FABIO LUCIO MOREIRA LIMA DECOREBÃO

APOSTILA DE NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO

Conteúdo: 1. Legislação brasileira e conceitos fundamentais. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais. 2.1. Arquivos correntes e intermediários. 2.2. Procedimentos de protocolo. 2.3. Aplicação de instrumentos de classificação e temporalidade de documentos. 3 Tipologias documentais e suportes físicos: teoria e prática. 4. Conservação preventiva de documentos em arquivos: política, planejamento e técnicas.

NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO
CONCEITOS FUNDAMENTAIS Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis. Esses profissionais vêm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores e outros que, na maioria das vezes, não observavam os princípios da Arquivologia no tratamento da informação arquivística. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dos arquivos de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reprodução. O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização aplicados aos arquivos. E ainda de sua competência elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnicocientíficas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento da evolução das tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação. LEGISLAÇÃO A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍTULO I

Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

ser negativos. O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. cujo valor deriva-se da oferta e da procura. Por outro lado. construímos. o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. que introduz questões a respeito da determinação do valor da informação. em certos casos. estas informações assumirão um valor de restrição. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da tomada de decisão. informação são todos os dados que são organizados e comunicados. ou seja. apesar de serem indefinidos. mais especificamente no mercado futuro. cabe aos bens intermediários. o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório.GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados. deverá manter. Neste contexto. uma organização governamental ou não que realize censos demográficos. porém. ou seja. para que se possa preservar o sigilo da aplicação. aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas. valor de restrição. que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso. No primeiro deles. portanto. . escrevemos. A porção majoritária. Por ser um bem abstrato e intangível. que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado. falamos. desenhamos é informação. Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. Esta empresa. Usaremos aqui. Sob esta perspectiva. fazemos. O segundo domínio é o da organização. consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. que. de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento. terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado pais ou região. a partir delas. inventamos. o que não é uma tarefa trivial. a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes requisitos: • ser enviada à pessoa ou ao grupo certos. uma definição abrangente. irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação. caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. Entretanto. que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial. Neste caso. é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-Io. • na hora certa e no local exato. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais. ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão. quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. vestimos. valor de propriedade. Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. Podem. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor. Assim. tudo o que vemos. o seu valor estará associado a um contexto. Considerando que. valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda. que reflete o custo substitutivo de um bem. • na forma correta. como acontece na sobrecarga de informação. os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária. O Valor da Informação Como é possível admitir que a informação possua valor. a informação terá um valor de propriedade. poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado. o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam. Por exemplo. porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo. Nesse caso. o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação. ela deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação. uma empresa que atua em bolsa de mercadorias. provavelmente. por razões legais. podendo também ser denominado de valor de mercado.

Ou seja. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos. a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: • identificação de custos. histórico e cultural. são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados. os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor. outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus. enfim. • dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos. Embora alguns documentos possam. porque fazem parte do conjunto de seus produtos. demonstrar. as atividades de uma empresa pública ou privada. marcas deixadas pela humanidade servem para orientar. realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório. É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas). no caso de uma empresa privada. • entendimento da cadeia de uso. os documentos são criados uns após os outros. • diferentes expectativas e percepções dos usuários. Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos. se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. mapas. ela terá pouco ou nenhum valor. Divisão de documentação por natureza: Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades. ou tecnicamente falando. comprovar. no seu momento de criação. família. Para concluir. Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19. comprovar. Portanto. • incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação. administrativas ou legais. apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório. refletir sobre determinada coisa ou fato. de modo geral. instituição pública ou privada. devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária. vestígios. poucas decisões são tomadas com informação perfeita. então ela terá valor. De modo geral. é importante reconhecer que. por exemplo. posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. a produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades burocráticas. todos os registros. levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação. os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar. embora possam variar na forma como se apresentam. • fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação. em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa. Em segundo lugar. A partir do momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história. No caso da documentação privada. bem como são . já ter um valor histórico como. Caso contrário. um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou. os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência. Documento é um termo também polissêmico. contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. bibliotecas e arquivos. no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil. alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas. informar. solos e edificações). provar.Da mesma forma. dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa. Os documentos considerados documentos de arquivo. a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20. no suporte em que a informação está registrada. • tradição de se tratar a informação como uma despesa geral. a informação terá valor econômico para uma organização.

tridimensionais (esculturas. uso. as espécies. Exemplos: Ata de Posse. A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários. magnéticos/informáticos (disquetes. Federal. cd-rom) 4. rolo. caderno. garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem. pois define o ciclo vital dos documentos. que se refere aos arquivos públicos. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos. iconográfico (obras de arte. mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas. cartaz. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. tramitação. fonográfico (discos. racionalizar os espaços de guarda de documentos. mediante técnicas e práticas arquivísticas. gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. Contudo. slides. e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia.159. planta. atestado. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000.diferentes os formatos. fotografias. Prontuário Médico. recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. livro. objetos. relatório. tramitação. negativos. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. textual (documentos escritos de uma forma geral). a operacionalização da gestão de documentos. Boletim de Notas e Frequência de Alunos. NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura. como por exemplo: leis. diploma. requerimento. atender adequadamente clientes e cidadãos. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. mapa. Estadual ou Municipal. 2. microficha. GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção. Exemplos: ata. carta. Tabela Salarial. uso e avaliação de documentos. folha. proposta. microformas. ofício. NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas. sem visar diretamente o lucro. 1. isto é. tira de microfilme. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. fitas). estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados. visando a racionalização e eficiência dos arquivos. conta muito nos resultados obtidos. indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Regimento de Departamento. Processo de Vida Funcional. organização. a organização interna do trabalho. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. roupas). decretos. Exemplos: audiovisual (filmes). organograma) 3. Conforme a Lei Federal n° 8. desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades. ficha. Por trás das metodologias escolhidas e das normas . Para tomar decisões. pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais. Boletim de Atendimento de Urgência. os que serão transferidos ao arquivo. Vamos conhecê-Ios: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. portarias e demais atos normativos próprios da administração.

tanto em termos hierárquicos.documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Especificações. 2. Valor Jurídico ou Legal . os prazos definidos.documentos que retratam a origem. Programas de Trabalho. os assuntos selecionados. 2. Plano de Cargos e Salários. Como exemplo de documentos de nível operacional. Documentação de Nível Estratégico É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo. treinamento etc).estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade que o acumulou e. são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas. NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade. Indicadores Económicos etc. podemos citar: Instruções de Trabalho. Estes documentos determinam "como. quem. Valor Histórico Probatório . Ex: Acordos. . VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: VALOR PRIMÁRIO . padrões. Ela contém todos os detalhes e informações técnicas.documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos. cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência. os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação. ou seja: 1. Faturas etc. Documentação de Nível Operacional É a documentação de nível mais baixo. Documentação de Nível Tático É a documentação de nível intermediário. Relatórios etc.implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas. Valor Histórico Informativo . 3. Documentos sobre Serviço Militar. pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos. o tático e o operacional. reforma e história de uma administração. fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento. tabelas etc. e que produzem efeito perante os tribunais.documentos que.documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. Valor Administrativo . embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades. Convênios etc. O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos. Contratos. VALOR SECUNDÁRIO . de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização. Como exemplos de documentos de nível tático. podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos). Ex: Atos Normativos. Receitas.estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. Índices de Preços. quanto em termos de gestão da organização. Valor Fiscal . para a operação segura dos processos de trabalho. onde estão as preocupações imediatas. do curto prazo. Ex: Planos. a saber: o estratégico. Plano de Metas. organização. entre outros. quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras. entre outros. Ex: Notas Fiscais. especificações. Guias de Trabalho. Exposição de Motivos etc. O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em: 1.

Faz-se necessário também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. É a fase em que se define a eliminação ou a guarda. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de documentos estará. tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. uma equipe em que o todo é maior que a soma das partes. por menor que seja. de um documento. Ou seja. que identifica competências. temporária ou permanente. o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos. especificamente. pode causar prejuízos administrativos. sejam recolhidos ao arquivo permanente. alguns imbuídos deste valor já na sua produção. aquém do desejável. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que. É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a uma ou outra área do conhecimento. A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. tramitação e uso corrente dos documentos. se faz por meio da equipe de gestão. todos os profissionais envolvidos devem participar das discussões e definições para todas as fases de vida do documento. É o momento em que também. Como vimos acima. deve ser levada em conta a formação multidisciplinar da equipe. e do técnico de informática. mais do que em qualquer outro. a ser guardado no arquivo permanente. outros que o adquirem ao longo de sua existência. cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da informação. o qual detendo noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados. ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. as estratégias da conservação se dão a . o trâmite e o uso. subordinações e os fluxos de trabalho. Um advogado oferece significativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. que também integra a equipe de gestão de documentos. com certeza. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é a noção. mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal. permitindo ao arquivo o cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qual pertence. Sua função é garantir que documentos de valor histórico. Desta forma. O historiador. Portanto. quando se trata da produção. que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação. descrição e relação dos documentos a serem transferidos. participa destas definições. sob determinadas circunstâncias. pois muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação. irreparáveis. neste momento. O arquivo intermediário da empresa. financeiros e histórico-culturais e.Equipe de trabalho A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho. O conservador. E o arquivista já pode elaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais se define a produção. o historiador deve fazer parte de uma equipe de gestão. pois este supostamente tem a experiência das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e. acondicionamento. em geral é um historiador deve ser constante. por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão. do ciclo vital dos documentos. a equipe de gestão de documentos pode e deve contar. recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão. que guarda os documentos que já não são de uso corrente nos setores. Uma avaliação documental inadequada. valor este nem sempre considerado na análise de profissionais de outras áreas. após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermediário. Por exemplo. mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. sobretudo nas instituições públicas. na fase da avaliação documental. é importante também a presença do documentalista. podemos supor que é maior a influência do administrador. dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência: cronograma. Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. Mas. propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dos demais. no Brasil. A construção deste elo. O acervo de valor histórico. pois orienta quanto ao valor histórico das informações registradas. A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação. com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. também é fruto das elaborações técnicas da gestão de documentos. que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários e fluxogramas. dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e administrativas.

funcionais. outras qualidades. além da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão. a estratégia a ser seguida é a disseminação dos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dos princípios arquivísticos no trato das informações registradas. uma equipe de gestão de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. devem se fazer presente: a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos funcionários. nos hábitos arraigados. Uma vez implementada a gestão de documentos. ambientais e na melhoria da imagem institucional. no campo específico da gestão. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom desempenho da gestão. Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão . demonstrando os ganhos financeiros. Considere-se ainda que. geram ou são usados nas disputas de poder interno na empresa. freqüentemente o domínio físico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos "arquivos". racionalização da massa documental. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na resistência às mudanças. economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos operacionais -.partir e em conjunto com o trabalho da gestão.agilidade na recuperação das informações. . Neste momento. cuja justificativa se perdeu no tempo.

ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA. como fonte de pesquisa. ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES. ou. adotamos um outro conceito para arquivo. Mas no caso seguinte. PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO NO BRASIL. a partir desse conceito. geralmente de aço ou madeira. Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional. os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. de acordo com: . vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora. PARA EFEITOS FUTUROS. que surge em conseqüência da anterior: servir à história. usado para guardar documentos. analisando estas duas situações. tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo. Temos aí a outra finalidade. então. aquele organizado pela família de um amigo. E você. . Daí serem classificados em quatro grupos. Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Provavelmente. se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. o lugar onde os documentos eram guardados. POIS AINDA VOU CONSULTAR. as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos. como este do americano Solon Buck: Arquivo É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO. ainda que bastante relacionados entre si. PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! . E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. no entanto. qualquer que seja a finalidade de um arquivo. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. Atualmente. PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA. o que foi consultado para fazer uma pesquisa. não é? O arquivo da escola onde estudou. COM CERTEZA. a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio. que é o local de guarda e depósito de documentos. dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa. JÁ ESSAS PASTAS. também no conceito antigo.DOUTORA. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar. . ainda. A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? . não é mesmo? Na primeira situação.MARCOS. Depois que a atividade administrativa acaba. Podemos. No entanto. NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE! Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes. pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos. . que ainda não está esclarecida. o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo. podemos analisar a origem da palavra. de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE ARQUIVOS ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto. Outros. que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal. tendo evoluído mais tarde para o termo archeion.PERGUNTOU A SECRETÁRIA. que significa palácio dos registrados.VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ. o arquivo de discos que viu em uma gravadora.

contendo certidões de nascimento e casamento. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município. contendo as requisições de material do ano em curso. Exemplos: o arquivo de uma loja. documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis. classificação e utilização. Vamos analisar cada um desses grupos em separado. De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo. é esporádico. uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação. por exemplo.. sociedades e associações. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa. FAMILIAR OU PESSOAL. porque deixaram de ser usados com freqüência. declarações de imposto de renda.inclui documentos que vieram do arquivo corrente.arquivo de firmas. igrejas. Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato. se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. corporações e companhias. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século. ele pode pertencer a um destes três estágios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE . . Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais. fotos e cartas.está relacionado. corporações não-lucrativas. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO . Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.a natureza dos seus documentos.a natureza da entidade que os criou. COMERCIAL. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato. e a sua permanência no arquivo é transitória.nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam.diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas. . cumprindo as funções de um arquivo corrente. de um escritório de engenharia ou de um banco. informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE .os estágios de sua evolução. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios.arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. . De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo. às instituições educacionais. recibos de pagamentos efetuados a terceiros. individualmente. .a extensão da sua atenção.guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada. permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. INSTITUCIONAL . ele se classifica em: PÚBLICO .

. o documento de um arquivo? CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda.ARQUIVO CENTRAL OU GERAL . faturas. São chamados. Você. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo. filmes. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. controle e conservação. como o hospitalar. exatamente. NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA. . de vendedores. Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade.notas fiscais. gravuras.destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. memorandos. com certeza. disquetes. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA. dentes e fetos de uma escola de enfermagem. promissórias. Pode ser ainda um arquivo central. Só para exemplificar. de escolas. fotos. o da medicina. avaliação de desempenho de funcionários. Daí eles serem classificados em dois grupos: . jornais.fichas. fotografias. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público. Os documentos de um arquivo apresentam características. microfilmes. NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . mapas. de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado.cadastros de funcionários.discos. já que eles são bem variados. engenharia. fitas. entre outros. quadros. Você percebeu. . Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. duplicatas. ofícios. acondicionamento. . de um campo específico. imprensa. conteúdo e formas diferentes. filmes. mas também quanto ao registro. Exemplo: o arquivo de peças como ossos. inadequadamente. Mas o que caracteriza. revistas. entre outros. pelos exemplos apresentados. o que você conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão: Documento É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO. . as atividades de arquivo corrente são centralizadas.tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto. microformas (fichas microfilmadas). de arquivos técnicos. de clientes. E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO. ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL . que serve a todos os setores daquela secretaria. slides. tabelas e formulários de qualquer natureza.relatórios variados. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES. portanto. fitas.guarda documentos de variadas formas físicas como discos. se lembrou de diferentes documentos. apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista: . caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. ARQUIVO ESPECIALIZADO .certidões de um modo geral. cartas. atas de reuniões. disquetes. Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos.histórico escolar de alunos. . Nesse caso. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista. PARA EFEITOS FUTUROS.

planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras. atas. . requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia. ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo.implantação e acompanhamento.planejamento. editais. por isso. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.de conhecimento restrito e que. como de qualquer outro setor de uma instituição. audiovisual. SIGILOSO . SECRETO . e também. projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes. projetos e suas respectivas ordens e execução. folhas de pagamento. regulamentos. sonoro. tabelas. RESERVADO . regimentos. planos de guerra. livros contábeis.seu assunto não deve ser do conhecimento do público.levantamento de dados. CONFIDENCIAL . só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas. Estas fases se constituiriam em: . sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original. em geral. certidões. isto é. Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento. tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular. programas. . requisições diversas. Exemplos: informações relativas a pessoal. cartas. relatórios. econômicos. Exemplos: notas fiscais de uma loja.análise dos dados coletados. eles podem ser bem variados. finanças e material de uma entidade ou um indivíduo. ele pode ser: OSTENSIVO . psicossociais e militares de países estrangeiros. cartas. É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou espécies documentais. . em exemplos anteriores: contratos. Exemplos: partes de planos. o gênero dos documentos de um arquivo. ORGANIZAÇÃO A organização de arquivos. Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico. escala de plantão de uma imobiliária. programas e medidas governamentais. materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior. Levantamento de dados .seu assunto. políticos. Exemplos: planos. mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal. os meios e processos pelos quais foram obtidos. necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares). pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. dados de elevado interesse sob aspectos físicos. se em texto. rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas. assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que. ULTRA-SECRETO .seu assunto exige alto grau de segurança. cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional. como você vê nestas figuras. embora não requeira alto grau de segurança. questionários e correspondências. Alguns deles já foram até lembrados aqui. informações sobre política estrangeira de alto nível). negociações para alianças militares e políticas.seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos.cuja divulgação não prejudica a administração.

em todos os estágios de sua evolução (corrente. Análise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior.sua estrutura e alterações. formação profissional). as espécies de documentos mais freqüentes (cartas. recursos humanos. existência de normas de arquivo. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação . é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais. seja ela pública ou privada. no decorrer de suas atividades. numa memória de computador. torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. controle de empréstimo de documentos. em principio. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. isto é. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. os modelos e formulários em uso. trata-se de verificar se estrutura. centralização ou descentralização e coordenação dos serviços arquivo. dos quais o arquivo deve participar. sem o conhecimento dessa entidade . claro está que. Além dessas informações.). escolha das instalações e do equipamento. iconográficos. Posição do arquivo na estrutura da instituição Embora não se possa determinar. faturas. estado de conservação das instalações. modelos. Assim sendo. processes adotados para conservação e reprodução de documentos. em cada caso. cartográficos. manuais. normas. atividades e documentação de uma instituição correspondem A sua realidade operacional. em livro). regimentos. códigos de classificação etc. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. uma constatação dos pontos de atrito. volume e estado de conservação do acervo. informáticos etc. num microfilme. nível de escolaridade. Planejamento Para que um arquivo. das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. a serem adotadas no sistema a ser implantado. audiovisuais. recursos financeiros.numa biblioteca. regulamentos. O diagnóstico seria. qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição. recomenda-se que esta seja a mais elevada possível. estado de conservação). o equipamento (quantidade. constituição arquivos intermediário e permanente. o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição arquivo na estrutura da instituição. o órgão mais adequado para acolher o arquivo. ou num arquivo tradicional. estabelecimento de normas funcionamento. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo do de de de . este será. questionários etc. uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação. intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos. proteção contra incêndio). Se a instituição já contar com um órgão de documentação. escolha de métodos de arquivamento adequados. portanto. A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas.Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade. Daí a importância da constituição de sistemas de informação. umidade. seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação. condições de iluminação. dotados de recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos. de forma generalizada. relatórios. arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados). e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas. existência de registros e protocolos (em fichas.). média de arquivamentos diários. projetos. Em síntese. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. enfim. a localização física (extensão da Área ocupada.

filiais. economia de espaço e equipamentos. O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. Comunicações e Arquivo.de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. é aconselhável que o órgão central de comunicações designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados. ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. Comercialização e Transportes. .. . delegacias -carecendo. ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras. As vezes em Áreas geográficas diferentes . b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. movimentação e expedição dos documentos correntes. Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece. Se a massa documental for muito grande. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: . ou outra denominado similar. como também a concentração de todas as atividades de controle recebimento. . redução dos custos operacionais. controle de empréstimo. um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. isto é. Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos. Descentralização Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. e por todas as operações de arquivamento decorrentes. todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações. Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos. cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. preparo para transferência etc. de arquivos próximos para que possam se desincumbir. distribuição. isto é: recebimento..Ao se elaborar um plano de arquivo. classificação. registro. registro.centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento. Se a centralização rígida pode ser desastrosa. nítida delimitação de responsabilidades. tais Como abertura de dossiês. a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo. distribuição. Centralização Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local. citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. Quando o volume de documentos é reduzido. movimentação e expedição . e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. com eficiência. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. de seus programas de trabalho. A despeito dessas vantagens.agências. constituição de conjuntos arquivísticos mais completes. portanto.descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção.de comunicações. em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas. não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional. Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo de informações. esta deverá ser aplicada a nível de Departamento.

mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa. estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho. o órgão de comunicações. tramitação dos documentos etc. Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. deverá contar sempre com um arquivo permanente. Celso Bareta. debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais. que também deve integrar o sistema. Na verdade. além do arquivamento propriamente dito. Não raro. passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo da instituição. Exemplificando: PATRIMÔNIO Brasília Rio de Janeiro São Paulo PESSOAL ADMISSÃO Aguiar. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente.O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos. suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros. A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais.. classificação. centralizado. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame. quando necessário. a localização física de suas unidades administrativas. Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. orientadoras e controladoras. justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições. tecnicamente planejada. tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço. tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais). segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. Haydde . dificilmente se emprega um único método. nome. enfim. pois toda instituição. também chamado arquivo de terceira idade. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. Assim. data e número. além dessas tarefas. a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial. suas atividades. pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto. local. determinar normas específicas de operação. Entretanto. mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos. seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes. perfeito conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir. devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. isto é. funciona Como agente de recepção e de expedição. do registro. Neste caso. os arquivos setoriais encarregar-se-ão. a fim de que os documentos ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. seus tipos e volume de documentos. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. que exercerá funções normativas.

a documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento . ou seja. Francisco Cardoso. desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.ordenados e arquivados pelo número de controle que lhe é atribuído ao dar entrada e que. rotinas. trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. E a memória viva da instituição. daí por diante. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário. atualmente. Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito . códigos de assunto e índices. de 1980 jan. por localidade (geográfico).e o grupo constituído de todo o restante da documentação. Zilda Silva. pelo nome dos funcionários. RECURSOS HUMANOS Formação e regulamentação profissional O arquivo possui. de 1980 aço. por exemplo. em ordem alfabética. na maioria das vezes. uma vez que esse serviço é. Na prática. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos. simplifica e racionaliza o trabalho. alfabético e numérico cronológico. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. Oswaldo Paiva. na vida da organização. . Lúcia Paes. ordenada por assuntos. Ernesto Séllos. integrar o Manual de Arquivo da instituição. a jul. Ana Maria DEMISSÃO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. aproveita experiências anteriores.Borges. no entanto. como auxiliares. contendo informações valiosas. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Tais normas. dos documentos inúteis. depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos e formulários. coadjuvado pelos métodos geográfico. naturalmente. o que evita a repetição. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos. No entanto. importância capital em todos os ramos da atividade humana. em ordem cronológica. separação dos papéis que possuem valor futuro. o método principal escolhido foi o de assuntos. o arquivamento de papéis é um serviço simples. de 1981 PROMOÇÃO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. Como se vê. como também do protocolo. surgindo dificuldades na classificação dos papéis. a jul. a dez. Teoricamente. ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento. irá lhe servir de referência . fonte e base de informações. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. Jurandir Castro. falta essa que ire influir.

Da mesma forma. honestidade. Ficha .é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários.é a inscrição feita na projeção. na parte inferior da guia. em 4 de julho de 1978. liso ou pautado.é um retângulo de cartolina. aberta quando indica somente o início da seção.iluminação. A notação pode ser ainda aberta ou fechada. quer pelas condições físicas que apresente . Michel Duchein. a é de março de 1972. com duração de três anos e. ou nele ser aplicada. As dimensões variam de acordo com as necessidades. que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo. paciência. discernimento. numérica ou alfanumérica.546. especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga. Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais. onde há um orifício chamado ilha. de é de novembro do mesmo ano. poder de análise e de crítica. foi sancionada a Lei nº 6. podendo ser branca ou de cor. sendo então de celulóide ou de metal. Pé . capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras. a experiência não substitui a instrução. pois 10 anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. grande ou pequeno. espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. imaginação. podendo ser alfabética. atenção. No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funções. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. Escolha das instalações e equipamentos De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado. índices de umidade. a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais. reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. discrição. "Em questão de arquivo. o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis A realização do trabalho arquivístico. Em agosto de 1974. o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos. foi instituído o Curso Superior de Arquivologia. ministrados pelo Arquivo Nacional. São as fichas. as tiras de inserção e outros. . Fundação Getúlio Vargas e outras instituições. Pode ser recortada no próprio cartão. C. Material de consumo Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. poder de síntese. e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. são necessárias. Atributos Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo. D'Arafijo. regulamentada pelo Decreto nº 82. e fechada quando indica o princípio e o fim. tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria. além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento.é a saliência na parte superior da guia. as pastas. Notação . temperatura. toma-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo. para a administração e para o conhecimento de nossa História. os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos. Projeção . as seguintes características: saúde. espírito metódico. Assim é que. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. limpeza. quer pela extensão de sua área.é a saliência. onde se registra uma informação. as guias.590.Para que se atinjam esses objetivos. conforme veremos em seguida. Guia divisória . Considera-se equipamento. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume. habilidade em lidar com o público.a Ignez B.

ou volumes encadernados. com duas. quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões.onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica.economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências). ou cartolina. Arquivos horizontais antigos . ainda.sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha). que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas. secundária. pela ordenação cronológica. quinta posição. onde são colocadas as caixas de transferência.distinção (condições estáticas). Armário de aço .capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades). segunda posição. onde se escrevem as notações.pombal (em forma de escaninhos). As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos. empregando-se pastas suspensas laterais. Estante . Quanto à sua função. a um terço. a guia pode ser ainda: . picotada. isto é. As mais tradicionais são os arquivos. bem como as estantes deslizantes. . . Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.invulnerabilidade (segurança). . Os documentos eram guardados horizontalmente. onde são guardados os documentos.miscelânea . usado para guardar documentos sigilosos.é um móvel fechado. . terceira posição. . Recomenda-se. Box .subsidiária . em pastas com subdivisões. dobrada ao meio.indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo.é uma tira de papel gomado ou de cartolina. .Posição .móvel de aço ou de madeira.resistência (conservação). de corte reto. Arquivo de fole . . O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição. Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim.individual ou pessoal . caixas de transferência. Na sua escolha. quarta posição. uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. deve-se levar em conta os seguintes requisites: .conveniência do serviço (arrumação racional). É usado para lembretes. Tira de inserção . armários de aço etc. Pasta . Caixa de transferência .caixa de aço ou papelão. . .é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo.indica uma subdivisão da primária. e carregados verticalmente. três. subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção. Pode ser suspensa.indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.especial . O comprimento pode corresponder à metade da guia. Daí a denominação de: primeira posição. O que indica se uma guia é primária. . boxes. fichários. lisa.primária . .é uma folha de papelão resistente.indica uma subdivisão da secundária.secundária . um quarto ou um quinto.onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. que serve para guardar e proteger os documentos. Guia-fora . é utilizada para arquivos correntes.móvel aberto. Elas se dividem em: .é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Modernamente. utilizado nos arquivos permanentes.pequeno fichário que se coloca nas mesas. as secundárias em segunda posição e assim por diante.é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. Arquivo . com prateleiras. ou ter projeção. além do tipo e do tamanho dos documentos. usada especialmente nos arquivos permanentes.

deve ser preservado. inclusive. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa. a ser dividido em três partes. ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas. Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários. Fichário horizontal . Considerados todos os elementos descritos. disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação. umas sobre as outras . Suporte . As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas. ou ainda por questões meramente históricas. umas atrás das outras. para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos. concernentes a tais serviços. e assim sucessivamente. de análise e diagnóstico da situação. nas quais são feitas as notações. com uma. Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente. existem em âmbito governamental. algumas vezes elevadas. o êxito desses serviços. acumula através dos tempos um acervo documental que. representações ou similares. três ou quatro gavetas. Esta campanha.aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal. objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos. com filiais. servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. Implantação e acompanhamento. Fichário vertical . salvo no caso de instituições de grande porte. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções. ficará inteiramente visível. escritórios.Fichário . geralmente separadas por guias. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo. de pequeno. mesmo depois de passar por fases de análise. É o modelo mais usado por ser mais econômico.É um móvel de aço próprio para fichas. Constituição de arquivos intermediários e permanentes Toda organização. duas. médio ou grande porte. seja por exigências legais. seja para fins administrativos e fiscais. Em geral. Toma-se necessária. contendo as prescrições. avaliação e seleção rigorosas. em grande parte. sobretudo. estabelecendo-se. feita por meio de palestras e reuniões. numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização. mas. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada.armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos. estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. lembrando o aspecto de uma esteira . recomendações e procedimentos a serem adotados."arquivo-esteirinha". Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo. para sua manutenção. seja ela pública ou privada. como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo. .modelo KARDEX. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização. a partir do fundo. Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a importância dos arquivos e admitem as despesas. ou de cuja atuação dependerá. então. as prioridades para a implantação. uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los. A terceira será o plano propriamente dito. A segunda. deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra.aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical.

modelos de carimbos e formulários utilizados. a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição. registro e movimentação 2. movimentação e expedição dos documentos correntes. Somente depois de implantar e testar os procedimentos . . freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo. podem ser apresentadas em separado.verificar se as normas.organogramas e fluxogramas. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso. pela sua amplitude. objetivos e abrangência do manual.1. falhas ou omissões que venham a ocorrer. poder-se-ia adotar as seguintes. Protocolo. suas finalidades e responsabilidades. os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. Por isso. registro.informações sobre os arquivos da instituição.tabelas de temporalidade de documentos.2 Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho. terminologia. . Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa.1 Recebimento e classificação 4.o arquivo propriamente dito 4. São eles: . modelos e formulários atendem as necessidades . . Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. próximos a ela. uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem.concertos gerais de arquivo. Expedição 3. Arquivamento . para tomada de decisões das administrações etc. definição das operações de arquivamento.apresentação. os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento. . . incluindo recebimento e classificação. com alterações indicadas para cada caso: 4. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos. a experiência nos permite indicar. pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 1. No cumprimento de suas funções. que. plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices. o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado. Empréstimo e consulta 4.1 Protocolo No que se refere às rotinas. em linhas gerais. rotinas. ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos.é que deverá ser elaborado o manual de arquivo. Por ser o arquivo uma atividade dinâmica.1. . Entretanto.A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento. distribuição. instrumento que coroa todo o trabalho de organização. para fins de controle.detalhamento das rotinas. Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais. a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades. sua interação e subordinação.

Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal. Diretoria Financeira Senhor Diretor. Este ofício. Em relação aos serviços de arquivo e protocolo.A. porque não são documentos oficiais. COM A ETIQUETA DE PESSOAL. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos.FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e. mas apenas sugerir. Fernanda também não precisa registrã-los. para seu conhecimento e análise. não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. normalmente denominados Arquivo e Protocolo. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro. Daí ser comum. no caso. controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência. é que são arquivados.UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA. PARA OS FUNCIONÁRIOS. ao ser recebido pelo banco. quando for arquivado. sendo encaminhado ao Diretor Financeiro. . Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e. não há qualquer preocupação com o seu arquivamento. é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição. eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo. podem ser jogados fora. Depois foi distribuído. registro.. de acordo com os procedimentos adotados pela administração. Quanto aos jornais. compare-o com o que apresentamos..DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. à Assessoria jurídica. pois ela se repetirá mais tarde. registro. controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. na Diretoria Financeira. a existência de setores. As atividades de recebimento de documentos. obedecendo a um critério adequado às suas características. os documentos registrados e encaminhados. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo. os serviços de recebimento. portanto.VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE. só após cumprirem suas finalidades. SERVIÇOS DE PROTOCOLO Observe este ofício: Para:Banco do Estado S. Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível arquivamento. num sistema de arquivos correntes. ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido. depois. Portanto. . A carta será encaminhada diretamente a quem se destina. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e. após serem lidos. na estrutura organizacional das instituições. Eles precisam ser abertos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados. Encaminhamos em anexo. Nesse caso. Então. foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. não podem ser desvinculados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos. . indicando tratar-se de uma correspondência particular. que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. cópia do Balanço Patrimonial de nossa empresa. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS: .

tendo em vista suas particularidades. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU. dentre os quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas. após analisar. Concluída a solicitação. pediu algumas providências. elas compreendem: . despachos. Abaixo da data e do número. o setor encarregado de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará. a secretária recebeu o documento. Se eles não estiverem lã. dois ou mais documentos. A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa. . AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.Correios ou entregue em mãos. . distribuição e movimentação. REGISTRO. de modo geral.Na diretoria.Distribuição da correspondência particular. isto é. . Finalmente. são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. agrupar. que podem ser de diferentes modelos. Esse. . após conhecer o teor do ofício. ele devolveu a documentação à sua secretária . Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra. .Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote. Ali os documentos chegam e são encaminhados aos setores. as rotinas de recebimento e classificação de documentos são: . AINDA. de um modo geral.A. escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele.Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação. solicitando-lhe análise e parecer.Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datador do protocolo). registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. para ser feita a juntada. PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO. Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S. Mas.Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso. envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento. o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que.Preparação da ficha de protocolo. .A.Separação da correspondência oficial da particular. em duas vias. DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. . . por exemplo.Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista. expedição de correspondência..ofício. solicitando-lhe o arquivamento. . . registro. quando foi classificado.Abertura da correspondência ostensiva.Requisição dos antecedentes ao arquivo.Elaboração do resumo do assunto tratado no documento. . dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S. . E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência? Rotinas de recebimento e classificação Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho. despachou-o para um dos assessores. . verificando a existência de antecedentes.Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários. Rotinas de registro e movimentação Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. ou processos.Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto. parecer -.

no entanto. dos vários setores da empresa. Se existirem antecedentes. dos documentos a serem redistribuídos e anotação do novo destino nas respectivas fichas. por exemplo. que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta. há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de classificação colocado no documento. a destinação dele estiver para o arquivo. pelos Correios. depois de passar pelos setores competentes. . Se. . .Separação do original das cópias. ele pode ser recuperado para consultas. o responsável naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo.Expedição do original com os anexos. onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento). basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. . quando necessário.MAS DR. se existirem.Recebimento da correspondência a ser expedida: o original. No arquivo fica guardada. malotes ou em mãos. Rotinas de expedição Em geral. Essa passagem do documento de um setor a outro.Observe que nos três modelos.Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo. SANTANA. que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. tanto no original como nas cópias.FLÁVIA. pelo pessoal da instituição. assim. bem comum em uma empresa: . para facilitar a pesquisa do documento. E o que compreende cada uma dessas atividades? . é arquivada. Quando o documento chegar ao seu destino. quando foi registrado no protocolo. Do arquivo.Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento ao seu destino. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação que passa pelos serviços de protocolo como também. PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO. quando desejamos saber algo sobre um documento. com registro e anotações. . Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades. o projeto citado foi arquivado. eles e suas respectivas fichas. o envelope e as cópias. que é a mesma atribuída ao documento. E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa.Numeração e complementação de data. nas cores e quantidades determinadas pela empresa. Desse modo. a redístribuição. SERVIÇOS DE ARQUIVO Preste atenção a esta situação. deve ser feita através do setor responsável pelo registro e movimentação. . rearquivando-as em seguida.Recebimento.Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa: . . O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVE ESTAR ARQUIVADO. por meio de empréstimo. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DE ARQUIVO? Como você vê. após a expedição. podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento. . Essas cópias são devolvidas ao setor de origem. sempre que necessário. . para consulta imediata. devem prepará-las em papel de cor diferente. é possível sabermos sob que notação ele está arquivado. devem ser anexados ao documento.Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas. Depois de tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades.Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. Vemos.Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto. . Eis um exemplo de ficha de procedência . E também há uma parte denominada dístribuíção. andamento ou carga.

.AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO. quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo é muito importante. em ordem cronológica. juntamente com a guia-fora.Arquivar a pasta devolvida ao setor. facilitando o empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles precisarem. . eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada). sempre que a pasta emprestada não for devolvida no prazo estipulado. já que registra a saída do documento. Por isso é que a classificação dada ao documento no serviço de protocolo. onde ele se encontra.Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos. desde o momento em que o documento chega a uma empresa.ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO! JÁ FOI PARA O ARQUIVO. E esses métodos de arquivamento variam . escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. . é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso. Desde o recebimento da documentação até o seu arquivamento. .Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante.Preencher o formulário de cobrança da documentação. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Sistemas de arquivamento . do mais atual para o mais antigo. o trabalho arquivístico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação. permitindo informar.cada empresa. E como esses documentos são classificados? Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os documentos. . Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim: . . já deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento.Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante. embora possamos recomendar um período em torno de dez dias. Logo.Arquivamento da documentação Lembramos que. em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa.Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinada pelo requisitante).Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes. Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra. podendo ser renovado mediante sua reapresentação ao setor. Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. com segurança.Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo. de acordo com o seu ramo de atividade. Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos técnicos responsáveis. onde fica guardado tudo aquilo que não vamos mais precisar. Empréstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer: . as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: . para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. Assim. . Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança. .Preencher o formulário de recibo de documentação. São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida. por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa.

mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicitadas. • Numérico (simples.Como é afirmamos anteriormente. grau de sigilosidade. Tecnicamente. o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo. • Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado. • Geográfico. • Data (de elaboração. os métodos de uso mais comum são: • Alfabético. A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo. Tanto na organização de arquivos como na de fichários. O número e o tipo de guias a serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados. Somente através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá. Para tanto. o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam. As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de alfabetação. destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem). os elementos a serem considerados nos documentos. Como escolher o sistema adequado? Para acertar. decimal. código etc. podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa. • Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos). . A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras preocupações que deve ter a secretaria. Método alfabético Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa. volume. • Número (de ordem. a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas arquivar.. • Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma tabela. os sistemas indiretos. são: • Nome (do remetente. Por exemplo.). para efeito de classificação. mas de uma tabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los. • Local (de expedição ou recebimento dos documentos). Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas. clientela a que se destinam. necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve. • Por assuntos. separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. unia vez que é sua responsabilidade assessorar a chefia. validade ou referência dos documentos). que pode ser: • Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada.. cronológico. como necessitam de índice para a localização dos documentos. respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados. pode-se escolher um sistema adequado e seguro para a localização de informações. Métodos de arquivamento Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A facilidade de guarda e pesquisa. como: tipos físicos de documentos. assuntos de que tratam etc. resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa. No trabalho secretarial. constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em seqüência alfabética. antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento.

Paulo 2. Von. depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Da. não são considerados na ordenação alfabética. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada miscelânea. Fitz. Les. Contudo. pela ordem cronológica. Exemplos: Oliveira. Inácio 5. Válter Santo lnácio. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética de nomes e. uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo. dentro desta.). Du. As partículas estrangeiras (D'. Sérgio Villa-Lobos. Os nomes como Santo. não são separados. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para cada nome ou correspondente). Carlos Santos de Von Johnson. Erick Vonder Blun.Regras 1.A confecção do arquivo é simples e barata. Anibal Corrêa. Exemplos: Castelo Branco. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo. O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento. Santa ou São seguem a regra anterior. Eduardo 3.. Quando houver nomes iguais. firmas e instituições no arquivo. evitando entradas múltiplas e a conseqüente perda de informações. Mac. Vanden. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa. Os nomes que exprimem grau de parentesco. A . Le. solucionando os casos duvidosos. Exemplos: Santa Rita. prevalece a ordem do prenome. sem a necessidade de recurso auxiliar. João Carlos Correa. Des. padronizando critérios que facilitem o arquivamento e a consulta. Além das pastas individuais. O'. Antônio Corrêa. De. Van. Exemplos: Barbosa. Vonder etc. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta individual. Heitor 4. • Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo. Ary Ribeiro Neto. para agrupar correspondentes avulsos. Del. Henrique . Exemplos: Freitas Jr. Essas regras têm por finalidade: • Uniformizar as entradas de nomes no arquivo. são consideradas como parte integrante do nome. o seu perfeito funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas. La. se escritas com inicial maiúscula. utilizam-se também as pastas miscelâneas. ou seja. Di. abreviados ou não. primeiramente o último nome. Mc. dentro das quais os documentos devem ser ordenados cronologicamente. Van der. Ana São Benito. ligados ou não por hífen.

como Sociedade. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra. japoneses. devem ser consideradas na alfabetação. Exemplos: Al Ben Abib Li Yutang Mao Tsé Tung 9. Alcides Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Sociedade Espírita Alan Kardec 13. Exemplos: . Miguel de Hemandes Xavier. Empresa etc. As expressões usadas no comércio. como crase. são registrados na ordem em que se apresentam. Os títulos honoríficos. Exemplos: Campanha. til. Armindo.. Exemplos: Araújo. Jorge Abreu Sobrinho. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam. Antônio Eduardo (Dr. Árabes etc. pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetação. Exemplos: Abreu Filho.. José 8. Raul 11. Exemplos: Cervantes y Saavedra. Exemplos: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril Ltda. Exemplo: Sant'Ana. Clodoaldo Campanhã. Os sinais gráficos. Exemplos: Álvaro Costa & Cia Barbosa Souza Ltda Comercial Santos Ltda 12. que corresponde ao da família do pai. com ou sem ponto entre as letras. Jorge 6. Paulo (General) Estado de São Paulo (O) Pinto.) 7. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome. Os nomes orientais. Jorge Abreu Neto.Vasconcelos Sobrinho. não são considerados na alfabetação. lê-se e arquiva-se Santana 10. cedilha etc. devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas. chineses. Companhia.

Quando uma empresa ou instituição for conhecida.)Exemplos: Conferência Latino-americana de Pediatras (II). Se estiverem localizadas em uma mesma cidade.Red Cross 19. Exemplos: Ferragem 2 (dois) irmãos Inseticida mata 7 (sete) 3 (três) M do Brasil . divisão ou departamento de uma empresa ou instituição deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento. devem ser alfabetados como se estivessem escritos por extenso. Exemplos: Banco Central do Brasil Fundação Getúlio Vargas 18.. Rio de Janeiro União S. conferências. Exemplo: ADVB. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa. em língua portuguesa. seguido dos Estados em que se encontram as filiais e. Porto Alegre 17.RJ. A correspondência recebida de seção. Nos títulos de congressos. além de seu nome por extenso. são colocados os endereços. . coloca-se a remissiva em: Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB 15.Escola de Engenharia 16. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se apresentam. seção. coloca-se a remissiva em: ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pela sigla. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país. o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades de seus consulentes..Departamento de Pessoal UFRGS . Exemplos: UFRGS .The Library of Congress Inglaterra . Exemplos: Estados Unidos . os números arábicos. 20. finalmente. Exemplos: União S. Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo). romanos ou escritos por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada. meio ou fim. também por uma sigla. dos nomes das cidades. simpósios etc.A. ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pelo nome por extenso.RS.A. divisão.CEEE UFRGS 14.. quer no inicio. fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no arquivo. . Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas. Seminário Francês de Patologia (13º).

Simples Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de chegada destes ao arquivo. Daí surgirem as confusões na busca e no arquivamento. para atender a casos específicos. Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. pois. pode haver dúvidas. Este arquivo vai exigir como controles: Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de duas ou mais pastas para o mesmo correspondente. pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. toma-se impossível localizar os documentos. normalmente. ou pode-se ampliar e modificar as já existentes. desde que sejam redigidas em linguagem clara e simples e que fiquem registradas por escrito. pois teremos um índice para auxiliar na localização. onde o número atribuído a um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas. a consulta é. com a conseqüente exclusão do outro.. o que já não deve ocorrer no serviço público. Contudo. O método numérico pode ser: A . podem ser adotadas regras mais extensas. sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. legislação. com o crescimento do arquivo. pode-se reaproveitar o número de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente.). dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados. para organizar arquivos comerciais. e que ambos são corretos. São eles: Letra por letra Porta Porta-algodão Portada Porta-discos Portador Porta-espada Palavra por palavra Porta Porta-algodão Porta-discos Porta-espada Portada Portador Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários do seu arquivo se você misturar os dois critérios! Método numérico Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo: processes. a melhor forma de organização para o arquivo é o método numérico.Ordenando alfabeticamente Quando falamos em arquivo alfabético. O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos. O índice é. é de fundamental importância para o trabalho de arquivo. sendo utilizado em larga escala na indústria. na empresa em que trabalha? Tudo isso é método numérico de arquivaniento! . Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está matriculado. arquivos hospitalares etc. rede bancaria etc. Nesta modalidade de arquivamento. B . nos clubes que freqüenta. Neste caso. muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra). rede bancária. indispensável. escolas. A definição de um único critério de alfabetação. documentos protocolados etc.O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente. Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples. pois nesses casos o número passa a identificar permanentemente um cliente. indireta. comércio.

o documento. Exemplos: ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro. seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabética. José Olalvo Cuiabá Chardon. assunto e procedência dos documentos. Este processo será acompanhado durante a tramitação. deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de uma estrutura geográfica bem definida. José (Dr. Emílio BRASIL Brasília Ministério da Educação Ministério do Interior Campinas Delgado. Carlos Corrientes Del Vale. nome da capital e nome dos correspondentes. a fim de agilizar as buscas. nomes das cidades e nomes dos correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital. onde são colocados o número de protocolo e outras informações. também em ordem alfabética. e não a pasta. Manoelito Córdoba Hotel Las Palmas Valdez Miranda. c) Estados: nomes dos Estados. d) Cidades: nomes das cidades. onde será indicada toda a movimentação do documento dentro da repartição. b) Um país: nomes dos Estados. É o que ocorre nas repartições públicas . após a capital. por uma ficha numérica (ficha de protocolo). Carlos Monteiro.) Transportes Valverde Ltda. Alcides Nunes Caldera. . Carlos Manuel Santi. Manuel Curitiba Rosado. por exemplo: a) Vários países: nome do país. Paralelamente. e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento). como. Método geográfico Neste método. passa a formar um processo. o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação. são confeccionados índices alfabéticos para os nomes dos envolvidos. nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem alfabética.B . depois de receber uma capa. seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes. Luis Sanches de Vidal.Cronológico Neste método numera-se o documento.

Exemplos: • Artigos para calçados • Calcados ortopédicos • Calçados para crianças • Calçados para homens • Calçados para senhoras • Calçados sob medida • Conserto de calçados • Fábricas de calçados • Lojas de calçados b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de suas subdivisões. requer planejamento prévio. Para facilitar o trabalho. • Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo. Método por assuntos Também conhecido por método específico.Ordenação dos assuntos de forma alfabética Uma vez elaborada a tabela de classificação. e após estudo detalhado. recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintes procedimentos: • Agrupar os assuntos principais ou grandes classes. também em rigorosa ordem alfabética. pois a consulta é feita diretamente no arquivo. de acordo com suas características individuais. bem como dos documentos que representam as atividades-fins da mesma. pode-se organizar um arquivo alfabético de assuntos de duas maneiras: a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários Estados. • Análise minuciosa e interpretação da documentação. elaborar esse plano ou tabela de assuntos. Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. • Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a sinonímia e os termos técnicos). transporte de cargas e mercadorias etc. • Subdividir os assuntos principais em títulos específicos (partindo sempre do geral para os particulares). no entanto. considerandose simplesmente a seqüência das letras.Este método de arquivamento é do sistema direto. e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal. é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento. A . Sua aplicação. Cabe a cada instituição. cidades e países. pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. Exemplos: CALÇADOS • Artigos • Consertos • Fábricas • Lojas • Ortopédicos • Para crianças • Para homens . além de requisitos como: • Amplo conhecimento da empresa.

2 Empréstimos 1. recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as subdivisões dessas classes seção ordenadas através de numerais decimais. que o criou para ser aplicado a bibliotecas.5.3.5.3 Cursos 2.4 Ponto dos funcionários 1.3.3 Livros 1. De acordo com as necessidades da empresa e a expansão das classes de assuntos.2 Orçamentos 1.3. b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey.3. Exemplo: 1 .1 Cadastro de professores 2.5 Propostas in company 2. deverá ser elaborado um índice alfabético remissivo. O plano de classificação inicial pode ser de apenas cinco assuntos.• Para senhoras • Sob medida B .2 Atualização para secretárias 2. pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápida localização.2 Certificados 2. além do plano de classificação.2 Correspondência recebida 1.1 Atendente de livraria 2.3 Correspondência informatizada 2.Filosofia .6 Relatórios anuais A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada. NÚCLEO DE EXTENSÃO 2.6 Relatórios anuais 2.3.1 Correspondência expedida 1.5 Técnicas de arquivo 2. a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes.Obras gerais 1 . segundo o plano de classificação.4 Material didático 2.1 Sugestões para aquisição 1. Esta classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes: 0 .3. a numeração crescera também.4 Estenogratia 2.3.1 Consultas 1.3 Serviços técnicos 1.Ordenação dos assuntos de fornia numérica Nesta modalidade.BIBLIOTECA 1.5.5 Estatísticas 1. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey).

Anatomia 612 .Ginecologia 619 .5 Dermatologia 616.Medicina 620 .Religião 3 .Cirurgia 618 .3 Sistema digestivo 616.9 Doenças diversas e assim por diante.Engenharia 630 .Fisiologia humana 613 .1 Cardiologia 616. Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez. A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações.Ciências e Artes Domésticas 650 . Tomemos a classe é. Miscelânea 690 .Pediatria 616. .Serviços gerenciais 660 .Clínica médica 617 .Belas Artes 8 . Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização dos itens desejados.Saúde pública 615 .Manufaturas 680 .Higiene pessoal 614 .Literatura 9 .Ciências Aplicadas 7 . sucessivamente (partindo sempre do geral para o específico). de Ciências Aplicadas.Terapêutica 616 .2 .Filologia 5 . Requer o estudo detalhado sobre a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de assuntos e suas subdivisões.Indústrias químicas 670 .Ciências Sociais 4 .Manufaturas.Agricultura 640 .6 Urologia 616.História e Geografia. como exemplo: 610 .2 Sistema respiratório 616.7 Sistema muscular 616.8 Neurologia 616.Construção 611 .Ciências Puras 6 .4 Sistema endócrino 616.

Como exemplo. espécie. podemos dizer que da função contábil. não periódica. por exemplo. A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovação teórica da arquivística. por exemplo. (. boletins de ocorrências. os elementos informais. razão. que será diferente daqueles destinados. assim. desde meados da década de 1980. assinado por algum comitê municipal de Partido X. De acordo com esta definição. Do poder Judiciário.. Essa nova conceituação. volante?. anteriormente encontrado na literatura com inúmeras variações conceituais entre diversos autores. como único meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produção. Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia. identificar nos documentos as espécies presentes em cada função principal. podendo causar alguma confusão na organização arquivística. a partir daí. que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinária que pode assumir caráter polêmico" ou "programa .e a importância dos estudos de tipologia documental -. publicado em 1990. balancete. formato etc. A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias documentais específicas a cada modalidade de acervo. Heloísa Bellotto. ao lado dos normativos. que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e.) constituída por poucas folhas"). volante é tão-somente uma peça do maquinário da gráfica. folheto?. intimações. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos. isto é.. Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência. muitas vezes. é fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticos adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas. Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua diferença em relação às espécies documentais. os partidos e associações políticas deverão ter um instrumento metodológico próprio. Como indicativo dessa transformação tem-se a própria evolução do conceito de tipo documental. ainda de acordo com o Dicionário. O avanço dessa problemática . criando séries tipológicas. que é ao mesmo tempo único e múltiplo (quando inserido na série documental).. revalorizando. isto é. então. ordens de serviços. para isto.TIPOLOGIA DOCUMENTAL E SUPORTES FÍSICOS Tipologia Documental Tipologia Documental.. ou uma mescla desses conceitos. A particularidade do documento arquivístico. séries tipológicas. a espécie documental somada à função que a produziu. até mesmo. ou será manifesto? Segundo o Dicionário do livro. panfleto refere-se a uma espécie e não a um formato. enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades. para. Os conceitos ali desenvolvidos são a reformulação de um texto seu anterior. porém nada impede. um cartaz a. As definições aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gênero. bem como determinar outras funções além do nível formal/legal. os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituação que definisse o documento em sua essência arquivística. tendem a se assemelhar. Este último pode variar desde um folheto. de 1982. cada tipo documental equivale a uma série documental. etc. de cada atividade e/ou função se deriva uma série de documentos. Supõe uma identificação preliminar das funções desempenhadas. A definição proposta de tipo documental passa a ser. Portanto. pode ser considerado um marco da literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. como o próprio nome indica (tipo). pode ser notado nos arquivos municipais espanhóis que. etc. folheto é apenas o formato documental ("documento constituído por uma folha simples ou dobrada" ou "publicação impressa. e acabaram por ser incorporados ao Dicionário de terminologia arquivística. Da atividade policial. Qual a espécie de tal documento? Panfleto?. conteúdos e suportes semelhantes.. um livro. No entanto. etc. diz respeito à multiplicidade da produção documental.. são gerados documentos tais como. citações. gera-se documentos como os livros diário. principalmente no nível formal/legal. de acordo com sua própria natureza... exames de corpo de delito. por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras. fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipológico. Assim. representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituação do tipo documental. frente aos quais os métodos tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. por exemplo. à organização dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais. apesar de aparentemente modesta. por extensão. O texto da Profa. A confecção de tal instrumento é complexa. peritagens. já que essas características.

Registros técnicos e políticos denominados: * moção. * Registro * dossiê Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * ofícios. o que levou a um trabalho de definição terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. O resultado mais significativo do estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade de visualizar o modo de implantação da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrição de um fundo arquivístico. manifesto ou panfleto. entre o tipo documental e a série. Formulários de gestão administrativa interna denominados: * controle de trâmite de processos. Processos administrativos referentes: *à cessão de instalações para eventos. A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções de partidos e associações políticas complexas. O quadro permite traçar a correspondência entre a entidade e o fundo. somadas às verificadas empiricamente durante a coleta. Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica. . Processos administrativos referentes: *à prestação de contas ao TCT. O quadro de funções é uma mescla das possibilidades arroladas no nível teórico. Assim poderemos ter. política e escrito em tom satírico ou injurioso"). e uma relação das funções e espécies documentais encontradas. certidão de subsídios de deputados. * circulares. Processos administrativos referentes: *à *à doação de equipamentos. se for o caso. por fim. Processos administrativos referentes: *à *à convênios cessão de equipamentos. entre o organismo e o subgrupo e. hierarquizado por níveis de atuação. entre o nível hierárquico e o grupo. * voto aberto e ético. técnico e político denominado: de atividades e/ou avaliação referente às contas da Prefeitura. um panfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto. No caso específico dos arquivos de partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espécie.político ou religioso") possa ser também um panfleto ("pequeno folheto. será determinada de acordo com a função documental. Exemplos de tipologias documentais Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * memorandos. * ofícios. normalmente de natureza controversa. a análise dos dados e o arranjo dos documentos de um acervo documental específico. as espécies documentais (do mesmo modo que as funções) também serão.

O suporte físico mais largamente utilizado é o papel (antigamente o pergaminho e anteriormente o barro cozido). para um tipo de suporte que ainda não tem sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo. mas que compreende todas as características constitutivas já discutidas anteriormente. as reuniões. Uma gravação em vídeo ou em áudio de uma aula contém muitas informações sobre a aula que não estão contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor. as reações dos alunos. Tradicionalmente. faz-se gravações em vídeo de situações muito especiais (como cerimônias ou eventos) . as discussões. mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. Desde a antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem. fita magnética. Registros técnicos e políticos: * dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo do Estado. armazenável. Portanto. filme. Há muitos outros tipos de suportes. no CD-ROM ou. etc. como era o ambiente de trabalho. É claro que um arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados informatizados para a organização de seus arquivos. disquete etc. como fotografia. Existe pouco cuidado em registrar informações sob forma de fotografias. na microficha. nos órgãos públicos ou mesmo em universidades. especialmente. como sejam no suporte impresso. mais recentemente. etc. Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel. o grupo de trabalho. ilustrações que serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas não há muita preocupação em registrar a rotina de trabalho. SUPORTE FÍSICO (Meio e Mensagem) SUPORTE Material sobre o qual as informações são registradas: papel. Uma fotografia de uma aparelhagem não pode ser substituída por uma descrição em palavras. É a parte visível e manipulável do documento. transferível e sujeito a todos os procedimentos administrativos.. Um mesmo documento original .digamos uma tese . Processos administrativos referentes: *á cessão de equipamentos e instalações. cisco ótico. Instituições e empresas. aulas em nossas universidades. É importante chamar a atenção. Não se pode pensar apenas em documentos de papel. daqui a 50 ou 100 anos. no senso comum. É a sua coisificação ou expressão física como produto. etc. as aulas.pode apresentar-se em diferentes suportes. será impossível encontrar mesmo uma pequena amostra de gravações das aulas ministradas em nosso país. Algumas vezes. as etapas do trabalho de construção de um aparelho. E comercializável. Processos legislativos denominados: * mensagens. como os professores interagiam com seus estudantes. ou o documento propriamente dito.* ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF. áudio. é importante lembrar que há informações que são mais adequadamente registradas sob outras formas. Os diferentes suportes da informação Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentes meios ou suportes materiais da informação. vídeo. as tentativas intermediárias. legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado editorial. Sobre ele são registradas informações (mensagens) diversas. Mas se alguém quiser saber. vídeo ou outras semelhantes. gravações de áudio. etc. outras formas de registro material. Mas ele ainda não pensa nas informações digitais . podem ser extremamente importantes. em rede eletrônica. além de documentos verbais em papel.

Um megabyte é. Mas se o original desaparecer. a comparação com a fotocópia é bastante boa e pode ser utilizada. o custo da conservação das informações em fita magnética já é bastante inferior ao preço do papel em que essas informações poderiam ser escritas. o equivalente a 500 páginas de texto datilografado. e sua conservação. Certamente a preservação de cópias de registros digitais será uma das principais atividades arquivísticas do futuro próximo. destruição de uma parte deles. Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro. universidades e empresas.como um objeto a ser preservado pelo arquivista. aproximadamente. das universidades e instituições. o papel da informatização é cada vez maior. com tecnologia atual e baixo custo. por exemplo. essa "mera" cópia pode perfeitamente substituir o original. pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas de megabytes) em um único cartucho. organização e preservação dos demais. nos seus respectivos suportes. A fotocópia de um livro. que se dedica essencialmente a documentos únicos. . Mas o disquete permite a localização e manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. sem importância. a um preço de uma fração de dólar por megabyte. O mesmo se aplica a fotografias. eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que não foram alterados entre duas operações de "back up" sucessivas) . No entanto. Da mesma forma. Portanto. as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localização quase instantânea das informações buscadas. serão totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra forma. Através de fitas magnéticas de "back up". em todas as grandes instituições. pois é uma mera cópia (como uma fotocópia). As duas formas contêm as mesmas informações. Isso é perfeitamente factível. não tem muito valor. De fato. impressa. Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia. é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem dos arquivos digitais. Um arquivo digital copiado em uma fita magnética ou CD pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de um arquivista. Através de diversos tipos de programas. Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um disquete e também sob a forma de uma listagem. e se não houver uma maior preservação das informações registradas. Mas a fotocópia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimável. a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cópia. A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos conteúdos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgão públicos. em papel. Como no caso de documentos em papel (suporte papel) . podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. E ninguém questiona a validade de preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas. e se sob essa forma.

o papel como suporte da informação. Agentes Biológicos. Também há os agentes físicos de deterioração. torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los. rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que. é possível identificar facilmente as conseqüências desses fatores. além de tintas das mais diversas composições. A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligações celulósicas. não possamos eliminar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos. as intervenções e a higiene. em grande parte. Antes de citar os principais fatores de degradação. obras de arte. Intervenções Impróprias. por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização. O papel. que utilizam. encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos. o que faz com que o processo de deterioração tome proporções devastadoras. Cabe-nos. Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso. através de cuidados com o ambiente. com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo. Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Ambientais. responsáveis pelos danos mecânicos dos documentos. com comprometimento de sua integridade e existência. torna-se indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles. fotografias. os roedores e o próprio homem. manuscritos etc. Resumindo. Embora. revistas. podemos dizer que consideramos agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química. Fatores ambientais Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: Temperatura. por mais variada que possa ser sua com posição. Radiação da Luz. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose. com muita freqüência. política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. mapas. uma vez instalados na molécula. Sem a pretensão de aprofundar as explicações científicas de tais fatores. podemos resumir suas ações da seguinte forma: 1. intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS CONCEITOS Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa. Qualidade do Ar. FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE ARQUIVOS Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos. desencadeiam reações químicas que levam ao rompimento das cadeias celulósicas. quando não controlados dentro de uma margem de valores aceitável. Fatores Biológicos. que é o papel.1 Temperatura e umidade relativa . Umidade Relativa do Ar. Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros. Os mais freqüentes são os insetos. Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto. Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos. 1. é formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens. entre outros. portanto. reparos e acondicionamento). Furtos e Vandalismo. Num levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo. o manuseio.

alterando a legibilidade dos documentos textuais. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos. manter o nível de luz o mais baixo possível. O papel se torna frágil. A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. escurecido. O monitoramento. 1. ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros. O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20°C e a umidade relativa de 45% a 50%. seja ela natural ou artificial. que são fontes geradoras de UV. Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de curto. couro. evitando-se de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% de umidade relativa. emite radiação nociva aos materiais de acervos. essa medida também ajuda no controle de temperatura. A velocidade de muitas reações químicas. provocando consideráveis danos através da oxidação. que nos dá as diretrizes para qualquer projeto de mudança. A umidade relativa alta proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais. tecido ou outros materiais. inclusive as de deterioração. é dobrada a cada aumento de 10°C. tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado). 1. médio e longo tempo: não expor um objeto valioso por muito tempo. sejam estes em papel. é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença de colônias de fungos nos documentos. dos iconográficos e das encadernações. As tintas desbotam ou mudam de cor. Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos. O calor acelera a deterioração. desde que estáveis e constantes. Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos e ressecados. mesmo que por pouco tempo. proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar.O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos. minimizando a geração de calor durante o dia. Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos: As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol. Qualquer exposição à luz. isto é. amarelecido. absorvem e liberam umidade muito facilmente e. não colocar lâmpadas dentro de vitrines.2 Radiação da luz Toda fonte de luz. é feito através do termo-higrômetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente). As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados ideais. quebradiço. A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado luxímetro ou fotômetro. Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes. danos nas emulsões de fotos etc. A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas. proteger objetos com filtros especiais.3 Qualidade do ar . ocasionando o craquelamento de tintas. O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). principalmente quando em suporte-papel. certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os documentos. portanto.

entretanto. esses esporos se tornam “dormentes”. além de atacarem o substrato. se reproduzem de forma abundante e rápida. nos materiais atacados e na própria colônia de fungos. As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são: estabelecer política de controle ambiental. portanto. por exemplo. A dormência ocorre quando as condições ambientais se tornam desfavoráveis. mas não é tão difícil controlá-los. tecidos etc. forem adversas.000 tipos que atuam em diferentes ambientes. 2. Agentes biológicos Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. em circunstâncias propícias. tintas etc. umidade relativa e ar circulante. 2. Para que atuem sobre os documentos e proliferem. Como qualquer outro ser vivo.. necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem. atacando diversos substratos. Esse estado.O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. porém. Além da umidade e nutrientes.1 Fungos Os fungos representam um grupo grande de organismos. não se reproduzem nem atacam os documentos. mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas. Os esporos ativos ou dormentes estão presentes em todos os lugares. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. couros. óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). em todas as salas. falta de higiene etc. fragilizando o suporte. os esporos revivem e voltam a crescer e agir. brocas. São conhecidos mais de 100. principalmente temperatura. O papel fica quebradiço e descolorido. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferação. com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. se as condições forem ideais. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. os insetos (baratas. amidos (colas). . entre outros. Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local. o couro perde a pele e deteriora. necessitam de conforto ambiental e alimentação. causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção. As partículas sólidas. falta de circulação de ar e falta de higiene. pouca circulação de ar. outras condições contribuem para o crescimento das colônias: temperatura elevada. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos. madeiras. A proliferação se dá através dos esporos que. que podem liberar gases prejudiciais à conservação de todos os materiais. Os poluentes contribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos. Essa umidade é encontrada na atmosfera local. os roedores e os fungos. como. são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. São gases que provocam reações químicas. Se as condições. Os fungos. com metodologia e técnicas adequadas. é reversível. O alimento provém dos papéis. os esporos ficam inativos e. Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2). agem como abrasivos e desfiguram os documentos. Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do acervo. Quando dormentes. como no caso de aplicação de vernizes. além de carregarem gases poluentes. pigmentos. cupins). Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas condições. praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos. a umidade relativa do ar com índices baixos. em cada peça do acervo e em todas as pessoas. adesivos.

no miolo e no suporte do miolo dos livros. As iscas são válidas. A variedade também é grande.2 Roedores A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. Caso se detecte situação de infestação. . mas. devido ao tipo de ataque que exercem. A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em contato com o documento. O ataque tem características bem próprias. Luvas. Na higienização do ambiente. detectar a presença dos insetos. pisos e todos os materiais à base de celulose.manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água. A sua presença se dá principalmente por falta de programa de higienização das coleções e do ambiente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado. A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de conservação dos documentos e. Esse inseto se reproduz por acasalamento. são temperatura e umidade relativa elevadas. Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis. As brocas precisam encontrar condições especiais que. desde que não provoque a morte dos roedores no recinto. uma vez instalada a infestação. Em geral as brocas vão em busca do adesivo de amido. As perdas são em forma de orifícios bem redondinhos. excrementos. Este pó contém saliva.3 Ataques de insetos Baratas – Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. instalando-se nos papelões das capas. Não limpar o ambiente com água. portas. aventais. Para combatê-lo se torna necessário conhecer sua natureza e comportamento. São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados: temperatura e umidade elevadas. cujo ingresso no acervo não foi objeto de controle. ovos e resíduos de cola. toucas e óculos de proteção (nos casos de sensibilidade alérgica). As baratas se reproduzem no próprio local e se tornam infestação muito rapidamente. toucas e máscaras devem ser descartáveis. assim. principalmente em livros. além de higiene periódica. acasala e põe ovos. caso não sejam combatidas. os danos causados superam em muito a eficiência dos produtos sobre os documentos. que ocorre no próprio acervo. ataca não só o papel e seus derivados. resíduos de alimentos. 2. chamar profissionais especializados em conservação de acervos. máscaras. O ataque causa perda de suporte. papel etc. Exigem vigilância constante. eleva a umidade relativa do ar. pois esta. 2. Observações importantes: O uso de fungicidas não é recomendado. O produto deve ser eficiente. Existem iscas para combater as baratas. ao secar. falta de ar circulante e falta de higienização periódica no local e no acervo. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas. Os ovos eclodem e o ciclo se repete. como também a madeira do mobiliário. mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. A larva digere os materiais para chegar à fase adulta. A fase de ataque ao acervo é a de larva. secando-os imediatamente caso ocorram. como todos os outros agentes biológicos. revelando-se principalmente por perdas de superfície e manchas de excrementos. falta de higiene no ambiente e no acervo. As brocas têm um ciclo de vida em 4 fases: ovos – larva – pupa – adulta. Uma vez instalado. Na fase adulta. é recomendado o uso de aspirador. Brocas (Anobídios) – São insetos que causam danos imensos em acervos. devemos buscar a orientação de profissionais. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. Alguns conselhos para limpeza de material com fungos: Usar proteção pessoal: luvas de látex. favorecendo a proliferação de colônias de fungos.

Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental. . inclusive na base de árvores ou outros prédios. mapas. os cupins se instalam em ambientes com índices de temperatura e umidade relativa elevados. Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição. falta de higienização e pouco manuseio dos documentos. Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resíduos. No caso de ataque de cupim. na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador. seja para escolher os técnicos capazes de fazê-lo. tubulações. melhorando as condições do acervo. na pesquisa pelo usuário etc. muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos. Podem estar a muitos metros de distância. controle de infestações. é preciso ver que. O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento. não há como solucionar o problema sozinho. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente. tintas. corre-se o risco de não eliminar totalmente os ovos. sua presença só é detectada depois de terem causado grandes danos. documentos manuscritos. é preciso buscar a ajuda de um profissional especializado. fotografias. higienização do ambiente e dos documentos. rodapés. pois o uso de qualquer produto químico pode acarretar danos intensos aos documentos. quando os cupins atacam o acervo. Problemas no manuseio de livros e documentos O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito freqüente em qualquer tipo de acervo. os documentos devem ser revistos de tempos em tempos.. segundo sua natureza. A providência a ser tomada é identificar o documento atacado e. Na grande maioria das vezes. seja para efetivamente executá-la. A higienização de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante. cada um apresenta suportes. Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados. batentes de portas e janelas etc. Muitas vezes. Com muita freqüência. Os ninhos não precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifícios das bibliotecas e arquivos. devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente.. após a higienização. se possível. conduítes de instalações elétricas. através de estantes coladas às paredes. isolá-lo até tratamento. estruturas etc. Vivem em sociedades muito bem organizadas. completamente diferentes. controlando seu trabalho. Quando o ataque se torna uma infestação. Chegam aos acervos em ataques massivos. Nos acervos formados por livros. O ideal é buscar auxílio com um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão na parte física do prédio. já estão instalados em todo o prédio. Portanto. Todos os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noções básicas de conservação dos documentos com que lidam.Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo exemplar que for incorporado ao acervo. nas foto-reproduções. caixas de interruptores de luz. aquisição ou recolhimento. 4. Os cupins percorrem áreas internas de alvenaria. pigmentos. ausência de boa circulação de ar. documentos impressos. reproduzem-se em ninhos e a ação é devastadora onde quer que ataquem. plantas de arquitetura. obras de arte etc. seja ele originário de doação. assoalhos etc. 3. Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não só para as coleções como para o prédio em si. fazemos intervenções que resultam em danos ainda maiores. Intervenções inadequadas nos acervos Chamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos de conservação que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradação. com a boa intenção de protegê-los. Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que tenham sido treinados nas técnicas e critérios básicos de intervenção. O tratamento recomendado para o extermínio dos cupins ou para prevenção contra novos ataques é feito mediante barreiras químicas adequadamente projetadas.

O problema é durante o horário de funcionamento. estes devem ser cuidadosamente contados pelo funcionário na frente do usuário. • atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência em desenvolvimento constante e a cada dia novas técnicas. Para evitar esse desfecho. portanto. que é quando os fatos acontecem. Caso o pedido compreenda vários volumes. por exemplo. 1 Furto e vandalismo Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e vandalismo. Os critérios para higienização.O suporte-papel tem uma resistência determinada pelo seu estado de conservação. permanecendo no local durante todo o horário de funcionamento. 4. por mais que necessitem de limpeza. • adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos. Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos. Os limites devem ser obedecidos. devem ser formulados mediante avaliação do estado de degradação do documento. bolsas e livros. muitas vezes. o encarregado precisa ter uma visão de todas as mesas. É necessário implantar uma política de proteção. é preciso que o funcionário faça uma vistoria geral em cada um. É importante que os pertences dos usuários e pesquisadores. interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados. materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservação dos documentos). que é o item mais importante a preservar. A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a dia. 5. . Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deterioração. existem medidas que podemos tomar sem despender grandes somas de dinheiro. • monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis. para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionários. Durante o período de fechamento das instituições. minimizando drasticamente os efeitos desses agentes. Estabilizar um documento é. Há documentos que. Na devolução dos documentos. Apesar de toda a problemática dos custos de uma política de conservação. Todo pesquisador deve apresentar um documento de identidade. A falta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre. o vandalismo é muito freqüente. do que a eliminação da sujidade. a começar por: • treinamento dos profissionais na área da conservação e preservação. sejam deixados fora da área de pesquisa. As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. O recomendado é que se tenha uma só porta de entrada e saída das instalações onde se encontra o acervo. Esse é o tipo de dano que. para controle da instituição. porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade. Nas áreas destinadas aos usuários. os danos são intensos e muitos são irreversíveis. • contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade. não podem ser manipulados durante um procedimento de higienização.conclusão Como podemos ver. a melhor proteção é feita com alarmes e detectores internos. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponíveis apenas a um número restrito de funcionários. Um livro de entrada deve ser assinado e a requisição de documentos também deve ser feita por escrito. como casacos. através de procedimentos mínimos de intervenção. mesmo que seja através de um sistema de segurança simples. Fatores de deterioração . • uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos. Conservação: critérios de intervenção para a estabilização de documentos Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deterioração que progressivamente vai levá-los a um estado de perda total. Além do furto. só se constata muito tempo depois. interrompe-se o processo através de intervenções que levam à estabilização do documento. antes e depois de consultados.

em relação aos documentos onde são aplicados. Nesse processo. feita a seco. uma vez aplicados aos documentos não podem ser removidos. Suas características. Dentro das especificações positivas. a solução é buscar algum especialista da área ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir. a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-la. isto é.1. borrachas plásticas etc. razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência. resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície. Portanto. são de natureza irreversível. é. porém. portanto. sempre a primeira etapa a ser realizada. Esse é o primeiro critério a seguir. 8. distinguem-se pela estabilidade. não se usam solventes. no caso de arquivos. é muito importante ter conhecimentos básicos sobre os materiais que integram nossos acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de coleções gerais ou de obras raras. O segundo passo será a intervenção nesse processo de deterioração. É hora também de executar os primeiros socorros para que um processo de deterioração em andamento seja interrompido. para efeitos de futuras intervenções.2 Razões que levam a realizar a limpeza do acervo . Durante a higienização de documentos. encontramos vários materiais: os papéis e cartões alcalinos. reversibilidade e inércia. 8. Caso não nos julguemos com conhecimentos necessários. incrustações. reagem com o tempo e decompõem-se em outras substâncias que vão deteriorar os documentos com os quais estão em contato. 6. para efeitos de futuras intervenções. mesmo que não possa ser sanado no momento. os papéis orientais. Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para a conservação de acervos Como já enfatizamos anteriormente. quando conjugada a condições ambientais inadequadas. os poliésteres inertes. são de grande importância para a estabilização dos documentos. ou seja. Características gerais dos materiais empregados em conservação Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas. partículas sólidas. Higienização A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos. neutralidade. duráveis. daqueles materiais livres de quaisquer impurezas. Para se fazer qualquer intervenção.1. no caso de bibliotecas. provoca reações de destruição de todos os suportes num acervo. Vários são os procedimentos que.. arquivos e museus.No capítulo anterior. 7. vimos os fatores de deterioração e seus efeitos nos documentos. de documentos antigos ou mais recentes. 8. É hora Durante a higienização de documentos. Antes de qualquer intervenção. os adesivos alcalinos e reversíveis.1 Limpeza de superfície O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza de superfície e. Alguns de nós seremos capazes e muitos outros não. é recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivística.1 Processos de higienização 8. apesar de simples. Além disso. A limpeza de superfície é uma etapa independente de qualquer tratamento mais intenso de conservação. resistentes. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. através de estabilização dos documentos danificados. A sujidade não é inócua e. pois apresentam problemas de instabilidade. quimicamente estáveis. é mecânica. A técnica é aplicada com o objetivo de reduzir poeira. Os materiais não enquadrados nessa classificação não podem ser usados. usados tanto para pequenas intervenções sobre os documentos como para acondicionamento.

8. folhas de papel siliconado.4 Materiais usados para limpeza de superfície A remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita através de pincéis. lápis de borracha.3 Avaliação do objeto a ser limpo Cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienização é necessária e se pode ser realizada com segurança. No caso de termos as condições abaixo. tamanhos. microscópios. essa etapa é obrigatória e sempre se realiza como primeiro tratamento. A remoção dessas manchas requer a intervenção de um restaurador. torna-se frágil). Quando o papel se degrada. São rapidamente absorvidos. pois a remoção das partículas residuais com pincel se torna difícil: papel japonês. • Papéis de textura muito porosa – Não se deve passar borracha nesses materiais. • Outros materiais usados para a limpeza: bisturi. • Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados na limpeza mecânica. • Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e. aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica. • Materiais de apoio necessários para limpeza mecânica: raladores de plástico ou aço inox. com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de água. Como já foi dito anteriormente.• A sujidade escurece e desfigura o documento. extremamente nocivos ao papel. cotonete. pinça. • Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e com potência de sucção controlada. • Flanela: serve para remover sujidade de encadernações. máscaras. poliéster (mylar). provavelmente o tratamento não será possível: • Fragilidade física do suporte – Objetos com áreas finas. A sujeira e outras substâncias dissolvidas se depositam nas margens das áreas molhadas. prejudicando-o do ponto de vista estético. portanto. . 8. pesos. agulha. muito facilmente danificado.1. rasgos intensos podem estar muito frágeis para limpeza. de diferentes formas. e penetram rapidamente no papel. por exemplo. papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose. • As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem. espátula. manchado e. papel molhado (que perde a encolagem e. fita-crepe. material sintético ou lã). luvas de látex ou algodão. flanela macia. borrachas de vinil. até mesmo um suave contato com o pó de borracha pode provocar a fragmentação do documento. cola metilcelulose lápis HB etc. Áreas com manchas e áreas atacadas por fungos podem não resistir à limpeza: o suporte torna-se escuro. consumindo a encolagem). qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga estática atritando as cerdas contra o nylon. perdas. portanto.1. papel mata-borrão. provocando a formação de manchas. após a secagem. quebradiço. quaisquer que sejam as outras intervenções previstas. alterando seriamente o pH do papel.

pincéis. Nos livros mais frágeis. A fragilidade é intensa e o documento pode desintegrar-se. exigem também tratamento de revestimento. Antes de qualquer intervenção com pincéis. numa primeira higienização. que são as mais sujeitas a receber sujidade. Os componentes das diversas fórmulas do produto variam muito (óleos. Não se deve tratá-lo com óleos e solventes. Na limpeza do miolo do livro. Na limpeza do couro. utilizar. apertando o miolo. é importante ter muito cuidado com os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. Com uma trincha ou pincel. gorduras) e. E. o couro (inclui-se aqui o pergaminho). pode ser utilizado pó de borracha ou diretamente a borracha. sem aplicar borracha ou pó de borracha. Quando a sujeira está muito incrustada e intensa.1 Limpeza de livros – metodologia em mesa de higienização Encadernação (capa do livro) – limpar com trincha. flanelas. devido à estrutura das encadernações. Em casos específicos de livros novos de coleções de bibliotecas. pode ser apropriado o seu uso como parte integrante de um programa de manutenção. Todo o documento que contiver gravuras ou outra técnica de obra de arte no seu interior necessita um cuidado redobrado. existe uma grande margem de segurança na resistência das tintas em relação ao pincel. A encadernação em pergaminho não necessita do mesmo tratamento do couro. primeiramente. No caso dos revestimentos em tecido. é necessário examinar bem o documento.2. Nas capas de livros revestidas em papel. apresenta bons resultados o uso de algodão embebido em solvente de 50% de água e álcool. O algodão precisa estar bem enxuto. deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durante a operação para evitar danos na manipulação e tratamento. Para sua limpeza. entre outros materiais. Como é muito sensível à umidade. caso sua integridade o permita.8. nesse caso. que é a área que está mais exposta à sujidade. espátulas de metal. O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha. nesse caso. Num programa de manutenção. aspirador de pó de baixa potência ou ainda um pedaço de carpete sem uso. Mesmo assim. limpar os cortes. Além de agredir as tintas. flanela macia. trinchas. o tratamento aquoso deve ser evitado. é recomendável somente a utilização de pincel e flanela macia. pode-se limpar a encadernação. aspiradores de baixa potência com proteção de boca.2 Limpeza mecânica de livros – materiais recomendáveis Os livros. deve-se usar apenas uma flanela seca e bem macia. pinças. 8. caso a integridade do papel e das tintas não fique comprometida com essa ação. flanelas macias. Há muita controvérsia no uso de Leather Dressing para a hidratação dos couros. Oxigenar as folhas várias vezes. Os resíduos agem como abrasivos e permanecerão em contato com o suporte para sempre. A fórmula do British Museum é a mais usada e recomendada. O uso deve ser criterioso e não indiscriminado. aspirador. requer os serviços de especialistas. nos revestimentos plastificados (percalux e outros). tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aos livros. Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela lombada. o resíduo de borracha é permanente e de difícil remoção. e deve-se sempre buscar trabalhar o suporte em pequenas áreas de cada vez. começando pela cabeça do livro. pincel macio. utilizamos um pincel macio. caso o couro esteja íntegro. além do suporte-papel. só será recomendada a limpeza de superfície se não houver nenhum risco de dano. No caso dos documentos impressos como os livros. A estabilização de pergaminhos. pois. devemos escolher o pincel de maciez adequada para cada situação. . a aplicação de trincha ou aspirador é recomendável. se mal aplicados. Nessa limpeza. conforme o estado da encadernação. graxas. podem causar sérios problemas de conservação ao couro. Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos. Assim. cortes e aproximadamente as primeiras e últimas 15 folhas.

por menor que seja. são fáceis de “borrar”. Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó. Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfície desaconselhável. SEMPRE TESTE TODO E QUALQUER COMPONENTE QUE SERÁ SUBMETIDO À LIMPEZA DE SUPERFÍCIE COM TODOS OS INSTRUMENTOS QUE DECIDA USAR. Não se recomenda limpar a área pictórica. esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção. Normalmente. o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. Deve-se evitar também a água. podem estar soltas ou em estado de pó. Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de . deve ser evitada. pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da limpeza. As tintas ferrogálicas. Tintas. O verso desses documentos retém muita sujidade. Qualquer tipo de solvente ou cera não é recomendado. nesses casos.2 Documentos em grande formato Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha.3. conforme o caso. após testes. 8. pois sua interferência. que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura. as bibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados. o cuidado com as emendas deve ser redobrado. Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e.3. podem destruir um documento pelo seu alto índice de acidez. distorcidos ou fragmentados. fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salas de acervo. testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados. Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. A limpeza mecânica. desde que em boas condições. desta forma.3 Higienização de documentos de arquivo Materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços.1 Documentos manuscritos Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. 8. pois nessas. Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. Os grandes mapas impressos. Em mapas impressos. por exemplo. Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido. visando permitir uma impressão maior. 8.bem enxuto e embebido em álcool. frágeis. Tais documentos têm que ser higienizados com muito critério e cuidado. O exame dos documentos. Ao fazer a limpeza de um documento desses. têm várias folhas de papel coladas entre si nas margens. as estantes e os móveis. As espessas tintas encontradas em partituras de música. Recomendase remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no documento). até mesmo na escolha de seu acondicionamento. Muito sensíveis à água.Em relação às obras de arte. Todo cuidado é pouco. as técnicas são tão variadas e as tintas de composições tão diversas que. de modo algum. As más condições de armazenamento e o excesso de manuseio também contribuem para a degradação dos materiais. se deve confiar na sua estabilidade frente à ação do pincel ou outro material. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante do uso de papéis de baixa qualidade. 8. muitas vezes. gerando degradação. desequilibra a umidade relativa do ambiente. Pode-se também usar um swob – cotonete . geralmente. ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e quebradiço.4 Limpeza do espaço físico – salas de acervo A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas. como de cópias de carbono.

o risco de aumentar os danos é muito grande e muitas vezes de caráter irreversível. Acondicionamento . Ilustração 17. cores e tipos de fibras. Para a encadernação de livros.1 Materiais empregados em reparos Basicamente. espátula de osso. uma vez seca. e mistura de metilcelulose e PVA. Os adesivos se restringem à cola metilcelulose e à cola de amido. para reparo de encadernações. mais reversível e ao mesmo tempo com poder de adesão mais alto que a metilcelulose. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. 9. os materiais usados para execução de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papéis especiais. entretela sem cola. caso seja necessário reverter o processo. 10. Da mesma forma. para reparos de suporte. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o estado de conservação dos documentos. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou metal. passada com pano muito bem torcido.água + álcool a 50%. peso de mármore. Isso significa que. não pode existir nenhum obstáculo na técnica e nos materiais utilizados. Caso esses critérios não sejam obedecidos. pinça. Os demais documentos permitem algumas intervenções. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. filme de poliéster. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado. toda a intervenção deve obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis. pincel chato. 9. porque estes exalam vapores que geralmente são compostos de elementos de natureza ácida. A cola metilcelulose é solúvel em água e. papel mata-borrão. placa de vidro. pincel fino. A PVA já não é tão reversível. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. os papéis não precisam obrigatoriamente se enquadrar em especificações de qualidade arquivística. passar outro pano seco. Não devem ser utilizados produtos químicos. a sua reversibilidade ocorre através da umidade. Os papéis apropriados para reparos em suportes são constituídos por fibras especiais e de natureza quimicamente neutra. Os materiais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivística e de caráter reversível. Em seguida. porém pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose e torná-la menos agressiva ao suporte onde é aplicado. de simples a moderadas. espátula de metal. Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da área. Os procedimentos e técnicas para a realização de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos: mesa de trabalho. Existe uma variedade enorme de papéis orientais e das mais diversas gramaturas. Pequenos reparos Os pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos executar visando interromper um processo de deterioração em andamento.

definir o acondicionamento. Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. Os papelões são empregados na construção de caixas. Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes). deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento. 11. papelões de diversas gramaturas. etc. Numa medida adequada. Ilustrações 22. em caixas ou envoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. tiras ou cadarços de algodão. porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos. armazenando-os de forma segura. enquanto que os papéis e os cartões especiais são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas. mapotecas e arquivos confeccionados em madeira. 24 e 25. Glossário ACIDEZ – Condição do suporte em que a concentração de íons de hidrogênio excede a de íons de hidroxil numa solução aquosa. Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas. Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes. O poliéster é um material muito útil pela transparência. tubos de PVC. Há documentos que. porém em certas condições especiais seu uso deve ser restrito. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro. estantes. pois esse material está em contato direto com os documentos. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento. o tipo de suporte. tecido de linho etc. Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são: papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas. porta-fólios. Para cumprir sua função. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia). em seguida. estabilidade e resistência. fita adesiva dupla neutra. conforme o caso. pastas. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. para ser guardado. Cada situação requer uma análise e depende diretamente das condições em que se apresenta o documento. o estado de conservação. Ele não consiste em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos. . dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte. que é a de proteger contra danos. Armazenamento O armazenamento é o sistema que recebe o documento. Móveis impróprios para o armazenamento são amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas: armários. acondicionado ou não. Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina. fórmica ou metal sem tratamento. 23. arquivos e armários. Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos.) em estado precário de conservação. as condições de uso. podem ser acondicionados entre papéis.O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados. folders. envelopes. envelopes. manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para. tintas. poliéster e caixas.

A escala de pH varia de pH 1 (acidez máxima) a pH 14 (alcalinidade máxima). portanto. à mesma temperatura. QUALIDADE ARQUIVÍSTICA – Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a guarda indefinida dos documentos. disco. filme. ARMAZENAMENTO – Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios. . sendo o pH 7 considerado neutro. PAPEL NEUTRO – Papel não ácido ou ligeiramente alcalino e que.) UMIDADE RELATIVA – Relação expressa em % entre a quantidade de vapor d’água contida no ar e a quantidade máxima que o ar poderá conter. SUPORTE – Material sobre o qual as informações são registradas (papel. em áreas que lhes são destinadas. fita magnética.ACONDICIONAMENTO – Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. pergaminho etc. sob determinadas condições de controle. não se deteriora com facilidade. pH – Medida da acidez ou alcalinidade de uma substância.