FABIO LUCIO MOREIRA LIMA DECOREBÃO

APOSTILA DE NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO

Conteúdo: 1. Legislação brasileira e conceitos fundamentais. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais. 2.1. Arquivos correntes e intermediários. 2.2. Procedimentos de protocolo. 2.3. Aplicação de instrumentos de classificação e temporalidade de documentos. 3 Tipologias documentais e suportes físicos: teoria e prática. 4. Conservação preventiva de documentos em arquivos: política, planejamento e técnicas.

NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO
CONCEITOS FUNDAMENTAIS Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis. Esses profissionais vêm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores e outros que, na maioria das vezes, não observavam os princípios da Arquivologia no tratamento da informação arquivística. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dos arquivos de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reprodução. O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização aplicados aos arquivos. E ainda de sua competência elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnicocientíficas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento da evolução das tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação. LEGISLAÇÃO A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍTULO I

Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

fazemos. de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento. consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. No primeiro deles. Podem.GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados. os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária. ou seja. que. ou seja. porém. informação são todos os dados que são organizados e comunicados. mais especificamente no mercado futuro. deverá manter. a partir delas. o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. construímos. uma definição abrangente. • na forma correta. que reflete o custo substitutivo de um bem. Por exemplo. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor. uma empresa que atua em bolsa de mercadorias. • na hora certa e no local exato. que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado. quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. Nesse caso. A porção majoritária. caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. cabe aos bens intermediários. Por outro lado. O segundo domínio é o da organização. Considerando que. o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório. o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam. o seu valor estará associado a um contexto. irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação. que introduz questões a respeito da determinação do valor da informação. uma organização governamental ou não que realize censos demográficos. para que se possa preservar o sigilo da aplicação. Usaremos aqui. ela deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial. ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação. é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-Io. tudo o que vemos. portanto. podendo também ser denominado de valor de mercado. Neste contexto. . cujo valor deriva-se da oferta e da procura. Sob esta perspectiva. terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado pais ou região. Esta empresa. Neste caso. aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas. provavelmente. ser negativos. em certos casos. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da tomada de decisão. ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão. poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado. apesar de serem indefinidos. Por ser um bem abstrato e intangível. Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda. escrevemos. Entretanto. Neste caso. porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo. Assim. por razões legais. o que não é uma tarefa trivial. O Valor da Informação Como é possível admitir que a informação possua valor. vestimos. estas informações assumirão um valor de restrição. valor de propriedade. falamos. Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. desenhamos é informação. a informação terá um valor de propriedade. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais. Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação. inventamos. valor de restrição. O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes requisitos: • ser enviada à pessoa ou ao grupo certos. como acontece na sobrecarga de informação.

Da mesma forma. em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. então ela terá valor. é importante reconhecer que. mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar. Os documentos considerados documentos de arquivo. Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos. mapas. ou tecnicamente falando. • diferentes expectativas e percepções dos usuários. • tradição de se tratar a informação como uma despesa geral. • dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos. todos os registros. Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa. bibliotecas e arquivos. apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico. os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. No caso da documentação privada. são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados. • fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação. as atividades de uma empresa pública ou privada. contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas. Em segundo lugar. por exemplo. se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. Ou seja. comprovar. provar. no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil. Caso contrário. posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. já ter um valor histórico como. Divisão de documentação por natureza: Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades. um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou. administrativas ou legais. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório. os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência. Documento é um termo também polissêmico. instituição pública ou privada. Embora alguns documentos possam. demonstrar. realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório. É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas). comprovar. ela terá pouco ou nenhum valor. Portanto. enfim. família. os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos. porque fazem parte do conjunto de seus produtos. a produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades burocráticas. dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa. embora possam variar na forma como se apresentam. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos. poucas decisões são tomadas com informação perfeita. Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19. a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: • identificação de custos. no caso de uma empresa privada. histórico e cultural. a informação terá valor econômico para uma organização. no suporte em que a informação está registrada. outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus. Para concluir. informar. refletir sobre determinada coisa ou fato. vestígios. devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária. marcas deixadas pela humanidade servem para orientar. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor. • entendimento da cadeia de uso. De modo geral. solos e edificações). A partir do momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história. bem como são . os documentos são criados uns após os outros. • incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação. no seu momento de criação. de modo geral. a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20. levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação.

NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura. roupas). negativos. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000. fitas). Prontuário Médico. microformas. portarias e demais atos normativos próprios da administração. Exemplos: Ata de Posse. NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas. como por exemplo: leis. desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades. Por trás das metodologias escolhidas e das normas . relatório. planta. fotografias. slides. indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. tramitação. requerimento. diploma. uso. mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas. Vamos conhecê-Ios: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. Boletim de Atendimento de Urgência. garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem. a operacionalização da gestão de documentos. que se refere aos arquivos públicos. a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia. 1. mapa. estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados. Tabela Salarial. atestado. tramitação.diferentes os formatos. cartaz. Contudo. isto é. folha. Exemplos: audiovisual (filmes). A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. ficha. organograma) 3. mediante técnicas e práticas arquivísticas. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários. Estadual ou Municipal. livro. sem visar diretamente o lucro. as espécies. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos. cd-rom) 4. racionalizar os espaços de guarda de documentos. recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. visando a racionalização e eficiência dos arquivos. decretos. GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção. gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. textual (documentos escritos de uma forma geral). pois define o ciclo vital dos documentos. Boletim de Notas e Frequência de Alunos. atender adequadamente clientes e cidadãos. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. Para tomar decisões. ofício. Federal. proposta. A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico. Processo de Vida Funcional. a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. fonográfico (discos. uso e avaliação de documentos. carta.159. Regimento de Departamento. rolo. os que serão transferidos ao arquivo. e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. tira de microfilme. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. iconográfico (obras de arte. conta muito nos resultados obtidos. caderno. pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais. microficha. magnéticos/informáticos (disquetes. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. objetos. 2. organização. a organização interna do trabalho. Exemplos: ata. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Conforme a Lei Federal n° 8. tridimensionais (esculturas. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

tabelas etc. VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: VALOR PRIMÁRIO . Documentação de Nível Estratégico É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo. Ex: Notas Fiscais. Convênios etc. Exposição de Motivos etc.estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade que o acumulou e. podemos citar: Instruções de Trabalho. Ex: Planos. e que produzem efeito perante os tribunais. VALOR SECUNDÁRIO . fatos ou épocas. onde estão as preocupações imediatas.estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. Indicadores Económicos etc. organização. Valor Histórico Informativo . Relatórios etc. são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas. Ex: Acordos. cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência. pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos. do curto prazo. Documentação de Nível Operacional É a documentação de nível mais baixo. Índices de Preços. Como exemplos de documentos de nível tático. 3. Guias de Trabalho. Ex: Atos Normativos. Plano de Cargos e Salários. os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação. especificações. quanto em termos de gestão da organização. NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade. Valor Jurídico ou Legal . a saber: o estratégico. Receitas.implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas. padrões. o tático e o operacional. Contratos.documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. reforma e história de uma administração. quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras.documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. 2. Valor Histórico Probatório . . os assuntos selecionados. os prazos definidos. entre outros. ou seja: 1. quem. Como exemplo de documentos de nível operacional. Plano de Metas. Valor Administrativo . Ex: Tabelas de Recenseamento. para a operação segura dos processos de trabalho. embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades. de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização.documentos que. tanto em termos hierárquicos. podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos). Documentação de Nível Tático É a documentação de nível intermediário. Faturas etc. Programas de Trabalho. entre outros. O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em: 1. Documentos sobre Serviço Militar.documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos. Estes documentos determinam "como. Ela contém todos os detalhes e informações técnicas. treinamento etc).documentos que retratam a origem. Valor Fiscal . Especificações. O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos. 2.

na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e administrativas. se faz por meio da equipe de gestão. no Brasil.Equipe de trabalho A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho. cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da informação. O acervo de valor histórico. A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. que guarda os documentos que já não são de uso corrente nos setores. É o momento em que também. valor este nem sempre considerado na análise de profissionais de outras áreas. outros que o adquirem ao longo de sua existência. tramitação e uso corrente dos documentos. que também integra a equipe de gestão de documentos. especificamente. pois este supostamente tem a experiência das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e. E o arquivista já pode elaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais se define a produção. quando se trata da produção. o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto. Por exemplo. sob determinadas circunstâncias. o qual detendo noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. acondicionamento. financeiros e histórico-culturais e. Como vimos acima. do ciclo vital dos documentos. pode causar prejuízos administrativos. deve ser levada em conta a formação multidisciplinar da equipe. temporária ou permanente. podemos supor que é maior a influência do administrador. em geral é um historiador deve ser constante. tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. a ser guardado no arquivo permanente. Desta forma. pois muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação. após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermediário. aquém do desejável. ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. todos os profissionais envolvidos devem participar das discussões e definições para todas as fases de vida do documento. sobretudo nas instituições públicas. as estratégias da conservação se dão a . Uma avaliação documental inadequada. por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão. mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência: cronograma. Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a uma ou outra área do conhecimento. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dos demais. na fase da avaliação documental. O conservador. Mas. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é a noção. que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação. Ou seja. É a fase em que se define a eliminação ou a guarda. A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação. neste momento. uma equipe em que o todo é maior que a soma das partes. permitindo ao arquivo o cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que. propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento. irreparáveis. Sua função é garantir que documentos de valor histórico. por menor que seja. pois orienta quanto ao valor histórico das informações registradas. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de documentos estará. o trâmite e o uso. recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão. participa destas definições. dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. O arquivo intermediário da empresa. alguns imbuídos deste valor já na sua produção. sejam recolhidos ao arquivo permanente. e do técnico de informática. A construção deste elo. mais do que em qualquer outro. mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados. de um documento. descrição e relação dos documentos a serem transferidos. que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários e fluxogramas. Faz-se necessário também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. também é fruto das elaborações técnicas da gestão de documentos. Um advogado oferece significativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. a equipe de gestão de documentos pode e deve contar. é importante também a presença do documentalista. subordinações e os fluxos de trabalho. com certeza. O historiador. que identifica competências. mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal. o historiador deve fazer parte de uma equipe de gestão.

Neste momento.partir e em conjunto com o trabalho da gestão. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom desempenho da gestão. devem se fazer presente: a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos funcionários. uma equipe de gestão de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. freqüentemente o domínio físico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos "arquivos". nos hábitos arraigados. ambientais e na melhoria da imagem institucional. no campo específico da gestão. cuja justificativa se perdeu no tempo. Considere-se ainda que. . outras qualidades.agilidade na recuperação das informações. economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos operacionais -. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na resistência às mudanças. funcionais. além da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão . racionalização da massa documental. geram ou são usados nas disputas de poder interno na empresa. demonstrando os ganhos financeiros. Uma vez implementada a gestão de documentos. a estratégia a ser seguida é a disseminação dos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dos princípios arquivísticos no trato das informações registradas. Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona.

aquele organizado pela família de um amigo. como este do americano Solon Buck: Arquivo É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO. Podemos. que ainda não está esclarecida. então. E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. geralmente de aço ou madeira. PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA. o lugar onde os documentos eram guardados. ainda que bastante relacionados entre si. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. adotamos um outro conceito para arquivo. não é mesmo? Na primeira situação. as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos. o arquivo de discos que viu em uma gravadora. tendo evoluído mais tarde para o termo archeion. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Provavelmente. os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. No entanto. tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE ARQUIVOS ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto. . Atualmente. que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal. Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché. podemos analisar a origem da palavra. também no conceito antigo. COM CERTEZA.PERGUNTOU A SECRETÁRIA. se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui. qualquer que seja a finalidade de um arquivo. Daí serem classificados em quatro grupos. no entanto. de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. ou. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. . analisando estas duas situações. a partir desse conceito. NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. PARA EFEITOS FUTUROS. usado para guardar documentos. Outros. E você. Depois que a atividade administrativa acaba. PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! . Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar. PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO NO BRASIL. . A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? . o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo. como fonte de pesquisa.ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA. ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES. Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional. que surge em conseqüência da anterior: servir à história. vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora.VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ. que significa palácio dos registrados. Temos aí a outra finalidade. que é o local de guarda e depósito de documentos. pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos. o que foi consultado para fazer uma pesquisa.DOUTORA. ainda. JÁ ESSAS PASTAS. ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE! Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes.MARCOS. POIS AINDA VOU CONSULTAR. a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio. não é? O arquivo da escola onde estudou. Mas no caso seguinte. de acordo com: . dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa.

De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo. COMERCIAL. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico. Exemplos: o arquivo de uma loja. igrejas.os estágios de sua evolução. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa. . De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito.diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas. corporações e companhias. porque deixaram de ser usados com freqüência. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação.arquivo de firmas. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios. se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. FAMILIAR OU PESSOAL. por exemplo. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.inclui documentos que vieram do arquivo corrente. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento. .a extensão da sua atenção. corporações não-lucrativas. cumprindo as funções de um arquivo corrente. ele pode pertencer a um destes três estágios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE . . uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente.a natureza da entidade que os criou. contendo as requisições de material do ano em curso. sociedades e associações. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam. ele se classifica em: PÚBLICO . declarações de imposto de renda. às instituições educacionais. fotos e cartas. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato.arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. INSTITUCIONAL .nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente. De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais. Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta.está relacionado. permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO . Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século. documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis.a natureza dos seus documentos. contendo certidões de nascimento e casamento. Vamos analisar cada um desses grupos em separado. de um escritório de engenharia ou de um banco.. . e a sua permanência no arquivo é transitória. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. individualmente. informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE . classificação e utilização.guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada. é esporádico. recibos de pagamentos efetuados a terceiros.

já que eles são bem variados.discos. mas também quanto ao registro. como o hospitalar. com certeza. fotos. atas de reuniões. o que você conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão: Documento É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO. pelos exemplos apresentados. disquetes. Nesse caso. Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade. conteúdo e formas diferentes. quadros.destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. avaliação de desempenho de funcionários. de arquivos técnicos. duplicatas.notas fiscais. que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA. fotografias. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista. dentes e fetos de uma escola de enfermagem. exatamente. NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA. ofícios. Mas o que caracteriza. filmes. . NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. promissórias. inadequadamente. PARA EFEITOS FUTUROS. entre outros. apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista: .fichas. microformas (fichas microfilmadas). mapas. entre outros. Você percebeu. filmes. . Pode ser ainda um arquivo central. Só para exemplificar. Daí eles serem classificados em dois grupos: . Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças. que serve a todos os setores daquela secretaria.tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto. o da medicina. memorandos. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo. portanto. E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO. . as atividades de arquivo corrente são centralizadas. slides. disquetes. ARQUIVO ESPECIALIZADO .relatórios variados. faturas. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente. fitas. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES. tabelas e formulários de qualquer natureza.ARQUIVO CENTRAL OU GERAL . acondicionamento. Você.histórico escolar de alunos. de clientes. Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. o documento de um arquivo? CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda. se lembrou de diferentes documentos. . engenharia. São chamados. microfilmes.guarda documentos de variadas formas físicas como discos. de um campo específico. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. jornais. de vendedores. de escolas. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público.certidões de um modo geral. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. controle e conservação.cadastros de funcionários. Exemplo: o arquivo de peças como ossos. revistas. . cartas. ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL . gravuras. imprensa. . caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. Os documentos de um arquivo apresentam características. fitas. de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado.

.seu assunto não deve ser do conhecimento do público.levantamento de dados. planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras. materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior. .análise dos dados coletados. Exemplos: notas fiscais de uma loja.seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.seu assunto. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias. por isso. planos de guerra. requisições diversas.implantação e acompanhamento. cartas. escala de plantão de uma imobiliária. CONFIDENCIAL . projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes. Exemplos: partes de planos. dados de elevado interesse sob aspectos físicos. políticos. SIGILOSO . eles podem ser bem variados. audiovisual.planejamento. projetos e suas respectivas ordens e execução. se em texto. certidões. assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que. econômicos. Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico.de conhecimento restrito e que.Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo. mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal. embora não requeira alto grau de segurança. tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular. cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional. em geral.seu assunto exige alto grau de segurança. atas. o gênero dos documentos de um arquivo. Levantamento de dados . tabelas. rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas. ULTRA-SECRETO . Alguns deles já foram até lembrados aqui. Estas fases se constituiriam em: . regimentos. folhas de pagamento. Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento. RESERVADO . para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos.cuja divulgação não prejudica a administração. e também. programas e medidas governamentais. programas. ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou espécies documentais. livros contábeis. Exemplos: informações relativas a pessoal. psicossociais e militares de países estrangeiros. editais. pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. em exemplos anteriores: contratos. necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares). questionários e correspondências. ORGANIZAÇÃO A organização de arquivos. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. cartas. regulamentos. isto é. como de qualquer outro setor de uma instituição. . finanças e material de uma entidade ou um indivíduo. negociações para alianças militares e políticas. relatórios. sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original. só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas. informações sobre política estrangeira de alto nível). ele pode ser: OSTENSIVO . SECRETO . os meios e processos pelos quais foram obtidos. como você vê nestas figuras. requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia. Exemplos: planos. sonoro.

organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo do de de de . códigos de classificação etc. e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas. questionários etc. enfim. recursos humanos. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. volume e estado de conservação do acervo. O diagnóstico seria. Daí a importância da constituição de sistemas de informação. torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir. modelos. umidade. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação . recomenda-se que esta seja a mais elevada possível. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição arquivo na estrutura da instituição. uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação. em principio. Análise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior. trata-se de verificar se estrutura. regimentos.numa biblioteca.Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade.). constituição arquivos intermediário e permanente. das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. claro está que.sua estrutura e alterações. os modelos e formulários em uso. intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos. Em síntese. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados). seja ela pública ou privada. processes adotados para conservação e reprodução de documentos. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. atividades e documentação de uma instituição correspondem A sua realidade operacional. as espécies de documentos mais freqüentes (cartas. normas. Assim sendo. cartográficos. ou num arquivo tradicional. dos quais o arquivo deve participar. a localização física (extensão da Área ocupada. sem o conhecimento dessa entidade . de forma generalizada. numa memória de computador. portanto. audiovisuais. o órgão mais adequado para acolher o arquivo. seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação. Se a instituição já contar com um órgão de documentação. dotados de recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos. é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais. iconográficos. existência de normas de arquivo. A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. o equipamento (quantidade. uma constatação dos pontos de atrito. nível de escolaridade. Além dessas informações. este será. faturas. Posição do arquivo na estrutura da instituição Embora não se possa determinar. Planejamento Para que um arquivo. num microfilme. isto é. manuais. em cada caso. estabelecimento de normas funcionamento. projetos. o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo. estado de conservação das instalações. condições de iluminação. controle de empréstimo de documentos. formação profissional). centralização ou descentralização e coordenação dos serviços arquivo. relatórios. estado de conservação). média de arquivamentos diários. existência de registros e protocolos (em fichas. a serem adotadas no sistema a ser implantado. em livro). escolha de métodos de arquivamento adequados. proteção contra incêndio). tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. recursos financeiros. qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição. informáticos etc. regulamentos. escolha das instalações e do equipamento. no decorrer de suas atividades. em todos os estágios de sua evolução (corrente.).

As vezes em Áreas geográficas diferentes . deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento. Se a massa documental for muito grande. Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece. distribuição. controle de empréstimo. e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas. preparo para transferência etc. economia de espaço e equipamentos. registro.Ao se elaborar um plano de arquivo. movimentação e expedição dos documentos correntes. isto é: recebimento. isto é. constituição de conjuntos arquivísticos mais completes. portanto. Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo de informações. O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. registro. delegacias -carecendo. .agências. Se a centralização rígida pode ser desastrosa. é aconselhável que o órgão central de comunicações designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados. de arquivos próximos para que possam se desincumbir. b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional. como também a concentração de todas as atividades de controle recebimento.centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos. classificação. Centralização Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local. e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. tais Como abertura de dossiês. de seus programas de trabalho.descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. A despeito dessas vantagens. distribuição. Descentralização Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos. com eficiência. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.. filiais. cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: . . . ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras. em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas. esta deverá ser aplicada a nível de Departamento.de comunicações. um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. ou outra denominado similar. a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação.de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção. nítida delimitação de responsabilidades. todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações. freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo. Comunicações e Arquivo. e por todas as operações de arquivamento decorrentes. Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos. Comercialização e Transportes. Quando o volume de documentos é reduzido. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.. citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. redução dos custos operacionais. movimentação e expedição .

Exemplificando: PATRIMÔNIO Brasília Rio de Janeiro São Paulo PESSOAL ADMISSÃO Aguiar. Entretanto. Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. funciona Como agente de recepção e de expedição. local. determinar normas específicas de operação. também chamado arquivo de terceira idade. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais. seus tipos e volume de documentos. Haydde . passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo da instituição. os arquivos setoriais encarregar-se-ão. além do arquivamento propriamente dito. pois toda instituição. Não raro. centralizado. a fim de que os documentos ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial. tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais). o órgão de comunicações. dificilmente se emprega um único método. Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. enfim. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais. Como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente..O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos. tramitação dos documentos etc. classificação. estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho. a localização física de suas unidades administrativas. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto. que exercerá funções normativas. Assim. justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições. Na verdade. que também deve integrar o sistema. orientadoras e controladoras. do registro. quando necessário. perfeito conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir. aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. data e número. debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros. A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. nome. Neste caso. tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço. deverá contar sempre com um arquivo permanente. tecnicamente planejada. mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos. seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes. devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. Celso Bareta. isto é. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição. suas atividades. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame. além dessas tarefas. mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais.

aproveita experiências anteriores. contendo informações valiosas. importância capital em todos os ramos da atividade humana. rotinas. Na prática. de 1980 jan. na vida da organização. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. alfabético e numérico cronológico. Ana Maria DEMISSÃO FOLHAS DE PAGAMENTO jan.e o grupo constituído de todo o restante da documentação. coadjuvado pelos métodos geográfico. Tais normas. Lúcia Paes. simplifica e racionaliza o trabalho. Ernesto Séllos. No entanto. ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução. em ordem cronológica.ordenados e arquivados pelo número de controle que lhe é atribuído ao dar entrada e que. Francisco Cardoso. integrar o Manual de Arquivo da instituição. ou seja. atualmente. daí por diante. dos documentos inúteis. de 1980 aço. uma vez que esse serviço é. códigos de assunto e índices. o que evita a repetição. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito . RECURSOS HUMANOS Formação e regulamentação profissional O arquivo possui. E a memória viva da instituição. a jul. irá lhe servir de referência . depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos e formulários. surgindo dificuldades na classificação dos papéis. desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. a dez. pelo nome dos funcionários. Teoricamente. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. de 1981 PROMOÇÃO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. fonte e base de informações. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. por exemplo. naturalmente. em ordem alfabética. ordenada por assuntos. como também do protocolo. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos. por localidade (geográfico). Jurandir Castro. a documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento . o método principal escolhido foi o de assuntos. essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos. o arquivamento de papéis é um serviço simples. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo. Oswaldo Paiva.Borges. na maioria das vezes. Como se vê. Zilda Silva. como auxiliares. a jul. no entanto. separação dos papéis que possuem valor futuro. falta essa que ire influir. . Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário.

honestidade. a é de março de 1972. Escolha das instalações e equipamentos De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado.iluminação. Considera-se equipamento.é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários.é a inscrição feita na projeção. o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis A realização do trabalho arquivístico. espírito metódico. São as fichas. discernimento. C. As dimensões variam de acordo com as necessidades. Pé .546. as seguintes características: saúde.é um retângulo de cartolina. Da mesma forma. passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento. onde há um orifício chamado ilha. quer pelas condições físicas que apresente .é a saliência. especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga. de é de novembro do mesmo ano. Material de consumo Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. poder de síntese. A notação pode ser ainda aberta ou fechada. as guias. "Em questão de arquivo.590. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. podendo ser alfabética. ministrados pelo Arquivo Nacional. e fechada quando indica o princípio e o fim. conforme veremos em seguida. que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo. em 4 de julho de 1978. o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos. liso ou pautado. aberta quando indica somente o início da seção. Fundação Getúlio Vargas e outras instituições. . No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funções.é a saliência na parte superior da guia. são necessárias. reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. numérica ou alfanumérica. capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras. Atributos Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo. limpeza. temperatura. discrição. pois 10 anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof. Projeção . Guia divisória . D'Arafijo. Notação . Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais. Ficha . na parte inferior da guia. índices de umidade. e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. habilidade em lidar com o público. grande ou pequeno. quer pela extensão de sua área. poder de análise e de crítica. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume.a Ignez B. toma-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo. com duração de três anos e. foi instituído o Curso Superior de Arquivologia. Assim é que. onde se registra uma informação. espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. Pode ser recortada no próprio cartão. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. as pastas.Para que se atinjam esses objetivos. podendo ser branca ou de cor. regulamentada pelo Decreto nº 82. Michel Duchein. imaginação. para a administração e para o conhecimento de nossa História. tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria. paciência. a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos. ou nele ser aplicada. as tiras de inserção e outros. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais. Em agosto de 1974. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. atenção. sendo então de celulóide ou de metal. os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos. a experiência não substitui a instrução. foi sancionada a Lei nº 6.

O que indica se uma guia é primária.resistência (conservação). O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição. . pela ordenação cronológica. que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas. . onde são colocadas as caixas de transferência. . boxes. É usado para lembretes.invulnerabilidade (segurança). Pode ser suspensa. As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos. caixas de transferência. Recomenda-se.subsidiária . .pequeno fichário que se coloca nas mesas. Guia-fora . Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.é uma folha de papelão resistente. as secundárias em segunda posição e assim por diante. segunda posição.primária .conveniência do serviço (arrumação racional).é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. ou cartolina. Os documentos eram guardados horizontalmente. um quarto ou um quinto.Posição . a um terço. terceira posição. uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. em pastas com subdivisões. usado para guardar documentos sigilosos. Estante .onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. O comprimento pode corresponder à metade da guia. ou volumes encadernados. lisa.individual ou pessoal . de corte reto. Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões. onde se escrevem as notações.indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. três. com duas. quarta posição. secundária. . Arquivo de fole . . Na sua escolha.caixa de aço ou papelão.secundária .indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. ainda.indica uma subdivisão da secundária. . deve-se levar em conta os seguintes requisites: . picotada. . Quanto à sua função.miscelânea . é utilizada para arquivos correntes.móvel de aço ou de madeira. dobrada ao meio. Caixa de transferência . Elas se dividem em: . subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção.indica uma subdivisão da primária.especial . usada especialmente nos arquivos permanentes.é o local que a projeção ocupa ao longo da guia.móvel aberto. Box .é um móvel fechado. armários de aço etc. bem como as estantes deslizantes. ou ter projeção.é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo. .é uma tira de papel gomado ou de cartolina.economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências). que serve para guardar e proteger os documentos. Modernamente. . . quinta posição. Armário de aço .sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha). Daí a denominação de: primeira posição. Arquivo .onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. onde são guardados os documentos. e carregados verticalmente.distinção (condições estáticas). empregando-se pastas suspensas laterais. Pasta . fichários. As mais tradicionais são os arquivos. com prateleiras. utilizado nos arquivos permanentes. isto é. Arquivos horizontais antigos . além do tipo e do tamanho dos documentos. a guia pode ser ainda: .pombal (em forma de escaninhos).capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades). Tira de inserção .

Toma-se necessária. É o modelo mais usado por ser mais econômico. Implantação e acompanhamento. como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo. umas atrás das outras. Suporte . concernentes a tais serviços. avaliação e seleção rigorosas. ou de cuja atuação dependerá. estabelecendo-se. então. geralmente separadas por guias. umas sobre as outras . deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra. recomendações e procedimentos a serem adotados. para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. duas. o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização. nas quais são feitas as notações. Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos. com filiais. A segunda. Fichário vertical . Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.É um móvel de aço próprio para fichas. ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. sobretudo. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. lembrando o aspecto de uma esteira . a ser dividido em três partes. deve ser preservado. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa. disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação. uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los. o êxito desses serviços. Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada. Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários. médio ou grande porte."arquivo-esteirinha". Constituição de arquivos intermediários e permanentes Toda organização. e assim sucessivamente. a partir do fundo. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo. representações ou similares. de análise e diagnóstico da situação. mesmo depois de passar por fases de análise. ou ainda por questões meramente históricas. de pequeno. .armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos. Considerados todos os elementos descritos. servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções. inclusive.Fichário . existem em âmbito governamental. Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo. Esta campanha. feita por meio de palestras e reuniões. acumula através dos tempos um acervo documental que. seja para fins administrativos e fiscais. escritórios. com uma. Em geral. algumas vezes elevadas. Fichário horizontal . mas. para sua manutenção. contendo as prescrições. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas. A terceira será o plano propriamente dito.modelo KARDEX. as prioridades para a implantação. Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a importância dos arquivos e admitem as despesas. em grande parte. objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos. numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização.aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal. seja por exigências legais. três ou quatro gavetas.aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas. salvo no caso de instituições de grande porte. ficará inteiramente visível. seja ela pública ou privada.

1. com alterações indicadas para cada caso: 4. No cumprimento de suas funções. poder-se-ia adotar as seguintes.apresentação.detalhamento das rotinas. Arquivamento . sua interação e subordinação. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos.informações sobre os arquivos da instituição.organogramas e fluxogramas. modelos e formulários atendem as necessidades . Entretanto. São eles: . Somente depois de implantar e testar os procedimentos . plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices.tabelas de temporalidade de documentos. . os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento.1 Recebimento e classificação 4.verificar se as normas. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa. a experiência nos permite indicar. falhas ou omissões que venham a ocorrer.A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento. rotinas. modelos de carimbos e formulários utilizados.concertos gerais de arquivo. Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. próximos a ela. ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos. incluindo recebimento e classificação.o arquivo propriamente dito 4.1 Protocolo No que se refere às rotinas. . definição das operações de arquivamento. suas finalidades e responsabilidades. distribuição. para tomada de decisões das administrações etc. a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição. em linhas gerais. Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho. a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades. . . o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado. freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo. Por isso. instrumento que coroa todo o trabalho de organização. pela sua amplitude. .1. pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 1. Por ser o arquivo uma atividade dinâmica. podem ser apresentadas em separado. Empréstimo e consulta 4. uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. que. terminologia. Protocolo. registro e movimentação 2. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso.2 Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. para fins de controle. movimentação e expedição dos documentos correntes. Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais. . registro.é que deverá ser elaborado o manual de arquivo. Expedição 3. objetivos e abrangência do manual.

Eles precisam ser abertos. . os documentos registrados e encaminhados. a existência de setores. obedecendo a um critério adequado às suas características..FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. registro.VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE. Portanto. no caso.. . portanto. num sistema de arquivos correntes. PARA OS FUNCIONÁRIOS. . quando for arquivado. eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo. SERVIÇOS DE PROTOCOLO Observe este ofício: Para:Banco do Estado S. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos. de acordo com os procedimentos adotados pela administração.DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. à Assessoria jurídica. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e. Encaminhamos em anexo. os serviços de recebimento. Este ofício. mas apenas sugerir. que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. Daí ser comum. Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível arquivamento. controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e.UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA. registro. na estrutura organizacional das instituições. não podem ser desvinculados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos. é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição. após serem lidos. Então. Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e. Em relação aos serviços de arquivo e protocolo. Depois foi distribuído. Quanto aos jornais. só após cumprirem suas finalidades. porque não são documentos oficiais. cópia do Balanço Patrimonial de nossa empresa. ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido. indicando tratar-se de uma correspondência particular. Nesse caso. controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. para seu conhecimento e análise. depois. na Diretoria Financeira.A. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina. Fernanda também não precisa registrã-los. Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. COM A ETIQUETA DE PESSOAL. Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal. não há qualquer preocupação com o seu arquivamento. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo. não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. pois ela se repetirá mais tarde. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro. Diretoria Financeira Senhor Diretor. compare-o com o que apresentamos. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS: . normalmente denominados Arquivo e Protocolo. As atividades de recebimento de documentos. sendo encaminhado ao Diretor Financeiro. foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. é que são arquivados. podem ser jogados fora. ao ser recebido pelo banco.

. por exemplo. . ou processos. . E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência? Rotinas de recebimento e classificação Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho. .Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação. em duas vias. . são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. de modo geral.ofício..A. verificando a existência de antecedentes. Esse. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU. Abaixo da data e do número. PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO. o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que. Se eles não estiverem lã. parecer -. . Mas.Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote. expedição de correspondência. Concluída a solicitação.Abertura da correspondência ostensiva. solicitando-lhe o arquivamento. para ser feita a juntada.Na diretoria. despachou-o para um dos assessores. as rotinas de recebimento e classificação de documentos são: . agrupar.Preparação da ficha de protocolo. REGISTRO. Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S. escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele. tendo em vista suas particularidades. após conhecer o teor do ofício. DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS.Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datador do protocolo). despachos.Correios ou entregue em mãos. registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. .Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista. elas compreendem: .Separação da correspondência oficial da particular.Requisição dos antecedentes ao arquivo. dentre os quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas. registro.Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários. isto é. .Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto. quando foi classificado.Distribuição da correspondência particular. AINDA. a secretária recebeu o documento. que podem ser de diferentes modelos. dois ou mais documentos. . . Finalmente. Rotinas de registro e movimentação Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento.Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso. ele devolveu a documentação à sua secretária .Elaboração do resumo do assunto tratado no documento. . o setor encarregado de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará.A. pediu algumas providências. distribuição e movimentação. . Ali os documentos chegam e são encaminhados aos setores. AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS. . de um modo geral. dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S. após analisar. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra. solicitando-lhe análise e parecer. A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa.

para consulta imediata. o responsável naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo.Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto.Numeração e complementação de data. basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. deve ser feita através do setor responsável pelo registro e movimentação.FLÁVIA. sempre que necessário. a destinação dele estiver para o arquivo. Do arquivo. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação que passa pelos serviços de protocolo como também. . a redístribuição. pelo pessoal da instituição. PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO. quando necessário. há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de classificação colocado no documento. Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades. SANTANA. o envelope e as cópias. Rotinas de expedição Em geral. pelos Correios. . rearquivando-as em seguida. que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Eis um exemplo de ficha de procedência . acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. malotes ou em mãos. Vemos. dos vários setores da empresa. assim. com registro e anotações.Recebimento. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DE ARQUIVO? Como você vê. bem comum em uma empresa: . que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta. devem prepará-las em papel de cor diferente. é possível sabermos sob que notação ele está arquivado.Recebimento da correspondência a ser expedida: o original. onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento).Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento. Se existirem antecedentes. nas cores e quantidades determinadas pela empresa.Observe que nos três modelos. para facilitar a pesquisa do documento. tanto no original como nas cópias.Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo.Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento ao seu destino. eles e suas respectivas fichas. SERVIÇOS DE ARQUIVO Preste atenção a esta situação. .MAS DR. por meio de empréstimo. por exemplo. . E o que compreende cada uma dessas atividades? . depois de passar pelos setores competentes. Essa passagem do documento de um setor a outro. Quando o documento chegar ao seu destino. E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa. . . são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa: . Se. que é a mesma atribuída ao documento. E também há uma parte denominada dístribuíção. . andamento ou carga.Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas. podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento. após a expedição. Depois de tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades. no entanto.Expedição do original com os anexos.Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. o projeto citado foi arquivado. . No arquivo fica guardada. . dos documentos a serem redistribuídos e anotação do novo destino nas respectivas fichas. se existirem. . ele pode ser recuperado para consultas. é arquivada. quando foi registrado no protocolo. devem ser anexados ao documento. Desse modo. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem.Separação do original das cópias. quando desejamos saber algo sobre um documento. O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVE ESTAR ARQUIVADO.

Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos. em ordem cronológica. as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: . do mais atual para o mais antigo. Empréstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer: . eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada). E esses métodos de arquivamento variam . permitindo informar.AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO. o trabalho arquivístico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação. já que registra a saída do documento.Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Sistemas de arquivamento . Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos técnicos responsáveis. Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. .Arquivar a pasta devolvida ao setor. juntamente com a guia-fora. com segurança.Arquivamento da documentação Lembramos que.Preencher o formulário de recibo de documentação. facilitando o empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles precisarem. . . para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. Assim. . já deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento. Desde o recebimento da documentação até o seu arquivamento. sempre que a pasta emprestada não for devolvida no prazo estipulado.Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante.cada empresa. . . Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim: . .Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes. desde o momento em que o documento chega a uma empresa. embora possamos recomendar um período em torno de dez dias. Por isso é que a classificação dada ao documento no serviço de protocolo.Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinada pelo requisitante). . escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra.Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo. onde fica guardado tudo aquilo que não vamos mais precisar.Preencher o formulário de cobrança da documentação. em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo é muito importante.ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO! JÁ FOI PARA O ARQUIVO. podendo ser renovado mediante sua reapresentação ao setor. de acordo com o seu ramo de atividade.Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores. Logo. E como esses documentos são classificados? Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os documentos. por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa. onde ele se encontra. é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso. São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança.

como necessitam de índice para a localização dos documentos. Tanto na organização de arquivos como na de fichários. • Número (de ordem. validade ou referência dos documentos). Como escolher o sistema adequado? Para acertar. O número e o tipo de guias a serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados. o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo. As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de alfabetação. respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados. assuntos de que tratam etc. Tecnicamente. cronológico. • Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos). A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo.Como é afirmamos anteriormente. Para tanto. separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. os métodos de uso mais comum são: • Alfabético. os elementos a serem considerados nos documentos. necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve. código etc.. para efeito de classificação. que pode ser: • Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada. podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa. constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em seqüência alfabética. • Geográfico. • Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado. . • Data (de elaboração. a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas arquivar.. No trabalho secretarial. • Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma tabela.). os sistemas indiretos. antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento. grau de sigilosidade. Método alfabético Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa. resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa. o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam. são: • Nome (do remetente. volume. Métodos de arquivamento Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A facilidade de guarda e pesquisa. Por exemplo. como: tipos físicos de documentos. • Por assuntos. A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras preocupações que deve ter a secretaria. unia vez que é sua responsabilidade assessorar a chefia. destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem). • Local (de expedição ou recebimento dos documentos). Somente através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá. mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicitadas. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas. pode-se escolher um sistema adequado e seguro para a localização de informações. decimal. mas de uma tabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los. clientela a que se destinam. • Numérico (simples.

Válter Santo lnácio. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética de nomes e. Vonder etc. Contudo. solucionando os casos duvidosos. primeiramente o último nome. para agrupar correspondentes avulsos. Le. Os nomes que exprimem grau de parentesco. Exemplos: Castelo Branco. pela ordem cronológica. Exemplos: Barbosa. Antônio Corrêa. abreviados ou não. Von. Paulo 2.). Exemplos: Santa Rita. Heitor 4. Santa ou São seguem a regra anterior. La. Fitz. Del. uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo. não são separados. Inácio 5. • Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo. Exemplos: Freitas Jr. se escritas com inicial maiúscula. Di. o seu perfeito funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas. O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo. Les. ou seja.Regras 1. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para cada nome ou correspondente). não são considerados na ordenação alfabética. Eduardo 3. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa. Anibal Corrêa. Du. dentro das quais os documentos devem ser ordenados cronologicamente. Mc. prevalece a ordem do prenome. Vanden. Mac. padronizando critérios que facilitem o arquivamento e a consulta.. firmas e instituições no arquivo. Da. ligados ou não por hífen. Carlos Santos de Von Johnson. depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Ary Ribeiro Neto. Erick Vonder Blun. sem a necessidade de recurso auxiliar. João Carlos Correa. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada miscelânea. Ana São Benito. Henrique . dentro desta. Os nomes como Santo. Exemplos: Oliveira. utilizam-se também as pastas miscelâneas. A . Des. são consideradas como parte integrante do nome. Van der. As partículas estrangeiras (D'. Essas regras têm por finalidade: • Uniformizar as entradas de nomes no arquivo. Sérgio Villa-Lobos. Além das pastas individuais. O'.A confecção do arquivo é simples e barata. Quando houver nomes iguais. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta individual. Van. evitando entradas múltiplas e a conseqüente perda de informações. De.

Jorge Abreu Sobrinho.) 7. Exemplos: Al Ben Abib Li Yutang Mao Tsé Tung 9. cedilha etc. não são considerados na alfabetação. são registrados na ordem em que se apresentam. Miguel de Hemandes Xavier. Paulo (General) Estado de São Paulo (O) Pinto. Exemplos: Abreu Filho. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome. lê-se e arquiva-se Santana 10. que corresponde ao da família do pai.. til. como Sociedade. Jorge Abreu Neto. Exemplo: Sant'Ana.. As expressões usadas no comércio. Raul 11. Armindo. José 8. devem ser consideradas na alfabetação.Vasconcelos Sobrinho. Os títulos honoríficos. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra. Exemplos: . Os sinais gráficos. Companhia. Árabes etc. Exemplos: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril Ltda. chineses. Exemplos: Cervantes y Saavedra. com ou sem ponto entre as letras. Empresa etc. devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Os nomes orientais. Alcides Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplos: Álvaro Costa & Cia Barbosa Souza Ltda Comercial Santos Ltda 12. Clodoaldo Campanhã. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas. Exemplos: Araújo. pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetação. Sociedade Espírita Alan Kardec 13. como crase. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam. Antônio Eduardo (Dr. Jorge 6. japoneses. Exemplos: Campanha.

A. conferências.CEEE UFRGS 14. divisão ou departamento de uma empresa ou instituição deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento. são colocados os endereços. Rio de Janeiro União S.The Library of Congress Inglaterra . dos nomes das cidades.Escola de Engenharia 16.. meio ou fim. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa. Exemplo: ADVB. Quando uma empresa ou instituição for conhecida. Porto Alegre 17. o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades de seus consulentes.Departamento de Pessoal UFRGS . Exemplos: Ferragem 2 (dois) irmãos Inseticida mata 7 (sete) 3 (três) M do Brasil . em língua portuguesa. seção.. Exemplos: Banco Central do Brasil Fundação Getúlio Vargas 18. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país. divisão. Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo). devem ser alfabetados como se estivessem escritos por extenso. além de seu nome por extenso.. os números arábicos. Se estiverem localizadas em uma mesma cidade. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas.Red Cross 19. simpósios etc. Exemplos: UFRGS . romanos ou escritos por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada. Exemplos: União S. coloca-se a remissiva em: Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB 15.RS. quer no inicio. coloca-se a remissiva em: ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pela sigla. Nos títulos de congressos. Exemplos: Estados Unidos .)Exemplos: Conferência Latino-americana de Pediatras (II). fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no arquivo. também por uma sigla. ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pelo nome por extenso. 20.RJ.A. . seguido dos Estados em que se encontram as filiais e. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se apresentam. A correspondência recebida de seção. . Seminário Francês de Patologia (13º). finalmente.

muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra). O índice é.Simples Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de chegada destes ao arquivo. para organizar arquivos comerciais. indispensável. A definição de um único critério de alfabetação. São eles: Letra por letra Porta Porta-algodão Portada Porta-discos Portador Porta-espada Palavra por palavra Porta Porta-algodão Porta-discos Porta-espada Portada Portador Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários do seu arquivo se você misturar os dois critérios! Método numérico Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo: processes. nos clubes que freqüenta. Contudo. pois nesses casos o número passa a identificar permanentemente um cliente. pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. comércio. Nesta modalidade de arquivamento. Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está matriculado. pode haver dúvidas. sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. a consulta é.. na empresa em que trabalha? Tudo isso é método numérico de arquivaniento! . Este arquivo vai exigir como controles: Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de duas ou mais pastas para o mesmo correspondente. documentos protocolados etc. Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples. B . dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados. O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos.). rede bancária. e que ambos são corretos. legislação. rede bancaria etc. ou pode-se ampliar e modificar as já existentes. para atender a casos específicos. desde que sejam redigidas em linguagem clara e simples e que fiquem registradas por escrito. é de fundamental importância para o trabalho de arquivo. Daí surgirem as confusões na busca e no arquivamento. O método numérico pode ser: A . podem ser adotadas regras mais extensas. toma-se impossível localizar os documentos. pode-se reaproveitar o número de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente. arquivos hospitalares etc. o que já não deve ocorrer no serviço público. indireta. onde o número atribuído a um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas. normalmente. pois teremos um índice para auxiliar na localização.O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente. Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. com a conseqüente exclusão do outro. Neste caso. a melhor forma de organização para o arquivo é o método numérico.Ordenando alfabeticamente Quando falamos em arquivo alfabético. com o crescimento do arquivo. pois. sendo utilizado em larga escala na indústria. escolas.

Luis Sanches de Vidal.o documento. são confeccionados índices alfabéticos para os nomes dos envolvidos. onde são colocados o número de protocolo e outras informações. após a capital. nomes das cidades e nomes dos correspondentes. Exemplos: ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro. b) Um país: nomes dos Estados. também em ordem alfabética.) Transportes Valverde Ltda. José (Dr. depois de receber uma capa. por exemplo: a) Vários países: nome do país. seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabética. Este processo será acompanhado durante a tramitação. Se houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital.B . como. deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo. d) Cidades: nomes das cidades. nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem alfabética. por uma ficha numérica (ficha de protocolo). Alcides Nunes Caldera. c) Estados: nomes dos Estados. É o que ocorre nas repartições públicas . a fim de agilizar as buscas. e não a pasta. nome da capital e nome dos correspondentes. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de uma estrutura geográfica bem definida. Carlos Manuel Santi. Método geográfico Neste método. o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação.Cronológico Neste método numera-se o documento. José Olalvo Cuiabá Chardon. Carlos Monteiro. Emílio BRASIL Brasília Ministério da Educação Ministério do Interior Campinas Delgado. . Manoelito Córdoba Hotel Las Palmas Valdez Miranda. Manuel Curitiba Rosado. passa a formar um processo. assunto e procedência dos documentos. e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento). onde será indicada toda a movimentação do documento dentro da repartição. Carlos Corrientes Del Vale. seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes. Paralelamente.

requer planejamento prévio. recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintes procedimentos: • Agrupar os assuntos principais ou grandes classes. transporte de cargas e mercadorias etc. A . e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal.Este método de arquivamento é do sistema direto. • Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a sinonímia e os termos técnicos). Exemplos: CALÇADOS • Artigos • Consertos • Fábricas • Lojas • Ortopédicos • Para crianças • Para homens . também em rigorosa ordem alfabética. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários Estados. Sua aplicação. Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. no entanto. • Análise minuciosa e interpretação da documentação. é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento. considerandose simplesmente a seqüência das letras. de acordo com suas características individuais. cidades e países. Método por assuntos Também conhecido por método específico. pode-se organizar um arquivo alfabético de assuntos de duas maneiras: a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados. • Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo. Cabe a cada instituição. bem como dos documentos que representam as atividades-fins da mesma. Exemplos: • Artigos para calçados • Calcados ortopédicos • Calçados para crianças • Calçados para homens • Calçados para senhoras • Calçados sob medida • Conserto de calçados • Fábricas de calçados • Lojas de calçados b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de suas subdivisões. além de requisitos como: • Amplo conhecimento da empresa. • Subdividir os assuntos principais em títulos específicos (partindo sempre do geral para os particulares). pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo.Ordenação dos assuntos de forma alfabética Uma vez elaborada a tabela de classificação. pois a consulta é feita diretamente no arquivo. elaborar esse plano ou tabela de assuntos. Para facilitar o trabalho. e após estudo detalhado.

2 Atualização para secretárias 2.1 Correspondência expedida 1. a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes.Ordenação dos assuntos de fornia numérica Nesta modalidade.5.3 Cursos 2.3.Filosofia . segundo o plano de classificação.3. pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápida localização.3 Correspondência informatizada 2.2 Correspondência recebida 1.4 Estenogratia 2.6 Relatórios anuais A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada.• Para senhoras • Sob medida B .5 Técnicas de arquivo 2.3.4 Material didático 2. Exemplo: 1 . De acordo com as necessidades da empresa e a expansão das classes de assuntos.1 Cadastro de professores 2.1 Atendente de livraria 2. recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as subdivisões dessas classes seção ordenadas através de numerais decimais.5 Estatísticas 1. a numeração crescera também.4 Ponto dos funcionários 1.3 Livros 1. deverá ser elaborado um índice alfabético remissivo.2 Empréstimos 1.5.3. O plano de classificação inicial pode ser de apenas cinco assuntos.Obras gerais 1 .6 Relatórios anuais 2.BIBLIOTECA 1. NÚCLEO DE EXTENSÃO 2. além do plano de classificação.3.3 Serviços técnicos 1.3. que o criou para ser aplicado a bibliotecas. Esta classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes: 0 .2 Orçamentos 1. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey).2 Certificados 2.5.3.1 Sugestões para aquisição 1. b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey.5 Propostas in company 2.1 Consultas 1.

4 Sistema endócrino 616.Clínica médica 617 . Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez. A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações. como exemplo: 610 .2 Sistema respiratório 616.Higiene pessoal 614 . Requer o estudo detalhado sobre a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de assuntos e suas subdivisões.Engenharia 630 . Miscelânea 690 .Filologia 5 . Tomemos a classe é.Medicina 620 .Manufaturas.Religião 3 .Agricultura 640 .Saúde pública 615 .Ciências Sociais 4 . sucessivamente (partindo sempre do geral para o específico).6 Urologia 616.Cirurgia 618 .Construção 611 .Terapêutica 616 .8 Neurologia 616.7 Sistema muscular 616.Ginecologia 619 .Ciências Puras 6 .5 Dermatologia 616.9 Doenças diversas e assim por diante.1 Cardiologia 616.Fisiologia humana 613 .Belas Artes 8 .Ciências e Artes Domésticas 650 .2 .Literatura 9 .3 Sistema digestivo 616.Manufaturas 680 .Indústrias químicas 670 . .História e Geografia.Pediatria 616.Anatomia 612 . Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização dos itens desejados.Serviços gerenciais 660 .Ciências Aplicadas 7 . de Ciências Aplicadas.

até mesmo.. a partir daí. gera-se documentos como os livros diário. As definições aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gênero.) constituída por poucas folhas"). já que essas características. à organização dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais. folheto?. a espécie documental somada à função que a produziu.. para isto. boletins de ocorrências. A particularidade do documento arquivístico. Como indicativo dessa transformação tem-se a própria evolução do conceito de tipo documental. Heloísa Bellotto. pode ser notado nos arquivos municipais espanhóis que. bem como determinar outras funções além do nível formal/legal. publicado em 1990. desde meados da década de 1980. Da atividade policial. de acordo com sua própria natureza. assim. pode ser considerado um marco da literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. citações. tendem a se assemelhar. Os conceitos ali desenvolvidos são a reformulação de um texto seu anterior.. Qual a espécie de tal documento? Panfleto?. como único meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produção. que será diferente daqueles destinados. razão. revalorizando. frente aos quais os métodos tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. ou uma mescla desses conceitos. um livro. Essa nova conceituação. séries tipológicas.e a importância dos estudos de tipologia documental -. assinado por algum comitê municipal de Partido X. apesar de aparentemente modesta. ordens de serviços. ou será manifesto? Segundo o Dicionário do livro.. porém nada impede. por exemplo. exames de corpo de delito. com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e. como o próprio nome indica (tipo). A confecção de tal instrumento é complexa. formato etc. diz respeito à multiplicidade da produção documental. para. O avanço dessa problemática . por exemplo. principalmente no nível formal/legal. panfleto refere-se a uma espécie e não a um formato. folheto é apenas o formato documental ("documento constituído por uma folha simples ou dobrada" ou "publicação impressa. identificar nos documentos as espécies presentes em cada função principal. enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades. então. volante?. Do poder Judiciário. Assim. espécie. No entanto. A definição proposta de tipo documental passa a ser. os elementos informais. são gerados documentos tais como. por exemplo. de cada atividade e/ou função se deriva uma série de documentos. que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinária que pode assumir caráter polêmico" ou "programa . não periódica. por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras. isto é. Supõe uma identificação preliminar das funções desempenhadas. um cartaz a. Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua diferença em relação às espécies documentais. muitas vezes. Este último pode variar desde um folheto. De acordo com esta definição.. intimações. cada tipo documental equivale a uma série documental. é fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticos adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas. representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituação do tipo documental. A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovação teórica da arquivística. podemos dizer que da função contábil. isto é. Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência. por extensão. e acabaram por ser incorporados ao Dicionário de terminologia arquivística. Portanto. balancete. criando séries tipológicas.. etc. (. os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituação que definisse o documento em sua essência arquivística. que é ao mesmo tempo único e múltiplo (quando inserido na série documental). anteriormente encontrado na literatura com inúmeras variações conceituais entre diversos autores.. Como exemplo. etc. O texto da Profa. conteúdos e suportes semelhantes.. fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipológico. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos.TIPOLOGIA DOCUMENTAL E SUPORTES FÍSICOS Tipologia Documental Tipologia Documental. volante é tão-somente uma peça do maquinário da gráfica. ainda de acordo com o Dicionário. Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia. peritagens. podendo causar alguma confusão na organização arquivística. A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias documentais específicas a cada modalidade de acervo. de 1982. os partidos e associações políticas deverão ter um instrumento metodológico próprio. que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. ao lado dos normativos. etc.

Registros técnicos e políticos denominados: * moção. a análise dos dados e o arranjo dos documentos de um acervo documental específico. manifesto ou panfleto. normalmente de natureza controversa. hierarquizado por níveis de atuação. No caso específico dos arquivos de partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espécie. O resultado mais significativo do estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade de visualizar o modo de implantação da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrição de um fundo arquivístico. se for o caso. e uma relação das funções e espécies documentais encontradas. Processos administrativos referentes: *à cessão de instalações para eventos. * Registro * dossiê Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * ofícios. certidão de subsídios de deputados. o que levou a um trabalho de definição terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. entre o nível hierárquico e o grupo. entre o organismo e o subgrupo e. Assim poderemos ter. entre o tipo documental e a série. * circulares. Processos administrativos referentes: *à prestação de contas ao TCT. Processos administrativos referentes: *à *à convênios cessão de equipamentos. * voto aberto e ético. Exemplos de tipologias documentais Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * memorandos. Formulários de gestão administrativa interna denominados: * controle de trâmite de processos. as espécies documentais (do mesmo modo que as funções) também serão. política e escrito em tom satírico ou injurioso"). um panfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto. O quadro de funções é uma mescla das possibilidades arroladas no nível teórico. O quadro permite traçar a correspondência entre a entidade e o fundo. Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica. A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções de partidos e associações políticas complexas. por fim. .político ou religioso") possa ser também um panfleto ("pequeno folheto. técnico e político denominado: de atividades e/ou avaliação referente às contas da Prefeitura. Processos administrativos referentes: *à *à doação de equipamentos. * ofícios. será determinada de acordo com a função documental. somadas às verificadas empiricamente durante a coleta.

nos órgãos públicos ou mesmo em universidades. disquete etc. no senso comum. E comercializável. etc. as etapas do trabalho de construção de um aparelho. mas que compreende todas as características constitutivas já discutidas anteriormente. além de documentos verbais em papel. Sobre ele são registradas informações (mensagens) diversas. É claro que um arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados informatizados para a organização de seus arquivos. Não se pode pensar apenas em documentos de papel. etc. transferível e sujeito a todos os procedimentos administrativos. Mas ele ainda não pensa nas informações digitais . especialmente. mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. armazenável. Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo. em rede eletrônica. as reuniões. as aulas. É importante chamar a atenção. faz-se gravações em vídeo de situações muito especiais (como cerimônias ou eventos) . fita magnética. no CD-ROM ou. Algumas vezes. Um mesmo documento original . aulas em nossas universidades. É a parte visível e manipulável do documento. na microficha.digamos uma tese . etc. áudio. SUPORTE FÍSICO (Meio e Mensagem) SUPORTE Material sobre o qual as informações são registradas: papel. como fotografia. daqui a 50 ou 100 anos. como os professores interagiam com seus estudantes.. mais recentemente.pode apresentar-se em diferentes suportes.* ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF. legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado editorial. Instituições e empresas. para um tipo de suporte que ainda não tem sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). Desde a antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem. como era o ambiente de trabalho. gravações de áudio. Uma fotografia de uma aparelhagem não pode ser substituída por uma descrição em palavras. ilustrações que serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas não há muita preocupação em registrar a rotina de trabalho. ou o documento propriamente dito. vídeo. as tentativas intermediárias. Existe pouco cuidado em registrar informações sob forma de fotografias. O suporte físico mais largamente utilizado é o papel (antigamente o pergaminho e anteriormente o barro cozido). podem ser extremamente importantes. será impossível encontrar mesmo uma pequena amostra de gravações das aulas ministradas em nosso país. é importante lembrar que há informações que são mais adequadamente registradas sob outras formas. Portanto. vídeo ou outras semelhantes. Processos administrativos referentes: *á cessão de equipamentos e instalações. etc. Uma gravação em vídeo ou em áudio de uma aula contém muitas informações sobre a aula que não estão contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor. Tradicionalmente. como sejam no suporte impresso. as reações dos alunos. Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel. o grupo de trabalho. cisco ótico. É a sua coisificação ou expressão física como produto. Registros técnicos e políticos: * dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo do Estado. filme. outras formas de registro material. as discussões. Há muitos outros tipos de suportes. Os diferentes suportes da informação Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentes meios ou suportes materiais da informação. Processos legislativos denominados: * mensagens. Mas se alguém quiser saber.

Mas a fotocópia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimável. Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro. No entanto. Como no caso de documentos em papel (suporte papel) . em todas as grandes instituições.como um objeto a ser preservado pelo arquivista. e se sob essa forma. Portanto. e sua conservação. Certamente a preservação de cópias de registros digitais será uma das principais atividades arquivísticas do futuro próximo. nos seus respectivos suportes. sem importância. De fato. pois é uma mera cópia (como uma fotocópia). Um arquivo digital copiado em uma fita magnética ou CD pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de um arquivista. a comparação com a fotocópia é bastante boa e pode ser utilizada. Mas se o original desaparecer. o equivalente a 500 páginas de texto datilografado. Isso é perfeitamente factível. pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas de megabytes) em um único cartucho. a um preço de uma fração de dólar por megabyte. em papel. e se não houver uma maior preservação das informações registradas. As duas formas contêm as mesmas informações. não tem muito valor. . Da mesma forma. eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que não foram alterados entre duas operações de "back up" sucessivas) . A fotocópia de um livro. O mesmo se aplica a fotografias. E ninguém questiona a validade de preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas. Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia. das universidades e instituições. é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem dos arquivos digitais. universidades e empresas. Mas o disquete permite a localização e manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. que se dedica essencialmente a documentos únicos. essa "mera" cópia pode perfeitamente substituir o original. serão totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra forma. aproximadamente. o papel da informatização é cada vez maior. organização e preservação dos demais. Através de diversos tipos de programas. Através de fitas magnéticas de "back up". com tecnologia atual e baixo custo. Um megabyte é. as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localização quase instantânea das informações buscadas. Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um disquete e também sob a forma de uma listagem. podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. por exemplo. destruição de uma parte deles. A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos conteúdos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgão públicos. o custo da conservação das informações em fita magnética já é bastante inferior ao preço do papel em que essas informações poderiam ser escritas. impressa. a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cópia.

rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que. Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso. revistas. fotografias. mapas. além de tintas das mais diversas composições. Cabe-nos. encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos. intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE ARQUIVOS Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos. o papel como suporte da informação. Antes de citar os principais fatores de degradação. com comprometimento de sua integridade e existência. que é o papel. é formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens. através de cuidados com o ambiente.CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS CONCEITOS Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa. quando não controlados dentro de uma margem de valores aceitável. por mais variada que possa ser sua com posição. Os mais freqüentes são os insetos. obras de arte. por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização. portanto. Fatores ambientais Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: Temperatura. o que faz com que o processo de deterioração tome proporções devastadoras. Agentes Biológicos. Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto. Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros.1 Temperatura e umidade relativa . podemos dizer que consideramos agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química. responsáveis pelos danos mecânicos dos documentos. O papel. Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Ambientais. desencadeiam reações químicas que levam ao rompimento das cadeias celulósicas. é possível identificar facilmente as conseqüências desses fatores. as intervenções e a higiene. os roedores e o próprio homem. reparos e acondicionamento). manuscritos etc. que utilizam. Também há os agentes físicos de deterioração. Radiação da Luz. podemos resumir suas ações da seguinte forma: 1. Umidade Relativa do Ar. Furtos e Vandalismo. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose. torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los. Intervenções Impróprias. Resumindo. não possamos eliminar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos. Embora. uma vez instalados na molécula. A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligações celulósicas. 1. Fatores Biológicos. Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos. Qualidade do Ar. o manuseio. Sem a pretensão de aprofundar as explicações científicas de tais fatores. torna-se indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles. entre outros. política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. em grande parte. com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo. com muita freqüência. Num levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo.

principalmente quando em suporte-papel. que nos dá as diretrizes para qualquer projeto de mudança. ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros. escurecido. Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes. proteger objetos com filtros especiais. absorvem e liberam umidade muito facilmente e. essa medida também ajuda no controle de temperatura. Qualquer exposição à luz. minimizando a geração de calor durante o dia. O monitoramento. é dobrada a cada aumento de 10°C. O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). provocando consideráveis danos através da oxidação. A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial. é feito através do termo-higrômetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente).2 Radiação da luz Toda fonte de luz. O calor acelera a deterioração. que são fontes geradoras de UV. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos. dos iconográficos e das encadernações. 1. tecido ou outros materiais. O papel se torna frágil. danos nas emulsões de fotos etc. sejam estes em papel. inclusive as de deterioração. alterando a legibilidade dos documentos textuais. Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos: As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol. 1. A velocidade de muitas reações químicas. Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV. As tintas desbotam ou mudam de cor. proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados ideais. tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado). portanto. amarelecido. A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas. é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. evitando-se de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% de umidade relativa. O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20°C e a umidade relativa de 45% a 50%. mesmo que por pouco tempo. ocasionando o craquelamento de tintas. Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença de colônias de fungos nos documentos. desde que estáveis e constantes. emite radiação nociva aos materiais de acervos. A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado luxímetro ou fotômetro. A umidade relativa alta proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos. se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar. médio e longo tempo: não expor um objeto valioso por muito tempo. seja ela natural ou artificial. não colocar lâmpadas dentro de vitrines. certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os documentos. manter o nível de luz o mais baixo possível. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. quebradiço.O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos.3 Qualidade do ar . isto é. couro. Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos e ressecados. Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de curto.

000 tipos que atuam em diferentes ambientes. forem adversas. porém. necessitam de conforto ambiental e alimentação.1 Fungos Os fungos representam um grupo grande de organismos. 2. outras condições contribuem para o crescimento das colônias: temperatura elevada. cupins). As partículas sólidas. As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são: estabelecer política de controle ambiental. entre outros. agem como abrasivos e desfiguram os documentos. O alimento provém dos papéis. Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. brocas. mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem. a umidade relativa do ar com índices baixos. mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas. principalmente temperatura. mas não é tão difícil controlá-los. praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. pouca circulação de ar. Além da umidade e nutrientes. Esse estado. são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. é reversível. Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do acervo. os roedores e os fungos. entretanto. se as condições forem ideais. causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção. em circunstâncias propícias. Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas condições. os insetos (baratas. além de atacarem o substrato. falta de circulação de ar e falta de higiene. Como qualquer outro ser vivo. A dormência ocorre quando as condições ambientais se tornam desfavoráveis. umidade relativa e ar circulante. portanto. não se reproduzem nem atacam os documentos. em cada peça do acervo e em todas as pessoas. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferação. Quando dormentes. pigmentos. por exemplo. instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local.O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. tintas etc. como. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos. falta de higiene etc. Os esporos ativos ou dormentes estão presentes em todos os lugares. que podem liberar gases prejudiciais à conservação de todos os materiais.. além de carregarem gases poluentes. esses esporos se tornam “dormentes”. o couro perde a pele e deteriora. Para que atuem sobre os documentos e proliferem. A proliferação se dá através dos esporos que. Os fungos. necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. se reproduzem de forma abundante e rápida. com metodologia e técnicas adequadas. fragilizando o suporte. os esporos revivem e voltam a crescer e agir. São conhecidos mais de 100. São gases que provocam reações químicas. nos materiais atacados e na própria colônia de fungos. 2. adesivos. amidos (colas). Se as condições. . atacando diversos substratos. couros. Os poluentes contribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos. os esporos ficam inativos e. Agentes biológicos Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. tecidos etc. madeiras. Essa umidade é encontrada na atmosfera local. com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. como no caso de aplicação de vernizes. óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2). O papel fica quebradiço e descolorido. em todas as salas.

desde que não provoque a morte dos roedores no recinto. Observações importantes: O uso de fungicidas não é recomendado. falta de higiene no ambiente e no acervo. As baratas se reproduzem no próprio local e se tornam infestação muito rapidamente. Brocas (Anobídios) – São insetos que causam danos imensos em acervos. revelando-se principalmente por perdas de superfície e manchas de excrementos. A larva digere os materiais para chegar à fase adulta. chamar profissionais especializados em conservação de acervos. pisos e todos os materiais à base de celulose. Não limpar o ambiente com água. além de higiene periódica. Existem iscas para combater as baratas. A sua presença se dá principalmente por falta de programa de higienização das coleções e do ambiente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado. Alguns conselhos para limpeza de material com fungos: Usar proteção pessoal: luvas de látex. são temperatura e umidade relativa elevadas. é recomendado o uso de aspirador. Em geral as brocas vão em busca do adesivo de amido. devido ao tipo de ataque que exercem. os danos causados superam em muito a eficiência dos produtos sobre os documentos. detectar a presença dos insetos. . Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis.3 Ataques de insetos Baratas – Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. caso não sejam combatidas. eleva a umidade relativa do ar. As iscas são válidas. Exigem vigilância constante. falta de ar circulante e falta de higienização periódica no local e no acervo. cujo ingresso no acervo não foi objeto de controle. A fase de ataque ao acervo é a de larva. excrementos. como também a madeira do mobiliário. ovos e resíduos de cola. O ataque tem características bem próprias. resíduos de alimentos. papel etc. Uma vez instalado. que ocorre no próprio acervo. acasala e põe ovos. As perdas são em forma de orifícios bem redondinhos. As brocas têm um ciclo de vida em 4 fases: ovos – larva – pupa – adulta. Este pó contém saliva. A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de conservação dos documentos e. A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em contato com o documento. favorecendo a proliferação de colônias de fungos. aventais. Esse inseto se reproduz por acasalamento. A variedade também é grande. toucas e óculos de proteção (nos casos de sensibilidade alérgica). 2. 2. mas. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. portas. ao secar. pois esta. Na fase adulta. assim. São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados: temperatura e umidade elevadas. Os ovos eclodem e o ciclo se repete. Para combatê-lo se torna necessário conhecer sua natureza e comportamento. Na higienização do ambiente. instalando-se nos papelões das capas. Luvas. mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. uma vez instalada a infestação. As brocas precisam encontrar condições especiais que. toucas e máscaras devem ser descartáveis.manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água. Caso se detecte situação de infestação. secando-os imediatamente caso ocorram. principalmente em livros.2 Roedores A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. ataca não só o papel e seus derivados. no miolo e no suporte do miolo dos livros. máscaras. como todos os outros agentes biológicos. O ataque causa perda de suporte. devemos buscar a orientação de profissionais. O produto deve ser eficiente. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas.

controle de infestações. Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados. é preciso buscar a ajuda de um profissional especializado. O ideal é buscar auxílio com um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão na parte física do prédio. seja para efetivamente executá-la. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente. Quando o ataque se torna uma infestação. obras de arte etc. isolá-lo até tratamento. sua presença só é detectada depois de terem causado grandes danos. . os documentos devem ser revistos de tempos em tempos. devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente. No caso de ataque de cupim. fazemos intervenções que resultam em danos ainda maiores. estruturas etc. Nos acervos formados por livros. cada um apresenta suportes. O tratamento recomendado para o extermínio dos cupins ou para prevenção contra novos ataques é feito mediante barreiras químicas adequadamente projetadas. 4. através de estantes coladas às paredes. Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental. seja para escolher os técnicos capazes de fazê-lo. Vivem em sociedades muito bem organizadas. Os cupins percorrem áreas internas de alvenaria. na pesquisa pelo usuário etc. falta de higienização e pouco manuseio dos documentos. os cupins se instalam em ambientes com índices de temperatura e umidade relativa elevados. Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não só para as coleções como para o prédio em si. pois o uso de qualquer produto químico pode acarretar danos intensos aos documentos. Podem estar a muitos metros de distância. conduítes de instalações elétricas. Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. nas foto-reproduções. controlando seu trabalho. batentes de portas e janelas etc. Os ninhos não precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifícios das bibliotecas e arquivos. muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos. A higienização de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante. após a higienização. A providência a ser tomada é identificar o documento atacado e. Portanto. seja ele originário de doação. tubulações. documentos impressos. Todos os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noções básicas de conservação dos documentos com que lidam. inclusive na base de árvores ou outros prédios. Muitas vezes. não há como solucionar o problema sozinho. Com muita freqüência. sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição. assoalhos etc. Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que tenham sido treinados nas técnicas e critérios básicos de intervenção. com a boa intenção de protegê-los. Problemas no manuseio de livros e documentos O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito freqüente em qualquer tipo de acervo. documentos manuscritos. rodapés. Intervenções inadequadas nos acervos Chamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos de conservação que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradação. ausência de boa circulação de ar. O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento. fotografias. já estão instalados em todo o prédio. melhorando as condições do acervo. Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resíduos. 3. higienização do ambiente e dos documentos. completamente diferentes. Chegam aos acervos em ataques massivos. Na grande maioria das vezes.Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo exemplar que for incorporado ao acervo. tintas. quando os cupins atacam o acervo.. é preciso ver que. corre-se o risco de não eliminar totalmente os ovos. se possível. reproduzem-se em ninhos e a ação é devastadora onde quer que ataquem. plantas de arquitetura.. caixas de interruptores de luz. pigmentos. aquisição ou recolhimento. segundo sua natureza. na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador. mapas.

Na devolução dos documentos. O recomendado é que se tenha uma só porta de entrada e saída das instalações onde se encontra o acervo. Conservação: critérios de intervenção para a estabilização de documentos Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deterioração que progressivamente vai levá-los a um estado de perda total. existem medidas que podemos tomar sem despender grandes somas de dinheiro. Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos. • contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponíveis apenas a um número restrito de funcionários. por exemplo. • uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos. muitas vezes. Fatores de deterioração . Os critérios para higienização. mesmo que seja através de um sistema de segurança simples. estes devem ser cuidadosamente contados pelo funcionário na frente do usuário. portanto. só se constata muito tempo depois. que é quando os fatos acontecem. O problema é durante o horário de funcionamento. para controle da instituição. por mais que necessitem de limpeza. não podem ser manipulados durante um procedimento de higienização. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deterioração. o vandalismo é muito freqüente. do que a eliminação da sujidade. • monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis. através de procedimentos mínimos de intervenção.O suporte-papel tem uma resistência determinada pelo seu estado de conservação. Todo pesquisador deve apresentar um documento de identidade. Para evitar esse desfecho. antes e depois de consultados. É importante que os pertences dos usuários e pesquisadores. A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a dia. como casacos. É necessário implantar uma política de proteção. devem ser formulados mediante avaliação do estado de degradação do documento. sejam deixados fora da área de pesquisa. para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionários. 5. Há documentos que. interrompe-se o processo através de intervenções que levam à estabilização do documento. A falta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre. 1 Furto e vandalismo Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e vandalismo. a começar por: • treinamento dos profissionais na área da conservação e preservação. 4. Caso o pedido compreenda vários volumes. é preciso que o funcionário faça uma vistoria geral em cada um. . bolsas e livros. • adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos. porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade. Durante o período de fechamento das instituições. Estabilizar um documento é. Além do furto. os danos são intensos e muitos são irreversíveis. o encarregado precisa ter uma visão de todas as mesas. Esse é o tipo de dano que. Os limites devem ser obedecidos. Apesar de toda a problemática dos custos de uma política de conservação. minimizando drasticamente os efeitos desses agentes. que é o item mais importante a preservar. interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados. Um livro de entrada deve ser assinado e a requisição de documentos também deve ser feita por escrito. • atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência em desenvolvimento constante e a cada dia novas técnicas.conclusão Como podemos ver. Nas áreas destinadas aos usuários. a melhor proteção é feita com alarmes e detectores internos. materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservação dos documentos). permanecendo no local durante todo o horário de funcionamento. As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas.

Dentro das especificações positivas.No capítulo anterior. usados tanto para pequenas intervenções sobre os documentos como para acondicionamento. a solução é buscar algum especialista da área ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir. mesmo que não possa ser sanado no momento. portanto. Nesse processo. Para se fazer qualquer intervenção. Antes de qualquer intervenção. no caso de bibliotecas. encontramos vários materiais: os papéis e cartões alcalinos. porém. resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície. 6. provoca reações de destruição de todos os suportes num acervo. os poliésteres inertes. ou seja. para efeitos de futuras intervenções.. 7. Os materiais não enquadrados nessa classificação não podem ser usados. não se usam solventes. Além disso. é mecânica. deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de coleções gerais ou de obras raras. quando conjugada a condições ambientais inadequadas. uma vez aplicados aos documentos não podem ser removidos.1 Processos de higienização 8. razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência. para efeitos de futuras intervenções. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. reagem com o tempo e decompõem-se em outras substâncias que vão deteriorar os documentos com os quais estão em contato.1. 8. O segundo passo será a intervenção nesse processo de deterioração. partículas sólidas. pois apresentam problemas de instabilidade. neutralidade. Portanto. sempre a primeira etapa a ser realizada. os papéis orientais. isto é. Caso não nos julguemos com conhecimentos necessários. arquivos e museus. a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos. quimicamente estáveis. Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para a conservação de acervos Como já enfatizamos anteriormente. é. incrustações.1. são de natureza irreversível. Alguns de nós seremos capazes e muitos outros não. reversibilidade e inércia. é muito importante ter conhecimentos básicos sobre os materiais que integram nossos acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos. distinguem-se pela estabilidade. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. É hora também de executar os primeiros socorros para que um processo de deterioração em andamento seja interrompido. resistentes. Higienização A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. no caso de arquivos. apesar de simples. são de grande importância para a estabilização dos documentos. Vários são os procedimentos que. os adesivos alcalinos e reversíveis. Suas características. Características gerais dos materiais empregados em conservação Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas. duráveis. feita a seco.1 Limpeza de superfície O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza de superfície e. A limpeza de superfície é uma etapa independente de qualquer tratamento mais intenso de conservação. 8. de documentos antigos ou mais recentes. através de estabilização dos documentos danificados.2 Razões que levam a realizar a limpeza do acervo . borrachas plásticas etc. É hora Durante a higienização de documentos. A técnica é aplicada com o objetivo de reduzir poeira. 8. vimos os fatores de deterioração e seus efeitos nos documentos. em relação aos documentos onde são aplicados. a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-la. Durante a higienização de documentos. daqueles materiais livres de quaisquer impurezas. A sujidade não é inócua e. Esse é o primeiro critério a seguir. é recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivística.

pesos. papel mata-borrão. Quando o papel se degrada. consumindo a encolagem). aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica. extremamente nocivos ao papel. papel molhado (que perde a encolagem e. portanto.3 Avaliação do objeto a ser limpo Cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienização é necessária e se pode ser realizada com segurança. após a secagem. torna-se frágil). • Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e com potência de sucção controlada. poliéster (mylar). por exemplo. quaisquer que sejam as outras intervenções previstas. perdas. 8. • Flanela: serve para remover sujidade de encadernações. . portanto. fita-crepe. quebradiço. Áreas com manchas e áreas atacadas por fungos podem não resistir à limpeza: o suporte torna-se escuro. papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose. A sujeira e outras substâncias dissolvidas se depositam nas margens das áreas molhadas. • Materiais de apoio necessários para limpeza mecânica: raladores de plástico ou aço inox. No caso de termos as condições abaixo. provocando a formação de manchas. • As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem. tamanhos. borrachas de vinil. com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de água.4 Materiais usados para limpeza de superfície A remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita através de pincéis. máscaras.• A sujidade escurece e desfigura o documento. lápis de borracha. pois a remoção das partículas residuais com pincel se torna difícil: papel japonês. espátula. cotonete. prejudicando-o do ponto de vista estético. folhas de papel siliconado. pinça. flanela macia. microscópios. • Outros materiais usados para a limpeza: bisturi. de diferentes formas. essa etapa é obrigatória e sempre se realiza como primeiro tratamento. 8. alterando seriamente o pH do papel. qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga estática atritando as cerdas contra o nylon.1. A remoção dessas manchas requer a intervenção de um restaurador. material sintético ou lã).1. • Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados na limpeza mecânica. luvas de látex ou algodão. São rapidamente absorvidos. manchado e. e penetram rapidamente no papel. muito facilmente danificado. provavelmente o tratamento não será possível: • Fragilidade física do suporte – Objetos com áreas finas. até mesmo um suave contato com o pó de borracha pode provocar a fragmentação do documento. Como já foi dito anteriormente. rasgos intensos podem estar muito frágeis para limpeza. • Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e. agulha. • Papéis de textura muito porosa – Não se deve passar borracha nesses materiais. cola metilcelulose lápis HB etc.

o resíduo de borracha é permanente e de difícil remoção. O uso deve ser criterioso e não indiscriminado. Além de agredir as tintas. o tratamento aquoso deve ser evitado. começando pela cabeça do livro. pincéis. é recomendável somente a utilização de pincel e flanela macia. apertando o miolo. A estabilização de pergaminhos. Todo o documento que contiver gravuras ou outra técnica de obra de arte no seu interior necessita um cuidado redobrado. gorduras) e. pois. caso sua integridade o permita. trinchas. espátulas de metal. . deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durante a operação para evitar danos na manipulação e tratamento. Na limpeza do miolo do livro. cortes e aproximadamente as primeiras e últimas 15 folhas. Nessa limpeza. Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela lombada. Nos livros mais frágeis. O algodão precisa estar bem enxuto. aspirador de pó de baixa potência ou ainda um pedaço de carpete sem uso.1 Limpeza de livros – metodologia em mesa de higienização Encadernação (capa do livro) – limpar com trincha. a aplicação de trincha ou aspirador é recomendável. Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos. nesse caso. pincel macio. devido à estrutura das encadernações. só será recomendada a limpeza de superfície se não houver nenhum risco de dano. A fragilidade é intensa e o documento pode desintegrar-se. Com uma trincha ou pincel. sem aplicar borracha ou pó de borracha. aspirador. Como é muito sensível à umidade. conforme o estado da encadernação. além do suporte-papel. A fórmula do British Museum é a mais usada e recomendada. numa primeira higienização. existe uma grande margem de segurança na resistência das tintas em relação ao pincel.2. Há muita controvérsia no uso de Leather Dressing para a hidratação dos couros. que são as mais sujeitas a receber sujidade. utilizamos um pincel macio. devemos escolher o pincel de maciez adequada para cada situação. caso o couro esteja íntegro. e deve-se sempre buscar trabalhar o suporte em pequenas áreas de cada vez. se mal aplicados. E. é necessário examinar bem o documento.2 Limpeza mecânica de livros – materiais recomendáveis Os livros. Oxigenar as folhas várias vezes. nos revestimentos plastificados (percalux e outros). Na limpeza do couro. pode ser utilizado pó de borracha ou diretamente a borracha. caso a integridade do papel e das tintas não fique comprometida com essa ação.8. No caso dos documentos impressos como os livros. Num programa de manutenção. nesse caso. No caso dos revestimentos em tecido. flanelas macias. Antes de qualquer intervenção com pincéis. A encadernação em pergaminho não necessita do mesmo tratamento do couro. apresenta bons resultados o uso de algodão embebido em solvente de 50% de água e álcool. Para sua limpeza. tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aos livros. limpar os cortes. Mesmo assim. Em casos específicos de livros novos de coleções de bibliotecas. graxas. pode ser apropriado o seu uso como parte integrante de um programa de manutenção. pinças. o couro (inclui-se aqui o pergaminho). 8. flanelas. flanela macia. utilizar. Assim. Nas capas de livros revestidas em papel. entre outros materiais. que é a área que está mais exposta à sujidade. O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha. exigem também tratamento de revestimento. pode-se limpar a encadernação. aspiradores de baixa potência com proteção de boca. Os componentes das diversas fórmulas do produto variam muito (óleos. Não se deve tratá-lo com óleos e solventes. Os resíduos agem como abrasivos e permanecerão em contato com o suporte para sempre. Quando a sujeira está muito incrustada e intensa. podem causar sérios problemas de conservação ao couro. requer os serviços de especialistas. é importante ter muito cuidado com os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. primeiramente. deve-se usar apenas uma flanela seca e bem macia.

8. O verso desses documentos retém muita sujidade.2 Documentos em grande formato Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha. esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e. Qualquer tipo de solvente ou cera não é recomendado. até mesmo na escolha de seu acondicionamento.1 Documentos manuscritos Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e quebradiço. Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de .3. As más condições de armazenamento e o excesso de manuseio também contribuem para a degradação dos materiais. Não se recomenda limpar a área pictórica. visando permitir uma impressão maior. fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salas de acervo. de modo algum. Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. como de cópias de carbono. frágeis.bem enxuto e embebido em álcool.3 Higienização de documentos de arquivo Materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços. se deve confiar na sua estabilidade frente à ação do pincel ou outro material. são fáceis de “borrar”. 8. conforme o caso. Muito sensíveis à água. as técnicas são tão variadas e as tintas de composições tão diversas que. o cuidado com as emendas deve ser redobrado. por menor que seja. ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da limpeza. SEMPRE TESTE TODO E QUALQUER COMPONENTE QUE SERÁ SUBMETIDO À LIMPEZA DE SUPERFÍCIE COM TODOS OS INSTRUMENTOS QUE DECIDA USAR. O exame dos documentos. as estantes e os móveis. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas.4 Limpeza do espaço físico – salas de acervo A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso. Normalmente. Recomendase remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no documento). Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó. Deve-se evitar também a água. 8. pois nessas. desta forma. geralmente. distorcidos ou fragmentados. pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante do uso de papéis de baixa qualidade. Tais documentos têm que ser higienizados com muito critério e cuidado. Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. podem destruir um documento pelo seu alto índice de acidez. Tintas. desde que em boas condições. que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura. podem estar soltas ou em estado de pó. Todo cuidado é pouco. Em mapas impressos. Pode-se também usar um swob – cotonete . Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido. o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. desequilibra a umidade relativa do ambiente. 8.3. muitas vezes.Em relação às obras de arte. por exemplo. deve ser evitada. nesses casos. As tintas ferrogálicas. A limpeza mecânica. gerando degradação. após testes. Os grandes mapas impressos. pois sua interferência. as bibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados. As espessas tintas encontradas em partituras de música. têm várias folhas de papel coladas entre si nas margens. tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfície desaconselhável. testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados. Ao fazer a limpeza de um documento desses.

Os demais documentos permitem algumas intervenções. filme de poliéster. Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da área. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. Caso esses critérios não sejam obedecidos. Ilustração 17. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o estado de conservação dos documentos. 10. cores e tipos de fibras. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou metal. pincel fino. de simples a moderadas. porém pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose e torná-la menos agressiva ao suporte onde é aplicado. Os adesivos se restringem à cola metilcelulose e à cola de amido. não pode existir nenhum obstáculo na técnica e nos materiais utilizados. o risco de aumentar os danos é muito grande e muitas vezes de caráter irreversível. papel mata-borrão. passar outro pano seco. A cola metilcelulose é solúvel em água e. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. Os procedimentos e técnicas para a realização de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos: mesa de trabalho. toda a intervenção deve obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis. Os papéis apropriados para reparos em suportes são constituídos por fibras especiais e de natureza quimicamente neutra. 9. Da mesma forma. peso de mármore. porque estes exalam vapores que geralmente são compostos de elementos de natureza ácida. os materiais usados para execução de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papéis especiais. Isso significa que. 9. Os materiais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivística e de caráter reversível. Para a encadernação de livros. espátula de metal. a sua reversibilidade ocorre através da umidade. mais reversível e ao mesmo tempo com poder de adesão mais alto que a metilcelulose. e mistura de metilcelulose e PVA. para reparos de suporte. pinça. espátula de osso. os papéis não precisam obrigatoriamente se enquadrar em especificações de qualidade arquivística.água + álcool a 50%. para reparo de encadernações. Acondicionamento . Não devem ser utilizados produtos químicos. Em seguida. placa de vidro. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. entretela sem cola. pincel chato. caso seja necessário reverter o processo. passada com pano muito bem torcido. Existe uma variedade enorme de papéis orientais e das mais diversas gramaturas. Pequenos reparos Os pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos executar visando interromper um processo de deterioração em andamento. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado. A PVA já não é tão reversível.1 Materiais empregados em reparos Basicamente. uma vez seca.

23. tintas. para ser guardado. que é a de proteger contra danos. papelões de diversas gramaturas. Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. tubos de PVC. estantes. fórmica ou metal sem tratamento. as condições de uso. armazenando-os de forma segura. pois esse material está em contato direto com os documentos. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento. tecido de linho etc. Cada situação requer uma análise e depende diretamente das condições em que se apresenta o documento. porém em certas condições especiais seu uso deve ser restrito. podem ser acondicionados entre papéis. folders. conforme o caso. acondicionado ou não. Ele não consiste em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos. 24 e 25. Há documentos que. Armazenamento O armazenamento é o sistema que recebe o documento. mapotecas e arquivos confeccionados em madeira.O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados. enquanto que os papéis e os cartões especiais são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. o estado de conservação. Glossário ACIDEZ – Condição do suporte em que a concentração de íons de hidrogênio excede a de íons de hidroxil numa solução aquosa. etc. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro. definir o acondicionamento. Numa medida adequada. deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento. dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte. Os papelões são empregados na construção de caixas. 11. Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes. Para cumprir sua função. porta-fólios. O poliéster é um material muito útil pela transparência. poliéster e caixas. Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas. manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para. fita adesiva dupla neutra. o tipo de suporte. envelopes. arquivos e armários. Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são: papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas. filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia). em seguida. . Móveis impróprios para o armazenamento são amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas: armários. o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina. envelopes. porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos.) em estado precário de conservação. estabilidade e resistência. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. pastas. Ilustrações 22. Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos. Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes). tiras ou cadarços de algodão. em caixas ou envoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster.

não se deteriora com facilidade. à mesma temperatura. ARMAZENAMENTO – Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios.ACONDICIONAMENTO – Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. . pH – Medida da acidez ou alcalinidade de uma substância.) UMIDADE RELATIVA – Relação expressa em % entre a quantidade de vapor d’água contida no ar e a quantidade máxima que o ar poderá conter. fita magnética. filme. PAPEL NEUTRO – Papel não ácido ou ligeiramente alcalino e que. disco. pergaminho etc. sendo o pH 7 considerado neutro. em áreas que lhes são destinadas. portanto. sob determinadas condições de controle. A escala de pH varia de pH 1 (acidez máxima) a pH 14 (alcalinidade máxima). QUALIDADE ARQUIVÍSTICA – Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a guarda indefinida dos documentos. SUPORTE – Material sobre o qual as informações são registradas (papel.