BUDGET OPERASI DAN PENGENDALIAN BUDGET Penyiapan Budget Operasi Budget operasi merupakan perencanaan keuntungan perusahaan yang

mencakup semua sumber pendapatan dan item-item beban dan biaya yang muncul pada laporan laba-rugi dan laporan pendukung lainnya. budget operasi akan mempermudah manajemen untuk melakukan dua fungsinya, yaitu fungsi perencanaan dan pengendalian. proses budget memerlukan usaha yang terkoordinasi secara intens dari semua supervisor dan manajemen perusahaan. setiap manager yang bertanggung jawab terhadap suatu departemen atau suatu aktivitas dalam perusahaan harus berpartisipasi dalam proses ini. departemen akuntansi akan menyediakan data untuk para manajer tentang informasi statistic dari kinerja sebelumnya. financial controller bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan perencanaan anggaran dari masing-masing manajer departemen. departemen akuntansi menggabungkan semua peencanaan menjadi sebuah budget operasi yang menyeluruh, termasuk biaya tetap dan biaya lainnya, untuk diperiksa dan disetujui oleh general manager. general manager dan controller meriview perencanaan budget departemen dan menyiapkan laporan budgetnya untuk mendapatkan persetujuan dari pemilik perusahaan. apabila budget kurang memuaskan, elemen-elemen yang memerlukan adanya perubahan akan dikembalikan kepada manajer departemen yang bersangkutan untuk diriview dan direvisi. Untuk memastikan bahwa waktu yang diperlukan untuk penyiapan budget operasi ada dan mendapat persetujuan pada waktunya, sebuah jadwal harus dibuat dan diikuti. perusahaan yang tahun fiskalnya sama dengan tahun kalender dapat mempertimbangkan jadwal sebagai berikut: SIAPA (WHO) General manager Controller & dep. head Accounting General manager&controller Owners APA (WHAT) KAPAN(WHEN)

Pertemuan perencanaan budget Oktober tgl 1-31 Penyiapan perencanaan budget November tgl 1-9 departemen Konsolidari perencanaan November tgl 10-19 budget Desember

budget departemen Penyiapan laporan general manager Mereview dan manager

menyetujui desember

laporan budget dari general

Proses Perencanaan Budget Rencana keseluruhan untuk pertemuan dan agenda khusus untuk setiap pertemuan budget memastikan bahwa penggunaan waktu setiap departemen secara efisien dan efektif dalam perencanaan budget. serentetan aktivitas yang dilakukan dipertemuan perencanaan budget adalah: 1. review operasi tahun lalu review operasi tahun berjalan harus menunjukan hal-hal penting yang masih berlangsung. dampak potensial dari hal-hal tersebut terhadap operasi perusahaan untuk tahun mendatang juga diproyeksikan sehingga budget yang sedang disiapkan didasarkan pada statistic pendapatan dan beban yang benar. 2. menganalisa kondisi bisnis secara umum analisa kondisi ekonomi dan politik nasional dan lokal pada saat berjalan menunjukan item-item yang dapat mempengaruhi operasi pada tahun berikutnya. dampak potensial dari item-item tersebut terhadap operasi perusahaan ditahun mendatang diproyeksikan dan kemudian direfleksikan di budget yang sedang disiapkan. 3. menganalisa situasi kompetitif saat ini analisa situasi kompetitif saat ini menunjukan item-item yang sangat mempengaruhi operasi tahun mendatang. dampak potensial dari item semacam itu pada operasi perusahaan ditahun mendatang diproyeksikan dan direfleksikan dibudget yang sedang disiapkan. 4. menganalisa harga-harga analisa struktur harga untuk semua produk dan service yang ditawarkan oleh perusahaan dan memeriksa kembali harga-harga produk dan service yang menarik volume bisnis dan akan berguna untuk memaksimalkan penggunaan fasilitas hotel secara optimal.

5. proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor proyeksi tingkat hunian untuk setiap bulan pada tahun yang akan datang diestimasikan pada setiap sumber pasar yang dicantumkan pada laporan laba rugi atau pada laporan departemen kamar. proyeksi penjualan kotor dibuat untuk banquet dan bisnis regular dari fasilitas makanan dan

minuman. proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor akan mempermudah general manager mengestimasikan total pendapatan kotor untuk tahun yang akan datang. Penyusunan Budget Departemen Budget perdepartemen biasanya didukung oleh informasi detail yang dikumpulkan dalam proses penyiapan budget dan dicatat di lembar jerja dan lembar ringkasan. dokumen-dokumen ini harus disimpan untuk menyediakan catatan yang berisi alasan-alasan yang melatarbelakangi pembuatan keputusan dalam penyiapan budget per departemen. catatan ini akan dapat menjawab pertanyaan yang muncul pada saat review budget dilakukan. dokumen ini juga berguna untuk penyiapan budget di tahun-tahun yang akan datang.
1. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen front office

Ada beberapa hal yang dijadikan dasar untuk melakukan prediksi penjualan yang secara garis besar dapat dibedakan menjadi 2 hal yaitu informasi yang bersifat makro dan mikro. informasi yang bersifat mikro: 1. kondisi perekonomian baik regional, nasional, maupun internasional 2. tingkat promosi yang dilakukan baik secara organisasional 3. kondisi para pesaing 4. jumlah kunjungan wisatawan 5. musim 6. event yang memerlukan akomodasi dan jumlah yang tinggi 7. dsb Sedangkan untuk informasi yang bersifat makro meliputi: 1. jumlah kamar hotel 2. promosi individu 3. kebijakan hotel 4. harga Jumlah kamar yang dimiliki hotel merupakan dasar awal dalam menentukan jumlah kamar yang diperkirakan akan mampu dijual. langkah berikutnya adalah memastikan jumlah kamar yang siap untuk dijual. berdasarkan informasi tersebut kemudian ditentukan jumlah kamar yang mampu untuk dijual. setelah mengetahui jumlah kamar serta jumlah orang yang menginap, barulah ditentukan harga dari masing-masing kamar tersebut sehingga diperoleh perencanaan penjualan

kamar. rencana penjualan kamar secara kuantitatif ini yang disebarkan ke semua departemen untuk dijadikan dasar penentuan rencana/anggaran di masing-masing departemen. disamping rencana penjualan kamar, departemen FO juga membuat perencanaan biaya tentang promosi maupun biaya operasional yang berkaitan dengan departemennya.
2. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen food & beverage

Departemen F&B berdasarkan informasi isian kamar akan merencanakan penjualan F&B. informasi penjualan kamar sangat penting terutama untuk dapat memprediksi penjualan F&B yang bersumber dari tamu hotel. dalam hal ini departemen F&B juga memerlukan informasi tentang asal dari tamu yang menginap di hotel berkaitan dengan jenis makanan yang harus disiapkan.
3. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen house keeping

Departemen HK berdasarkan rencana penjualan kamar serta F&B akan membuat perencanaan untuk mendukung penjualan tersebut. segala sesuatu yang direncanakan tidak terlepas dari isian kamar tersebut.
4. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen energy dan pemeliharaan

Berdasarkan tingkat hunian kamar, departemen ME akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan pengadaan barang untuk mendukung isian kamar serta event yang akan dilaksanakn di hotel, termasuk didalamnya merencanakan perbaikan atau pemeliharaan serta peremajaan yang diperlukan.
5. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen personalia

Departemen personalia sangat membutuhkan informasi isian kamar untuk menentukan jumlah karyawan yang harus dipekerjakan pada suatu periode. karena operasional hotel sangat dapat didukung tidak hanya oleh karyawan hotel tersebut, tetapi juga dapat dipadukan dengan karyawan training.
6. Penyusunan anggaran pendapatan di departemen akuntansi

Departemen akuntansi disamping menyusun anggaran di departemennya juga menjadi coordinator dari penyusunan anggaran secara keseluruhan. semua departemen yang telah

menyusun anggarannya secara individu akan mengumpulkannya di departemen akuntansi untuk selanjutnya dilakukan penggabungan. Konsolidasi Budget Per Departemen Budget per department yang lengkap diberikan ke departemen accounting yang kemudian akan diriview untuk melihat keakuratan dan kelengkapannya. departemen accounting juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua formulir dan jadwal-jadwal yang menyertai budget per departemen sudah lengkap. setelah menyelesaikan review budget per departemen, departemen accounting menyiapkan proyeksi laporan laba rugi untuk tahun yang akan datang. laporan ini, bersama dengan departemental schedules dan data pendukung, menjadi satu kesatuan paket budget awal untuk di review oleh general manager dan controller perusahaan. preliminary budget packed ini harus mencakup informasi seperlunya yang ditenukan oleh departemen accounting ketika melakukan konsolidasi budget per departemen. Penyiapan Laporan Budget Oleh General Manager General manager dan controller mereviue laporan laba rugi, departemental schedule, dan data pendukung lainnya untuk memastikan bahwa semua item masuk akal serta pendapatan dan beban realistis. reviue ini juga mengkoordinasikan budget per departemen dan memastikan bahwa perencanaan operasi dari setiap departemen diketahui semuanya dan direfleksikan dalam perencanaan-perencanaan departemen lainnya. pendapatan yang ditunjukan oleh laporan laba rugi diukur dengan proyeksi general manager mengenai pendapatan potensial perusahaan. jika tambahan penyesuaian diperlukan, general manager dan controller mengadakan rapat dengan manager terkait untuk menentukan bagaimana pembuatannya. jika penyesuaian dalam jumlah besar dibuat, maka dampak dari perubahan-perubahan tersebut pada budget per departemen dan atau kesatuan budget awal harus dianalisis secara seksama. budget report general manager juga meliputi informasi yang muncul selama rapat perncanaan budget. report ini mencakup review dari item-item berikut: 1. kompetisi 2. kondisi politik dan ekonomi 3. perubahan-perubahan dalam operasi yang diusulkan 4. item-item luar biasa

5. tenaga kerja 6. fasilitas 7. rates 8. capital improvement 9. cash flow Setelah mereview final budget-report dengan para kepala departemen, general manager dan controller mempresentasikan budget operasi ke pemilik perusahaan. jika budget tidak memuaskan, elemen-elemen yang memerlukan perubahan dikembalikan ke manager departemen terkait untuk di review dan di revisi. proses ini dapat berulang beberapa kali sampai budget yang memuaskan dapat diselesaikan. Kontrol Budget Proses budget kontrol mengidentifikasikan dan menganalisa variance yang signifikan antara nilai yang dibudgetkan dan hasil operasi actual. analisis variance dapat menunjukan bahwa investigasi tambahan oleh manajemen diperlukan untuk menentukan penyebab pasti dari variance yang signifikan tersebut. setelah penyebab-penyebab ini dapat diidentifikasi, manajemen mampu membuat tindakan koreksi seperlunya. agar budget dapat dipergunakan secara efektif untuk tujuan pengendalian, laporan dibuat secara bulanan. laporan ini akan bermanfaat jika penyajiannya tepat waktu dan relevan. laporan yang relevan meliputi pendapatan dan beban per departemen di mana masing-masing biaya dipertanggung jawabkan. Reforecasting Banyak perusahaan yang membuat perkiraan ulang hasil operasi yang diharapkan dan merevisi budget operasi ketika tahun budget tersebut berjalan. reforcasting perlu jika hasil actual mulai menunjukan variance yang signifikan dari budget operasi karena adanya perubahanperubahan yang terjadi setelah budget selesai dibuat.