MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA TESOURARIA

1. Objectivo do Manual objectivo deste Manual e 0 de institucionalizar procedimentos na area da Tesouraria, para uma correcta administracao, contabilizacao e controlo da mesma. A correcta administracao da Tesouraria traduz-se na previsao, optimizacao e controlo de todos os pagamentos e de todos os recebimentos, no sentido da rninimizacao dosriscos de carencia e detencao de liquidez. 2. Funcdes da T esouraria As funcoes gerais da Tesouraria radicam na salvaguarda dos valores a sua guarda, devendo tesoureiro ter em atencao 0 seguinte: • • • • • • • • • • • • • • •
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Validar a documentacao de suporte; Identificar verbas depositadas por transferencia bancaria; Preparar os meios de pagamento; Recolher e verificar as assinaturas obrigat6rias, designadamente nos cheques e transferencias bancarias; Efectuar os pagamentos autorizados; Garantir a boa cobranca das facturas; Registar todos os pagamentos efectuados; Verificar, conferir e atrecadar todos os recebirnentos; Efectuar os dep6sitos diariamente; Registar todos os recebimentos; Elaborar 0 diario de caixa de dos valores entrados e saidos. Administrar 0 fundo de maneio; Comunicar aos interessados as datas de pagamentos e elaborar 0 expediente geral; Fornecer informacao atempada e actualizada aos services competentes das entradas e saidas de valores; Arquivar a documentacao de suporte das operacoes que correm pela tesouraria, em conformidade com as normas institucionalizadas.

3. Regras Gerais de Controlo • • • • Segrega~ao de fun~oes: Deve procurar-se uma adequada segregacao de funcoes, sempre que possivel; Said as e entradas de valores: Todas as saidas e entradas de valores devem estar devidamente documentadas e serem devidamente contabilizadas; Pre-nurneracao de documentos: Devem-se numerar todos os documentos externos; Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro: Deve ser reduzido ao indispensavel. Deve-se privilegiar 0 movirnento por bancos (cheques, transferencias, ordens de pagamento, etc); Numeeacjlo de cheques e transferencias: Os cheques e as transferencias bancarias efectuadas devem ser registadas sequencialmente;

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cruzados. i .• • Contagens ffsicas: devem ser efectuadas contagens cofre. evidenciando 0 saldo disponivel em cada banco.:a dos documentos com indicacao do meio utilizado. por pessoas independentes a tesouraria.Administracao indicar. devendo ser escrito "anulado". fisicas dos valores disponiveis em por cheque: Os cheques sao nominatives. a pagar. Requisitos dos pagamentos assinados na presen<. Saldos em bancos: A tesouraria deve dispor de urn mapa de controlo diario das diferentes contas bancarias. AD talao de dep6sito deverao ser anexadas c6pias dos recibos emitidos ou documento equivalente. • • • • do fundo de maneio: 0 fundo de maneio deve ser reposto no final de cada deve ser restrito ao tesoureiro e a quem mais a onussas serem Acesso: 0 acesso aos meios de pagamento .' 2 . Reposicao mes._ ••• __ •••• _ •••• L ••• _ •••••••••••• _ ••••••••••••• J . no caso do mesmo ja estar assinado. . Processos 4. caso tal proceclimento nao tenha sido considerado pela entidade emitente.1. aos quais sera aposto 0 carimbo de P AGO. pelas vias institucionais. Omissao: Em tudo quanto este Manual for omisso devem tais questoes postas a quem de direito. resumidamente. Pagamentos o processo caracteriza-se. Depositos: Todos os valores recebidos devem ser diaria e integralmente depositados. como segue: REGISTOS : •• . sendo 0 movirnento registado directamente. com os recebirnentos Nao Compensacao: (os recebimentos Os pagamentos nao podem ser compensados tern de ser integrahnente depositados). Cheques nulos: Devem os cheques anulados ser arquivados depois de se the destruirern as assinaturas. 4. em lugar seguro. • • • • • Cheques em branco: Devem estar a guarda do tesoureiro. Cruzamento de cheques: todos os cheques recebidos devem ser imediatamente cruzados.

2.1. nunca antes do dia 23 de cada meso o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento. 4. e registo E arquivada toda a documentacao. depois do pagamento autorizado. do 0 As facturas para pagamento sao previamente identificadas. A Funcionarios A contabilidade prepara os mapas de rernuneracoes. conferidas e contabilizadas pela Dr. seguem para a Tesouraria.1.3. E arquivada toda a docurnentacao. se assinados. de acordo com CIVA.4.1. 0 art. E arquivada toda a documentacao 4. ap6s 0 que procede it entrega dos cheques (pagamento). Autorizados os pagamentos. que os remete para a Tesouraria. bern como devem ser efectuadas pela contabilidade. para efeitos de ernissao dos meios de pagamento e pagamento. com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico. A Fomecedores As facturas devem ser validadas quanto aos requisites legais. o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento. o apuramento 0 pteenchimento das declaracoes e guias As declaracoes e guias seguem depois para a Tesouraria que prepara os respectivos meios de pagamento para subrnissao a autorizacao.1." Sandra Pilla. As facturas. com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico.° 35. estes seguem para a Tesouraria para pagamento contabilistico dos mesmos. 3 . De Impostos de impostos e descontos. os quais sao validados pela Dr: Sandra Pina. A Tesouraria emite os meios de pagamento para subsequente assinatura e autorizacao. que prepara 0 expediente para submissao a autorizacac de pagamento pela Adminis tracao.

4.4.1.-l EJ] B Notas: a) Considerarn-se transferencias "os subsidies" desenvolvimento da actividade de mvestigas:ao.3. isto e. destinados ao desenvolvimento de projectos de investigacao.3. designando-se estes ultirnos POt vendas a dinheiro. Recebimentos Os recebimentos tern. designadamen te: a) Provenientes de subsidies de entidades extemas. SUbsIdios EntidIOe como abaixo se caracteriza: ExWNI (A. mediante factura (mas sem dispensa de recibo) ou mediante recibo com dispensa de factura. duas "fontes financeiras". da Ficha de Projecto anexa a estas procede ao pagamento. 4 . sempte que possivel. o a o tesoureiro procede ao preenchimento e/ou actualizacao instrucoes e it emissao dos rneios de pagamento. o processo e. e depositadas na conta bancaria da tesoureiro com a Dr: Monica Trindade relacionam as verbas depositadas e destinadas aos projectos em curso e procedem aos calculos necessaries ernissao dos meios de pagamento cheques. transferencia. no caso da FUL. Subsidies de entidades externas o tesoureiro identifica as verbas transferidas diariamente FUL. de urn modo geral. devendo recepcionar os respectivos valores. e E arquivada toda a documentacao. recebidos de entidades externas para b) Todo 0 processo das transferencias esta multo centrado na tesouraria. devendo 0 tecnico encarregado de gem os projectos ter 0 cuidado. de validar as valores transferidos. Autorizados e assinados os cheques a Tesouraria a respectiva contabilizacao. resumidamente. b) Provenientes da venda de bens ou services.

2. A Tesouraria confere se os valores facturados correspondem aos valores recebidos.3. a qual garante os respectivos registos contabilisticos. atraves dos meios informaticos. A tesouraria regista os recebimentos na contabilidade.3. apos pagamento na Tesouraria. A Tesouraria deve proceder diariamente ao deposito dos valores recepcionados. Reconciliacao bancaria Periodicarnente a contabilidade pro cede a uma reconciliacao de valores dos saldos em bancos com os saldos da contabilidade. Se 0 valor for diferente deve esclarecer tais diferencas e contactar 0 cliente/utente. devendo esta proceder ao registo dos respectivos proveitos. 4. Vendas mediante factura Os pedidos de ernissao de facturas sao satisfeitos pela area da contabilidade. devendo validar os valores com as facturas/ recibos. A Tesouraria deve contactar os clientes/utentes. 5. Os recibos sao ernitidos pela eontabilidade apes pagamento na Tesouraria. a qual deve validar os valores reeebidos com os valores eonstantes no reeibo. se for 0 caso. E arquivada toda a documentacao. Periodicamente identifiea os clientes/utentes atrasados nos pagamentos. o sector da contabilidade regista a parte dos proveitos como se se a faetura tivesse sido etnitida. Vendas a dinheiro o processo de vendas a dinheiro dispensa. a emissao de factura.4. A tesouraria regista na contabilidade os recebimentos. o tesoureiro deve aceder. Reitoria da Universidade de Lisboa. Os recibos sao ernitidos pela area da contabilidade. se for caso disso. E arquivada toda a documentacao.2. em Consideram-se pagamentos em atraso todos os que ultrapassarem trinta dias apos a data constante da respectiva factura. em 10 de Novembro de 2006 5 . nos CaSOS que se encontre em atraso. Se os valores forem iguais procede ao envio do recibo para 0 cliente/utente. a toda a inforrnacao sobre as facturas ernitidas.

--- Dlstribulcao de verbas Data ~1~Monta~~: .__ ---:-:-. Fax. Conta bancaria de dep6sito ___ _ _ lnstltuicao 1 lnstituicao 2 Instltuicao 5 ~. Fax email.FUL do projecto: Tftulo do Projecto: Investigador Responsavel. Obs _ _ _ Nome ou desiqnacao social Morada: C6digo postal rcamento inicial aprovado tel._~ ..~. Email..__ Unidade de Investiga9ao a que pertence Duracao em meses: Tel.__ ~._______ --:----:Localidade Email.--~-·~1"--1-- j ! I I j I I -----r--i·--'-i ! i I I I ! I I I I I I I I __.. Localidade C6digo postal. ~~~~yontante I Data-I-Montante r--'---~~--Data Ocorrencias Descricao ! I I 1 I I I I I --. Data de inlcio do projecto: ICHA DE PROJECTO _ _ -:-:--:-:---:---:---:.~. _ _ _ Nome: Morada: Tel.