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MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

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CARTA DE CONTROL INTERNO AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011

INDICE Pg. 1. ORIGEN 2. NATURALEZA Y OBJETIVOS 3. OBJETIVO GENERAL 4. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3. BASE LEGAL 6. ALCANCE 7. ASPECTOS IMPORTANTES 8. OBSERVACIONES RECOMENDACIONES Y 03 03 03 03 03 04 04 05

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AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

CARTA DE CONTROL INTERNO

AL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES:

Las observaciones establecidas surgen de la Auditoria de Gestin practicado a Sistemas Administrativos, El Informe Largo se presentar de manera separada. El examen se realiz de acuerdo a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas y Normas Internacionales de Auditoria; la aplicacin de dichas normas requieren que se planifique adecuadamente el Examen Especial, para el efecto se evalu la Estructura y Sistema de Control Interno existente, a fin de obtener la consistencia y confiabilidad de los mismos, que permiti examinar los puntos crticos. Efectuada la evaluacin selectiva a los controles existentes, se ha establecido la ausencia de documentos normativos de gestin en el Departamento de Diseo y Construccin, corroborando de sta manera que el Sistema de Control Interno en el Departamento sujeto a examen es dbil, dado que carece de lineamientos de polticas, y de procedimientos a seguir en la ejecucin de las actividades. Con la seguridad que las recomendaciones propuestas contribuyan al mejoramiento de la gestin y al afianzamiento de la estructura de Control Interno de la Institucin, me suscribo de usted. Atentamente,

C.P.C. GALVAN LOPEZ ALICIA AUDITORA

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AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

CARTA DE CONTROL INTERNO 1. ORIGEN El presente documento se encuentra comprendido dentro del desarrollo de la Accin de Control Programada, de acuerdo al Plan Anual de Control 2011, y se efecta en cumplimiento a la Resolucin N 442-2011-CU aprobado el 16.04.2011. 2. NATURALEZA Y OBJETIVOS La Carta de Control Interno, se ha elaborado en base a los procedimientos de auditoria aplicados en el estudio y evaluacin del Sistema de Control Interno del Departamento de Diseo y Construccin al 31 de diciembre 2011, que se encuentra en proceso. 3. OBJETIVO GENERAL Emitir informe sobre el nivel de eficiencia, eficacia y economa en la utilizacin de los fondos presupuestarios y financieros asignados para la construccin de la Obra del 1er, 2do y 3er piso de la Facultad de Ingeniera, as como el grado de cumplimiento de las metas y objetivos propuestos. 4. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Adoptar medidas correctivas y proporcionar a las autoridades universitarias mecanismos de

control, criterios y estrategias para corregir las deficiencias y debilidades existentes.

Establecer si la UPLA cuenta con los instrumentos normativos de gestin, actualizados y

aprobados para su aplicacin.

Comprobar el cumplimiento de las normas internas aplicables en la ejecucin de gastos, as como

la liquidacin tcnica y financiera de la obra sujeto a examen.

5. BASE LEGAL

Estatuto de la Universidad Peruana los Andes - Resolucin N 505-1993-CO.

Ley Universitaria N 23733

Reglamento General de la Universidad Peruana los Andes Resolucin N 594-92-CO

Reglamento de Docentes, aprobado el 25.06.98 mediante Resolucin N 256-98-CU. Reglamento de Organizacin y Funciones
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Estructura Organizativa Resolucin N 668-92-CO Reglamento del Manejo de Fondos y Recursos Financieros - Resolucin N 699-2005-CU. Reglamento Interno de Trabajo - Resolucin N 507-2004-CU. Reglamento de Adquisicin de Bienes y Prestacin de Servicios No Personales Resolucin N
639-1995-CU. 6. ALCANCE La accin de control se realiza de acuerdo a lo Programado en el Plan Anual del ao 2011. Cabe sealar, que el estudio y evaluacin del control interno no revela necesariamente todas las debilidades que podran existir en las acciones desarrolladas por dicho Departamento. El perodo que comprende la presente Auditoria de Gestin, corresponde al ao 2011. 7. ASPECTOS IMPORTANTES: 7.1 Demora en la entrega de informacin y documentacin solicitada al Departamento de Diseo y Construccin, en su mayora no nos atendieron. Mediante Oficio N 124-2012/OCI-UPLA de fecha 24 de Abril del 2012 dirigido al Rector de la Universidad, se dio a conocer sobre el inicio de la Auditoria a Obras de la Ciudad Universitaria, a fin de que nos brinde las facilidades en la entrega de informacin. Cabe sealar que mediante los oficios N 127;128;129;130;131;132;141;142;146 y 1482012/OCI-UPLA de Abril del 2012, la Oficina a mi cargo, solicita la documentacin correspondiente a la gestin administrativa a dicho Departamento; sin embargo, no tuvimos el apoyo necesario, limitando as nuestra labor de control. Si bien es cierto que el desarrollo del examen implica cumplir con los plazos perentorios y procedimientos programados. Al respecto, cabe manifestar que durante el desarrollo del examen hubo retrasos en la entrega de informacin solicitada, remitindonos slo algunos documentos en forma tarda fecha 30 de abril del 2012 respectivamente. Se Recomienda: Al Rector, para que en las prximas auditorias a realizarse, disponga por escrito a la Oficina que ser examinada, para que bajo responsabilidad brinde las facilidades del caso a la Oficina de Control Interno, en la atencin de todos los requerimientos solicitados. e incompletos, a pesar que se les reiter mediante oficios Ns 140 y 147-2012/OCI-UPLA de

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8 DEFICIENCIAS DETECTADAS:

8.2RECTOR 8.2.1 Ambiente de control

8.2.1.1 Filosofa Administrativa y Estilo de Operaciones

8.2.1.1.1

Necesidad por escrito la aplicacin y cumplimiento de las normas Las autoridades y funcionarios de la UPLA no disponen por escrito la aplicacin de la normativa y no es poltica de la institucin que su personal cumpla con la normativa interna vigente Recomendacin Se recomienda a la alta direccin disponer por escrito la aplicacin de la normativa al personal de la institucin, y con esto que dicho personal cumplan con tales normas

8.2.1.1.2

Falta de monitoreo de actividades y proyectos Las actividades y proyectos de la UPLA no son monitoreados constantemente de tal manera que cualquier problema no se corrige de inmediato Recomendacin Se recomienda al jefe de proyecto realizar monitoreo constante con la finalidad de revisar los errores y corregirlos.

8.2.1.1.3

Falta de polticas y lineamientos La poltica y lineamientos de las autoridades de la UPLA no son conocidos ni divulgados hacia todo el personal Recomendacin Se recomienda al jefe administrativo tener polticas y lineamiento para las autoridades y ser divulgados para todo el personal

8.2.1.1.4

Necesidad de medios de comunicacin No existen medios de comunicacin en la UPLA entre el personal y la gerencia Recomendacin

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Se recomienda a la alta direccin generar comunicacin entre la gerencia y el personal con el propsito de que se labora de forma eficiente y eficaz. 8.2.1.2 Normativa Interna 8.2.1.2.1 Falta de los manuales de procesos contables y reglamentos de fondos No existen Manuales de procedimientos contables ni Reglamento de Manejo de Fondos y Recursos Financieros en la UPLA Recomendacin Se recomiendo al rea de contabilidad elaborar los manuales de procedimientos contable y el reglamento de manejo de fondos para llevar una contabilidad bien elaborada 8.2.1.2.2 Necesidad de actualizar y divulgar los documentos normativos No se han actualizado ni divulgado en el presente ao estos documentos normativos de la UPLA Recomendacin Se recomiendo al rea de contabilidad realizar las actualizaciones correspondientes para luego ser divulgado a toda la institucin para que se pueda saber las normativas 8.2.1.3 Estructura Orgnica 8.2.1.3.1 Carece de estructura orgnica La UPLA No cuenta con la estructura orgnica aprobada ni es adecuada Recomendacin Se recomienda la gerencia general elaborar los organigramas con un adecuado control 8.2.1.4 Administracin de los Recursos Humanos 8.2.1.4.1 Falta de un programa y capacitacin No existe un programa de capacitacin y entrenamiento en la UPLA Recomendacin Se recomienda disponer por escrito al jefe de recursos humanos para la elaboracin de un programa de capacitacin y entrenamiento del personal 8.2.1.4.2 Necesidad de evaluar al personal En la UPLA No se Evala al personal cada cierto tiempo

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Recomendacin Disponer por escrito al jefe de recursos humanos a fin de que se evale al personal cada cierto tiempo 8.2.1.4.3 Necesidad de incrementa la capacidad operativa En la UPLA No es suficiente la capacidad operativa Recomendacin: Se recomienda un previo anlisis del organigrama, incrementar la capacidad operativa del personal 8.2.1.5 Actividades de Control Gerencial 8.2.1.5.1 Necesidad de informar sobre las actividades de control En la UPLA No se informa por escrito sobre las actividades de control a la Instancia pertinente. Recomendacin Se recomienda a los jefes que informen por escrito sobre todas las actividades de control a la alta direccin 8.2.1.6 Sistema de Informacin, Registro y Comunicacin 8.2.1.6.1 Necesidad de informatizar las labores de registro Las labores de registro e informacin de la UPLA no estn informatizadas Recomendacin Se recomiendo disponer por escrito al rea de informtica, a fin de informatizar las labores de registro e informacin 8.2.1.6.2 Falta de un buen soporte del sistema informtico El sistema informatizado de la UPLA no brinda buen soporte que causa problemas Recomendacin Se recomienda al jefe de informtica disponer por escrito el brindar un buen soporte al sistema informtico 8.2.1.7 Poltica de Comunicacin de Problemas Institucionales 8.2.1.7.1 Necesidad de implementar las medidas correctivas En la UPLA Se han implementado las medidas correctivas Recomendaciones

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Se recomienda al seor rector, para que de forma inmediata implementar todas las medidas correctivas por el rea de control interno.

8.3VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
8.3.1 Falta actualizar los documentos de gestin En la UPLA Se encuentran actualizados los documentos de Gestin y no han elaborado el Reglamento de Altas y Bajas y Subasta de Bienes Recomendacin Se recomienda disponer por escrito a la oficina del vicerrectorado administrativo, para que coordine con el rea de personal y planificacin y actualice los documentos normativos de gestin y la elaboracin del reglamento de altas, bajar y subasta de bienes. 8.3.2 Necesidad de difundir la normativa interna En la UPLA no se difunde la normativa interna del Comit de Honor del personal administrativo y de docentes Recomendacin Se recomienda disponer por escrito al rea de vicerrectorado para que difunda la normativa interna del comit de honor del personal 8.3.3 Necesidad de rotar al personal que maneja fondos El personal de las reas de la UPLA que manejan bienes y fondos, no son rotados peridicamente a si mismo no se cumple con la fecha establecida para efectos de rendicin de cuenta Recomendacin Atreves de vicerrectorado administrativo se disponga por escrito al tesorero para que efectu la rotacin del personal que maneje bienes y fondos. As mismo todas las rediciones de cuentas se realicen a las fechas establecidas.

8.4ECONOMIA, FINANZAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

8.4.1 AREA DE CONTABILIDAD Como responsable del rea no ha emitido Directivas internas de la UPLA Recomendacin Se recomienda al rea de contabilidad elaborar las directivas interna de la entidad para ser dispuestas por escrito al personal. 8.4.1.1 Falta de directivas internas

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8.4.1.2 Necesidad de aprobar el balance generan antes de ser presentado El Balance General de la UPLA, no es aprobado antes de ser presentado a la instancia superior Recomendacin Se recomienda al rea de contabilidad elaborar el estado financiero en la fecha prevista para ser aprobada y luego ser presentada a la instancia superior 8.4.1.3 Carencia de anlisis de cuentas En la UPLA no se realiza los Anlisis de Cuentas en forma detallada de los activos fijos Recomendacin Se recomienda al rea de contabilidad realizar un anlisis minucioso de las cuentas para los activos fijos 8.4.2 REA DE TESORERA UPLA En la UPLA no se realiza arqueos de caja sorpresivos de los fondos que ingresan por diversos conceptos y no se lleva a cabo con frecuencia los arqueos de fondo Recomendacin Se le recomienda disponer por escrito al jefe del rea de tesorera la actualizacin y frecuencia de los arqueos de caja de la entidad

8.4.2.1 Carece de actualizacin en el arqueo de caja

8.4.2.2 Carece de buena utilidad de los fondos de caja chica

El fondo de caja chica de la UPLA no es utilizado nicamente para gastos de menor cuanta Recomendacin Se recomiendo al rea de tesorera informar por escrito utilizar los fondos de caja chica nicamente para gastos necesarios 8.4.3 REA DE ABASTECIMIENTO

8.4.3.1 Necesitad de Conformacin de un comit de procesos

En la UPLA no se ha conformado el comit de procesos Recomendacin Disponer al jefe del rea de abastecimiento la pronta conformacin de un comit de procesos 8.4.3.2 Falta de evidencia en los procesos de la entidad

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No se deja constancia acorde a ley de los procesos que se llevan a cabo en la entidad Recomendacin Se recomienda al jefe del rea de abastecimiento disponer por escrito algn tipo de evidencia sobre algn proceso que se lleve a cabo en la entidad por estar normado de acuerdo a ley

8.4.3.3 Falta de cautela en vehculos de propiedad de la entidad

No se cautela los vehculos de propiedad de la UPLA, para ser utilizados exclusivamente en actividades oficiales. Recomendacin Se recomienda a la gerencia de abastecimientos disponer que la utilizacin de los vehculos sean usados solo para fines de la entidad, o en su defecto por una previa autorizacin de la alta direccin. 8.4.4 CONTROL PATRIMONIAL

8.4.4.1 Necesidad de comparar los registros

En al UPLA no comparan los registros respectivos de altas y bajas Recomendacin Se recomienda al rea de control patrimonial realizar las comparaciones entre los registros de altas y bajas

8.4.4.2 Carece de conformacin de comisin

No ha realizado la conformacin de la comisin de altas y bajas en la UPLA Recomendacin Se recomienda al rea de control patrimonial disponer la conformacin de una comisin encargada de ver las altas y bajas de los registros en el control patrimonial

8.4.4.3 Necesidad de comunicacin oportuna de diferencias detectadas

Las diferencias detectadas entre el inventario fsico y los registros contables de la UPLA no son comunicadas oportunamente a la jefatura de contabilidad Recomendacin Es necesario que el jefe del rea de control patrimonial comunique oportunamente las diferencias detectadas a la jefatura de contabilidad

8.4.4.4 Carece de informacin por escrito respecto a la toma de inventario

No informa por escrito a la instancia pertinente respecto a la toma de inventario en la UPLA

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Recomendacin Se recomienda disponer al rea de control patrimonial la oportuna informacin por escrita de la toma de inventario 8.4.5 UNIDAD DE ALMACEN No se distribuye los bienes de acuerdo al programa establecido Recomendacin Se recomienda disponer mediante un memorndum al responsable de la unidad de almacn que se realice una ptima distribucin segn lo establecido 8.4.5.1 Carece de distribucin de bienes

8.4.5.2 Falta de inters por la seguridad

No velan por la seguridad y mantenimiento del local y equipos dentro del almacn de la UPLA Recomendacin Se recomienda darle ms nfasis a la seguridad y mantenimiento del almacn por contener activos importantes 8.4.5.3 Necesita un sistema adecuado El sistema no permite asegurar un adecuado control de las existencias en el almacn de la UPLA Recomendacin Se recomienda al responsable de la unidad de almacn adquirir un sistema con el cual obtenga un control de mayor eficiencia y eficacia. 8.4.6 DEPARTAMENTO DE DISEO Y CONSTRUCCION No se realiz la entrega y recepcin del terreno para ejecutar la construccin de la obra de ingeniera Recomendacin Se recomienda al departamento de diseo y construccin pedir por escrito la entrega del terreno donde se realizara el edificio

8.4.6.1 Falta de entrega y recepcin del terreno

8.4.6.2 Necesitad de contar con liquides tcnica y financiera

Las obras en curso por montos importantes no cuentan con la liquides tcnica y financiera de la UPLA Recomendacin Se recomienda al departamento de diseo y construccin pedir por escrito los montos de liquides tcnica y financiera
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8.4.6.3 Falta de pruebas de calidad en la construccin

No se realizaron pruebas de calidad en la UPLA sobre muestras de pavimento extradas de la ejecucin de la obra del primer, segundo y tercer piso de la Facultad De Ingeniera Recomendacin Se recomienda al rea de construccin realizar pruebas de calidad al pavimento extradas de la ejecucin de la obra para evitar cualquier tipo de desastre 8.4.6.4 Falta de responsabilidad en las observaciones existentes Si en caso existieran observaciones durante el proceso de ejecucin de las obras el contratista o el departamento de diseo y construcciones, no asume la responsabilidad y no cumple con levantar las observaciones Recomendacin Se recomienda a jefe de construccin comprometerse en aceptar y en su defecto asumir la responsabilidad de las irregularidades que puedan surgir en la construccin, al igual que el contratista

28 De Mayo Del 2012

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