FACULDADE DE ADMINISTRAO E INFORMTICA FAI CURSO DE PS-GRADUAO EM GESTO DE PROJETOS

GIULIANO REGINO CAETANO COURA PAULO SRGIO DOS SANTOS PEDRO DIONSIO PEREIRA JNIOR ROSILENE APARECIDA DE OLIVEIRA

CYBER BAR PROJETO DE AUTOMATIZAO DO PROCESSO DE PEDIDO DE CLIENTES

SANTA RITA DO SAPUCA - MG 2011

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FACULDADE DE ADMINISTRAO E INFORMTICA FAI CURSO DE PS-GRADUAO EM GESTO DE PROJETOS

GIULIANO REGINO CAETANO COURA PAULO SRGIO DOS SANTOS PEDRO DIONSIO PEREIRA JNIOR ROSILENE APARECIDA DE OLIVEIRA

CYBER BAR PROJETO DE AUTOMATIZAO DO PROCESSO DE PEDIDO DE CLIENTES

Artigo cientfico apresentado Faculdade de Administrao e Informtica (FAI), para obteno de ttulo de Especialista em Gesto de Projetos, sob orientao do Prof. Arnaldo Renato Pires de Souza

SANTA RITA DO SAPUCA - MG 2011

1

SUMRIO

1. 2. 3. 3.1. 3.2. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 5. 6. 7. 7.1. 7.2. 8. 8.1. 8.2. 9. 9.1. 9.2.

TERMO DE ABERTURA DO PROJETO (PROJECT CHARTER) ................................. 7 IDENTIFICAO DE PARTES INTERESSADAS ......................................................... 8 LEVANTAMENTO DE REQUISITOS ............................................................................. 5 Requisitos do Produto...................................................................................................... 5 Requisitos Funcionais ...................................................................................................... 6 DECLARAO DE ESCOPO ........................................................................................... 7 Justificativa do Projeto (Necessidades do Negcio)........................................................ 7 Produto do Projeto ........................................................................................................... 7 Estratgias de Conduo do Projeto ................................................................................ 9 Lista de Entregas Principais por Fases .......................................................................... 10 Excluses de Escopo ..................................................................................................... 11 Premissas ....................................................................................................................... 11 Acompanhamento do Projeto ........................................................................................ 12 EQUIPE DE PLANEJAMENTO DO PROJETO ............................................................. 12 ORGANOGRAMA ........................................................................................................... 12 CRIAO DA EAP E DICIONRIO DA EAP .............................................................. 13 EAP................................................................................................................................ 13 Dicionrio da EAP ......................................................................................................... 14 CRONOGRAMA DO PROJETO ..................................................................................... 17 Cronograma Detalhado do Projeto ................................................................................ 17 Cronograma Resumido por Fase do Projeto .................................................................. 24 ORAMENTO DO PROJETO......................................................................................... 25 Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto .............................................................. 25 Custo da Linha de Base Resumido por Fase do Projeto ................................................ 32 2

9.2.1. 9.3. 9.4. 10. 10.1. 10.2. 10.3. 11. 11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.5. 12. 12.1. 12.2. 12.3. 12.4. 12.5. 12.6. 12.7. 12.8. 12.9. 13. 13.1. 13.2.

Resumo do Custo de Linha de Base Mensal e Acumulado do Projeto...................... 33 Grfico da Curva S do Custo da Linha de Base do Projeto........................................... 34 Oramento Total do Projeto .......................................................................................... 34 PLANEJAMENTO DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS ..................................... 35 Regras para Qualificao dos Riscos ......................................................................... 35 Identificao e Classificao dos Riscos ................................................................... 36 Plano de Respostas aos Riscos................................................................................... 37 PLANEJAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ...................................................... 40 Matriz de Papis e Responsabilidades ....................................................................... 40 Plano de Alocao e Liberao dos Recursos no Projeto .......................................... 42 Calendrio da necessidade dos Recursos no Projeto ................................................. 43 Necessidade de Treinamento ..................................................................................... 44 Gratificao e Bonificao......................................................................................... 44 PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIES ................................................. 45 Objetivo do Plano de Gerenciamento de Aquisies (PGA) ..................................... 45 Descrio dos Processos de Gerenciamento de Aquisies ...................................... 45 Fluxo do Processo de Compras/Aquisies ............................................................... 45 Gerenciamento e Tipos de Contratos ......................................................................... 46 Critrios de Avaliao de Cotaes e Propostas ........................................................ 46 Avaliao de Fornecedores ........................................................................................ 47 Frequncia de Avaliao dos Processos de Aquisies ............................................. 48 Administrao do Plano de Gerenciamento das Aquisies ..................................... 48 Matriz de Fazer e Comprar ........................................................................................ 48 PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAES ......................................... 49 Relao de Partes Interessadas e Mapa das Comunicaes ....................................... 49 Meios e Eventos de Comunicao do Projeto............................................................ 52 3

13.3.

Gerenciamento do Processo de Distribuio das Informaes do Projeto ................ 52

13.3.1. Eventos de Comunicao: Reunies com ata registrada e acompanhamento............ 52 13.3.2. Cronograma dos Eventos de Comunicao: .............................................................. 57 13.3.3. Documentos de Convocao e Atas de Reunio........................................................ 59 13.4. Gerenciamento do Processo de Relatrios de Desempenho do Projeto .................... 59

13.4.1. Stakeholders Externos................................................................................................ 59 13.4.2. Stakeholders Internos ................................................................................................. 60 13.5. Gerenciamento de Partes Interessadas ....................................................................... 60

13.5.1. Fluxograma de Recebimento, Registro e Encaminhamento dos Problemas.............. 60 13.5.2. Registro e Encaminhamento dos Problemas .............................................................. 61 13.6. 14. 14.1. 14.2. 14.3. 14.4. 14.5. 14.6. 14.7. 14.8. 14.9. 15. 16. 17. Plano de Gerenciamento de Mudanas ...................................................................... 61 LISTA DE ANEXOS .................................................................................................... 63 Anexo 1 - Lista de Aquisies ................................................................................... 63 Anexo 2 - Critrios de Avaliao de Fornecedor ...................................................... 64 Anexo 3 - Ficha de Avaliao de Fornecedor............................................................ 65 Anexo 4 - Solicitao de Proposta ............................................................................. 67 Anexo 5 - Termo de Aceite de Aquisies ................................................................ 68 Anexo 6 - Ata de Reunio.......................................................................................... 69 Anexo 7 - Relatrio de Desempenho ......................................................................... 70 Anexo 8 - Registro de Problemas .............................................................................. 72 Anexo 9 - Formulrio de Alterao de Escopo .......................................................... 73 CHECK LIST DOS GRUPOS DE PROCESSOS......................................................... 74 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .......................................................................... 79 TERMO DE ACEITE E ENCERRAMENTO .............................................................. 80

NDICE DE FIGURAS

Figura 1 - Gerenciamento das Partes Interessadas ..................................................................... 9 Figura 2 - Processo de Controle do Pedido ................................................................................ 8 Figura 3- Organograma ............................................................................................................ 12 Figura 4 EAP ......................................................................................................................... 13 Figura 5 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 1) ............................................................ 17 Figura 6 Cronograma Detalhado do Projeto (parte 2) ........................................................... 18 Figura 7 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 3) ............................................................ 19 Figura 8 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 4) ............................................................ 20 Figura 9 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 5) ............................................................ 21 Figura 10 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 6) .......................................................... 22 Figura 11 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 7) .......................................................... 23 Figura 12 - Cronograma Resumido por Fase do Projeto .......................................................... 24 Figura 13 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (Parte 1)........................................ 25 Figura 14 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 2) ........................................ 26 Figura 15 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 3) ........................................ 27 Figura 16 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 4) ........................................ 28 Figura 17 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 5) ........................................ 29 Figura 18 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 6) ........................................ 30 Figura 19 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 7) ........................................ 31 Figura 20 - Custo da Linha de Base Resumido por Fase do Projeto ........................................ 32 Figura 21- Custo por Ms ......................................................................................................... 33 Figura 22 - Curva S do Custo da Linha de Base do Projeto ..................................................... 34 Figura 23- Necessidade Total por Recurso no Projeto ............................................................. 43 Figura 24 - Necessidade Mensal dos Recursos no Projeto ....................................................... 44 5

Figura 25 - Processo de Compras ............................................................................................. 46 Figura 26 - Cronograma dos Eventos de Comunicao (parte 1)............................................. 57 Figura 27 - Cromograma dos Eventos de Comunicao (parte 2) ........................................... 58 Figura 28 - Processo de Gerenciamento de Problemas ............................................................ 61 Figura 29 - Processo de Gerenciamento de Mudanas ............................................................. 62

Cyber Bar Projeto de Automatizao do Processo de Pedido de Clientes

1. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO (PROJECT CHARTER) A rede de bares Cyber Bar se diferencia de outros bares por ser um dos primeiros estabelecimentos comerciais da cidade de So Paulo a oferecer Internet Wi-fi para seus Clientes. Pensando neste diferencial foram analisadas vrias alternativas como uma forma de se destacar ainda mais no mercado e lanar a rede de bares mais uma vez como pioneira no atendimento de seus Clientes. A partir da anlise das sugestes de Clientes, funcionrio e proprietrios, foi levantada a necessidade da informatizao do servio de atendimento do Cyber Bar, a fim de aumentar o nmero de pedidos, satisfazer os Clientes no que se refere agilidade de atendimento, e consequentemente favorecer o faturamento do estabelecimento. Para a execuo do projeto de informatizao do atendimento no Cyber Bar foi contratada a empresa RPP+G Solutions que ser responsvel pelo desenvolvimento e implantao do sistema que controlar a automao dos pedidos dos Clientes, desde a alocao da mesa na chegada do Cliente ao bar, passando pela escolha do pedido at o fechamento da conta e a liberao da mesa para o prximo Cliente. Foram estimados 90 dias de projeto a serem distribudos em aproximadamente 4 meses, tendo incio em 02 de janeiro de 2012 e trmino previsto para 08 de maio de 2012. As atividades de gerenciamento do projeto foram designadas Gerente Rosilene Oliveira cujas atividades esto contempladas do incio ao fim do projeto. A Gerente ter autoridade para utilizar os recursos financeiros da RPP+G Solutions destinados ao projeto mediante aprovao do patrocinador. Tambm deter autoridade sobre toda a equipe necessria para a execuo e concluso do projeto. Sero apresentadas em reunio de abertura do projeto, alm das equipes internas responsveis pelo desenvolvimento da ferramenta, as outras frentes que trabalharo para a implantao completa de todos os requisitos. Para o acompanhamento do projeto a Gerente dever fazer reunies semanais e/ou eventuais que se fizerem necessrias, compondo as atividades de monitoramento e controle.

Santa Rita do Sapuca, 03 de dezembro de 2012. Diretor

2. IDENTIFICAO DE PARTES INTERESSADAS

Parte Interessada Roberto Abreu Mauricio Costa Caroline Dias Lcia Moura Manoel dos Reis Patrcia Lira Luza Mendona Renata Pereira Paulo Srgio Pedro Dionsio Prestador de servio de rede Rosilene Oliveira Agenor Brito Giuliano Coura

Funo Garom Garom Recepcionista Caixa Cliente Consumidor Cliente Consumidor Cozinheira Ajudante de cozinha Diretor RPP+G / Patrocinador Responsvel Tcnico RPP+G Fornecedor Gerente do Projeto Proprietrio Cyber Bar

Responsabilidade Usurio final Usurio final Usurio final Usurio final Usurio final Usurio final Usurio final Usurio final Aprovador Equipe de Desenvolvimento Fornecedor Gerente de Projeto

Interesse no Projeto/Poder Mdio / Baixo Mdio / Baixo Mdio / Baixo Mdio / Baixo Baixo / Baixo Baixo / Baixo Baixo / Baixo Baixo / Baixo Alto / Alto Alto / Alto Mdio / Baixo Alto / Alto Alto / Alto Alto / Alto

Usurio final Controle de Fluxo de Finanas / Comercial Caixa

Tabela 1 - Identificao de Partes Interessadas

Abaixo o grau de envolvimento das partes interessadas em relao ao Poder x Interesse:

Figura 1 - Gerenciamento das Partes Interessadas

3. LEVANTAMENTO DE REQUISITOS 3.1. Requisitos do Produto

ID RPI - 01 RPI - 02 RPI - 03 RPI - 04 RPI - 05 RPI - 06 RPI - 07 RPI - 08 RPI - 09 RPI - 10 RPI - 11 RPI - 12 RPI - 13 RPI - 14 RPI - 15 RPI - 16 RPI - 17 RPI - 18 RPI - 19 Stakeholder Garom Proprietrio Proprietrio Proprietrio Proprietrio Proprietrio Proprietrio Recepcionista Consumidor Consumidor Consumidor Consumidor Consumidor Consumidor Cozinheira / Ajudante Cozinheira / Ajudante Proprietrio Consumidor Caixa Classe Funcionrio Cliente Cliente Cliente Cliente Cliente Cliente Funcionrio Cliente Consumidor Cliente Consumidor Cliente Consumidor Cliente Consumidor Cliente Consumidor Cliente Consumidor Funcionrio Requisitos do Produto Prioridade Rastreio com RF Tablet instalado junto s mesas dos Clientes Mdia RF-01 Cadastro de produtos no sistema Alta RF-02 / RF-03 Cadastro de mesas no sistema Alta RF-02 / RF-03 Cadastro de funcionrios no sistema Alta RF-02 / RF-03 Registro dos pedidos do Cliente/mesa Alta RF02 / RF-03 Sugesto de pedidos (combos) Baixa RF-02 / RF-03 / RF-04 / RF-07 Marketing de produtos e patrocnios Baixa RF-02 / RF-03 / RF-04 / RF-07 Visualizar status de ocupao das mesas pela "Recepo" Alta RF-06 Fechamento da conta pelo Cliente Alta RF-05 Verificar status do pedido Alta RF-05 Possibilidade de cancelamento do pedido antes do Incio do preparo pela cozinha Alta RF-05 Visualizar estimativa de tempo de preparo Mdia RF-05 Visualizar conta parcial Mdia RF-05 Possibilidade de chamar garom pelo sistema Baixa RF-07 Boto "Pedido Pronto" para cozinha Alta Alta Alta Baixa Mdia RF-05 RF-05 RF-02 / RF-03 / RF-08 RF-07 RF-07

Funcionrio Boto "Prximo Pedido" para cozinha Cliente Mdulo de Segurana Cliente Consumidor Abrir opo de detalhes dos itens do menu Funcionrio Oferecer opo de comanda separada de uma mesma mesa
Tabela 2- Requisitos do Produto

3.2. Requisitos Funcionais

ID RF - 01 RF - 02 RF - 03 RF - 04 RF - 05 RF - 06 RF - 07 RF - 08 Requisitos Funcionais Adaptao das mesas do estabelecimento para instalao de equipamentos (tablets) Implementao de interface grfica para cadastros gerais e registro de pedido Rastreio com RPI RPI-01 Pacotes de Trabalho 1.6.4

RPI-02 / RPI-03 / RPI-04 / RPI-05 / RPI1.3.3, 1.3.4, 1.3.5, 1.3.6 06 / RPI-07 / RPI-17 1.3.2, 1.6.2 1.3.10 1.3.5, 1.3.6 1.3.5 1.3.10 1.3.4, 1.3.8

Implantao de banco de dados relacional para armazenamento RPI-02 / RPI-03 / RPI-04 / RPI-05 / RPIdas informaes dos cadastros 06 / RPI-07 / RPI-17 Implementao de um sistema de exibio de marketing e produtos oferecidos Alterao do status e acompanhamento do pedido (incio ao fim) Implementao do sistema de reservas e liberao de mesas Implantao de facilidades para o consumidor Implementao de controle de acesso do sistema
Tabela 3 - Requisitos Funcionais

RPI-06 / RPI07 RPI-09 / RPI-10 / RPI-11 / RPI-12 / RPI13 / RPI-15 / RPI-16 RPI-08 RPI-06 / RPI-07 / RPI-14 / RPI-18 / RPI19 RPI-17

4. DECLARAO DE ESCOPO 4.1. Justificativa do Projeto (Necessidades do Negcio) Atualmente, o processo de pedido feito pelos Clientes da rede de bares Cyber Bar demanda muito tempo, principalmente na chegada dos garons s mesas dos Clientes e conseqentemente na escolha dos produtos pelos mesmos. Isso causa lentido no processo da incluso do pedido por parte do Cliente, na entrega do pedido de volta a ele, at o pagamento da conta ao caixa. O processo inicia-se com o atendimento dos garons s mesas, de forma convencional. O Cliente faz o pedido, incluindo a escolha dos produtos, logo aps, os itens escolhidos so levados para o preparo e, depois de preparados so entregues aos Clientes. A cada renovao do pedido, feito o acrscimo do item na comanda que fica presente no caixa. O fechamento da conta tambm convencional, sendo solicitado diretamente ao garom e pago a ele ou ao caixa. O processo descrito acima implica na grande demanda de trabalho por parte dos garons no momento do atendimento dos Clientes, ocasionando atraso no retorno dos pedidos s mesas. Para mitigar a demora deste atendimento bem como otimizar o servio dos garons, gerou-se a necessidade da automatizao dos pedidos, que oferecer um maior controle das solicitaes, do preparo das mesmas pela cozinha e da entrega aos Clientes e evitar o constrangimento de perda da comanda por parte do Cliente.

4.2. Produto do Projeto O projeto deve prover um sistema de software que permita ao Cliente escolher os itens de seu pedido sem a necessidade de aguardar at ser atendido por um garom. Para isso o sistema deve prover um mecanismo de pedido atravs de terminais instalados diretamente nas mesas do estabelecimento; em nosso caso sero utilizados tablets adaptados junto s mesas. Aps a escolha dos itens, exibida uma mensagem para que o Cliente confirme seu pedido. Confirmando o pedido o sistema envia as informaes para a fila de atendimento na cozinha; ao mesmo tempo, j includa a nova comanda que fica armazenada no caixa. A comanda ficar em aberto no caixa para que o Cliente possa realizar novas solicitaes, caso desejar, e s ser fechada quando o Cliente ativar esta opo no terminal. Aps o envio do pedido para o preparo, ser exibido seu status no terminal da mesa do Cliente, onde este poder identificar se o pedido se encontra na fila do preparo (1-Fila), na cozinha (2-Cozinha), aguardando entrega (3-Entrega), fechado (4Fechado) ou cancelado (5-Cancelado). Se o pedido ainda estiver no status de fila, o mesmo poder ser cancelado ou alterado. Se isso ocorrer, o pedido ocupar o ltimo lugar na fila e o processo reiniciado. Em outros status no poder haver alteraes. medida em que as solicitaes chegam at a cozinha, gerada a fila de atendimento para que os pedidos possam ser entregues na ordem em que so includos no sistema. Os garons s atuaro no momento da entrega dos pedidos nas mesas e eventualmente quando solicitados pelos Clientes. Alm da rotina para incluso do pedido descrita acima, o sistema tambm deve oferecer a possibilidade de alocao e desocupao das mesas na chegada e sada dos Clientes no estabelecimento. Haver na recepo, um mapa das mesas e seus status (Livre x 7

Ocupado). A cada chegada de Cliente, a recepcionista pode alocar uma mesa Livre, mudando seu status para Ocupado, mediante escolha do local que o Cliente fizer. Atravs dos status dos pedidos, tambm poder ser estimada a durao de ocupao da mesa. Outra facilidade a opo de escolha para comanda separada; ou seja, para uma mesma mesa serem selecionadas vrias comandas, cada uma para um Cliente diferente, oferecendo a diviso do valor dos pedidos para os respectivos Clientes. Da mesma forma, durante a permanncia do Cliente no estabelecimento, o mesmo poder visualizar o status de sua conta e o tempo de preparo estimado de seu pedido atravs dos terminais a qualquer momento. Durante o atendimento do pedido, o Cliente poder chamar o garom atravs do terminal, para sanar dvidas ou solicitar esclarecimentos sobre a funcionalidade do sistema. No final, atravs do prprio terminal instalado nas mesas, a conta poder ser fechada pelo Cliente. Nesse momento, a comanda ser bloqueada e finalizada no caixa onde dever estar calculada corretamente, conforme opo selecionada pelo Cliente no incio do pedido. O pagamento pode ser feito diretamente ao garom ou no prprio caixa. O sistema de controle do processo dos pedidos dever contemplar de forma eficiente o fluxo descrito abaixo:

Figura 2 - Processo de Controle do Pedido

4.3. Estratgias de Conduo do Projeto a) Inicialmente ser feito o levantamento de requisitos para o novo sistema a ser desenvolvido. Aps o desenvolvimento, para validao da soluo, ser realizada a implantao de um prottipo, em um ambiente que simule todo o processo do pedido do Cyber Bar, contemplando todo o fluxo necessrio para a realizao do pedido e atendimento das facilidades propostas anteriormente. Esse ambiente ser montado com os mdulos do software, instalados em computadores da prpria empresa RPP+G Solutions, onde um ou mais mdulos podero ser instalados num mesmo computador. Neste momento sero feitos testes da soluo, o Cliente poder ser envolvido para validao. b) Aps validao da aplicao, ser iniciada a implantao no ambiente do Cliente, onde sero feitas as instalaes da rede e servidores. c) Depois da implantao do projeto no Cyber Bar, haver o treinamento das funcionalidades para todos os usurios do novo sistema. d) O projeto, depois de implantado, contar com o acompanhamento de uma equipe tcnica e de operao assistida para validar a confiabilidade, performance, aceitabilidade e facilidade de uso. Esse acompanhamento ser gradativo, de maneira decrescente, onde se atuar de maneira mais intensa no incio, e com o decorrer do tempo, vai se diminuindo, at que os prprios funcionrios consigam operar naturalmente o sistema, ajudando de maneira simples e prtica aos Clientes. O sistema ser instalado de incio em uma unidade da rede Cyber Bar e em seguida poder ser propagado para as outras unidades da rede, mediante solicitao do Cliente e contrato firmado para cada atividade adicional.

4.4. Lista de Entregas Principais por Fases

Fases Levantamento de Requisitos Entregas Documento de Requisitos Aceite do fluxo do sistema Especificao de equipamentos e softwares de apoio Especificao de Ferramentas de Desenvolvimento Especificao do Servidor de Banco de Dados Especificao do Servidor para Aplicao Definio da Metodologia de Desenvolvimento Desenvolvimento Anlise e Design Casos de Uso Diagramas de Classes Diagramas de Sequncia Definio das GUIs Casos de Testes Modelo da Base de Dados Pacotes necessrios para instalao e operao de todos os mdulos do Sistema Prototipagem e Teste Entrega de ambiente de homologao (prottipo) Relatrio com o Resultado dos Testes Aquisies Recebimento dos equipamentos de rede, servidores e terminais (tablets) adquiridos pelo Cliente Contratao do material de treinamento e coffee break Contratao do servio de instalao de rede X X X X X X Interno Cliente

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Fases Implantao

Entregas Implementao da rede local (instalao de cabeamento estruturado a fim de estabelecer a conexo necessria entre pontos para prover o fluxo da informao) Instalao dos servidores da aplicao e banco de dados Instalao dos terminais de Clientes, na cozinha, recepo, caixa e para acesso dos garons Instalao dos terminais (tablets) nas mesas do estabelecimento Instalao dos mdulos do Software Elaborao de material para treinamento (manuais e apostilas) Reserva de sala e convocao dos profissionais para o treinamento Execuo do treinamento Suporte e Operao Assistida
Tabela 4- Lista de Entregveis

Interno

Cliente

4.5. Excluses de Escopo No faz parte do escopo deste projeto: Fazer a licitao para adquirir hardwares e demais equipamentos para instalao do sistema; somente a especificao est inclusa no escopo.

4.6. Premissas O Cliente dever estar com a infra-estrutura pronta para o incio da implementao do projeto; isso inclui a compra do hardware especificado pelo analista responsvel da RPP+G Solutions. O processo de atendimento do Cliente dever estar bem definido e de acordo com as atividades requeridas. 11

4.7. Acompanhamento do Projeto O Gerente do Projeto far reunies semanais internas para acompanhamento das atividades do Projeto e reunies mensais com o Cliente para certificar que o escopo do projeto est sendo atendido.

5. EQUIPE DE PLANEJAMENTO DO PROJETO Gerente do Projeto Responsvel Tcnico Comit de Gerenciamento de Mudanas

6. ORGANOGRAMA

Figura 3- Organograma

12

7. CRIAO DA EAP E DICIONRIO DA EAP 7.1. EAP

Figura 4 EAP

13

7.2. Dicionrio da EAP

ID 1.1.1 Work Package Planejamento Fases Gerenciamento do Projeto Gerenciamento do Projeto Gerenciamento do Projeto Levantamento de Requisitos Levantamento de Requisitos Levantamento de Requisitos Levantamento de Requisitos Desenvolvimento Descrio Planejamento das atividades do projeto incluindo atividades de plano de comunicao e aquisies Reunies semanais de acompanhamento das atividades do projeto e controle das necessidades de mudanas Processo de encerramento do projeto Levantamento e especificao de requisitos de Hardware Levantamento de requisitos de software Levantamento de requisitos da rede fsica e dados Levantamento de requisitos do treinamento Edio de casos de uso, modelagens de diagrama de classes, seqncias, interfaces, banco de dados Criao do Schema, Execuo dos Scripts Implementao do mdulo de Cadastro de Produtos Implementao do mdulo de Cadastro de Funcionrios/Usurios Responsvel Critrio de Aceitao

Gerente do Projeto No se aplica

1.1.2 1.1.3 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

Monitoramento e Controle Encerramento Hardware Software Rede Treinamento

Gerente do Projeto No se aplica Aprovao por parte do Gerente do Projeto Cliente Analista de Sistemas Analista de Sistemas Analista de Rede Instrutor Analista de Sistemas DBA Programador Programador Aprovao por parte do Cliente Aprovao por parte do Cliente Aprovao por parte do Cliente Aprovao por parte do Cliente Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico

1.3.1

Anlise/Design

1.3.2 1.3.3 1.3.4

Base de Dados Cadastro de Produtos Cadastro de Funcionrios

Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento

14

ID 1.3.5 1.3.6 1.3.7 1.3.8 1.3.9

Work Package Cadastro de Mesas Cadastro do Pedido Regra de Negcio do Fluxo do Pedido Mdulo de Segurana Relatrios

Fases Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento

Descrio Implementao do mdulo de cadastro para alocao e liberao de mesas Implementao do mdulo de Cadastro de Pedido Implementao de toda regra de Negcio do Controle do Fluxo do Pedido Implementao do Mdulo de Segurana do Sistema (polticas de acesso e senhas) Implementao dos relatrios do Sistema

Responsvel Programador Programador Programador Programador Programador

Critrio de Aceitao Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico e Cliente Aprovao por parte do Responsvel Tcnico

1.3.10 Facilidades

1.4.1 1.4.2 1.4.3

Prototipagem Testes Funcionais Testes Sistmicos

Implementao de facilidades no Sistema: chamar garom, detalhes dos itens do menu, Desenvolvimento comanda separada, marketing, sugesto de pedidos. Implantao do prottipo para mdulos de Prototipagem e Teste testes Prototipagem e Teste Testes das Funcionalidades do Sistema Prototipagem e Teste Testes Integrados do Sistema Acompanhar aquisio dos equipamentos especificados junto ao Cliente Realizar contrataes para o treinamento

Programador Analista de Sistemas Analista de Teste Analista de Teste

1.5.1

Equipamentos

Aquisies

Entrega dos Gerente do Projeto equipamentos na data acordada Entrega dos materiais e Gerente do Projeto coffee break na data do treinamento

1.5.2

Treinamento

Aquisies

15

ID 1.5.3

Work Package Servios de Instalao

Fases Aquisies

Descrio

Responsvel

Critrio de Aceitao Incio das atividades de instalao na data acordada em contrato Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Responsvel Tcnico Aprovao por parte do Gerente de Projeto e Cliente Aprovao por parte do Cliente

1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.6.5 1.6.6 1.6.7

Implementao da rede local Instalao dos servidores da aplicao e banco de dados Instalao dos terminais Clientes, na cozinha, caixa e para acesso dos garons Instalao dos terminais nas mesas do estabelecimento Instalao dos mdulos do Software

Implantao Implantao Implantao Implantao Implantao

Contratar empresa para prestao de servios de instalao da rede e equipamentos de Gerente do Projeto hardware Implementao de infra-estrutura de cabeamento, conectores e equipamentos de Analista de Rede rede Especificao dos servidores e Analista de Rede acompanhamento da instalao Especificao dos terminais e acompanhamento da instalao Especificao dos terminais e acompanhamento da instalao Instalao, Configurao, Testes Unitrios e Integrados dos mdulos de software Preparar o material e ministrar o curso Suporte e Operao Assistida
Tabela 5 - Dicionrio da EAP

Analista de Rede Analista de Rede Analista de Sistemas Instrutor Analista de Testes

Treinamento dos funcionrios Implantao Operao Assistida Implantao

16

8. CRONOGRAMA DO PROJETO 8.1. Cronograma Detalhado do Projeto

Figura 5 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 1)

17

Figura 6 Cronograma Detalhado do Projeto (parte 2)

18

Figura 7 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 3)

19

Figura 8 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 4)

20

Figura 9 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 5)

21

Figura 10 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 6)

22

Figura 11 - Cronograma Detalhado do Projeto (parte 7)

23

8.2. Cronograma Resumido por Fase do Projeto

Figura 12 - Cronograma Resumido por Fase do Projeto

24

9. ORAMENTO DO PROJETO 9.1. Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto

Figura 13 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (Parte 1)

25

Figura 14 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 2)

26

Figura 15 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 3)

27

Figura 16 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 4)

28

Figura 17 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 5)

29

Figura 18 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 6)

30

Figura 19 - Custo da Linha de Base Detalhado do Projeto (parte 7)

31

9.2. Custo da Linha de Base Resumido por Fase do Projeto

Figura 20 - Custo da Linha de Base Resumido por Fase do Projeto

32

9.2.1. Resumo do Custo de Linha de Base Mensal e Acumulado do Projeto

Ms/Ano janeiro/2012 fevereiro/2012 maro/2012 abril/2012 maio/2012

Custo R$ 18.000,00 R$ 11.040,00 R$ 34.840,00 R$ 8.750,00 R$ 1.780,00

Custo Acumulado R$ 18.000,00 R$ 29.040,00 R$ 63.880,00 R$ 72.630,00 R$ 74.417,00

Tabela 6 - Resumo do Custo de Linha de Base Mensal e Acumulado do Projeto

Figura 21- Custo por Ms

33

9.3. Grfico da Curva S do Custo da Linha de Base do Projeto

Figura 22 - Curva S do Custo da Linha de Base do Projeto

9.4. Oramento Total do Projeto O Oramento Total do Projeto inclui, alm do custo da linha de base, as reservas do Projeto, conforme a tabela abaixo. Para as reservas gerenciais ser reservado o equivalente a 5% do custo da linha de base do Projeto.

Custos do Projeto Custo da Linha de Base Reservas de Contingncia Reservas Gerenciais Oramento Total
Tabela 7- Oramento Total

Valor R$ 74.416,00 R$ 793,80 R$ 3.720,00 R$ 78.929,80

34

10. PLANEJAMENTO DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS 10.1. Regras para Qualificao dos Riscos Os riscos identificados sero qualificados de acordo com a sua probabilidade de ocorrncia e impacto nos resultados, conforme tabelas a seguir:

Probabilidade Baixa Media Alta

Descrio Probabilidade baixa de ocorrncia Probabilidade mdia de ocorrncia Probabilidade alta de ocorrncia
Tabela 8 - Probabilidade dos Riscos

Valor 0,3 0,5 0,7

Impacto Baixo Mdio Alto

Descrio Impacto baixo Impacto mdio Impacto alto

Tabela 10 - Impacto dos Riscos

Valor 0,3 0,5 0,7

Impacto Probabilidade 0,3 0,7 0,5 0,3 0,21 0,15 0,09 0,5 0,35 0,25 0,15 0,7 0,49 0,35 0,21

Gravidade Risco Baixo Risco Mdio Risco Alto

Faixa de Pontuao 0,09 0,15 0,16 0,25 0,26 0,49

Tabela 9 Matriz de Probabilidade x Impacto

Tabela 11 Gravidade dos Riscos com base na Matriz de Probabilidade x Impacto

35

10.2.
Risco

Identificao e Classificao dos Riscos

Fase Gerenciamento do Projeto Gerenciamento do Projeto Levantamento de Requisitos Levantamento de Requisitos Todas as Fases Desenvolvimento Desenvolvimento Prototipagem e Teste Prototipagem e Teste Prototipagem e Teste Aquisies Aquisies Implantao Probabilidade Alta (0,7) Baixa (0,3) Baixa (0,3) Baixa (0,3) Baixa (0,3) Alta (0,7) Baixo (0,3) Baixa (0,3) Baixa (0,3) Baixa (0,3) Impacto Alto (0,7) Alto (0,7) Mdio (0,5) Mdio (0,5) Alto (0,7) Mdio (0,5) Alto (0,7) Mdio (0,5) Mdio (0,5) Alto (0,7) Gravidade Alto (0,49) Mdio (0,21) Baixo (0,15) Baixo (0,15) Mdio (0,21) Alto (0,35) Mdio (0,21) Baixo (0,15) Baixo (0,15) Mdio (0,21)

1. Demora no Planejamento: elaborao de cronograma, levantamento do investimento e recursos necessrios 2. No acompanhamento das atividades, podendo acarretar problemas no desenvolvimento do projeto, seja pelo tempo, pelo custo ou pela qualidade 3. Requisitos levantados no serem suficientemente claros para o incio das atividades. 4. Contedo da Comanda e Fluxo de Atendimento no serem bem definidos 5. Problema de RH: pedido de demisso ou licena mdica 6. Solicitao do cliente de alterao de requisitos 7. Atraso no Desenvolvimento do Software 8. Dificuldade em criar um ambiente que simule o ambiente real para homologao do Sistema 9. Dificuldade do analista de teste em simular todas as situaes de testes 10. Performance do Sistema gerenciador de Banco de Dados no atende a performance necessitada pelo Sistema 11. Dificuldade em encontrar uma empresa prestadora de servios que, encaixe no que foi estipulado no planejamento do projeto, tangendo custo, tempo e qualidade na realizao do trabalho. 12. Excesso de burocracia no processo de licitao 13. Atraso na execuo da instalao da rede fsica pelo fornecedor

Mdia (0,5) Baixa (0,3) Baixa (0,3)

Alto (0,7) Baixo (0,3) Mdio (0,5)

Alto (0,35) Baixo (0,15) Baixo (0,15)

36

Risco 14. Atraso na concluso dos servios de instalao e configurao dos hardwares pelo fornecedor 15. Atraso na entrega dos hardwares pelo fornecedor 16. Atraso na entrega do coffee break 17. Falha na impresso do material do treinamento

Fase Implantao Implantao Implantao Implantao

Probabilidade Baixa (0,3) Baixo (0,3) Baixo (0,3) Baixo (0,3)

Impacto Mdio (0,5) Mdio (0,5) Baixo (0,3) Baixo (0,3)

Gravidade Baixo (0,15) Baixo (0,15) Baixo (0,15) Baixo (0,15)

Tabela 12 - Identificao e Classificao dos Riscos

10.3.

Plano de Respostas aos Riscos

Risco Resposta Descrio da Resposta O Planejamento deve ser realizado com toda a equipe, de forma a garantir todas as informaes e consideraes a respeito do projeto. Execuo do levantamento de requisitos detalhado envolvendo: cliente, usurios, patrocinador, equipe do projeto e outras partes interessadas. Validao desse levantamento de requisitos pelo cliente e programao de anlise de progresso ao longo do cronograma do Projeto. O acompanhamento das atividades deve ser constante a fim de evitar "gargalos" no desenvolvimento do projeto. Toda especificao tcnica, por parte do cliente, deve ser clara e sucinta, de forma a garantir o correto desenvolvimento das atividades. Custo Com o tempo

1. Demora no Planejamento: elaborao de cronograma, levantamento do investimento e recursos necessrios.

Evitar

Diminui

2. No acompanhamento das atividades, podendo acarretar problemas no desenvolvimento do projeto, seja pelo tempo, pelo custo ou pela qualidade. 3. Requisitos levantados no serem suficientemente claros para o incio das atividades.

Evitar

Constante

Evitar

Diminui

37

Risco 4. Contedo da Comanda e Fluxo de Atendimento no serem bem definidos.

Resposta Evitar

Descrio da Resposta Toda especificao tcnica, por parte do cliente, deve ser clara e sucinta, de forma a garantir o correto desenvolvimento das atividades. Organizar a equipe de forma a existir sempre sobreposio de funes. Criar plano de reconhecimento e recompensa de acordo com o desempenho do profissional. Treinamento no ser custeado pelo projeto e critrio de recompensa ser de acordo com as regras organizacionais da empresa. Estabelecer em contrato para que fique claro para o cliente que mudanas implicaro em alteraes de cronograma e oramento e esse preo ser pago por ele. Nas reunies de acompanhamento, concluindo que alguma etapa do desenvolvimento esteja em atraso, considera a possibilidade realizao de horas extras, no mximo at 15% do total de horas de Desenvolvimento. Envolver toda equipe, desde os arquitetos, analistas, programadores, usurios na criao dos casos de testes e montagem do ambiente. Desenvolver rotina de testes a fim de perpassar o fluxo do pedido. Exigir garantias do fornecedor da ferramenta, tais como, relatrios de testes de performance e relatos de conformidade de outros clientes que j utilizaram a ferramenta. Realizar testes internos de performance. Considerar 24 de horas de trabalho do DBA para testes e avaliao do Software. -

Custo

Com o tempo Diminui

5. Problema de RH: pedido de demisso e licena mdica

Mitigar

Constante

6. Solicitao do cliente de alterao de requisitos

Transferir

Aumenta

7. Atraso no Desenvolvimento do Software 8. Dificuldade em criar um ambiente que simule o ambiente real para homologao do Sistema 9. Dificuldade do analista de teste em simular todas as situaes de testes. 10. Performance do Sistema gerenciador de Banco de Dados no atende a performance necessitada pelo Sistema

Mitigar

491,40

Aceitar Evitar Evitar

Diminui

Aumenta

302,40.

Diminui

38

Risco 11. Dificuldade em encontrar uma empresa prestadora de servios que, encaixe no que foi estipulado no planejamento do projeto, tangendo custo, tempo e qualidade na realizao do trabalho. 12. Excesso de burocracia no processo de Licitao. 13. Atraso na execuo da instalao da rede fsica pelo fornecedor 14. Atraso na concluso dos servios de instalao e configurao dos hardwares pelo fornecedor 15. Atraso na entrega dos hardwares pelo fornecedor 16. Atraso na entrega do coffee break 17. Falha na impresso do material do treinamento

Resposta

Descrio da Resposta Ter homologado e manter atualizado as informaes de pelo menos 3 fornecedores de confiana e com reconhecimento no mercado. O excesso de burocracia deve ser contornado pela agilidade na elaborao e obteno da documentao necessria. Estipular multas em caso de atraso.

Custo

Com o tempo

Mitigar

Diminui

Mitigar Mitigar Mitigar Mitigar Mitigar Mitigar

Diminui Diminui Diminui Diminui Diminui Aumenta

Estipular multas em caso de atraso. Estipular multas em caso de atraso. Estipular multas em caso de atraso. Estabelecer padro de impresso a ser obedecido para a entrega
Tabela 13 - Plano de Resposta aos Riscos

39

11. PLANEJAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 11.1. Matriz de Papis e Responsabilidades

Responsvel Tcnico Gerente da Empresa Terceira I I Analista de Sistemas Gerente de Projetos Analista de Testes Analista de Redes Programador Patrocinador

Recursos

Atividades 1.1.1 Planejamento 1.1.2 Monitoramento e Controle 1.1.3 Encerramento 1.2.1 Hardware 1.2.2 Software 1.2.3 Rede 1.2.4 Instrutor 1.3.1 Anlise/Design 1.3.2 Base de Dados 1.3.3 Cadastro de Produtos 1.3.4 Cadastro de Funcionrios 1.3.5 Cadastro de Mesas 1.3.6 Cadastro do Pedido 1.3.7 Regra de Negcio do Fluxo do Pedido 1.3.8 Mdulo de Segurana 1.3.9 Relatrios 1.3.10 Facilidades

A A A C C C C

R R R C C C A C C C C C C C C C C

C R C A A A C A A A A A A A A A A

I I I R R I I R C C C C C C C C C

I I I I I I I C C R R R R R R R R

I I I I R I I C R I I I I I I I I

I I I I I I I R I I I I I I I I I

I I I R I R I I I I I I I I I I I

Instrutor I I I I I I R I I I I I I I I I I

DBA

40

Responsvel Tcnico

Recursos

Atividades I 1.4.1 Prototipagem C A R I I R I I 1.4.2 Testes Funcionais C A I I I R I I 1.4.3 Testes Sistmicos C A I I I R I 1.5.1 Equipamentos A R C I I I I I I 1.5.2 Treinamento A R I I I I I I C 1.5.3 Servios de Instalao A R C I I I I C I C 1.6.1 Implementao da rede local C A I I I I R I R Instalao dos servidores da aplicao e 1.6.2 banco de dados C A I I I I R I R Instalao dos terminais clientes, na 1.6.3 cozinha, caixa e para acesso dos garons C A I I I I R I R Instalao dos terminais nas mesas do 1.6.4 estabelecimento C A I I I I R I R 1.6.5 Instalao dos mdulos do Software C A R I I I I I 1.6.6 Treinamento dos funcionrios C A I I I I I R 1.6.7 Operao Assistida C A I I I R I I C Legenda: R: Membro da Equipe ou Contratado Responsvel pela Execuo (Responsible); A: Membro da Equipe ou Contratado que aprovar a execuo (Accountable); C: Elemento que deve ser consultado (Consulted); I: Elemento a ser informado (Informed)
Tabela 14 - Matriz de Papis e Responsabilidades

Gerente da Empresa Terceira

Analista de Sistemas

Gerente de Projetos

Analista de Testes

Analista de Redes

Programador

Patrocinador

Instrutor

DBA

41

11.2. Plano de Alocao e Liberao dos Recursos no Projeto - Os recursos trabalharo durante o horrio comercial de trabalho, das 8:00 s 17:30 com intervalo de 1:30 de almoo, 5 dias por semana. - Necessidades de horas adicionais sero comunicadas com antecedncia e no sero pagas horas extras custeadas pelo Projeto. - Ser adotado o Sistema de banco de horas, onde no final do Projeto o recurso que estiver com horas excedentes poder agendar o dia ou dias que no ir trabalhar, at que suas horas no Sistema de banco de horas sejam zeradas, desde que as entregas do projeto no sejam comprometidas. - A tabela abaixo descreve o tempo de permanncia de cada recurso no projeto:
Recurso Patrocinador Gerente de Projetos Responsvel Tcnico Analista de Sistemas Programador DBA Qtde. 1 1 1 1 1 1 Tempo de Permanncia no Projeto Durante todo o projeto Durante todo o projeto Durante toda fase de anlise, desenvolvimento, testes e implantao do Projeto, bem como monitoramento e controle e controle de mudanas Durante toda fase de especificao de hardware, anlise, desenvolvimento, testes e implantao do Projeto Durante toda fase de desenvolvimento e testes do Projeto Durante toda a fase de modelagem e criao da Base de Dados do Projeto Na fase de anlise (especificao dos casos de testes), durante toda a fase de testes e na fase de Operao Assistida do Projeto Durante toda a fase de Implantao do Projeto Durante toda a fase de treinamento do Projeto Durante toda a fase de Implantao do Projeto

Analista de Testes Analista de Redes Instrutor Gerente da Empresa Terceira (Instalao da Rede)

1 1 1 1

Tabela 15 - Plano de Alocao e Liberao dos Recursos no Projeto

42

11.3. Calendrio da necessidade dos Recursos no Projeto A tabela e os histogramas abaixo exibem o resumo da quantidade mensal e total, em horas de trabalho, por cada tipo de recurso necessrio no Projeto:
Recurso / Ms x Ano DBA Analista de Sistemas Programador Analista de Testes Gerente do Projeto Analista de Rede Instrutor Responsvel Tcnico Total janeiro/2012 fevereiro/2012 maro/2012 abril/2012 maio/2012 20 88 31 16 48 4 168 23 25 16 48 40,5 19,5 94 18 24 18 6,03 18 81 7 8 32 18 16 18 2 10 279 235 208 163,5 31,53 Total 20 187 216 124 160,03 106 40 64 917,03

Tabela 16 - Calendrio da Necessidade dos Recursos no Projeto (em horas)

Figura 23- Necessidade Total por Recurso no Projeto

43

Figura 24 - Necessidade Mensal dos Recursos no Projeto

11.4. Necessidade de Treinamento A equipe do Projeto, em relao aos recursos prprios da Empresa, j possui experincia e conhecimento tcnico suficiente para executar as atividades do Projeto. Dos recursos que sero contratados via terceirizao, ser exigida comprovao da experincia da equipe do Fornecedor, via anlise de Currculos e evidncias de trabalhos anteriores j realizados.

11.5. Gratificao e Bonificao Os recursos sero avaliados ao final do projeto com relao ao desempenho prestado nas atividades e os melhores resultados sero encaminhados para o setor de Recursos Humanos. Ao final do Projeto ser organizado um Happy Hour com todos os membros da equipe do Projeto num restaurante da cidade.

44

12. PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIES 12.1. Objetivo do Plano de Gerenciamento de Aquisies (PGA) O Plano de Gerenciamento de Aquisies tem por objetivo os seguintes itens: - Descrever o fluxo de compras e aquisies necessrias ao projeto. - Definir critrios de contratao de fornecedores. - Levantar as necessidades de compra de produtos e servios, bem como avaliar as possibilidades de adquirir recursos internamente. - Acompanhar e avaliar o desempenho do fornecedor / fornecimento ao longo do projeto.

12.2. Descrio dos Processos de Gerenciamento de Aquisies - Planejar as aquisies: seguir com procedimento padro de compras implantado na empresa para identificar, abordar, contratar e avaliar os fornecedores potenciais. - Conduzir as aquisies: obter respostas dos fornecedores, selecion-los, realizar processo de adjucao e contratao. - Administrar as aquisies: monitorar e avaliar o desempenho dos fornecedores / fornecimento no decorrer do projeto. - Encerrar as aquisies: avaliar o fornecedor ao final do projeto e encerrar as aquisies.

12.3. Fluxo do Processo de Compras/Aquisies Seguiremos com o processo de compras definido pela empresa, respeitando a poltica corporativa de termos comprador centralizado. Conforme definido nos itens 4.5 e 4.6 da declarao de escopo do projeto, o processo de aquisies no contemplar a execuo de licitao para adquirir hardwares para instalao do sistema. Como premissa, o cliente dever ter a infra-estrutura pronta para o incio da implementao do projeto. Desta forma, como no haver aquisies diretas de produtos, sero adquiridos somente servios, os quais devem estar cobertos por contrato.

45

O fluxo de compras definido pela empresa encontra-se a seguir:

Figura 25 - Processo de Compras

12.4. Gerenciamento e Tipos de Contratos Como s sero adquiridos servios, o tipo de contrato estabelecido junto aos fornecedores ser o contrato de preo fixo com incentivo.

12.5. Critrios de Avaliao de Cotaes e Propostas Para os servios ser utilizado o critrio de preo e tcnica. Para compor a nota referente tcnica sero considerados fornecedores j homologados pela empresa, ou que tenham atendido s especificaes de compra em experincias anteriores. Tambm sero considerados os fornecedores que comprovarem serem certificados em normatizao ABNT ou equivalente, e obtero maiores notas os que apresentarem maior nmero de certificaes. Por ltimo sero considerados os melhores prazos de concluso do trabalho. A nota do preo levar em considerao as melhores ofertas de preo.

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As classificaes devem obedecer seguinte frmula para compor a nota final do fornecedor:
NF = 0,7*(NT) + 0,3*(NP)

Onde: - NF: Nota Final do Fornecedor - NT: Nota da Tcnica, composta pela soma das notas dos critrios homologao, certificao e prazo de entrega do servio. - NP: Nota do Preo, composta pela nota atribuda ao preo do contrato do fornecedor A planilha do anexo 14.2Erro! Fonte de referncia no encontrada. demonstra um exemplo. A seguir o template que ser utilizado.
Fornecedores de servios Critrios de Avaliao Homologados Certificao Prazo de concluso Preo

Legenda Notas Homologao Certificao Prazo de Concluso Preo Sim= 10 0 certif= 1 <= 5 dias = 10 Abaixo da mdia = 10 NO = 5 1 certif= 3 Entre 5 e 10 dias = 5 Na mdia = 5 2 certif= 5 >10 dias = 1 Acima da mdia = 1 3 ou mais certif= 10

Tabela 17- Critrios de Avaliao

12.6. Avaliao de Fornecedores Durante o processo de avaliao dos fornecedores sero utilizados indicadores para avaliar o desempenho do fornecedor e seu fornecimento. Sero levantados issues e riscos que sero monitorados semanalmente, at a entrega final do servio contratado. Estes sero apontados em dashboard, com utilizao de semforo para indicar a performance das entregas de acordo com cronograma pr-estabelecido. Para este processo sero utilizados os formulrios presentes no arquivo do anexo 14.3. 47

12.7. Frequncia de Avaliao dos Processos de Aquisies Dever ser realizada a cada reunio de acompanhamento do projeto, apresentando as aquisies realizadas, se esto conforme ao previsto, e as aquisies a serem realizadas no perodo em questo.

12.8. Administrao do Plano de Gerenciamento das Aquisies 1- Responsvel pelo plano de gerenciamento / Suplente a- Responsvel: Rosilene Aparecida de Oliveira Gerente do Projeto b- Suplente: Giuliano Regino Caetano Coura Finanas e Comercial 2- Frequncia de atualizao do plano de gerenciamento das aquisies: deve ser feita a cada alterao do processo de compras. O status do plano deve estar sendo reportado a cada reunio de acompanhamento do projeto.

12.9.
ID 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.3.7 1.3.8 1.3.9 1.3.10

Matriz de Fazer e Comprar

Work Package Planejamento Monitoramento e Controle Encerramento Hardware Software Rede Treinamento Anlise/Design Base de Dados Cadastro de Produtos Cadastro de Funcionrios Cadastro de Mesas Cadastro do Pedido Regra de Negcio do Fluxo do Pedido Mdulo de Segurana Relatrios Facilidades Fases Gerenciamento do Projeto Gerenciamento do Projeto Gerenciamento do Projeto Levantamento de Requisitos Levantamento de Requisitos Levantamento de Requisitos Levantamento de Requisitos Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Desenvolvimento Fazer X X X X X X X X X X X X X X X X X Comprar

48

ID 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.6.1 1.6.2

Work Package Prototipagem Testes Funcionais Testes Sistmicos Equipamentos Treinamento Servios de Instalao Implementao da rede local Instalao dos servidores da aplicao e banco de dados Instalao dos terminais Clientes, na cozinha, caixa e para acesso dos garons Instalao dos terminais nas mesas do estabelecimento Instalao dos mdulos do Software Treinamento dos funcionrios Operao Assistida

Fases Prototipagem e Teste Prototipagem e Teste Prototipagem e Teste Aquisies Aquisies Aquisies Implantao Implantao

Fazer X X X

Comprar

X X X X X

Implantao X Implantao X Implantao X Implantao Implantao X X

1.6.3 1.6.4 1.6.5 1.6.6 1.6.7

Tabela 18 - Matriz de Fazer e Comprar

13. PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAES O Plano de Gerenciamento de Comunicaes visa organizar e disciplinar os processos das comunicaes no mbito do projeto Cyber Bar. O gerenciamento das comunicaes do projeto ser realizado atravs dos processos de planejamento e distribuio da comunicao atravs de relatrios de desempenho e do gerenciamento das partes interessadas.

13.1. Relao de Partes Interessadas e Mapa das Comunicaes O planejamento das comunicaes dever se pautar pelo atendimento s necessidades de informaes s partes interessadas identificadas (stakeholders) do projeto. Teve-se como objetivo, na primeira tabela abaixo (Relao das partes interessadas), constituir-se um diretrio identificando as partes interessadas com informaes de nomes, endereos (fsicos e eletrnicos), telefones e outras informaes julgadas relevantes. O detalhamento e andamento das aes de planejamento, execuo, controle e encerramento do projeto podero indicar necessidades de atualizao desta relao.

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Relao de Partes Interessadas - Cyber Bar Responsvel: Rosilene Oliveira Aprovao: Paulo Srgio dos Santos Parte Interessada Rosilene Oliveira Paulo Sergio dos Santos Pedro Dionsio Giuliano Coura Agenor Brito Funes Gerente do Projeto Diretor RPP+G / Patrocinador Responsvel Tcnico Finanas / Comercial Proprietrio Cyber Bar Responsabilidades Gerente do Projeto Aprovador Equipe de Desenvolvimento Controle de Fluxo de Caixa Usurio final Data (Aprovao): Telefone e e-mail 11-3150-9807 rosilene.oliveira@rppg.com.br 11-3150-9810 paulo.santos@rppg.com.br 11-3150-9902 pedro.dionisio@rppg.com.br 11-3150-9089 giuliano.coura@rppg.com.br 11-4409-5690 agenorb@cyberbar.com.br

Tabela 19 - Relao de Partes Interessadas

A segunda tabela (Mapa das Comunicaes) identifica as expectativas de informaes manifestadas pelas partes interessadas, bem como indicaes de periodicidade solicitadas relativamente ao envio das mesmas. Assim como na Relao das Partes Interessadas, a atualizao do documento, em questo, pode ocorrer conforme andamento do projeto.

50

Mapa das Comunicaes - Cyber Bar Responsvel: Rosilene Oliveira Aprovao: Paulo Srgio dos Santos 1 - Parte Interessada (destinatrio) Rosilene Oliveira Giuliano Coura Rosilene Oliveira Rosilene Oliveira RH Rosilene Oliveira Agenor Brito 2 Assunto da Informao Status do projeto Fluxo de caixa Relatrio Aquisies Controle de Riscos x Issues Desempenho Profissional Ata de reunio Entregas intermedirias e finais; status do projeto e sua tendncia 3 Documentos relacionados Cronograma Fluxo de caixa Relatrio Aquisies Controle de Riscos Relatrio de Desempenho Formulrio de ata Relatrio quinzenal e ao final do projeto para validao do aceite 4 Meio ou Mtodo E-mail + Apresentao Memorando Relatrio / E-mail Relatrio / E-mail Relatrio E-mail Data (Aprovao): 5 - Freqncia Semanal Semanal Na entrega aquisio 6 Ao esperada Acompanhar projeto Acompanhar oramento da Acompanhar aquisies 7 Responsvel (emissor) Todos os envolvidos Gerente do Projeto e Patrocinador Departamento de compras e patrocinador

Semanal ou na Executar plano de Todos os envolvidos ocorrncia do risco resposta ao risco Mensal A cada reunio Reconhecimento profissional Registro da reunio Comentrios e aprovao Gerente do Projeto Todos os envolvidos Gerente do Projeto

E-mail contendo o Envio dois dias relatrio antes das reunies quinzenal quinzenais de acompanhamento
Tabela 20 - Mapa das Comunicaes

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13.2. Meios e Eventos de Comunicao do Projeto Os meios de comunicao utilizados no ambiente do projeto Cyber Bar devero ser de preferncia formais (visando documentao, a transferncia de informaes, lies aprendidas, etc) e incluem, mas no se limitam a:

Relatrios Formulrios Memorandos E-mails Atas

Os eventos de comunicao caracterizam-se pelas reunies de trabalho (a serem detalhadas no gerenciamento do processo de distribuio das informaes), as apresentaes (internas e externas), entre outros. Estes eventos representam a aplicao de recursos diversos durante perodos de tempo do projeto e se configuram em atividades do mesmo. Como tais, recomenda-se, durante os esforos de planejamento das atividades do projeto, fazer com que os eventos de comunicao constituam parte dos cronogramas do projeto.

13.3. Gerenciamento do Processo de Distribuio das Informaes do Projeto Para o gerenciamento da distribuio de informaes sero utilizados trs das tcnicas e ferramentas, a saber:

Os eventos de comunicao notadamente as reunies de trabalho destacadas a seguir, complementarmente podero ser utilizadas apresentaes especficas ou outras tcnicas de comunicao adequadamente constitudas; Sistemas de coleta e de distribuio de Informaes; Processo de lies aprendidas.

13.3.1. Eventos de Comunicao: Reunies com ata registrada e acompanhamento

Todas as reunies formais sero realizadas s quartas-feiras para disponibilizar tempo livre para as atividades de coleta, distribuio e anlises das informaes do projeto. Todas as informaes do projeto devem ser atualizadas de modo constante conforme o processo de coleta e distribuio estabelecido neste plano de gerenciamento de comunicaes. Todas as solicitaes de mudana no processo de comunicao devem ser feitas por escrito ou atravs de e-mail e aprovadas pelo gerente do projeto. O projeto ter os seguintes eventos de comunicao, frisando que todos os eventos devem constar, na Ata de Reunio, a lista de presena dos participantes:

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Reunio de incio de projeto: a. Objetivo - Iniciar projeto b. Produtos - Relatar objetivo do projeto, a relevncia para a corporao, escopo (principais entregas e a EAP em seu nvel mais alto), cronograma, custos em grandes nmeros etc. Motivar equipe, fornecer apoio ao Gerente do projeto. Pode ser destacada a importncia da participao das reas funcionais como fornecedora de solues e de recursos em suas reas de atuao especficas. c. Responsvel - Rosilene Oliveira, Gerente do projeto. d. Participantes - Todos os envolvidos no time do projeto, patrocinador e convidados (executivos da empresa). e. Data e Horrio - Dia 02/01/2012 s 09:00. f. Durao - 3 horas. g. Local - Sala de Reunio 1 da RPP+G Solutions.

Reunio de Comit de Gesto de Mudanas (CGM) a. Objetivo - Garantir o cumprimento do plano do projeto, sendo o processo principal de aprovao das solicitaes de mudana apresentadas no Sistema de controle integrado de mudanas. b. Produtos - Avaliao dos indicadores do projeto, incluindo os resultados parciais obtidos e a avaliao do cronograma, do oramento, das reservas gerenciais e de contingncia, dos riscos identificados, da qualidade obtida, do escopo funcional agregado e dos fornecimentos externos ao projeto. c. Responsvel - Rosilene Oliveira, gerente do projeto. d. Participantes - Rosilene Oliveira, gerente do projeto, Pedro Dionsio, responsvel tcnico, Giulliano Coura, responsvel pelo plano de gerenciamento de custos e pela administrao das reservas do projeto, e Paulo Srgio, patrocinador (participao opcional), outros participantes do Comit de Gesto de Mudanas se houver. e. Freqncia - Semanal, s quartas-feiras, com incio dia 18/01/2012 e trmino em 02/05/2012. f. Reunies extraordinrias - Podem ser solicitadas reunies extraordinrias de CGM atravs de um pedido formal do gerente de projeto a partir do fluxo do sistema integrado de controle de mudanas do projeto. g. Durao - 2 horas, com incio s 14:30. h. Local Sala de reunio 1 da RPP+G Solutions. 53

Reunio de Avaliao da Equipe a. Objetivo - Avaliar o desempenho do time do projeto, conforme previsto no plano de gerenciamento de recursos humanos. A ata da reunio do dia 08/05/2012 conter a avaliao final da equipe, quando todos os resultados do desempenho individual de cada membro do time, incluindo o gerente de projetos, sero encaminhados para o departamento de recursos humanos. b. Produtos Registros de avaliao do desempenho do time do projeto, incluindo o gerente. Serviro para atualizao das bases de capacitaes dos recursos humanos da empresa. c. De que forma Reunies individuais entre os integrantes do time do projeto e os profissionais do departamento de Recursos Humanos para o preenchimento da avaliao de desempenho dos profissionais, conforme descrito no plano de RH. d. Responsvel Profissional do departamento de Recursos Humanos e. Participantes Profissional do departamento de Recursos Humanos e os integrantes do time do projeto. f. Freqncia Mensal, toda ltima quarta-feira de cada ms, com incio dia 25/01/2012 e trmino em 02/05/2012. g. Durao - 2 horas, com incio as 16:30 (imediatamente aps a reunio de CGM). h. Local - Sala de reunio 1 da RPP+G Solutions.

Reunio de Avaliao de fornecedores a. Objetivo - Avaliar e antecipar potenciais problemas relativos a fornecedores e entregas de servios para o projeto, conforme apresentado no plano de gerenciamento de suprimentos. (Ateno para o cuidado relativo ao fornecimento de informaes com algum carter de confidencialidade, estratgica etc.) b. Produtos Anlise de desempenho de fornecedores. Avaliao de pontos de riscos nos fornecimentos de bens e servios. Avaliao dos relacionamentos, cadastros de fornecedores para prximas aquisies etc. Obter retorno sob possveis dificuldades enfrentadas pelo fornecedor no exerccio de seu trabalho. c. De que forma - Reunies individuais com os fornecedores mostrando os indicadores de cumprimento de prazos e qualidade estabelecidos nos contratos. d. Responsvel Comprador Funcional, responsvel pelo plano de gerenciamento de suprimentos. e. Participantes - Comprador Funcional, responsvel pelo processo de compras da RPP+G Solutions, Giuliano Coura, responsvel pelo plano de gerenciamento de custos 54

e pela administrao das reservas do projeto, Rosilene Oliveira, gerente do projeto e fornecedores convidados para esclarecimentos. f. Freqncia - Antes, durante e ao final de cada entrega. g. Durao - 2 horas, com incio s 16:30 h. Local - Sala de reunio 1 da RPP+G Solutions.

Reunio de Avaliao dos planos de projeto a. Objetivo - Avaliar a efetividade dos planos de gerenciamento do projeto, verificando se o que est estabelecido como regra no plano est sendo cumprido e se o plano precisa de atualizao. b. Produtos - Avaliao dos cumprimentos de linha de base, validao dos processos de gerenciamento, proposies de mudanas. c. De que forma - Responsvel Tcnico detalha variaes, desvios e necessidades de esforos para a atualizao e retorno s linhas de base. Demais participantes realizam comentrios e sugestes de forma a atualizar o plano, resolver pendncia e ao final obter a aprovao pelo Gerente do projeto. d. Responsvel - Pedro Dionsio, responsvel tcnico. e. Participantes Pedro Dionsio, responsvel tcnico, Rosilene Oliveira, Gerente do projeto, e demais analistas. f. Freqncia Semanal, toda primeira segunda-feira de cada ms com incio dia 16/01/2012 e trmino em 30/04/2012. g. Durao - 2 horas, com incio as 16:30. h. Local: Sala de reunio 1 da RPP+G Solutions.

Reunio de Encerramento do Projeto ou de Fase do Projeto a. Objetivo - Apresentar os resultados obtidos no projeto, discutir os sucessos e os problemas ocorridos de modo a fornecer base para o acmulo de experincias sobre o projeto. b. Produtos - Atualizaes de bases de conhecimento, sugestes de mudanas, melhoria de processos, planos de capacitao, premiaes, lies aprendidas. c. Responsvel - Rosilene Oliveira, gerente do projeto.

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d. Participantes - Todos os Participantes no time do projeto, patrocinador e convidados (executivos da empresa). e. Quando Dia 08/05/2012 s 14:00. f. Durao - 4 horas. g. Local - Sala de reunio 1 da RPP+G Solutions.

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13.3.2. Cronograma dos Eventos de Comunicao: Abaixo, segue o cronograma das reunies do projeto. Todos os horrios foram reservados mediante os controles estabelecidos no item 13.3.1.

Figura 26 - Cronograma dos Eventos de Comunicao (parte 1)

57

Figura 27 - Cromograma dos Eventos de Comunicao (parte 2)

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13.3.3. Documentos de Convocao e Atas de Reunio Os eventos de comunicao devero apresentar documentos de convocao agendas para as reunies e as mesmas devero produzir atas contendo uma srie mnima de dados: lista de presena, pauta, decises tomadas, questes (issues) para soluo posterior, autorizaes e aprovaes. A convocao de reunies ser por Outlook. Seu contedo deve constar as informaes abaixo: Hora e perodo de durao; Local; Participantes; Objetivo; Pauta. As reunies citadas anteriormente devem constar na agenda de todos os participantes desde o incio do projeto. J as extraordinrias, devem ser convocadas com um perodo mnimo de um dia, para possibilitar aos participantes colher as informaes necessrias. Para cada reunio, o secretrio ou o responsvel, dever gerar uma Ata de forma a registrar tudo o que foi falado e acordado durante o evento, conforme formulrio abaixo. Depois de feita, a mesma ser difundida por e-mail. O anexo 14.6Erro! Fonte de referncia no encontrada. representa o modelo da ata de reunio. Com vistas realizao das reunies de forma efetiva, o escritrio de projetos deve se organizar, planejando atividades que contribuam para a efetivao e o sequenciamento das atividades, em conjunto, para o encaminhamento das proposies registradas em Ata.

13.4. Gerenciamento do Processo de Relatrios de Desempenho do Projeto Os relatrios devem ser gerados periodicamente podendo-se ter emisses dirias ajustadas, entre outros fatores, concepo e capacidade do Sistema de Gerenciamento do Projeto, sua complexidade, capacidade da equipe, ao pblico a ser informado. Dessa forma, para cada tipo de stakeholder, sero abordados relatrios distintos relatrios, que sero descritos a seguir.

13.4.1. Stakeholders Externos Para os stakeholders externos, entre eles o senhor Agenor Brito, sero apresentados os itens: EAP (conforme descrito no item 7). Responsvel: Rosilene Oliveira 59

 Grfico de Gantt (conforme descrito no item 8.1). Responsvel: Rosilene Oliveira Diagrama de Rede. Responsvel: Pedro Dionsio Acompanhamento do Oramento do projeto (conforme descrito no item 9.1). Responsvel: Giuliano Coura. Estes dois indicadores sero atualizados no decorrer do projeto mediante o andamento das atividades. A manuteno e atualizao destes documentos estar sob responsabilidade da Gerente do Projeto. 13.4.2. Stakeholders Internos Para os stakeholders internos, alm de todos os relatrios acima, sero apresentados relatrios de desempenho (status) do projeto (Anexo xxx).

13.5. Gerenciamento de Partes Interessadas O gerenciamento das partes interessadas se refere a gerenciar as comunicaes para satisfazer as necessidades das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas. O gerenciamento ativo das partes interessadas aumenta a probabilidade de o projeto no se desviar do curso por causa de problemas no resolvidos das partes interessadas, aumenta a capacidade das pessoas operarem em sinergia e limita as interrupes durante o projeto.

13.5.1. Fluxograma de Recebimento, Registro e Encaminhamento dos Problemas A anlise, pelas partes interessadas, das diversas informaes constitudas e distribudas atravs dos diversos tipos de relatrios de desempenho do projeto, podero fazer surgir questionamentos (issues) diversos. O gerenciamento eficaz destas questes dever ser constitudo atravs de procedimentos que privilegiem as suas solues rpidas e permanentes. Estes procedimentos incluiro um processo de soluo resumido no fluxograma a seguir.

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Figura 28 - Processo de Gerenciamento de Problemas

13.5.2. Registro e Encaminhamento dos Problemas Constitui-se um registro de problemas que recebe as solicitaes e do andamento. Polticas de respostas em determinados prazos, ou seja, toda questo surgida levantada por um stakeholder dever ser registrado e ter uma comunicao de recebimento e andamento em prazo no superior a 24 horas. Em anexo segue o formulrio para registro de problemas (ver anexo 14.8)

13.6. Plano de Gerenciamento de Mudanas Sero discutidas, nas reunies semanais do Comit de Gesto de Mudanas, as alteraes ocorridas durante o andamento do projeto com o intuito de: - Manter entendimentos com o cliente para evitar, sempre que possvel, solicitaes de modificaes de escopo dos servios; - Obter comprometimento formal do cliente quanto a possveis mudanas do escopo do projeto; - Gerenciar as mudanas de escopo, identificando aes corretivas, avaliando, formalizando, aprovando e implementando estes ajustes de percurso, conforme as necessidades; - Manter o controle das mudanas do escopo totalmente integrado e sintonizado com os processos de controle de custos, prazos, qualidade e outros. 61

O formulrio que ser submetido para a solicitao de mudanas est no anexo 14.9. Abaixo, segue fluxo do processo de mudana do escopo do projeto:

Figura 29 - Processo de Gerenciamento de Mudanas

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14. LISTA DE ANEXOS 14.1. Anexo 1 - Lista de Aquisies

Descrio do item Caf para ser oferecido aos treinandos (10 pessoas) Material grfico para treinamento Mdia contendo guia prtico para usurio e especificaes Instalao de racks e outros componentes Especialista em Banco de Dados Unidade de Fornecedores Medida Servio Servio Servio Servio HH HH HH HH HH HH HH HH Unidade Unidade Padaria Recanto Doce, Bela Paulista Qtde 1 Valor unit. R$ 600,00 R$ 5,00 R$ 1,00 Valor total R$ 600,00 R$ 50,00 R$ 10,00

Item (Produto, Servio, HH) Coffee-Break Apostilas DVD R Instalao equipamentos rede DBA

Grfica Chromos, Minasul 10 Grfica Chromos, Minasul 10 Infooffice, Skema 1

R$ 10.000,00 R$ 10.000,00 R$ 60,00 R$ 60,00 R$ 40,00 R$ 50,00 R$ 80,00 R$ 30,00 R$ 20,00 R$ 80,00 R$ 0,00 R$ 0,00 Total R$ 960,00 R$ 9.840,00 R$ 8.640,00 R$ 6.200,00 R$ 15.200,00 R$ 3.840,00 R$ 640,00 R$ 6.080,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 62.060,00

RPP+G (Recurso Prprio) 16 RPP+G (Recurso Prprio) 164 RPP+G (Recurso Prprio) 216 RPP+G (Recurso Prprio) 124 RPP+G (Recurso Prprio) 190 RPP+G (Recurso Prprio) 128 RPP+G (Recurso Prprio) 32 RPP+G (Recurso Prprio) 76 RPP+G (Recurso Prprio) 1 RPP+G (Recurso Prprio) 1

Analista de Sistemas Especialista em anlise de sistemas Programador Desenvolvedor Java Especialista em especificao e execuo dos Analista de Testes testes Gerente do Projeto Gerente de Projetos com certificao PMI Analista de Rede Instrutor Responsvel Tcnico Data Show Especialista em redes de computadores Instrutor para treinamento do Sistema Responsvel pela equipe e atividade tcnicas Data show para realizao do treinamento

Sala de Treinamento Sala para realizao do treinamento

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14.2.

Anexo 2 - Critrios de Avaliao de Fornecedor

Fornecedores XYZ ABC MNO Homologao Certificao Prazo de Concluso Preo

Critrios de Avaliao do Fornecedor Prazo de Homologados Certificao Concluso Preo 5 3 5 5 10 5 5 1 10 7 5 5 Legenda - Notas Sim= 10 NO = 5 1 certif= 3 2 certif= 5 3 ou mais certif= 0 certif= 1 7 <= 5 dias = 10 Entre 5 e 10 dias = 5 >10 dias = 1 Abaixo da mdia Na mdia = 5 Acima da mdia = 1 = 10

TOTAL 10,6 14,3 16,9

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14.3.

Anexo 3 - Ficha de Avaliao de Fornecedor

(pgina 1 de 2) FICHA DE AVALIAO DE FORNECEDOR CRITRIOS DE AVALIAO

1 - Nenhuma Competncia 2 - Competncia Abaixo do Esperado 3 - Competncia Esperada 4 - Competncia Acima do Esperado 5 - Competncia Acima do Esperado e Referncia AVALIAO ITENS DE AVALIAO 1 Qualidade Desempenha suas atividades com ateno e critrio, seguindo processos O desempenho de suas atividades usualmente no gera retrabalho 2 Comunicao Expressa correta e claramente suas ideias, escrita e oralmente Utiliza os canais adequados de comunicao 3 Flexibilidade Ajusta-se rapidamente s mudanas e novos requisitos Oferece facilidades para re-adequaes contratuais 4 - Iniciativa / Proatividade Apresenta novas ideias e solues antes de ser solicitado Demonstra interesse em oferecer o produto/servio 5 - Organizao e Planejamento Mantm registros e documentaes claras e precisas a fim de suportar auditorias 1 2 3 4 5 PLANO DE AO

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(pgina 2 de 2) AVALIAO ITENS DE AVALIAO 6 Comprometimento Assume responsabilidade, garantindo cumprimento dos objetivos de qualidade, prazo e custo 7 - Conhecimento Tcnico Demonstra a competncia tcnica esperada Est apto a aplicar a tecnologia corrente Apresenta certificao de qualidade, ambiental e segurana do trabalho 8 Garantia Cumprimento do prazo de garantia estabelecido no contrato 9 - Facilidade de Pagamento Cumprimento das condies de pagamento estabelecidas no contrato Estar aberto a novas condies de pagamento solicitadas PONTOS FORTES PONTOS FRACOS 1 2 3 4 5 PLANO DE AO

OBSERVAES

ASSINATURAS ______________________ Assinatura do Avaliador ______________________ Assinatura do Avaliado

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14.4.

Anexo 4 - Solicitao de Proposta

Solicitao de Cotao de Servio

Prezado fornecedor, Solicitamos enviar-nos cotao para o servio abaixo descrito at a data xx/xx/xxxx: 1. Descrio do Servio:

2. Preo detalhado: Item Descrio

Unidade Quantidade Custo Unitrio

Custo Total

Custo total do servio: 3. Prazo de entrega: 4. Condies de Pagamento:

5. Comprovao de Qualificaes Tcnicas:

6. Observaes: - Essa mesma proposta ser envia para 3 fornecedores diferentes; - A escolha do fornecedor ser feita atravs da pontuao por tcnica e preo. - Aps o recebimento das propostas, a resposta ser enviada em 3 dias.

Atenciosamente,

Rosilene Aparecida de Oliveira Gerente de Projetos da RPP+G

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14.5.

Anexo 5 - Termo de Aceite de Aquisies

Termo de aceite e encerramento das aquisies

So Paulo,

de

de 20

<nome da contratada> At. Sr(a) <nome do representante da contratada>

Conforme proposta No. xxxx, de xx/xx/xxxx, as partes contratada, denominada <nome_do_fornecedor>, e contratante RPP+G Solutions, concordam que o servio <nome_do_servio> foi concludo e entregue conforme estabelecido. Por estarem assim firmadas, as partes assinam o presente termo dando por encerradas as atividades de aquisio e prestao de servio, referentes ao projeto Cyber Bar.

__________________________________ Contratada <nome_do_fornecedor> <nome_do_representante> <cargo>

________________________________ Contratante RPP+G Solutions Rosilene Aparecida de Oliveira Gerente do projeto

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14.6.

Anexo 6 - Ata de Reunio

Rev.:

Ata de Reunio

Data: Folha ___ de ___

Local: Participantes:

Incio:

Trmino: Rubrica:

Item:

Resultados Obtidos Deliberaes

Item:

Prximos Passos Aes a serem feitas

Responsvel:

Prazo:

Em caso de discordncia ou observaes relativamente essa ata comunicar-se com o secretrio relator at ___ / ____ / _____ Relator: Observaes e Recomendaes Telefone/email:

69

14.7.

Anexo 7 - Relatrio de Desempenho

Relatrio de situao (status) do projeto Nome do Projeto: Descrio do Projeto: Cd. Projeto:

Gerente do Projeto: Patrocinador do Projeto: Associao com qual objetivo estratgico empresarial ou com qual desdobramento estratgico empresarial:

Resultados esperados: Fase do Projeto: Trabalho desenvolvido durante o perodo atual: Cod. EAP: Descrio: Status: Datas: Incio Real: Fim Real:

Trabalho previsto para ter sido iniciado no perodo atual mas postergado:

Trabalho previsto para ter sido finalizado no perodo atual mas no concludo:

Trabalho previsto para iniciar no prximo perodo:

Nvel de Risco do Projeto:

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Relatrio de situao (status) do projeto Nome do Projeto: Problemas e Pontos de Ateno atuais: Cd. Projeto:

Data:

Problema

Responsvel

Soluo

Data (Implementao):

Problemas emergentes, Solues alternativas, Impactos:

Valor Agregado (em milhes): Cd. EAP: VP VA CR VP VC IDP IDC EPT ENT

Baseado nos valores acima estabelecer se necessrio recomendaes, aes e responsveis:

Descrever o impacto das mudanas solicitadas aprovadas em escopo, tempo e custos do projeto no perodo atual: Descrever as variaes em escopo e/ou tempo e/ou custo:

Atualizar as estimativas de cronograma dos pacotes de trabalho principais do projeto:

Atualizar as estimativas de custos dos pacotes de trabalho principais do projeto:

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14.8.

Anexo 8 - Registro de Problemas

Rev.: PROJETO REGISTRO DE PROBLEMAS Data: Folha ___ de ___ Gerente do projeto: Administrador do registro de problemas do projeto: Sumrio Descrio Resoluo Data prevista para Soluo

Resultado esperado

ID

Data

Quem levantou

Status

Descrio

Impacto

Prioridade Ao

Responsvel

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14.9.

Anexo 9 - Formulrio de Alterao de Escopo

PROJETO

Rev: Data: Folha ___ de ___

Mudana Solicitada (Requisio de Mudana) Responsvel por este relatrio: Solicitante: Mudana n: Tipo de Mudana Escopo Suprimentos Descrio detalhada da Mudana Custo Outras Cronograma Assinatura: Data:

Motivo para a Mudana Solicitada Efeito sobre o Oramento do Projeto Aumento do Oramento: Reduo do Oramento: Efeito sobre o Cronograma do Projeto Data de Concluso Planejada Atual: Data de Concluso Planejada com a Mudana: Observaes adicionais: $: $: %: %:

Aprovao: Aprovao

Gerente do Projeto: Pelo Comit de Controle de Mudanas:

Data: Data:

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15. CHECK LIST DOS GRUPOS DE PROCESSOS

Objetivos do documento Este documento tem por objetivo fazer uma verificao dos principais processos atravs de um Check List. Cyber Bar Projeto Data Registro Responsvel 06/12/2011 Rosilene Oliveira

Processos de Iniciao Aes Verificadas No Verificadas 1. Selecionar um projeto de uma lista de possveis projetos 2. Selecionar o gerente de projetos 3. Determinar a autoridade e responsabilidades do gerente de projetos 4. Coletar informaes histricas. 5. Dividir grandes projetos em fases. 6. Identificar os stakeholders de alto nvel, suas influncias e suas tolerncias a riscos 7. Transformar as necessidades, desejos e expectativas dos stakeholders em requisitos. 8. Ter certeza de que as necessidades de negcios foram documentadas 9. Documentar premissas 10. Documentar restries (ex: recursos, tempo, custos) 11. Garantir que o escopo do projeto esteja tanto terminado quanto prtico 12. Entender como o projeto se encaixa dentro dos objetivos estratgicos da organizao 13. Determinar objetivos do projeto e objetivos do produto 14. Dar condies para a resoluo de objetivos conflitantes 15. Tornar-se familiar com a cultura e estrutura da empresa na medida em que estes fatores possam impactar o projeto 16. Achar processos e padres j existentes 17. Entender como a organizao faz negcios e quais procedimentos e polticas j esto prontas para serem usados no projeto 18. Planejar utilizando o processo de planejamento em alto nvel (uma macro-viso) 19. Completar as estimativas em ordem de grandeza para prazos e custos do projeto. 20. Determinar que forma o termo de abertura do projeto ter, por que, etc. 21. Coordenar os esforos de iniciao do projeto com os stakeholders e o cliente

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22. Trabalhar com o cliente (e stakeholders) para determinar os critrios de aceitao e o que est ou no no projeto 23. Determinar a organizao inicial do projeto 24. Documentar qualquer risco j conhecido 25. Determinar quaisquer marcos necessrios 26. Determinar como o escopo ser controlado 27. Finalizar o termo de abertura do projeto 28. Obter aceitao formal do termo de abertura Processos de Planejamento Aes Verificadas No Verificadas 1. Determinar como voc ir planejar escopo, tempo, risco, qualidade, melhoria de processos e aquisies, e colocar isto nos planos iniciais de gerenciamento para cada rea de conhecimento 2. Refinar requisitos da iniciao do projeto para que sejam mais especficos 3. Criar uma descrio das entregas do projeto e do trabalho necessrio para completar essas entregas (declarao de escopo do projeto) 4. Usar a declarao de escopo do projeto para ganhar aprovao do escopo final dos stakeholders antes que o resto do planejamento seja executado 5. Definir a equipe 6. Quebrar o trabalho em pequenos pedaos, para que sejam mais gerenciveis (Criar EAP) 7. Criar descries de cada pacote de trabalho em um dicionrio de EAP para que o trabalho possa ser entendido por aqueles que o assinaram, sem gold plating 8. Quebrar os pacotes de trabalho da EAP em listas de atividades, se necessrio 9. Sequenciar as atividades e determinar quais so predecessoras e sucessoras 10. Estimar requisitos de recursos 11. Reunir com os gerentes para ganhar aprovaes para os recursos 12. Decidir qual o nvel de preciso necessrio para as estimativas 13. Obter aqueles que iro trabalhar estimando tempo e custos 14. Determinar qual a durao do projeto sem que haja qualquer compresso no cronograma 15. Desenvolver modelo preliminar de cronograma 16. Desenvolver oramento preliminar 17. Determinar padres de qualidade e quais mtricas sero usadas para medir desempenho da qualidade 18. Determinar quais processos devem ser seguidos no projeto para reduzir a necessidade de supervisionar trabalho, de melhorar a qualidade e da utilizao de padres. 19. Determinar claramente os papis e responsabilidades para que todos os membros da equipe e os stakeholders saibam quais so suas respectivas funes no projeto; que trabalho precisaro fazer 20. Determinar quais informaes voc precisa de outros projetos e quais informaes voc pode mandar para outros projetos 21. Trabalhar com todos os stakeholders para entender seus requisitos

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de comunicao 22. Completar identificao de riscos, anlises qualitativas e quantitativas de riscos, e o planejamento de respostas a riscos 23. Iteraes volte com o objetivo de trabalhar em prol de um plano de gerenciamento de projetos que vivel, aprovado, realstico e formal. 24. Determinar o que ser comprado 25. Preparar documentos de aquisio 26. Procure por interaes positivas e negativas de/para outros projetos que possam afetar esse projeto 27. Finalizar como voc executar e controlar os aspectos de todos os planos de gerenciamento 28. Planejar maneiras de medir o desempenho do projeto, medidas serem usadas, quando sero usadas e como sero interpretadas 29. Determinar quais reunies, relatrios e outras atividades voc usar para controlar o projeto para o plano de gerenciamento do projeto 30. Determinar como voc ir melhorar os processos que esto sendo usados no projeto 31. Desenvolver plano de gerenciamento de projetos final e bases de referncia (linhas de base) de medio de desempenho atravs da execuo de anlises de rede de cronograma, da procura por opes e pela confirmao de que os objetivos podem ser alcanados 32. Conseguir aprovao formal para o plano de gerenciamento de projetos do patrocinador, equipe e gerentes de recursos 33. Providenciar uma reunio de iniciao com todos os stakeholders, equipe, gerentes membros da equipe e cliente para garantir que todos esto alinhados e para ganhar confiana e comprometimento para com o projeto Processos de Execuo Aes 1. Gerenciar as expectativas de todos os stakeholders 2. Garantir um entendimento comum do trabalho 3. Implementar o plano de gerenciamento de projetos original ou o plano de gerenciamento de projetos que foi revisado como conseqncia do controle de atividades 4. Completar pacotes de trabalho 5. Coletar e documentar lies aprendidas 6. Estabelecer e gerenciar canais de comunicao 7. Avaliar a efetividade da equipe enquanto equipe 8. Implementar mudanas aprovadas, aes corretivas, aes preventivas e reparos de defeitos 9. Implementar procedimentos de garantia de qualidade 10. Produzir relatrios do projeto 11. Manter atividades de desenvolvimento e engajamento de equipes 12. Estabelecer e seguir as regras bsicas e fundamentais de uma reunio (pontualidade, objetividade, sem conversas paralelas, etc) em todas as reunies 13. Obter treinamento necessrio para membros da equipe 14. Distribuir informaes

Verificadas No Verificadas

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15. Remover obstculos 16. Atingir os resultados de trabalho que atendem com os requisitos 17. Reunir-se com gerentes para reconfimar as autorizaes para recursos 18. Manter gerentes cientes de seus recursos e de quando os mesmos sero usados no projeto 19. Comprometer os recursos do projeto respeitando o plano de gerenciamento de projetos 20. Gerenciar o progresso do projeto 21. Guiar, assistir, comunicar, liderar, negociar, ajudar, ensinar 22. Utilizar seu conhecimento tcnico 23. Autorizar quando o trabalho dos pacotes de trabalho estiverem para acontecer, utilizando um sistema de autorizao de trabalho 24. Estabelecer reunies peridicas e tempestivas de progresso 25. Mandar e receber informaes 26. Focar na preveno de problemas ao invs de apenas lidar com eles na medida que eles surgem 27. Garantir que todos os membros da equipe tenham as habilidades, informaes e equipamentos necessrios para completar o trabalho 28. Focar na procura de excees ao plano de gerenciamento de projetos aprovado ao invs de vigiar o trabalho de cada membro da equipe (servindo de bab) 29. Recomendar que as mudanas e as aes corretivas sejam acompanhadas pelo controle integrado de mudanas 30. Seguir polticas, procedimentos e processos organizacionais 31. Aumentar a efetividade dos processos (associado ao realizar a garantia da qualidade) 32. Recomendar aes para aumentar a efetividade da organizao executora do projeto 33. Determinar se as atividades do projeto obedecem os processos, polticas e procedimentos 34. Garantir um acordo continuo para o plano de gerenciamento de projetos 35. Manter todos focados em completar o termo de abertura do projeto, os requisitos ou escopo do produto, escopo do projeto, caso de negcios e o plano de gerenciamento de projetos 36. Reavaliar o caso de negcios do projeto quando algum problema severo acontecer Monitoramento e Controle Aes Verificadas No Verificadas 1. Medir o desempenho do projeto de acordo com as medidas contidas nos planos de gerenciamento 2. Medir comparando com as bases de referncia (linhas de base) de desempenho 3. Determinar variaes e se elas geram recomendaes de aes corretivas ou mudanas 4. Exercitar julgamento para determinar quais variaes so importantes 5. Recomendar mudanas, reparos de defeitos e aes preventivas e

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corretivas 6. Aprovar mudanas, reparos de defeitos e aes preventivas e corretivas em um controle integrado de mudanas 7. Facilitar resolues de conflitos utilizando tcnicas de resoluo de conflitos 8. Criar previses 9. Gerenciar configurao 10. Controlar cronograma, custos e qualidade de acordo com suas bases de referncia (linhas de base) 11. Usar relatrios de problemas ou questes 12. Refinar limites de controle 13. Manter reunies enfatizando controlar o projeto 14. Identificar as causas-raiz dos problemas 15. Recomendar atualizaes ao plano de gerenciamento de projetos 16. Obter aceitao formal das entregas do cliente 17. Identificar a necessidade de replanejamento 18. Gerenciar reservas de tempo e de custos 19. Recalcular quanto o projeto ir custar e quanto ele ir durar 20. Obter fundos (recursos financeiros) adicionais quando necessrio 21. Manter inspees peridicas 22. Tomar decises para aceitar ou rejeitar trabalho 23. Avaliar a efetividade de uma ao corretiva implementada 24. Reavaliar a efetividade do sistema de controle do projeto 25. Investir tempo tentando melhorar a qualidade 26. Obter informaes dos stakeholders para determinar se o controle do projeto precisa de atualizaes 27. Identificar e analisar tendncias 28. Avaliar a efetividade das respostas a riscos em uma auditoria de riscos 29. Procurar por novos riscos emergentes 30. Reanalisar riscos existentes 31. Utilizar os marcos como uma caracterstica de controle do projeto 32. Medir desempenho individual dos membros da equipe 33. Relatar o desempenho do projeto para todos os stakeholders conforme estabelecido no plano de comunicaes Encerramento do Projeto Aes Verificadas No Verificadas 1. Confirmar que todos os requisitos do projeto foram atingidos 2. Verificar e documentar que o projeto ou a fase do projeto foram completados ou o critrio de encerramento desenvolvido durante o grupo de processos de planejamento 3. Obter aprovao formal (legal) do produto do projeto ou da fase do projeto, junto ao cliente 4. Documentar as razes para o encerramento antecipado 5. Executar pagamentos finais e completar registros de custos 6. Constituir as lies aprendidas 7. Atualizar registros do projeto

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8. Garantir que todos os processos de gerenciamento de projetos esto completos 9. Atualizar processos, procedimentos e modelos corporativos baseados nas lies aprendidas 10. Adicionar as novas habilidades adquiridas aos registros de recursos humanos dos membros da equipe 11. Executar auditorias de aquisies 12. Desenvolver procedimento de encerramento 13. Completar encerramento do contrato e encerramento administrativo 14. Analisar e documentar o sucesso e a efetividade do projeto 15. Criar e distribuir relatrio final do desempenho do projeto 16. Indexar e arquivar registros do projeto 17. Medir satisfao do cliente 18. Transferir as entregas concludas do projeto para operaes e manuteno 19. Liberar os recursos 20. Celebrar o final do projeto

16. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS - PROJECT MANAGMENT INSTITUTE. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK)

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17. TERMO DE ACEITE E ENCERRAMENTO Termo de aceite e encerramento

So Paulo,

de

de 20

<nome da contratante> At. Sr(a) <nome do representante>

Corforme proposta <nmero da proposta> data de <data> e demais solicitaes de mudanas aprovadas formalmente, as partes concordam que o projeto <nome do projeto> foi concludo, com a execuo de todas as fases e tarefas definidas no incio do projeto. Por estarem assim ajustadas, as partes assinam o presente termo dando por encerradas todas as responsabilidades e atividades da RPP+G Solutions, referentes a este projeto.

__________________________________ Contratante <nome_do_cliente> <nome_do_representante> <cargo>

________________________________ Contratada RPP+G Solutions Rosilene Aparecida de Oliveira Gerente do projeto

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