Finanzas Poltica de Caja Chica y Reembolsos Autor: Finanzas Propietario:

Gerencia de Administracin y Finanzas

Poltica de Caja chica y Reembolsos

Fecha de Emisin: Mayo 2006

Control del Documento Propietario: Gerente de Administracin y Finanzas Revisado por: Direccin General Autor: Javier Garcia Lpez Aprobado por: Juan Carlos Velzquez

Historia de Revisiones: Rev Fecha efectiva Descripcin Preparada Por

01

23/May/2006

Emisin

Javier Garcia

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Validez: Permanente

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Polticas de Caja Chica y Reembolsos Es poltica de la compaa establecer la forma de en que se deben de administrar las cajas chicas, as como de los reembolsos correspondientes Objetivo Proporcionar una gua a la Direccin, Gerencias y Coordinaciones del Grupo SAFFC para la forma de utilizar la caja chica, as como una gua de uso para los custodios de las cajas chicas Alcance Esta poltica aplica para todos los pagos de caja chica y a cualquier custodio de una de ellas Procedimiento (flujograma anexo) Cualquier rea que requiera un gasto menor a $1,000 pesos solicitar la compra va caja chica solicitando un vale de caja (VC) (formato anexo), o realizar el gasto y lo pasar a aprobacin de la Direccin o de las Gerencias La Direccin o las Gerencias en base a los Limites de Autorizacin establecidos aprobarn el gasto o el (VC) El solicitante una vez con el (VC) o el gastos aprobado pasar con el custodio de caja chica para recuperar el dinero gastado El custodio de caja chica elaborar un reembolso de gastos de caja chica (RG) (formato anexo), donde colocar a detalle cada factura a recuperar y lo turnar al departamento de finanzas Finanzas elaborar la transferencia o el cheque y solicitara la aprobacin de la Direccin o de las Gerencias La Direccin o las Gerencias en base a los limites de autorizacin establecidos aprobarn el pago del reembolso; si el pago es con cheque, este ser devuelto a Finanzas para su posterior entrega al custodio Finanzas entregar el cheque al custodio y este ltimo firmar de recibido

NOTA: La evaluacin de la suficiencia de las cajas chicas ser en base a un promedio de 3 o 4 reembolsos por mes, si estos son mas frecuentes indicara que se requiere un aumento de fondos; si por el contrario los reembolsos son menores a 3 o 4 por mes indicara que se debe de hacer una disminucin al fondo fijo de caja. Todas las creaciones de nuevos fondos as como aumentos y disminuciones seran aprobadas nicamente por la Direccin General Responsabilidades Es responsabilidad del las Gerencias y Coordinaciones cumplir con esta poltica para el uso de la caja chica Es responsabilidad del custodio de caja chica hacer uso de este fondo de acuerdo a las siguientes condiciones: Utilizar monto de efectivo con la finalidad de cubrir gastos que por su naturaleza e importe no ameritan ser cubiertos o esperar la elaboracin de una orden de compra (OC) para su posterior pago por cheque Sern pagados con dinero de caja chica nicamente los gastos menores a $1,000 (un mil pesos 00/100 mn), excepcin solo permitida a la Direccin General

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Mantener el efectivo adecuadamente resguardado. Compromiso de solicitar y conservar los comprobantes de todos los gastos incurridos con objeto de presentar a la brevedad posible el reporte de gastos correspondiente Todo gasto cubierto mediante caja chica deber ser previamente aprobado por el personal autorizado. El gasto deber estar soportado con una factura la cual deber contener el nombre, fecha y firma de quien incurri en el gasto No se entregarn anticipos a proveedores ni se proporcionarn anticipos para viaje a travs de este fondo Toda factura deber especificar el concepto del gasto como: gasolina, aceite, peajes, repuestos, material, copias, etc. No se aceptarn comprobantes con la descripcin de consumos varios, miscelneos, compras varias, etc., las facturas debern estar claramente especificadas Todos los documentos debern estar a nombre de la compaa como sigue:

Grupo SAFFC de Mexico, S. de R.L. Av. Paseo Tabasco No. 1203 Local 1701-B Col. Lindavista 86050, Villahermosa Tabasco RFC: GSM-050331-5A7
Todo gasto deber ser reportado en un periodo no mayor a 30 das Hacer el reembolso de gastos cuando se haya ocupado el entre el 60% y el 70% del fondo de caja, para tener dinero siempre disponible mientras se recibe el reembolso correspondiente La empresa podr hacer un arqueo fsico sorpresivo cuando esta as lo considere Estar en disposicin de devolver el monto asignado en el momento en que la empresa as lo considere necesario Ser responsable por cualquier gasto no comprobado o mal manejo del fondo, esto podr ser motivo de sanciones incluyendo el despido justificado Tratar hasta donde sea posible que los comprobantes de gastos contengan requisitos fiscales para poder hacerlos deducibles Para lo anterior debe de asegurarse que los comprobantes contengan los siguientes datos: Contener el nombre, denominacin o razn social Domicilio fiscal Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida Contener impreso el nmero de folio Lugar y fecha de expedicin Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en nmero o letra, as como el monto de los impuestos que en los trminos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso Referencias Artculos 29 y 29A del CFF; LIVA 1, 1A, 2, 2A, 4 Tercer Prrafo, LISR Art. 31 y 32

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FLUJOGRAMA

PROCESO DE CAJA CHICA

rea INICIO Direccin y Gerencias Custodio Caja Chica Finanzas 1. DESCIPCION INICIA EL PROCESO Cualquier rea que requiera un gasto menor a 1,000 pesos solicitar la compra va caja chica solicitando un Vale de Caja (VC) (formato anexo), o realizar el gasto y lo pasar a aprobacin de la Direccin o de las Gerencias La Direccin o las Gerencias en base a los Limites de Autorizacin establecidos aprobarn el gasto o el (VC) El solicitante una vez con el VC o el gastos aprobado pasar con el custodio de caja chica para recuperar el dinero gastado El custodio de caja chica elaborar un reembolso de gastos de caja chica (RG) (formato anexo) , donde colocar a detalle cada factura a recuperar y lo turnar al departamento de finanzas Finanzas elaborara la transferencia o el cheque y solicitar la aprobacin de la Direccin o de las Gerencias La Direccin o las Gerencias en base a los limites de autorizacin establecidos aprobar el pago el reembolso; si el pago es con cheque, este ser devuelto a Finanzas para su posterior entrega al custodio Finanzas entregara el cheque al custodio y este ltimo firmar de recibido TERMINA EL PROCESO

1
2
AUTORIZACION SI NO

2.

3 4

3.

4.

5
5.

6
AUTORIZACION NO SI

6.

7
FIN

7.

Los tipos de gastos y los montos que pueden ser pagados por caja chica estn regulados por escrito en la poltica de caja chica y reembolsos y en la carta custodio (CC)

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VALE DE CAJA
Fecha: Pguese a la Orden de: Cantidad en Monto y Letra:

Por concepto de:

Solicita

Autoriza

Nombre y Firma

Nombre y Firma

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CARTA CUSTODIO DE CAJA CHICA

Yo, , he recibido de GRUPO SAFFC S. DE R.L. la cantidad de $XX,000.00 (XX MIL

PESOS 00/100 M.N.) correspondientes al fondo para cubrir gastos normales de operacin, los cuales me comprometo a manejar y controlar de acuerdo a las siguientes normas y cumpliendo con todos los controles internos establecidos: 1.- Utilizar monto de efectivo con la finalidad de cubrir gastos que por su naturaleza e importe no ameritan ser cubiertos o esperar la elaboracin de una orden de compra para su posterior pago por cheque. 2.- Solo ser pagado con dinero de caja chica los gastos menores a $1,000 (un mil pesos 00/100 mn). 3.- Mantener el efectivo adecuadamente resguardado. Me comprometo a solicitar y conservar los comprobantes de todos los gastos incurridos con objeto de presentar a la brevedad posible el reporte de gastos correspondiente. 4.- Todo gasto cubierto mediante caja chica deber ser previamente autorizado por el personal autorizado. El gasto deber estar soportado con una factura la cual deber contener el nombre, fecha y la firma de quien incurri en el gasto. 5.- No se entregarn anticipos a proveedores ni se proporcionaran anticipos para viaje a travs de este fondo. 6.- Toda factura deber especificar el concepto del gasto como: gasolina, aceite, peajes, repuestos, material, copias, etc. No se aceptarn comprobantes con la descripcin de consumos varios, miscelneos, compras varias, etc., las facturas debern estar claramente especificadas. 7.- Todos los documentos debern estar a nombre de la Cia:

Grupo SAFFC de Mexico, S. de R.L. Av. Paseo Tabasco No. 1203 Local 1701-B Col. Lindavista 86050, Villahermosa Tabasco RFC: GSM-050331-5A7
8.- Todo gasto deber ser reportado en un periodo no mayor a 30 das. 9.- Hacer el reembolso de gastos cuando se haya ocupado el entre el 60 y el 70% de la caja, para tener dinero siempre disponible mientras se recibe el reembolso del fondo. 10.- La empresa podr hacer un arqueo fsico sorpresivo cuando esta as lo considere. 11.- Estar en disposicin de devolver el monto asignado en el momento en que la empresa as lo considere necesario. 12.- Ser responsable por cualquier gasto no comprobado o mal manejo del fondo, esto podr ser motivo de sanciones incluyendo el despido justificado.

___________________________

____________________________

NOMBRE DEL CUSTODIO

Custodio Responsable

LUIS FERNANDO RUBIO

Director General

Fecha:___XX de XXXXXX, 200X ___

No. Cheque_________________

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Grupo SAFFC de Mxico S. de R.L.

Av. Paseo Tabasco No. 1203 Local 1701-B Col. Lindavista 08650 Villahermosa Tabasco RFC GSM0503315A7

REMBOLSO DE CAJA CHICA

Fecha: Nombre del Custodio de Caja Chica:
NOMBRE DELCUSTODIO

23 de mayo de 2006

TIPO DE GASTO

Si el gasto es "OTROS", especifique

PROVEEDOR
(SIGLAS O NOMBRE CORTO)

SUB TOTAL

IVA
-

TOTAL
-

TOTAL

Cantidad Total con IVA en Letra: ( PESOS 00/100 M.N.) RESUMEN POR TIPO DE GASTO CASETAS GASOLINA CONSUMOS DESPENSA ESTACIONAMIENTO FOTOCOPIADO Y ENCUADERNADO PAPELERIA PASAJES SERVICIO DE MENSAJERIA SERVICIO DE TAXI TELEFONO NO DEDUCIBLES OTROS
SUBTOTAL IVA TOTAL

SOLICITA

RECIBE EN FINANZAS

NOMBRE Y FIRMA DEL CUSTODIO

NOMBRE Y FIRMA DE FINANZAS QUE RECIBE

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