MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA TESOURARIA

1. Objectivo do Manual objectivo deste Manual e 0 de institucionalizar procedimentos na area da Tesouraria, para uma correcta administracao, contabilizacao e controlo da mesma. A correcta administracao da Tesouraria traduz-se na previsao, optimizacao e controlo de todos os pagamentos e de todos os recebimentos, no sentido da rninimizacao dosriscos de carencia e detencao de liquidez. 2. Funcdes da T esouraria As funcoes gerais da Tesouraria radicam na salvaguarda dos valores a sua guarda, devendo tesoureiro ter em atencao 0 seguinte: • • • • • • • • • • • • • • •
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Validar a documentacao de suporte; Identificar verbas depositadas por transferencia bancaria; Preparar os meios de pagamento; Recolher e verificar as assinaturas obrigat6rias, designadamente nos cheques e transferencias bancarias; Efectuar os pagamentos autorizados; Garantir a boa cobranca das facturas; Registar todos os pagamentos efectuados; Verificar, conferir e atrecadar todos os recebirnentos; Efectuar os dep6sitos diariamente; Registar todos os recebimentos; Elaborar 0 diario de caixa de dos valores entrados e saidos. Administrar 0 fundo de maneio; Comunicar aos interessados as datas de pagamentos e elaborar 0 expediente geral; Fornecer informacao atempada e actualizada aos services competentes das entradas e saidas de valores; Arquivar a documentacao de suporte das operacoes que correm pela tesouraria, em conformidade com as normas institucionalizadas.

3. Regras Gerais de Controlo • • • • Segrega~ao de fun~oes: Deve procurar-se uma adequada segregacao de funcoes, sempre que possivel; Said as e entradas de valores: Todas as saidas e entradas de valores devem estar devidamente documentadas e serem devidamente contabilizadas; Pre-nurneracao de documentos: Devem-se numerar todos os documentos externos; Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro: Deve ser reduzido ao indispensavel. Deve-se privilegiar 0 movirnento por bancos (cheques, transferencias, ordens de pagamento, etc); Numeeacjlo de cheques e transferencias: Os cheques e as transferencias bancarias efectuadas devem ser registadas sequencialmente;

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pelas vias institucionais. cruzados. evidenciando 0 saldo disponivel em cada banco. devendo ser escrito "anulado".1. por pessoas independentes a tesouraria. em lugar seguro. 4. Pagamentos o processo caracteriza-se. Saldos em bancos: A tesouraria deve dispor de urn mapa de controlo diario das diferentes contas bancarias. Cheques nulos: Devem os cheques anulados ser arquivados depois de se the destruirern as assinaturas.:a dos documentos com indicacao do meio utilizado. .Administracao indicar. no caso do mesmo ja estar assinado. Cruzamento de cheques: todos os cheques recebidos devem ser imediatamente cruzados. Processos 4. caso tal proceclimento nao tenha sido considerado pela entidade emitente. AD talao de dep6sito deverao ser anexadas c6pias dos recibos emitidos ou documento equivalente. i .• • Contagens ffsicas: devem ser efectuadas contagens cofre. Depositos: Todos os valores recebidos devem ser diaria e integralmente depositados. Omissao: Em tudo quanto este Manual for omisso devem tais questoes postas a quem de direito. com os recebirnentos Nao Compensacao: (os recebimentos Os pagamentos nao podem ser compensados tern de ser integrahnente depositados).' 2 . • • • • • Cheques em branco: Devem estar a guarda do tesoureiro._ ••• __ •••• _ •••• L ••• _ •••••••••••• _ ••••••••••••• J . aos quais sera aposto 0 carimbo de P AGO. fisicas dos valores disponiveis em por cheque: Os cheques sao nominatives. resumidamente. Requisitos dos pagamentos assinados na presen<. a pagar. sendo 0 movirnento registado directamente. Reposicao mes. • • • • do fundo de maneio: 0 fundo de maneio deve ser reposto no final de cada deve ser restrito ao tesoureiro e a quem mais a onussas serem Acesso: 0 acesso aos meios de pagamento . como segue: REGISTOS : •• .

3 . Autorizados os pagamentos. seguem para a Tesouraria. do 0 As facturas para pagamento sao previamente identificadas. que prepara 0 expediente para submissao a autorizacac de pagamento pela Adminis tracao.1. se assinados.1." Sandra Pilla. A Tesouraria emite os meios de pagamento para subsequente assinatura e autorizacao. A Funcionarios A contabilidade prepara os mapas de rernuneracoes. para efeitos de ernissao dos meios de pagamento e pagamento. o apuramento 0 pteenchimento das declaracoes e guias As declaracoes e guias seguem depois para a Tesouraria que prepara os respectivos meios de pagamento para subrnissao a autorizacao. 0 art. o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento. que os remete para a Tesouraria.2.° 35. 4. os quais sao validados pela Dr: Sandra Pina. ap6s 0 que procede it entrega dos cheques (pagamento). com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico.1. As facturas.1.3. De Impostos de impostos e descontos. A Fomecedores As facturas devem ser validadas quanto aos requisites legais. conferidas e contabilizadas pela Dr. de acordo com CIVA. depois do pagamento autorizado. E arquivada toda a docurnentacao. com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico.4. bern como devem ser efectuadas pela contabilidade. E arquivada toda a documentacao 4. e registo E arquivada toda a documentacao. estes seguem para a Tesouraria para pagamento contabilistico dos mesmos. nunca antes do dia 23 de cada meso o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento.

devendo recepcionar os respectivos valores. Recebimentos Os recebimentos tern.4. destinados ao desenvolvimento de projectos de investigacao.-l EJ] B Notas: a) Considerarn-se transferencias "os subsidies" desenvolvimento da actividade de mvestigas:ao. no caso da FUL. resumidamente. transferencia. isto e. o processo e. de validar as valores transferidos. o a o tesoureiro procede ao preenchimento e/ou actualizacao instrucoes e it emissao dos rneios de pagamento. devendo 0 tecnico encarregado de gem os projectos ter 0 cuidado. e E arquivada toda a documentacao.1.3.3. b) Provenientes da venda de bens ou services. designadamen te: a) Provenientes de subsidies de entidades extemas. Subsidies de entidades externas o tesoureiro identifica as verbas transferidas diariamente FUL. mediante factura (mas sem dispensa de recibo) ou mediante recibo com dispensa de factura. da Ficha de Projecto anexa a estas procede ao pagamento. sempte que possivel. SUbsIdios EntidIOe como abaixo se caracteriza: ExWNI (A. recebidos de entidades externas para b) Todo 0 processo das transferencias esta multo centrado na tesouraria. duas "fontes financeiras". de urn modo geral. e depositadas na conta bancaria da tesoureiro com a Dr: Monica Trindade relacionam as verbas depositadas e destinadas aos projectos em curso e procedem aos calculos necessaries ernissao dos meios de pagamento cheques. 4. designando-se estes ultirnos POt vendas a dinheiro. Autorizados e assinados os cheques a Tesouraria a respectiva contabilizacao. 4 .

devendo esta proceder ao registo dos respectivos proveitos. a toda a inforrnacao sobre as facturas ernitidas.3. apos pagamento na Tesouraria. Os recibos sao ernitidos pela area da contabilidade. devendo validar os valores com as facturas/ recibos. A tesouraria regista na contabilidade os recebimentos. A Tesouraria confere se os valores facturados correspondem aos valores recebidos. o sector da contabilidade regista a parte dos proveitos como se se a faetura tivesse sido etnitida. em 10 de Novembro de 2006 5 . Os recibos sao ernitidos pela eontabilidade apes pagamento na Tesouraria. Periodicamente identifiea os clientes/utentes atrasados nos pagamentos. A Tesouraria deve proceder diariamente ao deposito dos valores recepcionados. o tesoureiro deve aceder. a qual garante os respectivos registos contabilisticos. 4. a emissao de factura. E arquivada toda a documentacao. A tesouraria regista os recebimentos na contabilidade. se for 0 caso.2. Reconciliacao bancaria Periodicarnente a contabilidade pro cede a uma reconciliacao de valores dos saldos em bancos com os saldos da contabilidade. Vendas a dinheiro o processo de vendas a dinheiro dispensa. E arquivada toda a documentacao.4. Vendas mediante factura Os pedidos de ernissao de facturas sao satisfeitos pela area da contabilidade. a qual deve validar os valores reeebidos com os valores eonstantes no reeibo. Se os valores forem iguais procede ao envio do recibo para 0 cliente/utente. se for caso disso.2. nos CaSOS que se encontre em atraso. Se 0 valor for diferente deve esclarecer tais diferencas e contactar 0 cliente/utente. 5. em Consideram-se pagamentos em atraso todos os que ultrapassarem trinta dias apos a data constante da respectiva factura.3. A Tesouraria deve contactar os clientes/utentes. Reitoria da Universidade de Lisboa. atraves dos meios informaticos.

~~~~yontante I Data-I-Montante r--'---~~--Data Ocorrencias Descricao ! I I 1 I I I I I --..__ ---:-:-..._~ .--- Dlstribulcao de verbas Data ~1~Monta~~: . Fax email. Localidade C6digo postal.--~-·~1"--1-- j ! I I j I I -----r--i·--'-i ! i I I I ! I I I I I I I I __.__ Unidade de Investiga9ao a que pertence Duracao em meses: Tel. Fax. Data de inlcio do projecto: ICHA DE PROJECTO _ _ -:-:--:-:---:---:---:.FUL do projecto: Tftulo do Projecto: Investigador Responsavel._______ --:----:Localidade Email. Conta bancaria de dep6sito ___ _ _ lnstltuicao 1 lnstituicao 2 Instltuicao 5 ~. Obs _ _ _ Nome ou desiqnacao social Morada: C6digo postal rcamento inicial aprovado tel.~.__ ~.~. Email. _ _ _ Nome: Morada: Tel.

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