AUDIT CHARTER SPI (Persero) Pelabuhan Indonesia I

VISI SPI Diakui luas oleh stakeholders sebagai auditor internal yang fropesional, mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan, dan membantu terciptanya good corporate governance.

MISI SPI Untuk mewujudkan visi tersebut, maka misi SPI adalah melakukan fungsi audit internal melalui assurance (pengujian dan penilaian dan pemberian jasa konsultasi. Fungsi assurance SPI dilaksanakan dengan kegiatan: audit operasional (operasional audit), audit kepatuhan (compliance audit), audit keuangan (financial audit), audit system informasi (information system audit), audit investigasi(investigative audit), audit di belakang meja (desk audit), reviu untuk tujuan khusus (specific review), dan jenis assurance lainnya, yang secara umum kesemuanya disebut juga dengan kegiatan audit. Untuk pemberian jasa konsultasi pelaksanaannya dilakukan dalam batas-batas yang jelas sedemikian rupa sehingga tidak mengurangi independensi dan objektivitas SPI dalam melakukan assurance terhadap kegiatan-kegiatan yang menjadi objek konsultasi.

SASARAN SPI Fungsi assurance dan konsultasi SPI dilakukan dengan sasaran: teridentifikasinya risiko perusahaan, tersedianya pengendalian intern yang memadai dan bekerja secara efisien dan efektif, dan terwujudnya good governance dalam perusahaan.

WEWENANG SPI SPI mempunyai wewenang untuk: Memperoleh informasi, dalam waktu yang layak, dari seluruh karyawan PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I. Dengan wewenang ini, SPI berhak melihat semua dokumen dan catatan, meminta keterangan dari setiap karyawan, dan meninjau seluruh gedung, fasilitas, serta aktiva PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I. Untuk itu, setiap karyawan PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I berkewajiban memberikan informasi yang diperlukan oleh SPI dalam waktu yang layak, sehingga memungkinkan SPI untuk bekerja secara efektif. Mengalokasikan sumberdaya audit, menentukan focus, ruang lingkup dan jadwal audit, serta menerapkan teknik yang dipandang perlu untuk mencapai tujuan audit.

Jika dipandang perlu, SPI memiliki wewenang untuk mendapatkan saran dan nasehat dari tenaga professional (tenaga ahli). Melakukan konsultasi dan menyampaikan laporan kepada direktur utama, dan berkoordinasi dengan komisaris, melalui komite audit.

KEWAJIBAN SPI SPI berkewajiban untuk: Membantu direksi dan komisaris dalam memenuhi tanggung jawab pengelolaan PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I dengan memonitor kecukupan dan efektivitas system pengendalian intern perusahaan. Kewajiban untuk mengembangkan system pengendalian intern dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran perusahaan berada dalam tanggung jawab manajemen. Membantu direksi dan komisaris dalam meningkatkan corporate governance PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, terutama dengan mendorong efektifits organ-organ corporate governance, serta efektifitas proses pengendalian intern, manajemen risiko, implementasi etika bisnis, dan pengukuran kinerja organisasi. Memberikan penilaian dan rekomendasi agar kegiatan PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I mengarah pada pencapaian tujuan dan sasarannya secara sfektif, efisien, dan ekonomis. Memberikan masukan kepada manajemen mengenai perubahan lingkungan, risiko bisnis yang muncul, dan hal-hal lain yang mempengaruhi hasil dan kinerja PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I. Menilai kecukupan dan efektifitas sistem pengendalian intern. Manajemen operasional berkewajiban untuk mengembangkan untuk mengembangkan sistem pengendalian intern dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran perusahaan.

RUANG LINGKUP PEKERJAAN SPI Ruang lingkup pekerjaan SPI mencakup: Menyakinkan bahwa sistem pengendalian intern telah memadai, bekerja secara efisien, dan ekonomis, serta berfungsi secara efektif dalam mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan. Mengevaluasi ketaatan terhadap hokum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan kebijakan serta prosedur perusahaan. Mengevaluasi kehandalan dan integrasi informasi keuangan dan informasi operasional.

 Menilai kecukupan sarana untuk menjaga dan melindungi kekayaan perusahaan. Melaksanakan penugasan khusus yang relevan dengan ruang lingkup pekerjaan tersebut diatas, seperti penyelidikan dan pengungkapan atas penyimpangan, kecurangan dan pemborosan. Menyiapkan laporan assurance dan rekomendasi untuk perbaikan.

TANGGUNGJAWAB (AKUNTABILITAS) Kepala SPI bertanggung jawab kepada Direktur Utama untuk: Memberikan penilaian mengenai kecukupan dan efektifitas proses manajemen PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I dalam mengendalikan kegiatannya dan pengelolaan risiko. Melaporkan hal-hal penting berkaitan dengan proses pengendalian intern, termasuk melaporkan kemungkinan melakukan peningkatan pada proses tersebut. Memberikan informasi mengenai perkembangan (progres) dan hasil-hasil pelaksanaan rencana audit tahunan dan kecukupan sumber daya audit. Berkoordinasi dengan institusi pengendalian dan governance lainnya, seperti Komite Audit dan Audit Eksternal.

STANDAR PELAKSAAN PEKERJAAN Dalam melaksanakan pekerjaannya, SPI PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I mengacu pada standar Standar Profesi Audit dan Kode Etik SPI PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I. Standar tersebut telah sesuai dengan Kode Etik dan Standar Internal Audit dari The Institute Of Internal Auditor Inc., sebagaimana telah diendorse oleh Konsorsium Profesi Audit Internal Indonesia.

Disusun di Medan Pada tanggal . tahun 2004

Armen Lubis Kepala SPI

PENGESAHAN OLEH DIREKSI DAN KOMISARIS Dengan ini direksi dan komisaris PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I menyetujui dan mengesahkan audit charter PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I tersebut diatas. Direksi dan komisaris menghimbau seluruh pimpinan unit karyawan PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I untuk menunjukkan kerjasama dengan SPI guna mewujudkan butir yang termuat dalam audit charter tersebut.

Prayitno Direktur Utama

Zulkarnain Oeyoeb Komisaris Utama

PENJELASAN ATAS KOMPONEN AUDIT CHARTER

VISI SPI SPI PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I mempunyai visi sebagai auditor internal yang professional dan diakui secara luas baik oleh kalangan intern perusahaan maupun oleh pihak luar, seperti auditor eksternal dan pemegang saham, dan mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan, serta motivasi terciptanya good governance dalam perusahaan.

MISI SPI Misi menjelaskan alasan mengapa SPI dibentuk. Misi SPI telah dirumuskan sejalan dengan tujuan organisasi secara keseluruhan dimana auditor internal diharapkan memberi kontribusi terhadap pencapaian tujuan tersebut. Dalam rumusan tersebut diatas, misi SPI adalah melaksanakan fungsi assurance dan sebagai konsultan serta katalis bagi manajemen. Fungsi assurance SPI dilaksanankan dengan kegiatan: audit operasional (operasional audit), audit kepatuhan (compliance audit), audit keuangan (financial audit), audit system informasi (information system audit), audit investigasi(investigative audit), audit di belakang meja (desk audit), reviu untuk tujuan khusus (specific review), dan jenis assurance lainnya, yang secara umum kesemuanya disebut juga dengan kegiatan audit. Untuk pemberian jasa konsultasi pelaksanaannya dilakukan dalam batas-batas yang jelas sedemikian rupa sehingga tidak mengurangi independensi dan objektivitas SPI dalam melakukan assurance terhadap kegiatan-kegiatan yang menjadi objek konsultasi. Sejalan dengan dinamika perusahaan, misi ini akan disempurnakan dengan cara melakukan validasi dengan berbagai dokumen yang menyatakan visi, misi, dan tujuan PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I secara keseluruhan. Validitas juga dilakukan melalui diskusi dengan, dan penyampaian questionnaires kepada staf dan pimpinan SPI serta manajemen senior, atau mengacu pada adefenisi internal yang dikeluarkan oleh lembaga profesi.

SASARAN SPI Fungsi ansurance dan konsultasi SPI dilakukan dengan tiga sasaran utama. Pertama, teridentifikasinya risiko perusahaan, seperti risiko pasar, risiko operasional, risiko kredit, dan risiko lainnya. Sasaran ke dua adalah tersedianya pengendalian intern yang bukan saja memadai, tetapi juga bekerja secara efisien dan efektif. Yang ke tiga adalah terwujudnya good governance dalam perusahaan.

WEWENANG SPI Pernyatan wewenang dalam audit Charter menunjukkan dukungan yang diberikan oleh top manajement dalam memberdayakan SPI. Pernyataan ini menunjukkan hak-hak yang dimiliki oleh SPI.

AKSES TERHADAP INFORMASI, DOKUMEN, KARYAWAN DAN AKTIVA Hak penting yang harus senantiasa dicantumkan dalam charter adalah hak untuk memperoleh akses yang tidak terbatas terhadap informasi, keterangan, catatan, dokumen, karyawan, gedung, fasilitas,dan aktiva perusahaan lainnya. Mengingat timing pemberian akses atau informasi juga sangat mempengaruhi efektifitas audit., maka charter juga perlu secara ekplisit menyatakan bahwa akses/informasi informasi tersebut harus sudah dapat diberikan dalam waktu yang tidak terlalu lama (memadai, misalnya 24 jam). Pemberian wewenang akses ini sudah menjadi best practice yang dilakukan oleh hampir semua perusahaan yang memiliki audit charter. Oleh karenanya, charter yang tidak menyatakan wewenang ini dapat menyebabkan pihak eksternal meragukan komitmen perusahaan dalam menunjang efektifitas fungsi internal audit dan proses pengendalian di perusahaan tersebut.

MENGATUR SUMBERDAYA AUDIT Pemberian tugas dan kewajiban yang berat harus diimbangi dengan memberikan kewenangan yang memadai. Untuk itu, SPI harus didukung dengan sumberdaya yang cukup dan diberi kebebasan untuk menentukan alokasi sumberdaya, fokus dan objek audit, waktu dan penjadwalan, serta untuk menerapkan teknik-teknik audit yang dipandang perlu. Selain itu, SPI juga harus diberi peluang untuk mendapatkan jasa bantuan tenaga ahli yang dipandang perlu untuk melakukan suatu penugasan audit. Jasa bantuan yang biasanya diperlukan auditor misalnya konsultan untuk masalah teknis operasional ayau masalah hokum.

AKSES TERHADAP DIREKSI DAN KOMITE AUDIT (KOMISARIS) Efektivitas kegiatan internal audit sangat bergantung pada pemanfaatan dan tindak lanjut hasil-hasil audit. Oleh karenanya, Kepala SPI perlu mendapatkan kesempatan untuk dapat berkonsultasi dengan direksi, komite audit, maupun dewan komisaris, baik dalam forum rapat maupun pada saat lain jika diperlukan. Kesempatan meeting secara reguler dengan direksi atau komisaris mempunyai pengaruh yang cukup besar terhadap independensi internal audit. Akses Kepala SPI terhadap direksi dan komisaris menunjang implementasi corporate governance yang baik.

KEWAJIBAN SPI Bagian ini menetapkan ekspektasi atas peran SPI dalam membantu manajemen. Perumusan peran ini biasanya menyangkut dengan ini sistem pengendalian manajemen, ketaatan, pengungkapan kecurangan, efisiensi dan efektivitas, manajemen resiko, dan corporate governance. Bagian ini harus menyatakan secara jelas peran auditor dan manajemen berkaitan dengan berbagai sistem dan proses tersebut di atas. Secara umum, manajemen sepenuhnya memegang kewajiban untuk membangun dan melaksanakan, sedangkan SPI berperan untuk mereview berbagai proses dan sistem tersebut. Kewajiban utama SPI adalah memonitor atau mengevaluasi kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian yang dijalankan oleh manajemen. Fokus dari monitoring system pengendali ini adalah pada assessment apakah kegiatan bisnis yang dilakukan perusahaan mengarah pada tercapainya tujuan dan sasaran PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I secara efektif, efisien, dan ekonomis. Dalam kaitan ini, SPI berkewajiban pula untuk menciptakan nilai tambah dengan senantiasa mencari peluang untuk meningkatkan kehematan, efisiensi, dan efektifitas. Dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah, salah satu kewajiban penting auditor adalah untuk mereview sistem manajemen resiko dan mengarahkan perhatian manajemen terhadap perubahan lingkungan bisnis yang penting serta resiko-resiko yang dapat menghalanagi tercapainya tujuan organisasi. Dalam beberapa perusahaan, penjelasan mengenai kewajiban auditor dapat diperdalam lebih lanjut dengan menyatakan kewajiban untuk menyiapkan perencanaan audit dan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan standar professional internal audit.

RUANG LINGKUP SPI Ruang lingkup SPI menyatakan secara jelas bidang atau fokus yang merupakan (akan menjadi) ruang lingkup audit. Sejalan dengan ruang lingkup sistem pengendalian manajemen modern, area (ruang lingkup) SPI dapat meliputi masalah-masalah : pengamanan harta, integritas sistem informasi, ketaatan terhadap peraturan, serta efisiensi dan efektivitas operasi. Lingkungan penyelidikan dan pengungkapan kecurangan pada umumnya merupakan bagian kecil dari keseluruhan lingkup SPI.

TANGGUNGJAWAB (AKUNTABILITAS SPI) Kepala dan staf SPI wajib mempertanggungjawabkan pemenuhan kewajibannya terutama kepada direksi dan komisaris (komite audit). Pertanggungjawaban ini antara lain mencakup melaporkan hasil assessment atas kecukupan dan efektifitas sistem pengendalian dan proses pengelolaan resiko. Auditor juga bertanggungjawab untuk

melaporkan hasil-hasil dan progress pelaksanaan rencana audit dan kecukupan sumberdaya yang diperlukan. Terakhir, SPI bertanggungjawab pula untuk melakukan koordinasi dengan lembaga pengendalian, audit, dan governance baik di dalam maupun diluar organisasi.

STANDAR PELAKSANA PEKERJAAN Audit Charter biasanya mensyaratkan bahwa auditor dalam melaksanakan pekerjaannya harus senantiasa mengacu pada Standard an Kode Etik yang diterbitkan oleh The Institute of Internal Auditor Inc., Florida, USA (standar IIA). Untuk memudahkan pemenuhan spirit yang terutang dalam standar IIA, SPI PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I menerbitkan standar internal yang disebut dalam rumusan tersebut diatas, pelaksanaan audit di PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I akan mengikuti standar yang dikembangkan sendiri secara internal oleh SPI PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I. Standar ini merupakan modifikasi dari Standar IIA. Dalam hal masalah yang dihadapi belum diatur dalam Standar SPI PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, auditor PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I akan mengacu pada Standard an Kode Etik IIA.

SUPLEMEN TERHADAP AUDIT CHARTER Suplemen terhadap audit charter berisi penjelasan mengenai berbagai aspek audit charter, seperti arti penting, manfaat, dan strategi pengembangan audit charter. Tujuan dari suplemen ini adalah untuk membantu internal auditor agar dapat memahami fungsi dan kegunaan audit charter dengan lebih baik.

ARTI PENTING AUDIT CHARTER Audit charter merupakan term of reference bagi SPI. Audit charter merupakan dokumen yang secara formal memberikan alas an (raison detre) mengapa fungsi internal audit dibentuk. Audit charter membantu menjelaskan posisi fungsi internal audit dalam organisasi. Audit charter dapat digunakan secara positif sebagai sarana memasarkan jasa-jasa audit. Sebagai term of reference, charter dapat juga digunakan untuk mempertahankan pekerjaan audit dalam hal terjadi perselisihan dengan audite yang kurang baik.

MANFAAT AUDIT CHARTER Audit charter dapat digunakan untuk memperoleh berbagai manfaat, yakni: Merupakan pengakuan formal atas fungsi internal audit.

 Mendokumentasikan ruang lingkup, kewajiban, wewenang, dan professionalisme fungsi internal audit. Sebagai pembanding dengan standar professional untuk menilai kecukupan pekerjaan internal auditing. Sebagai dasar bagi akuntan ekstern perusahaan dalam menilai independensi dan pekerjaan internal audit. Dapat menjadi dokumen pemasaran untuk meningkatkan kerjasama dengan unit-unit lain dalam organisasi. FORMALISASI FUNGSI INTERNAL AUDIT Charter merupakan dokumen yang secara formal mengakui pembentukan suatu fungsi internal audit(SPI). Dokumen ini juga secara formal menyatakan tujuan dan misi yang akan dicapai oleh SPI. Charter dapat dipandang sebagai kontrak antara SPI dengan direksi dan komisaris (komite audit), yang memberi wewenang kepada SPI untuk memulai pekerjaan auditing dalam perusahaan. Audit charter menetepkan hak kepala SPI dan para staf auditor untuk memeriksa setiap bagian dalam organisasi, dan melihat berbagai asset dan dokumen perusahaan.

DOKUMENTASI RUANG LINGKUP, KEWAJIBAN, DAN WEWENANG SPI Charter merupakan dokumen tertulis yang menyajikan persetujuan antara SPI dan manajemen senior atas ruang lingkup, kewajiban, dan wewenang SPI. Jika tidak di buat dalam bentuk dokumen formal (misalnya, hanya secara oral saja) persetujuan semacam ini dapat menimbulkan interpretasi yang berbeda-beda, mengalami pergeseran interpretasi dari waktu ke waktu, dan dapat hilang dalam penyimpanannya. Charter merupakan catatan permanent yang mendokumentasikan persetujuan tersebut.

DASAR UNTUK DIBANDINGKAN DENGAN STANDAR PROFESSIONAL Internal auditor dapat menggunakan standar professional internal audit (Standar IIA) sebagai dasar untuk mengukur apakah pelaksanaan pekerjaannya telah memadai atau tidak. Dengan bekerja mengikuti standar, auditor dapat mempertahankan diri dari tuduhan malpraktek atau bekerja secara tidak memadai. Charter dapat dibandingkan dengan Standar IIA untuk memastikan apakah telah dibuat secara baik, sehingga terdapat jaminan bahwa audit yang dilakukan berdasarkan charter tersebut adalah audit yang memadai.

DASAR UNTUK IMPLEMENTASI KEBIJAKAN DAN PROSEDUR SPIB Dalam perkembangannya, kepala SPI aan mengeluarkan berbagai kebijakan, prosedur, dan petunjuk untuk diterapkan dalam jajaran SPI. Charter yang baik akan dapat memastikan bahwa berbagai kebijakan dan prosedur tersebut akan konsisten satu sama lain, dan sejalan dengan misi dan tujuan dasar fungsi internal audit. KETERANGAN UNTUK PIHAK TERKAIT Banyak auditee yang tidak memiliki bayangan sama sekali apa pekerjaan yang dilakukan oleh internal auditor. Auditee seringkali tidak mengetahui perbedaan internal auditor dengan auditor lainnya yang mengaudit perusahaan, misalnya akuntan public. Audit charter dapat menghilangkan kebingungan ini dengan mengkomunikasikan misi dan tujuan SPI secara meluas dan jelas. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses audit, atau yang berhubungan dengan auditor, dapat diberi audit charter sebagai dasar untuk menerangkan wewenang, ruang lingkup, kewajiban, dan sifat pekerjaan yang dilakukan oleh SPI. DASAR UNTUK EVALUASI OLEH AUDITOR EKSTERNAL Dalam melaksanakan tugasnya auditor eksternal perlu mengevaluasi kegiatan yang dilakukan internal audit. Fungsi internal audit yang baik dapat mengurangi jumlah biaya audit atas laporan keuangan yang dilakukan oleh akuntan public (audit external). Charter akan menjadi dasar bagi eksternal auditor dalam menilai independensi dan efektifitas fungsi SPI. DASAR UNTUK MEMASARKAN FUNGSI SPI Audit secara pertisipatif, atau kooperatif, terbukti lebih efektif dibandingkan dengan audit secara mendadak tanpa pemberitahuan lebih dahulu. Penyebarluasan audit charter dapat meningkatkan pemahaman auditee terhadap fungsi auditing dan dapat mendorong partisipasi dari auditee.

TANGGUNG JAWAB PENYIAPAN AUDIT CHARTER Pengenbangan audit charter pada dasarnya merupakan tanggung jawab kepala SPI. Namun demikian, pengembangan audit charter sebaiknya dikonsultasikan dengan top manajemen. Langkah konsultasi dengan manajemen memberi kesempatan bagi SPI perlu menyampaikan memorandum kepada top manajemen dan pihak terkait lainnya untuk memberi informasi bahwa SPI sedang mengembangkan dan merumuskan perannya melalui pembuatan audit charter. Selain sebagai pemberitahuan, memorandum semacam ini secara formal dapat berfungsi untuk meminta masukan(input), dukungan, serta persetujuan atas charter.