FABIO LUCIO MOREIRA LIMA DECOREBÃO

APOSTILA DE NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO

Conteúdo: 1. Legislação brasileira e conceitos fundamentais. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais. 2.1. Arquivos correntes e intermediários. 2.2. Procedimentos de protocolo. 2.3. Aplicação de instrumentos de classificação e temporalidade de documentos. 3 Tipologias documentais e suportes físicos: teoria e prática. 4. Conservação preventiva de documentos em arquivos: política, planejamento e técnicas.

NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO
CONCEITOS FUNDAMENTAIS Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis. Esses profissionais vêm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores e outros que, na maioria das vezes, não observavam os princípios da Arquivologia no tratamento da informação arquivística. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dos arquivos de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reprodução. O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização aplicados aos arquivos. E ainda de sua competência elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnicocientíficas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento da evolução das tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação. LEGISLAÇÃO A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍTULO I

Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais. que introduz questões a respeito da determinação do valor da informação. vestimos.GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados. Neste caso. terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado pais ou região. O Valor da Informação Como é possível admitir que a informação possua valor. valor de propriedade. O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. ou seja. Por exemplo. irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação. uma organização governamental ou não que realize censos demográficos. tudo o que vemos. apesar de serem indefinidos. cabe aos bens intermediários. consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. • na hora certa e no local exato. inventamos. provavelmente. Usaremos aqui. o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório. Entretanto. aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas. Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação. a partir delas. que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado. porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo. Neste caso. em certos casos. fazemos. como acontece na sobrecarga de informação. ser negativos. que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial. valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda. Neste contexto. Podem. que. os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária. poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado. escrevemos. ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. o que não é uma tarefa trivial. A porção majoritária. Por ser um bem abstrato e intangível. de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento. Assim. ela deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. ou seja. mais especificamente no mercado futuro. Por outro lado. porém. uma empresa que atua em bolsa de mercadorias. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor. é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-Io. Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. Nesse caso. para que se possa preservar o sigilo da aplicação. valor de restrição. o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. No primeiro deles. Sob esta perspectiva. Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação. falamos. uma definição abrangente. Esta empresa. que reflete o custo substitutivo de um bem. podendo também ser denominado de valor de mercado. deverá manter. a informação terá um valor de propriedade. o seu valor estará associado a um contexto. • na forma correta. . portanto. o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam. por razões legais. O segundo domínio é o da organização. cujo valor deriva-se da oferta e da procura. construímos. informação são todos os dados que são organizados e comunicados. ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da tomada de decisão. quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. Considerando que. a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes requisitos: • ser enviada à pessoa ou ao grupo certos. estas informações assumirão um valor de restrição. desenhamos é informação.

as atividades de uma empresa pública ou privada. • fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação. a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: • identificação de custos. Os documentos considerados documentos de arquivo. • dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos. comprovar. no seu momento de criação. em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. Embora alguns documentos possam. A partir do momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história. • incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação. já ter um valor histórico como. família. realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório. poucas decisões são tomadas com informação perfeita. bibliotecas e arquivos. a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20. histórico e cultural. vestígios. No caso da documentação privada. a informação terá valor econômico para uma organização. então ela terá valor. todos os registros. Ou seja. no suporte em que a informação está registrada. os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência. ou tecnicamente falando. mapas. os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. embora possam variar na forma como se apresentam. devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária. no caso de uma empresa privada. porque fazem parte do conjunto de seus produtos. é importante reconhecer que. de modo geral. um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou. os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos.Da mesma forma. levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação. Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos. enfim. ela terá pouco ou nenhum valor. • entendimento da cadeia de uso. • diferentes expectativas e percepções dos usuários. mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar. marcas deixadas pela humanidade servem para orientar. • tradição de se tratar a informação como uma despesa geral. por exemplo. Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19. são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados. solos e edificações). se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. informar. alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas. De modo geral. os documentos são criados uns após os outros. Para concluir. administrativas ou legais. apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico. comprovar. É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas). provar. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos. outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus. refletir sobre determinada coisa ou fato. Documento é um termo também polissêmico. bem como são . Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa. Caso contrário. dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa. no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil. contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. Em segundo lugar. a produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades burocráticas. demonstrar. instituição pública ou privada. Divisão de documentação por natureza: Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades. Portanto. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório.

desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades. racionalizar os espaços de guarda de documentos. portarias e demais atos normativos próprios da administração. indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. roupas). mediante técnicas e práticas arquivísticas. decretos. carta. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: audiovisual (filmes). conta muito nos resultados obtidos. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. Contudo. cartaz. sem visar diretamente o lucro. atestado. como por exemplo: leis. ofício. estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados. Federal. os que serão transferidos ao arquivo. 1. diploma. slides. uso. visando a racionalização e eficiência dos arquivos. 2. pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais. gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. relatório. tramitação. mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas. NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura. mapa. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. tridimensionais (esculturas. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários. a organização interna do trabalho. Vamos conhecê-Ios: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. requerimento.diferentes os formatos. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Conforme a Lei Federal n° 8.159. a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. fotografias. iconográfico (obras de arte. GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção. as espécies. atender adequadamente clientes e cidadãos. microficha. negativos. Exemplos: Ata de Posse. pois define o ciclo vital dos documentos. uso e avaliação de documentos. Exemplos: ata. Regimento de Departamento. Estadual ou Municipal. microformas. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. rolo. Para tomar decisões. Por trás das metodologias escolhidas e das normas . recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. Processo de Vida Funcional. fonográfico (discos. NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas. magnéticos/informáticos (disquetes. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000. que se refere aos arquivos públicos. caderno. objetos. tramitação. Boletim de Notas e Frequência de Alunos. tira de microfilme. planta. garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem. organização. folha. textual (documentos escritos de uma forma geral). Prontuário Médico. a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia. isto é. Tabela Salarial. ficha. livro. Boletim de Atendimento de Urgência. fitas). A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico. a operacionalização da gestão de documentos. organograma) 3. proposta. cd-rom) 4.

entre outros. embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades. Plano de Metas. Valor Jurídico ou Legal . Documentação de Nível Tático É a documentação de nível intermediário. Valor Histórico Informativo . Ex: Planos. Como exemplos de documentos de nível tático. O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em: 1. Faturas etc. Como exemplo de documentos de nível operacional. o tático e o operacional. cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência. podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos). Contratos. Documentação de Nível Estratégico É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo. Convênios etc.implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas. Valor Administrativo . NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade. a saber: o estratégico. fatos ou épocas. Exposição de Motivos etc. padrões. especificações. entre outros.documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos.estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores.documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. treinamento etc). O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos. de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização. do curto prazo. Programas de Trabalho. os prazos definidos. Valor Histórico Probatório . Indicadores Económicos etc. VALOR SECUNDÁRIO . Ex: Atos Normativos. Ela contém todos os detalhes e informações técnicas. Especificações. reforma e história de uma administração. quem. organização. tabelas etc. Estes documentos determinam "como. os assuntos selecionados. podemos citar: Instruções de Trabalho. 2. Relatórios etc. . VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: VALOR PRIMÁRIO .documentos que retratam a origem. Índices de Preços.documentos que. quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras. tanto em termos hierárquicos. Ex: Tabelas de Recenseamento. onde estão as preocupações imediatas. Guias de Trabalho. 3. quanto em termos de gestão da organização. Ex: Acordos. Documentação de Nível Operacional É a documentação de nível mais baixo. para a operação segura dos processos de trabalho. Ex: Notas Fiscais. 2. os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação. Receitas. Valor Fiscal . Plano de Cargos e Salários.estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade que o acumulou e. Documentos sobre Serviço Militar. e que produzem efeito perante os tribunais. ou seja: 1. são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas.documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos.

sobretudo nas instituições públicas. financeiros e histórico-culturais e. mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados. que também integra a equipe de gestão de documentos. pois orienta quanto ao valor histórico das informações registradas. é importante também a presença do documentalista. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que. É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a uma ou outra área do conhecimento. propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento. podemos supor que é maior a influência do administrador. que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação. A construção deste elo. subordinações e os fluxos de trabalho. E o arquivista já pode elaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais se define a produção. mais do que em qualquer outro. Mas. por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão. Por exemplo. o historiador deve fazer parte de uma equipe de gestão. na fase da avaliação documental. de um documento. outros que o adquirem ao longo de sua existência. valor este nem sempre considerado na análise de profissionais de outras áreas. especificamente. aquém do desejável. É o momento em que também. O historiador. Desta forma. e do técnico de informática. pois este supostamente tem a experiência das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e. as estratégias da conservação se dão a . Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da informação. temporária ou permanente. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é a noção. a equipe de gestão de documentos pode e deve contar.Equipe de trabalho A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho. que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários e fluxogramas. É a fase em que se define a eliminação ou a guarda. O arquivo intermediário da empresa. o qual detendo noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência: cronograma. recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão. após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermediário. Como vimos acima. permitindo ao arquivo o cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qual pertence. O acervo de valor histórico. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dos demais. Ou seja. com certeza. alguns imbuídos deste valor já na sua produção. dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Uma avaliação documental inadequada. em geral é um historiador deve ser constante. o trâmite e o uso. Faz-se necessário também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. irreparáveis. descrição e relação dos documentos a serem transferidos. sejam recolhidos ao arquivo permanente. Portanto. do ciclo vital dos documentos. tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. se faz por meio da equipe de gestão. tramitação e uso corrente dos documentos. mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal. A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. deve ser levada em conta a formação multidisciplinar da equipe. a ser guardado no arquivo permanente. Um advogado oferece significativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. sob determinadas circunstâncias. no Brasil. ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. pois muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação. acondicionamento. Sua função é garantir que documentos de valor histórico. participa destas definições. na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e administrativas. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de documentos estará. todos os profissionais envolvidos devem participar das discussões e definições para todas as fases de vida do documento. mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação. pode causar prejuízos administrativos. O conservador. que guarda os documentos que já não são de uso corrente nos setores. neste momento. o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos. também é fruto das elaborações técnicas da gestão de documentos. por menor que seja. quando se trata da produção. que identifica competências. uma equipe em que o todo é maior que a soma das partes.

A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom desempenho da gestão. cuja justificativa se perdeu no tempo. outras qualidades. nos hábitos arraigados. economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos operacionais -. Neste momento. devem se fazer presente: a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos funcionários. funcionais. além da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão. freqüentemente o domínio físico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos "arquivos". Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona.agilidade na recuperação das informações. ambientais e na melhoria da imagem institucional. no campo específico da gestão. Considere-se ainda que. geram ou são usados nas disputas de poder interno na empresa.partir e em conjunto com o trabalho da gestão. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão . demonstrando os ganhos financeiros. uma equipe de gestão de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. racionalização da massa documental. Uma vez implementada a gestão de documentos. . A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na resistência às mudanças. a estratégia a ser seguida é a disseminação dos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dos princípios arquivísticos no trato das informações registradas.

ou. ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE! Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes. tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo. Temos aí a outra finalidade. No entanto. como este do americano Solon Buck: Arquivo É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar. as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos. ainda que bastante relacionados entre si. ainda. vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora. pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos. PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA. os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura.MARCOS. COM CERTEZA. de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA. NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. não é? O arquivo da escola onde estudou. geralmente de aço ou madeira. Podemos. que significa palácio dos registrados. no entanto. se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui. então. o lugar onde os documentos eram guardados.PERGUNTOU A SECRETÁRIA. que ainda não está esclarecida. como fonte de pesquisa. JÁ ESSAS PASTAS. E você. aquele organizado pela família de um amigo. Depois que a atividade administrativa acaba. que surge em conseqüência da anterior: servir à história. que é o local de guarda e depósito de documentos. usado para guardar documentos. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. POIS AINDA VOU CONSULTAR. . o arquivo de discos que viu em uma gravadora. o que foi consultado para fazer uma pesquisa. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. Atualmente.VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ. podemos analisar a origem da palavra. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Provavelmente. E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Mas no caso seguinte. analisando estas duas situações. PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO NO BRASIL. PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! . A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? . dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa. Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché. adotamos um outro conceito para arquivo. qualquer que seja a finalidade de um arquivo. a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio. que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal. não é mesmo? Na primeira situação.DOUTORA. a partir desse conceito. também no conceito antigo. de acordo com: . Daí serem classificados em quatro grupos. PARA EFEITOS FUTUROS. ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES. Outros. Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE ARQUIVOS ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto. . . tendo evoluído mais tarde para o termo archeion. o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo.

Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século. . uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente.a extensão da sua atenção. De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo. fotos e cartas. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento. contendo as requisições de material do ano em curso. declarações de imposto de renda.diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas. Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato. corporações não-lucrativas. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa. ele se classifica em: PÚBLICO .a natureza da entidade que os criou. recibos de pagamentos efetuados a terceiros. Exemplos: o arquivo de uma loja. classificação e utilização. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação. de um escritório de engenharia ou de um banco.está relacionado. se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo.. Vamos analisar cada um desses grupos em separado. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE . FAMILIAR OU PESSOAL. por exemplo. individualmente. é esporádico.arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios. . ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO . às instituições educacionais. cumprindo as funções de um arquivo corrente. De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais. ele pode pertencer a um destes três estágios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE . INSTITUCIONAL . igrejas. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa. sociedades e associações. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. contendo certidões de nascimento e casamento.os estágios de sua evolução.guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada.arquivo de firmas.nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente. COMERCIAL. documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis. . corporações e companhias.inclui documentos que vieram do arquivo corrente. informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral. permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município. e a sua permanência no arquivo é transitória. .a natureza dos seus documentos. porque deixaram de ser usados com freqüência. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico.

de escolas. PARA EFEITOS FUTUROS.cadastros de funcionários. conteúdo e formas diferentes. gravuras. que serve a todos os setores daquela secretaria. Daí eles serem classificados em dois grupos: . o que você conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão: Documento É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO. promissórias.fichas. controle e conservação. fitas. tabelas e formulários de qualquer natureza. fitas.certidões de um modo geral. ARQUIVO ESPECIALIZADO . mapas. microformas (fichas microfilmadas). revistas. o da medicina.discos. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA.relatórios variados. mas também quanto ao registro. . entre outros. São chamados. como o hospitalar. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. memorandos. NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA. dentes e fetos de uma escola de enfermagem. ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL . A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista. de arquivos técnicos. . jornais. Só para exemplificar. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo. avaliação de desempenho de funcionários. acondicionamento. Você percebeu. Nesse caso. imprensa. portanto.guarda documentos de variadas formas físicas como discos. cartas. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES. slides. . Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. disquetes.notas fiscais. Você. . pelos exemplos apresentados. de clientes. de um campo específico. filmes. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças. Pode ser ainda um arquivo central. apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista: . quadros. de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado.ARQUIVO CENTRAL OU GERAL . atas de reuniões. que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . duplicatas. caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. disquetes. E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO.destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. fotos. . filmes. as atividades de arquivo corrente são centralizadas. Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade. Exemplo: o arquivo de peças como ossos. Os documentos de um arquivo apresentam características. engenharia. já que eles são bem variados. o documento de um arquivo? CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda. com certeza. se lembrou de diferentes documentos. Mas o que caracteriza.histórico escolar de alunos. ORGANIZAÇÃO OU FIRMA. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público. fotografias. exatamente. entre outros.tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto. . ofícios. inadequadamente. faturas. NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES. microfilmes. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente. de vendedores.

seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Alguns deles já foram até lembrados aqui. cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes.levantamento de dados. assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que. eles podem ser bem variados. folhas de pagamento. É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou espécies documentais. requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia. tabelas. ULTRA-SECRETO . Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico.seu assunto exige alto grau de segurança. dados de elevado interesse sob aspectos físicos. audiovisual.seu assunto. ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. RESERVADO . certidões. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias. em geral.Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo. regulamentos. Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento. programas e medidas governamentais. embora não requeira alto grau de segurança. Estas fases se constituiriam em: .cuja divulgação não prejudica a administração. . fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. projetos e suas respectivas ordens e execução. Exemplos: notas fiscais de uma loja. econômicos. em exemplos anteriores: contratos. pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal. e também. o gênero dos documentos de um arquivo. . editais.análise dos dados coletados. ORGANIZAÇÃO A organização de arquivos. atas. finanças e material de uma entidade ou um indivíduo. projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes. políticos. Exemplos: planos. CONFIDENCIAL .planejamento. relatórios. regimentos. materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior. como você vê nestas figuras. sonoro. isto é. negociações para alianças militares e políticas.seu assunto não deve ser do conhecimento do público. programas.de conhecimento restrito e que. tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular. cartas. como de qualquer outro setor de uma instituição. se em texto. para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos. por isso. os meios e processos pelos quais foram obtidos. Exemplos: informações relativas a pessoal. . SECRETO . cartas. sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original. informações sobre política estrangeira de alto nível). necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares). SIGILOSO . ele pode ser: OSTENSIVO . fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional. planos de guerra. Levantamento de dados . escala de plantão de uma imobiliária. Exemplos: partes de planos. só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas. rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas.implantação e acompanhamento. livros contábeis. psicossociais e militares de países estrangeiros. requisições diversas. questionários e correspondências. planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras.

faturas. audiovisuais. iconográficos. volume e estado de conservação do acervo. uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação. informáticos etc.Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade. estabelecimento de normas funcionamento. recursos financeiros. nível de escolaridade. qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição. umidade. O diagnóstico seria. escolha de métodos de arquivamento adequados. regimentos. questionários etc. é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais.numa biblioteca. ou num arquivo tradicional.). o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. no decorrer de suas atividades. Daí a importância da constituição de sistemas de informação. as espécies de documentos mais freqüentes (cartas. e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas. trata-se de verificar se estrutura. manuais. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas. Posição do arquivo na estrutura da instituição Embora não se possa determinar. projetos. estado de conservação). torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir. enfim. estado de conservação das instalações. condições de iluminação. modelos. numa memória de computador. proteção contra incêndio). Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo do de de de . cartográficos. em cada caso. o órgão mais adequado para acolher o arquivo. a serem adotadas no sistema a ser implantado. de forma generalizada. Assim sendo. Planejamento Para que um arquivo. média de arquivamentos diários. intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos. regulamentos. existência de registros e protocolos (em fichas. este será.). seja ela pública ou privada. a localização física (extensão da Área ocupada. normas. constituição arquivos intermediário e permanente. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. o equipamento (quantidade. Em síntese. existência de normas de arquivo. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação. claro está que. códigos de classificação etc. Análise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior. uma constatação dos pontos de atrito. Se a instituição já contar com um órgão de documentação. controle de empréstimo de documentos. o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo. escolha das instalações e do equipamento. portanto. Além dessas informações. processes adotados para conservação e reprodução de documentos. centralização ou descentralização e coordenação dos serviços arquivo. recursos humanos. sem o conhecimento dessa entidade . dotados de recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos. num microfilme. em livro). arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados). que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação . recomenda-se que esta seja a mais elevada possível.sua estrutura e alterações. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição arquivo na estrutura da instituição. relatórios. formação profissional). atividades e documentação de uma instituição correspondem A sua realidade operacional. isto é. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. em principio. os modelos e formulários em uso. dos quais o arquivo deve participar. em todos os estágios de sua evolução (corrente. das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas.descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Descentralização Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. . Comercialização e Transportes.de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações. não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional. Se a massa documental for muito grande. Comunicações e Arquivo. . movimentação e expedição . Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: . de arquivos próximos para que possam se desincumbir. cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda. e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. classificação. registro. ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras. Centralização Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. constituição de conjuntos arquivísticos mais completes. Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo de informações. esta deverá ser aplicada a nível de Departamento. isto é. deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento. filiais. Se a centralização rígida pode ser desastrosa. redução dos custos operacionais.agências. Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. tais Como abertura de dossiês. controle de empréstimo. com eficiência. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema.. preparo para transferência etc. de seus programas de trabalho. ou outra denominado similar. . economia de espaço e equipamentos. A despeito dessas vantagens. Quando o volume de documentos é reduzido. nítida delimitação de responsabilidades. Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos. Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos. b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos. portanto. registro. um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. distribuição. e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas. movimentação e expedição dos documentos correntes. O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.de comunicações. como também a concentração de todas as atividades de controle recebimento. distribuição. é aconselhável que o órgão central de comunicações designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados.. citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. delegacias -carecendo. As vezes em Áreas geográficas diferentes . isto é: recebimento.Ao se elaborar um plano de arquivo. freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo. e por todas as operações de arquivamento decorrentes. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação.

justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame. Como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente. os arquivos setoriais encarregar-se-ão. funciona Como agente de recepção e de expedição. além do arquivamento propriamente dito. a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial. Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto. mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos. Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. perfeito conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir. Exemplificando: PATRIMÔNIO Brasília Rio de Janeiro São Paulo PESSOAL ADMISSÃO Aguiar. do registro. data e número. tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço. suas atividades. local. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros. Não raro. determinar normas específicas de operação. que também deve integrar o sistema. quando necessário. isto é. além dessas tarefas. classificação. tecnicamente planejada. segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. seus tipos e volume de documentos. estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho. que exercerá funções normativas. passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo da instituição. devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. Entretanto. o órgão de comunicações. orientadoras e controladoras. aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes. deverá contar sempre com um arquivo permanente. pois toda instituição. dificilmente se emprega um único método. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição. Neste caso. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais. a fim de que os documentos ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. centralizado. a localização física de suas unidades administrativas. mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa. Haydde . Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais). é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares.. Celso Bareta.O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos. enfim. nome. também chamado arquivo de terceira idade. de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais. Na verdade. Assim. tramitação dos documentos etc.

de 1980 jan. como também do protocolo. simplifica e racionaliza o trabalho. Na prática. códigos de assunto e índices. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. contendo informações valiosas. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.ordenados e arquivados pelo número de controle que lhe é atribuído ao dar entrada e que. E a memória viva da instituição. irá lhe servir de referência . a jul.e o grupo constituído de todo o restante da documentação. desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. o que evita a repetição. Zilda Silva. em ordem cronológica. Oswaldo Paiva. o método principal escolhido foi o de assuntos. fonte e base de informações. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. o arquivamento de papéis é um serviço simples. a jul. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. atualmente. Teoricamente. falta essa que ire influir. essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos. coadjuvado pelos métodos geográfico. por localidade (geográfico). de 1981 PROMOÇÃO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos e formulários. aproveita experiências anteriores. ou seja. uma vez que esse serviço é. como auxiliares. trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo. importância capital em todos os ramos da atividade humana. Tais normas. integrar o Manual de Arquivo da instituição.Borges. em ordem alfabética. pelo nome dos funcionários. Jurandir Castro. ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento. de 1980 aço. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário. no entanto. por exemplo. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução. Lúcia Paes. a documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento . rotinas. alfabético e numérico cronológico. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos. No entanto. Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito . daí por diante. separação dos papéis que possuem valor futuro. RECURSOS HUMANOS Formação e regulamentação profissional O arquivo possui. a dez. Francisco Cardoso. dos documentos inúteis. na maioria das vezes. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. naturalmente. ordenada por assuntos. Ernesto Séllos. . Ana Maria DEMISSÃO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. surgindo dificuldades na classificação dos papéis. na vida da organização. Como se vê.

limpeza. C. passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. grande ou pequeno.é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão. "Em questão de arquivo. habilidade em lidar com o público. Pé . Ficha . Projeção . podendo ser alfabética. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. a é de março de 1972. índices de umidade. especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga.é um retângulo de cartolina. imaginação. para a administração e para o conhecimento de nossa História. sendo então de celulóide ou de metal. As dimensões variam de acordo com as necessidades. com duração de três anos e. Da mesma forma. as tiras de inserção e outros. as pastas. capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras. na parte inferior da guia. Em agosto de 1974.546. discrição. os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos. D'Arafijo. reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. honestidade. numérica ou alfanumérica. Atributos Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento.é a saliência. além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento. podendo ser branca ou de cor. e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. .é a inscrição feita na projeção. Guia divisória . de é de novembro do mesmo ano. foi sancionada a Lei nº 6. Considera-se equipamento. pois 10 anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof. o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos. ministrados pelo Arquivo Nacional.é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários. paciência. São as fichas. são necessárias. espírito metódico. a experiência não substitui a instrução. aberta quando indica somente o início da seção. Escolha das instalações e equipamentos De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado. onde se registra uma informação. temperatura. foi instituído o Curso Superior de Arquivologia.iluminação. onde há um orifício chamado ilha. a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos. tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria. e fechada quando indica o princípio e o fim. Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais. Assim é que.590. quer pela extensão de sua área. toma-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume. Fundação Getúlio Vargas e outras instituições. A notação pode ser ainda aberta ou fechada.Para que se atinjam esses objetivos. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais. espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. Notação . regulamentada pelo Decreto nº 82. o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis A realização do trabalho arquivístico. conforme veremos em seguida. que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo. atenção. No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funções. ou nele ser aplicada. as seguintes características: saúde. poder de síntese. quer pelas condições físicas que apresente .a Ignez B. as guias. em 4 de julho de 1978. Michel Duchein. poder de análise e de crítica. Material de consumo Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. liso ou pautado. discernimento. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.

empregando-se pastas suspensas laterais. três. em pastas com subdivisões. onde são guardados os documentos. Na sua escolha. É usado para lembretes. Estante . . secundária. lisa. bem como as estantes deslizantes.capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades). quarta posição.sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha). segunda posição. Arquivo de fole . ou volumes encadernados.miscelânea .é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo.caixa de aço ou papelão. . utilizado nos arquivos permanentes. que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas.móvel aberto. . Tira de inserção . a guia pode ser ainda: . Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. usada especialmente nos arquivos permanentes.subsidiária . Modernamente. . Guia-fora . um quarto ou um quinto. O comprimento pode corresponder à metade da guia. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição. .é uma folha de papelão resistente. quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões. boxes.onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. As mais tradicionais são os arquivos.pombal (em forma de escaninhos). que serve para guardar e proteger os documentos.é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. caixas de transferência.indica uma subdivisão da secundária. Os documentos eram guardados horizontalmente. a um terço. deve-se levar em conta os seguintes requisites: .especial . ou cartolina. . pela ordenação cronológica. onde são colocadas as caixas de transferência. dobrada ao meio. fichários. Pasta . Arquivos horizontais antigos . terceira posição.pequeno fichário que se coloca nas mesas. é utilizada para arquivos correntes. Armário de aço . Elas se dividem em: . . subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção. com prateleiras. Quanto à sua função.Posição .onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica.secundária . uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação.conveniência do serviço (arrumação racional). com duas. usado para guardar documentos sigilosos. e carregados verticalmente.é uma tira de papel gomado ou de cartolina. isto é. picotada. Arquivo . Pode ser suspensa.móvel de aço ou de madeira.distinção (condições estáticas). além do tipo e do tamanho dos documentos.resistência (conservação).indica uma subdivisão da primária. de corte reto. Recomenda-se. as secundárias em segunda posição e assim por diante.é um móvel fechado. Box . . armários de aço etc. Caixa de transferência . O que indica se uma guia é primária.indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.individual ou pessoal .indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. ou ter projeção.primária . . onde se escrevem as notações. quinta posição. . As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos. .invulnerabilidade (segurança). ainda.é o local que a projeção ocupa ao longo da guia.economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências). Daí a denominação de: primeira posição.

de pequeno. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções. Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos. Em geral.armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos. seja por exigências legais. Esta campanha. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. A terceira será o plano propriamente dito. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa. o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização. feita por meio de palestras e reuniões. com filiais. acumula através dos tempos um acervo documental que. servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Toma-se necessária. Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente. ou de cuja atuação dependerá."arquivo-esteirinha". umas atrás das outras. estabelecendo-se. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas. Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo. concernentes a tais serviços. então. umas sobre as outras . recomendações e procedimentos a serem adotados. com uma. Implantação e acompanhamento. Suporte . deve ser preservado. inclusive. duas. nas quais são feitas as notações. Fichário horizontal . para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. lembrando o aspecto de uma esteira . ou ainda por questões meramente históricas. em grande parte. escritórios. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. sobretudo.Fichário . a partir do fundo. algumas vezes elevadas. estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. É o modelo mais usado por ser mais econômico.aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical. A segunda. seja ela pública ou privada. Constituição de arquivos intermediários e permanentes Toda organização. deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra.modelo KARDEX. para sua manutenção. avaliação e seleção rigorosas. e assim sucessivamente. uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los. existem em âmbito governamental. numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização. de análise e diagnóstico da situação. três ou quatro gavetas. o êxito desses serviços. mas. objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos. como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo. Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo. salvo no caso de instituições de grande porte.aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal. seja para fins administrativos e fiscais. Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a importância dos arquivos e admitem as despesas. Fichário vertical . as prioridades para a implantação. a ser dividido em três partes. representações ou similares. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada. geralmente separadas por guias. Considerados todos os elementos descritos.É um móvel de aço próprio para fichas. . disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação. médio ou grande porte. ficará inteiramente visível. mesmo depois de passar por fases de análise. contendo as prescrições.

A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento.2 Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Somente depois de implantar e testar os procedimentos . . a experiência nos permite indicar. sua interação e subordinação. .concertos gerais de arquivo. distribuição. poder-se-ia adotar as seguintes. os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso. . modelos de carimbos e formulários utilizados. plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices. No cumprimento de suas funções.1. .tabelas de temporalidade de documentos. incluindo recebimento e classificação. que. Empréstimo e consulta 4. registro e movimentação 2.organogramas e fluxogramas. para fins de controle. em linhas gerais. para tomada de decisões das administrações etc. a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades. o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado.detalhamento das rotinas. a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição.1. registro. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos. movimentação e expedição dos documentos correntes. .1 Protocolo No que se refere às rotinas.o arquivo propriamente dito 4. Por isso. Protocolo. São eles: . Arquivamento . modelos e formulários atendem as necessidades . Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa. com alterações indicadas para cada caso: 4.é que deverá ser elaborado o manual de arquivo.verificar se as normas. pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 1. Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. podem ser apresentadas em separado. Entretanto. freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo. Expedição 3. objetivos e abrangência do manual. os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. falhas ou omissões que venham a ocorrer.apresentação. próximos a ela. Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais. uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. definição das operações de arquivamento. ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos. pela sua amplitude. instrumento que coroa todo o trabalho de organização. Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho. Por ser o arquivo uma atividade dinâmica. rotinas. terminologia.informações sobre os arquivos da instituição. suas finalidades e responsabilidades. .1 Recebimento e classificação 4.

O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos. ao ser recebido pelo banco.DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados. só após cumprirem suas finalidades. podem ser jogados fora.A. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS: . Este ofício. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo. na estrutura organizacional das instituições. a existência de setores. Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e. Quanto aos jornais. SERVIÇOS DE PROTOCOLO Observe este ofício: Para:Banco do Estado S. Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal. os documentos registrados e encaminhados. sendo encaminhado ao Diretor Financeiro. é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição. pois ela se repetirá mais tarde. normalmente denominados Arquivo e Protocolo. Depois foi distribuído. no caso. Em relação aos serviços de arquivo e protocolo. Então. As atividades de recebimento de documentos.FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência. não podem ser desvinculados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos. Eles precisam ser abertos. porque não são documentos oficiais. Fernanda também não precisa registrã-los. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina. ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido. depois. de acordo com os procedimentos adotados pela administração.UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA. Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. indicando tratar-se de uma correspondência particular. Diretoria Financeira Senhor Diretor. obedecendo a um critério adequado às suas características. COM A ETIQUETA DE PESSOAL. controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e. à Assessoria jurídica. foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. . mas apenas sugerir. compare-o com o que apresentamos. registro. eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo. após serem lidos. cópia do Balanço Patrimonial de nossa empresa.VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE. Nesse caso. na Diretoria Financeira. Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível arquivamento. Daí ser comum. quando for arquivado. PARA OS FUNCIONÁRIOS. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e... não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. registro. num sistema de arquivos correntes. os serviços de recebimento. não há qualquer preocupação com o seu arquivamento. . para seu conhecimento e análise. . Encaminhamos em anexo. é que são arquivados. Portanto. portanto.

pediu algumas providências. expedição de correspondência. as rotinas de recebimento e classificação de documentos são: .Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.Abertura da correspondência ostensiva.ofício. elas compreendem: . Abaixo da data e do número.Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto. de modo geral.Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários. isto é.Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista. registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote.Na diretoria. são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. . A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa. após analisar.Requisição dos antecedentes ao arquivo. Concluída a solicitação. ele devolveu a documentação à sua secretária . Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra. . DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. após conhecer o teor do ofício. tendo em vista suas particularidades.Preparação da ficha de protocolo. Se eles não estiverem lã.A. AINDA.Separação da correspondência oficial da particular. solicitando-lhe análise e parecer. solicitando-lhe o arquivamento. em duas vias. o setor encarregado de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará. REGISTRO. . É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU. Finalmente. escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele.A. .Correios ou entregue em mãos. parecer -. verificando a existência de antecedentes. quando foi classificado. Esse. o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que. dois ou mais documentos.. Ali os documentos chegam e são encaminhados aos setores.Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datador do protocolo). PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO. . .Elaboração do resumo do assunto tratado no documento. dentre os quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas. para ser feita a juntada. Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S. ou processos. . despachos. agrupar. . . E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência? Rotinas de recebimento e classificação Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho. . distribuição e movimentação.Distribuição da correspondência particular. a secretária recebeu o documento. despachou-o para um dos assessores. dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S. Mas. . . Rotinas de registro e movimentação Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento.Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação. registro. que podem ser de diferentes modelos. por exemplo. . de um modo geral.

. devem ser anexados ao documento. O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVE ESTAR ARQUIVADO. são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa: . bem comum em uma empresa: . PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO. Vemos.Numeração e complementação de data. E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa.Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. Quando o documento chegar ao seu destino. depois de passar pelos setores competentes. . por meio de empréstimo. SERVIÇOS DE ARQUIVO Preste atenção a esta situação.Observe que nos três modelos.Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DE ARQUIVO? Como você vê. deve ser feita através do setor responsável pelo registro e movimentação. com registro e anotações. onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento). pelo pessoal da instituição. se existirem. . o responsável naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo. assim. Eis um exemplo de ficha de procedência . a destinação dele estiver para o arquivo. tanto no original como nas cópias. devem prepará-las em papel de cor diferente. para consulta imediata. E o que compreende cada uma dessas atividades? .MAS DR. o projeto citado foi arquivado. malotes ou em mãos. Rotinas de expedição Em geral. rearquivando-as em seguida.Recebimento. Desse modo.Separação do original das cópias. Se existirem antecedentes. há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de classificação colocado no documento. Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades.Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto. pelos Correios.FLÁVIA. que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor.Expedição do original com os anexos. . basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. sempre que necessário. no entanto. Depois de tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades. dos vários setores da empresa. ele pode ser recuperado para consultas. Do arquivo. . eles e suas respectivas fichas. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem. Se. podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento. é arquivada. é possível sabermos sob que notação ele está arquivado. E também há uma parte denominada dístribuíção. . SANTANA. por exemplo. que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação que passa pelos serviços de protocolo como também. a redístribuição.Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo. quando necessário. . nas cores e quantidades determinadas pela empresa.Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento. quando foi registrado no protocolo. . para facilitar a pesquisa do documento. andamento ou carga. No arquivo fica guardada. o envelope e as cópias.Recebimento da correspondência a ser expedida: o original. . quando desejamos saber algo sobre um documento. que é a mesma atribuída ao documento.Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento ao seu destino. após a expedição. . dos documentos a serem redistribuídos e anotação do novo destino nas respectivas fichas. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. Essa passagem do documento de um setor a outro.

Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinada pelo requisitante). desde o momento em que o documento chega a uma empresa. em ordem cronológica.Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Sistemas de arquivamento . Por isso é que a classificação dada ao documento no serviço de protocolo.Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante. Empréstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer: . Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra. quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. E esses métodos de arquivamento variam . é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso.Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores. o trabalho arquivístico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação. em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. E como esses documentos são classificados? Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os documentos.Preencher o formulário de cobrança da documentação. .Preencher o formulário de recibo de documentação.Arquivamento da documentação Lembramos que. do mais atual para o mais antigo. permitindo informar. . já deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento. . São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida. já que registra a saída do documento. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos.cada empresa. Logo. juntamente com a guia-fora. podendo ser renovado mediante sua reapresentação ao setor.Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo. sempre que a pasta emprestada não for devolvida no prazo estipulado. em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo é muito importante. Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim: . para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. embora possamos recomendar um período em torno de dez dias. Desde o recebimento da documentação até o seu arquivamento.Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante. Assim. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança. . onde fica guardado tudo aquilo que não vamos mais precisar. . por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa. eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada). . com segurança. escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: .ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO! JÁ FOI PARA O ARQUIVO. . Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos técnicos responsáveis. de acordo com o seu ramo de atividade. facilitando o empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles precisarem. .Arquivar a pasta devolvida ao setor. onde ele se encontra.AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO.

• Data (de elaboração. Para tanto. código etc. grau de sigilosidade. que pode ser: • Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada. volume. Métodos de arquivamento Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A facilidade de guarda e pesquisa. pode-se escolher um sistema adequado e seguro para a localização de informações. para efeito de classificação. necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve. • Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado.. • Número (de ordem. unia vez que é sua responsabilidade assessorar a chefia. No trabalho secretarial. os elementos a serem considerados nos documentos. decimal. mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicitadas. antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento. constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em seqüência alfabética. a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas arquivar. Como escolher o sistema adequado? Para acertar. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas. respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados.Como é afirmamos anteriormente. os sistemas indiretos. A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras preocupações que deve ter a secretaria. separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta.. destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem). • Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos). Tanto na organização de arquivos como na de fichários. • Por assuntos. clientela a que se destinam. como: tipos físicos de documentos. como necessitam de índice para a localização dos documentos. • Geográfico. Somente através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá. . Tecnicamente. A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo. podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa. cronológico. • Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma tabela. são: • Nome (do remetente. resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa.). o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam. assuntos de que tratam etc. o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo. • Numérico (simples. Por exemplo. • Local (de expedição ou recebimento dos documentos). Método alfabético Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa. validade ou referência dos documentos). os métodos de uso mais comum são: • Alfabético. O número e o tipo de guias a serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados. mas de uma tabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los. As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de alfabetação.

Antônio Corrêa. Quando houver nomes iguais. evitando entradas múltiplas e a conseqüente perda de informações. dentro desta. Paulo 2. Carlos Santos de Von Johnson. Válter Santo lnácio. Des. depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Le. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta individual. João Carlos Correa. Exemplos: Oliveira. ou seja. para agrupar correspondentes avulsos. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética de nomes e. Sérgio Villa-Lobos.Regras 1. utilizam-se também as pastas miscelâneas. Les. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa. Di.. Ana São Benito. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para cada nome ou correspondente). Erick Vonder Blun. Essas regras têm por finalidade: • Uniformizar as entradas de nomes no arquivo. ligados ou não por hífen. Van der. As partículas estrangeiras (D'. dentro das quais os documentos devem ser ordenados cronologicamente. Vanden.A confecção do arquivo é simples e barata. solucionando os casos duvidosos. Santa ou São seguem a regra anterior. padronizando critérios que facilitem o arquivamento e a consulta. sem a necessidade de recurso auxiliar. Von. Heitor 4. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo. Mac. Contudo. Mc. não são separados. Vonder etc. abreviados ou não. primeiramente o último nome. se escritas com inicial maiúscula. Os nomes que exprimem grau de parentesco. uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo. Du. Inácio 5. Del. • Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo. Fitz. firmas e instituições no arquivo. A . Henrique . Exemplos: Castelo Branco. Exemplos: Santa Rita. são consideradas como parte integrante do nome. O'. O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento. não são considerados na ordenação alfabética. Da. Van.). Recomenda-se um máximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada miscelânea. De. Exemplos: Barbosa. o seu perfeito funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas. Anibal Corrêa. Os nomes como Santo. Eduardo 3. pela ordem cronológica. La. Exemplos: Freitas Jr. Além das pastas individuais. Ary Ribeiro Neto. prevalece a ordem do prenome.

com ou sem ponto entre as letras.. Raul 11. Companhia. Os sinais gráficos. como Sociedade. Exemplos: . devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Exemplos: Cervantes y Saavedra. Armindo. Alcides Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplos: Abreu Filho.. que corresponde ao da família do pai. japoneses. são registrados na ordem em que se apresentam. devem ser consideradas na alfabetação. Miguel de Hemandes Xavier. Os títulos honoríficos. Antônio Eduardo (Dr. Paulo (General) Estado de São Paulo (O) Pinto. Jorge Abreu Neto. Exemplos: Álvaro Costa & Cia Barbosa Souza Ltda Comercial Santos Ltda 12. Exemplos: Al Ben Abib Li Yutang Mao Tsé Tung 9. pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetação. til. Empresa etc. Exemplo: Sant'Ana. como crase. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam. Jorge 6.Vasconcelos Sobrinho. José 8. Exemplos: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril Ltda. Árabes etc. Clodoaldo Campanhã. cedilha etc. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra. não são considerados na alfabetação. As expressões usadas no comércio. Exemplos: Araújo. chineses. Exemplos: Campanha. Jorge Abreu Sobrinho.) 7. Sociedade Espírita Alan Kardec 13. Os nomes orientais. lê-se e arquiva-se Santana 10. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas.

Exemplos: Banco Central do Brasil Fundação Getúlio Vargas 18.RS. Se estiverem localizadas em uma mesma cidade. Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo). simpósios etc.. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se apresentam. Rio de Janeiro União S.Red Cross 19. coloca-se a remissiva em: Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB 15. Porto Alegre 17. Seminário Francês de Patologia (13º). fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no arquivo. finalmente.Departamento de Pessoal UFRGS .CEEE UFRGS 14. devem ser alfabetados como se estivessem escritos por extenso. quer no inicio. Exemplo: ADVB.Escola de Engenharia 16. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país. Quando uma empresa ou instituição for conhecida.. ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pelo nome por extenso. 20. seguido dos Estados em que se encontram as filiais e. romanos ou escritos por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada. meio ou fim. dos nomes das cidades.A.. Exemplos: União S. divisão. além de seu nome por extenso.)Exemplos: Conferência Latino-americana de Pediatras (II).The Library of Congress Inglaterra . Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas. também por uma sigla. . seção. Exemplos: Estados Unidos . conferências. Exemplos: UFRGS . em língua portuguesa. são colocados os endereços. Exemplos: Ferragem 2 (dois) irmãos Inseticida mata 7 (sete) 3 (três) M do Brasil . A correspondência recebida de seção. coloca-se a remissiva em: ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil • Se arquivado pela sigla. o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades de seus consulentes. Nos títulos de congressos. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa. os números arábicos. divisão ou departamento de uma empresa ou instituição deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento.RJ. .A.

Nesta modalidade de arquivamento. pode-se reaproveitar o número de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente. O índice é.Ordenando alfabeticamente Quando falamos em arquivo alfabético. a melhor forma de organização para o arquivo é o método numérico. indireta. dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados. toma-se impossível localizar os documentos. podem ser adotadas regras mais extensas. com a conseqüente exclusão do outro. Neste caso. Daí surgirem as confusões na busca e no arquivamento. Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está matriculado. escolas. onde o número atribuído a um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas. O método numérico pode ser: A . rede bancária. A definição de um único critério de alfabetação.O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente. Contudo. normalmente. pode haver dúvidas. pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. com o crescimento do arquivo. sendo utilizado em larga escala na indústria. na empresa em que trabalha? Tudo isso é método numérico de arquivaniento! . para atender a casos específicos. e que ambos são corretos. indispensável. sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos. Este arquivo vai exigir como controles: Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de duas ou mais pastas para o mesmo correspondente. a consulta é. o que já não deve ocorrer no serviço público. rede bancaria etc. São eles: Letra por letra Porta Porta-algodão Portada Porta-discos Portador Porta-espada Palavra por palavra Porta Porta-algodão Porta-discos Porta-espada Portada Portador Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários do seu arquivo se você misturar os dois critérios! Método numérico Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo: processes. muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra). arquivos hospitalares etc. desde que sejam redigidas em linguagem clara e simples e que fiquem registradas por escrito.. B . nos clubes que freqüenta. legislação. ou pode-se ampliar e modificar as já existentes. é de fundamental importância para o trabalho de arquivo. comércio. pois teremos um índice para auxiliar na localização. documentos protocolados etc. pois nesses casos o número passa a identificar permanentemente um cliente. Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples.Simples Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de chegada destes ao arquivo. pois. para organizar arquivos comerciais.).

José Olalvo Cuiabá Chardon. a fim de agilizar as buscas. deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo. passa a formar um processo. seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabética. o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação. Paralelamente. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de uma estrutura geográfica bem definida.o documento. são confeccionados índices alfabéticos para os nomes dos envolvidos. Este processo será acompanhado durante a tramitação.) Transportes Valverde Ltda. e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento). Luis Sanches de Vidal. . por uma ficha numérica (ficha de protocolo). Carlos Manuel Santi. e não a pasta. d) Cidades: nomes das cidades. nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem alfabética. por exemplo: a) Vários países: nome do país. c) Estados: nomes dos Estados. Manuel Curitiba Rosado. Exemplos: ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro. após a capital. Método geográfico Neste método. seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes. nome da capital e nome dos correspondentes. Alcides Nunes Caldera. assunto e procedência dos documentos. b) Um país: nomes dos Estados. depois de receber uma capa. também em ordem alfabética. como. onde será indicada toda a movimentação do documento dentro da repartição. Manoelito Córdoba Hotel Las Palmas Valdez Miranda. onde são colocados o número de protocolo e outras informações. José (Dr. Carlos Corrientes Del Vale.B . nomes das cidades e nomes dos correspondentes.Cronológico Neste método numera-se o documento. Carlos Monteiro. Emílio BRASIL Brasília Ministério da Educação Ministério do Interior Campinas Delgado. É o que ocorre nas repartições públicas . Se houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital.

Ordenação dos assuntos de forma alfabética Uma vez elaborada a tabela de classificação.Este método de arquivamento é do sistema direto. pois a consulta é feita diretamente no arquivo. • Análise minuciosa e interpretação da documentação. pode-se organizar um arquivo alfabético de assuntos de duas maneiras: a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados. transporte de cargas e mercadorias etc. Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. de acordo com suas características individuais. recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintes procedimentos: • Agrupar os assuntos principais ou grandes classes. no entanto. pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. elaborar esse plano ou tabela de assuntos. Exemplos: CALÇADOS • Artigos • Consertos • Fábricas • Lojas • Ortopédicos • Para crianças • Para homens . também em rigorosa ordem alfabética. Exemplos: • Artigos para calçados • Calcados ortopédicos • Calçados para crianças • Calçados para homens • Calçados para senhoras • Calçados sob medida • Conserto de calçados • Fábricas de calçados • Lojas de calçados b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de suas subdivisões. A . • Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo. é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento. Cabe a cada instituição. Para facilitar o trabalho. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários Estados. além de requisitos como: • Amplo conhecimento da empresa. Método por assuntos Também conhecido por método específico. requer planejamento prévio. e após estudo detalhado. considerandose simplesmente a seqüência das letras. cidades e países. bem como dos documentos que representam as atividades-fins da mesma. • Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a sinonímia e os termos técnicos). • Subdividir os assuntos principais em títulos específicos (partindo sempre do geral para os particulares). e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal. Sua aplicação.

2 Empréstimos 1. Esta classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes: 0 . Exemplo: 1 .3. deverá ser elaborado um índice alfabético remissivo. além do plano de classificação. a numeração crescera também.Ordenação dos assuntos de fornia numérica Nesta modalidade.• Para senhoras • Sob medida B .3 Cursos 2.2 Atualização para secretárias 2.BIBLIOTECA 1.3. que o criou para ser aplicado a bibliotecas.1 Atendente de livraria 2.1 Consultas 1.1 Cadastro de professores 2.1 Sugestões para aquisição 1.3.5.Filosofia .3.3 Livros 1.4 Material didático 2.5 Estatísticas 1. segundo o plano de classificação.5 Técnicas de arquivo 2.3. recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as subdivisões dessas classes seção ordenadas através de numerais decimais.3 Serviços técnicos 1. O plano de classificação inicial pode ser de apenas cinco assuntos. b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey.5 Propostas in company 2.4 Ponto dos funcionários 1.5.6 Relatórios anuais A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada.2 Certificados 2. De acordo com as necessidades da empresa e a expansão das classes de assuntos.6 Relatórios anuais 2.Obras gerais 1 .4 Estenogratia 2.3.1 Correspondência expedida 1.5.3.2 Correspondência recebida 1.3 Correspondência informatizada 2. pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápida localização. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey).2 Orçamentos 1. a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes. NÚCLEO DE EXTENSÃO 2.

Clínica médica 617 .Medicina 620 .9 Doenças diversas e assim por diante.Pediatria 616. Miscelânea 690 .Ciências Aplicadas 7 .Ciências e Artes Domésticas 650 .1 Cardiologia 616. . sucessivamente (partindo sempre do geral para o específico).Serviços gerenciais 660 .2 .7 Sistema muscular 616.Anatomia 612 .Manufaturas.História e Geografia.Engenharia 630 .Religião 3 .Agricultura 640 .4 Sistema endócrino 616.6 Urologia 616. Tomemos a classe é.Ginecologia 619 .Terapêutica 616 .2 Sistema respiratório 616. Requer o estudo detalhado sobre a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de assuntos e suas subdivisões.Ciências Puras 6 .Higiene pessoal 614 .3 Sistema digestivo 616. Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez.Indústrias químicas 670 .Filologia 5 .Cirurgia 618 .5 Dermatologia 616.Ciências Sociais 4 .Manufaturas 680 .Literatura 9 . de Ciências Aplicadas. A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações. como exemplo: 610 . Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização dos itens desejados.Fisiologia humana 613 .Construção 611 .Belas Artes 8 .8 Neurologia 616.Saúde pública 615 .

citações. ou será manifesto? Segundo o Dicionário do livro. por extensão. revalorizando. então. como o próprio nome indica (tipo). etc. identificar nos documentos as espécies presentes em cada função principal. fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipológico. criando séries tipológicas. de 1982. apesar de aparentemente modesta.. Do poder Judiciário. não periódica. Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia. espécie. publicado em 1990. séries tipológicas. balancete. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos. anteriormente encontrado na literatura com inúmeras variações conceituais entre diversos autores. Como indicativo dessa transformação tem-se a própria evolução do conceito de tipo documental. um cartaz a.) constituída por poucas folhas"). volante é tão-somente uma peça do maquinário da gráfica. pode ser notado nos arquivos municipais espanhóis que. Assim. podendo causar alguma confusão na organização arquivística. exames de corpo de delito. a espécie documental somada à função que a produziu. O texto da Profa. desde meados da década de 1980. é fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticos adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas. são gerados documentos tais como. por exemplo.. formato etc. por exemplo. A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias documentais específicas a cada modalidade de acervo. etc. que é ao mesmo tempo único e múltiplo (quando inserido na série documental). os elementos informais. um livro. tendem a se assemelhar. à organização dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais. folheto é apenas o formato documental ("documento constituído por uma folha simples ou dobrada" ou "publicação impressa. ou uma mescla desses conceitos.e a importância dos estudos de tipologia documental -. com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e. ainda de acordo com o Dicionário. razão.. para. por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras. pode ser considerado um marco da literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. diz respeito à multiplicidade da produção documental. Este último pode variar desde um folheto. A definição proposta de tipo documental passa a ser. ordens de serviços. podemos dizer que da função contábil. Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua diferença em relação às espécies documentais. porém nada impede. gera-se documentos como os livros diário.. ao lado dos normativos. isto é. cada tipo documental equivale a uma série documental. Qual a espécie de tal documento? Panfleto?. que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinária que pode assumir caráter polêmico" ou "programa . já que essas características. os partidos e associações políticas deverão ter um instrumento metodológico próprio. e acabaram por ser incorporados ao Dicionário de terminologia arquivística. folheto?. Supõe uma identificação preliminar das funções desempenhadas. Heloísa Bellotto. boletins de ocorrências. No entanto. por exemplo. Os conceitos ali desenvolvidos são a reformulação de um texto seu anterior. etc. os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituação que definisse o documento em sua essência arquivística. A particularidade do documento arquivístico. assinado por algum comitê municipal de Partido X. principalmente no nível formal/legal. Essa nova conceituação. isto é. Da atividade policial. até mesmo.. panfleto refere-se a uma espécie e não a um formato. assim.. enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades. (. peritagens. como único meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produção. Como exemplo. Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência. muitas vezes. volante?. representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituação do tipo documental.. que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. bem como determinar outras funções além do nível formal/legal. para isto. As definições aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gênero. de cada atividade e/ou função se deriva uma série de documentos. frente aos quais os métodos tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. conteúdos e suportes semelhantes. A confecção de tal instrumento é complexa.TIPOLOGIA DOCUMENTAL E SUPORTES FÍSICOS Tipologia Documental Tipologia Documental. Portanto.. intimações. O avanço dessa problemática . De acordo com esta definição. A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovação teórica da arquivística. a partir daí. que será diferente daqueles destinados. de acordo com sua própria natureza.

Processos administrativos referentes: *à *à doação de equipamentos. somadas às verificadas empiricamente durante a coleta. política e escrito em tom satírico ou injurioso"). manifesto ou panfleto. Processos administrativos referentes: *à *à convênios cessão de equipamentos. O quadro permite traçar a correspondência entre a entidade e o fundo. * circulares. No caso específico dos arquivos de partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espécie. A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções de partidos e associações políticas complexas.político ou religioso") possa ser também um panfleto ("pequeno folheto. * Registro * dossiê Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * ofícios. por fim. um panfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto. o que levou a um trabalho de definição terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. técnico e político denominado: de atividades e/ou avaliação referente às contas da Prefeitura. hierarquizado por níveis de atuação. O resultado mais significativo do estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade de visualizar o modo de implantação da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrição de um fundo arquivístico. Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica. se for o caso. entre o tipo documental e a série. Processos administrativos referentes: *à prestação de contas ao TCT. a análise dos dados e o arranjo dos documentos de um acervo documental específico. será determinada de acordo com a função documental. Assim poderemos ter. * voto aberto e ético. Formulários de gestão administrativa interna denominados: * controle de trâmite de processos. as espécies documentais (do mesmo modo que as funções) também serão. normalmente de natureza controversa. Exemplos de tipologias documentais Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: * memorandos. * ofícios. entre o nível hierárquico e o grupo. certidão de subsídios de deputados. entre o organismo e o subgrupo e. Processos administrativos referentes: *à cessão de instalações para eventos. . O quadro de funções é uma mescla das possibilidades arroladas no nível teórico. e uma relação das funções e espécies documentais encontradas. Registros técnicos e políticos denominados: * moção.

Uma fotografia de uma aparelhagem não pode ser substituída por uma descrição em palavras. Há muitos outros tipos de suportes. O suporte físico mais largamente utilizado é o papel (antigamente o pergaminho e anteriormente o barro cozido). Um mesmo documento original . É claro que um arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados informatizados para a organização de seus arquivos. filme. as tentativas intermediárias. especialmente. o grupo de trabalho. além de documentos verbais em papel. E comercializável. Mas ele ainda não pensa nas informações digitais . Processos administrativos referentes: *á cessão de equipamentos e instalações. É a parte visível e manipulável do documento. Os diferentes suportes da informação Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentes meios ou suportes materiais da informação. Desde a antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem.pode apresentar-se em diferentes suportes. faz-se gravações em vídeo de situações muito especiais (como cerimônias ou eventos) . Não se pode pensar apenas em documentos de papel. aulas em nossas universidades. armazenável. ilustrações que serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas não há muita preocupação em registrar a rotina de trabalho. Portanto. as aulas. cisco ótico. etc. em rede eletrônica. disquete etc. legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado editorial. É importante chamar a atenção. Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel. como era o ambiente de trabalho. etc.digamos uma tese . é importante lembrar que há informações que são mais adequadamente registradas sob outras formas. as discussões. vídeo. ou o documento propriamente dito. Processos legislativos denominados: * mensagens. como os professores interagiam com seus estudantes. daqui a 50 ou 100 anos.. etc. áudio. Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo. mas que compreende todas as características constitutivas já discutidas anteriormente. as etapas do trabalho de construção de um aparelho. gravações de áudio. Existe pouco cuidado em registrar informações sob forma de fotografias. mais recentemente. É a sua coisificação ou expressão física como produto.* ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF. como sejam no suporte impresso. Tradicionalmente. para um tipo de suporte que ainda não tem sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). SUPORTE FÍSICO (Meio e Mensagem) SUPORTE Material sobre o qual as informações são registradas: papel. Registros técnicos e políticos: * dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo do Estado. fita magnética. as reações dos alunos. Algumas vezes. transferível e sujeito a todos os procedimentos administrativos. como fotografia. outras formas de registro material. no CD-ROM ou. vídeo ou outras semelhantes. nos órgãos públicos ou mesmo em universidades. mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. Instituições e empresas. na microficha. podem ser extremamente importantes. Mas se alguém quiser saber. as reuniões. etc. será impossível encontrar mesmo uma pequena amostra de gravações das aulas ministradas em nosso país. Sobre ele são registradas informações (mensagens) diversas. no senso comum. Uma gravação em vídeo ou em áudio de uma aula contém muitas informações sobre a aula que não estão contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor.

Mas o disquete permite a localização e manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. serão totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra forma. a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cópia. pois é uma mera cópia (como uma fotocópia). Como no caso de documentos em papel (suporte papel) . Da mesma forma. o custo da conservação das informações em fita magnética já é bastante inferior ao preço do papel em que essas informações poderiam ser escritas. sem importância. essa "mera" cópia pode perfeitamente substituir o original. Portanto. o equivalente a 500 páginas de texto datilografado. não tem muito valor. Isso é perfeitamente factível. por exemplo. Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um disquete e também sob a forma de uma listagem. universidades e empresas. De fato. Através de diversos tipos de programas.como um objeto a ser preservado pelo arquivista. em papel. Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia. O mesmo se aplica a fotografias. pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas de megabytes) em um único cartucho. Certamente a preservação de cópias de registros digitais será uma das principais atividades arquivísticas do futuro próximo. Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro. podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. Um megabyte é. impressa. a um preço de uma fração de dólar por megabyte. A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos conteúdos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgão públicos. das universidades e instituições. E ninguém questiona a validade de preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas. as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localização quase instantânea das informações buscadas. que se dedica essencialmente a documentos únicos. aproximadamente. é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem dos arquivos digitais. o papel da informatização é cada vez maior. Através de fitas magnéticas de "back up". e se não houver uma maior preservação das informações registradas. No entanto. As duas formas contêm as mesmas informações. Mas se o original desaparecer. em todas as grandes instituições. . organização e preservação dos demais. destruição de uma parte deles. Mas a fotocópia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimável. nos seus respectivos suportes. e se sob essa forma. Um arquivo digital copiado em uma fita magnética ou CD pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de um arquivista. A fotocópia de um livro. e sua conservação. eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que não foram alterados entre duas operações de "back up" sucessivas) . com tecnologia atual e baixo custo. a comparação com a fotocópia é bastante boa e pode ser utilizada.

Qualidade do Ar. Umidade Relativa do Ar. manuscritos etc. além de tintas das mais diversas composições. não possamos eliminar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos. o papel como suporte da informação.CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS CONCEITOS Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa. rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que. as intervenções e a higiene. Num levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo. obras de arte.1 Temperatura e umidade relativa . o manuseio. Intervenções Impróprias. que utilizam. FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE ARQUIVOS Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos. Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros. com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo. podemos resumir suas ações da seguinte forma: 1. Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos. o que faz com que o processo de deterioração tome proporções devastadoras. portanto. torna-se indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles. podemos dizer que consideramos agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química. A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligações celulósicas. torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los. Fatores ambientais Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: Temperatura. é possível identificar facilmente as conseqüências desses fatores. por mais variada que possa ser sua com posição. Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso. é formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens. Sem a pretensão de aprofundar as explicações científicas de tais fatores. Fatores Biológicos. por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização. O papel. quando não controlados dentro de uma margem de valores aceitável. Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Ambientais. desencadeiam reações químicas que levam ao rompimento das cadeias celulósicas. encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos. política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. revistas. Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto. Também há os agentes físicos de deterioração. com comprometimento de sua integridade e existência. Radiação da Luz. responsáveis pelos danos mecânicos dos documentos. mapas. que é o papel. Resumindo. Embora. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose. em grande parte. reparos e acondicionamento). fotografias. Cabe-nos. Antes de citar os principais fatores de degradação. Furtos e Vandalismo. Agentes Biológicos. Os mais freqüentes são os insetos. uma vez instalados na molécula. intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. entre outros. 1. através de cuidados com o ambiente. os roedores e o próprio homem. com muita freqüência.

A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial. amarelecido. danos nas emulsões de fotos etc. Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de curto. O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). 1. A umidade relativa alta proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais. principalmente quando em suporte-papel. emite radiação nociva aos materiais de acervos. Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV. mesmo que por pouco tempo. provocando consideráveis danos através da oxidação. tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado). ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros. A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado luxímetro ou fotômetro.3 Qualidade do ar . alterando a legibilidade dos documentos textuais. portanto. absorvem e liberam umidade muito facilmente e. ocasionando o craquelamento de tintas. dos iconográficos e das encadernações. 1. O calor acelera a deterioração. proteger objetos com filtros especiais. é feito através do termo-higrômetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente). Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos e ressecados. é nociva e o dano é cumulativo e irreversível.O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos. certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os documentos. evitando-se de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% de umidade relativa. O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20°C e a umidade relativa de 45% a 50%. couro. tecido ou outros materiais. minimizando a geração de calor durante o dia. não colocar lâmpadas dentro de vitrines.2 Radiação da luz Toda fonte de luz. A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas. proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). seja ela natural ou artificial. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. essa medida também ajuda no controle de temperatura. é dobrada a cada aumento de 10°C. Qualquer exposição à luz. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos. Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos: As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol. sejam estes em papel. O monitoramento. As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados ideais. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos. A velocidade de muitas reações químicas. isto é. médio e longo tempo: não expor um objeto valioso por muito tempo. inclusive as de deterioração. As tintas desbotam ou mudam de cor. que nos dá as diretrizes para qualquer projeto de mudança. quebradiço. Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença de colônias de fungos nos documentos. que são fontes geradoras de UV. escurecido. se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar. O papel se torna frágil. manter o nível de luz o mais baixo possível. desde que estáveis e constantes. Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes.

O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. 2. Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). por exemplo. amidos (colas). se reproduzem de forma abundante e rápida. . Para que atuem sobre os documentos e proliferem. Essa umidade é encontrada na atmosfera local. falta de higiene etc. principalmente temperatura. Além da umidade e nutrientes. o couro perde a pele e deteriora. além de atacarem o substrato. não se reproduzem nem atacam os documentos. forem adversas. umidade relativa e ar circulante. adesivos. porém. Como qualquer outro ser vivo. fragilizando o suporte. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. Quando dormentes. agem como abrasivos e desfiguram os documentos. praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos. é reversível. nos materiais atacados e na própria colônia de fungos. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. como no caso de aplicação de vernizes. Se as condições. necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferação. entre outros. os esporos revivem e voltam a crescer e agir. em circunstâncias propícias. O alimento provém dos papéis. necessitam de conforto ambiental e alimentação. As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são: estabelecer política de controle ambiental. esses esporos se tornam “dormentes”. A dormência ocorre quando as condições ambientais se tornam desfavoráveis. a umidade relativa do ar com índices baixos. em todas as salas. mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem. como. atacando diversos substratos. se as condições forem ideais. causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção. Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do acervo. instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local. com metodologia e técnicas adequadas. São conhecidos mais de 100. tecidos etc.1 Fungos Os fungos representam um grupo grande de organismos. mas não é tão difícil controlá-los. pigmentos. tintas etc. além de carregarem gases poluentes. Os fungos. Os esporos ativos ou dormentes estão presentes em todos os lugares. Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2). os insetos (baratas. outras condições contribuem para o crescimento das colônias: temperatura elevada. cupins).000 tipos que atuam em diferentes ambientes. Os poluentes contribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos. falta de circulação de ar e falta de higiene. com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. portanto. Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas condições. As partículas sólidas. brocas. Agentes biológicos Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. pouca circulação de ar. couros. os esporos ficam inativos e. madeiras.. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos. os roedores e os fungos. 2. A proliferação se dá através dos esporos que. em cada peça do acervo e em todas as pessoas. Esse estado. que podem liberar gases prejudiciais à conservação de todos os materiais. O papel fica quebradiço e descolorido. entretanto. São gases que provocam reações químicas. mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas.

As brocas precisam encontrar condições especiais que. Os ovos eclodem e o ciclo se repete. no miolo e no suporte do miolo dos livros. Esse inseto se reproduz por acasalamento. ataca não só o papel e seus derivados. Para combatê-lo se torna necessário conhecer sua natureza e comportamento. 2. resíduos de alimentos. instalando-se nos papelões das capas. Não limpar o ambiente com água. secando-os imediatamente caso ocorram. assim. Uma vez instalado. O ataque tem características bem próprias. que ocorre no próprio acervo. os danos causados superam em muito a eficiência dos produtos sobre os documentos. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. Na higienização do ambiente. cujo ingresso no acervo não foi objeto de controle. As iscas são válidas. A fase de ataque ao acervo é a de larva. As baratas se reproduzem no próprio local e se tornam infestação muito rapidamente. papel etc.3 Ataques de insetos Baratas – Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. Na fase adulta. chamar profissionais especializados em conservação de acervos. pois esta. devido ao tipo de ataque que exercem. As perdas são em forma de orifícios bem redondinhos. pisos e todos os materiais à base de celulose. falta de ar circulante e falta de higienização periódica no local e no acervo. Alguns conselhos para limpeza de material com fungos: Usar proteção pessoal: luvas de látex. Exigem vigilância constante. Este pó contém saliva. mas. . A sua presença se dá principalmente por falta de programa de higienização das coleções e do ambiente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado. Luvas. como também a madeira do mobiliário. 2. como todos os outros agentes biológicos. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas. Existem iscas para combater as baratas. além de higiene periódica. A variedade também é grande. O ataque causa perda de suporte. Brocas (Anobídios) – São insetos que causam danos imensos em acervos. A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de conservação dos documentos e. falta de higiene no ambiente e no acervo. O produto deve ser eficiente. aventais. desde que não provoque a morte dos roedores no recinto. são temperatura e umidade relativa elevadas.2 Roedores A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. portas. São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados: temperatura e umidade elevadas. A larva digere os materiais para chegar à fase adulta. ao secar. As brocas têm um ciclo de vida em 4 fases: ovos – larva – pupa – adulta. toucas e óculos de proteção (nos casos de sensibilidade alérgica). favorecendo a proliferação de colônias de fungos. revelando-se principalmente por perdas de superfície e manchas de excrementos. ovos e resíduos de cola. devemos buscar a orientação de profissionais. toucas e máscaras devem ser descartáveis. eleva a umidade relativa do ar. acasala e põe ovos. uma vez instalada a infestação. mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. Observações importantes: O uso de fungicidas não é recomendado. Caso se detecte situação de infestação. máscaras. Em geral as brocas vão em busca do adesivo de amido.manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água. detectar a presença dos insetos. é recomendado o uso de aspirador. excrementos. caso não sejam combatidas. Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis. A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em contato com o documento. principalmente em livros.

Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados. seja ele originário de doação. através de estantes coladas às paredes. aquisição ou recolhimento. . devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente. Na grande maioria das vezes. Quando o ataque se torna uma infestação. Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. completamente diferentes. controle de infestações. 4. O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento. rodapés. pigmentos. conduítes de instalações elétricas. mapas. segundo sua natureza. Com muita freqüência. muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos. na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador. estruturas etc. fazemos intervenções que resultam em danos ainda maiores. Os cupins percorrem áreas internas de alvenaria. Problemas no manuseio de livros e documentos O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito freqüente em qualquer tipo de acervo. é preciso buscar a ajuda de um profissional especializado. controlando seu trabalho. sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição. Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não só para as coleções como para o prédio em si. Portanto. nas foto-reproduções. Intervenções inadequadas nos acervos Chamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos de conservação que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradação. Todos os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noções básicas de conservação dos documentos com que lidam. plantas de arquitetura. já estão instalados em todo o prédio. Os ninhos não precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifícios das bibliotecas e arquivos. A higienização de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante. após a higienização.Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo exemplar que for incorporado ao acervo. Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que tenham sido treinados nas técnicas e critérios básicos de intervenção. Vivem em sociedades muito bem organizadas.. Chegam aos acervos em ataques massivos. tubulações. obras de arte etc. Podem estar a muitos metros de distância. seja para escolher os técnicos capazes de fazê-lo.. falta de higienização e pouco manuseio dos documentos. cada um apresenta suportes. O ideal é buscar auxílio com um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão na parte física do prédio. O tratamento recomendado para o extermínio dos cupins ou para prevenção contra novos ataques é feito mediante barreiras químicas adequadamente projetadas. A providência a ser tomada é identificar o documento atacado e. sua presença só é detectada depois de terem causado grandes danos. Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental. os documentos devem ser revistos de tempos em tempos. é preciso ver que. fotografias. inclusive na base de árvores ou outros prédios. tintas. assoalhos etc. 3. reproduzem-se em ninhos e a ação é devastadora onde quer que ataquem. Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resíduos. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente. corre-se o risco de não eliminar totalmente os ovos. documentos impressos. na pesquisa pelo usuário etc. caixas de interruptores de luz. No caso de ataque de cupim. higienização do ambiente e dos documentos. quando os cupins atacam o acervo. Nos acervos formados por livros. seja para efetivamente executá-la. documentos manuscritos. com a boa intenção de protegê-los. Muitas vezes. batentes de portas e janelas etc. pois o uso de qualquer produto químico pode acarretar danos intensos aos documentos. isolá-lo até tratamento. se possível. ausência de boa circulação de ar. melhorando as condições do acervo. os cupins se instalam em ambientes com índices de temperatura e umidade relativa elevados. não há como solucionar o problema sozinho.

Um livro de entrada deve ser assinado e a requisição de documentos também deve ser feita por escrito. o encarregado precisa ter uma visão de todas as mesas. • monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis. 5. a começar por: • treinamento dos profissionais na área da conservação e preservação. A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a dia. muitas vezes. Caso o pedido compreenda vários volumes. Durante o período de fechamento das instituições. Nas áreas destinadas aos usuários. o vandalismo é muito freqüente. O problema é durante o horário de funcionamento. • atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência em desenvolvimento constante e a cada dia novas técnicas. Os limites devem ser obedecidos. Apesar de toda a problemática dos custos de uma política de conservação. As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deterioração. 1 Furto e vandalismo Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e vandalismo. como casacos. Há documentos que. a melhor proteção é feita com alarmes e detectores internos. interrompe-se o processo através de intervenções que levam à estabilização do documento. Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos. para controle da instituição. • contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade. Esse é o tipo de dano que.O suporte-papel tem uma resistência determinada pelo seu estado de conservação. do que a eliminação da sujidade. Todo pesquisador deve apresentar um documento de identidade. Na devolução dos documentos. existem medidas que podemos tomar sem despender grandes somas de dinheiro. estes devem ser cuidadosamente contados pelo funcionário na frente do usuário. por mais que necessitem de limpeza.conclusão Como podemos ver. interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados. minimizando drasticamente os efeitos desses agentes. não podem ser manipulados durante um procedimento de higienização. bolsas e livros. para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionários. antes e depois de consultados. Conservação: critérios de intervenção para a estabilização de documentos Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deterioração que progressivamente vai levá-los a um estado de perda total. Fatores de deterioração . A falta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre. 4. por exemplo. É importante que os pertences dos usuários e pesquisadores. Estabilizar um documento é. O recomendado é que se tenha uma só porta de entrada e saída das instalações onde se encontra o acervo. só se constata muito tempo depois. através de procedimentos mínimos de intervenção. que é o item mais importante a preservar. É necessário implantar uma política de proteção. sejam deixados fora da área de pesquisa. é preciso que o funcionário faça uma vistoria geral em cada um. porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade. • adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos. que é quando os fatos acontecem. portanto. mesmo que seja através de um sistema de segurança simples. • uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos. devem ser formulados mediante avaliação do estado de degradação do documento. os danos são intensos e muitos são irreversíveis. . Para evitar esse desfecho. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponíveis apenas a um número restrito de funcionários. Os critérios para higienização. permanecendo no local durante todo o horário de funcionamento. Além do furto. materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservação dos documentos).

os papéis orientais. Nesse processo. partículas sólidas. borrachas plásticas etc.1. É hora Durante a higienização de documentos. quando conjugada a condições ambientais inadequadas. uma vez aplicados aos documentos não podem ser removidos. a solução é buscar algum especialista da área ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir. duráveis. distinguem-se pela estabilidade. os adesivos alcalinos e reversíveis. Durante a higienização de documentos. Caso não nos julguemos com conhecimentos necessários. feita a seco. no caso de arquivos. são de natureza irreversível. A limpeza de superfície é uma etapa independente de qualquer tratamento mais intenso de conservação. para efeitos de futuras intervenções. arquivos e museus. sempre a primeira etapa a ser realizada.No capítulo anterior. Esse é o primeiro critério a seguir. é recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivística. em relação aos documentos onde são aplicados. Para se fazer qualquer intervenção. é. ou seja. porém. os poliésteres inertes. incrustações. é mecânica. 8. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. de documentos antigos ou mais recentes. Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para a conservação de acervos Como já enfatizamos anteriormente. a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-la. pois apresentam problemas de instabilidade. Antes de qualquer intervenção. para efeitos de futuras intervenções.2 Razões que levam a realizar a limpeza do acervo . Características gerais dos materiais empregados em conservação Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas. quimicamente estáveis. no caso de bibliotecas. O segundo passo será a intervenção nesse processo de deterioração. vimos os fatores de deterioração e seus efeitos nos documentos. Portanto. deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de coleções gerais ou de obras raras. Suas características. Os materiais não enquadrados nessa classificação não podem ser usados. Vários são os procedimentos que. A sujidade não é inócua e. reversibilidade e inércia. mesmo que não possa ser sanado no momento. apesar de simples. é muito importante ter conhecimentos básicos sobre os materiais que integram nossos acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos. Além disso.. Higienização A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência. reagem com o tempo e decompõem-se em outras substâncias que vão deteriorar os documentos com os quais estão em contato. resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície.1 Limpeza de superfície O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza de superfície e.1 Processos de higienização 8. 7. encontramos vários materiais: os papéis e cartões alcalinos. provoca reações de destruição de todos os suportes num acervo. 8. não se usam solventes. usados tanto para pequenas intervenções sobre os documentos como para acondicionamento.1. através de estabilização dos documentos danificados. A técnica é aplicada com o objetivo de reduzir poeira. Alguns de nós seremos capazes e muitos outros não. Dentro das especificações positivas. neutralidade. procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação. 6. são de grande importância para a estabilização dos documentos. daqueles materiais livres de quaisquer impurezas. 8. portanto. É hora também de executar os primeiros socorros para que um processo de deterioração em andamento seja interrompido. resistentes. isto é. a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos.

por exemplo. poliéster (mylar). No caso de termos as condições abaixo. A remoção dessas manchas requer a intervenção de um restaurador. após a secagem. 8. tamanhos. luvas de látex ou algodão. • Papéis de textura muito porosa – Não se deve passar borracha nesses materiais. São rapidamente absorvidos. torna-se frágil). de diferentes formas. Áreas com manchas e áreas atacadas por fungos podem não resistir à limpeza: o suporte torna-se escuro. portanto. pinça.• A sujidade escurece e desfigura o documento. quebradiço. pesos. A sujeira e outras substâncias dissolvidas se depositam nas margens das áreas molhadas. • Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e. quaisquer que sejam as outras intervenções previstas. • Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados na limpeza mecânica. provavelmente o tratamento não será possível: • Fragilidade física do suporte – Objetos com áreas finas. extremamente nocivos ao papel. até mesmo um suave contato com o pó de borracha pode provocar a fragmentação do documento. microscópios. fita-crepe. aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica. cotonete. • Flanela: serve para remover sujidade de encadernações. essa etapa é obrigatória e sempre se realiza como primeiro tratamento. • Outros materiais usados para a limpeza: bisturi. portanto. rasgos intensos podem estar muito frágeis para limpeza.1. consumindo a encolagem). flanela macia. • As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem. folhas de papel siliconado. prejudicando-o do ponto de vista estético. manchado e.1. papel mata-borrão. . espátula. material sintético ou lã). • Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e com potência de sucção controlada. 8. provocando a formação de manchas. borrachas de vinil. cola metilcelulose lápis HB etc. e penetram rapidamente no papel. muito facilmente danificado. com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de água.4 Materiais usados para limpeza de superfície A remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita através de pincéis. pois a remoção das partículas residuais com pincel se torna difícil: papel japonês. papel molhado (que perde a encolagem e. alterando seriamente o pH do papel. Como já foi dito anteriormente. Quando o papel se degrada. • Materiais de apoio necessários para limpeza mecânica: raladores de plástico ou aço inox.3 Avaliação do objeto a ser limpo Cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienização é necessária e se pode ser realizada com segurança. agulha. qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga estática atritando as cerdas contra o nylon. papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose. máscaras. lápis de borracha. perdas.

o tratamento aquoso deve ser evitado. nos revestimentos plastificados (percalux e outros). O uso deve ser criterioso e não indiscriminado. pode ser utilizado pó de borracha ou diretamente a borracha. A encadernação em pergaminho não necessita do mesmo tratamento do couro. exigem também tratamento de revestimento. flanela macia. existe uma grande margem de segurança na resistência das tintas em relação ao pincel. pincéis. aspirador de pó de baixa potência ou ainda um pedaço de carpete sem uso. Nas capas de livros revestidas em papel. que são as mais sujeitas a receber sujidade. e deve-se sempre buscar trabalhar o suporte em pequenas áreas de cada vez. Os componentes das diversas fórmulas do produto variam muito (óleos. apresenta bons resultados o uso de algodão embebido em solvente de 50% de água e álcool. Para sua limpeza. trinchas. aspirador. graxas. Na limpeza do miolo do livro. A estabilização de pergaminhos.1 Limpeza de livros – metodologia em mesa de higienização Encadernação (capa do livro) – limpar com trincha. é recomendável somente a utilização de pincel e flanela macia. . Há muita controvérsia no uso de Leather Dressing para a hidratação dos couros. pode ser apropriado o seu uso como parte integrante de um programa de manutenção. gorduras) e. Os resíduos agem como abrasivos e permanecerão em contato com o suporte para sempre. o resíduo de borracha é permanente e de difícil remoção. caso a integridade do papel e das tintas não fique comprometida com essa ação. limpar os cortes. O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha. caso o couro esteja íntegro. Além de agredir as tintas. caso sua integridade o permita. Num programa de manutenção. só será recomendada a limpeza de superfície se não houver nenhum risco de dano. deve-se usar apenas uma flanela seca e bem macia. flanelas macias. Assim. No caso dos documentos impressos como os livros. devemos escolher o pincel de maciez adequada para cada situação. entre outros materiais. cortes e aproximadamente as primeiras e últimas 15 folhas. conforme o estado da encadernação. a aplicação de trincha ou aspirador é recomendável. pinças. Nos livros mais frágeis. começando pela cabeça do livro. Com uma trincha ou pincel. O algodão precisa estar bem enxuto. é importante ter muito cuidado com os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. Não se deve tratá-lo com óleos e solventes. A fragilidade é intensa e o documento pode desintegrar-se. Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela lombada. utilizamos um pincel macio. aspiradores de baixa potência com proteção de boca. apertando o miolo. Quando a sujeira está muito incrustada e intensa. requer os serviços de especialistas.2 Limpeza mecânica de livros – materiais recomendáveis Os livros. deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durante a operação para evitar danos na manipulação e tratamento. nesse caso. numa primeira higienização. espátulas de metal. pode-se limpar a encadernação. devido à estrutura das encadernações. primeiramente. Antes de qualquer intervenção com pincéis. que é a área que está mais exposta à sujidade. Na limpeza do couro. além do suporte-papel. o couro (inclui-se aqui o pergaminho). 8. sem aplicar borracha ou pó de borracha. utilizar. Nessa limpeza. E. se mal aplicados. flanelas. Como é muito sensível à umidade. nesse caso. tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aos livros. No caso dos revestimentos em tecido. pois. Mesmo assim. é necessário examinar bem o documento. Oxigenar as folhas várias vezes. podem causar sérios problemas de conservação ao couro. Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos. pincel macio. Em casos específicos de livros novos de coleções de bibliotecas. Todo o documento que contiver gravuras ou outra técnica de obra de arte no seu interior necessita um cuidado redobrado.2.8. A fórmula do British Museum é a mais usada e recomendada.

Não se recomenda limpar a área pictórica. pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados. Pode-se também usar um swob – cotonete . Ao fazer a limpeza de um documento desses.Em relação às obras de arte. de modo algum. podem destruir um documento pelo seu alto índice de acidez. Os grandes mapas impressos. Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. 8. As tintas ferrogálicas. conforme o caso. Todo cuidado é pouco. após testes. até mesmo na escolha de seu acondicionamento. deve ser evitada. as bibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados. Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido.4 Limpeza do espaço físico – salas de acervo A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso. As más condições de armazenamento e o excesso de manuseio também contribuem para a degradação dos materiais. tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfície desaconselhável. como de cópias de carbono. visando permitir uma impressão maior. podem estar soltas ou em estado de pó. Muito sensíveis à água. Tintas. As espessas tintas encontradas em partituras de música. Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. as estantes e os móveis. nesses casos. se deve confiar na sua estabilidade frente à ação do pincel ou outro material. Deve-se evitar também a água. pois sua interferência. fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salas de acervo. Normalmente. gerando degradação. 8.1 Documentos manuscritos Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. desequilibra a umidade relativa do ambiente. desde que em boas condições. por menor que seja. 8. têm várias folhas de papel coladas entre si nas margens. A limpeza mecânica. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e. o cuidado com as emendas deve ser redobrado. Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis.bem enxuto e embebido em álcool. esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção. geralmente. por exemplo. o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da limpeza.3. SEMPRE TESTE TODO E QUALQUER COMPONENTE QUE SERÁ SUBMETIDO À LIMPEZA DE SUPERFÍCIE COM TODOS OS INSTRUMENTOS QUE DECIDA USAR. são fáceis de “borrar”. as técnicas são tão variadas e as tintas de composições tão diversas que. O exame dos documentos. Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó. Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante do uso de papéis de baixa qualidade. pois nessas.3 Higienização de documentos de arquivo Materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços. O verso desses documentos retém muita sujidade. ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e quebradiço. Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de . Tais documentos têm que ser higienizados com muito critério e cuidado. desta forma. 8. muitas vezes. Recomendase remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no documento). distorcidos ou fragmentados.2 Documentos em grande formato Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha. frágeis. que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura. Qualquer tipo de solvente ou cera não é recomendado. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas. Em mapas impressos.3.

pinça. a sua reversibilidade ocorre através da umidade. porque estes exalam vapores que geralmente são compostos de elementos de natureza ácida. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o estado de conservação dos documentos. Ilustração 17. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. Os papéis apropriados para reparos em suportes são constituídos por fibras especiais e de natureza quimicamente neutra. passar outro pano seco. A PVA já não é tão reversível. 9. filme de poliéster. Acondicionamento . porém pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose e torná-la menos agressiva ao suporte onde é aplicado. toda a intervenção deve obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis. Os demais documentos permitem algumas intervenções. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. caso seja necessário reverter o processo. Da mesma forma. uma vez seca. Em seguida. Os materiais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivística e de caráter reversível. os papéis não precisam obrigatoriamente se enquadrar em especificações de qualidade arquivística. espátula de osso. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado. para reparos de suporte. 9. cores e tipos de fibras. placa de vidro. Os procedimentos e técnicas para a realização de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos: mesa de trabalho. para reparo de encadernações.1 Materiais empregados em reparos Basicamente. pincel fino. Pequenos reparos Os pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos executar visando interromper um processo de deterioração em andamento. os materiais usados para execução de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papéis especiais. pincel chato. papel mata-borrão. Os adesivos se restringem à cola metilcelulose e à cola de amido. Para a encadernação de livros. peso de mármore. 10. e mistura de metilcelulose e PVA. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. Isso significa que. entretela sem cola. mais reversível e ao mesmo tempo com poder de adesão mais alto que a metilcelulose. não pode existir nenhum obstáculo na técnica e nos materiais utilizados. Existe uma variedade enorme de papéis orientais e das mais diversas gramaturas. de simples a moderadas. espátula de metal. Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da área. o risco de aumentar os danos é muito grande e muitas vezes de caráter irreversível. Caso esses critérios não sejam obedecidos. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou metal.água + álcool a 50%. passada com pano muito bem torcido. A cola metilcelulose é solúvel em água e. Não devem ser utilizados produtos químicos.

estabilidade e resistência. envelopes. porém em certas condições especiais seu uso deve ser restrito. pois esse material está em contato direto com os documentos. Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. Ilustrações 22. etc. Glossário ACIDEZ – Condição do suporte em que a concentração de íons de hidrogênio excede a de íons de hidroxil numa solução aquosa. definir o acondicionamento. para ser guardado. tecido de linho etc. Numa medida adequada. manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para. estantes. 24 e 25. Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos.O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados. papelões de diversas gramaturas. deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento. fita adesiva dupla neutra. Há documentos que. Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes. .) em estado precário de conservação. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. em seguida. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro. Armazenamento O armazenamento é o sistema que recebe o documento. Ele não consiste em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos. porta-fólios. enquanto que os papéis e os cartões especiais são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas. acondicionado ou não. armazenando-os de forma segura. tintas. Cada situação requer uma análise e depende diretamente das condições em que se apresenta o documento. em caixas ou envoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. arquivos e armários. 23. o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina. Para cumprir sua função. envelopes. podem ser acondicionados entre papéis. tubos de PVC. O poliéster é um material muito útil pela transparência. Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia). as condições de uso. Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são: papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas. conforme o caso. Móveis impróprios para o armazenamento são amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas: armários. tiras ou cadarços de algodão. dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte. o estado de conservação. Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas. pastas. poliéster e caixas. Os papelões são empregados na construção de caixas. mapotecas e arquivos confeccionados em madeira. porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento. folders. o tipo de suporte. Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes). que é a de proteger contra danos. 11. fórmica ou metal sem tratamento.

pH – Medida da acidez ou alcalinidade de uma substância. filme. fita magnética. . PAPEL NEUTRO – Papel não ácido ou ligeiramente alcalino e que. disco. portanto. A escala de pH varia de pH 1 (acidez máxima) a pH 14 (alcalinidade máxima). à mesma temperatura. ARMAZENAMENTO – Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios. sob determinadas condições de controle. em áreas que lhes são destinadas. não se deteriora com facilidade. SUPORTE – Material sobre o qual as informações são registradas (papel. sendo o pH 7 considerado neutro.) UMIDADE RELATIVA – Relação expressa em % entre a quantidade de vapor d’água contida no ar e a quantidade máxima que o ar poderá conter.ACONDICIONAMENTO – Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. pergaminho etc. QUALIDADE ARQUIVÍSTICA – Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a guarda indefinida dos documentos.

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