocorrncia de nmeros ao longo de um intervalo de clulas. Elementos no numricos, como por exemplo dados textuais, sero ignorados. A sua forma geral : =CONTAR(valor1;valor2;valor3;...) Na prtica, podemos ter como argumentos da funo at 30 valores ou intervalos. Assim, podemos aplicar esta funo para saber quanto nmeros existem num certo intervalo, por exemplo: =CONTAR(B5:B25)
Utilizar a funo CONTAR.SE

Trata-se de uma funo da categoria das funes matemticas que nos permite saber qual o nmero de elementos de um certo intervalo de clulas que obedecem a um determinado critrio, de acordo com a forma geral: =CONTAR.SE(intervalo;critrio) Por exemplo, se quisssemos obter o nmero de clulas do intervalo B4:B39 cujo contedo F, poderamos inserir, na clula em que quisssemos que aparecesse o resultado: =CONTAR.SE(B4:B39;F) Ou, se quisssemos obter o nmero de clulas do referido intervalo que contm palavras comeadas por F, inseriramos (V. no tpico da funo SOMAR.SE a explicao da combinao ponto-asterisco): =CONTAR.SE(B4:B39;F.*) Tal como no caso da funo SOMAR.SE, o critrio pode ser indicado implicitamente, por exemplo: =CONTAR.SE(B4:B39; Z20) Neste caso, a clula Z20 contm o critrio que ser usado na contagem.

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Criar um grfico

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Comeamos por seleccionar, na folha de clculo, o intervalo de clulas que contm os dados que desejamos representar no grfico, incluindo as clulas que contm os rtulos desses dados:

Seguidamente clicamos, na barra de ferramentas, sobre o boto ou, em alternativa, podemos clicar, na barra de menus, em Inserir Grfico..., o que faz com que o cursor assuma a forma de uma cruz com um smbolo de grfico associado. Clicamos numa zona livre da folha de clculo e arrastamos, para definirmos a rea que o grfico ir ocupar. Esta seleco inicial no crtica, pois mais tarde poderemos alter-la facilmente. Tambm possvel definir essa rea noutra folha do mesmo livro. Surge a janela do assistente de grficos, como se apresenta na figura seguinte.

Esta janela traz j assinaladas as opes mais convenientes para o caso que estamos a ilustrar, pois temos rtulos, ou etiquetas, ou seja, designaes dos dados, na primeira coluna e na primeira coluna da tabela de dados. Na zona superior da janela, em intervalo, aparece a indicao da folha e das clulas que constituem o intervalo de dados actualmente seleccionado. Para avanar, clicamos ento no boto Seguinte >>. Surge a seguinte janela, que nos permite definir o tipo e a configurao geral do grfico. Obtemos, na zona esquerda da janela, uma anteviso do nosso grfico, o que se torna muito til para experimentarmos algumas variaes antes de fixarmos a configurao final.
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geralmente aconselhvel assinalar a caixa Apresentar objectos de texto na pr-visualizao, pois isso ajuda-nos a verificar se estamos a definir o grfico de acordo com os nosso desejos iniciais. No caso que estamos a ilustrar, pretendemos um grfico de barras com efeito tridimensional (3D) que nos mostre, para cada ms, a quantidade de unidades vendidas de cada tipo de produto, por isso clicamos na caixa da direita da janela acima reproduzida, para seleccionar o tipo de grfico pretendido, e indicamos que as sries de dados se encontram nas linhas. Aps isso, clicamos no boto Seguinte >>. Na janela que ento surge, ainda possvel seleccionar variantes do tipo de grfico e ainda activar ou desactivar as linhas de grelha associadas aos eixos do grfico, as quais servem para melhorar a legibilidade dos valores atingidos pelos dados. No nosso exemplo, nada alteramos e clicamos no boto Seguinte >>. Surge a janela seguinte:

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Continua a ser muito til a caixa da esquerda, que mostra uma anteviso do nosso grfico. Neste caso, para alm de atribuirmos um ttulo ao grfico, s nos interessa mostrar um ttulo de eixo para o eixo Y, pelo que inserimos a a respectiva designao. Aps isto, clicamos no boto Criar, para que o grfico aparea na folha de clculo, na rea que anteriormente especificmos, como se v na imagem seguinte.

Criar um grfico de tipo xy

Os grficos xy so muito teis para fins de estudos cientficos, por exemplo, pois permitem-nos uma grande flexibilidade ao nvel da representao de pontos oriundos de medies experimentais, interpolao opcional por meio de linhas que se ajustam aos pontos e ainda ao nvel da formatao dos eixos, com definio das escalas de leitura. Para criar um grfico de tipo xy, comeamos por seleccionar o intervalo em que se encontram os valores a representar, clicando e arrastando. Em regra, conveniente seleccionar tambm as etiquetas associadas, presentes na linha de cabealho, pois estas aparecero convenientemente no grfico. Consideremos o exemplo das sries de dados da figura ao lado. Trata-se de um intervalo da folha de clculo que contm duas colunas de valores associadas s grandezas fsicas f e Z, que aparecem, com as suas unidades, na linha de cabealho. Desejamos ento construir o grfico correspondente aos pontos definidos pelos pares de valores das vrias linhas. Clicamos, na barra de ferramentas, sobre o boto ou, em alternativa, podemos clicar, na barra de menus, em Inserir Grfico..., o que faz com que o cursor assuma a forma de uma cruz com um smbolo de grfico associado. Clicamos numa zona livre da folha de clculo e arrastamos, para definirmos a rea que o grfico ir ocupar. Esta seleco inicial no
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crtica, pois mais tarde poderemos alter-la facilmente. Tambm possvel definir essa rea noutra folha do mesmo livro. Surge a janela do assistente de grficos, representada a seguir.

Convir que seja assinalada apenas a opo Primeira linha como etiqueta, pois os valores da primeira coluna sero automaticamente adoptados como etiquetas do eixo X. Clicamos ento no boto Seguinte>> para avanar. Surge a janela seguinte, em que conveniente clicar na caixa de verificao Apresentar objectos de texto na pr-visualizao, de modo a formarmos desde j uma anteviso do grfico e assim irmos verificando se tudo est a decorrer como pretendamos. Clicamos tambm de modo a seleccionar o tipo de grfico, neste caso um grfico xy. No nosso exemplo, as sries de dados, que so os valores a representar graficamente, encontram-se em colunas, pelo que essa opo seleccionada em Sries de dados em:. Clicamos ento no boto Seguinte>> para avanarmos para o prximo passo.

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Existem diversas variantes de grfico xy. No nosso exemplo, vamos escolher Apenas smbolos, como se mostra na figura seguinte, embora possam tambm ter muito interesse outras variantes, em que os pontos so unidos por uma linha ou at calculada e representada uma linha de interpolao a partir dos pontos presentes, a qual permite uma muito boa aproximao para valores intermdios, que no existem na nossa tabela de valores.

Tambm clicamos, sob Linhas da grelha, em Eixo X e Eixo Y, de modo a dispormos de um padro de linhas perpendiculares auxiliares de leitura dos valores. Clicamos ento no boto Seguinte>> para avanarmos para o prximo passo, surgindo a janela da figura seguinte. Nesta, desactivamos a legenda, por ser suprflua num grfico to simples, e inserimos os vrios ttulos, de acordo com o significado dos nossos dados, como ilustrado.

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Finalmente clicamos no boto Criar, resultando ento o grfico representado a seguir, que mostra a variao da impedncia de um circuito RLC numa determinada gama de frequncias.

Notemos bem que as etiquetas presentes no eixos do grfico tm exactamente o aspecto dos valores que estavam na tabela de origem. No entanto, possvel alterar quer os formatos visuais e numricos, quer as escalas, por meio da formatao dos eixos, como se indica no tpico seguinte.
Modificar as caractersticas de um grfico

Como um grfico apresenta um nmero considervel de pormenores de configurao, aps a respectiva criao podemos no ficar satisfeitos e assim conveniente dispor de funes que nos permitam modificar as caractersticas do grfico. Antes de tentar modificar algo, h que distinguir trs situaes relativas ao estado da seleco do grfico:

O grfico no se encontra de forma nenhuma seleccionado. Desta forma, no possvel efectuar qualquer modificao. Foi aplicado um clique do rato sobre o grfico, e assim aparecem , nos cantos e a meio de cada lado do grfico, uns pequenos quadrados verdes que permitem o redimensionamento geral do objecto grfico, como mostra na figura A. Nesta fase, se clicarmos com o boto secundrio do rato sobre o grfico, aparece-nos um menu que se refere principalmente a aces que se podem realizar sobre o grfico enquanto objecto posicionado na folha de clculo. Especial destaque merecem a entrada de menu Modificar intervalo de dados, que nos permite, por exemplo, corrigir uma m seleco quanto possibilidade de os dados se encontrarem em linhas ou em colunas, e a entrada de menu Editar, que d acesso aos aspectos de formatao referidos abaixo.
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Foi aplicado um duplo-clique sobre o grfico, o que provoca a entrada num nvel de edio que nos permite alterar as diversas propriedades do grfico propriamente dito, como se pode apreciar pelas designaes das entradas do menu que aparece ao clicarmos seguidamente com o boto secundrio sobre o grfico. Notemos que nesta fase aparece no grfico uma moldura caracterstica, como se v na figura B. Conforme acima referido, a entrada neste modo de edio tambm pode ser efectuada aps um clique simples sobre o grfico e depois seleccionando a entrada de menu Editar.

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No modo de edio das propriedades do grfico, torna-se visvel a barra de formatao de grficos:

As finalidades dos vrios botes so indicadas por pequenos rtulos que surgem quando o cursor do rato passa sobre eles. Os efeitos das alteraes tornam-se imediatamente visveis. Para abandonar o modo de edio do grfico, basta clicarmos numa zona fora da rea do grfico.
Apresentar legendas num grfico circular, como por exemplo percentagens

Entramos no modo de edio das propriedades do grfico e aplicamos um clique duplo a uma das fatias do grfico, o que faz aparecer os quadradinhos verdes de redimensionamento, bem como uma janela com separadores para alterao das diversas propriedades aplicveis. Como se v na figura, temos a possibilidade de fazer aparecer junto a cada fatia o texto da respectiva etiqueta, bem como o valor ou a percentagem associados. Esta aco tem de ser repetida para cada fatia do grfico.

Inserir objectos de desenho

Clicamos no boto ou, alternativamente, na barra de menus, clicamos em Ver Barras de ferramentas Desenho. Aparece na parte inferior da janela do Calc a barra de desenho, com acesso a variados elementos grficos que podem ser inseridos e formatados nos seus diversos aspectos.
Inserir notas nas clulas

As notas so informaes adicionais ou comentrios que aparecem quando o cursor passa sobre as clulas. Para inserir uma nota, clicamos na clula de interesse e, na barra de menus, clicamos em Inserir Nota e seguidamente inserimos o respectivo texto.

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Uma clula que contenha uma nota apresentar, no seu canto superior direito, um pequeno quadrado vermelho. na figura seguinte, vemos uma nota associada a uma clula.

Tornar uma nota permanentemente visvel

Clicamos com o boto secundrio do rato sobre a clula e, no menu que aparece, clicamos em Mostrar nota. Se mais tarde quisermos desactivar esta funo, de tal modo que a nota s aparea quando o cursor do rato seja colocado sobre a clula, repetimos o processo.
Modificar o contedo de uma nota

Clicamos na clula e depois, a partir da barra de menus, clicamos em Inserir Nota, como se fosse para inserir uma nota nova. No entanto, como j se encontra na clula uma nota, esta aberta para edio e podemos alterar o texto ou a sua formatao, esta ltima por meio da barra de formatao do Calc.
Modificar o tamanho ou a posio de uma nota

Primeiro, tornamos a nota permanentemente visvel, seguindo o processo acima indicado. Seguidamente, clicamos sobre a nota e arrastamo-la para mudarmos a sua posio, ou clicamos sobre o seu bordo e arrastamo-lo para modificarmos o seu tamanho.
Definir a opo de imprimir, ou no, as notas

Clicamos, na barra de menus, em Formatar Pgina e seguidamente no separador Folha, onde temos acesso a uma caixa em que podemos assinalar ou deixar em branco a opo de imprimir as notas presentes na folha de clculo, como se v na figura seguinte.

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Guardar contedos da folha de clculo em formato pdf

Para produzir, de forma rpida, mas sem controlo das caractersticas dos resultados, um ficheiro em formato pdf (1) clicamos, na barra de ferramentas, no boto . Se pretendermos mais controlo dos resultados da operao, o que em muitos casos aconselhvel, clicamos, na barra de menu, em Ficheiro Exportar como PDF... e depois aparece-nos uma janela em que podemos impor vrias definies:

Em particular, importante definirmos, em Range, se queremos exportar o livro todo, uma ou mais pginas determinadas ou apenas a poro da folha de clculo que estiver de momento seleccionada. Em Images indicamos se pretendemos ou no comprimir as imagens. Se o ficheiro se destinar apenas a visualizao em monitor, ser aconselhvel aplicar compresso, mas caso seja para imprimir ser necessrio ter cuidado, para manter uma resoluo suficiente, por exemplo, de 300 pontos por polegada (dpi, em ingls).

Bases de Dados
As bases de dados possuem actualmente uma grande importncia, num mundo em que cada vez temos mais informao disponvel e at se fala em excesso de informao ou inundao de informao. Sendo assim, torna-se muito importante dispor de processos de organizao e de filtragem da informao, de modo a conseguirmos, de forma eficiente, ter acesso s informaes que procuramos. Por outro lado, em muitas esferas da actividade humana, a informao constitui a base dos processos de deciso, e por isso vital dispor de sistemas de informao, nos quais as bases de dados ocupam, como no poderia deixar de ser, um lugar de destaque. A Wikipdia refere que a expresso base de dados foi criada inicialmente pela comunidade de
(1) Um formato de documentos muito divulgado, caracterizado por no ser destinado a ser editvel, mas sim s de leitura, e que legvel com a aplicao Adobe Reader .
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computao para indicar coleces organizadas de dados, armazenadas em computadores. Em termos mais tcnicos, uma base de dados uma coleco de registos armazenados num computador de um modo sistemtico, estruturado, de forma que um programa de computador possa consult-lo para responder a questes. Estruturalmente, em linguagem de bases de dados falamos em registos e em campos. Um registo um conjunto de valores associados a um objecto ou ocorrncia, por exemplo, esses valores podem ser os dados de um livro, os dados de um empregado de uma empresa ou os dados de uma venda. Os campos correspondem a atributos (ou caractersticas) desses objectos ou ocorrncias, por exemplo, os campos Nome, Idade, Profisso, Morada seriam atributos dos empregados de uma empresa. Podemos usar as aplicaes de folha de clculo como o Calc para trabalhar com bases de dados estruturalmente simples, mas que j nos permitem utilizar funes de grande interesse, como por exemplo as funes de filtragem da informao com vista a responder a consultas. Trata-se de bases de dados em formato monotabela, que so representadas no Calc, como o nome indica. sob a forma de uma tabela, constituda, como habitualmente, por linhas e colunas. Assim, as linhas da tabela correspondero aos registos e as colunas da tabela correspondero aos campos. Uma base de dados monotabela normalmente constituda por uma linha de cabealho que mostra os nomes dos campos, seguida dos registos, que podem ser em grande quantidade. As funes teis para trabalhar com dados so as que aparecem no menu Dados.
Definir um intervalo de dados

Antes de iniciarmos a utilizao das funes de dados, devemos indicar ao Calc que a tabela que contm os dados ser considerada um intervalo de dados, o que vai facilitar a aplicao das vrias funes do menu Dados. Para tal, colocamos a clula activa numa posio qualquer do interior do intervalo de dados e, na barra de menus, clicamos em Dados Definir intervalo...

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Na janela que aparece, atribumos um nome ao intervalo de base de dados. Clicando no boto Mais, podemos ainda visualizar outras opes. Normalmente, devemos certificar-nos de que a opo Contm etiquetas de colunas est seleccionada, pois habitual que o intervalo de base de dados seja inciado com uma linha de identificao dos campos.
Ordenar um intervalo de dados

Colocamos a clula activa numa qualquer posio dentro do intervalo de dados e depois clicamos, a partir da barra de menus, em Dados Ordenar...

Como se v no exemplo acima representado, a ordenao pode ser efectuada definindo vrias prioridades, por exemplo primeiro ordenar os registos por nomes dos vendedores alfabeticamente de forma ascendente, isto , de A a Z, e depois por datas de venda de forma descente, isto , da data mais recente data mais antiga. Sendo assim, a ordem pela qual aparecero os registos (linhas da tabela) ser alterada. So possveis, no mximo, trs critrios de ordenao.
Filtros

Um intervalo de base de dados pode conter largos milhares de registos e mesmo em situaes de menor dimenso pode tornar-se muito difcil, demorado e sujeito a erros extrair informaes dos dados. vulgar procurarmos respostas a diversas questes sobre os dados, ou seja, efectuarmos consultas base de dados. Muitas vezes, gostaramos de ocultar registos da base de dados, ficando visveis apenas os registos que correspondam a determinados critrios. Este processo denomina-se filtragem. Os registos que ficam ocultos no so apagados, pois permanecem na base de dados, embora no fiquem visveis. Podemos notar que uma lista se encontra filtrada, quando h saltos na numerao das linhas do intervalo de dados visualizadas, o que indica que h linhas ocultas. Se aps filtrarmos um intervalo de base de dados retirarmos o filtro, os registos ocultados pelo filtro tornar-se-o de novo visveis. Temos disposio trs tipos de filtros, cada um com as suas
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Tecnologias da Informao e Comunicao particularidades:

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Filtro automtico funciona de acordo com valores especficos que aparecem nos registos e so seleccionados em caixas de combinao que aparecem associadas aos campos, na linha de cabealho. Filtro-padro funciona de acordo com condies de filtragem especificadas numa janela de dilogo. Filtro avanado funciona com base em critrios de filtragem especificados em clulas.

Aplicar um filtro automtico

Colocamos a clula activa numa qualquer posio dentro do intervalo de dados e depois clicamos, a partir da barra de menus, em Dados Filtro Filtro automtico. Aparecem, na linha de cabealho, os botes associados s caixas de combinao que nos remetem para valores de filtragem especficos. Esses valores so os que se encontram em cada coluna da tabela.

Clicando num dos botes do filtro automtico, abre-se a respectiva caixa de combinao. Clicamos num dos valores da caixa, para filtrar os registos de modo que apenas continuem visveis aqueles que contiverem, nesse campo, o valor seleccionado. Assim, se clicarmos, na caixa de combinao que se v na figura acima, em Antunes, apenas ficaro visveis os registos em que este nome aparea. Esta filtragem pode ser combinada com outras filtragens dos outros campos. Por exemplo, aps escolhermos Antunes podemos clicar no boto do campo Pas e seguidamente, na caixa de combinao que se abre, em Brasil. Isto far com que se passem a ver apenas os registos em que o valor do campo Pas Brasil e o valor do campo Vendedor Antunes. Desta forma estaramos a responder seguinte consulta: quais os dados das vendas efectuadas por Antunes para o Brasil? Notemos bem que a aplicao de filtragem em vrios campos em simultneo efectua uma funo lgica E, ou AND, (conjuno) entre os vrios critrios. Nas caixas de combinao aparecem ainda outras possibilidades:

tudo se clicarmos nesta opo, deixa de haver filtragem associada a este campo. Padro abre-se a caixa de dilogo para associar um filtro-padro (V. o tpico Aplicar um filtro-padro). Se incluirmos um filtro-padro, como este s nos permite 3 critrios de
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filtragem, se desejarmos um nmero relativamente elevado de critrios ser conveniente primeiro definirmos o filtro-padro e s depois, nos outros campos, por via dos respectivos botes de filtro automtico, sobrepormos (funo lgica E, ou AND) outros critrios, seleccionando os valores especficos de interesse.

Top 10 mostra os 10 valores mais altos que ocorrem num campo numrico. Por exemplo, no caso de esta opo ser seleccionada no campo Montante da Venda na ilustrao acima, por exemplo, ficaro visveis os registos que contiverem os 10 maiores valores de montantes de vendas.

Remover um filtro automtico

Para remover completamente o filtro automtico, comeamos por colocar a clula activa no interior do intervalo de dados e depois clicamos, a partir da barra de menus, em Dados Filtro Filtro automtico. o que se representa na figura seguinte.

Ocultar um filtro automtico

Para manter filtrado o intervalo de dados, o intervalo de dados, mas com os botes de filtro automtico oculto, clicamos, a partir da barra de menus, em Dados Filtro Ocultar filtro automtico. Em seguida, se o pretendermos, poderemos remover completamente o filtro, clicando, da mesma forma, em Dados Filtro Remover filtro. Estas opes encontram-se ilustradas na figura acima.
Aplicar um filtro-padro

Colocamos a clula activa numa qualquer posio dentro do intervalo de dados e depois clicamos, a partir da barra de menus, em Dados Filtro Filtro padro... Como se pode apreciar na figura seguinte, aparece uma janela que nos permite indicar os critrios de filtragem. Podemos aplicar at um mximo de trs critrios, que sero combinados por meio de funes lgicas OU e E (OR e AND). Por exemplo, no caso ilustrado, estamos a especificar que desejamos que fiquem visveis apenas os registos que se refiram s vendas efectuadas para o Brasil, cujo montante seja superior ou igual a 5000,00 . Trata-se, claro de dois
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critrios, combinados por meio da funo lgica E (AND), que tambm seleccionamos na mesma caixa de dilogo.

Notemos bem que por vezes poderemos ser induzidos em erro ao tentarmos traduzir critrios da nossa linguagem natural para a linguagem das funes lgicas. Por exemplo, se quisssemos obter apenas os registos relativos a Portugal e a Espanha, excluindo os de outros pases, teramos de seleccionar a funo OU (OR) e no E (AND)! Em termos de operaes de conjuntos, OU corresponde a uma reunio e E a uma interseco. Ora claro que pretenderamos a reunio dos registos de Portugal com os registos relativos a Espanha. A interseco seria o conjunto vazio.
Utilizar expresses regulares

Num filtro padro ou num filtro avanado, podemos tambm usar expresses regulares. Como nos diz a Wikipdia, uma expresso regular, na Informtica, define um padro a ser usado para procurar ou substituir palavras ou grupos de palavras. um meio preciso de se fazer buscas de determinadas pores de texto. Assim, no caso de, por exemplo, num dos nossos critrios de filtragem, pretendermos todos os nomes de vendedores comeados por R, definiramos a condio: Vendedor = R.* O ponto seguido de asterisco significa qualquer sequncia de caracteres, pelo que os registos contendo os valores Rodrigues e Reis seriam includos nos resultados. De igual forma, a expresso .*2004 corresponderia a qualquer data do ano 2004. Mas no caso de algum dos nossos critrios de filtragem conter uma expresso regular, ser necessrio indicar ao Calc esse facto, assinalando a caixa de verificao correspondente, que fica visvel quando pressionamos o boto Mais, como se pode ver na figura seguinte.

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Copiar para um intervalo os resultados de filtragem

Na mesma caixa de dilogo em que definimos os critrios de filtragem, clicamos no boto Mais, o que expande a janela na sua parte inferior, como se v na figura acima. Assinalamos a caixa de verificao Copiar resultados para e seguidamente clicamos no boto (Reduzir) para escolher, clicando, uma clula que ser o canto superior esquerdo do intervalo de clulas em que sero dispostos os resultados da filtragem. Para voltar caixa de dilogo em que procedemos especificao dos critrios, clicamos no boto (Maximizar), notando que a clula seleccionada para incio do intervalo de sada do filtro aparece referida. No exemplo ilustrado, ser $Vendas.$G$1.
Aplicar um filtro avanado

Os filtros avanados funcionam com base em critrios que so escritos em clulas da folha de clculo, Assim, comeamos por seleccionar, copiar e colar para uma zona livre da folha de clculo a linha de cabealho do intervalo de dados que pretendemos filtrar. Podemos, por exemplo, colar o cabealho para uma zona ao lado do intervalo de dados, deixando uma coluna em branco como zona de separao. Seguidamente, escrevemos sob o cabealho os critrios, que podem ser, no mximo, oito. Vejamos o exemplo seguinte:

Neste exemplo, estamos interessados na filtragem que resultar na visualizao apenas dos registos do intervalo de dados que dizem respeito s vendas para o Brasil efectuadas pelo vendedor Silva e cujo montante igual ou superior a 2000,00 e que ocorreram em 2004, reunidos com os registos que se referem a vendas feitas para Espanha pelo vendedor Gonalves durante o ano de 2003. Notemos bem que entre os critrios dispostos ao longo de uma linha sob o cabealho esto implcitas funes lgicas E (AND), enquanto entre uma linha e outra linha se processa uma funo OU (OR). Sobre a aplicao destas funes e sobre a notao aqui empregue para os critrios associados s datas, V., respectivamente, os tpicos acima Aplicar um filtro-padro e Utilizar expresses regulares. Se pretendermos aplicar dois ou mais critrios ao mesmo campo numa linha, teremos de repetir esse campo no cabealho duplicado, como se pode ver no exemplo ilustrado na figura seguinte, em que estabelecemos um critrio composto para as datas, pretendendo os registos que contenham datas de um certo intervalo. Neste caso, sero aceites pelo filtro quaisquer datas pertencentes ao primeiro semestre do ano de 2003. Como se pode apreciar, o campo Data da venda foi repetido, de forma a que em baixo se possam escrever vrios critrios, que, como sabido, sero combinados por uma funo lgica E (AND).
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Aps escrevermos os critrios, colocamos a clula activa numa qualquer posio dentro do intervalo de dados e depois clicamos, a partir da barra de menus, em Dados Filtro Filtro avanado... Aparece a caixa de dilogo intitulada Filtro especial:

Nesta caixa, comeamos por indicar onde se encontram os critrios de filtragem, clicando no boto (Reduzir) e depois seleccionando, mediante clicar e arrastar, o intervalo de clulas em que se encontram os critrios que definimos, incluindo a linha de cabealho. Clicamos ento no boto (Maximizar) para voltarmos caixa de dilogo.

No exemplo ilustrado, como estamos a usar expresses regulares, temos seguidamente de clicar no boto Mais e de assinalar a caixa de verificao correspondente. Se nos interessar que os resultados da filtragem apaream numa zona da folha de clculo distinta da do intervalo de dados original, assinalamos ainda a caixa de verificao Copiar resultados para e seguidamente, utilizando o boto (Reduzir) associado, podemos clicar numa clula que desejemos como canto superior esquerdo do intervalo onde queremos obter aqueles resultados. Para voltarmos caixa de dilogo, clicamos no boto (Maximizar).

Clicamos ento em OK para aplicar o filtro, o que ter, no nosso exemplo, correspondente aos critrios acima apresentados, o resultado patente na figura seguinte. Notemos bem que no caso de pretendermos que os resultados apaream sobre o prprio intervalo de dados, com ocultao de linhas, e no copiados para uma zona distinta da folha de clculo, ento ser pouco aconselhvel que a zona de especificao de critrios seja ao lado do intervalo de dados original, pois a ocultao de linhas resultante da filtragem poder afectar a zona de especificao de critrios. Nestes casos, seria mais aconselhvel copiar a linha de cabealho e definir os critrios numa zona abaixo do intervalo de dados original.

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Relatrios de tabela dinmica

frequente estarmos perante grandes quantidades de dados dispostos numa tabela de folha de clculo e termos mais informao do que podemos processar. Obviamente, a nossa ateno dispersada pelos muitos valores presentes e temos grande dificuldade em detectar padres e significados que se encontram ocultos nos dados. Para resolver este problema, o Calc oferece a possibilidade de criarmos relatrios de tabela dinmica. Estes so novas formas, simples e compactas, de visualizar os dados, que so organizados e resumidos em tabelas, de modo a facilitar a anlise. Trata-se, assim, de um auxiliar de grande importncia no sentido de conhecer os factos representados e tomar decises. Um relatrio de tabela dinmica tem o aspecto de uma tabela que se apresentam ento os dados de uma forma inteligvel, estruturando-os, agrupando-os e calculando totais. No tpico seguinte, aparecem exemplos deste tipo de relatrio.
Criar um relatrio de tabela dinmica

Devemos seguir trs passos: 1. Definir ou rever o que queremos saber, isto , que perguntas queremos fazer base de dados. Por exemplo, qual o panorama dos montantes de vendas por cada vendedor? Ou qual o volume de vendas por pas? 2. Activar, a partir da barra de menus, o Assistente de dados. 3. Formar a tabela pretendida, por meio do arrastamento de etiquetas de campos da base de dados para a estrutura da tabela.
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Opcionalmente, poderemos estar interessados em representar graficamente o relatrio de tabela dinmica e para isso seleccionaremos as sries de dados de interesse e seguiremos os processos normais de criao de grficos no Calc (V. tpicos sobre a criao de grficos). Vejamos mais em pormenor, e em face de um exemplo, este processo de criao dos relatrios de tabela dinmica: suponhamos que temos uma base de dados contendo o historial das vendas de uma empresa e desejamos saber saber quanto vendeu cada vendedor ao longo do perodo de tempo representado. Colocamos a clula activa numa qualquer posio dentro do intervalo de dados e depois clicamos, a partir da barra de menus, em Dados Assistente de Dados Iniciar. Aparece uma caixa de dilogo com vista seleco da origem dos dados. Se estivermos a trabalhar com um intervalo de dados representado na folha de clculo, seleccionamos a primeira opo, Seleco actual e clicamos em OK. Aparece a seguinte caixa:

Como se v, a caixa visa a definio do esquema da tabela dinmica. Por um lado, aparece uma estrutura de tabela, e direita dessa estrutura ainda vazia encontram-se, dispostas verticalmente, as etiquetas dos campos da base de dados. Mediante clicar e arrastar, vamos deslocar para a estrutura da tabela dinmicas etiquetas dos campos e assim formar a tabela de acordo com os nossos desejos. No exemplo simples que estamos a ilustrar, arrastamos Vendedor para a rea Campos de linha e Pas para Campos de coluna. Em Campos de dados, devemos colocar a etiqueta que se refere aos valores que pretendemos sumarizar ou totalizar, valores que sero, portanto, resumidos por meio de somas. Neste caso, esses valores so os montantes das vendas. Note-se que neste exemplo, como pretendemos apenas saber quanto vendeu cada vendedor, at nem precisvamos de colocar a etiqueta do campo Pas, mas para completar um pouco mais a ilustrao do funcionamento deste processo de criao de relatrios de tabela dinmica essa etiqueta tambm adicionada. A caixa ficar, ento, com o aspecto representado na figura seguinte, obtida alm disso aps clicarmos no boto Mais, para podermos indicar a zona da folha de clculo em que desejamos que seja colocada a tabela dinmica.
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Na linha em que aparece a inscrio Resultados para, clicamos no boto (Reduzir) e seguidamente clicamos numa clula da folha de clculo que ficar no canto superior esquerdo da tabela dinmica. Seguidamente, para voltarmos caixa de dilogo, clicamos no boto (Maximizar) e depois, para criar a tabela dinmica, clicamos no boto OK. No nosso exemplo, o resultado ser o que pode apreciar na figura abaixo. Como se v, os dados foram resumidos de forma esquematizada numa tabela, que nos permite uma leitura imediata de vrios aspectos que estavam dispersos no intervalo de dados.

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Criar um relatrio de tabela dinmica incluindo funes

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Para ver o procedimento geral de criao de um relatrio de tabela dinmica, V. tpico anterior. Os relatrios de tabela dinmica podem apresentar resultados afectados de funes e no apenas realizar somas de valores. Por exemplo, poderemos aplicar a funo Mdia para determinar a mdia das vendas de cada vendedor, ou a funo Contar, para saber o nmero de transaces de venda efectuadas por cada vendedor. Assim, ao construirmos a tabela dinmica, na caixa de dilogo do Assistente de dados, comeamos por clicar duplamente no boto associado ao campo a que desejamos aplicar a funo, por exemplo, na primeira figura da pgina anterior clicamos sobre o boto Soma Montante da Venda, surgindo a seguinte caixa, em que clicamos sobre a funo de interesse e seguidamente em OK.

De volta caixa de dilogo do Assistente de dados, na linha em que aparece a inscrio Resultados para, clicamos no boto (Reduzir) e seguidamente clicamos numa clula da folha de clculo que ficar no canto superior esquerdo da tabela dinmica. Seguidamente, para voltarmos caixa de dilogo, clicamos no boto (Maximizar) e depois, para criar a tabela dinmica, clicamos no boto OK. No nosso exemplo, o resultado ser o que pode apreciar na figura abaixo. Obtermos assim a leitura imediata dos valores mximos dos montantes de venda de cada vendedor.

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Tecnologias da Informao e Comunicao

Outro exemplo de utilizao de funes o ilustrado nas figuras abaixo. Como se pode apreciar, foram arrastadas para a zona Campos de dados tanto a etiqueta Montante da venda, como a etiqueta Nmero da encomenda. Assim, os dados desses dois campos do intervalo de dados estaro disponveis para serem sumarizados ou tratados por funes. Clicando duplamente sobre o boto do Nmero de encomenda, acima da zona Campos de dados, seleccionamos a funo Contar, o que fez com que fossem contados todos os actos de venda de cada vendedor.

Como se v, relativamente a cada vendedor apareceram o montante total de vendas e o nmero de transaces, que neste caso perfazem 799. Resultam assim diversas informaes teis desta tabela dinmica.

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Actualizar um relatrio de tabela dinmica

Folhas de Clculo

Clicamos com o boto secundrio do rato sobre a tabela dinmica e, no menu que aparece, clicamos sobre Actualizar.

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