FABIO LUCIO MOREIRA LIMA DECOREBÃO

APOSTILA DE NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO

Conteúdo: 1. Legislação brasileira e conceitos fundamentais. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais. 2.1. Arquivos correntes e intermediários. 2.2. Procedimentos de protocolo. 2.3. Aplicação de instrumentos de classificação e temporalidade de documentos. 3 Tipologias documentais e suportes físicos: teoria e prática. 4. Conservação preventiva de documentos em arquivos: política, planejamento e técnicas.

NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO
CONCEITOS FUNDAMENTAIS Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis. Esses profissionais vêm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores e outros que, na maioria das vezes, não observavam os princípios da Arquivologia no tratamento da informação arquivística. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dos arquivos de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reprodução. O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização aplicados aos arquivos. E ainda de sua competência elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnicocientíficas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento da evolução das tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação. LEGISLAÇÃO A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍTULO I

Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

a informação terá um valor de propriedade. • na hora certa e no local exato. quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado. é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-Io. caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. a partir delas. que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial. uma empresa que atua em bolsa de mercadorias. . valor de propriedade. Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. cabe aos bens intermediários. Podem. que. ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. provavelmente. os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária. Esta empresa. A porção majoritária. Por exemplo. que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. podendo também ser denominado de valor de mercado. que reflete o custo substitutivo de um bem. deverá manter. Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. Nesse caso. ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão. cujo valor deriva-se da oferta e da procura. que introduz questões a respeito da determinação do valor da informação. uma organização governamental ou não que realize censos demográficos. de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento. que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da tomada de decisão. No primeiro deles. Assim. por razões legais. Sob esta perspectiva. em certos casos. ou seja. apesar de serem indefinidos. Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação. o que não é uma tarefa trivial. tudo o que vemos. Neste caso. informação são todos os dados que são organizados e comunicados. terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado pais ou região. ela deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. portanto. mais especificamente no mercado futuro. irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais. Usaremos aqui. inventamos. porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo.GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados. o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório. Considerando que. Entretanto. construímos. o seu valor estará associado a um contexto. o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam. uma definição abrangente. valor de restrição. valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda. consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. como acontece na sobrecarga de informação. fazemos. Por outro lado. Neste caso. para que se possa preservar o sigilo da aplicação. O Valor da Informação Como é possível admitir que a informação possua valor. desenhamos é informação. O segundo domínio é o da organização. estas informações assumirão um valor de restrição. Por ser um bem abstrato e intangível. vestimos. aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas. O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor. ou seja. escrevemos. • na forma correta. a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes requisitos: • ser enviada à pessoa ou ao grupo certos. falamos. porém. Neste contexto. o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação. ser negativos.

comprovar. bibliotecas e arquivos. alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas. Os documentos considerados documentos de arquivo. são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados. em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. ou tecnicamente falando. comprovar. no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil. poucas decisões são tomadas com informação perfeita. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos. De modo geral. Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos. no seu momento de criação. Em segundo lugar. outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus. os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. então ela terá valor. mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar. • diferentes expectativas e percepções dos usuários. devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária. provar. as atividades de uma empresa pública ou privada. Embora alguns documentos possam. instituição pública ou privada. Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa. Documento é um termo também polissêmico. ela terá pouco ou nenhum valor. um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou. todos os registros. no caso de uma empresa privada. porque fazem parte do conjunto de seus produtos. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório. dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa. demonstrar. por exemplo. Divisão de documentação por natureza: Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades. apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico. • incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação. No caso da documentação privada. a produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades burocráticas. Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19. se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. Portanto. Caso contrário. os documentos são criados uns após os outros. vestígios. informar. Ou seja. A partir do momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor. os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos. realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório. marcas deixadas pela humanidade servem para orientar. administrativas ou legais. • entendimento da cadeia de uso. de modo geral. enfim. posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. solos e edificações). É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas). embora possam variar na forma como se apresentam. histórico e cultural. • fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação. é importante reconhecer que. Para concluir. os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência. refletir sobre determinada coisa ou fato. • dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos. levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação. contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. mapas. bem como são . no suporte em que a informação está registrada. a informação terá valor econômico para uma organização. família. • tradição de se tratar a informação como uma despesa geral. a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20. já ter um valor histórico como.Da mesma forma. a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: • identificação de custos.

rolo. organograma) 3. objetos. isto é. Tabela Salarial. caderno. slides. Processo de Vida Funcional. fitas). gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000. tridimensionais (esculturas. Estadual ou Municipal. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. uso e avaliação de documentos. microficha. negativos. Vamos conhecê-Ios: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. tramitação. que se refere aos arquivos públicos. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. carta. tira de microfilme. Exemplos: ata. atender adequadamente clientes e cidadãos. Conforme a Lei Federal n° 8. mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas. Exemplos: Ata de Posse. a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. racionalizar os espaços de guarda de documentos. garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. conta muito nos resultados obtidos. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Federal. pois define o ciclo vital dos documentos. Exemplos: audiovisual (filmes). Regimento de Departamento. proposta. relatório. tramitação.diferentes os formatos. iconográfico (obras de arte. indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. cd-rom) 4. a operacionalização da gestão de documentos.159. Prontuário Médico. NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos. Boletim de Notas e Frequência de Alunos. roupas). desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades. Para tomar decisões. planta. visando a racionalização e eficiência dos arquivos. 1. GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção. e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. textual (documentos escritos de uma forma geral). decretos. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários. diploma. Contudo. recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. magnéticos/informáticos (disquetes. Por trás das metodologias escolhidas e das normas . mapa. fotografias. folha. organização. fonográfico (discos. estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados. uso. pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais. A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico. como por exemplo: leis. requerimento. portarias e demais atos normativos próprios da administração. livro. a organização interna do trabalho. NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas. os que serão transferidos ao arquivo. a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia. cartaz. 2. ficha. sem visar diretamente o lucro. ofício. as espécies. mediante técnicas e práticas arquivísticas. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. atestado. Boletim de Atendimento de Urgência. microformas. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada.

VALOR SECUNDÁRIO . Documentos sobre Serviço Militar. os assuntos selecionados.estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação. Indicadores Económicos etc. quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras. Ela contém todos os detalhes e informações técnicas. tabelas etc. Receitas. entre outros. para a operação segura dos processos de trabalho. Valor Fiscal . treinamento etc). do curto prazo. Ex: Planos. padrões. e que produzem efeito perante os tribunais.documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Acordos. O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos. Plano de Metas. fatos ou épocas. embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades. tanto em termos hierárquicos. Estes documentos determinam "como. Especificações. quanto em termos de gestão da organização. Como exemplos de documentos de nível tático. ou seja: 1. Ex: Tabelas de Recenseamento. o tático e o operacional.documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. entre outros. Documentação de Nível Estratégico É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo. Faturas etc. pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos. Valor Administrativo . VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: VALOR PRIMÁRIO . Guias de Trabalho. cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência. são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas. 2. reforma e história de uma administração. Ex: Notas Fiscais. NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade. Índices de Preços.documentos que retratam a origem. Contratos. Exposição de Motivos etc. organização. Documentação de Nível Operacional É a documentação de nível mais baixo. Convênios etc. . os prazos definidos. de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização. Valor Histórico Informativo . onde estão as preocupações imediatas. quem. Valor Histórico Probatório .estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade que o acumulou e. Como exemplo de documentos de nível operacional. Valor Jurídico ou Legal . podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos).implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas. 2.documentos que. Relatórios etc. a saber: o estratégico. especificações. O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em: 1. Programas de Trabalho. podemos citar: Instruções de Trabalho.documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos. Plano de Cargos e Salários. Ex: Atos Normativos. Documentação de Nível Tático É a documentação de nível intermediário. 3.

que também integra a equipe de gestão de documentos. descrição e relação dos documentos a serem transferidos. podemos supor que é maior a influência do administrador. que guarda os documentos que já não são de uso corrente nos setores. subordinações e os fluxos de trabalho. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é a noção. todos os profissionais envolvidos devem participar das discussões e definições para todas as fases de vida do documento. recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão. O arquivo intermediário da empresa. mais do que em qualquer outro. especificamente. É o momento em que também. O historiador. aquém do desejável. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de documentos estará. quando se trata da produção. deve ser levada em conta a formação multidisciplinar da equipe. tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dos demais. Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. Ou seja. que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários e fluxogramas. e do técnico de informática. acondicionamento. Sua função é garantir que documentos de valor histórico. Como vimos acima. é importante também a presença do documentalista. o qual detendo noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Uma avaliação documental inadequada. irreparáveis. cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da informação. na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e administrativas. A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. Portanto. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que. Mas. outros que o adquirem ao longo de sua existência. tramitação e uso corrente dos documentos. com certeza. dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessário também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. se faz por meio da equipe de gestão. o trâmite e o uso. com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. valor este nem sempre considerado na análise de profissionais de outras áreas. a equipe de gestão de documentos pode e deve contar. o historiador deve fazer parte de uma equipe de gestão. mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados. sobretudo nas instituições públicas. A construção deste elo. A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação. propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento. de um documento. Por exemplo. É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a uma ou outra área do conhecimento. permitindo ao arquivo o cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qual pertence. as estratégias da conservação se dão a . É a fase em que se define a eliminação ou a guarda. o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos. ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. financeiros e histórico-culturais e. mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal. a ser guardado no arquivo permanente. alguns imbuídos deste valor já na sua produção. temporária ou permanente. pode causar prejuízos administrativos. do ciclo vital dos documentos. Um advogado oferece significativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. participa destas definições. neste momento. que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação. que identifica competências. uma equipe em que o todo é maior que a soma das partes. no Brasil. mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. em geral é um historiador deve ser constante. também é fruto das elaborações técnicas da gestão de documentos. pois orienta quanto ao valor histórico das informações registradas. dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência: cronograma. por menor que seja. O acervo de valor histórico. sob determinadas circunstâncias. na fase da avaliação documental. E o arquivista já pode elaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais se define a produção. após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermediário. pois este supostamente tem a experiência das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e. sejam recolhidos ao arquivo permanente. O conservador.Equipe de trabalho A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho. Desta forma. pois muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação. por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão.

. freqüentemente o domínio físico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos "arquivos". Neste momento. cuja justificativa se perdeu no tempo. ambientais e na melhoria da imagem institucional. uma equipe de gestão de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. a estratégia a ser seguida é a disseminação dos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dos princípios arquivísticos no trato das informações registradas. além da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão. geram ou são usados nas disputas de poder interno na empresa. demonstrando os ganhos financeiros. nos hábitos arraigados. outras qualidades. funcionais. no campo específico da gestão.partir e em conjunto com o trabalho da gestão. Considere-se ainda que. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão . racionalização da massa documental. Uma vez implementada a gestão de documentos. economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos operacionais -. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na resistência às mudanças. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom desempenho da gestão. devem se fazer presente: a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos funcionários.agilidade na recuperação das informações. Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona.

se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Provavelmente. dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa.DOUTORA. o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo. qualquer que seja a finalidade de um arquivo. tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo.MARCOS. então. ainda que bastante relacionados entre si. de acordo com: . .ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA. também no conceito antigo. PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! . o lugar onde os documentos eram guardados. que significa palácio dos registrados. não é? O arquivo da escola onde estudou. PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA. que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE ARQUIVOS ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto. pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos. que surge em conseqüência da anterior: servir à história. Atualmente. como este do americano Solon Buck: Arquivo É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO. Temos aí a outra finalidade. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE! Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes. analisando estas duas situações. E você. a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio. usado para guardar documentos. podemos analisar a origem da palavra. ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES. Depois que a atividade administrativa acaba. COM CERTEZA. PARA EFEITOS FUTUROS. . as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos. E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. adotamos um outro conceito para arquivo. NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. POIS AINDA VOU CONSULTAR. Daí serem classificados em quatro grupos. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. Mas no caso seguinte. . Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché. que é o local de guarda e depósito de documentos. ou. o que foi consultado para fazer uma pesquisa. geralmente de aço ou madeira. Podemos. que ainda não está esclarecida. tendo evoluído mais tarde para o termo archeion. PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO NO BRASIL. os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar. no entanto. a partir desse conceito. ainda. No entanto. o arquivo de discos que viu em uma gravadora. como fonte de pesquisa. vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora. não é mesmo? Na primeira situação. A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? . Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional.PERGUNTOU A SECRETÁRIA. JÁ ESSAS PASTAS.VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ. aquele organizado pela família de um amigo. Outros.

diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas.inclui documentos que vieram do arquivo corrente. ele pode pertencer a um destes três estágios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE . Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam. De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo. fotos e cartas. INSTITUCIONAL . Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa. .está relacionado.a natureza da entidade que os criou. COMERCIAL. corporações não-lucrativas. Exemplos: o arquivo de uma loja. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. .arquivo de firmas. individualmente. declarações de imposto de renda. se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis. De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios. FAMILIAR OU PESSOAL.. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE . ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO .a natureza dos seus documentos. informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral. classificação e utilização. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município.arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal.os estágios de sua evolução. recibos de pagamentos efetuados a terceiros. uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente.a extensão da sua atenção. . e a sua permanência no arquivo é transitória. corporações e companhias. é esporádico. Vamos analisar cada um desses grupos em separado. porque deixaram de ser usados com freqüência. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. sociedades e associações. às instituições educacionais. contendo as requisições de material do ano em curso. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa. ele se classifica em: PÚBLICO . de um escritório de engenharia ou de um banco.nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente. cumprindo as funções de um arquivo corrente. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo. Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito. contendo certidões de nascimento e casamento. permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento.guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada. . igrejas. por exemplo. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação.

tabelas e formulários de qualquer natureza. apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista: . dentes e fetos de uma escola de enfermagem. o documento de um arquivo? CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda. de um campo específico. microformas (fichas microfilmadas). UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA. atas de reuniões.tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto. duplicatas.histórico escolar de alunos. mapas. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES. PARA EFEITOS FUTUROS. promissórias. engenharia. o da medicina. conteúdo e formas diferentes. avaliação de desempenho de funcionários. jornais. Daí eles serem classificados em dois grupos: . Nesse caso. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente. cartas. pelos exemplos apresentados. portanto. NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA. fitas. já que eles são bem variados. inadequadamente. Só para exemplificar. . São chamados. de arquivos técnicos. caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. acondicionamento. de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado.destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO. mas também quanto ao registro. exatamente. .ARQUIVO CENTRAL OU GERAL .notas fiscais. Os documentos de um arquivo apresentam características. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. entre outros. as atividades de arquivo corrente são centralizadas. que serve a todos os setores daquela secretaria.discos. com certeza. ARQUIVO ESPECIALIZADO . Pode ser ainda um arquivo central. Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. controle e conservação. NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. slides.relatórios variados. que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . filmes. disquetes. Você. . entre outros.guarda documentos de variadas formas físicas como discos. faturas. Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade. . imprensa. revistas. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo. . de escolas. ofícios. Exemplo: o arquivo de peças como ossos. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças.certidões de um modo geral. filmes. como o hospitalar. gravuras. microfilmes. memorandos. o que você conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão: Documento É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO.cadastros de funcionários. se lembrou de diferentes documentos. Mas o que caracteriza. fotografias. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público. fitas. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista. ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL . . disquetes. quadros. fotos.fichas. de vendedores. Você percebeu. de clientes.

. É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou espécies documentais. folhas de pagamento. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.planejamento. atas. necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares). ele pode ser: OSTENSIVO . Estas fases se constituiriam em: . programas.cuja divulgação não prejudica a administração. projetos e suas respectivas ordens e execução.Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo. sonoro. Exemplos: notas fiscais de uma loja. mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal. Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico. Exemplos: informações relativas a pessoal. cartas. psicossociais e militares de países estrangeiros.de conhecimento restrito e que. requisições diversas. eles podem ser bem variados. Exemplos: planos. Alguns deles já foram até lembrados aqui.seu assunto não deve ser do conhecimento do público. fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional.seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento. dados de elevado interesse sob aspectos físicos.levantamento de dados. sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original. . embora não requeira alto grau de segurança. requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia. projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes. livros contábeis. planos de guerra. ULTRA-SECRETO . assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que. regimentos. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias. certidões. tabelas. escala de plantão de uma imobiliária. em exemplos anteriores: contratos. negociações para alianças militares e políticas. Exemplos: partes de planos. relatórios. tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular. para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos. econômicos. os meios e processos pelos quais foram obtidos. como você vê nestas figuras. cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes. e também. editais. se em texto. programas e medidas governamentais. pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho.análise dos dados coletados. políticos. SECRETO . isto é. como de qualquer outro setor de uma instituição. finanças e material de uma entidade ou um indivíduo. .seu assunto exige alto grau de segurança. Levantamento de dados .seu assunto. ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior. informações sobre política estrangeira de alto nível). só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas.implantação e acompanhamento. ORGANIZAÇÃO A organização de arquivos. rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas. audiovisual. por isso. regulamentos. questionários e correspondências. cartas. RESERVADO . SIGILOSO . em geral. planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras. o gênero dos documentos de um arquivo. CONFIDENCIAL .

nível de escolaridade. Além dessas informações. audiovisuais. seja ela pública ou privada. volume e estado de conservação do acervo. as espécies de documentos mais freqüentes (cartas. claro está que. O diagnóstico seria. Assim sendo. a serem adotadas no sistema a ser implantado.Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade. códigos de classificação etc. constituição arquivos intermediário e permanente. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. dotados de recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos. em livro). A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas. ou num arquivo tradicional. uma constatação dos pontos de atrito. regimentos. recursos humanos. média de arquivamentos diários. regulamentos. Daí a importância da constituição de sistemas de informação. Em síntese. proteção contra incêndio). relatórios. em cada caso. no decorrer de suas atividades. faturas. estabelecimento de normas funcionamento. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. manuais. escolha das instalações e do equipamento. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo do de de de . escolha de métodos de arquivamento adequados.sua estrutura e alterações. das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.). normas. numa memória de computador. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. cartográficos. informáticos etc. trata-se de verificar se estrutura. intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos. e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas. é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais. o equipamento (quantidade. existência de normas de arquivo. de forma generalizada. umidade. condições de iluminação. atividades e documentação de uma instituição correspondem A sua realidade operacional. formação profissional). estado de conservação). recursos financeiros. isto é. a localização física (extensão da Área ocupada. os modelos e formulários em uso. em principio. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição arquivo na estrutura da instituição. seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. dos quais o arquivo deve participar. iconográficos. controle de empréstimo de documentos. arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados). o órgão mais adequado para acolher o arquivo. Análise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior. uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação. modelos. existência de registros e protocolos (em fichas. este será. projetos. recomenda-se que esta seja a mais elevada possível.numa biblioteca. portanto. processes adotados para conservação e reprodução de documentos. torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. questionários etc. o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo. num microfilme. enfim. sem o conhecimento dessa entidade . estado de conservação das instalações. Se a instituição já contar com um órgão de documentação. centralização ou descentralização e coordenação dos serviços arquivo. Planejamento Para que um arquivo. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação .). em todos os estágios de sua evolução (corrente. qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição. Posição do arquivo na estrutura da instituição Embora não se possa determinar.

deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento. ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. classificação. isto é: recebimento. cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda. e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. controle de empréstimo. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. movimentação e expedição dos documentos correntes. distribuição. Descentralização Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. de seus programas de trabalho. Comunicações e Arquivo. a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema. As vezes em Áreas geográficas diferentes . registro. . um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. distribuição. de arquivos próximos para que possam se desincumbir. a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. . freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo. A despeito dessas vantagens. isto é. todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: . ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras. Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos. e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas. movimentação e expedição . delegacias -carecendo. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. esta deverá ser aplicada a nível de Departamento. portanto. Se a massa documental for muito grande. Centralização Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local. Quando o volume de documentos é reduzido. constituição de conjuntos arquivísticos mais completes. Comercialização e Transportes. não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional. como também a concentração de todas as atividades de controle recebimento.centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos. com eficiência.Ao se elaborar um plano de arquivo. Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece. ou outra denominado similar. Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo de informações.de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. e por todas as operações de arquivamento decorrentes. filiais. nítida delimitação de responsabilidades. Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos. redução dos custos operacionais.. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem.agências.. em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas. O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção. registro. é aconselhável que o órgão central de comunicações designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados. economia de espaço e equipamentos. . Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. tais Como abertura de dossiês. Se a centralização rígida pode ser desastrosa.de comunicações. preparo para transferência etc.descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

perfeito conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir. Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. seus tipos e volume de documentos. data e número. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame. nome. dificilmente se emprega um único método. seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes. os arquivos setoriais encarregar-se-ão. local. classificação.O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos. deverá contar sempre com um arquivo permanente. a fim de que os documentos ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo da instituição. pois toda instituição. suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros. que exercerá funções normativas. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos. Assim. quando necessário. Como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente. pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto. enfim. devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. Não raro. determinar normas específicas de operação. isto é. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição. centralizado. além dessas tarefas. estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho. tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço. que também deve integrar o sistema. Entretanto. tecnicamente planejada. orientadoras e controladoras. a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial. do registro. suas atividades. de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais. Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. tramitação dos documentos etc. também chamado arquivo de terceira idade. a localização física de suas unidades administrativas. Exemplificando: PATRIMÔNIO Brasília Rio de Janeiro São Paulo PESSOAL ADMISSÃO Aguiar. tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais). Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. Neste caso. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais. funciona Como agente de recepção e de expedição. debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.. justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições. além do arquivamento propriamente dito. Na verdade. o órgão de comunicações. Haydde . mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. Celso Bareta.

daí por diante.ordenados e arquivados pelo número de controle que lhe é atribuído ao dar entrada e que. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. Ernesto Séllos. códigos de assunto e índices. Oswaldo Paiva. Ana Maria DEMISSÃO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. naturalmente. na maioria das vezes. . a dez. em ordem alfabética. rotinas. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário. a jul. Lúcia Paes. por exemplo. ordenada por assuntos. Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito . integrar o Manual de Arquivo da instituição. atualmente.e o grupo constituído de todo o restante da documentação. ou seja. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução. de 1980 jan. o método principal escolhido foi o de assuntos. por localidade (geográfico). a jul. Francisco Cardoso. como auxiliares. em ordem cronológica. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. Na prática. RECURSOS HUMANOS Formação e regulamentação profissional O arquivo possui. no entanto. ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento. surgindo dificuldades na classificação dos papéis. pelo nome dos funcionários. o arquivamento de papéis é um serviço simples. de 1980 aço. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. simplifica e racionaliza o trabalho. dos documentos inúteis. Como se vê. desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. irá lhe servir de referência . E a memória viva da instituição. importância capital em todos os ramos da atividade humana. uma vez que esse serviço é. Tais normas. Zilda Silva. contendo informações valiosas.Borges. como também do protocolo. Teoricamente. de 1981 PROMOÇÃO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos. alfabético e numérico cronológico. aproveita experiências anteriores. a documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento . fonte e base de informações. trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo. essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos. depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos e formulários. No entanto. coadjuvado pelos métodos geográfico. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. o que evita a repetição. Jurandir Castro. na vida da organização. falta essa que ire influir. separação dos papéis que possuem valor futuro.

C. toma-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo.590. tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria. discernimento.546. as tiras de inserção e outros. em 4 de julho de 1978. foi sancionada a Lei nº 6. Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais. espírito metódico. o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis A realização do trabalho arquivístico. as pastas. poder de síntese. Michel Duchein. Notação . regulamentada pelo Decreto nº 82.é a inscrição feita na projeção. onde se registra uma informação. podendo ser branca ou de cor. passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. aberta quando indica somente o início da seção. grande ou pequeno. a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos. Pode ser recortada no próprio cartão. temperatura. capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras. espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. Guia divisória .é a saliência na parte superior da guia. com duração de três anos e. honestidade. No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funções.é um retângulo de cartolina. habilidade em lidar com o público. Pé . paciência. Em agosto de 1974. As dimensões variam de acordo com as necessidades. Material de consumo Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. são necessárias. os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos. a experiência não substitui a instrução. Assim é que. imaginação. o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos. ministrados pelo Arquivo Nacional. D'Arafijo. as seguintes características: saúde. especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga. liso ou pautado. na parte inferior da guia. conforme veremos em seguida. "Em questão de arquivo. numérica ou alfanumérica. Considera-se equipamento.é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários. a é de março de 1972. foi instituído o Curso Superior de Arquivologia. para a administração e para o conhecimento de nossa História. Projeção . Fundação Getúlio Vargas e outras instituições. Escolha das instalações e equipamentos De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais. atenção. que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo. quer pela extensão de sua área. onde há um orifício chamado ilha. e fechada quando indica o princípio e o fim. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. Da mesma forma. Ficha .a Ignez B. São as fichas. .Para que se atinjam esses objetivos. discrição. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume. ou nele ser aplicada. pois 10 anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof.é a saliência. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. poder de análise e de crítica. as guias. sendo então de celulóide ou de metal. de é de novembro do mesmo ano. reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. A notação pode ser ainda aberta ou fechada. Atributos Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo. índices de umidade.iluminação. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. quer pelas condições físicas que apresente . e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. podendo ser alfabética. limpeza. além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento.

a um terço. ainda.é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo.pequeno fichário que se coloca nas mesas. em pastas com subdivisões.indica uma subdivisão da secundária.móvel de aço ou de madeira. quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões. com duas. pela ordenação cronológica.primária . quarta posição.economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências). .caixa de aço ou papelão. Os documentos eram guardados horizontalmente. Box . onde são colocadas as caixas de transferência. empregando-se pastas suspensas laterais. quinta posição. . . O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição. Recomenda-se. que serve para guardar e proteger os documentos. terceira posição. lisa.onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. . Elas se dividem em: . Na sua escolha. Arquivo . .individual ou pessoal . boxes.miscelânea .indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo.indica uma subdivisão da primária. uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. .é uma folha de papelão resistente. Estante . Caixa de transferência . utilizado nos arquivos permanentes. . Pode ser suspensa.é um móvel fechado.Posição .invulnerabilidade (segurança). três. a guia pode ser ainda: .secundária . Tira de inserção .conveniência do serviço (arrumação racional). Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim.é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. onde se escrevem as notações. onde são guardados os documentos.é uma tira de papel gomado ou de cartolina. dobrada ao meio. As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos. um quarto ou um quinto.móvel aberto. . . É usado para lembretes. isto é. Quanto à sua função.capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades). que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas.sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha). picotada. segunda posição. com prateleiras.distinção (condições estáticas).especial .pombal (em forma de escaninhos). Arquivos horizontais antigos . ou cartolina. usada especialmente nos arquivos permanentes. Modernamente. ou ter projeção. O comprimento pode corresponder à metade da guia. Daí a denominação de: primeira posição. Pasta . O que indica se uma guia é primária. Armário de aço . usado para guardar documentos sigilosos.subsidiária . As mais tradicionais são os arquivos. além do tipo e do tamanho dos documentos. secundária. Guia-fora . . subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção. e carregados verticalmente. bem como as estantes deslizantes. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.resistência (conservação). as secundárias em segunda posição e assim por diante. deve-se levar em conta os seguintes requisites: . ou volumes encadernados. de corte reto. armários de aço etc. fichários.é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. caixas de transferência. Arquivo de fole .onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. é utilizada para arquivos correntes. .indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.

recomendações e procedimentos a serem adotados. Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos. escritórios. salvo no caso de instituições de grande porte. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. avaliação e seleção rigorosas.aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas.Fichário . inclusive.armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos. o êxito desses serviços. Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente. geralmente separadas por guias. com filiais. deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra. feita por meio de palestras e reuniões. nas quais são feitas as notações. representações ou similares. e assim sucessivamente. três ou quatro gavetas. seja por exigências legais. . então. duas. estabelecendo-se. para sua manutenção. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada. servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. com uma. umas sobre as outras . lembrando o aspecto de uma esteira . as prioridades para a implantação. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas. numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização. Em geral. ou de cuja atuação dependerá. A terceira será o plano propriamente dito. Considerados todos os elementos descritos. algumas vezes elevadas. deve ser preservado. acumula através dos tempos um acervo documental que. Fichário horizontal . É o modelo mais usado por ser mais econômico. em grande parte. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. mas. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo. objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos. Toma-se necessária."arquivo-esteirinha". de pequeno. ou ainda por questões meramente históricas. Suporte . a partir do fundo. A segunda. Implantação e acompanhamento. estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal. uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los. como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo. médio ou grande porte. disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções. contendo as prescrições. Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a importância dos arquivos e admitem as despesas. Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários. seja para fins administrativos e fiscais. para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. sobretudo. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa. de análise e diagnóstico da situação. o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização. Constituição de arquivos intermediários e permanentes Toda organização. seja ela pública ou privada. a ser dividido em três partes. mesmo depois de passar por fases de análise. Esta campanha. ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. Fichário vertical . concernentes a tais serviços. ficará inteiramente visível. umas atrás das outras.É um móvel de aço próprio para fichas.modelo KARDEX. Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo. existem em âmbito governamental.

concertos gerais de arquivo. terminologia.1. Somente depois de implantar e testar os procedimentos .informações sobre os arquivos da instituição.tabelas de temporalidade de documentos. a experiência nos permite indicar. o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado.apresentação. registro e movimentação 2. Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. . uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Expedição 3. definição das operações de arquivamento. incluindo recebimento e classificação. os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 1.1. .A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento. os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento. Por ser o arquivo uma atividade dinâmica.organogramas e fluxogramas. freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo. . plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices. Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho. modelos de carimbos e formulários utilizados.detalhamento das rotinas.2 Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. . com alterações indicadas para cada caso: 4.1 Protocolo No que se refere às rotinas. falhas ou omissões que venham a ocorrer. a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição. a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades. próximos a ela.1 Recebimento e classificação 4. sua interação e subordinação. Protocolo. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso.o arquivo propriamente dito 4. Entretanto. rotinas. São eles: .verificar se as normas. em linhas gerais. distribuição. registro. Empréstimo e consulta 4. . No cumprimento de suas funções. objetivos e abrangência do manual. . que. para tomada de decisões das administrações etc. modelos e formulários atendem as necessidades . Arquivamento . Por isso. movimentação e expedição dos documentos correntes. podem ser apresentadas em separado. ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos. instrumento que coroa todo o trabalho de organização.é que deverá ser elaborado o manual de arquivo. suas finalidades e responsabilidades. Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos. pela sua amplitude. para fins de controle. poder-se-ia adotar as seguintes.

. mas apenas sugerir. de acordo com os procedimentos adotados pela administração.VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE. não podem ser desvinculados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos. não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. COM A ETIQUETA DE PESSOAL. na estrutura organizacional das instituições. Este ofício. é que são arquivados. PARA OS FUNCIONÁRIOS. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS: . SERVIÇOS DE PROTOCOLO Observe este ofício: Para:Banco do Estado S. compare-o com o que apresentamos. que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. os documentos registrados e encaminhados. Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina. para seu conhecimento e análise. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo. a existência de setores.FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. registro. Quanto aos jornais. na Diretoria Financeira. Eles precisam ser abertos. Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e. não há qualquer preocupação com o seu arquivamento.UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA. controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. portanto.DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA.. registro. os serviços de recebimento. é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição. As atividades de recebimento de documentos. Nesse caso. à Assessoria jurídica. Diretoria Financeira Senhor Diretor. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro. Portanto. após serem lidos. Fernanda também não precisa registrã-los. porque não são documentos oficiais. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos. . Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. indicando tratar-se de uma correspondência particular. num sistema de arquivos correntes. depois. . Então. Encaminhamos em anexo. ao ser recebido pelo banco. Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível arquivamento. podem ser jogados fora. Em relação aos serviços de arquivo e protocolo. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e.A. eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo. cópia do Balanço Patrimonial de nossa empresa. quando for arquivado. pois ela se repetirá mais tarde. só após cumprirem suas finalidades.. normalmente denominados Arquivo e Protocolo. obedecendo a um critério adequado às suas características. foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. Daí ser comum. sendo encaminhado ao Diretor Financeiro. Depois foi distribuído. ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido. controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados. no caso.

solicitando-lhe análise e parecer. dentre os quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas. registro. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU. por exemplo. escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele. DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. expedição de correspondência. Abaixo da data e do número. são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo.Distribuição da correspondência particular.Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso. após analisar. em duas vias.Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação. . A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa. registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. ou processos.Abertura da correspondência ostensiva. Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S. Ali os documentos chegam e são encaminhados aos setores. . . .Correios ou entregue em mãos. a secretária recebeu o documento. de modo geral. o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que. despachou-o para um dos assessores.Na diretoria. após conhecer o teor do ofício. agrupar.A. verificando a existência de antecedentes.Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datador do protocolo). tendo em vista suas particularidades. . solicitando-lhe o arquivamento. Finalmente. .. .A. elas compreendem: .Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto. .ofício. ele devolveu a documentação à sua secretária . . . que podem ser de diferentes modelos. pediu algumas providências. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra. parecer -. quando foi classificado. Esse.Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários. AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.Separação da correspondência oficial da particular. Mas. distribuição e movimentação. AINDA. E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência? Rotinas de recebimento e classificação Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho. Se eles não estiverem lã. envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento. . REGISTRO. .Requisição dos antecedentes ao arquivo. dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S. as rotinas de recebimento e classificação de documentos são: . . para ser feita a juntada. de um modo geral. dois ou mais documentos.Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista. isto é.Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote.Elaboração do resumo do assunto tratado no documento. Rotinas de registro e movimentação Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO. Concluída a solicitação. despachos.Preparação da ficha de protocolo. o setor encarregado de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará.

é arquivada. pelo pessoal da instituição. para facilitar a pesquisa do documento. dos documentos a serem redistribuídos e anotação do novo destino nas respectivas fichas. Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades. Essa passagem do documento de um setor a outro.Observe que nos três modelos.Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. .MAS DR. sempre que necessário. devem prepará-las em papel de cor diferente.Separação do original das cópias. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. . são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa: . o responsável naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo. . assim. com registro e anotações. que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta. podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento.FLÁVIA. Quando o documento chegar ao seu destino. SANTANA. que é a mesma atribuída ao documento. E o que compreende cada uma dessas atividades? . a destinação dele estiver para o arquivo. PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO. . No arquivo fica guardada. rearquivando-as em seguida. bem comum em uma empresa: . basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. após a expedição. andamento ou carga. Se. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DE ARQUIVO? Como você vê. ele pode ser recuperado para consultas. deve ser feita através do setor responsável pelo registro e movimentação. depois de passar pelos setores competentes. . Vemos. nas cores e quantidades determinadas pela empresa. . O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVE ESTAR ARQUIVADO.Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento ao seu destino. para consulta imediata.Recebimento da correspondência a ser expedida: o original. Desse modo. que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. SERVIÇOS DE ARQUIVO Preste atenção a esta situação. dos vários setores da empresa. no entanto.Recebimento.Expedição do original com os anexos. Depois de tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades. quando necessário. Rotinas de expedição Em geral. é possível sabermos sob que notação ele está arquivado. Se existirem antecedentes. E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa. eles e suas respectivas fichas. o projeto citado foi arquivado. há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de classificação colocado no documento. se existirem.Numeração e complementação de data. a redístribuição. por exemplo. E também há uma parte denominada dístribuíção. Eis um exemplo de ficha de procedência . Do arquivo. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação que passa pelos serviços de protocolo como também. devem ser anexados ao documento. . o envelope e as cópias. . Essas cópias são devolvidas ao setor de origem. por meio de empréstimo. tanto no original como nas cópias. onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento). .Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto. pelos Correios.Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento. quando foi registrado no protocolo. .Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo. malotes ou em mãos. quando desejamos saber algo sobre um documento.

Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra. São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida. E esses métodos de arquivamento variam . para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. já que registra a saída do documento.AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO. . já deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento.Arquivamento da documentação Lembramos que.Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo. onde ele se encontra. . . Por isso é que a classificação dada ao documento no serviço de protocolo. eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada).Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante. em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo é muito importante. . Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança. podendo ser renovado mediante sua reapresentação ao setor. embora possamos recomendar um período em torno de dez dias. . do mais atual para o mais antigo. Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos técnicos responsáveis. E como esses documentos são classificados? Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os documentos. sempre que a pasta emprestada não for devolvida no prazo estipulado. Desde o recebimento da documentação até o seu arquivamento.ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO! JÁ FOI PARA O ARQUIVO. .Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinada pelo requisitante).Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos. desde o momento em que o documento chega a uma empresa. as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: . Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. de acordo com o seu ramo de atividade. . juntamente com a guia-fora.Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes. em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. Assim.Preencher o formulário de cobrança da documentação. com segurança.Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante. em ordem cronológica. por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa. quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. onde fica guardado tudo aquilo que não vamos mais precisar. . é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso.Arquivar a pasta devolvida ao setor. permitindo informar. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Sistemas de arquivamento .cada empresa. Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim: . Empréstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer: . Logo.Preencher o formulário de recibo de documentação. o trabalho arquivístico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação. facilitando o empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles precisarem.

constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em seqüência alfabética. decimal. • Número (de ordem. • Local (de expedição ou recebimento dos documentos). As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de alfabetação. mas de uma tabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los. Por exemplo. resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa. código etc. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas. podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa. grau de sigilosidade. Método alfabético Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa. • Por assuntos. o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam. Somente através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá. Tanto na organização de arquivos como na de fichários. clientela a que se destinam. Para tanto. Tecnicamente. No trabalho secretarial.. o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo. • Geográfico. . como: tipos físicos de documentos. A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras preocupações que deve ter a secretaria. respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados. • Data (de elaboração. destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem). mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicitadas. para efeito de classificação. • Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado. antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento. os sistemas indiretos.Como é afirmamos anteriormente. Como escolher o sistema adequado? Para acertar. os elementos a serem considerados nos documentos. os métodos de uso mais comum são: • Alfabético. A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo. validade ou referência dos documentos). • Numérico (simples. pode-se escolher um sistema adequado e seguro para a localização de informações. volume.. são: • Nome (do remetente. • Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos). necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve.). a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas arquivar. unia vez que é sua responsabilidade assessorar a chefia. Métodos de arquivamento Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A facilidade de guarda e pesquisa. • Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma tabela. como necessitam de índice para a localização dos documentos. O número e o tipo de guias a serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados. separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. que pode ser: • Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada. assuntos de que tratam etc. cronológico.

sem a necessidade de recurso auxiliar. De. Des. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta individual.A confecção do arquivo é simples e barata. Di. Les. Carlos Santos de Von Johnson. Os nomes como Santo. Exemplos: Castelo Branco. utilizam-se também as pastas miscelâneas. prevalece a ordem do prenome. Exemplos: Oliveira. pela ordem cronológica. • Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo. Du. Mc. Exemplos: Santa Rita. Mac. Eduardo 3. Van. ou seja. La. Von. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada miscelânea. O'. Santa ou São seguem a regra anterior. Del. As partículas estrangeiras (D'. Válter Santo lnácio. Além das pastas individuais. primeiramente o último nome. Quando houver nomes iguais. Vonder etc. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo. Inácio 5.Regras 1. Ary Ribeiro Neto. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para cada nome ou correspondente).). Heitor 4. Van der. A . firmas e instituições no arquivo. Sérgio Villa-Lobos. não são separados. O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento. ligados ou não por hífen. Os nomes que exprimem grau de parentesco. Anibal Corrêa. Henrique . uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo. Antônio Corrêa. Exemplos: Freitas Jr. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa. Le. dentro das quais os documentos devem ser ordenados cronologicamente. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética de nomes e. evitando entradas múltiplas e a conseqüente perda de informações. para agrupar correspondentes avulsos. Erick Vonder Blun. o seu perfeito funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas. Contudo. dentro desta. Paulo 2. João Carlos Correa. não são considerados na ordenação alfabética. se escritas com inicial maiúscula. Da. Ana São Benito. são consideradas como parte integrante do nome. abreviados ou não. Essas regras têm por finalidade: • Uniformizar as entradas de nomes no arquivo.. Vanden. Fitz. depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Exemplos: Barbosa. solucionando os casos duvidosos. padronizando critérios que facilitem o arquivamento e a consulta.

com ou sem ponto entre as letras. cedilha etc. José 8. Jorge Abreu Sobrinho. Alcides Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.) 7. Paulo (General) Estado de São Paulo (O) Pinto. Exemplo: Sant'Ana. Jorge 6. que corresponde ao da família do pai. Exemplos: . Exemplos: Álvaro Costa & Cia Barbosa Souza Ltda Comercial Santos Ltda 12. Sociedade Espírita Alan Kardec 13. devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. lê-se e arquiva-se Santana 10. Exemplos: Campanha. Árabes etc. Jorge Abreu Neto. Armindo. Companhia. como Sociedade. Raul 11. Exemplos: Araújo. Empresa etc. chineses. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra. Os títulos honoríficos. Os sinais gráficos. pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetação.. Exemplos: Al Ben Abib Li Yutang Mao Tsé Tung 9.. não são considerados na alfabetação. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas. til. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam. Exemplos: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril Ltda.Vasconcelos Sobrinho. são registrados na ordem em que se apresentam. japoneses. Exemplos: Abreu Filho. Miguel de Hemandes Xavier. como crase. As expressões usadas no comércio. Exemplos: Cervantes y Saavedra. Clodoaldo Campanhã. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome. Os nomes orientais. Antônio Eduardo (Dr. devem ser consideradas na alfabetação.

em língua portuguesa. divisão.CEEE UFRGS 14. Nos títulos de congressos. seguido dos Estados em que se encontram as filiais e. Exemplos: União S..Departamento de Pessoal UFRGS .)Exemplos: Conferência Latino-americana de Pediatras (II). os números arábicos. devem ser alfabetados como se estivessem escritos por extenso. Exemplos: Banco Central do Brasil Fundação Getúlio Vargas 18. Exemplos: Estados Unidos .Red Cross 19. meio ou fim...Escola de Engenharia 16. fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no arquivo. são colocados os endereços. 20. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas. Rio de Janeiro União S. seção. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país. coloca-se a remissiva em: Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB 15.RJ. Se estiverem localizadas em uma mesma cidade. coloca-se a remissiva em: ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pela sigla. além de seu nome por extenso. Exemplo: ADVB. divisão ou departamento de uma empresa ou instituição deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento. A correspondência recebida de seção. Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo). finalmente. dos nomes das cidades. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se apresentam.RS. também por uma sigla. Porto Alegre 17. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa.A. quer no inicio. simpósios etc. o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades de seus consulentes. .A. Exemplos: Ferragem 2 (dois) irmãos Inseticida mata 7 (sete) 3 (três) M do Brasil . ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pelo nome por extenso.The Library of Congress Inglaterra . Exemplos: UFRGS . . conferências. romanos ou escritos por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada. Quando uma empresa ou instituição for conhecida. Seminário Francês de Patologia (13º).

A definição de um único critério de alfabetação. Daí surgirem as confusões na busca e no arquivamento. e que ambos são corretos. rede bancaria etc. Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está matriculado. onde o número atribuído a um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas. pode haver dúvidas. O método numérico pode ser: A . Nesta modalidade de arquivamento. pois.. desde que sejam redigidas em linguagem clara e simples e que fiquem registradas por escrito. nos clubes que freqüenta. legislação. Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo.). documentos protocolados etc.Ordenando alfabeticamente Quando falamos em arquivo alfabético. B . dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados. normalmente. na empresa em que trabalha? Tudo isso é método numérico de arquivaniento! . a melhor forma de organização para o arquivo é o método numérico.Simples Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de chegada destes ao arquivo. arquivos hospitalares etc. comércio. Este arquivo vai exigir como controles: Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de duas ou mais pastas para o mesmo correspondente. é de fundamental importância para o trabalho de arquivo. escolas.O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente. podem ser adotadas regras mais extensas. Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples. com o crescimento do arquivo. para organizar arquivos comerciais. ou pode-se ampliar e modificar as já existentes. rede bancária. O índice é. indispensável. o que já não deve ocorrer no serviço público. Contudo. pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. pois nesses casos o número passa a identificar permanentemente um cliente. sendo utilizado em larga escala na indústria. indireta. pois teremos um índice para auxiliar na localização. O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos. a consulta é. sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. toma-se impossível localizar os documentos. Neste caso. para atender a casos específicos. pode-se reaproveitar o número de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente. São eles: Letra por letra Porta Porta-algodão Portada Porta-discos Portador Porta-espada Palavra por palavra Porta Porta-algodão Porta-discos Porta-espada Portada Portador Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários do seu arquivo se você misturar os dois critérios! Método numérico Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo: processes. muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra). com a conseqüente exclusão do outro.

Paralelamente. .B .) Transportes Valverde Ltda. assunto e procedência dos documentos. Carlos Manuel Santi. c) Estados: nomes dos Estados. como. e não a pasta. Se houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital. por exemplo: a) Vários países: nome do país. depois de receber uma capa. a fim de agilizar as buscas. Este processo será acompanhado durante a tramitação. por uma ficha numérica (ficha de protocolo). seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabética. Carlos Corrientes Del Vale. passa a formar um processo. nomes das cidades e nomes dos correspondentes. Método geográfico Neste método. onde são colocados o número de protocolo e outras informações. José (Dr. também em ordem alfabética. Carlos Monteiro. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de uma estrutura geográfica bem definida. Exemplos: ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro. d) Cidades: nomes das cidades.o documento.Cronológico Neste método numera-se o documento. Manuel Curitiba Rosado. nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem alfabética. deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo. nome da capital e nome dos correspondentes. É o que ocorre nas repartições públicas . Emílio BRASIL Brasília Ministério da Educação Ministério do Interior Campinas Delgado. b) Um país: nomes dos Estados. seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes. e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento). após a capital. Manoelito Córdoba Hotel Las Palmas Valdez Miranda. Luis Sanches de Vidal. Alcides Nunes Caldera. são confeccionados índices alfabéticos para os nomes dos envolvidos. onde será indicada toda a movimentação do documento dentro da repartição. José Olalvo Cuiabá Chardon. o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação.

Este método de arquivamento é do sistema direto. • Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a sinonímia e os termos técnicos). é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento. bem como dos documentos que representam as atividades-fins da mesma.Ordenação dos assuntos de forma alfabética Uma vez elaborada a tabela de classificação. transporte de cargas e mercadorias etc. e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal. Exemplos: CALÇADOS • Artigos • Consertos • Fábricas • Lojas • Ortopédicos • Para crianças • Para homens . Sua aplicação. considerandose simplesmente a seqüência das letras. A . de acordo com suas características individuais. recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintes procedimentos: • Agrupar os assuntos principais ou grandes classes. requer planejamento prévio. Para facilitar o trabalho. Cabe a cada instituição. • Análise minuciosa e interpretação da documentação. • Subdividir os assuntos principais em títulos específicos (partindo sempre do geral para os particulares). Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. pois a consulta é feita diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários Estados. Método por assuntos Também conhecido por método específico. pode-se organizar um arquivo alfabético de assuntos de duas maneiras: a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados. no entanto. elaborar esse plano ou tabela de assuntos. • Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo. cidades e países. também em rigorosa ordem alfabética. além de requisitos como: • Amplo conhecimento da empresa. e após estudo detalhado. pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. Exemplos: • Artigos para calçados • Calcados ortopédicos • Calçados para crianças • Calçados para homens • Calçados para senhoras • Calçados sob medida • Conserto de calçados • Fábricas de calçados • Lojas de calçados b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de suas subdivisões.

De acordo com as necessidades da empresa e a expansão das classes de assuntos.1 Atendente de livraria 2.• Para senhoras • Sob medida B .2 Certificados 2.3.1 Sugestões para aquisição 1. além do plano de classificação.Filosofia . a numeração crescera também.3 Serviços técnicos 1. a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes.6 Relatórios anuais 2.3.5 Estatísticas 1.4 Material didático 2.3.Obras gerais 1 .5.1 Cadastro de professores 2.1 Correspondência expedida 1.5 Propostas in company 2. deverá ser elaborado um índice alfabético remissivo.2 Correspondência recebida 1.5. Exemplo: 1 .1 Consultas 1.4 Ponto dos funcionários 1. recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as subdivisões dessas classes seção ordenadas através de numerais decimais.4 Estenogratia 2.2 Empréstimos 1. Esta classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes: 0 . pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápida localização. segundo o plano de classificação.5 Técnicas de arquivo 2.3 Cursos 2.Ordenação dos assuntos de fornia numérica Nesta modalidade.3 Livros 1.3. b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey. O plano de classificação inicial pode ser de apenas cinco assuntos.3.3.2 Orçamentos 1.6 Relatórios anuais A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey).BIBLIOTECA 1.3.5. que o criou para ser aplicado a bibliotecas.3 Correspondência informatizada 2.2 Atualização para secretárias 2. NÚCLEO DE EXTENSÃO 2.

Filologia 5 .1 Cardiologia 616.Pediatria 616. como exemplo: 610 .4 Sistema endócrino 616.6 Urologia 616. Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez.Manufaturas.Higiene pessoal 614 .Saúde pública 615 .Ciências Aplicadas 7 .Construção 611 . sucessivamente (partindo sempre do geral para o específico). Miscelânea 690 .Fisiologia humana 613 .Ciências Puras 6 .Engenharia 630 .Manufaturas 680 .2 Sistema respiratório 616.Ginecologia 619 .2 .Serviços gerenciais 660 . .9 Doenças diversas e assim por diante.7 Sistema muscular 616.8 Neurologia 616.Cirurgia 618 .Literatura 9 .História e Geografia.Belas Artes 8 . Requer o estudo detalhado sobre a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de assuntos e suas subdivisões.3 Sistema digestivo 616.Religião 3 .Anatomia 612 . Tomemos a classe é.Clínica médica 617 .Ciências Sociais 4 .Indústrias químicas 670 .Terapêutica 616 . Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização dos itens desejados.Medicina 620 .5 Dermatologia 616. A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações.Ciências e Artes Domésticas 650 .Agricultura 640 . de Ciências Aplicadas.

exames de corpo de delito. até mesmo. revalorizando. muitas vezes. O texto da Profa. anteriormente encontrado na literatura com inúmeras variações conceituais entre diversos autores. apesar de aparentemente modesta. os elementos informais. etc.) constituída por poucas folhas"). folheto é apenas o formato documental ("documento constituído por uma folha simples ou dobrada" ou "publicação impressa. Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua diferença em relação às espécies documentais. por exemplo. que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinária que pode assumir caráter polêmico" ou "programa . Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia. citações. assim. de 1982. de acordo com sua própria natureza. balancete. séries tipológicas. enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades. A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias documentais específicas a cada modalidade de acervo. já que essas características. isto é. formato etc. são gerados documentos tais como. cada tipo documental equivale a uma série documental. por exemplo. Do poder Judiciário. No entanto. não periódica.. podemos dizer que da função contábil. A particularidade do documento arquivístico. e acabaram por ser incorporados ao Dicionário de terminologia arquivística. Heloísa Bellotto. a espécie documental somada à função que a produziu. como único meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produção. tendem a se assemelhar. Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência. criando séries tipológicas. fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipológico.. um cartaz a. De acordo com esta definição. isto é. publicado em 1990. por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras.TIPOLOGIA DOCUMENTAL E SUPORTES FÍSICOS Tipologia Documental Tipologia Documental. que é ao mesmo tempo único e múltiplo (quando inserido na série documental). à organização dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais. ainda de acordo com o Dicionário. Este último pode variar desde um folheto. assinado por algum comitê municipal de Partido X. Da atividade policial. As definições aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gênero. que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. então. peritagens. os partidos e associações políticas deverão ter um instrumento metodológico próprio. (. intimações. é fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticos adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas. espécie. pode ser notado nos arquivos municipais espanhóis que. por exemplo. bem como determinar outras funções além do nível formal/legal. por extensão.. frente aos quais os métodos tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos.. para isto. volante?. de cada atividade e/ou função se deriva uma série de documentos. ou será manifesto? Segundo o Dicionário do livro. ou uma mescla desses conceitos. principalmente no nível formal/legal. Essa nova conceituação. desde meados da década de 1980. boletins de ocorrências. A confecção de tal instrumento é complexa... Como indicativo dessa transformação tem-se a própria evolução do conceito de tipo documental. representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituação do tipo documental. gera-se documentos como os livros diário. volante é tão-somente uma peça do maquinário da gráfica. que será diferente daqueles destinados. Os conceitos ali desenvolvidos são a reformulação de um texto seu anterior.e a importância dos estudos de tipologia documental -. O avanço dessa problemática . pode ser considerado um marco da literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. porém nada impede. conteúdos e suportes semelhantes. ordens de serviços. Supõe uma identificação preliminar das funções desempenhadas. podendo causar alguma confusão na organização arquivística.. etc. Assim. Portanto.. panfleto refere-se a uma espécie e não a um formato. para. diz respeito à multiplicidade da produção documental. os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituação que definisse o documento em sua essência arquivística. a partir daí. ao lado dos normativos. como o próprio nome indica (tipo). folheto?. identificar nos documentos as espécies presentes em cada função principal. com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e. um livro. razão. etc. Como exemplo. A definição proposta de tipo documental passa a ser. Qual a espécie de tal documento? Panfleto?. A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovação teórica da arquivística.

normalmente de natureza controversa. e uma relação das funções e espécies documentais encontradas. por fim. as espécies documentais (do mesmo modo que as funções) também serão. política e escrito em tom satírico ou injurioso"). certidão de subsídios de deputados. hierarquizado por níveis de atuação. O resultado mais significativo do estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade de visualizar o modo de implantação da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrição de um fundo arquivístico. Formulários de gestão administrativa interna denominados: * controle de trâmite de processos.político ou religioso") possa ser também um panfleto ("pequeno folheto. No caso específico dos arquivos de partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espécie. entre o organismo e o subgrupo e. * circulares. O quadro de funções é uma mescla das possibilidades arroladas no nível teórico. * Registro * dossiê Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * ofícios. Processos administrativos referentes: *à *à doação de equipamentos. O quadro permite traçar a correspondência entre a entidade e o fundo. Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica. entre o nível hierárquico e o grupo. entre o tipo documental e a série. a análise dos dados e o arranjo dos documentos de um acervo documental específico. será determinada de acordo com a função documental. . Registros técnicos e políticos denominados: * moção. Processos administrativos referentes: *à prestação de contas ao TCT. técnico e político denominado: de atividades e/ou avaliação referente às contas da Prefeitura. se for o caso. manifesto ou panfleto. * voto aberto e ético. * ofícios. Processos administrativos referentes: *à cessão de instalações para eventos. Assim poderemos ter. A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções de partidos e associações políticas complexas. Processos administrativos referentes: *à *à convênios cessão de equipamentos. Exemplos de tipologias documentais Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * memorandos. um panfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto. o que levou a um trabalho de definição terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. somadas às verificadas empiricamente durante a coleta.

Processos legislativos denominados: * mensagens. como os professores interagiam com seus estudantes.. Algumas vezes. como sejam no suporte impresso. vídeo. Há muitos outros tipos de suportes. Os diferentes suportes da informação Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentes meios ou suportes materiais da informação. as reações dos alunos. etc. as aulas. Portanto. Sobre ele são registradas informações (mensagens) diversas. em rede eletrônica.* ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF. na microficha. será impossível encontrar mesmo uma pequena amostra de gravações das aulas ministradas em nosso país. É a parte visível e manipulável do documento. no senso comum. etc. mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. as etapas do trabalho de construção de um aparelho. mas que compreende todas as características constitutivas já discutidas anteriormente. mais recentemente. aulas em nossas universidades. cisco ótico. transferível e sujeito a todos os procedimentos administrativos. as tentativas intermediárias. fita magnética. etc. ilustrações que serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas não há muita preocupação em registrar a rotina de trabalho. ou o documento propriamente dito. SUPORTE FÍSICO (Meio e Mensagem) SUPORTE Material sobre o qual as informações são registradas: papel. como fotografia. Tradicionalmente. vídeo ou outras semelhantes. É a sua coisificação ou expressão física como produto. nos órgãos públicos ou mesmo em universidades. podem ser extremamente importantes. Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel. Existe pouco cuidado em registrar informações sob forma de fotografias.digamos uma tese . Uma gravação em vídeo ou em áudio de uma aula contém muitas informações sobre a aula que não estão contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor. gravações de áudio. outras formas de registro material. além de documentos verbais em papel. O suporte físico mais largamente utilizado é o papel (antigamente o pergaminho e anteriormente o barro cozido). legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado editorial. faz-se gravações em vídeo de situações muito especiais (como cerimônias ou eventos) . É importante chamar a atenção. Mas se alguém quiser saber. as discussões. o grupo de trabalho. E comercializável. Mas ele ainda não pensa nas informações digitais . Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo. Uma fotografia de uma aparelhagem não pode ser substituída por uma descrição em palavras. para um tipo de suporte que ainda não tem sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). Um mesmo documento original . é importante lembrar que há informações que são mais adequadamente registradas sob outras formas. as reuniões. Instituições e empresas. Processos administrativos referentes: *á cessão de equipamentos e instalações. no CD-ROM ou. áudio. especialmente. É claro que um arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados informatizados para a organização de seus arquivos. Não se pode pensar apenas em documentos de papel. Desde a antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem. Registros técnicos e políticos: * dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo do Estado. como era o ambiente de trabalho. filme. disquete etc. etc. daqui a 50 ou 100 anos.pode apresentar-se em diferentes suportes. armazenável.

a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cópia. Mas a fotocópia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimável. Isso é perfeitamente factível. que se dedica essencialmente a documentos únicos. é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem dos arquivos digitais. O mesmo se aplica a fotografias. sem importância. Mas o disquete permite a localização e manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. Certamente a preservação de cópias de registros digitais será uma das principais atividades arquivísticas do futuro próximo. aproximadamente. em todas as grandes instituições. Da mesma forma. destruição de uma parte deles. das universidades e instituições. pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas de megabytes) em um único cartucho. serão totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra forma. essa "mera" cópia pode perfeitamente substituir o original. impressa. universidades e empresas. e se sob essa forma. não tem muito valor. por exemplo. Mas se o original desaparecer. o custo da conservação das informações em fita magnética já é bastante inferior ao preço do papel em que essas informações poderiam ser escritas. Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia. a comparação com a fotocópia é bastante boa e pode ser utilizada. a um preço de uma fração de dólar por megabyte. Como no caso de documentos em papel (suporte papel) . e sua conservação. podem ser copiadas e conservadas a baixo custo.como um objeto a ser preservado pelo arquivista. Portanto. e se não houver uma maior preservação das informações registradas. No entanto. Um megabyte é. As duas formas contêm as mesmas informações. A fotocópia de um livro. E ninguém questiona a validade de preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas. o papel da informatização é cada vez maior. pois é uma mera cópia (como uma fotocópia). organização e preservação dos demais. Através de fitas magnéticas de "back up". De fato. Através de diversos tipos de programas. Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro. Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um disquete e também sob a forma de uma listagem. as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localização quase instantânea das informações buscadas. com tecnologia atual e baixo custo. . em papel. A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos conteúdos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgão públicos. eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que não foram alterados entre duas operações de "back up" sucessivas) . Um arquivo digital copiado em uma fita magnética ou CD pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de um arquivista. o equivalente a 500 páginas de texto datilografado. nos seus respectivos suportes.

1. mapas. com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo. Embora. Agentes Biológicos. Os mais freqüentes são os insetos. é possível identificar facilmente as conseqüências desses fatores. em grande parte. torna-se indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles. revistas. com muita freqüência. quando não controlados dentro de uma margem de valores aceitável. encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos. os roedores e o próprio homem. que utilizam.CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS CONCEITOS Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa. fotografias. Umidade Relativa do Ar. portanto. Fatores Biológicos. o que faz com que o processo de deterioração tome proporções devastadoras. Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Ambientais. rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose. desencadeiam reações químicas que levam ao rompimento das cadeias celulósicas. Num levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo. reparos e acondicionamento). intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. o manuseio. Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros. Sem a pretensão de aprofundar as explicações científicas de tais fatores. Radiação da Luz. Qualidade do Ar. responsáveis pelos danos mecânicos dos documentos. A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligações celulósicas. podemos dizer que consideramos agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química. Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso. através de cuidados com o ambiente. política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. manuscritos etc. por mais variada que possa ser sua com posição. as intervenções e a higiene. obras de arte. Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos. O papel. podemos resumir suas ações da seguinte forma: 1. FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE ARQUIVOS Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos. Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto. com comprometimento de sua integridade e existência. Fatores ambientais Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: Temperatura. Antes de citar os principais fatores de degradação. Cabe-nos. o papel como suporte da informação. não possamos eliminar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos. que é o papel. Furtos e Vandalismo. é formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens. Também há os agentes físicos de deterioração. entre outros. Intervenções Impróprias. Resumindo. além de tintas das mais diversas composições. torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los. por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização.1 Temperatura e umidade relativa . uma vez instalados na molécula.

proteger objetos com filtros especiais. A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas. essa medida também ajuda no controle de temperatura. escurecido. que nos dá as diretrizes para qualquer projeto de mudança. minimizando a geração de calor durante o dia. quebradiço. principalmente quando em suporte-papel. O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial. é dobrada a cada aumento de 10°C. sejam estes em papel. 1.3 Qualidade do ar . isto é. certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os documentos. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos. que são fontes geradoras de UV. dos iconográficos e das encadernações. alterando a legibilidade dos documentos textuais. absorvem e liberam umidade muito facilmente e. couro. não colocar lâmpadas dentro de vitrines. amarelecido. tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado). O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. 1. A velocidade de muitas reações químicas. mesmo que por pouco tempo. manter o nível de luz o mais baixo possível. desde que estáveis e constantes. tecido ou outros materiais. ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros. Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença de colônias de fungos nos documentos. é feito através do termo-higrômetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente). O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20°C e a umidade relativa de 45% a 50%. Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de curto. A umidade relativa alta proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais. As tintas desbotam ou mudam de cor. provocando consideráveis danos através da oxidação. proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes. é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado luxímetro ou fotômetro.O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos. O calor acelera a deterioração. ocasionando o craquelamento de tintas. O monitoramento. danos nas emulsões de fotos etc. médio e longo tempo: não expor um objeto valioso por muito tempo. Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos e ressecados. emite radiação nociva aos materiais de acervos. se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar. Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV. evitando-se de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% de umidade relativa. O papel se torna frágil. Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos: As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol.2 Radiação da luz Toda fonte de luz. inclusive as de deterioração. As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados ideais. Qualquer exposição à luz. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos. portanto. seja ela natural ou artificial.

os roedores e os fungos. Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas condições. 2. entretanto. em todas as salas. por exemplo. umidade relativa e ar circulante. agem como abrasivos e desfiguram os documentos. Os fungos. pouca circulação de ar. 2. em circunstâncias propícias. como no caso de aplicação de vernizes. Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do acervo. mas não é tão difícil controlá-los. Como qualquer outro ser vivo. os esporos revivem e voltam a crescer e agir. Essa umidade é encontrada na atmosfera local. os insetos (baratas. As partículas sólidas. praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. fragilizando o suporte. a umidade relativa do ar com índices baixos. óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). esses esporos se tornam “dormentes”. nos materiais atacados e na própria colônia de fungos. São gases que provocam reações químicas. Os esporos ativos ou dormentes estão presentes em todos os lugares. necessitam de conforto ambiental e alimentação. instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local. necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. amidos (colas). mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas. O alimento provém dos papéis.1 Fungos Os fungos representam um grupo grande de organismos. Agentes biológicos Os agentes biológicos de deterioração de acervos são.000 tipos que atuam em diferentes ambientes. entre outros. Quando dormentes. pigmentos. couros. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos. Para que atuem sobre os documentos e proliferem. com metodologia e técnicas adequadas. Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. madeiras. é reversível. tecidos etc. As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são: estabelecer política de controle ambiental. falta de higiene etc. São conhecidos mais de 100. que podem liberar gases prejudiciais à conservação de todos os materiais. falta de circulação de ar e falta de higiene. mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem. são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. cupins).. em cada peça do acervo e em todas as pessoas. se reproduzem de forma abundante e rápida. além de atacarem o substrato. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferação. os esporos ficam inativos e. além de carregarem gases poluentes. Além da umidade e nutrientes.O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. como. porém. Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2). portanto. A proliferação se dá através dos esporos que. forem adversas. causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção. Esse estado. brocas. principalmente temperatura. outras condições contribuem para o crescimento das colônias: temperatura elevada. O papel fica quebradiço e descolorido. Os poluentes contribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos. atacando diversos substratos. A dormência ocorre quando as condições ambientais se tornam desfavoráveis. adesivos. não se reproduzem nem atacam os documentos. . se as condições forem ideais. o couro perde a pele e deteriora. Se as condições. tintas etc.

Não limpar o ambiente com água. favorecendo a proliferação de colônias de fungos. A fase de ataque ao acervo é a de larva. Na higienização do ambiente. Brocas (Anobídios) – São insetos que causam danos imensos em acervos. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. As baratas se reproduzem no próprio local e se tornam infestação muito rapidamente. O ataque tem características bem próprias. secando-os imediatamente caso ocorram. O produto deve ser eficiente. chamar profissionais especializados em conservação de acervos. Uma vez instalado. como também a madeira do mobiliário. os danos causados superam em muito a eficiência dos produtos sobre os documentos. Esse inseto se reproduz por acasalamento. mas. Na fase adulta. acasala e põe ovos. eleva a umidade relativa do ar. cujo ingresso no acervo não foi objeto de controle. falta de ar circulante e falta de higienização periódica no local e no acervo. Os ovos eclodem e o ciclo se repete. A sua presença se dá principalmente por falta de programa de higienização das coleções e do ambiente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado. O ataque causa perda de suporte. detectar a presença dos insetos. uma vez instalada a infestação. As brocas têm um ciclo de vida em 4 fases: ovos – larva – pupa – adulta. falta de higiene no ambiente e no acervo. que ocorre no próprio acervo. aventais.2 Roedores A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima.manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água. Observações importantes: O uso de fungicidas não é recomendado. revelando-se principalmente por perdas de superfície e manchas de excrementos. A larva digere os materiais para chegar à fase adulta. máscaras. portas. A variedade também é grande. instalando-se nos papelões das capas. toucas e óculos de proteção (nos casos de sensibilidade alérgica). resíduos de alimentos. Existem iscas para combater as baratas. são temperatura e umidade relativa elevadas. Para combatê-lo se torna necessário conhecer sua natureza e comportamento. As brocas precisam encontrar condições especiais que. . no miolo e no suporte do miolo dos livros. além de higiene periódica. assim. pisos e todos os materiais à base de celulose. toucas e máscaras devem ser descartáveis. Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis. 2. principalmente em livros. é recomendado o uso de aspirador. como todos os outros agentes biológicos.3 Ataques de insetos Baratas – Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados: temperatura e umidade elevadas. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas. desde que não provoque a morte dos roedores no recinto. Exigem vigilância constante. ao secar. Este pó contém saliva. ataca não só o papel e seus derivados. pois esta. A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de conservação dos documentos e. caso não sejam combatidas. Alguns conselhos para limpeza de material com fungos: Usar proteção pessoal: luvas de látex. As perdas são em forma de orifícios bem redondinhos. Caso se detecte situação de infestação. devemos buscar a orientação de profissionais. papel etc. devido ao tipo de ataque que exercem. A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em contato com o documento. 2. mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. ovos e resíduos de cola. As iscas são válidas. Em geral as brocas vão em busca do adesivo de amido. Luvas. excrementos.

Intervenções inadequadas nos acervos Chamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos de conservação que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradação. 3. sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição. A higienização de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante. O ideal é buscar auxílio com um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão na parte física do prédio.. Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados. Todos os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noções básicas de conservação dos documentos com que lidam. No caso de ataque de cupim. os cupins se instalam em ambientes com índices de temperatura e umidade relativa elevados. tubulações. ausência de boa circulação de ar. estruturas etc. A providência a ser tomada é identificar o documento atacado e. nas foto-reproduções. é preciso ver que. 4. pigmentos. devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente. documentos manuscritos. na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador. Os ninhos não precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifícios das bibliotecas e arquivos. na pesquisa pelo usuário etc. O tratamento recomendado para o extermínio dos cupins ou para prevenção contra novos ataques é feito mediante barreiras químicas adequadamente projetadas. inclusive na base de árvores ou outros prédios. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente. completamente diferentes. Vivem em sociedades muito bem organizadas. seja ele originário de doação. Muitas vezes. sua presença só é detectada depois de terem causado grandes danos. Nos acervos formados por livros. Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental. tintas. Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resíduos. O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento. caixas de interruptores de luz. se possível. pois o uso de qualquer produto químico pode acarretar danos intensos aos documentos. segundo sua natureza. Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que tenham sido treinados nas técnicas e critérios básicos de intervenção. aquisição ou recolhimento. mapas. corre-se o risco de não eliminar totalmente os ovos. os documentos devem ser revistos de tempos em tempos. Na grande maioria das vezes. Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não só para as coleções como para o prédio em si. melhorando as condições do acervo. higienização do ambiente e dos documentos..Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo exemplar que for incorporado ao acervo. Os cupins percorrem áreas internas de alvenaria. Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. batentes de portas e janelas etc. assoalhos etc. obras de arte etc. cada um apresenta suportes. já estão instalados em todo o prédio. isolá-lo até tratamento. . seja para efetivamente executá-la. é preciso buscar a ajuda de um profissional especializado. não há como solucionar o problema sozinho. quando os cupins atacam o acervo. através de estantes coladas às paredes. controlando seu trabalho. Portanto. conduítes de instalações elétricas. muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos. fazemos intervenções que resultam em danos ainda maiores. Chegam aos acervos em ataques massivos. Podem estar a muitos metros de distância. documentos impressos. Problemas no manuseio de livros e documentos O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito freqüente em qualquer tipo de acervo. Com muita freqüência. Quando o ataque se torna uma infestação. controle de infestações. com a boa intenção de protegê-los. rodapés. após a higienização. seja para escolher os técnicos capazes de fazê-lo. plantas de arquitetura. reproduzem-se em ninhos e a ação é devastadora onde quer que ataquem. fotografias. falta de higienização e pouco manuseio dos documentos.

para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionários. É importante que os pertences dos usuários e pesquisadores. interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados. mesmo que seja através de um sistema de segurança simples. existem medidas que podemos tomar sem despender grandes somas de dinheiro. materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservação dos documentos). antes e depois de consultados. Fatores de deterioração . O problema é durante o horário de funcionamento. a começar por: • treinamento dos profissionais na área da conservação e preservação. através de procedimentos mínimos de intervenção. Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos. Há documentos que. bolsas e livros. Além do furto. Os critérios para higienização. É necessário implantar uma política de proteção. do que a eliminação da sujidade. • contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade. interrompe-se o processo através de intervenções que levam à estabilização do documento. Conservação: critérios de intervenção para a estabilização de documentos Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deterioração que progressivamente vai levá-los a um estado de perda total. devem ser formulados mediante avaliação do estado de degradação do documento. é preciso que o funcionário faça uma vistoria geral em cada um. que é o item mais importante a preservar. minimizando drasticamente os efeitos desses agentes. como casacos. a melhor proteção é feita com alarmes e detectores internos. O recomendado é que se tenha uma só porta de entrada e saída das instalações onde se encontra o acervo. por exemplo. Esse é o tipo de dano que. portanto. Todo pesquisador deve apresentar um documento de identidade. Os limites devem ser obedecidos. • monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis. As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade. Apesar de toda a problemática dos custos de uma política de conservação. para controle da instituição. não podem ser manipulados durante um procedimento de higienização. o vandalismo é muito freqüente. Para evitar esse desfecho. Estabilizar um documento é. só se constata muito tempo depois. A falta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre. Na devolução dos documentos. 1 Furto e vandalismo Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e vandalismo. muitas vezes. permanecendo no local durante todo o horário de funcionamento.conclusão Como podemos ver. • atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência em desenvolvimento constante e a cada dia novas técnicas. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponíveis apenas a um número restrito de funcionários. 5. que é quando os fatos acontecem. Caso o pedido compreenda vários volumes. Um livro de entrada deve ser assinado e a requisição de documentos também deve ser feita por escrito. os danos são intensos e muitos são irreversíveis. estes devem ser cuidadosamente contados pelo funcionário na frente do usuário. 4. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deterioração. A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a dia. por mais que necessitem de limpeza. o encarregado precisa ter uma visão de todas as mesas. . • uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos. Nas áreas destinadas aos usuários. sejam deixados fora da área de pesquisa. Durante o período de fechamento das instituições.O suporte-papel tem uma resistência determinada pelo seu estado de conservação. • adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos.

Características gerais dos materiais empregados em conservação Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas. a solução é buscar algum especialista da área ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir. feita a seco. É hora Durante a higienização de documentos. Alguns de nós seremos capazes e muitos outros não. Esse é o primeiro critério a seguir. no caso de arquivos. Durante a higienização de documentos. 8. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. mesmo que não possa ser sanado no momento. os papéis orientais.. Caso não nos julguemos com conhecimentos necessários.2 Razões que levam a realizar a limpeza do acervo . Portanto. Para se fazer qualquer intervenção. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. A técnica é aplicada com o objetivo de reduzir poeira. apesar de simples. 8. Vários são os procedimentos que. quando conjugada a condições ambientais inadequadas. reagem com o tempo e decompõem-se em outras substâncias que vão deteriorar os documentos com os quais estão em contato. Dentro das especificações positivas. encontramos vários materiais: os papéis e cartões alcalinos. os poliésteres inertes. Nesse processo. Suas características. resistentes. 8. 7. no caso de bibliotecas.No capítulo anterior. porém. pois apresentam problemas de instabilidade. a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-la.1. daqueles materiais livres de quaisquer impurezas. é muito importante ter conhecimentos básicos sobre os materiais que integram nossos acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos. Além disso. para efeitos de futuras intervenções. isto é. resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície. distinguem-se pela estabilidade. é recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivística. quimicamente estáveis. é mecânica. A sujidade não é inócua e. para efeitos de futuras intervenções. é. sempre a primeira etapa a ser realizada. os adesivos alcalinos e reversíveis. são de natureza irreversível. a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos. Antes de qualquer intervenção.1 Processos de higienização 8. uma vez aplicados aos documentos não podem ser removidos. são de grande importância para a estabilização dos documentos. neutralidade. portanto.1. A limpeza de superfície é uma etapa independente de qualquer tratamento mais intenso de conservação. arquivos e museus. Os materiais não enquadrados nessa classificação não podem ser usados. deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de coleções gerais ou de obras raras. Higienização A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos.1 Limpeza de superfície O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza de superfície e. através de estabilização dos documentos danificados. provoca reações de destruição de todos os suportes num acervo. É hora também de executar os primeiros socorros para que um processo de deterioração em andamento seja interrompido. incrustações. de documentos antigos ou mais recentes. reversibilidade e inércia. em relação aos documentos onde são aplicados. Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para a conservação de acervos Como já enfatizamos anteriormente. usados tanto para pequenas intervenções sobre os documentos como para acondicionamento. 6. vimos os fatores de deterioração e seus efeitos nos documentos. não se usam solventes. razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência. partículas sólidas. borrachas plásticas etc. duráveis. ou seja. O segundo passo será a intervenção nesse processo de deterioração.

após a secagem. papel mata-borrão. com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de água. • Flanela: serve para remover sujidade de encadernações. provocando a formação de manchas. qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga estática atritando as cerdas contra o nylon. máscaras. material sintético ou lã). microscópios. 8. • Papéis de textura muito porosa – Não se deve passar borracha nesses materiais. cola metilcelulose lápis HB etc. muito facilmente danificado. aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica. • Outros materiais usados para a limpeza: bisturi. A sujeira e outras substâncias dissolvidas se depositam nas margens das áreas molhadas. torna-se frágil). Quando o papel se degrada. consumindo a encolagem). pois a remoção das partículas residuais com pincel se torna difícil: papel japonês. rasgos intensos podem estar muito frágeis para limpeza. pinça. portanto.3 Avaliação do objeto a ser limpo Cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienização é necessária e se pode ser realizada com segurança. • Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados na limpeza mecânica. São rapidamente absorvidos. até mesmo um suave contato com o pó de borracha pode provocar a fragmentação do documento. • Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e. extremamente nocivos ao papel. alterando seriamente o pH do papel. • Materiais de apoio necessários para limpeza mecânica: raladores de plástico ou aço inox.4 Materiais usados para limpeza de superfície A remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita através de pincéis. manchado e.1. luvas de látex ou algodão.1. e penetram rapidamente no papel. perdas. essa etapa é obrigatória e sempre se realiza como primeiro tratamento. tamanhos. pesos. agulha. 8. papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose. fita-crepe. quaisquer que sejam as outras intervenções previstas. prejudicando-o do ponto de vista estético. No caso de termos as condições abaixo. provavelmente o tratamento não será possível: • Fragilidade física do suporte – Objetos com áreas finas. lápis de borracha. portanto. espátula. poliéster (mylar). folhas de papel siliconado. de diferentes formas.• A sujidade escurece e desfigura o documento. A remoção dessas manchas requer a intervenção de um restaurador. . por exemplo. Como já foi dito anteriormente. papel molhado (que perde a encolagem e. cotonete. • Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e com potência de sucção controlada. flanela macia. • As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem. borrachas de vinil. Áreas com manchas e áreas atacadas por fungos podem não resistir à limpeza: o suporte torna-se escuro. quebradiço.

Além de agredir as tintas. aspirador. é recomendável somente a utilização de pincel e flanela macia. caso sua integridade o permita. pincel macio. o tratamento aquoso deve ser evitado. pincéis. Há muita controvérsia no uso de Leather Dressing para a hidratação dos couros.1 Limpeza de livros – metodologia em mesa de higienização Encadernação (capa do livro) – limpar com trincha. Nas capas de livros revestidas em papel. se mal aplicados. utilizar. A fórmula do British Museum é a mais usada e recomendada. Antes de qualquer intervenção com pincéis. Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos. O uso deve ser criterioso e não indiscriminado. Mesmo assim. deve-se usar apenas uma flanela seca e bem macia.2. espátulas de metal. Os resíduos agem como abrasivos e permanecerão em contato com o suporte para sempre. e deve-se sempre buscar trabalhar o suporte em pequenas áreas de cada vez.2 Limpeza mecânica de livros – materiais recomendáveis Os livros. Para sua limpeza. conforme o estado da encadernação. Quando a sujeira está muito incrustada e intensa. aspirador de pó de baixa potência ou ainda um pedaço de carpete sem uso. só será recomendada a limpeza de superfície se não houver nenhum risco de dano. No caso dos revestimentos em tecido. Oxigenar as folhas várias vezes. nesse caso. é importante ter muito cuidado com os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela lombada. Assim. apertando o miolo. O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha. 8. apresenta bons resultados o uso de algodão embebido em solvente de 50% de água e álcool. aspiradores de baixa potência com proteção de boca. cortes e aproximadamente as primeiras e últimas 15 folhas. Em casos específicos de livros novos de coleções de bibliotecas. além do suporte-papel. existe uma grande margem de segurança na resistência das tintas em relação ao pincel. Num programa de manutenção. Não se deve tratá-lo com óleos e solventes. devemos escolher o pincel de maciez adequada para cada situação. exigem também tratamento de revestimento. nos revestimentos plastificados (percalux e outros). Todo o documento que contiver gravuras ou outra técnica de obra de arte no seu interior necessita um cuidado redobrado. Na limpeza do couro. nesse caso. limpar os cortes. pode ser apropriado o seu uso como parte integrante de um programa de manutenção. No caso dos documentos impressos como os livros.8. que é a área que está mais exposta à sujidade. pinças. Nessa limpeza. requer os serviços de especialistas. primeiramente. entre outros materiais. flanelas. trinchas. sem aplicar borracha ou pó de borracha. começando pela cabeça do livro. Com uma trincha ou pincel. o couro (inclui-se aqui o pergaminho). A fragilidade é intensa e o documento pode desintegrar-se. que são as mais sujeitas a receber sujidade. Como é muito sensível à umidade. caso a integridade do papel e das tintas não fique comprometida com essa ação. tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aos livros. . gorduras) e. pode-se limpar a encadernação. devido à estrutura das encadernações. flanelas macias. Os componentes das diversas fórmulas do produto variam muito (óleos. é necessário examinar bem o documento. graxas. deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durante a operação para evitar danos na manipulação e tratamento. a aplicação de trincha ou aspirador é recomendável. utilizamos um pincel macio. pode ser utilizado pó de borracha ou diretamente a borracha. flanela macia. A encadernação em pergaminho não necessita do mesmo tratamento do couro. caso o couro esteja íntegro. Na limpeza do miolo do livro. O algodão precisa estar bem enxuto. numa primeira higienização. Nos livros mais frágeis. pois. o resíduo de borracha é permanente e de difícil remoção. podem causar sérios problemas de conservação ao couro. E. A estabilização de pergaminhos.

até mesmo na escolha de seu acondicionamento. após testes. se deve confiar na sua estabilidade frente à ação do pincel ou outro material. geralmente. Tintas. As tintas ferrogálicas. 8. 8. o cuidado com as emendas deve ser redobrado. As espessas tintas encontradas em partituras de música. Qualquer tipo de solvente ou cera não é recomendado. As más condições de armazenamento e o excesso de manuseio também contribuem para a degradação dos materiais. fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salas de acervo. tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfície desaconselhável. gerando degradação. 8. distorcidos ou fragmentados. nesses casos. pois sua interferência. deve ser evitada. Pode-se também usar um swob – cotonete . O verso desses documentos retém muita sujidade. podem estar soltas ou em estado de pó.4 Limpeza do espaço físico – salas de acervo A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso. têm várias folhas de papel coladas entre si nas margens. conforme o caso. Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de . as estantes e os móveis. por exemplo. pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas. Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. por menor que seja. 8. SEMPRE TESTE TODO E QUALQUER COMPONENTE QUE SERÁ SUBMETIDO À LIMPEZA DE SUPERFÍCIE COM TODOS OS INSTRUMENTOS QUE DECIDA USAR. A limpeza mecânica. pois nessas. as bibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados. ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da limpeza. são fáceis de “borrar”. Normalmente. podem destruir um documento pelo seu alto índice de acidez. desequilibra a umidade relativa do ambiente.Em relação às obras de arte. as técnicas são tão variadas e as tintas de composições tão diversas que. o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. Os grandes mapas impressos. como de cópias de carbono. O exame dos documentos.3. Em mapas impressos. de modo algum. Não se recomenda limpar a área pictórica. ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e quebradiço. Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido. esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção. Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó. testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados. Recomendase remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no documento). Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. Tais documentos têm que ser higienizados com muito critério e cuidado. desta forma.2 Documentos em grande formato Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha.3 Higienização de documentos de arquivo Materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante do uso de papéis de baixa qualidade. muitas vezes. visando permitir uma impressão maior.bem enxuto e embebido em álcool. frágeis.3. Deve-se evitar também a água. Ao fazer a limpeza de um documento desses. Muito sensíveis à água. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e. que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura. Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. Todo cuidado é pouco.1 Documentos manuscritos Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. desde que em boas condições.

Os demais documentos permitem algumas intervenções. Os adesivos se restringem à cola metilcelulose e à cola de amido. Em seguida. Acondicionamento . Os materiais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivística e de caráter reversível. porém pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose e torná-la menos agressiva ao suporte onde é aplicado. não pode existir nenhum obstáculo na técnica e nos materiais utilizados. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou metal. 9.água + álcool a 50%. uma vez seca. Ilustração 17. Caso esses critérios não sejam obedecidos. espátula de osso. passar outro pano seco. caso seja necessário reverter o processo. Não devem ser utilizados produtos químicos. Os procedimentos e técnicas para a realização de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos: mesa de trabalho. 9. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o estado de conservação dos documentos. Os papéis apropriados para reparos em suportes são constituídos por fibras especiais e de natureza quimicamente neutra. o risco de aumentar os danos é muito grande e muitas vezes de caráter irreversível. pincel chato. Pequenos reparos Os pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos executar visando interromper um processo de deterioração em andamento. Existe uma variedade enorme de papéis orientais e das mais diversas gramaturas. Para a encadernação de livros. A cola metilcelulose é solúvel em água e. filme de poliéster. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado. papel mata-borrão. porque estes exalam vapores que geralmente são compostos de elementos de natureza ácida. Da mesma forma. 10. passada com pano muito bem torcido. entretela sem cola. Isso significa que. os materiais usados para execução de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papéis especiais. placa de vidro. A PVA já não é tão reversível. e mistura de metilcelulose e PVA. pinça. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. os papéis não precisam obrigatoriamente se enquadrar em especificações de qualidade arquivística. para reparo de encadernações. pincel fino. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. cores e tipos de fibras.1 Materiais empregados em reparos Basicamente. a sua reversibilidade ocorre através da umidade. Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da área. de simples a moderadas. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. espátula de metal. peso de mármore. para reparos de suporte. mais reversível e ao mesmo tempo com poder de adesão mais alto que a metilcelulose. toda a intervenção deve obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis.

Há documentos que. poliéster e caixas. enquanto que os papéis e os cartões especiais são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas. Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas. filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia). Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes. papelões de diversas gramaturas.O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados. definir o acondicionamento. Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes). o tipo de suporte. que é a de proteger contra danos. envelopes. Móveis impróprios para o armazenamento são amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas: armários. . estabilidade e resistência.) em estado precário de conservação. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento. folders. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro. o estado de conservação. porém em certas condições especiais seu uso deve ser restrito. Ilustrações 22. podem ser acondicionados entre papéis. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. estantes. etc. arquivos e armários. porta-fólios. tubos de PVC. manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para. Para cumprir sua função. Numa medida adequada. deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento. Ele não consiste em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos. pastas. Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. conforme o caso. acondicionado ou não. pois esse material está em contato direto com os documentos. Os papelões são empregados na construção de caixas. 24 e 25. mapotecas e arquivos confeccionados em madeira. O poliéster é um material muito útil pela transparência. tiras ou cadarços de algodão. Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. tecido de linho etc. Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos. tintas. para ser guardado. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. as condições de uso. fórmica ou metal sem tratamento. Cada situação requer uma análise e depende diretamente das condições em que se apresenta o documento. em caixas ou envoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos. o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina. Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são: papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas. 11. Armazenamento O armazenamento é o sistema que recebe o documento. Glossário ACIDEZ – Condição do suporte em que a concentração de íons de hidrogênio excede a de íons de hidroxil numa solução aquosa. armazenando-os de forma segura. envelopes. fita adesiva dupla neutra. 23. dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte. em seguida.

portanto. SUPORTE – Material sobre o qual as informações são registradas (papel. em áreas que lhes são destinadas. à mesma temperatura. disco. .ACONDICIONAMENTO – Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. não se deteriora com facilidade. A escala de pH varia de pH 1 (acidez máxima) a pH 14 (alcalinidade máxima). ARMAZENAMENTO – Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios. pH – Medida da acidez ou alcalinidade de uma substância. fita magnética. QUALIDADE ARQUIVÍSTICA – Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a guarda indefinida dos documentos. sob determinadas condições de controle. sendo o pH 7 considerado neutro. PAPEL NEUTRO – Papel não ácido ou ligeiramente alcalino e que. filme. pergaminho etc.) UMIDADE RELATIVA – Relação expressa em % entre a quantidade de vapor d’água contida no ar e a quantidade máxima que o ar poderá conter.

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