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ADMINISTRAO E ORGANIZAO DE COMPETIO E EVENTOS ESPORTIVOS

Prof. Marcio Galhardo 2011

OBJETIVO DISCIPLINA
Proporcionar o conhecimento dos tipos, tcnicas de organizao e execuo de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicaes. Produo de eventos, hoje em dia fundamental e vm-se tornando cada vez mais essenciais vida econmica das empresas. Competir com e at, eventualmente, a publicidade e a propaganda, assumir o papel de carto de visitas voltado para o fechamento de negcios dos seus produtos e servios.

ORIGEM HISTRICAS
O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformao do meio) e da sua necessidade de estabelecer laos de sociabilidade. Acompanha-nos desde a antiguidade, atravessando diferentes perodos de desenvolvimento. H registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebraes envolvendo a fartura de caa em volta de uma fogueira. Antigo Egito, China, Grcia, Roma, Europa Medieval

CONCEITO EVENTOS
Busca por uma compreenso do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definies. Das mais simples, as mais complexas:

1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunio social

DICIONRIO AURLIO

Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prvio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar. uma ao profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organizao, da coordenao, do controle e da implantao de um projeto, visando atingir ao pblico alvo com medidas concretas e resultados projetados. Em essncia, a idia de evento remete aquilo que eventual ou casual, o que foge rotina, mas que programado para reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente: evento uma reunio de pessoas com um mesmo objetivo

A IMPORTNCIA DOS EVENTOS


Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interao entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade esto os eventos. Por ser uma ao diferenciada, adaptvel, itinerante, relativamente econmica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espao no planejamento de marketing das empresas.

ENTIDADES REPRESENTATIVAS DO SETOR


ABEOC (Associao Brasileira de Empresas de Eventos); ABRACCEF (Associao Brasileira dos Centros de Convenes e Feiras); UBRAFE (Unio Brasileira dos Promotores de Feiras); COCAL (Confederao das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da Amrica Latina); ICCA (International Congress and Convention Association);

CARACTERSTICA PRINCIPAIS
Aproximar o pblico da empresa e do produto; Associar a marca ao evento ou atividade, criando um residual de lembrana; Criar imagem favorvel junto opinio pblica; Reduzir barreiras existentes geradas por fatos, acontecimentos e situaes negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos, fatores ambientais, culturais, sociais, etc; Ampliar o nvel de conhecimento da marca;

BENEFCIOS DOS EVENTOS

Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a ateno do pblico de interesse. Eventos So eficientes instrumentos de comunicao que, em comparao com outras ferramentas, so munidos de uma srie de vantagens:
Gerao de divisas Mdia de permanncia Aumento do nvel de emprego Efeito multiplicador

BENEFCIOS DOS EVENTOS

Como mdia itinerante, permitem a entrada em novos produtos no mercados; Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao pblico; Alavancam a promoo de marcas e/ou produtos; Fidelizam antigos clientes e conquistam novos, assegurando sua lealdade; Os eventos exercem uma enorme atrao sobre as pessoas, pelo glamour que a atividade confere, pelas personalidades envolvidas, pela decorao escolhida, pela alimentao disponibilizada, pelos brindes oferecidos, pelo atendimento prestado, enfim, por toda a atmosfera que a ocasio reserva.

EVENTOS SO MOMENTOS NICOS


Na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. Mas, organizar eventos uma atividade que exige disciplina, organizao, bom gosto, bom humor, facilidade de relacionamento e enorme jogo de cintura.

CLASSIFICAO DOS EVENTOS


1.
2. 3. 4.

POR CATEGORIA POR REA DE INTERESSE POR TIPO POR DIMENSO

POR CATEGORIA
INSTITUCIONAL Evento que pretendo agregar valor e conceituar de forma positiva a imagem de uma empresa, entidade, rgo e governo; PROMOCIONAL Evento que promove um produto e servio de uma empresa, governo, instituio pblica ou de uma pessoa

POR REA DE INTERESSE


Artstica
Cientfica Cultural Cvica Poltica

Empresarial
Lazer Social Religiosa Turstica

Governament Folclrica

al

POR TIPO

Assemblia Aula Inaugural Aula Magna Banquete Caf da Manh Cerimnias Fnebres Ch da Tarde Churrasco Coffee-break Colquio Comcio Concurso Conferncia Congresso

Coquetel Curso Desfile Encontro Entrevista Coletiva Estudos de Caso Eventos Sociais Excurso Exposio Feira Festas Festival Frum Gincana

Happy Hour Inaugurao Jantar (Negcios) Jornada Lanamento Leilo Mesa redonda Mostra Noite de Autgrafos Painel Palestra Passeata Plenria Roda de Negcios

Salo Sarau Seminrio Show Simpsio Torneio Treinamento Vernissage Videoconfer ncia Visita Visita/Open Day Workshop

POR DIMENSES
1.

2.
3. 4.

PEQUENO MDIO GRANDE PORTE MEGA EVENTO


Em relao a quantidade de pessoas Em relao ao tempo de durao Em relao a variedade de pblicos Em relao aos custos envolvidos

O EVENTO ESPORTIVO
Os eventos ligados ao ambiente esportivo so apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. Destacam-se, entretanto, pela enorme visibilidade alcanada, por fora da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente.

EVENTO ESPORTIVO
Definio Fundamentalmente , o evento esportivo consiste na realizao de modalidades esportivas, cada qual subdividida em categorias, nas quais se disputam ttulos com a presena de um pblico torcedor.

Classificao Os eventos esportivos tambm comportam alguma especificidade na sua tipologia, sendo o seu gnero mais comum os eventos:
Olimpadas Campeonato Torneio Taa ou Copa Festival Gincana Desafios Exibio

CLASSIFICAO DE EVENTOS ESPORTIVOS

Olimpada: evento suis generis; ao mesmo tempo gnero e espcie (tipo) de evento, dado o seu carter singular. uma competio que rene vrias modalidades esportivas e consome alguns dias na realizao das diversas categorias. Tem periodicidade prpria (na origem das mais antigas). Campeonato: forma de competio em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma durao relativamente longa. Recomendvel quando h disponibilidade de tempo e de recursos. Torneio: competio de carter eliminatrio, que realizada em um curto espao de tempo. Neste tipo de competio, dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomendvel quando se

CLASSIFICAO DE EVENTOS ESPORTIVOS

Taa ou Copa: uma varivel dos torneios ou campeonatos; com exceo dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol), normalmente utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador, associando sua marca ou produto ao nome do evento. Festival: atividade esportiva participativa e informal. Visa a integrao e a promoo da modalidade, alm de motivar os participantes e familiares. Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estaes criativas e/ou objetivos a serem atingidos. Voltada para o lazer. Desafios: atividade normalmente individual, que tem os processo de escala como referncia. Exibio: atividade de performance individual ou coletiva, em que so valorizadas as destrezas do(s) participante(s), sem finalidade competitiva.

EVENTO ESPORTIVO NO TEMPO

Aspectos histricos A fonte clssica de referncia para os eventos esportivos so os Jogos Olmpicos. Foram 1170 anos de Jogos, que comearam em 776 a.C e s terminaram no ano 393 d.C, quando a Grcia foi conquistada pelos Romanos. Credita-se a esta experincia histrica o formato convencional dos eventos esportivos com critrios organizacionais detalhados, servindo, deste modo, como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na histria.

EVENTO ESPORTIVO NO TEMPO

Marcos fundamentais O esporte, percebido e tratado como empreendimento, produto de sculos de histria. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atrao para as massas
Egito Lutas (1850 aC) Roma Coliseu (1500 aC) Irlanda Arremesso peso (1160 aC) China Arco (530aC) Prsia Plo (651) No Japo Sumo (754) Inglaterra Crquete (1520) Frana Tnis (1635)

ASPECTO HISTRICO

No Brasil, h diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colnias. Em 1641, no Recife, portugueses e brasileiros disputam torneios eqestres para comemorar a trgua nas lutas contra holandeses e espanhis.
Remo (1846) Natao (1898) Copa do Mundo (1950)

ELEMENTOS TPICOS

Para a realizao de um evento imprescindvel o domnio de fundamentos mnimos de administrao. Independente de sua natureza, tamanho ou importncia, um evento, qualquer que seja, sempre administrado. Improvisaes de ltima hora, de pessoas sem o devido preparo podem comprometer no apenas o evento em si, como tambm a imagem da empresa e dos produtos ou servios a ele (evento) circunstancialmente vinculados.

FUNES ADMINISTRATIVAS

Administrar fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos bsicos, de forma ordenada, na direo de objetivos previamente definidos. So, portanto, quatro as funes basilares da administrao:
Planejamento Organizao Direo Controle

As palavras chaves para quem administra so: tcnica, criatividade, bom senso, dedicao, comprometimento, viso e acompanhamento;

ETAPAS BSICAS DE UM EVENTO ESPORTIVO

Planejamento (pesquisa) 2. Pr-evento (organizao) 3. Desenvolvimento (execuo) 4. Ps-Evento (avaliao)


1.

CARACTERSTICAS DOS EVENTOS ESPORTIVOS


Classificao (tipo) das competies Os eventos esportivos, antes preferencialmente institucionais, passaram a ter finalidades predominantemente econmicas (comerciais/promocionais) - com a intensificao das disputas pelo mercado, em face da concorrncia e da crescente dependncia das empresas com relao opinio pblica.

CALENDRIO ESPORTIVO

A idia de calendrio remete a um sistema convencional de dias, semanas, meses e anos, usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes s necessidades civis, religiosas e culturais das sociedades. A observao de critrios como: o perodo do ano, bem como a data especfica, o horrio, a freqncia, a durao e a intensidade de um evento esto diretamente relacionado s possibilidades de sucesso do mesmo.

CALENDRIO DE EVENTOS

Por isso, importante atentar para:


1. No colidir com eventos cvicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais; 2. No coincidir com outros eventos similares; 3. No coincidir com outros eventos de grande porte; 4. No confrontar com a grade de programao dos meios de comunicao; 5. No desafiar hbitos, costumes e prticas locais;

O calendrio internacional do esporte


Olimpadas Copa do Mundo de Futebol

CALENDRIO DE EVENTOS

Calendrio brasileiro do esporte No Brasil, o calendrio esportivo segue um critrio mais local, adequado aos costumes da regio, interrompendo-se com mais freqncia ao final do ano, (embora tambm privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organizao das competies futebolsticas.

LOCAL

A localizao geogrfica do evento, bem como as suas caractersticas fsicas (estrutura) so igualmente importantes para o xito da atividade. O lugar (regio) que abrigar a competio bem tem tanta relevncia quanto o tipo de local (ambiente) que abrigar as disputas. Sem medo de exageros, devese pensar que no lugar e local determinado que uma batalha ir ocorrer, mesmo que a luta seja silenciosa, sorridente, efusiva e estratgica.

ESCOLHA DO LUGAR E LOCAL DO EVENTO DEPENDE


Objetivos e porte do evento Condies econmicas dos participantes Facilidades de acesso Condies tursticas Condies de hospedagem Concentrao local dos participantes Custo x benefcio

TIPOS DE ESTRUTURAS DE EVENTOS


Arenas Estdios Ginsios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas

PBLICO

Pblico, para efeito esportivo, qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou at impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo. O pblico-alvo se define a partir de critrios de segmentao de mercado, que o resultado da diviso de um mercado em pequenos grupos. Este processo derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com caractersticas distintas, que so chamados segmentos.

PBLICO
Alm de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes, os eventos esportivos, dado seu carter universal, alcanam um grande nmero de pblicos interessados e outros potenciais formadores de opinio; so eles: 1. Organizaes: acionistas, fornecedores e revendedores; 2. Lideranas comunitrias; 3. Governo e polticos; 4. Associaes e sindicatos; 5. Veculos de comunicao; 6. Funcionrios;

CRITRIOS BSICOS PARA A CONFORMAO DO PBLICO ALVO SO:


1. 2. 3.

4.

Geogrfico Demogrfico Psicogrfico Comportamental

MODELO DE SITE

O regulamento de uma competio Descritivo da esportiva se constitui competio na pea fundamental Objetivo para um desenrolar Participantes justo, organizado e Categorias dinmico da mesma. O regulamento deve Programa observar as Direo (do evento) seguintes Datas, locais e caractersticas: horrios
Objetividade Preciso Clareza Abrangncia Fases de disputa Sistemas de disputa

inscrio Valor de inscrio

Normais disciplinares
Arbitragem Penalidades Recursos

Premiao
Direitos dos participantes Relao de prmios Aspectos gerais Cerimnia de abertura e encerramento Atividades especiais

Inscries
Data e local Numero de inscritos por modalidade Especificaes para cada modalidade Condies para

Estrutura bsica de um regulamento:


Histrico ou justificativa

PLANEJAMENTO

O homem sbio antecipa o que o futuro lhe trar, observando as experincias do passado (Sfocles) O planejamento fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade, pois permite a definio dos objetivos, a racionalizao dos meios e o gerenciamento das funes necessrias a implantao do projeto. Sem um planejamento adequado, as decises acabam entregues ao improviso, as incertezas e aos inevitveis imprevistos que, por certo, adviro do

empreendimento. Ao planejar, sistematiza-se as solues, gerando economia. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente, parte do sucesso j est garantido. Caber a cada organizador, utilizando sua capacidade de coordenao e bom senso, ajust-lo aos meios e condies disponveis para o tipo e tamanho do evento que se est desenvolvendo.

TIPOS DE PLANEJAMENTO

Quanto natureza: Estratgico, Ttico,


Operacional;

Quanto aos objetivos e metas organizacionais: Permanente, nico; Quanto ao tempo: Longo prazo, Mdio
prazo, Curto prazo;

Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos: Nvel das decises;


Dimenso temporal, Amplitude de efeitos.

REGRAS PARA UM PLANEJAMENTO IDEAL

O que eu temo no a estratgia do inimigo, mas os nossos erros (Pricles); Quanto mais apurado for o planejamento, mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento; Mas no existe uma maneira nica de planejar. Em verdade, se faz isso o tempo inteiro, ainda que nem sempre adequadamente; A observao de algumas regras bsicas pode ajudar bastante no processo: Deve ser feito SEMPRE com antecedncia; Estruturado de acordo com realidade para quem est se organizando; Compatvel com os recursos disponveis; Orientado por objetivos pr-estabelecidos, conhecidos e fundamentados;

REGRAS PARA UM BOM PLANEJAMENTO


Dentre as tcnicas usadas, a mais importante a PDCA . Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manuteno nas melhorias dos padres organizacionais, que servem como referncias para o seu gerenciamento. O mtodo visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiveis nas atividades de uma organizao. um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. Padroniza as informaes do controle da qualidade, evita erros lgicos nas anlises, e torna as informaes mais fceis de se entender. O ciclo composto por quatro fases bsicas:

Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente

PDCA

O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. Shewart na dcada de 20, mas comeou a ser conhecido como ciclo de Deming (W.E. Deming) em 1950, por ter sido amplamente difundido por este, sobretudo no Japo. E uma tcnica simples que visa o controle do processo, podendo ser usado de forma continua para o gerenciamento das atividades de uma organizao. A partir desta tcnica, as atividades que a integram, dentre as quais, o planejamento consiste na aplicao de mltiplas ferramentas que dado seu grande nmero e uso amplo e variado no sero analisadas -para sua elaborao. Como ferramenta auxiliar na utilizao do PDCA, principalmente na fase de planejamento, aplica-se preferencialmente o mtodo 5W 2H . 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. O que: (what) qual ao vai ser desenvolvida? Quando: (when) quando a ao ser realizada? Por que: (why) por que foi definida esta soluo (resultado esperado)? Onde: (where) onde a ao ser desenvolvida (abrangncia)? Como: (how) como a ao vai ser implementada (passos da ao)? Quem: (who) quem ser o responsvel pela sua implantao? Quanto: (how much) quanto ser gasto?

O PLANEJAMENTO

um processo, no se esgota nunca. Deve, ao contrrio, percorrer o evento do comeo ao fim, obedecendo a um fluxo contnuo, que estar sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vo sendo alcanadas, descartadas ou reavaliadas. Em uma frmula mais sucinta, mas nem por isso menos eficiente.

PLANEJAMENTO DE EVENTOS DEVE CONTEMPLA AO MENOS TRES

VARIVEIS
PLANEJAMENTO E PROJETO

1 ANLISE SITUACIONAL
A base de um bom planejamento o conhecimento apurado do maior nmero possvel de informaes sobre o universo em que se est atuando. O investimento para compreend-lo no pode ser relevado, sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento, qualquer que seja a rea de atividade. Para fundamentar esta etapa do planejamento imprescindvel o emprego de pesquisa de mercado, direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se est operando. Sua nfase deve recair principalmente sobre:

Proposta temtica do evento (ideal) Definio de data e local mais adequados Perfil dos participantes potenciais

Para avaliar o potencial de realizao do evento, uma tcnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) a anlise SWOT. A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratgico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano), por sua simplicidade pode ser aplicada na anlise de qualquer tipo de cenrio de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1. A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (foras), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaas), pois so estes justamente os pontos a serem analisados por esta tcnica que, no obstante a terminologia contempornea, j era utilizada h mais de trs mil, por Sun Tzu: Concentre-se nos pontos fortes, reconhea as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaas (SUN TZU, 500 a.C.)

2 ANLISE DE VIABILIDADE

3 LEVANTAMENTO DE ASPECTOS TCNICOS E OPERACIONAIS

Por fim, outro decisivo mecanismo de viabilizao, para a organizao do evento esportivo a planificao dos recursos de ordem tcnica e operacional, necessrios a concretizao do projeto. As necessidades do um evento so em quantidade sempre proporcional ao seu porte. Quanto maior o evento, mais complexas, minuciosas e imperativas so as providncias que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo.

EM LINHAS
GERAIS, AO MENOS TRS VARIVEIS DE RECURSOS PRECISAM SER
PLANEJAMENTO E PROJETO

PROJETADAS

1- RECUROS MATERIAIS

Todos os produtos necessrios s etapas de operacionalizao do evento, com informaes sobre a quantidade e qualidade (tipo, modelo e padro). Material de expediente e secretaria Material de participante Material grfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeo Equipamentos e materiais para sonorizao Incluem-se, ainda, nestas projees, toda estimativa da infra-estrutura tcnica, arquitetnica, urbanstica necessria no caso dos grandes eventos.

2 RECURSOS HUMANOS

A estimativa de quantos e de quem so os (perfis) profissionais necessrios para a concretizao do evento no simples. O organograma deve levar em considerao no apenas os responsveis pela organizao, mas tambm aqueles necessrios execuo do evento no dia de sua realizao. E, quase sempre, quando se incorpora pessoas que no fazem parte das equipes internas (da organizao) faz-se necessrio investir em treinamento, principalmente daqueles que estaro lidando diretamente com o pblico. A organizao de eventos invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. Acontece ao vivo e qualquer falha comprometer o conceito/imagem da organizao para a qual realizado -e do prprio organizador.

3 RECURSOS O FINANCEIROS oramento uma pea bsica do evento, cuja previso ser
definitivamente confirmada aps o levantamento de todos os custos necessrios. Estes devero ser apresentados normalmente em trs propostas (cotaes) para cada necessidade (para estudo, avaliao e aprovao) as quais devero cobrir as projees de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados). Custos fixos e Custos variveis As fontes de despesa podem ser: locaes, contrataes, promoes, compra de mailing, cartas e envios postais, material impresso, decorao, convidados, transportes, diverso, anncios, hospedagem, alimentao, etc. Para formular os custos necessrios a realizao do evento, devero ser considerados todas as informaes obtidas com o planejamento, como: durao, nmero de participantes, lugar, tipo de evento, convidados, etc. Variam tambm de acordo com as cargas tributrias incidentes (impostos), complexidade do empreendimento, temporada em que estiver se realizando (turstica, por exemplo). Deve ser feito detalhadamente, orando-se tudo. As receitas podem ser: recursos preexistentes; taxas de inscrio/ingresso; cotas de patrocnio; auxlio governamental; doaes/permutas; financiamento; venda de espaos para exposio e anncios; merchandising; eventos paralelos

4 PR-EVENTO
Se o planejamento a etapa mais importante, e, portanto, a mais demorada do processo da organizao de eventos, a que se segue crucial para testar a viabilidade das projees traadas. Trata-se do pr-evento ou fase de testes, que o espao de tempo que medeia da idealizao realizao. Processo intenso e trabalhoso, porm indispensvel. Para que o evento ganhe corpo necessrio que as atividades sejam divididas lgica e funcionalmente, para que cada profissional especializado fique responsvel por determinados assuntos e tarefas. Essa diviso a primeira etapa da montagem do evento, que comear a materializar as definies e aes previamente planejadas.

COMISSO ORGANIZADORA

PROJETO DE EVENTOS

COMISSO ORGANIZADORA

A comisso organizadora do evento poder ter formatos diversos que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. Sua posio sempre nuclear no empreendimento, ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo, supervisionando.
A comisso organizadora opera em torno de mltiplas equipes de trabalho, divididas por reas de especialidade estratgicas, traando objetivos de mdio e curto prazo (e sempre cobrando resultados), deixando a par todas as reas envolvidas no evento, garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir. Estruturar fisicamente o evento uma parte que exige grande ateno. Alm de ser cansativa e detalhista dasetapas mais delicadas, pois antecede a execuo e precisar lidar, inevitavelmente, com toda ordem de

SO TAREFAS DA COMISSO ORGANIZADORA


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Definio de normas e procedimentos Reunies para distribuio de tarefas Cronograma Calendarizao e alocao de recursos Criao de listas de verificao especficas Gesto de informaes e processos Contatos com fornecedores e prestadores de servios Presta, ainda, suporte tcnico ao empreendimento como um todo, contando com: Assessoria jurdica

COMIT DE LOGSTICA (ADMINISTRATIVO FINANCEIRO) Operam sob a estrutura Responde pela

disponibilizao do material de apoio e da infra-estrutura de servios e produtos necessrios ao andamento do evento. Organiza os fluxos de distribuio dos recursos, com base no planejamento das atividades:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentao Hospedagem Instalaes

logstica aparatos de coordenadoria, que uma vez estruturados passaro a responder de forma direta ou indiretamente a uma superviso geral, no transcurso do evento:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Secretaria geral Coordenao apoio (geral) Coordenao tcnica Coordenao de solenidades Coordenador de modalidades Coordenao de convnios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentao Equipe mdico-hospitalar Equipe operacional Equipe de arbitragem

COMIT DE COMUNICAO MARKETING

Cuida do processo de divulgao do evento, estabelecendo as ferramentas necessrias a explorar o mximo potencial de visibilidade para o empreendimento. Compreende, dentre outras responsabilidades:
1. 2. Elaborar a estratgia de comunicao Cuidar dos aspectos formais das comunicaes escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critrios de admissibilidade e de custo) Divulgao do evento Coordenao das assessorias de imprensa e relaes pblicas Contratao de publicidade paga Produo de cartazes, mala direta, Construo de site (internet) Zelar pela imagem do evento

3.
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Atuam de forma subordinada ao comit de comunicao, os ncleos responsveis diretamente pelas relaes com os parceiros comerciais, imprensa e pblico: 1. Assessoria de comunicao e marketing 2. Assessoria de imprensa 3. Assessoria de relaes pblicas

COMIT DE COMERCIALIZAO (VENDAS)

Dedica-se a tarefa de captao das fontes de receitas vislumbradas no planejamento, desenvolvendo esforos de negociao das propriedades disponveis para explorao comercial do evento. Desenvolve sobretudo:
Prospeces de mercado Elaborao de propostas Formalizao de contratos Delineamento de parcerias Captao de Recursos

Administrar eventos administrar pessoas

Citao

Administrao eficiente uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades. No diferente com um evento. O gestor deste tipo de atividade, mais do que responsvel por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento, tambm est incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operaes, por meio do esforo conjunto dos colaboradores alocados em funes especficas.

Administrao

DESENVOLVIMENTO DO EVENTO

consiste em orientar, dirigir e controlar os esforos de um grupo de indivduos para um objetivo comum (William Newman).

VARIVEIS DE TCNICAS

Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo, preciso saber operar cinco variveis bsicas da Teoria Geral da Administrao.
1. 2. 3. 4. 5. Tarefas Estruturas Relaes pessoais Ambiente Tecnologia

Fatores bsicos da organizao administrativa:


1. 2. 3. Autoridade Responsabilidade Diviso do trabalho

Tipos ou classificaes da organizao administrativa:


1. 2. Organogramas Fluxogramas

Objetivos principais da atividade administrativa:


1. 2. Direo Controle

FERRAMENTAS DE DIREO EMPRESARIAL


a) Ordens ou instrues b) Motivao c) Comunicao d) Coordenao e) Liderana f) Tomada de decises Caractersticas do controle administrativo:
Maleabilidade Instantaneidade correo

PERFIL ADMINISTRADOR

ADMINISTRAO

O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas caractersticas essenciais, que capacitam o sujeito para a funo:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Cultura geral, combinada a conhecimentos especficos; Permanente curiosidade intelectual; Amplo embasamento terico -teoria aliada prtica; Boa expresso verbal -noes de oratria; Capacidade gerencial -saber planejar, liderar e executar; Dominar tcnicas de redao idias abstratas devem se traduzir em palavras, atingindo maior nmero de pessoas; Gostar de gente lidar com o pblico indispensvel; Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas; importante entender a psicologia humana; Dominar regras de comportamento social; Ser prestativo, sem ser servil; Desenvolver gosto esttico do coletivo e no individual; Saber ouvir e fazer auto-crtica; Ser persuasivo ter habilidade para vender uma idia, convencer pessoas com argumentos slidos e tangveis, e no de maneira imperativa; Busca pelo aperfeioamento constante

PRODUO EXECUTIVA DE EVENTOS ESPORTIVOS


O objetivo central do evento esportivo a sua realizao da forma mais harmnica e estvel possvel. Mas, as projees e a preparao prvia sero confrontados com a realidade prtica do prprio acontecimento, que inevitavelmente reservar circunstncias e imprevistos de toda ordem. Compete a organizao aplicar o empenho necessrio para manter a operao em funcionamento, atravs do staff constitudo para tal fim. A finalidade do evento cumprir-se. O compromisso dos organizadores viabiliz-lo. O modelo estrutural de organizao do evento obedecer a um critrio de repartio de responsabilidades

FUNES, COM AS SEGUINTES CARACTERSTICAS

Superviso geral: comandar aes com responsabilidade integral, compra, venda e emprstimos de materiais, convnios, membros, funcionrios, contratos, correspondncia, reunies, prazos, relatrio final; Assessoria jurdica: elaborar e aprovar contratos, regulamentos e cdigos, cdigo disciplinar, comandar trabalhos de justia desportiva, acompanhar reunies, representar judicialmente os organizadores; Assessoria de comunicao e marketing: contatos com os meios de comunicao, definio de acordos de patrocnio, apoio e permutas, relao com grficas de impresso regulamentos, smulas, ficha de inscrio; Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local, divulgao integral do evento, mala direta, central de notcias sobre o evento, administrao sala de imprensa, trabalho de fotografia e filmagem do evento, cobertura jornalstica; Relaes pblicas: representar a organizao em atividades sociais, receber e encaminhar membros das equipes, organizar recepo, preparar homenagens, enviar convites, envio de ofcios de agradecimento; Comit financeiro: servios de tesouraria, recebimentos de taxas, assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques, ordens de pagamento, arrecadar receita do evento, comprar, pagar, folhas de pagamento, servio de bilheteria;

Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comisses, protocolo e arquivo de documentos, ofcios, cartas, memorandos, convites, comunicados, atendimento de telefone e fax, controle de material de escritrio e informtica; Coordenao geral: contratao e controle de pessoal ou de servio terceirizado, controle de uniformes das equipes da organizao, crachs, equipe de sonorizao, policiamento ou segurana particular; Coordenao tcnica: especificao das premiaes, contratos de arbitragem, regulamentao geral, comando coordenadores de modalidade, recebimento e cadastramento de inscries, triagem dos dados dos competidores, checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade), estatstica dos resultados, enviar tabela de jogos a coordenao geral, controle de smulas, programao e realizao das fases finais; Coordenao de solenidades: local do congresso tcnico, realizao do cerimonial de abertura e encerramento, entrega de premiao, podium, bandejas de medalhas, esquema de emergncia no caso de chuvas, som, mastro, bandeira, locais p/ autoridades, localizao de participantes nas solenidades, seleo musical, apresentador, desfile (croquis), placas de identificao; Coordenao de convnios: laboratrios fotogrficos e de filmagem, hotis, restaurantes, hospital, materiais eltricos, hidrulico, farmcias, web Studio;

Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federaes, equipe de arbitragem, apresentar relao de materiais, regulamentao, fichas de inscrio, smulas, sistema de disputa, tabela de jogos, locais e horrios competies e treinamento, levantamento de dados estatsticos, registrar perda de materiais; Corpo de representantes: conferir documentao de atletas, encaminhar ocorrncias, retirar materiais necessrios, definir escala de servios, comparecer com antecedncia as instalaes, supervisionar e no permitir pessoas estranhas no banco de reservas, verificar segurana, smula; Coordenador de transportes: comandar frota de veculos, escala de transportes, planta e croqui da cidade, veculo para emergncia; Coordenador de hospedagem e alimentao: relao de hotis e restaurantes, reservar acomodaes, preparar alojamentos e cozinha, relacionar material de cozinha, almoxarifado, regimento interno, nutricionista, horrios de refeies, segurana; Equipe mdico-hospitalar: equipe mdica, fisioteraputica e medicamentos, atendimento mdico de urgncia, manual de procedimentos, contato com hospitais, corpo de bombeiros; Equipe operacional: montagem, desmontagem, conserto, reparo, manuteno, limpeza, vigilncia; Equipe de arbitragem: escalas de rbitros e auxiliares, uniformidade, antecedncia, responsabilidade para aplicar as regras, regulamentos e normas, iseno de comentrios, verificar necessidade de reparos;

Uma das caractersticas mais interessantes dos eventos esportivos a possibilidade de o patrocinador, sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experincia, da identificao e das emoes vividas pelos torcedores, durante a realizao de uma dada competio esportiva. Ao associar a imagem do empreendimento s marcas que investiram na sua realizao, formasse um elemento decisivo na estratgia de valorizao, divulgao e se necessrio, rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e servios. Para coroar de xito tal experincia, dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcanados, fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforos tarefa de consolidao final do evento, promovendo atividades de encerramento das

ELABORAO DE RELATRIOS

RELATRIO GERAL

Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatrios de avaliao de eventos. Das mais simples s mais sofisticadas, as possibilidades iro variar em funo da dimenso do empreendimento, no nvel de competncia dos envolvidos, dos recursos alocados para a finalidade, dentre outro fatores.

A proposta bsica do relatrio reunir, ao final de cada evento, uma gama de variveis com a avaliao dos resultados obtidos. Tudo que tenha ocorrido de relevante poder interessar confeco do relatrio. O que determinar a incluso ou a supresso de informaes o objetivo dos organizadores.

NECESSRIO

TPICOS DO RELATRIO GERAL


Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comit organizador Patrocnios e convnios Relao de participantes Regulamentos, cdigos e normas tcnicas Locais das competies e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relao de vencedores e premiados Classificao final Estimativa de pblico

Registro de cerimonial e apresentaes artsticas Material grfico e outros formatos de divulgao Prestao de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execuo Ofcios e cartas de agradecimento Clipping (eletrnico e impresso) Pesquisas de avaliao (satisfao, recall)

PRESTAO DE CONTA

A superviso financeira ter administrado os fluxos de recursos econmicos do evento, perpassando todas as fases do trabalho de organizao, desde o perodo anterior, de planejamento, passando pela sua execuo, at finaliz-lo. Seu papel crucial no fechamento e avaliao de toda a empreitada. Da superviso financeira e sua administrao resultam as condies materiais de viabilidade.

Itens do relatrio de contas:


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Entradas e sadas Saldo bancrio Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balano)

CARTA DE AGRADECIMENTO Outro mecanismo importante de concluso do evento


a formalizao, atravs de ofcios solenes, dos agradecimentos a todos aqueles que, de alguma maneira contriburam para sua realizao. Da equipe de colaboradores aos participantes, dos prestadores de servios aos patrocinadores, enfim, o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivao da atividade no pode faltar. O formato, bem como o contedo do documento que ir exteriorizar o agradecimento varivel. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados, como vdeos editados (com as imagens do evento), lbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrana (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo registrar a importncia daquele a quem se est agradecendo para o sucesso do empreendimento.

A QUEM SE AGRADECE?
1. 2. 3. 4. 5. Autoridades Participantes Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de servio Patrocinadores, apoiadores e demais parceiros 6. Imprensa

AVALIAO DA QUALIDADE

De certa forma, um evento comea com uma pesquisa e termina com outra. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas, ambas acabam conferindo ao organizador, subsdios fundamentais a realizao do evento. Uma pesquisa visa a construo de conhecimentos, que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pr-existente. basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve. A principal razo que atende a pesquisa de avaliao final do evento corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento, podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ao para iniciativas futuras.

O objeto da pesquisa de avaliao pode ser qualitativo ou quantitativo, dependendo do objetivo dos organizadores do evento isto , do que se quer saber. A mensurao da satisfao dos participantes pode ser um diferencial de eventos bem sucedidos em relao a outros. A organizao precisa ter essa mensurao externa por uma ou todas as razes seguintes:

Satisfao frequentemente equiparada a qualidade O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade Apenas mensuraes internas podem ser inadequadas ou imprprias Ouvindo o cliente o evento passa a ser uma voz ativa no mercado Um programa de satisfao uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos produtos ou servios

A maioria dos programas de mensurao de satisfao, alm de apontar nveis de satisfao, fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. Tais programas auxiliam a organizao do evento na priorizao de tais expectativas e no acompanhamento das mudanas que essas possam sofrer, alm de permitirem que se conhea o valor das necessidades existentes.

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