COMUNICACIONES BREVES

Farm Hosp 1997; 21 (3): 157-161

INTEGRACIN DEL SISTEMA DE DISTRIBUCIN DE MEDICAMENTOS POR DOSIS UNITARIAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIN DE LA GESTIN HOSPITALARIA
Bells Medall, M. D., Doctora en farmacia. Farmacutica adjunta*; Olivero Spony, J. M., Analista-Programador**; Caster Melchor, E., Jefa de seccin*; Such Martnez, I., Analista de Sistemas de informacin**; Abad Gimeno, F. J., Doctor en farmacia. Farmacutico adjunto*. * Servicio de Farmacia. Hospital de Sagunto. ** Unidad de informtica. Hospital de Sagunto. INTRODUCCIN
Palabras clave: Distribucin de medicamentos. Dosis unitarias. Integracin. Sistemas de informacin. Gestin hospitalaria. Resumen: Se describe el proceso de integracin de la distribucin de medicamentos por dosis unitarias en el sistema de informacin del hospital a travs de la prescripcin directa, en el ordenador, por parte del mdico. Se detallan algunas peculiaridades de la aplicacin informtica que intentan darle flexibilidad y sencillez. Se comentan los resultados obtenidos y se analizan las dificultades encontradas en su desarrollo, junto a las numerosas ventajas del proyecto. Key words: Drug distribution. Unitary doses. Integration. Information systems. Hospital management. Summary: The integration process of drug distribution by unitary doses in the hospital information system based on the physicians direct prescription on the computer is described. Some aspects of the computerized application directed to provide flexibility and simplicity are detailed. The results obtained are commented on and the difficulties found in the development of the system together with the multiple advantages of the project are analyzed. Farm Hosp 1997;21:157-161.

Correspondencia: M Dolores Bells Medall. Servicio de Farmacia. Hospital de Sagunto. Avd. Ramn y Cajal s/n. 46520 - Puerto de Sagunto. Valencia Fecha de recepcin: 5-12-1996.

La informacin es uno de los recursos ms importantes que dispone el hospital y, segn su funcin, ha sido defnida como el conjunto de datos organizados que proporcionan un conocimiento, que es la base y fundamento para la toma de decisiones (1). Desde 1985 el hospital de Sagunto viene desarrollando el sistema de informacin integral de su gestin hospitalaria. Para ello se dispone de un arquitectura basada en estructuras Cliente/Servidor sobre una nica red local hospitalaria. Todo el sistema de informacin reside sobre una nica base de datos relacional hospitalaria . Una vez completada la primera fase de informatizacin de los procedimientos administrativos generales (admisiones, suministros, gestin de estocs de medicamentos, etc.), se procedi al desarrollo de una segunda fase que comprenda la integracin, en el sistema de informacin, de la gestin de los servicios clnicos, comenzando por los servicios centrales (Radiologa, Anatoma Patolgica, Laboratorios). Con ello se consigue que toda la informacin que genera un paciente quede integrada de tal manera que se permite acceder desde cualquier punto del centro a los informes quirrgicos, de anatoma patolgica, radiodiagnstico e informes al alta. El ltimo mdulo que se ha desarrollado e integrado en el sistema de informacin es la dispensacin de medicamentos por dosis unitarias. Este proyecto ha sido uno de los ms ambiciosos debido a la complejidad de la prescripcin mdica y a la diversidad de usuarios. La prescripcin mdica es una fuente principal de informacin dentro del episodio de hospitalizacin, pero frecuentemente es compleja, ilegible, con notas desorganizadas y con descripciones de texto libre que incluye sinnimos o abreviaturas, lo cual dificulta enormemente su informatizacin. Adems, hay que conseguir que cada uno de los usuarios

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perciba beneficios inmediatos en su utilizacin; en especial, el mdico que es quien va a prescribir directamente en el sistema de informacin. Este aspecto se ha considerado el ms importante de todo el planteamiento para conseguir una aplicacin eficiente. El mdico, a travs de una clave de confidencialidad, realiza la prescripcin mdica en el ordenador y la informacin generada es utilizada en la dispensacin y administracin de los medicamentos. De este modo, el perfil farmacoteraputico del paciente pasa a formar parte del sistema de informacin, junto con el resto de procedimientos teraputicos, informacin demogrfica, administrativa y datos sobre morbilidad (diagnstico principal y secundarios) (Fig. 1).

Del mismo modo, se ha intentado simplificar la prescripcin: asociando a cada especialidad las pautas posolgicas habituales creando protocolos teraputicos y mediante la prescripcin por principio activo o especialidad farmacutica. Plan estratgico de la implantacin Esta fase del programa ha sido muy relevante, porque una buena estrategia iba a determinar en gran medida la aceptacin o no de la aplicacin. La implantacin del programa tena que realizarla el servicio de farmacia, con una limitacin de recursos humanos importante. Solamen-te un farmacutico, de los tres que consta la plantilla del servicio, iba a dedicarse a esta tarea, por lo que el proceso sera lento. Seleccin de facultativos Los criterios de seleccin fueron: mdicos que tuvieran buena relacin con el servicio de farmacia, con cierto inters por la informtica, la especialidad mdica constara de pocos facultativos, como mximo tres, la rotacin del pase de visita en la unidad de hospitalizacin fuera como mnimo de una semana. Reuniones con el personal de enfermera Paralelamente a la difusin de la aplicacin a los facultativos, se dise un calendario de reuniones con el personal de enfermera para informarles y explicarles cmo deban utilizar la hoja de administracin de medicamentos (Fig. 3) y la solicitud de los diversos listados. Reuniones con el servicio de documentacin clnica En estas reuniones se plantearon las modificaciones de algunos impresos de la historia clnica y establecer, de todos ellos, los que deban permanecer. Dotacin de ordenadores Antes de proponer el paso definitivo al soporte informtico se dotaba de un ordenador por cada 1-2 especialidades mdicas que se incorporaban, dependiendo de las caractersticas de la especialidad mdica y de su ubicacin en el hospital. Elaboracin de un manual de procedimientos COMENTARIOS

DESARROLLO DEL PROGRAMA Diseo y realizacin de la aplicacin informtica El objetivo del hospital ha sido, desde el primer momento, integrar el sistema de distribucin de medicamentos por dosis unitarias en el sistema de informacin de la gestin hospitalaria a travs de la prescripcin directa, por el mdico, en el ordenador. Por lo tanto, esta decisin ha estado siempre presente en el diseo de la aplicacin informtica, dotndola del mayor grado de flexibilidad y sencillez posibles (Fig. 2). La rigidez se ha evitado: asociando a cada medicamento prescrito un campo de 20 caracteres, para poder realizar cualquier observacin al medicamento pautado. Por ejemplo: administrar si tensin arterial >180/110, si fiebre > 38C, administrar media ampolla, etc. cada pantalla de prescripcin dispone de otra pantalla de texto libre para que la prescripcin mdica se realice completamente en soporte informtico . En esta pantalla, el mdico detalla los controles clnicos necesarios (diuresis, tensin arterial, etc.), dietas, cuidados de enfermera, etc. Esta opcin tambin va a permitir la prescripcin de los medicamentos no incluidos en la gua farmacoteraputica del hospital.
HISTORIA CLNICA

URGENCIAS

HOSPITALIZACIN

CONSULTA EXTERNA

GESTIN de MEDICAMENTOS
PRESCRIPCIN MDICA

RADIOLOGA

LABORATORIOS DOSIS UNITARIAS

Reenvasado y fraccionamiento Pautas administracin Recomendaciones administracin Protocolos teraputicos Interacciones medicamentos

INFORMES QUIRRGICOS EXPLORACIONES RADIOLGICAS TCNICAS DIAGNSTICAS PERFIL FARMACOTERAPUTICO INFORME ALTA

ANATOMA PATOLGICA

Figura 1.Historia clnica informatizada: integracin de subsistemas clnicos.

Desde el inicio del programa (junio 1996) hasta la actualidad (febrero 1997), se han incorporado al sistema de informacin un total de ocho facultativos, un 6% del total de la

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GENERALITAT VALENCIANA
CONSELLERIA DE SANITAT I CONSUM

Fecha 10-03-1997

Hora 14:52

Usuario farmacia

Pgina

Servei Valenci de Salut

DOSIS UNITARIAS: Prescripciones

FECHA

10-03-1997

HOSPITAL DE SAGUNT i C.E. 016A 28 ESPECIALIDAD: Cdigo - Denominacin

6108650 CLORURO Na 0,9% 1000 ml Vehic:

Pro
N

TOMAS Va Admon
PIV

HE

Pauta
1C12

Fec. Ini
07-03 Mdico:

Fec. Fin

Das Totales
4

JUAN VIDAL OSCAR JOSE

Observ:

+ 30 MEQ DE CLK POR LITRO N Vehic: PIV 1C8 07-03 -50-100 ml NaCl 0.9%, admn en 30 min Mdico: JUAN VIDAL OSCAR JOSE 4

6431630 TAZOCEL 4/0.5 g vial

Observ: 6253270 AMIKACINA Normon vial 500 mg N PIV 1C12 Vehic: CLORURO SDICO 0.9% 100 ML 07-03 -Admon en 20-30 minutos Mdico: Observ: 8934120 GRANULOQUINE 30 mill vial Vehic: Mdico: Observ: 6034980 DIGOXINA 250 mcg comp Vehic: Mdico: Observ: 9820330 DIAFUSOR "10" parche Vehic: Observ: 6374470 DOLOSTOP 650 mg comp Vehic: Mdico: Observ: *** SI DOLOR *** N Vehic: Mdico: Observ: *** SI TA SISTOLICA MAYOR 100 *** JUAN VIDAL OSCAR JOSE ORA 1C24-8 07-03 4 JUAN VIDAL OSCAR JOSE N ORA 1C6 07-03 4 N TOP 1C24-9 07-03 Mdico: JUAN VIDAL OSCAR JOSE 4 JUAN VIDAL OSCAR JOSE N ORA 1-LMXVS-16 07-03 4 JUAN VIDAL OSCAR JOSE N SCU 1C24-16 07-03 4 JUAN VIDAL OSCAR JOSE 4

Retirar por la noche

7047830 AMERIDE compr

Figura 2.Prescripcin mdica.

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GENERALITAT VALENCIANA
CONSELLERIA DE SANITAT I CONSUM

Fecha

11-03-1997

Hora

09:37

Usuario

juanma

Pgina

Servei Valenci de Salut

HOSPITAL DE SAGUNT i C.E.

HOJA DE ADMINISTRACION DE MEDICAMENTOS

DIAGNOSTICO PROV. INGRESO 28 APELL - NOMB NEUMONIA L.I.I. TOMAS SERV HE

CAMA 016A

HISTORIA

AO Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha

MEDICACION (Va - Facultativo)

6108650 CLORURO Na 0,9% 1000 ml
+ 30 MEQ DE CLK POR LITRO

1997 11-03 12-03 13-03 14-03 15-03 16-03 17-03 HORA Firma Firma Firma Firma Firma Firma Firma

PIV

HE009

9 21

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

6431630 TAZOCEL 4/0.5 g vial

PIV

HE009

50-100 ml NaCl 0.9%, admn en 30 min

0 9 16

6253270 AMIKACINA Normon vial 500 mg

CLORURO SDICO 0.9% 100 ML

PIV

HE009

-Admon en 20-30 minutos

9 21

8934120 GRANULOQUINE 30 mill vial

SCU

HE009

16

6034980 DIGOXINA 250 mcg comp

ORA

HE009

16

9820330 DIAFUSOR "10" parche

RETIRAR POR LA NOCHE

TOP

HE009

6374470 DOLOSTOP 650 mg comp

*** SI DOLOR ***

ORA

HE009

0 6 12 18

1 1 1 1 1

1 1 1 1 1

1 1 1 1 1

1 1 1 1 1

1 1 1 1 1

1 1 1 1 1

1 1 1 1 1

7047830 AMERIDE compr

*** SI TA SISTOLICA MAYOR 100 ***

ORA

HE009

Figura 3.Hoja de administracin de medicamentos.

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Tabla 1. Facultativos incorporados al nuevo sistema de informacin Especialidad mdica Psiquiatra Digestivo Oncologa Enf. infecciosas-VIH Neurologa N Facultativos 1 3 1 1 2 Rotacin pase visita 1 mes 1 semana

plantilla (tabla 1). No se han contabilizado los residentes de medicina familiar que han rotado por estos servicios. El nmero total de prescripciones ha sido de 569, con una media, durante el mes de febrero de 14 prescripciones/da. Los medicamentos prescritos fueron 2959. La experiencia de este programa est resultando muy positiva, ya que la aplicacin informtica est obligndonos a adoptar protocolos de trabajo a todo el personal implicado en su utilizacin: mdicos, farmacuticos y enfermera. Sin embargo, tambin son muchas las dificultades que nos hemos encontrado y que pasamos a comentar. La implantacin en alguna especialidad mdica, a pesar de los criterios establecidos en la seleccin de los facultativos, ha sido problemtica debido al distinto ritmo de adaptacin que tienen las personas. Inicialmente, como en cualquier cambio de hbitos, el tiempo que dedicaba el facultativo a realizar la prescripcin mdica en el ordenador era mayor que el empleado en la prescripcin manual. Cuando esta etapa de entrenamiento y adquisicin de habilidades ha sido larga, el farmacutico ha tenido que dedicar ms tiempo y esfuerzo en demostrar las ventajas que ofrece el nuevo sistema (2-4): prescripcin siempre actualizada y por tanto minimizando los errores en los tratamientos farmacoteraputicos, integracin de todos los datos en el episodio de hospitalizacin, gran facilidad para realizar trabajos de investigacin desde los datos almacenados, comodidad en la prescripcin a travs de protocolos teraputicos. En cuanto a la prescripcin, propiamente dicha, el mdico ha encontrando dificultades en pautar la fluidoterapia individualizada al tener que determinar los horarios de administracin de los fluidos intravenosos, ya que anteriormente slo prescriba el volumen total/da. En este aspecto, el manual de procedimientos est siendo muy minucioso detallando todas las posibles combinaciones de volmenes e indicando los horarios de administracin de cada fluido intravenoso. La dotacin de puestos de trabajo tambin ha planteado dificultades. Ha sido necesario convencer a los gestores del hospital de la necesidad de ser generosos en la dotacin de ordenadores en la fase de implantacin para

conseguir que el facultativo disponga de un ordenador libre cuando realice la prescripcin. Con el servicio de documentacin clnica se ha analizado el aumento de volumen en la historia clnica, debido al registro manual en la administracin de medicamentos (firma en la casilla correspondiente). Cada modificacin en la prescripcin mdica genera una nueva hoja de administracin de medicamentos. Sin embargo, la solucin a este problema (registro automtico de la administracin de medicamentos) no se ha contemplado en esta fase de integracin. Entre el personal de enfermera se ha encontrado una gran aceptacin al evitar la transcripcin de la prescripcin mdica y disminuir sus cargas de trabajo. No obstante, tambin hubo que superar un cierto rechazo inicial, como en todo proceso nuevo que se inicia. Desde el punto de vista del servicio de farmacia, la integracin de las dosis unitarias a la gestin hospitalaria planteada desde la prescripcin directa por el facultativo, en el ordenador, es una herramienta de valor incalculable. En primer lugar, disminuye el porcentaje de errores de dispensacin y administracin (5, 6) y se racionalizan las cargas de trabajo en el rea de dispensacin de medicamentos por dosis unitarias mediante la recepcin de la prescripcin a tiempo real y la supresin de la transcripcin. Otro aspecto importante es la utilidad de la aplicacin informtica para realizar intervenciones farmacuticas, ya que dispone de un sistema de alerta de interacciones medicamentosas, permite la comunicacin farmacutico-mdico, y la realizacin de recomendaciones para la correcta administracin de los frmacos. En resumen, podemos concluir que aunque la implantacin del programa est siendo lenta, esta circunstancia no se considera negativa. En este momento lo ms importante es conseguir un total consenso al nuevo soporte por parte de los ocho facultativos, junto con los residentes de medicina familiar, antes de aumentar el nmero de usuarios y lograr que esta fase de implantacin sirva como medio de difusin al resto de facultativos del hospital.

BIBLIOGRAFA
1. Wyatt JC. Hospital information management: the need for clinical leadership. BMJ 1995;331:175-8. 2. Wyatt JC. Clinical data system, part 1: data and medical records. Lancet 1994;334:1543-7. 3. Wyatt JC. Clinical data system, part 2: components and techniques. Lancet 1994;334:1609-14. 4. Wyatt JC. Clinical data system, part 3: development and evaluation. Lancet 1994;334:1682-8. 5. Carrasco del Almo ME, Escobar F, Rubio T, Lpez A, Imaz MC, Irisarri E. Integracin de la historia farmacoteraputica en una red local asistencial. Farm Hosp 1995;19 (supl 1):47. 6. Lacasa C, Roure C, Martnez J, Tuneu L, Alguersuari N, Ayra J. Control de calidad de la dispensacin de medicamentos en dosis unitarias en sistemas manual e informatizado. Farm Clin 1994;11:600-4.