PARTE I - CONTEXTUALIZAO

ARQUIVO - Significado Raiz ARCH => fundao, poder, comando, palcio do governo;
Verbo ARCHEION => local de guarda, depsito;

Substantivo ARCHIVES => documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, 1998)

ORIGEM Antigidade Civilizao Grega, aprox. scs. II ou III a.C; Bblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilnia, onde se guardavam os documentos" Idade Moderna - viso exclusivista de guarda dos documentos, enquanto instrumentos da administrao, para uso restrito do governo (final do sculo XVIII) Sculo XX, os arquivos abriram-se administrao, aos cidados e aos pesquisadores de diferentes reas.

Gesto documental

O que ?
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).

PARTE II - FUNDAMENTAO
(BELLOTO, 1991)
VARIVEIS Comparao entre Arquivo e Biblioteca

ARQUIVO Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar nico Fundos; documentos unidos pela origem
Mquina administrativa Administrativos; jurdicos; funcionais; legais Provar, testamunhar

BIBLIOTECA Impressos manuscritos, audiovisuais, mltiplos exemplares Coleo; documentos unidos pelo contedo
Atividade humana individual ou coletiva Culturais; cientficos; tcnicos; artsticos; educativos Instruir, informar

Tipo de suporte Tipo de conjunto

Produtor Fins da produo Objetivo

Entrada dos documentos

Processamento tcnico

Passagem natural [ou compra] de fonte geradora nica

Registro; arranjo; descrio: guias, catlogos, etc.

Compra, doao, permuta de fontes mltiplas

Tombamento; classificao; catalogao: fichrios [ou computador]

Pblico

Administrador e pesquisador

Grande pblico e pesquisador

PRNCIPIOS DE ARQUIVO 1 RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENINCIA

Observa a origem da documentao

2 TERRITORIALIDADE Observa a localizao geogrfica da documentao 3 TEORIA DAS 3 IDADES

Consiste no Ciclo de vida documental:

Documentos Correntes: consulta freqente Documentos Intermedirios: consulta no freqente, aguardando eliminao ou recolhimento permanente Documentos Permanentes: possuem valor probatrio, histrico e informativo; preservado em definitivo

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

(PAES, 2002) QUANTO S ENTIDADES MANTENEDORAS Pblicos: Federal / Estadual / Municipal Institucionais: Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associaes, Fundaes, Ongs Comerciais (Privados): Empresas / Corporaes / Companhias Familiais ou Pessoais

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

2. QUANTO AO ESTGIO DA EVOLUO

Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqente, produzidos ou recebidos, conservados prximo e de fcil acesso Segunda Idade ou Intermedirio: documentos no consultados com freqncia, mas que podem ser utilizados; no precisam ser conservados prximo; tm carter de permanncia transitria Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razo de valor histrico, probatrio ou informativo para o passado; tm carter definitivo

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

3. QUANTO EXTENSO DA ATUAO

Operacionais: documentos cujos processos de trabalho ainda no se concluram (arqs. Correntes)

Setoriais: atrelados aos rgos operacionais (arqs. Correntes/Intermedirios) Centrais ou Gerais: locais para destinao final dos documentos correntes/intermedirios (arqs. Permanentes)

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

4. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS Especial: guarda dos documentos segundo o formato fsico ou suporte Especializado: guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporte

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS

QUANTO EXTENSO DA ATUAO
ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO

o arquivo onde se acondiciona os documentos aps a fase de maior operao e utilizao descentralizado: encontra-se prximo a estao de trabalho com moderado indice de utilizao Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS

QUANTO EXTENSO DA ATUAO

ARQUIVO CENTRAL
Local onde so armazenados os documentos procedentes dos Arquivos Operacionais e Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a ltima etapa do ciclo de arquivamento Acondicionamento: Caixas Evita duplicidade de documentos Mantm a padronizao Rene assuntos correlatos

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS

QUANTO S ATIVIDADES SETORIAL Receber, registrar e controlar a tramitao e a expedio dos documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos p/ o gerenciamento corporativo dos documentos. Organizar e manter os documentos nos padres estabelecidos Selecionar os documentos para transferi-los ao Arquivo Central, de acordo com os prazos de guarda fixados.

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO S ATIVIDADES

CENTRAL - Administrar e atualizar a TTD - Manter a padronizao estabelecida - Receber a documentao proveniente dos Arquivos operacionais e setoriais - Preservar a memria da empresa - Preparar os documentos p/: microfilmagem e digitalizao

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO S ATIVIDADES

CENTRAL - Atender as pesquisas - Realizar emprstimos - Implantar novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o gerenciamento dos documentos - Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos Setoriais

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO S ATIVIDADES

CENTRAL - Providenciar requisitos tcnicos para a preservao dos documentos na rea de armazenamento, no que se refere a sua localizao, iluminao, climatizao e defesa contra insetos... - Elaborar e manter os manuais de procedimentos dos documentos distribuidos nos Arquivos das Unidades - Divulgar as atividades do Arquivo

PARTE III PROCESSAMENTO DA INFORMAO ARQUIVISTICA

O que toda Organizao produz independente de seu tamanho ou tipo de negcio?
Documentos

Informaes

Conhecimento

DOCUMENTOS TM SUA HISTRIA

Encontramos o registro de idias ou acontecimentos em pedras, mrmores, marfim, metal... Com a imprensa, o registro passou a ser em papel... Com o avano tecnolgico surgem outros materiais: fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...

Todas as pessoas possuem documentos ... uma questo de memria

Etapas da gerao de informaes e documentos

01 DOCUMENTO NO INDEXADO
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA

02

03

04

05

DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVALFFSS

Gaveto

06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA

07

08 ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA

DESCARTE

.processo de trabalho do dia-a-dia

.quando executamos nossas atividades

SITUAO ENCONTRADA NAS EMPRESAS PELA AUSNCIA DE ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS

GESTO DOCUMENTAL
PARA QU?
planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prvio; tomar decises poltico-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados; atender s necessidades legais e tcnicas; evitar a repetio completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos; recuperar a histria.

GESTO DOCUMENTAL
Vantagens:
racionalizao do trabalho aumento de produtividade; a recuperao rpida e precisa; o impedimento do acrscimo indiscriminado do volume de documentos; a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;

GESTO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trmite de processos desde sua gerao at a sua destinao final; a facilidade de transferncia ou eliminao dos documentos; a preservao e conservao dos documentos; preparo da documentao para a guarda definitiva ou para a transferncia.

ARRUMAO X ORGANIZAO
Arrumao: metodologia individual no precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos so menores
Organizao: metodologia corporativa necessita de um Projeto/Plano de ao; as etapas de trabalho so programadas; os custos imediatos so maiores; os resultados so satisfatrios e garantidos; possibilita a perpetuao do sistema de documentao

PARTE IV MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Mtodos: alfabtico numrico alfa-numrico geogrfico assunto e por cores

metodologia que relaciona cores s atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Alfabtico: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. um mtodo de acesso direto Numrico: um mtodo de acesso indireto que se baseia em atribuir cdigos numricos aos documentos

Alfa-numrico: utiliza a combinao de nmeros e letras

Geogrfico: utilizado p/ pesquisas por reas geogrficas Assunto: o mtodo que indexa o documento por assunto (problema: interpretao)

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetao

Joo Barbosa Barbosa, Joo Pedro lvares Cabral Cabral, Pedro lvares

Sobrenomes iguais: Anibal Teixeira Marilda Teixeira Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda Artigos e preposies a, o, d, da, um Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetao

Sobrenomes com grau de parentesco: Antnio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto Almeida Filho, Antnio Ribeiro Neto, Paulo Empresas : Embratel A Colegial Universidade Federal do Maranho Colegial (A) Embratel Universidade Federal do Maranho

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetao

Documentos geogrficos principal elemento a ser considerado a procedncia ou o local: - Nome do estado, cidade e correspondente as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade.

. Correspondncia com outros pases:

- pas, capital e do nome do correspondente as demais cidades sero albfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Documentos geogrficos - Nome do estado, cidade e correspondente

Estado
Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo

Cidade
Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos So Paulo Lorena

Correspondente
Sobreira, Lusa Santos, Antnio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra Gilson Silva, Alberto

guias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades

MTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS

Correspondncia com outros pases: - pas, capital e nome do correspondente Pas
Frana Frana Portugal Portugal Portugal

Cidade
Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto

Correspondente
Silva, Aurlio Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antnio

guias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades

ATIVIDADE
Nomes Pessoais
Wadenilson Gonalves Santos Zaira Cardoso Nunes Jos de Maria de Oliveira Laine da Silva Mrcio Santos Jnior Marcelo Cardoso Neto Ananias Figueiredo Amanda Figueiredo Vitria Albuquerque Vitor Albuquerque

Nomes de Empresas
Companhia Vale do Rio Doce Viso Turismo A Trs Irmos The Library of Congress Para Sempre Mveis Ltda.

ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS

1. os documentos devem ser ordenados um a um (utilizando o mtodo adequado - Alfa / Num / Cronolog.)
2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura 3. so presos com grampos plsticos. 4. a identificao do assunto ser no visor das pastas suspensas 5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificao de informaes nas pastas e envelopes: setor, obra, processo, assunto, volume, periodo....

ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS

ARQUIVO CENTRAL
1. os documentos devem ser ordenados um a um 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras, pastas suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas duras 3. so presos com grampos plsticos. 4. preencher o formulrio p/ o cadastramento em soft de gerenciamento de documentos 5. acondicionar os documentos em caixas-arquivo 6. preencher o visor para identificao da caixaarquivo

ACONDICIONAMENTO Sistema de cores

Arquivos Correntes / Intermedirios

Padro Pasta Intercaladora

Projeo tira de insero

Padro Pasta Suspensa

ACONDICIONAMENTO
Fichas guias
A

AL

Silva

ACONDICIONAMENTO Sistema de cores

Arquivo Central

Padronizao do Arquivamento

EMPRESA 0010

ACONDICIONAMENTO

Etiqueta de legenda

Etiqueta com o nome e cor do setor

ACONDICIONAMENTO

ACONDICIONAMENTO
Data Pasta intercaladora com a cor da atividade

Etiqueta com a cor do setor

Etiqueta com a cor do tipo do documento

ARQUIVAMENTO PADRONIZAO

ARQUIVAMENTO PADRONIZAO

ARQUIVAMENTO PADRONIZAO

PARTE V COMO ORGANIZAR A MASSA DOCUMENTAL ?

1. Diagnstico 2. Racionalizao

Levantamento e Formao da TTD

por rea por Espcie Documenta por Temporalidade por Referncia legal

Aprovao da TTD e Triagem dos documentos

3. Metodologia para Organizao dos documentos 4. Informatizao

DIAGNSTICO
Conhecer Atividade Cultura
1 Inicio 2
Pegunta

No

5 Ao

Sim 3 Ao

Planejamento Gesto
No

6 Ao

4 Ao

7
Pegunta

Sim

8 Inicio

Informao Documento

Gesto do Conhecimento

Tecnologia Mdias

DIAGNSTICO
OBJETIVO:
- mapear, avaliar e descrever o cenrio - levantar e analisar dados referente ao sistema de gerenciamento de documentos possibilitanto a elaborao do Plano de Ao o que, como, onde, quando, quanto tempo, quem e quanto custa.

RELATRIO:

Visa retratar a situao atual de armazenamento,

organizao e recuperao de informaes, analisando a situao atual, suas perdas e solues emergentes e a longo prazo.

DIAGNSTICO
PARA QUE SERVE?
- tomar medidas corretivas de uma situao critica

- conhecer os problemas e as possiveis medidas p/resolv-los

- solucionar problemas que se traduzem em desperdicios

- conhecer fatores que favorecem e limitam a implantao do

sistema de gerenciamento dos documentos - maximar o custo-beneficio do capital aplicado - desenvolver o Plano de Ao Corretiva

DICAS PARA O DIAGNSTICO

ELABORAO: Exige: percepo, bom senso, experincia tcnica, criatividade; deve ser desenvolvido por mais de uma pessoa Coleta de dados: - Observao - Entrevista ou questionrio sobre: volume, forma de armazenamento, organizao, recuperao/acessibilidade, como descarta, o que pode ser melhorado...etc

Diagnstico - Modelo
VOLUME DE DOCUMENTOS Constatao Perdas Volume de documentos gerados ao longo Ausncia da TTD gera insegurana no dos anos versus responsabilidade juridica descarte dos documentos, criando a de sua guarda. sistemtica de guarda indevida ou de expurgos errneos. Existncia de documentos obsoletos e em duplicidade Na utilizao de outros espaos para guarda de documentos e mobilirio Ausncia de instrumento para regular a saturado guarda e o descarte dos documentos , que possibilite melhor administrao do acervo Processo de busca do documento comprometido.

AO CORRETIVA:

Elaborao da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados Temporalis Aplicao da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda vencidos. Disponibilizao da TTD para todas as Unidades da Empresa

Diagnstico - Modelo
ORGANIZAO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE Constatao Perdas Metodologia individualizada e Particularizao no despadronizada. arquivamento gerando acesso ao documento. Ausncia de automao do processo de recuperao documental Arquivos encontram-se arrumados e Os no organizados. AO CORRETIVA processo dificuldade de de

Criao de padres corporativos para a organizao dos documentos. Utilizao de Aplicativo para o gerenciamento das informaes.

PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO-ARQUIVO CENTRAL ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM

Organizao do Acervo do Arquivo Central Elaborao da Tabela de Temporalidade Documental Etapas: 1. Levantamento dos documentos/anlise documental 2. Emisso da Tabela 3. Aprovao da Tabela 4. Triagem da documentao

Organizao dos grupos documentais Determinao dos prazos legais para guarda e descarte do acervo documental Dar consistncia legal ao arquivamento dos documentos com anuncia do Cliente Atravs de consultas a legislao

CC

1.1

CC

CC/ Coamo Eliminar os documentos obsoletos

Descarte dos documentos obsoletos

Eliminar as no conformidades

PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO ETAPA 2 ATIVIDADE Padronizao Organizao dos documentos O QUE Padronizao e organizao dos documentos para formao de um sistema de recuperao e armazenamento eficientes Transcrio da informao organizada e validada em mdia eletrnica POR QUE O fornecimento de informao dever atender ao padro COMO Atravs de implementao de metodologia estabelecida QUEM CC

Informatizao do acervo

Permite a economia de tempo, espao, e otimiza as atividades da empresa somado ao fator segurana Para permitir os itens de validao, indexao, pesquisa, entre outros Manuteno do Sistema estabelecido

Atravs da estruturao de Aplicativo para cadastramento de documentos Alimentando e auditando a Base implantada Descrevendo a metodologia utilizada para a estruturao do servio de documentao

CC

Cadastramento dos dados Manuais de procedimentos/Politica Documental Corporativa

Formao de Base de Dados para cadastramento da informao Descrio dos Procedimentos referentes aos processos, atividades, etc do funcionamento do Arquivo e sua realao com a Empresa

CC

CC

POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAO DE DOCUMENTOS ?

ALA DOS OBCECADOS DESCARTANTES

ALA DOS GUARDADORES OBCECADOS

Ganhar trofeu por jogar papel fora

Fazer cpias para no perder o controle

POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAO DE DOCUMENTOS ?

- Reduo da massa documental - Racionalizar custos (reduzir custos) - Melhor armazenamento (espao fisico + mobilirio) - Melhor organizao, permite a informatizao - Possibilita pesquisa rpida - Evita extravio de documentos - Garanti a preservao dos documentos de valor - Aproveitamento dos recursos humanos, tecnolgicos, etc.

PARTE VI - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

O QUE ?
um instrumento que define critrios de seleo de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivstico apresenta, enquanto fonte de informaes administrativas, gerenciais ou histricas que compem a trajetria da Organizao.

TTD ELABORAO
1. Passo: Coleta de Informaes
Preencher a Ficha de Anlise Documental: - registrar informaes sobre cada documento

- referenciar os prazos legais ou de validade

Detalhar as informaes sobre cada documento atravs: - entrevistas e levantamento do acervo documental

TTD ELABORAO
2. Passo: Consolidao das Informaes O Documento analisado nos aspectos legais, fiscais, tributrios etc;

Registrado na Ficha de Anlise Temporal;

Formao da TTD (digitada para apreciao e validao)

TTD ELABORAO
3. Passo: Aprovao
Apresentao

do primeiro formato da TTD;

Reunio para discusso e aprovao por rea;

Reunio para homologao com assinatura pelo Gerente, pelo Diretor...

Guardar

uma cpia assinada.

TTD ELABORAO
4. Passo: Formatao final Registro em formato de tabela ou informatizado dos Documentos Gerados nas diversas reas da empresa: - Pessoal, Contbil, Administrativa etc. Descrio / Definio dos Documentos: - Por empresa/instituio, se for pessoa jurdica; - Por setor/departamento; - Por tipo, etc. Referncia da Legislao: - Tributria, fiscal, trabalhista etc.

TTD - ELABORAO
5. e 6. Passos: Manualizao e Treinamento Estabelecer Procedimentos para: Utilizao (Usurio): - Consulta, Descarte, Segurana etc; Atualizao da TTD (Equipe multidisciplinar): - Manuteno;

- Formatao

TTD - Aplicao

A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmente
ERROS NO DESCARTE

TTD - UFMA
Universidade Federal do Maranho Resoluo n 05/90- CA
Aprova a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranho.

O Reitor da Universidade Federal do Maranho, na qualidade de PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAO, no uso de suas atribuies estatutrias. Considerando o que consta do Processo n 004692/90 e o que decidiu este Conselho em sesso realizada no dia 24 de agosto de 1990; RESOLVE: Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranho, constante do Anexo da presente Resoluo e que dela faz parte integrante. D-se cincia. Publique-se. Cumpra-se. So Lus, 23 de outubro de 1990. Prof. JERNIMO PINHEIRO Presidente

TTD - UFPB
UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB

Aprovada pela Resoluo 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho Universitrio CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se resoluo 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ/Arquivo Nacional. A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de 1998 a 2000. Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitrio da UFPB.

Entendendo o Ciclo de Vida Documental

Arranjo / Descrio
P
C Recolhimento

Processo de Classificao (aplicao da TTD)

Controle: -Entrada; -Sada; -Eliminao

Transferncia Fase Corrente / Intermediria Gesto de Documentos Fase Permanente Manuteno e Guarda de Documentos

AVAL

PARTE VII - PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

A ESCOLHA DA FERRAMENTA O software deve possibilitar: cadastar documentos armazenados nos Arquivos gerenciar informaes de texto e de imagens
criar, editar, distribuir informaes via rede, disco magntico ou Cd atualizar e compartilhar informaes desenvolver pesquisa direcionada e controlada

PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

O que um sistema eletrnico de gesto de documentos? um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caractersticos do sistema de gesto de documentos arquivsticos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes eletrnicos digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos eletrnicos e convencionais ao mesmo tempo.

GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GED

O GED a somatria das tecnologias e produtos que objetivam gerenciar informaes - em forma de voz, texto ou imagem de maneira eletrnica. O sistema de GED no s gerenciamento de arquivos. Ele implementa categorizao de documentos, tabelas de temporalidade, aes de disposio e controla nveis de segurana.

GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS - GED

GED no s escanear, atravs da
Digitalizao
Consiste:
1. Preparao dos documentos 2. Indexao

3. Digitalizao
4. Exportao das imagens e ndices

GED X GDE

GESTO DE DOCUMENTOS

Gesto Eletrnica de Arquivos

GED Gesto Eletrnica de Documentos (IDEAL)

Gesto Tradicional de Arquivo Todos os suportes, inclusive papel Arquivos Eletrnicos (somente documentos em meio eletrnico)

Gesto de Documentos Eletrnicos

MANUAL

AUTOMATIZADO

PARTE VIII - NORMAS E LEGISLAO ARQUIVSTICA

NORMAS ISAD (G) Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica

Serve para elaborao dos isntrumentos de pesquisa

ISAAR (CPF) Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporaes, Pessoas e Famlias

Serve para elaborao das entrada (cabealhos) das descries dos isntrumentos de pesquisa

NORMAS E LEGISLAO ARQUIVSTICA

LEGISLAO

LEI 8.159/1991
DECRETO 4.553/2000 LEI 8.264/2005

mbito Federal

mbito Estadual

Estes documentos regulam as disposies sobre arquivo nas esferas federal e estadual

CONCLUSO
Qual o resultado do uso da Gesto de Documentos?
Reduzir desperdcios, custos de armazenamento e custos correlatos (de 30 a 40%) Reduzir custo de homem/hora na busca da informao/documento Melhorar a imagem das instituio junto aos seus clientes internos e externos Incentivar a participao dos geradores de informaes na busca de melhorias Melhorar o ambiente fsico e condies de trabalho.