FABIO LUCIO MOREIRA LIMA DECOREBÃO

APOSTILA DE NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO

Conteúdo: 1. Legislação brasileira e conceitos fundamentais. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais. 2.1. Arquivos correntes e intermediários. 2.2. Procedimentos de protocolo. 2.3. Aplicação de instrumentos de classificação e temporalidade de documentos. 3 Tipologias documentais e suportes físicos: teoria e prática. 4. Conservação preventiva de documentos em arquivos: política, planejamento e técnicas.

NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO
CONCEITOS FUNDAMENTAIS Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis. Esses profissionais vêm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores e outros que, na maioria das vezes, não observavam os princípios da Arquivologia no tratamento da informação arquivística. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dos arquivos de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reprodução. O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização aplicados aos arquivos. E ainda de sua competência elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnicocientíficas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento da evolução das tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação. LEGISLAÇÃO A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍTULO I

Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

provavelmente. informação são todos os dados que são organizados e comunicados. o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor. portanto. terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado pais ou região. valor de propriedade. o seu valor estará associado a um contexto. ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão. porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da tomada de decisão. Sob esta perspectiva. Neste caso. O segundo domínio é o da organização. O Valor da Informação Como é possível admitir que a informação possua valor. valor de restrição. Podem. consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial. Por exemplo. ou seja. ela deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Usaremos aqui. ser negativos. quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. cabe aos bens intermediários. • na hora certa e no local exato. Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado. vestimos. de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento. Considerando que. tudo o que vemos. O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. que. o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. a informação terá um valor de propriedade. uma organização governamental ou não que realize censos demográficos. mais especificamente no mercado futuro. construímos. por razões legais. • na forma correta. ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. a partir delas. Assim. que reflete o custo substitutivo de um bem. No primeiro deles. o que não é uma tarefa trivial. Neste caso. Entretanto. Por outro lado. aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas. ou seja. em certos casos. falamos. porém. Neste contexto. o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação. . caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. Nesse caso. os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária. Esta empresa. fazemos. estas informações assumirão um valor de restrição. escrevemos. inventamos. valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda. Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social.GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados. Por ser um bem abstrato e intangível. deverá manter. irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação. uma definição abrangente. apesar de serem indefinidos. para que se possa preservar o sigilo da aplicação. o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam. poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado. desenhamos é informação. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais. cujo valor deriva-se da oferta e da procura. é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-Io. uma empresa que atua em bolsa de mercadorias. que introduz questões a respeito da determinação do valor da informação. Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. como acontece na sobrecarga de informação. A porção majoritária. a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes requisitos: • ser enviada à pessoa ou ao grupo certos. podendo também ser denominado de valor de mercado. o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação.

mapas. porque fazem parte do conjunto de seus produtos. levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação. poucas decisões são tomadas com informação perfeita. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor. são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados. no seu momento de criação. a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20. contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. embora possam variar na forma como se apresentam. os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos. histórico e cultural. Embora alguns documentos possam. as atividades de uma empresa pública ou privada. é importante reconhecer que. • fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação. De modo geral. no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil. no caso de uma empresa privada. Caso contrário. ou tecnicamente falando. de modo geral. em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. os documentos são criados uns após os outros. mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar. a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: • identificação de custos. comprovar. • tradição de se tratar a informação como uma despesa geral. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos. provar. administrativas ou legais. solos e edificações). bem como são . É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas). Documento é um termo também polissêmico. os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Em segundo lugar. ela terá pouco ou nenhum valor. vestígios. no suporte em que a informação está registrada. bibliotecas e arquivos. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório. • dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos. Portanto. refletir sobre determinada coisa ou fato. devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária.Da mesma forma. A partir do momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história. a produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades burocráticas. alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas. então ela terá valor. já ter um valor histórico como. posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. Ou seja. enfim. todos os registros. dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa. a informação terá valor econômico para uma organização. Divisão de documentação por natureza: Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades. um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou. se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa. por exemplo. informar. Para concluir. • diferentes expectativas e percepções dos usuários. comprovar. No caso da documentação privada. realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório. Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos. os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência. outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus. demonstrar. apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico. • incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação. instituição pública ou privada. família. Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19. Os documentos considerados documentos de arquivo. • entendimento da cadeia de uso. marcas deixadas pela humanidade servem para orientar.

Regimento de Departamento. isto é. visando a racionalização e eficiência dos arquivos. Exemplos: Ata de Posse. carta. tridimensionais (esculturas. slides. indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. organização. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia. atestado. roupas). sem visar diretamente o lucro. relatório. proposta. Exemplos: ata. iconográfico (obras de arte. Por trás das metodologias escolhidas e das normas . conta muito nos resultados obtidos. rolo. e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico. pois define o ciclo vital dos documentos. microficha. mediante técnicas e práticas arquivísticas. diploma. cd-rom) 4. microformas. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários. caderno. NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000. recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. ofício. a organização interna do trabalho. objetos. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. requerimento. Processo de Vida Funcional. portarias e demais atos normativos próprios da administração. 1. pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais. Boletim de Notas e Frequência de Alunos. uso e avaliação de documentos. Tabela Salarial. desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades. fitas). tira de microfilme. os que serão transferidos ao arquivo. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas. folha. racionalizar os espaços de guarda de documentos. tramitação. atender adequadamente clientes e cidadãos. planta. Exemplos: audiovisual (filmes). negativos. magnéticos/informáticos (disquetes. Vamos conhecê-Ios: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. Prontuário Médico.159. Contudo.diferentes os formatos. Conforme a Lei Federal n° 8. tramitação. garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem. as espécies. mapa. fotografias. estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados. GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção. decretos. a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Estadual ou Municipal. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos. textual (documentos escritos de uma forma geral). uso. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. 2. Federal. mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas. ficha. Para tomar decisões. organograma) 3. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. como por exemplo: leis. livro. fonográfico (discos. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. cartaz. que se refere aos arquivos públicos. Boletim de Atendimento de Urgência. a operacionalização da gestão de documentos.

Valor Jurídico ou Legal .documentos que retratam a origem. Estes documentos determinam "como. fatos ou épocas. os prazos definidos. ou seja: 1. 2. 3. Relatórios etc. o tático e o operacional.documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização. entre outros. Plano de Cargos e Salários. Valor Fiscal . Como exemplos de documentos de nível tático. Documentação de Nível Tático É a documentação de nível intermediário. quem. Indicadores Económicos etc. Valor Administrativo . Como exemplo de documentos de nível operacional. Documentação de Nível Operacional É a documentação de nível mais baixo. quanto em termos de gestão da organização. organização. podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos). padrões. a saber: o estratégico. 2. Valor Histórico Informativo . os assuntos selecionados. Receitas. VALOR SECUNDÁRIO . tabelas etc. para a operação segura dos processos de trabalho. Contratos.documentos que. Ex: Planos. Guias de Trabalho. Ex: Tabelas de Recenseamento. são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas. Ex: Acordos. O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos. treinamento etc). reforma e história de uma administração. Valor Histórico Probatório .estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade que o acumulou e. Índices de Preços. os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação. entre outros. e que produzem efeito perante os tribunais. Exposição de Motivos etc. . embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades. Faturas etc. cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência.documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos. Ex: Atos Normativos. especificações.estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras. do curto prazo. O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em: 1. pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos. Programas de Trabalho. podemos citar: Instruções de Trabalho. Ela contém todos os detalhes e informações técnicas.implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas. NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade. Documentos sobre Serviço Militar. Documentação de Nível Estratégico É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo. VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: VALOR PRIMÁRIO . Especificações. tanto em termos hierárquicos. Plano de Metas. Convênios etc.documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. onde estão as preocupações imediatas. Ex: Notas Fiscais.

Mas. especificamente. do ciclo vital dos documentos. temporária ou permanente. pois muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação. sejam recolhidos ao arquivo permanente. Sua função é garantir que documentos de valor histórico. pois orienta quanto ao valor histórico das informações registradas. o trâmite e o uso. Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. uma equipe em que o todo é maior que a soma das partes. subordinações e os fluxos de trabalho. O acervo de valor histórico. tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é a noção. após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermediário. irreparáveis. a equipe de gestão de documentos pode e deve contar. Uma avaliação documental inadequada. com certeza. alguns imbuídos deste valor já na sua produção. Faz-se necessário também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e administrativas. é importante também a presença do documentalista. neste momento. mais do que em qualquer outro. aquém do desejável. mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal. Um advogado oferece significativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. a ser guardado no arquivo permanente. mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. Ou seja. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que. todos os profissionais envolvidos devem participar das discussões e definições para todas as fases de vida do documento. na fase da avaliação documental. também é fruto das elaborações técnicas da gestão de documentos. É o momento em que também. o qual detendo noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. quando se trata da produção. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de documentos estará. deve ser levada em conta a formação multidisciplinar da equipe. É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a uma ou outra área do conhecimento. sobretudo nas instituições públicas. Por exemplo. se faz por meio da equipe de gestão. sob determinadas circunstâncias. E o arquivista já pode elaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais se define a produção. permitindo ao arquivo o cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qual pertence. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dos demais. as estratégias da conservação se dão a . descrição e relação dos documentos a serem transferidos. outros que o adquirem ao longo de sua existência. pois este supostamente tem a experiência das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e. o historiador deve fazer parte de uma equipe de gestão. por menor que seja. tramitação e uso corrente dos documentos. financeiros e histórico-culturais e. que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários e fluxogramas. participa destas definições. dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência: cronograma. que identifica competências. A construção deste elo. A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação. recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão. A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento. podemos supor que é maior a influência do administrador. pode causar prejuízos administrativos. Portanto. com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. É a fase em que se define a eliminação ou a guarda. e do técnico de informática. que também integra a equipe de gestão de documentos. O conservador. acondicionamento. valor este nem sempre considerado na análise de profissionais de outras áreas. cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da informação.Equipe de trabalho A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho. em geral é um historiador deve ser constante. O arquivo intermediário da empresa. no Brasil. dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. de um documento. Como vimos acima. que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação. O historiador. mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados. Desta forma. o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos. que guarda os documentos que já não são de uso corrente nos setores.

geram ou são usados nas disputas de poder interno na empresa. outras qualidades. cuja justificativa se perdeu no tempo. no campo específico da gestão.agilidade na recuperação das informações. Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona.partir e em conjunto com o trabalho da gestão. Considere-se ainda que. uma equipe de gestão de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. a estratégia a ser seguida é a disseminação dos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dos princípios arquivísticos no trato das informações registradas. além da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão. Neste momento. funcionais. economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos operacionais -. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão . nos hábitos arraigados. demonstrando os ganhos financeiros. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom desempenho da gestão. Uma vez implementada a gestão de documentos. . ambientais e na melhoria da imagem institucional. freqüentemente o domínio físico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos "arquivos". racionalização da massa documental. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na resistência às mudanças. devem se fazer presente: a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos funcionários.

NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. PARA EFEITOS FUTUROS. não é? O arquivo da escola onde estudou. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar. Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional. que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal. tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo. Podemos. não é mesmo? Na primeira situação. . vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora. o que foi consultado para fazer uma pesquisa. as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos. o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo.MARCOS. os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. como este do americano Solon Buck: Arquivo É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO. qualquer que seja a finalidade de um arquivo. E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? . ainda. PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA. a partir desse conceito. que é o local de guarda e depósito de documentos.VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ. Outros. aquele organizado pela família de um amigo. ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES. então. PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO NO BRASIL. também no conceito antigo. PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! . adotamos um outro conceito para arquivo. Daí serem classificados em quatro grupos. . que significa palácio dos registrados. no entanto. a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio. ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE! Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes. que ainda não está esclarecida. Temos aí a outra finalidade. ou. COM CERTEZA. de acordo com: . Depois que a atividade administrativa acaba.DOUTORA. podemos analisar a origem da palavra. usado para guardar documentos. Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché. Mas no caso seguinte. tendo evoluído mais tarde para o termo archeion. que surge em conseqüência da anterior: servir à história. se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui. como fonte de pesquisa. dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa. o arquivo de discos que viu em uma gravadora.PERGUNTOU A SECRETÁRIA. o lugar onde os documentos eram guardados. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Provavelmente.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE ARQUIVOS ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto. No entanto. ainda que bastante relacionados entre si. Atualmente. pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos. analisando estas duas situações. E você. POIS AINDA VOU CONSULTAR. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. . geralmente de aço ou madeira. JÁ ESSAS PASTAS.

declarações de imposto de renda. se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. corporações não-lucrativas. De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo. Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação.a natureza da entidade que os criou. documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis.os estágios de sua evolução. cumprindo as funções de um arquivo corrente. corporações e companhias. por exemplo. informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral. COMERCIAL. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa. Exemplos: o arquivo de uma loja. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato. ele pode pertencer a um destes três estágios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE . Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam. recibos de pagamentos efetuados a terceiros. . individualmente.a extensão da sua atenção. uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico.a natureza dos seus documentos. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO . Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. ele se classifica em: PÚBLICO . Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município..inclui documentos que vieram do arquivo corrente. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento.diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas. . é esporádico. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito.está relacionado. porque deixaram de ser usados com freqüência. Vamos analisar cada um desses grupos em separado. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século. contendo certidões de nascimento e casamento. FAMILIAR OU PESSOAL. igrejas. . contendo as requisições de material do ano em curso. fotos e cartas. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios.guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada. e a sua permanência no arquivo é transitória. De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais. às instituições educacionais. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo. permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa. sociedades e associações.nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE .arquivo de firmas. INSTITUCIONAL . classificação e utilização. de um escritório de engenharia ou de um banco. .

. Você. filmes. mas também quanto ao registro. avaliação de desempenho de funcionários. E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO. inadequadamente. Daí eles serem classificados em dois grupos: .notas fiscais. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças. de vendedores. mapas. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES. de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado. de arquivos técnicos. ARQUIVO ESPECIALIZADO . NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. fotos. de um campo específico. apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista: . . De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo. promissórias. gravuras.certidões de um modo geral. caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. PARA EFEITOS FUTUROS. Mas o que caracteriza. duplicatas. conteúdo e formas diferentes. filmes. de clientes. Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade. microformas (fichas microfilmadas). A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista. de escolas. slides. memorandos. dentes e fetos de uma escola de enfermagem. o que você conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão: Documento É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. jornais. Os documentos de um arquivo apresentam características. disquetes.fichas. portanto. que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! .ARQUIVO CENTRAL OU GERAL . Nesse caso.relatórios variados. como o hospitalar. entre outros. fotografias. .histórico escolar de alunos. engenharia. Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. fitas. Você percebeu. se lembrou de diferentes documentos. São chamados. tabelas e formulários de qualquer natureza. controle e conservação. Só para exemplificar. Exemplo: o arquivo de peças como ossos. quadros. faturas. . pelos exemplos apresentados. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente. exatamente. que serve a todos os setores daquela secretaria. entre outros. com certeza.discos. cartas. fitas. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público. NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA. disquetes. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA.guarda documentos de variadas formas físicas como discos. as atividades de arquivo corrente são centralizadas. ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL . atas de reuniões. Pode ser ainda um arquivo central. o da medicina. microfilmes.destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. acondicionamento. imprensa. o documento de um arquivo? CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA. ofícios. .cadastros de funcionários. revistas.tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto. . já que eles são bem variados.

cartas. Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento. sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou espécies documentais. Estas fases se constituiriam em: . informações sobre política estrangeira de alto nível). Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico.cuja divulgação não prejudica a administração. certidões. sonoro. tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular. planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras. Alguns deles já foram até lembrados aqui.planejamento. materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior.seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. por isso. programas. políticos.análise dos dados coletados. Exemplos: planos. tabelas. e também. cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes. questionários e correspondências. regimentos. requisições diversas.seu assunto exige alto grau de segurança. . só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas.Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo. projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes.seu assunto não deve ser do conhecimento do público. negociações para alianças militares e políticas. Levantamento de dados . livros contábeis. se em texto. ULTRA-SECRETO . ORGANIZAÇÃO A organização de arquivos. . em geral. . requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias. isto é. finanças e material de uma entidade ou um indivíduo.seu assunto. Exemplos: informações relativas a pessoal. dados de elevado interesse sob aspectos físicos. SIGILOSO . os meios e processos pelos quais foram obtidos. CONFIDENCIAL . editais. eles podem ser bem variados. econômicos. psicossociais e militares de países estrangeiros. necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares).implantação e acompanhamento. planos de guerra. cartas. RESERVADO . como você vê nestas figuras. ele pode ser: OSTENSIVO . regulamentos. em exemplos anteriores: contratos. SECRETO . para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos. programas e medidas governamentais. o gênero dos documentos de um arquivo. como de qualquer outro setor de uma instituição. assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que.levantamento de dados. escala de plantão de uma imobiliária. mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal. relatórios. atas.de conhecimento restrito e que. Exemplos: notas fiscais de uma loja. folhas de pagamento. rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas. projetos e suas respectivas ordens e execução. audiovisual. Exemplos: partes de planos. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional. pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. embora não requeira alto grau de segurança. ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

condições de iluminação. sem o conhecimento dessa entidade . qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição. média de arquivamentos diários. Além dessas informações. iconográficos. ou num arquivo tradicional. em cada caso. das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. claro está que. normas. este será. nível de escolaridade. estabelecimento de normas funcionamento. regulamentos. códigos de classificação etc. O diagnóstico seria. questionários etc. A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas. Planejamento Para que um arquivo. modelos. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. recomenda-se que esta seja a mais elevada possível. processes adotados para conservação e reprodução de documentos. trata-se de verificar se estrutura. cartográficos. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição arquivo na estrutura da instituição. o equipamento (quantidade. volume e estado de conservação do acervo. a localização física (extensão da Área ocupada. existência de registros e protocolos (em fichas. uma constatação dos pontos de atrito. proteção contra incêndio). de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. manuais. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais.). Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo do de de de . constituição arquivos intermediário e permanente. arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados). em livro). dos quais o arquivo deve participar. torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir. o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo. e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas. intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos. escolha de métodos de arquivamento adequados. recursos humanos. num microfilme. recursos financeiros. Em síntese. isto é. dotados de recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação . projetos. enfim. existência de normas de arquivo. relatórios. seja ela pública ou privada. Se a instituição já contar com um órgão de documentação. numa memória de computador. atividades e documentação de uma instituição correspondem A sua realidade operacional. em principio. as espécies de documentos mais freqüentes (cartas. estado de conservação das instalações. audiovisuais. em todos os estágios de sua evolução (corrente. estado de conservação). tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. Posição do arquivo na estrutura da instituição Embora não se possa determinar.numa biblioteca. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior.). uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação. centralização ou descentralização e coordenação dos serviços arquivo. portanto. Daí a importância da constituição de sistemas de informação. de forma generalizada. umidade.sua estrutura e alterações. no decorrer de suas atividades. seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. os modelos e formulários em uso. regimentos. Análise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior.Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade. a serem adotadas no sistema a ser implantado. escolha das instalações e do equipamento. Assim sendo. controle de empréstimo de documentos. informáticos etc. o órgão mais adequado para acolher o arquivo. formação profissional). faturas.

Centralização Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local.Ao se elaborar um plano de arquivo. com eficiência. Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece. todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações. . Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. delegacias -carecendo. movimentação e expedição . é aconselhável que o órgão central de comunicações designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados. de arquivos próximos para que possam se desincumbir. registro. controle de empréstimo. cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda. Quando o volume de documentos é reduzido. distribuição. e por todas as operações de arquivamento decorrentes. Comunicações e Arquivo. b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. constituição de conjuntos arquivísticos mais completes.de comunicações. filiais. portanto. a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema. distribuição. Se a massa documental for muito grande. registro.. a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas. ou outra denominado similar. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção. As vezes em Áreas geográficas diferentes . de seus programas de trabalho. O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo. ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: . economia de espaço e equipamentos.centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos. não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional. Se a centralização rígida pode ser desastrosa. deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento. um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo.. redução dos custos operacionais. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. como também a concentração de todas as atividades de controle recebimento. nítida delimitação de responsabilidades. A despeito dessas vantagens. . . Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo de informações. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. Comercialização e Transportes. esta deverá ser aplicada a nível de Departamento. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. preparo para transferência etc. isto é. e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas. ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras. classificação.de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. isto é: recebimento.descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. movimentação e expedição dos documentos correntes. Descentralização Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. tais Como abertura de dossiês. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos.agências. citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo.

local. A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. tecnicamente planejada. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição. classificação. do registro. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais. tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço. debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. Não raro. Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. Na verdade. funciona Como agente de recepção e de expedição. Assim. Neste caso. determinar normas específicas de operação. Entretanto. quando necessário. mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos. Exemplificando: PATRIMÔNIO Brasília Rio de Janeiro São Paulo PESSOAL ADMISSÃO Aguiar. de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais. enfim. dificilmente se emprega um único método. data e número. Haydde . justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições. a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial. estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho. suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros. tramitação dos documentos etc. pois toda instituição. Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. Celso Bareta. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. orientadoras e controladoras. deverá contar sempre com um arquivo permanente.. tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais). a localização física de suas unidades administrativas. também chamado arquivo de terceira idade. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. a fim de que os documentos ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. além dessas tarefas. isto é. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame. além do arquivamento propriamente dito. suas atividades. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa. que também deve integrar o sistema. Como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente. segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto. passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo da instituição. que exercerá funções normativas. seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes. nome.O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos. o órgão de comunicações. devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. perfeito conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir. centralizado. os arquivos setoriais encarregar-se-ão. seus tipos e volume de documentos.

Lúcia Paes. dos documentos inúteis. daí por diante. o arquivamento de papéis é um serviço simples. atualmente. depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos e formulários. falta essa que ire influir. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. como auxiliares. desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. uma vez que esse serviço é. importância capital em todos os ramos da atividade humana. integrar o Manual de Arquivo da instituição. a dez. Teoricamente. aproveita experiências anteriores. Oswaldo Paiva. a documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento . no entanto. Tais normas. ordenada por assuntos. alfabético e numérico cronológico. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Zilda Silva. de 1980 jan. Na prática. simplifica e racionaliza o trabalho. por localidade (geográfico). Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. naturalmente.e o grupo constituído de todo o restante da documentação. No entanto. por exemplo. de 1980 aço. irá lhe servir de referência . pelo nome dos funcionários. Ana Maria DEMISSÃO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. códigos de assunto e índices. ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento. contendo informações valiosas. o método principal escolhido foi o de assuntos.ordenados e arquivados pelo número de controle que lhe é atribuído ao dar entrada e que. Jurandir Castro. Francisco Cardoso. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário. separação dos papéis que possuem valor futuro. RECURSOS HUMANOS Formação e regulamentação profissional O arquivo possui. o que evita a repetição. rotinas. surgindo dificuldades na classificação dos papéis. na vida da organização. Como se vê. fonte e base de informações. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos. em ordem cronológica. coadjuvado pelos métodos geográfico. como também do protocolo. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução. ou seja. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. . a jul. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. E a memória viva da instituição. essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos. Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito . trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo. a jul. em ordem alfabética. Ernesto Séllos. na maioria das vezes. de 1981 PROMOÇÃO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente.Borges.

As dimensões variam de acordo com as necessidades. Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais. a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos. grande ou pequeno. para a administração e para o conhecimento de nossa História. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais. com duração de três anos e. Da mesma forma.é a saliência.é a inscrição feita na projeção. Pode ser recortada no próprio cartão. Projeção .é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários. a experiência não substitui a instrução. que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo. especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga. a é de março de 1972.é um retângulo de cartolina. São as fichas. Pé . espírito metódico. "Em questão de arquivo. discrição. Guia divisória . o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos. C. honestidade. na parte inferior da guia. regulamentada pelo Decreto nº 82. temperatura. o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis A realização do trabalho arquivístico. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. Atributos Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo. Em agosto de 1974.546. Escolha das instalações e equipamentos De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado. reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. as seguintes características: saúde. conforme veremos em seguida. sendo então de celulóide ou de metal. passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. foi sancionada a Lei nº 6. foi instituído o Curso Superior de Arquivologia. podendo ser branca ou de cor. discernimento. Material de consumo Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. Fundação Getúlio Vargas e outras instituições. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. e fechada quando indica o princípio e o fim. as pastas. são necessárias. pois 10 anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof. toma-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo. em 4 de julho de 1978.590. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. numérica ou alfanumérica. No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funções. ou nele ser aplicada. onde se registra uma informação. poder de síntese. espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. poder de análise e de crítica. Considera-se equipamento. ministrados pelo Arquivo Nacional. as tiras de inserção e outros. os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos.iluminação. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume.Para que se atinjam esses objetivos. A notação pode ser ainda aberta ou fechada. quer pela extensão de sua área.a Ignez B. Assim é que. Notação .é a saliência na parte superior da guia. Michel Duchein. tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria. quer pelas condições físicas que apresente . aberta quando indica somente o início da seção. Ficha . as guias. índices de umidade. imaginação. D'Arafijo. além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento. onde há um orifício chamado ilha. limpeza. capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras. . e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. habilidade em lidar com o público. atenção. paciência. de é de novembro do mesmo ano. podendo ser alfabética. liso ou pautado.

picotada. que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas. fichários. a guia pode ser ainda: .pombal (em forma de escaninhos). . . em pastas com subdivisões. uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. além do tipo e do tamanho dos documentos. onde são guardados os documentos.distinção (condições estáticas).capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades). quarta posição. Na sua escolha.miscelânea . As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos. .onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. a um terço. Caixa de transferência . Box . ou volumes encadernados. lisa.é um móvel fechado. três.Posição . as secundárias em segunda posição e assim por diante.indica uma subdivisão da primária. O que indica se uma guia é primária. bem como as estantes deslizantes. utilizado nos arquivos permanentes. usada especialmente nos arquivos permanentes. . com duas. Modernamente.caixa de aço ou papelão. ou cartolina. É usado para lembretes. subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção. boxes. e carregados verticalmente. ainda. Armário de aço . secundária. onde são colocadas as caixas de transferência. empregando-se pastas suspensas laterais. com prateleiras. ou ter projeção. Arquivo de fole .primária . Daí a denominação de: primeira posição. Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. deve-se levar em conta os seguintes requisites: .subsidiária . isto é.é uma folha de papelão resistente. Recomenda-se. Estante . .invulnerabilidade (segurança). . segunda posição. . onde se escrevem as notações. Quanto à sua função.especial .pequeno fichário que se coloca nas mesas.indica uma subdivisão da secundária. que serve para guardar e proteger os documentos.conveniência do serviço (arrumação racional). é utilizada para arquivos correntes. armários de aço etc.sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha). quinta posição. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição.onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. Arquivo .indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. Guia-fora .economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências). .é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. . caixas de transferência. As mais tradicionais são os arquivos. Arquivos horizontais antigos . . Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.móvel aberto.é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. O comprimento pode corresponder à metade da guia.secundária . . Os documentos eram guardados horizontalmente. Tira de inserção . usado para guardar documentos sigilosos. terceira posição. Pode ser suspensa.é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Pasta . um quarto ou um quinto. dobrada ao meio.móvel de aço ou de madeira.resistência (conservação). Elas se dividem em: .individual ou pessoal . pela ordenação cronológica. de corte reto.indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões.é uma tira de papel gomado ou de cartolina.

Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos. sobretudo."arquivo-esteirinha". uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los. estabelecendo-se. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa. objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos. disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. algumas vezes elevadas. seja ela pública ou privada. Esta campanha. então. A segunda. servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. umas sobre as outras . Fichário vertical . Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a importância dos arquivos e admitem as despesas. inclusive. ou ainda por questões meramente históricas. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo. Fichário horizontal . As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções. Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente. deve ser preservado. Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada. três ou quatro gavetas. para sua manutenção. Implantação e acompanhamento. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. escritórios.aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal. Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo. Suporte . Toma-se necessária. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas.Fichário . como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo. estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. lembrando o aspecto de uma esteira . para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. de pequeno.aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical. a ser dividido em três partes. feita por meio de palestras e reuniões. avaliação e seleção rigorosas. umas atrás das outras. salvo no caso de instituições de grande porte. médio ou grande porte. as prioridades para a implantação. representações ou similares. Constituição de arquivos intermediários e permanentes Toda organização. duas. nas quais são feitas as notações. de análise e diagnóstico da situação. É o modelo mais usado por ser mais econômico. concernentes a tais serviços.É um móvel de aço próprio para fichas. ou de cuja atuação dependerá. seja por exigências legais. geralmente separadas por guias. Considerados todos os elementos descritos. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas. seja para fins administrativos e fiscais.armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos. ficará inteiramente visível. . contendo as prescrições. mesmo depois de passar por fases de análise.modelo KARDEX. mas. numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização. A terceira será o plano propriamente dito. o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização. deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra. recomendações e procedimentos a serem adotados. acumula através dos tempos um acervo documental que. com filiais. a partir do fundo. existem em âmbito governamental. e assim sucessivamente. em grande parte. Em geral. com uma. o êxito desses serviços.

Somente depois de implantar e testar os procedimentos . . poder-se-ia adotar as seguintes.é que deverá ser elaborado o manual de arquivo.2 Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. instrumento que coroa todo o trabalho de organização. São eles: .detalhamento das rotinas. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa. ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos. sua interação e subordinação. .verificar se as normas. movimentação e expedição dos documentos correntes. No cumprimento de suas funções.apresentação. objetivos e abrangência do manual. Arquivamento . podem ser apresentadas em separado. distribuição. plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices. Por ser o arquivo uma atividade dinâmica.1 Recebimento e classificação 4. suas finalidades e responsabilidades. Protocolo. terminologia. Empréstimo e consulta 4. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso. para fins de controle. a experiência nos permite indicar.A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento. rotinas. freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo. pela sua amplitude. Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho. a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição. os elementos que devem constituir os manuais de arquivo.1. falhas ou omissões que venham a ocorrer. incluindo recebimento e classificação. próximos a ela. o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado. definição das operações de arquivamento. Expedição 3. para tomada de decisões das administrações etc. . modelos de carimbos e formulários utilizados.informações sobre os arquivos da instituição. Entretanto. registro. Por isso. a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades. com alterações indicadas para cada caso: 4.tabelas de temporalidade de documentos.1. uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. modelos e formulários atendem as necessidades . em linhas gerais. . os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento.o arquivo propriamente dito 4. Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais.concertos gerais de arquivo. .organogramas e fluxogramas. . Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos. que.1 Protocolo No que se refere às rotinas. pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 1. Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. registro e movimentação 2.

a existência de setores. Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e.FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. só após cumprirem suas finalidades. Quanto aos jornais. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e. que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. . ao ser recebido pelo banco.VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE. Diretoria Financeira Senhor Diretor. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos. os documentos registrados e encaminhados. pois ela se repetirá mais tarde. é que são arquivados. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa.A. Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível arquivamento.UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA.DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. após serem lidos. obedecendo a um critério adequado às suas características. no caso. indicando tratar-se de uma correspondência particular. compare-o com o que apresentamos. Em relação aos serviços de arquivo e protocolo. Portanto. à Assessoria jurídica. portanto. sendo encaminhado ao Diretor Financeiro. normalmente denominados Arquivo e Protocolo. depois. As atividades de recebimento de documentos. na estrutura organizacional das instituições. controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência. de acordo com os procedimentos adotados pela administração. Então. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e. . E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados. Daí ser comum. PARA OS FUNCIONÁRIOS. controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS: . Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. SERVIÇOS DE PROTOCOLO Observe este ofício: Para:Banco do Estado S. ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina. é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição. Nesse caso. num sistema de arquivos correntes. cópia do Balanço Patrimonial de nossa empresa. não podem ser desvinculados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos. na Diretoria Financeira.. porque não são documentos oficiais. quando for arquivado. Encaminhamos em anexo. os serviços de recebimento. Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal. Este ofício. mas apenas sugerir. Fernanda também não precisa registrã-los. Depois foi distribuído. .. não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. registro. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo. Eles precisam ser abertos. COM A ETIQUETA DE PESSOAL. para seu conhecimento e análise. foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. podem ser jogados fora. registro. eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo. não há qualquer preocupação com o seu arquivamento.

Elaboração do resumo do assunto tratado no documento. PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO. solicitando-lhe o arquivamento. registro.A. expedição de correspondência. solicitando-lhe análise e parecer. . a secretária recebeu o documento.Preparação da ficha de protocolo. as rotinas de recebimento e classificação de documentos são: . .ofício. Se eles não estiverem lã. Mas. . .Correios ou entregue em mãos. Ali os documentos chegam e são encaminhados aos setores. por exemplo. dentre os quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas. elas compreendem: . REGISTRO. o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que. isto é. Esse. E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência? Rotinas de recebimento e classificação Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho.Abertura da correspondência ostensiva. Abaixo da data e do número.Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra. . tendo em vista suas particularidades. ele devolveu a documentação à sua secretária . agrupar. de um modo geral. distribuição e movimentação. . são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo.Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação. AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS. pediu algumas providências. após analisar. após conhecer o teor do ofício. despachou-o para um dos assessores. despachos. Rotinas de registro e movimentação Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. quando foi classificado.Requisição dos antecedentes ao arquivo. parecer -.Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto. Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S. dois ou mais documentos. envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento. verificando a existência de antecedentes.Distribuição da correspondência particular. para ser feita a juntada.Separação da correspondência oficial da particular.Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista. .A. . . Finalmente. escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele. de modo geral. registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor.Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datador do protocolo). em duas vias. Concluída a solicitação. A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa.Na diretoria. dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S. .. ou processos. AINDA. DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU.Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote. o setor encarregado de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará. que podem ser de diferentes modelos. . . .

andamento ou carga. pelo pessoal da instituição. que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. dos documentos a serem redistribuídos e anotação do novo destino nas respectivas fichas. depois de passar pelos setores competentes. .Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto.FLÁVIA.Separação do original das cópias. assim. bem comum em uma empresa: . . ele pode ser recuperado para consultas. Depois de tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades. Rotinas de expedição Em geral.Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas. o responsável naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo. que é a mesma atribuída ao documento. . são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa: . podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento.Observe que nos três modelos. Quando o documento chegar ao seu destino. eles e suas respectivas fichas. dos vários setores da empresa. a redístribuição. a destinação dele estiver para o arquivo. Eis um exemplo de ficha de procedência . Desse modo. por exemplo. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação que passa pelos serviços de protocolo como também. .Recebimento da correspondência a ser expedida: o original. após a expedição. . rearquivando-as em seguida. . Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades. deve ser feita através do setor responsável pelo registro e movimentação. . quando necessário. o projeto citado foi arquivado. Essa passagem do documento de um setor a outro. quando foi registrado no protocolo.Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. o envelope e as cópias. .Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DE ARQUIVO? Como você vê. que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta. é arquivada. . tanto no original como nas cópias.Numeração e complementação de data. é possível sabermos sob que notação ele está arquivado. O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVE ESTAR ARQUIVADO. Se existirem antecedentes. para facilitar a pesquisa do documento. onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento).Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento. . malotes ou em mãos. SERVIÇOS DE ARQUIVO Preste atenção a esta situação. E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa. sempre que necessário. por meio de empréstimo. para consulta imediata. Se. se existirem. E o que compreende cada uma dessas atividades? .MAS DR. no entanto. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem. No arquivo fica guardada. pelos Correios.Recebimento. devem ser anexados ao documento. PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO.Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento ao seu destino. devem prepará-las em papel de cor diferente. Vemos. há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de classificação colocado no documento.Expedição do original com os anexos. quando desejamos saber algo sobre um documento. E também há uma parte denominada dístribuíção. SANTANA. Do arquivo. com registro e anotações. basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. nas cores e quantidades determinadas pela empresa. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem.

facilitando o empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles precisarem. de acordo com o seu ramo de atividade.Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante. onde fica guardado tudo aquilo que não vamos mais precisar. é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso. . já deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento. juntamente com a guia-fora. . permitindo informar. Desde o recebimento da documentação até o seu arquivamento. Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos técnicos responsáveis.Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores. do mais atual para o mais antigo.Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes. .Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinada pelo requisitante). em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. .cada empresa. as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: . Empréstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer: . podendo ser renovado mediante sua reapresentação ao setor. . sempre que a pasta emprestada não for devolvida no prazo estipulado. o trabalho arquivístico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação.ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO! JÁ FOI PARA O ARQUIVO. onde ele se encontra.Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo. Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. .Arquivar a pasta devolvida ao setor. E esses métodos de arquivamento variam . Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim: . Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos. quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo é muito importante. Assim. com segurança. Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra. em ordem cronológica. já que registra a saída do documento.AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO. Por isso é que a classificação dada ao documento no serviço de protocolo. embora possamos recomendar um período em torno de dez dias. eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada). desde o momento em que o documento chega a uma empresa. São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida. para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. . por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa. Logo.Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante. . MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Sistemas de arquivamento . E como esses documentos são classificados? Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os documentos.Preencher o formulário de cobrança da documentação.Arquivamento da documentação Lembramos que. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança.Preencher o formulário de recibo de documentação. escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades.

Tanto na organização de arquivos como na de fichários. A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo. mas de uma tabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los. Métodos de arquivamento Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A facilidade de guarda e pesquisa. decimal. volume. antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento. A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras preocupações que deve ter a secretaria. são: • Nome (do remetente. • Número (de ordem. Método alfabético Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa.Como é afirmamos anteriormente. • Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos). • Local (de expedição ou recebimento dos documentos). • Data (de elaboração. os sistemas indiretos. resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa. para efeito de classificação. o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam. como: tipos físicos de documentos. pode-se escolher um sistema adequado e seguro para a localização de informações. . Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas. • Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma tabela. grau de sigilosidade. Como escolher o sistema adequado? Para acertar. necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve. As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de alfabetação. podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa. respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados. • Por assuntos. destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem). separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas arquivar. cronológico..). mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicitadas. código etc. como necessitam de índice para a localização dos documentos.. validade ou referência dos documentos). Por exemplo. • Geográfico. Somente através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá. O número e o tipo de guias a serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados. Para tanto. • Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado. assuntos de que tratam etc. No trabalho secretarial. os métodos de uso mais comum são: • Alfabético. que pode ser: • Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada. • Numérico (simples. unia vez que é sua responsabilidade assessorar a chefia. o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo. os elementos a serem considerados nos documentos. constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em seqüência alfabética. clientela a que se destinam. Tecnicamente.

pela ordem cronológica. Paulo 2. Del. Os nomes que exprimem grau de parentesco. Antônio Corrêa. ligados ou não por hífen. La. evitando entradas múltiplas e a conseqüente perda de informações. firmas e instituições no arquivo. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa. o seu perfeito funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas. Du. Van. A . ou seja. Exemplos: Oliveira. Des. Ary Ribeiro Neto. Von. primeiramente o último nome. De. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada miscelânea. se escritas com inicial maiúscula. O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento. não são considerados na ordenação alfabética. Contudo. Exemplos: Castelo Branco. Exemplos: Barbosa. sem a necessidade de recurso auxiliar. utilizam-se também as pastas miscelâneas.Regras 1. depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Anibal Corrêa.. para agrupar correspondentes avulsos. João Carlos Correa. Santa ou São seguem a regra anterior. Van der. Essas regras têm por finalidade: • Uniformizar as entradas de nomes no arquivo. Além das pastas individuais. Vonder etc. Sérgio Villa-Lobos. Da. dentro das quais os documentos devem ser ordenados cronologicamente. Os nomes como Santo. abreviados ou não. Quando houver nomes iguais. Ana São Benito. Henrique . Inácio 5. Mac. Carlos Santos de Von Johnson. O'. As partículas estrangeiras (D'. Mc. Heitor 4.A confecção do arquivo é simples e barata. padronizando critérios que facilitem o arquivamento e a consulta. Di. Fitz. • Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo. Eduardo 3. Vanden. não são separados. solucionando os casos duvidosos. Exemplos: Santa Rita.). prevalece a ordem do prenome. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética de nomes e. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para cada nome ou correspondente). uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo. Le. Exemplos: Freitas Jr. Válter Santo lnácio. Erick Vonder Blun. são consideradas como parte integrante do nome. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo. dentro desta. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta individual. Les.

pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetação. devem ser consideradas na alfabetação. Jorge Abreu Neto.Vasconcelos Sobrinho. Exemplos: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril Ltda. Antônio Eduardo (Dr. como Sociedade. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome. Exemplos: . Exemplo: Sant'Ana.. Companhia. Miguel de Hemandes Xavier. japoneses. Armindo. devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Exemplos: Abreu Filho.. Clodoaldo Campanhã. Os sinais gráficos. lê-se e arquiva-se Santana 10. Exemplos: Araújo. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra. Sociedade Espírita Alan Kardec 13. Exemplos: Álvaro Costa & Cia Barbosa Souza Ltda Comercial Santos Ltda 12. como crase. Empresa etc. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam. As expressões usadas no comércio. Os títulos honoríficos. chineses. Exemplos: Campanha. Os nomes orientais. não são considerados na alfabetação. Jorge 6. Exemplos: Cervantes y Saavedra. Raul 11. Jorge Abreu Sobrinho.) 7. Alcides Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplos: Al Ben Abib Li Yutang Mao Tsé Tung 9. com ou sem ponto entre as letras. Paulo (General) Estado de São Paulo (O) Pinto. José 8. que corresponde ao da família do pai. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas. til. são registrados na ordem em que se apresentam. Árabes etc. cedilha etc.

20. .)Exemplos: Conferência Latino-americana de Pediatras (II). Exemplos: Estados Unidos . Exemplos: Ferragem 2 (dois) irmãos Inseticida mata 7 (sete) 3 (três) M do Brasil .. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas. dos nomes das cidades. meio ou fim. Porto Alegre 17.. Se estiverem localizadas em uma mesma cidade. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa.A. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se apresentam. divisão.. fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no arquivo. Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo).The Library of Congress Inglaterra . Exemplos: União S. coloca-se a remissiva em: Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB 15. seção. divisão ou departamento de uma empresa ou instituição deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento. finalmente.Escola de Engenharia 16. romanos ou escritos por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada.CEEE UFRGS 14. simpósios etc. além de seu nome por extenso. seguido dos Estados em que se encontram as filiais e. Exemplos: UFRGS . conferências. Nos títulos de congressos. quer no inicio. Exemplo: ADVB.Departamento de Pessoal UFRGS . Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país.RJ. o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades de seus consulentes. coloca-se a remissiva em: ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pela sigla. Rio de Janeiro União S. devem ser alfabetados como se estivessem escritos por extenso.RS. são colocados os endereços. Exemplos: Banco Central do Brasil Fundação Getúlio Vargas 18. A correspondência recebida de seção. também por uma sigla. Quando uma empresa ou instituição for conhecida. os números arábicos.A. ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pelo nome por extenso. . Seminário Francês de Patologia (13º). em língua portuguesa.Red Cross 19.

O método numérico pode ser: A . o que já não deve ocorrer no serviço público. onde o número atribuído a um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas.. para organizar arquivos comerciais. A definição de um único critério de alfabetação. a consulta é. indireta. São eles: Letra por letra Porta Porta-algodão Portada Porta-discos Portador Porta-espada Palavra por palavra Porta Porta-algodão Porta-discos Porta-espada Portada Portador Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários do seu arquivo se você misturar os dois critérios! Método numérico Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo: processes. com o crescimento do arquivo. O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos. sendo utilizado em larga escala na indústria. e que ambos são corretos. O índice é. pode-se reaproveitar o número de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente. com a conseqüente exclusão do outro. é de fundamental importância para o trabalho de arquivo. para atender a casos específicos. podem ser adotadas regras mais extensas.O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente. Este arquivo vai exigir como controles: Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de duas ou mais pastas para o mesmo correspondente. Nesta modalidade de arquivamento.Simples Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de chegada destes ao arquivo. Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. a melhor forma de organização para o arquivo é o método numérico. Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples. muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra).). escolas. pois teremos um índice para auxiliar na localização. sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Contudo. rede bancária. toma-se impossível localizar os documentos. rede bancaria etc. pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. normalmente. desde que sejam redigidas em linguagem clara e simples e que fiquem registradas por escrito. dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados. Neste caso. documentos protocolados etc. B . Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está matriculado. arquivos hospitalares etc. comércio. pode haver dúvidas. Daí surgirem as confusões na busca e no arquivamento. legislação. na empresa em que trabalha? Tudo isso é método numérico de arquivaniento! . indispensável. ou pode-se ampliar e modificar as já existentes. pois. nos clubes que freqüenta.Ordenando alfabeticamente Quando falamos em arquivo alfabético. pois nesses casos o número passa a identificar permanentemente um cliente.

após a capital. Alcides Nunes Caldera. o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação. como. . seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes.) Transportes Valverde Ltda.Cronológico Neste método numera-se o documento. seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabética. Manoelito Córdoba Hotel Las Palmas Valdez Miranda. Exemplos: ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro. onde são colocados o número de protocolo e outras informações. Manuel Curitiba Rosado. Emílio BRASIL Brasília Ministério da Educação Ministério do Interior Campinas Delgado. também em ordem alfabética. são confeccionados índices alfabéticos para os nomes dos envolvidos.B . e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento). nome da capital e nome dos correspondentes. depois de receber uma capa. a fim de agilizar as buscas. José (Dr. Este processo será acompanhado durante a tramitação. É o que ocorre nas repartições públicas . Luis Sanches de Vidal. assunto e procedência dos documentos. onde será indicada toda a movimentação do documento dentro da repartição. d) Cidades: nomes das cidades. por uma ficha numérica (ficha de protocolo). b) Um país: nomes dos Estados. deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo. José Olalvo Cuiabá Chardon. Carlos Manuel Santi.o documento. por exemplo: a) Vários países: nome do país. Se houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital. Carlos Monteiro. c) Estados: nomes dos Estados. passa a formar um processo. nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem alfabética. nomes das cidades e nomes dos correspondentes. e não a pasta. Método geográfico Neste método. Carlos Corrientes Del Vale. Paralelamente. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de uma estrutura geográfica bem definida.

considerandose simplesmente a seqüência das letras.Este método de arquivamento é do sistema direto. Para facilitar o trabalho. • Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a sinonímia e os termos técnicos). também em rigorosa ordem alfabética. bem como dos documentos que representam as atividades-fins da mesma. pode-se organizar um arquivo alfabético de assuntos de duas maneiras: a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados. Exemplos: • Artigos para calçados • Calcados ortopédicos • Calçados para crianças • Calçados para homens • Calçados para senhoras • Calçados sob medida • Conserto de calçados • Fábricas de calçados • Lojas de calçados b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de suas subdivisões. • Análise minuciosa e interpretação da documentação. além de requisitos como: • Amplo conhecimento da empresa. cidades e países. de acordo com suas características individuais. pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. no entanto. • Subdividir os assuntos principais em títulos específicos (partindo sempre do geral para os particulares). Sua aplicação. Método por assuntos Também conhecido por método específico. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários Estados. Cabe a cada instituição. • Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo. é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento. Exemplos: CALÇADOS • Artigos • Consertos • Fábricas • Lojas • Ortopédicos • Para crianças • Para homens . recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintes procedimentos: • Agrupar os assuntos principais ou grandes classes. e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal.Ordenação dos assuntos de forma alfabética Uma vez elaborada a tabela de classificação. pois a consulta é feita diretamente no arquivo. elaborar esse plano ou tabela de assuntos. requer planejamento prévio. e após estudo detalhado. A . Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. transporte de cargas e mercadorias etc.

deverá ser elaborado um índice alfabético remissivo.1 Consultas 1.2 Correspondência recebida 1.5.BIBLIOTECA 1. a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes.6 Relatórios anuais 2. Esta classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes: 0 .5 Técnicas de arquivo 2.6 Relatórios anuais A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada.3.3.3 Livros 1.4 Ponto dos funcionários 1.2 Orçamentos 1.2 Atualização para secretárias 2.Ordenação dos assuntos de fornia numérica Nesta modalidade.5 Estatísticas 1.2 Certificados 2.3 Cursos 2.3.3 Serviços técnicos 1.5. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey).4 Estenogratia 2. que o criou para ser aplicado a bibliotecas.1 Correspondência expedida 1. NÚCLEO DE EXTENSÃO 2.1 Sugestões para aquisição 1. segundo o plano de classificação.5. b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey.1 Atendente de livraria 2.• Para senhoras • Sob medida B . O plano de classificação inicial pode ser de apenas cinco assuntos.1 Cadastro de professores 2.3. De acordo com as necessidades da empresa e a expansão das classes de assuntos.3.Filosofia . pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápida localização.3. Exemplo: 1 .3. além do plano de classificação.5 Propostas in company 2.2 Empréstimos 1. a numeração crescera também. recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as subdivisões dessas classes seção ordenadas através de numerais decimais.3 Correspondência informatizada 2.Obras gerais 1 .4 Material didático 2.

Construção 611 .Ciências Aplicadas 7 .História e Geografia.Saúde pública 615 . Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez.2 .Clínica médica 617 .Agricultura 640 .Ginecologia 619 .Ciências Puras 6 .7 Sistema muscular 616.Anatomia 612 . de Ciências Aplicadas.4 Sistema endócrino 616.Pediatria 616.Engenharia 630 . Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização dos itens desejados. .Manufaturas.Ciências e Artes Domésticas 650 . como exemplo: 610 .Fisiologia humana 613 .Belas Artes 8 .8 Neurologia 616.Cirurgia 618 .Indústrias químicas 670 .6 Urologia 616.Ciências Sociais 4 . Tomemos a classe é.2 Sistema respiratório 616.5 Dermatologia 616.Terapêutica 616 . A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações.9 Doenças diversas e assim por diante.3 Sistema digestivo 616. Requer o estudo detalhado sobre a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de assuntos e suas subdivisões. Miscelânea 690 . sucessivamente (partindo sempre do geral para o específico).Manufaturas 680 .Religião 3 .Higiene pessoal 614 .Medicina 620 .Filologia 5 .Literatura 9 .Serviços gerenciais 660 .1 Cardiologia 616.

são gerados documentos tais como. que será diferente daqueles destinados. e acabaram por ser incorporados ao Dicionário de terminologia arquivística. etc. Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência. é fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticos adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas. balancete. por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras. por extensão. Do poder Judiciário. As definições aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gênero. ordens de serviços..e a importância dos estudos de tipologia documental -. de cada atividade e/ou função se deriva uma série de documentos. exames de corpo de delito. de 1982. gera-se documentos como os livros diário. O avanço dessa problemática . razão. A particularidade do documento arquivístico. assim. assinado por algum comitê municipal de Partido X. criando séries tipológicas.. até mesmo. que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. desde meados da década de 1980. à organização dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais. podendo causar alguma confusão na organização arquivística. folheto é apenas o formato documental ("documento constituído por uma folha simples ou dobrada" ou "publicação impressa. Assim. já que essas características. apesar de aparentemente modesta. com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e. (. De acordo com esta definição.. a espécie documental somada à função que a produziu. folheto?. fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipológico. os partidos e associações políticas deverão ter um instrumento metodológico próprio. Como indicativo dessa transformação tem-se a própria evolução do conceito de tipo documental. O texto da Profa. os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituação que definisse o documento em sua essência arquivística. para. No entanto. A confecção de tal instrumento é complexa. Supõe uma identificação preliminar das funções desempenhadas. anteriormente encontrado na literatura com inúmeras variações conceituais entre diversos autores. revalorizando. conteúdos e suportes semelhantes. volante?. Os conceitos ali desenvolvidos são a reformulação de um texto seu anterior. Portanto. não periódica. tendem a se assemelhar.. que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinária que pode assumir caráter polêmico" ou "programa . como o próprio nome indica (tipo). A definição proposta de tipo documental passa a ser. ao lado dos normativos. cada tipo documental equivale a uma série documental. pode ser notado nos arquivos municipais espanhóis que. etc. ou uma mescla desses conceitos. intimações. porém nada impede. Como exemplo. boletins de ocorrências. Heloísa Bellotto. peritagens. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos. Essa nova conceituação. isto é. podemos dizer que da função contábil. A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovação teórica da arquivística. representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituação do tipo documental. séries tipológicas. a partir daí. citações. um livro. volante é tão-somente uma peça do maquinário da gráfica. espécie. publicado em 1990.. os elementos informais. Qual a espécie de tal documento? Panfleto?. por exemplo. como único meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produção.TIPOLOGIA DOCUMENTAL E SUPORTES FÍSICOS Tipologia Documental Tipologia Documental. Da atividade policial.. etc. A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias documentais específicas a cada modalidade de acervo. Este último pode variar desde um folheto. Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia. identificar nos documentos as espécies presentes em cada função principal. frente aos quais os métodos tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. por exemplo. ou será manifesto? Segundo o Dicionário do livro. panfleto refere-se a uma espécie e não a um formato. muitas vezes.) constituída por poucas folhas"). um cartaz a. principalmente no nível formal/legal. por exemplo. formato etc. que é ao mesmo tempo único e múltiplo (quando inserido na série documental). para isto. Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua diferença em relação às espécies documentais. diz respeito à multiplicidade da produção documental.. enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades.. então. ainda de acordo com o Dicionário. bem como determinar outras funções além do nível formal/legal. pode ser considerado um marco da literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. isto é. de acordo com sua própria natureza.

normalmente de natureza controversa. por fim. * circulares. entre o nível hierárquico e o grupo. Processos administrativos referentes: *à *à doação de equipamentos. Processos administrativos referentes: *à *à convênios cessão de equipamentos. O quadro permite traçar a correspondência entre a entidade e o fundo. * voto aberto e ético. política e escrito em tom satírico ou injurioso"). Processos administrativos referentes: *à cessão de instalações para eventos. * ofícios.político ou religioso") possa ser também um panfleto ("pequeno folheto. somadas às verificadas empiricamente durante a coleta. entre o tipo documental e a série. Assim poderemos ter. Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica. as espécies documentais (do mesmo modo que as funções) também serão. hierarquizado por níveis de atuação. O quadro de funções é uma mescla das possibilidades arroladas no nível teórico. a análise dos dados e o arranjo dos documentos de um acervo documental específico. A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções de partidos e associações políticas complexas. um panfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto. Processos administrativos referentes: *à prestação de contas ao TCT. No caso específico dos arquivos de partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espécie. Formulários de gestão administrativa interna denominados: * controle de trâmite de processos. entre o organismo e o subgrupo e. certidão de subsídios de deputados. técnico e político denominado: de atividades e/ou avaliação referente às contas da Prefeitura. * Registro * dossiê Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * ofícios. . e uma relação das funções e espécies documentais encontradas. manifesto ou panfleto. será determinada de acordo com a função documental. Registros técnicos e políticos denominados: * moção. o que levou a um trabalho de definição terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. se for o caso. O resultado mais significativo do estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade de visualizar o modo de implantação da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrição de um fundo arquivístico. Exemplos de tipologias documentais Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * memorandos.

etc. como sejam no suporte impresso. Processos legislativos denominados: * mensagens. É importante chamar a atenção. É claro que um arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados informatizados para a organização de seus arquivos. Instituições e empresas. as reações dos alunos. Mas se alguém quiser saber. daqui a 50 ou 100 anos. etc. É a parte visível e manipulável do documento. as aulas. Tradicionalmente. etc. Existe pouco cuidado em registrar informações sob forma de fotografias. vídeo. legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado editorial. para um tipo de suporte que ainda não tem sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). no senso comum. é importante lembrar que há informações que são mais adequadamente registradas sob outras formas. gravações de áudio. como os professores interagiam com seus estudantes. SUPORTE FÍSICO (Meio e Mensagem) SUPORTE Material sobre o qual as informações são registradas: papel. será impossível encontrar mesmo uma pequena amostra de gravações das aulas ministradas em nosso país. Os diferentes suportes da informação Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentes meios ou suportes materiais da informação. Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo.pode apresentar-se em diferentes suportes. etc. transferível e sujeito a todos os procedimentos administrativos. mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. além de documentos verbais em papel.* ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF. em rede eletrônica. filme. armazenável. podem ser extremamente importantes. Uma gravação em vídeo ou em áudio de uma aula contém muitas informações sobre a aula que não estão contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor. outras formas de registro material. Uma fotografia de uma aparelhagem não pode ser substituída por uma descrição em palavras. Portanto. Processos administrativos referentes: *á cessão de equipamentos e instalações. mais recentemente. as tentativas intermediárias. como era o ambiente de trabalho. as discussões. E comercializável. fita magnética. mas que compreende todas as características constitutivas já discutidas anteriormente. na microficha. É a sua coisificação ou expressão física como produto. O suporte físico mais largamente utilizado é o papel (antigamente o pergaminho e anteriormente o barro cozido). as etapas do trabalho de construção de um aparelho. como fotografia.digamos uma tese . cisco ótico. Registros técnicos e políticos: * dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo do Estado. as reuniões. no CD-ROM ou. ou o documento propriamente dito. Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel. Um mesmo documento original . nos órgãos públicos ou mesmo em universidades. áudio. Desde a antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem. faz-se gravações em vídeo de situações muito especiais (como cerimônias ou eventos) . o grupo de trabalho. especialmente. vídeo ou outras semelhantes.. Não se pode pensar apenas em documentos de papel. ilustrações que serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas não há muita preocupação em registrar a rotina de trabalho. Mas ele ainda não pensa nas informações digitais . Há muitos outros tipos de suportes. disquete etc. aulas em nossas universidades. Algumas vezes. Sobre ele são registradas informações (mensagens) diversas.

o equivalente a 500 páginas de texto datilografado. e sua conservação. De fato. sem importância. por exemplo. Mas se o original desaparecer. Certamente a preservação de cópias de registros digitais será uma das principais atividades arquivísticas do futuro próximo. em papel. essa "mera" cópia pode perfeitamente substituir o original. aproximadamente. é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem dos arquivos digitais. o papel da informatização é cada vez maior. não tem muito valor. serão totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra forma. nos seus respectivos suportes. . a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cópia. pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas de megabytes) em um único cartucho. impressa. e se sob essa forma. Através de diversos tipos de programas.como um objeto a ser preservado pelo arquivista. A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos conteúdos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgão públicos. que se dedica essencialmente a documentos únicos. eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que não foram alterados entre duas operações de "back up" sucessivas) . Como no caso de documentos em papel (suporte papel) . o custo da conservação das informações em fita magnética já é bastante inferior ao preço do papel em que essas informações poderiam ser escritas. em todas as grandes instituições. e se não houver uma maior preservação das informações registradas. A fotocópia de um livro. E ninguém questiona a validade de preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas. Isso é perfeitamente factível. Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro. Um megabyte é. a um preço de uma fração de dólar por megabyte. a comparação com a fotocópia é bastante boa e pode ser utilizada. Um arquivo digital copiado em uma fita magnética ou CD pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de um arquivista. Mas a fotocópia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimável. Portanto. destruição de uma parte deles. O mesmo se aplica a fotografias. das universidades e instituições. No entanto. Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um disquete e também sob a forma de uma listagem. com tecnologia atual e baixo custo. Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia. Da mesma forma. Através de fitas magnéticas de "back up". Mas o disquete permite a localização e manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. pois é uma mera cópia (como uma fotocópia). universidades e empresas. organização e preservação dos demais. as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localização quase instantânea das informações buscadas. As duas formas contêm as mesmas informações.

Fatores ambientais Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: Temperatura. Também há os agentes físicos de deterioração. os roedores e o próprio homem. A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligações celulósicas. intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. desencadeiam reações químicas que levam ao rompimento das cadeias celulósicas.1 Temperatura e umidade relativa . A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose.CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS CONCEITOS Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa. rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que. que utilizam. em grande parte. responsáveis pelos danos mecânicos dos documentos. o manuseio. Cabe-nos. o que faz com que o processo de deterioração tome proporções devastadoras. através de cuidados com o ambiente. Radiação da Luz. reparos e acondicionamento). Sem a pretensão de aprofundar as explicações científicas de tais fatores. Intervenções Impróprias. portanto. que é o papel. podemos dizer que consideramos agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química. Embora. Agentes Biológicos. Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto. Num levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo. Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Ambientais. Fatores Biológicos. obras de arte. Os mais freqüentes são os insetos. por mais variada que possa ser sua com posição. é possível identificar facilmente as conseqüências desses fatores. Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso. Resumindo. fotografias. Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros. FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE ARQUIVOS Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos. o papel como suporte da informação. política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. uma vez instalados na molécula. mapas. não possamos eliminar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos. torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los. revistas. é formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens. Antes de citar os principais fatores de degradação. 1. quando não controlados dentro de uma margem de valores aceitável. torna-se indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles. as intervenções e a higiene. com comprometimento de sua integridade e existência. Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos. com muita freqüência. O papel. por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização. Umidade Relativa do Ar. manuscritos etc. encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos. com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo. entre outros. podemos resumir suas ações da seguinte forma: 1. Qualidade do Ar. Furtos e Vandalismo. além de tintas das mais diversas composições.

provocando consideráveis danos através da oxidação.2 Radiação da luz Toda fonte de luz. As tintas desbotam ou mudam de cor. mesmo que por pouco tempo. A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado luxímetro ou fotômetro. quebradiço. isto é. principalmente quando em suporte-papel. ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros. proteger objetos com filtros especiais. certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os documentos. danos nas emulsões de fotos etc. se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar. é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. 1. A umidade relativa alta proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais. alterando a legibilidade dos documentos textuais. Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença de colônias de fungos nos documentos. inclusive as de deterioração. A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial. O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20°C e a umidade relativa de 45% a 50%. Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de curto. escurecido. O papel se torna frágil. sejam estes em papel. As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados ideais. é dobrada a cada aumento de 10°C.3 Qualidade do ar . emite radiação nociva aos materiais de acervos. que são fontes geradoras de UV. seja ela natural ou artificial. absorvem e liberam umidade muito facilmente e. 1. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. Qualquer exposição à luz.O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos. minimizando a geração de calor durante o dia. couro. O monitoramento. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos. A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas. médio e longo tempo: não expor um objeto valioso por muito tempo. manter o nível de luz o mais baixo possível. que nos dá as diretrizes para qualquer projeto de mudança. Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos e ressecados. dos iconográficos e das encadernações. é feito através do termo-higrômetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente). não colocar lâmpadas dentro de vitrines. proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV. O calor acelera a deterioração. portanto. tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado). essa medida também ajuda no controle de temperatura. ocasionando o craquelamento de tintas. A velocidade de muitas reações químicas. Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes. Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos: As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol. O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). evitando-se de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% de umidade relativa. amarelecido. desde que estáveis e constantes. tecido ou outros materiais. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos.

porém. além de atacarem o substrato. 2. a umidade relativa do ar com índices baixos. o couro perde a pele e deteriora. os roedores e os fungos. 2. entre outros. São conhecidos mais de 100. os insetos (baratas. madeiras. Se as condições. amidos (colas). tecidos etc. além de carregarem gases poluentes. como. com metodologia e técnicas adequadas. Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. Os esporos ativos ou dormentes estão presentes em todos os lugares. nos materiais atacados e na própria colônia de fungos. esses esporos se tornam “dormentes”. A proliferação se dá através dos esporos que.O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. fragilizando o suporte. Agentes biológicos Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. se reproduzem de forma abundante e rápida. pigmentos. . entretanto. Além da umidade e nutrientes..1 Fungos Os fungos representam um grupo grande de organismos. São gases que provocam reações químicas. O papel fica quebradiço e descolorido. agem como abrasivos e desfiguram os documentos. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferação. pouca circulação de ar. falta de circulação de ar e falta de higiene. atacando diversos substratos. por exemplo. adesivos. Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas condições. Para que atuem sobre os documentos e proliferem. Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do acervo. em circunstâncias propícias. causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção. os esporos ficam inativos e. cupins). é reversível. em cada peça do acervo e em todas as pessoas. Quando dormentes. Essa umidade é encontrada na atmosfera local. Os poluentes contribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos. falta de higiene etc. principalmente temperatura. com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. O alimento provém dos papéis. As partículas sólidas. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos. portanto. não se reproduzem nem atacam os documentos. A dormência ocorre quando as condições ambientais se tornam desfavoráveis. Esse estado. couros.000 tipos que atuam em diferentes ambientes. Como qualquer outro ser vivo. As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são: estabelecer política de controle ambiental. em todas as salas. os esporos revivem e voltam a crescer e agir. óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). umidade relativa e ar circulante. mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem. Os fungos. como no caso de aplicação de vernizes. instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local. forem adversas. tintas etc. são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. outras condições contribuem para o crescimento das colônias: temperatura elevada. necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos. mas não é tão difícil controlá-los. brocas. necessitam de conforto ambiental e alimentação. Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2). mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas. que podem liberar gases prejudiciais à conservação de todos os materiais. se as condições forem ideais.

portas. chamar profissionais especializados em conservação de acervos. Uma vez instalado. falta de higiene no ambiente e no acervo. Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis. como também a madeira do mobiliário. Brocas (Anobídios) – São insetos que causam danos imensos em acervos. mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. devido ao tipo de ataque que exercem. Em geral as brocas vão em busca do adesivo de amido. excrementos. principalmente em livros. cujo ingresso no acervo não foi objeto de controle. além de higiene periódica. A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em contato com o documento. Luvas. falta de ar circulante e falta de higienização periódica no local e no acervo. aventais. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. toucas e óculos de proteção (nos casos de sensibilidade alérgica). As iscas são válidas. 2. A variedade também é grande. acasala e põe ovos. Na fase adulta. resíduos de alimentos. Na higienização do ambiente. O produto deve ser eficiente. que ocorre no próprio acervo. Observações importantes: O uso de fungicidas não é recomendado. Existem iscas para combater as baratas. 2. ovos e resíduos de cola. desde que não provoque a morte dos roedores no recinto.2 Roedores A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. revelando-se principalmente por perdas de superfície e manchas de excrementos. Esse inseto se reproduz por acasalamento. máscaras. Alguns conselhos para limpeza de material com fungos: Usar proteção pessoal: luvas de látex. são temperatura e umidade relativa elevadas. como todos os outros agentes biológicos. Caso se detecte situação de infestação.3 Ataques de insetos Baratas – Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de conservação dos documentos e. pisos e todos os materiais à base de celulose. ao secar. toucas e máscaras devem ser descartáveis. Exigem vigilância constante. ataca não só o papel e seus derivados. As perdas são em forma de orifícios bem redondinhos. Os ovos eclodem e o ciclo se repete. A sua presença se dá principalmente por falta de programa de higienização das coleções e do ambiente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado. mas. A larva digere os materiais para chegar à fase adulta. os danos causados superam em muito a eficiência dos produtos sobre os documentos. é recomendado o uso de aspirador. caso não sejam combatidas. eleva a umidade relativa do ar. São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados: temperatura e umidade elevadas. Para combatê-lo se torna necessário conhecer sua natureza e comportamento. assim. A fase de ataque ao acervo é a de larva. instalando-se nos papelões das capas.manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água. papel etc. uma vez instalada a infestação. secando-os imediatamente caso ocorram. Não limpar o ambiente com água. . favorecendo a proliferação de colônias de fungos. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas. As baratas se reproduzem no próprio local e se tornam infestação muito rapidamente. pois esta. As brocas precisam encontrar condições especiais que. O ataque causa perda de suporte. devemos buscar a orientação de profissionais. As brocas têm um ciclo de vida em 4 fases: ovos – larva – pupa – adulta. O ataque tem características bem próprias. no miolo e no suporte do miolo dos livros. Este pó contém saliva. detectar a presença dos insetos.

pois o uso de qualquer produto químico pode acarretar danos intensos aos documentos. é preciso ver que. O tratamento recomendado para o extermínio dos cupins ou para prevenção contra novos ataques é feito mediante barreiras químicas adequadamente projetadas. devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente. rodapés. controlando seu trabalho. Com muita freqüência. documentos impressos. conduítes de instalações elétricas. Quando o ataque se torna uma infestação. os cupins se instalam em ambientes com índices de temperatura e umidade relativa elevados. falta de higienização e pouco manuseio dos documentos. completamente diferentes. isolá-lo até tratamento. sua presença só é detectada depois de terem causado grandes danos. na pesquisa pelo usuário etc. controle de infestações. é preciso buscar a ajuda de um profissional especializado. com a boa intenção de protegê-los. batentes de portas e janelas etc. sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição. obras de arte etc. Chegam aos acervos em ataques massivos. fotografias. Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados. cada um apresenta suportes. Nos acervos formados por livros. reproduzem-se em ninhos e a ação é devastadora onde quer que ataquem. na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador.. muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos. Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não só para as coleções como para o prédio em si. seja para escolher os técnicos capazes de fazê-lo. após a higienização. estruturas etc. A providência a ser tomada é identificar o documento atacado e. Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental. aquisição ou recolhimento. corre-se o risco de não eliminar totalmente os ovos. inclusive na base de árvores ou outros prédios. Problemas no manuseio de livros e documentos O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito freqüente em qualquer tipo de acervo. . Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resíduos. tubulações. mapas. caixas de interruptores de luz. Os ninhos não precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifícios das bibliotecas e arquivos. já estão instalados em todo o prédio. tintas. segundo sua natureza. O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento. Todos os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noções básicas de conservação dos documentos com que lidam. Intervenções inadequadas nos acervos Chamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos de conservação que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradação. documentos manuscritos. através de estantes coladas às paredes. não há como solucionar o problema sozinho. Portanto. O ideal é buscar auxílio com um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão na parte física do prédio. Podem estar a muitos metros de distância. os documentos devem ser revistos de tempos em tempos. ausência de boa circulação de ar. seja ele originário de doação. pigmentos. melhorando as condições do acervo. 4. nas foto-reproduções. A higienização de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante. Na grande maioria das vezes. seja para efetivamente executá-la. Muitas vezes.. higienização do ambiente e dos documentos. se possível. Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que tenham sido treinados nas técnicas e critérios básicos de intervenção. plantas de arquitetura. Os cupins percorrem áreas internas de alvenaria. assoalhos etc. Vivem em sociedades muito bem organizadas. Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação.Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo exemplar que for incorporado ao acervo. No caso de ataque de cupim. 3. fazemos intervenções que resultam em danos ainda maiores. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente. quando os cupins atacam o acervo.

5. • adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponíveis apenas a um número restrito de funcionários. interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados. É importante que os pertences dos usuários e pesquisadores. é preciso que o funcionário faça uma vistoria geral em cada um. Estabilizar um documento é. que é quando os fatos acontecem. porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade. Os critérios para higienização. mesmo que seja através de um sistema de segurança simples. Para evitar esse desfecho. permanecendo no local durante todo o horário de funcionamento. interrompe-se o processo através de intervenções que levam à estabilização do documento. 4. É necessário implantar uma política de proteção.O suporte-papel tem uma resistência determinada pelo seu estado de conservação. minimizando drasticamente os efeitos desses agentes. • contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade. • monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis. A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a dia. . O recomendado é que se tenha uma só porta de entrada e saída das instalações onde se encontra o acervo. a começar por: • treinamento dos profissionais na área da conservação e preservação. materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservação dos documentos). não podem ser manipulados durante um procedimento de higienização. Durante o período de fechamento das instituições. para controle da instituição. muitas vezes. Além do furto. Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos. os danos são intensos e muitos são irreversíveis. • uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos. Caso o pedido compreenda vários volumes. do que a eliminação da sujidade. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deterioração. Na devolução dos documentos. Esse é o tipo de dano que. o vandalismo é muito freqüente. só se constata muito tempo depois. como casacos. por exemplo. através de procedimentos mínimos de intervenção. existem medidas que podemos tomar sem despender grandes somas de dinheiro. 1 Furto e vandalismo Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e vandalismo. devem ser formulados mediante avaliação do estado de degradação do documento. Os limites devem ser obedecidos. Conservação: critérios de intervenção para a estabilização de documentos Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deterioração que progressivamente vai levá-los a um estado de perda total. bolsas e livros. a melhor proteção é feita com alarmes e detectores internos. Nas áreas destinadas aos usuários. estes devem ser cuidadosamente contados pelo funcionário na frente do usuário. Há documentos que. O problema é durante o horário de funcionamento. As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas.conclusão Como podemos ver. A falta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre. Todo pesquisador deve apresentar um documento de identidade. antes e depois de consultados. portanto. Fatores de deterioração . • atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência em desenvolvimento constante e a cada dia novas técnicas. Apesar de toda a problemática dos custos de uma política de conservação. para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionários. por mais que necessitem de limpeza. o encarregado precisa ter uma visão de todas as mesas. sejam deixados fora da área de pesquisa. que é o item mais importante a preservar. Um livro de entrada deve ser assinado e a requisição de documentos também deve ser feita por escrito.

é muito importante ter conhecimentos básicos sobre os materiais que integram nossos acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos. os papéis orientais. reversibilidade e inércia. pois apresentam problemas de instabilidade. Os materiais não enquadrados nessa classificação não podem ser usados. Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para a conservação de acervos Como já enfatizamos anteriormente. 8. vimos os fatores de deterioração e seus efeitos nos documentos. isto é. 8. Portanto. são de natureza irreversível. portanto. mesmo que não possa ser sanado no momento. 8. duráveis. 7. quando conjugada a condições ambientais inadequadas. quimicamente estáveis. apesar de simples. os poliésteres inertes. A técnica é aplicada com o objetivo de reduzir poeira.No capítulo anterior.. a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos. reagem com o tempo e decompõem-se em outras substâncias que vão deteriorar os documentos com os quais estão em contato. Suas características.1 Processos de higienização 8. A limpeza de superfície é uma etapa independente de qualquer tratamento mais intenso de conservação. Durante a higienização de documentos. é recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivística. deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de coleções gerais ou de obras raras. de documentos antigos ou mais recentes. arquivos e museus. Dentro das especificações positivas. a solução é buscar algum especialista da área ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir. no caso de arquivos. razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência. no caso de bibliotecas. é. Alguns de nós seremos capazes e muitos outros não. neutralidade. 6. Para se fazer qualquer intervenção. Caso não nos julguemos com conhecimentos necessários.2 Razões que levam a realizar a limpeza do acervo . daqueles materiais livres de quaisquer impurezas. provoca reações de destruição de todos os suportes num acervo. não se usam solventes. é mecânica. encontramos vários materiais: os papéis e cartões alcalinos. resistentes. para efeitos de futuras intervenções. Além disso. através de estabilização dos documentos danificados. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície. os adesivos alcalinos e reversíveis. ou seja. borrachas plásticas etc. usados tanto para pequenas intervenções sobre os documentos como para acondicionamento. porém. em relação aos documentos onde são aplicados. para efeitos de futuras intervenções. Características gerais dos materiais empregados em conservação Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas. Higienização A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-la. É hora também de executar os primeiros socorros para que um processo de deterioração em andamento seja interrompido. Esse é o primeiro critério a seguir. partículas sólidas. distinguem-se pela estabilidade. Vários são os procedimentos que. incrustações. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. sempre a primeira etapa a ser realizada. O segundo passo será a intervenção nesse processo de deterioração.1.1. uma vez aplicados aos documentos não podem ser removidos. Nesse processo. A sujidade não é inócua e. É hora Durante a higienização de documentos. Antes de qualquer intervenção. são de grande importância para a estabilização dos documentos. feita a seco.1 Limpeza de superfície O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza de superfície e.

4 Materiais usados para limpeza de superfície A remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita através de pincéis. provavelmente o tratamento não será possível: • Fragilidade física do suporte – Objetos com áreas finas. portanto. borrachas de vinil. prejudicando-o do ponto de vista estético. • Materiais de apoio necessários para limpeza mecânica: raladores de plástico ou aço inox.1.1. papel mata-borrão. rasgos intensos podem estar muito frágeis para limpeza. • As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem. espátula. lápis de borracha. pesos. torna-se frágil). essa etapa é obrigatória e sempre se realiza como primeiro tratamento. . A sujeira e outras substâncias dissolvidas se depositam nas margens das áreas molhadas. Quando o papel se degrada. alterando seriamente o pH do papel. após a secagem.3 Avaliação do objeto a ser limpo Cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienização é necessária e se pode ser realizada com segurança. folhas de papel siliconado. perdas. com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de água. consumindo a encolagem). por exemplo. Áreas com manchas e áreas atacadas por fungos podem não resistir à limpeza: o suporte torna-se escuro. quebradiço. manchado e. até mesmo um suave contato com o pó de borracha pode provocar a fragmentação do documento.• A sujidade escurece e desfigura o documento. e penetram rapidamente no papel. • Outros materiais usados para a limpeza: bisturi. provocando a formação de manchas. • Flanela: serve para remover sujidade de encadernações. No caso de termos as condições abaixo. muito facilmente danificado. poliéster (mylar). fita-crepe. quaisquer que sejam as outras intervenções previstas. material sintético ou lã). • Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados na limpeza mecânica. Como já foi dito anteriormente. máscaras. de diferentes formas. extremamente nocivos ao papel. 8. pinça. aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica. • Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e. papel molhado (que perde a encolagem e. cola metilcelulose lápis HB etc. A remoção dessas manchas requer a intervenção de um restaurador. flanela macia. • Papéis de textura muito porosa – Não se deve passar borracha nesses materiais. papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose. São rapidamente absorvidos. 8. • Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e com potência de sucção controlada. microscópios. pois a remoção das partículas residuais com pincel se torna difícil: papel japonês. tamanhos. agulha. cotonete. qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga estática atritando as cerdas contra o nylon. luvas de látex ou algodão. portanto.

Os componentes das diversas fórmulas do produto variam muito (óleos. pode-se limpar a encadernação.1 Limpeza de livros – metodologia em mesa de higienização Encadernação (capa do livro) – limpar com trincha. A estabilização de pergaminhos.2. utilizar. que é a área que está mais exposta à sujidade. trinchas. Quando a sujeira está muito incrustada e intensa. primeiramente. deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durante a operação para evitar danos na manipulação e tratamento. pode ser apropriado o seu uso como parte integrante de um programa de manutenção. o couro (inclui-se aqui o pergaminho). aspirador de pó de baixa potência ou ainda um pedaço de carpete sem uso. gorduras) e. flanelas macias. se mal aplicados. Em casos específicos de livros novos de coleções de bibliotecas. pincéis. requer os serviços de especialistas. flanela macia. nesse caso. pode ser utilizado pó de borracha ou diretamente a borracha. pinças. O uso deve ser criterioso e não indiscriminado. A encadernação em pergaminho não necessita do mesmo tratamento do couro. Nos livros mais frágeis. . Mesmo assim. graxas. pincel macio. existe uma grande margem de segurança na resistência das tintas em relação ao pincel.8. devemos escolher o pincel de maciez adequada para cada situação. Para sua limpeza. apresenta bons resultados o uso de algodão embebido em solvente de 50% de água e álcool. sem aplicar borracha ou pó de borracha. pois. apertando o miolo. é necessário examinar bem o documento. Nas capas de livros revestidas em papel. limpar os cortes. podem causar sérios problemas de conservação ao couro. Como é muito sensível à umidade. Na limpeza do miolo do livro. aspirador. A fragilidade é intensa e o documento pode desintegrar-se. é importante ter muito cuidado com os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. Há muita controvérsia no uso de Leather Dressing para a hidratação dos couros. O algodão precisa estar bem enxuto. exigem também tratamento de revestimento. o resíduo de borracha é permanente e de difícil remoção. é recomendável somente a utilização de pincel e flanela macia. entre outros materiais. Na limpeza do couro. só será recomendada a limpeza de superfície se não houver nenhum risco de dano. flanelas. o tratamento aquoso deve ser evitado. aspiradores de baixa potência com proteção de boca. Antes de qualquer intervenção com pincéis. Todo o documento que contiver gravuras ou outra técnica de obra de arte no seu interior necessita um cuidado redobrado. utilizamos um pincel macio. E. começando pela cabeça do livro. além do suporte-papel. e deve-se sempre buscar trabalhar o suporte em pequenas áreas de cada vez. a aplicação de trincha ou aspirador é recomendável. nos revestimentos plastificados (percalux e outros). Num programa de manutenção. Além de agredir as tintas. que são as mais sujeitas a receber sujidade. caso sua integridade o permita. conforme o estado da encadernação. Assim. 8. devido à estrutura das encadernações.2 Limpeza mecânica de livros – materiais recomendáveis Os livros. numa primeira higienização. Nessa limpeza. espátulas de metal. cortes e aproximadamente as primeiras e últimas 15 folhas. O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha. deve-se usar apenas uma flanela seca e bem macia. caso o couro esteja íntegro. Não se deve tratá-lo com óleos e solventes. A fórmula do British Museum é a mais usada e recomendada. nesse caso. Oxigenar as folhas várias vezes. Os resíduos agem como abrasivos e permanecerão em contato com o suporte para sempre. Com uma trincha ou pincel. Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos. No caso dos documentos impressos como os livros. caso a integridade do papel e das tintas não fique comprometida com essa ação. Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela lombada. tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aos livros. No caso dos revestimentos em tecido.

Recomendase remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no documento). desta forma. frágeis. Normalmente. As más condições de armazenamento e o excesso de manuseio também contribuem para a degradação dos materiais. Em mapas impressos. Muito sensíveis à água. por menor que seja. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e. muitas vezes. tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfície desaconselhável. SEMPRE TESTE TODO E QUALQUER COMPONENTE QUE SERÁ SUBMETIDO À LIMPEZA DE SUPERFÍCIE COM TODOS OS INSTRUMENTOS QUE DECIDA USAR. Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido. Não se recomenda limpar a área pictórica. desequilibra a umidade relativa do ambiente. o cuidado com as emendas deve ser redobrado. Tintas.3.bem enxuto e embebido em álcool.3 Higienização de documentos de arquivo Materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços. têm várias folhas de papel coladas entre si nas margens. até mesmo na escolha de seu acondicionamento. Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. podem estar soltas ou em estado de pó. por exemplo. que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura. pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. O exame dos documentos. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante do uso de papéis de baixa qualidade. após testes. 8. podem destruir um documento pelo seu alto índice de acidez. 8. as técnicas são tão variadas e as tintas de composições tão diversas que. A limpeza mecânica. Deve-se evitar também a água. gerando degradação. Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de . ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e quebradiço. Ao fazer a limpeza de um documento desses. o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. pois sua interferência. Todo cuidado é pouco. são fáceis de “borrar”. as bibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados. ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da limpeza. testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados. Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. desde que em boas condições.3. distorcidos ou fragmentados. se deve confiar na sua estabilidade frente à ação do pincel ou outro material. Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó. Qualquer tipo de solvente ou cera não é recomendado. as estantes e os móveis. deve ser evitada. 8. 8. As tintas ferrogálicas. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas. visando permitir uma impressão maior. conforme o caso. de modo algum. geralmente.1 Documentos manuscritos Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. como de cópias de carbono.Em relação às obras de arte.2 Documentos em grande formato Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha. Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. Tais documentos têm que ser higienizados com muito critério e cuidado. As espessas tintas encontradas em partituras de música. O verso desses documentos retém muita sujidade. fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salas de acervo. Os grandes mapas impressos. nesses casos. pois nessas.4 Limpeza do espaço físico – salas de acervo A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso. esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção. Pode-se também usar um swob – cotonete .

Da mesma forma. uma vez seca. papel mata-borrão. porque estes exalam vapores que geralmente são compostos de elementos de natureza ácida. Os procedimentos e técnicas para a realização de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos: mesa de trabalho. filme de poliéster. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. 9. Os materiais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivística e de caráter reversível. a sua reversibilidade ocorre através da umidade. 10. A cola metilcelulose é solúvel em água e. pinça. passar outro pano seco. Não devem ser utilizados produtos químicos. Os adesivos se restringem à cola metilcelulose e à cola de amido. espátula de metal. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado. pincel fino. Caso esses critérios não sejam obedecidos. cores e tipos de fibras. passada com pano muito bem torcido. Acondicionamento . pincel chato. de simples a moderadas. para reparo de encadernações. Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da área. porém pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose e torná-la menos agressiva ao suporte onde é aplicado. caso seja necessário reverter o processo. e mistura de metilcelulose e PVA. Os demais documentos permitem algumas intervenções. o risco de aumentar os danos é muito grande e muitas vezes de caráter irreversível. Existe uma variedade enorme de papéis orientais e das mais diversas gramaturas. entretela sem cola. Ilustração 17. peso de mármore. Isso significa que. toda a intervenção deve obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis. espátula de osso. para reparos de suporte. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou metal. Os papéis apropriados para reparos em suportes são constituídos por fibras especiais e de natureza quimicamente neutra. os papéis não precisam obrigatoriamente se enquadrar em especificações de qualidade arquivística. placa de vidro. os materiais usados para execução de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papéis especiais. Em seguida. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o estado de conservação dos documentos. Pequenos reparos Os pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos executar visando interromper um processo de deterioração em andamento. Para a encadernação de livros. mais reversível e ao mesmo tempo com poder de adesão mais alto que a metilcelulose. 9. não pode existir nenhum obstáculo na técnica e nos materiais utilizados. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. A PVA já não é tão reversível.1 Materiais empregados em reparos Basicamente.água + álcool a 50%.

mapotecas e arquivos confeccionados em madeira. envelopes. Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. tintas. que é a de proteger contra danos. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento. para ser guardado. em caixas ou envoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. 11. o estado de conservação. tubos de PVC. Há documentos que. 23.) em estado precário de conservação. Glossário ACIDEZ – Condição do suporte em que a concentração de íons de hidrogênio excede a de íons de hidroxil numa solução aquosa. tecido de linho etc. manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para. acondicionado ou não. o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina. etc. Para cumprir sua função. em seguida. conforme o caso. Ilustrações 22. . estantes. 24 e 25. Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes). Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes. papelões de diversas gramaturas. Ele não consiste em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos. O poliéster é um material muito útil pela transparência. envelopes. enquanto que os papéis e os cartões especiais são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas. filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia). Cada situação requer uma análise e depende diretamente das condições em que se apresenta o documento. as condições de uso. poliéster e caixas. fórmica ou metal sem tratamento. Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas. Móveis impróprios para o armazenamento são amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas: armários. arquivos e armários. Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. tiras ou cadarços de algodão. porta-fólios. dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte. Os papelões são empregados na construção de caixas. porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos. definir o acondicionamento. armazenando-os de forma segura. fita adesiva dupla neutra.O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados. pastas. Numa medida adequada. folders. deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento. porém em certas condições especiais seu uso deve ser restrito. estabilidade e resistência. o tipo de suporte. Armazenamento O armazenamento é o sistema que recebe o documento. podem ser acondicionados entre papéis. pois esse material está em contato direto com os documentos. Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são: papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro.

em áreas que lhes são destinadas. pergaminho etc. ARMAZENAMENTO – Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios. disco. filme. sob determinadas condições de controle. sendo o pH 7 considerado neutro. . portanto.) UMIDADE RELATIVA – Relação expressa em % entre a quantidade de vapor d’água contida no ar e a quantidade máxima que o ar poderá conter. fita magnética. PAPEL NEUTRO – Papel não ácido ou ligeiramente alcalino e que. A escala de pH varia de pH 1 (acidez máxima) a pH 14 (alcalinidade máxima). pH – Medida da acidez ou alcalinidade de uma substância. SUPORTE – Material sobre o qual as informações são registradas (papel. não se deteriora com facilidade.ACONDICIONAMENTO – Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. à mesma temperatura. QUALIDADE ARQUIVÍSTICA – Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a guarda indefinida dos documentos.

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