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Manual Tesouraria

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA TESOURARIA

1. Objectivo do Manual objectivo deste Manual e 0 de institucionalizar procedimentos na area da Tesouraria, para uma correcta administracao, contabilizacao e controlo da mesma. A correcta administracao da Tesouraria traduz-se na previsao, optimizacao e controlo de todos os pagamentos e de todos os recebimentos, no sentido da rninimizacao dosriscos de carencia e detencao de liquidez. 2. Funcdes da T esouraria As funcoes gerais da Tesouraria radicam na salvaguarda dos valores a sua guarda, devendo tesoureiro ter em atencao 0 seguinte: • • • • • • • • • • • • • • •
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Validar a documentacao de suporte; Identificar verbas depositadas por transferencia bancaria; Preparar os meios de pagamento; Recolher e verificar as assinaturas obrigat6rias, designadamente nos cheques e transferencias bancarias; Efectuar os pagamentos autorizados; Garantir a boa cobranca das facturas; Registar todos os pagamentos efectuados; Verificar, conferir e atrecadar todos os recebirnentos; Efectuar os dep6sitos diariamente; Registar todos os recebimentos; Elaborar 0 diario de caixa de dos valores entrados e saidos. Administrar 0 fundo de maneio; Comunicar aos interessados as datas de pagamentos e elaborar 0 expediente geral; Fornecer informacao atempada e actualizada aos services competentes das entradas e saidas de valores; Arquivar a documentacao de suporte das operacoes que correm pela tesouraria, em conformidade com as normas institucionalizadas.

3. Regras Gerais de Controlo • • • • Segrega~ao de fun~oes: Deve procurar-se uma adequada segregacao de funcoes, sempre que possivel; Said as e entradas de valores: Todas as saidas e entradas de valores devem estar devidamente documentadas e serem devidamente contabilizadas; Pre-nurneracao de documentos: Devem-se numerar todos os documentos externos; Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro: Deve ser reduzido ao indispensavel. Deve-se privilegiar 0 movirnento por bancos (cheques, transferencias, ordens de pagamento, etc); Numeeacjlo de cheques e transferencias: Os cheques e as transferencias bancarias efectuadas devem ser registadas sequencialmente;

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em lugar seguro. Cruzamento de cheques: todos os cheques recebidos devem ser imediatamente cruzados. Reposicao mes. aos quais sera aposto 0 carimbo de P AGO._ ••• __ •••• _ •••• L ••• _ •••••••••••• _ ••••••••••••• J . i . como segue: REGISTOS : •• . pelas vias institucionais. Saldos em bancos: A tesouraria deve dispor de urn mapa de controlo diario das diferentes contas bancarias. Depositos: Todos os valores recebidos devem ser diaria e integralmente depositados. por pessoas independentes a tesouraria.:a dos documentos com indicacao do meio utilizado. no caso do mesmo ja estar assinado. Cheques nulos: Devem os cheques anulados ser arquivados depois de se the destruirern as assinaturas. evidenciando 0 saldo disponivel em cada banco. com os recebirnentos Nao Compensacao: (os recebimentos Os pagamentos nao podem ser compensados tern de ser integrahnente depositados).• • Contagens ffsicas: devem ser efectuadas contagens cofre. devendo ser escrito "anulado". cruzados. a pagar. • • • • do fundo de maneio: 0 fundo de maneio deve ser reposto no final de cada deve ser restrito ao tesoureiro e a quem mais a onussas serem Acesso: 0 acesso aos meios de pagamento . Processos 4. caso tal proceclimento nao tenha sido considerado pela entidade emitente. sendo 0 movirnento registado directamente. fisicas dos valores disponiveis em por cheque: Os cheques sao nominatives.Administracao indicar. AD talao de dep6sito deverao ser anexadas c6pias dos recibos emitidos ou documento equivalente.' 2 . Pagamentos o processo caracteriza-se. 4. . • • • • • Cheques em branco: Devem estar a guarda do tesoureiro. resumidamente. Omissao: Em tudo quanto este Manual for omisso devem tais questoes postas a quem de direito.1. Requisitos dos pagamentos assinados na presen<.

bern como devem ser efectuadas pela contabilidade. A Tesouraria emite os meios de pagamento para subsequente assinatura e autorizacao. que prepara 0 expediente para submissao a autorizacac de pagamento pela Adminis tracao. o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento.4. As facturas.3. estes seguem para a Tesouraria para pagamento contabilistico dos mesmos. 0 art. nunca antes do dia 23 de cada meso o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento. 3 . que os remete para a Tesouraria.1. Autorizados os pagamentos. para efeitos de ernissao dos meios de pagamento e pagamento. e registo E arquivada toda a documentacao. com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico.° 35.2. A Funcionarios A contabilidade prepara os mapas de rernuneracoes. depois do pagamento autorizado. De Impostos de impostos e descontos. conferidas e contabilizadas pela Dr. seguem para a Tesouraria. A Fomecedores As facturas devem ser validadas quanto aos requisites legais.1. 4. ap6s 0 que procede it entrega dos cheques (pagamento).1." Sandra Pilla. com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico. se assinados. os quais sao validados pela Dr: Sandra Pina. o apuramento 0 pteenchimento das declaracoes e guias As declaracoes e guias seguem depois para a Tesouraria que prepara os respectivos meios de pagamento para subrnissao a autorizacao.1. do 0 As facturas para pagamento sao previamente identificadas. E arquivada toda a documentacao 4. de acordo com CIVA. E arquivada toda a docurnentacao.

designando-se estes ultirnos POt vendas a dinheiro.3. destinados ao desenvolvimento de projectos de investigacao. Subsidies de entidades externas o tesoureiro identifica as verbas transferidas diariamente FUL. o a o tesoureiro procede ao preenchimento e/ou actualizacao instrucoes e it emissao dos rneios de pagamento. transferencia. b) Provenientes da venda de bens ou services. SUbsIdios EntidIOe como abaixo se caracteriza: ExWNI (A. resumidamente. de validar as valores transferidos. e depositadas na conta bancaria da tesoureiro com a Dr: Monica Trindade relacionam as verbas depositadas e destinadas aos projectos em curso e procedem aos calculos necessaries ernissao dos meios de pagamento cheques. isto e. e E arquivada toda a documentacao. 4. devendo recepcionar os respectivos valores. da Ficha de Projecto anexa a estas procede ao pagamento.-l EJ] B Notas: a) Considerarn-se transferencias "os subsidies" desenvolvimento da actividade de mvestigas:ao.1. devendo 0 tecnico encarregado de gem os projectos ter 0 cuidado. duas "fontes financeiras". Recebimentos Os recebimentos tern. mediante factura (mas sem dispensa de recibo) ou mediante recibo com dispensa de factura. recebidos de entidades externas para b) Todo 0 processo das transferencias esta multo centrado na tesouraria. o processo e. 4 . sempte que possivel.4. designadamen te: a) Provenientes de subsidies de entidades extemas.3. de urn modo geral. no caso da FUL. Autorizados e assinados os cheques a Tesouraria a respectiva contabilizacao.

A tesouraria regista os recebimentos na contabilidade. Os recibos sao ernitidos pela area da contabilidade. o tesoureiro deve aceder. Vendas a dinheiro o processo de vendas a dinheiro dispensa. A tesouraria regista na contabilidade os recebimentos. 4. Vendas mediante factura Os pedidos de ernissao de facturas sao satisfeitos pela area da contabilidade. a toda a inforrnacao sobre as facturas ernitidas.2. Reconciliacao bancaria Periodicarnente a contabilidade pro cede a uma reconciliacao de valores dos saldos em bancos com os saldos da contabilidade. a qual garante os respectivos registos contabilisticos. devendo validar os valores com as facturas/ recibos. se for 0 caso. E arquivada toda a documentacao. A Tesouraria confere se os valores facturados correspondem aos valores recebidos.3.4. Se os valores forem iguais procede ao envio do recibo para 0 cliente/utente. E arquivada toda a documentacao. 5. A Tesouraria deve contactar os clientes/utentes. se for caso disso. Os recibos sao ernitidos pela eontabilidade apes pagamento na Tesouraria. Periodicamente identifiea os clientes/utentes atrasados nos pagamentos.3. em 10 de Novembro de 2006 5 . A Tesouraria deve proceder diariamente ao deposito dos valores recepcionados. a qual deve validar os valores reeebidos com os valores eonstantes no reeibo. Se 0 valor for diferente deve esclarecer tais diferencas e contactar 0 cliente/utente. Reitoria da Universidade de Lisboa. atraves dos meios informaticos. nos CaSOS que se encontre em atraso. a emissao de factura. devendo esta proceder ao registo dos respectivos proveitos. o sector da contabilidade regista a parte dos proveitos como se se a faetura tivesse sido etnitida. apos pagamento na Tesouraria. em Consideram-se pagamentos em atraso todos os que ultrapassarem trinta dias apos a data constante da respectiva factura.2.

~~~~yontante I Data-I-Montante r--'---~~--Data Ocorrencias Descricao ! I I 1 I I I I I --._______ --:----:Localidade Email.~.FUL do projecto: Tftulo do Projecto: Investigador Responsavel.~. Conta bancaria de dep6sito ___ _ _ lnstltuicao 1 lnstituicao 2 Instltuicao 5 ~.. Fax.--~-·~1"--1-- j ! I I j I I -----r--i·--'-i ! i I I I ! I I I I I I I I __.. Obs _ _ _ Nome ou desiqnacao social Morada: C6digo postal rcamento inicial aprovado tel..__ ~.__ Unidade de Investiga9ao a que pertence Duracao em meses: Tel. Email._~ . Data de inlcio do projecto: ICHA DE PROJECTO _ _ -:-:--:-:---:---:---:. Localidade C6digo postal.__ ---:-:-. _ _ _ Nome: Morada: Tel. Fax email.--- Dlstribulcao de verbas Data ~1~Monta~~: .

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