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Gestão do Conhecimento

Organização Documental e Digitalização


Nunca o volume documental aumentou com tamanha velocidade e ainda boa
parte dos nossos documentos estão em papel. E o grande volume documental faz
surgir os problemas para gerenciá-los, demora para encontrar, imprecisão de
informações, gerando custos para gerenciar e sem contar com os custos gerados
por informações imprecisas que podem ir de clientes insatisfeitos até a perda de
processos na justiça.

Algumas empresas são ampliados, mas nem sempre


levadas a buscar soluções é fáceis de perceber quais são,
quando sua situação já está por isso que o trabalho
crítica e mesmo assim são desempenhado por um
levadas a acreditar que a única arquivista é fundamental antes
causa é o volume de de digitalizar o seu acervo.
documentos e não a
organização destes, e que a A definição de quem, quando e
simples digitalização, onde os documentos são
diminuindo o volume espacial, acessados, ou o que, como e o
resolverá os problemas. porquê? Ou ainda a definição
de tabela de temporalidade
A digitalização pode até (que permite documentos
minimizar os problemas, dando serem descartados no
a falsa impressão de que foi momento correto – nem é
tomada à decisão correta, mas jogado fora antes do
este seria o caso típico em que necessário, nem guardado o
alguém que sempre toma o desnecessário), inclusive os
caminho mais longo e precisa planos de classificação. Estas
diminuir o tempo gasto para definições são fundamentais
percorrer o caminho até o seu para estabelecer as regras do
destino, resolve o problema uso das ferramentas que
comprando um veículo mais possibilitam a gestão de
rápido ao invés de buscar documentos digitais e inclusive
caminhos mais curtos e com os não digitais.
menor tráfego.
É necessário, conhecer o que
Quando o volume de se pode e não se pode, e como
documentos aumenta, os fazer ao digitalizar um
problemas de organização documento. No Brasil existem
documental são seriamente projetos de lei que visam

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regulamentar os documentos um potencial serviço para
digitais (por exemplo: projeto amanhã), empresas de Gestão
de lei 146/2007 do senador do Conhecimento até sugerem
Magno Malta) e Medidas a digitalização de documentos
provisórias em vigor (exemplo: gerados no passado, mas
MP 2.200 que institui as procuram ajudar as empresas a
Chaves Públicas Brasileiras minimizar a criação de
regulamentando a certificação documentos em papel daquele
digital), pareceres e momento em diante, criando
nunca esteve
jurisprudências do Tribunal formas de criar e utilizar
tão acessível Superior sobre o assunto. Ou corretamente documentos
esta solução seja, é possível sim, um eletrônicos, evitando assim que
para as documento digital ter o status os documentos em papel
pequenas e de “documento legal”, mas é sequer nasçam sem perder o
médias preciso conhecer como fazê-lo. seu valor legal. As empresas
empresas, de Gestão do Conhecimento
apenas fica o Infelizmente, a crença de que a estão comprometidas com a
alerta da digitalização é o principal e eficiência documental do seu
necessidade mais importante trabalho a ser cliente.
de escolher o feito, tem levado à insatisfação
caminho de muitas empresas que Com a queda dos valores das
correto para acabam desacreditando na tecnologias (tanto de
tirar o máximo solução e, quando um trabalho equipamento quanto de
de benefícios sério é apresentado, o estigma software) para digitalização de
que estas já foi criado e a solução documento, nunca esteve tão
adequada pode ser recusada. acessível esta solução para as
ferramentas e
Um dos cuidados a serem pequenas e médias empresas,
metodologias
tomados são com as empresas apenas fica o alerta da
tem a
cujo produto principal é a necessidade de escolher o
oferecer. digitalização oferecendo no caminho correto para tirar o
máximo alguns indexadores. máximo de benefícios que
Este tipo de empresa não tem estas ferramentas e
como objetivo solucionar o metodologias tem a oferecer.
problema de seu cliente de
agilizar, proteger, organizar e Roberto Gonçalves Gameiro, Diretor
Executivo da Digitus Informação Inovação
resgatar informações. e Conhecimento. Professor das
Enquanto empresas de disciplinas de TGA, O&MS, TI.
digitalização agradecem a Especialista em Administração de
Sistema de Informação e Psicologia
geração de mais e mais Organizacional e do Trabalho pela UEL
documentos em papel (gerando digitus.executivo@gmail.com

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