Manual Tesouraria

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA TESOURARIA

1. Objectivo do Manual objectivo deste Manual e 0 de institucionalizar procedimentos na area da Tesouraria, para uma correcta administracao, contabilizacao e controlo da mesma. A correcta administracao da Tesouraria traduz-se na previsao, optimizacao e controlo de todos os pagamentos e de todos os recebimentos, no sentido da rninimizacao dosriscos de carencia e detencao de liquidez. 2. Funcdes da T esouraria As funcoes gerais da Tesouraria radicam na salvaguarda dos valores a sua guarda, devendo tesoureiro ter em atencao 0 seguinte: • • • • • • • • • • • • • • •
0

o

Validar a documentacao de suporte; Identificar verbas depositadas por transferencia bancaria; Preparar os meios de pagamento; Recolher e verificar as assinaturas obrigat6rias, designadamente nos cheques e transferencias bancarias; Efectuar os pagamentos autorizados; Garantir a boa cobranca das facturas; Registar todos os pagamentos efectuados; Verificar, conferir e atrecadar todos os recebirnentos; Efectuar os dep6sitos diariamente; Registar todos os recebimentos; Elaborar 0 diario de caixa de dos valores entrados e saidos. Administrar 0 fundo de maneio; Comunicar aos interessados as datas de pagamentos e elaborar 0 expediente geral; Fornecer informacao atempada e actualizada aos services competentes das entradas e saidas de valores; Arquivar a documentacao de suporte das operacoes que correm pela tesouraria, em conformidade com as normas institucionalizadas.

3. Regras Gerais de Controlo • • • • Segrega~ao de fun~oes: Deve procurar-se uma adequada segregacao de funcoes, sempre que possivel; Said as e entradas de valores: Todas as saidas e entradas de valores devem estar devidamente documentadas e serem devidamente contabilizadas; Pre-nurneracao de documentos: Devem-se numerar todos os documentos externos; Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro: Deve ser reduzido ao indispensavel. Deve-se privilegiar 0 movirnento por bancos (cheques, transferencias, ordens de pagamento, etc); Numeeacjlo de cheques e transferencias: Os cheques e as transferencias bancarias efectuadas devem ser registadas sequencialmente;

1

no caso do mesmo ja estar assinado. devendo ser escrito "anulado". Reposicao mes. Depositos: Todos os valores recebidos devem ser diaria e integralmente depositados. • • • • • Cheques em branco: Devem estar a guarda do tesoureiro. • • • • do fundo de maneio: 0 fundo de maneio deve ser reposto no final de cada deve ser restrito ao tesoureiro e a quem mais a onussas serem Acesso: 0 acesso aos meios de pagamento . a pagar. como segue: REGISTOS : •• . . em lugar seguro.• • Contagens ffsicas: devem ser efectuadas contagens cofre. Pagamentos o processo caracteriza-se. i . resumidamente.Administracao indicar. pelas vias institucionais. Requisitos dos pagamentos assinados na presen<. fisicas dos valores disponiveis em por cheque: Os cheques sao nominatives._ ••• __ •••• _ •••• L ••• _ •••••••••••• _ ••••••••••••• J . caso tal proceclimento nao tenha sido considerado pela entidade emitente. cruzados.:a dos documentos com indicacao do meio utilizado. sendo 0 movirnento registado directamente. evidenciando 0 saldo disponivel em cada banco.1. Cheques nulos: Devem os cheques anulados ser arquivados depois de se the destruirern as assinaturas. AD talao de dep6sito deverao ser anexadas c6pias dos recibos emitidos ou documento equivalente. com os recebirnentos Nao Compensacao: (os recebimentos Os pagamentos nao podem ser compensados tern de ser integrahnente depositados). Omissao: Em tudo quanto este Manual for omisso devem tais questoes postas a quem de direito. aos quais sera aposto 0 carimbo de P AGO. Processos 4. Saldos em bancos: A tesouraria deve dispor de urn mapa de controlo diario das diferentes contas bancarias. Cruzamento de cheques: todos os cheques recebidos devem ser imediatamente cruzados. 4. por pessoas independentes a tesouraria.' 2 .

A Fomecedores As facturas devem ser validadas quanto aos requisites legais. seguem para a Tesouraria. nunca antes do dia 23 de cada meso o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento. com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico. que os remete para a Tesouraria. o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento.1. que prepara 0 expediente para submissao a autorizacac de pagamento pela Adminis tracao. 3 . ap6s 0 que procede it entrega dos cheques (pagamento).° 35. As facturas. para efeitos de ernissao dos meios de pagamento e pagamento. 4." Sandra Pilla. depois do pagamento autorizado. A Funcionarios A contabilidade prepara os mapas de rernuneracoes. os quais sao validados pela Dr: Sandra Pina. De Impostos de impostos e descontos. de acordo com CIVA. estes seguem para a Tesouraria para pagamento contabilistico dos mesmos. conferidas e contabilizadas pela Dr. E arquivada toda a docurnentacao.1.3. do 0 As facturas para pagamento sao previamente identificadas. o apuramento 0 pteenchimento das declaracoes e guias As declaracoes e guias seguem depois para a Tesouraria que prepara os respectivos meios de pagamento para subrnissao a autorizacao. e registo E arquivada toda a documentacao. se assinados.2. bern como devem ser efectuadas pela contabilidade. E arquivada toda a documentacao 4.1. 0 art. com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico.4. Autorizados os pagamentos. A Tesouraria emite os meios de pagamento para subsequente assinatura e autorizacao.1.

de urn modo geral. no caso da FUL.3. b) Provenientes da venda de bens ou services. Subsidies de entidades externas o tesoureiro identifica as verbas transferidas diariamente FUL.3. 4 . e depositadas na conta bancaria da tesoureiro com a Dr: Monica Trindade relacionam as verbas depositadas e destinadas aos projectos em curso e procedem aos calculos necessaries ernissao dos meios de pagamento cheques. devendo recepcionar os respectivos valores. SUbsIdios EntidIOe como abaixo se caracteriza: ExWNI (A. devendo 0 tecnico encarregado de gem os projectos ter 0 cuidado. recebidos de entidades externas para b) Todo 0 processo das transferencias esta multo centrado na tesouraria. sempte que possivel. isto e. mediante factura (mas sem dispensa de recibo) ou mediante recibo com dispensa de factura. Recebimentos Os recebimentos tern. transferencia. de validar as valores transferidos. duas "fontes financeiras". destinados ao desenvolvimento de projectos de investigacao. 4. o processo e. designando-se estes ultirnos POt vendas a dinheiro.1.-l EJ] B Notas: a) Considerarn-se transferencias "os subsidies" desenvolvimento da actividade de mvestigas:ao. o a o tesoureiro procede ao preenchimento e/ou actualizacao instrucoes e it emissao dos rneios de pagamento.4. Autorizados e assinados os cheques a Tesouraria a respectiva contabilizacao. resumidamente. designadamen te: a) Provenientes de subsidies de entidades extemas. da Ficha de Projecto anexa a estas procede ao pagamento. e E arquivada toda a documentacao.

a emissao de factura. Os recibos sao ernitidos pela area da contabilidade.4. o sector da contabilidade regista a parte dos proveitos como se se a faetura tivesse sido etnitida. nos CaSOS que se encontre em atraso. A Tesouraria deve contactar os clientes/utentes. Os recibos sao ernitidos pela eontabilidade apes pagamento na Tesouraria. A Tesouraria confere se os valores facturados correspondem aos valores recebidos. atraves dos meios informaticos.3.3.2. Vendas a dinheiro o processo de vendas a dinheiro dispensa.2. 5. devendo validar os valores com as facturas/ recibos. E arquivada toda a documentacao. a qual garante os respectivos registos contabilisticos. E arquivada toda a documentacao. se for 0 caso. Se 0 valor for diferente deve esclarecer tais diferencas e contactar 0 cliente/utente. se for caso disso. 4. a qual deve validar os valores reeebidos com os valores eonstantes no reeibo. A tesouraria regista os recebimentos na contabilidade. Reconciliacao bancaria Periodicarnente a contabilidade pro cede a uma reconciliacao de valores dos saldos em bancos com os saldos da contabilidade. em 10 de Novembro de 2006 5 . A Tesouraria deve proceder diariamente ao deposito dos valores recepcionados. a toda a inforrnacao sobre as facturas ernitidas. devendo esta proceder ao registo dos respectivos proveitos. o tesoureiro deve aceder. Se os valores forem iguais procede ao envio do recibo para 0 cliente/utente. Vendas mediante factura Os pedidos de ernissao de facturas sao satisfeitos pela area da contabilidade. Periodicamente identifiea os clientes/utentes atrasados nos pagamentos. A tesouraria regista na contabilidade os recebimentos. apos pagamento na Tesouraria. em Consideram-se pagamentos em atraso todos os que ultrapassarem trinta dias apos a data constante da respectiva factura. Reitoria da Universidade de Lisboa.

Localidade C6digo postal.__ Unidade de Investiga9ao a que pertence Duracao em meses: Tel.--- Dlstribulcao de verbas Data ~1~Monta~~: ._______ --:----:Localidade Email. Fax email. _ _ _ Nome: Morada: Tel. Fax.__ ~. ~~~~yontante I Data-I-Montante r--'---~~--Data Ocorrencias Descricao ! I I 1 I I I I I --.--~-·~1"--1-- j ! I I j I I -----r--i·--'-i ! i I I I ! I I I I I I I I __.~..FUL do projecto: Tftulo do Projecto: Investigador Responsavel. Email.._~ . Data de inlcio do projecto: ICHA DE PROJECTO _ _ -:-:--:-:---:---:---:. Obs _ _ _ Nome ou desiqnacao social Morada: C6digo postal rcamento inicial aprovado tel.~..__ ---:-:-. Conta bancaria de dep6sito ___ _ _ lnstltuicao 1 lnstituicao 2 Instltuicao 5 ~.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful