CYNTHIA MARIA KIYONAGA SUENAGA

A APLICAO DA ARQUIVSTICA INTEGRADA EM INSTITUIES PRIVADAS DE LONDRINA

Londrina 2011

CYNTHIA MARIA KIYONAGA SUENAGA

A APLICAO DA ARQUIVSTICA INTEGRADA EM INSTITUIES PRIVADAS DE LONDRINA

Trabalho de Concluso de Curso apresentado ao Departamento de Cincia da Informao da Universidade Estadual de Londrina. Orientador: Prof. Esp. Diana Vilas Boas Souto

Londrina 2011

CYNTHIA MARIA KIYONAGA SUENAGA

A APLICAO DA ARQUIVSTICA INTEGRADA EM INSTITUIES PRIVADAS DE LONDRINA

Trabalho de Concluso de Curso apresentado ao Departamento de Cincia da Informao da Universidade Estadual de Londrina.

BANCA EXAMINADORA

__________________________________ Prof Esp. Diana Vilas Boas Souto Universidade Estadual de Londrina

____________________________________ Prof Esp. Richele Grenge Vignoli Universidade Estadual de Londrina

____________________________________ Prof. Ms. Fernando Kaname Westphal Universidade Estadual de Londrina

Londrina, 07de Novembro de 2011.

Dedico este trabalho a minha famlia.

AGRADECIMENTOS

Agradeo em primeiro lugar a Deus, por estar sempre ao meu lado nas horas boas e ruins. Agradeo a minha famlia pelo apoio sem o qual este sonho no seria possvel, cada um sabe a sua contribuio, muito obrigada mesmo! Agradeo a minha orientadora, Profa. Diana Vilas Boas Souto, por guiar-me pelos caminhos tortuosos da vida acadmica, pela serenidade, amizade e orientao neste trabalho. Aos professores do curso de Arquivologia da Universidade Estadual de Londrina, mesmo os que no conheci pessoalmente, vocs so verdadeiros guerreiros! Aos colegas que compatilharam comigo as alegrias e infortnios de estar na Universidade, meu muito obrigada e os desejos de um futuro brilhante.

Valorize os seus limites, e por certo no se livrar mais deles! Richard Bach

SUENAGA, Cynthia Maria Kiyonaga. A aplicao da arquivstica integrada em instituies privadas de Londrina. 56 p. Trabalho de Concluso de Curso (Graduao em Arquivologia) Universidade Estadual de Londrina, Londrina, 2011.

RESUMO

Este estudo pretende investigar a aplicao da Arquivstica Integrada em instituies privadas de Londrina, visa, especificamente, mapear dentro das instituies a aplicao da Arquivstica Integrada nos arquivos correntes, intermedirios e permanentes e identificar as vantagens ou desvantagens administrativas da aplicao da gesto integrada de arquivos, e a contribuio da Arquivstica Integrada na tomada de decises administrativas. Um breve levantamento bibliogrfico foi realizado, no intuito de contextualizar a pesquisa, os conceitos da Teoria das Trs Idades, valor documental, Arquivstica Tradicional, records management, Arquivstica Integrada e usurio da informao, foram abordados de modo a relacionar o tema da pesquisa com as teorias consolidadas pelos diversos autores consultados no referencial terico. Para atingir os objetivos propostos foi utilizada a metodologia de estudo de caso, com aplicao de um questionrio, o pblico alvo da pesquisa so os arquivistas e uma amostra de usurios dos arquivos de duas empresas privadas de Londrina. Uma empresa pertence ao ramo Farmacutico e a outra uma metalrgica. O questionamento foi direcionado de modo a mapear a aplicao da Arquivstica Integrada nos arquivos destas instituies e identificar o uso das informaes arquivsticas para a tomada de decises. A motivao social desta pesquisa a valorizao da disciplina arquivstica, a motivao pessoal fornecer informaes que possam contribuir para que os arquivistas possam expandir o alcance do trabalho que podem desenvolver em parceria com as administraes das empresas, passando a ser no mais meros guardadores de papis e sim gerenciadores de informaes orgnicas. Academicamente a abertura do debate sobre a utilizao de informaes arquivsticas para a tomada de decises vem apontar caminhos, que embora no sejam novos aparentemente tem sido negligenciados, como demonstra a realidade dos ainda existentes depsitos de papis que tomam conta de grande parte dos arquivos. Conclui-se pela pesquisa que a Arquivstica Integrada praticada nas empresas privadas em Londrina no entanto falta uma sistematizao dos procedimentos, que existe uma crescente associao da informao orgnica com o processo decisrio nas organizaes e que os usurios do arquivo, assim como os arquivistas responsveis pelos arquivos das empresas pesquisadas, consideram vantajosa a utilizao de informaes provenientes dos arquivos no referido processo.

Palavras-chave: Arquivstica Integrada, Gesto Documental, Informao orgnica, tomada de decises administrativas.

SUENAGA, Cynthia Maria Kiyonaga. The aplication of Integrated archivistics in private institutions in Londrina. 2011. 56 pages. Undergraduate Dissertation (Archivology Graduation Course) State University of Londrina, Londrina, 2011.

ABSTRACT

This study aims to investigate the application of Integrated Archivistcs in private institutions in Londrina, aims specifically to map within the institutions the aplication of Archivistics in current, intermediate and permanent archives and identify the advantages or disadvantages of the administrative implementation of integrated management of files, and the contribution of Integrated Archivistics for administrative decisions. A brief literature review was conducted in order to contextualize the research, the concepts of the Theory of the Three Ages, documentary value, Traditional Archivistics, Records Management, Integrated Archivistics and user information were addressed in order to relate the research topics with theories consolidated by several authors found in the theoretical framework. To achieve the proposed objectives the methodology aplied was of case study, applying a questionnaire, the target audience were archivists and a sample of users of the archives of two private companies of Londrina. One is a Pharmaceutical company and the other is a Metalurgyc. Company.The questioning was directed to map the implementation of the Integrated Archivistics in the archives of these institutions and to identify the use of archival information for decision making. The social motivation of this research is to improve the importance of the archival discipline, the personal motivation is to provide information that can contribute so that archivists can expand the scope of the work they may develop in partnership with the Administrative Boards of companies, becoming no more than mere keepers of paper, but organic information managers. Academically the opening of the debate on the use of archival information for decision-making is important to point out ways that are not new but apparently has been neglected, as demonstrated by the reality of the remaining deposits of papers that exists in most archives. The conclusion of the research is that the Integrated Archivistics is practiced in private companies in Londrina, but there is a lack of systematic procedures, there is a growing association of organic information with decision-making in organizations and that the Archives users, as well as the archivists responsible for the archives of the companies surveyed consider advantageous to use information from the from the archives for the refered process.

Keywords: Integrated Archivistics, Records Management, organic Information, administrative decision-making.

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ANQ Arquivos Nacionais de Quebc CONARQ Conselho Nacional de Arquivos EUA Estados Unidos da Amrica

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 Atividades desempenhadas pelo arquivista...................................... 42

LISTA DE GRFICOS

Grfico 1 Independncia do setor de arquivo na Farmcia. ............................. 38

Grfico 2 Independncia do setor de arquivo na Metalrgica. ......................... 39

Grfico 3 Nvel organizacional do setor de arquivo Farmcia. ......................... 40

Grfico 4 Nvel organizacional do setor de arquivo Metalrgica....................... 41

Grfico 5 Nvel organizacional do setor de arquivo Farmcia e Metalrgica.... 41

Grfico 6 - Tipo de arquivo na Farmcia. ............................................................ 46

Grfico 7 Tipo de arquivo na Metalrgica......................................................... 46

SUMRIO

1 INTRODUO .......................................................................................................12 1.1 PROBLEMA .........................................................................................................14 1.2. OBJETIVO GERAL ..................................................................................................16 1.3. OBJETIVOS ESPECFICOS.......................................................................................16 1.4 JUSTIFICATIVA DA PESQUISA ...................................................................................17 2 REFERENCIAL TERICO.....................................................................................19 2.1 O CICLO DOCUMENTAL E A TEORIA DAS TRS IDADES ..............................................19 2.2 ARQUIVSTICA INTEGRADA E GESTO DOCUMENTAL..................................................23 2.3 O USURIO DA INFORMAO E O USO DA INFORMAO ARQUIVSTICA PARA A TOMADA
DE DECISES

.........................................................................................................31

3 METODOLOGIA ....................................................................................................35

4 ANLISE DE DADOS............................................................................................38

5 CONCLUSO ........................................................................................................50

REFERNCIAS.........................................................................................................52

APNDICES .............................................................................................................56 APNDICE A Questionrio ....................................................................................57

12

1 INTRODUO

O acesso informao de extrema importncia nas instituies, onde a tomada de decises deve ser rpida e eficaz. A alta taxa de competitividade nos negcios obriga os administradores a usarem todo seu potencial e todas as ferramentas disponveis para estarem sempre em evidncia. Neste contexto a aplicao das diretrizes da Arquivstica Integrada na gesto dos documentos essencial para disponibilizar aos administradores as informaes cruciais contidas nos documentos, uma vez que, ao englobar todo o ciclo vital dos documentos, a viso integrada do tratamento arquivstico permite um maior controle sobre o fluxo documental e, lgicamente, sobre as informaes. Conforme atestam Nascimento e Valentim (2009):

[...] o processo decisrio prescinde da informao orgnica, porquanto ela insumo para o referido processo, ou seja, se o decisor acessar esse tipo de informao de forma adequada, ter condies de desenvolver o processo decisrio de maneira mais efetiva, cujo resultado estar diretamente proporcional ao cumprimento das metas e objetivos organizacionais.

A Teoria da Arquivstica Integrada, proposta inicialmente por Rousseau e Couture em 1982, na publicao Ls archives au xx sicle. Une rponse sux besoins de ladministration et de La recherche, considerada como o primeiro manual de Arquivstica do Quebec, segundo Lopes (1998), foi a primeira obra a considerar de modo sistemtico a informao orgnica como objeto da disciplina Arquivstica. Desta forma o arquivo assume um novo papel como ferramenta

estratgica para a consulta de informaes, que, se bem utilizadas constituem um diferencial para o processo de tomada de deciso administrativa. A respeito dos documentos como fonte de informao Bellotto (2006, p. 25), afirma:

As atividades clssicas da administrao prever, organizar, comandar, coordenar e controlar no se efetuam sem documentos. Quanto mais informados os administradores/dirigentes tiverem sobre um assunto, melhor e mais completamente podero decidir sobre ele.

13

Nesse contexto, torna-se evidente a necessidade da gesto documental nas empresas, com nfase nos princpios da Arquivstica Integrada, visto que esta se volta mais especificamente para a informao orgnica. Sobre a importncia estratgica da informao orgnica, Rousseau e Couture (1994), apontam:

Os organismos que compreenderam a importncia estratgica da informao orgnica e cujos membros podem comunicar rapidamente e sem distoro atravs da hierarquia deveriam ter uma vantagem decisiva, de rapidez, nas tomadas de deciso, por exemplo, sobre aquelas que o no conseguem (ROSSEAU;COUTURE, 1998, p.65).

A informao orgnica definida, de acordo com Tognoli e Guimares (2011), como aquela que produzida e/ou recebida no mbito de uma atividade, a produo de uma ou mais informaes orgnicas registradas do origem aos arquivos da instituio. As informaes no orgnicas so aquelas, que no estando vinculadas misso organizacional esto contidas em documentos de carter bibliogrfico, tais como publicaes e materiais de referncias. A informao arquivstica difere-se por basear-se em registros documentais, o que impe credibilidade s decises apoiadas em tais informaes e as torna fundamentais no processo de tomada de deciso, pois reduzem a incerteza. Esta pesquisa busca identificar em que medida os preceitos da Arquivstica Integrada podem ser encontrados no dia a dia dos arquivos de instituies privadas de Londrina, e questiona se os tomadores de deciso nas empresas vislumbram vantagens na utilizao de informaes arquivisticas no processo decisrio. Para contextualizar a pesquisa neste trabalho discorre-se sobre o Ciclo Documental, a Teoria das Trs Idades, a Arquivstica Tradicional e o Records Management, aqui abordados como um crescendo de prtica mais teoria, que culmina no aparecimento da Arquivstica Integrada, a partir de ento o foco passa para a contribuio da abordagem Integrada do Arquivo na gesto das informaes e sua participao no processo de tomada de decises administrativas.

14

1.1 PROBLEMA

A Arquivstica Integrada a unio entre a Arquivstica Tradicional (nfase no contedo, no valor Histrico) e o Records Management (nfase administrativa focada na eficincia), surgiu da necessidade de um gerenciamento total dos documentos, em todas as suas fases. De acordo com Tognoli e Guimares (2011): Essa abordagem integradora foi proposta inicialmente por Couture, Ducharme e Rousseau, no final dos anos 1980, devido s necessidades enfrentadas pelo Arquivo Nacional de Qubec (ANQ), em trabalhar com documentos ativos, semi-ativos e histricos. Nesse sentido, Lopes (1998, p. 86) relata que a penetrao da Teoria Arquivstica Integrada consiste num fenmeno em construo, seus preceitos e prticas no figuram ainda no corao dos debates das idias ligadas Arquivologia, no entanto atualmente percebe-se uma valorizao do contexto informacional dos documentos e junto a essa valorizao um redirecionamento no sentido da abordagem integrada dos arquivos. A necessidade de gerenciar as informaes que so produzidas e registradas diariamente na forma de documentos, nos mais diversos suportes, faz com que o arquivista naturalmente procure integrar o tratamento documental e englobar todo o ciclo documental. Os indivduos tomam decises a todo o momento, o prprio ato de administrar, a vida ou a empresa, baseia-se em decises. As decises no contexto empresarial possuem segundo Nascimento e Valentim (2009), um impacto imediato nas aes organizacionais, e nesse mbito que a informao orgnica se torna essencial para o processo decisrio, podendo ser utilizadas para corroborar as decises tomadas pelos administradores. O problema levantado por essa pesquisa investiga em que medida a proposta da Arquivstica Integrada de tratamento global dos documentos aplicada a realidade das empresas privadas londrinenses, busca identificar as vantagens ou desvantagens administrativas da aplicao da gesto integrada de arquivos para a tomada de decises e verifica se as empresas utilizam a informao arquivstica como base para o processo de tomada de decises. O cenrio arquivstico brasileiro, segundo Souza (2006), formado pelos arquivos montados nos setores de trabalho compostos por as massas

15

documentais acumuladas, sua organizao quando existente baseia-se no empiricismo e na improvisao. Na opinio de Lopes (1998)

A evoluo histrica do pas resultou no incrvel aumento dos problemas arquivsticos brasileiros expressos, por exemplo, em grandes massas documentais acumuladas de modo quase aleatrio. Elas so conhecidas como arquivos mortos, esto por todo lado, infernizando a vida de administradores e desafiando a capacidade profissional dos arquivistas. No estamos nos referindo apenas aos grandes depsitos de documentos em suporte papel, sem classificao, avaliao e descrio. Existem hoje, tambm, volumosos depsitos de documentos informticos, arquivos mortos ou quase-mortos em bytes esperando solues de destinao. No se trata mais de um problema de suporte. Os mais variados podem ser encontrados nestas massas documentais acumuladas. Elas so verdadeiras minas, formadas por documentos descartveis e por documentos que, se perdidos, levam com eles informaes preciosas de valor tcnico, jurdico, histrico, social e, at mesmo, artstico. Garimp-los deveria ser uma emergncia nacional, para que amanh no se amarguem perdas irrecuperveis.

Muitas vezes falta um olhar mais preciso para o valor da Gesto de Documentos por parte dos tomadores de deciso da empresa. Isso pode ser observado, pela falta de uma Poltica de Arquivo voltada para o setor privado. O CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministrio da Justia, recebeu do Estado a incumbncia de elaborar as instrues normativas relativas Gesto Documental e a proteo especial aos documentos de arquivo, no entanto percebe-se que a penetrao de tais instrues no atinge hegemonicamente as instituies pblicas e privadas. De modo geral percebe-se, no setor privado, uma ausncia de metodologias e a prtica de uma arquivstica baseada na experimentao. A falta de um gerenciamento das informaes arquivsticas nas instituies privadas tem estimulado uma imagem sucateada dos arquivos dessas instituies, as informaes potencialmente teis para a tomada de decises ficam dispersas quando no h uma poltica de gesto documental que padronize os procedimentos e promova a otimizao do fluxo documental. Segundo Moreno (2008, p.86):
O que se detecta na atualidade que as organizaes, com ou sem fins lucrativos, apresentam, em sua maioria, burocracia excessiva em

16

seus funcionamentos, fluxo de trabalho mal desenhado, produo de grande quantidade de documentos desnecessrios, muitas vezes inteis e em duplicidade, o que leva a um escasso uso dos documentos arquivsticos no interior dessas organizaes

Gerir a massa documental que tem se acumulado nas empresas apresenta-se como um desafio para os arquivistas, principalmente devido ao fato de que geralmente no Brasil, o arquivista no participa da produo dos documentos e no acompanha o fluxo documental at que o documento v para o arquivo permanente ou definitivo. A falta de compreenso do arquivo como um repositrio de documentos que se acumulam naturalmente, de modo orgnico, ou seja, interligados uns aos outros, pela atividade que os gerou, dispostos em um sistema onde as informaes entram e saem, faz com que o arquivista seja subvalorizado e que o arquivo perca o seu potencial de fornecer informaes estratgicas a respeito da organizao, estrutura e funcionamento da instituio.

1.2. OBJETIVO GERAL

Investigar a aplicao da Arquivstica Integrada em instituies privadas de Londrina.

1.3. OBJETIVOS ESPECFICOS

Mapear dentro das instituies a aplicao da Arquivstica Integrada nos arquivos correntes e intermedirios e permanentes. identificar as vantagens ou desvantagens administrativas da aplicao da Gesto Integrada de Arquivos. Identificar a utilizao de informaes arquivsticas na tomada de decises administrativas.

17

1.4 JUSTIFICATIVA DA PESQUISA

Segundo Rousseau e Couture (1994, p. 80), a Arquivstica Integrada originou-se de uma base preestabelecida (a Arquivstica Tradicional e o Records Management), que se desenvolveu como uma proposio cientfica completamente inovadora. Esta nova Arquivstica deu ao trabalho do arquivista um novo sentido e uma nova significao e ainda hoje ela estimula os profissionais de seu campo de estudos e de trabalho prtico, incita-os a repensarem suas metodologias e a procurarem novos paradigmas e novas solues. Para Bellotto (2006, p. 306), o papel do arquivista na nova sociedade da informao o de colaborar estreitamente para que os fluxos informacionais na sua rea de ao possam dar-se de forma plena e mais satisfatria possvel. Segundo a autora a eficcia da recuperao da informao depende do arquivista, pois, havendo preciso nos processos de classificao, avaliao e descrio documental, haver preciso na recuperao da informao. Observa-se hoje a necessidade social de valorizar o arquivista ao demonstrar que as prerrogativas de seu trabalho so bastante diversas e que na atualidade de extrema importncia a presena deste profissional capacitado para gerenciar informaes, preservar e armazenar os documentos fsicos em segurana e entregar em tempo hbil a informao para que seja utilizada na tomada de deciso. Concorda-se com Tognoli e Guimares (2011) quando os autores afirmam que Arquivstica Integrada aponta para um maior reconhecimento social da disciplina Arquivstica:
Uma disciplina que quer ser reconhecida socialmente deve se esforar ao mximo para construir um conjunto de conceitos, teorias e prticas globais, ao invs de fragment-los em duas disciplinas opostas, como ocorrera at ento com a Arquivstica Tradicional e a Gesto de Documentos. A proposta dos tericos de Quebc um ponto de partida para uma consolidao da Arquivstica enquanto uma disciplina integrada e autnoma, capaz de oferecer as solues para os problemas colocados s organizaes na era da informao, no que ranfe produo e organizao de informaes orgnicas registradas.

18

A falta de literatura referente ao tema Arquivstica Integrada justifica academicamente a pesquisa ao ampliar o debate e apontar novos caminhos para a conceituao do arquivista como um administrador de informaes, ao retirar o arquivista da posio de guardador de papis e submete-lo posio de gestor de informaes. Essa mudana de viso proposta refora a necessidade de um maior dilogo interdisciplinar entre a Cincia da Informao e a Arquivstica, a transferncia do paradigma histrico/tecnicista para o cientfico informacional, carece desta abertura do debate acadmico, pois ainda no consenso entre os pesquisadores da Arquivologia. O ensino ponto central na formao do profissional arquivista, na medida em que atravs do que aprendeu e do estmulo pesquisa que o arquivista desenvolver a competncia para compreender a natureza do documento e das instituies que o geraram. Hoje as demandas por informao so mais rpidas e mutveis e o arquivista deve ser capaz de respond-las com a mesma agilidade de sua evoluo. . A aplicao da Arquivstica Integrada objetiva uma melhoria no fluxo informacional e dessa forma, aproxima o arquivo do processo administrativo das empresas, ao disponibilizar informaes precisas sobre as atividades desempenhadas no intuito de atingir seus objetivos, abrindo caminho para a pesquisa retrospectiva e para a anlise de dados concretos, registrados ao longo do tempo A motivao pessoal da pesquisa fornecer informaes que possam contribuir para que os arquivistas aumentem suas possibilidades de crescimento pessoal ao expandir o alcance do trabalho que desenvolvem nas empresas, trabalhando interdisciplinariamente para melhorar tanto os sistemas de arquivo quanto as administraes das empresas, passando a ser no mais meros guardadores de papis e sim gerenciadores de informaes orgnicas No se pretende aqui confundir o arquivista com um administrador, mas demonstrar que o arquivo um rgo vital dentro do sistema organizacional, pois no momento em que se inicia qualquer empreendimento um arquivo comea a ser formador da reunio dos documentos que lhe deram origem. Sendo assim considera-se importante divulgar a importncia do papel do arquivista dentro do processo de tomada de deciso ao apont-los entre outras coisas, como gerenciadores de informaes.

19

2 REFERENCIAL TERICO

2.1 O CICLO DOCUMENTAL E A TEORIA DAS TRS IDADES.

Para compreenso do surgimento da Arquivstica Integrada, faz-se necessrio compreender o conceito de ciclo documental e a Teoria das Trs Idades, pois foi a partir do surgimento do conceito de idade documental que se desenvolveu a Arquivstica Integrada. Segundo Silva (2006, p. 17), a adoo da Teoria das Trs Idades a partir da segunda metade do sculo xx, revolucionou as tcnicas arquivsticas propiciando o uso dos arquivos de modo mais eficiente e eficaz, bem como iniciou um debate terico que veio enriquecer a prpria Arquivstica. De acordo com Duchein (1983 apud Souza 2003) surgiu na Frana em 1841, um dos fundamentos da Arquivstica moderna, o princpio de respeito aos fundos a partir de uma circular emitida pelo ministro Duchtel, mas inspirada por Natalis de Wailly, chefe da Seo Administrativa dos Arquivos Departamentais do Ministrio do Interior. O Princpio de Respeito aos Fundos consiste em manter agrupados, sem mistur-los a outros, os arquivos provenientes de uma administrao, de uma instituio ou de uma pessoa fsica ou jurdica O Respeito aos Fundos ou provenincia promoveram um grande desenvolvimento da arquivstica na medida em que de acordo com tal princpio evitase a fragmentao dos acervos. Duchein (1996 apud Rodrigues 2004, p. 24), esclarece que, considera o princpio de provenincia como sinnimo do princpio de respeito aos fundos, viso com a qual concorda o Arquivo Nacional do Rio de Janeiro (2005, p. 136), como comprova-se pela definio contida no Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica: Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.Tambm chamado princpio do respeito aos fundos. No entanto, Rodrigues (2004, p. 24), entende o princpio de provenincia ligado mais especificamente identidade dos fundos de arquivo permanente, enquanto o princpio de respeito aos fundos, alm de dar identidade

20

aos fundos e no misturar documentos de provenincias diferentes, objetiva garantir a integridade e ordem original interna do fundo. Lopes (1996, p.79), defende que o tratamento arquivstico deve comear na origem, isto , no momento da produo do documento. Levando-se em considerao o princpio arquivstico de Respeito aos Fundos ou Provenincia e o valor documental associado a Teoria das Trs Idades, o arquivista tem a base do tratamento documental. A possibilidade de acompanhar a criao e o fluxo do documento aumentam a eficcia da aplicao dos princpios, pois que no haver dvidas sobre sua origem e a atividade que o gerou.
A aplicao do princpio da provenincia e o fundo de arquivo so realidades arquivsticas que se justifica perfeitamente ligar de forma direta a preocupaes administrativas, Parece to imperioso para o arquivista no alterar a ordem dada aos documentos pela administrao que os transfere enquanto semiactivos, ou arquivos definitivos, quanto parece natural que o administrador no misture, durante o seu perodo de atividade, os seus arquivos com os de outra entidade (ROUSSEAU; COUTURE, 1994, p. 81).

Para Rousseau e Couture (1998), os princpios fundamentais da disciplina Arquivstica so trs: o Princpio da Territorialidade; o Princpio da Provenincia e o Princpio da abordagem das Trs Idades. O princpio da territorialidade pode facilmente ser associado ao de provenincia, uma vez que para respeitar-se a origem do documento devemos ter em considerao sua territorialidade no mbito institucional, regional ou nacional, no retirando de seu local de origem os documentos, salvo casos excepcionais. Outros autores optam por abordagens diferentes, tal como Rodrigues (2006, p. 106), que considera princpios os da Provenincia, da Manuteno da Ordem Original, e da Indivisibilidade ou Integridade, que, segundo a autora est implcito no princpio de respeito aos fundos. No h, portanto, um consenso entre os autores da rea a respeito da totalidade dos princpios fundamentais da disciplina, o nico princpio tomado como unanimidade o da Provenincia, por tratar-se de um princpio que parte da raiz do documento, sua origem. Souza (2003, p. 251) considera o princpio da provenincia como um princpio de classificao natural. A Teoria das Trs Idades tomada como Princpio ou no, considerada como fundamental para o processo de Avaliao Documental e surgiu a partir da necessidade de avaliar os documentos com vistas evitar a acumulao

21

desordenada que reinava nos arquivos administrativos, onde muitas vezes documentos no mais necessrios permaneciam por muito tempo junto aos setores de criao ocupando espao e dificultando a organizao. O norte-americano Philip C. Brooks identificado, segundo Indolfo (2007), como o primeiro profissional a fazer referncia ao ciclo vital dos documentos, j para Barros (2010, p. 33) o aparecimento do conceito de ciclo vital e do valor dos documentos creditado a Posner, que trabalhou com Schellemberg nos Arquivos Nacionais dos EUA. A teoria da avaliao apia-se, na proposio de dois tipos de valores aplicveis ao contexto dos arquivos: valor primrio e valor secundrio. Ernst Posner e Theodore R. Schellenberg so considerados por Indolfo (2007) como os responsveis pela sua difuso e aplicao, nas dcadas de 50 e 60, o que veio a produzir, conforme a autora uma autntica revoluo na disciplina arquivstica. Schellemberg, assim definiu os conceitos de valor primrio e secundrio e fez ainda uma ressalva a respeito dos documentos de valor permanente, indicando que os mesmos devem ser preservados em uma instituio arquivstica, diferentemente dos documentos administrativos de uso corrente:

Os valores inerentes aos registros pblicos modernos so de dois tipos: valor primrio para a gesto de criao e valor secundrio para outras instncias e utilizadores. Os documentos pblicos so gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos pblicos so preservados em uma instituio arquivstica definida, porque tm um valor que existir por longo tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque tero valores importantes para outros usurios que no os atuais. (SCHELLENBERG, 1984, p.58, grifo nosso)

Os documentos nascem no cumprimento das atividades exercidas pela entidade produtora do arquivo com funes administrativas, fiscais, legais e executivas, estas so funes prticas ligadas diretamente aos interesses do produtor do documento, o que caracterizado como o valor primrio do documento O valor secundrio ainda que possa ser atribudo tambm por parte do produtor do documento, volta-se para qualquer usurio potencial, tais como os administradores que desejem conhecer os processos mais antigos da administrao, ou pesquisadores e outros profissionais, desta forma seu valor passa a ser de fonte de conhecimento.

22

Na definio do Dicionrio de Terminologia arquivstica, o valor do documento claramente atribudo ao objetivo de sua utilizao:
valor primrio: Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. valor secundrio: Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, grifo dos autores).

O valor documental associado Teoria das Trs Idades dos documentos vem sendo usado na etapa de avaliao dos documentos, visando otimizar a classificao dos mesmos, evitando assim o acmulo de documentos na idade corrente. Rousseau e Couture (1998, p. 65), apontam para a relao entre o contedo informacional e o valor documental:
De facto a informao orgnica utilizada pelas unidades do organismo, quer pelo seu valor primrio, a fim de decidir, de agir e de controlar as decises ou aces passadas, quer pelo seu valor secundrio, a fim de efectuar pesquisas retrospectivas que pem em evidncia decises ou aces passadas (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 65).

O mesmo documento pode ter valor de prova legal ou valor histrico, pois conta um acontecimento ao mesmo tempo em que registra um fato, o Valor documental reside na necessidade da informao, A capacidade de uma empresa de fornecer acesso rpido e total ao contedo informacional dos documentos com certeza um diferencial competitivo de valor e demonstra a importncia da Gesto Documental dentro de qualquer instituio. De acordo com Barros (2010), as idias de Schellemberg chegaram Europa por volta de 1962 e serviram de base para a Teoria das Trs Idades que surgiu como uma tentativa de conter o acmulo desordenado de documentos, o que se apresentava como um problema no incio do sculo. A teoria baseia-se nas etapas de vida dos documentos, conceituadas por Rousseau e Couture (1994, p. 53) como idades Ativa, Semi-ativa e Inativa, e podem ser assim definidas: Na primeira idade, a circulao e tramitao do documento ainda ocorrem com frequncia, com o objetivo de solucionar um problema ou efetivar uma transao juridico-administrativa, nesta fase os documentos fazem parte do Arquivo

23

Corrente. A partir de recebida a resposta ou solucionado o problema que deu origem transao, os arquivos passam ento para o Arquivo Intermedirio, neste momento o documento prova de ao e sua consulta menos freqente, o documento perde seu valor primrio (probatrio) e o valor secundrio (cultural) se estabelece. A partir da avaliao, o documento pode ser descartado, ou encaminhado para guarda, onde entra na terceira idade e passa a ser chamado de Arquivo Permanente, seu valor passa a ser cultural ou histrico/informativo, para fins de investigao. Bernardes e Delatorre (2008, p. 10), assim definem o ciclo documental, associando-o Teoria das Trs Idades:

Arquivo corrente ou 1 idade: os documentos esto estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produo ou recebimento [...] Arquivo intermedirio ou 2 idade: documentos originrios do arquivo corrente, com pouca freqncia de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrio ou precauo no arquivo destinado guarda temporria. Arquivo permanente ou 3 idade: os documentos so preservados em definitivo em razo de seu valor histrico, testemunhal, legal, probatrio e cientfico- cultural. (grifo do autor)

Para o Arquivista, em seu fazer dirio, ter em conta o ciclo documental traz vantagens, pois transforma um conjunto de documentos que pode ser quantitativamente impossvel de ser tratado em relao aos recursos de que se dispe, em subconjuntos que so ento passiveis de ser avaliados de modo prtico, minimizando as chances de erro. A abordagem integrada da arquivstica permite conhecer a totalidade do arquivo atravs de suas partes, pois que embora aparentemente divididas elas esto unidas, orgnicamente, pelo acompanhamento dado em cada uma de suas fases, desde o princpio.

2.2 ARQUIVSTICA INTEGRADA E GESTO DOCUMENTAL.

Segundo Duranti apud Barros (2010), as primeiras obras que estudaram os temas relacionados com materiais arquivsticos e as tarefas de arquivo foram escritas por juristas do sculo XI, mas j na legislao da Roma antiga existiam afirmaes gerais sobre as obrigaes dos responsveis pela custdia de documentos. As origens da disciplina e a construo do conhecimento arquivsticos,

24

so temas extensos e no se pretende alcan-los plenamente. Para esta pesquisa interessa conhecer as correntes do pensamento arquivstico que levaram ao aparecimento da Arquivstica Integrada. A Arquivsica desenvolveu-se como uma disciplina do conhecimento cientfico, a partir do seu prprio fazer, e tem por objeto, segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1996, p. 5) o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao Os arquivos como instituio ou local de guarda de documentos, so formaes naturais e espontneas, resultantes da acumulao de registros das atividades e de atos praticados pelos seres humanos, que se preocuparam desde os primrdios em reter a memria dos acontecimentos. No objetivo deste trabalho estender-se na descrio histrica do surgimento da disciplina, uma vez que, segundo Tognoli (2010, p. 17), esta remonta aos primrdios do aparecimento da escrita. A sistematizao dos conhecimentos relacionados a gesto de arquivos evoluiu e a forma de abordagem dos arquivos desenvolveu-se a partir de prticas e observaes empricas que, ao longo do tempo resultaram em estudos e na elaborao princpios e postulados. Conforme Silva et al (1998, p. 92):
A partir do sc. XVI, as rotinas da profisso comeam a ser freqentemente disciplinadas por normas regulamentares, algumas inclusive de carter oficial. No obstante o contedo programtico das mesmas, verifica-se que elas tm j imanentes princpios gerais de natureza arquivstica, os quais iro adquirir depois a forma de postulados, levando ao aparecimento de uma nova disciplina a Arquivstica como construo conceitual e sistemtica do saber adquirido por uma prtica milenar da gesto de arquivos.[...]

O caminho percorrido pela histria segundo Moreno (2008, p. 78), aponta inicialmente a existncia de duas correntes do pensamento arquivstico. A primeira foi denominada de Arquivstica Tradicional, e a outra, o Records Management. Uma terceira corrente de pensamento surgiu, de acordo com Tognoli (2010, p. 33) na dcada de 80, no Canad, mais especificamente em Quebc, com a inteno de reintegrar a disciplina. Desta forma esta pesquisa parte da premissa estabelecida por Lopes, da existncia de trs correntes do pensamento arquivstico:

25

[...] a Arquivstica Tradicional, mais ligada aos arquivos definitivos; o Records Management, identificado por uma preocupao centrada sobre os arquivos ativos e semi-ativos; a Arquivstica Integrada, preocupada com o ciclo completo de vida do documento. A geografia destas correntes bem conhecida dos pesquisadores desta rea. A primeira sobretudo francesa, italiana e espanhola; a segunda, norte americana e a terceira, quebequense. Todavia estes trs grupos esto representados por quase toda parte do mundo atual. A primeira exerce uma hegemonia internacional no campo terico e prtico, a segunda, exerce uma hegemonia prtica local no que concerne ao tratamento dos documentos administrativos. A terceira consiste em um fenmeno especial e particular.[...] (LOPES, 1998, p. 60).

Atualmente no Canad convivem trs linhas de pesquisa e prtica que se desenvolveram, segundo Tognoli e Guimares (2011), a partir da enunciao do paradigma cientfico-informacional, so elas: a Arquivstica Integrada, Que visa a integrao entre os records managers e os archivists, a Arquivstica Funcional, centrada principalmente nos princpios da Avaliao e Macro avaliao e a Diplomtica Arquivstica, com uma viso mais europia da disciplina (Barros 2010, p. 39). Nenhuma delas excludente, ou seja, so vises do mesmo objeto, a informao arquivstica, sob ngulos diferentes. Neste trabalho optou-se por abordar a Arquivstica Integrada, por ser esta mais fortemente direcionada pra o uso da informao orgnica. Ao se voltar ao contexto histrico do desenvolvimento da Arquivstica Integrada, o enfoque da Arquivstica Tradicional privilegiava os arquivos histricos e o valor secundrio dos documentos. Sua principal difusora foi a cole de Chartes, na Frana:
A partir de 1830, com o movimento de renovao da historiografia, h uma forte valorizao das fontes histricas e da pesquisa nos arquivos, instrumentalmente utilizados como apoio ao trabalho histrico. A cole des Chartes, que se destinava a formar arquivistaspalegrafos, um marco do perodo em que os arquivos se tornam autnticos laboratrios do saber histrico e a atividade dos arquivistas se converte numa disciplina auxiliar da Histria, com a designao de Arquivologia, igualada condio subsidiria da Paleografia e da Diplomtica, condio esta que se conservar, em parte, at a Segunda Guerra Mundial.(MASSON, 2006, p. 92

A preocupao maior era com a manuteno da integridade dos fundos documentais, que eram mantidos em instituies de guarda, os chamados arquivos permanentes, ao arquivista cabia a misso de conservar e custodiar os

26

documentos, aps, cumprida sua funo primria. A Arquivstica Tradicional, que precedeu o Records Management, era aplicada quase em sua totalidade aos documentos permanentes, conservados pelo seu valor Histrico ou por seu valor de prova de acontecimentos passados. O termo Records Management, foi empregado inicialmente nos EUA para designar o trabalho realizado pelo records manager ou gestor de documentos, tinha enfoque na eficincia administrativa e economia de recursos e espao fsico. O surgimento dos gestores de documentos da poca veio da necessidade de controlar o excesso de massa documental, a qual comeava a acumular-se

descontroladamente Aps a Segunda Guerra Mundial a preocupao com a preservao de documentos considerados estratgicos ou de valor histrico, resultou no desenvolvimento do Records Management, o qual, segundo Indolfo (2007, p. 30), tinha ptica mais administrativa e econmica do que arquivstica, pois tratava-se essencialmente de otimizar o funcionamento da administrao, limitando a quantidade de documento produzidos. Em 1956 Schellemberg aponta para a importncia de gerir os arquivos ativos e semi-ativos, evitando-se assim o acmulo desordenado de documentos. Havia nessa poca uma diviso na arquivstica praticada em territro americano e em parte do Canad, na qual os records managers se ocupavam dos documentos administrativos e os chamados archivists dos documentos considerados de valor permanente. O rompimento com a corrente tradicional dedicada aos arquivos histricos ocorreu por uma demanda administrativa e econmica, devido ao alto custo de manuteno da massa documental acumulada. Os records managers tinham grande preocupao com a eliminao de papel e, portanto, interferiam na criao dos documentos e na sua disseminao, visando evitar cpias desnecessrias. Sua viso dos arquivos, no entanto, era restrita administrao, no havendo foco no valor histrico dos documentos ou na memria institucional. Na primeira metade deste sculo, criaram-se comisses

governamentais nos E.U.A. (Estados Unidos as Amrica) e no Canad, visando a encontrar solues para a melhoria dos padres de eficcia no uso dos documentos, por parte da administrao pblica.

27

O termo gesto de documentos surgiu a partir de reformas

administrativas ocorridas, no final da Dcada de 40, nos Estados Unidos e Canad. Busca-se, assim, a economia e a eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos. Provenientes da impossibilidade de se lidar, de acordo com os moldes tradicionais, com as massas documentais cada vez maiores produzidas pelas administraes, estabelecem, entre outras, as prticas de avaliao, seleo e eliminao de documentos de arquivo (NISHITANI, 2010, p. 17).

A aplicao dos princpios da administrao cientfica para a soluo dos problemas documentais gerou, segundo Jardim (1987), os princpios da gesto de documentos, os quais resultaram, sobretudo, da busca por um aumento da eficcia administrativa e econmica das empresas, de uma necessidade de se racionalizar e modernizar as administraes. Foi um movimento generalizado, que teve conseqncias inovadoras, inicialmente para as prticas arquivsticas e subseqentemente, para o debate terico. Desenvolvida no Canad, mais especificamente na Universidade de Montreal e introduzida por Rousseau e Couture em 1982 na publicao Ls archives au xx sicle. Une rponse sux besoins de ladministration et de La recherche, a Arquivstica Integrada uma evoluo terica natural advinda da necessidade prtica de tornar a informao um elemento orgnico facilmente localizvel e pronto a ser disponibilizado ao usurio interno ou externo. A forma de abordagem da Arquivstica Quebequense vem contribuir para a mudana da viso dos arquivos como repositrios da Histria e prova de aes, ao contemplar o contedo informacional dos arquivos, ampliam-se os objetivos do arquivo para alm de conservar organizados os documentos. Resulta deste cenrio que os arquivistas trabalhando em instituies de arquivo permanente recebiam os documentos sem tratamento adequado, dificultando e por vezes impossibilitando o seu trabalho. A unio das correntes Tradicional e do Records Management aconteceu para tornar o arquivista um profissional completo, podendo atuar sobre o documento em todas as suas fases de vida, baseando-se na teoria da disciplina e apoiando-se em critrios consistentes e homogneos, como destacam Couture et al (apud Tognoli, 2010, p. 51):

[...] assiste-se hoje no Qubec, a um crescimento gradual do consenso quanto necessidade funcional e at mesmo estratgica de unir em uma s profisso os profissionais do record management

28

e aqueles da arquivstica tradicional, em torno de noes, princpios e mtodos comuns [...].

Devido as suas origens a Arquivstica Integrada tambm chamada de Arquivstica Quebequense, segundo Lopes (1996 p. 59), a discusso e a contraposio de idias so incomuns, no entanto se a proposta da Arquivstica Integrada encontrar parceiros em vrios pases, deixando de ser uma manifestao quase exclusiva de Qubec, esse quadro pode mudar, e a tanto a disciplina quanto a profisso de arquivista cresceriam com o debate. Desde a publicao, em 1898, do Manual dos Arquivistas Holandeses, mais de cem anos se passaram e sobre o processo de desenvolvimento da Arquivologia possvel afirmar-se que:
Actualmente, vemo-nos confrontados com novas propostas, resultado do sinuoso caminho percorrido ao longo destes 100 anos, durante os quais assistimos, por um lado consolidao dos princpios paradigmticos da Arquivstica (o princpio da provenincia e o da ordem original) e, por outro, crise provocada pela vaga incorporacionista que, associada evoluo tecnolgica, ao fenmeno da exploso documental, afirmao do conceito de informao, geraram rupturas quer ao nvel dos depsitos quer ao nvel dos conceitos (PINTO, 2001).

Os documentos devem receber tratamento global que resulte no aumento das possibilidades do uso da informao registrada para tomada de decises nos arquivos correntes, intermedirios e tambm nos permanentes, pois dentro de uma organizao privada, os mesmos documentos que serviram administrao, podem contar sua histria mais tarde e ainda serem utilizados para gerar novas aes, baseadas em registros do passado.
A proposta de uma arquivstica integrada revoluciona o conceito tradicional de tratamento arquivstico voltado agora, para uma viso do todo, sem fragmentaes. A classificao, a avaliao e a descrio propostas baseiam-se na intervinculao dos procedimentos. Reconhecem-se as peculiaridades de cada idade, sem muros de conteno entre as mesmas. Valorizam-se os arquivos correntes e os intermedirios, demonstrando-se que a classificao, avaliao e descrio na origem devem consistir no epicentro do trabalho arquivstico (LOPES, 1997, p. 110).

Segundo Fonseca (2005), o objeto da Arquivologia, na perspectiva de um novo paradigma, desloca-se do arquivo para a informao arquivstica, ou

29

informao registrada orgnica, referindo-se terminologia utilizada pelos arquivistas canadenses para designar, segundo a autora, a informao gerada pelos processos administrativos e por eles estruturada de forma a permitir uma recuperao em que o contexto organizacional desses processos seja o ponto de partida. De acordo com Moreno (2006), a ausncia de uma poltica de gesto dos documentos e da informao arquivstica um dos elementos que mais dificulta o processo decisrio, em relao obteno/recuperao das informaes. O estudo da autora neste caso especfico foi direcionado tomada de decises em universidades pblicas, no entanto acredita-se que os administradores em geral beneficiariam-se do acesso facilitado informao arquivstica, na medida em que a informao interpretada e associada a conhecimentos prvios inerentes ao usurio da informao, gera novos conhecimentos, que podem fazer a diferena na hora de decidir-se por uma ao ou por outra. A valorizao do contexto informacional dos documentos condio imprescindvel para que a arquivstica atinja o status de cincia que estuda os processos de produo, tramitao e destinao dos documentos e de seu contedo informacional. necessrio que os administradores e gestores em geral, utilizem mais o arquivo e conheam mais sobre a arquivologia, inclusive que exijam mais dos arquivistas do que apenas a ordenao dos documentos. De acordo com Indolfo (2007), no se pode falar de gesto de documentos como um conceito nico e de aplicao universal, pois de sua elaborao e desenvolvimento participaram fatores, tais como a tradio arquivstica, administrativa, e um contexto histrico e institucional. Os conceitos de Gesto Documental encontrados so claros a respeito da abrangncia e objetivos de sua prtica, no entanto no associam o termo Arquivstica ou aos arquivistas, como demonstra a definio preconizada pelo Glossary of archival and Records Terminology:

[...] gesto de documentos o controle sistemtico e administrativo dos documentos durante o ciclo de vida de forma que assegure eficincia e economia na sua criao, uso, manuseio, controle, manuteno e destinao. Sendo um programa de gesto de documentos constitudo por atividades, polticas e procedimentos com os quais a organizao instrumentaliza a gesto de documentos (PEARCE MOSES, 2005 apud INDOLFO, 2007):

30

Em um dos poucos textos encontrados que aborda explicitamente a Gesto Documental como uma funo arquivstica, Rodrigues (2002, p. 27-28), afirma que a Gesto Documental o mesmo que administrao de arquivos, que equivale s polticas de arquivos e tem por objetivo otimizar o funcionamento e os servios prestados pelos arquivos. De acordo com Herrera (1997 apud Rodrigues 2002) a gesto de documentos est identificada com o processo arquivstico que articula todas as funes relacionadas com a vida dos documentos, desde a sua produo at a sua elimino, sua conservao e ainda depois, ou seja, atua tambm dentro dos arquivos permanentes. O objetivo desta pesquisa no investigar o por qu desta falta de associao do termo Gesto Documental com a Arquivstica, no entanto pareceu importante levantar a questo para que fique claro que a Gesto Documental aqui tratada como funo Arquivstica. Vale notar ainda que a prpria definio de Gesto Documental se encaixa perfeitamente aos preceitos da Arquivstica Integrada no que tange ao controle de todo o ciclo vital dos documentos e valorizao do contexto informacional dos documentos. De acordo com Pinto (2005, p. 6), no atual contexto da sociedade da Informao, vemos que as entidades, sejam elas pblicas ou privadas, individuais ou coletivas, so confrontadas com necessidades, tais como:
Implementar estratgias de e-government racionalizar /redesenhar processos e distribuir atividades e tarefas de forma consistente e equitativa; controlar os custos; documentar as polticas, decises, aes e resultados de todas as partes envolvidas; eliminar a redundncia de informao; garantir um maior controle da autenticidade, integridade e fiabilidade das transaes e do sistema de informao; aumentar o controle do acesso ao sistema de informao; cumprir os requisitos normativos e legais; assegurar o uso da informao, em qualquer suporte, a mdio e longo prazo; preservar a memria institucional.

Comparativamente, os objetivos da gesto documental, identificados por Bernardes e Delatorre (2008, p. 8), nos mostram que a Gesto Documental est

31

apta a tender s necessidades das entidades pblicas ou privadas, uma vez que atende todos os requisitos de otimizao do uso e disseminao da informao:
Assegurar o pleno exerccio da cidadania Agilizar o processo decisrio Agilizar o acesso aos arquivos e s informaes Garantir economia, eficincia e eficcia na administrao pblica ou privada Promover a transparncia das aes administrativas Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe Controlar o fluxo de documentos e a organizao dos arquivos Racionalizar a produo dos documentos Normalizar os procedimentos para avaliao, transferncia, recolhimento, guarda e eliminao de documentos Preservar o patrimnio documental considerado de guarda permanente

A importncia da informao arquivstica e a contribuio da Gesto documental para sua recuperao explicada por Moreno (2008, p. 73):

Entende-se que a gesto de documentos ou documental o trabalho de assegurar que a informao arquivstica seja administrada com economia e eficcia; que seja recuperada, de forma gil e eficaz, subsidiando as aes das organizaes com decises esclarecidas, rpidas, seguras. Que permitam reduzir o fator de incertezas.

A mudana do paradigma histrico-tecnicista, para o paradigma emergente, cientfico-informacional trouxe o objeto de estudo e de trabalho da arquivologia, do documento, para a informao. A presena de arquivistas na gesto dos documentos desde sua criao parece ser o futuro da profisso do arquivista, pois a nica maneira de garantir que a informao contida nos documentos estar disponvel quando houver a demanda pela mesma. A pedra que faltava para que as empresas valorizem mais os documentos, e o profissional que far a gesto dos mesmos a integrao dos processos de tratamento dos documentos.

2.3 O USURIO DA INFORMAO E O USO DA INFORMAO ARQUIVSTICA PARA A TOMADA DE DECISES

Os arquivos originam-se do registro de atividades e como tal tm a funo de servir a propsitos variados de acordo com a necessidade de se conhecer

32

a informao contida nesses registros. O usurio da informao utiliza-se do arquivo na busca desses registros de fatos e atividades, nesse sentido, Wilson (1981 apud Costa et al,, 2009), descreve necessidade de informao como um processo de tomada de deciso, soluo de problemas ou alocao de recursos. O conceito de usurio da informao, por conseguinte, : o indivduo que necessita de informao, Figueiredo (1979 apud Costa et al, 2009), considera a existncia de dois tipos de necessidades de informao: a necessidade de informao em funo do conhecimento, resultante do desejo de saber e a

necessidade de informao em funo da ao, resultante de necessidades materiais exigidas para a realizao de atividades humanas, profissionais ou pessoais. Durante o Congresso Internacional de Arquivos, Ketellar (1996 apud Fonseca e Jardim, 2004), relatou aos arquivistas presentes a respeito da importncia de aprofundar as discusses tericas envolvendo o usurio da informao como sujeito do processo arquivstico, visto que, a necessidade de informao parte sempre do usurio, mesmo quando ela necessria em funo de uma ao, sofrer influncia do pensamento, dos conhecimentos prvios, do estado emocional e ainda de fatores ambientais e culturais do usurio que a busca. Segundo Fonseca e Jardim (2004), na Arquivologia, a preocupao com o acesso informao encontra nfase nos aspectos legais, na oferta de instrumentos de pesquisa, na normalizao, no h segundo o autor um aprofundamento sobre o tema usurio de arquivos do ponto de vista terico e prtico. Tal aprofundamento, no entanto incentivado pelos estudos de usurios de informao e comportamento informacional, que atualmente direcionam seus esforos na direo de construir sistemas de informao direcionados s necessidades dos usurios potenciais. Os arquivos para servirem aos propsitos de oferecer informao de qualidade quando esta for solicitada, devem ser encarados como sistemas de informao orgnica, onde todo o seu contedo conhecido, identificado e facilmente localizvel, o arquivista independente do tipo de arquivo em que esteja exercendo sua profisso deve sempre ter em mente que ele guarda informaes registradas para que algum possa utiliz-las. O usurio o elemento chave e principal motivo para a construo de sistemas de informao, o arquivo e o arquivista, portanto devem estar

33

disponveis para fornecer as informaes sempre que requisitadas, e concorrem dessa forma para o desenvolvimento profissional e econmico na medida em que a informao transformada em conhecimento agrega valor quilo em que aplicada. Para este projeto nos interessa investigar se os administradores utilizam informaes provenientes do arquivo na tomada de decises. De modo geral, todo processo decisrio pressupe opes, escolhas, as quais nem sempre so muito fceis de fazer. Sempre haver perdas e ganhos, a curto e mdio prazos, havero conflitos de valores, e isso tudo extremamente preocupante, gerando estresse e dvidas. A informao arquivstica, nesse contexto, usada de forma eficiente, se disponibilizada a tempo, contribui para embasar a tomada de deciso, pois desta forma a deciso estar apoiada em registros. O atual mundo globalizado exige que as decises sejam tomadas com rapidez e preciso nunca antes imaginadas, as negociaes so propostas e a resposta deve ser gil e eficiente, o que demanda por parte dos tomadores de deciso uma bagagem informacional extensa e precisa. Segundo Freitas (1997 apud Moreno, 2006), o contedo das informaes possibilita formar uma base de conhecimento que ajudaria no raciocnio e contribuiria com recursos, eliminando crenas ou mitos, encaminhando o administrador para decises acertadas. As variveis mais importantes que interferem no processo de tomada de deciso, segundo Moreno (2006) so: o objetivo da organizao; os critrios de racionalidade e de eficcia; as informaes; raciocnio; valores; crenas; recursos, entre outras. Os tomadores de deciso fazem escolhas por meio de interaes diversas, num ambiente onde o excesso ou a falta de informaes gera incerteza, e provoca grande estresse, pois a maioria das decises, exige respostas quase imediatas. Nesse contexto o arquivo como repositrio dos documentos que registram as atividades da empresa uma ferramenta com grande potencial para agilizar a tomada de decises, pois que guardam a memria de transaes passadas, de negcios bem sucedidos ou mal sucedidos, o arquivo recheado de exemplos e de possibilidades, que se analisadas podem contribuir com a deciso administrativa mais adequada. Para que o arquivo possa ser considerado uma ferramenta de gesto se faz necessrio que o contedo dos documentos, ou seja, as informaes

34

arquivsticas sejam gerenciadas de forma integrada, pois desta maneira a informao acompanhada desde a criao do documento, at o seu destino, podendo ser localizada em qualquer etapa de seu desenvolvimento.

35

3 METODOLOGIA

Para o presente trabalho realizou-se uma pesquisa exploratria, experimental de natureza aplicada, a pesquisa aplicada segundo Silva e Meneses (2001), objetiva gerar conhecimentos para aplicao prtica dirigidos soluo de problemas especficos, envolve verdades e interesses locais. Neste caso especfico, o interesse local a disponibilizao do acesso ao contedo informacional de documentos de arquivo e sua utilizao no processo de tomada de decises. Na viso de Gil (1999, p. 43), o objetivo da pesquisa exploratria proporcionar viso geral, de tipo aproximativo, acerca de determinado fato, usualmente realizada quando o tema escolhido pouco explorado e torna-se difcil sobre ele formular hipteses precisas e operacionalizveis. A metodologia utilizada o estudo de caso, definido conforme Ventura (2007, p. 384), como uma metodologia ou como a escolha de um objeto de estudo definido pelo interesse em casos individuais. Visa investigao de um caso especfico, bem delimitado, contextualizado em tempo e lugar para que se possa realizar uma busca circunstanciada de informaes. Optou-se pelo estudo de caso devido ao objetivo inicial de investigar uma amostragem da realidade dos arquivos privados no sentido de identificar a presena da teoria arquivstica na prtica diria desses arquivos. A abordagem deste estudo qualitativa, na qual segundo Silva e Menezes, (2001, p. 20) o ambiente natural a fonte direta para coleta de dados, a abordagem qualitativa do problema, no requer o uso de mtodos e tcnicas estatsticas, o pesquisador instrumento-chave. Foi realizado com o intuito de embasar a pesquisa, um breve levantamento do referencial terico sobre os temas: Ciclo Documental, Teoria das Trs Idades, Arquivstica Integrada, Gesto Documental, o usurio da informao e o uso da informao arquivstica para a tomada de decises. O instrumento de coleta de dados escolhido foi o questionrio (apndice A), definido por Gil (1999, p. 128), como a tcnica de investigao composta por um conjunto de questes que so submetidas a pessoas com o propsito de obter informaes, opinies, conhecer situaes vivenciadas etc. A presente pesquisa buscou investigar a aplicao da Arquivstica Integrada na

36

administrao de empresas privadas em Londrina. Para atingir os objetivos especficos propostos necessrio investigar de que modo so acessadas, como e para que so utilizadas as informaes contidas nos documentos, com vistas a identificar se so utilizadas na tomada de decises administrativas, para tanto as perguntas, fechadas e de mltipla escolha, foram direcionadas de modo a conhecer: posio do arquivo na hierarquia da instituio; A participao dos arquivistas na gesto dos arquivos A correntes, intermedirios e definitivos; eficincia na recuperao da informao; A opinio dos arquivistas quanto contribuio do arquivo A para a administrao das instituies.

Durante o levantamento, inicialmente foram contatadas 6 (seis) empresas, obtendo o consentimento para realizao da pesquisa de 2 (duas) empresas. O pblico alvo da pesquisa, foram os arquivistas destas instituies e uma amostragem intencional dos usurios do arquivo caracterizados como tomadores de deciso dentro da instituio, segundo Silva e Menezes (2001, p. 32), na amostragem intencional devem ser escolhidos casos que representem o bom julgamento da populao/universo. Uma das empresas participante da pesquisa, aqui chamada pelo nome de Farmcia pertence ao ramo farmacutico. A empresa Farmcia atua a 37 anos na cidade de Londrina, e composta por uma matriz e vrias filiais localizadas na cidade e em algumas cidades vizinhas. Desde 2009 esta empresa possui estagirios do curso de Arquivologia, os quais foram depois de formados foram efetivados como funcionrios e so responsveis, atualmente pela implantao do sistema de arquivos da instituio. Responderam ao questionrio nesta empresa um arquivista e uma analista de RH, a analista de RH j ocupou o cargo de arquivista da instituio, cabe ressaltar que ambos so formados em no curso de Arquivologia pela Universidade Estadual de Londrina. A outra empresa analisada aqui denominada como Metalrgica uma indstria que desde 1936 produz e comercializa fechaduras, cadeados e outros produtos em metal, no mercado interno brasileiro e tambm no mercado externo.

37

Participaram da pesquisa nesta empresa uma arquivista, e como usurias do arquivo, uma gerente ambiental e uma assistente judiciria. Aps receber os questionrios procedeu-se a tabulao e anlise dos dados coletados, aps a anlise dos dados, os mesmos so apresentados por meio de tabelas e grficos, de forma a ressaltar os resultados obtidos.

38

4 ANLISE DE DADOS

Na atual sociedade na qual mudanas ocorrem a todo momento e a competitividade entre as empresas aumenta a cada dia, importante que as informaes produzidas pelas empresas ou qualquer rgo institucional estejam organizadas de modo a atender as demandas por informaes que venham a embasar o processo de tomada de deciso. Neste contexto considera-se importante mensurar a aplicao da Arquivstica Integrada nas instituies, por tratar-se esta da Teoria que mais fortemente se volta para a informao orgnica e seu uso administrativo. Neste contexto com o objetivo de identificar a importncia e grau de autonomia do arquivo, na opinio de seus usurios, questionou-se se o arquivo um setor independente dentro da instituio e verificou-se que o arquivo da Empresa Farmcia considerado 100% dependente (Grfico 1).

Grfico 1 Independncia do setor de arquivo na Farmcia.

Na Indstria Metalrgica no houve unanimidade quanto a autonomia do setor, 67% consideraram o arquivo como um setor independente e 33% no responderam (Grfico 2), essa divergncia evidencia o fato de que muitas vezes os usurios do arquivo desconhecem seu funcionamento e sua existncia dentro das instituies, at o momento em que precisem fazer uso de seus servios.

39

Grfico 2 Independncia do setor de arquivo na metalrgica.

Autonomia segundo Ferreira (1992, p. 202), a capacidade de se governar por si mesmo, de se reger por leis prprias. Ao analisar o grau de autonomia do setor de arquivos nas duas empresas verifica-se que o arquivo da empresa Metalrgica considerado independente pela maioria dos participantes da pesquisa, j o arquivo da empresa Farmcia considerado um setor dependente, o leva a crer que na empresa Farmcia o arquivo no tem autonomia para elaborar regras e procedimentos aplicveis a outros setores, fato que certamente no colabora para que haja um controle absoluto sobre as informaes que circulam, na forma de documentos nos diversos setores. Dentro do contexto da implantao de arquivos pblicos Municipais, verificou-se que h uma preocupao com a autonomia dos arquivos como rgos:
Diante da desinformao da sociedade e de muitos administradores sobre o papel do arquivo municipal no desenvolvimento scioeconmico-cultural da cidade, no h como deixar de recomendar para os arquivos de municpios de grande e mdio porte a modalidade de rgo autnomo, ou seja, autarquia ou fundao pblica, garantidora de autonomia administrativa e flexibilidade oramentria.

Acredita-se que esta preocupao deve se estender s instituies privadas, para que o arquivo, enquanto setor independente possa cumprir

40

eficientemente a sua funo de administrador de documentos e informaes de toda a organizao e no apenas de partes da mesma. Quanto posio hierrquica organizacional do arquivo nas instituies, na empresa Farmcia o arquivo foi considerado 100% de nvel operacional (Grfico 3).

Grfico 3 Nvel organizacional do setor de arquivo Farmcia.

No houve consenso quanto ao nvel operacional do arquivo na Metalrgica, ao analisar as respostas das 3 (trs) participantes da Indstria o arquivo foi considerado quanto a hierarquia 100% gerencial, no entanto alguns acrescentam mais um nvel a suas respostas. A arquivista aponta tambm os nveis operacional e estratgico, e acrescenta que essa considerao depende da fase de arquivamento e das caractersticas do departamento, a analista jurdica aponta o nvel estratgico, alm do gerencial, o que totaliza 6 respostas, deste modo ao analisar todas as respostas da Indstria de Fundio, obtive-se 50% gerencial, 33% estratgico e 17% operacional (Grfico 4), isso indica que o arquivo nesta instituio tem uma posio mais privilegiada, embora no totalmente consolidada, como demonstram as divergncias na respostas.

41

Grfico

Nvel

organizacional

do

setor

de

arquivo

Metalrgica.

Ao analisar o nvel organizacional do arquivo, considerando ambas as empresas, obtive-se 8 respostas ao todo, perfazendo 37,5% operacional, 37,5% gerencial, 25% estratgico (grfico 5). Infere-se pelas respostas que de modo geral o arquivo tem conquistado um lugar de maior destaque no cenrio organizacional.

Grfico 5 Nvel organizacional do setor de arquivo Farmcia e metalrgica

42

Para elucidar a importncia do nvel hierrquico organizacional, Chiavenato (2004, p. 412), descreve que o nvel estratgico o mais elevado, neste nvel que as decises so tomadas e no qual so definidos os objetivos da organizao, bem como as estratgias para alcan-los; o nvel intermedirio ou gerencial, o nvel que cuida da adequao das decises tomadas no nvel estratgico com as operaes realizadas no nvel operacional, compe-se de pessoas ou rgos que transformam as estratgias formuladas para atingir os objetivos em programas de ao; o nvel operacional ou tcnico, localizado nas reas inferiores da organizao, est ligado aos problemas de execuo das tarefas e operaes da organizao. O nvel intermedirio chamado pelo autor de mediador, pois defronta com dois componentes diferentes entre si: um componente sujeito incerteza e ao risco face a um ambiente externo mutvel e complexo (que o nvel/institucional), e outro componente voltado certeza lgica, ocupado com a programao e a execuo de tarefas bem definidas e delimitadas (que o nvel operacional). Cabe ao nvel intermedirio administrar o nvel operacional e cuidar das decises departamentais relacionadas com o dimensionamento e a alocao dos recursos necessrios s atividades da organizao. Paes (1997, p 37) esclarece a respeito da posio do arquivo na estrutura organizacional:

Embora no se possa determinar de forma generalizada, qual a melhor posio do rgo de arquivo na estrutura de uma instituio,recomenda-se que esta seja a mais elevada possvel, isto , que o arquivo seja subordinado a um rgo hierrquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.

A identificao do nvel hierrquico do arquivo na organizao objetiva conhecer o alcance das diretrizes elaboradas e a importncia dada ao setor em cada empresa, pois nas empresas onde o arquivo encarado como setor operacional infere-se que apenas realiza tarefas rotineiras, ou seja no participa das decises administrativas. Por exemplo, preocupa-se com o como arquivar e no com o arquivar pra qu e no tem autonomia para elaborar e fazer cumprir normas relacionadas ao tratamento documental, J nas empresas que tm o setor de arquivo considerado a nveis gerencial e estratgico infere-se que o arquivo est

43

apto a cumprir sua funo de gerenciar todo o ciclo vital dos documentos e servir administrao na tomada de decises, desde que haja uma poltica de gesto de documentos e informaes eficiente. Posteriormente prosseguiu-se a anlise dos dados de modo a contemplar os objetivos especficos da pesquisa, desta forma elucidando a ligao entre o questionamento realizado e os objetivos.

1 Mapear dentro das instituies a aplicao da Arquivstica Integrada nos arquivos correntes, intermedirios e permanentes.

De modo a mensurar a aplicao da Arquivstica Integrada durante todo o ciclo vital dos documentos, os participantes foram questionados se o arquivista participa da administrao dos arquivos correntes, neste item 100% dos participantes responderam que sim, j quando questionados a respeito das atividades realizadas pelo funcionrio do arquivo as respostas foram bastante diferentes (Quadro 1). Verifica-se que os arquivistas de ambas as instituies e a analista de RH da empresa Farmacutica, que formada em Arquivologia, elencam atividades (com exceo da produo de documentos, a qual no mencionada) que esto de acordo com a maior parte das orientaes para a gesto de arquivos, como exemplo citamos as atividades de Gesto de Documentos elencadas por Bernardes e Delatorre (2008, p. 9), evidenciando que de modo geral essas atividades so contempladas pelas atividades descritas pelos participantes da pesquisa: produo de documentos; utilizao de documentos (atividades de protocolo); destinao de documento; tramitao; organizao e arquivamento; reproduo; classificao e avaliao. Ao analisar as atividades atribudas aos funcionrios do arquivo de ambas instituies, no se encontra aluso a disponibilizao das informaes arquivsticas aos usurios e verifica-se, mais uma vez a falta de conhecimento a respeito do arquivo e das atividades inerentes ao arquivista, pois a gerente ambiental da empresa Metalrgica afirmou no conhecer todas as atividades

desempenhadas pelo arquivista e a gerente ambiental da mesma empresa citou

44

atividades de nvel tcnico relacionadas aos arquivos, demonstrando a necessidade de maior divulgao das atribuies do arquivista.

Arquivista Metalrgica Ordenao, classificao, descrio, alimentao de instrumento de pesquisa, eliminao, termo de descarte, avaliao, seleo

Atividades desempenhadas pelo funcionrio do arquivo Gerente Assistente Arquivista Farmcia Analista de RH ambiental Jurdica Farmcia Metalrgica Metargica No conheo todas as atividades desempenhadas por eles Manter a organizao, ordem e limpeza, alm de atualizar sempre o arquivo virtual com o fsico Elaborar e revisar plano de classificao e tabela de temporalidade de documentos;elaborar manual de procedimentos; definir e organizar o arquivo corrente, intermedirio e permanente; avaliar os documentos; descrever os documentos no sistema de banco de dados; realizar transferncia de documentos; coordenar o arquivamento de documentos; controlar o emprstimo e sada de documentos e atender as solicitaes dos departamentos (recuperar documentos); preparar o descarte de documentos; promover treinamento para capacitao dos profissionais

Elaborar e revisar plano de classificao e tabela de temporalidade de documentos;elaborar manual de procedimentos; definir e organizar o arquivo corrente, intermedirio e permanente; avaliar os documentos; descrever os documentos no sistema de banco de dados; realizar transferncia de documentos; coordenar o arquivamento de documentos; controlar o emprstimo e sada de documentos e atender as solicitaes dos departamentos (recuperar documentos); preparar o descarte de documentos; promover treinamento para capacitao dos profissionais Quadro 1 - Atividades desempenhadas pelo arquivista

45

Com relao implantao do arquivo enquanto setor nas instituies, na empresa Farmacutica h unanimidade quanto ao perodo em que foi institudo o arquivo na instituio, sendo apontada a data de 15 de fevereiro de 2009 como o incio do setor, j na Metalrgica todos afirmam desconhecer a data de implantao do arquivo, exceto a assistente jurdica da empresa que aponta abril de 2011 como data inicial. Realizou-se este questionamento com o objetivo de identificar a evoluo da Gesto de Arquivos praticada nas empresas. A empresa Frmcia iniciou a implantao do sistema de arquivos h mais tempo que a Metalrgica, no entanto, pela situao atual do arquivo da instituio em relao ao seu posicionamento hierrquico e sua autonomia, verificase que sua evoluo na direo de tornar-se um sistema de gerenciamento de informaes fica restrito. Na empresa Metalrgica embora haja alguma divergncia de opinies, verifica-se que o arquivo assume uma importncia maior diante de seus usurios, o que contribui para aumentar o alcance de suas diretrizes e acelerar o desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de documentos e informaes, pois a autonomia, assim como o posicionamento hierrquico favorvel otimizam processo de comunicao e o controle sobre as informaes provenientes de outros setores. O tipo de arquivo da instituio e quantos funcionrios trabalham no arquivo, foram ento investigados com o objetivo de avaliar de que modo os arquivistas participam das atividades do arquivo corrente e se essas atividades so integradas. Na empresa Farmcia o arquivo identificado por ambos participantes como central (grfico 6) e possui um funcionrio, os participantes, no entanto, afirmam que o arquivista participa da administrao dos arquivos correntes o que demonstra que sua participao no direta.

46

Grfico 6 - Tipo de arquivo na Farmcia.

Na Metalrgica 66,6% afirmam possuir arquivos setorial e central, e 33,3 apenas setorial (grfico 7). curioso o fato de que a gerente ambiental respondeu setorial, indicando que aparentemente a mesma desconhece a presena de um arquivo central na empresa, pois quando perguntada a respeito de quando foi institudo o setor de arquivos na empresa a mesma afirma desconhecer e logo aps quando questionada se o setor de arquivos independente dentro da instituio no houve resposta, demonstrando desta forma a falta de conhecimento do arquivo. Nesta empresa, entretanto percebe-se que os arquivistas participam diretamente da administrao do arquivo corrente e mais ativamente do ciclo documental, uma vez que todos os participantes afirmam que h um arquivista no arquivo e h mais um funcionrio em cada setor.

Grfico 7 Tipo de arquivo na Metalrgica.

47

Na opinio de Flores (2005, p. 37):

Um sistema de arquivos Integrado possibilita a recuperao rpida e eficaz das informaes. O sistema de arquivos dever ser formado pelo arquivo central e os demais arquivos setoriais, os quais por sua vez, devero estar subordinados a ele tcnica e hierarquicamente.

Ao considerar as duas empresas na anlise verifica-se que a empresa Metalrgica possui o arquivo organizado na forma de um sistema de arquivos. Verifica-se que na empresa Farmcia os preceitos da Arquivstica esto presentes, mas no esto sistematizados e que a empresa Farmcia aparentemente possui um sistema de arquivos em funcionamento, mas no houve uma estruturao de seus arquivos, ficando apenas definido um arquivo central e os demais setores cuidam de seus documentos no dia a dia e recebem algum tipo de superviso por parte do arquivista que trabalha no arquivo central bvio que todos os setores possuem documentos, pois invivel centralizar o arquivo de uso corrente.

Em ambas as empresas todos afirmam que o arquivista participa da gesto dos documentos de uso corrente, indicando que o tratamento documental inicia-se na primeira idade documental e pelas atividades desempenhadas infere-se que o mesmo estende-se at o descarte ou arquivamento definitivo.

2 Identificar as vantagens ou desvantagens administrativas da aplicao da Gesto Integrada de Arquivos.

Quando questionados se h vantagens e/ou desvantagens na utilizao de informaes provenientes dos arquivos no processo de tomada de decises todos concordaram que h apenas vantagens, foram citados como vantagens, o fato de que armazenando as informaes, a qualquer momento poder rev-la antes de tomar decises; auxilia na melhoria dos trmites, facilita na produo de documentos similares; recupera mais rpido a informao e houve ainda uma ressalva por parte da Analista de RH da empresa x de que h vantagens desde que o arquivo possua uma gesto documental o que agiliza a disseminao

48

da informao no processo de tomada de decises. De acordo com Flores (2005, p. 43):

A gesto informacional integrada, atravs do sistema de arquivo eficiente, viabiliza agilidade no resgate das informaes e ainda minimiza custos de armazenamento de informaes inteis, reduzuindo os graus de incerteza para o processo decisrio, em todos os nveis da empresa, principalmente no estratgico.

Embora nenhuma aluso fosse feita anteriormente por parte dos respondentes com relao a informao nos documentos todos concordaram, quando questionados, que as informaes contidas nos documentos podem ser teis para a tomada de decises e afirmaram que em seus arquivos esse tipo de informao efetivamente utilizada no processo de tomada de decises.

3 Identificar a utilizao de informaes arquivsticas na tomada de decises administrativas.

Os setores Jurdico e Financeiro foram os mais citados como usurios da informao arquivstica para o processo de tomada de decises, seguidos dos setores Contbeis e de Recursos Humanos. Contraditoriamente a gerente ambiental da empresa Metalrgica afirma que cada setor utiliza o seu arquivo, o que conflita com o depoimento anterior de que as informaes arquivsticas so utilizadas para tomada de decises administrativas. A respeito da forma de recuperao da informao ou dos documentos utilizada, as respostas foram divergentes, mas foi possvel verificar que ambos tm instrumentos de pesquisa para os documentos fsicos e eletrnicos. Dentro do contexto da recuperao de informaes questionou-se se houve perda de documentos a longo prazo na empresa e todos responderam que sim, antes da implantao da gesto de documentos e que atualmente h um controle de emprstimos dos documentos do arquivo. A nica exceo foi a gerente ambiental da Metalrgica, que trabalha na empresa h trs anos e no entanto afirma desconhecer se houve algum extravio de documentos. As informaes consideradas estratgicas pelas instituies

encontram-se atualmente registradas em suporte papel e tambm em meio

49

eletrnico, as duas empresas possuem instrumentos de pesquisa para os dois suportes citados, indicando que possuem os meios para agilizar os trmites documentais e oferecer rpido acesso aos documentos e s informaes.

50

5 CONCLUSO

O papel do arquivista na nova sociedade da informao est em transformao, cada vez mais este assume uma postura mais dinmica em relao ao tratamento documental. O arquivista colabora para que os fluxos informacionais na sua rea de ao sejam mais eficientes e deste modo torna-se capaz de fornecer insumos para a tomada de decises, a eficcia na recuperao da informao depende do arquivista, pois os processos de classificao, avaliao e descrio documental, integrados em um sistema de arquivos bem elaborado e acompanhado de uma poltica de gesto da informao englobam todas as etapas do trmite documental, oferecendo controle absoluto de todos os processos e atos de uma instituio. A proposta da Arquivstica Integrada de tratamento arquivstico voltado para uma viso total dos arquivos vem contribuir para que as informaes estejam sempre disponveis, no momento em que forem solicitadas. A Gesto Documental, tratada como funo Arquivstica promove uma viso geral do arquivo e a melhoria dos procedimentos de classificao, avaliao e descrio propostas pela Arquivstica Integrada, teoria que se baseia na vinculao dos procedimentos a partir da origem, a organicidade do documento respeitada, gerando um caminho do documento dentro do sistema a partir da sua criao, at a destinao final, o que possibilita rastre-lo. A ausncia de polticas de gesto de documentos e informaes nas instituies privadas dificulta o processo decisrio, medida que dificulta a recuperao das informaes. Os arquivos das instituies so os guardies de sua histria e de todas as suas atividades, informaes cruciais podem estar arquivadas sem que se guarde um registro rastrevel destas informaes. A implantao de uma poltica de gesto de documentos e informaes importante para definir que tipo de informao mais importante para a gesto da empresa desde sua criao, de modo a trat-la da forma mais adequada para que seja localizada a qualquer momento. O profissional arquivista deve estar apto a fornecer estas informaes desde que tenha o apoio de uma poltica de gesto de arquivos instituda e funcionando efetivamente. A citada poltica de gesto de arquivos deve ser elaborada pelo arquivista juntamente com a direo da empresa, pois suas

51

diretrizes devem ser seguidas por todos os nveis organizacionais, do mais alto ao mais baixo e vice versa. Este estudo evidenciou uma crescente preocupao com a gesto dos arquivos em todo o ciclo de vida documental, no entanto tambm ficou claro que h muito desconhecimento a respeito das atividades do arquivista dentro do arquivo e uma falta de reconhecimento do setor como um rgo autnomo e vital para as administraes, no s no sentido de manter organizados os documentos, mas de acompanhar o fluxo informacional e potencializar a tomada de decises. Verificou-se que as empresas analisadas consideram vantajosa a utilizao de informaes provenientes do arquivo para a tomada de decises e que ambas afirmam utilizar-se de tais informaes no processo de tomada de decises, deste modo fica clara a necessidade de mais pesquisas relacionadas ao tema, visto que de modo geral alguns preceitos da Arquivstica Integrada esto presentes nos arquivos das empresas privadas em Londrina, mas falta uma sistematizao destes procedimentos e o foco na informao orgnica.

52

REFERNCIAS

ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio brasileiro de Terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo. Nacional, 2005. Disponvel em: <http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>

BARROS, Thiago Henrique Bragato. A construo discursiva em arquivstica: uma anlise do percurso histrico e conceitual da disciplina por meio dos conceitos de classificao e descrio.2010.132 f.Dissertao de mestrado UNESP/MAR/CINCIA DA INFORMAO. So Paulo, 2010. Disponvel em: <http://www.dominiopublico.gov.br/pesquisa/DetalheObraForm.do?select_action=&c o_obra=173554>. Acesso em: 28 ago 2011.

BARTALO, Linete; MORENO, Ndina. Orgs. Gesto documental ou gesto de documentos: trajetria histrica. In Gesto em arquivologia: abordagens mltiplas. Londrina: EDUEL, 2008, p. 73 88.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2. ed. rev. e aum. Rio de Janeiro: FGV, 2004.

BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda. Gesto documental aplicada. So Paulo: SAESP, 2008.

CALDERON, Wilmara Rodrigues; et al. O processo de gesto documental e da informao arquivstica no ambiente universitrio. Revista Cincia da Informao, Braslia, v. 33, n. 3, 2004. Disponvel em: <http://www.ibict.br/cienciadainformacao/viewarticle.php?id=673&layout=abstract>. Acesso em: 10/04/2011.

CHIAVENATO, Idalberto. Introduo Teoria Geral da Administrao. 634 p. 7 ed. Ed. Campus-Elsevier: So Paulo. 2004

CORNELSEN, Julce M.; NELLI, Victor J. Gesto integrada da informao arquivstica: o diagnstico de arquivos. Arquivistica.net, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, p. 70-84, ago./dez. 2006.

COSTA, Luciana Ferreira da; SILVA, Alan Cursino Pedreira; RAMALHO, Francisca Arruda. (Re)visitando os estudos de usurio: entre a tradio e o alternativo DataGramaZero. v.10, n.4. ago. 2009

53

FACHIN, Odlia. Fundamentos de metodologia. 5 ed. Rio de Janeiro: Saraiva, 2008.

FARIA, Wadson Silva. A normalizao dos instrumentos de gesto arquivstica no Brasil: um estudo da influncia das resolues do Conarq na organizao dos aquivos da justia eleitoral brasileira.Dissertao de Mestrado. Brasilia:UnB, 2006.

FLORES, Antonio Carlos. A importncia dos sistemas de arquivo na qualidade das informaes empresariais. Revista eletrnica de contabilidade Curso de Cincias Contbeis. UFSM. V. 1, n. 3, Mar Mai, 2005. Rio Grande do Sul: UFSM, 2005. Disponvel em: <http://w3.ufsm.br/revistacontabeis/anterior/artigos/vIIn01/a02vIIn01.pdf>. Acesso em: 02 nov. 2011.

FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e cincia da informao. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

FONSECA, Maria Odila; JARDIM, Jose Maria. Estudos de usurios em arquivos: em busca de um estado da arte. DataGramaZero. v.5, n.5. out/04.Disponvel em: < http://www.dgz.org.br/out04/Art_04.htm>. Acesso em: 01 maio 2011

GIL, Antonio Carlos. Mtodos e tcnicas de pesquisa social, So Paulo: Atlas, 1999.

INDOLFO, Ana Celeste. Gesto de Documentos: uma renovao epistemolgica no universo da Arquivologia. Arquivistica.net, Braslia, DF, 3.2, 06 02 2009. Disponvel em: <http://www.arquivistica.net/ojs/viewarticle.php?id=155>. Acesso em: 08 06 2011.

JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica de gesto de documentos. Acervo. Revista do Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, v.2, n.2, p.35-42, jul.-dez. 1987. Disponvel em: <http://arquivoememoria.files.wordpress.com/2009/05/o-conceito-epratica-gestao-documentos.pdf>. Acesso em 08/06/2011.

LOPES, Luis Carlos. A gesto da informao: as organizaes, os arquivos e a informtica aplicada. Rio de Janeiro: APERJ, 1997.

____.A imagem e a sombra da arquivstica. Rio de Janeiro: APERJ, 1998. 110 p

54

____.A informao e os arquivos: teorias e prticas. Niteri/So Carlos: EdUFF et EDUFSCar, 1996. 142 p.

MACHADO, Helena Corra, CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Como implantar arquivos pblicos municipais. 2 ed. So Paulo: Arquivo do Estado e IMESP, 2000. Como fazer, v. 3. Disponvel em: <www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf3.pdf>. Acesso em: 0310-2011.

MENDES MASSON, Slvia. A Arquivstica sob o prisma de uma Cincia da Informao.Arquivistica.net, Braslia, DF, 2.1, 25 09 2006. Disponvel em: <http://www.arquivistica.net/ojs/viewarticle.php?id=56>. Acesso em: 06 set. 2011.

MORENO, Ndina Aparecida. A informao arquivstica no processo de tomada de deciso em organizaes universitrias: procedimentos metodolgicos. Inf. Inf., Londrina, v. 11, n. 2, jul.;dez. 2006. Disponvel em: <http://www.uel.br/portal/frm/frmOpcao.php?opcao=http://www.uel.br/revistas/informa cao/>. Acesso em: 08/06/2011.

NASCIMENTO, Natlia Marinho do; VALENTIM, Marta L. P. Processo decisrio no contexto empresarial e suas tipologias documentais. In: CONGRESSO DE INICIAO CIENTFICA DA UNESP, 21., 2009, So Jos do Rio Preto. Resumos... Disponvel em:< http://prope.unesp.br/xxi_cic/27_35234041859.pdf>. Acesso em: 01/06/2011.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3 ed.rev. e ampl., Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1997.

PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo. A formao de arquivistas no quadro da Cincia da Informao: o caso da Universidade do Porto.In: SEMINRIO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS DE TRADIO IBRICA,4., 2005, Lisboa. Portugal: 2005. Disponvel em: <http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/3089.pdf>. Acesso em: 14/10/2011.

____ O novo paradigma da arquivstica: um estudo de caso. In CONGRESSO NACIONAL DE BIBLIOTECRIOS ARQUIVISTAS E DOCUMENTALISTAS INFORMAO, 7., Porto, 2001 - O desafio do futuro. Porto: Associao Portuguesa de Bibliotecrios Arquivistas e Documentalistas, 2001. Disponvel em: <http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/3090.pdf>. Acesso em: 08/06/2011.

55

RODRIGUES, Ana Clia. Tipologia Documental como parmetro para gesto de documentos de arquivo: um manual para o municpio de Campo Belo (MG). So Paulo: 2002. Tese de mestrado apresentada ao departamento de histria da faculdade de filosofia, letras e cincias humanas da Universidade de So Paulo. Orientadora Profa. Dra. Helosa Liberalli Bellotto.

____. Diplomtica contempornea como fundamento metodolgico da identificao de tipologias documentais em arquivos. So Paulo: USP, 2008.

ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998.

SCHELEMBERG. Theodore R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 3 ed. Rio de Janeiro. FGV, 2004.

SILVA, Edna Lcia da; MENEZES, Lcia da Silva. Metodologia da pesquisa e elaborao de dissertao. 3. ed. rev. atual. Florianpolis: Laboratrio de Ensino a Distncia da UFSC, 2001. 121p. Disponvel em: < http://projetos.inf.ufsc.br/arquivos/Metodologia%20da%20Pesquisa%203a%20edicao .pdf>. Acesso em: 01 abr. 2011.

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa. Os princpios arquivsticos e o conceito de classificao. In: RODRIGUES, Georgete Medleg; LOPES, Ilza Leite. (Org.). Organizao e representao do conhecimento na perspectiva da Cincia da Informao. Braslia: Thesaurus, 2003, v. 2, p. 240-269. Disponivel em: < http://hdl.handle.net/10482/1439> Acesso em 01/08/2011.

VENTURA, Magda Maria. O Estudo de Caso como Modalidade de Pesquisa. Rev SOCERJ, v. 20, n. 5, p. 383-386. Rio de Janeiro: 2007.Disponvel em: <http://sociedades.cardiol.br/socerj/revista/2007_05/a2007_v20_n05_art10.pdf>. Acesso em: 13 ago. 2011.

56

APNDICES

57

APNDICE A - Questionrio

Universidade Estadual de Londrina

Questionrio para coleta de dados
Caro(a) colega, eu, Cynthia Maria Kiyonaga Suenaga, solicito a gentileza de sua ateno ao responder a este questionrio, visando atender a pesquisa referente ao meu Trabalho de Concluso do Curso de Arquivologia da Universidade Estadual de Londrina.

Tema do TCC: A Aplicao da arquivstica integrada em instituies privadas de Londrina

1 - Nome do entrevistado:_____________________(Opcional). Funo:__________________(Item obrigatrio). Tempo de empresa:___________________ 2 Nome da Empresa. (Este item poder ser omitido no trabalho final, mas importante para a anlie dos dados). ___________________________________________________________________ 4 - Ramo de atividades da sua empresa. ___________________________________________________________________ 5 - Quando foi institudo o setor de arquivos na empresa? ___________________________________________________________________ 6 - O Arquivo um setor independente dentro da instituio? Sim ( ) No ( ) 7 - Hierarquicamente o arquivo situa-se em que nvel dentro da empresa? ( ) gerencial ( ) operacional ( ) estratgico (...) no definido 8 - Quantos funcionrios trabalham no arquivo? ___________________________________________________________________

58

9 - Quais as atividades desempenhadas pelos funcionrios do Arquivo? __________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 10 - Qual o tipo de arquivo da empresa? Central ( ) Setoriais ( ) Ambos( ) 11 - O arquivista participa da gesto dos documentos de uso dirio (correntes)? Sim ( ) No ( ) 12 - Acredita que as informaes contidas nos documentos podem ser teis para a tomada de decises administrativas? Sim ( ) No ( ) 13 - Caso a resposta seja positiva, no caso particular de seu arquivo, acredita que as informaes arquivsticas esto sendo efetivamente utilizadas pelos administradores? Sim ( ) No ( ) 14 - Quais os setores que mais utilizam as informaes e/ou documentos? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 15 - Na sua opinio existem vantagens e/ou desvantagens na utilizao de informaes provenientes dos arquivos no processo de tomada de deciso? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 16 - Como o processo de recuperao das informaes e/ou dos documentos hoje na empresa? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 17 - As informaes consideradas importantes para a empresa (as informaes estratgicas da empresa) encontram se registradas em quais suportes? ( ) Em papel

59

( ) Meio eletrnico (...) Outros. Quais_____________________________________________________ 18 - Existe algum instrumento de pesquisa que auxilie na busca dos documentos em suportes fsico e eletrnico? (...) Fsico ( ) Eletrnico ( ) Ambos 20 - J ocorreu a perda ou extravio, por longo tempo, de documentos na empresa? Comente: ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ________________________