INSTITUTO POLITCNICO DE SANTARM

ESCOLA SUPERIOR DE SADE DE SANTARM

PG.01 Controlo dos Documentos e Registos

1. OBJECTIVO Definir a metodologia para controlar os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade (SGQ) e os registos gerados, incluindo documentos de origem externa.

2. DEFINIES E ABREVIATURAS Manual da Qualidade (MQ): Documento que descreve o SGQ em conformidade com as clusulas da Norma. Procedimento Geral (PG): Documento que descreve o modo de realizar, as responsabilidades e os registos gerados para assegurar a qualidade numa actividade. Procedimento Operativo (PO): Documento de trabalho detalhado que orienta a realizao de determinada tarefa. Modelo (Mod): Documento de apoio para a realizao e/ou registo de uma determinada tarefa, com um formato definido. Documento Externo: Documento utilizado na Organizao e elaborado por outra Entidade. Registo: Documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidncia de actividades realizadas. 3. DOCUMENTAO DO SISTEMA A documentao interna do SGQ constituda por:
Manual da Qualidade Registos Procedimentos Gerais Procedimentos Operativos Modelos Regulamentos

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4. CONTEDO DA DOCUMENTAO 4.1 Estrutura dos Documentos

MQ Logtipo e identificao do IPS e da Escola Ttulo do Documento Tipo de Documento Codificao Verso Data Pgina actual / n. total de pginas Elaborado Aprovado Apenas na ltima pgina Todas as pginas no rodap Apenas na capa Todas as pginas no rodap A identificao do responsvel e assinatura na capa ----Pode conter apenas quando tm mais que uma pgina no rodap -------PG PO REG Todas as pginas no cabealho Apenas na capa Mod Todas as pginas no cabealho ----Todas as pginas no rodap

Todas as pginas no cabealho ----Todas as pginas no cabealho

Todas as pginas no rodap

4.2 Codificao dos Documentos Os documentos, com excepo do Manual da Qualidade, so identificados atravs de um cdigo do tipo A.B no caso dos Procedimentos Gerais, Operativos e Regulamentos e A.B.C no caso dos modelos, onde: A: Sigla de identificao do tipo de documento:
Sigla PG PO REG Mod Documento Procedimento Geral Procedimento Operativo Regulamentos Modelo

B: Nmero sequencial de identificao do documento; C: Verso do documento expressa por nmero sequencial.

5. CONTROLO DOS DOCUMENTOS Os documentos so aprovados no campo existente, com excepo dos modelos cuja aprovao evidenciada no verso do documento original. Para cada tipo de documento preenchida a Lista de Documentos. Sempre que realizada uma modificao a um documento actualizada a respectiva Lista de Documentos. A natureza da modificao registada no prprio documento na tabela existente ou, no caso dos modelos, no verso do modelo original. Os originais dos documentos obsoletos so identificados com a expresso OBSOLETO na primeira pgina do original e as cpias so removidas e destrudas pela rea respeitante.
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6. DISTRIBUIO Os documentos encontram-se disponveis para consulta em suporte informtico. Sempre que seja necessria a distribuio em papel, o Controlo da Distribuio rubricado e datado por quem recebe uma cpia do documento. A distribuio da documentao efectuada pelo Coordenador da Qualidade.

6.1 Cpias No Controladas Todas as cpias de documentos que no se encontrem rubricados so consideradas como Cpias No Controladas. Nas cpias de documentos rubricados, em que no se garanta a sua actualizao por novas verses, colocada, na primeira pgina, a expresso Cpia No Controlada.

7. DOCUMENTOS EXTERNOS A actualizao da legislao efectuada de acordo com o definido no PO.02 - Controlo de Legislao e outros documentos externos. A actualizao da documentao normativa assegurada por uma entidade externa, actualizando-se a base de dados de documentos externos e arquivando-se a documentao.

8. CONTROLO DE REGISTOS Os registos so identificados pelo nome, encontrando-se listados na documentao do SGQ, sendo definidos a indexao, responsvel pelo arquivo e tempo mnimo de reteno. So armazenados de modo a garantir as condies que evitem a sua deteriorao e acessveis para todos os Colaboradores que deles necessitem para o desempenho das suas funes. Os registos so preenchidos de modo legvel e em todos os campos definidos, no podendo ser utilizado lpis. Aps o tempo de arquivo estabelecido, os registos so destrudos, excepto se for decidido manter como histrico. Os registos em papel so destrudos enquanto os registos informticos so gravados por cima ou eliminados.

8.1 SISTEMA INFORMTICO

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O acesso ao sistema informtico efectuado mediante a insero do respectivo Nome de Utilizador e Password nos nveis de acesso definidos em normas tcnicas do sistema informtico SIGARRA.

8.2 CPIAS DE SEGURANA As cpias de segurana so realizados segundo normas e prticas tcnicas do Sistema de Informao. 9. RESPONSABILIDADES
Aco Elaborar o Manual da Qualidade Aprovar o Manual da Qualidade Elaborar os Procedimentos Gerais Aprovar os Procedimentos Gerais Elaborar os Procedimentos Operativos Aprovar os Procedimentos Operativos Elaborar os Regulamentos Aprovar os Regulamentos Elaborar os Modelos Aprovar os Modelos Codificar os documentos internos Controlar os documentos internos Disponibilizar os documentos informaticamente e/ou distribuir os documentos Eliminar os documentos obsoletos Arquivar os documentos internos Arquivar os documentos externos Controlar os documentos externos Eliminar os registos Responsvel Colabora Director rgos de gesto Coordenador da Qualidade Equipa da Qualidade Colaboradores

10. REGISTOS
NOME Listas de Documentos Controlo da Distribuio Documentos Obsoletos INDEXAO Suporte informtico Pasta de Originais Pasta de Obsoletos Coordenador da Qualidade RESPONSVEL PELO ARQUIVO TEMPO DE ARQUIVO Totalmente preenchido 1 ano

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11. ALTERAES
VERSO 1 2 3 DATA 21-07-2008 26-05-2008 14-07-2009 ALTERAES Verso inicial Ponto 2. referncia Norma Adaptao aos novos estatutos

ELABORADO
EQUIPA DA QUALIDADE

APROVADO
DIRECTOR

14 de Julho de 2009

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