Procedimiento de Recepcin interactiva y entrega del vehculo I-SG01

1 Reciba al cliente 2 Salga a Recibirlo no espere que l lo busque 3 Dirjase a l con respeto y por su nombre si la entrada es con cita previa, de lo contrario. Utilice la herramienta 0105 segn procedimiento P-NC01 4 Pregunte al cliente la razn de su asistencia al taller. 5 Abra la OT asignado. Ingrese al DMS

Abra el Modulo 4103 (Orden de servicio y facturacin)

Una vez en el modulo Digite la placa de vehculo en la pestaa de encabezado. NOTA Si el vehculo tena cita se la mostrara en caso tal que el vehculo no tenga cita, pero se realice la entrada dele si en el cuadro de dialogo que aparece, y si el vehculo tiene cita y desea verla dele si al cuadro de dialogo. Esto le permitir hacer uso de los colores para el tablero de citas. Recuerde que si el vehculo llega a tiempo usted colocara un de color negro. Si el vehculo ingresa tarde el Azul o Rojo Si el vehculo no ingresa el da de la cita colquele una x de color Rojo o Azul. En aso que el vehculo no ingrese informe a la Analista de Garantas para que llame al cliente y reprogramar las cita.

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Digite su cedula para que en la orden salga quien fue el encargado de realizar la recepcin

Una vez que haya introducido la placa, los datos se llenaran por defecto. Introduzca el kilometraje con el que ingresa el vehculo. Seleccione la razn de la entrada del vehculo (Latonera, Mecnica, Varias, Pintura, Electricidad) segn corresponda.

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Asigne un Rombo El rombo es el nmero interno que se le asigna al vehculo para informacin entre el asesor y los tcnicos y que permite la identificacin de los vehculos de manera ms eficaz .Este rombo se coloca sobre el techo de los vehculos.

En caso que el vehculo ingrese por alguna aseguradora. Utilice el botn de M y realice la bsqueda de las aseguradoras que estn inscritas con el taller. En el momento de la entrada solo diligencie el nombre de la seguradora que ser responsable de la orden de servicio. El porcentaje de deducibles, el numero de pliza, el asesor de la aseguradora y dems datos sern ingresados al momento de elaborar la factura.

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Dirjase en el modulo a la pestaa de Lista de chequeo

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En el espacio en Blanco (Solicitud) Introduzca todo aquello que el cliente perciba y que necesite que sea revisado para tener una idea de las fallas o problemas que presenta el vehculo. Despus de introducir cada una de las Solicitudes de clic sobre el botn Adicionar solicitud. Cuando haya tomado todas las Solicitudes Regrese a la pestaa de Encabezado.

Y en la demarcada a continuacin introduzca la fecha estimada de entrega, recuerde siempre darse un poco ms de tiempo, para que si el vehculo es entregado antes el cliente perciba un Valor agregado al servicio.

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Los Botones ubicado debajo de la Fecha/Hora de entrega le ayudaran a programar el tiempo estos estn marcados que se refiere a medio da, 1d a un da es decir la entrega estara para el da siguiente a la recepcin, 2d dos das, 3d tres das y el botn ? que le permitir cuadrar la entrega para as das. Una vez utilice alguno de los botones le saldr en el espacio en blanco una hora optativa que usted podr modificar. De clic en el botn Actualizar, en ese momento saldr un cuadro de dialogo que preguntara si desea ver las citas de ese da, dele que si acepte y saldr la orden de servicio lista para imprimir. 6. Pdale las llaves del vehculo al cliente, coloque la proteccin al volante, el forro al asiento, el protector del tapete, el protector para la palanca de cambios y el protector al freno de mano. 7. Invite al cliente preguntndole por objetos de valor o elementos dejados al interior del vehculo, haga un acompaamiento mientras inspeccionan el vehculo, rayones, golpes, faros y los elementos del formato.

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Al salir del vehculo cierre la puerta del conductor: en este momento revise la carrocera y pintura del guardafangos Del. Izq. y la puerta Del. Izq. (notifique y registre las anormalidades encontradas). Desplcese ahora a la puerta trasera izquierda, revise las condiciones de la pintura y carrocera incluya al cuarto trasero, abra la puerta trasera, revise el estado de tapicera y asientos, cuando aplique, en caso de pick up compruebe el estado de la caja carga y respaldo de la cabina. Luego dirjase a la parte posterior del vehculo, abra la compuerta o tapa maleta segn sea el caso, compruebe que los accesorios caucho, triangulo y gato estn presentes. Muvase ahora a la puerta trasera derecha o cuarto trasero, y revise la pintura y carrocera de la puerta y cuarto trasero, abra la puerta y revise el estado de tapicera y/o asientos. Por ltimo revise la parte trasera del techo. Siempre informe de las anormalidades. Dirjase al lado derecho delantero del vehculo, revise el estado de la carrocera y pintura de la puerta delantera derecha y del guarda fango. Dirjase al frente del vehculo, abra el capot y asegrelo de acuerdo a lo especificado y proceda a comprobar que existen todas las tapas de revisin de fluidos: aceite motor, aceite de caja aceite de direccin, deposito de liga de freno y / o embrague, agua del radiador y limpiaparabrisas, copie el serial de la batera y compruebe el estado de las correas, cierre el capot y verifique el estado de la pintura y latonera, aproveche para revisar la parte delantera del techo del vehculo. Llene el formato multipunto en el momento que hace la inspeccin y ofrezca los productos o servicios adicionales encontrados segn check list. Esta inspeccin y los hallazgos debern ser registrados en la orden impresa con bolgrafo de color negro y en presencia del cliente para evitar problemas a la hora de la entrega. NOTA: Si no es posible realizar la inspeccin de la pintura por suciedad en el vehculo mencione
al cliente que el taller no se puede responsabilizar por dao sobre esta. Realice una anotacin en la orden.

8 Si el trabajo puede demorar pocos minutos infrmele al cliente, as l cliente puede decidir si esperar, el tal caso hgalo pasar a la sala de cliente y ofrzcale algo de beber.

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Si lo que se va a realizar es un mantenimiento pida autorizacin de los repuestos para agilizar el proceso. 9. Tome la firma del cliente en la orden de trabajo. 10. Si el cliente deja el vehculo y regresar despus pregntele si necesita un taxi, y despdase de manera cordial, mencione que usted estar a cargo de informarle cualquier anomala si se llega a presentar o llamarle una vez la reparacin este lista. 11. Cuando l tcnico sepa que se necesita para la reparacin o el servicio usted deber informarle al cliente para que el autorice los repuestos. 12 Siempre brinde soluciones, aun cuando la solucin sea un acompaamiento en bsqueda de la solucin. 13. Cuando el vehculo haya pasado por el control o inspeccin de calidad proceda a generar la orden para la facturacin. Ingrese al DMS

Abra el modulo 4103

Seleccione modificar orden.

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Una vez de clic se desplegara un men.

Para realizar la bsqueda puede hacerlo por Rombo, Orden# o placa del vehculo, si le es ms fcil parece sobre cualquier espacio de estos y digite F1, en este momento se desplegara una lista con los vehculos y ordenes en el taller, seleccione la ordn que desea y teclee Enter. A partir de este momento usted podr modificar la orden de servicio, como ya se realizaron las reparaciones usted deber ir a la pestaa de lista de chequeo y segn la informacin suministrada por los tcnicos y contestar las solicitudes en el espacio en blanco al lado de Respuestas.

Toda solicitud debe tener una respuesta, para que el cliente comprenda que se hizo para solucionar cada uno de los inconvenientes del vehculo, e incluso coloque si alguna solicitud no se pudo realizar por falta de autorizacin del cliente.

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Si lo requiere en la pestaa de Encabezado en la zona de Notas, agregue las notas que desee.

Una vez generadas todas las respuestas a las solicitudes. Dirjase a la pestaa de detalles.

En esta pestaa encontrara todos los repuestos que han sido cargados a la orden lo que le permitir tener idea de cuantas horas cargar a la orden.

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En este momento usted podr cargar las horas de trabajo para ello de clic en el botn de nueva lnea

Proceda a diligenciar los datos que l pide el modulo

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Facturar a: Segn lo decida el cliente o precione F1 para realizar la bsqueda Operacin: Si conoce el cdigo utilcelo de lo contrario presione F1 y seleccione de la lista la operacin realizada.

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Por defecto el modulo le dira el tiempo que puede cobrar por la operacin, sin embargo usted podr modificar la cantidad si lo requiere.

Seleccione la solicitud que cumple con esa operacin en el cuadro que dice chequeo.

Seleccione el Operario de la lista que se despliega.

Y realice algn comentario para esa lnea si lo cree pertinente. Clicee el botn OK y habr generad la lnea. Una vez realice todas las entradas de lneas podr proceder a darle actualizar, en este momento generara la orden de trabajo final que ser utilizada por al Asistente de garantas para realizar la factura, imprmala y llvesela para que ella realce la factura correspondiente. 14. Verifique que el vehculo ya est limpio y llame al cliente para que pueda pasar a retirar el vehculo. 15. Cuando llegue el cliente saldelo por el nombre e Informe al cliente los pasos a seguir para retirar el vehculo, tenga en su mano la orden final para facturacin; as el cliente sabr el monto que deber cancelar y si el cliente est de acuerdo y no solicita

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productos adicionales pase a facturacin para que se genere la factura. Si el cliente decide ingresar productos adicionales informe al Jefe de repuestos para que los cargue a la orden imprima de nuevo la orden final y pase a facturacin. 16. Entregu la factura al cliente; cuando el cliente se dirija a pagar ubique el vehculo en la zona para la entrega, una vez que el cliente haya realizado el pago (Asegrese de esto) Tmese su tiempo para explicar que se hizo en el vehculo, los problemas adicionales, los repuestos remplazados y los elementos que el cliente podra adquirir entregue al cliente las piezas remplazadas y pregntele si desea llevarlos o desea dejarlos en el taller para su disposicin. 17. Durante ese mismo espacio de tiempo muestre las condiciones de la pintura para que se asegure que el vehculo no ha sufrido ningn dao. 18. Recurdele al cliente la importancia de realizar los mantenimientos a tiempo y mencione la prxima entrada para su realizacin. (Si existi algn pendiente por falta de autorizacin pregntele al cliente si desea que generemos un recordatorio para llamarlo) Para esto utilice el modulo 0701 del DMS

En este modulo podr generar el recordatorio que le servir para realizar la llamada el da acordado con el cliente. En donde dice tercero ponga el Nombre o la cedula del cliente

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De clic en Sucesos y seleccione recordatorio. Programe el recordatorio para que el da programado le genere una alerta y pueda llamar al cliente para recordar. 19. Siempre despdase con una frase amable y recuerde que el taller esta para brindar servicio y todo lo que haga en pro de lograr un elemento diferenciador dar al cliente la sensacin de preferencia e importancia.