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Apostila Auditoria de Estoques

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AUDITORIA EMPRESARIAL

AUDITORIA DE ESTOQUES

PROF.º RICARDO COSTA SIMÕES

relacionados com os objetivos e atividades da empresa sendo importantes na apuração do lucro líquido de cada exercício social. nestas. correta classificação e adequada apresentação e divulgação nas Demonstrações Financeiras. no que diz respeito à sua localização física. As principais classes de estoques compreendem: a) b) c) d) Matérias-primas . que poderá estar na companhia.FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. c) Determinar se foram aplicados os princípios de contabilidade geralmente aceitos em base uniforme.bens comprados e destinados à produção.bens produzidos ou comprados e destinados à venda. legislação aplicável. visando ao aprimoramento dos controles e redução de custos da empresa auditada. Mercadorias – bens comprados e destinados à venda As atividades envolvendo a área de estoques oferecem ao auditor excelentes oportunidades para ele desenvolver recomendações construtivas. conforme exemplificado no quadro 01. Uma vez que estes constituem itens tangíveis. corte da documentação. Esse fato acontece em função da complexidade das operações de estoque. d) Determinar a existência de estoques penhorados ou dados em garantia. assim como em conferir a exatidão dos cálculos referentes a seu valor. integridade. autenticidade e autorização dos registros.º RICARDO SIMÕES AUDITORIA DE ESTOQUES Os estoques constituem o principal item de ativo de muitas empresas e. dedica-se geralmente um tempo considerável à verificação dos estoques. b) Determinar se é pertencente à empresa. os auditores têm de se preocupar em determinar quantidades e qualidades dos mesmos. OBJETIVO Avaliar os controles internos na área para identificar os graus de riscos de auditoria quanto ao sistema. Produtos em processo – bens que estão em processo de produção. FINALIDADE a) Determinar sua existência. Os estoques são bens destinados à venda ou fabricação. Produtos acabados . em custodia com terceiros ou em transito. e e) Determinar se estão corretamente classificados nas demonstrações financeiras e se as divulgações cabíveis foram expostas por notas explicativas .

FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF.º RICARDO SIMÕES Atividades da área de estoques Planejamento da Produção Compra da Matéria-Prima Recepção da Matéria-Prima Contabilização da Matéria Prima Armazenamento da Matéria Prima Fabricação de Produtos Contabilização dos Custos de Fabricação Armazenamento dos Produtos Fabricados Expedição dos Produtos Vendidos Contabilização do Custo dos Produtos Vendidos .

acabados e materiais em consignação ou com terceiros. d) Cálculos Soma da contagem de estoques. e) Escrituração Exame da conta de razão de produtos acabados. a) Exame Físico Contagem de estoques de matérias-primas. Exame documental das apropriações de matérias-primas e mão-de-obra. Exame minucioso das ordens de fabricação em aberto. f) Investigação Exame detalhado da documentação de compra. Exame de Contratos de compra e vendas. Exame das ordens de fabricação. Exame da conta de razão de importação em transito. em processo.FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. Confirmação de estoques em consignação. Exame do cut-off de compras e vendas g) Inquérito Variação do saldo de estoques. Calculo dos impostos. Seguem abaixo alguns procedimentos ilustrativos que poderão ser utilizados durante a execução dos trabalhos de auditoria. Follow-Up das contagens físicas. Cálculo das quantidades pelo preço unitário. Confirmação de estoques com terceiros. Apropriação das despesas gerais de fabricação. Inquérito sobre existência de produtos obsoletos .º RICARDO SIMÕES PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade envolvida. c) Documentos Originais Exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos. b) Confirmação Confirmação de estoques de terceiros. Exame de atas e assembléia.

d) Determine os auditores externos necessários para as contagens. Comunique por escrito previamente os detalhes das contagens aos outros escritórios.  Corte das operações. b) Obtenha o valor aproximado do estoque em cada local da empresa e determine os locais que serão visitados pelos auditores.  Controle de etiquetas. e) Durante as contagens o auditor deve efetuar os seguintes procedimentos:  Verificar se os participantes estão seguindo as informações do inventário físico. . para onde deverão ser designados auditores mais experientes. Relacionamento das compras com os fornecedores. onde estão estocadas as matérias-primas e produtos.FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. faça uma reunião com eles.  Movimentações externas e internas de produtos. Observação dos princípios de contabilidade e métodos de estoque utilizado pela empresa. observe se os estoques arrumados adequadamente e atente para áreas problemáticas ou difíceis. VERIFICAÇÃO DA EXISTÊNCIA FÍSICA a) Leia as instruções da empresa para o levantamento do inventário e observe principalmente os seguintes detalhes:  Planejamento.  Identificação dos produtos.º RICARDO SIMÕES h) Registros Auxiliares Exame do registro perpetuo de estoque inventario Exame das ordens de produção/fabricação. Observação do registro correto de estoques obsoletos. j) Observação Classificação adequada das contas. a fim de orientá-los sobre a natureza do inventário e características das operações da empresa e estabeleça as áreas que cada um deverá atuar. da empresa de auditoria.  Preparar papel de trabalho de testes de contagens de itens de maior valor monetário para posterior comparação com as relações finais de inventário.  Efetuar testes de contagens. i) Correlação Relacionamento das Vendas com a baixa dos estoques. c) Visite os locais. participantes também do inventário. confrontando de imediato com as anotadas pelos participantes e dirimir quaisquer porventura existentes. antes do dia das contagens.

. ______________________ Assinatura... para beneficiamento... etc.. além da obtenção de confirmação por escrito... 25 de janeiro de 2009 Prezados senhores: Para fins de simples conferência..... subscrevemo-nos.  Observar se foram adotados procedimentos adequados para os produtos faturados e não entregues e para as matérias-primas recebidas durante o inventário físico. solicitamos indicar na coluna de “OBSERVAÇÕES” a natureza dessa divergência...  Que o estoque está livre de quaisquer ônus. o auditor deve inspecioná-los fisicamente..... abaixo discriminados. Caso haja..º RICARDO SIMÕES  Observar e perguntar quanto às matérias-primas e produtos obsoletos estragados ou de movimento lento (normalmente não movimentados nos últimos12 meses). utilizadas.. Adicionalmente. caso haja alguma divergência com os registros de V... estão em boas condições e livres de quaisquer ônus em 31 de dezembro de 2008.... são de nossa propriedade......FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF... Atenciosamente..  Que o estoque se encontra em boas condições. peça confirmação ao custodiante cobrindo os seguintes pontos:  Que o estoque é de propriedade da empresa auditada. Antecipadamente gratos. prepare papéis de trabalho dando detalhes.... . Na hipótese de os estoques em poder de terceiros serem de valor relevante...Sas. e carimbo . por favor confirmar diretamente com nossos auditores (colocar nome e endereço dos auditores externos ou independentes) se os estoques......  Elaborar cutoff das etiquetas de contagens (emitidas.. em consignação ou demonstração... canceladas e em branco). encontram-se em seu poder.......... Modelo de carta de confirmação de estoques em poder de terceiros (Em papel timbrado da empresa auditada) Salvador. f) Nos casos de estoques em poder de terceiros (em armazéns gerais.)........  Preparar papel de trabalho do cutoff (corte das operações) dos documentos de entrada e saída.......

MODELO DE ETIQUETA Nº 003816 Material: Código: Local --------------------------------------------------------------------------------------------------Nº 003816 3º Contagem Material: Código: Local Quantidade contada _____________unidade___________________ Visto do Inventariante _____________________________________ Visto do Supervisor:_______________________________________ --------------------------------------------------------------------------------------------------Nº 003816 2º Contagem Material: Código: Local Quantidade contada _____________unidade___________________ Visto do Inventariante _____________________________________ Visto do Supervisor:_______________________________________ --------------------------------------------------------------------------------------------------Nº 003816 1º Contagem Material: Código: Local Quantidade contada _____________unidade___________________ Visto do Inventariante _____________________________________ Visto do Supervisor:_______________________________________ . peça confirmação. são de sua propriedade. A contagem física é o meio pelo qual o auditor se satisfaz quanto à existência efetiva dos estoques. estão em boas condições e livres de quaisquer ônus em 31 de dezembro de 2008 QUANTIDADE DESCRIÇÃO OBSERVAÇÕES _____ ___ de ______________ de ______ _________________________ Assinatura.º RICARDO SIMÕES Confirmamos que os saldos abaixo discriminados encontram-se em nosso poder. e carimbo g) Averigúe se os estoques de propriedade de terceiros. Caso o valor envolvido seja relevante. sendo necessária para assegurar que o registro contábil reflita com propriedade a existência física. armazenados nas dependências da empresa.FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. foram contados. confrontados com os controles extra-contábeis e excluídos das listagens finais de inventário.

Assim fazendo.  Majoração do preço unitário para compensar diminuição nas quantidades ou diminuição no preço unitário para compensar aumento nas existências. o auditor precisa estar atento para os movimentos de estoque e se assegurar que os mesmo são devidamente registrados. Posteriormente. cabe ao auditor estabelecer responsabilidades pelas etiquetas pré-numeradas de estoque.  A ocorrência de erros de cálculos na multiplicação de quantidades pelo preço unitário. registrando o número de etiquetas usadas. MOVIMENTO Estreitamente relacionado com a coleta de dados está o procedimento que visa assegurar ao auditor dados sobre o movimento de mercadorias durante a contagem de estoques. RESPONSABILIDADES PELAS ETIQUETAS Logo no início de seu trabalho de observação. Durante a observação do levantamento. pode levar a contagens errôneas. não usadas. pelo preenchimento de etiquetas.  Se não está sendo contada e registrada a quantidade errada (a maior da contagem ou a menor da contagem). dentro dela ou para fora.  Se em grandes pallets não se está contando em base de testes caixas que se encontram visível externamente. podem-se confrontar esses dados com as últimas vendas e compras registradas no período. .º RICARDO SIMÕES CUIDADOS NO ACOMPANHAMENTO AOS INVENTÁRIOS Ao executar trabalhos sobre inventários físicos o auditor deverá observar:  A ocorrência de erros de somas na coluna final da lista de inventários. pois. não restando nenhuma que possa ser usada para fins escusos. assim se consegue coordenação do registro de compras. Além de registrar os números das etiquetas. o auditor deve pesquisar no local do levantamento. após o inventário físico.FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. vendas e estoque em mãos. Qualquer descontrole nesse movimento de mercadorias para a área em que se efetua o levantamento. o auditor conta com um elemento que o ajuda a evitar apresentação do estoque a maior. a fim de se certificar de que não só foram etiquetados todos os tens como todas as etiquetas emitidas foram distribuídas. Durante todo o período de observação. mas internamente encontram-se vazias. o auditor deve registrar informações relativas a recebimentos e embarques ocorridos imediatamente antes da data do mesmo. das emitidas e não usadas e da não emitidas.

. entre guarda física dos estoques e a de contabilização.º RICARDO SIMÕES CONTAGEM DE TESTE Enquanto observa a realização do levantamento físico. os que tenham um saldo maior em relação ao período anterior. critérios de avaliação dos estoques.  Veja se foram anotados bens dessa natureza nos papéis de trabalho do inventário físico. Utilização de requisição de materiais para produção. Registros permanentes de estoque. em determinada percentagem. OUTROS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Proceda da seguinte forma para os estoques obsoletos e de lento movimento:  Investigue se os procedimentos da empresa para distinguir esses bens dos estoques normais são satisfatórios. Um programa de computador pode ser feito de modo que identifique os itens de pouca movimentação. pacotes. a fim de ter certeza de que as quantidades declaradas são as realmente existentes. Ele pode usar um programa de computador para identificar essas categorias ou outras que preencham determinadas especificações. o auditor deve fazer várias contagens de teste para verificar a exatidão do trabalho dos empregados do cliente. Cabe ao auditor aplicar seus critérios de julgamento para decidir sobre a necessidade de abrir caixas. o auditor concentra os testes nas categorias de mais alto valor monetário. Nos papéis de trabalho devem constar várias contagens de teste. Em geral. locais de estocagem. CONTROLES INTERNOS PERTINENTES       Segregação de funções. etc.FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. existência de materiais em poder de terceiros ou de terceiros em poder da empresa. sistema de armazenamento. Autorização de compra por pessoa de nível. Conciliação periódica entre o registro permanente e o razão. é recomendável ao auditor dispor de conhecimentos prévios dos itens componentes do inventario.  Examine os registros perpétuos de estoques para matérias-primas e produtos sem movimento nos últimos 12 meses. para posterior comparação com os resumos do levantamento. Determinação do ponto de reposição dos estoques.  Verifique se os estoques obsoletos e de lento movimento foram adequadamente avaliados no balanço patrimonial. Nesses pontos. então. ou talvez aqueles cujos saldos excedam à quantidade normal de pedido. Para a obtenção de melhores resultados. o auditor. pode empregar sem tempo para obter a certeza que julga necessário.

Tipos de saídas de material:  Requisições.  Na Companhia. POSIÇÃO DOS ESTOQUES O auditor deverá atentar para a localização dos estoques que poderão estar:  Na companhia. instruções e manuais. Relatórios.  Recuperação de equipamentos .º RICARDO SIMÕES     Contagens rotativas dos estoques.  Em custódia com terceiros.  Transferências entre almoxarifados. Segregação de funções entre o setor de compras e o de recebimento.  Material manufaturado em oficinas de terceiros.  Transferências entre almoxarifados.  Em trânsito. Contagem física quando da recepção e emissão de documento fiscal. Volume médio mensal de entradas e saídas. INFORMAÇÕES GERENCIAIS A SEREM OBSERVADAS    Normas. Tipos de entrada de material:  Compras. entretanto dados em garantia. INFORMAÇÕES ESPECÍFICAS A SEREM OBSERVADAS      Lay-out e localização dos almoxarifados e depósitos. Sistema de custos integrado com a contabilidade. Documentos de auditorias anteriores.  Venda de sucatas e outros materiais.FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF.  Empréstimos. Quantidade de itens controlados pelos almoxarifados.  Devolução de material retirado.  Material manufaturado em oficinas da empresa.  Devolução de sobras.

 Extravio de fichas de controle.  Obtenção de materiais por empréstimos ou em demonstração apenas para serem computados na ocasião em que o auditor estiver realizando levantamentos.  Diminuição do valor da contagem.  Alteração no critério de avaliação: por exemplo. o pagamento de impostos. Aumentando o valor do estoque através do inventário físico.  Que todas as compras e/ou produções foram registradas. evitando a fiscalização do referido item. para suprir a falta de estoques.  Que não foram incluídos estoques com preços adulterados. Retirada pelo almoxarife de ficha de controle de estoques. por exemplo). .  Extração falsa de requisição. 2.º RICARDO SIMÕES CUIDADOS DO AUDITOR PARA IDENTIFICAR FRAUDES Em seu trabalho o auditor deverá atentar para as seguintes operações que poderão indicar indícios de fraudes:  Substituição das unidades dos estoques (kg por gr. relativos à contagem:  Não existem estoques fictícios. a companhia poderá estar tentando diminuir a sua apuração de resultado e com isto apurar menos imposto de renda ou pode simplesmente estar tentando ocultar entradas de mercadorias que se processaram clandestinamente.  Que não foram omitidos estoques na contagem. Poderá estar tentando ocultar saídas de mercadorias que se processaram sem a respectiva emissão dos documentos fiscais.  Omissão de entradas nas devoluções. evitando. Almoxarife omite entrada de peças devolvidas para se apossar desses itens e vender ou dar outro destino. Diminuindo o valor da contagem. caixa por peça. falsificando assinaturas.FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. sem documentação hábil dentro da companhia podendo desta forma induzir o auditora a acreditar que existem caixa 2 na empresa. dúzias por par. receber peça por 100. a companhia poderá estar tentando aumentar a sua apuração de lucro (ou eliminar ou reduzir prejuízos). Relatórios de contagens físicas. Por conta da auditoria o almoxarife pode emitir requisições. grosa por dúzias. dessa forma.  Estão informados os estoques dados em garantia ou penhor. Declaração assinada pela empresa de que nesses relatórios.  Aumento do valor da contagem. DOCUMENTAÇÃO FORNECIDA PELA EMPRESA 1. entrar por 10 e dar saída por 100.

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CUSTEIO DOS ESTOQUES 4 .ENTREGA MATERIRAL 4 .ACEITAÇÃO DA REQUISIÇÃO 1 .CONCILIAÇÕES 5 .SITUAÇÃO FÍSICA DE ESTOCAGEM 3 .ACEITAÇÃO DO MATERIAL 5 .SISTEMA DE PREVENÇÃO DE RISCOS 6 .IDENTIFICAÇÃO DO MATERIAL 1 .ALOCAÇÃO MATERIAL 3 .POLÍTICA DE SEGUROS 2-IDENTIFICAÇÃO MATERIAL 3 .REGISTRO DA ENTRADA 2 .SISTEMA VIGILÂNCIA 4 .INVENTÁRIOS .º RICARDO SIMÕES DEMONSTRAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLES FASES/ SUBSISTEMAS ENTRADAS ESTOCAGEM SAÍDA CONTROLE REGISTRO CONTÁBIL 1 .ACEITAÇÃO DOCUMENTAÇÃO 6 .FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF.CONTROLE DA QUANTIDADE ESTOQUE 4 .CONTROLE DE ACESSO 5 .TRANSPORTE MATERIAL 2 .COMERCIALIZAÇÃO DOS MATERIAIS 2 .ADMINISTRAÇÃO DO ESTOQUE 1 .REGISTRO SAÍDA 5 .RECEPÇÃO DO MATERIAL 1 .APROPRIAÇÃO 3 . 3 .CLASSIFICAÇÃO 2 -CONFERÊNCIA MATERIAL.

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