MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA TESOURARIA

1. Objectivo do Manual objectivo deste Manual e 0 de institucionalizar procedimentos na area da Tesouraria, para uma correcta administracao, contabilizacao e controlo da mesma. A correcta administracao da Tesouraria traduz-se na previsao, optimizacao e controlo de todos os pagamentos e de todos os recebimentos, no sentido da rninimizacao dosriscos de carencia e detencao de liquidez. 2. Funcdes da T esouraria As funcoes gerais da Tesouraria radicam na salvaguarda dos valores a sua guarda, devendo tesoureiro ter em atencao 0 seguinte: • • • • • • • • • • • • • • •
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Validar a documentacao de suporte; Identificar verbas depositadas por transferencia bancaria; Preparar os meios de pagamento; Recolher e verificar as assinaturas obrigat6rias, designadamente nos cheques e transferencias bancarias; Efectuar os pagamentos autorizados; Garantir a boa cobranca das facturas; Registar todos os pagamentos efectuados; Verificar, conferir e atrecadar todos os recebirnentos; Efectuar os dep6sitos diariamente; Registar todos os recebimentos; Elaborar 0 diario de caixa de dos valores entrados e saidos. Administrar 0 fundo de maneio; Comunicar aos interessados as datas de pagamentos e elaborar 0 expediente geral; Fornecer informacao atempada e actualizada aos services competentes das entradas e saidas de valores; Arquivar a documentacao de suporte das operacoes que correm pela tesouraria, em conformidade com as normas institucionalizadas.

3. Regras Gerais de Controlo • • • • Segrega~ao de fun~oes: Deve procurar-se uma adequada segregacao de funcoes, sempre que possivel; Said as e entradas de valores: Todas as saidas e entradas de valores devem estar devidamente documentadas e serem devidamente contabilizadas; Pre-nurneracao de documentos: Devem-se numerar todos os documentos externos; Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro: Deve ser reduzido ao indispensavel. Deve-se privilegiar 0 movirnento por bancos (cheques, transferencias, ordens de pagamento, etc); Numeeacjlo de cheques e transferencias: Os cheques e as transferencias bancarias efectuadas devem ser registadas sequencialmente;

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Cruzamento de cheques: todos os cheques recebidos devem ser imediatamente cruzados.' 2 . Requisitos dos pagamentos assinados na presen<. a pagar. por pessoas independentes a tesouraria. evidenciando 0 saldo disponivel em cada banco. 4._ ••• __ •••• _ •••• L ••• _ •••••••••••• _ ••••••••••••• J .:a dos documentos com indicacao do meio utilizado. Cheques nulos: Devem os cheques anulados ser arquivados depois de se the destruirern as assinaturas. em lugar seguro. devendo ser escrito "anulado". • • • • • Cheques em branco: Devem estar a guarda do tesoureiro. no caso do mesmo ja estar assinado. fisicas dos valores disponiveis em por cheque: Os cheques sao nominatives. • • • • do fundo de maneio: 0 fundo de maneio deve ser reposto no final de cada deve ser restrito ao tesoureiro e a quem mais a onussas serem Acesso: 0 acesso aos meios de pagamento .• • Contagens ffsicas: devem ser efectuadas contagens cofre. Reposicao mes. resumidamente.Administracao indicar. sendo 0 movirnento registado directamente. Depositos: Todos os valores recebidos devem ser diaria e integralmente depositados. caso tal proceclimento nao tenha sido considerado pela entidade emitente.1. Saldos em bancos: A tesouraria deve dispor de urn mapa de controlo diario das diferentes contas bancarias. pelas vias institucionais. Pagamentos o processo caracteriza-se. como segue: REGISTOS : •• . . com os recebirnentos Nao Compensacao: (os recebimentos Os pagamentos nao podem ser compensados tern de ser integrahnente depositados). Processos 4. Omissao: Em tudo quanto este Manual for omisso devem tais questoes postas a quem de direito. cruzados. i . AD talao de dep6sito deverao ser anexadas c6pias dos recibos emitidos ou documento equivalente. aos quais sera aposto 0 carimbo de P AGO.

4. o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento. Autorizados os pagamentos. para efeitos de ernissao dos meios de pagamento e pagamento. As facturas.4.1. A Funcionarios A contabilidade prepara os mapas de rernuneracoes. estes seguem para a Tesouraria para pagamento contabilistico dos mesmos. bern como devem ser efectuadas pela contabilidade.1." Sandra Pilla. com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico. se assinados. seguem para a Tesouraria. que os remete para a Tesouraria. depois do pagamento autorizado.1. com a entrega do respectivo recibo e 0 registo contabilistico. nunca antes do dia 23 de cada meso o controlo deste processo e finalizado com a efectivacao do pagamento.3. ap6s 0 que procede it entrega dos cheques (pagamento).1. do 0 As facturas para pagamento sao previamente identificadas. E arquivada toda a documentacao 4. os quais sao validados pela Dr: Sandra Pina. 0 art. De Impostos de impostos e descontos. A Fomecedores As facturas devem ser validadas quanto aos requisites legais. de acordo com CIVA.2. 3 . A Tesouraria emite os meios de pagamento para subsequente assinatura e autorizacao. o apuramento 0 pteenchimento das declaracoes e guias As declaracoes e guias seguem depois para a Tesouraria que prepara os respectivos meios de pagamento para subrnissao a autorizacao. conferidas e contabilizadas pela Dr. e registo E arquivada toda a documentacao. que prepara 0 expediente para submissao a autorizacac de pagamento pela Adminis tracao. E arquivada toda a docurnentacao.° 35.

-l EJ] B Notas: a) Considerarn-se transferencias "os subsidies" desenvolvimento da actividade de mvestigas:ao. o a o tesoureiro procede ao preenchimento e/ou actualizacao instrucoes e it emissao dos rneios de pagamento. da Ficha de Projecto anexa a estas procede ao pagamento. transferencia. o processo e.1. designando-se estes ultirnos POt vendas a dinheiro.4. destinados ao desenvolvimento de projectos de investigacao. Subsidies de entidades externas o tesoureiro identifica as verbas transferidas diariamente FUL.3. duas "fontes financeiras". sempte que possivel. e depositadas na conta bancaria da tesoureiro com a Dr: Monica Trindade relacionam as verbas depositadas e destinadas aos projectos em curso e procedem aos calculos necessaries ernissao dos meios de pagamento cheques.3. Recebimentos Os recebimentos tern. isto e. Autorizados e assinados os cheques a Tesouraria a respectiva contabilizacao. devendo 0 tecnico encarregado de gem os projectos ter 0 cuidado. no caso da FUL. designadamen te: a) Provenientes de subsidies de entidades extemas. devendo recepcionar os respectivos valores. 4. resumidamente. 4 . e E arquivada toda a documentacao. mediante factura (mas sem dispensa de recibo) ou mediante recibo com dispensa de factura. de urn modo geral. de validar as valores transferidos. b) Provenientes da venda de bens ou services. SUbsIdios EntidIOe como abaixo se caracteriza: ExWNI (A. recebidos de entidades externas para b) Todo 0 processo das transferencias esta multo centrado na tesouraria.

A Tesouraria deve proceder diariamente ao deposito dos valores recepcionados. nos CaSOS que se encontre em atraso. a qual garante os respectivos registos contabilisticos. E arquivada toda a documentacao. 4. Vendas mediante factura Os pedidos de ernissao de facturas sao satisfeitos pela area da contabilidade. se for 0 caso. Reconciliacao bancaria Periodicarnente a contabilidade pro cede a uma reconciliacao de valores dos saldos em bancos com os saldos da contabilidade. em 10 de Novembro de 2006 5 .4. Periodicamente identifiea os clientes/utentes atrasados nos pagamentos. Os recibos sao ernitidos pela area da contabilidade. Reitoria da Universidade de Lisboa. Se 0 valor for diferente deve esclarecer tais diferencas e contactar 0 cliente/utente. A tesouraria regista os recebimentos na contabilidade.3. devendo esta proceder ao registo dos respectivos proveitos. Se os valores forem iguais procede ao envio do recibo para 0 cliente/utente. em Consideram-se pagamentos em atraso todos os que ultrapassarem trinta dias apos a data constante da respectiva factura.3. A Tesouraria confere se os valores facturados correspondem aos valores recebidos. Os recibos sao ernitidos pela eontabilidade apes pagamento na Tesouraria. se for caso disso. A Tesouraria deve contactar os clientes/utentes. a toda a inforrnacao sobre as facturas ernitidas. A tesouraria regista na contabilidade os recebimentos.2.2. apos pagamento na Tesouraria. a qual deve validar os valores reeebidos com os valores eonstantes no reeibo. a emissao de factura. atraves dos meios informaticos. o tesoureiro deve aceder. 5. Vendas a dinheiro o processo de vendas a dinheiro dispensa. devendo validar os valores com as facturas/ recibos. E arquivada toda a documentacao. o sector da contabilidade regista a parte dos proveitos como se se a faetura tivesse sido etnitida.

Fax.~. _ _ _ Nome: Morada: Tel.FUL do projecto: Tftulo do Projecto: Investigador Responsavel._______ --:----:Localidade Email. Localidade C6digo postal. Email.--~-·~1"--1-- j ! I I j I I -----r--i·--'-i ! i I I I ! I I I I I I I I __. Conta bancaria de dep6sito ___ _ _ lnstltuicao 1 lnstituicao 2 Instltuicao 5 ~.__ Unidade de Investiga9ao a que pertence Duracao em meses: Tel._~ . Data de inlcio do projecto: ICHA DE PROJECTO _ _ -:-:--:-:---:---:---:.~.--- Dlstribulcao de verbas Data ~1~Monta~~: .__ ~. Obs _ _ _ Nome ou desiqnacao social Morada: C6digo postal rcamento inicial aprovado tel.. ~~~~yontante I Data-I-Montante r--'---~~--Data Ocorrencias Descricao ! I I 1 I I I I I --... Fax email.__ ---:-:-.

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