Recomendacoes paRa Boas pRaticas de

gestao administrativa e FinanCeira de PeQUenos ProJetos

Esta publicao resultado do Projeto FLORELOS: Elos Ecossociais entre as Florestas Brasileiras - Modos de vida sustentveis em paisagens produtivas e do PPP - ECOS: Programa de Pequenos Projetos Ecossociais, desenvolvidos pelo Instituto Sociedade, Populao e Natureza - ISPN. Tal publicao conta com o apoio financeiro do GEF, Unio Europia, Fundo Finlands para a Cooperao Local e Fundao DOEN. Este documento de responsabilidade do ISPN no podendo, em caso algum, ser considerado como reflexo da posio de seus doadores. Elaborao: Andra Lobo, Cristiane Azevedo, Donald Sawyer, Isabel Figueiredo, Fbio Vaz Ribeiro de Almeida, Luis Carrazza, Renato Arajo. Apoio: Carolina Gomes, Cibele Santana, Eric Sawyer, Gabriel Schiavon, Lara Montenegro, Luciano Silva, Mrcia Braga.

Mais informaes: Instituto Sociedade, Populao e Natureza - ISPN SCLN 202 - Bloco B - Salas 101/104 CEP 70.832-525 - Braslia - DF E-mail: instituto@ispn.org.br www.ispn.org.br

Recomendaes para Boas Prticas de Gesto Administrativa e Financeira de Pequenos Projetos. Andra Lobo, Cristiane de Azevedo, Fbio Vaz Ribeiro de Almeida, et al (Orgs). Braslia: 2011. Realizao: Instituto Sociedade, Populao e Natureza ISPN. ISBN: 978-85-63288-04-2

ApresentAo CAPTULO I Gesto de projetos

Planejamento das Atividades Marco Zero Acompanhamento e Avaliao

02 06 08 09 11 12 13 15 15 17 17 18 19 22 23 24 28 29

CAPTULO II BoAs prticAs de Gesto FinAnceirA

Elementos de Despesa Fluxo de Contratao Pesquisa de Preos Anlise das Propostas Apurao do Vencedor Comunicao ao Vencedor e Contratao do Produto ou Servio Recebimento e Conferncia dos Produtos e Servios Solicitados Pagamento Arquivamento Prestao de Contas

ANExO I relAo de links relAcionAdos Gesto ANExO II reFernciAs BiBlioGrFicAs

apResentacao

APRESENTAO

Este manual tem o objetivo de apresentar orientaes bsicas que podem facilitar a gesto dos recursos financeiros destinados execuo de projetos que recebem apoio financeiro de fontes governamentais e/ou de doadores nacionais ou internacionais. Nossa inteno compartilhar com as organizaes que so iniciantes na execuo de projetos algumas prticas de gesto que costumam ser solicitadas por agentes financiadores nacionais, internacionais e rgos governamentais brasileiros. O sentido de sistematizar tais prticas para auxiliar na implantao das aes, apoiando os beneficirios dos projetos no aprimoramento da gesto e da prestao de contas dos recursos recebidos. Entendemos que os projetos so executados por comunidades com prticas e lgicas culturais diversas, porm, medida do possvel, aqueles

que recebem financiamentos para projetos devem estar cientes da lgica inerente aos projetos e aos doadores, evitando assim, problemas futuros. Este manual, portanto, se dedica a este pblico - principiante na execuo e gesto de projetos - e tem a inteno de ajudar a reduzir riscos de quem recebe financiamento. A idia de elaborar o presente material nasce da experincia do Instituto Sociedade, Populao e Natureza - ISPN na coordenao tcnicoadministrativa do Programa de Pequenos Projetos Ecossociais (PPP-ECOS) desde 1994, perodo em que acompanhou, graas ao monitoramento das aes das organizaes executoras dos pequenos projetos, um conjunto de dificuldades e gargalos enfrentados por estas na gesto dos projetos, especialmente sua gesto financeira. Percebemos, ento, este esforo como uma forma de compartilhar a experincia j adquirida nessa rea.

APRESENTAO

importante destacar que, apesar do empenho de sistematizao, as regras so dinmicas, variam de doador para doador e o tema complexo. Ainda assim, esperamos que o presente material possa servir de auxlio no aprimoramento da gesto de projetos para muitas organizaes, especialmente na sua gesto financeira.
Apesar dos limites, importante enumerar alguns procedimentos recomendveis, dado o contexto atual, pois observamos uma tendncia de maior rigor por parte dos financiadores e auditores. Como exemplo, temos o caso do prprio PPP-ECOS que, originalmente, seguia regras da Organizao das Naes Unidas - ONU, mais adequadas aos pequenos apoios comunitrios e, agora, comea a solicitar convergncia com padres mais rigorosos nacionais e internacionais.

Caso queira aprofundar os conhecimentos nesse campo, ao final do documento disponibilizamos links e bibliografias que podem auxili-lo de forma mais sistemtica e detalhada. Em especial, recomendamos o site do Tribunal de Contas da Unio TCU, onde se encontra a Cartilha Convnios e Outros Repasses, de 2009. Este documento tem como objetivo informar os principais agentes envolvidos sobre os procedimentos e as regras que disciplinam a aplicao de recursos pblicos federais voluntariamente transferidos a estados, municpios, Distrito Federal e a organizaes nogovernamentais (ONGs). Nele so divulgadas as irregularidades e falhas mais frequentes na execuo financeira dos convnios, detectadas pelo TCU. Saber aprender com os erros dos outros pode permitir uma gesto com mais acertos. Fique alerta!

APRESENTAO

A boa gesto de projetos necessria para que os objetivos do projeto sejam alcanados com efetividade e que a instituio executora no venha a ter prejuzos futuros. Esta publicao est dividida em dois captulos e dois anexos. O Captulo I apresenta prticas importantes para se planejar, acompanhar e avaliar um projeto. O Captulo II divulga boas prticas de gesto financeira. No Anexo I, voc encontra uma relao de links com informaes sobre boas prticas de gesto, e no Anexo II, so relacionadas referncias bibliogrficas, caso queira ter acesso a informaes mais detalhadas. lembre-se: a cada projeto executado, a entidade recebedora de recursos deve tomar conhecimento das regras adotadas por aquele

financiador para evitar problemas na prestao de contas. importante ler com ateno as instrues do financiador, observar o que est escrito nos documentos e ficar alerta s orientaes fornecidas verbalmente referentes ao projeto. Elas podem ser importantes. Em caso de dvidas, comunique-se por escrito com seu financiador e arquive as trocas de mensagens ou documentos. Esta documentao escrita facilita a lembrana e pode ser til na fase de prestao de contas e apresentao de relatrios! Desejamos que essas recomendaes sejam de grande utilidade a todos.

BoA leiturA!

capitulo i

Gestao de pRojetos

GESTO DE PROjETOS

Projeto pode ser definido como um conjunto planejado de aes que so coordenadas para alcanar determinados objetivos, dentro dos limites de um oramento, em dado perodo de tempo. um instrumento que pode proporcionar, por meio de uma interveno, a mudana de uma realidade. Sabemos que cada projeto possui um grau de complexidade e diferentes contextos econmicos e sociais. Os projetos so formados por quatro elementos que merecem ateno na sua gesto: objetivos do projeto - o que se quer alcanar ao final de um projeto. Deve contribuir para melhorar a realidade que se pretende modificar. Atividades - aes planejadas a fim de alcanar os objetivos do projeto. oramento - valor dos recursos financeiros previstos para as despesas do projeto. Pode apresentar restries, mas deve ser cumprido. cronograma - se refere ao planejamento das

aes no tempo, que sempre ser definido e limitado. Para que o projeto tenha bom andamento, importante que seja feito um planejamento prvio, antes de se iniciar qualquer atividade, pois elas devero contribuir para a conquista dos objetivos do projeto, dentro do oramento e dos prazos estipulados no cronograma. A seguir vamos destacar algumas prticas teis para quem est se familiarizando com a gesto ou acompanhamento do desenvolvimento de um projeto.

GESTO DE PROjETOS

PlAnEjAMEnto DAs AtiviDADEs

MODELO 1 - PLANO DE TRABALHO

As aes previstas no projeto devem ser coerentes com os seus objetivos, pois sero elas as responsveis pelo alcance dos resultados esperados com a realizao do projeto. comum que os financiadores de projetos forneam um modelo de planejamento, por isso a estrutura da sua apresentao pode variar conforme as exigncias do financiador. A ttulo de exemplo, segue abaixo um modelo de Plano de Trabalho (Modelo 1) para facilitar a sua compreenso.

plano de trabalho
Atividades Descrio das atividades Responsvel Prazo Investimento R$

Lembre-se: cada financiador solicitar um plano de trabalho, conforme seu padro. Este apenas um exemplo possvel. O importante que, independente da estrutura adotada, o planejamento prvio seja realizado.
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Lembre-se de relacionar as atividades aos objetivos propostos para a ao. importante registrar a descrio das atividades, de preferncia, com a indicao do seu perodo de incio e fim, com o nome dos responsveis pela sua conduo - pessoas, grupos ou instituies - e as informaes relevantes

GESTO DE PROjETOS

para sua execuo. Essa organizao, alm de facilitar o acompanhamento do projeto, pode ser uma boa referncia para trabalhos futuros. Fique alerta para que os prazos do Plano de Trabalho sejam cumpridos e acompanhe o cronograma de liberao de recursos do seu financiador.
MArCo ZEro

sua execuo, ou seja, deve ser possvel medi-los. Por exemplo, se seu projeto pretende aumentar o nmero de famlias que trabalham com apicultura, em uma determinada regio, voc pode comparar o nmero de famlias que trabalhavam com apicultura na regio antes do incio do projeto com a quantidade de famlias envolvidas com a atividade, aps a sua concluso. Mas s possvel medir alguma coisa quando sabemos quanto se tinha antes. Ento, para possibilitar que voc saiba como est o cenrio do projeto antes do seu incio, importante que se estabelea um Marco Zero (Modelo 2). o quadro que apresentaremos a seguir apenas um exemplo!

o Marco Zero como um retrato da realidade com a qual se vai trabalhar no projeto, antes de iniciar a sua execuo. Isto , uma avaliao preliminar da situao ou contexto que se pretende modificar, e que ir permitir uma comparao ao fim do projeto para avaliar as conquistas alcanadas. Os objetivos de um projeto devem ser claros e possibilitar alguma forma de acompanhamento de

GESTO DE PROjETOS

MoDElo 2 - MArCo ZEro marco Zero

Indicadores
Nmero de famlias envolvidas Nmero de pessoas envolvidas Nmero de homens envolvidos Nmero de mulheres envolvidas
Nmero de jovens envolvidos (menos de 24 anos) Nmero de idosos envolvidos ( 60 anos ou mais)

mudanas que se quer observar e medir. Com base no indicador, possvel saber se o objetivo do projeto foi cumprido.
(Meta)

(marco zero)

Incio

Final do Projeto

rea sob uso sustentvel (ha) Faturamento por famlia

Lembre-se: cada financiador ir solicitar os indicadores de maior importncia para as suas instituies. Ou seja, os indicadores exigidos podem mudar a depender do financiador. Nem todos os indicadores so quantificveis. Existem diversos indicadores que so qualitativos e que podem ser de difcil mensurao. Estes tambm devem ser observados e relatados como ganhos que o projeto ajudou a conquistar. importante lembrar que nem todos os financiadores exigem a apresentao de um Marco Zero, porm, saber como estamos no momento de

como tirar uma fotografia do momento inicial do projeto e depois compar-la com outra retirada ao final das aes. Com certeza, se os objetivos foram alcanados, a fotografia ter mudado. os itens relacionados no Marco Zero so os indicadores que devero ser observados ao longo da execuo do projeto. So as evidncias de
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GESTO DE PROjETOS

incio do projeto, o que queremos com sua execuo e, ao final, se o que queramos foi alcanado, sempre uma boa prtica!
ACoMPAnhAMEnto E AvAliAo

No decorrer das aes, o projeto deve ter um acompanhamento. por meio desse acompanhamento que iremos avaliar se estamos no caminho previsto quando o projeto foi elaborado, ou se algo deve ser modificado. Para acompanhar o projeto, voc pode fazer um monitoramento dos quatro elementos que destacamos para sua formulao:

Ao acompanhar esses elementos possvel realizar correes no curso do projeto. As aes crticas ou problemas podem ser verificados em tempo de serem resolvidos com mais facilidade. Caso ocorra uma situao que fique fora do controle da gesto do projeto, recomendado que o beneficirio informe, por escrito, instituio financiadora sobre o que est ocorrendo para que busque uma soluo, o quanto antes.

Objetivos

Atividades

Oramento

Cronograma

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capitulo ii

Boas pRaticas de Gestao financeiRa

BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

A gesto financeira uma parte importante da execuo de projetos. Ela compreende a realizao de diversos procedimentos e aes. Nesta publicao, vamos explicar e dar exemplos de alguns itens frequentemente observados em um processo de prestao de contas e que merecem ateno dos gestores. Trataremos dos seguintes temas: Elementos de despesa Fluxo de contratao Prestao de contas
ElEMEntos DE DEsPEsA

para realizar as atividades de um projeto podem ser chamadas de despesas. importante ficar bem atento quando for preciso fazer uma despesa no projeto. Sua realizao deve ser sempre de acordo com o plano de trabalho apresentado e, claro, conforme o oramento disponvel, a no ser quando houver a aprovao prvia do financiador para determinada alterao.

Despesa tudo aquilo que voc gasta, seja para comprar materiais, produtos ou contratar servios. Enfim, todas as aquisies necessrias

Lembre-se: se durante a execuo do projeto ocorrer qualquer imprevisto, comunique ao seu financiador. Se for necessrio realizar algum remanejamento de recursos ou justificativa sobre algum procedimento na execuo do projeto, importante que isso seja feito por meio de um ofcio (Modelo 3).
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BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

MODELO 3 - OFCIO
Ofcio Local, XX de X de 20XX. Nome da instituio financiadora: Cidade/Estado: A/C: nome do responsvel pelo acompanhamento do projeto Referncia: Nome/Cdigo do projeto Assunto: solicitao de remanejamento de verbas Prezado Senhor, Vimos solicitar o remanejamento de R$ xx,xx do item de despesa XX para o item de despesa YY. Este ajuste fez-se necessrio devido (explicar o motivo pelo qual ser necessrio o remanejamento). Colocamo-nos disposio para quaisquer esclarecimentos. Nome do representante Legal Instituio ______________________________________________________________________________________________

Pessoal Servios de Terceiros - PF ou Pj Equipamento e Material Permanente Material de Consumo Material de Construo Divulgao e Comunicao Viagens - dirias e locomoo Outros

Lembre-se:

ao se adquirir novo bem para o projeto preciso avaliar se ele pode gerar novas despesas. Por exemplo, se voc compra um carro para o projeto, est certo de que ter despesas com seguro, combustvel e manuteno. Ento tudo deve estar dentro dos valores do oramento. Essas previses devem ser feitas no momento de planejamento do projeto.

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Dentro do oramento de um projeto, os itens de despesas podem variar, de acordo com os padres e exigncias de cada financiador. Geralmente os itens de despesas so:

Outro ponto importante que alguns financiadores no permitem pagamento de pessoal, equipamento, administrao, custos indiretos e impostos. Certifique-se sobre as regras de financiamento do seu projeto.

BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

FlUXo DE ContrAtAo

Veja a seguir mais informaes sobre cada uma das fases do fluxo de contratao: 1 - PESqUISA DE PREOS Essa a fase que o gestor deve buscar as melhores opes de fornecedores. Dentro das possibilidades, recomendvel que o documento de solicitao de cotao de preos de servios seja encaminhado a pelo menos trs fornecedores diferentes. Para que este fornecedor possa atender suas necessidades, importante formalizar as caractersticas dos produtos ou servios em um documento. Esse documento pode ser um termo de referncia, no qual voc descreve o objetivo da contratao, a descrio das atividades, os produtos e prazos esperados, alm de indicar a qualificao necessria do fornecedor para a realizao do
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Apresentamos, a seguir, o fluxo de contratao consolidado, com as principais fases desse processo. Agora voc, como gestor de um projeto, deve possuir uma viso integrada para utilizar todas as informaes oferecidas como referncia, na hora de realizar suas despesas.

4 1 3 2 5 6 7

BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

servio, ou uma simples solicitao de cotao de preos de produtos/servios (Modelo 4). Isso facilitar todo o processo de pesquisa de preos e oramentos. Elaboramos um modelo que pode servir de exemplo:

MODELO 4 - SOLICITAO DE COTAO DE PREOS DE PRODUTOS/ SERVIOS

SOLICITAO DE COTAO DE PREOS DE PRODUTOS/SERVIOS Local, XX de X de 20XX. Organizao: Nome do Projeto: Prezado Sr., Convidamos vossa Senhoria a apresentar cotao de preos para os bens/servios abaixo discriminados. Descrio do produto/servio: ITEM
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DESCRIO

Em caso de dvida, entrar em contato pelo telefone:_____________________________. Prazo para apresentao da proposta: xx/0x/20xx Atenciosamente, __________________________________________________________ Representante da Organizao

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BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

Caso a realidade de sua regio no permita a apresentao de trs propostas, recomendado que se faa uma justificativa por escrito. Algumas organizaes tm obtido uma declarao da Prefeitura de seu Municpio informando que no h trs fornecedores na cidade, essa uma soluo que pode ser adotada em seu caso! 2 - ANLISE DAS PROPOSTAS Com as propostas em mos, hora de decidir quem ser contratado. interessante que sua instituio indique uma pessoa ou uma equipe como responsvel formal para a definio das contrataes. Para evitar dvidas, recomendvel que essa deciso seja documentada.

Importante! Para muitos financiadores, o fornecedor que apresentar o valor mais baixo sempre o vencedor, desde que atenda todos os requisitos tcnicos. Se no atender, o segundo menor preo pode ganhar, ou mesmo o mais alto, se os outros dois no atenderem ao que foi solicitado. j para outros financiadores, a qualidade tcnica do produto ou servio pode ter maior peso que o preo. Nesse caso, na hora de decidir quem ser o vencedor, devese observar a melhor relao entre custo e benefcio.

3 - APURAO DO VENCEDOR A equipe ou pessoa responsvel, aps avaliar as propostas recebidas, ir decidir qual delas a mais adequada para ser contratada. Aps a indicao do fornecedor vencedor, interessante fazer uma Memria da reunio (Modelo 5) para registrar as principais decises desse processo.

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BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

MODELO 5 - MEMRIA DA REUNIO

4 - COMUNICAO AO VENCEDOR E CONTRATAO DO PRODUTO OU SERVIO

ATA DE REUNIO

No dia _______ do ms x de 20xx, reuniram-se na sede da Organizao as seguintes pessoas: ____________________, ____________________ e ____________________ para analisar as propostas da contratao de produto/servio de _______________________________________. A Organizao recebeu xx propostas (mnimo de trs), das seguintes pessoas/empresas: ____________________, ____________________ e ____________________. O valor das propostas foi de R$_______, para a pessoa/empresa ____________________, R$_______, para a pessoa/empresa ____________________ e R$_______, para a pessoa/empresa____________________. Os currculos/ propostas de oramentos foram analisados e foi escolhido o candidato/empresa ____________________ porque apresentou o menor valor (ou melhor custo-benefcio) dentro das especificaes tcnicas presentes na solicitao de propostas. Sendo tudo que havia para se tratar, foi encerrada a reunio. Assinaturas: ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________

Com o fornecedor escolhido pela equipe do projeto, preciso avis-lo para que ele possa comear a trabalhar! Se o fornecedor for um prestador de servios, necessria a elaborao de um contrato, antes de iniciar o trabalho. Use o contrato padro da Organizao ou elabore um modelo que especifique com clareza quais so as responsabilidades e obrigaes de cada uma das partes, como prazos e valores acordados. Isso evita muitos problemas que podem acontecer se algum imprevisto surgir. Muitas organizaes financiadoras exigem a incluso de condies especficas no texto dos contratos. Se esse for o caso do financiador que apia o seu projeto, importante incluir essas condies em todos os contratos firmados no projeto.

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BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

Caso o processo seja referente aquisio de um produto ou equipamento, nem sempre necessrio um contrato. Voc dever avaliar essa necessidade caso a caso e de acordo com as exigncias de seu financiador. importante tambm avisar aos fornecedores que no foram selecionados neste processo, pois na execuo do seu projeto voc pode vir a precisar de novas cotaes. 5 - RECEBIMENTO E CONFERNCIA DOS PRODUTOS E SERVIOS SOLICITADOS Agora que os produtos ou servios j foram entregues pelo fornecedor, o primeiro passo verificar se est tudo de acordo com o que foi especificado no contrato ou na proposta. Caso o responsvel pelo projeto verifique que est tudo conforme o planejado e/ou contratado, ele aceitar o produto/servio, com um carimbo no Relatrio e/

ou na Nota Fiscal ou Recibo. Veja um exemplo de modelo para carimbo (Modelo 6):

MODELO 6 - CARIMBO
Atestamos que os servios e/ou materiais descritos neste relatrio ou recibo/nota fiscal foram pagos com recursos do ______________________________ e foram executados e/ou recebidos atendendo as especificaes do projeto ______________________.

Em ______/_______/_______ _____________________________________________ Organizao Beneficiria

No caso da compra de produtos ou equipamentos, preciso verificar se tudo foi entregue de acordo com a proposta do fornecedor e se est tudo funcionando. Se no houver problemas, deve-se usar o mesmo carimbo na Nota Fiscal.
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BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

Importante! Nesse momento fundamental verificar se a Nota Fiscal emitida vlida, ou seja, se est dentro do prazo de validade, se est no nome do fornecedor contratado, se a descrio do produto ou servio est correta, se o documento est emitido no nome da sua organizao e se no h rasuras.

Na impossibilidade de obter uma Nota Fiscal, voc pode solicitar um Cupom Fiscal ou um Recibo. O importante que todas as suas despesas estejam documentadas para seu controle e para o processo de prestao de contas! D sempre preferncia Nota Fiscal. Para facilitar sua conferncia, segue um exemplo com os campos que devem ser observados na Nota Fiscal (Modelo 7).

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BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

MODELO 7 - CONFERNCIA DE NOTA FISCAL

A Nota Fiscal no pode conter rasuras ou alteraes com corretivo!

Algumas notas no tm espao para o CNPj da empresa contratante. Se for o caso, pea para que seja includa essa informao em outro espao da NF.

Verifique se o que est recebendo uma nota fiscal. Esse documento deve conter o CNPj da empresa que est emitindo a NF.

Tenha sempre a comprovao de que a nota foi paga.

er

tif

icad

o de

Verifique se os dados esto preenchidos de forma correta.

AGO P
c

er

tif

icad

o de

Verifique a validade da nota fiscal. No so aceitas notas vencidas!

Pea para que a pessoa coloque o valor unitrio e o valor total do que est sendo consumido.
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BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

6 - PAGAMENTO

O pagamento pode ser feito em cheque, dinheiro, ou por meio de transferncia eletrnica diretamente para a conta de quem vai receber. importante destacar que para cada pagamento necessrio um comprovante. E isso no to simples quanto pode parecer. No caso de uma empresa - loja de computador, restaurante, padaria, casa de materiais de construo, empresa de consultoria, entre outros ela deve emitir Nota Fiscal ou Cupom Fiscal. Inclusive pode ser importante colocar essa condio antes de fechar negcio, porque se no tiver Nota Fiscal ou Cupom Fiscal, no ser possvel comprovar a despesa, e a organizao vai ter um gasto no comprovado, podendo gerar uma falha na prestao de contas. Por isso, sempre que possvel, antes de efetuar a compra, confirme com o fornecedor selecionado se ele possui nota fiscal.

Se o pagamento for para prestao de servios de pessoa fsica, a sim pode ser comprovado com recibo! Um bom exemplo o dos servios prestados por taxistas. Caso a pessoa no tenha recibo prprio, voc mesmo pode elaborar um. Segue um modelo de recibo para facilitar a sua gesto. (Modelo 8)

MODELO 8 - RECIBO
RECIBO

R$ _____________________ (inserir o valor) Recebi da (inserir nome da Organizao Beneficiria), o valor de R$ xxx,xx (inserir o valor por extenso), relativo ao fornecimento/prestao do servio de (detalhar o fornecimento ou o servio prestado) (local e data) ______________________________________________________________ Nome completo do fornecedor/prestador CPF, RG com orgo expedidor Endereo completo

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BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

Lembre-se: as empresas com CNPj devem emitir Nota Fiscal. Muitos financiadores no aceitam recibo de empresas com o CNPj carimbado. As conseqncias de no apresentar as Notas nesses casos de que sua despesa pode no ser aceita por seu financiador, o que implicaria em ter que devolver os recursos!

a documentao armazenada em pastas e arquivos especficos para o projeto, de forma organizada e em local adequado e de fcil localizao, caso seja necessrio se fazer alguma consulta.

Algumas instituies possuem um documento para autorizar formalmente a realizao das despesas - Autorizao de despesa. Essa prtica pode evitar gastos indevidos.
7 - ARqUIVAMENTO

Lembre-se: os documentos devem ser guardados por um determinado perodo. bom se informar com um contador, especialista ou com seu financiador para saber quanto tempo necessrio manter toda essa documentao segundo as leis brasileiras e/ou as regras do seu financiador.

Todos os documentos referentes aos pagamentos devem ser guardados em locais de fcil acesso, de preferncia na sede da organizao e devem estar disponveis em caso de auditoria. Ento deixe toda

Para os convnios com o governo brasileiro, h a Portaria Interministerial n127 de 29 de maio de 2008, 3 do art. 3, a qual exige que o convenente ou contratado deve manter os documentos relacionados ao convnio e contrato de repasse pelo prazo de dez anos, contado da data em que foi aprovada a prestao de contas.

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BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

PrEstAo DE ContAs A prestao de contas o momento de comprovar as despesas feitas na execuo das atividades do projeto. Vale lembrar que todas as despesas devem estar de acordo com o seu oramento previsto ou com os remanejamentos previamente aprovados.

Cada financiador possui exigncias e prazos prprios para a prestao de contas, por isso sempre importante consultar a documentao do projeto para conferir todos os detalhes e informaes que devem constar na sua prestao de contas. Apresentaremos a seguir algumas dicas para facilitar a sua organizao: tenha em mos:
o cronograma financeiro do projeto aprovado; o cronograma de atividades previstas para a execuo do projeto; os extratos bancrios do perodo que voc est prestando contas; os comprovantes de despesas do perodo (recibos, notas fiscais) agrupados por tipo de despesas, com seus respectivos somatrios; a memria da realizao de todas as suas despesas com as especificaes de cada gasto feito no perodo que voc est prestando contas.

Lembre-se: caso seja necessria alguma modificao na realizao da despesa, comunique-se com o financiador para saber se isso possvel. Aguarde a sua confirmao, antes de realizar qualquer despesa. Assim, com as alteraes acordadas, voc no ter problemas na prestao de contas e no ter despesas glosadas, ou seja, despesas que no seriam aceitas pelos financiadores.
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BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

com todas as informaes mo, hora de fazer algumas verificaes:

Observe o seu extrato bancrio e certifique-se quanto foi o crdito do financiador na sua conta e qual o valor do seu saldo. Verifique os comprovantes e confira se os gastos correspondem com os resgates e saldo do banco. Consulte as atividades desenvolvidas no perodo e observe se elas ocorreram dentro do previsto. Lembre-se de registrar as ocorrncias relevantes ao andamento do projeto. Lance todas as informaes das despesas em um documento consolidado. Voc pode consultar um modelo possvel de Formulrio de Relao de Despesas (Modelo 9) que elaboramos para voc. Cada financiador tem um padro de documento para consolidar as despesas.

MODELO 9 - FORMULRIO DE RELAO DE DESPESAS

FORMULRIO PARA RELAO DE DOCUMENTOS DE DESPESAS EFETUADAS RELAO DE DOCUMENTOS DE DESPESAS DATA TIPO DE n Do COMPROVANTE COMPROVANTE FAVORECIDOS DESCRIO DA CATEGORIA DA DESPESA DESPESA FORMA DE PAGAMENTO n Do ChEqUE/ OPERAO VALOR

TOTAL

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BOAS PRTICAS DE GESTO FINANCEIRA

Para facilitar o acompanhamento do saldo durante a execuo do seu projeto, apresentamos um modelo simples de fluxo de caixa (Modelo 10) para permitir o controle do seu oramento.

MODELO 10 - FLUxO DE CAIxA

DATA DESCRIO DA ENTRADA OU DESPESA ELEMENTO DE DESPESA ENTRADAS (R$) SAIDA (R$) SALDO (R$)

Agora que voc organizou todas as informaes e conferiu as atividades e despesas, j pode lanar todas as informaes no relatrio padro de prestao de contas, que ir variar conforme as regras do seu financiador. Lembre-se: sempre que tiver dvidas na execuo do projeto, alm de se comunicar com seu financiador, voc poder tambm compartilhar experincias com outras instituies executoras de projetos, acessar sites relacionados gesto, participar de cursos de capacitao e consultar profissionais como contadores, advogados e administradores. O importante aprimorar sua gesto e facilitar a execuo do seu projeto.
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anexos

ANExO 1

ANExO I - RELAO DE LINKS RELACIONADOS GESTO - Cartilha Convnios e Outros Repasses/2009 Tribunal de Contas da Unio - TCU http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/ comunidades/biblioteca_tcu/biblioteca_digital/ Conv%C3%AAnios_e_outros_repasses_3%C2%AA_ Edi%C3%A7%C3%A3o_Miolo_internet.pdf - Tribunal de Contas da Unio - Publicaes institucionais - http://portal2.tcu.gov.br/portal/ page/portal/TCU/publicacoes_institucionais/ publicacoes/cartilhas_tcu - Controladoria Geral da Unio - Publicaes e orientaes - http://www.cgu.gov.br/Publicacoes/

- Instruo Normativa STN N 1, de 15 de janeiro de 1997 - http://www.cidades.gov.br/secretariasnacionais/programas-urbanos/legislacao/ regularizacao-fundiaria/legislacao-federal/ IN197alterada170507.pdf - Lei Federal 8.666 - http://www.planalto.gov.br/ ccivil_03/LEIS/L8666cons.htm - Portaria Interministerial n127 - http://www. controladoria.al.gov.br/legislacao/legislacaocorrelata/Portaria%20Interministerial%20 127_2008%20Convenios.pdf/view Acessos realizados em janeiro/2011.

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ANExO 2

ANExO II - REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

ARMANI, Domingos. Como elaborar projetos? Guia prtico para elaborao e gesto de projetos sociais. Porto Alegre: Tomo Editorial, 2000. VILA, Clia M. de. Gesto de projetos sociais. 2 Edio. So Paulo: AAPCS - Associao de Apoio ao Programa Comunidade Solidria, 2000. Coleo Gestores Sociais. In: http://www.pcs.org.br/download/pdfgestao.pdf BAPTISTA, Myrian Veras. Planejamento Introduo Metodologia do Planejamento Social. So Paulo: Cortez, 1991. SILVA, Paulo Henrique A. Elaborao e anlise de projetos. So Paulo: Hucitec, 1988.

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ISPN

GEF

Unio Europia

Instituto Sociedade, Populao e Natureza