Centro Universitrio Planalto do Distrito Federal - UNIPLAN

Gesto de Recursos Patrimoniais e Logsticos Inventrio 1. Introduo Como os estoques representam parcela substancial dos ativos das empresas, devem ser encarados como um fator potencial de gerao de negcios e de lucros. Assim, cabe ao administrador verificar se esto tendo a utilidade adequada ou sendo um peso morto, no apresentando o retorno sobre o capital neles investido. Em pocas de alta de inflao, manter estoques elevados poderia ser a forma mais adequada de obter grandes lucros, pois a reposio dava-se sempre a preos bem maiores. Numa economia mais estvel e de baixa inflao, isso no verdadeiro e uma boa gesto de estoques poder ser a responsvel pelo lucro. A gesto de estoques se constitui em uma srie de aes que permitem ao administrador verificar se os estoques esto sendo bem utilizados, bem localizados em relao aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados. Existem vrios indicadores de produtividade na anlise e controle dos estoques, sendo os mais usuais diferenas entre o inventrio fsico e o contbil, acurcia dos controles, nvel do servio (ou nvel do atendimento), giro de estoques e cobertura dos estoques. 2. Inventrio Fsico O inventrio um processo de avaliao criado dentro da organizao para examinar e avaliar a gesto em determinados perodos. O objetivo assessorar os membros da organizao para que se tenha um controle maior sobre seus produtos. Em todo o mundo, o inventrio realizado nos mais diversos setores e dentro de organizaes cujo porte, finalidade e estrutura variam. Alm dos tradicionais objetivos empresariais de otimizao de lucros e de resposta s necessidades dos mercados em que se inserem num mundo em constante mutao, as empresas deparam-se com novas situaes, que conduzem a uma forte motivao, relativamente a preocupaes com a eficcia e eficincia dos recursos. Atualmente, o inventrio constitui uma funo de apoio gesto que alm de importante, tornou-se imprescindvel no mundo empresarial atual. Os membros da Administrao demonstram cada vez mais a aceitao do inventrio como um meio de obter anlises, avaliaes e informaes objetivas sobre os controles e o desempenho da organizao. Outros departamentos da empresa, como logstica, operaes e preveno de perdas, utilizam os resultados do trabalho do inventrio para complementar o seu prprio e at mesmo encontrar solues para os problemas encontrados. O inventrio fsico consiste na contagem fsica dos itens de estoque. Caso haja diferenas entre o inventrio fsico e os registros do controle de estoques devem ser feitos os ajustes conforme recomendaes contbeis e tributrias. O inventrio fsico a contagem de todos os estoques da empresa, para verificao se as quantidades correspondem aos controles do estoque. Esta contagem tambm deve ser efetuada em componentes, aguardando definio da qualidade para serem rejeitados. Os benefcios dos inventrios a verificao de eventuais desvios no controle - estoques de peas rejeitadas, cujos controles no so lanados por alguma falha.

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Essas faltas no registradas e controladas podem causar problemas de atrasos nas entregas de pedidos aos clientes, pois o planejamento de compras no ir suprir a falta destes materiais por falha nas informaes. O maior benefcio ter os estoques com as quantidades corretas. Hoje, em empresas que trabalham com volumes de estoques pequenos, pratica-se o inventrio contnuo, no qual so feitas contagens semanais de um pequeno porcentual do universo de peas para verificao de diferenas de peas entre o fsico e o controle. Essa prtica denominada de verificao de acuracidade do estoque, no qual at um determinado porcentual de desvio aceito, e acima deste valor, aes so imediatamente tomadas para corrigir os desvios. Qual a periodicidade do inventrio fsico? Quais so as suas etapas? A prtica das empresas a de fazer o inventrio fsico por ocasio do Balano da Empresa. H casos de empresas que fazem o balano anualmente ou semestralmente. No existem etapas para a execuo do inventrio fsico. Na prtica, o que feito o trabalho em mutiro de muitos funcionrios da empresa, empenhados na contagem dos estoques. A empresa pra suas atividades para evitar a contagem em duplicidade da mesma pea. Para empresas nas quais os produtos so de muito valor, a periodicidade menor e cada empresa tem seus prprios critrios para definir a periodicidade. O inventrio fsico geralmente efetuado de dois modos: peridico ou rotativo. 2.1 Inventrio rotativo O inventrio rotativo um mtodo de inventrio fsico em que o estoque contado em intervalos regulares, dentro de um exerccio. Esses intervalos (ou ciclos) dependem do cdigo de inventrio rotativo definido para os materiais. O inventrio rotativo permite que os artigos de alta rotatividade sejam contados com maior freqncia do que os de baixa rotatividade. Necessrio em situaes de pr e ps compra, ou at mesmo para obter-se os reais quantitativos e qualitativos de itens de bens, o Inventrio Fsico requer para sua execuo, um elaborado programa e coordenao. Normalmente utilizada uma quantidade razovel de pessoas para sua realizao, assim comum haver a necessidade de duplo inventrio para sua certificao. Este trabalho constitudo pelo levantamento de bens "in loco", instalados em: depsitos, almoxarifados e at vias pblicas. O termo "Levantamento" significa : - Identificao do local (endereo, armazm, galpo, centro de custo, corredor, prateleira, gaveta, etc.) ; - Identificao do bem (descrio, fabricante, modelo, tipo, etc.) ; - Quantificao (unidade, peso, comprimento, etc. ) ; - Avaliao do bem (observaes quanto ao estado aparente do bem). O Inventrio Fsico, quando se fizer necessrio, poder ser acompanhado por "levantamento fotogrfico", ocasio em que alm da utilizao dos tcnicos especializados, lana-se mo tambm de fotgrafos profissionais com larga experincia nessa atividade. Um critrio usual contar a cada 3 meses 100% dos itens da Classe A, 50% dos itens da Classe B e 5 % dos itens da Classe C. 2.2 Inventrio peridico O inventrio peridico ocorre em determinados perodos, normalmente no encerramento dos exerccios fiscais, ou duas vezes por ano faz-se a contagem fsica de todos os itens em estoque. Nessas ocasies coloca-se um nmero maior de pessoas com a funo especfica de contar os itens. uma fora-tarefa designada exclusivamente para esse fim, j que tal contagem deve ser feita no menor espao de tempo possvel (geralmente de 1 a 3 dias).
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Exemplo: Uma empresa tem em seu estoque aproximadamente 10 mil itens diferentes. No inventrio do ano anterior verificou-se que havia, uma mdia, de 15 unidades de cada item. Supondo que uma pessoa possa contar em mdia, 80 itens por minuto, quantas pessoas sero necessrias para contar todos os itens em 2 dias de trabalho? 1 dia = 8 horas Nmero de itens a serem contados = 10.000 X 15 = 150.000 itens Tempo necessrio para contagem = 150.000/80 itens/minuto = 1875 minutos Nr de pessoas necessrio = N (2 dias) X 8 horas/dia X 60 minutos = 960 1875/960 = 1,95 ou 2 pessoas.

2.3 Inventrios Contbeis do Imobilizado Constitui-se na pesquisa da documentao contbil existente, tais como:

dirios e razo auxiliar; notas fiscais; fichas patrimoniais; razo auxiliar em UFIR'S; guias de importao.

Inicia-se desde a constituio da empresa ou da data em que existirem documentos at a data atual, cujos saldos constam no razo auxiliar, ou do ltimo balano de encerramento fiscal. Atravs das pesquisas feitas, pode-se calcular os valores contbeis de cada patrimnio da empresa, de acordo com procedimentos fiscais e legais como: estrangeira);

Clculos de depreciao desde a aquisio do item (em R$, UFIR e moeda Clculos de Correo Monetria; Clculos da diferena de Correo Monetria - Lei 8.200/91; Clculos do Plano Vero; Apurao do valor do bem em qualquer moeda estrangeira.

2.4 Acurcia dos Estoques Uma vez terminado o inventrio, pode-se calcular a acurcia dos controles que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor, ou seja: Acurcia = Nmero de itens com registros corretos Nmero total de itens Ou Acurcia = Valor de itens com registros corretos Valor total de itens Exemplo:
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Calcule a acurcia do controle, sabendo-se que no exemplo do item 2.2, aps os trs primeiros meses, foram encontradas as seguintes divergncias entre o nmero de unidades contadas por item e o nmero indicado pelo controle.
CLASSE NR ITENS CONTADOS NR ITENS CONTADOS (%) NR ITENS DIVERGENTES ACURCIA

A B C TOTAL

4910 9125 2880 16915

4910/16915=29,03% 9125/16915=53,95% 2880/16915=17,02%

268 438 55

(4910268)/4910=0,9454 (9125438)/9125=0,9520 288055)/2880=0,9809

Soluo: (0,2903 X 0,9454) + (0,5395 X 0,9520) + (0,1702 X 0,9809) = 95,50% 2.5 Nvel de Servio ou Nvel de Atendimento o indicador de quo eficaz foi o estoque para atender s solicitaes dos usurios. Assim, quanto mais requisies forem atendidas, nas quantidades e especificaes solicitadas, tanto maior ser o nvel de servio. Nvel de Servio = Nmero de requisies atendidas Nmero de requisies efetuadas Exemplo: No almoxarifado da empresa VendeTudo, durante um perodo de 6 meses, foram apresentadas 3100 requisies de materiais, com um nmero mdio de 1,45 item por requisio. Foram entregues 4400 dos itens solicitados. Qual o nvel de atendimento do almoxarifado? Nvel de Servio = Nmero de requisies atendidas Nmero de requisies efetuadas Nmero de requisies atendidas = 4400 Nmero de requisies efetuadas = 3100 X 1,45 = 4495 Nvel de Servio = 4400 = 97,88 % 4495 Referncias MARTINS, P.G. ; Alt, P.R.C. Administrao de Materiais e recursos patrimoniais. So Paulo: Ed. Saraiva, 2005. O que inventrio fsico? Quais os seus http://www.sebraesp.com.br. Acesso em 12/03/2007 benefcios?. Disponvel em:

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