FABIO LUCIO MOREIRA LIMA DECOREBÃO

APOSTILA DE NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO

Conteúdo: 1. Legislação brasileira e conceitos fundamentais. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais. 2.1. Arquivos correntes e intermediários. 2.2. Procedimentos de protocolo. 2.3. Aplicação de instrumentos de classificação e temporalidade de documentos. 3 Tipologias documentais e suportes físicos: teoria e prática. 4. Conservação preventiva de documentos em arquivos: política, planejamento e técnicas.

NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO
CONCEITOS FUNDAMENTAIS Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis. Esses profissionais vêm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores e outros que, na maioria das vezes, não observavam os princípios da Arquivologia no tratamento da informação arquivística. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dos arquivos de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reprodução. O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização aplicados aos arquivos. E ainda de sua competência elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnicocientíficas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento da evolução das tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação. LEGISLAÇÃO A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍTULO I

Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado pais ou região. Por exemplo. vestimos. Esta empresa. a partir delas. • na hora certa e no local exato. . Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais. ser negativos. O Valor da Informação Como é possível admitir que a informação possua valor. tudo o que vemos. de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento. falamos. como acontece na sobrecarga de informação. Por outro lado. portanto. ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas. cujo valor deriva-se da oferta e da procura. o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação. A porção majoritária. Nesse caso. deverá manter. a informação terá um valor de propriedade. provavelmente. valor de restrição. valor de propriedade. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da tomada de decisão. o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório. O segundo domínio é o da organização. Podem. os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária. ela deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo. Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. Usaremos aqui. uma organização governamental ou não que realize censos demográficos. que. é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-Io. Assim. ou seja. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor. desenhamos é informação. Entretanto. O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado. Sob esta perspectiva. que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. inventamos. em certos casos. caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. uma empresa que atua em bolsa de mercadorias. • na forma correta. Neste caso. apesar de serem indefinidos. fazemos. para que se possa preservar o sigilo da aplicação. Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. No primeiro deles. porém. consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva.GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados. mais especificamente no mercado futuro. que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial. Neste caso. irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação. ou seja. informação são todos os dados que são organizados e comunicados. Por ser um bem abstrato e intangível. a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes requisitos: • ser enviada à pessoa ou ao grupo certos. ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão. que introduz questões a respeito da determinação do valor da informação. Neste contexto. o seu valor estará associado a um contexto. cabe aos bens intermediários. Considerando que. quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam. o que não é uma tarefa trivial. o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado. estas informações assumirão um valor de restrição. podendo também ser denominado de valor de mercado. escrevemos. que reflete o custo substitutivo de um bem. valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda. uma definição abrangente. o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação. construímos. por razões legais.

os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência. dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa. solos e edificações). mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar. • dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos. ela terá pouco ou nenhum valor. A partir do momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história. Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19. a informação terá valor econômico para uma organização. • diferentes expectativas e percepções dos usuários. os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos. É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas). enfim. Portanto. vestígios. De modo geral. levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação. por exemplo. no caso de uma empresa privada. a produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades burocráticas. de modo geral. no seu momento de criação. as atividades de uma empresa pública ou privada. a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: • identificação de custos. é importante reconhecer que. • fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação. porque fazem parte do conjunto de seus produtos. embora possam variar na forma como se apresentam. em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. • tradição de se tratar a informação como uma despesa geral. Divisão de documentação por natureza: Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades. demonstrar. Embora alguns documentos possam. outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus. comprovar. posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou. marcas deixadas pela humanidade servem para orientar. Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos. Para concluir. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor. provar. devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária. Documento é um termo também polissêmico. poucas decisões são tomadas com informação perfeita. realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório. família. alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas. refletir sobre determinada coisa ou fato. • entendimento da cadeia de uso. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório. já ter um valor histórico como. apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico. todos os registros. • incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação. histórico e cultural. Caso contrário. informar. mapas.Da mesma forma. no suporte em que a informação está registrada. os documentos são criados uns após os outros. bibliotecas e arquivos. administrativas ou legais. Ou seja. são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados. a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20. instituição pública ou privada. se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. comprovar. contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil. No caso da documentação privada. Os documentos considerados documentos de arquivo. Em segundo lugar. Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa. então ela terá valor. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos. ou tecnicamente falando. bem como são .

como por exemplo: leis. NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas. Regimento de Departamento. mediante técnicas e práticas arquivísticas. decretos. roupas). Estadual ou Municipal. objetos. rolo. tramitação. portarias e demais atos normativos próprios da administração. tramitação. proposta. isto é. mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas. carta. racionalizar os espaços de guarda de documentos. NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura. Tabela Salarial. estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados. recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais.159. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos. a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia. as espécies. atestado. fitas). mapa. indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados.diferentes os formatos. diploma. sem visar diretamente o lucro. A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico. microficha. ficha. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Por trás das metodologias escolhidas e das normas . planta. visando a racionalização e eficiência dos arquivos. tridimensionais (esculturas. Exemplos: ata. Exemplos: Ata de Posse. Prontuário Médico. Conforme a Lei Federal n° 8. fotografias. 2. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. organização. uso. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000. desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. fonográfico (discos. iconográfico (obras de arte. livro. textual (documentos escritos de uma forma geral). Processo de Vida Funcional. negativos. Boletim de Notas e Frequência de Alunos. os que serão transferidos ao arquivo. magnéticos/informáticos (disquetes. a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. tira de microfilme. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção. Para tomar decisões. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários. que se refere aos arquivos públicos. gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. pois define o ciclo vital dos documentos. cd-rom) 4. folha. a organização interna do trabalho. atender adequadamente clientes e cidadãos. microformas. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. ofício. 1. cartaz. slides. uso e avaliação de documentos. a operacionalização da gestão de documentos. relatório. requerimento. Federal. Contudo. Exemplos: audiovisual (filmes). Boletim de Atendimento de Urgência. garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem. Vamos conhecê-Ios: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. caderno. e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. organograma) 3. conta muito nos resultados obtidos. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada.

Ex: Atos Normativos.documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos. Documentação de Nível Operacional É a documentação de nível mais baixo. onde estão as preocupações imediatas. o tático e o operacional. Programas de Trabalho. Relatórios etc. Ex: Acordos. do curto prazo. Plano de Cargos e Salários.estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade que o acumulou e. Convênios etc. 2. Como exemplo de documentos de nível operacional. treinamento etc). Ela contém todos os detalhes e informações técnicas. Valor Jurídico ou Legal . Indicadores Económicos etc. VALOR SECUNDÁRIO . pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos. entre outros. .documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos). Ex: Notas Fiscais. quem. os prazos definidos. Estes documentos determinam "como. 3. fatos ou épocas. de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização. a saber: o estratégico. entre outros. podemos citar: Instruções de Trabalho.documentos que. O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em: 1.documentos que retratam a origem. VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: VALOR PRIMÁRIO . Especificações. Contratos. embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades. Valor Fiscal . padrões. Como exemplos de documentos de nível tático. Plano de Metas. especificações.estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. 2. os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação. tanto em termos hierárquicos. e que produzem efeito perante os tribunais.documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Receitas. Documentação de Nível Estratégico É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo. ou seja: 1. Índices de Preços. NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade. Documentos sobre Serviço Militar. Ex: Tabelas de Recenseamento. organização. reforma e história de uma administração. os assuntos selecionados. cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência. são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas. O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos. Guias de Trabalho. Ex: Planos. tabelas etc. para a operação segura dos processos de trabalho. Valor Administrativo . quanto em termos de gestão da organização. Faturas etc. Valor Histórico Probatório .implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas. Valor Histórico Informativo . quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras. Documentação de Nível Tático É a documentação de nível intermediário. Exposição de Motivos etc.

deve ser levada em conta a formação multidisciplinar da equipe. subordinações e os fluxos de trabalho. Faz-se necessário também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é a noção. É a fase em que se define a eliminação ou a guarda. em geral é um historiador deve ser constante. sob determinadas circunstâncias. que guarda os documentos que já não são de uso corrente nos setores. uma equipe em que o todo é maior que a soma das partes. A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. as estratégias da conservação se dão a . que identifica competências. mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal. dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. O conservador. cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da informação. A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação. mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. especificamente. ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. mais do que em qualquer outro. Como vimos acima. neste momento. pois orienta quanto ao valor histórico das informações registradas. financeiros e histórico-culturais e. A construção deste elo. alguns imbuídos deste valor já na sua produção. todos os profissionais envolvidos devem participar das discussões e definições para todas as fases de vida do documento. outros que o adquirem ao longo de sua existência. temporária ou permanente. tramitação e uso corrente dos documentos. Portanto. o qual detendo noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. a equipe de gestão de documentos pode e deve contar. aquém do desejável. também é fruto das elaborações técnicas da gestão de documentos. Ou seja. podemos supor que é maior a influência do administrador. participa destas definições. sobretudo nas instituições públicas.Equipe de trabalho A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho. Um advogado oferece significativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. quando se trata da produção. que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários e fluxogramas. É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a uma ou outra área do conhecimento. e do técnico de informática. acondicionamento. o trâmite e o uso. o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos. Desta forma. após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermediário. Por exemplo. irreparáveis. Mas. pois este supostamente tem a experiência das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e. por menor que seja. propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento. Sua função é garantir que documentos de valor histórico. O arquivo intermediário da empresa. Uma avaliação documental inadequada. Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. no Brasil. tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. de um documento. por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão. que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação. com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. permitindo ao arquivo o cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qual pertence. descrição e relação dos documentos a serem transferidos. na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e administrativas. a ser guardado no arquivo permanente. se faz por meio da equipe de gestão. mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados. valor este nem sempre considerado na análise de profissionais de outras áreas. na fase da avaliação documental. O acervo de valor histórico. recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão. pois muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação. sejam recolhidos ao arquivo permanente. o historiador deve fazer parte de uma equipe de gestão. O historiador. com certeza. pode causar prejuízos administrativos. é importante também a presença do documentalista. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dos demais. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que. É o momento em que também. dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência: cronograma. do ciclo vital dos documentos. E o arquivista já pode elaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais se define a produção. que também integra a equipe de gestão de documentos. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de documentos estará.

nos hábitos arraigados. economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos operacionais -. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão . Neste momento. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na resistência às mudanças. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom desempenho da gestão. além da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão. no campo específico da gestão. demonstrando os ganhos financeiros. geram ou são usados nas disputas de poder interno na empresa. devem se fazer presente: a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos funcionários. . outras qualidades. freqüentemente o domínio físico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos "arquivos". Considere-se ainda que.partir e em conjunto com o trabalho da gestão. Uma vez implementada a gestão de documentos. cuja justificativa se perdeu no tempo. a estratégia a ser seguida é a disseminação dos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dos princípios arquivísticos no trato das informações registradas. funcionais. racionalização da massa documental. uma equipe de gestão de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. ambientais e na melhoria da imagem institucional.agilidade na recuperação das informações. Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona.

VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ. Mas no caso seguinte. as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos. os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. JÁ ESSAS PASTAS. como este do americano Solon Buck: Arquivo É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO. que é o local de guarda e depósito de documentos. ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES. PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! . A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? .PERGUNTOU A SECRETÁRIA. analisando estas duas situações. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. não é? O arquivo da escola onde estudou. PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA. que surge em conseqüência da anterior: servir à história. não é mesmo? Na primeira situação. de acordo com: . o que foi consultado para fazer uma pesquisa. o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo. aquele organizado pela família de um amigo. dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa. como fonte de pesquisa. qualquer que seja a finalidade de um arquivo. usado para guardar documentos. então. tendo evoluído mais tarde para o termo archeion. Daí serem classificados em quatro grupos. geralmente de aço ou madeira. se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui. ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE! Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes. POIS AINDA VOU CONSULTAR. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar. também no conceito antigo.DOUTORA. de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional. Temos aí a outra finalidade. ainda que bastante relacionados entre si. tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo. ou. no entanto. que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal. PARA EFEITOS FUTUROS. a partir desse conceito. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Provavelmente.MARCOS. vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora. COM CERTEZA. . que significa palácio dos registrados. o arquivo de discos que viu em uma gravadora. Podemos. . ORGANIZAÇÃO OU FIRMA.ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE ARQUIVOS ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto. NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché. que ainda não está esclarecida. No entanto. Outros. pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos. PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO NO BRASIL. adotamos um outro conceito para arquivo. o lugar onde os documentos eram guardados. E você. a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio. E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Atualmente. Depois que a atividade administrativa acaba. . podemos analisar a origem da palavra. ainda.

Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa.guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada. permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico. De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo.arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal.. se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou.os estágios de sua evolução. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO . Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam. contendo as requisições de material do ano em curso. e a sua permanência no arquivo é transitória. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século. FAMILIAR OU PESSOAL. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE . Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato. individualmente. ele pode pertencer a um destes três estágios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE . ele se classifica em: PÚBLICO .nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento.diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas. Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.está relacionado. fotos e cartas. cumprindo as funções de um arquivo corrente. contendo certidões de nascimento e casamento. é esporádico. .a natureza da entidade que os criou. porque deixaram de ser usados com freqüência. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios. declarações de imposto de renda.a extensão da sua atenção. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. COMERCIAL. igrejas.a natureza dos seus documentos. uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. . sociedades e associações. corporações não-lucrativas. . Vamos analisar cada um desses grupos em separado.inclui documentos que vieram do arquivo corrente. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa. Exemplos: o arquivo de uma loja. por exemplo. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo. corporações e companhias. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. recibos de pagamentos efetuados a terceiros. INSTITUCIONAL . . Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação. de um escritório de engenharia ou de um banco. documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis. informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral.arquivo de firmas. De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais. às instituições educacionais. classificação e utilização.

São chamados. fitas. com certeza. filmes. o documento de um arquivo? CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda. quadros. fotos. já que eles são bem variados. promissórias. ofícios. de escolas. gravuras. conteúdo e formas diferentes. . NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES. mapas. revistas. Pode ser ainda um arquivo central. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente.guarda documentos de variadas formas físicas como discos. mas também quanto ao registro. disquetes. as atividades de arquivo corrente são centralizadas. Nesse caso. Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade. entre outros. imprensa. caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA. disquetes. de arquivos técnicos. slides.relatórios variados. engenharia. que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . de clientes. microformas (fichas microfilmadas). ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. que serve a todos os setores daquela secretaria. microfilmes. ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL . fitas.discos. tabelas e formulários de qualquer natureza. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. exatamente. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças. de vendedores. acondicionamento. . dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. faturas.notas fiscais. Daí eles serem classificados em dois grupos: . avaliação de desempenho de funcionários. de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado. Só para exemplificar. memorandos. Mas o que caracteriza. . E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo. de um campo específico. fotografias. PARA EFEITOS FUTUROS. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA. se lembrou de diferentes documentos. portanto. controle e conservação. o da medicina. atas de reuniões. duplicatas.histórico escolar de alunos.cadastros de funcionários. filmes. Você. . pelos exemplos apresentados. como o hospitalar.ARQUIVO CENTRAL OU GERAL . Os documentos de um arquivo apresentam características. Exemplo: o arquivo de peças como ossos.tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto. o que você conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão: Documento É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO.fichas. ARQUIVO ESPECIALIZADO . Você percebeu. entre outros.certidões de um modo geral. . apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista: . . jornais. cartas.destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. inadequadamente.

planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras. . certidões. folhas de pagamento. Levantamento de dados . finanças e material de uma entidade ou um indivíduo. livros contábeis. Estas fases se constituiriam em: . eles podem ser bem variados. RESERVADO . Alguns deles já foram até lembrados aqui. ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. como você vê nestas figuras.planejamento. programas. cartas. o gênero dos documentos de um arquivo. por isso. atas. só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas. planos de guerra.levantamento de dados. SECRETO . pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento. negociações para alianças militares e políticas. rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas.seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares). ele pode ser: OSTENSIVO . CONFIDENCIAL . projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes.cuja divulgação não prejudica a administração. cartas. políticos.Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. . questionários e correspondências. tabelas. em exemplos anteriores: contratos. materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior. dados de elevado interesse sob aspectos físicos. mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal. e também. como de qualquer outro setor de uma instituição.implantação e acompanhamento. ULTRA-SECRETO . requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia.seu assunto não deve ser do conhecimento do público. psicossociais e militares de países estrangeiros.seu assunto. se em texto. regimentos. informações sobre política estrangeira de alto nível). Exemplos: planos. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias. sonoro. econômicos. escala de plantão de uma imobiliária. ORGANIZAÇÃO A organização de arquivos. regulamentos. programas e medidas governamentais. relatórios.de conhecimento restrito e que. isto é. projetos e suas respectivas ordens e execução.seu assunto exige alto grau de segurança. Exemplos: partes de planos. . em geral. Exemplos: notas fiscais de uma loja. SIGILOSO . tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular.análise dos dados coletados. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional. Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico. assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que. cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes. Exemplos: informações relativas a pessoal. É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou espécies documentais. os meios e processos pelos quais foram obtidos. embora não requeira alto grau de segurança. requisições diversas. audiovisual. editais. para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos. sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original.

o equipamento (quantidade. faturas. e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas. regimentos. regulamentos. nível de escolaridade. em todos os estágios de sua evolução (corrente. formação profissional). em cada caso. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição arquivo na estrutura da instituição. torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir. audiovisuais. das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. umidade. controle de empréstimo de documentos. sem o conhecimento dessa entidade . O diagnóstico seria. iconográficos. estado de conservação). no decorrer de suas atividades. média de arquivamentos diários. uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação. num microfilme. Assim sendo.). estado de conservação das instalações. portanto. qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. escolha de métodos de arquivamento adequados. dotados de recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos. recomenda-se que esta seja a mais elevada possível. Em síntese. arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados). proteção contra incêndio). em livro). trata-se de verificar se estrutura.Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade. manuais. volume e estado de conservação do acervo. Se a instituição já contar com um órgão de documentação. constituição arquivos intermediário e permanente. questionários etc. Planejamento Para que um arquivo. Além dessas informações. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. estabelecimento de normas funcionamento. centralização ou descentralização e coordenação dos serviços arquivo. uma constatação dos pontos de atrito. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. este será. de forma generalizada. normas. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo do de de de . de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. em principio. modelos. projetos. isto é. os modelos e formulários em uso. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos. numa memória de computador. códigos de classificação etc.sua estrutura e alterações. Daí a importância da constituição de sistemas de informação. a localização física (extensão da Área ocupada. existência de normas de arquivo. existência de registros e protocolos (em fichas. escolha das instalações e do equipamento. Análise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior. o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo. condições de iluminação. recursos financeiros. informáticos etc. recursos humanos. seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação. cartográficos. enfim. claro está que. relatórios. A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas.). ou num arquivo tradicional. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação . dos quais o arquivo deve participar. processes adotados para conservação e reprodução de documentos. as espécies de documentos mais freqüentes (cartas. Posição do arquivo na estrutura da instituição Embora não se possa determinar. o órgão mais adequado para acolher o arquivo. a serem adotadas no sistema a ser implantado. é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais. seja ela pública ou privada. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. atividades e documentação de uma instituição correspondem A sua realidade operacional.numa biblioteca.

movimentação e expedição dos documentos correntes. redução dos custos operacionais. não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional. citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. tais Como abertura de dossiês. e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas.centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos. portanto. Descentralização Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. delegacias -carecendo. com eficiência. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. esta deverá ser aplicada a nível de Departamento. isto é: recebimento. distribuição. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: . a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. Comunicações e Arquivo. ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. . um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. controle de empréstimo. . em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas. constituição de conjuntos arquivísticos mais completes. Se a massa documental for muito grande. registro.de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem.agências. de arquivos próximos para que possam se desincumbir. e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. e por todas as operações de arquivamento decorrentes. de seus programas de trabalho.. deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo. é aconselhável que o órgão central de comunicações designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados.. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos. Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos. economia de espaço e equipamentos. Comercialização e Transportes. filiais. Centralização Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local. O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. A despeito dessas vantagens.de comunicações. Se a centralização rígida pode ser desastrosa. As vezes em Áreas geográficas diferentes . isto é. distribuição. Quando o volume de documentos é reduzido. . todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações.Ao se elaborar um plano de arquivo. preparo para transferência etc.descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo de informações. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção. a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema. ou outra denominado similar. classificação. como também a concentração de todas as atividades de controle recebimento. movimentação e expedição . registro. nítida delimitação de responsabilidades. Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece. b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda.

Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais). classificação. Neste caso. Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial. local. do registro. justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Assim. Entretanto. Na verdade. deverá contar sempre com um arquivo permanente. passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo da instituição. perfeito conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir. orientadoras e controladoras. mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos. tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço. seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes. funciona Como agente de recepção e de expedição. nome. debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. determinar normas específicas de operação.O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos. enfim. isto é. também chamado arquivo de terceira idade. centralizado. tramitação dos documentos etc. suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros. suas atividades. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. quando necessário. Exemplificando: PATRIMÔNIO Brasília Rio de Janeiro São Paulo PESSOAL ADMISSÃO Aguiar. segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. o órgão de comunicações. a fim de que os documentos ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. Não raro. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame. os arquivos setoriais encarregar-se-ão. Celso Bareta.. de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais. estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho. dificilmente se emprega um único método. A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. Haydde . treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. Como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente. aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição. que exercerá funções normativas. pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto. além do arquivamento propriamente dito. data e número. a localização física de suas unidades administrativas. tecnicamente planejada. que também deve integrar o sistema. seus tipos e volume de documentos. além dessas tarefas. pois toda instituição.

uma vez que esse serviço é. a dez. rotinas. de 1980 aço. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. importância capital em todos os ramos da atividade humana. Ernesto Séllos.Borges. essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. de 1981 PROMOÇÃO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. Na prática. No entanto. ou seja. ordenada por assuntos. daí por diante. surgindo dificuldades na classificação dos papéis. a documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento . Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. RECURSOS HUMANOS Formação e regulamentação profissional O arquivo possui. alfabético e numérico cronológico. ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento. contendo informações valiosas. Jurandir Castro.e o grupo constituído de todo o restante da documentação. Lúcia Paes. desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. em ordem cronológica. trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo. Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito . a jul. a jul. Ana Maria DEMISSÃO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário. separação dos papéis que possuem valor futuro. códigos de assunto e índices. Teoricamente. o que evita a repetição. Oswaldo Paiva. Tais normas. de 1980 jan. simplifica e racionaliza o trabalho. o arquivamento de papéis é um serviço simples. depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos e formulários. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução. no entanto. naturalmente. integrar o Manual de Arquivo da instituição. Zilda Silva. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. fonte e base de informações. em ordem alfabética. Francisco Cardoso. Como se vê. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos. falta essa que ire influir. E a memória viva da instituição. irá lhe servir de referência .ordenados e arquivados pelo número de controle que lhe é atribuído ao dar entrada e que. na maioria das vezes. pelo nome dos funcionários. aproveita experiências anteriores. na vida da organização. coadjuvado pelos métodos geográfico. . como também do protocolo. dos documentos inúteis. atualmente. o método principal escolhido foi o de assuntos. por localidade (geográfico). como auxiliares. por exemplo.

além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento. conforme veremos em seguida. espírito metódico.é a saliência. espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. Atributos Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo. Projeção . em 4 de julho de 1978. para a administração e para o conhecimento de nossa História. passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. as guias. quer pela extensão de sua área. Ficha . de é de novembro do mesmo ano. regulamentada pelo Decreto nº 82. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume. com duração de três anos e. grande ou pequeno. C. Pode ser recortada no próprio cartão. imaginação. a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos. honestidade. ministrados pelo Arquivo Nacional. limpeza. os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos. São as fichas.590. poder de síntese. ou nele ser aplicada. Notação . Escolha das instalações e equipamentos De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado. as pastas.é a saliência na parte superior da guia. Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais. foi instituído o Curso Superior de Arquivologia. onde se registra uma informação.546.é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários. podendo ser branca ou de cor. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria. onde há um orifício chamado ilha.é a inscrição feita na projeção. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. a é de março de 1972. numérica ou alfanumérica. capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras. paciência. liso ou pautado. podendo ser alfabética. pois 10 anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof. Michel Duchein. índices de umidade. toma-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo. que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo. o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.a Ignez B. Pé . O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais.Para que se atinjam esses objetivos.é um retângulo de cartolina. Considera-se equipamento. o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis A realização do trabalho arquivístico. D'Arafijo. discrição. habilidade em lidar com o público. as tiras de inserção e outros. No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funções. atenção. discernimento. Material de consumo Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. temperatura. a experiência não substitui a instrução.iluminação. reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. são necessárias. e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. as seguintes características: saúde. As dimensões variam de acordo com as necessidades. sendo então de celulóide ou de metal. quer pelas condições físicas que apresente . Fundação Getúlio Vargas e outras instituições. na parte inferior da guia. especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga. "Em questão de arquivo. Da mesma forma. A notação pode ser ainda aberta ou fechada. e fechada quando indica o princípio e o fim. foi sancionada a Lei nº 6. Guia divisória . Em agosto de 1974. Assim é que. . aberta quando indica somente o início da seção. poder de análise e de crítica.

Pode ser suspensa.indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo. pela ordenação cronológica. Caixa de transferência . que serve para guardar e proteger os documentos. . que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas. e carregados verticalmente. . é utilizada para arquivos correntes.resistência (conservação). Na sua escolha. . com prateleiras. bem como as estantes deslizantes.secundária .individual ou pessoal .onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. Modernamente. .capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades).é um móvel fechado. fichários. onde se escrevem as notações. um quarto ou um quinto. empregando-se pastas suspensas laterais. ou ter projeção. Daí a denominação de: primeira posição. ainda. picotada. as secundárias em segunda posição e assim por diante. Quanto à sua função. As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos. a guia pode ser ainda: .onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.móvel de aço ou de madeira.conveniência do serviço (arrumação racional). Pasta . deve-se levar em conta os seguintes requisites: . O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição. em pastas com subdivisões. dobrada ao meio. quinta posição. Tira de inserção . a um terço.pombal (em forma de escaninhos). .é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. As mais tradicionais são os arquivos. subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção. .móvel aberto.caixa de aço ou papelão.é uma tira de papel gomado ou de cartolina. Arquivo . O comprimento pode corresponder à metade da guia. terceira posição.miscelânea . Guia-fora .indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. onde são guardados os documentos. usada especialmente nos arquivos permanentes. É usado para lembretes.é uma folha de papelão resistente. de corte reto. uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. . secundária. Arquivo de fole . . quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões. Estante . O que indica se uma guia é primária.indica uma subdivisão da primária.indica uma subdivisão da secundária. . .distinção (condições estáticas). Box . onde são colocadas as caixas de transferência.subsidiária . Os documentos eram guardados horizontalmente. ou cartolina. segunda posição.economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências). caixas de transferência.Posição . três. Elas se dividem em: . Armário de aço .pequeno fichário que se coloca nas mesas. Arquivos horizontais antigos . isto é. Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim.primária . além do tipo e do tamanho dos documentos. armários de aço etc. quarta posição. boxes. com duas.é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. usado para guardar documentos sigilosos. ou volumes encadernados. lisa.especial .sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha). utilizado nos arquivos permanentes.invulnerabilidade (segurança). Recomenda-se. .

acumula através dos tempos um acervo documental que. concernentes a tais serviços. numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização. médio ou grande porte. Considerados todos os elementos descritos. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas. inclusive. Toma-se necessária. deve ser preservado. estabelecendo-se. lembrando o aspecto de uma esteira . Suporte . três ou quatro gavetas. para sua manutenção. para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. salvo no caso de instituições de grande porte. Fichário vertical .armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos. avaliação e seleção rigorosas. duas. as prioridades para a implantação. deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra. o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização. Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada. nas quais são feitas as notações. Constituição de arquivos intermediários e permanentes Toda organização. . geralmente separadas por guias."arquivo-esteirinha". representações ou similares. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções. umas sobre as outras . Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo. seja para fins administrativos e fiscais. contendo as prescrições. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Implantação e acompanhamento.modelo KARDEX. e assim sucessivamente.É um móvel de aço próprio para fichas. com filiais. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. ou de cuja atuação dependerá. servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. com uma. É o modelo mais usado por ser mais econômico. feita por meio de palestras e reuniões. a partir do fundo. mesmo depois de passar por fases de análise.aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal. objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos. algumas vezes elevadas.Fichário . a ser dividido em três partes. sobretudo. escritórios. o êxito desses serviços. ficará inteiramente visível. disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação. Em geral. recomendações e procedimentos a serem adotados. A segunda.aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical. Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo. Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários. Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a importância dos arquivos e admitem as despesas. existem em âmbito governamental. ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo. Fichário horizontal . em grande parte. ou ainda por questões meramente históricas. uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los. seja ela pública ou privada. estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Esta campanha. então. A terceira será o plano propriamente dito. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. umas atrás das outras. de análise e diagnóstico da situação. seja por exigências legais. mas. de pequeno.

a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades. rotinas. . Empréstimo e consulta 4.1 Protocolo No que se refere às rotinas. o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado. próximos a ela.tabelas de temporalidade de documentos. Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais. . Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. No cumprimento de suas funções. os elementos que devem constituir os manuais de arquivo.o arquivo propriamente dito 4.2 Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. poder-se-ia adotar as seguintes. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos. ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos. .informações sobre os arquivos da instituição. terminologia. .A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento. para fins de controle. distribuição. Protocolo. pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 1. suas finalidades e responsabilidades. Arquivamento .1 Recebimento e classificação 4. . modelos de carimbos e formulários utilizados. sua interação e subordinação. São eles: . Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa. a experiência nos permite indicar. para tomada de decisões das administrações etc.1. Por isso.verificar se as normas. que. Por ser o arquivo uma atividade dinâmica. modelos e formulários atendem as necessidades . a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição. uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem.organogramas e fluxogramas. Expedição 3. Somente depois de implantar e testar os procedimentos . objetivos e abrangência do manual. registro e movimentação 2. pela sua amplitude. podem ser apresentadas em separado. freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo. plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso.detalhamento das rotinas. falhas ou omissões que venham a ocorrer. Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho. .apresentação. definição das operações de arquivamento. em linhas gerais. movimentação e expedição dos documentos correntes.concertos gerais de arquivo.1. com alterações indicadas para cada caso: 4. instrumento que coroa todo o trabalho de organização. registro. Entretanto. incluindo recebimento e classificação.é que deverá ser elaborado o manual de arquivo. os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento.

Eles devem ser distribuídos aos funcionários e. . Este ofício.. registro. Depois foi distribuído. depois. é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição. Então. Eles precisam ser abertos. registro. podem ser jogados fora. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e. a existência de setores.A. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina. que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. . para seu conhecimento e análise. porque não são documentos oficiais. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos. foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. não há qualquer preocupação com o seu arquivamento. após serem lidos. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa. à Assessoria jurídica. só após cumprirem suas finalidades. Encaminhamos em anexo. ao ser recebido pelo banco. não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. num sistema de arquivos correntes. Fernanda também não precisa registrã-los. não podem ser desvinculados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos. no caso. os documentos registrados e encaminhados.FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. As atividades de recebimento de documentos. ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido. na Diretoria Financeira.. os serviços de recebimento. compare-o com o que apresentamos. eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo. Daí ser comum. Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS: . indicando tratar-se de uma correspondência particular. SERVIÇOS DE PROTOCOLO Observe este ofício: Para:Banco do Estado S.VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE. mas apenas sugerir. de acordo com os procedimentos adotados pela administração. Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível arquivamento. Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal. quando for arquivado. sendo encaminhado ao Diretor Financeiro. Quanto aos jornais.UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA. obedecendo a um critério adequado às suas características. controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência. é que são arquivados.DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. Nesse caso. normalmente denominados Arquivo e Protocolo. Portanto. COM A ETIQUETA DE PESSOAL. controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. cópia do Balanço Patrimonial de nossa empresa. portanto. pois ela se repetirá mais tarde. Em relação aos serviços de arquivo e protocolo. na estrutura organizacional das instituições. . PARA OS FUNCIONÁRIOS. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo. Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro. Diretoria Financeira Senhor Diretor.

Distribuição da correspondência particular. após analisar.Correios ou entregue em mãos.. . . AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.Preparação da ficha de protocolo. REGISTRO. para ser feita a juntada. AINDA. Mas. o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que.Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.ofício. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra. . isto é. agrupar. envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento. despachos.Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista.Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datador do protocolo). são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.Separação da correspondência oficial da particular. as rotinas de recebimento e classificação de documentos são: . expedição de correspondência. solicitando-lhe análise e parecer. escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele. de modo geral.Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto. a secretária recebeu o documento. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU.Elaboração do resumo do assunto tratado no documento. dentre os quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas. Ali os documentos chegam e são encaminhados aos setores. . Esse. solicitando-lhe o arquivamento. registro. .Na diretoria. Abaixo da data e do número.Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários. despachou-o para um dos assessores. em duas vias. . dois ou mais documentos. registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. .Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação. elas compreendem: . Concluída a solicitação. o setor encarregado de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará. pediu algumas providências. Se eles não estiverem lã. A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa. PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO. Rotinas de registro e movimentação Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. quando foi classificado. . E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência? Rotinas de recebimento e classificação Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho. . distribuição e movimentação. de um modo geral. por exemplo. Finalmente. DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. tendo em vista suas particularidades. após conhecer o teor do ofício. . ou processos. que podem ser de diferentes modelos.A.Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote. ele devolveu a documentação à sua secretária . .Abertura da correspondência ostensiva. verificando a existência de antecedentes. dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S.Requisição dos antecedentes ao arquivo. . .A. parecer -.

Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. se existirem.MAS DR. o responsável naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo. ele pode ser recuperado para consultas. assim. quando necessário. E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa.Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas. . depois de passar pelos setores competentes. com registro e anotações. quando foi registrado no protocolo. E também há uma parte denominada dístribuíção. tanto no original como nas cópias. é arquivada. . pelos Correios. que é a mesma atribuída ao documento. andamento ou carga. .Expedição do original com os anexos. o envelope e as cópias. há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de classificação colocado no documento. Rotinas de expedição Em geral. eles e suas respectivas fichas. deve ser feita através do setor responsável pelo registro e movimentação. a destinação dele estiver para o arquivo.Recebimento da correspondência a ser expedida: o original.Recebimento. SANTANA. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DE ARQUIVO? Como você vê. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem. para facilitar a pesquisa do documento. nas cores e quantidades determinadas pela empresa. por meio de empréstimo. dos vários setores da empresa. No arquivo fica guardada.Numeração e complementação de data. após a expedição. Do arquivo. é possível sabermos sob que notação ele está arquivado. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação que passa pelos serviços de protocolo como também. . E o que compreende cada uma dessas atividades? .Separação do original das cópias. podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento. Vemos.FLÁVIA. Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades. . que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta. rearquivando-as em seguida. SERVIÇOS DE ARQUIVO Preste atenção a esta situação. . Se existirem antecedentes. onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento). Se. . Desse modo.Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo. a redístribuição.Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento. no entanto. Depois de tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades. são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa: . por exemplo. devem ser anexados ao documento. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. sempre que necessário. dos documentos a serem redistribuídos e anotação do novo destino nas respectivas fichas. Quando o documento chegar ao seu destino. o projeto citado foi arquivado. . pelo pessoal da instituição. bem comum em uma empresa: . O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVE ESTAR ARQUIVADO. Essa passagem do documento de um setor a outro.Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto. basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. malotes ou em mãos. para consulta imediata.Observe que nos três modelos. . devem prepará-las em papel de cor diferente. PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO. . Eis um exemplo de ficha de procedência .Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento ao seu destino. quando desejamos saber algo sobre um documento.

Assim. . escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. desde o momento em que o documento chega a uma empresa. sempre que a pasta emprestada não for devolvida no prazo estipulado. Logo. em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo é muito importante.Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes.Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.Arquivar a pasta devolvida ao setor. juntamente com a guia-fora. E esses métodos de arquivamento variam . MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Sistemas de arquivamento . Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos. podendo ser renovado mediante sua reapresentação ao setor. em ordem cronológica.Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo. facilitando o empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles precisarem. quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. .Arquivamento da documentação Lembramos que. de acordo com o seu ramo de atividade.ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO! JÁ FOI PARA O ARQUIVO. Empréstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer: . já que registra a saída do documento. do mais atual para o mais antigo. o trabalho arquivístico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação.Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante. eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada).Preencher o formulário de cobrança da documentação. .Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinada pelo requisitante). Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra. onde ele se encontra. já deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento. embora possamos recomendar um período em torno de dez dias. permitindo informar.AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO. . onde fica guardado tudo aquilo que não vamos mais precisar.Preencher o formulário de recibo de documentação. em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa. São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida. Desde o recebimento da documentação até o seu arquivamento. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança.Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores. . Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos técnicos responsáveis. E como esses documentos são classificados? Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os documentos. . . com segurança. Por isso é que a classificação dada ao documento no serviço de protocolo. .cada empresa. Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim: . as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: . para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso.

.). . Para tanto. para efeito de classificação. antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento. • Data (de elaboração. código etc. A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras preocupações que deve ter a secretaria. No trabalho secretarial. Tecnicamente. clientela a que se destinam. a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas arquivar. o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam. pode-se escolher um sistema adequado e seguro para a localização de informações. como necessitam de índice para a localização dos documentos. • Numérico (simples. necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve. • Geográfico. • Local (de expedição ou recebimento dos documentos). validade ou referência dos documentos). destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem). resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa. o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo. • Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma tabela. Métodos de arquivamento Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A facilidade de guarda e pesquisa. separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. decimal. mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicitadas. • Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos). unia vez que é sua responsabilidade assessorar a chefia. assuntos de que tratam etc. podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa. respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados. constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em seqüência alfabética. As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de alfabetação. são: • Nome (do remetente. Somente através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá. Método alfabético Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa.. os métodos de uso mais comum são: • Alfabético. mas de uma tabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los. A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo. como: tipos físicos de documentos. volume. • Por assuntos. cronológico. que pode ser: • Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas. grau de sigilosidade. Tanto na organização de arquivos como na de fichários. • Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado. os sistemas indiretos. Por exemplo. os elementos a serem considerados nos documentos. O número e o tipo de guias a serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados. • Número (de ordem. Como escolher o sistema adequado? Para acertar.Como é afirmamos anteriormente.

Du. ou seja. Di. Anibal Corrêa. firmas e instituições no arquivo. Ary Ribeiro Neto. dentro das quais os documentos devem ser ordenados cronologicamente. utilizam-se também as pastas miscelâneas. Os nomes que exprimem grau de parentesco. o seu perfeito funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas. Le. João Carlos Correa. depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Os nomes como Santo. Antônio Corrêa. Válter Santo lnácio. são consideradas como parte integrante do nome. não são considerados na ordenação alfabética. Erick Vonder Blun. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa.Regras 1. Exemplos: Freitas Jr. Da.). para agrupar correspondentes avulsos. Van der. Heitor 4. Mac. Ana São Benito. sem a necessidade de recurso auxiliar. Quando houver nomes iguais. Além das pastas individuais. Eduardo 3. Henrique . Recomenda-se um máximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada miscelânea. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para cada nome ou correspondente).. Santa ou São seguem a regra anterior. primeiramente o último nome. Mc. Essas regras têm por finalidade: • Uniformizar as entradas de nomes no arquivo. pela ordem cronológica. O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética de nomes e. abreviados ou não. La. Exemplos: Santa Rita. Sérgio Villa-Lobos. uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo. Paulo 2. Vanden. Exemplos: Oliveira. padronizando critérios que facilitem o arquivamento e a consulta. Contudo. evitando entradas múltiplas e a conseqüente perda de informações. ligados ou não por hífen. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo. De. Inácio 5. Carlos Santos de Von Johnson. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta individual. As partículas estrangeiras (D'. prevalece a ordem do prenome. • Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo. solucionando os casos duvidosos. Les. Exemplos: Barbosa. A . Von. Des. Vonder etc.A confecção do arquivo é simples e barata. O'. se escritas com inicial maiúscula. Del. Fitz. não são separados. Exemplos: Castelo Branco. dentro desta. Van.

cedilha etc. devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Exemplos: Cervantes y Saavedra. Árabes etc. Clodoaldo Campanhã. chineses. José 8. Miguel de Hemandes Xavier. não são considerados na alfabetação. Exemplos: Campanha.. Armindo. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra. japoneses. pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetação. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam. como Sociedade. Exemplo: Sant'Ana.Vasconcelos Sobrinho. que corresponde ao da família do pai. Exemplos: Álvaro Costa & Cia Barbosa Souza Ltda Comercial Santos Ltda 12. Jorge Abreu Neto. Jorge Abreu Sobrinho. com ou sem ponto entre as letras. Empresa etc. Exemplos: Araújo.. Antônio Eduardo (Dr. Exemplos: Abreu Filho. Sociedade Espírita Alan Kardec 13. Os títulos honoríficos. lê-se e arquiva-se Santana 10. como crase. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome. são registrados na ordem em que se apresentam. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas. As expressões usadas no comércio. devem ser consideradas na alfabetação. Raul 11. Exemplos: . Alcides Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. til. Os sinais gráficos. Exemplos: Al Ben Abib Li Yutang Mao Tsé Tung 9. Paulo (General) Estado de São Paulo (O) Pinto.) 7. Jorge 6. Exemplos: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril Ltda. Os nomes orientais. Companhia.

os números arábicos. são colocados os endereços. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se apresentam.Escola de Engenharia 16.RJ. dos nomes das cidades. seção. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país. Nos títulos de congressos. Porto Alegre 17. Exemplos: Estados Unidos . meio ou fim.A.RS. Quando uma empresa ou instituição for conhecida. coloca-se a remissiva em: Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB 15.. Exemplos: UFRGS . Seminário Francês de Patologia (13º). finalmente. ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pelo nome por extenso. Rio de Janeiro União S. divisão ou departamento de uma empresa ou instituição deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento. seguido dos Estados em que se encontram as filiais e. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas. Exemplos: Ferragem 2 (dois) irmãos Inseticida mata 7 (sete) 3 (três) M do Brasil . 20. fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no arquivo. .Departamento de Pessoal UFRGS . além de seu nome por extenso.A. simpósios etc. Se estiverem localizadas em uma mesma cidade. A correspondência recebida de seção.The Library of Congress Inglaterra . Exemplo: ADVB..CEEE UFRGS 14.. quer no inicio.)Exemplos: Conferência Latino-americana de Pediatras (II). Exemplos: União S. Exemplos: Banco Central do Brasil Fundação Getúlio Vargas 18. romanos ou escritos por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada. também por uma sigla. conferências. em língua portuguesa. o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades de seus consulentes. .Red Cross 19. devem ser alfabetados como se estivessem escritos por extenso. coloca-se a remissiva em: ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pela sigla. divisão. Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo). As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa.

São eles: Letra por letra Porta Porta-algodão Portada Porta-discos Portador Porta-espada Palavra por palavra Porta Porta-algodão Porta-discos Porta-espada Portada Portador Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários do seu arquivo se você misturar os dois critérios! Método numérico Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo: processes. pode-se reaproveitar o número de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente. O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos. toma-se impossível localizar os documentos.. indispensável. onde o número atribuído a um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas. legislação. rede bancaria etc. para atender a casos específicos. muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra). B . escolas. pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. arquivos hospitalares etc. ou pode-se ampliar e modificar as já existentes. pois teremos um índice para auxiliar na localização.). com o crescimento do arquivo. comércio. Este arquivo vai exigir como controles: Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de duas ou mais pastas para o mesmo correspondente.O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente.Simples Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de chegada destes ao arquivo. Neste caso. Contudo. O método numérico pode ser: A . normalmente. o que já não deve ocorrer no serviço público. a melhor forma de organização para o arquivo é o método numérico. para organizar arquivos comerciais. na empresa em que trabalha? Tudo isso é método numérico de arquivaniento! . dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados. Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está matriculado. com a conseqüente exclusão do outro. Nesta modalidade de arquivamento. indireta. A definição de um único critério de alfabetação. pois. Daí surgirem as confusões na busca e no arquivamento. podem ser adotadas regras mais extensas. Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. nos clubes que freqüenta. rede bancária. e que ambos são corretos. O índice é. Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples. desde que sejam redigidas em linguagem clara e simples e que fiquem registradas por escrito. sendo utilizado em larga escala na indústria. sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. é de fundamental importância para o trabalho de arquivo. documentos protocolados etc. a consulta é.Ordenando alfabeticamente Quando falamos em arquivo alfabético. pois nesses casos o número passa a identificar permanentemente um cliente. pode haver dúvidas.

Paralelamente. nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem alfabética. b) Um país: nomes dos Estados. o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação. Luis Sanches de Vidal. Alcides Nunes Caldera. Carlos Manuel Santi. são confeccionados índices alfabéticos para os nomes dos envolvidos. a fim de agilizar as buscas. Carlos Corrientes Del Vale. José (Dr.Cronológico Neste método numera-se o documento. também em ordem alfabética. onde são colocados o número de protocolo e outras informações.) Transportes Valverde Ltda. deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo. onde será indicada toda a movimentação do documento dentro da repartição. nome da capital e nome dos correspondentes. Emílio BRASIL Brasília Ministério da Educação Ministério do Interior Campinas Delgado. . c) Estados: nomes dos Estados.o documento.B . passa a formar um processo. Este processo será acompanhado durante a tramitação. assunto e procedência dos documentos. depois de receber uma capa. e não a pasta. por exemplo: a) Vários países: nome do país. Manoelito Córdoba Hotel Las Palmas Valdez Miranda. Carlos Monteiro. Se houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital. como. Manuel Curitiba Rosado. após a capital. José Olalvo Cuiabá Chardon. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de uma estrutura geográfica bem definida. nomes das cidades e nomes dos correspondentes. por uma ficha numérica (ficha de protocolo). Método geográfico Neste método. seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabética. d) Cidades: nomes das cidades. seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes. É o que ocorre nas repartições públicas . e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento). Exemplos: ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro.

Sua aplicação. no entanto. transporte de cargas e mercadorias etc.Ordenação dos assuntos de forma alfabética Uma vez elaborada a tabela de classificação. cidades e países. • Subdividir os assuntos principais em títulos específicos (partindo sempre do geral para os particulares). considerandose simplesmente a seqüência das letras. • Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a sinonímia e os termos técnicos). Exemplos: CALÇADOS • Artigos • Consertos • Fábricas • Lojas • Ortopédicos • Para crianças • Para homens . de acordo com suas características individuais. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários Estados. também em rigorosa ordem alfabética. pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. A . e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal. é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento. Exemplos: • Artigos para calçados • Calcados ortopédicos • Calçados para crianças • Calçados para homens • Calçados para senhoras • Calçados sob medida • Conserto de calçados • Fábricas de calçados • Lojas de calçados b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de suas subdivisões.Este método de arquivamento é do sistema direto. • Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo. Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. Método por assuntos Também conhecido por método específico. e após estudo detalhado. pois a consulta é feita diretamente no arquivo. elaborar esse plano ou tabela de assuntos. além de requisitos como: • Amplo conhecimento da empresa. bem como dos documentos que representam as atividades-fins da mesma. • Análise minuciosa e interpretação da documentação. requer planejamento prévio. Cabe a cada instituição. recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintes procedimentos: • Agrupar os assuntos principais ou grandes classes. pode-se organizar um arquivo alfabético de assuntos de duas maneiras: a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados. Para facilitar o trabalho.

recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as subdivisões dessas classes seção ordenadas através de numerais decimais.3.3.4 Material didático 2.2 Empréstimos 1.3 Livros 1. O plano de classificação inicial pode ser de apenas cinco assuntos.5.5.3 Correspondência informatizada 2.• Para senhoras • Sob medida B .1 Correspondência expedida 1.BIBLIOTECA 1.2 Atualização para secretárias 2. deverá ser elaborado um índice alfabético remissivo.2 Orçamentos 1.4 Ponto dos funcionários 1. b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey. Exemplo: 1 .Obras gerais 1 . a numeração crescera também. De acordo com as necessidades da empresa e a expansão das classes de assuntos.4 Estenogratia 2.3.1 Atendente de livraria 2. segundo o plano de classificação.5. NÚCLEO DE EXTENSÃO 2.6 Relatórios anuais 2.5 Propostas in company 2.3.3 Cursos 2.2 Correspondência recebida 1.2 Certificados 2.6 Relatórios anuais A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada.1 Sugestões para aquisição 1. pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápida localização.Ordenação dos assuntos de fornia numérica Nesta modalidade.3 Serviços técnicos 1.1 Consultas 1.Filosofia .3.1 Cadastro de professores 2. Esta classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes: 0 . que o criou para ser aplicado a bibliotecas. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey). a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes.5 Técnicas de arquivo 2.3. além do plano de classificação.5 Estatísticas 1.3.

5 Dermatologia 616.2 Sistema respiratório 616.Filologia 5 .7 Sistema muscular 616.Serviços gerenciais 660 .4 Sistema endócrino 616. .Cirurgia 618 . como exemplo: 610 .Medicina 620 .9 Doenças diversas e assim por diante.Agricultura 640 .Ginecologia 619 . Tomemos a classe é.Religião 3 .Fisiologia humana 613 .Terapêutica 616 . sucessivamente (partindo sempre do geral para o específico).Anatomia 612 .Belas Artes 8 .Saúde pública 615 . Miscelânea 690 .Ciências e Artes Domésticas 650 .Clínica médica 617 .6 Urologia 616.Construção 611 . A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações.1 Cardiologia 616.3 Sistema digestivo 616.Pediatria 616.Ciências Aplicadas 7 .Ciências Puras 6 . Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez.2 .Engenharia 630 .Indústrias químicas 670 .Manufaturas. Requer o estudo detalhado sobre a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de assuntos e suas subdivisões.Ciências Sociais 4 . Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização dos itens desejados.História e Geografia.8 Neurologia 616.Manufaturas 680 .Higiene pessoal 614 . de Ciências Aplicadas.Literatura 9 .

como único meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produção.. um livro. A particularidade do documento arquivístico. são gerados documentos tais como. Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua diferença em relação às espécies documentais. desde meados da década de 1980. de 1982. os elementos informais. séries tipológicas. representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituação do tipo documental. Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia. assim. até mesmo. e acabaram por ser incorporados ao Dicionário de terminologia arquivística. já que essas características. os partidos e associações políticas deverão ter um instrumento metodológico próprio.) constituída por poucas folhas"). Portanto. para. a espécie documental somada à função que a produziu. Supõe uma identificação preliminar das funções desempenhadas.. enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades. isto é. Qual a espécie de tal documento? Panfleto?. podemos dizer que da função contábil. principalmente no nível formal/legal.. bem como determinar outras funções além do nível formal/legal. razão. por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras. os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituação que definisse o documento em sua essência arquivística. tendem a se assemelhar. cada tipo documental equivale a uma série documental. etc.. de acordo com sua própria natureza. é fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticos adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas. O avanço dessa problemática . de cada atividade e/ou função se deriva uma série de documentos. identificar nos documentos as espécies presentes em cada função principal. não periódica. um cartaz a. A confecção de tal instrumento é complexa.. assinado por algum comitê municipal de Partido X. que será diferente daqueles destinados. etc. que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovação teórica da arquivística. publicado em 1990. podendo causar alguma confusão na organização arquivística. ainda de acordo com o Dicionário. gera-se documentos como os livros diário. que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinária que pode assumir caráter polêmico" ou "programa . ordens de serviços. espécie.. muitas vezes.e a importância dos estudos de tipologia documental -. então. volante é tão-somente uma peça do maquinário da gráfica. como o próprio nome indica (tipo). Como exemplo. ou será manifesto? Segundo o Dicionário do livro. No entanto. ao lado dos normativos. A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias documentais específicas a cada modalidade de acervo. etc. conteúdos e suportes semelhantes. que é ao mesmo tempo único e múltiplo (quando inserido na série documental). diz respeito à multiplicidade da produção documental. Da atividade policial. formato etc. Heloísa Bellotto. pode ser considerado um marco da literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência. citações. com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e. Essa nova conceituação. pode ser notado nos arquivos municipais espanhóis que. fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipológico. a partir daí. volante?. Assim. isto é. para isto. panfleto refere-se a uma espécie e não a um formato. Do poder Judiciário. O texto da Profa.. porém nada impede. peritagens.. ou uma mescla desses conceitos. (. De acordo com esta definição. balancete. apesar de aparentemente modesta. folheto?. frente aos quais os métodos tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. por exemplo. As definições aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gênero. revalorizando. Este último pode variar desde um folheto.TIPOLOGIA DOCUMENTAL E SUPORTES FÍSICOS Tipologia Documental Tipologia Documental. boletins de ocorrências. por extensão. A definição proposta de tipo documental passa a ser. exames de corpo de delito. Os conceitos ali desenvolvidos são a reformulação de um texto seu anterior. folheto é apenas o formato documental ("documento constituído por uma folha simples ou dobrada" ou "publicação impressa. criando séries tipológicas. Como indicativo dessa transformação tem-se a própria evolução do conceito de tipo documental. por exemplo. anteriormente encontrado na literatura com inúmeras variações conceituais entre diversos autores. à organização dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais. intimações. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos. por exemplo.

por fim. e uma relação das funções e espécies documentais encontradas. entre o tipo documental e a série. O quadro de funções é uma mescla das possibilidades arroladas no nível teórico. . * circulares. A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções de partidos e associações políticas complexas. hierarquizado por níveis de atuação. Processos administrativos referentes: *à *à doação de equipamentos. técnico e político denominado: de atividades e/ou avaliação referente às contas da Prefeitura. certidão de subsídios de deputados. * ofícios. as espécies documentais (do mesmo modo que as funções) também serão. Exemplos de tipologias documentais Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * memorandos. Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica. Processos administrativos referentes: *à *à convênios cessão de equipamentos. Assim poderemos ter. Processos administrativos referentes: *à prestação de contas ao TCT. política e escrito em tom satírico ou injurioso"). O resultado mais significativo do estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade de visualizar o modo de implantação da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrição de um fundo arquivístico. somadas às verificadas empiricamente durante a coleta. será determinada de acordo com a função documental. Registros técnicos e políticos denominados: * moção. entre o organismo e o subgrupo e. se for o caso. manifesto ou panfleto. normalmente de natureza controversa. um panfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto. O quadro permite traçar a correspondência entre a entidade e o fundo. entre o nível hierárquico e o grupo.político ou religioso") possa ser também um panfleto ("pequeno folheto. * Registro * dossiê Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * ofícios. Processos administrativos referentes: *à cessão de instalações para eventos. Formulários de gestão administrativa interna denominados: * controle de trâmite de processos. o que levou a um trabalho de definição terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. * voto aberto e ético. a análise dos dados e o arranjo dos documentos de um acervo documental específico. No caso específico dos arquivos de partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espécie.

É claro que um arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados informatizados para a organização de seus arquivos. nos órgãos públicos ou mesmo em universidades. na microficha. vídeo. É a parte visível e manipulável do documento. é importante lembrar que há informações que são mais adequadamente registradas sob outras formas. legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado editorial. Um mesmo documento original . Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel. daqui a 50 ou 100 anos. faz-se gravações em vídeo de situações muito especiais (como cerimônias ou eventos) . as discussões. filme. Uma fotografia de uma aparelhagem não pode ser substituída por uma descrição em palavras. além de documentos verbais em papel. Uma gravação em vídeo ou em áudio de uma aula contém muitas informações sobre a aula que não estão contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor. Os diferentes suportes da informação Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentes meios ou suportes materiais da informação. gravações de áudio. para um tipo de suporte que ainda não tem sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). Sobre ele são registradas informações (mensagens) diversas. mas que compreende todas as características constitutivas já discutidas anteriormente. ilustrações que serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas não há muita preocupação em registrar a rotina de trabalho. É a sua coisificação ou expressão física como produto. cisco ótico. etc. disquete etc. vídeo ou outras semelhantes. etc. as tentativas intermediárias. ou o documento propriamente dito. especialmente. Há muitos outros tipos de suportes. fita magnética. Não se pode pensar apenas em documentos de papel. as aulas. no CD-ROM ou. mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. como fotografia.* ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF. Instituições e empresas. armazenável. Tradicionalmente.digamos uma tese . o grupo de trabalho. mais recentemente. as reuniões. SUPORTE FÍSICO (Meio e Mensagem) SUPORTE Material sobre o qual as informações são registradas: papel. Registros técnicos e políticos: * dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo do Estado.. será impossível encontrar mesmo uma pequena amostra de gravações das aulas ministradas em nosso país. áudio. como era o ambiente de trabalho. como sejam no suporte impresso. aulas em nossas universidades. como os professores interagiam com seus estudantes. em rede eletrônica. Desde a antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem. as etapas do trabalho de construção de um aparelho. O suporte físico mais largamente utilizado é o papel (antigamente o pergaminho e anteriormente o barro cozido). E comercializável. Mas ele ainda não pensa nas informações digitais .pode apresentar-se em diferentes suportes. podem ser extremamente importantes. Processos legislativos denominados: * mensagens. etc. É importante chamar a atenção. Existe pouco cuidado em registrar informações sob forma de fotografias. etc. as reações dos alunos. Algumas vezes. Processos administrativos referentes: *á cessão de equipamentos e instalações. outras formas de registro material. Portanto. no senso comum. Mas se alguém quiser saber. transferível e sujeito a todos os procedimentos administrativos. Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo.

A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos conteúdos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgão públicos. . Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro. sem importância. Mas a fotocópia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimável. Um arquivo digital copiado em uma fita magnética ou CD pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de um arquivista. e se sob essa forma. Mas se o original desaparecer.como um objeto a ser preservado pelo arquivista. Mas o disquete permite a localização e manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia. não tem muito valor. O mesmo se aplica a fotografias. aproximadamente. a um preço de uma fração de dólar por megabyte. impressa. e sua conservação. destruição de uma parte deles. Como no caso de documentos em papel (suporte papel) . eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que não foram alterados entre duas operações de "back up" sucessivas) . nos seus respectivos suportes. e se não houver uma maior preservação das informações registradas. Através de fitas magnéticas de "back up". Isso é perfeitamente factível. as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localização quase instantânea das informações buscadas. o papel da informatização é cada vez maior. De fato. Através de diversos tipos de programas. universidades e empresas. Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um disquete e também sob a forma de uma listagem. serão totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra forma. organização e preservação dos demais. No entanto. com tecnologia atual e baixo custo. das universidades e instituições. é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem dos arquivos digitais. Da mesma forma. a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cópia. Portanto. a comparação com a fotocópia é bastante boa e pode ser utilizada. que se dedica essencialmente a documentos únicos. A fotocópia de um livro. E ninguém questiona a validade de preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas. As duas formas contêm as mesmas informações. o custo da conservação das informações em fita magnética já é bastante inferior ao preço do papel em que essas informações poderiam ser escritas. por exemplo. essa "mera" cópia pode perfeitamente substituir o original. em papel. em todas as grandes instituições. Um megabyte é. pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas de megabytes) em um único cartucho. pois é uma mera cópia (como uma fotocópia). o equivalente a 500 páginas de texto datilografado. Certamente a preservação de cópias de registros digitais será uma das principais atividades arquivísticas do futuro próximo.

não possamos eliminar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos. obras de arte. Umidade Relativa do Ar. além de tintas das mais diversas composições. desencadeiam reações químicas que levam ao rompimento das cadeias celulósicas. Sem a pretensão de aprofundar as explicações científicas de tais fatores. é formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens. Qualidade do Ar. Fatores Biológicos. é possível identificar facilmente as conseqüências desses fatores.CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS CONCEITOS Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa. com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo. reparos e acondicionamento). torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los. quando não controlados dentro de uma margem de valores aceitável. Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Ambientais. podemos resumir suas ações da seguinte forma: 1. Intervenções Impróprias. intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. que é o papel. A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligações celulósicas. Antes de citar os principais fatores de degradação. encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos. torna-se indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles. em grande parte. com comprometimento de sua integridade e existência. revistas. o papel como suporte da informação. Radiação da Luz. através de cuidados com o ambiente. mapas. política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. portanto. Resumindo. Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos. 1. o manuseio. Fatores ambientais Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: Temperatura. Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros. Agentes Biológicos. com muita freqüência. fotografias. entre outros. as intervenções e a higiene. uma vez instalados na molécula.1 Temperatura e umidade relativa . Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso. Também há os agentes físicos de deterioração. FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE ARQUIVOS Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos. O papel. Furtos e Vandalismo. Embora. Cabe-nos. que utilizam. Num levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo. os roedores e o próprio homem. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose. Os mais freqüentes são os insetos. responsáveis pelos danos mecânicos dos documentos. o que faz com que o processo de deterioração tome proporções devastadoras. por mais variada que possa ser sua com posição. manuscritos etc. por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização. podemos dizer que consideramos agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química. Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto. rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que.

proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos e ressecados. mesmo que por pouco tempo. inclusive as de deterioração. isto é. que nos dá as diretrizes para qualquer projeto de mudança. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes. emite radiação nociva aos materiais de acervos. provocando consideráveis danos através da oxidação. seja ela natural ou artificial. evitando-se de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% de umidade relativa. principalmente quando em suporte-papel. quebradiço. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos.3 Qualidade do ar . A velocidade de muitas reações químicas. O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20°C e a umidade relativa de 45% a 50%. certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os documentos. A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado luxímetro ou fotômetro. dos iconográficos e das encadernações. amarelecido. desde que estáveis e constantes. A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas. minimizando a geração de calor durante o dia. é dobrada a cada aumento de 10°C. Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença de colônias de fungos nos documentos. não colocar lâmpadas dentro de vitrines. alterando a legibilidade dos documentos textuais. manter o nível de luz o mais baixo possível. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos. médio e longo tempo: não expor um objeto valioso por muito tempo. Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV. se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar. Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de curto. A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial. ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros. Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos: As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol. O monitoramento. tecido ou outros materiais. absorvem e liberam umidade muito facilmente e. As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados ideais. O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV).2 Radiação da luz Toda fonte de luz. proteger objetos com filtros especiais. ocasionando o craquelamento de tintas. O calor acelera a deterioração. essa medida também ajuda no controle de temperatura. 1. tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado). escurecido. danos nas emulsões de fotos etc. As tintas desbotam ou mudam de cor. é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. 1. que são fontes geradoras de UV. Qualquer exposição à luz. couro. é feito através do termo-higrômetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente). sejam estes em papel. A umidade relativa alta proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais.O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos. O papel se torna frágil. portanto.

entre outros. umidade relativa e ar circulante.1 Fungos Os fungos representam um grupo grande de organismos. em todas as salas. A proliferação se dá através dos esporos que. porém. 2. mas não é tão difícil controlá-los. mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem. São conhecidos mais de 100. tecidos etc. o couro perde a pele e deteriora. pigmentos. necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos. Os esporos ativos ou dormentes estão presentes em todos os lugares. Quando dormentes. forem adversas. Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. O alimento provém dos papéis. além de carregarem gases poluentes. As partículas sólidas. entretanto. causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção.000 tipos que atuam em diferentes ambientes. Se as condições. amidos (colas). instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local. couros. 2. O papel fica quebradiço e descolorido. São gases que provocam reações químicas. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferação. Essa umidade é encontrada na atmosfera local. além de atacarem o substrato. atacando diversos substratos. praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos. se as condições forem ideais. As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são: estabelecer política de controle ambiental. Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas condições. adesivos. não se reproduzem nem atacam os documentos. é reversível. Agentes biológicos Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. principalmente temperatura. agem como abrasivos e desfiguram os documentos. como. em cada peça do acervo e em todas as pessoas. que podem liberar gases prejudiciais à conservação de todos os materiais. como no caso de aplicação de vernizes. . Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do acervo. esses esporos se tornam “dormentes”. os insetos (baratas. os esporos revivem e voltam a crescer e agir. falta de circulação de ar e falta de higiene. são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. Como qualquer outro ser vivo. óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. pouca circulação de ar. Os fungos.O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. fragilizando o suporte.. A dormência ocorre quando as condições ambientais se tornam desfavoráveis. portanto. Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2). falta de higiene etc. mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas. em circunstâncias propícias. os roedores e os fungos. Além da umidade e nutrientes. Para que atuem sobre os documentos e proliferem. Os poluentes contribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos. se reproduzem de forma abundante e rápida. madeiras. por exemplo. cupins). a umidade relativa do ar com índices baixos. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. com metodologia e técnicas adequadas. necessitam de conforto ambiental e alimentação. tintas etc. Esse estado. com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. brocas. os esporos ficam inativos e. nos materiais atacados e na própria colônia de fungos. outras condições contribuem para o crescimento das colônias: temperatura elevada.

falta de ar circulante e falta de higienização periódica no local e no acervo. Luvas. pisos e todos os materiais à base de celulose. principalmente em livros. As brocas têm um ciclo de vida em 4 fases: ovos – larva – pupa – adulta. além de higiene periódica. 2. assim. secando-os imediatamente caso ocorram. . uma vez instalada a infestação. Em geral as brocas vão em busca do adesivo de amido. Os ovos eclodem e o ciclo se repete. Na higienização do ambiente. os danos causados superam em muito a eficiência dos produtos sobre os documentos. A fase de ataque ao acervo é a de larva. pois esta. As baratas se reproduzem no próprio local e se tornam infestação muito rapidamente. O ataque tem características bem próprias. é recomendado o uso de aspirador. Caso se detecte situação de infestação. O ataque causa perda de suporte. São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados: temperatura e umidade elevadas. toucas e óculos de proteção (nos casos de sensibilidade alérgica). Exigem vigilância constante. A larva digere os materiais para chegar à fase adulta.3 Ataques de insetos Baratas – Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis. Não limpar o ambiente com água. portas. Na fase adulta. A sua presença se dá principalmente por falta de programa de higienização das coleções e do ambiente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado. detectar a presença dos insetos. ao secar. revelando-se principalmente por perdas de superfície e manchas de excrementos. O produto deve ser eficiente. A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de conservação dos documentos e. resíduos de alimentos. chamar profissionais especializados em conservação de acervos. A variedade também é grande.2 Roedores A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. Brocas (Anobídios) – São insetos que causam danos imensos em acervos. são temperatura e umidade relativa elevadas.manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água. que ocorre no próprio acervo. mas. devemos buscar a orientação de profissionais. ataca não só o papel e seus derivados. falta de higiene no ambiente e no acervo. caso não sejam combatidas. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. papel etc. aventais. Este pó contém saliva. instalando-se nos papelões das capas. Alguns conselhos para limpeza de material com fungos: Usar proteção pessoal: luvas de látex. devido ao tipo de ataque que exercem. como também a madeira do mobiliário. A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em contato com o documento. toucas e máscaras devem ser descartáveis. favorecendo a proliferação de colônias de fungos. Uma vez instalado. cujo ingresso no acervo não foi objeto de controle. como todos os outros agentes biológicos. Observações importantes: O uso de fungicidas não é recomendado. eleva a umidade relativa do ar. As iscas são válidas. Esse inseto se reproduz por acasalamento. Existem iscas para combater as baratas. máscaras. As brocas precisam encontrar condições especiais que. desde que não provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas. excrementos. Para combatê-lo se torna necessário conhecer sua natureza e comportamento. mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. acasala e põe ovos. As perdas são em forma de orifícios bem redondinhos. ovos e resíduos de cola. 2. no miolo e no suporte do miolo dos livros.

Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados. na pesquisa pelo usuário etc. mapas. obras de arte etc.Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo exemplar que for incorporado ao acervo. Problemas no manuseio de livros e documentos O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito freqüente em qualquer tipo de acervo. Muitas vezes. pigmentos. falta de higienização e pouco manuseio dos documentos. Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental. Os ninhos não precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifícios das bibliotecas e arquivos. os cupins se instalam em ambientes com índices de temperatura e umidade relativa elevados. A higienização de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante. é preciso ver que. tubulações. nas foto-reproduções.. Na grande maioria das vezes. O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento. O ideal é buscar auxílio com um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão na parte física do prédio. A providência a ser tomada é identificar o documento atacado e. melhorando as condições do acervo. Com muita freqüência. assoalhos etc. sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição. . estruturas etc. fotografias. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente. documentos impressos. é preciso buscar a ajuda de um profissional especializado. inclusive na base de árvores ou outros prédios. Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. se possível. batentes de portas e janelas etc. Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que tenham sido treinados nas técnicas e critérios básicos de intervenção. Intervenções inadequadas nos acervos Chamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos de conservação que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradação. Quando o ataque se torna uma infestação. Os cupins percorrem áreas internas de alvenaria. Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resíduos. com a boa intenção de protegê-los. não há como solucionar o problema sozinho. sua presença só é detectada depois de terem causado grandes danos. já estão instalados em todo o prédio. conduítes de instalações elétricas. tintas. seja para escolher os técnicos capazes de fazê-lo. na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador. seja para efetivamente executá-la. O tratamento recomendado para o extermínio dos cupins ou para prevenção contra novos ataques é feito mediante barreiras químicas adequadamente projetadas. Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não só para as coleções como para o prédio em si.. isolá-lo até tratamento. Podem estar a muitos metros de distância. segundo sua natureza. devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente. Todos os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noções básicas de conservação dos documentos com que lidam. através de estantes coladas às paredes. os documentos devem ser revistos de tempos em tempos. caixas de interruptores de luz. higienização do ambiente e dos documentos. seja ele originário de doação. ausência de boa circulação de ar. documentos manuscritos. pois o uso de qualquer produto químico pode acarretar danos intensos aos documentos. fazemos intervenções que resultam em danos ainda maiores. plantas de arquitetura. Chegam aos acervos em ataques massivos. aquisição ou recolhimento. corre-se o risco de não eliminar totalmente os ovos. 4. Vivem em sociedades muito bem organizadas. rodapés. muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos. após a higienização. reproduzem-se em ninhos e a ação é devastadora onde quer que ataquem. quando os cupins atacam o acervo. 3. completamente diferentes. Nos acervos formados por livros. controlando seu trabalho. Portanto. cada um apresenta suportes. controle de infestações. No caso de ataque de cupim.

Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos. devem ser formulados mediante avaliação do estado de degradação do documento. como casacos. mesmo que seja através de um sistema de segurança simples. o encarregado precisa ter uma visão de todas as mesas. bolsas e livros. Caso o pedido compreenda vários volumes. interrompe-se o processo através de intervenções que levam à estabilização do documento. a melhor proteção é feita com alarmes e detectores internos. que é quando os fatos acontecem. do que a eliminação da sujidade. 4.O suporte-papel tem uma resistência determinada pelo seu estado de conservação. o vandalismo é muito freqüente. antes e depois de consultados. permanecendo no local durante todo o horário de funcionamento. existem medidas que podemos tomar sem despender grandes somas de dinheiro. • adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos. Esse é o tipo de dano que. 1 Furto e vandalismo Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e vandalismo. Todo pesquisador deve apresentar um documento de identidade. Nas áreas destinadas aos usuários. • contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade. • atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência em desenvolvimento constante e a cada dia novas técnicas. portanto. • uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponíveis apenas a um número restrito de funcionários. minimizando drasticamente os efeitos desses agentes. que é o item mais importante a preservar. Além do furto. Para evitar esse desfecho. muitas vezes. Apesar de toda a problemática dos custos de uma política de conservação. através de procedimentos mínimos de intervenção. para controle da instituição. sejam deixados fora da área de pesquisa. os danos são intensos e muitos são irreversíveis. por exemplo. é preciso que o funcionário faça uma vistoria geral em cada um. Os limites devem ser obedecidos. para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionários. por mais que necessitem de limpeza. O recomendado é que se tenha uma só porta de entrada e saída das instalações onde se encontra o acervo. O problema é durante o horário de funcionamento. a começar por: • treinamento dos profissionais na área da conservação e preservação. não podem ser manipulados durante um procedimento de higienização. estes devem ser cuidadosamente contados pelo funcionário na frente do usuário.conclusão Como podemos ver. . porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deterioração. Na devolução dos documentos. Estabilizar um documento é. É importante que os pertences dos usuários e pesquisadores. 5. Um livro de entrada deve ser assinado e a requisição de documentos também deve ser feita por escrito. interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados. A falta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre. Os critérios para higienização. Conservação: critérios de intervenção para a estabilização de documentos Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deterioração que progressivamente vai levá-los a um estado de perda total. Fatores de deterioração . A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a dia. materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservação dos documentos). só se constata muito tempo depois. É necessário implantar uma política de proteção. • monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis. As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. Durante o período de fechamento das instituições. Há documentos que.

A sujidade não é inócua e. razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência. Para se fazer qualquer intervenção. feita a seco. É hora Durante a higienização de documentos. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. duráveis. ou seja. Antes de qualquer intervenção. sempre a primeira etapa a ser realizada. Portanto. vimos os fatores de deterioração e seus efeitos nos documentos. Caso não nos julguemos com conhecimentos necessários. resistentes. 8. pois apresentam problemas de instabilidade. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. é recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivística. quando conjugada a condições ambientais inadequadas. arquivos e museus. reagem com o tempo e decompõem-se em outras substâncias que vão deteriorar os documentos com os quais estão em contato. Dentro das especificações positivas. É hora também de executar os primeiros socorros para que um processo de deterioração em andamento seja interrompido. isto é.2 Razões que levam a realizar a limpeza do acervo . 6. Higienização A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para a conservação de acervos Como já enfatizamos anteriormente. usados tanto para pequenas intervenções sobre os documentos como para acondicionamento. Vários são os procedimentos que. 7. A limpeza de superfície é uma etapa independente de qualquer tratamento mais intenso de conservação. portanto. de documentos antigos ou mais recentes. A técnica é aplicada com o objetivo de reduzir poeira. uma vez aplicados aos documentos não podem ser removidos. neutralidade. através de estabilização dos documentos danificados. Esse é o primeiro critério a seguir. no caso de bibliotecas. borrachas plásticas etc. para efeitos de futuras intervenções. reversibilidade e inércia. é. mesmo que não possa ser sanado no momento.No capítulo anterior. são de grande importância para a estabilização dos documentos. Além disso. Alguns de nós seremos capazes e muitos outros não. a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-la. O segundo passo será a intervenção nesse processo de deterioração. daqueles materiais livres de quaisquer impurezas. 8. distinguem-se pela estabilidade. em relação aos documentos onde são aplicados. encontramos vários materiais: os papéis e cartões alcalinos. os poliésteres inertes. a solução é buscar algum especialista da área ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir. é mecânica. Nesse processo. não se usam solventes. partículas sólidas. no caso de arquivos. quimicamente estáveis. os papéis orientais.1 Limpeza de superfície O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza de superfície e. apesar de simples. Durante a higienização de documentos. para efeitos de futuras intervenções. incrustações. é muito importante ter conhecimentos básicos sobre os materiais que integram nossos acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos. porém.1 Processos de higienização 8. a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos. são de natureza irreversível. deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de coleções gerais ou de obras raras. os adesivos alcalinos e reversíveis. resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície. Os materiais não enquadrados nessa classificação não podem ser usados. Características gerais dos materiais empregados em conservação Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas. Suas características. 8.1. provoca reações de destruição de todos os suportes num acervo.1..

1. tamanhos.• A sujidade escurece e desfigura o documento. pesos. rasgos intensos podem estar muito frágeis para limpeza. portanto. folhas de papel siliconado. lápis de borracha. cotonete.4 Materiais usados para limpeza de superfície A remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita através de pincéis. pois a remoção das partículas residuais com pincel se torna difícil: papel japonês. • Outros materiais usados para a limpeza: bisturi. espátula. quaisquer que sejam as outras intervenções previstas. microscópios. aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica. extremamente nocivos ao papel. . essa etapa é obrigatória e sempre se realiza como primeiro tratamento. borrachas de vinil. alterando seriamente o pH do papel. No caso de termos as condições abaixo. papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose. flanela macia. Quando o papel se degrada. com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de água. • Papéis de textura muito porosa – Não se deve passar borracha nesses materiais. São rapidamente absorvidos. por exemplo. consumindo a encolagem). • Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e. Como já foi dito anteriormente. e penetram rapidamente no papel. cola metilcelulose lápis HB etc. papel mata-borrão. • Materiais de apoio necessários para limpeza mecânica: raladores de plástico ou aço inox. portanto. quebradiço. prejudicando-o do ponto de vista estético. máscaras. luvas de látex ou algodão. provavelmente o tratamento não será possível: • Fragilidade física do suporte – Objetos com áreas finas. de diferentes formas. muito facilmente danificado. qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga estática atritando as cerdas contra o nylon. • Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e com potência de sucção controlada. após a secagem. poliéster (mylar). 8. até mesmo um suave contato com o pó de borracha pode provocar a fragmentação do documento.3 Avaliação do objeto a ser limpo Cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienização é necessária e se pode ser realizada com segurança. provocando a formação de manchas. Áreas com manchas e áreas atacadas por fungos podem não resistir à limpeza: o suporte torna-se escuro.1. A sujeira e outras substâncias dissolvidas se depositam nas margens das áreas molhadas. papel molhado (que perde a encolagem e. manchado e. • As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem. 8. perdas. torna-se frágil). A remoção dessas manchas requer a intervenção de um restaurador. pinça. fita-crepe. • Flanela: serve para remover sujidade de encadernações. material sintético ou lã). • Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados na limpeza mecânica. agulha.

O uso deve ser criterioso e não indiscriminado. cortes e aproximadamente as primeiras e últimas 15 folhas. Os resíduos agem como abrasivos e permanecerão em contato com o suporte para sempre. pincéis. aspiradores de baixa potência com proteção de boca. Num programa de manutenção.2. o couro (inclui-se aqui o pergaminho). existe uma grande margem de segurança na resistência das tintas em relação ao pincel. pinças. pode-se limpar a encadernação. A encadernação em pergaminho não necessita do mesmo tratamento do couro. graxas. Oxigenar as folhas várias vezes. espátulas de metal. o resíduo de borracha é permanente e de difícil remoção. Na limpeza do miolo do livro. Com uma trincha ou pincel. Para sua limpeza. gorduras) e. Assim.1 Limpeza de livros – metodologia em mesa de higienização Encadernação (capa do livro) – limpar com trincha. Como é muito sensível à umidade. que é a área que está mais exposta à sujidade. A estabilização de pergaminhos. primeiramente. a aplicação de trincha ou aspirador é recomendável. pois. Os componentes das diversas fórmulas do produto variam muito (óleos. podem causar sérios problemas de conservação ao couro. utilizamos um pincel macio. . Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos. Não se deve tratá-lo com óleos e solventes. devemos escolher o pincel de maciez adequada para cada situação. deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durante a operação para evitar danos na manipulação e tratamento. 8. Nos livros mais frágeis. é necessário examinar bem o documento. Nas capas de livros revestidas em papel. só será recomendada a limpeza de superfície se não houver nenhum risco de dano. sem aplicar borracha ou pó de borracha. requer os serviços de especialistas. aspirador. trinchas.8. numa primeira higienização. nesse caso. Em casos específicos de livros novos de coleções de bibliotecas. O algodão precisa estar bem enxuto. se mal aplicados. que são as mais sujeitas a receber sujidade. caso o couro esteja íntegro. nos revestimentos plastificados (percalux e outros). Quando a sujeira está muito incrustada e intensa. No caso dos revestimentos em tecido. e deve-se sempre buscar trabalhar o suporte em pequenas áreas de cada vez. exigem também tratamento de revestimento. conforme o estado da encadernação.2 Limpeza mecânica de livros – materiais recomendáveis Os livros. E. A fragilidade é intensa e o documento pode desintegrar-se. apresenta bons resultados o uso de algodão embebido em solvente de 50% de água e álcool. o tratamento aquoso deve ser evitado. flanela macia. é importante ter muito cuidado com os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. pincel macio. caso sua integridade o permita. tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aos livros. Além de agredir as tintas. pode ser apropriado o seu uso como parte integrante de um programa de manutenção. Na limpeza do couro. pode ser utilizado pó de borracha ou diretamente a borracha. Todo o documento que contiver gravuras ou outra técnica de obra de arte no seu interior necessita um cuidado redobrado. limpar os cortes. nesse caso. além do suporte-papel. começando pela cabeça do livro. deve-se usar apenas uma flanela seca e bem macia. utilizar. caso a integridade do papel e das tintas não fique comprometida com essa ação. No caso dos documentos impressos como os livros. A fórmula do British Museum é a mais usada e recomendada. flanelas. Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela lombada. aspirador de pó de baixa potência ou ainda um pedaço de carpete sem uso. Nessa limpeza. O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha. é recomendável somente a utilização de pincel e flanela macia. apertando o miolo. Mesmo assim. Há muita controvérsia no uso de Leather Dressing para a hidratação dos couros. Antes de qualquer intervenção com pincéis. devido à estrutura das encadernações. flanelas macias. entre outros materiais.

desequilibra a umidade relativa do ambiente. as técnicas são tão variadas e as tintas de composições tão diversas que. ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da limpeza. Em mapas impressos.1 Documentos manuscritos Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. desde que em boas condições. Recomendase remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no documento). 8. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante do uso de papéis de baixa qualidade. que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura. as estantes e os móveis. deve ser evitada. O verso desses documentos retém muita sujidade. 8. Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. nesses casos. tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfície desaconselhável. 8. Todo cuidado é pouco. Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. o cuidado com as emendas deve ser redobrado. Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. Normalmente. Não se recomenda limpar a área pictórica. as bibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados. têm várias folhas de papel coladas entre si nas margens. podem estar soltas ou em estado de pó. esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção. Muito sensíveis à água. Tais documentos têm que ser higienizados com muito critério e cuidado.2 Documentos em grande formato Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha. distorcidos ou fragmentados. por exemplo. Tintas.3 Higienização de documentos de arquivo Materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços. Pode-se também usar um swob – cotonete . frágeis. após testes. O exame dos documentos. conforme o caso. Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de . até mesmo na escolha de seu acondicionamento.3. As espessas tintas encontradas em partituras de música. o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. As tintas ferrogálicas. Deve-se evitar também a água. Qualquer tipo de solvente ou cera não é recomendado. As más condições de armazenamento e o excesso de manuseio também contribuem para a degradação dos materiais.bem enxuto e embebido em álcool. SEMPRE TESTE TODO E QUALQUER COMPONENTE QUE SERÁ SUBMETIDO À LIMPEZA DE SUPERFÍCIE COM TODOS OS INSTRUMENTOS QUE DECIDA USAR. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e. pois sua interferência. fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salas de acervo. A limpeza mecânica. Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza.Em relação às obras de arte. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas. como de cópias de carbono. Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó. testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados. 8. visando permitir uma impressão maior. Ao fazer a limpeza de um documento desses. por menor que seja. geralmente. se deve confiar na sua estabilidade frente à ação do pincel ou outro material. de modo algum.3. pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. desta forma. Os grandes mapas impressos. muitas vezes. ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e quebradiço. gerando degradação. podem destruir um documento pelo seu alto índice de acidez. Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido.4 Limpeza do espaço físico – salas de acervo A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso. pois nessas. são fáceis de “borrar”.

Os materiais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivística e de caráter reversível. Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da área. passada com pano muito bem torcido. e mistura de metilcelulose e PVA. Pequenos reparos Os pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos executar visando interromper um processo de deterioração em andamento. porque estes exalam vapores que geralmente são compostos de elementos de natureza ácida. pinça. os papéis não precisam obrigatoriamente se enquadrar em especificações de qualidade arquivística. Da mesma forma. Os adesivos se restringem à cola metilcelulose e à cola de amido. a sua reversibilidade ocorre através da umidade. Não devem ser utilizados produtos químicos. mais reversível e ao mesmo tempo com poder de adesão mais alto que a metilcelulose. pincel chato. 9. placa de vidro. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. Acondicionamento . para reparo de encadernações.1 Materiais empregados em reparos Basicamente. espátula de metal. espátula de osso. passar outro pano seco. não pode existir nenhum obstáculo na técnica e nos materiais utilizados. Os procedimentos e técnicas para a realização de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos: mesa de trabalho. Existe uma variedade enorme de papéis orientais e das mais diversas gramaturas.água + álcool a 50%. Para a encadernação de livros. A PVA já não é tão reversível. Os papéis apropriados para reparos em suportes são constituídos por fibras especiais e de natureza quimicamente neutra. porém pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose e torná-la menos agressiva ao suporte onde é aplicado. Caso esses critérios não sejam obedecidos. 9. A cola metilcelulose é solúvel em água e. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou metal. Isso significa que. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. toda a intervenção deve obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis. Em seguida. entretela sem cola. os materiais usados para execução de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papéis especiais. peso de mármore. pincel fino. papel mata-borrão. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o estado de conservação dos documentos. para reparos de suporte. Os demais documentos permitem algumas intervenções. 10. filme de poliéster. de simples a moderadas. uma vez seca. o risco de aumentar os danos é muito grande e muitas vezes de caráter irreversível. Ilustração 17. caso seja necessário reverter o processo. cores e tipos de fibras. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos.

tubos de PVC. papelões de diversas gramaturas. 24 e 25. Ilustrações 22. estabilidade e resistência. o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina. Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são: papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas.) em estado precário de conservação. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento. o tipo de suporte.O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados. armazenando-os de forma segura. porém em certas condições especiais seu uso deve ser restrito. fórmica ou metal sem tratamento. enquanto que os papéis e os cartões especiais são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas. Há documentos que. mapotecas e arquivos confeccionados em madeira. em seguida. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro. em caixas ou envoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. arquivos e armários. 11. Para cumprir sua função. Numa medida adequada. tintas. estantes. fita adesiva dupla neutra. Móveis impróprios para o armazenamento são amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas: armários. Glossário ACIDEZ – Condição do suporte em que a concentração de íons de hidrogênio excede a de íons de hidroxil numa solução aquosa. Os papelões são empregados na construção de caixas. pois esse material está em contato direto com os documentos. tiras ou cadarços de algodão. que é a de proteger contra danos. pastas. Armazenamento O armazenamento é o sistema que recebe o documento. filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia). 23. Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. . conforme o caso. porta-fólios. Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes). Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes. deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento. o estado de conservação. tecido de linho etc. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. poliéster e caixas. etc. manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos. Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos. Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas. folders. podem ser acondicionados entre papéis. envelopes. definir o acondicionamento. envelopes. O poliéster é um material muito útil pela transparência. para ser guardado. dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte. Ele não consiste em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos. as condições de uso. acondicionado ou não. Cada situação requer uma análise e depende diretamente das condições em que se apresenta o documento.

PAPEL NEUTRO – Papel não ácido ou ligeiramente alcalino e que. portanto. sob determinadas condições de controle. disco.ACONDICIONAMENTO – Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. pH – Medida da acidez ou alcalinidade de uma substância. pergaminho etc. ARMAZENAMENTO – Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios. sendo o pH 7 considerado neutro.) UMIDADE RELATIVA – Relação expressa em % entre a quantidade de vapor d’água contida no ar e a quantidade máxima que o ar poderá conter. SUPORTE – Material sobre o qual as informações são registradas (papel. à mesma temperatura. filme. . em áreas que lhes são destinadas. A escala de pH varia de pH 1 (acidez máxima) a pH 14 (alcalinidade máxima). fita magnética. QUALIDADE ARQUIVÍSTICA – Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a guarda indefinida dos documentos. não se deteriora com facilidade.

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