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arquivologia

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FABIO LUCIO MOREIRA LIMA DECOREBÃO

APOSTILA DE NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO

Conteúdo: 1. Legislação brasileira e conceitos fundamentais. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais. 2.1. Arquivos correntes e intermediários. 2.2. Procedimentos de protocolo. 2.3. Aplicação de instrumentos de classificação e temporalidade de documentos. 3 Tipologias documentais e suportes físicos: teoria e prática. 4. Conservação preventiva de documentos em arquivos: política, planejamento e técnicas.

NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO
CONCEITOS FUNDAMENTAIS Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis. Esses profissionais vêm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores e outros que, na maioria das vezes, não observavam os princípios da Arquivologia no tratamento da informação arquivística. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dos arquivos de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reprodução. O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização aplicados aos arquivos. E ainda de sua competência elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnicocientíficas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento da evolução das tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação. LEGISLAÇÃO A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍTULO I

Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

Por exemplo. quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado. para que se possa preservar o sigilo da aplicação. No primeiro deles. os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária. por razões legais. ela deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Neste caso. o seu valor estará associado a um contexto. • na forma correta. fazemos. estas informações assumirão um valor de restrição. cujo valor deriva-se da oferta e da procura. Usaremos aqui. consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. uma definição abrangente. podendo também ser denominado de valor de mercado. portanto. como acontece na sobrecarga de informação. Entretanto. desenhamos é informação. Neste caso. ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. que introduz questões a respeito da determinação do valor da informação. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da tomada de decisão. porém. ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão. escrevemos. uma organização governamental ou não que realize censos demográficos. A porção majoritária. em certos casos. tudo o que vemos. terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado pais ou região. que reflete o custo substitutivo de um bem. ou seja. informação são todos os dados que são organizados e comunicados. valor de propriedade. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor. cabe aos bens intermediários. Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. uma empresa que atua em bolsa de mercadorias. Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas. ou seja. Por outro lado. o que não é uma tarefa trivial. porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo. a informação terá um valor de propriedade. mais especificamente no mercado futuro. Nesse caso. Sob esta perspectiva. que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial. que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso.GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados. a partir delas. deverá manter. que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado. o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam. valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda. • na hora certa e no local exato. irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação. Por ser um bem abstrato e intangível. caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação. valor de restrição. Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. apesar de serem indefinidos. falamos. O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. . inventamos. Assim. de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento. Esta empresa. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais. Podem. que. ser negativos. é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-Io. a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes requisitos: • ser enviada à pessoa ou ao grupo certos. Considerando que. vestimos. Neste contexto. O Valor da Informação Como é possível admitir que a informação possua valor. o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório. provavelmente. O segundo domínio é o da organização. o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação. construímos.

embora possam variar na forma como se apresentam. no suporte em que a informação está registrada. De modo geral. • incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório. os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos. porque fazem parte do conjunto de seus produtos. levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação. os documentos são criados uns após os outros. • dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos. No caso da documentação privada. Documento é um termo também polissêmico. provar. • tradição de se tratar a informação como uma despesa geral. • diferentes expectativas e percepções dos usuários. Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa. Caso contrário. Para concluir. dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa.Da mesma forma. Embora alguns documentos possam. Ou seja. no caso de uma empresa privada. informar. os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. por exemplo. a informação terá valor econômico para uma organização. a produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades burocráticas. refletir sobre determinada coisa ou fato. no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil. É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas). vestígios. • entendimento da cadeia de uso. ou tecnicamente falando. • fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação. família. Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos. poucas decisões são tomadas com informação perfeita. contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. solos e edificações). posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária. alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas. A partir do momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história. as atividades de uma empresa pública ou privada. são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados. bem como são . é importante reconhecer que. outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus. todos os registros. mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar. enfim. Divisão de documentação por natureza: Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades. um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou. em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. comprovar. de modo geral. histórico e cultural. se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. Os documentos considerados documentos de arquivo. marcas deixadas pela humanidade servem para orientar. a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: • identificação de custos. já ter um valor histórico como. Portanto. Em segundo lugar. apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico. os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência. a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20. então ela terá valor. mapas. instituição pública ou privada. bibliotecas e arquivos. Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19. realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório. comprovar. ela terá pouco ou nenhum valor. demonstrar. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos. administrativas ou legais. no seu momento de criação.

Por trás das metodologias escolhidas e das normas . a organização interna do trabalho. a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. uso. os que serão transferidos ao arquivo. caderno. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. organograma) 3. a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Para tomar decisões.159. Boletim de Atendimento de Urgência. sem visar diretamente o lucro. Tabela Salarial. Federal. fonográfico (discos. objetos. magnéticos/informáticos (disquetes. microficha. conta muito nos resultados obtidos. tira de microfilme. slides. carta. pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais. atestado. tramitação. Processo de Vida Funcional. NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura. estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados. isto é. textual (documentos escritos de uma forma geral). desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades.diferentes os formatos. cartaz. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: audiovisual (filmes). gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. 2. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. livro. Boletim de Notas e Frequência de Alunos. atender adequadamente clientes e cidadãos. Estadual ou Municipal. ofício. organização. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000. GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção. as espécies. 1. relatório. rolo. Vamos conhecê-Ios: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. que se refere aos arquivos públicos. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários. requerimento. Prontuário Médico. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: Ata de Posse. indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos. visando a racionalização e eficiência dos arquivos. NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas. decretos. cd-rom) 4. folha. diploma. A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico. planta. Conforme a Lei Federal n° 8. tridimensionais (esculturas. garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem. portarias e demais atos normativos próprios da administração. mapa. roupas). fotografias. proposta. a operacionalização da gestão de documentos. Regimento de Departamento. mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas. negativos. recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. Exemplos: ata. pois define o ciclo vital dos documentos. microformas. mediante técnicas e práticas arquivísticas. Contudo. racionalizar os espaços de guarda de documentos. uso e avaliação de documentos. como por exemplo: leis. ficha. iconográfico (obras de arte. fitas). tramitação.

a saber: o estratégico. Documentação de Nível Operacional É a documentação de nível mais baixo. embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades.implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas. Documentação de Nível Tático É a documentação de nível intermediário. Ex: Acordos. e que produzem efeito perante os tribunais. Exposição de Motivos etc. NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade. Estes documentos determinam "como. Valor Fiscal . os assuntos selecionados. organização. tabelas etc. de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização.documentos que retratam a origem.documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Tabelas de Recenseamento. quem. Plano de Metas. do curto prazo. para a operação segura dos processos de trabalho. quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras. Valor Administrativo . Faturas etc. os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação.documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos. Ex: Notas Fiscais. Valor Histórico Informativo . Contratos. entre outros. entre outros. o tático e o operacional. 2. padrões. os prazos definidos. Especificações. . VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: VALOR PRIMÁRIO . cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência. Valor Jurídico ou Legal .documentos que. Valor Histórico Probatório . VALOR SECUNDÁRIO .estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. especificações. Indicadores Económicos etc. fatos ou épocas. 3. podemos citar: Instruções de Trabalho. tanto em termos hierárquicos. Ela contém todos os detalhes e informações técnicas. quanto em termos de gestão da organização. Índices de Preços.documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas. Documentos sobre Serviço Militar. Ex: Atos Normativos. ou seja: 1. Ex: Planos. Como exemplo de documentos de nível operacional. Como exemplos de documentos de nível tático. Receitas. onde estão as preocupações imediatas. Relatórios etc. pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos. O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em: 1. Guias de Trabalho. Programas de Trabalho. O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos. Documentação de Nível Estratégico É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo. podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos). reforma e história de uma administração.estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade que o acumulou e. Convênios etc. 2. treinamento etc). Plano de Cargos e Salários.

Por exemplo. valor este nem sempre considerado na análise de profissionais de outras áreas. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é a noção. financeiros e histórico-culturais e. permitindo ao arquivo o cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qual pertence. que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários e fluxogramas. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dos demais.Equipe de trabalho A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho. Sua função é garantir que documentos de valor histórico. pois muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação. tramitação e uso corrente dos documentos. o historiador deve fazer parte de uma equipe de gestão. e do técnico de informática. É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a uma ou outra área do conhecimento. Mas. quando se trata da produção. Ou seja. ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. podemos supor que é maior a influência do administrador. Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. se faz por meio da equipe de gestão. outros que o adquirem ao longo de sua existência. que também integra a equipe de gestão de documentos. alguns imbuídos deste valor já na sua produção. mais do que em qualquer outro. por menor que seja. Uma avaliação documental inadequada. A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. sob determinadas circunstâncias. de um documento. sobretudo nas instituições públicas. especificamente. Faz-se necessário também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento. A construção deste elo. mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. aquém do desejável. Como vimos acima. mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de documentos estará. por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão. na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e administrativas. uma equipe em que o todo é maior que a soma das partes. Desta forma. O historiador. pois orienta quanto ao valor histórico das informações registradas. sejam recolhidos ao arquivo permanente. é importante também a presença do documentalista. no Brasil. subordinações e os fluxos de trabalho. deve ser levada em conta a formação multidisciplinar da equipe. que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação. O arquivo intermediário da empresa. A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação. o qual detendo noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão. acondicionamento. Portanto. O acervo de valor histórico. irreparáveis. cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da informação. descrição e relação dos documentos a serem transferidos. após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermediário. Um advogado oferece significativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. também é fruto das elaborações técnicas da gestão de documentos. com certeza. É a fase em que se define a eliminação ou a guarda. todos os profissionais envolvidos devem participar das discussões e definições para todas as fases de vida do documento. mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal. as estratégias da conservação se dão a . na fase da avaliação documental. a ser guardado no arquivo permanente. a equipe de gestão de documentos pode e deve contar. que guarda os documentos que já não são de uso corrente nos setores. tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. o trâmite e o uso. dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. do ciclo vital dos documentos. É o momento em que também. E o arquivista já pode elaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais se define a produção. pois este supostamente tem a experiência das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e. dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência: cronograma. neste momento. O conservador. com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. pode causar prejuízos administrativos. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que. participa destas definições. em geral é um historiador deve ser constante. que identifica competências. o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos. temporária ou permanente.

freqüentemente o domínio físico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos "arquivos". cuja justificativa se perdeu no tempo. devem se fazer presente: a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos funcionários. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom desempenho da gestão. a estratégia a ser seguida é a disseminação dos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dos princípios arquivísticos no trato das informações registradas. Considere-se ainda que. além da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão. . geram ou são usados nas disputas de poder interno na empresa. funcionais.agilidade na recuperação das informações. no campo específico da gestão. racionalização da massa documental. Neste momento. outras qualidades. nos hábitos arraigados. ambientais e na melhoria da imagem institucional. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão .partir e em conjunto com o trabalho da gestão. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na resistência às mudanças. Uma vez implementada a gestão de documentos. uma equipe de gestão de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. demonstrando os ganhos financeiros. economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos operacionais -. Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona.

os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. ou. . PARA EFEITOS FUTUROS. o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo. Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional. PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! . No entanto. vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora. COM CERTEZA. Outros. o lugar onde os documentos eram guardados. pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos. Depois que a atividade administrativa acaba. que surge em conseqüência da anterior: servir à história. Daí serem classificados em quatro grupos. adotamos um outro conceito para arquivo. Podemos.MARCOS. o arquivo de discos que viu em uma gravadora. NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. aquele organizado pela família de um amigo. então. qualquer que seja a finalidade de um arquivo. tendo evoluído mais tarde para o termo archeion.ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA. não é mesmo? Na primeira situação. E você. que significa palácio dos registrados. que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal. analisando estas duas situações.PERGUNTOU A SECRETÁRIA. se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui. usado para guardar documentos. Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché. ainda que bastante relacionados entre si. como fonte de pesquisa. podemos analisar a origem da palavra. . Mas no caso seguinte. A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? . de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. Atualmente. no entanto. as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos. a partir desse conceito. . ainda. o que foi consultado para fazer uma pesquisa. PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO NO BRASIL.DOUTORA. não é? O arquivo da escola onde estudou. PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA. POIS AINDA VOU CONSULTAR. ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES. a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio. também no conceito antigo.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE ARQUIVOS ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. como este do americano Solon Buck: Arquivo É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO. que ainda não está esclarecida. geralmente de aço ou madeira. E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas.VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar. dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa. JÁ ESSAS PASTAS. que é o local de guarda e depósito de documentos. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Provavelmente. Temos aí a outra finalidade. ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE! Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes. tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo. de acordo com: .

e a sua permanência no arquivo é transitória. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE . Exemplos: o arquivo de uma loja. contendo as requisições de material do ano em curso.a natureza da entidade que os criou. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito. fotos e cartas. permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais.a extensão da sua atenção. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo. Vamos analisar cada um desses grupos em separado.guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada. às instituições educacionais. FAMILIAR OU PESSOAL. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação. ele se classifica em: PÚBLICO .nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente. ele pode pertencer a um destes três estágios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE . Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.os estágios de sua evolução. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO . é esporádico. recibos de pagamentos efetuados a terceiros. porque deixaram de ser usados com freqüência. cumprindo as funções de um arquivo corrente. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico. uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século. declarações de imposto de renda. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município. . Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam. contendo certidões de nascimento e casamento. . informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral. INSTITUCIONAL .diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa. corporações e companhias. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo. sociedades e associações. se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou.está relacionado. igrejas. corporações não-lucrativas. COMERCIAL.arquivo de firmas. .. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis. de um escritório de engenharia ou de um banco. por exemplo. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento. .a natureza dos seus documentos. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. classificação e utilização.inclui documentos que vieram do arquivo corrente. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato. individualmente.

NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. que serve a todos os setores daquela secretaria. disquetes. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo. . de clientes. avaliação de desempenho de funcionários.discos. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA. microformas (fichas microfilmadas). portanto. entre outros. gravuras. mas também quanto ao registro. com certeza. de escolas. fitas.certidões de um modo geral. o documento de um arquivo? CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda. Pode ser ainda um arquivo central. mapas. dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Você percebeu. que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . Você. fotografias.notas fiscais. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista. de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado. controle e conservação.histórico escolar de alunos. faturas. entre outros. NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA. atas de reuniões. ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL .destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. pelos exemplos apresentados. . já que eles são bem variados. promissórias. ofícios. . apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista: . acondicionamento. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público. . Exemplo: o arquivo de peças como ossos. de um campo específico. fotos. conteúdo e formas diferentes. Os documentos de um arquivo apresentam características. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES. memorandos. como o hospitalar. Mas o que caracteriza. PARA EFEITOS FUTUROS. inadequadamente. as atividades de arquivo corrente são centralizadas. cartas. jornais. de arquivos técnicos. slides. Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. fitas. exatamente. filmes. Daí eles serem classificados em dois grupos: .fichas. imprensa. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. filmes.guarda documentos de variadas formas físicas como discos. caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. ARQUIVO ESPECIALIZADO . . de vendedores. Nesse caso. microfilmes.relatórios variados. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças. disquetes. Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade. engenharia. quadros. o da medicina.ARQUIVO CENTRAL OU GERAL .tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. tabelas e formulários de qualquer natureza. São chamados. o que você conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão: Documento É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO. . Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente. duplicatas.cadastros de funcionários. E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO. Só para exemplificar. se lembrou de diferentes documentos. revistas.

RESERVADO . cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias. cartas. programas e medidas governamentais. SECRETO . ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.análise dos dados coletados.seu assunto. projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes. Exemplos: notas fiscais de uma loja.seu assunto não deve ser do conhecimento do público.Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo. cartas. em geral. assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que. requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia. tabelas. Levantamento de dados . certidões.de conhecimento restrito e que. isto é. embora não requeira alto grau de segurança. em exemplos anteriores: contratos. rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas. pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. negociações para alianças militares e políticas. ele pode ser: OSTENSIVO . sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original. relatórios.cuja divulgação não prejudica a administração. SIGILOSO .implantação e acompanhamento. regulamentos. Alguns deles já foram até lembrados aqui. atas. necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares). Estas fases se constituiriam em: . informações sobre política estrangeira de alto nível). sonoro.planejamento. projetos e suas respectivas ordens e execução. planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras. Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento. planos de guerra. CONFIDENCIAL . audiovisual. . políticos.seu assunto exige alto grau de segurança. finanças e material de uma entidade ou um indivíduo. regimentos. mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal. Exemplos: planos. só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas. ULTRA-SECRETO . econômicos. os meios e processos pelos quais foram obtidos. o gênero dos documentos de um arquivo. psicossociais e militares de países estrangeiros. por isso. É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou espécies documentais. para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos. . se em texto. Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico. como você vê nestas figuras. dados de elevado interesse sob aspectos físicos. livros contábeis.seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. programas. como de qualquer outro setor de uma instituição. requisições diversas. editais. tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular. questionários e correspondências.levantamento de dados. Exemplos: partes de planos. escala de plantão de uma imobiliária. . folhas de pagamento. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional. Exemplos: informações relativas a pessoal. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. eles podem ser bem variados. ORGANIZAÇÃO A organização de arquivos. e também. materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior.

Posição do arquivo na estrutura da instituição Embora não se possa determinar. questionários etc. estado de conservação).numa biblioteca. portanto. sem o conhecimento dessa entidade . normas. em cada caso. Assim sendo. recomenda-se que esta seja a mais elevada possível. Planejamento Para que um arquivo. claro está que. controle de empréstimo de documentos. trata-se de verificar se estrutura. dotados de recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos. média de arquivamentos diários. seja ela pública ou privada. das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. num microfilme. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição arquivo na estrutura da instituição. manuais. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. códigos de classificação etc. Além dessas informações. em livro). volume e estado de conservação do acervo. umidade. regulamentos. faturas. numa memória de computador. nível de escolaridade. ou num arquivo tradicional. em todos os estágios de sua evolução (corrente. arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados). de forma generalizada. iconográficos. isto é. modelos. Daí a importância da constituição de sistemas de informação. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. relatórios. regimentos. é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais. os modelos e formulários em uso. em principio. Se a instituição já contar com um órgão de documentação. e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas. constituição arquivos intermediário e permanente. Análise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior. recursos financeiros. estabelecimento de normas funcionamento. qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição. processes adotados para conservação e reprodução de documentos. proteção contra incêndio). uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação. cartográficos. enfim. escolha das instalações e do equipamento. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. centralização ou descentralização e coordenação dos serviços arquivo. no decorrer de suas atividades. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo do de de de . atividades e documentação de uma instituição correspondem A sua realidade operacional. projetos. existência de registros e protocolos (em fichas. A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas.sua estrutura e alterações.). o órgão mais adequado para acolher o arquivo. dos quais o arquivo deve participar. o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo. escolha de métodos de arquivamento adequados. a serem adotadas no sistema a ser implantado. recursos humanos. estado de conservação das instalações. a localização física (extensão da Área ocupada. intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos. o equipamento (quantidade. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação . que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior.Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. O diagnóstico seria. seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação. formação profissional). informáticos etc. uma constatação dos pontos de atrito. audiovisuais. as espécies de documentos mais freqüentes (cartas. torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir. condições de iluminação.). este será. Em síntese. existência de normas de arquivo.

com eficiência. As vezes em Áreas geográficas diferentes . Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos. constituição de conjuntos arquivísticos mais completes. cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: . economia de espaço e equipamentos.agências.de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento. Descentralização Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.. um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. de seus programas de trabalho. registro. Comunicações e Arquivo. . . movimentação e expedição . b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos. freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo. de arquivos próximos para que possam se desincumbir. O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. é aconselhável que o órgão central de comunicações designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados. nítida delimitação de responsabilidades. distribuição. A despeito dessas vantagens. isto é: recebimento. registro. distribuição. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. Se a centralização rígida pode ser desastrosa.de comunicações. e por todas as operações de arquivamento decorrentes. em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas. citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. redução dos custos operacionais.descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. preparo para transferência etc. ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações. Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos. Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece. ou outra denominado similar. a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema. tais Como abertura de dossiês. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional. classificação. delegacias -carecendo.. Se a massa documental for muito grande. movimentação e expedição dos documentos correntes. . Centralização Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local. Comercialização e Transportes. ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras. isto é. e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. Quando o volume de documentos é reduzido.Ao se elaborar um plano de arquivo. filiais. portanto. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas. Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo de informações. controle de empréstimo. esta deverá ser aplicada a nível de Departamento. como também a concentração de todas as atividades de controle recebimento. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção.

passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo da instituição. Na verdade. justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições. segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. do registro. a localização física de suas unidades administrativas. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. isto é. aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. classificação. local. funciona Como agente de recepção e de expedição. Neste caso. orientadoras e controladoras. de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais. deverá contar sempre com um arquivo permanente. pois toda instituição. Assim. seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes. mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa. Como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente. que também deve integrar o sistema. a fim de que os documentos ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. Entretanto. os arquivos setoriais encarregar-se-ão. Não raro. perfeito conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir. seus tipos e volume de documentos. tecnicamente planejada. Celso Bareta. suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros.O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos. além dessas tarefas. data e número. além do arquivamento propriamente dito. que exercerá funções normativas. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos. tramitação dos documentos etc. nome. Exemplificando: PATRIMÔNIO Brasília Rio de Janeiro São Paulo PESSOAL ADMISSÃO Aguiar. dificilmente se emprega um único método. Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho. A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. determinar normas específicas de operação. tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição. também chamado arquivo de terceira idade. quando necessário. enfim. Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais). a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial. Haydde . promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame. pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto. suas atividades. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais.. devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. o órgão de comunicações. centralizado.

Ernesto Séllos. em ordem cronológica. rotinas. como também do protocolo. em ordem alfabética. E a memória viva da instituição. Teoricamente. Na prática. ordenada por assuntos. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. a documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento . daí por diante. separação dos papéis que possuem valor futuro. coadjuvado pelos métodos geográfico. Lúcia Paes. dos documentos inúteis. RECURSOS HUMANOS Formação e regulamentação profissional O arquivo possui. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário. a jul. fonte e base de informações. ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento. na vida da organização. integrar o Manual de Arquivo da instituição. aproveita experiências anteriores. a dez.Borges. Como se vê. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. a jul.e o grupo constituído de todo o restante da documentação. o que evita a repetição. atualmente. o método principal escolhido foi o de assuntos. no entanto. de 1980 jan. de 1980 aço. de 1981 PROMOÇÃO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. . Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução. irá lhe servir de referência . na maioria das vezes. Oswaldo Paiva. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. por exemplo. alfabético e numérico cronológico. essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos. pelo nome dos funcionários. falta essa que ire influir. Ana Maria DEMISSÃO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. Zilda Silva. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos. importância capital em todos os ramos da atividade humana. desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. por localidade (geográfico). Tais normas. surgindo dificuldades na classificação dos papéis. No entanto. Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito . o arquivamento de papéis é um serviço simples. Francisco Cardoso. depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos e formulários. ou seja. naturalmente. como auxiliares. Jurandir Castro.ordenados e arquivados pelo número de controle que lhe é atribuído ao dar entrada e que. simplifica e racionaliza o trabalho. trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo. contendo informações valiosas. códigos de assunto e índices. uma vez que esse serviço é.

ministrados pelo Arquivo Nacional. capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras. as pastas. de é de novembro do mesmo ano. discrição.a Ignez B. as guias. Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais. Michel Duchein. foi instituído o Curso Superior de Arquivologia. C. onde se registra uma informação. podendo ser branca ou de cor. temperatura. Pode ser recortada no próprio cartão.Para que se atinjam esses objetivos. para a administração e para o conhecimento de nossa História. os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos. Considera-se equipamento. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. e fechada quando indica o princípio e o fim. imaginação. grande ou pequeno. conforme veremos em seguida. quer pelas condições físicas que apresente . Projeção . numérica ou alfanumérica. na parte inferior da guia. honestidade. As dimensões variam de acordo com as necessidades. a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos. Assim é que. atenção. ou nele ser aplicada. além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento. podendo ser alfabética. onde há um orifício chamado ilha. limpeza. foi sancionada a Lei nº 6. discernimento. passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta.é um retângulo de cartolina. Guia divisória . pois 10 anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof. quer pela extensão de sua área. No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funções.é a saliência na parte superior da guia. as seguintes características: saúde. tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais. poder de análise e de crítica. habilidade em lidar com o público. Em agosto de 1974. com duração de três anos e. o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis A realização do trabalho arquivístico. liso ou pautado. D'Arafijo. A notação pode ser ainda aberta ou fechada.é a saliência. Escolha das instalações e equipamentos De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado. reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. espírito metódico. o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos. que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo.iluminação. espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. a experiência não substitui a instrução. índices de umidade.é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários. Material de consumo Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. as tiras de inserção e outros. a é de março de 1972. Ficha . Atributos Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo. especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga. paciência. Pé . A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume. São as fichas. poder de síntese. Notação . em 4 de julho de 1978. Da mesma forma. são necessárias. Fundação Getúlio Vargas e outras instituições. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. aberta quando indica somente o início da seção. e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. . sendo então de celulóide ou de metal.é a inscrição feita na projeção. toma-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo.590. "Em questão de arquivo. regulamentada pelo Decreto nº 82.546.

As mais tradicionais são os arquivos. quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões. terceira posição. com duas. onde são colocadas as caixas de transferência. Armário de aço .conveniência do serviço (arrumação racional). um quarto ou um quinto. O comprimento pode corresponder à metade da guia. empregando-se pastas suspensas laterais.distinção (condições estáticas).pombal (em forma de escaninhos). dobrada ao meio. Pasta . e carregados verticalmente.é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo. quarta posição. Estante . Na sua escolha. com prateleiras. As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos.sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha). usada especialmente nos arquivos permanentes. Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim.invulnerabilidade (segurança). É usado para lembretes. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição.Posição . de corte reto. ainda. usado para guardar documentos sigilosos.é uma tira de papel gomado ou de cartolina. três. deve-se levar em conta os seguintes requisites: .onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. a um terço.é uma folha de papelão resistente. bem como as estantes deslizantes. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. Os documentos eram guardados horizontalmente. . que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas. O que indica se uma guia é primária. as secundárias em segunda posição e assim por diante.capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades). Daí a denominação de: primeira posição. Guia-fora . ou ter projeção.indica uma subdivisão da secundária. onde se escrevem as notações.indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. a guia pode ser ainda: .pequeno fichário que se coloca nas mesas.é o local que a projeção ocupa ao longo da guia.é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. picotada. . além do tipo e do tamanho dos documentos. fichários. Tira de inserção .resistência (conservação). uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. Recomenda-se.secundária . Caixa de transferência . subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção. isto é. ou cartolina. Modernamente. . . que serve para guardar e proteger os documentos. Arquivo de fole .subsidiária .indica uma subdivisão da primária.miscelânea .indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. Arquivo . boxes. segunda posição. Quanto à sua função. Pode ser suspensa. ou volumes encadernados. .onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. Arquivos horizontais antigos . . quinta posição. armários de aço etc.caixa de aço ou papelão.é um móvel fechado. em pastas com subdivisões.móvel aberto.móvel de aço ou de madeira. pela ordenação cronológica. caixas de transferência. . é utilizada para arquivos correntes. . utilizado nos arquivos permanentes. . Box . .individual ou pessoal . .primária . Elas se dividem em: .economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências). onde são guardados os documentos. lisa.especial . secundária.

feita por meio de palestras e reuniões. deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra. A terceira será o plano propriamente dito. de análise e diagnóstico da situação. Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo. uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los. então. objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções. existem em âmbito governamental. escritórios. o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização. como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo. ficará inteiramente visível. Esta campanha. recomendações e procedimentos a serem adotados. Considerados todos os elementos descritos. É o modelo mais usado por ser mais econômico. estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.É um móvel de aço próprio para fichas. deve ser preservado. servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. duas. em grande parte. seja por exigências legais. avaliação e seleção rigorosas. representações ou similares.Fichário . de pequeno. salvo no caso de instituições de grande porte. mas. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas. três ou quatro gavetas. Toma-se necessária. para sua manutenção. numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização. Em geral. Fichário vertical . Constituição de arquivos intermediários e permanentes Toda organização. com filiais. lembrando o aspecto de uma esteira . ou de cuja atuação dependerá. o êxito desses serviços. e assim sucessivamente. umas sobre as outras . umas atrás das outras. seja ela pública ou privada. contendo as prescrições. acumula através dos tempos um acervo documental que. nas quais são feitas as notações. concernentes a tais serviços. geralmente separadas por guias. a ser dividido em três partes. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. médio ou grande porte. mesmo depois de passar por fases de análise. Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a importância dos arquivos e admitem as despesas. ou ainda por questões meramente históricas. as prioridades para a implantação. algumas vezes elevadas. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. .aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal. seja para fins administrativos e fiscais. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas. com uma. Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo. estabelecendo-se. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada. Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente. para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical. inclusive. Fichário horizontal . Implantação e acompanhamento.armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos. a partir do fundo. Suporte . A segunda. disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação. sobretudo. ou conjugado com gavetas para fichas e documentos.modelo KARDEX. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa. Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários."arquivo-esteirinha".

ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos. próximos a ela. Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais. Expedição 3. em linhas gerais.detalhamento das rotinas. distribuição.concertos gerais de arquivo. registro e movimentação 2.informações sobre os arquivos da instituição. . terminologia. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa.o arquivo propriamente dito 4.verificar se as normas.2 Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. sua interação e subordinação.é que deverá ser elaborado o manual de arquivo.A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento. No cumprimento de suas funções. a experiência nos permite indicar. pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 1.tabelas de temporalidade de documentos. objetivos e abrangência do manual. os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades. Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho. podem ser apresentadas em separado. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso. Arquivamento . suas finalidades e responsabilidades. .1. . modelos de carimbos e formulários utilizados. a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição. Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. Protocolo. com alterações indicadas para cada caso: 4. definição das operações de arquivamento. freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo. para tomada de decisões das administrações etc. plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices. Empréstimo e consulta 4. incluindo recebimento e classificação.1 Recebimento e classificação 4. São eles: .apresentação. poder-se-ia adotar as seguintes. pela sua amplitude. modelos e formulários atendem as necessidades . registro. que. para fins de controle. . o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos. . Somente depois de implantar e testar os procedimentos .1 Protocolo No que se refere às rotinas. Por isso. falhas ou omissões que venham a ocorrer. os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento. instrumento que coroa todo o trabalho de organização. . Entretanto.organogramas e fluxogramas. movimentação e expedição dos documentos correntes. uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Por ser o arquivo uma atividade dinâmica. rotinas.1.

após serem lidos. ao ser recebido pelo banco. registro. Portanto. não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. Em relação aos serviços de arquivo e protocolo. não há qualquer preocupação com o seu arquivamento. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos. cópia do Balanço Patrimonial de nossa empresa. porque não são documentos oficiais. Fernanda também não precisa registrã-los. podem ser jogados fora. de acordo com os procedimentos adotados pela administração. Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível arquivamento. os documentos registrados e encaminhados. portanto. foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. à Assessoria jurídica. . . Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e. que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. SERVIÇOS DE PROTOCOLO Observe este ofício: Para:Banco do Estado S. só após cumprirem suas finalidades.. Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal. controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. Então.FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. As atividades de recebimento de documentos. na estrutura organizacional das instituições. Depois foi distribuído.DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. COM A ETIQUETA DE PESSOAL. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo. ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido. Encaminhamos em anexo. Daí ser comum. . E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados. não podem ser desvinculados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos. Este ofício. depois. Quanto aos jornais. na Diretoria Financeira. pois ela se repetirá mais tarde. sendo encaminhado ao Diretor Financeiro. indicando tratar-se de uma correspondência particular.A. normalmente denominados Arquivo e Protocolo. registro. PARA OS FUNCIONÁRIOS. obedecendo a um critério adequado às suas características. os serviços de recebimento. num sistema de arquivos correntes. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro. no caso. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina.UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA. para seu conhecimento e análise. compare-o com o que apresentamos. a existência de setores. Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência..VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e. Eles precisam ser abertos. Nesse caso. eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo. quando for arquivado. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e. mas apenas sugerir. é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição. é que são arquivados. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS: . Diretoria Financeira Senhor Diretor.

. agrupar.Abertura da correspondência ostensiva. isto é. de um modo geral.Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU. AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.Preparação da ficha de protocolo.ofício. . Mas.A. . após conhecer o teor do ofício.Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto.Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra. dentre os quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas. Esse. A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa.Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação. dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S. distribuição e movimentação. escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele.Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datador do protocolo). envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento. . . AINDA. Ali os documentos chegam e são encaminhados aos setores. por exemplo. pediu algumas providências. de modo geral.Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote. solicitando-lhe o arquivamento. . ou processos. quando foi classificado. em duas vias. . ele devolveu a documentação à sua secretária . verificando a existência de antecedentes. dois ou mais documentos.Distribuição da correspondência particular. expedição de correspondência. elas compreendem: .Requisição dos antecedentes ao arquivo. parecer -. que podem ser de diferentes modelos. . para ser feita a juntada. REGISTRO. E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência? Rotinas de recebimento e classificação Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho. as rotinas de recebimento e classificação de documentos são: .Separação da correspondência oficial da particular. Se eles não estiverem lã. Abaixo da data e do número. . .Na diretoria. .. PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO. Rotinas de registro e movimentação Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. .Correios ou entregue em mãos. despachou-o para um dos assessores. despachos. registro.Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários. Finalmente. o setor encarregado de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará. registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. tendo em vista suas particularidades. após analisar. .A. solicitando-lhe análise e parecer.Elaboração do resumo do assunto tratado no documento. Concluída a solicitação. DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que. a secretária recebeu o documento. Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S. são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo.

. SANTANA. deve ser feita através do setor responsável pelo registro e movimentação. tanto no original como nas cópias. bem comum em uma empresa: . Quando o documento chegar ao seu destino. PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO. Eis um exemplo de ficha de procedência . malotes ou em mãos. O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVE ESTAR ARQUIVADO. E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa.Observe que nos três modelos. após a expedição. Depois de tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades. é possível sabermos sob que notação ele está arquivado. Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades. é arquivada. E também há uma parte denominada dístribuíção. . são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa: . se existirem.Recebimento. No arquivo fica guardada. Se. . pelos Correios. para consulta imediata.FLÁVIA.MAS DR. quando necessário.Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento ao seu destino. rearquivando-as em seguida. .Separação do original das cópias. o envelope e as cópias.Numeração e complementação de data. assim. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem. andamento ou carga. no entanto. devem ser anexados ao documento. onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento). devem prepará-las em papel de cor diferente.Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto. para facilitar a pesquisa do documento.Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento. Desse modo. . acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. E o que compreende cada uma dessas atividades? . Se existirem antecedentes. .Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas. Do arquivo. que é a mesma atribuída ao documento. com registro e anotações. o responsável naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo. sempre que necessário. por meio de empréstimo. Essa passagem do documento de um setor a outro.Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo. basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. ele pode ser recuperado para consultas. . dos vários setores da empresa. pelo pessoal da instituição. SERVIÇOS DE ARQUIVO Preste atenção a esta situação. Rotinas de expedição Em geral. dos documentos a serem redistribuídos e anotação do novo destino nas respectivas fichas.Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. . por exemplo. . podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento. a redístribuição.Expedição do original com os anexos. que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DE ARQUIVO? Como você vê. eles e suas respectivas fichas. quando desejamos saber algo sobre um documento. a destinação dele estiver para o arquivo. . o projeto citado foi arquivado. há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de classificação colocado no documento. nas cores e quantidades determinadas pela empresa.Recebimento da correspondência a ser expedida: o original. depois de passar pelos setores competentes. Vemos. quando foi registrado no protocolo. que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação que passa pelos serviços de protocolo como também.

. onde ele se encontra. Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. podendo ser renovado mediante sua reapresentação ao setor. onde fica guardado tudo aquilo que não vamos mais precisar. facilitando o empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles precisarem. permitindo informar.AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança. Desde o recebimento da documentação até o seu arquivamento. com segurança. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos.Preencher o formulário de recibo de documentação. E esses métodos de arquivamento variam . já deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento.Arquivar a pasta devolvida ao setor. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Sistemas de arquivamento . eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada).Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo. Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos técnicos responsáveis. já que registra a saída do documento.Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes.Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores.Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante. quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. do mais atual para o mais antigo.ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO! JÁ FOI PARA O ARQUIVO. Por isso é que a classificação dada ao documento no serviço de protocolo. as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: .Arquivamento da documentação Lembramos que. por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa. E como esses documentos são classificados? Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os documentos. . juntamente com a guia-fora.Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinada pelo requisitante). Assim. escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. o trabalho arquivístico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação.Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.Preencher o formulário de cobrança da documentação. . Logo. embora possamos recomendar um período em torno de dez dias. em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. . desde o momento em que o documento chega a uma empresa. Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim: . Empréstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer: . . de acordo com o seu ramo de atividade.cada empresa. . . em ordem cronológica. em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo é muito importante. para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. . Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra. sempre que a pasta emprestada não for devolvida no prazo estipulado. é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso. São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida.

Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas. Para tanto. No trabalho secretarial. Tanto na organização de arquivos como na de fichários. • Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos). • Local (de expedição ou recebimento dos documentos). Como escolher o sistema adequado? Para acertar. os métodos de uso mais comum são: • Alfabético. que pode ser: • Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada. . para efeito de classificação. Tecnicamente. cronológico. • Geográfico. constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em seqüência alfabética. • Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma tabela. Método alfabético Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa. pode-se escolher um sistema adequado e seguro para a localização de informações. A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras preocupações que deve ter a secretaria. destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem). o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo. antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento.Como é afirmamos anteriormente. podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa. são: • Nome (do remetente. As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de alfabetação. como necessitam de índice para a localização dos documentos. a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas arquivar. • Data (de elaboração. decimal.. Métodos de arquivamento Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A facilidade de guarda e pesquisa. volume. mas de uma tabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los. Por exemplo. • Número (de ordem. • Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado. • Numérico (simples. grau de sigilosidade. necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve. clientela a que se destinam. resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa. separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. unia vez que é sua responsabilidade assessorar a chefia. validade ou referência dos documentos). assuntos de que tratam etc. O número e o tipo de guias a serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados. os sistemas indiretos. Somente através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá.). os elementos a serem considerados nos documentos. respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados.. como: tipos físicos de documentos. código etc. mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicitadas. o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam. A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo. • Por assuntos.

Paulo 2. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa. Exemplos: Barbosa. Inácio 5. para agrupar correspondentes avulsos. Sérgio Villa-Lobos. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo. Mac. Eduardo 3. prevalece a ordem do prenome. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada miscelânea. abreviados ou não. Le. Erick Vonder Blun. Heitor 4. Ary Ribeiro Neto. Válter Santo lnácio. dentro das quais os documentos devem ser ordenados cronologicamente. Van. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta individual. Exemplos: Santa Rita. Exemplos: Freitas Jr.A confecção do arquivo é simples e barata. Du. Os nomes como Santo. Henrique . Exemplos: Oliveira. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética de nomes e. Os nomes que exprimem grau de parentesco. Fitz. João Carlos Correa. padronizando critérios que facilitem o arquivamento e a consulta. ligados ou não por hífen.). dentro desta. Ana São Benito. Anibal Corrêa. primeiramente o último nome. • Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo. Da. Vanden. se escritas com inicial maiúscula. Essas regras têm por finalidade: • Uniformizar as entradas de nomes no arquivo. La. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para cada nome ou correspondente). Santa ou São seguem a regra anterior.Regras 1. Van der. ou seja. não são separados. firmas e instituições no arquivo. Von. Mc. Quando houver nomes iguais. não são considerados na ordenação alfabética. Exemplos: Castelo Branco. O'. utilizam-se também as pastas miscelâneas. Di. Contudo. depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Les. Carlos Santos de Von Johnson. As partículas estrangeiras (D'. solucionando os casos duvidosos. De. o seu perfeito funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas. Vonder etc. A . O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento. Del.. Des. sem a necessidade de recurso auxiliar. Além das pastas individuais. evitando entradas múltiplas e a conseqüente perda de informações. Antônio Corrêa. pela ordem cronológica. são consideradas como parte integrante do nome. uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo.

Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome.) 7. cedilha etc. Árabes etc. Exemplos: Araújo. José 8. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas. Miguel de Hemandes Xavier. Clodoaldo Campanhã. Raul 11. Exemplos: Álvaro Costa & Cia Barbosa Souza Ltda Comercial Santos Ltda 12.. devem ser consideradas na alfabetação. devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Companhia. Empresa etc. Sociedade Espírita Alan Kardec 13. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam. como Sociedade. não são considerados na alfabetação. são registrados na ordem em que se apresentam. japoneses. As expressões usadas no comércio. Exemplo: Sant'Ana. pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetação. como crase. Exemplos: . Os títulos honoríficos. com ou sem ponto entre as letras. Exemplos: Cervantes y Saavedra. Jorge Abreu Sobrinho. Jorge Abreu Neto. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra. Jorge 6. lê-se e arquiva-se Santana 10. Exemplos: Abreu Filho. Os sinais gráficos. Alcides Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. til. chineses. que corresponde ao da família do pai. Exemplos: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril Ltda. Exemplos: Al Ben Abib Li Yutang Mao Tsé Tung 9. Exemplos: Campanha. Os nomes orientais. Antônio Eduardo (Dr. Armindo.. Paulo (General) Estado de São Paulo (O) Pinto.Vasconcelos Sobrinho.

ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pelo nome por extenso. fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no arquivo. divisão ou departamento de uma empresa ou instituição deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento. os números arábicos. são colocados os endereços.Escola de Engenharia 16. conferências. Porto Alegre 17.. A correspondência recebida de seção. simpósios etc. finalmente. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa.. Exemplos: União S. seção. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país. o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades de seus consulentes. além de seu nome por extenso. também por uma sigla.A. Rio de Janeiro União S.The Library of Congress Inglaterra . coloca-se a remissiva em: Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB 15. Exemplos: Estados Unidos . em língua portuguesa.)Exemplos: Conferência Latino-americana de Pediatras (II).RS. meio ou fim. quer no inicio.CEEE UFRGS 14. Seminário Francês de Patologia (13º).. Quando uma empresa ou instituição for conhecida. . Exemplos: Ferragem 2 (dois) irmãos Inseticida mata 7 (sete) 3 (três) M do Brasil . seguido dos Estados em que se encontram as filiais e.Departamento de Pessoal UFRGS .Red Cross 19. Exemplos: UFRGS . 20.RJ. coloca-se a remissiva em: ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pela sigla. romanos ou escritos por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada. devem ser alfabetados como se estivessem escritos por extenso. Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo).A. Se estiverem localizadas em uma mesma cidade. divisão. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se apresentam. . Exemplos: Banco Central do Brasil Fundação Getúlio Vargas 18. Exemplo: ADVB. Nos títulos de congressos. dos nomes das cidades.

indispensável. legislação.). A definição de um único critério de alfabetação. toma-se impossível localizar os documentos. arquivos hospitalares etc.. pode-se reaproveitar o número de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente. Nesta modalidade de arquivamento. indireta. Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está matriculado.O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente. pois. pode haver dúvidas. para organizar arquivos comerciais. Daí surgirem as confusões na busca e no arquivamento. pois nesses casos o número passa a identificar permanentemente um cliente. rede bancaria etc. normalmente. muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra). com o crescimento do arquivo. na empresa em que trabalha? Tudo isso é método numérico de arquivaniento! . Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples. para atender a casos específicos. escolas. Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. São eles: Letra por letra Porta Porta-algodão Portada Porta-discos Portador Porta-espada Palavra por palavra Porta Porta-algodão Porta-discos Porta-espada Portada Portador Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários do seu arquivo se você misturar os dois critérios! Método numérico Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo: processes.Ordenando alfabeticamente Quando falamos em arquivo alfabético. a melhor forma de organização para o arquivo é o método numérico. o que já não deve ocorrer no serviço público. sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Contudo. rede bancária. O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos. ou pode-se ampliar e modificar as já existentes. onde o número atribuído a um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas. a consulta é. B . O índice é. Este arquivo vai exigir como controles: Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de duas ou mais pastas para o mesmo correspondente. Neste caso. pois teremos um índice para auxiliar na localização. sendo utilizado em larga escala na indústria. comércio. O método numérico pode ser: A . dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados. é de fundamental importância para o trabalho de arquivo. documentos protocolados etc. e que ambos são corretos. podem ser adotadas regras mais extensas.Simples Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de chegada destes ao arquivo. nos clubes que freqüenta. pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. desde que sejam redigidas em linguagem clara e simples e que fiquem registradas por escrito. com a conseqüente exclusão do outro.

nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem alfabética. são confeccionados índices alfabéticos para os nomes dos envolvidos. José (Dr. seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabética. Manuel Curitiba Rosado. Paralelamente. o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação.Cronológico Neste método numera-se o documento. É o que ocorre nas repartições públicas . por uma ficha numérica (ficha de protocolo). Luis Sanches de Vidal.B . onde são colocados o número de protocolo e outras informações. Carlos Manuel Santi. e não a pasta. deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo. após a capital. como. Carlos Corrientes Del Vale. Este processo será acompanhado durante a tramitação. Carlos Monteiro. Manoelito Córdoba Hotel Las Palmas Valdez Miranda.o documento.) Transportes Valverde Ltda. onde será indicada toda a movimentação do documento dentro da repartição. assunto e procedência dos documentos. Se houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital. . Emílio BRASIL Brasília Ministério da Educação Ministério do Interior Campinas Delgado. depois de receber uma capa. e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento). também em ordem alfabética. passa a formar um processo. Método geográfico Neste método. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de uma estrutura geográfica bem definida. seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes. c) Estados: nomes dos Estados. nome da capital e nome dos correspondentes. Alcides Nunes Caldera. b) Um país: nomes dos Estados. d) Cidades: nomes das cidades. a fim de agilizar as buscas. por exemplo: a) Vários países: nome do país. nomes das cidades e nomes dos correspondentes. José Olalvo Cuiabá Chardon. Exemplos: ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro.

Para facilitar o trabalho. Método por assuntos Também conhecido por método específico. recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintes procedimentos: • Agrupar os assuntos principais ou grandes classes. no entanto. de acordo com suas características individuais. Sua aplicação. • Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a sinonímia e os termos técnicos). além de requisitos como: • Amplo conhecimento da empresa. requer planejamento prévio. e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal. Exemplos: CALÇADOS • Artigos • Consertos • Fábricas • Lojas • Ortopédicos • Para crianças • Para homens . e após estudo detalhado. cidades e países. • Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo. pode-se organizar um arquivo alfabético de assuntos de duas maneiras: a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados.Ordenação dos assuntos de forma alfabética Uma vez elaborada a tabela de classificação. Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. • Análise minuciosa e interpretação da documentação. • Subdividir os assuntos principais em títulos específicos (partindo sempre do geral para os particulares). é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento. pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. elaborar esse plano ou tabela de assuntos. A . também em rigorosa ordem alfabética. transporte de cargas e mercadorias etc. considerandose simplesmente a seqüência das letras. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários Estados.Este método de arquivamento é do sistema direto. bem como dos documentos que representam as atividades-fins da mesma. Exemplos: • Artigos para calçados • Calcados ortopédicos • Calçados para crianças • Calçados para homens • Calçados para senhoras • Calçados sob medida • Conserto de calçados • Fábricas de calçados • Lojas de calçados b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de suas subdivisões. Cabe a cada instituição. pois a consulta é feita diretamente no arquivo.

2 Orçamentos 1.3. deverá ser elaborado um índice alfabético remissivo.4 Material didático 2.Ordenação dos assuntos de fornia numérica Nesta modalidade. pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápida localização. Exemplo: 1 . além do plano de classificação. De acordo com as necessidades da empresa e a expansão das classes de assuntos.3.Filosofia . a numeração crescera também. que o criou para ser aplicado a bibliotecas.1 Correspondência expedida 1.4 Ponto dos funcionários 1.5 Técnicas de arquivo 2.2 Correspondência recebida 1. Esta classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes: 0 .6 Relatórios anuais A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada. recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as subdivisões dessas classes seção ordenadas através de numerais decimais.6 Relatórios anuais 2. O plano de classificação inicial pode ser de apenas cinco assuntos.5 Estatísticas 1.4 Estenogratia 2.3.5 Propostas in company 2. segundo o plano de classificação.2 Empréstimos 1.3.3 Serviços técnicos 1.5. b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey.• Para senhoras • Sob medida B .BIBLIOTECA 1. NÚCLEO DE EXTENSÃO 2.5.3 Livros 1.3.2 Certificados 2.1 Atendente de livraria 2.3.3 Cursos 2.1 Cadastro de professores 2.3. a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes.1 Sugestões para aquisição 1. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey).1 Consultas 1.2 Atualização para secretárias 2.5.Obras gerais 1 .3 Correspondência informatizada 2.

2 Sistema respiratório 616.1 Cardiologia 616.Literatura 9 .Medicina 620 . Miscelânea 690 . Tomemos a classe é.Higiene pessoal 614 .4 Sistema endócrino 616. como exemplo: 610 .Pediatria 616.5 Dermatologia 616.Belas Artes 8 .Anatomia 612 . Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização dos itens desejados.Ciências Aplicadas 7 .Ginecologia 619 .Ciências Puras 6 .8 Neurologia 616.Fisiologia humana 613 .6 Urologia 616.Ciências Sociais 4 . de Ciências Aplicadas.Ciências e Artes Domésticas 650 .3 Sistema digestivo 616.2 . Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez.Serviços gerenciais 660 .9 Doenças diversas e assim por diante.7 Sistema muscular 616.Religião 3 .Manufaturas.Construção 611 .Agricultura 640 . A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações. sucessivamente (partindo sempre do geral para o específico).Cirurgia 618 .Terapêutica 616 .Indústrias químicas 670 .Engenharia 630 .Manufaturas 680 . Requer o estudo detalhado sobre a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de assuntos e suas subdivisões.História e Geografia. .Saúde pública 615 .Filologia 5 .Clínica médica 617 .

representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituação do tipo documental.. Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia. A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias documentais específicas a cada modalidade de acervo. A definição proposta de tipo documental passa a ser. As definições aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gênero. diz respeito à multiplicidade da produção documental. Portanto. os elementos informais. para isto. pode ser notado nos arquivos municipais espanhóis que.. Heloísa Bellotto. fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipológico. então. podemos dizer que da função contábil. Do poder Judiciário. os partidos e associações políticas deverão ter um instrumento metodológico próprio. são gerados documentos tais como. exames de corpo de delito. enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades. ou uma mescla desses conceitos. a espécie documental somada à função que a produziu. formato etc. e acabaram por ser incorporados ao Dicionário de terminologia arquivística.. assim. por extensão. ordens de serviços.. espécie. A confecção de tal instrumento é complexa. de acordo com sua própria natureza. Este último pode variar desde um folheto. identificar nos documentos as espécies presentes em cada função principal. tendem a se assemelhar. pode ser considerado um marco da literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. balancete. anteriormente encontrado na literatura com inúmeras variações conceituais entre diversos autores. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos. de 1982. porém nada impede. à organização dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais. etc. a partir daí.. publicado em 1990. até mesmo. de cada atividade e/ou função se deriva uma série de documentos. peritagens. ao lado dos normativos. por exemplo.e a importância dos estudos de tipologia documental -. Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua diferença em relação às espécies documentais. é fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticos adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas. desde meados da década de 1980. que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinária que pode assumir caráter polêmico" ou "programa . Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência. razão. que é ao mesmo tempo único e múltiplo (quando inserido na série documental). isto é. conteúdos e suportes semelhantes. com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e. como o próprio nome indica (tipo). Como indicativo dessa transformação tem-se a própria evolução do conceito de tipo documental. assinado por algum comitê municipal de Partido X. muitas vezes. O avanço dessa problemática . folheto?.) constituída por poucas folhas").TIPOLOGIA DOCUMENTAL E SUPORTES FÍSICOS Tipologia Documental Tipologia Documental. por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras. gera-se documentos como os livros diário. Qual a espécie de tal documento? Panfleto?. A particularidade do documento arquivístico. Os conceitos ali desenvolvidos são a reformulação de um texto seu anterior. De acordo com esta definição. principalmente no nível formal/legal. por exemplo. séries tipológicas. O texto da Profa. revalorizando. (. os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituação que definisse o documento em sua essência arquivística. ainda de acordo com o Dicionário. panfleto refere-se a uma espécie e não a um formato. bem como determinar outras funções além do nível formal/legal. citações. por exemplo. frente aos quais os métodos tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. volante?. folheto é apenas o formato documental ("documento constituído por uma folha simples ou dobrada" ou "publicação impressa. intimações. cada tipo documental equivale a uma série documental. Essa nova conceituação. não periódica. que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. ou será manifesto? Segundo o Dicionário do livro. Como exemplo. já que essas características. Da atividade policial. Assim. como único meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produção. Supõe uma identificação preliminar das funções desempenhadas. para. No entanto. boletins de ocorrências. um livro. um cartaz a. volante é tão-somente uma peça do maquinário da gráfica. A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovação teórica da arquivística.. etc. etc. que será diferente daqueles destinados. podendo causar alguma confusão na organização arquivística.. apesar de aparentemente modesta. isto é. criando séries tipológicas..

hierarquizado por níveis de atuação.político ou religioso") possa ser também um panfleto ("pequeno folheto. será determinada de acordo com a função documental. O quadro de funções é uma mescla das possibilidades arroladas no nível teórico. Processos administrativos referentes: *à prestação de contas ao TCT. entre o nível hierárquico e o grupo. * ofícios. manifesto ou panfleto. Registros técnicos e políticos denominados: * moção. somadas às verificadas empiricamente durante a coleta. um panfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto. certidão de subsídios de deputados. as espécies documentais (do mesmo modo que as funções) também serão. No caso específico dos arquivos de partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espécie. normalmente de natureza controversa. * Registro * dossiê Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * ofícios. entre o tipo documental e a série. O resultado mais significativo do estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade de visualizar o modo de implantação da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrição de um fundo arquivístico. política e escrito em tom satírico ou injurioso"). Assim poderemos ter. se for o caso. Processos administrativos referentes: *à *à doação de equipamentos. Processos administrativos referentes: *à *à convênios cessão de equipamentos. Exemplos de tipologias documentais Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * memorandos. e uma relação das funções e espécies documentais encontradas. técnico e político denominado: de atividades e/ou avaliação referente às contas da Prefeitura. por fim. a análise dos dados e o arranjo dos documentos de um acervo documental específico. Formulários de gestão administrativa interna denominados: * controle de trâmite de processos. entre o organismo e o subgrupo e. o que levou a um trabalho de definição terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica. . * voto aberto e ético. A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções de partidos e associações políticas complexas. * circulares. O quadro permite traçar a correspondência entre a entidade e o fundo. Processos administrativos referentes: *à cessão de instalações para eventos.

Mas se alguém quiser saber. áudio. para um tipo de suporte que ainda não tem sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). fita magnética. ilustrações que serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas não há muita preocupação em registrar a rotina de trabalho. Há muitos outros tipos de suportes. o grupo de trabalho. O suporte físico mais largamente utilizado é o papel (antigamente o pergaminho e anteriormente o barro cozido).digamos uma tese . as discussões. as reuniões. especialmente. disquete etc. daqui a 50 ou 100 anos. vídeo. as reações dos alunos.. ou o documento propriamente dito. aulas em nossas universidades.* ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF. Existe pouco cuidado em registrar informações sob forma de fotografias. será impossível encontrar mesmo uma pequena amostra de gravações das aulas ministradas em nosso país. Sobre ele são registradas informações (mensagens) diversas. Processos legislativos denominados: * mensagens. como fotografia. etc. etc. Portanto. vídeo ou outras semelhantes. no senso comum. podem ser extremamente importantes. Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo. Processos administrativos referentes: *á cessão de equipamentos e instalações. cisco ótico. mas que compreende todas as características constitutivas já discutidas anteriormente. É claro que um arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados informatizados para a organização de seus arquivos. transferível e sujeito a todos os procedimentos administrativos. É importante chamar a atenção.pode apresentar-se em diferentes suportes. Instituições e empresas. as aulas. etc. Desde a antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem. legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado editorial. E comercializável. Tradicionalmente. outras formas de registro material. Um mesmo documento original . mais recentemente. em rede eletrônica. É a parte visível e manipulável do documento. filme. Algumas vezes. Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel. é importante lembrar que há informações que são mais adequadamente registradas sob outras formas. como sejam no suporte impresso. SUPORTE FÍSICO (Meio e Mensagem) SUPORTE Material sobre o qual as informações são registradas: papel. Uma gravação em vídeo ou em áudio de uma aula contém muitas informações sobre a aula que não estão contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor. como os professores interagiam com seus estudantes. Os diferentes suportes da informação Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentes meios ou suportes materiais da informação. Uma fotografia de uma aparelhagem não pode ser substituída por uma descrição em palavras. no CD-ROM ou. faz-se gravações em vídeo de situações muito especiais (como cerimônias ou eventos) . as etapas do trabalho de construção de um aparelho. Registros técnicos e políticos: * dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo do Estado. armazenável. como era o ambiente de trabalho. gravações de áudio. as tentativas intermediárias. mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. além de documentos verbais em papel. na microficha. etc. É a sua coisificação ou expressão física como produto. nos órgãos públicos ou mesmo em universidades. Mas ele ainda não pensa nas informações digitais . Não se pode pensar apenas em documentos de papel.

organização e preservação dos demais. No entanto. As duas formas contêm as mesmas informações. Certamente a preservação de cópias de registros digitais será uma das principais atividades arquivísticas do futuro próximo. Mas a fotocópia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimável. impressa. e sua conservação. por exemplo. A fotocópia de um livro. Um megabyte é. Portanto. Mas o disquete permite a localização e manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. e se não houver uma maior preservação das informações registradas. em papel. aproximadamente. pois é uma mera cópia (como uma fotocópia). que se dedica essencialmente a documentos únicos. A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos conteúdos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgão públicos. Como no caso de documentos em papel (suporte papel) . Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um disquete e também sob a forma de uma listagem. serão totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra forma. a comparação com a fotocópia é bastante boa e pode ser utilizada. a um preço de uma fração de dólar por megabyte. Mas se o original desaparecer. eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que não foram alterados entre duas operações de "back up" sucessivas) . universidades e empresas. com tecnologia atual e baixo custo. nos seus respectivos suportes. E ninguém questiona a validade de preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas. Através de fitas magnéticas de "back up". é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem dos arquivos digitais. em todas as grandes instituições. sem importância. o equivalente a 500 páginas de texto datilografado. Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro. destruição de uma parte deles. não tem muito valor. Isso é perfeitamente factível. a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cópia. O mesmo se aplica a fotografias.como um objeto a ser preservado pelo arquivista. De fato. das universidades e instituições. essa "mera" cópia pode perfeitamente substituir o original. podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. e se sob essa forma. Um arquivo digital copiado em uma fita magnética ou CD pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de um arquivista. as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localização quase instantânea das informações buscadas. o papel da informatização é cada vez maior. pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas de megabytes) em um único cartucho. Da mesma forma. Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia. o custo da conservação das informações em fita magnética já é bastante inferior ao preço do papel em que essas informações poderiam ser escritas. . Através de diversos tipos de programas.

o papel como suporte da informação. o manuseio. Sem a pretensão de aprofundar as explicações científicas de tais fatores. mapas. O papel. Umidade Relativa do Ar. Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros. intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. Fatores Biológicos. rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que. Qualidade do Ar. fotografias. Antes de citar os principais fatores de degradação. portanto. por mais variada que possa ser sua com posição. com comprometimento de sua integridade e existência. é formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens. manuscritos etc. que utilizam. Também há os agentes físicos de deterioração. 1. podemos resumir suas ações da seguinte forma: 1. podemos dizer que consideramos agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química. revistas. por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização. os roedores e o próprio homem. torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los. as intervenções e a higiene. com muita freqüência. quando não controlados dentro de uma margem de valores aceitável. Fatores ambientais Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: Temperatura. obras de arte. com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo. torna-se indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles. Cabe-nos. o que faz com que o processo de deterioração tome proporções devastadoras. encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos. Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto. além de tintas das mais diversas composições. Resumindo. Furtos e Vandalismo. não possamos eliminar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos. Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Ambientais. A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligações celulósicas. é possível identificar facilmente as conseqüências desses fatores. Agentes Biológicos. Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso. entre outros. responsáveis pelos danos mecânicos dos documentos. que é o papel. Radiação da Luz. em grande parte. Embora.CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS CONCEITOS Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa. Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos.1 Temperatura e umidade relativa . uma vez instalados na molécula. reparos e acondicionamento). política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. através de cuidados com o ambiente. desencadeiam reações químicas que levam ao rompimento das cadeias celulósicas. Intervenções Impróprias. FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE ARQUIVOS Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos. Os mais freqüentes são os insetos. Num levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose.

A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado luxímetro ou fotômetro. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro.3 Qualidade do ar . 1. absorvem e liberam umidade muito facilmente e. tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado). amarelecido. Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV. se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar. O monitoramento. O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). essa medida também ajuda no controle de temperatura. O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20°C e a umidade relativa de 45% a 50%. proteger objetos com filtros especiais. As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados ideais. dos iconográficos e das encadernações. A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas. isto é. que são fontes geradoras de UV. Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos: As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol. sejam estes em papel. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos. O calor acelera a deterioração.2 Radiação da luz Toda fonte de luz. proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). couro. é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial. ocasionando o craquelamento de tintas. seja ela natural ou artificial. minimizando a geração de calor durante o dia. não colocar lâmpadas dentro de vitrines. tecido ou outros materiais. principalmente quando em suporte-papel. inclusive as de deterioração. 1. A velocidade de muitas reações químicas. emite radiação nociva aos materiais de acervos. Qualquer exposição à luz. alterando a legibilidade dos documentos textuais. médio e longo tempo: não expor um objeto valioso por muito tempo. ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros. A umidade relativa alta proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais. escurecido. Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de curto. é dobrada a cada aumento de 10°C. Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença de colônias de fungos nos documentos. manter o nível de luz o mais baixo possível.O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos. danos nas emulsões de fotos etc. Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes. mesmo que por pouco tempo. certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os documentos. provocando consideráveis danos através da oxidação. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos. é feito através do termo-higrômetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente). quebradiço. portanto. Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos e ressecados. As tintas desbotam ou mudam de cor. O papel se torna frágil. que nos dá as diretrizes para qualquer projeto de mudança. evitando-se de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% de umidade relativa. desde que estáveis e constantes.

o couro perde a pele e deteriora. além de carregarem gases poluentes. pouca circulação de ar. praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. se as condições forem ideais. amidos (colas). os insetos (baratas. Agentes biológicos Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. 2. portanto. tintas etc. Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do acervo. O alimento provém dos papéis. se reproduzem de forma abundante e rápida. os roedores e os fungos. é reversível. por exemplo. tecidos etc. Os esporos ativos ou dormentes estão presentes em todos os lugares. além de atacarem o substrato. mas não é tão difícil controlá-los. Para que atuem sobre os documentos e proliferem. os esporos ficam inativos e. Esse estado. Essa umidade é encontrada na atmosfera local.1 Fungos Os fungos representam um grupo grande de organismos. causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção. nos materiais atacados e na própria colônia de fungos. forem adversas. Como qualquer outro ser vivo. . principalmente temperatura. umidade relativa e ar circulante. atacando diversos substratos. Se as condições. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos. agem como abrasivos e desfiguram os documentos. couros. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferação. entre outros. As partículas sólidas. Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas condições. os esporos revivem e voltam a crescer e agir. falta de higiene etc. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. cupins). falta de circulação de ar e falta de higiene. porém. entretanto. que podem liberar gases prejudiciais à conservação de todos os materiais. como. madeiras. são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. em todas as salas. mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem. brocas. a umidade relativa do ar com índices baixos. em circunstâncias propícias. mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas. A dormência ocorre quando as condições ambientais se tornam desfavoráveis.O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. 2. instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local. como no caso de aplicação de vernizes. com metodologia e técnicas adequadas. Quando dormentes.000 tipos que atuam em diferentes ambientes. Além da umidade e nutrientes. pigmentos. A proliferação se dá através dos esporos que. óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). adesivos. As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são: estabelecer política de controle ambiental. outras condições contribuem para o crescimento das colônias: temperatura elevada. necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. Os poluentes contribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos. fragilizando o suporte. São conhecidos mais de 100. O papel fica quebradiço e descolorido. esses esporos se tornam “dormentes”. não se reproduzem nem atacam os documentos.. São gases que provocam reações químicas. Os fungos. Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2). necessitam de conforto ambiental e alimentação. em cada peça do acervo e em todas as pessoas.

os danos causados superam em muito a eficiência dos produtos sobre os documentos. pois esta. Esse inseto se reproduz por acasalamento. As baratas se reproduzem no próprio local e se tornam infestação muito rapidamente. Alguns conselhos para limpeza de material com fungos: Usar proteção pessoal: luvas de látex. favorecendo a proliferação de colônias de fungos. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas. A variedade também é grande. O produto deve ser eficiente. A sua presença se dá principalmente por falta de programa de higienização das coleções e do ambiente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado. acasala e põe ovos. uma vez instalada a infestação. Na higienização do ambiente. como também a madeira do mobiliário. portas.2 Roedores A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. devido ao tipo de ataque que exercem. . As perdas são em forma de orifícios bem redondinhos. As brocas têm um ciclo de vida em 4 fases: ovos – larva – pupa – adulta. A larva digere os materiais para chegar à fase adulta. toucas e óculos de proteção (nos casos de sensibilidade alérgica). Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis. secando-os imediatamente caso ocorram. Luvas. Existem iscas para combater as baratas. máscaras. papel etc. As iscas são válidas. são temperatura e umidade relativa elevadas. detectar a presença dos insetos. assim. A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em contato com o documento. principalmente em livros. O ataque tem características bem próprias. devemos buscar a orientação de profissionais. eleva a umidade relativa do ar. São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados: temperatura e umidade elevadas. A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de conservação dos documentos e. chamar profissionais especializados em conservação de acervos. Uma vez instalado. pisos e todos os materiais à base de celulose. mas. caso não sejam combatidas. Observações importantes: O uso de fungicidas não é recomendado. ao secar. resíduos de alimentos. como todos os outros agentes biológicos. 2. Na fase adulta. Em geral as brocas vão em busca do adesivo de amido. Caso se detecte situação de infestação. ataca não só o papel e seus derivados. aventais. ovos e resíduos de cola. Os ovos eclodem e o ciclo se repete. desde que não provoque a morte dos roedores no recinto. As brocas precisam encontrar condições especiais que. além de higiene periódica. Este pó contém saliva. instalando-se nos papelões das capas. 2. que ocorre no próprio acervo. é recomendado o uso de aspirador. cujo ingresso no acervo não foi objeto de controle. O ataque causa perda de suporte. A fase de ataque ao acervo é a de larva. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo.3 Ataques de insetos Baratas – Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. Não limpar o ambiente com água. Brocas (Anobídios) – São insetos que causam danos imensos em acervos. revelando-se principalmente por perdas de superfície e manchas de excrementos. excrementos. Exigem vigilância constante. no miolo e no suporte do miolo dos livros. mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. falta de ar circulante e falta de higienização periódica no local e no acervo. Para combatê-lo se torna necessário conhecer sua natureza e comportamento. falta de higiene no ambiente e no acervo. toucas e máscaras devem ser descartáveis.manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água.

após a higienização. Intervenções inadequadas nos acervos Chamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos de conservação que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradação. seja ele originário de doação. pois o uso de qualquer produto químico pode acarretar danos intensos aos documentos. muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos. Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que tenham sido treinados nas técnicas e critérios básicos de intervenção. Vivem em sociedades muito bem organizadas. plantas de arquitetura. higienização do ambiente e dos documentos. reproduzem-se em ninhos e a ação é devastadora onde quer que ataquem. assoalhos etc. não há como solucionar o problema sozinho. documentos impressos. Todos os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noções básicas de conservação dos documentos com que lidam. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente. Chegam aos acervos em ataques massivos. conduítes de instalações elétricas. na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador. isolá-lo até tratamento. cada um apresenta suportes. obras de arte etc. O ideal é buscar auxílio com um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão na parte física do prédio. No caso de ataque de cupim. Problemas no manuseio de livros e documentos O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito freqüente em qualquer tipo de acervo. através de estantes coladas às paredes. devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente. Os ninhos não precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifícios das bibliotecas e arquivos. tubulações. tintas. A higienização de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante. batentes de portas e janelas etc. segundo sua natureza. mapas. pigmentos. seja para efetivamente executá-la. rodapés. seja para escolher os técnicos capazes de fazê-lo. O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento. Com muita freqüência. aquisição ou recolhimento. os documentos devem ser revistos de tempos em tempos. se possível. os cupins se instalam em ambientes com índices de temperatura e umidade relativa elevados. falta de higienização e pouco manuseio dos documentos. inclusive na base de árvores ou outros prédios. sua presença só é detectada depois de terem causado grandes danos. melhorando as condições do acervo. é preciso ver que.. na pesquisa pelo usuário etc. é preciso buscar a ajuda de um profissional especializado. Na grande maioria das vezes. corre-se o risco de não eliminar totalmente os ovos. quando os cupins atacam o acervo. Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental. . estruturas etc. Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resíduos.. Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. Portanto. nas foto-reproduções. Nos acervos formados por livros. sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição. controle de infestações. Quando o ataque se torna uma infestação. Os cupins percorrem áreas internas de alvenaria. caixas de interruptores de luz. 4. documentos manuscritos. fotografias. fazemos intervenções que resultam em danos ainda maiores. já estão instalados em todo o prédio.Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo exemplar que for incorporado ao acervo. Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados. Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não só para as coleções como para o prédio em si. Podem estar a muitos metros de distância. controlando seu trabalho. com a boa intenção de protegê-los. 3. O tratamento recomendado para o extermínio dos cupins ou para prevenção contra novos ataques é feito mediante barreiras químicas adequadamente projetadas. A providência a ser tomada é identificar o documento atacado e. completamente diferentes. Muitas vezes. ausência de boa circulação de ar.

É necessário implantar uma política de proteção. antes e depois de consultados. • adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos. sejam deixados fora da área de pesquisa. que é quando os fatos acontecem. Além do furto. só se constata muito tempo depois. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deterioração. por mais que necessitem de limpeza. Nas áreas destinadas aos usuários. . • monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis. Para evitar esse desfecho. o vandalismo é muito freqüente. não podem ser manipulados durante um procedimento de higienização. a começar por: • treinamento dos profissionais na área da conservação e preservação. Fatores de deterioração . As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponíveis apenas a um número restrito de funcionários. os danos são intensos e muitos são irreversíveis. portanto.conclusão Como podemos ver. existem medidas que podemos tomar sem despender grandes somas de dinheiro. Caso o pedido compreenda vários volumes. O recomendado é que se tenha uma só porta de entrada e saída das instalações onde se encontra o acervo. 4. minimizando drasticamente os efeitos desses agentes. Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos.O suporte-papel tem uma resistência determinada pelo seu estado de conservação. muitas vezes. o encarregado precisa ter uma visão de todas as mesas. • atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência em desenvolvimento constante e a cada dia novas técnicas. Esse é o tipo de dano que. estes devem ser cuidadosamente contados pelo funcionário na frente do usuário. por exemplo. Apesar de toda a problemática dos custos de uma política de conservação. através de procedimentos mínimos de intervenção. permanecendo no local durante todo o horário de funcionamento. interrompe-se o processo através de intervenções que levam à estabilização do documento. Na devolução dos documentos. Há documentos que. que é o item mais importante a preservar. interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados. mesmo que seja através de um sistema de segurança simples. a melhor proteção é feita com alarmes e detectores internos. para controle da instituição. • contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade. 1 Furto e vandalismo Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e vandalismo. é preciso que o funcionário faça uma vistoria geral em cada um. Durante o período de fechamento das instituições. bolsas e livros. Todo pesquisador deve apresentar um documento de identidade. O problema é durante o horário de funcionamento. As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. como casacos. A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a dia. É importante que os pertences dos usuários e pesquisadores. 5. devem ser formulados mediante avaliação do estado de degradação do documento. do que a eliminação da sujidade. Os limites devem ser obedecidos. Estabilizar um documento é. • uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos. Conservação: critérios de intervenção para a estabilização de documentos Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deterioração que progressivamente vai levá-los a um estado de perda total. A falta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre. Os critérios para higienização. Um livro de entrada deve ser assinado e a requisição de documentos também deve ser feita por escrito. materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservação dos documentos). porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade. para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionários.

Suas características. 6. quimicamente estáveis. não se usam solventes. Características gerais dos materiais empregados em conservação Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas. portanto. ou seja. Caso não nos julguemos com conhecimentos necessários. a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-la. Portanto. É hora também de executar os primeiros socorros para que um processo de deterioração em andamento seja interrompido. é. Durante a higienização de documentos. Os materiais não enquadrados nessa classificação não podem ser usados. Dentro das especificações positivas. quando conjugada a condições ambientais inadequadas. é recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivística. os adesivos alcalinos e reversíveis. distinguem-se pela estabilidade. apesar de simples. os papéis orientais. O segundo passo será a intervenção nesse processo de deterioração. provoca reações de destruição de todos os suportes num acervo. Antes de qualquer intervenção. Esse é o primeiro critério a seguir. de documentos antigos ou mais recentes. isto é. A sujidade não é inócua e.. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. através de estabilização dos documentos danificados. Para se fazer qualquer intervenção.1. Nesse processo. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. é muito importante ter conhecimentos básicos sobre os materiais que integram nossos acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos. são de natureza irreversível. arquivos e museus. razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência. porém. vimos os fatores de deterioração e seus efeitos nos documentos. em relação aos documentos onde são aplicados. É hora Durante a higienização de documentos. a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos. Alguns de nós seremos capazes e muitos outros não. daqueles materiais livres de quaisquer impurezas. no caso de bibliotecas. resistentes. 8. neutralidade. Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para a conservação de acervos Como já enfatizamos anteriormente. 8. os poliésteres inertes. Vários são os procedimentos que. Além disso. no caso de arquivos. uma vez aplicados aos documentos não podem ser removidos. para efeitos de futuras intervenções. reagem com o tempo e decompõem-se em outras substâncias que vão deteriorar os documentos com os quais estão em contato.1 Processos de higienização 8. mesmo que não possa ser sanado no momento.1. usados tanto para pequenas intervenções sobre os documentos como para acondicionamento.1 Limpeza de superfície O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza de superfície e. é mecânica. a solução é buscar algum especialista da área ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir.2 Razões que levam a realizar a limpeza do acervo . pois apresentam problemas de instabilidade. encontramos vários materiais: os papéis e cartões alcalinos. A limpeza de superfície é uma etapa independente de qualquer tratamento mais intenso de conservação. A técnica é aplicada com o objetivo de reduzir poeira. deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de coleções gerais ou de obras raras. reversibilidade e inércia. 7. partículas sólidas. duráveis. sempre a primeira etapa a ser realizada.No capítulo anterior. borrachas plásticas etc. 8. para efeitos de futuras intervenções. incrustações. Higienização A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. feita a seco. são de grande importância para a estabilização dos documentos. resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície.

por exemplo. Quando o papel se degrada. essa etapa é obrigatória e sempre se realiza como primeiro tratamento. • Flanela: serve para remover sujidade de encadernações. manchado e. papel molhado (que perde a encolagem e. • Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e. provocando a formação de manchas. quaisquer que sejam as outras intervenções previstas. após a secagem. até mesmo um suave contato com o pó de borracha pode provocar a fragmentação do documento. • Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados na limpeza mecânica. 8. aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica. borrachas de vinil. rasgos intensos podem estar muito frágeis para limpeza. • Papéis de textura muito porosa – Não se deve passar borracha nesses materiais. fita-crepe. tamanhos. A sujeira e outras substâncias dissolvidas se depositam nas margens das áreas molhadas. . No caso de termos as condições abaixo. pois a remoção das partículas residuais com pincel se torna difícil: papel japonês. • As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem. e penetram rapidamente no papel. • Materiais de apoio necessários para limpeza mecânica: raladores de plástico ou aço inox. material sintético ou lã). provavelmente o tratamento não será possível: • Fragilidade física do suporte – Objetos com áreas finas. Como já foi dito anteriormente. 8. muito facilmente danificado. máscaras. qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga estática atritando as cerdas contra o nylon. folhas de papel siliconado. pinça. pesos. portanto. de diferentes formas. cotonete. consumindo a encolagem). torna-se frágil).3 Avaliação do objeto a ser limpo Cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienização é necessária e se pode ser realizada com segurança. • Outros materiais usados para a limpeza: bisturi. com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de água. papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose. quebradiço. portanto. São rapidamente absorvidos.1. cola metilcelulose lápis HB etc. perdas. espátula. agulha. luvas de látex ou algodão. microscópios.1. poliéster (mylar). A remoção dessas manchas requer a intervenção de um restaurador.4 Materiais usados para limpeza de superfície A remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita através de pincéis. papel mata-borrão. lápis de borracha. • Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e com potência de sucção controlada. flanela macia. Áreas com manchas e áreas atacadas por fungos podem não resistir à limpeza: o suporte torna-se escuro. prejudicando-o do ponto de vista estético. alterando seriamente o pH do papel. extremamente nocivos ao papel.• A sujidade escurece e desfigura o documento.

aspirador de pó de baixa potência ou ainda um pedaço de carpete sem uso. apresenta bons resultados o uso de algodão embebido em solvente de 50% de água e álcool. Para sua limpeza. Assim. nos revestimentos plastificados (percalux e outros). começando pela cabeça do livro. trinchas.2. que são as mais sujeitas a receber sujidade. exigem também tratamento de revestimento.8. é importante ter muito cuidado com os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. é recomendável somente a utilização de pincel e flanela macia. pode ser apropriado o seu uso como parte integrante de um programa de manutenção. numa primeira higienização. Mesmo assim. Nas capas de livros revestidas em papel. pois. a aplicação de trincha ou aspirador é recomendável. Há muita controvérsia no uso de Leather Dressing para a hidratação dos couros.2 Limpeza mecânica de livros – materiais recomendáveis Os livros. No caso dos documentos impressos como os livros. utilizar. entre outros materiais. A encadernação em pergaminho não necessita do mesmo tratamento do couro. pincéis. O uso deve ser criterioso e não indiscriminado. caso sua integridade o permita. primeiramente. cortes e aproximadamente as primeiras e últimas 15 folhas. Em casos específicos de livros novos de coleções de bibliotecas. sem aplicar borracha ou pó de borracha. O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha. caso o couro esteja íntegro. requer os serviços de especialistas. o resíduo de borracha é permanente e de difícil remoção. Com uma trincha ou pincel. utilizamos um pincel macio. Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela lombada. Na limpeza do couro. pinças. flanelas macias. E. aspiradores de baixa potência com proteção de boca. pode ser utilizado pó de borracha ou diretamente a borracha. Num programa de manutenção.1 Limpeza de livros – metodologia em mesa de higienização Encadernação (capa do livro) – limpar com trincha. o tratamento aquoso deve ser evitado. é necessário examinar bem o documento. Os componentes das diversas fórmulas do produto variam muito (óleos. e deve-se sempre buscar trabalhar o suporte em pequenas áreas de cada vez. Além de agredir as tintas. Como é muito sensível à umidade. A fragilidade é intensa e o documento pode desintegrar-se. tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aos livros. só será recomendada a limpeza de superfície se não houver nenhum risco de dano. graxas. o couro (inclui-se aqui o pergaminho). se mal aplicados. pode-se limpar a encadernação. limpar os cortes. Antes de qualquer intervenção com pincéis. podem causar sérios problemas de conservação ao couro. aspirador. apertando o miolo. gorduras) e. além do suporte-papel. Todo o documento que contiver gravuras ou outra técnica de obra de arte no seu interior necessita um cuidado redobrado. Nos livros mais frágeis. caso a integridade do papel e das tintas não fique comprometida com essa ação. conforme o estado da encadernação. A estabilização de pergaminhos. No caso dos revestimentos em tecido. espátulas de metal. A fórmula do British Museum é a mais usada e recomendada. deve-se usar apenas uma flanela seca e bem macia. Oxigenar as folhas várias vezes. Nessa limpeza. existe uma grande margem de segurança na resistência das tintas em relação ao pincel. Os resíduos agem como abrasivos e permanecerão em contato com o suporte para sempre. Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos. flanelas. devido à estrutura das encadernações. Não se deve tratá-lo com óleos e solventes. Quando a sujeira está muito incrustada e intensa. nesse caso. Na limpeza do miolo do livro. . pincel macio. devemos escolher o pincel de maciez adequada para cada situação. flanela macia. que é a área que está mais exposta à sujidade. 8. nesse caso. deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durante a operação para evitar danos na manipulação e tratamento. O algodão precisa estar bem enxuto.

pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. as bibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados.1 Documentos manuscritos Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. Pode-se também usar um swob – cotonete . Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. de modo algum. pois nessas. muitas vezes. desde que em boas condições. se deve confiar na sua estabilidade frente à ação do pincel ou outro material. Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido. 8. O exame dos documentos. têm várias folhas de papel coladas entre si nas margens. As más condições de armazenamento e o excesso de manuseio também contribuem para a degradação dos materiais. Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e. são fáceis de “borrar”. podem destruir um documento pelo seu alto índice de acidez. Os grandes mapas impressos.Em relação às obras de arte. A limpeza mecânica. 8. conforme o caso. as técnicas são tão variadas e as tintas de composições tão diversas que. que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura.3 Higienização de documentos de arquivo Materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços. Normalmente. fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salas de acervo. Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de . Qualquer tipo de solvente ou cera não é recomendado. geralmente. Tintas. SEMPRE TESTE TODO E QUALQUER COMPONENTE QUE SERÁ SUBMETIDO À LIMPEZA DE SUPERFÍCIE COM TODOS OS INSTRUMENTOS QUE DECIDA USAR.2 Documentos em grande formato Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha. nesses casos. por exemplo. podem estar soltas ou em estado de pó. Todo cuidado é pouco. esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção.bem enxuto e embebido em álcool. Ao fazer a limpeza de um documento desses. Muito sensíveis à água. Recomendase remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no documento). pois sua interferência. as estantes e os móveis. por menor que seja. Deve-se evitar também a água. Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. 8. visando permitir uma impressão maior. As tintas ferrogálicas. Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e quebradiço. Não se recomenda limpar a área pictórica. As espessas tintas encontradas em partituras de música. frágeis. Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó. Em mapas impressos. deve ser evitada. testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados. tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfície desaconselhável. O verso desses documentos retém muita sujidade.4 Limpeza do espaço físico – salas de acervo A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso.3. até mesmo na escolha de seu acondicionamento.3. ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da limpeza. distorcidos ou fragmentados. desequilibra a umidade relativa do ambiente. desta forma. o cuidado com as emendas deve ser redobrado. 8. o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. após testes. como de cópias de carbono. gerando degradação. Tais documentos têm que ser higienizados com muito critério e cuidado. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante do uso de papéis de baixa qualidade. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas.

passada com pano muito bem torcido. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o estado de conservação dos documentos. Existe uma variedade enorme de papéis orientais e das mais diversas gramaturas. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado. Os materiais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivística e de caráter reversível. os papéis não precisam obrigatoriamente se enquadrar em especificações de qualidade arquivística. para reparo de encadernações. 9.1 Materiais empregados em reparos Basicamente. Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da área. pincel chato. Caso esses critérios não sejam obedecidos. A cola metilcelulose é solúvel em água e.água + álcool a 50%. Os procedimentos e técnicas para a realização de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos: mesa de trabalho. Os adesivos se restringem à cola metilcelulose e à cola de amido. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou metal. placa de vidro. Os papéis apropriados para reparos em suportes são constituídos por fibras especiais e de natureza quimicamente neutra. porque estes exalam vapores que geralmente são compostos de elementos de natureza ácida. espátula de metal. caso seja necessário reverter o processo. entretela sem cola. espátula de osso. filme de poliéster. toda a intervenção deve obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis. e mistura de metilcelulose e PVA. para reparos de suporte. os materiais usados para execução de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papéis especiais. Em seguida. Isso significa que. Para a encadernação de livros. 10. mais reversível e ao mesmo tempo com poder de adesão mais alto que a metilcelulose. a sua reversibilidade ocorre através da umidade. o risco de aumentar os danos é muito grande e muitas vezes de caráter irreversível. porém pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose e torná-la menos agressiva ao suporte onde é aplicado. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. passar outro pano seco. pinça. A PVA já não é tão reversível. Os demais documentos permitem algumas intervenções. cores e tipos de fibras. Pequenos reparos Os pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos executar visando interromper um processo de deterioração em andamento. Não devem ser utilizados produtos químicos. papel mata-borrão. uma vez seca. não pode existir nenhum obstáculo na técnica e nos materiais utilizados. de simples a moderadas. peso de mármore. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. Ilustração 17. 9. pincel fino. Da mesma forma. Acondicionamento . pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos.

arquivos e armários. armazenando-os de forma segura. Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes. em seguida.) em estado precário de conservação. 11. Ilustrações 22. tecido de linho etc. folders. manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para. Glossário ACIDEZ – Condição do suporte em que a concentração de íons de hidrogênio excede a de íons de hidroxil numa solução aquosa. pastas. conforme o caso. Ele não consiste em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos. o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina. estantes. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. estabilidade e resistência. envelopes. Os papelões são empregados na construção de caixas. poliéster e caixas. Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas. tubos de PVC. fórmica ou metal sem tratamento. em caixas ou envoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. definir o acondicionamento. papelões de diversas gramaturas. . Móveis impróprios para o armazenamento são amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas: armários. Armazenamento O armazenamento é o sistema que recebe o documento. pois esse material está em contato direto com os documentos. Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são: papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas. deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento. para ser guardado. fita adesiva dupla neutra. 24 e 25. Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. O poliéster é um material muito útil pela transparência. Numa medida adequada. filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia). porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos. o estado de conservação. as condições de uso. mapotecas e arquivos confeccionados em madeira. tiras ou cadarços de algodão. 23. dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte. porta-fólios. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro. Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos. Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes). etc. envelopes. porém em certas condições especiais seu uso deve ser restrito. Cada situação requer uma análise e depende diretamente das condições em que se apresenta o documento. acondicionado ou não. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento. o tipo de suporte. podem ser acondicionados entre papéis. enquanto que os papéis e os cartões especiais são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas. Para cumprir sua função. tintas. que é a de proteger contra danos. Há documentos que.O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados.

sendo o pH 7 considerado neutro. sob determinadas condições de controle. pH – Medida da acidez ou alcalinidade de uma substância.ACONDICIONAMENTO – Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. filme. QUALIDADE ARQUIVÍSTICA – Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a guarda indefinida dos documentos. . em áreas que lhes são destinadas. ARMAZENAMENTO – Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios. à mesma temperatura. disco. fita magnética. pergaminho etc. A escala de pH varia de pH 1 (acidez máxima) a pH 14 (alcalinidade máxima).) UMIDADE RELATIVA – Relação expressa em % entre a quantidade de vapor d’água contida no ar e a quantidade máxima que o ar poderá conter. PAPEL NEUTRO – Papel não ácido ou ligeiramente alcalino e que. portanto. não se deteriora com facilidade. SUPORTE – Material sobre o qual as informações são registradas (papel.

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