Ejemplo de factura vinculada a hoja de almacen

En artculos anteriores hemos visto cmo realizar una factura en excel 2010, guardarla como plantilla y colocar las frmulas adecuadas para calcular totales, iva, descuentos, etc. Vamos a darle ahora una pequea vuelta de tuerca a este tipo de facturas vinculndolas con una hoja de excel donde tengamos los datos de los productos de nuestro almacn. Partiremos de una factura y de una tabla de artculos como se ve en las imagenes:

La tabla de productos est en el mismo libro que la factura y la hemos llamado Almacen.

De lo que se trata es de, en la factura, no tener que escribir la descripcin y el precio, no slo por comodidad sino para, tambin, evitar errores. Lo primero que haremos en nuestra plantilla de factura es aadirle una columna antes de las unidades vendidas, donde escribiremos el cdigo del producto vendido. Insertaremos una columna en la tabla de la factura (OJO: no en la hoja completa, ya que se nos descuadrara todo el formato). Para ello seleccionamos la columna unidades de la tabla (o la columna delante de la que queremos insertar la columna), damo al botn derecho del ratn y en el men contextual que aparece le damos a Insertar... Se nos muestra la ventana Insertar Celdas, donde elegiremos la opcin "desplazar las celdas a la derecha", tal como muestra la figura:

De este modo, tenemos liberada la columna A. En la celda A10, escribimos el ttulo referencia, y nos queda de este modo:

As pues, ahora tenemos que colocar las frmulas necesarias para que escribiendo en la columna "REFERENCIA" el cdigo del producto vendido, en las columnas "DESCRIPCION" y "PRECIO UNITARIO", aparezcan la descripcin del producto y el precio del mismo, respetivamente. Para ello emplearemos la funcin =CONSULTAV, en la que el valor a buscar, estar en la columna "REFERENCIA"; el rango de bsqueda ser la tabla de productos de la hoja Almacn; y las columnas a rescatar sern la 2 para al descripcin y la 3 para el precio.

As pues, en la celda C12 (descripcion) pondremos la siguiente frmula: =CONSULTAV(Factura!A12;Almacen!$A$2:$C$11;2) y en la D12 (precio unitario): =CONSULTAV(Factura!A12;Almacen!$A$2:$C$11;3) Copiamos estas frmulas a todas las celdas de sus respectivas columnas y guardamos como plantilla este nuevo modelo de factura. Ahora pongamos algunos datos ficticios. Supongamos que hemos vendido 5 productos de referencia SX-369, 7 de SX-402 y 1 de SX-381. Vemos que automticamente se rellenan las casilla correspondientes a la descripcin y el precio quedando como sigue:

Como vemos, se nos llena la factura de #N/A y no nos calcula los totales. Eso es debido a que la funcin CONSULTAV devuelve el mensaje de error #N/A si la casilla donde debera estar el dato de bsqueda est vaca. Para evitar esto, aplicaremos la funcin CONSULTAV, slo cuando la casilla de REFERENCIA no est vaca. Echaremos mano de la funcin SI, a que le anidaremos la frmula anterior, quedando como sigue: =SI(A12<>"";CONSULTAV(A12;Almacen!$A$2:$C$11;2);0), para las descripciones, y

=SI(A12<>"";CONSULTAV(A12;Almacen!$A$2:$C$11;3);0), para los precios. Quedando ya de este modo:

Tutoriales Excel
MARTES 10 DE AGOSTO DE 2010

Ejemplo de factura vinculada a hoja de almacen

En artculos anteriores hemos visto cmo realizar una factura en excel 2010, guardarla como plantilla y colocar las frmulas adecuadas para calcular totales, iva, descuentos, etc. Vamos a darle ahora una pequea vuelta de tuerca a este tipo de facturas vinculndolas con una hoja de excel donde tengamos los datos de los productos de nuestro almacn. Partiremos de una factura y de una tabla de artculos como se ve en las imagenes:

La tabla de productos est en el mismo libro que la factura y la hemos llamado Almacen. De lo que se trata es de, en la factura, no tener que escribir la descripcin y el precio, no slo por comodidad sino para, tambin, evitar errores. Lo primero que haremos en nuestra plantilla de factura es aadirle una columna antes de las unidades vendidas, donde escribiremos el cdigo del producto vendido. Insertaremos una columna en la tabla de la factura (OJO: no en la hoja completa, ya que se nos descuadrara todo el formato). Para ello seleccionamos la columna unidades de la tabla (o la

columna delante de la que queremos insertar la columna), damo al botn derecho del ratn y en el men contextual que aparece le damos a Insertar... Se nos muestra la ventana Insertar Celdas, donde elegiremos la opcin "desplazar las celdas a la derecha", tal como muestra la figura:

De este modo, tenemos liberada la columna A. En la celda A10, escribimos el ttulo referencia, y nos queda de este modo:

As pues, ahora tenemos que colocar las frmulas necesarias para que escribiendo en la columna "REFERENCIA" el cdigo del producto vendido, en las columnas "DESCRIPCION" y "PRECIO UNITARIO", aparezcan la descripcin del producto y el precio del mismo, respetivamente. Para ello emplearemos la funcin =CONSULTAV, en la que el valor a buscar, estar en la columna "REFERENCIA"; el rango de bsqueda ser la tabla de productos de la hoja Almacn; y las columnas a rescatar sern la 2 para al descripcin y la 3 para el precio. As pues, en la celda C12 (descripcion) pondremos la siguiente frmula: =CONSULTAV(Factura!A12;Almacen!$A$2:$C$11;2) y en la D12 (precio unitario):

=CONSULTAV(Factura!A12;Almacen!$A$2:$C$11;3) Copiamos estas frmulas a todas las celdas de sus respectivas columnas y guardamos como plantilla este nuevo modelo de factura. Ahora pongamos algunos datos ficticios. Supongamos que hemos vendido 5 productos de referencia SX-369, 7 de SX-402 y 1 de SX-381. Vemos que automticamente se rellenan las casilla correspondientes a la descripcin y el precio quedando como sigue:

Como vemos, se nos llena la factura de #N/A y no nos calcula los totales. Eso es debido a que la funcin CONSULTAV devuelve el mensaje de error #N/A si la casilla donde debera estar el dato de bsqueda est vaca. Para evitar esto, aplicaremos la funcin CONSULTAV, slo cuando la casilla de REFERENCIA no est vaca. Echaremos mano de la funcin SI, a que le anidaremos la frmula anterior, quedando como sigue: =SI(A12<>"";CONSULTAV(A12;Almacen!$A$2:$C$11;2);0), para las descripciones, y =SI(A12<>"";CONSULTAV(A12;Almacen!$A$2:$C$11;3);0), para los precios. Quedando ya de este modo:

Publicado por vorgon en 23:34 2 comentarios Etiquetas: consultav, factura, funcion si, funciones anidadas MARTES 3 DE AGOSTO DE 2010

Ejemplo de factura en Excel 2010

Una de las tareas ms para las que el uso de Excel puede resultar ms prctico es para la confeccin de facturas. Se trata de clculos sencillos (sumas y productos, aplicacin de descuentos y porcentajes), pero generalmente en gran cantidad.

Debido a su frecuente uso es muy til disearse un modelo (aunque la bilioteca de plantillas de Excel trae una cuantas) y guardarlo como nuestra propia plantilla para reutilizarlo una y otra vez.

Hay algunos datos que son imprescindibles para que una factura pueda ser considerada como tal: el nombre y nmero de identificacin fiscal tanto del cliente como del emisor de la factura, el nmero de la misma y la fecha. Todos esos datos los pondremos en la parte superior en dos columnas:

Al lado, escribiremos el IVA aplicable (D7), y el Dto que haremos (D8). A continuacin va el encabezado de las cuatro columnas que van a constituir nuestra factura propiamente dicha: Unidades, Descripcin, Precio Unitario e Importe.

En la columna Unidades, pondremos el nmero de las unidades vendidas; en Descripcin, una resea del producto; en Precio Unitario, el importe por unidad y en Importe, el precio total por producto, antes de impuestos y descuentos.

Aplicado un formato de negritas y bordeados queda una cosa as:

Al final de la columna PRECIO UNITARIO, pondremos el rtulo SUBTOTAL, y debajo de ste, todos aquellos descuentos, gastos e impuestos aplicables, en la prctica: DTO e IVA.

Finalmente, el TOTAL.

Hasta aqu, tenemos hecha la estructura. Vamos a ver las frmulas que tenemos que colocar. En la columna IMPORTE colocamos la frmula: Unidades vendidas X Precio unitario, o sea, en la celda D12, pondremos: = A12*C12. Como en esa frmula se emplean referencias relativas, la copiaremos hasta la celda D29. Para calcular el subtotal (celda D30), simplemente le damos al botn autosuma y marcamos el rango, o bien, escribimos = SUMA(D12:D30). En el descuento, multiplicamos el subtotal por el porcentaje de descuento aplicar: = D30*D8. La base imponible la obtenemos restndole al subtotal el descuento: = D30-D31. Sobre la base imponible, calcularemos el iva de manera anloga al descuento: =D32*D7. Para otener el total simplemente sumamos las celdas D2 y D33, la base imponible ms el IVA. Acabamos aplicando a todas aquellas celdas que contengan cantidades monetarias el formato moneda: seleccionamos el rango D12:D34 y, dejando pulsada la tecla CTRL, el C12:C29; y desde el men inicio > nmero, seleccionamos el formato Moneda.

Ya slo quedara rellenar la factura con los datos del vendedor y del comprador, as como, de los productos vendidos.

Publicado por vorgon en 02:41 0 comentarios Etiquetas: descuentos, factura, iva, plantillas MARTES 27 DE JULIO DE 2010

La funcion ConsultaV
Excel dispone de funciones de bsqueda y referencia para poder consultar valores de otras tablas para nuestros clculos. Imaginemos que diponemos de una tabla en la que tenemos almacenados los datos de nuestros productos:

Esta tabla la tenemos en una hoja aparte llamada artculos. Ahora si queremos elaborar facturas, hojas de pedido o cualquier otro tipo de informe no nos hace falta copiar el precio "a mano", o saber en qu celda est ya que podemos usar una funcin de bsqueda de la que Excel dispone llamada ConsultaV (en versiones anteriores era BuscarV). Veamos primero lo que queremos conseguir:

Se trata de una factura en la que los valores calculados estn con fondo amarillo, y los nicos datos que hemos introducido son el cdigo los productos y el nmero de unidades vendidas.

La funcin que hemos escrito para obtener la descripcin de los productos, celda B2, es la funcin =ConsultaV, que nos sirve para buscar un valor en la primera columna de una tabla y obtener el valor de su misma fila y en la columna especificada. Es decir, busco en la tabla de la figura 1, los productos por referecias y puedo extraer los datos de descripcin, precio y stock.

Su sintaxis es la siguiente: = ConsultaV(Valor Buscado; Rango de bsqueda; indicador de columna) En nuestro ejercicio, pues, pondramos: = ConsultaV(SX-3313; tabla de hoja Artculos; 2) que pasado a celdas y rango queda:

= ConsultaV(B4;Artculos!$B$3:$E$13;2) .- para la descripcin, y = ConsultaV(B4;Artculos!$B$3:$E$13;3) .- para el precio. Es importante observar que hemos especificado el rango con referencias absolutas y el artculo con referencias relativas, para de este modo, escribir las frmulas en la primera fila y poder copiarlas en las dems. En el indicador de columnas hemos puesto un 2 para la descripcin y un 3 para el precio, ya que la columna 1 es la referencia, la 2 es la descripcin, 3 precio y 4 stock. Para obtener el importe tan slo hemos mutiplicado el precio por el nmero de unidades vendidas ( = C2*D2) y la funcin suma para obtener el importe total ( = SUMA(E2:E4)). Para el clculo del IVA simplemente hemos multiplicado el importe total por 18% (=E11*18%) y para el TOTAL, = E11 + E12.
Publicado por vorgon en 05:43 3 comentarios Etiquetas: busqueda, consulta v, factura, iva, referencia MARTES 20 DE JULIO DE 2010

Las funciones SI, Y y O

Con este artculo acabamos la serie de cuatro tutoriales dedicados a la funcin SI. En el primero de ellos, vimos las generalidades de la funcin SI, su uso ms bsico. En el segundo artculo estudiamos el uso de SI con varias condiciones, el uso de funciones SI anidadas. En el artculo anterior vimos el uso conjunto de las funciones SI e Y, con un ejercicio de gestin de stocks. Hoy completaremos dicho ejercicio con el uso de las funciones SI, Y y la funcin O. Supongamos que vamos a gestionar nuestro stock de almacn con una poltica de precios ms agresiva que en el ejercicio anterior: ahora aplicaremos el descuento del 50% siempre que se cumpla AL MENOS UNA DE LAS CONDICIONES, que el producto venga de Espaa o que haya vendido menos de 100 unidades o que sea de una fecha anterior a 2010. Si no se cumple ninguna aplicamos un descuento del 20%. Empleamos la funcin O, cuya sintaxis es exactamente igual que la de la funcin Y: = O(condicin 1, condicin 2, ...., condicin n) En nuestro caso: = O(C4="Espaa";D4<100;e4<2010) style="TEXT-ALIGN: center; MARGIN: 0px auto 10px; WIDTH: 581px; DISPLAY: block; HEIGHT: 95px; CURSOR: hand" id="BLOGGER_PHOTO_ID_5486325961792082818" border="0" alt="" src="http://4.bp.blogspot.com/_QiCa_HtqEag/TCNYZPqe04I/AAAAAAAAACk/bxvKnJZysP4/s400/ 1.jpg"> Aplicada en la tabla del ejercicio anterior obtenemos:

Como podemos observar, aplicaremos siempre el descuento del 50% ya que al menos alguna de las tres condiciones se cumple siempre. Como ejercicio, pruebe usted a modificar alguno de los valores de la tabla. Por ejemplo, al producto SH-329, proveniente de Argentina pngale unas ventas mayores de 100. De este modo no cumplir ninguna de las opciones. Podemos darle otra vuelta de tuerca ms al ejercicio: hagamos que se le aplique un 50% si se cumplen las tres condiciones, un 25% si se cumple una de las tres y un 10% si no se cumple ninguna. Tendremos que anidar dos funciones SI. La condicin de la primera llevar una funcin Y con las tres condiciones del ejemplo. La primera opcin, el caso en que se cumpla, llevar el 50%. La segunda opcin, llevar una nueva funcin SI en la que la condicin es ahora la funcin O, y los dos parmetros siguientes seran 25% y 10%. Es decir: = SI(Y(condicion1; condicin2, condicin3);50%;SI(O(condicin1; condicin2; condicin3);25%;10%)) siendo: O sea: condicin1.-procedencia = "Espaa" condicin2.- ventas menor que 100 condicin3.- fecha menor que 2010

El resultado final sera el que se ve en la siguiente tabla. Ntese que el nmero de unidades vendidas del producto SH-329 ha sido modificado para que se puedan ver las tres posibilidades.

Como siempre, le animamos a que realice este ejercicio completo, partiendo de los datos de las celdas con fondo blanco.
Publicado por vorgon en 05:56 0 comentarios Etiquetas: funcion O, funcion SI, funcion Y, funciones anidadas, funciones logicas MARTES 13 DE JULIO DE 2010

Uso de las funciones SI e Y

Hemos visto en entradas anteriores, el uso bsico de la funcin SI y el uso de la funcin SI con varias condiciones (funciones anidadas). En esta entrada veremos el uso de la funcin SI combinado con la funcin Y. Como siempre veamos un ejemplo: Supongamos que tenemos un stock de productos en almacn y queremos modificar nuestra poltica de precios.

La tabla a rellenar ser la siguiente:

Si el producto proviene de Espaa, es ms antiguo de 2010 y hemos vendido menos de 100

unidades, aplicaremos un descuento del 50%. Ojo: TIENEN QUE CUMPLIRSE LAS TRES CONDICIONES A LA VEZ. Si alguna o todas, no se cumplen, le aplicamos un descuento del 20%. Usaremos la funcion SI, conjuntamente con la funcin Y. La funcin Y, nos devuelve el valor VERDADERO si se cumplen todas las condiciones que hay entre parntesis separadas por punto y coma. Su sintaxis es: = Y(condicin 1, condicin 2, ..., condicin n) En el caso que nos ocupa sustituiremos la condicin de la funcin SI, por la funcin Y, con las tres condiciones como parmetros.

Nos quedara as:

Para calcular el nuevo precio basta restarle al precio base el producto del descuento por el precio base. Obteniendo la tabla que vemos:

Las celdas con fondo amarillo son los valores calculados.

Publicado por vorgon en 07:39 0 comentarios Etiquetas: funcion SI, funcion Y, funciones logicas MARTES 6 DE JULIO DE 2010

Uso de la funcin SI con varias condiciones

Ya hemos visto el uso de la funcin SI, cuando le aplicamos una sla condicin. Pero el poder de la funcin SI no acaba ah, sino que permite (en combinacin con otras funciones o anidndola) su aplicacin con varias condiciones.

La mejor forma de entenderlo ser mediante una ejemplo:

La tabla de cotizaciones del IRPF en Espaa (un impuesto que grava el rendimiento del trabajo en funcin de la cuanta de ste) es como sigue:

Ingresos inferiores a 9.843 estn exentos. Ingresos entre 9.843 y 17.707 sufren un gravamen del 24%. Ingresos comprendidos entre 17.707 y 33.007 estn gravados con un 28%. Ingresos mayores que 33.007 y menores de 53.407 tienen un tipo del 37%. Ingresos que sobrepasen los 53.407 cotizan al 43%.

Vamos a ver cmo, a partir de un valor dado y la funcin SI, podemos ir determinado los distintos gravmenes. Usaremos funciones SI anidadas de la siguiente forma:

1. La primera condicin ser preguntarnos si el ingreso es menor que 9.843. Si lo es, el tipo
es cero. SI NO LO ES, aplicamos la segunda condicin. 2. Sabiendo que el valor es mayor que 9.843, cuestionamos si es menor de 17.707. Si lo es, el tipo es del 24%. SI NO LO ES aplicamos la tercera condicin. 3. La tercera condicin es si el ingreso es menor que 33.007. Si lo es, el tipo es 28%. Si no lo es, cuarta condicin. 4. La cuarta condicin nos cuestiona si el ingreso es menor que 53.407. En caso afirmativo, el tipo es del 37%. En caso contrario el tipo es el 43%. Traslademos los puntos anteriores a la funcin SI (suponemos los ingresos en B3):

No dude en realizar una tabla con diferentes ingresos, tal como la de la figura:

(los datos estn en la columna ingresos, y la columna tipos IRPF hay que obtenerla mediante la funcin SI anidada)
Publicado por vorgon en 06:55 0 comentarios Etiquetas: funcion si, funciones anidadas, tramos IRPF MARTES 29 DE JUNIO DE 2010

Uso de la funcin SI
Cuando comenzamos a realizar clculos avanzados, segn vamos poco a poco comprendiendo ms y ms la potencia del Excel, comenzamos a demandar funciones ms complicadas que hagan tal o cual cosa... y generalmente existen!. Recientemente en un curso que impart en una universidad para el cuerpo de administrativos me preguntaron como calificar automticamente las notas de los alumnos. No me refiero, claro, a que excel corrigiera los exmenes, sino a que una vez evaluados y con los valores numricos de las calificaciones en una tabla, automticamente nos indicara si el alumno estaba aprobado o no.

Para ello utilizaremos la funcin SI().

La sintaxis de la funcin SI() es la siguiente: =SI(Condicin;Operacin si Verdadero; Operacin Si Falso)

Es decir, escribimos la palabra SI, abrimos parntesis y escribimos la condicin que, dependiendo de si se cumple o no, se realizar una operacin u otra. En el ejemplo de las notas

de los alumnos, si la nota es mayor o igual que cinco, mostrar el mensaje "APROBADO" y, si no lo es, mostrar el mensaje "SUSPENSO".

Veamos como sera la funcin que nos hiciese esa operacin. Asumiendo que la nota del alumno est en la celda A3, la frmula quedara como sigue:

=SI ( A3>=5;"APROBADO";"SUSPENSO")

En las condiciones pueden usarse los siguiente operadores:

> Mayor que <> >= Mayor o igual que <= Menor o igual que = Igual que <> Distinto de

En la funcin, en la zona Operacin si Verdadero y Operacin si Falso, no tiene que ir forzosamente un texto escrito, sino que puede ir otra frmula o funcin. Si la funcin que va en esa parte es otra funcin SI, se lo que se conoce como funciones anidadas. Veamos un ejemplo. Supongamos que si el alumno aprueba, se le otorga una beca del 10% del pago de la matrcula y si suspende se le incrementa en un 10% esas tasas. Para ello, y suponiendo que la nota est en la celda A3 y el precio base de la matrcula en B2, la funcin quedara como sigue: = SI(A3>=5;B2-B2*10%;B2+B2*10%) Para afianzar lo aqu expuesto, le recomendamos que realice en su hoja de clculo el siguiente ejercicio:

Partiendo de las celdas con fondo amarillo, las notas de los alumnos, sus nombres, las cabeceras de categoras y el valor base de la matrcula, obtener si el alumno est aprobado o suspenso y el precio de la matrcula acorde a sus calificaciones.
Publicado por vorgon en 03:20 0 comentarios