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Excel Avanado 2007

NDICE

Contedo
Nota ao aluno(a) .....................................................................................................- 4 Introduo ao Excel Avanado .............................................................................- 5 Conhecendo a interface do Excel 2007 ...............................................................- 6 Guia Incio .........................................................................................................................- 6 Guia Inserir .......................................................................................................................- 6 Guia Layout da Pgina .......................................................................................................- 7 Guia Frmulas ...................................................................................................................- 7 Guia Dados........................................................................................................................- 7 Guia Reviso .....................................................................................................................- 8 Guia Exibio ....................................................................................................................- 8 Destaques no menu ..........................................................................................................- 8 Boto Office ......................................................................................................................- 9 Boto Opes do Excel .................................................................................................... - 10 Ajuda .............................................................................................................................. - 11 -

Conhecendo outras partes da rea de trabalho................................................ - 12 Caixa de Nome ................................................................................................................ - 12 Barra de Frmulas ........................................................................................................... - 12 Navegador de Planilhas ................................................................................................... - 13 Guias das Planilhas .......................................................................................................... - 13 Barra de Status .............................................................................................................. - 14 rea de Trabalho ........................................................................................................... - 15 -

Especificaes e limites de planilha e de pasta de trabalho ........................... - 16 Operadores disponveis no Excel 2007 ............................................................. - 18 Operadores aritmticos ................................................................................................. - 18 Operadores de comparao .......................................................................................... - 18 Operador de concatenao de texto .............................................................................. - 18 Operadores de referncia .............................................................................................. - 19 -

A ordem em que o Excel efetua operaes em frmulas ................................ - 20 Funes no Excel 2007 ....................................................................................... - 21 Anatomia de uma funo ............................................................................................... - 21 -

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Funes................................................................................................................. - 23 Data e Hora .................................................................................................................... - 23 O que se pode fazer com datas? .................................................................................... - 23 E ..................................................................................................................................... - 24 Ou................................................................................................................................... - 25 Se ................................................................................................................................... - 25 Seerro ............................................................................................................................ - 27 Cont.se ........................................................................................................................... - 27 Somase ........................................................................................................................... - 28 Informao .................................................................................................................... - 29 cel.vazia ....................................................................................................................... - 30 ndice ............................................................................................................................. - 31 Procv .............................................................................................................................. - 31 -

Concatenao de textos ...................................................................................... - 32 & (E comercial) ........................................................................................................... - 32 -

Gerenciamento de Dados ................................................................................... - 34 Classificao de Dados ................................................................................................... - 34 Filtrar ............................................................................................................................. - 34 Filtro Avanado ............................................................................................................. - 35 Subtotal.......................................................................................................................... - 35 -

Ferramentas..........................................................................................................- 35 Formatao Condicional ................................................................................................ - 35 Validao de dados ........................................................................................................ - 38 Remover Duplicatas ...................................................................................................... - 39 Cenrios ......................................................................................................................... - 40 Atingir Meta ................................................................................................................... - 41 Solver ............................................................................................................................. - 41 Controles de Formulrio ............................................................................................... - 42 Relatrio de Tabela e Grfico dinmico ........................................................................ - 42 Macros ........................................................................................................................... - 45 -

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Nota ao aluno(a)
Essa apostila no contempla todos os recursos do Office 2007, assim dentro da possibilidade e do tempo disponvel, acompanhe novas atualizaes no blog www.dashboardnoexcel.blogspot.com. Destaques para: Personalizar a barra de ferramentas de Acesso Rpido Suplementos Colar Especial Estilos de clulas Formatar como tabela Ir para Especial Inserir ilustraes Inserir objeto Temas Auditoria de frmulas Obter dados externos Consolidar Proteger planilha Compartilhar pasta de trabalho Controlar alteraes Salvar espao de trabalho

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Introduo ao Excel Avanado

Qual a utilidade do Excel?
O Excel certamente a planilha eletrnica mais conhecida no mundo e a mais utilizada nos escritrios e em residncias. A sua aplicao destinada a: Anlise financeira e/ou estatstica da sua empresa. Criao de grficos baseados nas tabelas. Listas organizadas, similares a banco de dados. Tabelas dinmicas. Acessar dados externos. Automatizar rotinas macros. Exportar para outros aplicativos.

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Conhecendo a interface do Excel 2007

A grande diferena no Excel 2007 a interface grfica. Onde antes estvamos acostumados a barras de menus, hoje apresentado como Guias e respectivas Faixas de Opes. Ao carregar o programa Excel 2007 disponibilizada a figura abaixo que apresenta como padro as seguintes Guias: Incio, Inserir, Layout da Pgina, Frmulas, Dados, Reviso, Exibio.

Guia Incio

Disponibiliza as seguintes faixas de opes: rea de Transferncia Fonte Alinhamento Nmero Estilo Clulas Edio

Guia Inserir

Disponibiliza as seguintes faixas de opes: Tabelas Ilustraes Grficos Links Texto

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Guia Layout da Pgina

Disponibiliza as seguintes faixas de Temas Configurar Pgina Dimensionar para Ajustar Opes de Planilha Organizar

opes:

Guia Frmulas

Disponibiliza as seguintes faixas de opes: Biblioteca de Funes Nomes Definidos Auditoria de Frmulas Clculo

Guia Dados

Disponibiliza as seguintes faixas de opes: Obter Dados Externos Conexes Classificar e Filtrar Ferramentas de Dados Estrutura de Tpicos

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Guia Reviso

Disponibiliza as seguintes Reviso de Texto Comentrios Alteraes

faixas

de

opes:

Guia Exibio

Disponibiliza as seguintes faixas de opes: Modos de Exibio de Pasta de Trabalho Mostrar/Ocultar Zoom Janela Macros

Destaques no menu

Boto Office

Barra de Ferramentas Acesso Rpido

de

Nome da pasta e o aplicativo em uso.

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Quando houver na faixa de opes o recurso apontado pela seta vermelha, quer dizer que possvel acessar diretamente sua caixa de dilogo correspondente. Basta dar um clique duplo para abrir a respectiva caixa de dilogo.

Boto Office

O boto Office acessa submenus escondidos. O nvel principal disponibiliza: Novo o Criar uma nova pasta de trabalho em branco Abrir o Carregar uma pasta de trabalho existente Salvar o Salvar as alteraes da paste em uso Salvar Como o Salvar a pasta de trabalho do Excel em outros formatos ou simplesmente uma cpia do documento. Imprimir o Visualizar e imprimir o documento Preparar o Preparar o documento para distribuio Enviar o Enviar uma cpia de documento para outras pessoas Publicar o Distribuir documentos para outras pessoas Fechar o Fechar a pasta de trabalho

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Boto Opes do Excel

Ao clicar neste boto, surge uma caixa de dilogo que permite a personalizao do ambiente do Excel 2007 (Figura 10).

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Disponibilizado as seguintes opes da caixa de dilogo: Mais Usados o Destinado as opes mais populares do Excel 2007 Frmulas o Altera as opes de clculo de frmulas , desempenho e tratamento de erros do Excel 2007 Reviso de Texto o Altera a maneira como o Excel corrige e formata o texto Salvar o Personaliza a maneira como as pastas sero salvas Avanado o Opes avanadas para o trabalho com o Excel Personalizar o Personaliza a barra de ferramentas de acesso rpido Suplementos o Exibe e gerencia suplementos no Excel Central de Confiabilidade o Ajuda a manter a segurana e a integridade do computador e dos documentos Recursos o Recursos online e confiabilidade do pacote Office.

Ajuda

Discretamente inserido est a Ajuda do aplicativo. Ao clicarmos neste boto apresentada a imagem abaixo. Outra alternativa para acessar esta caixa de dilogo pressionarmos a tecla F1.

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Conhecendo outras partes da rea de trabalho

Caixa de Nome

A caixa de nome pode ser redimensionada. Para que isso ocorra, basta arrastar a barra de frmula para a direita.

Barra de Frmulas

A barra de frmulas tambm apresenta um recurso especial. Ela expande sua rea de atuao para apresentar melhor frmulas extensas. Para que isto ocorra, clique na seta para baixo. Recompor com a seta para cima.

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Navegador de Planilhas

Na parte inferior da rea de trabalho encontramos o navegador de planilhas que funciona da seguinte forma: Ao clicarmos neste boto, faremos um deslocamento para a primeira planilha existente esquerda, mesmo estando em uma planilha distante. Ao clicarmos neste boto, faremos um deslocamento para a esquerda entre planilhas existentes, uma a uma. Ao clicarmos neste boto, faremos um deslocamento para a direita entre as planilhas existentes, uma a uma Ao clicarmos neste boto, faremos um deslocamento para a ltima planilha existente direita, mesmo estando em uma planilha distante. Outra alternativa importante que se por acaso voc tiver mais que 15 planilhas e desejar se deslocar para uma planilha especfica, dever ento, clicar sobre qualquer boto do navegador e com o boto direito do mouse, escolher entre as disponibilizadas no menu pop up. Se a planilha desejada no estiver aparecendo, clique em Mais planilhas e uma caixa de dilogo com barra de rolamento disponibilizada para percorrer at encontrar a planilha.

Guias das Planilhas

Ao lado do navegador, destacam-se as guias das planilhas. A configurao padro apresenta 3 guias, mas se desejarmos alterar esse valor deve-se levar em considerao seu limite mximo de 255 pastas.

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Acesse as opes do Excel e configure de acordo com a sua necessidade. Nota: O bom profissional tem que saber o seguinte: planilhas vazias ocupam espao em kbytes. Se voc s precisa de uma guia, exclua as duas restantes e economize espao de armazenamento. Lembre-se: uma planilha armazenada no seu disco rgido com planilhas vazias pode no fazer diferena, mas 1000, faz muita diferena.

Barra de Status

a barra inferior que disponibiliza as seguintes opes: Informao do status Boto de gravao de macros Modos de exibio: Normal, Layout da Pgina e Visualizao de Quebra de Pgina Nvel de Zoom (percentual) com uma barra deslizante

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rea de Trabalho

A rea de trabalho permaneceu sem alteraes. Uma folha quadriculada preenche todo o espao com novas dimenses. Quem reclamava das dimenses das planilhas do Excel 2003 vai ter espao suficiente na nova verso. O nmero de colunas saltou de 256 para 16.384, e o de linhas passou de 65.536 para 1.048.576. A largura da coluna comporta 255 caracteres, e a altura da linha vai a 409 pontos. As quebras de pgina possveis somam 1.026 na horizontal e na vertical, e cada clula pode conter um total de 32.767 caracteres. Conheam na ntegra os novos limites do Excel 2007 na tabela abaixo.

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Especificaes e limites de planilha e de pasta de trabalho

Recurso Pastas de trabalho abertas Limite mximo Limitado pela memria disponvel e pelos recursos do sistema 1.048.576 linhas por 16.384 colunas 255 caracteres 409 pontos 1.026 na horizontal e na vertical 32.767 caracteres 255 Limitado pela memria disponvel e pelos recursos do sistema (o padro 3 folhas). 16 milhes de cores (32 bits com acesso total ao espectro de cores de 24 bits) 64.000 32 16 1.024 fontes globais disponveis para uso; 512 por pasta de trabalho Entre 200 e 250, dependendo da verso do idioma do Excel instalado Limitado pela memria disponvel Limitado pela memria disponvel

Tamanho da planilha Largura da coluna Altura da linha Quebras de pgina Nmero total de caracteres que uma clula pode conter Caracteres em um cabealho ou rodap

Planilhas em uma pasta de trabalho

Cores em uma pasta de trabalho

Formatos/estilos de clula exclusivos Estilos de preenchimento Espessura e estilos de linha Tipos exclusivos de fonte

Formatos de nmero em uma pasta de trabalho

Nomes em uma pasta de trabalho Janelas em uma pasta de trabalho

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Recurso Painis em uma janela Planilhas vinculadas Cenrios (cenrio: um conjunto nomeado de valores de entrada que voc pode substituir em um modelo de planilha.) Clulas variveis em um cenrio Clulas ajustveis no suplemento Solver Funes personalizadas Intervalo de zoom Relatrios 4

Limite mximo

Limitado pela memria disponvel Limitado pela memria disponvel; um relatrio resumido mostra somente os primeiro 251 cenrios. 32 200 Limitado pela memria disponvel 10 por cento a 400 por cento Limitado pela memria disponvel 64 em uma nica classificao; ilimitado quando usar classificaes seqenciais 100 32 255 parmetros por pasta de trabalho 10.000

Referncias classificadas

Nveis de desfazer Campos em um formulrio de dados Parmetros de pasta de trabalho Listas suspensas de filtro

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Operadores disponveis no Excel 2007

Operadores aritmticos
Operador aritmtico + (sinal de mais) (sinal de menos) Significado Adio Subtrao Negao Multiplicao Diviso Porcentagem Exponenciao Exemplo 3+3 31 1 3*3 3/3 20% 3^2

* (asterisco) / (sinal de diviso) % (sinal de porcentagem) ^ (acento circunflexo)

Operadores de comparao
Operador de comparao = (sinal de igual) > (sinal de maior que) < (sinal de menor que) >= (sinal de maior ou igual a) <= (sinal de menor ou igual a) <> (sinal de diferente de) Significado Igual a Maior que Menor que Maior ou igual a Menor ou igual a Diferente de Exemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>B1 A1<B1 A1<>B1

Operador de concatenao de texto

Operador de texto & (E comercial)

Significado Conecta, ou concatena, dois valores para produzir um valor de texto

Exemplo ("North"&"wind")

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contnuo

Operadores de referncia
Operador de referncia : (doispontos)

Significado Operador de intervalo, que produz uma referncia para todas as clulas entre duas referncias, incluindo as duas referncias Operador de unio, que combina diversas referncias em uma referncia Operador de interseo, que produz uma referncia a clulas comuns a duas referncias

Exemplo B5:B15

, (vrgula)

SOMA(B5:B15,D5:D15)

(espao)

B7:D7 C6:C8

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A ordem em que o Excel efetua operaes em frmulas

Precedncia de operadores Quando houver operadores iguais em um mesma sentena, o Excel avaliar os operadores da esquerda para a direita. Operador : (dois-pontos) (espao simples) , (vrgula) % ^ *e/ +e & = <> <= >= <> Negao (como em 1) Porcentagem Exponenciao Multiplicao e diviso Adio e subtrao Conecta duas seqncias de texto (concatenao) Comparao Descrio Operadores de referncia

- 20 -

Funes no Excel 2007

O Excel 2007 oferece 340 funes distribudas por categorias conforme abaixo: Financeira (53) Data e Hora (20) Matemtica e Trigonometria (60) Estatstica (83) Procura e Referncia (18) Banco de Dados (12) Texto (24) Lgica (7) Informaes (17) Engenharia (39) Cubo (7)

Anatomia de uma funo

A estrutura de uma funo dever ter:

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Os argumentos variam de funo para funo. Um argumento pode ser: Nmeros Textos Valores Lgicos Valores de erro Referncias Matrizes Para fazer referncia a faixa de clulas (intervalos) utilize os dois pontos para informar o incio e fim do intervalo de dados. Ex: Cont.valores(A1:A1000) Quando uma funo usar mais de um argumento, devemos recorrer ao ponto e vrgula. Ex: Soma(A1:A10; B1:B10)

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Funes
Data e Hora
Para o Excel, datas e horas so consideradas valores numricos. Voc dispe de diversos formatos para digit-los, conforme mostra a Tabela a seguir. Se voc entrar com os dados 3/4/95 4-Mar-95 4-Mar Mar-95 8:50 8:50:35 20:50 3/4/95 20:50 O Excel adotar o formato d/m/aa d-mmm-aa d-mmm mmm-aa PM h:mm AM/PM PM h:mm:ss AM/PM h:mm m/d/yy h:mm

O que se pode fazer com datas?

No exemplo abaixo, demonstramos a possibilidade de gerar um relatrio especfico apenas sobre as datas existentes na tabela.

Funes utilizadas no relatrio. =DIA.DA.SEMANA(B2;2) =DIA(B2) =MS(B2) =ANO(B2) =NMSEMANA(B2) =DIATRABALHOTOTAL(B2;C2) =DIAS360(B2;C2) =DIA.DA.SEMANA(B2;2) Formatado como dddd

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Como calcular os dias trabalhados utilizando o recurso com datas?

E 10 COLABORADOR 11 CARLA 12 CLAUDIA 13 LUCIENE F G H

DATA ADM. DATA DEM. DIAS TRAB. 15/6/2006 29/6/2006 5/6/2006 10/7/2006 10/6/2006 8/7/2006

E
Verifica se todos os argumentos so verdadeiros e retorna verdadeiro. Caso algum argumento seja falso, retorna falso. Sintaxe: E(lgico1;lgico2;...) Logical1,logical2,... so de uma a 255 condies que voc deseja testar e que podem resultar em VERDADEIRO ou FALSO. Como verificar se a descrio na clula A15 Notebook e se a quantidade vendida na clula C15 maior que 10. =E(A15=NOTEBOOK;C15>10) O retorno VERDADEIRO devido as duas condies serem verdadeiras.

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Ou
Verifica se algum argumento verdadeiro e retorna verdadeiro. Retorna falso se todos os argumentos forem falsos. Sintaxe: OU(lgico1;lgico2;...) Logical1,logical2,... so de uma a 255 condies que voc deseja testar e que podem resultar em VERDADEIRO ou FALSO. Como verificar se a descrio na clula A15 Notebook e se na clula C15 a quantidade vendida igual a 10. =OU(A15=NOTEBOOK;C15=10) O retorno VERDADEIRO devido a primeira condio ser verdadeira.

Se
Efetua um teste lgico em valores e frmulas e retorna como verdadeiro ou falso. Sintaxe: SE(teste_lgico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso) Teste_lgico, qualquer valor ou expresso que pode ser avaliada como VERDADEIRO ou FALSO. Usando o exerccio abaixo possvel aplicar uma frmula na clula A18 para avaliar a situao das mquinas. Nesse caso, utilizamos a funo Se que verifica a quantidade de erros encontrados e caso seja maior ou igual a 5 apresenta a informao Manuteno na mquina. Caso contrrio, permanece sem informao.

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=SE(A3>=5;"Manuteno na mquina";"") A funo SE permite apenas 7 encadeamentos, porm, existe uma tcnica para burlar esta condio: Dever ser preenchido na ltima condio um deslocamento para uma nova srie de encadeamentos. Assim, no h mais limite e pode ser aplicado em banco de dados com altos volumes de informaes.

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Seerro
Retorna valor_se_erro se a expresso for um erro. Caso contrrio, retorna o valor da expresso. Sintaxe: SEERRO(valor,valor_se_erro) Valor o argumento verificado quanto ao erro. Valor_se_erro o valor a ser retornado se a frmula gerar um erro. Os seguintes tipos de erro so avaliados #N/D, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NM!, #NOME? ou #NULO!).

No exemplo acima, foi aplicado a frmula =SEERRO(B8/B7;0) na clula B9 para evitar que apresentasse um erro como resultado.

Cont.se
Calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo que corresponde a determinados critrios. Sintaxe: CONT.SE(intervalo; critrios) Intervalo o intervalo de clulas no qual se deseja contar, incluindo nmeros ou nomes, matrizes ou referncias que contm nmeros. Os campos em branco e valores de texto so ignorados. Critrios o critrio na forma de um nmero, expresso ou texto que define quais clulas sero contadas. Usando o exerccio anterior, aplicamos a funo Cont.Se na clula A2 para verificar a quantidade de erros no intervalo B8:C16 usando o critrio determinado na clula A5.

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=CONT.SE(B8:C16;A5) O Excel 2007 disponibiliza tambm a alternativa Cont.ses para solucionar situaes que exija mais critrios. Pea ao seu professor que faa simulaes com essa nova funo.

Somase
Adiciona as clulas especificadas por um determinado critrio. Sintaxe: SOMASE(intervalo;critrios;intervalo_soma) Intervalo o intervalo de clulas que se deseja calcular por critrios. As clulas em cada intervalo devero ser nmeros e nomes, matrizes ou referncias que contm nmeros. Os espaos em branco e os valores de texto so ignorados. Critrios so os critrios na forma de um nmero, expresso ou texto que define quais clulas sero adicionadas. Intervalo_soma so as clulas reais a serem adicionadas se as clulas correspondentes no intervalo coincidirem com os critrios. Se intervalo_soma for omitido, as clulas no intervalo sero avaliadas pelos critrios e adicionadas se corresponderem aos mesmos.

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=SOMASE(B3:B5;">30000";C3:C5) O Excel 2007 disponibiliza tambm a alternativa Somases para solucionar situaes que exija mais critrios. Pea ao seu professor que faa simulaes com essa nova funo.

Informao
Retorna informaes sobre o ambiente operacional atual Sintaxe: INFORMAO(tipo_texto) Tipo_texto o texto que especifica o tipo de informao a ser retornado.

Pouco aproveitada por profissionais, a funo Informao tem grande importncia para o gerenciamento de planilhas, principalmente, quando se trata de manipular vrias planilhas ao mesmo tempo. Usando a sintaxe abaixo possvel detectar a quantidade de planilhas abertas. =INFORMAO("nmarquivo") Se algumas forem fechadas enquanto est trabalhando com a planilha principal onde est armazenada a funo, ser preciso recalcular novamente usando a tecla F9. Uma variao pode ser acrescentada para informar o local de armazenagem desta planilha, use ento: =INFORMAO("diretrio")

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cel.vazia
Verifica se uma condio foi satisfeita e retorna um valor se for verdadeiro ou outro valor se for falso. Sintaxe: SE(teste_lgico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) Teste_lgico qualquer valor ou expresso que possa ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO. Valor_se_verdadeiro o valor retornado se teste_lgico for VERDADEIRO. Valor_se_falso o valor retornado se teste_lgico for FALSO. Combinada com a funo SE a sua aplicao fica mais interessante. No exemplo abaixo, existe uma tela de cadastro a ser preenchida. Enquanto no for digitada nenhuma informao na lacuna nome a mensagem de alerta no ser removida.

Foi usada a frmula: =SE(CL.VAZIA(D8);"Digite seu nome";"")

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ndice
Retorna um valor ou a referncia para um valor de dentro de uma tabela ou intervalo. Sintaxe: NDICE(matriz,nm_linha,nm_coluna) Matriz um intervalo de clulas ou uma constante de matriz. Se a matriz contiver apenas uma linha ou coluna, o argumento nm_linha ou nm_coluna correspondente opcional. Se a matriz tiver mais de uma linha e mais de uma coluna e apenas nm_linha ou nm_coluna for usado, NDICE retornar uma matriz referente linha ou coluna inteira da matriz. Nm_linha seleciona a linha na matriz a partir da qual um valor dever ser retornado. Se nm_linha for omitido, nm_coluna obrigatrio. Nm_coluna seleciona a coluna na matriz a partir da qual um valor dever ser retornado. Se nm_coluna for omitido, nm_linha obrigatrio.

Qual o produto na clula A6? =NDICE(A5:A8;2;1) Vamos abordar melhor esta funo em conjunto com controles de formulrios.

Procv
Localiza um valor na primeira coluna de uma matriz de tabela e retorna um valor na mesma linha de outra coluna na matriz da tabela. Sintaxe: PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;nm_ndice_coluna;procurar_intervalo) Valor_procurado: O valor a ser procurado na primeira coluna da matriz da tabela. O Valor_procurado pode ser um valor ou uma referncia. Matriz_tabela: Duas ou mais colunas de dados. Use uma referncia para um intervalo ou um nome de intervalo. O uso do Procv fica mais interessante se combinado a uma validao tipo lista, conforme exemplo abaixo.

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Na clula C4 do Relatrio h uma validao de dados tipo lista para resgatar informaes da primeira coluna da tabela Dados dos Clientes.

Para preencher os campos subseqentes (Nome do cliente, Endereo, Cidade, Telefone) aplicamos o PROCV. =PROCV(C4;J5:N11;2;FALSO) A cada mudana do cdigo do cliente a informao correspondente apresentada nos campos subseqentes acima mencionados. O Excel 2007 disponibiliza tambm a alternativa Proch para solucionar situaes nas tabelas no sentido horizontal. Pea ao seu professor que faa simulaes com essa funo.

Concatenao de textos
& (E comercial)
A concatenao de textos com esse smbolo tem muita utilidade para solucionar situaes adversas. Combinada ento com a funo PROCV o resultado dinmico.

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Problema: Como elaborar uma frmula que apresente como resultado a quantidade e medida correspondente de cada produto. Incluir nessa frmula uma condio para quando a quantidade for maior que uma unidade mostrar a medida no plural.
A 2 3 4 5 6 7 8 9 B

Unidades de Medida cx Caixa dz Dzia kg Quilo lt Lata pct Pacote sc Saco un Unidade
A B C D

12 13 14 15 16

Qtd 1 2 3 4

Unidade kg cx sc pct

Produto Arroz Leite Farinha Macarro

Quantidade e Medida 1 Quilo 2 Caixas 3 Sacos 4 Pacotes

Soluo: =B13&" "&PROCV(C13;$B$3:$C$9;2;FALSO)&SE(B13>1;"s";"")

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Gerenciamento de Dados
O Excel oferece algumas ferramentas essenciais para gerenciamento de dados.

Classificao de Dados
Organiza a ordem dos dados da tabela com base nos critrios definidos pelo usurio. Por exemplo, temos a tabela abaixo e precisamos classific-la pela Diria simples a completa.

Selecione qualquer clula da tabela e clique na guia Dados, faixa de opo Classificar e Filtrar. Clique na opo Classificar. Na caixa de dilogo, opte por Classificar por Diria. Na ordem, Z-A.

Filtrar
Apresenta somente as informaes desejadas com base em critrios definidos pelo usurio. No nosso exemplo, filtraremos as informaes que apresente somente hotis de cinco estrelas. Clique na guia Dados, na faixa de opes Classificar e Filtrar e na opo Filtro. Clique na caixa de listagem do campo N de estrelas e marque apenas a opo 5.
NOME DO HOTEL Hotel Jundia La Bell Veronique Othon Palace Hotel Pousada Tia Maria ENDEREO Av. Carlos Guimares, 4689 Av. Pajuara, 345 Av. Ipanema, 2093 Rua Heitor Garcia, 349 CIDADE Jundia Macei Rio de Janeiro Belo Horizonte ESTADO SP AL RJ MG N DE ESTRELAS 5 5 5 5 N DE PREO PREO DIRIA QUARTOS MNIMO MXIMO 157 22,00 135,00 Completa 100 10,00 100,00 Completa 102 44,00 96,00 Completa 175 24,00 88,00 Completa

Para retornar todos os dados da tabela, repita o processo anterior e opte por Selecionar tudo. Para remover o filtro, clique na opo Filtro da faixa de opes Classificar e Filtrar.

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Filtro Avanado
Um pouco mais complexo, exige pelo menos a definio de 2 campos cruciais: Intervalo da Lista e Intervalo de Critrios. Selecione os ttulos da tabela e copie para qualquer clula vazia. Insira um critrio abaixo do campo Diria, como por exemplo, Simples. Selecione qualquer clula da tabela e clique na guia Dados. Use a faixa de opes Classificar e Filtrar e clique em Avanado. Com o intervalo da lista j definido, defina o intervalo de critrios, selecionando a cpia dos ttulos e a linha logo abaixo. Para retornar todas as informaes da tabela, clique em Limpar na faixa de opes Classificar e Filtrar.

Subtotal
Apresenta um resumo de campos definido pelo usurio. Esse resumo pode ser configurado com as funes: Soma, Contnm, Mdia, Mx, Mnimo, Produto. Aproveitando o exerccio anterior, selecione qualquer clula na tabela e clique na guia Dados, faixa de opes Estrutura de tpicos, opo Subtotal. Configure com: A cada alterao em Nome do Hotel, usar a funo Contnm, adicionar subtotal a Diria.

Ferramentas
O Excel oferece algumas ferramentas essenciais para restrio de clulas, formataes condicionais, entre outros. Essas ferramentas quando aplicadas em combinao com as funes e frmulas, fornece solues para problemas complexos.

Formatao Condicional
A verso 2007 apresenta opes para: - Realar regras das clulas; - Regras de primeiros/ltimos; - Barras de dados; - Escala de cores; - Conjunto de cones.

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Realar clulas Criar uma formatao condicional que apresente o preenchimento da clula azul quando encontrar o aluno Joo. Selecione os alunos e clique na guia Incio, use a faixa de opes Estilo e a opo Formatao Condicional. Escolha Realar regra das clulas \ Texto que contm e preencha com Joo. Em Formato Personalizado e na aba Preenchimento escolha qualquer tonalidade de azul e Ok. Aluno Joo

Aluno Joo Paulo Luiz Joo Laura Karla Simone Pedro Joo Vera

Departamento Cincias Matemtica Lnguas Histria Literatura Geografia Matemtica Lnguas Literatura Histria

Nota 7,5 8,0 4,5 9,0 6,5 10,0 9,0 7,5 8,0 5,0

Criar uma formatao condicional qu o preenchimento da clula azul quand o aluno Joo.

Regras de primeiros/ltimos Criar uma formatao condicional que apresente o preenchimento da clula vermelho para as trs maiores notas da lista. Selecione as notas e clique na guia Incio, use a faixa de opes Estilo e a opo Formatao Condicional. Escolha Regras de primeiros / ltimos e clique em Mais regras. Na descrio da regra altere o valor de 10 para 3. Clique no boto Formatar e na aba Preenchimento escolha qualquer tonalidade de vermelho e Ok.

Aluno Joo Paulo Luiz Joo Laura Karla Simone Pedro Joo Vera

Departamento Cincias Matemtica Lnguas Histria Literatura Geografia Matemtica Lnguas Literatura Histria

Nota 7,5 8,0 4,5 9,0 6,5 10,0 9,0 7,5 8,0 5,0

Criar uma formatao condicional qu o preenchimento da clula vermelho maiores notas da lista.

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Barra de dados Criar uma formatao condicional que simule grficos de barra nas clulas, onde os maiores valores devero apresentar barras maiores e os menores valores barras menores. Selecione as unidades e clique na guia Incio, use a faixa de opes Estilo e a opo Formatao Condicional. Escolha Barra de Dados e escolha o primeiro modelo de barras em azul.

Nome do Produto

Unidades Total (R$)

Northwind Traders Almonds 20 200,00 Northwind Traders Beer 487 6.818,00 Northwind Traders Boysenberry Spread 100 2.500,00 Northwind Traders Cajun Seasoning 40 880,00 Northwind Traders Chai 40 720,00 Northwind Traders Chocolate 200 2.550,00 Northwind Traders Chocolate Biscuits Mix 85 782,00 Northwind Traders Clam Chowder 290 2.798,50 Northwind Traders Coffee 650 29.900,00 Northwind Traders Crab Meat 120 2.208,00 Northwind Traders Curry Sauce 65 2.600,00 Northwind Traders Dried Apples 40 2.120,00 Northwind Traders Dried Pears 40 1.200,00 Northwind Traders Dried Plums 75 262,50 Northwind Traders Fruit Cocktail 40 1.560,00 Solicite ao seu professor que demonstre as outras opes de formataes Northwind Traders Gnocchi 10 380,00 condicionais. Northwind Traders Green Tea 275 822,25 Northwind Traders Long Grain Rice 40 280,00 Northwind Traders Marmalade 40 3.240,00 Northwind Traders Mozzarella 90 3.132,00 Northwind Traders Olive Oil 25 533,75 Northwind Traders Ravioli 100 1.950,00 Northwind Traders Scones 20 200,00 Northwind Traders Syrup 50 500,00

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Validao de dados
Permite restringir clulas conforme configurao personalizada. Selecione a clula a sofrer a restrio e na guia Dados, faixa de opes Ferramenta de Dados e escolha a opo Validao de Dados. Na aba Configuraes preencha conforme imagem abaixo. No nosso exemplo, a lacuna nome a ser preenchida no poder ultrapassar o limite mximo de 50 caracteres.

Na aba Alerta de erro preencha com a mensagem Clula restrita somente a 50 caracteres. Se a regra for quebrada uma mensagem dever alertar o usurio, conforme imagem abaixo.

A validao tambm pode permitir uma lista de opes para uma clula. Continuando nosso exemplo acima, selecionamos a clula a ser preenchida com o sexo e aplicamos a validao tipo lista. A fonte pode estar na mesma planilha ou no. A nossa fonte localizada no intervalo N12:N13 informada. O resultado na clula:

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Remover Duplicatas
Novidade na verso 2007, essa ferramenta altamente destrutiva. Quando voc desejar remover informaes em duplicidade dentro de uma tabela use-a com cautela. Na tabela abaixo, precisamos remover duplicidades existentes. Observe que existe apenas dois registros semelhantes no quarto e nono registros.
Vendedor
Denise Douglas Eduardo Eliane Flvio Denise Douglas Eduardo Eliane Flvio Denise Douglas Eduardo Eliane Flvio Denise

Produto
Mouse PS/2 Notebook Cooler HD Cooler Memria Pendrive Monitor HD Memria Scanner Impressora Impressora Computador Computador Pendrive

Selecione a tabela e na guia Dados, na faixa de opes Ferramentas de dados use a opo Remover Duplicatas. As colunas vendedor e produtos sero automaticamente selecionadas na caixa de dilogo. Pressione o boto Ok e um dos registros ser removido.

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Cenrios
um conjunto de valores que o Excel salva e pode substituir automaticamente na planilha. Os cenrios so usados para prever resultados de um modelo de planilha, onde voc pode criar e salvar diferentes grupos de valores. Depois de criados possvel alternar para qualquer desses valores e exibir como relatrios finais. Para gerar os cenrios necessrio carregar o Gerenciador de cenrios, que o administrador desta ferramenta. Com um exemplo fica mais fcil de explicar esta ferramenta. Temos duas situaes provveis que poder ocorrer neste ano. A primeira a situao normal e a segunda a situao acima do esperado com aumentos exorbitantes em algumas reas.

Clique na guia Dados, na faixa de opes Teste de Hipteses e escolha Gerenciador de Cenrios. Na caixa de dilogo, clique em Adicionar e digite o nome do cenrio como Normal.Em clulas variveis, selecione o intervalo $D$3:$D$6 e pressione o boto Ok. Aceite os valores apresentado e pressione Adicionar. No novo cenrio digite Exagerado. Substitua os valores por 25; 2,5; 35 e 5 e clique em OK. Para ver a projeo com os valores exagerados, selecione o cenrio Exagerado e clique em Mostrar. Apresentamos o aumento do Exagerado sobre o Normal.
Normal Exagerado Dif % 19.250 31.500 163,64

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Atingir Meta
Trata-se de uma ferramenta que auxilia a obteno de solues de problemas matemticos numa planilha, baseadas em equaes ou inequaes lineares ou no, resolvendo problemas que possuam mais de uma resposta. Uma empresa est oferecendo um veculo por R$23.000 em 36 parcelas fixas de R$661,25 com juros mensais de 3,50 a.m. Um comprador fz seus clculos e infelizmente s poder dispor de uma mensalidade de apenas R$500,00. Qual o valor do bem que ele pode adquirir com o mesmo nmero de parcelas e juros mensais?

Para encontrar o valor do veculo que poder ser financiado, clique na guia Dados, faixa de opes Teste de Hiptese e Atingir Meta. Na caixa de dilogo configure definir clula (mensalidade), Para o valor (500,00), Alternando clula (Valor do veculo). O valor final ser de R$17.391,00.

Solver
uma ferramenta semelhante ao Atingir Meta, porm mais poderosa. Vejamos um exemplo: Um cliente adquiriu um computador Pentium IV dos Estados Unidos no valor unitrio de R$5.000,00. Revende o equipamento com 15% sobre o valor adquirido. Qual ser o lucro se revender o equipamento por R$6.500,00?

Na guia Dados escolha a faixa de opes Anlise. Clique sobre Solver e configure a caixa de dilogo com: - Definir clula de destino = B11; - Valor de = 6500; - Clulas variveis = B10; - Submeter s restries = B11<=6500 Clique no boto Resolver. O valor encontrado 30%. - 41 -

Controles de Formulrio
So recursos especiais para montar formulrios eletrnicos. Para ter esses recursos, primeiro necessrio ativar a guia Desenvolvedor. Clique no boto Office e Opes do Excel. Em Mais usados marque a opo Mostrar guia desenvolvedor na faixa de opes.

Cargo Sexo Cargo Sexo Estado Assistente M Amazonas Secretria F So Paulo Rio clique na guia de Janeiro

Estado Selecione a lacuna a ser preenchida pelo cargo e Desenvolvedor. Na faixa de opes Controles, clique em Inserir. Clique sobre o segundo boto (da esquerda para a direita) Caixa de combinao e desenhe um retngulo sobre a lacuna. Com o boto direito do mouse sobre o controle escolha a opo Formatar controle. Na aba Controle preencha o intervalo de entrada selecionando as opes que devero compor o controle. No vnculo da clula escolha uma clula vazia e Ok.

Selecione a lacuna a ser preenchida pelo sexo e clique na guia Desenvolvedor. Na faixa de opes Controles, clique em Inserir. Clique sobre o sexto boto (da esquerda para a direita) Boto de opo e desenhe um retngulo sobre a lacuna. Repita o processo e cria outra vez o mesmo boto. Com o boto direito do mouse sobre o controle escolha a opo Formatar controle. Na aba Controle preencha o vnculo da clula escolhendo uma clula vazia e Ok. Clique sobre a moldura do boto e ative a edio. Substitua o texto por M. Faa o mesmo com o segundo boto e substitua por F.

Relatrio de Tabela e Grfico dinmico

Tabelas Dinmicas so nada mais do que resumos de dados de uma determinada lista. dinmica porque pode ser modificada rapidamente, e facilmente recalculada quando os dados de origem so modificados. Grfico Dinmico um complemento da tabela dinmica em forma visual dos dados, que em apenas alguns cliques gerado automaticamente. As tabelas dinmicas possuem campos que se originam das colunas na lista ou tabela original. possvel tambm, criar uma tabela dinmica de uma lista ou banco de dados do Excel, ou de um banco de dados externo. Restries das Tabelas Dinmicas Para que uma tabela dinmica funcione corretamente devemos atender aos seguintes conselhos e restries:

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Devemos identificar cada uma das colunas com um nome (label) porque o Excel ir fazer com que cada label seja o nome de campo na Tabela Dinmica, Porque a Tabela Dinmica cria os necessrios totais baseados nos campos que temos na tabela, Devemos remover quaisquer totais automticos da lista de dados, O Excel usa toda a lista, incluindo clulas escondidas. Se no queremos que os dados escondidos no constem da Tabela Dinmica, devemos filtrar a lista de dados usando o Filtro Avanado, O Excel permite criar uma Tabela Dinmica que contenha um mximo de 8.000 itens. S podemos ter 256 campos na rea da Pgina e 256 campos na rea de Dados. As outras reas esto somente limitadas aos limites prprios da(s) folha(s) de clculo. A Tabela Dinmica e os seus campos Adicionamos campos importados para a Tabela Dinmica arrastando-os para uma das quatro diferentes reas: Filtros de Relatrio, Rtulos de Coluna, Rtulos de Linha e Valores. Apesar de podermos adicionar um campo a qualquer uma das reas da Tabela Dinmica, o posicionamento determina o layout da Tabela. Uma das caractersticas interessantes das Tabelas Dinmicas que o Excel insere automaticamente a linha e a coluna permitindo indicar o total para os valores nas linhas e colunas correspondentes da Tabela Dinmica. Vamos criar uma tabela dinmica com base na tabela abaixo:

Selecione qualquer clula da tabela e clique na guia Inserir, faixa de opes Tabelas e clique na opo Tabela Dinmica. Na caixa de dilogo apenas clique em Ok.

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Clique sobre o campo Funcionrio e arraste-o para Filtro de Relatrio. Arraste o Cargo para Rtulos de Linha e Salrio Base para Valores.

O resultado do layout ser:

Para montar o grfico dinmico com base na tabela dinmica, selecione qualquer clula da tabela dinmica, clique na guia Inserir e na faixa de opes Grficos escolha o grfico de Colunas (Colunas 2D \ Colunas agrupadas).

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Macros
uma ao ou um conjunto de aes gravadas em um mdulo VBA. Aps gravar uma macro possvel atribuir a um boto e quando necessrio ativ-la a um clique deste boto. Macro para remover as linhas de grade e cabealhos (ttulos) de linhas e coluna do Excel 2007.

Para criar essa macro, basta clicar no atalho disponibilizado na barra de status. Na caixa de dilogo, digite Desativar e pressione Ok. Clique na guia Exibio e na faixa de opo Mostrar/ocultar desmarque as opes Linhas de grade e Ttulos. Clique sobre o boto Parar gravao localizado na barra de status. Use a combinao Alt F8 para exibir a caixa de dilogo de macros. Selecione a macro Desativar e clique no boto Editar. Nesse momento voc direcionado ao ambiente VBA. A rotina da macro apresentada. Sub Desativar() ' ' Desativar Macro ' ' ActiveWindow.DisplayGridlines = False ActiveWindow.DisplayHeadings = False End Sub

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