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ERP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING UMA ABORDAGEM AOS SISTEMAS DE GESTO INTEGRADA

Alessandro Jos Ventorin 1

RESUMO
Um mundo turbulento, em constante mutao, tem exigido dos administradores uma postura cada vez mais estratgica e preparada. A falta de informaes consolidadas e com agilidade trazem grande defasagem s empresas com relao disputa existente no mercado, problemas estes, que afetam a agilidade do processo decisrio e empobrecem o embasamento do planejamento estratgico de uma organizao. O avano da tecnologia tem trazido muitas oportunidades e desafios aos administradores. O surgimento dos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) ou sistemas de gesto integrada que hoje so a coqueluche das grandes corporaes tem surgido como uma forma de resolver tais problemas e integrar de vez todos os diversos processos de uma empresa. O estudo em questo apresenta uma srie de resultados positivos e benefcios a serem obtidos com a adoo desses sistemas. Porm, as dificuldades a serem enfrentadas e a profundidade das mudanas a serem realizadas levantam dvidas com relao sua adoo, principalmente por parte de pequenas empresas, que no possuem tantos recursos para investimentos em tecnologia. Este artigo teve por objetivo fazer uma reviso de literatura abordando o conceito e as principais caractersticas de um sistema de gesto integrada. PALAVRAS-CHAVE: Software, informao, automao empresarial.

ABSTRACT
A turbulent world, in constant mutation, has required from administrators a strategic and prepared behavior. The lack of agile and consoled information causes great loss to companies with agile process and gets poor the strategic planning of a organization. The technological advance has caused much opportunity and challenge to administrators. The appearance of ERP systems (Enterprise Resource Planning) or systems of integrated management that
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Tecnlogo em Processamento de Dados, Especialista em Administrao de Sistemas de Informao e Docncia do Ensino Superior, Coordenador do Ncleo de Processamento de Dados e Professor das Disciplinas de Anlise de Sistemas, Linguagem e Tcnicas de Programao e Sistemas de Informaes Gerenciais da UNIVEN, Faculdade de Nova Vencia.

nowadays are a model of the great corporations has appeared like a way to solve the problems and to integrate the different processes of a company. This study shows some positive results and benefits that can be obtained with the adoption of these systems. However, the next difficulties and the important changes causes doubts with relation to the adoption, mainly to short companies that dont have so many resources to invest in technology. This article had as objective to do a review of literature, dealing with concepts and mainly characteristics of a system of integrated management. KEY-WORDS: Software, Information, Business Automation.

1 INTRODUO
O mundo atual contracena com um cenrio sob constante mutao, de grandes avanos e descobertas, alavancado principalmente pela globalizao e pelas novas tecnologias de telecomunicaes, acarretando uma forte competio, que tem forado as pessoas e organizaes a assumirem novas posturas perante tais inovaes. Uma das mudanas mais importantes e significativas para as organizaes nas ltimas dcadas foi a transio de uma economia industrial para uma economia baseada na informao. Afinal, estamos na era da informao. Nunca o mundo produziu ou teve a sua disposio tanta informao como nos ltimos anos, a maior parte, devido ao avano da tecnologia. De acordo com MCGEE, a informao passou a ser o principal fator criativo de riquezas e prosperidade, e que, nesse tipo de economia, o sucesso determinado pelo que voc sabe e no pelo que voc possui. [GATES] tambm destaca o alto valor estratgico da informao e diz que a forma como uma empresa rene, administra e utiliza a informao determina se vencer ou perder.

A informao matria-prima bsica para algumas das funes do administrador, como a tomada de deciso, o planejamento, a verificao das estratgias, dentre outras. Tomar uma deciso sem base-la em informaes no ter nenhuma chance de obter xito. A necessidade de informaes exatas, consolidadas e com maior agilidade fica ento evidente, para que organizaes e administradores possam responder s exigncias cada vez maiores de seus clientes e fornecedores, e com capacidade de competir em igualdade de condies com seus concorrentes. Portanto, o administrador tem buscado alternativas desempenho empresarial, com nfase na agilidade que otimizem o da seleo e

disponibilizao das informaes necessrias ao planejamento estratgico e tomada de decises. Dentro desse contexto, destaca-se o papel da tecnologia, que auxilia no armazenamento, processamento e disponibilizao de grandes volumes de informaes, se tornando uma importante e necessria aliada no dia-a-dia das organizaes. As organizaes tm utilizado cada vez mais a tecnologia como apoio para enfrentar o desafio de captar, filtrar, armazenar, processar e disponibilizar tais informaes com velocidade para municiar o processo decisrio de seus administradores e gerentes. Os sistemas de informaes, que de acordo com [ALVES], so sistemas que utilizam processos de coleta e tratamento de dados, gerando e disseminando as informaes necessrias aos diversos nveis e processos organizacionais, e consistem em organizar esforos para prover informaes que permitam a uma empresa decidir e operar, surgiram para resolver o problema da informao dentro das organizaes. Mas tais sistemas levaram todos a um problema tpico, que a fragmentao de informaes. Diversos pequenos sistemas (softwares) que compem um

sistema de informao tornam muito difcil uma consolidao de informaes, pois cada aplicativo tem suas caractersticas e seu banco de dados isolado dos demais. A gesto moderna de uma empresa exige cada vez mais informaes consolidadas para uma anlise global da situao organizacional e respectivamente uma reao fundamentada sobre os fatores implicativos ao desempenho produtivo, financeiro, de relacionamento com o cliente, dentre outros. Uma soluo para esse problema, que as grandes corporaes utilizam a algum tempo e que vem crescendo tambm entre as pequenas empresas do mundo moderno so os chamados Sistemas de Gesto Integrada, mais conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning). Estes sistemas so mais robustos que os atuais sistemas de informao, e tm o objetivo de integrar todas as funes da empresa num nico grande sistema que utiliza um banco de dados que armazena todas as informaes captadas. Isso possibilita aos administradores obterem informaes consolidadas e centralizadas, em tempo real, de todas as atividades da empresa, o que possibilita uma gesto mais eficiente e uma capacidade maior de responder s mudanas constantes. Eles tambm modificam completamente a cultura organizacional, transformando todas as atividades e processos de negcios. Escrevi este artigo com o objetivo de conceituar e detalhar melhor as caractersticas do ERP. Fazer uma reviso de literatura que esclarea e descreva todos os benefcios e problemas encontrados durante seu ciclo de vida e sua adoo. Que descreva melhor suas vantagens e facilidades, e mostre realmente qual a verdadeira funo do ERP dentro do contexto empresarial. Um outro ponto que motivou meu trabalho que h uma forte tendncia para um crescimento da utilizao de sistemas de gesto integrada pelas pequenas

empresas, visto que a tendncia de seu custo cair, pois o mercado do ERP entre as grandes corporaes j comea a saturar. Outro motivo que eleva a possibilidade de utilizao do ERP essa tendncia natural de integrao que cresce a cada dia e faz com que empresas e pessoas tenham que se atualizar. Os sistemas isolados evoluram para sistemas de informaes, e estes, consequentemente evoluiro ou sero substitudos, se tornando futuros ERPs.

2 REFERENCIAL TERICO
De acordo com Alves, Zambalde e Figueiredo (2004, p. 25) Enterprise Resource Planning (ERP) ou sistema integrado de gesto empresarial a tentativa de integrar todos os departamentos e funes de uma organizao num nico sistema informatizado, que consiga servi-los de forma eficaz. Um outro conceito, apresentado por Bogui (2002, p. 35) diz que um ERP um conjunto de solues que possibilita o planejamento e acompanhamento financeiro, logstico e produtivo de uma empresa, de forma integrada e interativa. Pode-se dizer ento que ERP representa um grande sistema composto por diversos mdulos que automatizam as mais diversas tarefas de uma organizao. um pacote de softwares de negcios que permite a uma empresa automatizar e integrar a maioria de seus processos de negcios. O ERP pode auxiliar o gestor de uma empresa nas principais fases de seu negcio, como desenvolvimento de seus produtos, manuteno de seus estoques, ligao com seus fornecedores, nos servios oferecidos aos seus clientes ou at mesmo na gesto de recursos humanos [SOUZA].

A nfase principal do ERP prover aos administradores uma gesto integrada de todas as reas da empresa, com foco principal no fluxo de informaes necessrias tomada de deciso e ao planejamento estratgico. A utilizao de um ERP, de acordo com Souza (2004, p. 85) otimiza o fluxo de informaes e facilita o acesso aos dados operacionais, favorecendo a adoo de estruturas organizacionais mais achatadas e flexveis. Completa ainda dizendo que os sistemas de gesto integrada favorecem a tomada de deciso com base em dados, que refletem a real situao da empresa, por estarem centralizados num nico banco de dados. Um sistema ERP utiliza ou est integrado a uma base de dados relacional (banco de dados). O seu conjunto de softwares emprega a tecnologia cliente/servidor, que indica que um usurio (cliente) utiliza um software que acessa os dados que esto centralizados em uma nica base de dados (servidor). Isso evita inconsistncias e redundncia de informaes, assegurando a integridade dos dados e facilitando o trabalho de gerenciamento do banco de dados, alm de prover informaes atualizadas em tempo real a qualquer parte da organizao.

Figura 1 - Estrutura tpica de um sistema ERP Fonte: Adaptado de [SOUZA].

Mas o que leva uma empresa a adotar um ERP? De acordo com Souza (2004. p. 92) os principais motivos que levam uma empresa a usar o ERP so os seguintes: Permanecer competitivas; Melhorar a produtividade e a qualidade dos servios oferecidos aos clientes; Reduzir custos, estoques; Melhorar o planejamento e alocao de recursos.

Alvesm Zambalde e Figueiredo (2004) tambm relacionam trs principais razes para a empresa recorrer a este tipo de soluo: Para integrar dados financeiros os dados sobre receita, fornecidos pelos diversos setores da empresa, apresentam sempre divergncias. O departamento financeiro tem seus dados relativos s receitas, a seo de vendas possui dados diferentes. Isso dificulta um entendimento por parte da administrao. O ERP pode resolver esse problema. Para padronizar processos de produo as empresas possuem diversos sistemas em seus setores que possuem quase a mesma funo. Utilizar um nico sistema poderia integrar os processos, poupando tempo e aumentando a produtividade. Para normalizar a informao sobre recursos humanos em empresas que possuem diversas unidades de negcios, ocorre a falta de um mtodo padronizado para acompanhar os empregados e fornecer-lhes informaes sobre eventuais servios e benefcios. De acordo com Souza (2004), os componentes tpicos de um sistema ERP, ou seja, suas principais reas de automao por seus mdulos, so as seguintes: Finanas; Contabilidade; Planejamento e controle de produo;

Recursos humanos; Custos; Vendas; Marketing; Dentre outros.

Para se ter uma idia, de acordo com Bogui (2002), o ERP gerencia: contas a pagar e receber, ativos fixos, gesto de recursos disponveis, controle de custos, cria cronogramas de produo, automatiza a entrada e o processamento de pedidos, gerencia estoques, monitora custos de projetos, administra acordos, contratos, clientes, dentre outros. Bogui (2002) aponta tambm, algumas descobertas no ERP identificadas por empresas que j aderiram ao sistema: Traz benefcios estratgicos e tticos significativos; Traz benefcios inesperados; Permite decises melhores e mais rpidas; Funciona como espinha dorsal para novas funcionalidades; O foco de preocupaes muda aps a entrada em produo; Um projeto de ERP principalmente um projeto de pessoas; Empresas bem sucedidas aceleram, maximizam e mantm os benefcios do ERP. Mas ento por que todas as empresas no adotam um ERP para gerir seus negcios? A resposta a seguinte: o alto custo das solues existentes no mercado aliado complicada tarefa da radical mudana na cultura organizacional de forma geral fazem com que uma empresa tenha a necessidade de pensar muitas vezes e se planejar muito bem antes de partir para a implantao de um sistema de gesto integrada.

De acordo com Oliveira (2000), para se investir em um ERP, antes de mais nada, preciso saber exatamente qual a verdadeira necessidade que a empresa possui e delimitar muito bem quais os objetivos a serem atingidos com a nova ferramenta. Apenas empresas que planejam adequadamente um sistema complexo como este vo conseguir ser bem sucedidas. Para as empresas que se aventurarem sem planejamento, metas, prazos e investimentos bem dimensionados, a chance de insucesso bem grande. Oliveira (2000) afirma que um projeto de implementao de um sistema de gesto integrada afeta todas as reas da organizao para que se tenha seu objetivo atingido. Para muitas empresas, talvez esse seja o maior projeto em que j se envolveram. Elas devem ser apoiadas por consultores, pessoas da rea com experincia em projetos desse nvel, que possam dar segurana e conselhos aos investidores. De acordo com Souza (2004, p. 101), a deciso de implantao de um sistema ERP s deve ser tomada, aps uma anlise detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades dos sistemas ERP. Isso necessrio porque, na implantao de um ERP, a customizao evidente, entre ambas as partes, os requisitos da empresa e as funcionalidades do sistema, ou seja, necessria uma mudana de cultura organizacional para que esta adapte seus processos de negcios ao novo sistema, caso contrrio, a experincia no ser bem sucedida. Na maioria das vezes, os processos de negcios das empresas precisam ser redefinidos para que seus requisitos se aproximem das funcionalidades do sistema. Outro fator decisivo na implantao o custo de um ERP, que ainda muito alto, sendo acessvel a poucas empresas. Assim, antes de iniciar um projeto de implantao de um ERP, a empresa deve estar consciente da necessidade de mudana e da dificuldade e esforos para que tais mudanas aconteam. Oliveira (2000) comenta: No estamos falando

de

implementar

um

simples

pacote

de

aplicativos,

mas

de

afetar

significativamente todos ou quase todos os processos de negcios. Portanto, a primeira fase da implantao seria definir quais mdulos seriam instalados. Por estar justamente divido em mdulos, a empresa tem a facilidade de escolher somente as reas que necessite automatizar, podendo posteriormente continuar com o projeto em outras reas ou atividades, possibilitando uma implantao gradativa. Oliveira (2000) expe alguns fatores crticos para se obter sucesso na implantao de um ERP: Ter viso dos negcios e comprometimento da alta administrao; Selecionar cuidadosamente um sistema que mais se encaixe s necessidades da empresa; O software de gesto empresarial ser a base dos sistemas aplicativos; Prazos condizentes com a realidade; Quanto menos rebulio na organizao, melhor; Comprometimento da empresa com a soluo; Equipe altamente qualificada; No fazer tudo ao mesmo tempo, implementar gradualmente;

De acordo com Oliveira (2000), existem muitas questes sobre a implantao de um ERP a serem discutidas, como infra-estrutura tecnolgica, metodologia de desenvolvimento dos trabalhos, ferramentas de suporte ao projeto, estratgia de implementao, o problema da migrao de dados dos aplicativos antigos, dentre outros pontos. Mas umas das questes mais importantes sem dvida nenhuma a equipe do projeto. Ela formada por consultores e especialistas externos, pessoal de informtica e usurios internos. Veja na figura a seguir, como funciona a estrutura organizacional do projeto:

Comit Executivo Gesto do Projeto

Suporte Tecnolgico

Suporte Administrativ o Analista de Negcios

Equipe de Trabalho Usurios-Chave Consultores

Figura 2 - Implementao de um sistema de gesto integrada Organizao Bsica Fonte: [OLIVEIRA]

Comit executivo representantes da alta administrao da empresa, responsvel por avaliar o andamento do projeto, aprovar os resultados intermedirios, prover recursos necessrios para a execuo dos trabalhos, etc.;

Gesto do projeto formada por profissionais de consultoria e um coordenador interno que ser responsvel pela conduo dos trabalhos programados;

Equipe de trabalho pessoas que vo trabalhar diretamente mas tarefas previstas no programa de trabalho, desde levantar informaes com os usurios at acompanhar o incio do processamento com o novo sistema;

Usurios-chave so os usurios do futuro sistema e vo definir como o sistema vai funcionar em todos os seus detalhes; Analista de negcios so profissionais de informtica da empresa que podem facilitar o trabalho dos consultores no levantamento e entendimento da situao atual;

Suporte tecnolgico ambientes de processamento de dados que ajudam a desenvolver aplicativos e sistemas para reduo de custos e auxlio na migrao dos dados dos aplicativos.

Oliveira (2000, p. 76) diz que a implementao de um ERP pode ser problemtica. Leva-se muito tempo, cara e no traz os benefcios de competitividade e reduo de custos que promete. Ele diz que 70% dos casos no atingem as metas corporativas estabelecidas. Mas em algumas empresas o ERP funcionou. A Chevron Corporation conseguiu reduzir seus custos de compras em 15% e promete mais 10% num futuro prximo. Houve reduo de tempo necessrio para atualizar os clculos de preos dos produtos da International Business Machines Storage Products. Com reduo de estoques a Autodesk Inc. conseguiu economizar o suficiente para pagar toda a implementao do sistema [OLIVEIRA] Ento qual so os problemas do ERP? De acordo com Oliveira (2000), as dificuldades do ERP se dividem em duas questes: a primeira diz que a empresa no faz as escolhas estratgicas necessrias para configurar os sistemas e os processos e a segunda diz que o processo de implementao escapa do controle da empresa de forma natural. Isso inerente ao processo de implementao do ERP.

3 METODOLOGIA
As informaes para realizao deste trabalho foram obtidas atravs de pesquisa bibliogrfica, baseando-se nas literaturas citadas no captulo 6. O foco principal foi voltado para informaes que esclarecessem o conceito dos sistemas de gesto integrada (ERP), suas caractersticas, seus problemas e demais informaes que fossem encontradas.

Partindo desse ponto, o estudo foi desenvolvido com base nas dificuldades para se implantar tal sistema, nos benefcios trazidos com a implantao do ERP, na implantao propriamente dita, dentre outros.

4 RESULTADOS E DISCUSSO
Com a crescente necessidade pelo controle de mtodos e de informaes, os ERPs surgiram como solues aplicveis para suprir a necessidade das organizaes. Diante do estudo feito, nota-se que o ERP uma importante ferramenta para o processo decisrio, para automao da produo, para centralizao e disseminao do conhecimento, para reduo de custos, dentre outros. Mas cabe ressaltar tambm, que a empresa deve estabelecer um planejamento para a implantao de um sistema de gesto integrada, e verificar se h realmente necessidade de se adquirir um ERP ou h apenas a necessidade de um sistema de informao em determinada rea. A empresa deve estar consciente sobre a mudana organizacional e a quebra de paradigmas que est para acontecer. O alto custo de um ERP tambm deve ser levado em considerao, analisando o custo/benefcio e qual a chance de sucesso na implantao e na obteno do resultado esperado. necessrio alinhar os objetivos da organizao ao novo sistema em questo. Mas diante de tudo isso, a primeira coisa a rever, que o software tem que ser encarado como soluo e no como premissa. E depois devemos refletir que sua utilizao no ser responsvel por todas as operaes necessrias para o

funcionamento

da

empresa,

mas

deixar

preparada

para

novas

funcionalidades e que, essas sim, traro diferenciais competitivos. Talvez uma existncia de resposta para a implantao de um sistema ERP, esteja no alinhamento dos objetivos da empresa. Estabelecer regras que garantam que o ERP deva reduzir custos, aumentar o fluxo de caixa ou incrementar o faturamento pode ser uma soluo para a aceitao destes sistemas como preparadores do diferencial competitivo.

5 CONCLUSO
Atravs deste estudo, pude concluir que um ERP, ou sistema de gesto integrada, um pacote de softwares que vo automatizar de forma integrada todos os processos de negcios de uma empresa. Por ter um banco de dados que centraliza todas as informaes, favorece a consolidao, confiana e agilizao na disponibilizao das informaes teis ao processo decisrio, podendo ser acessadas de qualquer nvel da hierarquia organizacional. O ERP tambm favorece a reengenharia dos processos organizacionais e a disseminao da informao e do conhecimento a quem deles precisar. O seu alto custo e a sua exigncia de modificao na cultura das organizaes so caractersticas que dificultam sua adoo, principalmente por empresas de pequeno porte. Mas quando existe planejamento e dinheiro para se investir, verificamos que o ERP realmente traz benefcios incalculveis.

6 REFERNCIAS

1. ALVES, R. M; ZAMBALDE, A. L; FIGUEIREDO, C. F. Sistemas de informao. Lavras: UFLA/FAEPE, 2004. 2. BOGUI, Cludio; SHITSUKA, Ricardo. Sistemas de informao: um enfoque dinmico. So Paulo: rica, 2002. 3. GATES, Bill. A empresa na velocidade do pensamento: com um sistema nervoso digital. So Paulo: Companhia das Letras, 1999. 4. OLIVEIRA, Jayr Figueiredo de. Sistemas de informao: um enfoque gerencial inserido no contexto empresarial e tecnolgico. So Paulo: rica, 2000. 5. SOUZA, Reginaldo Ferreira. Sistemas integrados e comrcio eletrnico. Lavras: UFLA/FAEPE, 2004.

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