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Arquivologia questoes comentadas

Arquivologia questoes comentadas

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TRE-GO – TÉCNICO JUDICIÁRIO QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA – PROVA DE 23/01/2005

A questão 20 cabe recurso. Veja aqui os argumentos
QUESTÃO 19. Julgue os itens abaixo, relativos ao arquivamento de documentos e aos métodos utilizados em arquivos. I – O método de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localização de documentos. II – O método de arquivamento rôneo é um dos métodos padronizados mais utilizados nos arquivos especializados. III – Segundo as regras de alfabetação, a titulação é um elemento a ser considerado ao se adotar o método de arquivamento alfabético. IV – Uma das vantagens apresentadas pelo método de arquivamento duplex é a possibilidade de criação de classes ilimitadas. V - O arquivamento de documentos constitui uma etapa posterior à classificação atribuída aos documentos. A quantidade de itens certos é igual a A- 1 B- 2 C- 3 D- 4 E- 5 20. Assinale a opção correta acerca dos procedimentos GABARITO CESPE COMENTÁRIO Item II – correto. O método Variadex nada mais é do que o método alfabético, convencionando cores para os diversos grupos de letras. Item II – O método rôneo nem sequer é mais utilizado. Item III – Títulos não devem ser considerados quando nomes são organizados em ordem alfabética. Item IV – correto. O método duplex apresenta abertura ilimitada de classes. C Item V – correto. Antes de ser arquivado, o documento deverá ser devidamente classificado. São, portanto, 3 itens corretos, sendo a letra C a resposta correta.

A – ERRADO. Os arquivos correntes são formados pelos arquivos setoriais e pelo Arquivo Central.

operacionais relativos ao ciclo vital dos documentos. A - De acordo com a terminologia arquivística, os arquivos correntes equivalem aos arquivos centrais. B – Uma das vantagens reveladas pela segunda idade é a racionalização da guarda dos documentos arquivísticos. C – Os descartes efetuados na terceira idade justificam-se para os documentos destituídos de valor. D – O arranjo dos documentos é uma atividade típica dos arquivos correntes. E – A gestão de documentos compreende as atividades atinentes a todo ciclo vital dos documentos.

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B – CERTO. A utilização do arquivo intermediário permite racionalizar a guarda de documentos, pois ali serão guardados documentos mais antigos e raramente consultados, o que normalmente demanda grande quantidade de documentos que trariam dificuldades aos setores, caso tivessem de ser arquivados nos mesmos. C – ERRADO. Não há descarte na terceira idade, pois ali os documentos têm valor histórico. D – ERRADO. O arranjo é uma atividade típica dos arquivos permanentes. E – CERTO. A gestão de documentos envolve atividades relativas a todas as fases do ciclo vital. Observa-se, portanto, que há duas respostas corretas, as letras B e E, sendo que o Cespe considerou como certa apenas a letra B Vejamos alguns argumentos a serem utilizados para recurso: ----------------------------RECURSO Solicito a anulação da questão 20 pelos seguintes fatores: A lei 8.159/91 em seu artigo 3o define a gestão de documentos dessa forma: “Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase CORRENTE e INTERMEDIÁRIA, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda PERMANENTE” Observa-se, portanto, que a gestão de documentos compreende atividades relativas às três fases do ciclo vital. Este assunto já foi, inclusive, objeto de prova pelo Cespe em outra oportunidade:

“97 - A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda PERMANENTE, passando pelos estágios CORRENTE e INTERMEDIÁRIO. (Polícia Federal Papiloscopista 2004)” O gabarito definitivo considerou a resposta como CERTA, ou seja, o próprio Cespe já considerou que a gestão de documentos envolve atividades de TODO O CICLO VITAL e, agora, considera incorreto um item que afirma que a gestão de documentos compreende atividades de TODAS AS FASES do ciclo vital. Fonte: Lei 8.159/91 Prova – Polícia Federal Papiloscopista, promovida pelo Cespe UnB 2004

PRG-DF NÍVEL MÉDIO QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA – PROVA DE 09/01/2005
QUESTÃO 51. A literatura apresenta algumas semelhanças e diferenças entre bibliotecas e arquivos: bibliotecas conservam documentos para fins culturais e arquivos conservam documentos para fins funcionais. 52. Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento da história. A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso às informações deixadas sob sua responsabilidade de guarda. 53. Os arquivos podem ser denominados corrente, intermediário e permanente em função da idade dos documentos mantidos sob sua guarda. RESPOSTA COMENTÁRIO Arquivos e Bibliotecas têm finalidades diferentes. Enquanto o arquivo é criado para servir à administração (com o tempo pode servir também à história), as bibliotecas têm finalidade cultural. Este item já havia caído no concurso do Ministério do Meio Ambiente de 2003 (item 2 da questão 3 de nossa lista de exercícios vista em sala de aula). O arquivo é criado para servir à administração. Contudo, com o decorrer do tempo, alguns de seus documentos podem adquirir valor histórico e, assim, o mesmo passa a servir de base para a história. Este item também já havia sido cobrado no concurso do Min Meio Ambiente de 2003 (item 4 da questão 3 de nossa lista de exercícios vista em sala de aula). O problema está somente no podem ser solicitados, pois esta definição é da fase intermediária, onde os documentos ainda podem ser enviados aos setores que os produziram. Na fase permanente, os documentos não podem ser enviados aos

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No arquivo permanente, são guardados os documentos que deixaram de ser consultados com freqüência, mas que podem ser solicitados pelas unidades ou órgãos que os produziram, para a busca de solução de assuntos similares ou para retomar um problema que se pensava resolvido. 54. Tabela de temporalidade é o documento que especifica os prazos de permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário.

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setores que os produziram. Este item, pra variar, havia caído no Ministério do Meio Ambiente de 2003 (de novo????) e é o item 2 da questão 23 de nossa lista de exercícios vista em sala de aula.

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A tabela de temporalidade é o instrumento que define os prazos de guarda (prazo em que documento ficará nas fases corrente e intermediária) e o destino final (eliminação ou guarda permanente). Portanto, o item está correto. Questão já cobrada nos seguintes concursos: - - TRF 6a Região 2002 (questão 25 de nossa lista de exercícios) - - TJDF 2000 (questão 32 de nossa lista de exercícios). O conjunto dos documentos do arquivo é chamado de acervo. Já o conjunto de documentos de uma biblioteca é chamado de coleção. Esta questão é inédita. Os documentos de arquivo podem ser de vários tipos (textuais, iconográficos, cartográficos, audiovisuais etc) e ainda, de acordo com o conteúdo, ostensivos ou sigilosos. Os exemplos são perfeitos e já haviam sido cobrados parcialmente em algumas de nossas questões.

55. Acervo é conjunto de documentos mantidos sob guarda de um arquivo. 56. Conforme suas características, sua forma e seu conteúdo, os documentos mantidos em um arquivo são classificados segundo a natureza do assunto e o gênero. Documentos manuscritos são classificados como textuais, documentos com imagens estáticas são classificados como iconográficos e documentos que demandam medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação

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são classificados como sigilosos. 57. Na elaboração de um plano de arquivo, uma questão que deve ser considerada se refere à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. No arquivo centralizado, temse a reunião dos documentos sob guarda em apenas um local, e a atribuição da responsabilidade pelas atividades de controle do arquivo cabe a apenas uma unidade organizacional. 58. Para que os arquivos descentralizados sejam acessados com rapidez e segurança, é importante que a organização mantenha também descentralizadas as atividades normativas, bem como as de controle e de orientação. 59. Os elementos do plano arquivístico incluem: definição da unidade de arquivo na estrutura organizacional; estabelecimento do manual de normas e procedimentos; definição dos recursos humanos necessários; escolha das instalações; e análise dos gêneros e espécies dos documentos da instituição.

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Este item (que pode parecer um pouco confuso), se refere à utilização dos Arquivos Setoriais (nos diversos setores da empresa) ou do Arquivo Central (centralizando as atividades de arquivo corrente em apenas um local). No caso da centralização, a responsabilidade pelo controle caberá apenas ao Arquivo Central (também chamado de Arquivo Geral).

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A descentralização implicará na existência dos Arquivos Setoriais (presentes em cada setor da instituição). Ocorre que as normas e atividades de controle devem ser centralizadas, a fim de uniformizar e padronizar a forma como os arquivos atuarão dentro da instituição.

Questão baseada em Marilena Leite Paes, que, em seu livro, diz: “Para a elaboração do plano arquivístico devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo, escolha dos métodos de arquivamento adequados, estabelecimento das normas de funcionamento, recursos humanos, escolha das instalações e do equipamento, constituição de arquivos intermediário e permanente, recursos financeiros”. Esta questão, acredito, está muito avançada

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60. Considerando as hipóteses de arquivamento a seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas foram empregados também os métodos secundários geográficos, alfabético e cronológico. VEÍCULOS - - Goiás - - Minas Gerais - - São Paulo/Capital - - São Paulo/Interior PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO - - de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A. - - de Castro, Maria S. até Dias, Paulo, R. PAGAMENTOS - - antes de 1980 - - de 1981 a 1985 - - de 1986 a 1989 61. Simples e dígito-terminal são métodos numéricos de arquivamento. 62. A fase de escolha dos métodos de arquivamento, que fornece insumos para a fase de levantamento de dados, é uma das fases mais importantes da organização de arquivos por adequar o arquivo às

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para uma prova de nível médio que cobra conceitos básicos. Eu mesmo tive dificuldades e, num primeiro momento, coloque como certa (na pressa de adiantar o gabarito ainda no domingo). Enfim... . Vemos neste exemplo que a instituição se utilizou de vários métodos vistos em sala de aula: Na divisão principal, foi utilizado o método ideográfico (por assunto) e dentro de cada um foram utilizados os métodos geográfico (Goiás, Minas Gerais...), alfabético (nos nomes de pessoas) e numérico cronológico (nas datas). Como vimos em sala, a empresa pode utilizar vários métodos na organização de seus arquivos, inclusive combinado os mesmos entre si, de forma a obter um melhor resultado no arquivamento de seus documentos (este item, por exemplo, foi bem parecido com o nosso exemplo do arquivamento de contratos feito pelos cursinhos, lembram)?

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O método numérico é dividido em: numérico simples, cronológico e dígito-terminal. Pra variar esta questão foi cobrada no concurso da SGA em 2004 (questão 64 item 5 de nossa lista de exercícios). Segundo Marilena Leite Paes, “a importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente”. Pelo exposto no livro citado (que serviu de

necessidades de recuperação das informações. 63. Na organização de arquivos, o exame das normas e da estrutura da instituição ocorre na fase de análise dos dados coletados. 64. A seqüência alfabética a seguir não está de acordo com as regras de alfabetação para arquivamento de nomes. - - Filho, Manoel Arantes - - Júnior, Pedro Pereira - - Sobrinho, José Vieira 65. A estrutura hipotética de arquivo descrita a seguir está de acordo com as regras de alfabetação. - - Araújo, Professor José de - - Júnior, Coordenador Afonso - - Lima, Diretor Pedro de - - Menezes, Paulo César de 66. Quanto à natureza dos documentos, a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes às decisões de tribunais superiores é chamada de arquivo especial. 67. A escolha do local adequado para o arquivo deve considerar vários fatores ambientais. A esse respeito, está correta a instalação do arquivo em ambientes que recebam a

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base para a questão, a escolha dos métodos de arquivamento é posterior à fase de levantamento de dados, que seria a primeira. O exame das normas e da estrutura é feito na fase de levantamento dos dados e não na fase de análise dos dados, conforme descrito. Este item contemplou um assunto inédito em provas do Cespe relativos à Arquivologia. Quando os nomes a serem ordenados contiverem nomes de parentesco no final, os mesmos devem vir acompanhados dos sobrenomes que os antecedem (regra de alfabetação nº 3 de nossa apostila e resumo distribuído em sala). O correto seria: - - Arantes Júnior, Manoel - - Pereira Júnior, Pedro - - Vieira Sobrinho, José O item está errado porque os títulos que acompanham os nomes NÃO são considerados na alfabetação. Eles devem ir para o final entre parênteses (regra nº 4 de nossa apostila e resumo distribuído em sala). O correto seria: - - Afonso Júnior (Coordenador) - - Araújo, José (Professor) - - Lima, Pedro de (Diretor) - - Menezes, Paulo César de O arquivo citado armazenará documentos referentes a um assunto específico (decisões de tribunais superiores). É, portanto, um arquivo ESPECIALIZADO. Um arquivo especial é aquele que contém documentos relativos a um mesmo tipo ou suporte. A luminosidade natural (luz solar) deve ser evitada porque afeta a conservação dos documentos e provoca o enfraquecimento do papel. Este item já havia sido cobrado anteriormente nos concursos da Polícia Federal em 2004 e Crea-DF 2003 (itens 1 e 2 da questão 76 de nossa lista de exercícios

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luz direta do Sol para evitar a formação e a proliferação de fungos. 68. Quanto às instalações físicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com umidade e com ar seco. 69. Muito tem-se discutido acerca da abertura dos arquivos militares com documentos produzidos no tempo do regime militar, de 1964 a 1985. Em termos legais, as pessoas têm direito a receber de órgãos públicos todas as informações de seu interesse particular contidas em documentos de arquivos, nos prazos previstos em lei, sob pena de responsabilidade.

comentada em sala de aula). O arquivo deve se preocupar em manter a umidade adequada aos documentos de seu acervo. Tanto a umidade alta quanto o ar seco tendem a danificar os documentos. Este item está baseado na C.F. em seu artigo 5º, que diz:
“XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado” O erro, portanto, é que nem todas as informações serão, obrigatoriamente disponíveis. Havia comentado, iniciamente que o item estava correto, mas percebi depois a palavra que anularia a questão. Desculpem pelo erro, é que a pressa em disponibilizar as questões (que não foram poucas), complicou um pouco...

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70. Em razão de seu teor e dos seus elementos intrínsecos, as informações sigilosas são classificadas em ultrasecretas, secretas, confidenciais e reservadas. São classificados como reservados os documentos cuja revelação nãoautorizada possa comprometer os objetivos neles previstos. 71. O grau de sigilo atribuído a determinado documento permanece em vigor pelo mesmo prazo de arquivamento definido para o documento. 72. É possível atribuir graus

O item foi retirado do Decreto 4.553/2002, que trata dos documentos sigilosos. Em seu artigo 5º, parágrafo 4º, o mesmo define: C
“§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação nãoautorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.”

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Obs.: É a primeira vez que um item de nível médio aborda assunto relativo a este decreto (e também a última, pois o mesmo deixou de vigorar nos últimos dias e só pôde ser cobrado, pois ainda estava em vigor quando do lançamento do edital deste concurso). Determinados documentos podem ser desclassificados (perder o grau de sigilo, tornando-se ostensivos) e continuar sendo guardados pela instituição. Este item também foi retirado do Decreto

diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento, mas, no seu todo, ele receberá o grau de sigilo mais elevado aplicado às suas partes.

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anteriormente citado (finalmente este Decreto foi cobrado, pois muita gente vem estudando Arquivologia apenas por ele e nunca havia sido cobrado). O item está correto porque no seu artigo 13, que diz:
“Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.”

73. A tramitação de documento sigiloso pode ocorrer desde que o documento esteja em envelope lacrado, com indicação do destinatário e do grau de sigilo do documento.

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Pelo decreto já descrito (4553/2002), o documento sigiloso deverá ser acondicionado em envelope duplo, sendo que a indicação do destinatário será colocada no envelope externo e o grau de sigilo no envelope interno. Como a questão não deixa claro se as informações citadas estarão no mesmo envelope ou nos dois, acredito que a questão gera dupla interpretação e, por isso, quem se sentir prejudicado pode alegar que não fica clara a situação. Citem o decreto 4.553/2002, que vigorava quando da divulgação do edital, e por isso, serve de referência. Item também retirado do Decreto 4.553/2002, que diz o seguinte:
“Art. 32, § 3º Serão fornecidas certidões de documentos sigilosos que não puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservação, desde que necessário como prova em juízo.”

74. Considere a seguinte situação hipotética. Henrique, chefe do arquivo de determinado órgão público, recebeu solicitação judicial de reprodução de documento sigiloso que se encontrava em péssimo estado de conservação a ponto de impedir sua reprodução. Nessa situação, a solução para a solicitação judicial poderia ser a emissão e o fornecimento de certidão do documento sigiloso. 75. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham

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Documentos que sejam considerados relevantes para o país, de acordo com a Lei 8.159/91, “Art. 12 - Os arquivos privados podem ser

documentos considerados relevantes para o país ao serem declarados de interesse público serão transferidos para arquivo público nos prazos definidos em lei.

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identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.” Ocorre que, pelo texto da lei, não há a obrigatoriedade e nem prazo para a realização desta transferência.

96. O prazo de guarda atribuído para os documentos da PRG/DF, finalizado o trâmite, é de 5 anos, após o qual esses documentos são descartados. 97. Considerando que a PRG/DF, enquanto órgão acumulador, preserva uma quantidade significativa de documentos, por questões de liberação de espaço físico é indicada a incineração de documentos obsoletos.

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O prazo de guarda dos documentos variará de documento para documento, e não há regra geral como foi colocado. Este item já havia sido cobrado no concurso da FUNCAP/PA 2004 (questão 17 item 3 de nossa lista de exercícios). Documentos obsoletos são aqueles desprovidos de valor para a instituição, ou seja, não têm valor administrativo nem valor histórico, portanto, passíveis de eliminação. O problema aqui é a incineração. Busquei na teoria (Marilena Leite Paes) e encontrei o seguinte: “o ato de eliminar, propriamente dito, deve ser feito de forma racional. Os processos mais indicados são: a fragmentação, a maceração, a alienação por venda ou doação. A incineração – processo condenado -, quer pelo aumento do índice de poluição que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, não deve ser adotada.” O plano de classificação é a listagem de todos os assuntos referentes aos documentos

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98. A teoria arquivística preconiza que a forma de

classificação das correspondências e dos demais documentos da PRG/DF deve obedecer a um plano de classificação. 99. A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos. 100. Os documentos da PRG/DF que integram a fase intermediária serão recolhidos para a guarda permanente sem que haja descartes. 101. Os estágios de vida dos documentos arquivísticos cumprem um ciclo de 3 fases. 102. O valor primário é atribuído aos documentos ultimados. 103. Os documentos produzidos no âmbito da instituição, mesmo que não estejam em suporte papel, são considerados documentos de arquivo. 104. A função principal dos arquivos é facultar o acesso aos documentos.

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da instituição. Este plano de classificação servirá de base para a elaboração da Tabela de Temporalidade, que definirá prazos de guarda e destinação final a cada classificação. O arquivo não utiliza permuta para a obtenção de documentos. A instituição, a partir de suas atividades, produz ou recebe os documentos. Permuta é atividade desenvolvida pelas bibliotecas, na constituição de sua coleção. Parte dos documentos da fase intermediária será recolhido para a guarda permanente (aqueles que possuírem valor histórico). Ocorre que outra parte será descartada (aqueles desprovidos de valor administrativo e histórico). O item diz que TODOS os documentos do arquivo intermediário serão recolhidos, o que é incorreto. Brincandeira, né? CORRENTE, INTERMEDIÁRIA E PERMANENTE. Por ultimados entende-se documentos que já cumpriram seus objetivos, ou seja, já perderam o valor administrativo (primário). Os arquivos guardam documentos de diversos suportes (papel, CD, disquete, VHS etc.)

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C Questão cobrada anteriormente e comentada em sala:
“Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003 A função principal do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.”

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105. Todos os documentos da terceira idade possuem valor secundário. 106. As rotinas adotadas nesse setor (Protocolo), no que se refere a registro e movimentação, incluem o recebimento e o encaminhamento de

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Por valor secundário entende-se valor histórico. Os documentos da 3a idade possuem tal valor. Apesar de ter sido considerado Errado, este item está Correto. Dados para recurso: Em seu livro: ARQUIVO: Teoria e Prática, Marilena Leite Paes, destaca as atividades

documentos. Gabarito: E Correta: C

desenvolvidas pelo setor de Registro e Movimentação do Protocolo: “... 5 – Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino 6 – Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.” Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3 ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004, p. 56. A expedição de documentos, segundo Marilena Leite Paes, compreende diversas rotinas, dentre elas “verificar se não faltam folhas ou anexos”. (PAES: Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática p. 60) Entende-se por “protocolar” ou “protocolizar” identificar o documento da instituição com um número de protocolo. Documentos particulares não são da empresa, e sim de funcionários das mesmas, não havendo a necessidade de se autuar (protocolizar) os mesmos. Páginas de processos não devem ser desmembradas dos mesmos. Para isso, há a numeração das mesmas, de forma a evitar sua retirada. Cabe ao Protocolo realizar as seguintes atividades: Recebimento, Registro e Autuação, Classificação, Expedição ou Distribuição e Controle da Movimentação. O Protocolo não EMPRESTA, avalia ou elimina documentos.

107. A verificação das folhas e anexos que integram o documento é uma atividade rotineira da expedição. 108. Os documentos com características de particular, que ingressam no setor de protocolo, devem ser protocolados. 109. Todas as folhas dos processos que tramitam na PRG/DF devem ser corretamente enumeradas. 110. É de competência do setor de protocolo o empréstimo de documentos.

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TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA QUESTÃO RESPOSTA COMENTÁRIO Nos processos que tramitam Não é recomendável o uso de objetos no TRT, em virtude da metálicos, pois os mesmos tendem a inserção freqüente de novos C enferrujar e, desta forma, danificar os documentos, é indicado o uso documentos. Em caso de necessidade, deve

de hastes plásticas. Os recursos técnicos de microfilmagem são contraindicados para os processos que tramitam no TRT em virtude de os documentos serem originais. E

Concluído o processo de microfilmagem, o filme original e o filme-cópia serão armazenados no mesmo local, devido à classificação que recebem. A luz e a temperatura são alguns dos principais agentes de deterioração dos documentos de cunho arquivístico. Os processos ultimatos de procedência externa, serão transferidos ao arquivo de caráter permanente Um dos critérios estabelecidos nos processos de avaliação documental é indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos.

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optar-se pelo uso de clipes e grampos plásticos. O processo de microfilmagem é aplicado aos documentos originais, permitindo que a instituição ganhe espaço, pois passa a guardar documentos microfilmados no lugar dos documentos em papel, que ocupam muito mais espaço. Tal procedimento só é permitido aos documentos que não possuem valor histórico, pois estes não poderão ser eliminados, ainda que microfilmados. O filme original e o filme cópia criados no processo de microfilmagem deverão obrigatoriamente, por motivos de segurança, ser armazenados em locais diferentes, visando preservar a informação caso ocorra algum sinistro no filme original. Luminosidade e temperatura são agentes que provocam a deterioração dos documentos. Este assunto foi extremamente abordado em nossas aulas. Os documentos serão definidos como permanentes pelo seu valor histórico, independente de serem internos ou externos, ou seja, não é pelo simples fato de os processo serem de origem externa que serão definidos como permanentes. O prazo de guarda dos documentos variará de acordo com os critérios estabelecidos pela Comissão de Análise de Documentos. Diversos documentos poderão ser preservados por 20, 30, 50, 100 anos ou mais, de acordo com o valor que os mesmos apresentem. Aqueles que apresentarem valor histórico, por exemplo, serão guardados permanentemente, ou seja, não há o descarte de documentos pelo simples fato de os mesmos terem sido produzidos há mais de 20 anos. Apenas processos definidos como de valor histórico serão preservados no arquivo permanente da instituição. Documentos que mostrem como a instituição foi constituída, organizada, como ela

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Por suas características de produção, todos os processos constituídos no TRT são de guarda permanente. É atribuída a guarda permanente aos atos

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normativos.

desenvolveu e funcionou ao longo do tempo são de caráter permanente. Atos normativos, regulamentos, regimentos e normas mostram como a instituição funcionou e por isso, devem ser definitivamente preservados.

PROVA DA TERRACAP Aplicada em 12/12/2004
QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA Nº Item Resposta Comentário 63 A gestão de documentos E A gestão de documentos compreende as compreende fundamentalmente as medidas adotadas visando o controle de todo atividades típicas desenvolvidas o fluxo de documentos desde a sua criação até nos arquivos correntes. sua destinação final, ou seja, compreende as três fases: corrente, intermediária e permanente. 64 O método decimal possibilita a E Os métodos de arquivamento mais utilizados expansão ilimitada de subdivisões. são: alfabético, numérico, geográfico e Portanto, esse é o método mais ideográfico. Não existe o método decimal. indicado para o arquivamento de processos administrativos. 65 O profissional responsável pelo C O setor responsável pelo encaminhamento de encaminhamento de documentos documentos é o protocolo, que poderá abrir contendo características de os documentos ostensivos e analisá-los. O ostensivo pode interar-se do teor mesmo não acontecerá com documentos informativo deste documento particulares e sigilosos. antes de sua distribuição. 66 O arquivamento é uma etapa C Os documentos deverão ser classificados de posterior à classificação de acordo com seu assunto, utilizando-se para documentos, mediante a adoção de isso o Plano de Classificação. um plano de classificação. 67 As pastas suspensas são unidades C Na fase corrente, os documentos são de acondicionamento adotadas, guardados nos próprios setores, onde é fundamentalmente, para o comum a utilização de arquivos de aço ou arquivamento de documentos na armários, que acondicionam seus documentos fase corrente. em pastas suspensas. Nas fases intermediária e permanente, os documentos são acondicionados em caixas de papelão. 68 A solicitação de empréstimos de C Os documentos do Arquivo Central só documentos ao Arquivo Central poderão ser emprestados ao setores que os poderá ser efetivada mediante a remeteram. Para tanto, deverá ser efetivada a identificação do solicitante, do identificação do solicitante. respectivo setor de trabalho e da data do empréstimo.

69 Com o objetivo de racionalizar o espaço físico nos setores de trabalho, é aconselhável que, finalizado o trâmite, os documentos arquivísticos que devem ser preservados por um período de dois anos ou mais sejam transferidos ao Arquivo Central. 70 Aos documentos arquivísticos de produção interna será atribuído uma codificação complementar como elemento diferenciador dos documentos de origem externa.

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O período de permanência dos documentos na fase corrente é definido na Tabela de Temporalidade. Este período poderá ser cumprido tanto nos arquivos setoriais quanto no arquivo central.

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O código atribuído aos documentos é o constante do Plano de Classificação, de acordo com o assunto, indiferentemente de o mesmo ter sido produzido ou recebido pela instituição.

SUPERIOR TRIBUNAL MILITAR QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA
QUESTÃO 101 – No funcionamento do sistema de arquivo do STM, o plano de classificação é o instrumento auxiliar adotado nos arquivos setoriais. 102 – A tabela de temporalidade é um instrumento auxiliar aplicado aos documentos na fase permanente do ciclo vital dos documentos. 103 – As unidades de acondicionamento adotadas na fase corrente permanecem inalteradas quando ocorre o processo de transferência dos conjuntos documentais do acervo arquivístico. RESPOSTA COMENTÁRIO C O Plano de classificação é adotado para classificar os documentos de acordo com o assunto e, ainda, serve para organizar os documentos nos arquivos setoriais utilizando o método ideográfico. E A tabela de temporalidade é utilizada em todas as fases do ciclo vital, até porque é ela que determina o prazo de guarda do documento nas duas primeiras e seu recolhimento ou não para a fase permanente (destinação final). E Unidades de acondicionamento = caixas, pastas ou qualquer outro material que sirva para guardar documentos. Transferência = Passagem de documentos da fase corrente para a fase intermediária. O documento da fase corrente será armazenado de forma diferenciada após sua transferência. Na fase corrente, os documentos são acondicionados, normalmente, em arquivos de aço, pastas suspensas ou fichários. Já na fase intermediária, devido a serem menos consultados, os arquivos são acondicionados em caixas de papelão. C A documentação da fase intermediária aguarda sua destinação final: eliminação ou

104 – Na fase intermediária, uma parcela dos documentos

será recolhida para a guarda permanente, sem que ocorra descarte. 105 – Um dos objetivos da gestão de documentos na fase corrente é aumentar a eficácia administrativa. 106 – Segundo as normas adotadas nos arquivos institucionais, o empréstimo de documentos será facultado a qualquer setor solicitante, desde que cumpridos os prazos definidos para sua devolução. 107 – A composição do conceito de arquivo adotado pela arquivística inclui os documentos que possuam um mesmo tipo de suporte físico. 108 – A composição do conceito de arquivo adotado pela arquivística inclui os documentos que devem ser preservados em função de seu valor. 109 – A composição do conceito de arquivo adotado pela arquivística inclui os documentos que sejam acumulados por pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas. 110 – A composição do conceito de arquivo adotado pela arquivística inclui os documentos que constituam coleções temáticas 111 – A composição do conceito de arquivo adotado pela arquivística inclui os documentos que obedeçam a um método de arquivamento único.

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guarda permanente, ou seja, parte dela será recolhida sem que ocorra descarte (parcela que irá para a guarda permanente). Gestão de documentos = controle de todo o fluxo de documentos da instituição. Logo, ao se controlar os documentos correntes (tramitação, empréstimo, arquivamento), melhora-se o desempenho da atividade administrativa da instituição. O empréstimo de documentos nos arquivos intermediários ou centrais se dará apenas aos setores que os produziram ou receberam, que mantêm sobre eles a propriedade. Esta questão não havia sido abordada até então em concursos anteriores promovidos pelo Cespe. O arquivo possui documentos de diversos tipos de suporte.

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Os documentos de arquivo serão preservados em função do valor que apresentem (administrativo ou histórico).

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Os arquivos são formados através da produção ou recebimento (acumulação) de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

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Essa definição é cabível para biblioteca, e não para arquivo.

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A instituição pode adotar quantos métodos de arquivamento forem necessários para bem organizar os documentos de seu arquivo.

112 – O método alfabético de arquivamento adota a primeira letra do nome como o principal elemento a ser considerado na recuperação da informação. 113 – O assunto é o elemento preponderante para a recuperação da informação nos arquivos que utilizam o método onomástico. 114 – No método numérico simples, a recuperação da informação obedecerá ao número atribuído ao documento. 115 – No caso de ser imprescindível a junção de anexos aos documentos, é indicado o uso de clipe plástico. 116 – No caso de ocorrerem rasgos, é indicado o uso de fitas adesivas para as pequenas restaurações dos documentos em suporte papel. 117 – Para o registro do código de classificação nos documentos do STM, deve ser utilizada caneta esferográfica, pois esta não danifica as fibras do papel. 118 – As embalagens devem ser de tamanho maior que os documentos em suporte papel a fim de se evitar dobras e rasgos. 119 – O uso de luvas de algodão é recomendável para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivístico. 120 – O piso do espaço reservado à guarda dos documentos deve ser lavado

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Nomes de pessoas são organizados a partir do sobrenome, e não a primeira letra do nome. Mesmo nos nomes de empresas ou eventos, o elemento a ser considerado é o nome como um todo, e não apenas a primeira letra. O método que utiliza o assunto como elemento de recuperação é o IDEOGRÁFICO. O método numérico simples utiliza o número dos documentos para organizá-los.

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Objetos de plástico são mais aconselháveis do que os de metal, pois não enferrujam e tendem a conservar melhor os documentos. As fitas adesivas acabam por danificar os documentos, pois causam o envelhecimento do papel no local em que são inseridas.

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Qualquer anotação que se faça necessária nos documentos, deverá ser feita a lápis, que possibilita a correção, se for necessária.

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Documentos em papel são danificados no momento em que são dobrados, o que pressupõe a adoção de caixas arquivo maiores do que os documentos, de forma a não dobrá-los em seu armazenamento. Fotografias e negativos, por serem muito sensíveis, devem ser manuseadas com luvas de algodão. Esta questão já havia caído no concurso do CREA-DF e consta em nossa lista de exercícios. A umidade é um fator que compromete a qualidade dos documentos. Deve-se evitar o uso de água no interior do arquivo,

semanalmente com água e sabão neutro a fim de se evitar as ações de agentes nocivos. QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - SGA *** A numeração é referente à Prova Alfa ***

preferindo-se sempre a utilização de panos úmidos para a limpeza dos mesmos.

Acerca da organização dos arquivos, julgue os itens aque se seguem. 116. Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. (C) Comentário: Arquivamento é a forma como são organizados os documentos no arquivo, ou seja, referese ao acondicionamento e ao armazenamento dos mesmos . 117. O método de arquivamento é determinado em função da espécie e da data do documento. (E) Comentário: O item está incorreto, pois o método de arquivamento é determinado pela natureza do documento e pela estrutura da instituição em questão. 118. O método de arquivamento alfabético considerao o nome como elemento principal. (C) Comentário: O item está correto, pois o método alfabético organiza os documentos a partir do nome em destaque nos mesmos. 119. O método de arquivamento geográfico considera a data do documento como elemento principal (E) Comentário: O item está incorreto, pois o método geográfico organiza por local ou setor de produção do documento. O método que utiliza a data é o numérico cronológico. 120. O método de arquivamento numérico pode ser dividido em numérico simples, cronológico ou dígito-terminal. (C) Comentário: Os método de arquivamento podem ser do tipo alfabético ou numérico. Na obra Arquivo: Teoria e Prática, Marilena Leite Paes divide os métodos do tipo numérico em: numérico simples, cronológico e dígito-terminal. A surpresa ficou por conta do último (dígitoterminal) que nunca havia sido citado nos concursos anteriores, daí o motivo de não ter dado destaque para o mesmo, o que tornou esse item o único complicado.

Comentário Geral: Estranhamente, o Cespe, pela primeira vez, não cobrou nenhum item de Teoria das 3 Idades, o que desfavoreceu aqueles que estavam preparados para este assunto. De qualquer forma, os itens foram simples, e, a exceção do último, que trouxe um item novo até então nas provas do Cespe, os anteriores, inclusive, já haviam sido cobrados em provas anteriores e estavam em nossa lista de exercícios.

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - ANEEL Acerca da organização dos arquivos, julgue os itens aque se seguem. 48. Assinale a opção que não implica em restrição de acesso. (A) Documento secreto (B) Documento ostensivo (C) Documento confidencial (D) Documento reservado (E) Documento sigiloso Comentário: Naturalmente, o item correto é o item B e não o A, como consta no Gabarito divulgado pela Esaf. Clique aqui para saber como argumentar em seu recurso. Não deixe de entrar, pois se não houver recursos, o gabarito ficará errado e, às vezes, um ponto faz toda a diferença. 42. De acordo com o conhecimento arquivístico sistematizado, nas organizações, os documentos mais recentes e freqüentemente consultados localizam-se nos (A) arquivos permanentes. (B) arquivos históricos. (C) arquivos correntes. (D) arquivos intermediários. (E) arquivos de segurança. Comentário: Documentos recentes e freqüentemente consultados... pra variar um pouco (décima vez que cai este item. Não é possível que alguém teve dificuldades). 43. (Esaf-ANEEL 2004) Analise os conceitos a seguir. I - Documento oficial é aquele emitido ou rreconhecido por instituição do poder público. II - A duplicata consiste em dois ou mais exxemplares de um mesmo documento. III - O emissor é a pessoa ou entidade responnsável pela produção de um documento, independente de conter assinatura. IV - A guia-fora é um indicador colocado no lugar de um documento para assinalar sua remoção temporária. Assinale a quantidade de itens corretos. (A) 0.

(B) 1. (C) 2. (D) 3. (E) 4. Comentário: Todos os itens estão corretos e se referem à terminologia arquivística. Algumas questões anteriores, comentadas em sala de aula, continham tais termos. 44. A atividade de avaliação documental tem por finalidade: I – orientar o usuário sobre o acesso aos documentos de seu interesse. II – permitir a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário. III – distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificação. IV – otimizar recursos humanos e materiais. A quantidade itens certos é igual a (A) 0. (B) 1. (C) 2. (D) 3. (E) 4. Comentário: É praticamente a mesma questão da Polícia Federal, comentada em sala de aula (questão 72 de nossa lista de exercícios. Entende-se por avaliação a definição dos prazos de guarda e da destinação final dos documentos, ou seja, o estabelecimento daqueles documentos que poderão ser eliminados, por não terem mais valor. Com isso, a instituição ganha espaço, além de otimizar (gastar menos) com recursos humanos e materiais. Portanto, os itens II e IV estão certos e os itens I e III estão incorretos, ou seja são 2 os itens corretos. 45. Constituem atividades de protocolo, exceto: (A) receber a correspondência e separar a correspondência oficial da particular. (B) eliminar a correspondência destituída de valor secundário. (C) controlar o trâmite dos documentos na organização. (D) receber a correspondência para expedição. (E) ler a correspondência e verificar a existência de antecedentes. Comentário: Esta era a questão que comentei ser praticamente certa nesta prova, tendo inclusive destacado os três itens que poderiam aparecer como sendo o item incorreto (avaliação, eliminação ou empréstimo). Espero que tenham se lembrado disso. 46. O instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos chama-se: (A) plano de classificação. (B) inventário. (C) listagem de eliminação. (D) tabela de temporalidade.

(E) termo de recolhimento. Comentário: Precisa? Pra quem viu uma aula inteira só de tabela de temporalidade, não é possível que tenha tido dificuldades pra resolver este item. 62. (Esaf-ANEEL 2004) Com relação à classificação de documentos de arquivo, assinale as assertivas a seguir: I – O método geográfico é utilizado preferencialmente quando o principal elemento a ser considerado é a procedência. II – No Sistema Decimal de Melvil Dewey a divisão dos assuntos parte sempre do geral para o particular. III – O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos. IV – No método numérico cronológico, além da ordem numérica, tem-se que observar, também, a data dos documentos. Assinale a quantidade de itens corretos. (A) 0. (B) 1. (C) 2. (D) 3. (E) 4. Comentário: Os itens I e IV não apresentaram dificuldades, pois tratam de assuntos comentados em sala. A surpresa ficou para os itens II e III, que nunca haviam aparecido em provas do Cespe e, por isso, não cheguei a comentar em sala. O item II está correto, pois o Plano de Classificação dos Arquivos segue a técnica desenvolvida por Melvil Dewey, bibliotecário inglês, que dividiu o conhecimento humano em 10 áreas, partindo do geral, subdividindo cada área em 10, até chegar no particular, sistema este utilizado em bibliotecas (CDD Código Decimal de Dewey). É pena, pois muitos alunos devem ter tido problemas nesta questão... 48. Conforme a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, assinale a opção incorreta. (A) A administração da documentação pública ou de caráter público, compete às instituições federais, estaduais, do Distrito Federal e municipal. (B) Os documentos de valor intermediário são inalienáveis e imprescritíveis. (C) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social. (D) Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recebimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. (E) A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica no recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Comentário: Apesar de não termos comentado em sala toda a lei, esta questão, única sobre a parte de

Legislação Arquivística, não trouxe problemas, pois o item incorreto diz que os documentos com valor intermediário jamais perderão o valor (imprescritíveis), o que sabermos tratar-se de afirmação incorreta, pois, na fase intermediária, o documento tem valor administrativo, e irá, fatalmente, perdê-lo, quando então será destinado à destruição ou à guarda permanente. 49. Assinale a opção que não se refere a uma operação de conservação. (A) Varredura. (B) Alisamento. (C) Desinfestação. (D) Laminação. (E) Limpeza. Comentário: Neste item, a Esaf foi mais exigente que as questões anteriores aplicadas pelo Cespe, que nunca haviam citado os métodos de conservação. O item correto é a letra A, pois o restante se trata de métodos de conservação dos documentos, citados pela bibliografia arquivística. 50. Com relação ao bom acondicionamento de documentos, analise as seguintes rotinas. I – Ao fazer anotações nos documentos deve-se fazê-lo com lápis preto (grafite) macio, em local predeterminado. II – No preenchimento de etiquetas identificadoras das caixas, deve-se utilizar canetas hidrográficas e esferográficas. III – Deve-se utilizar, nas caixas, etiquetas que colam quando umedecidas, ao invés das auto-adesivas. IV – Deve-se preencher os espaços vazios dentro das caixas com calços, evitando que os documentos se dobrem dentro delas. Assinale a quantidade de itens corretos. (A) 0. (B) 1. (C) 2. (D) 3. (E) 4. Comentário: O único item incorreto é o item III (etiquetas que colam quando umedecidas, afinal, como sabemos, os documentos não devem ser acondicionados em locais com umidade muito alta, o que inviabilizaria a utilização de tais etiquetas). De qualquer forma, a questão veio repleta itens nunca cobrados anteriormente, o que a tornou um tanto complexa para a maioria. Comentário Geral: Em geral, as questões cobradas acompanharam os assuntos cobrados pelo Cespe em seus concursos e utilizados em nossas aulas, apesar de alguns itens trazerem novidades, o que deve ter complicado para alguns. Entretanto, acertando acima de 7 já é uma marca excelente, visto que a grande maioria dos candidatos não tem qualquer noção dos assuntos

cobrados, apesar de alguns extremamente simples. NÃO DEIXEM DE ENTRAR COM RECURSO NA PRIMEIRA QUESTÃO, POIS PODE FAZER MUITA DIFERENÇA.

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - POLÍCIA FEDERAL *** A numeração é referente à Prova Verde *** A avaliação documental é uma função típica adotada mundialmente no tratamento de acervos arquivísticos. Em relação a essa função, julgue os itens que se seguem. Comentário do enunciado: A avaliação é a definição de prazos de guarda e destinação final dos documentos, que permitirá eliminar documentos na instituição. É realizada pela Comissão de Avaliação de Documentos ao se criar a Tabela de Temporalidade. 96. A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais. (E) Comentário: A avaliação é realizada para que se possa eliminar documentos e, assim, a empresa poder economizar em sua guarda, tanto no que se refere à pessoal como a recursos materiais. 97. A avaliação de documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação. (C) Comentário: A avaliação, que tem como decorrência a criação da tabela de temporalidade, permite organizar os documentos por assunto, além de possibilitar a eliminação daqueles documentos que não tem mais valor administrativo. Com isso, a quantidade de documentos será menor e os que forem conservados estarão organizados, o que facilitará a sua recuperação (localização). 98. A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico. (C) Comentário: Após a avaliação, alguns documentos serão definidos como passíveis de eliminação, o que permitirá ganho de espaço físico no arquivo. 99. Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada. (C) Comentário: Os integrantes da Comissão de Avaliação de Documentos, responsáveis pela avaliação, devem ter conhecimento da estrutura e funcionamento da instituição, assim como as características dos documentos avaliados, para que possam melhor desempenhar sua atividade.

100. A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. (C) Comentário: Não acredito que alguém tenha tido dificuldades nesta questão, afinal, todos saíram experts em tabela de temporalidade e eliminação de documentos, que, por sinal, pode ocorrer, de acordo com a tabela, nas fases corrente e intermediária e NUNCA na permanente. Essa questão já havia caído no TST 2003, questão comentada em sala, e ainda era o item 9 dos exercícios disponibilizados aqui em minha página referentes à Teoria das 3 Idades e o item 15 do Simulado 6 aplicado em várias de minhas turmas. Ainda contam com o fato de muitos candidatos, que estudaram por apostila, acharem que a eliminação só ocorre na fase permanente.... A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir. 101. Para melhor preservação dos documentos, deve-se guardá-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve utilizar espaços físicos que recebam diretamente a luz solar. (E) Comentário: Conforme comentado em sala, a luz solar danifica os documentos e deve ser evitada. Esta questão, inclusive, já havia caído, com outras palavras, no CREA-DF 2003, além de termos comentado a mesma em sala de aula (penúlima questão da lista de exercícios, item 1). O item 26 do Simulado 6, aplicado em algumas turmas, também falou sobre esse assunto (Deve-se evitar a exposição do documento à luz solar...) 102. O O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-lo a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação. (E) Comentário: O empréstimo poderá ocorrer nas fases corrente e intermediária, sendo que apenas a permanente não poderá realizá-la. Este é, inclusive, o item 50 dos exercícios de Teoria das 3 Idades disponíveis aqui em minha página. O empréstimo pode ocorrer nos arquivos correntes, que inclusive configura a <<tramitação>> dos documentos. 103. Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a atuação, o controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda. (E) Comentário: Tais atividades são responsabilidade do <<PROTOCOLO>>. O Protocolo é atividade da fase corrente, mas, da forma como está, a questão sugere que tais atividades são desenvolvidas pelos diversos arquivos correntes, ou seja, nos próprios setores em que os documentos são produzidos, o que não é verdade. Questões de Protocolo foram discutidas em sala, pois já haviam caído em diversos concursos, e, como adiantei, sempré é cobrado sobre as atividades do mesmo. Os itens 16, 17, 18, 19 e 20 do Simulado 6, aplicado em algumas de minhas turmas, falava sobre tais atividades.

104. Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita freqüência pelos funcionários do órgão. (C) Comentário: Esta é, com certeza, a questão mais fácil de todas. É aquela que adiantei que já havia caído em pelo menos oito concursos e que, com certeza, cairia de novo. Constava, inclusive, como item 9 do Simulado do tipo 5, aplicado na maioria de minhas turmas e em pelo menos 6 questões comentadas de concursos anteriores. O item 14 disponível nesta página também falava sobre isso... Enfim, dispensa maiores comentários, certo? Questão GRÁTIS para todos... (quem estudou, é claro!) 105. Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico. (C) Comentário: Como comentado em sala, existem vários tipos de métodos, que são de dois tipos: alfabéticos e numéricos. Os métodos do tipo alfabético mais comuns são: alfabético e geográfico (citados na questão) e os do tipo numérico são: numérico, cronológico (citado na questão) e ideográfico. O fato de a questão ter citado numérico-cronológico pode ter confundido alguém, mas havíamos comentado que o método cronológico é do tipo numérico, item 3 do Simulado 5 aplicado em várias turmas, o que torna a questão correta, sem dúvida. Comentário Geral: Conforme previ em minhas aulas, o assunto Teoria das três idades e Tabela de Temporalidade apresentou vários itens: 4 ao todo, que não devem ter sido problema para meus alunos. Os assuntos restantes (Protocolo, Preservação Métodos de Arquivamento também foram vistos em sala). Avaliação é que talvez tenha complicado um pouco, pois falamos bastante sobre criação da Tabela, definição dos documentos que seriam eliminados e, da forma como caiu, o candidato teria de deduzir os itens a partir do conhecimento sobre o funcionamento da tabela. Enfim... Não houve surpresas com relação ao conteúdo, e acho que meus alunos se saíram bem. Conforme previ, não costuma cair nenhuma questão sobre leis e decretos, apesar de inúmeras pessoas ficarem decorando as mesmas. Bom pra quem não se preocupou com isso e aprendeu a prática, certo? Caso alguma questão venha a divergir deste gabarito, darei as dicas para entrar com recurso mais tarde, mas duvido que isso aconteça, pois as questões estão bem simples e não devem apresentar problemas QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - STJ PROVA VERDE 121. Para que a produção documental se dê de forma racionalizada, é recomendável evitar a reprodução desnecessária de documentos. (C) Comentário: A reprodução desnecessária de documentos faz com que haja um volume maior de documentos e, conseqüentemente, dificulta a gestão documental. 122. Documentos originais não devem ser desmembrados de seus conjuntos. (C) Comentário:

Se o documento faz parte de um conjunto, não devem ser desmembrado do mesmo, sob pena de perder o seu valor. 123. Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados. (C) Comentário: Os documentos devem ser classificados com seu código de classificação constante na Tabela de Temporalidade, de forma que fique claro o prazo de guarda no arquivo corrente, primeira fase em que o mesmo será arquivado. 124. A principal função de um setor de protocolo deve ser o empréstimo de documentos. (E) Comentário: A principal função do setor de protocolo é o controle da tramitação de documentos. Para tanto, o mesmo pode exercer as seguintes atividades: Recebimento, Registro, Controle, Classificação e Expedição. Dentre as atividades do protocolo, não se encontra o empréstimo, que é atividade exclusiva dos arquivos correntes ou intermediários. 125. O instrumento utilizado para controlar os documentos que tramitam em instituições como o STJ denomina-se folha de autuação. (E) Comentário: Para controlar a tramitação dos processos, utiliza-se o registro de protocolo (número de protocolo) 126. A Tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de terceira idade. (E) Comentário: Questão fácil... Os documentos de 3a idade (permanentes) não precisam ter seu prazo de guarda definidos na Tabela de temporalidade, pois serão guardados definitivamente. 127. O plano de classificação visa possibilitar o arquivamento e a recuperação de documentos. (C) Comentário: Ao utilizar o plano de classificação, pode-se organizar os documentos pelo seu código, facilitando assim o arquivamento e a posterior recuperação dos mesmos. 128. O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos (E) Comentário: O descarte (eliminação) não ocorre na fase permanente, apenas nas duas primeiras (corrente e intermediária) 129. As minutas de documentos devem receber classificações individualizadas em função do prazo de guarda a elas atribuído (E) Comentário: As minutas (rascunhos dos documentos em elaboração) não são classificadas e muito menos têm prazo de guarda, pois nem são documentos, ainda.

130. Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos da fase corrente, aqueles que não forem descartados devem ser recolhidos à fase intermediária. (E) Comentário: Após cumprido o prazo da fase corrente, os documentos que não forem descartados (eliminados) podem ser transferidos para a fase intermediária ou recolhidos para a fase permanente. Observe que o termo RECOLHIDOS foi usado indevidamente. (Não existe recolhimento para a fase intermediária). Comentário Geral: Conforme previ em minhas aulas, o assunto Teoria das três idades e Tabela de Temporalidade dominou as questões de arquivologia. Foram 4 itens (126, 128, 129 e 130). Além disso, conforme comentei em sala, algumas apostilas e até alguns professores pregam a eliminação na fase permanente como possível, o que não é aceito pela Arquivologia, conforme fica claro na questão 128. A surpresa ficou por conta dos itens 122 e 129, que utilizaram alguns termos desconhecidos para alguns candidatos (desmembramento e minuta), o que pode ter complicado um pouco. Enfim... Boa Sorte para todos!

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