MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA TESOURARIA

1. Objectivo do Manual objectivo deste Manual e 0 de institucionalizar procedimentos na area da Tesouraria, para uma correcta administracao, contabilizacao e controlo da mesma. A correcta administracao da Tesouraria traduz-se na previsao, optimizacao e controlo de todos os pagamentos e de todos os recebimentos, no sentido da rninimizacao dosriscos de carencia e detencao de liquidez. 2. Funcdes da T esouraria As funcoes gerais da Tesouraria radicam na salvaguarda dos valores a sua guarda, devendo tesoureiro ter em atencao 0 seguinte: • • • • • • • • • • • • • • •
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Validar a documentacao de suporte; Identificar verbas depositadas por transferencia bancaria; Preparar os meios de pagamento; Recolher e verificar as assinaturas obrigat6rias, designadamente nos cheques e transferencias bancarias; Efectuar os pagamentos autorizados; Garantir a boa cobranca das facturas; Registar todos os pagamentos efectuados; Verificar, conferir e atrecadar todos os recebirnentos; Efectuar os dep6sitos diariamente; Registar todos os recebimentos; Elaborar 0 diario de caixa de dos valores entrados e saidos. Administrar 0 fundo de maneio; Comunicar aos interessados as datas de pagamentos e elaborar 0 expediente geral; Fornecer informacao atempada e actualizada aos services competentes das entradas e saidas de valores; Arquivar a documentacao de suporte das operacoes que correm pela tesouraria, em conformidade com as normas institucionalizadas.

3. Regras Gerais de Controlo • • • • Segrega~ao de fun~oes: Deve procurar-se uma adequada segregacao de funcoes, sempre que possivel; Said as e entradas de valores: Todas as saidas e entradas de valores devem estar devidamente documentadas e serem devidamente contabilizadas; Pre-nurneracao de documentos: Devem-se numerar todos os documentos externos; Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro: Deve ser reduzido ao indispensavel. Deve-se privilegiar 0 movirnento por bancos (cheques, transferencias, ordens de pagamento, etc); Numeeacjlo de cheques e transferencias: Os cheques e as transferencias bancarias efectuadas devem ser registadas sequencialmente;

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caso tal proceclimento nao tenha sido considerado pela entidade emitente. por pessoas independentes a tesouraria. i . Pagamentos o processo caracteriza-se. Cruzamento de cheques: todos os cheques recebidos devem ser imediatamente cruzados. sendo 0 movirnento registado directamente. em lugar seguro.1. a pagar. no caso do mesmo ja estar assinado. fisicas dos valores disponiveis em por cheque: Os cheques sao nominatives. Cheques nulos: Devem os cheques anulados ser arquivados depois de se the destruirern as assinaturas. resumidamente. Saldos em bancos: A tesouraria deve dispor de urn mapa de controlo diario das diferentes contas bancarias.• • Contagens ffsicas: devem ser efectuadas contagens cofre. Omissao: Em tudo quanto este Manual for omisso devem tais questoes postas a quem de direito. evidenciando 0 saldo disponivel em cada banco. com os recebirnentos Nao Compensacao: (os recebimentos Os pagamentos nao podem ser compensados tern de ser integrahnente depositados). Depositos: Todos os valores recebidos devem ser diaria e integralmente depositados.' 2 . aos quais sera aposto 0 carimbo de P AGO. pelas vias institucionais. Processos 4. . 4. AD talao de dep6sito deverao ser anexadas c6pias dos recibos emitidos ou documento equivalente. como segue: REGISTOS : •• . devendo ser escrito "anulado".Administracao indicar. • • • • • Cheques em branco: Devem estar a guarda do tesoureiro. Reposicao mes. Requisitos dos pagamentos assinados na presen<. • • • • do fundo de maneio: 0 fundo de maneio deve ser reposto no final de cada deve ser restrito ao tesoureiro e a quem mais a onussas serem Acesso: 0 acesso aos meios de pagamento .:a dos documentos com indicacao do meio utilizado. cruzados._ ••• __ •••• _ •••• L ••• _ •••••••••••• _ ••••••••••••• J .

estes seguem para a Tesouraria para pagamento contabilistico dos mesmos. As facturas. Autorizados os pagamentos. que prepara 0 expediente para submissao a autorizacac de pagamento pela Adminis tracao.1. para efeitos de ernissao dos meios de pagamento e pagamento. E arquivada toda a docurnentacao.2.1. que os remete para a Tesouraria. E arquivada toda a documentacao 4. depois do pagamento autorizado. A Tesouraria emite os meios de pagamento para subsequente assinatura e autorizacao. com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico. A Funcionarios A contabilidade prepara os mapas de rernuneracoes. ap6s 0 que procede it entrega dos cheques (pagamento). 4.4. de acordo com CIVA. 0 art.1. se assinados.° 35. seguem para a Tesouraria. o apuramento 0 pteenchimento das declaracoes e guias As declaracoes e guias seguem depois para a Tesouraria que prepara os respectivos meios de pagamento para subrnissao a autorizacao. com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico. do 0 As facturas para pagamento sao previamente identificadas. bern como devem ser efectuadas pela contabilidade. nunca antes do dia 23 de cada meso o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento. 3 . e registo E arquivada toda a documentacao." Sandra Pilla. o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento. A Fomecedores As facturas devem ser validadas quanto aos requisites legais.1. os quais sao validados pela Dr: Sandra Pina. De Impostos de impostos e descontos. conferidas e contabilizadas pela Dr.3.

duas "fontes financeiras". no caso da FUL. designadamen te: a) Provenientes de subsidies de entidades extemas. o processo e. Recebimentos Os recebimentos tern.3. o a o tesoureiro procede ao preenchimento e/ou actualizacao instrucoes e it emissao dos rneios de pagamento. recebidos de entidades externas para b) Todo 0 processo das transferencias esta multo centrado na tesouraria. designando-se estes ultirnos POt vendas a dinheiro. e depositadas na conta bancaria da tesoureiro com a Dr: Monica Trindade relacionam as verbas depositadas e destinadas aos projectos em curso e procedem aos calculos necessaries ernissao dos meios de pagamento cheques. b) Provenientes da venda de bens ou services. Autorizados e assinados os cheques a Tesouraria a respectiva contabilizacao.1. isto e. resumidamente. de validar as valores transferidos. de urn modo geral.3. destinados ao desenvolvimento de projectos de investigacao. devendo recepcionar os respectivos valores. Subsidies de entidades externas o tesoureiro identifica as verbas transferidas diariamente FUL.4. sempte que possivel. SUbsIdios EntidIOe como abaixo se caracteriza: ExWNI (A. transferencia. 4 . mediante factura (mas sem dispensa de recibo) ou mediante recibo com dispensa de factura.-l EJ] B Notas: a) Considerarn-se transferencias "os subsidies" desenvolvimento da actividade de mvestigas:ao. e E arquivada toda a documentacao. da Ficha de Projecto anexa a estas procede ao pagamento. 4. devendo 0 tecnico encarregado de gem os projectos ter 0 cuidado.

a qual deve validar os valores reeebidos com os valores eonstantes no reeibo. Reconciliacao bancaria Periodicarnente a contabilidade pro cede a uma reconciliacao de valores dos saldos em bancos com os saldos da contabilidade. Periodicamente identifiea os clientes/utentes atrasados nos pagamentos. A Tesouraria deve proceder diariamente ao deposito dos valores recepcionados.3. Os recibos sao ernitidos pela area da contabilidade. o sector da contabilidade regista a parte dos proveitos como se se a faetura tivesse sido etnitida.3. se for caso disso. A Tesouraria confere se os valores facturados correspondem aos valores recebidos. em 10 de Novembro de 2006 5 . E arquivada toda a documentacao.2. A tesouraria regista na contabilidade os recebimentos. 5. E arquivada toda a documentacao. Se os valores forem iguais procede ao envio do recibo para 0 cliente/utente. o tesoureiro deve aceder.4. Vendas a dinheiro o processo de vendas a dinheiro dispensa.2. Se 0 valor for diferente deve esclarecer tais diferencas e contactar 0 cliente/utente. apos pagamento na Tesouraria. se for 0 caso. a emissao de factura. A Tesouraria deve contactar os clientes/utentes. Os recibos sao ernitidos pela eontabilidade apes pagamento na Tesouraria. 4. a qual garante os respectivos registos contabilisticos. Vendas mediante factura Os pedidos de ernissao de facturas sao satisfeitos pela area da contabilidade. devendo esta proceder ao registo dos respectivos proveitos. devendo validar os valores com as facturas/ recibos. Reitoria da Universidade de Lisboa. atraves dos meios informaticos. a toda a inforrnacao sobre as facturas ernitidas. nos CaSOS que se encontre em atraso. A tesouraria regista os recebimentos na contabilidade. em Consideram-se pagamentos em atraso todos os que ultrapassarem trinta dias apos a data constante da respectiva factura.

. Localidade C6digo postal. Obs _ _ _ Nome ou desiqnacao social Morada: C6digo postal rcamento inicial aprovado tel.FUL do projecto: Tftulo do Projecto: Investigador Responsavel.~. Fax email. Email. Conta bancaria de dep6sito ___ _ _ lnstltuicao 1 lnstituicao 2 Instltuicao 5 ~. Fax.. _ _ _ Nome: Morada: Tel.__ Unidade de Investiga9ao a que pertence Duracao em meses: Tel.__ ---:-:-._______ --:----:Localidade Email.--- Dlstribulcao de verbas Data ~1~Monta~~: .__ ~. ~~~~yontante I Data-I-Montante r--'---~~--Data Ocorrencias Descricao ! I I 1 I I I I I --.~.--~-·~1"--1-- j ! I I j I I -----r--i·--'-i ! i I I I ! I I I I I I I I __. Data de inlcio do projecto: ICHA DE PROJECTO _ _ -:-:--:-:---:---:---:.._~ .

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