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ACCESS Avancado

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  • 1.1 Quando convém importar dados?
  • 1.2 Importar ou vincular: qual a diferença?
  • 1.3 Importar dados de um documento de texto (Txt e
  • 1.4 Importar dados de planilhas do Microsoft Excel
  • 1.5 Importar dados de outros formatos
  • 1.5.1 Importar dados de banco de dados ODBC
  • 1.5.2 Importar dados de pasta do Microsoft Outlook
  • 1.6 Vincular dados
  • 2.1 Exportar dados para um arquivo de texto (Txt e Rich
  • 2.2 Exportar dados para uma planilha do Excel
  • 2.3 Exportar dados para PDF ou XPS
  • 2.4 Exportar dados para outros formatos
  • 2.4.1 Exportar dados para o Microsoft Access
  • 2.4.2 Exportar dados para ODBC
  • 3. Coleta de dados
  • 3.1 Criar email
  • 3.2 Gerenciar respostas
  • 4. Guia ferramenta de dados
  • 4.1 Grupo Analisar
  • 4.1.1 Documentar o banco de dados
  • 4.1.2 Analisar o desempenho do banco de dados
  • 4.2 Grupo Ferramentas de Banco de Dados
  • 4.2.1 Gerenciador do Menu de Controle
  • 4.2.2 Criptografar o arquivo com senha
  • 4.2.3 Criar arquivo do tipo ACCDE\
  • 4.2.4 Suplementos
  • 4.3 Grupo Mover dados
  • 4.3.1 Migrar os dados para uma base do SQL Server
  • 5. Macros
  • 5.1 Criar macro simples
  • 5.2 Associar uma macro a um evento de formulário
  • 5.3 Macros Condicionais
  • 5.4 Macros de Grupo
  • 6. Personalização do aplicativo
  • 6.1 Criar um menu principal

Avançado

Informática

Access

Escola Virtual

 

Informática

Access
Avançado

Escola Virtual

Ficha técnica
® Reservados todos os direitos patrimoniais e de reprodução à Fundação Bradesco Homepage: www.fb.org.br AUTORIA InfoSERVER S.A. Departamento de Treinamento COLABORADORES Departamento Escola Virtual - Fundação Bradesco PROJETO GRÁFICO E REVISÃO Setor Geração de Recursos Didáticos PUBLICAÇÃO: 2010

composto pelos aplicativos Word. a globalização. Enfim. procedimentos e exercícios práticos. na educação etc. as informações aqui apresentadas servirão para alicerçar a base do conhecimento requerida para a construção das competências e habilidades propostas na qualificação de Operador de Microcomputador. dominar as competências exigidas pelo mercado de trabalho e. orientações técnicas. fundamentais para qualificar profissionalmente jovens e adultos. Excel. a comunicação. Diante desse contexto. a velocidade da informação. a difusão de novas tecnologias e de novas formas de organização do trabalho são alguns exemplos das mudanças que vêm exigindo dos trabalhadores o desenvolvimento de novas competências frente às profissões. na indústria. para que possam ter autonomia no uso da ferramenta. Outlook e Internet. assim. Access. favorecer sua empregabilidade em qualquer área ocupacional.APRESENTAÇÃO Esta apostila compõe o material didático dos cursos de Informática referentes ao Pacote Office 2007. na saúde. a informática é parte fundamental dessa transformação. visto que está presente em todos os setores da sociedade: no comércio. Lembramos que as profundas transformações ocorridas no mundo do trabalho. PowerPoint. apresentamos definições. Na sequência. 3 .

.

...13 1......................2 Associar uma macro a um evento de formulário ..................................................................................................2 Grupo Ferramentas de Banco de Dados ...................................................................................................................................1 Gerenciador do menu Controle .................38 4.............44 4... GUIA FERRAMENTA DE DADOS ........................2......................9 1.................4......................1 Quando convém importar dados?.............2..........................................................1 Criar macro simples ...........................................................................................33 3.2..................................2 Exportar dados para ODBC ...........24 2..............................3 Macros Condicionais..................COLETA DE DADOS ...............10 1................61 6.. PERSONALIZAÇÃO DO APLICATIVO ........2 Analisar o desempenho do banco de dados ........44 4.....................................................2 Iniciar o banco de dados com determinado formulário ...........17 1......2 Importar ou vincular: qual a diferença? ......52 5..............................................3 Importar dados de um documento de texto (Txt e Rich Text).....1....1 Importar dados de banco de dados ODBC...1 Criar um menu principal .......................................49 4........................61 6................61 5 ..............................................4.......................37 4.....9 1..........................................................SUMÁRIO 1...........................31 3...1 Exportar dados para o Microsoft Access ............6 Vincular dados..........................................................2 Gerenciar respostas ....................................................1 Grupo Analisar...............................................................................4 Exportar dados para outros formatos: ......2 Importar dados de pasta do Microsoft Outlook ..................................26 2.......................................................................37 4.........................................................5..60 6............30 2....52 4...........................................28 2........................................................3 Grupo Mover dados............................55 5.4 Importar dados de planilhas do Microsoft Excel ..........................................................57 5.................................................21 1......................... MACROS ..........48 4.........................................................................25 2.............50 4............3 Criar arquivo do tipo ACCDE ......27 2..37 4....................1..........2 Exportar dados para uma planilha do Excel ....................1 Migrar os dados para uma base do SQL Server .............. IMPORTAÇÃO E VINCULAÇÃO DE DADOS .............................................................................35 4.............................33 3...................10 1........................1 Criar email .....2 Criptografar o arquivo com senha .......................................................53 5.....................................................5.................................... EXPORTAÇÃO DE DADOS .............................54 5.............................3..............................................................17 1........................................30 2......................4 Macros de Grupo ...............................................................1 Documentar o banco de dados ..................................................................................................................................................3 Exportar dados para PDF ou XPS ...............2...5 Importar dados de outros formatos ................................1 Exportar dados para um arquivo de texto (Txt e Rich Text) ............4 Suplementos..........................

........................................................................................................1 Formas de compartilhamento do banco de dados ..........................64 7.........65 7....1 Compactação do banco de dados ...........................................2..................... SEGURANÇA NA VERSÃO 2007 .........................65 7...................................2 Proteção de registros .....72 EXERCÍCIOS ...........................................................................................7.. ADMINISTRAÇÃO DO BANCO DE DADOS.........................70 8.64 7...........................2...............................................................73 6 .........................2 Trabalho em ambiente de multiusuários .

7 . você conhecerá novos recursos para aprimorar seu banco de dados: coletar. você teve uma visão sobre a criação. Agora. armazenagem e manipulação de informações. utilizar macros e ferramentas de dados.INTRODUÇÃO Seja bem-vindo ao Access 2007 – Avançado! No curso de Access 2007 Básico. vincular e exportar dados. importar. personalizar o aplicativo etc. administrar.

.

você também pode importar ou vincular dados de tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access. TAB ou ASC. em seguida. Importação e vinculação de dados 1. Excel Permite importar dados cuja origem é uma planilha eletrônica do Microsoft Excel. Paradox ou Lotus 1-2-3.1. Lista do SharePoint Permite importar dados de listas de compartilhamento do Microsoft SharePoint. CSV. 9 . Para importar dados. Figura 1 Access Permite importar dados de outra base de dados do Microsoft Access. HTML. Como nas demais versões do Microsoft Access. XML Permite importar dados no formato XML ou XSD. O ideal é importá-los e. que podem encontrar-se em seu computador local. fazer alterações para otimizar o banco de dados. Outlook. dBase. como Microsoft Excel. Microsoft FoxPro ou Paradox no formato de listas HTML ou XML. Arquivos de Texto Permite importar dados no formato TXT. aqui. em um servidor de rede ou em um servidor Internet. gerenciadores de banco de dados Dbase. além de outros aplicativos. utilizamos o grupo Importar da guia Dados Externos. Digitar todos os dados novamente levaria algum tempo.1 Quando convém importar dados? Imagine que você esteja desenvolvendo um banco de dados no Microsoft Access e outro usuário possua algumas informações vitais em outra base de dados. Mais Permite importar dados no formato ODBC (SQL Server).

Ao importar dados. as informações são lidas do aplicativo de origem e é criado um vínculo (ligação) entre o Microsoft Access e o aplicativo de origem. além de permitir a leitura dos dados. clique no botão Arquivo de Texto . faça o seguinte após abrir o banco de dados desejado ou criar um novo: 1. Na guia Dados Externos. 1. Automaticamente. RTF.1. sendo que a tabela ou arquivo de origem não sofre alterações. promove também sua atualização. é possível efetuar uma consulta de acréscimo para adicionar dados à outra tabela. as alterações se refletem nas tabelas do Microsoft Access. Para qualquer arquivo no formato de texto. altera-se algo em uma planilha do Microsoft Excel ou Access que serviu de origem. uma vez importada uma tabela.3 Importar dados de um documento de texto (Txt e Rich Text) Alguns gerenciadores de banco de dados geram informações no formato de texto (*. sejam outros. como formulários ou relatórios. Figura 2 10 .TXT) e esses dados podem ser lidos e convertidos para uma tabela. gera-se uma cópia das informações em uma nova tabela no banco de dados atual. ou seja. seja TXT. também é possível importar outros objetos.RTF e *. CSV. Contudo. A partir de outro banco de dados do Microsoft Access. Assim. grupo Importar.2 Importar ou vincular: qual a diferença? Na importação. não é possível anexá-los a tabelas existentes (exceto ao importar arquivos de texto ou planilhas). Já no processo de vinculação de dados.

Verifique o formato do arquivo de origem. Permite vincular dados da fonte de origem. É preciso tomar certo cuidado com a tabela. ponto e vírgula. Assim. 4. Clique no botão OK. tabulação ou outros caracteres). na tabela de destino. Descrição Permite gerar nova tabela no banco de dados atual. Especifique como armazenar as informações: Opção Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual. 5. Figura 3 11 . ou ter largura fixa (permite demarcar cada uma das colunas existentes na origem). que pode ser delimitado (dados separados por vírgula. Permite acrescentar os registros a uma tabela existente. pois ela deverá ter os mesmos campos e formatos dos dados de origem. Indique o local e o nome do arquivo de texto a ser importado e clique no botão Procurar. qualquer alteração na tabela de origem se refletirá. Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada. Acrescentar uma cópia dos registros à tabela.2. imediatamente. 3.

Indique o nome de cada uma das colunas (campos) existentes com um clique sobre ela. utilize a opção Não importar (Ignorar). Figura 4 8. preencha a opção Nome. informe se ele deve ser classificado (opção Indexado). Se necessário. Figura 5 12 . clique no botão Avançar.6. 7. Em seguida. Clique no botão Avançar. Caso tenha escolhido a opção Largura fixa. bem como o tipo dos dados. você deverá demarcar cada uma das colunas com um clique no local desejado. para que determinadas colunas não apareçam na nova tabela.

que campo deverá ser chave primária). trata-se de uma planilha eletrônica e não de um gerenciador de banco de dados. Nesse caso.9. quando a origem dos dados for o Microsoft Excel. PowerPoint. Assim. Excel. escolha a opção Excel do grupo Importar. indique um campo que deseja ver como chave primária (opção Escolher minha própria chave primária). 11. algumas bases de dados podem ser gerenciadas pelo Microsoft Excel. Defina se deseja uma chave primária (nesse caso. e faça o seguinte: 1. Outlook. nas demais. Access e OneNote em determinadas máquinas e.4 Importar dados de planilhas do Microsoft Excel Uma opção econômica do pacote Office da Microsoft é poder manter uma versão completa (professional) com os aplicativos Word. exceto o Microsoft Access. Informe o nome que a nova tabela deverá receber e clique no botão Concluir. que é bem mais simples do que o Microsoft Access. que. Se preferir. clique no botão Avançar. 10. na verdade. após a importação. uma versão mais simples (standard). contém a maioria dos aplicativos já listados. Em seguida. guia Dados Externos. será acrescida uma nova coluna com registros do tipo numeração automática). Informe a origem da base de dados e clique no botão Procurar. praticamente. 1. no design da tabela. pois. permite definir. Clique no botão Avançar. Figura 6 13 . pois. 12. sem chave primária (opção ideal.

Vincular à fonte de dados criando tabela vinculada. ele reconhecerá como nomes de campos o conteúdo da primeira linha da planilha. o Access lhe pergunta se a primeira linha contém os títulos de sua tabela. Uma vez marcada essa opção. o assistente lhe pede que informe qual das planilhas contém os dados que deseja importar. Utilizada sempre que outra tabela em seu banco de dados já possui a estrutura necessária para receber os dados importados. 3. 5. Marque a opção Primeira linha contém títulos e clique no botão Avançar. Selecione a planilha desejada e clique no botão Avançar. Acrescentar uma cópia dos registros à tabela. Na etapa seguinte. escolha uma das opções de armazenamento das informações: Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual. Caso a pasta de trabalho tenha várias planilhas. Permite vincular as informações.2. mantendo um link entre o Microsoft Access e o aplicativo de origem. na etapa seguinte. Quando você deseja importar os dados para o mesmo banco de dados em que está trabalhando. Figura 7 4. 14 . Clique no botão Avançar. Após indicar a localização.

o assistente lhe permite modificar as opções de campo. Na etapa seguinte. Figura 9 15 .Figura 8 6. tais como Nome e a propriedade Indexado. Clique no botão Avançar.

A seguir.7. o assistente lhe permite atribuir um nome à nova tabela de seu banco de dados. Digite o nome desejado e clique no botão Concluir. o Microsoft Access permite definir ou não a chave primária da tabela. Figura 10 8. Na última etapa. Figura 11 16 . Selecione a opção Escolher minha própria chave primária e clique no botão Avançar.

17 . Figura 12 1. Crystal Report. o administrador da rede deve instalar e configurar um drive ODBC. MS-Excel. Atualmente. Especifique se os dados devem ser importados (opção Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual). Visual Basic etc. clique no botão OK.5. Para esse acesso. Na guia Dados Externos. utilize a opção Mais.9. permitindo aos aplicativos acessar uma variedade de banco de dados utilizando Structured Query Language (SQL).5 Importar dados de outros formatos 1. Dê um clique na opção Banco de Dados ODBC. Você poderá ainda salvar as etapas de importação para posterior utilização. Ms-Access. Paradox. será exibida a mensagem a seguir. 2. 3. Caso não tenha ocorrido nenhum problema na importação. ou se devem ser vinculados (opção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada). como o MS-Word. Em seguida. faça o seguinte: 1. vários aplicativos possuem a habilidade de utilizá-lo.1 Importar dados de banco de dados ODBC O Open Database Connectivity (ODBC) oferece um padrão de programação de acesso a dados. Para importar arquivos no formato ODBC.

Indique se a fonte de dados se encontra em um arquivo cuja conexão deve ser gerada (utilize a guia Fonte de dados de arquivo e clique no botão Nova). ou se os dados já se encontram em sua máquina (guia Fonte de dados de máquina). Figura 14 18 .Figura 13 4.

Figura 16 19 . Indique o nome e o local onde a conexão deve ser salva e clique no botão Procurar. 7. indique sua origem (driver a ser configurado): Figura 15 6. Em seguida. clique em Avançar.5. Caso tenha escolhido a opção Nova (para criar nova conexão).

9. para que ele seja configurado na pasta atual. Figura 17 10. clique no botão Opções e. Clique no botão Avançar. Para configurar o driver ODBC gerado. em seguida.8. Figura 18 20 . Veja as referências da conexão que foram geradas e clique no botão Concluir. no botão OK.

Na guia Dados Externos. 1.2 Importar dados de pasta do Microsoft Outlook Para importar dados provenientes de uma pasta do Microsoft Outlook.11. Em seguida. em seguida. Veja que a conexão será gerada na pasta indicada logo no início. clique no botão Mais 2. no grupo Importar. faça o seguinte: 1. Em seguida.5. acrescidos a uma tabela existente ou vinculados à fonte de dados. Agora. 21 . Figura 19 12. clique no botão OK. 3. no botão OK para se conectar ao drive recentemente gerado. . clique na opção Pasta do Outlook. basta dar um clique sobre o nome da fonte e. Indique se os dados devem ser importados para nova tabela.

Indique a localização dos dados (pasta de origem no Microsoft Outlook). Figura 21 5. clique em Avançar. indique o nome da coluna (campo). Em seguida.Figura 20 4. clique em Avançar. o tipo dos dados e se a coluna deve ser importada ou não. Assim como nos arquivos do tipo TXT e RTF. 22 . Em seguida. 6.

Figura 22

7. Indique se deseja ou não criar uma chave primária e, em seguida, clique no botão Avançar. 8. Forneça um nome para a nova tabela e clique no botão Concluir, para que a nova tabela seja gerada.

Figura 23

23

1.6 Vincular dados
Esse recurso é bastante utilizado quando o ambiente de trabalho é de multiusuários, pois a origem de dados está em um servidor e desejamos receber diariamente informações atualizadas nas tabelas. O processo é o mesmo utilizado para importar. No entanto, devemos selecionar a opção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada. Escolha o tipo de importação, como Microsoft Access ou Microsoft Excel, indique a localização dos dados de origem e clique no botão Procurar, como fez na opção de importação.

Figura 24

Ao optar por Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada, informe dados como nome da planilha (guia) ou nome da área a ser vinculada, da mesma forma utilizada na importação. Após seguir todas as etapas de vinculação, a nova tabela possuirá um ícone como este:

Vamos praticar! Exercícios 1 e 2

24

2. Exportação de dados
Outra situação bastante comum, quando se trabalha com base de dados, é aquela em que o usuário ainda não se habituou à utilização do banco de dados e se sente mais confortável com funções e gráficos do Microsoft Excel. Assim, precisa enviar esses dados para a planilha eletrônica ou para outros aplicativos. As opções de exportação de dados são as seguintes:

Figura 25

Excel

Permite enviar os dados do objeto atual para uma planilha eletrônica do Microsoft Excel.

Lista do SharePoint

Permite enviar os dados do objeto atual para listas de compartilhamento do Microsoft SharePoint.

RTF

Permite enviar os dados no formato RTF, que podem ser lidos por processadores de texto como o Microsoft Word por exemplo.

TXT

Permite enviar os dados no formato TXT, que podem ser lidos por outras bases de dados.

XML

Permite exportar dados no formato XML ou XSD. Permite enviar os dados do objeto atual para o formato Microsoft

Mais

Access, XML, banco de dados ODBC (SQL Server), HTML, dBase, Paradox ou Lotus 1-2-3 e ainda mesclar com o Microsoft Word para gerenciamento de mala direta.

25

2.1 Exportar dados para um arquivo de texto (Txt e Rich Text)
Para formatar tabelas ou consultas para o formato de texto, faça o seguinte: 1. Clique sobre a tabela ou consulta a ser exportada. 2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Arquivo de Texto .

Figura 26

3. Especifique o nome e o formato do arquivo de destino e clique no botão Procurar. 4. Indique as opções de exportação (com formatação e layout, abrir o destino após a exportação) e clique no botão OK. 5. Indique a codificação a ser utilizada e clique no botão OK.

26

Figura 28 2. Caso tenha habilitado a opção Abrir o arquivo de destino depois que a operação de exportação for concluída. dê um clique na opção Excel 27 . Veja como proceder: 1. O que fazer? Simples: basta exportar os dados de tabelas ou consultas para planilhas do Microsoft Excel.2 Exportar dados para uma planilha do Excel Imagine a seguinte situação: estar bastante acostumado ao trabalho com planilhas eletrônicas e não ter se acostumado a utilizar o construtor de expressões no Microsoft Access. 2. Clique sobre o nome do objeto a ser exportado. Na guia Dados Externos.Figura 27 6. no grupo Exportar. você verá o novo arquivo txt em sua tela.

para trabalhar com o Windows Vista. não podendo ser alterado sem segurança. ou seja. O Microsoft Office System oferece alguns suplementos gratuitos. clique no botão Procurar. é necessário instalá-los. 4. tudo o que for exibido online será impresso da mesma forma. a fim de exportar ou até mesmo salvar esse tipo de arquivo (layout fixo). Especifique as opções de exportação: se deverá ser com formatação e layout. Portanto. Para facilitar a localização. boletins. 6. Primeiramente. Para iniciar a exportação.3 Exportar dados para PDF ou XPS Em muitas situações. Indique o formato de arquivo que a pasta deverá ter. possibilitando seu compartilhamento. E se você tiver selecionado alguns registros antes de iniciar a exportação. Um arquivo no formato XPS (XML Papel Specification) também preserva as formatações e foi criado. se a planilha deverá ser aberta após a exportação. 2. dê um clique no botão OK. 28 . newsletters etc. 5. especialmente. Indique o local e o nome que a planilha deverá receber. você poderá necessitar da impressão de seus dados com layout fixo. poderá levar somente esses registros selecionados em lugar de toda a tabela ou consulta.Figura 29 3. Esses formatos são conhecidos como PDF e XPS. como relatórios jurídicos. Um arquivo PDF (Portable Document Format) é um formato de layout que preserva toda a formação do arquivo. precisará de alguns arquivos destinados à leitura e impressão.

Obtenha a ajuda do Microsoft Access sobre exportar PDF ou XPS. para que os dados sejam exportados. tabela etc. você terá a opção PDF ou XPS no grupo Exportar da guia Dados Externos. Figura 30 29 . Forneça a localização do novo arquivo (PDF ou XPS) e clique no botão Publicar. consulta. 2. em seguida. Dê um clique no link Suplemento Salvar como PDF ou XPS da Microsoft para programas do Microsoft Office 2007 para acessar a página da central de downloads da Microsoft. Siga as instruções de download.) e. clique no botão PDF ou XPS. Para exportar um arquivo para um desses formatos. 4.Vejamos como instalar o suplemento: 1. Após a execução do arquivo. 2. 3. faça o seguinte: 1. Dê um clique sobre o objeto (formulário.

4. Figura 31 3. 2.4 Exportar dados para outros formatos 2. Indique o nome que o objeto deverá receber ao ser exportado e clique no botão OK. Clique no botão Mais da guia Dados Externos. a fim de agilizar seu trabalho. todas as etapas podem ser salvas.Veja que.1 Exportar dados para o Microsoft Access Imagine que você possua outro banco de dados que requeira informações existentes na tabela de clientes e deseje exportar tais registros. faça o seguinte: 1. é só abrir o outro banco de dados para ver uma cópia dos registros exportados. grupo Exportar. Para isso. em todas as opções de importação ou exportação. 2. 30 . Em seguida. Indique o nome e a localização do arquivo que receberá os dados e clique nos botões Procurar e OK.

são necessárias algumas informações. clique no botão Avançar. Portanto. o logon do usuário e sua senha.4. os dados devem ser lidos ou convertidos para a ferramenta necessária a fim de serem analisados. novamente dê um clique sobre o objeto a ser exportado e. Para exportar. guia Dados Externos: Figura 32 2.2 Exportar dados para ODBC Na maioria das vezes. quando o trabalho é executado em redes corporativas. Escolha a fonte de dados apropriada (Fonte de dados de máquina). clique no botão Mais e em Banco de Dados ODBC. Caso não esteja listada. 1. o ODBC é um protocolo utilizado para a conexão de um banco de dados do Microsoft Access a uma fonte de dados externa. Dê um clique no botão Nova para efetuar a conexão com a base de dados e indique o formato dos dados. 3. em seguida. utilize a opção Nova ou verifique a configuração com o administrador de sua rede. o nome do banco de dados. Em seguida.2. pode acontecer de sua base de dados utilizar ferramentas mais poderosas para o gerenciamento das informações. como o local do servidor. Para isso. Na verdade. como o Oracle e o Microsoft SQL Server entre outros. no grupo Exportar. 31 .

Para concluir a conexão. 5. clique no botão Concluir.Figura 33 4. Indique a localização da fonte e clique em Salvar. Figura 34 32 . Digite o nome da fonte de dados ou pressione o botão Procurar.

). tornou-se fácil incluir um formulário para entrada de dados e processar as informações. teste. também o Microsoft InfoPath (gerenciador de formulários online). Vamos praticar! Exercício 3 3. Figura 35 33 . é necessário que.1 Criar email Para criar um email para a coleta de dados.6. Com isso. Clique sobre a nova conexão (por exemplo. Clique no botão Criar Email . senha etc. Entre com as informações necessárias para a conexão (logon. faça o seguinte: 1. se possível. grupo Coletar Dados. Para que tais tarefas sejam realizadas. ou até mesmo em outros países. Coleta de dados Um dos recursos interessantes da nova versão do Microsoft Access é poder coletar dados de outros usuários que estão no mesmo prédio.dsn) e no botão OK para iniciar a exportação. 3. guia Dados Externos. além do Microsoft Access. você tenha o Microsoft Outlook instalado e.

Em seguida. Se possuir o InfoPath instalado. 3. escolha a opção Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados a nnn (nome do objeto). Em seguida.2. em seguida. clique no botão Avançar. dando um clique sobre o nome do campo e um clique na seta para a direita. Especifique o local de armazenamento das respostas. 5. Escolha a opção Formulário HTML e clique em Avançar. Se confiar nas informações coletadas. Leia as instruções da caixa de diálogos e. clique em Avançar. 34 . a opção será habilitada para você. Figura 36 4. clique em Avançar. Escolha os campos que deverão constar no formulário para a coleta de dados.

faça o seguinte: 1. tabela e local onde serão armazenadas) 35 . Para criar a mensagem a ser enviada e acessar o Microsoft Outlook. clique em Avançar. 3. Clique no botão Gerenciar respostas. use o botão Criar e faça as alterações necessárias na mensagem. bem como informe o endereço eletrônico de cada usuário. Indique o assunto e o corpo inicial da mensagem e. guia Dados Externos. a fim de processar todas as informações. clique no botão Enviar. para que a mensagem seja enviada aos usuários. o novo pedido será preenchido (objeto exportado para coleta dos dados) e uma nova mensagem lhe será encaminhada.Figura 37 6. 7. em seguida. Ao clicar no botão Responder. grupo Coletar Dados. Para processar as informações. Em seguida.2 Gerenciar respostas Assim que os usuários receberem seu email. irão fornecer as novas informações de acordo com os dados do formulário que você criou. e você poderá utilizar as seguintes opções: • Rever os detalhes da mensagem (detalhes como nome da mensagem.

Vamos praticar! Exercício 4 36 . Em seguida. Abra o Microsoft Outlook e veja se há novas mensagens na nova pasta Resposta da Coleta de Dados do Access. você poderá dar um clique com o botão direito do mouse sobre a resposta recebida. o registro será acrescido à tabela.• Detalhes da mensagem (campos incluídos no formulário e configurações da mensagem) • Exibir ou alterar as opções da mensagem (rever as opções de envio da mensagem processada) • Reenviar a mensagem (para enviar novamente a mensagem a todos os usuários que a receberam anteriormente) • Excluir a mensagem ou Excluir esta mensagem de email 2. Ao pressionar o botão OK. Figura 38 4. utilizar a opção Exportar dados para o Microsoft Access e clicar no botão OK para iniciar a exportação para o objeto desejado. 3.

caso outro usuário passe a gerenciar as informações. basta utilizar o grupo Analisar da guia Ferramenta de Banco de Dados.1. todos os objetos existentes em seu banco de dados. é fundamental analisálas para conferir a duplicidade de dados. poderá analisar a documentação e verificar relações de dependência (quem depende do quê) e. bem como suas características (propriedades) e relacionamentos. Para criar a documentação. se preferir. Para isso. principalmente.4. a correta aplicação de tabelas. Você poderá documentar um ou vários objetos. faça o seguinte: 1. Assim.1 Documentar o banco de dados Um recurso fundamental no desenvolvimento de banco de dados é manter a documentação completa dos objetos utilizados. Figura 40 37 . Guia ferramenta de dados 4. campos existentes. Figura 39 4. Ou ainda. Clique no botão Documentador do Banco de dados . bem como relacionamentos e dependência entre os objetos.1 Grupo Analisar Ao gerenciar informações em bancos de dados complexos.

2. a divisão dos dados em mais de uma tabela. Analisar e dividir tabelas Imagine que você tenha criado uma tabela extensa e deseje dividi-la em duas ou mais. em seguida. Selecione todos os objetos que deseja documentar e. como.2 Analisar o desempenho do banco de dados Outra opção interessante é verificar o desempenho de determinado objeto. por exemplo. ou outras sugestões que podem ser obtidas clicando-se no botão Analisar Desempenho . Antes de fazer essa divisão. será necessário verificar o desempenho da tabela. você visualizará a janela de divisão de tabelas ou análise de desempenho do objeto. Dependendo do objeto selecionado.1. Figura 41 4. Por exemplo: 38 . clique no botão OK.

Figura 42 Para isso. Figura 43 39 . faça o seguinte: 1. Selecione a tabela e utilize o comando Analisar tabela existente .

Se precisar de um exemplo de como a análise será feita. Uma das tarefas sugeridas pelo Microsoft Access é a divisão da tabela. Figura 44 4. Novamente.2. clique em Mostre-me um exemplo e. se precisar de exemplos. 3. Para isso. clique no botão Avançar. Indique a tabela que contém os dados repetidos. em seguida. dê um clique em Avançar. Figura 45 40 . Para continuar. proceda da mesma maneira. em Avançar. dê um clique sobre o nome da tabela desejada e. em seguida.

clique em Avançar. Escolha a opção desejada e.5. Figura 47 41 . ou deixar que o Microsoft Access decida. em seguida. irá apresentá-la na tela como mostra a figura 47. Você poderá decidir sobre quais os campos que devem ser divididos em uma ou mais tabelas. Figura 46 Uma vez que o aplicativo tenha tomado a decisão.

Para isso. Para agrupar de forma diferente. Figura 49 42 . e verifique quais 7. Em seguida. Se algum campo não estiver na tabela desejada.6. basta dar um clique sobre o nome desse campo e arrastá-lo até o local da tabela em que deseja ver os dados: Figura 48 8. clique no botão Avançar. dê um clique duplo sobre o nome da tabela e indique esse nome para cada uma delas. indique um nome para as tabelas. dê um clique no botão Dicas são as instruções. Depois de arrastar os campos para os novos locais (quando não estiverem de acordo com suas necessidades).

Após analisar todos os dados. Figura 51 43 . use a opção Sim e crie a consulta. como chave primária). para que as tabelas sejam geradas. ou seja. clique no ícone com a chave dourada. em seguida. você poderá exibir na tela uma consulta para examinar os dados. Se achar conveniente.9. não possuem duplicatas e muito menos conteúdo em branco (são considerados. Para alterar o campo de chave primária. 11. dê um clique sobre o nome do campo que deverá ser chave primária e. Novamente. Caso não exista um relacionamento para as tabelas cujos campos em negrito aparecem como exclusivos. Em caso contrário. Figura 50 10. Em seguida. clique em Não para não criar a consulta. utilize o botão Avançar. clique no botão Concluir. portanto. este é o momento de indicá-lo.

você poderá criar um menu de controle para facilitar o acesso às informações.2 Grupo Ferramentas de Banco de Dados Um grupo bastante utilizado no trabalho com banco de dados é o Ferramentas de Banco de Dados. Figura 54 44 . faça o seguinte: 1. O primeiro passo é criar novas páginas (formulários) com todas as opções possíveis. que possui as seguintes opções: Figura 52 4. Figura 53 2.4. o Microsoft lhe solicita que confirme a criação de um. Para isso. Utilize a opção Gerenciador de Menu de Controle da guia Ferramentas de Banco de Dados.2. 3.1 Gerenciador do Menu de Controle Assim que o trabalho com todos os objetos do banco de dados estiver concluído. Caso um menu não tenha sido localizado. Basta clicar no botão Sim.

dê um clique em Formulários e. inclua formulários na página nomeada como Formulários. assim. Figura 56 45 . Para isso. uma para diversos e. Figura 55 5. Faça o mesmo para gerar novas páginas em seu menu. você deverá editar cada uma das páginas recentemente criadas. utilize o botão Novo e indique o nome que a página deverá receber. Para isso. uma opção para receber os formulários. sucessivamente. Agora.4. 7. uma para os relatórios. 6. Por exemplo. no botão Editar. Por exemplo. em seguida.

ou seja. informe que formulário deverá ser aberto. edite a página Relatórios da mesma forma. Ao terminar de editar todas as opções de Formulários. 11. na caixa Formulário. Após editar todas as páginas. 46 . selecionando-o e clicando no botão Editar. bem como a ação a ser executada na caixa Comando. edite o menu de controle principal. crie novo menu cujo comando deverá habilitar a opção Ir para menu de controle. Para incluir as opções nesse controle. Em seguida. Não se esqueça de incluir um botão que retorne ao menu principal. 9. Para isso.8. Na caixa Texto. 15. Figura 58 13. dê um clique no botão Fechar. indique o texto que deverá ser visualizado ao lado do botão de comando. Clique no botão OK. Em seguida. 14. Repita os passos de 8 a 10 para incluir mais formulários. indique quais são os relatórios que deverão ser abertos. 12. Figura 57 10. clique no botão Novo.

Figura 59 16. o comando Ir para menu de controle e o nome da página criada anteriormente (por exemplo. Relatórios. Figura 60 17. dê um clique em Novo. Para encerrar a criação do menu de controle. Formulários). utilize o botão Fechar. Indique todas as páginas que foram criadas (Formulários. Diversos e Fechar Banco de Dados). Para isso. clique em OK. 18. Em seguida. 19. 47 . indique o texto correspondente. use novamente o botão Fechar e veja o novo formulário que foi adicionado ao seu banco de dados e que receberá o nome Menu de controle. Após acrescentar todas as páginas da mesma maneira.

3. Altere a opção de abertura como Abrir exclusivo. Clique na opção Abrir. Figura 62 48 .2. Para isso. faça o seguinte: 1. Clique na seta do botão Abrir. Clique no botão Office.2 Criptografar o arquivo com senha Para tornar mais seguro seu banco de dados. Abra o arquivo no modo exclusivo. 5. 4.Figura 61 4. 2. Clique no nome do arquivo a ser aberto. é possível criptografar suas informações e ainda inserir uma senha. 6.

basta dar um clique duplo sobre o arquivo gerado e o cliente terá a impressão de que o Microsoft Access foi instalado. alterados ou inseridos). Para fazer alterações. Clique no botão Criptografar com senha. 4. 8. Como ele poderá resolver essa situação: comprando o aplicativo e pagando pelo sistema desenvolvido? A solução é simples. 4. salve esse arquivo gerado em pendrive ou CD e grave as informações para levá-las ao cliente. Para isso. Transforme o banco de dados atual em um arquivo ACCDE. Agora. Para abrir o banco de dados.7. com vários botões e com recursos de acesso por meio de comandos.2. Clique na guia Ferramentas de Banco de Dados. utilizando o Microsoft Access e o arquivo fonte (tipo ACCDB). indique o local e o nome do arquivo e clique no botão Salvar. conhecido como MDE na versão anterior. faça o seguinte: 1. pois você já o fez por ele. 9. Em seguida. Figura 63 10. Entre com a senha e informe-a novamente na opção verificar.3 Criar arquivo do tipo ACCDE\ Imagine que você tenha acabado de criar um excelente banco de dados. Se preferir. cujo usuário não tenha muito o que pensar. Salve o arquivo e abra-o novamente. simplesmente. imagine que você tenha resolvido instalar o aplicativo na máquina do cliente e que ele. 49 . para que a nova senha seja solicitada. será necessário que você manipule os novos objetos. 2. Clique no botão Criar ACCDE . não possua o Microsoft Access instalado. 3. embora com algumas ressalvas (novos objetos não podem ser excluídos. 5.

vários são os suplementos instalados para verificá-los. comandos e recursos especiais como esquemas XML. você pode querer implantar mais funcionalidade em seu banco de dados. Ao instalar o pacote Office. em seguida. Clique no botão Office. no botão Opções do Access e.4 Suplementos Muitas vezes. marcas inteligentes etc.2. em Suplementos: Figura 65 50 .Figura 64 4. Por exemplo.

bem como seu comportamento. Suplementos de COM. clique no botão OK para executar o suplemento. utilize a opção Gerenciar e indique qual deles deseja. Para gerenciar suplementos. mas ainda não carregados. Lista os suplementos desabilitados automaticamente por estarem causando pane nos programas do Office. 51 .Você encontrará as seguintes opções: Suplementos de aplicativo ativos Suplementos de aplicativo inativos Suplementos relacionados a documentos Suplementos de aplicativo desabilitados Lista os suplementos registrados e executados no momento. você terá a localização e o nome do suplemento. Por exemplo. Lista os suplementos presentes no computador. Lista os arquivos de modelo referidos pelos documentos abertos no momento. por exemplo. como. clique no botão Ir. em seguida. Na caixa de diálogos. Em seguida. as marcas inteligentes ou os esquemas XML estarão ativos somente quando o documento que faz referência a eles estiver aberto. Figura 66 Selecione os suplementos disponíveis e.

4. Figura 67 Informe se os dados devem ser enviados para um banco de dados já existente ou se será necessário criar um novo. existente na guia Ferramentas de Banco de Dados. Para executar a movimentação de dados.3 Grupo Mover dados 4. 52 . use o botão SQL Server do grupo Mover Dados. pois há milhares de informações a serem manipuladas em segurança. pode acontecer de você precisar migrar dados para o Microsoft SQL Server.1 Migrar os dados para uma base do SQL Server A maior parte das organizações costuma manter um gerenciador de banco de dados mais complexo. Para isso. E siga as orientações do assistente.3.

ou quando uma consulta é repetida. vejamos uma lista de eventos que podem ser executados. Portanto. Pode ocorrer na movimentação de uma página para outra. Ao Abrir No caso de relatórios. ao se dar um clique em um botão ou duplo clique e ao se pressionar determinada tecla. quando trabalhamos com macros: Evento Antes de Atualizar Ocorrência Antes de os dados alterados em um controle ou registro serem atualizados. conhecida como evento. Eventos podem ocorrer para formulários. controles. Quando um formulário é aberto. são considerados eventos abrir um relatório. Quando o usuário efetua ação de exclusão de um registro. 53 . Por exemplo. Na execução de uma macro.5. Depois que os dados alterados em um controle ou registro são atualizados. o evento ocorre antes de um relatório ser visualizado ou impresso. liberando-o em seguida. Abaixo. você deverá associar ao procedimento uma ação a ser realizada. Macros O Microsoft Access reconhece certos eventos que podem causar execução de macro ou procedimento de evento. quando há um controle de guias. Quando o usuário pressiona o botão do mouse sobre determinado objeto. Quando o foco é movido para um registro. Quando um formulário ou relatório é fechado e removido da tela. mas antes de o primeiro registro ser exibido. Quando o usuário dá duplo clique sobre um controle. Quando um formulário é aberto e seus registros são exibidos. mas antes de o registro ser realmente excluído. Ou até mesmo quando um formulário é atualizado. inserir novos dados em um controle de formulário e mover o foco para um registro diferente em um formulário. Antes de um controle perder o foco para outro no mesmo formulário. Dessa forma. Antes de o controle receber o foco de outro controle do mesmo formulário. registros e seções em relatórios. esse mesmo registro No Atual passa a constar como registro atual. Quando o conteúdo de uma caixa de texto ou parte do texto de uma caixa de Ao Alterar combinação é alterado. será feita uma ação. Filtrar por Seleção ou Remover Filtro. Ao Aplicar Filtro Ao Carregar Ao Clicar Ao Clicar Duas Vezes Ao Entrar Ao Excluir Ao Fechar Ao Sair Após Atualizar Quando o usuário ativa o botão Aplicar Filtro.

pois ela executará todos os processos.Uma macro é um conjunto de uma ou várias ações utilizadas para automatizar tarefas. grupo Outro. Será apresentada a seguinte janela com três colunas: Ação (tarefa a ser executada). AbrirFormulário: Figura 69 54 . em seguida. você não terá mais esse trabalho. Dê um clique na coluna Ação e.1 Criar macro simples Para criar uma macro. em seu dia a dia. você abre determinado formulário e sempre maximiza a janela para efetuar algumas ações. Na guia Criar. otimizando o processo. 5. Por exemplo. utilize a caixa de combinação existente para selecionar uma ação a ser executada. Argumentos (propriedades da tarefa ou ação) e Comentário (descrição ou observações da tarefa que está sendo realizada). em seguida. da identificação do formulário à seleção de determinado registro. Figura 68 2. faça o seguinte: 1. Com a macro. Por exemplo. no botão Macro . clique em Macro e.

4. Crie um botão de comando. Abra um formulário no modo Design. faça o seguinte: 1. Em Argumentos da ação. Para criar essa associação. clique no botão Executar . Figura 71 55 .2 Associar uma macro a um evento de formulário Conforme foi visto anteriormente. 5. 5. Salve a macro no botão Salvar . 2. Desabilite o assistente de controle por meio do botão Construtor 3. Figura 70 4. dê um clique no evento Ao clicar. Para executar a macro. defina o nome do formulário que deverá ser aberto e o Modo de dados. Ative a folha de propriedades do botão de comando. .3. Na guia Evento. 5. uma macro sempre está associada a um evento.

11. Figura 73 9. 56 . dê um clique sobre a propriedade Nome do formulário ou utilize a tecla <F6>. Automaticamente. Selecione a opção Construtor de macros e. clique em OK. em seguida. 7. 10. escolha Abrir Formulários.6. Indique o nome do formulário a ser aberto. Em Propriedades da macro. Não é necessário digitar o nome. Na coluna Ação. basta utilizar a caixa de combinação da propriedade para encontrar uma lista de formulários criados. Figura 72 8. Dê um clique no botão Construtor de . você verá a janela de macros sendo exibida.

1. Na estrutura de uma macro. Salve o formulário e execute-o no modo Formulário para verificar se. Dê um clique duplo em Funções internas. Na coluna Condição. mas apenas quando determinada condição for verdadeira. 5.3 Macros Condicionais Muitas vezes. Dê um clique duplo na função ÉNulo e visualizará o seguinte: 57 . Dê um clique duplo em Funções. Por exemplo. se o campo for deixado em branco. clique em Construir. 5. 2. 14. clique no botão Condições da guia Design. você deverá fornecer um nome para ela. desejamos executar uma tarefa ou uma série de ações. ao dar um clique no botão recentemente criado. 4. Ao fechar a janela de macros. o formulário será aberto. exiba uma mensagem para o usuário e. logo a seguir.12. Figura 74 3. 13. em seguida. ative o foco para o mesmo controle. Indique seu modo de exibição no item Exibir. dê um clique com o botão direito do mouse e.

8. Figura 76 58 . Dê um clique duplo em frm clientes (formulário de clientes). Dê um clique duplo clique no controle CódigoDoCliente. Dê um clique duplo em Todos os formulários. Dê um clique duplo em Formulários. 9.Figura 75 6. 10. 7. Dê um clique em <<exprvar>> (argumento da função ÉNulo).

digite três pontos (como reticências). Em Ação. em Ação. 12. por acaso. Para que a macro continue sendo executada.11. indique o controle denominado NomeDaEmpresa. se o campo estiver em branco. Figura 79 19. indique CaixaDeMensagem. Nova ação deverá ser executada. 18. caso o controle CódigoDoCliente esteja em branco. Dê um clique em OK. o campo CódigodoCliente estiver em branco. e a associe ao evento após atualizar o controle 59 . Na propriedade Nome do controle. novamente. se. Preencha as propriedades da ação como no exemplo abaixo: Figura 77 14. logo abaixo da primeira condição. Essa expressão indica que. digite os três pontos como condição. Figura 78 16. ou seja. indique IrParaControle. 13. a macro deverá executar alguma ação. 17. o cursor deverá ser posicionado em NomeDaEmpresa. Portanto. Em ação. Portanto. indique PararMacro (para parar a execução da macro). Salve a macro CódigoDoCliente. 15.

facilitando muito o trabalho. denominada Nome da macro. ative a macro Grupo. ao clicar no botão cmdAbreClientes. 6. Clientes.5. 3. 5. Feche a janela de macros. Figura 81 Vamos praticar! Exercício 6 e 7 60 . O que varia é que cada uma delas abre um relatório diferente. Faça o mesmo para os demais botões. ou um grupo de macros em uma única. 7. conforme sugestão do exemplo seguinte: Figura 80 4. Digite um nome para a macro. ative o botão Nomes de macros . 1. ou seja. 9. abrir relatório. No evento. 2. Uma nova coluna será visualizada no lado esquerdo da ação. 8. Crie três botões de comando: cmdAbreClientes. cmdAbrePedidos e cmdAbreProdutos. e sempre no modo de visualização de impressão. A ação de cada macro deve ser a mesma.4 Macros de Grupo Algumas macros podem conter mais de uma ação a ser executada. Na janela de macros. Grave a macro como Grupo.

6. Para isso. como se fosse um menu com vários botões. informar ao Microsoft Access que. Vejamos o que é possível fazer para tornar o aplicativo mais ágil e fácil de gerenciar por parte do usuário. conforme mostra o seguinte exemplo: Figura 82 Para isso. relatórios e outros filtros aplicados em seu banco de dados. formulários e outros objetos. que deverá conter todos os botões por onde os usuários acessarão formulários e relatórios de seu aplicativo. sempre que o banco de dados for aberto. o formulário com esse menu principal deverá ser aberto automaticamente. o melhor é procurar gerar formulários que permitam acesso a determinados relatórios. não se esqueça de utilizar as macros.6.2 Iniciar o banco de dados com determinado formulário Após criar todos os objetos necessários. faça o seguinte: 61 . pois elas auxiliam em tarefas corriqueiras como essa de abertura de formulários. Logo em seguida. 6. cada um executando determinada tarefa. você deve informar ao Microsoft Access que ele deverá abrir determinado formulário (frmPrincipal). Portanto.1 Criar um menu principal Crie um formulário chamado Menu Principal. ao ser aberto o arquivo. Personalização do aplicativo A nova versão do Microsoft Access não possui barras de ferramentas.

seja com duplo clique. em seguida. no botão Opções do Access . após a abertura do aplicativo. Veja outras informações interessantes que podem ser utilizadas na categoria Banco de Dados Atual: 62 . o formulário será aberto. Assim. automaticamente. seja utilizando a opção Abrir a janela de inicialização do Microsoft Access. Na opção Exibir Formulário.1. indique que formulário deverá ser aberto (aquele que contém todas as opções de acesso aos demais objetos). Clique no botão Office e. Clique na categoria Banco de Dados Atual: Figura 83 3. 2.

a compactação e a recuperação dos dados. Ativa ou desativa a exibição do botão modo Layout na barra de status do Access e nos menus de atalho. Quando desmarcada. quando trabalhamos em um projeto no SharePoint). Documentos com Guias: possibilita a utilização de guias para alternar entre os objetos abertos do banco de dados. exibe apenas parte dos valores (até o limite de largura da coluna). quando desativada. Converte todos os dados de imagem em bitmaps (compatível com Access 2003 e versões anteriores): utilizada para exibir imagens em banco de dados criados em versões anteriores. Nome do formulário que servirá como menu principal. Janelas Sobrepostas: possibilita abertura e exibição de várias telas simultaneamente. Com essa opção marcada. Ativa ou desativa a alteração do design das tabelas no modo Folha de dados. Ativa ou desativa a utilização do tema do Windows nos controles de formulários e relatórios. ALT+F11 (abre o editor de Visual Basic) e CTRL+BREAK (impede o Access de recuperar registros do servidor. Remove as informações pessoais das propriedades do arquivo automaticamente. reduzindo o tamanho do banco de dados. exibe números que excedam o tamanho da coluna como ##### e. não exibe a barra de status na inicialização do aplicativo. automaticamente. Preserva formato da imagem de origem (arquivo menor): armazena Formato do armazenamento de propriedades da imagem imagens utilizadas em seu formato original. Compacta ao Fechar Remover informações pessoais das propriedades de arquivo durante o salvamento Usar controles com temas do Windows em formulários Habilitar o modo layout neste banco de dados Habilitar alterações de design para tabelas no modo Folha de Dados Procurar campos de números truncados Executa. é exibida apenas uma opção por vez. quando o banco de dados é fechado. quando o tema atual é diferente do padrão. 63 . CTRL+G (exibe a janela atual do editor de Visual Basic). Exibir Guias do Documento: ativa ou desativa a exibição das guias na parte superior de qualquer objeto do banco de dados aberto. Ativa ou desativa os atalhos listados a seguir: F11 (exibe ou oculta o painel Opções de Janela de Documento Usar Teclas Especiais do Access de navegação).Opção Título do aplicativo Ícone do aplicativo Exibir formulário Exibir barra de status Descrição Nome que será exibido na barra de títulos do banco de dados no lugar de Microsoft Access. Quando ativada. sempre que este é salvo. Ícone que será exibido ao lado do nome do arquivo no lugar do ícone padrão.

ao excluir um ou mais registros de um banco de dados. em Gerenciar. mantenha pressionada a tecla SHIFT. gerando espaço desnecessário e causando lentidão na leitura dos dados.Na área de navegação. Para que essas opções sejam desprezadas e o banco de dados apareça normalmente. inicia-se o processo de compactação. Para compactar o arquivo. no processo de abertura do aplicativo. em Opções do Access. não será exibida mensagem alguma e o banco de dados será reiniciado. Administração do banco de dados Podemos administrar o banco de dados por meio de recursos como sua compactação. poderá ocorrer uma desfragmentação. documentação e divisão. Com isso. Observação: Todas as opções definidas só terão efeito quando o banco de dados for inicializado. clique no botão Office. Banco de Dados Atual. basta clicar no botão Office. Abre a caixa de diálogo Opções de Navegação. 7. e marcar Compactar ao Fechar.1. Ao final do processo. Você pode configurar o Microsoft Access para compactar o arquivo automaticamente ao sair. Compactação do banco de dados Muitas vezes. 64 . utilizada para alterar as categorias e grupos que são exibidos no Painel de Navegação. Para facilitar esse processo. Vamos praticar! Exercício 8 7. opção Compactar e Reparar Banco de Dados. podemos compactar o banco de dados e repará-lo. você encontrará: Opção Exibir Painel de Navegação Opções de Navegação Descrição Ativa ou desativa a exibição do Painel de Navegação. Para isso.

e os demais itens.2 Trabalho em ambiente de multiusuários Para que vários usuários possam utilizar o mesmo banco de dados em computadores diferentes. 7. é necessário usar redes. os dados existentes em tabelas são inseridos em um arquivo denominado Back-end. Normalmente.2. em arquivo do tipo Front-end. que 65 . você irá trabalhar com tabelas. compartilhando informações.1 Formas de compartilhamento do banco de dados Um banco de dados é composto por vários objetos. como tabelas. relatórios etc. Um banco de dados pode ser compartilhado pelos seguintes métodos: • Divisão do banco de dados • Compartilhamento de dados em pastas na rede • Utilização de site do SharePoint Divisão do banco de dados Na divisão de um banco de dados. pois somente elas contêm todos os dados. ao compartilhar informações (dados). Já os demais objetos contêm layouts.Figura 84 7.

Selecione todas as tabelas clicando na opção Selecionar Tudo e em OK. macros e módulos no banco de dados atual e clique em OK. Veja que as tabelas estão vinculadas e os objetos remanescentes já foram importados. Na guia Dados Externos. 7. Na caixa de diálogo Importar objetos. 12. clique em Selecionar tudo. 6. 8. Criar um novo banco de dados em branco no Access. Repita essa etapa em todas as outras guias. Na caixa de diálogo Importar objetos. Relatórios. relatórios. 9. Na caixa de diálogo Importar Objetos. clicar em OK. depois. consultas. em OK. Macros e Módulos e. ele será aberto localmente. Na versão 2007 do Microsoft Access. os únicos dados que estarão na rede serão os dados contidos nas tabelas vinculadas. Armazene o novo banco de dados Back-end em um compartilhamento de rede e verifique se todos os usuários têm permissões completas para o compartilhamento. Crie um segundo banco de dados em branco no Access.contém os links para as tabelas existentes em outro arquivo. 5. clique em Procurar para localizar e selecionar o banco de dados que deseja dividir. em seu próprio computador. 13. na guia Formulários. clique em Access. Na caixa de diálogo Obter dados externos. para dividir um banco de dados. Na guia Dados Externos. clique na guia Dados Externos e. exceto na guia Tabelas. 10. Quando um usuário abrir um formulário. Consultas. Marque a caixa de seleção Importar tabelas. na guia Formulários. Inicie novamente a importação dos demais objetos. 66 . e clique em OK. você precisará importar somente o restante dos objetos e. 3. em seguida. Assim. você deverá fazer o seguinte: 1. no grupo Importar. em Access. clique em Selecionar tudo. Na caixa de diálogo Obter dados externos. que irá funcionar como Front-end. no grupo Importar. na guia Tabelas. 2. clique em Selecionar tudo. formulários. Marque a caixa de seleção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada e clique em OK. clique em Access. Para isso. pois as tabelas já foram vinculadas. 11. 4. não sendo enviado pela rede. em seguida. Agora. clique em Procurar para selecionar o banco de dados que você criou.

faça o seguinte: 1. Para compartilhar dados em pastas de rede. 67 . Figura 85 2. Acesse o Access.Compartilhamento de dados em pastas de rede Essa é a opção de menor complexidade. clique no botão Office e em Opções do Access. Compartilhe a pasta desejada. de modo que os demais usuários possam utilizá-lo simultaneamente. utilize a seção Modo de abertura padrão e selecione a opção Compartilhado. Na categoria Avançado. 3. com todos os objetos sendo compartilhados. pois o banco de dados é armazenado em uma unidade (pasta) da rede.

2. 5. 68 . faça o seguinte: 1. todos os objetos do banco de dados são compartilhados e cada usuário recebe uma cópia dele. Utilização de site do SharePoint Essa opção será bastante útil se sua empresa possuir um servidor que execute o Windows SharePoint Services. é necessário dispor do Windows Server 2003 ou versão posterior. os dados são publicados no servidor e vinculados a listas do SharePoint. pois. será possível publicar o banco de dados em listas do SharePoint ou mover as tabelas para as listas e. Para compartilhar informações. Para sua utilização.Figura 86 4. para que os usuários tenham permissão de utilizar o arquivo no modo de compartilhamento. Isso facilita o trabalho. Para publicar o banco de dados. Clique em OK. Além disso. Clique no botão Office e na opção Publicar. O nível de segurança dessa opção é muito maior do que o de outros métodos de compartilhamento e também é possível vincular e compartilhar formulários e relatórios. Copie o banco de dados na pasta compartilhada. Clique em Servidor de Gerenciamento de Documentos. nesse caso. em seguida. estabelecer um vínculo entre elas.

Clique na opção Mover para o SharePoint. Essa informação será necessária somente na primeira vez em que o arquivo for publicado.Figura 87 3. Para mover os dados para listas do SharePoint e vinculá-las. Figura 88 69 . os dados podem ser compartilhados por outros usuários da rede. será gerada uma biblioteca contendo todas as informações sobre a publicação. Indique o local da rede onde está o gerenciador (computador e pasta). no grupo Listas do SharePoint. Após a publicação. Com esses procedimentos. 4. na guia Dados Externos. faça o seguinte: 1.

2 Proteção de registros Ao trabalhar com uma rede ou listas do SharePoint.2. Utilize a opção Listas. Para isso. ou. no Início Rápido. é melhor certificar-se das opções de proteção dos registros. e selecione a opção Avançado. Na categoria Avançado. clique em Avançar. Nesse caso. 7. em seguida. pode ser necessário proteger alguns deles. faça o seguinte: 1.2. se preferir. Indique o site do SharePoint que deseja utilizar e siga todas as etapas do assistente. 3. Exibir todo o conteúdo do site. convém ter em mente que os dados serão compartilhados. 2. Clique no botão Office. você encontrará as opções para proteção de registros: Figura 89 70 . para que a página do navegador seja atualizada e as listas sejam exibidas. Portanto. Forneça as informações e. Opões do Access.

serão protegidos todos os registros Todos os registros no formulário ou na folha de dados que está sendo editada. é permitido a vários usuários visualizar e atualizar tabelas ao mesmo tempo. descartá-las ou copiálas para a área de transferência. o que impede outros usuários de ter acesso a seus dados. de forma que nenhum outro usuário possa alterá-lo. abra o formulário no modo Design e ative suas propriedades. será possível proteger registros utilizando um formulário. Essa opção deve ser utilizada apenas em casos especiais. O registro é protegido. como necessidade de alterar a estrutura de uma tabela. Para isso. nesse caso. Nesse caso. Caso seja necessário.Como padrão. recebe uma mensagem com opções para sobrescrever as alterações. Figura 90 Vamos praticar! Exercício 8 71 . Durante o tempo em que o objeto estiver aberto. você protegerá somente os registros do formulário. é importante desabilitar a opção Abrir Banco de Dados com Bloqueio de Nível de Registro. sendo Registro editado fornecida a informação de que esse registro está sendo editado por outro usuário. Para proteger registros editados. o Access não protege o registro que está sendo editado no momento. existente na mesma categoria. A diferença é que. Sem proteção Se um usuário tentar salvar um registro que está sendo alterado por outro.

de modo que o usuário tenha que inserir uma senha para utilizá-lo. sempre que um arquivo criado em versões anteriores do aplicativo for aberto. Outra forma é armazenar o banco de dados em servidores de banco de dados. como. Outra alternativa de segurança é utilizar o site Microsoft Windows SharePoint Services. não convém alterar o formato de seu arquivo para versões anteriores. Assim. não disponíveis na nova versão. as opções Usuários e Permissões e também Opções de Replicação. formulários e relatórios vinculados aos dados da tabela existente no servidor. 72 . que também oferece recursos de implementação dos níveis de segurança. na guia Ferramentas de Banco de Dados. Microsoft SQL Server. você terá. tornando os dados ilegíveis para outros programas. o nível de segurança de usuário não está mais disponível.8. por exemplo. Por essa razão. Portanto. o Microsoft Access servirá somente para a criação de consultas. Segurança na versão 2007 A partir da versão 2007 do Microsoft Access. Figura 91 A melhor forma de manter a segurança é criptografar o banco de dados com senha.

Avançado Exercícios Access .

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Exercícios Você poderá registrar os comandos utilizados na linha abaixo de cada item. 3. 2. • Salve a tabela com o nome Importação_Excel. • Habilite a opção Sem Chave primária. que está gravada na pasta C:\Exerc_Access_ Avanc. • Habilite a opção A primeira linha contém títulos de coluna. Acesse o Access e crie um banco de dados em branco na pasta C:\Exerc_Access_ Avanc. • Informe o nome e o tipo de dados de cada campo. para uma nova tabela no Access.Exercício 1 Exercício 1 1. Abra a nova tabela com os dados importados. Importe os dados da planilha Folha. 75 . Dê a ele o nome de Exercícios.

Abra a nova tabela com os dados importados. Feche o banco de dados sem salvar as alterações. • Habilite a opção A primeira linha contém títulos de coluna.4. 4. para uma nova tabela no Access. • Selecione o formato Delimitado. • Salve a tabela com o nome Importação_dados_texto. Exercício 2 1. Feche o banco de dados sem salvar as alterações. Abra o banco de dados Northwind 2007. Importe os dados do arquivo Folha. que está gravada na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. • Habilite a opção Sem Chave primária. que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. 76 . • Altere o tipo de dados do campo salário para Unidade Monetária. 2. Abra o banco de dados Exercícios. Exercício 3 1.txt. 3.

Visualize a planilha e feche o Excel. 6. Agora.2. 77 . Abra o banco de dados Exercícios e verifique que a tabela Funcionários já faz parte dele. selecione a tabela Pedidos. No grupo Objetos de Suporte. Abra o banco de dados Northwind 2007. Exercício 4 1. 3. 5. que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. 2. Salve o banco de dados. 4. 7. No grupo Objetos de Suporte. selecione a tabela Funcionários. Exporte os dados dessa tabela para o Excel: • Habilite as opções Exportar dados com formatação e layout e Abrir o arquivo de destino depois que a exportação for concluída. exporte a mesma tabela para o banco de dados Exercícios.

Crie um email para coletar dados. • Habilite a opção Digitar endereços de email no Microsoft Outlook. • Habilite a caixa de seleção Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados a pedidos. • Habilite a opção Coletar apenas novas informações. como se pode visualizar na imagem abaixo: 78 . e os insira na tabela diretamente. • Digite o assunto da mensagem e introdução. 3. selecione a tabela Funcionários. • Selecione todos os campos menos os seguintes: Identificação de Funcionários e Identificação de Clientes.2. utilizando um formulário HTML. No grupo Objetos de Suporte.

4. O resultado final deverá ser semelhante ao da seguinte imagem: 79 .

Criptografe o banco de dados com a senha curso. O resultado deverá ser o seguinte: 80 . você terá que acessar a pasta Resposta da Coleta de Dados do Access no Microsoft Outlook.5. 2. 4. Abra o banco de dados Northwind 2007. verificar se há novas mensagens e exportar os dados para o Access. que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc no modo exclusivo. Feche o banco de dados e abra-o novamente. após o destinatário responder ao email. Exercício 5 1. para que eles sejam efetivamente inseridos na planilha. Lembre-se de que. 3. Envie o email ao instrutor e verifique se ele o recebeu.

Para isso. 81 .Exercício 6 1. insira uma nova página e dê a ela o nome de Relatórios. Salve as macros como mcrVerPed07. Abra o banco de dados Northwind 2007. e. Insira três botões de comandos sem utilizar o Assistente de Controle. crie uma macro que abra o relatório Rel_Pedidos no modo visualização da impressão e filtre os registros de acordo com o ano solicitado. d. Você deverá criar macros que permitam visualizar um intervalo de datas ao abrir um relatório. Para cada um dos botões. Salve o formulário e execute os comandos. No formulário Detalhes do Pedido. que está gravado na pasta Curso_ Access_Exercicios. b. mcrVerPed08 e mcrVerPed09. 2. no local apropriado. Nomeie os botões da seguinte forma: • Nome do botão: cmdPed07 / Legenda: Pedidos de 2007 • Nome do botão: cmdPed08 / Legenda: Pedidos de 2008 • Nome do botão: cmdPed09 / Legenda: Pedidos de 2009 c. Faça com que o banco de dados atual abra um menu principal ao ser carregado. que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. Para isso. Abra o banco de dados Northwind 2007. Exercício 7 1. faça o seguinte: a. 2. indique o formulário Caixa de Diálogo Logon.

Salve o banco de dados. Habilite a opção Todos os Registros em Proteção de Registros Padrão. 4. Abra o banco de dados Northwind 2007 e compacte-o. 82 . Feche o banco de dados e abra-o novamente para visualizar o menu principal. Abra o banco de dados novamente e tente alterar qualquer registro. 3. Exercício 8 1.3. 2.

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