CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL. INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL COMUNICADO PARA: REPRESENTANTES LEGALES Y JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO, O QUIEN HAGA SUS VECES, DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS PUBLICOS DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL. ASUNTO: EVALUACION DE LA IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO AL 8 DE DICIEMBRE DE 2008 FECHA: — 20 DE OCTUBRE DE 2008 EI Consejo Asesor de! Gobierno Nacional en Materia de Control Interno se permite recordarles que la fecha limite establecida para el dia 8 de diciembre de 2008 para implementar tanto el Modelo Estandar de Control Interno, a través del Decreto 2913 de 2007, y del Sistema de Gestion de Calidad, a través de la Ley 872 de 2003 y del Decreto 4110 de 2004, es inmodificable, por lo tanto es preciso que se tomen las medidas pertinentes para el cumplimiento de! mandato legal. Asi mismo, es necesario hacer énfasis en que los Representantes Legales de las entidades como Unicos responsables de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestion de Calidad, seran quienes sean objeto de vigilancia por parte de los diferentes entes de control y seran ellos sobre quienes recaigan las sanciones en el caso de no cumplir con lo establecido legalmente. Para el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno es importante recalcar las funciones de evaluador independiente que tienen las Oficinas de Control Interno o quienes hagan sus veces en cuanto a la implementacién del Modelo, las cuales se enmarcan en - Evaluar periédicamente el nivel de desarrollo e implementacion - _ Verificar la suficiencia, calidad y especificaciones de los recursos asignados para la implementacion.- Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las ejecutadas. - _ Evaluar permanentemente el desemperio de los grupos de trabajo. - _ Evaluar la gestion de los responsables - Identificar “dificultades 0 debilidades y discutirlas con el Directivo responsable. = Coneluir y recomendar acciones de mejora - _ Ajustes al disefio e implementacion. Por considerarlo pertinente, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno se permite presentar los productos minimos para evaluar la implementacién del Modelo Estandar de Control Interno por parte del Departamento Administrativo de la Funcién Publica y la Contraloria General de la Republica Estos productos, son el resultado del trabajo conjunto entre las dos entidades, con el fin de unificar criterios para la evaluacién de la implementacién del Modelo Estandar de Control Interno, que a diciembre de 2008 tendré en cuenta la verificacién de su existencia, y posteriormente, en una segunda etapa se evaluard su aplicabilidad e impacto al interior de cada una de las entidades. ELEMENTO PRODUCTO A EVALUAR 1.1.1 Acuerdos, | Documento con los principios y valores de la entidad, construido participativamente. Compromisos y [Acto Administrative que adopta el documento con los principios y valores de la Entidad. Erctocoles | sociaizacién de os principio y valores dela organizacion a tods ls seridores | Eticos p Manual de Funciones y Competencias Laborales Plan institucional de Formacion y Capacitacion Programa de Induccion realizado a los servidores vinculados alaentidad __| 1.1.2 Desarrollo [Programa de Reinduccion realizado en respuesta a cambios organizacionales, técnicos 0 de Talento Normativos - Humano Programa de Bienestar - Pian de Incentivos ‘Seleccion meritocratica de cargos directivos (en las entidades en las que aplique) ‘Sistema de evaluacion del desempefio acorde con la normativa que rige para la entidad ‘Acuerdos de Gestion suscritos y evaluados en las entidades a las que les aplica el Titulo Vill de la 1.43. | Ley 909 de 2004. |Estilo de Evidencias que soporte el compromiso de la alta dreccion con Ta aplicacion de las herramientas y Direccién poliicas que faciitan la implementacion del MECI y Sistema de Gestién de Calidad, donde se aplique - La planeacin de a entidad contempla ~_Documento diagnostico estratégico La mision y vision institucionales adoptados y divulgados Pies y Obes istiveionals - Programas ‘Rcciones, cronogramas, responsabiidades y metas Definicion de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, que permiten medir y evaluar el vance en la ejecucién de los planes y programas Proceso de seguimiento y evaluacién que incluya la evaluacion de la satisfaccion del cliente yELEMENTO PRODUCTO A EVALUAR pares inferesadas 1.22 Modelo de Operacién por Procesos de la entidad que contemple procesos caracterizados Modelo de | identfcacién de las interelaciones, proveedores, insumos, actividades, clientes, productos, Operacén por | ndicadores,normas, entre ots) Procesos Maga de procesos eZ te Estucur | ructura oganizaiona de la entidad que fact la gestion por rooesos Definicibn de metodologia e instrumentos para adelantar el proceso de administracion del riesgo eeacace | aoptdos porla ata dreosin | Identfcacin de los fatores intemos y extemos de ego | 132 | Identffcacion de | Riesgos identficados por procesos que pueden afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad Riesgos 133 “Analisis de fa probablided de ocurrencia de los resgos Analisis el [Analisis del impacto de las consecuencias de los resgos - Riesgo Evaluacion del riesgo frente alo procesos = Identficacin de controles exstentes para prevenir la probabildad o mitigar el impacto de los resqos | analzados. _| 113.4 Veloracion | Evaluacin de controles exstentes para valorar los iesgos analizados del Riesgo _[Determinacin de la vaoracion del riesgos frente alos procesos Defiicién de acciones de contol necesarias — Mapa de resgos por procesos 135 Mapa de riesgo institucional == Polttca de | Defncion por parte de la alta direccon de las poliicas para el manejo de los resgos. oe Divulgacién del mapa de riesgos institucional y sus politica. 244 Poliieas de Operaclon adoptadas por proceso Palteas €& | Divugacion de las politicas de operacion Operacion ee 242 Procedimientos através de los cuales se desarrollan los process 7 Procedimientos _[ivulgacion dels procedimientos 2.1.3 Controles | Controles corectvos y preventvos defnidos para cada proceso o actividad 214 Indicadores defndos por proceso para medir Ia eficiencia, eicacia y efecivided del avance y| Indicadores __| cumplmiento en a ejecucion de las planes y programas : 215 Manualde | Manual de Operaciones adoptado y aivulgado Operaciones — Mcarismos para la recepcien, registro y alencién de sugerencias, recomendaciones, petciones, oo necesidades, quejas 0 reclamos, por parte de la cludadania - 22. cin _{/dentfcacon de as fuentes de informacion primaia aoa Mecanismos de consulta con distnto grupos de interés para obtener informacion sobre necesidades ¥ proridades en la prestaion del senicio. Mecanismos para la oblenci de informacion requerida para la gestion dela entdad oo Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones por pate de los servdores Thtomaciin | Tablas de retencién documenta de acuerdo cn lo previsto en la Normatividad (Ley 594 de 2000) Gomacion Fuentes interas de informacion (manvales, informs, actas, actos admiistratvos) sistematizadas y de ci acceso nba 223 ‘Manejo organizado sistemalizado de la correspondencia Sistemas de __ [Manejo organizadoo sistematizado de recursos fisions, humanos, fnancierosy teonolgicos