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Arquivologia_Completa - Professor Luis Octavio

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ARQUIVOLOGIA
1. História da Arquivologia

1.1. Primeira Fase Na Antigüidade, os arquivos eram mantidos nos palácios, como por exemplo o de Assurbanipal, ou nos templos gregos. Tinham como principais características: serem responsáveis pelo valor probatório dos documentos; conservarem apenas os documentos considerados autênticos ou que tinham valor legal; possuírem um caráter eminentemente público e manterem íntima relação com a gestão do poder. Não havia a figura propriamente dita do arquivista e a forma de organização era totalmente atrelada aos desejos e objetivos dos reis;
Segundo Theo Thomassem, citado por Fonseca (2005, p.57) a publicação do Manual dos holandeses revolucionou a arquivologia e estabeleceu um novo paradigma ao desvinculá-la da diplomática, consolidando a tradição administrativa, que definia a necessidade de estabelecer a relação de dependência entre o documento, seu órgão produtor e sua instituição de custódia.

1.2. Segunda Fase Na Idade Média, com a decadência da produção do documento escrito, os arquivos perderam importância. Apenas as instituições religiosas mantinham seus documentos. Segundo Burke (2003, p. 127) “os documentos eram muitas vezes mantidos junto com outros objetos nos acervos e eram constantemente movidos de um lugar para outro, seguindo seus donos”, o que dificultava a constituição de um arquivo do Estado. Os documentos eram organizados de forma descentralizada. As atividades de guarda eram feitas sem procedimentos metodológicos e ainda não existia a figura do arquivista. Aos clérigos cabia o papel de guardiões dos documentos que deveriam ser preservados e seu acesso seria restrito a pessoas autorizadas; 1.3. Terceira Fase A partir do século XVI até o século XIX, os arquivos transformaram-se em arsenais das autoridades e passaram a se caracterizar como: arquivos do poder, arquivos da administração e arquivos da história. “A centralização do governo foi seguida pela centralização dos documentos [...] que eram considerados como pertencentes ao Estado” (BURKE, 2003, p. 128). Os arquivos permaneceram secretos e inacessíveis até a Revolução Francesa, quando foi proclamado seu acesso público. Segundo Certeau (1986, p. 4), em 1847 foi aberta a primeira sala de arquivo para o público realizar consultas. Durante o período analisado, foram desenvolvidas as teorias arquivísticas; textos foram publicados com enfoque na paleografia e na diplomática, que favoreceu o desenvolvimento da prática da análise crítica dos documentos por parte dos historiadores. Surge a figura do arquivista; 1.4. Quarta Fase

Do século XIX até meados do século XX, os arquivos converteram-se em laboratórios da história e tinham como missão preservar os documentos que seriam utilizados pelos historiadores. Nesta visão, arquivos correntes e permanentes são totalmente desvinculados. Durante esse período foram definidas as bases teóricas da arquivologia contemporânea, permitindo que passasse de meramente prática para científica; 1.5. Quinta Fase De meados do século XX à atualidade, o arquivo passou a desempenhar um papel social e a arquivologia, com o desenvolvimento da tecnologia, sofreu mudanças significativas. Atualmente, a informação orgânica e o usuário tornaram-se os principais focos da arquivologia e da prática do arquivista. A missão social do arquivo foi enaltecida. 2. Conceitos Iniciais 2.1. Documento É o objeto que transpõe uma idéia, pensamento ou acontecimento, ou seja, uma informação. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato 2.2. Documentação É o processo de receber, coletar, classificar, avaliar e expor documentos. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística pode ser: I - Conjunto de documentos. II - Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos. 2.3. Arquivologia É a ciência que estuda os Arquivos. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. 2.4. Arquivística São as normas, técnicas e princípios utilizados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização de arquivos. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística arquivística é sinônimo de arquivologia. 2.5. Atividade-meio Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora (segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística). 2.6. Atividade-fim Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística (segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística). 2.7. Custódia Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade. 2.8. Depósito Entrada de documentos sob custódia temporária, sem a cessão da propriedade. 2.9. Item documental Menor unidade documental, intelectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos. Unidade documental fisicamente indivisível. 2.10. Dossiê (maço/processo) Conjunto de documentos referentes a um determinado assunto, ou que sejam referentes a uma pessoa física ou jurídica. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística é conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento (Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação, arranjo, armazenamento e notação).

comunica e expõe. p. 3. Por outro lado. se analisarmos mais profundamente a questão. acredita que os museus lidam com a preservação e produção das imagens . Segundo Tessitore (2003. pois é responsável pela coleta. probatório ou informativo. Museu Museu é uma instituição sem fins lucrativos a serviço da sociedade e de seu desenvolvimento.2. Metadados Dados estruturados e codificados. pesquisa. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 2.” Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística os arquivos recebem quatro conceitos: I . pessoa ou família. a conservação e o acesso a documentos. A definição do ICOM está voltada para a questão de o museu poder existir apenas num local institucionalizado e não enfatiza a questão da transferência de informação. A partir da composição de seu acervo. também procuram estabelecer políticas de formação de coleção voltadas para determinados assuntos. museu. IV . veremos que as bibliotecas. conserva. Na verdade. com exceção das públicas e das de entretenimento. que representam ou compõem o patrimônio cultural de uma determinada organização. Arquivo É um conjunto de documentos impressos. esta é uma das características mais marcantes da distinção do centro de documentação. mas tornar-se um pólo de atração “da produção documental de pessoas e entidades que atuam ou atuaram no seu campo de especialização”. o processamento técnico. instituições de caráter público e entidades privadas. com propósitos de estudo. p. Segundo a lei no 8. o papel do centro é não apenas disponibilizar documentos ou referências ao pesquisador.3. Os documentos de arquivo estão relacionados às funções do órgão (quando recebidos) ou comprovam atividade realizada no órgão (quando produzidos). Bibliotecas É um conjunto de documentos impressos. 3. independentemente da natureza do suporte. Os documentos ou as referências servirão de apoio para o desenvolvimento de novas pesquisas. Órgãos de documentação 3. aberta ao público. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos.1.4. arquivo e. 3.Instalações onde funcionam arquivos. com relação aos arquivos e às bibliotecas. II . voltada para um universo específico da produção humana. audiovisuais ou cartográficos produzidos ou recebidos por pessoa física ou entidades públicas/privadas em decorrência de exercício da função. educação e divertimento. bem como por pessoa física. citado por Cerávolo (2004. III . 15). Taborky.Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva. Centro de Documentação e Informação O centro de documentação e informação pode ser caracterizado como o local onde são preservados ou referenciados documentos do tema relacionado às atividades-fim da instituição que o organizou. no entanto. podemos considerar que o centro de documentação é uma mescla de biblioteca. audiovisuais ou cartográficos armazenados e ordenados para preservação dos mesmos em decorrência de seus fins culturais. as evidências materiais de um povo e seu desenvolvimento. no desempenho de suas atividades. Os documentos de arquivo possuem valor (fase) primário(a) ou secundário(a).2. O valor primário é o funcional e o valor secundário é histórico. a função dos documentos que compõem seu acervo difere das demais instituições-memória. gerenciar.Móvel destinado à guarda de documentos. algumas vezes. compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo. Tramitação Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.11. organização. mas foi a partir da década de 1980 que foi estruturado e sistematizado.159/1991 “Consideram-se arquivos. que descrevem e permitem acessar. Também chamado movimentação ou trâmite. Entretanto. O estudo sobre museu e museologia já é antigo.Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia. 3. que adquire. 79). tratamento e difusão das informações registradas em documentos de tipos variados. para os fins desta Lei. em decorrência do exercício de atividades específicas. pública ou privada.12. O centro de documentação também é uma instituição-memória.

Objetivo decorrente do princípio da proveniência que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros. Cumulatividade Os registros arquivísticos não são coletados artificialmente. embora estruturada. alienação. ou consecução de alguma atividade. Critérios  Conteúdo  Finalidade  Quantidade de exemplares  Interdependência dos documentos  Avaliação  Classificação  Descrição Biblioteca Materiais impressos. . Características dos registros arquivísticos 4. pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.5. Baseada em uma tabela de temporalidade. destruição não autorizada ou adição indevida. Organicidade é a relação natural entre documentos de um arquivo(1) em decorrência das atividades da entidade produtora. mas acumulados naturalmente nas administrações.2. manutenção e custódia.3. o foco passou da preservação para a educação. 4. pois essa apropriação depende muito da competência intelectual do interlocutor. de parcelamentos e de eliminações indiscriminadas. 4. Felizmente. Indivisibilidade ou integridade arquivística Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão. e isto os dota de um elemento de coesão espontânea. Funcionais e culturais Único ou quantidade limitada Existência Em conjunto. os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva. em função dos seus objetivos práticos. funções e as atividades da entidade protudora/acumuladora em suas relações internas e externas. Organicidade É a qualidade que os arquivos possuem de espelhar a estrutura. audiovisuais ou cartográficos publicados. com o advento da Nova Museologia. a partir destas rotinas estabelecidas.sociais e delas geram conhecimentos que poderão ser apropriados pelo público de várias maneiras. Culturais Numerosos exemplares Inexistência Peças isoladas. Museologia como ciência tende a esclarecer a realidade social e sua relação com o homem. como sedimentos de estratificações geológicas. O objetivo da museologia é definir a específica relação do homem com a realidade para satisfazer necessidades sociais. Conjunto de documentos (dossiê) e 4. O que mais importava era conservar e preservar edificações e objetos. mutilação. 4. os documentos são produto de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função. caracterizado pelo foco no acervo. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística é o princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo(1) produzido por uma entidade coletiva.1. predominava a noção do museu tradicional. audiovisuais ou cartográficos produzidos em exercício de função. e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Depende da estrutura particularidades da entidade. Autenticidade A autenticidade está ligada ao processo de criação. no caso o público do museu. Também chamado integridade do fundo. Baseada no estado físico do material Método pré-determinado (Classificação Decimal Universal) Obra isolada (livro) Arquivo Materiais impressos. Até os anos de 1970. Proveniência/Respeito aos fundos Os documentos de mesma origem devem ser mantidos juntos no mesmo fundo.4. 4.

Exemplos: atas.1. Obs2: O conjunto de documentos particulares que não possuem relação orgânica formam uma coleção. porque o complexo de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único. 6.12. por serem estes considerados bens públicos inalienáveis. delegadas ou legitimadoras. Levantamento de Dados .4. ordens de serviço. b) Enunciativos: são os opinativos e que esclarecem questões vazadas em outros documentos. sem limitação de tempo.9. traslados. Obs3: A classificação dos documentos é dada na origem. documentos que. Inter-relacionamento Os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram criados. ajustes. Princípio do respeito à ordem original Princípio segundo o qual o arquivo(1) deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva. avisos.11. Também chamado princípio temático. para efeito de validade. Pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. e) ajuste: são documentos pactuais. ou seja. os documentos estão ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos. Diplomática É a área da arquivologia responsável pela estrutura formal dos atos escritos de origem governamental. f) correspondência: derivam de atos normativos. se necessário. cópias autenticadas. circulares. Unicidade Cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. instruções normativas. são submetidos. convênios. decretos. pessoa ou família que o produziu. apostilias. Exemplos: certidões. cartas.8. Imprescritibilidade Princípio pelo qual é assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos públicos.6. despachos interlocutórios. sendo de manifestação de vontade de autoridade suprema e devendo ser acatados pelos subordinados. mensagens. 5. determinando-lhes a execução. 4. Obs1: Os documentos de arquivos devem ser provas de transações passadas e possuírem uma relação orgânica.7. Categorias documentais: a) Normativos: são os de cumprimento obrigatório. 4. a partir de fatos ou ocorrências. ao seu significado e sua autenticidade. mas cada cópia é única em seu lugar. atestados. 4. Exemplos: pareceres. editais e exposição de motivos. estatutos. Reversibilidade Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos(1) pode ser revertido.10. 4. os registros arquivísticos são um conjunto indivisível de relações. memorandos. à sua capacidade de cumprir seu objetivo. relatórios. emanados das autoridades supremas. resoluções. à sistematização imposta pelo direito. Exemplos: tratados. comprovando-os. Exemplos: leis. Inalienabilidade Princípio pelo qual é impedida a alienação de arquivos públicos a terceiros. sem levar em conta o lugar em que foram produzidos. d) Comprobatórios: derivam dos anteriores. autos de infração. contratos. pertinência territorial é o conceito oposto ao de princípio da proveniência e segundo o qual documentos ou arquivos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo. cópias de um registro podem existir em um ou mais grupos de documentos. c) Assentamento: são configurados por registro. Exemplos: alvarás. 4. 4. representados por acordos de vontade em que pelo menos uma das partes é a administração pública. que é determinado pela razão de sua criação e que é necessário à sua própria existência. Administração e Áreas da Arquivologia 6. medidas provisórias. portarias. termos.

O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. É preciso analisar o gênero dos documentos; as espécies de documentos mais freqüentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física (extensão da área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios de comunicação disponíveis (telefones, fax). 6.2. Análise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. 6.3. Planejamento Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. I - Posição do arquivo na estrutura da instituição Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. II - Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.  Centralização Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar. Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos, nítida delimitação de responsabilidades, constituição de conjuntos arquivísticos mais completos, redução dos custos operacionais, economia de espaço e equipamentos.  Descentralização A descentralização, por si só, é um grande ato de classificação. Deverá ser aplicada em nível de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: * Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos, também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. * Descentralização das atividades de controle e dos arquivos  Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas específicas de operação, a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou

reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. 6. Classificação dos Arquivos 6.1. Quanto à abrangência (extensão) a) Setorial (núcleo de arquivo) – são arquivos cujos documentos são originados de uma unidade administrativa (gerência, divisão, seção ou setor). b) Geral (central)– são arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais ou que dizem respeito à organização como um todo. 6.2 Quanto à freqüência de uso ou evolução Teoria das três idades Teoria segundo a qual os arquivos(1) são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. a) Corrente (1ª idade, Movimento, Ativo ou Dinâmico) – é formado por documentos freqüentemente utilizados, estando ou não, em circulação. A utilização e manuseio dos documentos se limitam ao pessoal da Administração que os produziu. b) Intermediário (2ª idade, limbo ou purgatório) – é formado por documentos de pouco uso, de interesse da Administração e que aguardam o destino final (eliminação ou guarda permanente). A propriedade dos documentos desses arquivos é da Administração que os criou, porém o uso é comum aos criadores e ao pessoal da Administração de Arquivos. c) Permanente (3ª idade, histórico ou de custódia) – são os arquivos constituídos de documentos que deixaram de ter valor para a administração, podendo ser armazenados para fins históricos, documentais, informativos ou probatórios. Esse arquivo é formado por documentos de guarda permanente, ou seja, que não podem ser eliminados. Esse arquivo é incorretamente chamado de arquivo morto. São exclusivos da Administração de Arquivos. Segundo a Lei 8.159/1991 Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística a) Arquivo corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. b) Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. Também chamado pré-arquivo. c) Arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Valor Primário x Valor Secundário Quando um documento é produzido ou recebido por um órgão ou entidade deverá ser mantido em arquivo quando for prova de transação passada (comprova atividade desenvolvida pelo órgão) ou por possuir

relação orgânica (está relacionado às atividades do órgão). Esse valor primário (primeiro) é chamado funcional ou jurídico administrativo. Com o tempo o documento de arquivo perde o interesse da administração, devendo-se assim, realizar o processo de avaliação para verificar se o documento, embora tenha perdido o interesse funcional, ainda possua interesse histórico, probatório ou informativo para organização, o que é chamado de valor secundário do documento. Valores probatórios a) Valor Probatório Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão. As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão; não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico; jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função, há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer. b) Valor Informativo Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa, menos pela prova que oferecem da ação do governo, do que pela informação que apresentam sobre pessoas determinadas, situações, eventos, condições, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ação. Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informação que contêm. Ciclo Vital dos Documentos Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.
Eliminação Eliminação

Desarquivamento

Arquivo Corrente

Transferência

Arquivo Intermediário

Recolhimento

Arquivo Permanente

Transferência em uma etapa (Recolhimento)

AVALIAÇÃO => CPAD (Comissão Permanente De Avaliação De Documentos)  Administradores  Arquivistas  Historiadores  Sociólogos  Pessoa especialista na área de atuação da empresa

Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido. que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo. . as descrições. pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. então. o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física. faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. no mínimo. 1º. b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi. ser de sua propriedade. As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. segundo devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente. devido ao seu valor comprobatório e informativo. A legislação sobre os documentos públicos. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato. um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público. e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais. ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento.Transferência e Recolhimento Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade. destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados. a três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo. ou. sem. raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. terceiro. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação. relativamente à reprodução e à autenticação de cópias. os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas. além disso. na documentação de um órgão. de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou arquivístico. contudo. Transferência e recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento. § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ. Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”. por escrito. no que diz respeito ao seguinte: Primeiro. que é sua finalidade primordial. deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro. Legalmente. Quanto aos arquivos de custódia. de um governo. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. devem estar em boa ordem e. de documentos. mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade. pois libera espaço e economiza recursos materiais. Arquivo Permanente Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados. atendem. lembrando que o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. contribuindo para a economia do sistema. a fim de facilitar sua avaliação. que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição”. tanto quanto possível. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados. acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes. E por último. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos. deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou. Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários. embora um centro intermediário possa tomar tais encargos.. em termos mais amplos. reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. § 1º e art 1º.

g) Documentos microfilmados. Obs4: Nos Órgãos Públicos a relação final dos documentos a serem eliminados tornar-se-á pública por meio da Imprensa Oficial. Empresas Públicas. V) Documentos de valor histórico. e) Documentos de mera formalidade. Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã. quando for o caso possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos particulares. . III) Documentos que encontram-se em tränsito. d) Cópias cujos originais tenham sido conservados. à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. Quanto à Agência Criadora (Mantenedora) a) Público – formado por documentos oriundos de órgãos federais. Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário. em relação aos documentos. As instituições do Direito Privado que exercem funções públicas (Sociedades de Economia Mista. Nos dias atuais é aconselhável a destruição por trituração. exceto no caso de documentos sigilosos. por diversas circunstâncias. Será concedido um prazo de 30 dias. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Obs 3: A eliminação pode ser feita por destruição. OS) Exemplos:  Federal: Arquivo Nacional e Arquivo Nacional do Chile. Nos Órgãos Públicos   Arquivo Setorial => Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Geral Arquivo Permanente Obs 1: documentos que podem ser eliminados: a) Documentos cujos textos estejam reproduzidos integralmente em outros. informativo ou probatório. visando a impedir sua destruição. IV) Microfilmes. certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras. estaduais. deve ter. II) Documentos que comprovem as operações realizadas pela instituição. f) Documentos que se tornem obsoletos. Os documentos distritais normalmente são considerados federais. após a publicação. onde deve-se utilizar o processo de incineração. b) Documentos cujos elementos essenciais tenham sido reproduzidos em outros.Segundo. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:  arranjo  reunião e ordenação adequada dos documentos. c) Documentos impressos em sua totalidade. para possíveis manifestações ou. Obs 2: documentos que não podem ser eliminados: I) Documentos que demonstrem a estrutura e funcionamento do órgão . Referem-se estes ao arranjo. devido à sua utilização.3. que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem.  referência  política de acesso e uso dos documentos.  conservação  medidas de proteção aos documentos e. conseqüentemente do local de sua guarda.  descrição e publicação  acesso aos documentos para consulta e divulgação. Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora. doação ou venda. distritais ou municipais. 6.

São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. organizacionais.São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público. DE 3 DE janeiro DE 2002 Art. 15. Art.159/1991 a) Arquivo Público Art.   Estadual: Arquivo Histórico Estadual de Goiás. § 4 .São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo. também. o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente. IV . e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. no exercício de suas atividades. definidas como tal pela Lei nº 9. Art. tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias.produzidos e recebidos por agentes do Poder Público. por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Municipal: Arquivo Municipal de São Paulo b) Privado – formado por documentos de instituições comerciais. II . § 1º . familiares ou pessoais.produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I . Segundo o decreto nº 4. em decorrência de suas funções administrativas.produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais. do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. legislativas e judiciárias.637. 7 – Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos.produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista. do Distrito Federal e municipais. Art.  Instituições Organizacionais: Arquivo permanente da Fundação Oswaldo Cruz . Exemplos:  Instituições comerciais: Arquivo da Rede Globo. instituído pela Lei nº 8. 17 – A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais. estaduais. do Distrito Federal e municipais. 20 – Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções. Distrital: Arquivo Público do Distrito Federal.São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo.246. São considerados. Art. III . § 3 . § 1 . e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais. estadual.073. 19 – Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções. de 22 de outubro de 1991. do Ministério das Relações Exteriores. por órgãos públicos de âmbito federal. não poderão ser alienados ou enviados para o exterior. 18 – Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. Os arquivos privados que forem considerados do interesse público. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Parágrafo único. e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas.  Familiares: Arquivo da Família Real.São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.  Pessoais: Arquivo Edgard Leuenroth Segundo a Lei 8. de 15 de maio de 1998. § 2 . do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha. Parágrafo único – Para o pleno exercício de suas funções. . legislativas e judiciárias. estaduais.

na forma do parágrafo único do art. de 1º de janeiro de 1916. de 30 de dezembro de 1991. Art. com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República.159. § 3º Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2o. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos. interesse na aquisição.os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público.Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental. enquanto necessários ao desempenho de suas atividades. b) Arquivo Privado Art. para que manifeste. 3º da Lei nº 8. Art. de 1991. 23. dentro do território nacional. § 4º Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião. O CONARQ. Art. II . Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história. 17. § 2º Para efeito do disposto neste artigo. por iniciativa própria ou mediante provocação. em decorrência de suas atividades. no prazo máximo de sessenta dias. acompanhada de parecer. de 1991. 16. . serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas. de acordo com o art. III . a identificação.159.073. Art. nos termos do art. § 2º São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social: I . que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização. antes de concluído o processo de desestatização. encaminhará solicitação. ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República. 16 da Lei nº 8. § 1º O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo CONARQ. Os documentos públicos de valor permanente. parcial ou total. em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ. Segundo o decreto nº 4. desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. titular do direito de preferência.Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social.os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei nº 3. de 29 de janeiro de 1999. de 1991. nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo. § 1º O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização. classificação e avaliação do acervo arquivístico. 22. a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República. Parágrafo único .Art.071. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.os arquivos presidenciais. providenciarão.784. § 1º A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública. nem transferidos para o exterior. 24. 11 – Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. § 5º A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria. 10 da Lei nº 8. 25. conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art.Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. na forma prevista na Lei nº 9. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação à União. DE 3 DE janeiro DE 2002 Art. 13 . 12 . as empresas. Art. § 3º Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República.159.394. 13 da Lei nº 8. Art. na sua esfera de competência. § 2º A avaliação referida no § 1o será homologada pelo Presidente do CONARQ. de acordo com o art.

documentos micrográficos. Quanto à finalidade a) Funcionais – servem à Administração. de engenharia e outros. 27. 6. independente do material que são feitos. na forma da legislação em vigor. documentos bibliográficos. objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização. b) Audiovisuais – gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em movimento e registros sonoros. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia. documentos eletrônicos. folhetos e periódicos. total ou parcial. tramitação. decretos. ou seja.5. b) Especializados – cujo conteúdo trata de assunto específico. 6. slides e outros. Exemplo: Arquivo da Rede Globo (formado por fitas). por vezes. como documentos audiovisuais.1. b) Restritos – cujos documentos são de acesso dos militares e que preservam a segurança nacional. datilografados ou impressos. Art. a) Textuais – quando seu enfoque é baseado em linguagem escrita. CD.6. Quanto à natureza a) Especiais – cujo documento é feito de material especial. ficando sujeito à responsabilidade penal. b) Culturais – servem à Cultura e História. c) Cartográficos – quando reproduzem em dimensões menores uma área geográfica. documentos filmográficos. cartas. Exemplos: Arquivo Nacional e o Arquivo Histórico da Câmara dos Deputados. livros de registro. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. ou seja. Quanto ao gênero Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais. documentos textuais. como por exemplo: arquivo médico. acondicionamento e conservação. como mapas. fotografias. 6.Art. como por exemplo: fitas. preservação e divulgação do acervo. Documento bibliográfico é o gênero documental integrado por impressos. por seus proprietários ou detentores. Exemplo: Arquivo Brasileiro de Oftalmologia. c) Confidenciais – documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores e que podem ser consultados por pessoal credenciado. Arquivo Histórico do Exército. que necessitam de cuidados especiais quanto ao manuseio. Quanto ao acesso a) Franqueados – cujos documentos estão disponibilizados para o público. como atas de reunião. documentos iconográficos. documentos cartográficos. microfilmes. como livros. particularmente o suporte e o formato. como filmes e fitas videomagnéticas. os de 1ª e 2ª idade. Art. mediação técnica para acesso. 7. panfletos e relatórios. de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições. Exemplo: Arquivo do Ministério das Relações Exteriores. A perda acidental.4. 28. Gênero documental integrado por documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos. Conjunto de documentos relacionados a uma determinada área de conhecimento. 26. . plantas. civil e administrativa. Análise Documental 7. os de 3ª idade. Exemplo: Arquivo Geral da Guerra Civil Espanhola. Gênero documental integrado por documentos manuscritos. perfis e fotografias aéreas. e que exigem processamento técnico específico e.

São exemplos de espécies documentais ata. assembléia etc. manifesto ou ofício dirigido a muitas pessoas. propor alguma medida. caput e §§). normas gerais e abstratas. altera ou extingue direitos e deveres. e) Circular: exemplar de carta. e tampouco comportam a revogação por força de qualquer lei ordinária superveniente. Também chamado documento cinematográfico 7. fundado diretamente na Constituição – emanado pelo Presidente da República. normalmente.gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos. como fotografias e gravuras. como filmes e fitas videomagnéticas. A lei complementar deve ser aprovada pela maioria absoluta de cada uma das Casas do Congresso (Constituição. não raramente.3. filme. como cartões-janela. Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens fixas. 7. Embora as leis sejam definidas. folheto. que dá conhecimento sobre a hora e o lugar de hasta pública determinada por lei. Trata-se. relatório. com ou sem som. disquetes e documentos digitais (documento codificado em dígitos binários. disco. 68. expedida mediante resolução e dentro dos limites nela traçados (Constituição.gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em movimento. f) Decreto: documento de natureza legislativa que pode ser criado pelos três poderes g) Despacho: documento expedido por autoridade competente que define o cumprimento de decisão. b) Aviso: Instrumento de comunicação oficial expedido exclusivamente por Ministros de Estado. 69). ou submeter a sua consideração projeto de ato normativo.Lei ordinária: é um ato normativo primário e contém. sem eles a instituição pode funcionar. condicionada a sobrevida da disciplina normativa nela contida à conversão da medida em lei formal. com força de lei (ordinária). atestado. estas contêm. Pode ser: I . normas singulares ("lei formal" ou "ato normativo de efeitos concretos"). i) Exposição de Motivos: é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: informá-lo de determinado assunto. carta. de uma . art. a) Ata: Relato ou resenha por escrito de sessão ou cerimônia de alguma corporação. d) Certidão: documento legal em que o serventuário oficial certifica alguma coisa de que tem provas. ou seja. em regra. III . que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente.2.d) Iconográficos – quando seu enfoque em figuras ou imagens estáticas. c) Carta: correspondência entre particulares e/ou entidades. decreto. fotografia. acessível por meio de sistema computacional). l) Memorando: é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. k) Medida provisória: ato legislativo primário – isto é. que cria. Com a instituição de lei complementar buscou o constituinte resguardar certas matérias de caráter paraconstitucional contra mudanças céleres ou apressadas. que dificultaria sua modificação. afixado em lugares públicos ou anunciado na imprensa periódica.Leis complementares: constituem um terceiro tipo de leis que não ostentam a rigidez dos preceitos constitucionais. ofício. art. e) Micrográfico . para autoridades de mesma hierarquia. Quanto ao seu Valor a) Permanentes Vitais – são os documentos que devem ser conservados por prazos indefinidos por ser de importância vital para a organização. h) Edital: Ordem oficial ou traslado de édito. memorando. portanto. desenhadas ou fotografadas. j) Lei: norma jurídica escrita. b) Permanentes – são os documentos que em função das informações neles contidos devem permanecer indefinitivamente na organização. II – Lei delegada: é o ato normativo elaborado e editado pelo Presidente da República em virtude de autorização do Poder Legislativo. microfilmes e tab-jacks . pela generalidade e abstração ("lei material"). certificado: Certidão de idade. planta. c) Temporários – documentos que possuem um prazo ou uma data para encerramento do valor do documento. Quanto à espécie Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. ou postura. g) Filmográfico . sem lhes imprimir uma rigidez exagerada. como cartões perfurados. impressas. f) Documento eletrônico . certidão de casamento.gênero documental integrado por documentos em microforma.

Os documentos particulares mencionados acima são restritos por um prazo de 100 (cem) anos. Ordem de serviço: documento que autoriza a execução de um serviço. tenha acesso a dados ou informações sigilosos. inerente ao efetivo exercício de cargo.m) n) o) p) q) r) s) t) u) forma de comunicação eminentemente interna. de grau de sigilo a dado. Regulamento: documento que demonstra a forma de conduta e agir em uma instituição.553 – 27/12/2002 (com atualizações do Decreto nº 5. Relatório: documento que demonstra de forma minuciosa e circunstanciada os fatos ocorridos na gerência de administração pública ou de sociedade 7. a serem adotados por determinado setor do serviço público.4. idéias. enfim. 155). 7. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada. Quanto à natureza do assunto Decreto nº. material. b) Marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo. . apresentar veto. documento. emprego ou atividade. pela autoridade competente. expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa. e) Desclassificação: cancelamento. Requerimento: documento utilizado para solicitar a autoridade compete a execução de uma ação. Portaria: é o instrumento pelo qual Ministros ou outras autoridades expedem instruções sobre a organização e funcionamento de serviço e praticam outros atos de sua competência. Ofício: comunicação oficial entre autoridades públicas. cujo acesso pode ser franqueado. por exemplo.art 5º inciso XXXIII). Documento administrativo expedido por chefe de serviço aos funcionários subordinados Regimento: documento que demonstra a estrutura e funcionamento de uma instituição. informações. área ou instalação considerados sigilosos em decorrência de sua natureza ou conteúdo. informações. fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. tendo a finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração. Além dos casos acima. submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas. as instituições podem definir por ato próprio outros casos de documentos como sigilosos. notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública. 7. pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo.301 – 09/12/2004) Dispõe sobre a salvaguarda de dados. função.1. da honra e da imagem das pessoas (CF . Pode ter caráter meramente administrativo. da classificação de dado. as provas de desembargadores são consideradas documentos sigilosos b) Documento Ostensivo/Ordinários/Franqueados: sem classificação. c) Classificação: atribuição. e que limita o acesso aos mesmos.4. Parecer: documento que demonstra a pinião de técnico relativa a um caso ou assunto de conhecimento específico.4. Os documentos que tramitam em segredo de justiça são considerados sigilosos.art 5º inciso X). e dá outras providências. Conceitos a) Grau de sigilo: gradação atribuída a dados. área ou instalação sigilosos. Mensagem: é o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. etc. mencionados nos autos (CPC art. documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado. pela autoridade competente. informação. f) Necessidade de conhecer: condição pessoal. ou ser empregado para a exposição de projetos. Categorias a) Documento Sigiloso: dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado (CF . área ou instalação. tornando ostensivos dados ou informações. No TJDF. no âmbito da Administração Pública Federal. d) Reclassificação: alteração. informação. indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de segurança. da classificação.2. 4. sendo o acesso a eles restrito às partes e a seus procuradores legais. diretrizes.

legitimidade e disponibilidade de dados e informações sigilosos. devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação Confidencial não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado. projetos.Servidores civis e militares. cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. em caráter excepcional. m) Disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade de dados e informações. I – Os anteriores. i) Comprometimento: perda de segurança resultante do acesso não-autorizado.Servidores civis e militares. Secreto programas ou instalações estratégicos.g) Credencial de Segurança: certificado. h) Visita: pessoa cuja entrada foi admitida. de acordo com regulamentação específica de cada Ministério ou órgão da Presidência da República. III – Ministros de Estado e equiparados. poderão ter seus prazos prorrogados uma única vez pelo mesmo período. de acordo com regulamentação específica de cada Ministério ou órgão da Presidência da República. operações Reservado ou objetivos neles previstos ou referidos. I – Os anteriores. a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico Ultra-Secreto e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos. poderão ter seus prazos uma única vez. 7. Classificação Segundo o Grau de Sigilo Classificação Tipo Responsabilidade Prazos Máximos de Classificação I – Presidente da República. concedido por autoridade competente. de acordo com o interesse da segurança da sociedade e do Estado. no trânsito ou no destino. a planos e operações militares. anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses dados e informações. detectar. n) Investigação para credenciamento: averiguação sobre a existência dos requisitos indispensáveis para concessão de credencial de segurança. a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes. 20 anos 10 anos 10 anos 05 anos Obs1: O prazo de duração da classificação ultra-secreto poderá ser renovado indefinidamente. inclusive os ultra-secretos. em área sigilosa. Também objetivam prevenir. k) Integridade: incolumidade de dados ou informações na origem. cujo conhecimento nãoautorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. confidencial e reservado. o) Medidas Especiais de Segurança: medidas destinadas a garantir sigilo. j) Autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino. pelo mesmo período.301 acrescenta: 50 V. programas. Os documentos dos tipos secreto. e IV – Comandantes da Marinha. . autenticidade.Chefes de Missões Diplomáticas e anos 30 anos Consulados Permanentes no Exterior referentes à soberania e à integridade territorial nacionais. instalações. são de interesse do Poder Executivo e das partes. 4.Autoridades que exerçam funções de direção. às relações internacionais do País. II .O decreto 5. inviolabilidade. planos ou operações de interesse da defesa nacional. integridade. Obs: o decreto 5.4. do Exército e da Aeronáutica. II .553 5. comando ou chefia 30 anos 20 anos I – Os anteriores.301 II – Vice-Presidente da República. referentes a sistemas. II . que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informações em diferentes graus de sigilo. são os que a revelação não-autorizada possa comprometer planos.301 define que todos os documentos sigilosos.3. l) Legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de dados ou informações são legítimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino.

necessariamente. 7. a expressão "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle. que requeiram tramitação e solução imediatas. b) A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá constar das capas.A expedição de documento secreto. Obs4: A reclassificação e desclassificação de documentos ultra-secretos só poderá ser realizadas pelos responsáveis pela classificação. No envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento. probatório e informativo são de Guarda Permanente. condução e entrega de documento ultra-secreto. e em todas as suas páginas. e) A publicação dos atos sigilosos. se houver. e da primeira página. O decreto 5. ou indicação do grau de sigilo na classificação. também. sistema de encomendas ou.Obs2: Na reclassificação. sendo vedada a sua postagem.A expedição. Obs: O documento ultra-secreto é. 7. III – lavratura anual de termo de inventário.4. destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento. datas de expedição e ementas. remetente. e IV – lavratura de termo de transferência. IV . quando da difusão. deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas. lacrado e expedido mediante recibo. c) As páginas. requer medidas adicionais de controle. será efetuada pessoalmente. por sua importância. os parágrafos. em atendimento ao princípio da oportunidade e considerados os interesses da segurança da sociedade e do Estado. confidenciais ou reservados poderá ser feita pelos responsáveis pela classificação ou pessoa com nível hierárquico superior. limitar-se-á aos seus respectivos números. Se for de interesse da autoridade classificadora os documentos secretos. o prazo de duração reinicia-se a partir da data da formalização da nova classificação. conferido a quaisquer de suas partes. devem ser definitivamente preservados (não podem ser eliminados). Obs: A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma que não a prescrita no caput só será permitida excepcionalmente e em casos extremos. considerado DSC. mensageiro oficialmente designado. Obs3: Os documentos de valor histórico.4. com opção de registro. em princípio.6. se houver. será atribuído o grau de sigilo mais elevado.5. . d) A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo. por agente público autorizado. Obs: A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por outros meios. será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. e III . II – lavratura de termo de custódia e registro em protocolo específico. que indicará. incluindo: I – identificação dos destinatários em protocolo e recibo próprios. indicação do total de páginas que compõem o documento. redigidas de modo a não comprometer o sigilo. mas ao documento. nas capas. se houver. as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificações. Obs5: A reclassificação e desclassificação de documentos secretos. mala diplomática. Documento Sigiloso Controlado (DSC) É aquele que. Expedição e Comunicação de Documentos Sigilosos I – serão acondicionados em envelopes duplos. Gestão de Dados ou Informações Sigilosos a) A marcação. por sua natureza. no seu todo. II – o envelope interno será fechado. devendo cada uma conter. confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal.301 define que no caso de reclassificação o prazo será contado a partir da data de produção. sempre que se proceder à transferência de sua custódia ou guarda. ou seja. pelo órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade receptores. 7.4. Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário. se for o caso.4. se for o caso. confidenciais e reservados podem ser classificados como DSC Obs2: O DSC também expressará. desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo do documento. de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo. As páginas serão numeradas seguidamente. desde sua classificação ou reclassificação. No envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento. as seções.

propor. 9º deste Decreto.” . relatório. A critério da autoridade competente. em atendimento ao disposto no art.7.4. poderão ser empregados guardas armados. Parágrafo único. 39. para o transporte de material sigiloso. rolo de filme d) Espécie . planta. Obs: os documentos permanentes de valor histórico. declaração.propor.Atribuições: I . Sempre que possível.7. certidão. rascunho c) Formato . certidão de nascimento. livro.caderno. em conformidade com o disposto no art. declaração de bens. . .4.” . os documentos ultrasecretos deverão ser mantidos sob guarda armada. III . II . de acordo com a atividade que a gerou.“Estágio de preparação e de transmissão de documentos. os materiais sigilosos serão tratados segundo os critérios indicados para a expedição de documentos sigilosos. civil e administrativa. selecionando os documentos para guarda permanente. Transporte de Documentos Sigilosos A definição do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso é responsabilidade do detentor da custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo. cópia. filme de nitrato. alteração ou cancelamento da classificação sigilosa.“Material sobre o qual as informações são registradas. boletim de freqüência e rendimento escolar.9. folha.boletim de ocorrência. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades. por meio de cláusulas contratuais específicas. e V . certidão de óbito. civis ou militares.original. e serão de responsabilidade da empresa contratada. As medidas necessárias para a segurança do material transportado serão estabelecidas em entendimentos prévios. Guarda de Documentos Sigilosos A guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que ofereça segurança equivalente ou superior. nos termos da legislação em vigor. papel b) Forma . IV . b) Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos outros. 7. Outras formas de Análise Documental a) Suporte .determinar o destino final da documentação tornada ostensiva. à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. a CPADS poderá ser subdividida em subcomissões. renovação dos prazos.8.“Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. declaração de imposto de renda. cartaz. 7. minuta. diapositivo. Tipos de Arquivamento a) Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre os outros.” .4. e) Tipo . Arquivamento É a operação de guarda dos documentos nos locais devidos segundos um sistema de ordenação previamente estabelecido.fita magnética. probatório e informativo não podem ser desfigurados ou destruídos. Na impossibilidade da utilização de cofres. de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.“Configuração física de um suporte.boletim. relatório de fiscalização 8.5. O material sigiloso poderá ser transportado por empresas para tal fim contratadas. relatório de atividades. à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. mapa.“Configuração que assume uma espécie documental.” . sob pena de responsabilidade penal.autorizar o acesso a documentos sigilosos. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS) . 7.analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito de sua atuação.

Termo de encerramento Conjunto de informações lançadas ao final de um livro de registro.Seleção Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação.Termo de recolhimento Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente. aprovado por autoridade competente.Destinação Decisão.9. recolhimento. III . delas podendo constar o número de folhas.Comissão de Avaliação e Destinação Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo.1. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção. descarte ou eliminação de documentos. cessada a sua tramitação. XIII . VI . XII . mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. VIII . IX .Plano de Destinação Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.Termo de eliminação Instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. estabelecendo critérios para microfilmagem ou eliminação.Prazo de guarda Prazo. de acordo com os valores que lhes são atribuídos. . em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário. responsável pela elaboração de tabela de temporalidade. XIV – Trâmite Curso do documento. descarte ou eliminação. quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente. a data e o nome da autoridade validadora. definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso. ao fim do qual a destinação é efetivada. desde a sua produção ou recepção. que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência. com base na avaliação. VII . V . a finalidade. Conceitos Importantes I . e que o validam.Arquivamento Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento. Segundo o dicionário de terminologia arquivística é o instrumento de destinação. Tabela de Temporalidade (Tabela de Periodicidade) É o elemento de destinação que determina os prazos de permanência dos documentos nos arquivos correntes e/ou intermediário ou que deverão ser recolhidos para o arquivo permanente.Prazo de eliminação Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados. X .Avaliação Processo de análise de documentos de arquivo. Instrumentos utilizados pela Arquivologia 9.Termo de doação Instrumento legal particular que define e formaliza uma doação a arquivo. XI . II . Também referido como tramitação ou movimentação. IV . até o cumprimento de sua função administrativa.Termo de transferência Instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos para o arquivo intermediário. que estabelece os prazos de guarda e a destinação.

do Distrito Federal e municipais). Entretanto. garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos. Excepcionalmente. preferencialmente. quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova. podendo ser transferido para depósito em outro local. • profissional da área jurídica. devem designar uma Comissão Permanente de Avaliação que terá a responsabilidade de proceder às adaptações. Observações: neste campo são registradas informações complementares e justificativas. levantamento de dados relativos às funções e atividades desenvolvidas na área de administração geral. até homologação da aposentadoria. complementando a tabela básica e submetendo-a à aprovação da instituição arquivística pública. bem como naquelas específicas do órgão (atividades-fim). médico e outros). Os órgãos. promover a avaliação dos documentos relativos às atividadesfim. ao adotar a tabela. Incluem-se. Outras instituições poderão manter seus arquivos permanentes. orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos. Nos órgãos públicos a guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais. ainda. 2. • historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo. • profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista. tomando-se por base o conteúdo da informação contida nos documentos. O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi criado o documento. • outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão. em anos. definição dos conjuntos documentais. . pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. sociólogo. com profundo conhecimento das atividades desempenhadas. A metodologia de elaboração da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelos órgãos públicos. e até quitação da dívida. Deverá. ainda. orientar o processo de seleção dos documentos e proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos relativos às atividades-meio. necessárias à correta aplicação da tabela. visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou. Elaboração da Tabela de Temporalidade Para a elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os princípios da teoria das três idades. identificando os valores a ele atribuídos (primário ou secundário). que define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo. quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente. mencionado. hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á de: • arquivista ou responsável pela guarda da documentação. informação e pesquisa. orientar sua aplicação. III – Destinação final: neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação. II – Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária. porém com menor freqüência de uso. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração. embora à disposição desta. IV. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é freqüentemente consultado. dirimir possíveis dúvidas. responsável pela análise do valor legal dos documentos.Componentes da Tabela de Temporalidade I – Assunto: neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos. segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. engenheiro. seguindo orientação técnica dos arquivos públicos. exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas. segundo o seu potencial de uso. • servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados. pois somente desta maneira é possível realizar a análise e seleção documental com racionalidade e segurança. Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução dos procedimentos metodológicos descritos a seguir: 1.

sendo: . à existência de outras fontes recapitulativas. estímulos creditícios). .3. procedendo alterações ou aprovando-a na íntegra. os quais comprovam a receita e despesa do órgão. em outro veículo de divulgação local. tomada de contas. projetos. a Comissão Permanente de Avaliação deverá: 1. 5. obtendo informações referentes à vigência. encaminhar a tabela à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência para aprovação. na inexistência desta. • prêmios. à freqüência de uso dos documentos. por refletirem diretrizes adotadas pelo serviço público na composição de seus quadros. providenciar a divulgação da tabela aprovada. bem como normas. No intuito de fornecer orientação para a definição de valores. Além da aplicação da tabela. regulamentos. estatutos. tabelas e política de pessoal. que refletem o relacionamento empregadores/empregados no serviço público. foram considerados permanentes os regimentos. cuja necessidade é ditada pelas práticas administrativas. No que se refere aos documentos relativos a pessoal. • reclamações/ações trabalhistas. • apuração de responsabilidade e ação disciplinar. Estabeleceu-se valor permanente para os conjuntos documentais relativos à execução financeira (prestação de contas. 6. Para que a tabela seja aplicada com êxito. programas de modernização e reforma administrativa. balancetes. conforme a legislação em vigor. acordos e dissídios. relatórios de atividades. acordos e convênios. ações judiciais. cursos e estágios. processamento das informações e preenchimento dos campos da tabela. entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das atividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos. já que dependem do julgamento dos tribunais de contas. será necessário promover o treinamento dos responsáveis pela execução das atividades arquivísticas do órgão. além dos documentos relacionados às campanhas institucionais e divulgação das atividades do órgão. adotou-se o prazo de 52 (cinqüenta e dois) anos para os que contêm informações passíveis de consulta no momento da homologação da aposentadoria. 2. Dos documentos relativos à administração geral. encaminhamento da proposta à Comissão Permanente de Avaliação para apreciação dos prazos de guarda e destinação. Quanto ao valor secundário dos documentos relativos a pessoal. . analisar a proposta. e aos prazos de precaução. Para assentamentos individuais. • documentos que refletem as diretrizes. normas e procedimentos relativos a exames de seleção.17 anos:período necessário para o servidor atingir a idade máxima para a aposentadoria compulsória 70 (setenta) anos. Cessados os trabalhos. alguns critérios gerais adotados quando da elaboração da tabela básica de temporalidade relativa às atividades-meio da administração pública. planos. balanços. foram considerados permanentes os seguintes conjuntos documentais: • quadros. 4. apresentam-se. pelo caráter punitivo que reflete hábitos e costumes do período. ajustes. definiu-se que os documentos financeiros permaneçam na fase corrente até a aprovação das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediária previamente à destinação. por refletirem uma possível política de valorização dos servidores. • documentos referentes a movimentos reivindicatórios de servidores. regulamentações e diretrizes. 3. com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e prováveis descendentes.35 anos: período correspondente ao tempo de contribuição do servidor. estes serão encarregados de analisar e propor as atualizações necessárias ao aprimoramento das atividades de avaliação. por intermédio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou. aposentadoria e pensões definiu-se prazo de guarda de 100 (cem) anos. No que se refere aos documentos relativos à organização e funcionamento. conforme a Constituição Federal em vigor. à legislação que regula as atividades e os prazos de prescrição. organogramas e estruturas. a seguir. Por impossibilidade de definição de prazos em anos. foram considerados permanentes aqueles que dizem respeito a políticas. levantamento de informações sobre linhas de pesquisa.

II – Rotinas para destinação dos documentos na fase intermediária 1. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados. 9. Quanto aos assuntos diversos. relativa às prioridades pontuais definidas pelos órgãos e setores específicos da administração pública. 8. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase intermediária (guias/listagens de transferência). . Operacionalizar a transferência. c) a execução orçamentária. Separar os documentos a serem destinados. mediante lei orçamentária. São eles: • inventários de documentação bibliográfica. Aplicação da Tabela de Temporalidade A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleção e destinação dos documentos. • análise. reintegração de posse. manuais e instrumentos. No caso de inexistência.No que tange aos documentos orçamentários. uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. 5. seguindo orientações do setor responsável pelo arquivamento intermediário. Quanto aos documentos relativos a material e patrimônio. • inventários de bens imóveis. do original dos documentos permanentes. foram considerados de valor permanente os seguintes conjuntos documentais. • desapropriação. devem ser observadas as rotinas a seguir: I – Rotinas para destinação dos documentos na fase corrente 1. se for o caso. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê. atribuiu-se valor permanente para os conjuntos documentais que refletem: a) a proposta orçamentária. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento. plantas e obras de bens imóveis. palestras e trabalhos apresentados por seus técnicos em eventos promovidos por outras instituições. no que tange ao seu planejamento e programação. bem como os discursos. avaliação. novas prioridades. considerados permanentes. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois. 4. 10. • escrituras de bens imóveis. Os conjuntos documentais relativos à documentação e informação. redirecionando o orçamento aprovado e criando. que demonstra a efetiva alocação de recursos. procedendo à organização. refletem a política de tratamento. foram considerados de valor permanente os documentos relativos aos eventos promovidos pelo órgão. projetos. neste caso. tombamento. procedendo à organização. veículos e semoventes. seleção e tabela de temporalidade. Proceder à eliminação. 2. a cópia será recolhida na condição de fonte única de informação. 6. sistemas e manuais de informática. Elaborar termo de eliminação. • política interna de acesso aos documentos de arquivo. Para isso. ele deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente. reivindicações de domínio. • termos de eliminação e guias de recolhimento. b) o orçamento aprovado pelo governo. registrando-se a alteração nos instrumentos de controle. se for o caso. controle e acesso à informação do órgão. 3. que resguardam direitos patrimoniais: • inventários de material permanente. verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela. 2. • projetos. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento. no órgão. muitas vezes. que redefine as prioridades estabelecidas nas propostas. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela. • normas. 7. • programas.

9º da lei nº 8. de 8 de janeiro de 1991. Proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu próprio conteúdo quando assinala que serão preservados apenas exemplares únicos de documentos repetitivos. Outros procedimentos e critérios podem surgir no processo de seleção para o recolhimento. os responsáveis pela destinação dos documentos em fase intermediária devem realizar a triagem previamente ao recolhimento. já se encontram preservados. segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda permanente. se for o caso. o arquivo intermediário deverá elaborar listagem dos documentos a serem eliminados. III – Triagem de documentos em fase intermediária O conceito de triagem se confunde com o de avaliação. seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica. 5. 6. porém. conforme a especificidade dos documentos avaliados. recapitulativos ou de mesmo teor. 4. garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peças cujo conteúdo justifique sua guarda do ponto de vista probatório e/ou informativo. Proceder à alteração de suporte. No entanto. em relação ao conjunto documental ao qual pertencem. Elaborar termo de eliminação. 9. Nestes casos. ou quando destina conjuntos documentais à eliminação. submetendo-a à aprovação da instituição arquivística pública na sua esfera de competência. Proceder à eliminação. alguns critérios deverão ser observados. em todos os casos. na medida em que ambos os processos se relacionam à depuração da massa documental arquivística. 8. uma vez que outros. eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham. não constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua guarda. seguindo orientações da instituição arquivística pública na respectiva esfera de competência. não possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental. Para isso.3. processo que permite a preservação de parcela de documentos do conjunto documental destinado à eliminação. separando aqueles que. no que concerne ao conteúdo das informações. verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase. Separar os documentos a serem destinados. . Proceder ao registro dos documentos eliminados. 10. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relação/listagem de recolhimento). 7. outros critérios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que. embora corretamente classificados. em conformidade com o art. Operacionalizar o recolhimento. com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada época ou lugar. É igualmente recomendável a seleção por amostragem.159.

CONVÊNIOS 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 010. ESTATUTOS.Tabela de Temporalidade da Administração Pública – Resolução 14 do CONARQ PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADIMINISTRATIVA 002 PLANOS. GRUPOS DE TRABALHO.6.3. AUDIÊNCIAS. 9. REGULAMENTOS. ORGANOGRAMAS. o período de tempo. 9. sendo um instrumento descritivo para orientar os leitores no conhecimento e exploração dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. COMITÊS 2 anos 4 anos 5 anos Eliminação Eliminação 9.5.2. que traz descrição sumária e analítica. . Lista de Eliminação É a relação específica de documentos que serão eliminados de uma única vez e que tem que ser aprovada pela autoridade competente.2. DESPACHOS. PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 003 RELATÓRIOS ATIVIDADES DE Enquanto vigora 5 anos 5 anos 5 anos 9 anos 9 anos Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente São passíveis de eliminação os relatórios cujas informaçõencontram-se recapituladas em outros. cuja temporalidade será definida quando da elaboração da tabela específica para suas atividades-fim 010. REGIMENTOS. REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES Enquanto vigora Enquanto vigora Enquanto vigora Enquanto vigora 10 anos 5 anos Guarda permanente Guarda permanente Eliminação 5 anos Guarda Permanente 010. AJUSTES.1. ESTRUTURAS Os originais dos atos publicados integrarão os arquivos dos gabinetes do presidente da República. Índice Onomástico É o instrumento de pesquisa. REUNIÕES 011. É considerado o instrumento de pesquisa mais genérico. Guia É o instrumento de pesquisa que possui a finalidade de proporcionar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo. governadores e prefeitos. pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. JUNTAS. COMISSÕES. que coloca os nomes dos documentos em ordem alfabética com seus respectivos números de classificação. FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 004 ACORDOS. CONSELHOS. Tabela de Equivalência (concordância) É o instrumento de pesquisa que mostra a equivalência entre antigas notações e as novas adotadas. 9. a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. Sua finalidade é informar sobre o histórico. a natureza. 9. a estrutura. Inventário É o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo. utilizado quando for usado o método de arquivamento numérico.4.3. CONTRATOS.

explicação sobre o modo de consulta do inventário. Segundo o decreto nº 4. de 8 de janeiro de 1991. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo.7. tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. através da descrição minuciosa de seu conteúdo. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo. segundo um critério temático.1. cronológico. Atribuições do CONARQ: I .159. 10.propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados.8. cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra. 26 da Lei nº 8. visando à gestão. 9. por exemplo. O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos privados.SINAR. que definirá a política nacional de arquivos. ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo. breve notícia histórica sobre a instituição. Inventário analítico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente.estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos . Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento.073. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto. Catálogo É o instrumento de pesquisa que descreve unitariamente as peças documentais. . cronológico.2. 9.6. como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos . bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. criado pelo art. pela enumeração de suas unidades de arquivamento. incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos.1. II . sendo os itens descritos minuciosamente.SINAR. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento.CONARQ. a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente. Conceito É o órgão vinculado ao Arquivo Nacional.9. III .promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. 10. 9. Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo. ou parte dele. como uma série.1. Repertório É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. órgão colegiado. descritos de forma sumária ou pormenorizada. sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. vinculado ao Arquivo Nacional. quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. de 3 de janeiro de 2002 Conselho Nacional de Arquivos .2. Órgão responsável 10. onomástico ou geográfico. ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos. pertencentes a um ou mais fundos.1.6.1. ou que digam respeito a determinada pessoa. segundo um critério temático. Inventário sumário Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos 10. onomástico ou geográfico. Sua elaboração só se justifica em casos específicos. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos.

Obs1: cada Conselheiro terá um suplente Obs2: os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal. 12 da Lei nº 8. Obs7: as reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional. tecnologia. permitida uma recondução. cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas. bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos. VIII .promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados. estadual.dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal.dois representantes do Poder Executivo Federal. Legislativo e Judiciário da União.subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento.identificar os arquivos privados de interesse público e social. de 1991. produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva.IV . mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados. em caráter ordinário. por deliberação do Plenário ou ad referendum deste. VII .2. informação e informática 10.o Diretor-Geral do Arquivo Nacional. X . VI .159. que o presidirá.dois representantes do Poder Judiciário Federal. IX . IX .propor ao Presidente da República.estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal. conjugar esforços e encadear ações.três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino.um representante de associações de arquivistas. XIII . sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. 10. preservação ou acesso a fontes documentais.um representante do Arquivo Nacional.Sistema Nacional de Arquivos Segundo o decreto nº 4.zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos. III . Membros do CONARQ: I .dois representantes do Poder Legislativo Federal. órgão superior de deliberação do CONARQ. sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida Obs8: o CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros. Obs6: O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional. no mínimo. nos termos do art.estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo. II . XV . V .073. X . XIV . Obs5: o Plenário. para prover e receber elementos de informação e juízo. VIII . V . ciência.manter intercâmbio com outros conselhos e instituições.dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais. a declaração de interesse público e social de arquivos privados. pesquisa.estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR. VII . Obs4: o mandato dos Conselheiros será de dois anos.articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação. IV . do Distrito Federal e municipal. XII .estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados. VI . dos Estados.1. legislativa e judiciária. de 3 de janeiro de 2002 .recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados. a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República. SINAR . mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros. extraordinariamente.um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia. XI . do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios. por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da República. uma vez a cada quatro meses e. Obs3: os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República. cultura. reunir-se-á.3. respectivamente.

11. atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional. isso ocorre por intermédio do controlo do meio ambiente.10. IV . Legislativo e Judiciário. VII .promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação. Fatores de Deterioração 11.intervenções técnicas e científicas.2.1. Conceitos Importantes  Preservação é o agir sob procedimentos que levam ao retardamento ou à prevenção de deterioração ou dos estragos nos documentos. podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central. XIII .que visam conter as deteriorações dos documentos no início.disseminar. VIII . Fatores Ambientais/Externos a) Agentes Físicos  Luz Solar e Lâmpadas Fluorescentes . Funções I . a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência.3. XII . Obs: pessoas físicas e jurídicas de direito privado. VI . Componentes I . detentoras de arquivos.os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo.causam desbotamento ou escurecimento de alguns papéis e algumas tintas e o seu enfraquecimento. de forma a garantir a integridade do ciclo documental.propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social. para as devidas providências.implementar a racionalização das atividades arquivísticas. II .1.comunicar ao CONARQ.os arquivos do Poder Legislativo Federal. das estruturas físicas e dos acondicionamentos que possam mantê-lo numa situação de guarda estável. zelando pelo seu cumprimento. V .garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente. X .proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo. III .1. visando à gestão.apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR. Conservação e Preservação 11.os arquivos do Poder Executivo Federal.  Conservação é o conjunto de medidas de caráter operacional . III . .os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. periódicas ou permanentes .os arquivos do Poder Judiciário Federal.2.promover a gestão.2. II . IV . bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos. em sua área de atuação.os arquivos estaduais dos Poderes Executivo. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. Conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos. reparos e acondicionamento). 11. por meio de controlo ambiental e de tratamentos específicos (higienização. em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central. XI .prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ. câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ. VII .possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas.2.apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados. garantindo constante atualização. V . Legislativo e Judiciário. No caso do suporte em papel. 10. IX . VI .o Arquivo Nacional. 10.2. as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central. Conceito O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados.colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados.2.

Esta acidez é transmitida por contacto com o material documental. Esses poluentes também causam danos nos materiais fotográficos. é prejudicial ao papel uma vez que. Para se manterem aquecidos.provocam a contração e o alongamento das fibras do papel e predispõe a ataques biológicos quando os documentos se encontram sujeitos a níveis desadequados. sobretudo se provêm de estações ferroviárias. em contacto com documentos produz o ácido sulfúrico. úmidos e escuros. geralmente restos de alimentos.  Poeira . utilizam papéis. provocado manchas no papel). é composto basicamente de fibra de celulose e aditivos sendo que estes contribuem para obtenção de papéis mais lisos e homogêneos. barata/Blatta orientalis (alimentam-se de papel. muitas vezes. riscos. está associada às cidades e às industrias e é uma das causas da degradação química no papel. instalando-se me ambientes escuros.A poluição atmosférica. constituídos: podem ser de celulose pura. como também é um agente destruidor pela ação cortante da suas pequenas partículas minerais. Fatores Internos São os que estão estritamente relacionados com a composição do mesmo.Temperatura e Umidade Relativa . que não apresentam lignina na sua fibra. principalmente na confecção dos ninhos para reprodução. A sua constituição revela os fatores nocivos que contêm. plásticos picados. A poluição gasosa é causada pela queima de combustíveis. escritos e marcas. dobras.2. assim como. Deve-se então realizar controle para constatação da existência e eliminação dos mesmos.os tipos de fibra que compõem o papel. É uma mistura de detritos de substâncias. que produzem acidez e manchas no documento. O dióxido sulfúrico presente no ar em qualquer concentração. papéis e fotografias pela superfície). entre as quais encontram-se agentes biológicos tidos em suspensão ou postos em movimento pelas correntes aéreas. ocasionando danos químicos. alimentam-se dos fungos e de restos de outros insetos mortos e roem as encadernações). etc.  Microorganismos – bactérias (aspecto compacto que decompõem o suporte) e fungos (decompõe a celulose. dióxido sulfúrico. como por exemplo:  Tipo de fibras . irreparáveis os documentos dos acervos. e é ainda indispensável para a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária. traças/Thysanura (desbastam couros. dos meios que facilitam a sua proliferação. O papel. desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural. quentes e úmidos). todos os componentes que fazem parte dele. indústrias. torna-se quebradiço e com um aspecto amarelado.  Roedores . couro. vista como uma causa extrínseca. Estes causam danos. provocando rasgos. não possuindo acidez na sua estrutura.2. textura e resistência. Desde a Antiguidade que é usada para escrever em papéis. d) Agentes Humanos Ação do Homem é um dos maiores agressores do papel.adaptam-se a quase todas as condições climáticas e alimentam-se de matéria orgânica. sendo esta agressão provocada pela acidez e gordura do suor das mãos.  Insetos – brocas/anobiídeos/carunchos/besourinho (perfuram as folhas compactas ou de encadernados). também pode vir a ocasionar danos aos materiais do acervo. c) Agentes Biológicos de deterioração do Acervo (Bibliófagos) Bibliófagos são os seres vivos que se alimentam de material impresso. como os de trapos de algodão e linho ou de madeira. A poeira possui partículas quimicamente inertes.A poeira não só constitui um mal estar para quem cuida dos documentos. torna o papel de baixa qualidade em cor. ou seja. tecidos.a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação. filmes fotográficos e as fotografias são vulneráveis ao sulfeto de hidrogênio. b) Agentes químicos  Poluição Atmosférica .  Sujidade  Acidez do Papel  Tinta . oficinas. pergaminhos e materiais similares. são freqüentemente encontrados entre as folhas. contudo ácidas. orgânicas e inorgânicas. cupins (alimentam-se da celulose da madeira e dos papéis) e piolhos (pequenos insetos de cor amarelo-avermelhado. quando não sofre o processo necessário para eliminação da lignina. peróxido de hidrogênio e a certos vapores orgânicos. com melhor acabamento e mais aptos a  . e inclui poluentes ácidos como o dióxido sulfúrico e poluentes oxidantes. Preferem ambientes quentes. ou seja. Contudo. ou pelo manuseio incorreto. 11. indústrias e ruas poeirentas.

Deverá ser reavaliado tanto nos livros adquiridos por doação. d) Higienização Corresponde à retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos. que são fatores que podem acarretar enfraquecimento do papel.Quando os produtos químicos não são eliminados totalmente.impressão. O uso desta cola evita que a tinta se espalhe por todo o papel. 11. pois evita a contaminação do acervo por livro ou móvel que esteja infetado. utilizandose baixa potência e com proteção na sucção. provocam reações químicas ácidas. identificando se aconteceram ações de insetos. originando a degradação do papel. condições gerais de armazenamento. após o seu processo de fabricação. para determinar as providências a serem tomadas.  Recipientes metálicos utilizados na fabricação do papel . sobretudo em mobiliário de madeira. todo o material que for incorporado ao acervo. para que seja realizada a sucção existente na mesa própria de higienização de livros. compra. higienização. deverá ser utilizado um pincel. O método mais simples é a remoção do pó e demais sujidades a seco. .  Na limpeza das folhas utilizam-se escovas macias e flanelas de algodão. Este ato de examinar torna-se muito relevante. O papel ácido apresenta-se geralmente duro e frágil e em geral escurecido. onde é realizado um levantamento detalhado das condições físicas de cada documento/publicação.. fixando-a sem borrões. b) Monitoração das Condições Ambientais É essa fase que realiza-se uma avaliação e controle dos fatores de temperatura e umidade relativa (UR) do ar. que consiste:  Remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros com um aspirador de pó.a encolagem é o processo sofrido pelo papel.são recipientes que depositam partículas metálicas na polpa durante o processo. tais como: luz. poeira. a partir das seguintes ações: a) Diagnóstico É a primeira etapa de todo o processo de conservação. microorganismos. geralmente os danos são outros. pequenos reparos. tornando-se catalisadores de reações ácidas. condições gerais da exposição do acervo a diversos fatores. onde poderão ser observados: condições gerais das obras e dos documentos. além de evitar o acúmulo de pó nos livros e estantes. denominada de higienização mecânica a seco. gerando manchas de ferrugem no papel (foxing). acondicionamento e proteção. onde é aplicada uma substância que tem como finalidade fixar a tinta de escrever e de impressão. das quais não se removeu a lignina. c) Vistoria Consiste em examinar todo o acervo pormenorizadamente. A higienização do acervo possibilita identificar qualquer problema de início de contaminação do acervo por microorganismos e insetos. mantendo o acervo limpo. De forma a realizar uma limpeza eficiente e sem riscos deve ser efetuada com pó de borracha através da sua aplicação em pequenas quantidades sobre as superfícies desejadas mediante movimentos suaves e circulares. Conservação Corretiva É o conjunto de medidas que atuam contra a deterioração do acervo com o objetivo de prevenir danos. permuta como também em móveis. temperatura ambiental e umidade relativa.  Tipo de encolagem . cuidadosamente. Cuidados da Higienização  Manter uma política sistemática de limpeza de livros e estantes.  Examinar. Outro fator de deterioração intrínseca. no sentido de baixo para cima.3. A lignina afeta a resistência do papel envelhecendo-o rápido desencadeando um acelerado processo ácido. Estes aditivos em condições apropriadas de temperatura e umidade reagem entre si formando ácidos que destroem o papel. Nesta fase é realizada a avaliação técnica do acervo. nos papéis é o uso de fibras não purificadas. a partir de técnicas apropriadas. ou seja. isto é. microorganismos ou outro agente nocivo e avaliando o estado geral dos documentos. acondicionamento e reencardenção.  Resíduos químicos não eliminados e utilizados no fabrico do papel . e sinais de atividades de microorganismos e insetos. direcionando todos os resíduos.  Posteriormente. quando é mole e poroso e.

ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da limpeza. até mesmo na escolha de seu acondicionamento. conforme o caso.Limpar os livros com trinchas ou pincel nas áreas de cabeça (parte de cima).bem enxuto e embebido em álcool. O verso desses documentos retém muita sujidade. deve ser evitada.  Tintas. Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. pois nessas. Os adesivos se restringem à cola metilcelulose e à cola de amido. o pó penetre pelas folhas. no pé (parte de baixo) e na lombada (parte lateral). o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. As espessas tintas encontradas em partituras de música. geralmente. Todo cuidado é pouco. não deverão ser aplicados em publicações muito danificadas ou deteriorados. esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção. como de cópias de carbono. no centro das folhas do livro. Recomenda-se remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no documento). Ao fazer a limpeza de um documento desses. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas. A limpeza deve ser feita com o auxílio de um aspirador de pó doméstico. o cuidado com as emendas deve ser redobrado. gerando degradação. por exemplo. desde que em boas condições. após testes. tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfície  desaconselhável. Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido.  . muitas vezes. para reparo de encadernações. Documentos em grande formato  Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha. a detecção rápida das áreas sujas. folha a folha. Muito sensíveis à água. têm várias folhas de papel coladas entre si nas margens. d) Reparo Consiste no conserto das rupturas das páginas ou da capa. Materiais empregados em reparos Basicamente. por ser o local preferido pelos microorganismos para se desenvolverem e atacarem o papel. facilitando assim. os materiais usados para execução de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papéis especiais. obs: os recursos estabelecidos anteriormente. Os grandes mapas impressos. O exame dos documentos. Pode-se também usar um swob – cotonete . Documentos manuscritos  Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. A limpeza mecânica. Não se recomenda limpar a área pictórica. Deve-se segurar o livro pelo centro com a lombada voltada para cima. Existe uma variedade enorme de papéis orientais e das mais diversas gramaturas. e mistura de metilcelulose e PVA. para evitar que. visando permitir uma impressão maior. de flanela ou perflex. Os livros que forem incorporados ao acervo devem ter prioridade no processo de higienização. ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e quebradiço. nesses casos. com pincel ou trincha. forrando-se a mesa de trabalho com papel de tonalidade clara. podem destruir um documento pelo seu alto índice de acidez. são fáceis de “borrar”.  Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados. devendo ser limpos individualmente. com utilização de papel adequado (papel japonês ou outro alcalino) e cola metilcelulose de forma a impedir rasgos maiores. cores e tipos de fibras.  Iniciar a higienização das estantes pela prateleira superior.  Reforçar a limpeza. Em mapas impressos. podem estar soltas ou em estado de pó. Para a encadernação de livros. os papéis não precisam obrigatoriamente se enquadrar em especificações de qualidade arquivística. para reparos de suporte. no decorrer do processo de limpeza.  As tintas ferrogálicas. Os papéis apropriados para reparos em suportes são constituídos por fibras especiais e de natureza quimicamente neutra.  Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. reencolagem das encadernações ou folhas soltas.

manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para. Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos.  placa de vidro. o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina. em seguida. armazenando-os de forma segura. etc. Nos dias atuais normalmente a encadernação mais usada é feita com cola. O poliéster é um material muito útil pela transparência. Os procedimentos e técnicas para a realização de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos:  mesa de trabalho. porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos. folders. tintas.  pinça.  pincel chato. deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento.A cola metilcelulose é solúvel em água e. que é a de proteger contra danos. mais reversível e ao mesmo tempo com poder de adesão mais alto que a metilcelulose.  entretela sem cola. Há documentos que. do tipo capa solta. as condições de uso. a sua reversibilidade ocorre através da umidade. f) Encadernação e Reencadernação A encadernação e reencadernação são os processos de conservação mais eficientes. uma vez seca. ou seja. o tipo de suporte. aquela na qual os .  fita adesiva dupla neutra.  tecido de linho etc.) em estado precário de conservação. em caixas ou envoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. poliéster e caixas. porém pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose e torná-la menos agressiva ao suporte onde é aplicado.  papelões de diversas gramaturas.  papel mata-borrão. pastas. Para cumprir sua função. envelopes.  tubos de PVC.  espátula de osso. Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes). Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. envelopes. podem ser acondicionados entre papéis. e) Acondicionamento O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados.  peso de mármore.  espátula de metal. Cada situação requer uma análise e depende diretamente das condições em que se apresenta o documento. pois esse material está em contato direto com os documentos.  filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia). conforme o caso. o estado de conservação.  filme de poliéster. estabilidade e resistência. dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte. Os papelões são empregados na construção de caixas.  pincel fino. definir o acondicionamento. porta-fólios. Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas. enquanto que os papéis e os cartões especiais são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas.  tiras ou cadarços de algodão. Ele não consiste em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos. Numa medida adequada. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento. Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são:  papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas. A PVA já não é tão reversível. porém em certas condições especiais seu uso deve ser restrito.

em área isolada e precaução contra o fogo/  A luz do dia deve ser abolida. que além de serem ácidos. devem estar no mínimo a 7 cm de distância.identificação dos perigos inerentes aos edifícios e às coleções que albergam (ameaças internas / externas). Os móveis considerados como menos indicados para o armazenamento são os de madeira. baseado nas condições físicas. estes devem ser armazenados em gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino. restituindo-lhes a condição de estabilidade e capacidade de uso.  Recuperação . g) Armazenamento É o processo de guarda de documentos em arquivos.cadernos ou folhas soltas são presos entre si para formar um bloco. obs1: é aconselhável a utilização de produtos alcalinos ou. Os documentos devem ser guardados na posição vertical. plantas e cartazes devem ser armazenados por meio de mapotecas horizontais e quando excedem o tamanho das gavetas devem ser enrolados sobre tubos de 10 cm de diâmetro. arejados. acessível e concisa. de cartão alcalino.  Prevenção . 11. h) Plano de Emergência Consiste em definir uma orientação para resguardo em casos de situações inesperadas que coloquem em risco o acervo do arquivo. os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. O plano de emergência deverá prever a evacuação de espécies documentais e de pessoas do edifício. ou seja.5. as estantes. o plano de emergência contempla cinco fases distintas:  Avaliação do risco . além do perigo do fogo.  Ar ser seco enfraquece as fibras do papel. com o mínimo de umidade. o material ácido deverá ser isolado com papel alcalino para evitar o contacto direto com o interior da obra evitando a acidificação das páginas.procedimento a adotar no caso de ocorrência de acidentes. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada.  Reação . Os documentos de grande dimensão não devem ser colocados em cima de outros cuja dimensão é menor. e tratando-se de encadernação de época.concepção e apresentação. Os livros armazenados em armário fechado também devem guardar certa distância da parede de fundo do armário e o próprio armário deve ficar afastado em aproximadamente 7 cm da parede. sem oscilações. sobretudo naqueles encostados em paredes externas. de forma a que seja bem compreendido por todas as pessoas envolvidas. e em ambientes ventilados. por escrito. No caso dos documentos soltos sem encadernação como é o caso dos folhetos. no tamanho e no peso de cada obra. obs3: no caso de material mais recente. a obra deverá ser apenas acondicionada. com o manuseio intenso soltam-se com facilidade. Por norma. Cuidados no armazenamento  Boa circulação de ar.implementação de medidas que eliminem ou reduzam os perigos existentes. fórmica ou outro tipo de metal sem tratamento. pois facilita o desaparecimento das tintas e enfraquece o papel. . pois poderá ocasionar uma total deformação do suporte. de um plano visando a capacidade de resposta e a recuperação. deverá ser efetuado o reforço. quando não for possível.6. no máximo de três volumes. Desta forma.  Umidade: entre 45 a 58%  Temperatura: 20º e 22º . evitando a ocorrência de bolsões de ar úmido. O empilhamento deverá ser criterioso. Condições do Ambiente  O arquivo deve ser construído em um local elevado. obs2: no documento que apresentar folhas soltas ou a encadernação estiver fragilizada. São necessários cuidados especiais para assegurar que a umidade e o ar estagnado não se acumulem nos armários fechados. utilizando uma camada de adesivo sintético ou cola. onde devem ser considerados os mobiliários. 11. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos (libertam contaminantes químicos). Os mapas. não devendo ser guardados em contato direto com as paredes.reabilitação dos locais do acidente e restauro dos materiais danificados. em estantes. também chamado de papel permanente. arquivos e armários.  Resposta . O plano de emergência deve ser redigido em linguagem bastante clara.

numa pilha). a fim de evitar que se inclinem. devendo ser protegidos em uma embalagem. o couro deteriorado se transforma em uma substância poeirenta. feitas de papel ou de plástico. deve ser microfilmado. não se deve apertá-los de forma a provocar danos ao retirá-los da estante. podendo-se. produzir uma cópia em papel a partir do microfilme. Fotocopiar livros de valor especial é uma tarefa que deve ser executada apenas por funcionários. Quando for necessário manter as capas à mostra. que acaba por sujar o papel e o tecido. entretanto. Caso as prateleiras não estejam cheias. 11.como grampos.existem outras alternativas. rasgar ou amassar as folhas.  Recortes de jornal e outros papéis de qualidade inferior não devem ficar em contato direto com os documentos históricos e manuscritos em papel de melhor qualidade. fluoreto de sódio. A acidez e os óleos que estão no couro migram para o papel e o tecido. e não por pesquisadores. cristais de paradicloro-benzeno) durante um período de 48 a 72 horas. Os materiais de plástico adequados à armazenagem são o poliéster.1. Estes suportes devem ser à prova de danos. As máquinas planas exigem que a encadernação seja forçada. como é o caso em um museu . Invólucros adequados incluem o encapsulamento em poliéster. causadores de danos . o polipropileno e o polietileno. pois isto força a encadernação. em vez de 180o.devem ser cuidadosamente removidos e. Quando isto não for possível.  Os livros não devem ser empilhados nas prateleiras. para evitar o risco de arranhar as encadernações. . que é realizada da seguinte forma:  Introduzir os documentos na câmara de fumigação. A lombada de um livro nunca deve ser apertada para baixo com a mão ou com a tampa da copiadora para assegurar uma imagem de qualidade. Sempre que possível. a utilização de suportes que cubram as laterais. Devem ser colocados de forma a encher as prateleiras. de maneira a evitar o empilhamento. Devem ser armazenados em posição horizontal. em caixas com tampa articulada de qualidade arquivística (os negativos em placas de vidro constituem uma exceção. devem ser utilizados bibliocantos para manter os livros de pé. de acordo com condições específicas. sendo aceitáveis os alcalinos e de pH neutro. e as pilhas devem conter apenas dois ou três volumes.7. Os documentos devem ser armazenados em pastas de arquivo alcalinas. é melhor que cada uma delas tenha a sua própria embalagem. Os livros devem ser empilhados apenas no caso de absoluta necessidade.  Em relação às fotografias.7. aplanada. DDT. entre elas. entretanto. para evitar esses problemas. os livros devem estar protegidos em caixas. sem inclinação para um lado ou outro. então. o ideal é que sejam colocadas no máximo de dez a quinze folhas em cada pasta. deve-se juntar os livros com capas em papel e tecido. caixas ou uma combinação desses materiais. é necessário inserir prateleiras adicionais em intervalos estreitos. onde o mais eficiente é o da fumigação. Os invólucros de papel devem ser livres de ácido.  Os documentos em pergaminho são altamente vulneráveis às flutuações de temperatura e de umidade relativa. deixando visíveis as lombadas ou a colocação de um filme de poliéster entre os livros. As caixas devem ser acomodadas em prateleiras ou em armários de metal. Posição vertical sobre as prateleiras. substituídos por materiais inoxidáveis. Livros muito grandes. com superfícies lisas e cantos arredondados. Se um livro está muito quebradiço e frágil para ser fotocopiado com segurança. pastas de papel. Além disso. acelerando sua deterioração. clipes e taxas. devendo ser guardados em posição vertical a fim de evitar a quebra de placas guardadas embaixo de outras. separando-os daqueles com capas em couro. pesados e estruturalmente fracos ou danificados devem ser armazenados em posição horizontal e não vertical. Operações de Conservação 11. para que se consiga uma boa imagem. a fim de que encontrem o apoio que requerem. Para isso. se absolutamente necessário. pode-se fazer uma opção ao invés da outra. No caso destes documentos serem frágeis e/ou valiosos.  As encadernações de papel e de tecido não devem ser armazenadas em contato direto com as de couro.  Todos os materiais empregados para fixar . Os pequenos e em bom estado devem ser colocados de pé. onde é feito o vácuo. Desinfestação/Expurgo É o método de combate aos insetos.  Os livros sofrem freqüentemente danos desnecessários durante o processo de reprodução fotostática. e mesmo assim somente quando puder ser feita sem causar danos aos livros.  Aplica-se o produto químico (timol. As melhores máquinas são aquelas com mesas em ângulo ou outras características que permitem fotocopiar uma página com o livro aberto apenas em 90o.

7. em máquinas elétricas. Repete-se o vácuo. produzir duplicatas para projeções freqüentes. a sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos. afeta suas qualidades permanentes. muitas vezes nocivos à saúde humana. 11. recomenda-se o emprego de prensa manual sobre pressão moderada. papéis e cartões ácidos. microondas (não recomendado). Em seguida. Para a limpeza das folhas. não usar fitas adesivas.4. expondo-os à ação do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 95%). Observar sempre a necessidade de usar máscaras para poeira e luvas como proteção contra os microorganismos. são passados a ferro. evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos. usar programas antivírus. reservando uma sala independente para a limpeza. utilizam-se trinchas. Limpeza do espaço físico – salas de acervo A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso. congelamento. escovas macias e flanelas de algodão.  Microfilmes: devem ser armazenados em cofres. 11. o expurgo de pragas. não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido. umedecido com Kodak Film Cleaner. 11.  Insufla-se o ar. deixando o documento solto dentro das duas lâminas. pastilhas de Fosfeto de Alumínio e reencadernação. durante uma hora. Para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros. corta-se o excesso de poliéster e arredondam-se as extremidades. ente o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm. folha por folha. através dos seguintes métodos de controle: gás carbônico. uma escova ou um aspirador de pó. não forçar a separação de uma fotografia da outra. devem ser feitas duplicatas. escrever o necessário somente no verso. fitas adesivas. seco e longe do computador. para maior proteção do documento. arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à umidade. sob pressão média de 7 a 8Kg/cm e temperatura entre 145 a 155ºC e) Encapsulação: o documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces. Faz-se. imersão ou dos processos de laminação e silking. Restauração Consiste em utilizar um método que aumente a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente (mofo. não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar. não escrever nos documentos. utilizar mobiliário metálico.  Diapositivos: utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou polipropileno). Normalmente é feita da seguinte maneira: Aplica-se uma película protetora em um dos lados do papel. devem ser manuseadas com as luvas de algodão e arquivadas em mobiliário de aço. pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros. proteger o CD contra arranhões e poeira. deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos. b) Tecido: processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. manter os disquetes em local fresco. mas devido ao uso de adesivo à base de amido. em uma câmara de umidificação.8. etiquetas. d) Laminação: processo em que se envolve o documento. Limpeza É a fase posterior a fumigação. Durante a limpeza. . Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável. gases). que deve ser feita com pano macio.  Fotografias: devem receber proteção individual de boa qualidade. Caso existam documentos em estado de fragilidade. Ao terminar a operação. colocando-o numa prensa hidráulica. 11. as estantes e os móveis.  Retiram-se os documentos. adaptada com tecido de filó ou gaze. a) Banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. Cuidados individuais com documentos  Papel: as estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem).2. pragas. não dobrar as páginas. por meio de solução vaporizada.3.9.  Disquetes e CD-ROM: usar os disquetes de boa qualidade. c) Silking: utiliza tecido (crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade. com lápis macio. também.7. com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose. removem-se grampos metálicos. aplicadas com pasta de amido. 11.7. nas duas faces.

Além de ser uma solução de baixo custo. pois sua interferência. os custos reduzem significativamente. Entretanto. porque estes exalam vapores que geralmente são compostos de elementos de natureza ácida. Em seguida. proporcionando acesso eficiente.400 documentos de formato A4. Qualquer tipo de solvente ou cera não é recomendado. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e. através da fita spool. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados. O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos. que autoriza as atividades de microfilmagem no país. passar outro pano seco.  Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó. a proximidade das informações. que são as microfilmadoras planetárias e as rotativas.1. A vantagem deste sistema é que. As microfilmadoras trabalham com microfilmes de 16mm e 35mm. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. e a baixo custo de armazenagem (possui alto custo para gerar os microfilmes). por menor que seja. Não devem ser utilizados produtos químicos. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. e podem conter até 15. e conseqüentemente a produtividade dependerá da sua habilidade.Tipos de Microformas: a) Filme (rolo): é a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. desta forma. sem passar pelo papel. 1) Planetárias: Nas microfilmadoras planetárias os documentos e o filme permanecem fixos. passada com pano muito bem torcido. 12. As informações são armazenadas em microfilmes. 12. para documento de tamanho padrão. estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais. rápido.3. exigindo. Como esse processo é mais trabalhoso. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. c) Microfichas: podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm. fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salas de acervo. Normalmente.2. para documentos padronizados ou não.Tipos de Microfilmadoras: O microfilme pode ser gerado de por dois tipos de equipamentos de entrada. Assim o posicionamento dos documentos depende do operador. ou seja. limpo e seguro às informações arquivadas. as bibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados. 12. assim. podendo estes serem eliminados após a microfilmagem. A microfilmagem é realizada nos processos rotativo e planetário. 2) Rotativas: As microfilmadoras rotativas possuem um tracionador responsável pelo transporte dos documentos até o seu interior. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado. o microfilme garante a segurança. Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. sendo um meio de armazenamento mais racional e prático. com valor médio equivalente ao de um xerox. b) Jaqueta: utiliza impressão com os mesmos procedimentos da forma anterior. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou metal. que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura. qualidade e integridade das imagens por mais de 500 anos. Conceito A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações. Microfilmagem 12. pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. desequilibra a umidade relativa do ambiente. jaquetas ou microfibras. É preciso estar atento à umidade relativa do ar.000 documentos. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários . saída direta do computador para a microficha. Deve-se evitar também a água. O Brasil possui legislação federal específica. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de água + álcool a 50%.

contínuos. Para os símbolos indicados no item 2.5. usar letras e números não serifados. 0081 (*) 0079 (*) (*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984. OBS: As letras e números das mensagens. DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. 0078 (*) Páginas e/ou números Numeração incorreta. issues. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. 0080 (*) Texto deteriorado. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. Data incorreta. o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Missing pages and/or Incorrect numbering. 1° É autorizada.4. 10 do CONARQ – ISO 9878/1990 1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos: Fim do rolo. o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros. 3) 0490 (*) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos. em todo o território nacional.433. sem qualquer tipo de adorno. isto é. Repetition of image. 0488 (*) Repetição de imagem. que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item 1. LEI N° 5. 0077 (*) Original em cores. Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. Encadernação defeituosa. End of roll. Para os símbolos indicados no item 2. caso a documentação tenha continuidade: Continuação de outro rolo Continued from another roll. em tamanho igual ou superior a 70 pontos. 0491 (*) Continua em outro rolo. em falta. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel. Beginning of roll. 0075 (*) Início do rolo. Continued on another roll. Damaged text. 12. Original in colour. Original difficult to read. Na ausência da fonte ARIAL. Wrong binding. Conforme a situação: Original ilegível. 0076 (*) 2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos. Símbolos utilizados na microfilmagem segundo a resolução no. incluídos na ISO 9878/1990. em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. O Presidente da República. deverão ser apresentados na fonte ARIAL. Incorrect date. a microfilmagem de documentos particulares e . 12.

a presente Lei. indicando as autoridades competentes. nas esferas federais. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser arquivados. em livro próprio. de pessoas físicas ou jurídicas. da Administração Indireta. Art. o resultado do processo de reprodução em filme.433. . DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n° 5433. 3° O Poder Executivo regulamentará. é regulada por este Decreto. ou por medida de segurança. §5° A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente. sendo permitida a utilização de qualquer microforma. Brasília. autorizada pela Lei n° 5. §2° Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para autenticação de reproduções realizados por particulares. por meios fotográficos ou eletrônicos. poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente.433. 2° Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados. por autoridade competente. 147° da Independência e 80° da República. de 8 de maio de 1968. 84. abrange a dos documentos oficiais ou públicos. Art. §4° Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo. Art. inciso IV. traslados e certidões extraídas de microfilmes.6. por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados. Judiciário e Legislativo. dados e imagens. 8 de maio de 1968. destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. que regula a microfilmagem de documentos oficiais. em diferentes graus de redução. Art. no prazo de 90 (noventa) dias. ser eliminados por incineração. para fins deste Decreto. a critério da autoridade competente. Art. Art. de documentos. 3° da Lei n° 5. 2° A emissão de cópias. para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes. no uso das atribuições que lhe confere o art. em juízo ou fora dele. §2° Os documentos microfilmados poderão. de qualquer espécie e em qualquer suporte. estes de órgãos federais. §6° Os originais dos documentos ainda em trânsito. Art. para produzir efeitos jurídicos com a terceiros. §1° O decreto de regulamentação determinará. e dá outras providências. a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele. quer os microfilmes. estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originais de microfilmagem de documentos oficiais. dos Estados. §7° Quando houver conveniência. igualmente. §1° Os microfilmes de que trata esta Lei. COSTA E SILVA Luís Antônio da Gama e Silva 12. os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele. A. da Constituição e tendo em vista o disposto no art. bem como a dos documentos particulares ou privados. §3° A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo. para que possam produzir efeitos legais. em todo território nacional. Art. assim como as certidões. estaduais e municipais. do Distrito Federal e dos Municípios. 3° Entende-se por microfilme. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações. produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo. bem assim a autenticação desses documentos. 4° É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados.oficiais arquivados. quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem como os requisitos que a microfilmagem realizada. de 8 de maio de 1968. vedada sua saída sob qualquer pretexto. de 8 de maio de 1968 Decreta: Art. 6° Revogam-se as disposições em contrário. da União. podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos. quer os seus traslados e certidões originarias. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA. 1° A microfilmagem. DECRETO N° 1799.

quando for o caso. serão reproduzidos posteriormente. eventualmente omitidos quando da microfilmagem. § 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo.registro no Ministério da Justiça. Art. Parágrafo único. não sendo permitido corte ou inserção no filme original. na sua parte superior. Art.informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto. § 1° Será obrigatória. garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução. sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente. a critério da autoridade competente. para efeito de segurança.identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados. qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade. com os seguintes elementos: I . após a microfilmagem.identificação do equipamento utilizado. se for o caso. quando for o caso. de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior. além dos procedimentos previstos neste Decreto. c) nome por extenso. § 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos. garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução. será feita sempre em filme original. a identificação e a numeração seqüencial legíveis com a vista desarmada. imediatamente após o último documento. dar-se-á por meios que garantam sua inutilização. de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior. a microfilmagem poderá ser feita por etapas. qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade. cartório ou empresa executora da microfilmagem. densidade uniforme e durabilidade. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição. poderão.número do microfilme.nome por extenso. V . não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. III . se for o caso. a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. a extração de filme cópia. II . V . 11.nome por extenso. sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme . a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente. VIII .ordenação. cartório ou empresa executora da microfilmagem. III . A eliminação de documentos. Art. tanto a original como a cópia terão.menção. VII . por falha de operação ou por problema técnico.nome por extenso. 7° Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura. 5° A microfilmagem.local e a data da microfilmagem. ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade. Art. do filme original. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução. identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados. IX .Parágrafo único. área reservada a titulação. com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição. da unidade filmada e do grau de redução. Em se tratando da utilização de microfichas.menção. por superposição. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência. Art.identificação do detentor dos documentos microfilmados. qualificação funcional. § 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. em tramitação ou em estudo. 10. de modo que se possa identificar. cartório ou empresa executora da microfilmagem. 8° No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de encerramento. II . qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade. ser microfilmados. local e data. b) descrição das irregularidades constatadas. com os seguintes elementos: a) identificação do microfilme. Art. Os documentos. IV . 12. § 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação. Art. e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso. tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. IV . com os seguintes elementos: I . VI . § 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos. de qualquer espécie.termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições do presente Decreto. Art. bem como fotogramas destinados à indexação.

13. 20.que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto. os quais oferecem recursos cada vez mais amplos na área da informação e documentação. Cabe ressaltar que apesar das facilidades que as novas tecnologias propiciam.que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas. II . 15. em juízo ou fora dele. somente terão valor legal. poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução. por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator. além da legislação a que estão sujeitos. 13. produzidos no exterior. em cada folha. 16 As empresas e os cartórios. não poderão ser eliminados após a microfilmagem. Brasília. que vão desde os mais simples editores de texto até os mais sofisticados e complexos programas. as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados. Parágrafo único. Parágrafo único. no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original. das quais podemos citar o tratamento digital de imagens. que combina textos. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos. Art. de 8 de janeiro de 1991.que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado. § 3° A cópia em papel. desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura.398. 18. de 24 de abril de 1969. quando: I . 21. ou necessários à prestação de contas. Art. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto. obrigatoriamente. deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. 30 de janeiro de 1996. Art. II . extraída de microfilmes de documentos privados. cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 19. para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele. de que trata o parágrafo anterior. Art. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão. As infrações. a multimídia. 22. 14. terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. Os microfilmes e filmes cópia. Art. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. voz. Art. Art. 175° da Independência e 108° da República. a que se refere este artigo. III . deverá ser emitido termo próprio. 9° da Lei n° 8. Art. § 1° Em se tratando de cópia em filme. que no caso dos arquivos vêm apresentando soluções para gerenciamento de documentos. declarando: I . que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros. Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização.autenticados por autoridade estrangeira competente. observada a gravidade do fato.cópia. III . que até o momento não possuem . utiliza-se este instrumento para as mais diversas funções. Art. nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. deve-se considerar impreterivelmente a questão legal destes arquivos ou documentos. Parágrafo único. às penalidades de advertência ou suspensão do registro. imagens e movimento. Os documentos oficiais ou públicos. com valor de guarda permanente. sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis. No caso de reincidência por falta grave. as técnicas de fluxo de trabalho (workflow). 17. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto. Art.tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado. extraída de microfilmes de documentos privados. § 2° Em se tratando de cópia em papel. deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Revoga-se o decreto n° 64. devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. o registro será cassado definitivamente. um documento de garantia. fornecerão. as empresas e cartórios. Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da década de 1980. às normas deste Decreto.forem acompanhados de tradução oficial.159. aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. a autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto. Os traslados.

indexação. tramitado e armazenado por sistema computacional. internet. Utilizando o armazenamento eletrônico de arquivos você previne quanto a perda de documento. Quanto maior o volume das informações. Conceito a) Unidade de registro de informações. DVD. com um formato digital. através de CD. não asseguram o valor probatório legal dos documentos. distribuição.1. por conseguinte.regulamentação devido a sua vulnerabilidade e. Através do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documento). páginas web. tanto do GED. Para implantação do GED. g) Redução de tempo no acesso a documentos. c) Redução de custos provenientes da duplicidade. 13. codificada por meio de dígitos binários. processado por computador. d) Rapidez no envio da informação ao usuário final. etc. Tipos característicos de Documentos Digitais Correspondência eletrônica (e-mail): É um documento arquivístico. microfilmagem e distribuição de documentos. f) Economia com a redução de tempo de resposta para auditorias e pesquisas. Em uma economia. diminui o espaço de armazenamento. e-mail. tramitação. interrupção no processo de deterioração dos documentos. Outra questão é a durabilidade dos materiais empregados e sua rápida superação no que tange a atualização destes softwares de gerenciamento.1. redução de área física e moveis para arquivamento. imagens fixas. atrasos em respostas e perda do potencial da competitividade. os documentos são pesquisados em segundos. isso significa que ela já é madura o suficiente para perceber o real valor da informação. inclusive o da perda de negócios. o GED veio como um aliado definitivo as empresas. armazenamento em CD. quanto da microfilmagem deve ser efetivada visando a garantia no processo de atualização da documentação. Alem de se fazer necessário os procedimentos de recebimento. dinamizando análise de documentos e reduzindo o tempo de tramitação dos mesmos. rede. interligação dos equipamentos em rede. para tomar decisões seguras e eficazes. ou seja. Tendo as informações armazenadas em um sistema de GED. e garante a durabilidade das suas informações. A implantação. c) Documento arquivístico digital: documento arquivístico codificado em dígitos binários. computadores para todos os usuários. gravações sonoras. ajudando na agilidade e no diferencial que garante a competitividade no mercado. Algumas vantagens do GED: a) Interação com outros sistemas como correio eletrônico. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) . mais necessário é encontrar uma solução para que a desordem não crie sérios problemas. 13. Documento Digital 13.1. b) Possibilidade de maior disseminação da informação. sem falar no acesso à informação pela internet e intranet. através de backup. aquisição e instalação de software. disponibiliza suas informações para todos. HD. internet. pode-se desfrutar de todas as vantagens que o computador oferece: impressão. onde as empresas necessitam de informações rápidas. e ainda a eliminação do risco de perda do acervo. arquivamento dos documentos e finalmente o treinamento dos usuários. b) Documento em meio eletrônico. aquisição de servidor. deve-se primeiramente criar infra-estrutura necessária a sua implantação: cabeamento do prédio. produzido. reprografia e extravio de documentos. mensagens de correio eletrônico. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: textos.1. sistemas de gestão e manutenção. Quando uma empresa faz a escolha de implantar sistemas de GED. imagens em movimento. informações que se constituem em fontes de prova dessas atividades. dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente. senhas. bases de dados. torna o processo de gerenciamento mais fácil. e) Agilidade no atendimento e padronização no cadastramento e informações.2. DVD. desde que contenha informações produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da instituição.

etc) sem antes. e efetivo. dado sobre o dado) que o tornam mais completo e capaz de gerar conseqüências. da avaliação e acesso de processos. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) Documento digitado e depois impresso O original depende do contexto em que se dá a produção do documento. Aviso de Férias – emitido pelo Sistema de RH 13. Exemplos: Boletim de notas e freqüência de alunos de graduação – emitido pelas unidades pelo Sistema Acadêmico. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) 13. d) Devido a fragilidade do suporte e a obsolescência tecnológica.3 Qualidade de Original Documento transmitido eletronicamente No ambiente eletrônico a qualidade de original é dada de acordo com a rota do documento dentro do sistema eletrônico de gestão arquivística. obter autorização da Comissão Setorial de Arquivos de sua Unidade (Diretoria) ou a Comissão Central de Avaliação de Documentos do SIARQ. Quando um documento é transmitido eletronicamente. isto é. disquetes e CD-ROM. Conceitos . Neste caso.4. que contenham informações importantes para e sobre a unidade e mantê-los em arquivo. Neste caso.2. Isto porque a transmissão acrescenta metadados (informações necessárias para dar significado aos dados armazenados num sistema de computador. próximos a campos magnéticos. fitas cassete para CD. o documento armazenado pelo remetente é considerado uma cópia. Neste caso. vhs. tramita e é arquivado eletronicamente. característicos do sistema de gestão de documentos arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos.: ex. Se o documento digitado é assinado. servem como fonte de prova dessas atividades. fitas cassete. Gestão de documentos 14. 13. c) Evitar deixar fitas cassete ou de vídeo. este será considerado original. 14. 13. ao contrário. Atenção: ao adotar medidas de digitalização de acervos arquivísticos de sua unidade ou órgão. portanto. a impressão em papel é eventual e o documento daí resultante é considerado uma cópia. fitas de vídeo para DVD.Páginas de um “website”: São documentos arquivísticos na medida em que tais páginas se constituem em documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades da instituição que as criou e. Sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas. Recomendações Conservação e Preservação de Informações em Documentos Digitais Recomenda-se: a) Imprimir os documentos gerados em meio eletrônico. primitivo. Obs: Eliminações de documentos digitais: As regras são as mesmas adotadas nos planos de destinação de documentos aprovadas pela CCAD/SIARQ. Digitalização Processo de conversão de um documento convencional para o formato digital ou processo de conversão de imagens e sons de código analógico para código digital por meio de dispositivo apropriado como uma scanner. o original é aquele que é recebido. isto é. b) Documentos armazenados somente em meio eletrônico devem possuir uma cópia em um CD ou disquete para facilitar o acesso aos documentos em caso de alguma eventualidade . isto é. documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) Documento arquivístico eletrônico original: O primeiro documento completo e efetivo. tramita e é arquivado em papel. o documento armazenado no computador é uma cópia que deve ser eliminada.1. o documento digitado é assinado. não eliminar os documentos convencionais (papel. este será considerado original. Para um documento ser original. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) Exemplo: Sistema de Protocolo da Unicamp – permite o registro. do arquivamento. deve ser o primeiro a ser produzido de forma completa. e) Tomar cuidado no manuseio das mídias digitais especialmente com os CDs que podem riscar comprometendo a inteligibilidade das informações ali registradas.3.1. deve ser capaz de alcançar os efeitos para os quais foi produzido (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos). ele deve ser completo. procure migrar as informações de um suporte menos atualizado para um suporte mais atualizado. o controle do trâmite. isto é. sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo sistema jurídico. Se.

 objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalização.  objetivo específico: garantir a disponibilidade da informação governamental na hora e local exatos.  eliminação dos documentos. organização.Destinação Deve-se avaliar a massa documental.000. automação.  análises de sistemas.  maior consciência do valor dos arquivos. considerando o planejamento.000 por ano no final em 1998.  melhor organização dos documentos. materiais e operacionais.Produção Deve-se ampliar a utilização dos documentos que são necessários. do processamento automatizado de dados e de outras técnicas avançadas na área de gestão da informação.3 F ases do processo de gestão I .  sistemas de arquivos e de recuperação de informação. atendendo às necessidades dos órgãos e administrações. 14. evitando-se a produção daqueles que não são essenciais e diminuindo o volume dos documentos a serem manuseados.  identificação e descrição das séries de documentos.CIA. por meio de:  utilização e conservação dos documentos. 14. Vantagens As vantagens da aplicação da gestão de documentos numa organização se caracterizam pela economia do custo operacional. tramitação. controle de expedição. 14.5. utilização e destinação final do documento.  redução considerável de custos governamentais. microfilmagem): assegurar o uso adequado da micrográfica. objetivando o acesso rápido e preciso às informações neles contidas.Conjunto de métodos e procedimentos administrativos referentes às atividades do ciclo vital dos documentos. tramitação e arquivamento. parágrafo 2°.  transferência de documentos. controlados e armazenados.  gestão de arquivos.000. . 216. Gestão de Documentos Correntes É essencial na administração pública o estabelecimento de normas para a gerência dos documentos na fase corrente. garantindo a preservação dos documentos de valores históricos e científicos para sua guarda permanente. controle e coordenação dos recursos humanos. da CF de 1988: "cabem à administração pública. esses carecem de um tratamento de classificação. ainda. Levando em consideração que os documentos correntes estão vinculados aos fins para os quais foram criados.4. 14.Uso/ tramitação É necessário controlar o fluxo documental. desde sua criação até sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.2 Objetivos  objetivo geral: racionalizar o ciclo documental.  estabelecimento de programas de conservação e preservação de documentos. III . Há.  gestão de correios e telecomunicações. fiscal e legal. já tendo perdido o valor administrativo. na forma da lei. a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitam". II . estudos comprovam que a aplicação do Programa de Gestão de Documentos na administração pública federal dos EUA produziu uma economia de cerca de U$1.  objetivo referente ao acesso: de acordo com o art. realizando:  avaliação de documentos. assegurando a produção.  objetivo referente à preservação: assegurar a guarda dos documentos que apresentam valor permanente. Segundo dados do Conselho Internacional de Arquivos .000 por ano em 1980 e quase U$100.  centros de arquivamento intermediários. outras vantagens:  clareza na distinção dos valores dos documentos.  seleção e gestão de copiadoras. pelo acesso rápido e disponibilidade da informação governamental e pela utilização adequada de técnicas avançadas.

Atividades do arquivo corrente A relação das atividades desempenhadas pelo protocolo e pelos arquivos correntes visam informar. etapa que requer muito cuidado. as seguintes atividades:  recebimento: receber a correspondência.  análise:verificar a classificação atribuída no ato do recebimento. para tanto. torna disponíveis espaços dispendiosos reutilizáveis para outros fins.  Procedem à aplicação de tabelas de temporalidade selecionando documentos para eliminação ou recolhimento. abrir os documentos ostensivos. 14.5.  classificação: operação intelectual que consiste na interpretação do documento. para tanto. racionalizando espaço físico.  Coordenam as transferências de novos documentos aos seus depósitos. desenvolvendo.5. datando o documento original e cópias. Além disso. alguns documentos podem ser eliminados imediatamente. encaminhando a cópia ao setor remetente. desdobrar folhas e verificar existência de sujeiras. mas uma parte relativamente importante destes. indicando data da retirada.  registro e movimentação: apor carimbo de protocolo. distribuir os documentos.1 Atividades do protocolo Serviço auxiliar. A transferência destes documentos para um depósito de arquivamento intermediário reduz à metade os custos de sua conservação. 15. separando-as quanto aos aspectos particular ou oficial. pode se tomar irreversivelmente perdido. por meio do devido controle.  empréstimo: atividade nobre dos arquivos. ratificando-a ou retificando-a. 14. as seguintes atividades:  inspeção: verificar a existência de despachos destinando a documentação ao arquivamento. nome e unidade de quem a retirou bem como anotação em controle manual ou sistema informatizado. pois um documento arquivado inadequadamente. embora esteja guardado. bem como equipamentos que podem ser destinados à gestão de documentos correntes.6. encaminhando os de caráter sigiloso aos destinatários.2. verificando a falta de folhas ou anexos. desenvolvendo. com o número e data do documento. conforme o plano de classificação de documentos adotado.1.  Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade. com exatidão. Sistemas: a) Sistema Direto: a busca do documento é feita diretamente onde está guardado . verificando a existência de antecedentes.Todas essas operações técnicas caracterizam os serviços de gestão dos documentos correntes.  atendimento: informar sobre a existência de determinado documento e sua localização/tramitação atual. todo o trâmite e conteúdo da documentação produzida e recebida pela unidade administrativa. retirando excesso de grampos e clipes de aço. pois corresponde à própria essência de sua formação. que devem constar em um Programa de Gestão e serem coordenados por um gestor em cada instituição. equipamentos e a recuperação da informação. Os depósitos de armazenagem temporária constituem uma alternativa cujo objetivo principal é minimizar o custo público da guarda de documentos intermediários. Sistemas e Métodos de Arquivamento 15. deve ser conservada por um período mais longo em função de razões legais ou administrativas. Gestão de Documentos Intermediários Encerrado o período de arquivamento na fase corrente. cuja principal função é informar rápida e precisamente a localização exata da documentação em trânsito.6. classificação e encaminhamento da documentação. 14. 14.  arquivamento: arquivar a documentação de acordo com o método adotado. promovendo a restauração das folhas em mau estado de conservação.  expedição: receber a documentação expedida dos setores. os arquivos intermediários:  Atendem às consultas feitas pelos órgãos depositantes. aos destinatários. é a análise e determinação do assunto do mesmo.1 Atividades Desenvolvidas  Responsáveis pela guarda física dos documentos de uso pouco freqüente. e expedir o original por correio ou malote. ou seja.  limpeza: preparar o documento para seu arquivamento. eventualmente. servir à administração e à história. Aconselha-se a utilização de guia-fora em substituição ao dossiê. favorece as condições de utilização de tais documentos pela administração pública.

chamadas regras de alfabetação.2. Obs: Esse método utiliza uma pasta chamada miscelânea onde são armazenados documentos referentes a diversos correspondentes eventuais. Paulo Teixeira. Quando houver sobrenomes iguais. Pedro Álvares Santos. Maria Luísa Obs. Métodos: 15. Jonas Vieira. onde o elemento principal considerado é o nome. Vítor 2 – Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Luciano São Paulo.1. É o mais simples de todos. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita. que são as seguintes: 1 – Nos nomes de pessoas físicas. Exemplo: João Barbosa Pedro Álvares Cabral Paulo Santos Maria Luísa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa. considera-se o último sobrenome e depois o pronome. Paulo Villa-Lobos. onde as fichas ou pastas são dispostas em ordem alfabética através de guias divisórias. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco. direto. Paulo Vasconcelos. João Cabral. Aníbal Teixeira. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Marilda Teixeira. Camilo Monte Verde. Exemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vítor Teixeira Arquivam-se: Teixeira. Carlos 4 – As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. com as respectivas letras.b) Sistema Indireto: a busca do documento é feita a partir de um índice 15. fácil e barato.  Desvantagens: erros de arquivamento REGRAS DE ALFABETAÇÃO O arquivamento de nomes obedece a 13 regras. Waldemar Santo Cristo. J Vieira. José . Vieira Jonas Vieira José Vieira Arquivam-se: Vieira. Exemplo: J. Nesse método utiliza-se as regras de alfabetação. Método Alfabético É o método direto. Heitor 3 – Os sobrenomes formados com as palavras Santa.2. prevalece a ordem alfabética do pronome.  Vantagens: rápido.

um. Giulio di De Penedo. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor André Ferreira General Paulo Pereira Dr. Ricardo d’ Câmara. Jorge Abreu Sobrinho. André (Professor) Pereira. Winston Müller. e. entre parênteses. Pedro de Andrade. Júnior. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O’Brien Arquivam-se: Capri. Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho. Esteban . Paulo Vasconcelos Sobrinho. Jorge 7 – Os títulos não são considerados na alfabetação. Jorge 9 – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. não são considerados (ver também regra nº 9). Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. Exemplo: Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Júnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho. Henrique Obs.5 – Os artigos e preposições tais como a. quando escritas com letra maiúscula. Neto. O mais comum é considerálas como parte integrante do nome. o. Paulo (General) Teixeira. Georges Churchill. mais não são considerados na ordenação alfabética. uma. de. Arnaldo do 6 – Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Paulo Teixeira Arquivam-se: Campos. Lúcia da Couto. d’. Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Lúcia da Câmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Müller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert. Antônio Ribeiro Júnior. Jorge Abreu Neto.) 8 – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. do. Pedro (Dr. Paul Schmidt. Joaquim Viana Neto. da. São colocados após o nome completo. Milton (Ministro) Ferreira.

não se considerando. Exemplo: José de Oviedo y Baños Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ríos Arquivam-se: Arco y Molinero. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim.Du Pont. John O’Brien. Exemplo: Embratel Álvaro Ramos & Cia. assembléias e assemelhados os números arábicos. Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3. que corresponde ao sobrenome da família do pai. empresas. Ele também é um método do sistema direto. que deverão estas . Angel del Oviedo y Baños. Francisco de Ríos. cidade e correspondente: as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar. Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.2. os artigos e preposições que se constituem. Desvantagens: exige duas classificações: nome do local (cidade.º) 15. Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3º. pois a busca é feita diretamente ao documento. reuniões. Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang 12 – Os nomes de firmas. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundação Getulio Vargas Library of Congress (The) 13 – Nos títulos de congressos. Fundação Getúlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Vantagens: facilidade para manuseio e direto. que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.2. para facilitar a ordenação. Ordenação: a) Nome do Estado. facilitando o manuseio. chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Antonio de los 11 – Os nomes orientais – japoneses. Gordon 10 – Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. José de Pina de Mello. estado ou país) e mais o nome do elemento do documento correspondente. Método Geográfico É o método onde as fichas ou pastas são organizadas de acordo com a procedência ou Local. por estado. Charles Mac Adam. Barbosa Santos Ltda. porém para fins de ordenação. conferências. entre parênteses. Admite-se. independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades.

então. é necessário preparar um índice alfabético-onomástico (nomes próprios em ordem alfabética) ou. Sendo que. organizado em fichas. enquanto que no método numérico são de 10 a 20 correspondentes. o cronológico ou o dígito-terminal. a) Método numérico simples No método numérico simples atribuímos um número a cada elemento. um empregado. fotografias. As guias divisórias apresentam notações indicativas dos nomes dos estados. Os números obedecem a um critério previamente determinado e pode ser. para ajudar na pesquisa ao arquivo.  Desvantagem: O método numérico simples exige um índice alfabético remissivo. já que o nome da pessoa a que o processo se refere não é destacado no arquivamento. o método numérico simples pode ser aplicado a arquivos especiais como o de discos. os nomes estão relacionados em ordem alfabética. embora a disposição física das pastas nas gavetas ou estantes do arquivo possa apresentar características próprias a cada um. por exemplo. Método Numérico É o método indireto.  Vantagem: é o sigilo. Os processos são arrumados no arquivo em ordem numérica. a numeração obedece à seqüência natural. seguido da capital e correspondente.2. Obs3: se forem feitas algumas adaptações. c) Método numérico dígito-terminal Esse método também se aplica aos casos em que o elemento principal de identificação é o número. Assim. um fornecedor. . Sendo adotado para os casos em que o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número. Obs1: é o único método que não utiliza a pasta miscelânea. em função dos critérios adotados. dados esses que variam de uma instituição para outra. Nesse caso. primeiramente coloca-se a capital e depois em ordem alfabética as outras cidades do país. ele passa a se denominar processo. entre outros. o documento é autuado . A partir daí. b) Nome da cidade. onde é anotados o seu número de protocolo e outras informações tais como o assunto ou a matrícula do funcionário. quando o documento dá entrada no serviço de protocolo. etc. b) Método numérico cronológico Nesse método (muito utilizado em repartições públicas). fichas de procedência e de assunto. é que no método alfabético cada pasta era formada por no máximo 5 correspondentes. pois para localizarmos um documento no arquivo. a matrícula do funcionário. Cada elemento pode ser um cliente (pessoa física ou jurídica). prontuários médicos.colocado em uma capa de cartolina. Ao adotarmos o método numérico precisamos fazer a opção entre o método numérico simples. ele recebe um número de registro como por exemplo: 05/0328/97 Depois. No índice. Obs2: outra característica desse método é que permite utilizar a numeração de pastas que venham a vagar. o número de registro do documento. não há necessidade de guias divisórias. Obs2: nesse método só pode ser aproveitado o número de registro se for da mesma data. podem ser o próprio número do processo e o número de matrícula do requerente.dispostas após as capitais. pois a numeração dada às pastas ou fichas facilita a localização do documento no arquivo. sem qualquer preocupação com a ordem alfabética. c) De outros países: primeiro o país.  Desvantagem: exige a consulta de mais de um dado para localizar o processo. Uma diferença existente. precisamos observar a ordem numérica e também a data. necessitamos recorrer a um índice alfabético. fitas sonoras (Multimeios) ou a arquivos especializados. onde cada número corresponde a um nome. As guias não apresentam os estados. filmes. obedecendo às regras de ordenação e de alfabetação. constituídos de projetos de engenharia. projetos de financiamento.3. Sendo necessária a utilização de um índice remissivo para localização dos documentos. nos três métodos. que fornecerá o número sob o qual o documento foi arquivado. 15. estado e correspondente: ordena-se primeiramente por ordem alfabética por cidades. Obs1: assim como no método alfabético utilizamos a pasta miscelânea para correspondentes eventuais.  Vantagem: Em um arquivo organizado pelo método numérico simples. cadastros de funcionários. Para facilitar a pesquisa e recuperação da documentação.

quando o volume de documentos é muito grande. Instituições como INSS. pareceres.  Vantagem: esse processo reduz o erro de arquivamento. eles são registrados e recebem um número inicial. finalmente. Esses documentos. podemos escolher métodos mais ou menos complexos. depois. Como exemplo: Um cliente de uma companhia de seguros dá entrada em vários documentos. vão ordenados para o arquivo. telex. É errado. Os assuntos devem ser agrupados sob títulos principais. o par de números mais à direita é denominado grupo primário. contratos. Dicionária Cursos de Doutorado Cursos de Graduação Cursos de Mestrado Pesquisas de Alfabetização Pesquisas de Educação de Adultos Pesquisas de Educação Fundamental Pesquisas de Ensino Tecnológico Enciclopédica Cursos Doutorado Graduação Mestrado Pesquisas Alfabetização Educação de Adultos Educação Fundamental Ensino Tecnológico . capazes de atender às diferentes necessidades. acordos. de acordo com suas peculiaridades. e esses subdivididos em títulos específicos. companhias de seguro. telegramas.4. correspondência recebida e expedida. sendo indicado para os casos de grande volume de documentos e de assuntos variados. Numeração Inicial Numeração especial Ordenação para arquivamento 057 698 05-76-98 13-60-97 126 197 12-61-97 42-60-97 136 097 13-60-97 12-61-97 277 698 27-76-98 65-75-98 279 799 27-97-99 05-76-98 426 097 42-60-97 27-76-98 657 598 65-75-98 27-97-99 Nesse tipo de numeração. A medida que a empresa recebe os documentos. Dependendo da quantidade de documentos a serem guardados por assunto. partindo-se dos conceitos gerais para os particulares. e agiliza a localização do documento.  Desvantagens: gera uma certa dificuldade na identificação pela primeira vez. a) Método Alfabético por Assunto É o método aconselhável para uma quantidade pequena de documentos e dos assuntos. em diferentes dias. bancos e hospitais apresentam graves problemas dessa natureza. 15. o do meio é o grupo secundário e o mais à esquerda é o grupo terciário.  Ordem enciclopédica: nela os assuntos foram agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente dentro deles. mas que podem ser reduzidos com a adoção desse método. portanto. Por isso é necessário que cada instituição elabore seu plano de classificação de assuntos. recebem uma numeração especial em função do método de arquivamento adotado pela companhia e.2. pois utiliza um método de leitura não habitual. classificar assuntos como atas. que obedece a uma seqüência numérica natural. uma vez que trabalhamos com grupos de dois dígitos. O maior ou menor grau de detalhamento dessa classificação será determinado pelas necessidades de cada serviço.  Ordem dicionária: nela os assuntos são ordenados em ordem alfabética.Ele surgiu da necessidade de serem reduzidos os erros no arquivamento. Métodos por Assuntos (Ideográfico) É o método utilizado para arquivamento de documentos relacionados à administração. Nesses métodos é necessário não confundir assunto com o tipo físico (espécie do documento).

há necessidade de um esquema ou plano de classificação. daí o nome decimal. III .2. contem. pois facilita a localização exata do documento arquivado.aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia.b) Método Numérico por assunto Nesse método. não há a limitação na quantidade de classes. Outros Métodos a) Alfanumérico: usam-se letras do alfabeto para designar os cabeçalhos principais e a letra correspondente a este cabeçalho combinada com a numeração do sistema numérico dupléx para as subdivisões.546.aos que. embora não habilitados nos termos dos itens anteriores. ou seja. nos campos profissionais da Arquivologia ou da Técnica de Arquivo. IV . c) Método Variadex Esse método é uma variação do método ideográfico alfabético. A aplicação do método numérico à classificação dos assuntos simplifica as operações de arquivamento. pelo menos. Art.aos portadores de certificado de conclusão de curso de 2º grau que recebam treinamento específico em técnicas de arquivo em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-de-Obra. Dentro de cada classe podemos criar 10 subclasses. II . A ADMINISTRAÇÃO A1 COMUNICAÇÕES A1-1 Telégrafo . reconhecido na forma da lei.5.100 hs.  Método Duplex: é o método ideográfico numérico onde os assuntos são divididos em classes de acordo com a necessidade. também aqui.aos Técnicos de Arquivo portadores de certificados de conclusão de ensino de 2º grau. E ELECTRICAL DIVISION (Divisão de eletricidade) ER Resistance Measurements Section (Seção de Medidas de Resistência) EE Electrical Instruments Section ( Seção de Instrumentos Elétricos) 16.  Método Decimal: é o método ideográfico numérico onde os assuntos são divididos em 10 classes principais que são numeradas. Ética Arquivística e Funções do Arquivista LEI N° 6.Preços A1-2 Correio b) Mnemônico: utiliza uma combinação de letras que remete à memória do assunto. e dá outras providências O Presidente da República. Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. indispensável que seja preparado um índice alfabético remissivo. 15. com as atribuições estabelecidas nesta Lei. onde cada assunto recebe uma cor específica. A ADMINISTRAÇÃO Ae Administração de edifícios e terrenos Ag Administração geral Agl Administração geral. nas disciplinas específicas. 1° O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo. com carga horária mínima de 1. só será permitido: I . Portanto.Taxas Telegráficas . V . cada assunto recebe um número sob o qual os documentos são arquivados. cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei. 2° São atribuições dos Arquivistas: .aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia. na data do início da vigência desta Lei. do Ministério do Trabalho. que possibilite a localização do documento no arquivo. cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados. Esse método facilita o arquivamento e a localização dos documentos. legislativa Ap Administração do pessoal c)Orgânico: utiliza símbolos derivados das unidades organizacionais para relacionar os cabeçalhos de assunto. DE 4 DE JULHO DE 1978 Dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo. Além disso. Cada subdivisão só pode ser feita de 10 em 10.

Art. da Constituição.preparação de documentos de arquivos para microfilmagem e conservação e utilização do microfilme. do Ministério do Trabalho. por correspondência ou avulsos. 6° O exercício da profissão de Técnico de Arquivo. cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados. V .desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.orientação quanto à classificação. 9º Revogam-se as disposições em contrário.aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia. 8º Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação. da Lei nº 6. de 4 de julho de 1978. ERNESTO GEISEL Arnaldo Prieto DECRETO Nº 82. organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos.planejamento. DECRETA: Art 1º O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo. a contar da data de sua vigência.planejamento. embora não habilitados nos termos dos itens anteriores. com as atribuições estabelecidas nos artigos 2º e 3º deste Decreto. III .orientação da avaliação e seleção de documentos. item III. nos campos profissionais da Arquivologia ou da Técnica de Arquivo.aos portadores de certificado de conclusão de curso de 2º grau que recebam treinamento específico em técnicas de arquivo em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-de-Obra. pelo menos. nos termos previstos no regulamento desta Lei.planejamento. IV . organização e direção de serviços ou centro de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos. em 5 de julho de 1978.preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados. descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos. 4° O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo. II .546. XII . cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei. com as atribuições previstas no art. depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho. . de 4 de julho de 1978. II . 5° Não será permitido o exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos. que dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de técnico de Arquivo. Brasília. VIII . II .590. Art. IV .planejamento. DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978 Regulamenta a Lei nº 6. X . item III. Art 2º São atribuições dos Arquivistas: I . organização e direção de serviços de Arquivo. arranjo. Art. registro e distribuição dos documentos. de férias. arranjo e descrição de documentos. contem.aos que. para fins de preservação. bem como controle de sua movimentação. III .planejamento. IX . 7º Esta Lei será regulamentada no prazo de noventa dias. com dispensa da exigência constante do art. só será permitido: I . 4 de julho de 1978.aos Técnicos de Arquivo portadores de certificados de conclusão de ensino de 2º grau. assim como prestação de informações relativas aos mesmos.planejamento. IV . Art.classificação.I . VII . V . simplificados ou intensivos.recebimento. 3° São atribuições dos Técnicos de Arquivo: I . 157° da Independência e 90° da República. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA . será permitido. com carga horária mínima de 1. enquanto o Poder Executivo não dispuser em contrário.orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos. 1º. usando da atribuição que lhe confere o artigo 81. VI . III . Art. Art. XI . organização e direção de serviços de Arquivo.aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia.546.elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos. Art.promoção de medidas necessárias à conservação de documentos.assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa. orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias. reconhecido na forma da lei. orientação e acompanhamento do processo documental e informativo.110 horas nas disciplinas específicas. e tendo em vista o disposto no artigo 7º. 3º.

157º da Independência e 90º da República. V . do Ministério do Trabalho.Para comprovação das atividades profissionais de Arquivista e de Técnico de Arquivo.preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados.promoção de medidas necessárias à conservação de documentos.orientação da avaliação e seleção de documentos.para Técnico de Arquivos: a) certificado mencionado no item III do artigo 1º.O registro provisório será efetuado a requerimento do interessado.O exercício da profissão de Técnico de Arquivo. Art 8º . Art 7º . o número da Carteira de Identidade. orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias. Art 5º O regime a que se refere o artigo anterior será efetuado a requerimento do interessado. incluindo as de magistério no campo de Arquivologia. Art 3º . caso comprove a inexistência de cursos em determinadas cidades ou regiões. IV . organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos. instruído com a Carteira de Trabalho e Previdência Social e declaração. IX .planejamento. até 5 de julho de 1978. irrefutavelmente. até 5 de julho de 1978. o local e data de nascimento. de férias.orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos.Não será permitido o exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos.II . par fins de preservação. Art 6º . instruído com os seguintes documentos: I . além do nome do interessado.Este Decreto entrará em vigor na data da sua publicação.assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa. o estado civil. durante cinco anos ininterruptos. em 06 de novembro de 1978. ou documentos comprobatórios do exercício das atividades mencionadas no art. § 1º . a filiação. X .desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. e o número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas do Ministério da Fazenda. organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos. arranjo e descrição de documentos.orientação quanto à classificação. de que se encontra desempenhando ou em condições de desempenhar as atribuições previstas no artigo 3º.planejamento. depende de registro provisório na Delegacia Regional do Trabalho. ou documentos comprobatórios de atividade profissional de Arquivista. simplificados ou intensivos. 3º. § 2º . durante o período mencionado no item IV do artigo 1º. Brasília. b) Carteira de Trabalho e Previdência Social. com as atribuições previstas no artigo 3º e dispensa do certificado de conclusão de ensino de 2º grau. revogadas as disposições em contrário.O registro provisório de que trata este artigo terá validade de 5 anos. § 2º . descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos. bem como controle de sua movimentação. b) Carteira de Trabalho e Previdência Social. podendo ser esse prazo prorrogado.São atribuições dos Técnicos de Arquivo: I . III . ERNESTO GEISEL Arnaldo Prieto . ou certificado de conclusão de curso de treinamento específico previsto no item V do artigo 1º. por ato do Ministro do Trabalho.planejamento.preparação de documentos de arquivo para microfilmagem e conservação e utilização de microfilme. do empregador ou da empresa interessada na sua contratação. assim como prestação de informações relativas aos mesmos. VII . durante cinco anos ininterruptos ou dez intercalados.O requerimento mencionado neste artigo deverá conter. § 1º .elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos.para Arquivista: a) diploma mencionado no item I ou no item II do artigo 1º. os endereços residencial e profissional. DF. o interessado deverá juntar documentos que demonstrem. registro e distribuição dos documentos. depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho. seu órgão expedidor e a data. orientação e acompanhamento do processo documental e informativo. VIII . XII . II .classificação.planejamento.recebimento. arranjo. VI . IV . por correspondência ou avulsos. Art 4º O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo. II . XI . III . o exercício.

qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 5º . desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico. tramitação. contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. 11 .Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social. estadual.Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos.17.Os documentos públicos são identificados como correntes. CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art.Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. Art.A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei. civil e administrativa. 4º . 7º . § 1º . Art. para os fins desta Lei. Parágrafo único . nem transferidos para o exterior.Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo. 14 . como instrumento de apoio à administração. Art.Consideram-se arquivos. 6º . DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art.Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. Art. em decorrência do exercício de atividades específicas.Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. Art. à cultura.O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social . 1º . 13 . mesmo sem movimentação. sem prejuízo das ações penal. intermediários e permanentes. Legislação Arquivística – Principais LEI Nº 8.Consideram-se documentos intermediários aqueles que.A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. constituam objeto de consultas freqüentes. Art. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. § 2º . da vida privada. 12 . 10 .É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos. por órgãos públicos de âmbito federal. por razões de interesse administrativo. § 1º .159. aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 8º . bem como por pessoa física. 3º . legislativas e judiciárias. Art. não sendo de uso corrente nos órgãos produtores.A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. no exercício de suas atividades. probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. bem como à inviolabilidade da intimidade. ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. uso.Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. da honra e da imagem das pessoas.Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental. sob pena de responsabilidade. instituições de caráter público e entidades privadas.São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público. § 2º . Art.Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas.Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que. CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. em decorrência de suas atividades. Art. Art. 9º . na sua específica esfera de competência. 2º .

20 . determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. Art. 15 .Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 3 . Art. por igual período. Art.Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos .SINAR.O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos.É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. § 1 . e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. 26 . Art. Art. e nesta Lei.O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos. órgão vinculado ao Arquivo Nacional. civil e administrativa. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. . 25 . o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. 19 .Poderá o Poder Judiciário.CONARQ . o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. na forma da legislação em vigor. a contar da data de sua produção.A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais. 24 .Para o pleno exercício de suas funções. 21 . por qualquer forma.Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a. podendo esse prazo ser prorrogado. e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. da vida privada. § 1 . em qualquer instância. do Ministério das Relações Exteriores. estaduais.Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. também. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade. Art. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha. Parágrafo único . como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos . bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. bem como a gestão e o acesso aos documentos.Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções.Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. a contar da data de sua produção. São considerados. restringir o disposto neste artigo. § 5 . tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias. CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS Art. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo. do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais. DISPOSIÇÕES FINAIS Art. do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo. Art. § 4 . Parágrafo único .Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável. § 2 . Art. 18 . 23 .São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo.Legislação Estadual. 16 . o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. 22 . § 3 . 17 .Ficará sujeito à responsabilidade penal. CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. do Distrito Federal e municipais. § 2 . da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos. observado o disposto na Constituição Federal. ou doados a instituições arquivísticas públicas. por uma única vez. que definirá a política nacional de arquivos.poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções.

de 7 de dezembro de 1940) e no artigo 229. deve estar sujeito às normas estabelecidas na legislação e no Código de Ética Médica. independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no prontuário. CONSIDERANDO que toda informação em saúde identificada individualmente necessita de proteção em sua confidencialidade.406. § 2 . CONSIDERANDO que o prontuário e seus respectivos dados pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis.O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas. inciso I do Código Civil (Lei nº 10. de 29 de setembro de 2000. de 9 de agosto de 2002. conforme definição de tipos de unidades do Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde. CONSIDERANDO os enunciados constantes nos artigos 102 a 109 do Capítulo IX do Código de Ética Médica. que fazem parte dos prontuários dos pacientes. CONSIDERANDO o teor das Resoluções CFM nos 1. nos artigos 153. CONSIDERANDO o crescente volume de documentos armazenados pelos vários tipos de estabelecimentos de saúde.independente de ser unidade de saúde ou consultório -. finalmente. por ser principio basilar do exercício da medicina. alterada pela Lei nº 11. 154 e 325 do Código Penal (Decreto-Lei nº 2. que será um certificado padrão ICP-Brasil. o decidido em sessão plenária de 11/7/2007. quer eletrônico quer em papel. CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM nº 30/02. autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde. de 30 de setembro de 1957. diagnóstico e terapêutica têm documentos próprios. Brasília. CONSIDERANDO que os dados ali contidos pertencem ao paciente e só podem ser divulgados com sua autorização ou a de seu responsável. CONSIDERANDO que o Conselho Federal de Medicina (CFM) é a autoridade certificadora dos médicos do Brasil (AC) e distribuirá o CRM-Digital aos médicos interessados.268. Art. elaborado. em 08 de janeiro de 1991.Revogam-se as disposições em contrário. conforme convênio. 170 da Independência e 103 da República. CONSIDERANDO. DE 11 DE JULHO DE 2007 Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes. CONSIDERANDO que o prontuário do paciente.§ 1 . CONSIDERANDO que as unidades de serviços de apoio. inciso X da Constituição da República Federativa do Brasil. Art. CONSIDERANDO o disposto no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde. CONSIDERANDO que a autorização legal para eliminar o papel depende de que os sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de pacientes atendam integralmente aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)". é propriedade física da instituição onde o mesmo é assistido . em qualquer meio de armazenamento. que trata de prontuário elaborado em meio eletrônico. regulamentada pelo Decreto nº 44. CONSIDERANDO que o sigilo profissional.000. públicas e privadas. de modo que quando solicitado por ele ou seu representante legal permita o fornecimento de cópias autênticas das informações pertinentes. ou por dever legal ou justa causa. que visa preservar a privacidade do indivíduo. 27 . pelo Conselho Federal de Medicina e Sociedade Brasileira de Informática em Saúde.848. de 15 de dezembro de 2004. do Ministério da Saúde. que oferecem novos métodos de armazenamento e transmissão de dados. a quem cabe o dever da guarda do documento. de 19 de julho de 1958.605. no uso das atribuições que lhe confere a Lei nº 3. CONSIDERANDO o preceituado no artigo 5º. e 1. 28 . de 10 de janeiro de 2002).638. O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA.Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. o médico tem a obrigação ética de proteger o sigilo profissional.821. CONSIDERANDO os avanços da tecnologia da informação e de telecomunicações. aprovado na sessão plenária de 10 de julho de 2002.A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. resolve: . estabelecidos no referido manual.045. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA RESOLUÇÃO CFM Nº 1. e CONSIDERANDO que o médico tem o dever de elaborar um prontuário para cada paciente a que assiste.

www.br e www. estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde. microfilmado ou digitalizado. 84. mediante convênio específico. até a implantação do CRM Digital pelo CFM.org. EDSON DE OLIVEIRA ANDRADE Presidente do Conselho LÍVIA BARROS GARÇÃO Secretária-Geral DECRETO Nº 4.0 e/ou outra versão aprovada pelo Conselho Federal de Medicina. Art. a partir do último registro. Art. eliminando a obrigatoriedade do registro em papel. § 2º Os arquivos digitais oriundos da digitalização dos documentos do prontuário dos pacientes deverão ser controlados por sistema especializado (Gerenciamento eletrônico de documentos . desde que esses sistemas atendam integralmente aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)". considerando a evolução tecnológica. Art. Art. as normas da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo. Art. da Constituição Federal. quando então será dado um prazo de 360 (trezentos e sessenta) dias para que os sistemas informatizados incorporem este novo certificado. por falta de amparo legal.sbis. 2º Autorizar a digitalização dos prontuários dos pacientes. aprovado nesta resolução. possibilitando a pesquisa de maneira simples e eficiente. podem ser exercidas pela Comissão de Revisão de Prontuários. Art. expedirão selo de qualidade dos sistemas informatizados que estejam de acordo com o Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde. as seguintes características: a) Capacidade de utilizar base de dados adequada para o armazenamento dos arquivos digitalizados. 7º Estabelecer a guarda permanente. 8º Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos. exige o uso de assinatura digital.639/02. que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico. DE 2 DE OUTUBRO DE 2003. incisos IV e VI. e demais disposições em contrário. Art.portalmedico. 11º Ficam revogadas as Resoluções CFM nos 1. minimamente. no uso das atribuições que lhe confere o art. e . respectivamente.331/89 e 1.Art. 6º No caso de microfilmagem. microfilmado ou digitalizado. que possua. c) Obediência aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)". desde que o modo de armazenamento dos documentos digitalizados obedeça a norma específica de digitalização contida nos parágrafos abaixo e. Art.GED). para os prontuários dos pacientes arquivados eletronicamente em meio óptico. e conforme os artigos 2º e 3º desta resolução. 5º Como o "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)". os prontuários microfilmados poderão ser eliminados de acordo com a legislação específica que regulamenta essa área e após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo. após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários. e dá outras providências. 10º Estabelecer que o Conselho Federal de Medicina (CFM) e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS). estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde. 3º Autorizar o uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de pacientes e para a troca de informação identificada em saúde. Art. 4º Não autorizar a eliminação do papel quando da utilização somente do "Nível de garantia de segurança 1 (NGS1)". § 1º Os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações dos documentos originais.br. tomando como base as atribuições estabelecidas na legislação arquivística brasileira.850. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA. está autorizada a utilização de certificado digital padrão ICP-Brasil. anexo e também disponível nos sites do Conselho Federal de Medicina e Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS). 12º Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação. 9º As atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em todas as unidades que prestam assistência médica e são detentoras de arquivos de prontuários de pacientes. versão 3. b) Método de indexação que permita criar um arquivamento organizado. Institui Comissão Interministerial com a finalidade de obter informações que levem à localização dos restos mortais de participantes da Guerrilha do Araguaia. para a preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel. Art. Art. 1º Aprovar o Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde.org.

de 13 de julho de 1999. o § 1 A credencial de segurança conferida no inciso II deste artigo supre o certificado a que se refere o inciso o o IV do art. o Art. II . DECRETA: o Art. relativa às suas finalidades. o § 1 Os integrantes da Comissão poderão indicar representante. e II . o § 2 A Comissão poderá convocar e indicar servidores públicos para o desempenho de atividades específicas. o § 2 Os dados. Considerando o direito dos familiares que tiveram parentes mortos na denominada Guerrilha do Araguaia de obterem informações acerca da localização da sepultura de seus parentes.as atividades da Comissão se desenvolverão em caráter sigiloso. e ficarão sob a guarda do Ministério da Justiça. o Art. materiais e serviços necessários ao desempenho de suas atividades. documentos. e. 6 As funções dos integrantes da Comissão serão consideradas missão de serviço relevante e não serão remuneradas. independentemente do grau de sigilo que lhes tenha sido atribuído. o o neste caso. de 1995. 37 e nos arts. 17 e o § 1 do art. o ou. no período de 2 de setembro de 1961 a 5 de o o outubro de 1988.fica conferida aos integrantes da Comissão credencial de segurança que os habilite a ter acesso a dados. o independentemente do consentimento ou da autorização a que se referem o art. o § 4 Ao final dos trabalhos. o Ministro de Estado da Justiça poderá classificar. que sejam pertinentes à finalidade da Comissão. que expressamente proclamou o princípio de reconciliação e de pacificação nacional.pelos seguintes Ministros de Estado: a) da Justiça.807. especialmente: I .553. d) Advogado-Geral da União. 32 do referido Decreto.140. que seja designada ou contratada para o desempenho de atividade específica. informações. imagem e dados pessoais. b) Chefe da Casa Civil da Presidência da República. de que são o o marcos a Lei de Anistia (Lei n 6. de 2002. com a finalidade de obter informações que levem à localização dos restos mortais de participantes da Guerrilha do Araguaia. o o Art. . o § 2 O Ministro da Justiça poderá delegar a coordenação da Comissão a qualquer dos seus integrantes. todos do Decreto n 4. aplicando-se. 4 do Decreto n 4. 4 Aplica-se à Comissão o disposto no Decreto n 4. 1 será integrada: I . III .pelo Secretário Especial dos Direitos Humanos da Presidência da República. o disposto no § 1 do art. informações e documentos requisitados pela Comissão ser-lhe-ão entregues. o § 3 Nenhuma norma legal ou de organização administrativa será interpretada de modo e por qualquer forma a restringir ou criar oposição ao atendimento das requisições da Comissão. c) da Defesa. o § 3 O Coordenador poderá conferir credencial de segurança a pessoa que não integre a Comissão.Considerando que o País vive hoje a plenitude do Estado de Direito e do Regime Democrático. 5 Às pessoas que se dispuserem a prestar informações ou depoimentos à Comissão fica assegurada a o proteção legal garantida pela Lei n 9. além das informações necessárias à lavratura das certidões de óbito. reclassificar ou desclassificar documentos produzidos pela Comissão.preservação de identidade. de 2002. que atuará em seu nome. documentos. do Exército e da Aeronáutica. por força da Lei n 9. ao final de seus trabalhos. 62 e 65. na redação dada pela Lei n 10. devidamente autenticados. e III . mediante cópia. de 2002. o o Art. relativas às suas finalidades. passou a ser do Poder Público. 2 A Comissão Interministerial a que se refere o art. para que se proceda à sua identificação. materiais e áreas ou instalações. ou por representantes por eles designados. a Constituição Cidadã de 1988 e a Lei n 9. dentre os coligidos pela Comissão.553. médica e psicológica.683/79). 3 A Comissão requisitará aos órgãos do Poder Executivo Federal as diligências. II . documentos e materiais obtidos e produzidos pela Comissão serão classificados. nos termos do Decreto n 4. de acordo com o documento classificado com o mais alto grau de sigilo. o § 1 As requisições objeto deste artigo terão tratamento preferencial e serão atendidas no prazo nelas assinalado. de 2002. mediante extrato. bem como o direito ao traslado dos restos mortais e ao seu sepultamento. e vigerá enquanto durarem os trabalhos da Comissão.sigilo em relação aos atos praticados em virtude da proteção concedida.553. bem como à lavratura das respectivas certidões de óbito. 1 Fica constituída Comissão Interministerial. o § 3 A Comissão será assistida pelos Comandantes da Marinha. de 2002. o Art. traslado e sepultamento.140. que a coordenará. informações. no que couber. de 1995.apoio e assistência social. informações.536.os dados. dados. e Considerando que a incumbência de envidar esforços para a localização dos corpos de pessoas desaparecidas em razão de participação em atividades políticas.553. em especial: I . se assim solicitado.

de 2004) . quem irá presidi-la.envidar esforços para a localização dos corpos de pessoas desaparecidas no caso de existência de indícios quanto ao local em que possam estar depositados. III .Art. se necessário. o companheiro ou a companheira.dentre os membros da Comissão de Direitos Humanos da Câmara dos Deputados.140.683. 2º A aplicação das disposições desta Lei e todos os seus efeitos orientar-se-ão pelo princípio de reconciliação e de pacificação nacional. O disposto no § 1 do art. de 28 de agosto de 1979 .875. Art. solicitar o auxílio das Secretarias de Justiça dos Estados. de 2004) c) que tenham falecido em virtude de repressão policial sofrida em manifestações públicas ou em conflitos armados com agentes do poder público. desaparecidas. o o Brasília. o Art. nos estritos limites do disposto no art.875. quatro serão escolhidos: I .emitir parecer sobre os requerimentos relativos a indenização que venham a ser formulados pelas pessoas mencionadas no art. face às circunstâncias descritas no art. ou tenham sido acusadas de participação. § 1º Dos sete membros da Comissão. achando-se.875. 7 O prazo para conclusão dos trabalhos da Comissão é de cento e vinte dias. (Redação dada pela Lei nº 10. II . ou colateral até quarto grau. ou acusação de participação. será admitida justificação judicial. não relacionadas no Anexo I desta Lei. 5º A Comissão Especial será composta por sete membros. de livre escolha e designação do Presidente da República. tenham sido detidas por agentes públicos. mediante convênio com a Secretaria Especial dos Direitos Humanos da Presidência da República. instruindo o pedido com original ou cópia da publicação desta Lei e de seus anexos. em atividades políticas. Em caso de dúvida. dentre eles. III . 1 São reconhecidos como mortas. 1º desta Lei. findo o qual a Comissão divulgará o o resultado de seus trabalhos. 6º A Comissão Especial funcionará junto à Secretaria Especial dos Direitos Humanos da Presidência da República. não se aplica à divulgação de que trata o caput deste artigo. descendente. b) que. DE 04 DE DEZEMBRO DE 1995. (Incluída pela Lei nº 10. em atividades políticas. 182 da Independência e 115 da República. podendo.dentre as pessoas com vínculo com os familiares das pessoas referidas na lista constante do Anexo I. das pessoas nominadas na lista referida no art.536. as pessoas que tenham participado. tenham falecido por causas não-naturais. no período de 2 de setembro de 1961 a 15 de agosto de 1979. e dá outras providências. ou por terem sido acusadas de participação. em atividades políticas. para todos os efeitos legais. LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA José Dirceu de Oliveira e Silva Álvaro Augusto Ribeiro Costa Marcos Thomaz Bastos José Viegas Filho LEI Nº 9. 10 desta Lei. com voto de qualidade. de 2002. (Redação dada pela Lei nº 10. 1 deste Decreto. (Incluída pela Lei nº 10. 1º. tem as seguintes atribuições: (Redação dada pela Lei nº 10.875. prorrogáveis por mais sessenta. ainda. comprovando essa condição. assim como diante da situação política nacional compreendida no período de 2 de setembro de 1961 a 5 de outubro de 1988. designados pelo Presidente da República. Art. de 2004) II . por terem participado. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte o o T Lei: Art. deste então. (Prorrogação de prazo) o o Parágrafo único. contados a partir da publicação deste Decreto. que lhe dará o apoio necessário.dentre os membros do Ministério Público Federal. 3º O cônjuge. no período de 2 de setembro de 1961 a 5 de outubro de 1988. ascendente. (Redação dada pela Lei nº 10. e que.Lei de Anistia. Reconhece como mortas pessoas desaparecidas em razão de participação. 8 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. sem que delas haja notícias. que indicará. 2 de outubro de 2003. de 2004) d) que tenham falecido em decorrência de suicídio praticado na iminência de serem presas ou em decorrência de seqüelas psicológicas resultantes de atos de tortura praticados por agentes do poder público.553.(Redação dada pela Lei nº 10. se necessário. 4º Fica criada Comissão Especial que. de 2004) I . em dependências policiais ou assemelhadas. de 2004) Art. poderão requerer a oficial de registro civil das pessoas naturais de seu domicílio a lavratura do assento de óbito. de 2002) Art. 37 do Decreto n 4. por este motivo.proceder ao reconhecimento de pessoas: a) desaparecidas.875. Parágrafo único. expresso na Lei nº 6.875. e § 2º A Comissão Especial poderá ser assessorada por funcionários públicos federais. Art.

Art. II . a título reparatório. 16. no prazo de cento e vinte dias de sua instalação. dos pedidos de reconhecimento de pessoas não mencionadas no Anexo I desta Lei instruirão os pedidos de assento de óbito de que trata o art. V . II . salvo na hipótese de comprovada má-fé. para publicação.a colaboração de testemunhas. Parágrafo único. definidos pela Lei nº 8.ao cônjuge. a Comissão Especial deverá apresentar trimestralmente relatórios de avaliação. No caso de reconhecimento pela Comissão Especial. § 2º A indenização será concedida mediante decreto do Presidente da República. 4 de dezembro de 1995. 11. Art. após parecer favorável da Comissão Especial criada por esta Lei. na mesma ordem e condições. Enquanto durarem seus trabalhos. 7º Para fins de reconhecimento de pessoas desaparecidas não relacionadas no Anexo I desta Lei. e concluindo pela existência de indícios suficientes. mediante solicitação expressa de qualquer das pessoas mencionadas no art.536. 1º. ao Presidente da República. de 2004) § 2º Havendo acordo entre as pessoas nominadas no caput deste artigo. 174º da Independência e 107º da República. de 2004) Art. os requerimentos. (Vide Lei nº 10. 4º desta Lei. de 2002 e Lei nº 10. serão revogados os respectivos atos decorrentes da aplicação desta Lei.000. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. contado a partir da data da publicação desta Lei. Art.000. de pessoa desaparecida. As despesas decorrentes da aplicação desta Lei correrão à conta de dotações consignadas no orçamento da União pela Lei Orçamentária.00 (três mil reais) multiplicado pelo número de anos correspondentes à expectativa de sobrevivência do desaparecido. § 3º Reconhecida a morte nas situações previstas nas alíneas b a d do inciso I do art.aos ascendentes. as pessoas mencionadas no caput poderão. Art. Nas ações judiciais indenizatórias fundadas em fatos decorrentes da situação política mencionada no art. § 1º Em nenhuma hipótese o valor da indenização será inferior a R$ 100. requerer indenização à Comissão Especial. na seguinte ordem: I . Art. até o quarto grau. Jobim . (Redação dada pela Lei nº 10. 8º A Comissão Especial. IV .875. levando-se em consideração a idade à época do desaparecimento e os critérios e valores traduzidos na tabela constante do Anexo II desta Lei. por qualquer das pessoas mencionadas no art. A indenização.aos descendentes. III . de 2002) § 1º Idêntico procedimento deverá ser observado nos casos baseados na alínea b do inciso I do art. Art.Art. de 29 de dezembro de 1994. Finda a apreciação dos requerimentos.documentos de qualquer órgão público. serão apresentados perante a Comissão Especial. 4º e 7º. A indenização prevista nesta Lei é deferida às pessoas abaixo indicadas.a realização de perícias. pela Comissão Especial. IV .ao companheiro ou companheira.536. a Comissão Especial elaborará relatório circunstanciado. 3º.875. poderá diligenciar no sentido da localização dos restos mortais do desaparecido. 14. No caso de localização. no prazo de cento e vinte dias. Art. 10. 9º Para os fins previstos nos arts. § 2º Os deferimentos. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Nelson A. 12. a indenização poderá ser requerida independentemente da ordem nele prevista. II .a intermediação do Ministério das Relações Exteriores para a obtenção de informações junto a governos e a entidades estrangeiras. o prazo se conta da data do reconhecimento. Brasília. 4º. 13.971.aos colaterais. e serão instruídos com informações e documentos que possam comprovar a pretensão. que encaminhará. 3º. consistirá no pagamento de valor único igual a R$ 3. não cabendo ação regressiva para o ressarcimento do pagamento já efetuado. (Vide Lei nº 10. contado o prazo de cento e vinte dias. e encerrará seus trabalhos. Art. § 1º O pedido de indenização poderá ser formulado até cento e vinte dias a contar da publicação desta Lei.00 (cem mil reais). 3º. com vida. a Comissão Especial poderá solicitar: I . os recursos das sentenças condenatórias serão recebidos somente no efeito devolutivo. ou de existência de provas contrárias às apresentadas. 15. a partir da ciência da decisão deferitória.

etc. com informações sobre: contratação. a ordenação dos conjuntos documentais em arquivos permanentes não deve ser baseada na temática. documentos importantes que contam a trajetória de sua vida. garantir condições de conservação da documentação de valor permanente. Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos correntes. 9. 13. No entanto. na maioria. ao longo de sua existência. 12. isto é. falência etc. agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela prevenção. Essa ordenação deve ser baseada na forma administrativa. avaliação. 10. 11 . Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados. O pesquisador do arquivo precisa acessar. A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal. são mantidos em seu poder. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito. é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. 7. é o documento eletrônico. Assim. 2. incorporação por outra instituição. de uma família ou de um indivíduo. “Documento elaborado por meio de um computador. A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da indivisibilidade. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o sistema de arquivamento. O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns fatores como: luz. mas principalmente. 15. Esses documentos. ou seja. eles podem ser declarados de interesse público e histórico. . segundo Bellotto (2004). 6. utilizando o índice. aumentar o índice de recuperação da informação. visando não apenas a eliminação. pois tal ordenação faria desaparecer apercepção da razão de ser do documento. Essa noção remete à interpretação do plano de destinação. 8. e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da proveniência. promoção. localizar o código. Paes e Bellotto. civil e administrativa. incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. Ocorrendo a cessação de atividade de uma instituição pública de caráter público. Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. em memórias eletrônicas de massa”. chave e outros procedimentos técnicos e conservados.Grupo de exercícios 1 1. sendo seu autor identificável por meio de um código. obedecendo aos prazos estabelecidos pela tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR. 14. anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de avaliação.Os usuários dos arquivos acessam os documentos de diversas maneiras: pela data. são várias as instituições que deixam de existir por diversos motivos. No entendimento de alguns autores como Shellenberg. O cidadão brasileiro reúne. na cronologia ou na geografia. No entanto. assegurar a preservação de certos documentos. que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes. para uma investigação acadêmica. 5. reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo. a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores pode ser definida como valor secundário. formação. na forma da legislação em vigor. temperatura e umidade relativa do ar. alguns documentos classificados como sigilosos. cuja reunião optativa é útil para documentar um fato. referentes à segurança da sociedade e do Estado. a sua cobertura deve ser total. 16. 17. 3. de uma época ou de uma região. conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da classificação. pelo assunto. Na administração pública. Assim. O entendimento sobre a vida funcional ativa de uma pessoa em uma instituição está contido no dossiê desta pessoa. se houver alguns arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história. a cultura e o desenvolvimento nacional. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo. Essa é a definição de maço. haverá transferência da sua documentação a organismos governamentais. pela espécie documental. ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo. de uma forma geral. Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se triagem. 4. quando necessário. Receber o documento. avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública. como também os que possuem valor. Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada. agregar documentos por fundos. como término da atividade. assunto etc”. sem critérios técnicos ou científicos. a contar da data de seu arquivamento. de um estabelecimento. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. remuneração etc. evento. cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor. Em qualquer arquivo. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de 20 anos.

6. 26. 30. Do Estado e da Sociedade C E. onomásticos etc. 30. Tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. 27.18. E. 10. processo ou dossiê E. 11. Método numérico E. 4º da Lei 8. 9. Haverá recolhimento da sua documentação à instituição arquivística pública. E. os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na ordenação alfabética. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos são competência do Arquivo Histórico. 28.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. 17. 19. o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente. 26. por meio de instrumentos. de umidade relativa e de poluentes. O nome do procedimento é arranjo e não triagem. sob pena de responsabilidade. o arquivista deve utilizar o método enciclopédico. 29. 24. utilizando critérios temáticos. 3. 20. Podem ser declarados de interesse público e social E. Valor primário e não secundário E. 24. Classificação e não avaliação E. 27. descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados. cronológicos. 15. Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos. O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas. C E. Pode ser maço. 22. Repertório e não índice. visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo funcional. Do arquivo intermediário e não funcional E. 21. 23. 4. Responsáveis pela deterioração E. 18. São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor permanente. 5. A Classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em nove classes principais e uma classe geral. De acordo com as regras de alfabetação. 13. 16. E. que é a tabela de periodicidade. visando a incluí-los num instrumento. Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do Público e da Vida. Método de arquivamento e não sistema de arquivamento C C C E. 2. 14. O controle de temperatura. O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 anos e ficará no arquivo permanente. 22. Gabarito 1. denomina-se climatização. 25. 7. 21. O órgão é o CONARQ e não o SINAR E. São 30 anos a partir da data de produção C C C E. 12. 29. 19. é a tabela de destinação. No Arquivo Nacional . O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o SINAR. Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição. O art. Avaliação e não classificação C E. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos. 25. Embora sejam 100 anos ficará este tempo em arquivo intermediário. O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação. Tabela de Equivalência E. 28. 23. 20. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. C. 8. O instrumento que deve ser elaborado é o índice. C C E.

Os limbos. mantendo assim. passando dali para um arquivo central do respectivo órgão gerador. 7. são localizados em locais afastados dos produtores dos documentos. 9. 11. 3. documento oficiais de valor probatório que foram microfilmados não podem ser eliminados. sendo essas formadas por arquivistas. informativo ou histórico deverão ser transferidos para o Arquivo Permanente. no Arquivo Permanente. administradores. No Arquivo Intermediário permanecem por um prazo habitual de aproximadamente 20 anos. Os arquivos correntes estão nos setores em função das atividades e da necessidade de mantêlos nestes locais por motivos administrativos e técnicos — tendo como principal característica serem essenciais ao funcionamento de quem os acumula. 16. 4. O Arquivo Intermediário centraliza documentos de vários órgãos que serão posteriormente. A função principal do Arquivo Permanente é assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos. organização e manutenção informatizada de documentos que pode ser utilizada por qualquer tipo de instituição pública ou privada. documentos que comprovem as operações realizadas pela instituição. A utilização e manuseio dos documentos existentes nos Arquivos Correntes se limita ao pessoal da Administração que os produziu. o arquivista deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente. Nos Arquivos Permanentes ficam documentados os direitos e deveres do Estado para com o cidadão e desse com o Estado que servem de provas e testemunhos. juristas e historiadores. 10. 8. ao contrário dos Arquivos Correntes. Os documentos que demonstrem a estrutura e funcionamento do órgão. 13. 15. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do público e da vida. utilizado pela Arquivologia é o instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas. sob pena de responsabilidade. são os que ultrapassaram o prazo de funcionalidade e por isso. contados a partir da data de produção do documento ou do fim de sua tramitação. Os Arquivos Dinâmicos devem situar-se junto ao produtor.são totalmente abertos à pesquisa. segunda fase. são mantidos em Arquivo Intermediário para definição do destino final. documentos que encontram-se em tränsito. 20. . Índice remissivo.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. Os documentos que apresentam valor primário são os que são necessários para consecução dos fins explícitos a que se propõem. onde permanecerão por um prazo de 5 a 10 anos. O art. 19. 18. GED é uma das técnicas fundamentais de planejamento. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. A chamada teoria das três idades nada mais é que a sistematização da passagem dos documentos da condição de arsenal da administração para a de celeiro da história. contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. 5. visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo. A primeira fase do ciclo vital dos documentos compreende geralmente um período de 1 ano. Quando documentos do Arquivo Intermediário são avaliados como de valor probatório. 6. Os documentos de valor secundário. 4º da Lei 8. sendo assim. separados por órgãos de origem. ou seja. 14. os documentos que ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativo. 2. guarda permanente ou eliminação. sendo ágil e seguindo a classificação de acordo com as funções administrativas. A terceira idade é aberta normalmente aos 25 ou 30 anos. de acordo com a determinação da tabela de temporalidade. A seção de protocolo tem como uma de suas funções o estabelecimento dos prazos de vida do documento dentro da instituição. Durante o processo de eliminação de documentos inservíveis para a instituição. 17. As tabelas de temporalidade são redigidas pelas Comissões de Avaliação.Grupo 2 1. o princípio da proveniência. chamado tabela de periodicidade. de acordo com os valores informativos e probatórios. 12.

os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele. da honra e da imagem das pessoas. são submetidos. sendo assim. Organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura. 40. Administradores e arquivistas possuem funções distintas. Assim o posicionamento dos documento depende do operador. assim como as certidões.433. alienação. O princípio da cumulatividade garante que o arquivo é uma formação progressiva. 39. 24. sendo um meio de armazenamento. utilizado para reduzir o volume dos arquivos. 26. os documentos sigilosos. mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. numerar e datar a correspondência no original e nas cópias. os administradores não devem opinar sobre assuntos de condições de acondicionamento de documentos. 35. será feita sempre em filme original. os documentos só tem sentido se retratarem a infra-estrutura e as funções dos órgãos geradores. delegadas ou legitimadoras. destruição não-autorizada ou adição indevida. O setor de protocolo deve receber a correspondência para a expedição. ou seja. com o mínimo de 150 linhas por milímetro de definição. 36. Os documentos normativos são os opinativos e que esclarecem questões vazadas em outros documentos. possuindo um prazo obrigatório de 10 anos contados a partir da data de produção. para efeito de validade. Nas microfilmadoras rotativas os documentos e o filme permanecem fixos. natural e orgânica. O princípio da indivisibilidade garante que os fundos de arquivos devem ser preservados sem dispersão. A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações. verificando se não faltam folhas ou anexos. 32. 28. limpo e seguro às informações arquivadas. os que são necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada. Os documentos que comprometem a segurança da Sociedade ou do Estado. O símbolo indica que a página é o início de um novo capítulo. garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução. ser prorrogados uma única vez pelo mesmo período. A diplomática é responsável pela estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e/ou notarial. operações ou objetivos neles previstos ou referidos.21. ou seja. Na reclassificação de documentos sigilosos. 22. A microfilmagem. 31. Os microfilmes de que trata esta Lei 5. possuem prazos definidos pelo decreto 4. assim como os arquivistas não devem opinar sobre a elaboração de um formulário. Segundo o decreto 4. rápido. podendo esses. que possibilita acesso eficiente. Os documentos de assentamento são os configurados por registros oficialmente escritos sobre fatos ou ocorrências. expedir o original e encaminhar as cópias ao setor de arquivamento. funções e atividades da entidade produtora em suas relações internas e externas. é utilizado pela microfilmagem para indicar a continuação de outro 37. o prazo de duração reinicia-se a partir da data da formalização da nova classificação. Catálogo é o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes de um fundo. 30. mutilação.553 de acordo com o grau de sigilo. de documentos emanados de autoridades supremas. à sistematização imposta pelo direito. 38. 41. Fundo é o conjunto de documentos provenientes de uma determinada instituição ou pessoa. ou seja.553 os documentos reservados são os que a revelação não-autorizada possa comprometer planos. 33. 29. O símbolo rolo. de qualquer espécie. deverão obrigatoriamente refletir as atividades-fim da instituição. 34. Segundo a teoria dos fundos. e a baixo custo. 25. e conseqüentemente a produtividade dependerá da sua habilidade. preparar os envelopes. . A microfilmagem só pode ocorrer com documentos que forem arquivados. 27. 23.

ou seja. 58. A melhor maneira de limpar as prateleira é utilizando flanelas magnéticas. quando o mesmo é autuado. 7. E. através da lavagem. 60. No setor de arquivamento é realizada a inspeção que consiste em proceder à leitura do último despacho verificando se. O método dígito-terminal é utilizado quando o elemento principal é assunto. em casos onde deve-se atribuir um dígito para cada assunto. 2. C. Em livros de valor significativo os números de chamada não devem ser marcados a tinta e nem utilizadas etiquetas ou fitas. 51. Em um arquivo organizado pelo método numérico simples.42. Esse é o conceito de GED – Gestão Eletrônica de Documentos. Sobrenomes formados com as palavras Santa. sendo indicado para os casos de grande volume de documentos e de assuntos variados. C. No método ideográfico enciclopédico os assuntos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente dentro deles. C. para tanto o chão deve ser varrido periodicamente. Processo é o nome dado ao documento no método cronológico.adesivas. . 10. sendo feita essa atribuição em ordem contrária à ordem alfabética. o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. 3. 57. aumentando assim a vida útil dos mesmos. 4. E. 56. 49. 8. E. através de um aspirador com filtro. 9. Santo ou São não se separam. não há a limitação na quantidade de classes. data e setor ou a que outro processo foi juntado. O guia-fora é utilizado em substituição do documento. Ordenação é o ato de determinar sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas serão necessárias. C. estado ou país) e mais o nome do elemento do documento correspondente. O Método Duplex é o método ideográfico numérico onde os assuntos são divididos em classes de acordo com a necessidade. Passe-partout é uma proteção utilizada para proteção de artefatos de papel e também para o armazenamento de obras de arte. 53. Tabela de Concordância ou Equivalência. 50. C. 59. 52. O ato de enviar para Arquivo Permanente é chamado Recolhimento e não Transferência.. Arquivo Intermediário e não Arquivo Permanente. imprescindível à segurança do Estado e da Sociedade. indicando para quem foi emprestado. durante o processo de recebimento e classificação. 47. Deve-se remover a poeira pesada. 55. 46. Comissão de Avaliação de Documentos. pois as mesmas atraem e seguram a poeira através de uma carga eletrostática. E. pois a numeração dada às pastas ou fichas facilita a localização do documento no arquivo. onde é anotados o seu número de protocolo e outras informações tais como o assunto ou a matrícula do funcionário. de fato. não há necessidade de guias divisórias. 48. 45. No protocolo. 5. 43. O método orgânico utiliza uma combinação de letras que remete à memória do assunto. os documentos de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados aos respectivos destinatários. . Alcalinização é o processo utilizado para remoção dos resíduos químicos que ficam no papel. Gabarito Arquivologia 1. 44. O método alfanumérico consistem em usar letras do alfabeto para designar os cabeçalhos principais e a letra correspondente a este cabeçalho combinada com a numeração do sistema numérico dupléx para as subdivisões. Uma das desvantagens do método geográfico é que exige duas classificações: nome do local (cidade. e depois colocado em uma capa de cartolina. C. 6. E. 54. O método ideográfico é utilizado para arquivamento de documentos relacionados à administração.. 11. Os livros devem ser mantidos limpos.

podendo ou não estar afastados. 16. 27. O conceito dado foi de documentos enunciativos. E. prevalece a ordem alfabética do pronome. E. ou ainda de um conjunto de documentos. 15. O prazo de 10 anos não é obrigatório e sim o prazo máximo. Esse método também se aplica aos casos em que o elemento principal de identificação é o número. Não deve ser varrido e sim aspirado. 24. E. 42. C. E. 23. leis. O princípio da Proveniência não acontece apenas na fase permanente. E. 20. O mínimo é de 180 linhas por milímetro. Esse conceito é o de Análise. C. C. 49.. C. 57. 31. C. ou por medida de segurança. O método mencionado é o Mnemônico. C. Ele surgiu da necessidade de serem reduzidos os erros no arquivamento. 17. 48. Ordenação é dispor os documentos de acordo com a codificação. C. C. 36. E. ou seja. 37. C. racional e eficiente. E. E. E. separando-os por guias de ordenação (fichas). C. decretos. 26. Valor secundário corresponde ao Arquivo Permanente. poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente. C. E. E. 51. 60. E. quando o volume de documentos é muito grande. 59. 41. C. C. 58. 54. 32. Documentos normativos são os de cumprimento obrigatório. C. 50. C. C. 52. 39. 18. 38. 29. C. em escaninhos ou classificadores. C. 35. Indica repetição de imagem. O conceito mencionado é o das planetárias. 28. 22. Os documentos ultra-secretos podem ter seus prazos prorrogados por tempo indeterminado. Podem refletir as atividades-meio da instituição. 34. pareceres. Quando houver conveniência. C. C. E. Essa função é do setor de expediente. C. E. 13. o fluxo documental será mais lógico. 46. C. como exemplo. 45. . salvo com licenças especiais. 55. 43. 44. C. 30. votos. informações. sendo de manifestação de vontade de autoridade suprema. O período de 5 a 10 não caracteriza a segunda fase. 21. E. C.12. E. 56. relatórios. C. C. C. Não são abertos à pesquisa. E. despachos. 47. C. 53. Se os arquivistas participarem do processo de criação formal de documentos. C. E. respeitada ou não a ordem de classificação. Catálogo é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais séries. Esse é o conceito de inventário. E. 14. 25. 40. 33. E. Quando houver sobrenomes iguais. 19. quando interlocutórios.

podendo ser horizontal. ( ) As CPADS são estruturas criadas nos órgãos públicos que possuem a função de expedir credencial de segurança. ( ) Os documentos que tem por finalidade justificar o porquê da execução de uma ação ou não encaminhada pelos Ministros de Estado ao Presidente recebem o nome de Exposição de Motivos. 23. sendo que no caso de impossibilidade será utilizada guarda armada. ( ) Pelo princípio da publicidade existente no art. o 18. alfabético. ( ) Os memorandos e atas são exemplos de documentos textuais. salvos os sigilosos. a ter acesso a documentos de área sigilosa. reclassificação e desclassificação deverá obrigatoriamente constar na capa. ( ) O art. assim como. 37 da CF os atos administrativos. a forma correta de atendimento dos usuários dos serviços públicos e o comportamento dos servidores públicos. 10. ( ) O Arquivo Especializado pode conter documentos feitos de material especial que necessitaram de tratamento diferenciado. ( ) A classificação e o processo. 25. os que correspondem a questões técnicas relativas às operações da organização devem ser mantidos para guarda permanente. 17. 12. . o 20. cargo. analisar e avaliar periodicamente os documentos sigilosos. o acesso ao mesmo. 22. 24. ( ) Necessidade de conhecer é a condição única de pessoas terem acesso a documentos sigilosos. 27. confidenciais e reservados poderá ser feita por serviço postal simples. em caráter excepcional. e na primeira página do documento. como conseqüência do exercício de função. 5. 155 do CPC institui acesso resguardado apenas às partes e seus procuradores legais registrados nos autos. ( ) O método ciclo. consiste na transferência dos documentos do Arquivo Corrente para o Intermediário. de atribuir um grau de sigilo ao documento. por autoridade competente. ( ) O processo de guarda de documentos em um arquivo recebe o nome de arquivamento. 13. ( ) Os Arquivos Franqueados são compostos por documentos de caráter irrestrito. por ter deixado de ser de uso freqüente mas servindo ainda para consulta de assuntos correlatos. que todo documento passa em uma empresa. terão que ser publicados em imprensa oficial. o 19.Grupo III 1. ( ) Visita é a pessoa autorizada. ( ) Os documentos do Arquivo Restrito são de uso exclusivo do Ministério das Relações Exteriores ou por pessoas credenciadas por este. 9. 21. ( ) Circular e memorando são correspondências internas. ( ) A correspondência entre ministros de estados é chamada aviso. se houver. sistema de encomendas. limitando assim. 11. ou mesmo a eliminação. 4. ( ) O código de ética dos servidores públicos é considerado um documento do tipo regimento pois mostra a estrutura e funcionamento dos órgãos e entidades públicas. emprego ou atividade. ( ) Todo documento audiovisual deverá ser guardado em Arquivo Especial. ( ) O documento oficial que tem por finalidade demonstrar a opinião de autoridade competente sobre determinado assunto é chamado Parecer. quando de valor secundário. ( ) A guarda de todo documento sigiloso será feita obrigatoriamente em cofres ou mecanismos que ofereçam segurança igual ou superior. 2. ( ) Os documentos que provam como a instituição foi organizada e de como funciona. ( ) Os documentos arquivados em pastas suspensas utilizam o método de arquivamento horizontal. 16. ( ) O art. ( ) O Arquivo Especial é responsável por armazenar documentos que necessitam de cuidados diferenciados de conservação e higienização devido a seus suportes serem distintos dos documentos textuais normais. ( ) A indicação da classificação. 14. por mensageiro oficialmente designado ou por mala diplomática. assim como. ( ) Os documentos particulares cuja divulgação comprometa a vida privada da pessoa possuem sigilo garantido legalmente. 5 inciso XXXIII da CF garante a legalidade da impossibilidade de consulta restrita a documentos sigilosos ditos ultra-secretos. ideográfico ou vertical. enquanto ofícios e cartas são externas. 6. 15. numérico. 8. ( ) Os Arquivos privados declarados de interesse público terão automaticamente seus documentos franqueados à consulta da sociedade devido a sua relevância histórica. ( ) A expedição dos documentos secretos. e posteriormente o recolhimento para o Arquivo Permanente. 26. 3. 7.

C. 30. C. 20. 23. 25. marinha e aeronáutica. 24. 19. C. Os arquivos restritos são os de acesso das forças armadas ou por motivos de segurança nacional. Nem todo documento completa o ciclo. C. Existem duas condições para acesso a documentos sigilosos: necessidade de conhecer e credencial de segurança. consulados permanentes no exterior ou por Ministros de Estados e equiparados. Pode ser apenas horizontal ou vertical. ( ) Os documentos secretos possuem um prazo máximo de permanência nesta categoria de 40 anos. comandantes do exército. 6. mas não o habilita a ter acesso aos documentos lá existentes. mesmo que reclassificado. 4. É classificado quanto a espécie como sendo regulamento. 8.28. E. 16. Pela própria CF no art 5 18. sendo assim não impôs impedimento para armazenamento de documentos sigilosos e não afirmou que são apenas documentos de caráter irrestrito. C. 22. 29. A obrigatoriedade é apenas para documentos ultra-secretos ou secretos. E. 26. 21. 2. 15. Não é serviço postal simples e sim com opção de recebimento. pois existem documentos que são eliminados a partir de fase corrente e documentos que são recolhidos sem ter passado pelo arquivo intermediário. 28. C. E. E. Os documentos ultra-secretos. E. E. pelo órgão ou entidade expedidora e pelo órgão ou entidade receptora. Utilizam o método vertical. C. Esse item é conceitual. 3. são considerados DSC e por isso exigem as medidas especiais de controle. 9. 11. 7. E. São os processos que tramitam em segredo de justiça. Declarados de interesse público permanecem sendo privados e sendo necessária autorização do proprietário para acesso. Os documentos do art 5 inciso XXXIII são os que comprometem a segurança da sociedade e do Estado e por isso possuem consulta restrita e não a impossibilidade de consulta restrita. 10. C. mesmo os que forem reclassificados. Os documentos audiovisuais são feitos de material especial e por isso serão armazenados em arquivos especiais. E. ( ) Todo documento ultra-secreto terá que receber lavratura anual em termo de inventário. C. 14. E. C. C. pois os ultra-secretos são os que a divulgação acarreta dano excepcionalmente grave. E. . 27. Esses documentos podem ser classificados como secretos. Segundo o decreto 4. 12. 13.553 o ato é publicado e teor do mesmo não. Tem o direito ao acesso ao local sigiloso. O prazo é de 20 anos prorrogáveis por mais 20. E. 17. E. Vice-Presidente. C. Na constituição é vedada a publicação de atos sigilosos. E. C. Embora a indicação de classificação deva constar também nas demais páginas. C. C. 30. C. ( ) Os documentos cuja divulgação causem danos graves à segurança nacional poderão ser classificados como ultra-secretos pelo Presidente. Os arquivos Especializados podem conter arquivos especiais. 29. 5. chefes de missões diplomáticas. C. Gabarito 1.

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