GESTO DE ESTOQUES Volume 5 INVENTRIO

GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS

Antonio Augusto Junho Anastasia Governador do Estado de Minas Gerais

Renata Maria Paes de Vilhena Secretria de Estado de Planejamento e Gesto

Paulo Srgio Martins Alves Secretrio Adjunto

Andr Abreu Reis Subsecretrio de Planejamento, Oramento e Qualidade do Gasto

Ana Luiza Camargo Hirle Diretora da Superintendncia Central de Recursos Logsticos e Patrimnio

Marcos Eduardo Silva Soares Diretor da Diretoria Central de Administrao Logstica

Coordenao Virgnia Bracarense Lopes Elaborao Cleidiane Figueiredo da Silva Michele Mie Rocha Kinoshita

26 de Agosto de 2011 Verso 1

NDICE

O QUE INVENTRIO? ........................................................... 4 QUAL A IMPORTNCIA E O OBJETIVO DO INVENTRIO? .................. 4 O QUE ACURCIA? .............................................................. 5 QUAIS SO AS MODALIDADES DE INVENTRIO, DE ACORDO COM O INVENTRIO ANUAL .............................................................. 7 O QUE INVENTRIO CCLICO? ............................................... 10 SEPLAG RECOMENDA... ........................................................... 14 FIQUE ATENTO! ................................................................... 14 SIGA O CAMINHO CERTO! ....................................................... 15

DECRETO N 45.242, DE 11 DE DEZEMBRO DE 2009? ............................. 6

Voc sabe o que inventrio? Voc sabe qual a importncia e o

objetivo do inventrio? Voc sabe o que o inventrio cclico e sua importncia para o controle dos estoques? Voc sabe como realizar o inventrio cclico?

Esta cartilha tem como objetivo apresentar o que o inventrio, qual a sua importncia, alm de evidenciar os procedimentos e critrios a serem utilizados em sua realizao pelas unidades de almoxarifado.

O que inventrio?
O inventrio consiste em um conjunto de aes pr-definidas de controle dos materiais de consumo em almoxarifado e dos ativos permanentes em uso ou estocados. Para o trabalho da equipe do almoxarifado, no ser abordado nesta cartilha o controle dos ativos permanentes em uso no rgo/entidade, uma vez que esse realizado com o inventrio anual a ser executado por uma comisso designada pelo dirigente mximo.

Qual a importncia e o objetivo do inventrio?

A realizao do inventrio tem como objetivo verificar, quantitativa e qualitativamente, os materiais pertencentes ao ativo permanente, em uso ou estocados, e os materiais de consumo em almoxarifado. O controle quantitativo busca confrontar os valores constantes no almoxarifado, verificados por meio de contagem, com os dados registrados nos sistemas utilizados no Estado. J o controle qualitativo visa averiguar a condio dos itens estocados, como por exemplo, se esto dentro do prazo de validade, para que medidas sejam tomadas caso o prazo esteja prximo do vencimento. Tais medidas sero abordadas na cartilha 6 (Anlise de Obsolescncia).

Alm disso, essa conferncia dos estoques armazenados no almoxarifado permite uma gesto mais eficiente dos recursos, uma vez que possvel planejar, de forma mais adequada, as compras a serem realizadas para reposio dos itens; controlar o nvel dos estoques para atendimento das solicitaes das unidades administrativas; definir periodicidade para reposio de acordo com as sadas dos materiais; dentre outros, com base nos dados obtidos no inventrio.

O que acurcia?
A acurcia de estoques consiste em averiguar a diferena entre os valores fsicos obtidos com a contagem in loco dos itens e os dos registros do sistema, no caso o Sistema Integrado de Administrao de Materiais e Servios (SIAD). Ela pode ser calculada com a seguinte frmula, gerando um ndice: ACURCIA = Registros Corretos Registros Contados x 100

, onde:

Registros Corretos consiste no nmero de itens cujo estoque real contado foi igual ao nmero de itens registrados no SIAD; e, Registros Contados consiste no nmero de itens registrados no SIAD. O ndice de acurcia de 100% representa o ideal.

 Quais so as modalidades de inventrio, de acordo com o Decreto n 45.242, de 11 de dezembro de 2009?

O Decreto n. 45.242/09 regulamenta a gesto de material, no mbito da Administrao Pblica Direta, Autrquica e Fundacional do Poder Executivo. Essa norma apresenta, no artigo 51, 1, as seguintes modalidades de inventrio: Inventrio Anual: realizado no encerramento do exerccio, visa

comprovar a quantidade e o valor dos materiais do acervo do rgo/entidade; Inventrio Inicial: realizado quando criada uma unidade gestora de material no SIAD; Inventrio de Transferncia de Responsabilidade: realizado quando o responsvel pela guarda e pela conservao dos materiais substitudo; Inventrio de Extino ou Transformao: realizado quando a unidade gestora de material extinta ou transformada; Inventrio eventual: realizado a qualquer tempo, por iniciativa da autoridade competente. Tambm denominado inventrio cclico. Sero destacados, a seguir, os inventrios anual e eventual. O primeiro trata-se de um processo comum e obrigatrio a todos os rgos/entidades, enquanto o segundo trata-se de uma recomendao da Secretaria de Estado de

Planejamento e Gesto (SEPLAG), para que as equipes dos almoxarifados adotem o inventrio cclico com o objetivo de aumentar a acuracidade dos estoques com revises constantes e com maior controle das distores verificadas.

 Inventrio Anual
Esse inventrio tem como objetivo realizar o levantamento completo dos materiais, de consumo e permanente, em almoxarifado ou em outras unidades similares, bem como dos bens patrimoniais em uso, cedidos e/ou recebidos em cesso. Esse levantamento efetuado por comisso designada pelos dirigentes mximos dos rgos e entidades em perodo determinado em
ATENO! A comisso de inventrio designada para inventariar os almoxarifados deve ser composta por servidores diferentes daqueles que trabalham no almoxarifado.

regulamento especfico para a realizao do encerramento do exerccio, com vistas a

comprovar a quantidade e o valor dos materiais do acervo do rgo/entidade.

O Decreto de encerramento do exerccio financeiro do ano corrente estabelece, ainda, os prazos e critrios para constituio das comisses, para apresentao de relatrios pela comisso e para apresentao do relatrio conclusivo com saldos finais em 31 de dezembro do ano corrente, bem como para os ajustes necessrios mediante autorizao. Sendo assim, o inventrio anual ir confrontar os dados reais obtidos no levantamento com as informaes constantes nos sistemas institucionais que controlam as movimentaes dos materiais.

Como realizar o inventrio anual, conforme Decreto n 45.242/09?

As etapas para realizao do inventrio anual pela comisso na unidade de almoxarifado so:

1. Extrao de relatrio do sistema corporativo (SIAD), contendo a listagem dos materiais e suas quantidades; 2. Levantamento e contagem dos materiais de consumo e permanente em estoque; 3. Registro das caractersticas e das quantidades obtidas na etapa anterior; 4. Comparao entre o estoque real e o relatrio extrado do sistema; 5. Recontagem de itens que apresentarem divergncias entre a contagem do estoque real e a informao do sistema; 6. No caso de material permanente, verificao com o responsvel a respeito da localizao do bem; 7. Consolidao das informaes; 8. Transcrio do valor contbil dos materiais registrados, quando couber; e, 9. Emisso, quando necessrio, de nova carga patrimonial, colhendo assinatura do responsvel pela unidade de patrimnio. nesse momento que, havendo necessidade, ocorrem os ajustes.

As comisses, aps seguirem as etapas determinadas acima, devero apresentar os relatrios com a apurao prvia dos saldos na data-base definida no Decreto de encerramento do exerccio e com as seguintes informaes: 1. Procedimento utilizado; 2. Relao dos materiais inventariados, agrupados de acordo com as categorias patrimoniais constantes no Plano de Contas nico do Estado, detalhada em nvel de elemento e item de despesa conforme Classificador Oramentrio;

3. Ocorrncias e divergncias verificadas na realizao do inventrio, devidamente registradas e detalhadas; e, 4. Providncias adotadas para sanar as pendncias encontradas e resultados efetivados.

Inventrio Anual e o Coletor de dados

A SEPLAG desenvolveu um projeto para implantao do processo de inventrio de material permanente no SIAD por meio do coletor de dados com leitor de cdigo de barras. Trata-se de um processo de automao do inventrio de material permanente, no qual o servidor ou a comisso inventariante passa a dispor de um coletor de dados capaz de conferir o nmero de patrimnio atravs do seu cdigo de barras, impresso na plaqueta patrimonial. Com isso, a principal mudana no processo de inventrio a desnecessidade de impresso da lista de material permanente a ser conferida manualmente e, consequentemente, a eliminao da difcil busca visual para cada nmero de patrimnio, tornando o processo de inventrio mais gil e preciso.

ATENO! A Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto (SEPLAG) divulgar em seu stio eletrnico a relao de unidades dos rgos/ entidades que obrigatoriamente devero ser inventariadas por meio do coletor de dados para fins de apurao da nota no Acordo de Resultados 2011. Esse indicador no ser avaliado para rgos e entidades cujo somatrio do material permanente que compe o seu patrimnio seja igual ou inferior a 1.000 (mil) unidades.

 O que inventrio cclico?

O inventrio cclico um tipo de inventrio eventual que a SEPLAG recomenda ser adotado pelas equipes dos almoxarifados do Estado para aumentar a acuracidade dos estoques por meio de revises peridicas. Alguns critrios devem ser levados em considerao para efetuar esse tipo de inventrio, sendo eles:

1. Classificao dos itens, de acordo com a ferramenta curva ABC

A classificao dos itens segundo a curva ABC visa definir quais materiais so mais importantes segundo a tica do valor e da quantidade para o rgo/entidade. Dessa forma, determinam-se quais itens devem ter ateno e controle redobrados pela equipe do almoxarifado, uma vez que essa classificao determina o grau de prioridade dos materiais.

ATENO! - Classe A: principais itens em estoque, tendo prioridade alta de controle, em que 20% da quantidade de itens correspondem a 80% do valor total do estoque; - Classe B: itens considerados de prioridade mdia de controle e economicamente importantes, em que 30% da quantidade de itens correspondem a 15% do valor total do estoque; - Classe C: itens classificados como de prioridade baixa de controle, em que 50% da quantidade de itens correspondem a 5% do valor total do estoque.

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2. Frequncia de contagem de cada item

Uma vez definida a classificao ABC, recomenda-se a seguinte freqncia de contagem: Itens A: devem ser contados 12 (doze) vezes ao ano; Itens B: devem ser contados 06 (seis) vezes ao ano; e, Itens C: devem ser contados 02 (duas) vezes ao ano. A figura 1 exemplifica uma forma de se planejar e de controlar os itens contados.

3. Seleo dos itens a serem contados

A seleo dos itens a serem contados deve ser feita aleatoriamente, cabendo equipe do almoxarifado, atentar-se para que no seja feita contagem do item selecionado mais vezes do que o recomendado.

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Figura 1: exemplo de controle de itens a serem contados durante o ano

A freqncia de contagem deve ser diria para que se consiga acompanhar adequadamente a movimentao do estoque. No entanto, cabe destacar que, caso no haja disponibilidade pela equipe do almoxarifado, a freqncia das contagens pode ser reduzida para se adequar as recomendaes s limitaes do almoxarifado.

Como realizar o inventrio cclico?

O inventrio cclico deve ser realizado conforme os seguintes passos: 1. Selecionar itens a serem contados, conforme classificao da curva ABC;

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2. Separar os itens que sero contados; 3. Realizar a contagem cega dos itens separados; 4. Anotar o resultado da contagem cega em formulrio (sugesto abaixo);
FORMULRIO DE DOCUMENTAO DO INVENTRIO CCLICO
Data Cdigo do Item Classificao ABC Periodicidade da contagem Quantidade contagem "cega"

Figura 2: exemplo de formulrio de documentao do inventrio cclico

5. Aps conferir todos os itens definidos para o dia, confrontar os resultados com os dados constantes no SIAD em formulrio prprio (sugesto abaixo);

Figura 3: Exemplo de formulrio de documentao do inventrio mensal

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6. Caso os valores encontrados no estejam de acordo com os saldos do SIAD, outro funcionrio ou outra equipe dever fazer nova contagem para avaliar as divergncias; 7. Se as divergncias persistirem, devem-se registrar as causas, quando forem identificadas; 8. Efetuar os ajustes no SIAD, quando for o caso. Com o inventrio cclico, as contagens so efetuadas com maior freqncia. Com esse controle constante da movimentao e da estocagem dos materiais, possvel analisar as causas dos ajustes efetuados no SIAD e garantir a qualidade dos dados gerados com esse monitoramento.

SEPLAG recomenda...
... que os rgos/entidades passem a utilizar o coletor de dados para efetuar o inventrio dos seus materiais permanentes. A adoo dessa tecnologia facilitar os procedimentos atualmente utilizados, uma vez que se reduzir o tempo gasto pela comisso e economizar recursos por no haver necessidade de imprimir lista de todos os materiais.

Fique Atento!
A realizao de inventrios tanto anuais quanto eventuais pode garantir uma boa anlise da obsolescncia (informao sobre o nvel de utilizao dos itens) dos materiais com o acompanhamento de movimentao e de prazo de validade dos itens.

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As recomendaes da SEPLAG sobre a anlise de obsolescncia esto presentes na cartilha 6. Adote as sugestes e contribua para gerao de informaes mais consistentes e melhor aplicao dos recursos! Todas as cartilhas, elaboradas pela equipe da SEPLAG, esto disponveis no site da Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto

(www.planejamento.mg.gov.br), no caminho: GOVERNO > GESTO LOGSTICA > GESTO DE ESTOQUES.

Siga o caminho certo!

As cartilhas elaboradas pela equipe da SEPLAG possuem orientaes e recomendaes de como realizar os procedimentos de (1) agendamento de recebimento e de expedies, (2) de recebimento, (3) de armazenagem, (4) de carregamento/expedio, (5) de inventrio e (6) de anlise de obsolescncia pelas equipes dos almoxarifados do Estado.

Contribua com o desenvolvimento de boas prticas de gesto dos estoques do Governo de Minas e com a aplicao eficiente dos recursos pblicos! Aprimore cartilhas! as atividades adotando da as equipe do seu das almoxarifado orientaes

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