INFORME PROYECTO DE APOYO A LA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL SENA REGIONAL TOLIMA ACTIVIDAD 1

ANDREA KATHERINE ALVAREZ SANCHEZ FREDDY JOVANNY TORRES LENIS NINI JOHANNA MOSQUERA SALCEDO YENITH CAROLINA MONTEALEGRE VILLADA YERALDY PAOLA LAGUNA SALCEDO YORMERY IBATA SANTOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL 325456 COMPETENCIA 205601015 IBEGUE-TOLIMA 2012

INFORME PROYECTO DE APOYO ALA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL SENA REGIONAL TOLIMA ACTIVIDAD 1

ANDREA KATHERINE ALVAREZ SANCHEZ FREDDY JOVANNY TORRES LENIS NINI JOHANNA MOSQUERA SALCEDO YENITH CAROLINA MONTEALEGRE VILLADA YERALDY PAOLA LAGUNA SALCEDO YORMERY IBATA SANTOS

Actividad N 1: Anlisis y Planificacin de la Prestacin de los servicios de informacin y evaluacin del Impacto del proyecto para la organizacin

Gerente de Proyecto Jorge Armando Varela Rendn Profesional en la ciencia de la informacin y la documentacin, bibliotecologa y archivstica

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL 325456 COMPETENCIA 205601015 IBEGUE-TOLIMA 2012

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ........................................................................................................... 4 2. OBJETIVOS .................................................................................................................. 5 3. CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS DEL PROYECTO.............................................. 6 4. REQUISITOS DEL PROYECTO. ................................................................................... 7 5. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS ...................... 8 6. PROCEDIMIENTO DE QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS DOCUMENTOS ................ 11 7. INSTRUMENTO DE EVALUACION PARA LA SATISFACCION DEL CLIENTE. ......... 15 Mejora en la disponibilidad de la informacin ............................................................... 16 8. SATISFACER LAS NECESIDADES DEL CLIENTE:.................................................... 19 9. CONCLUSIONES ........................................................................................................ 20 10. BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................... 21

1. INTRODUCCION

El siguiente trabajo tiene como objetivo el poner en prctica nuestros conocimientos y comprender la importancia que tiene el archivo del Sena; Analizaremos las sugerencias y necesidades que tenemos los aprendices y las inquietudes de los clientes y socios. Mediante este se les darn unas breves soluciones a las quejas y reclamos tambin se desarrollara la identificacin de los distintos clientes internos y externos del Sena.

2. OBJETIVOS

Mejorar la calidad de los documentos con la implementacin de las normas, mejorando continuamente su produccin, organizacin y utilizacin. Establecer altos ndices de calidad en los servicios documentales y en el servicio al cliente mediante procesos establecidos segn las leyes y respetando la organizacin de la entidad. Implementar mtodos de recuperacin y eliminacin de los documentos e informacin teniendo como base el proyecto. Mejorar la identificacin de los procesos y documentos que pueden ser parte til de la informacin de la entidad. Contribuir al buen desarrollo de la gestin documental y organizacin de los documentos.

3. CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS DEL PROYECTO

Clientes internos: Gerente de proyecto Aprendices de proyecto de la formacin 325456 Consejo nacional Direccin nacional Oficina de control interno Oficina de control interno disciplinario Oficina de formacin profesional Oficina del sistema nacional de formacin para el trabajo Oficina de promocin y relaciones corporativas Oficina de planeacin y direccionamiento corporativo Oficina jurdica Oficina de empleo y trabajo Oficina administrativa y financiera Oficina regionales del distrito capital

Clientes externos: Aprendices Egresados Entidades de control Entidades pblicas y privadas

4. REQUISITOS DEL PROYECTO. Se controlara los documentos para evitar la falsificacin, prdida o delitos que atente contra la autenticidad del documento. Articulo 289 (ley 4 de 1913). Los documentos debern tener un tiempo determinado para su duracin de entre 10 a 20 aos. Articulo 55. El comit evaluador de documentos o reglamento general del proyecto determinan la integridad de los documentos. Articulo 18 Acuerdo AGN 007 de 1994. Se implementan un medio de evaluacin de documentos que es la tabla de retencin de documentos, en donde se determina si se elimina o si todava cumple una funcin el documento. Artculo 24 de la ley general de archivos 594 de 2000. Se deben hacer entrega de todos los documentos de empresas que se liquiden se fusionen o haya prdida total de estos, en un tiempo determinado y que sean ntegros. Acuerdo AGN 041 d 2002. Se debe determinar la organizacin de los archivos en las entidades pblicas o privadas, regula el inventario de documentos a tiempo cuando se necesario o lo soliciten. Artculos 21, 22,23 y 26 de la ley general de archivos, ley 594 de 2000 Acuerdo AGN 042 de 2002. Realizar el debido procedimiento para la organizacin de los fondos acumulados de la entidad. Acuerdo AGN 02 de 2004 Se debern velar para que haya una debida organizacin y conservacin de los documentos. Circular AGN 01 de 2003 Se desarrollara una organizacin de las historias laborales de los empleados de las oficinas de la entidad. Circular AGN DAFP N 004 de 2003 Regir las normas en donde se obtiene la informacin contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados. Racionalizacin de los costos en los implementos necesarios. Buena distribucin de los documentos a cada rea. Base de documentos sistematizar la base documental.

5. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS RESPONSABLE: JEFE DE ARCHIVO OBJETIVO: propagar los documentos que poseen informacin esencial para la institucin siguiendo la reglamentacin archivstica. ALCANCE: aplica desde su origen hasta su destino final.
N ACTIVIDAD FLUJOGRAMA INICIO 1 Usuario interno o externo hace una consulta sobre un asunto o documento. SI
La informacin es competencia de la entidad?

RESPONSABLE

REGISTRO O DOCUMENTO

OBSERVACIONES

Clientes internos y externos

Correo electrnico, formato escrito.

Los funcionarios identifican el asunto o documento que se solicito.

NO

Jefe de archivo

Se remite al usuario a otra fuente, o entidad que corresponda

Jefe de Archivo Aprendices del proyecto de formacin

Solicitud de manera personal, telefnica; remitiendo al usuario al funcionario competente Constancia escrita de induccin.

Funcionario que recibe la solicitud de consulta

Se orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad
1

Aprendices proyecto.

del

Funcionario que ofrece informacin y orienta sobre la accesibilidad a los fondos y la reglamentacin.

ACTIVIDAD FLUJOGRAMA 1

RESPONSABLE

REGISTRO O DOCUMENTO

OBSERVACIONES

Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe cumplir para acceder a la consulta de los documentos

Aprendices de proyecto

Constancia escrita en donde se especifiquen los servicios

El funcionario explicara los requisitos y condiciones que tendr para acceder a los documentos

SI
La informacin solicitada tiene restricciones de consulta?

NO

Jefe de archivo

Se informa al usuario sobre la condicin de reserva y se facilita el acceso a otra fuente o soporte

Aprendices de proyecto

Se remitir la informacin por medio de las comunicaciones de la empresa

El funcionario informa del estado actual del documento y se acceder la otra fuente de informacin Los funcionarios dan las pautas usuarios para que se retroalimentan de la comunicaciones para obtener la informacin que necesitan

Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la informacin, de ser necesario se disean e implementan servicios de archivo.
1

Aprendices del proyecto

Por medio de las comunicaciones que posea la empresa

ACTIVIDAD FLUJOGRAMA

RESPONSABLE

REGISTRO O DOCUMENTO

OBSERVACIONE S El funcionario da las instrucciones para el acceso de los documentos y da la autorizacin de la reproduccin de estos

El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones para el acceso, la utilizacin y reproduccin de los documentos. La Dependencia registra el prstamo en la planilla de prstamo o en la base de datos, dejando constancias (testigos) en los espacios de los documentos prestados. Adems se hace el control de la devolucin

Aprendices proyecto

del Documento solicitud de

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aprendices del proyecto

Planilla de prstamos de los documentos o constancias

El funcionario lleva el control de los documentos prestados y lleva el control de la devolucin de estos

FIN

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6. PROCEDIMIENTO DE QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS DOCUMENTOS RESPONSABLE: JEFE DE ARCHIVO OBJETIVO: Llevar a cabo y cumplir con las quejas o reclamos que se presenten y garantizar la mejora en el punto en el que se fallo ALCANCE: Esta comienza en el momento en el cual se hace la recepcin de la queja hasta el cierre de la misma
N ACTIVIDAD FLUJOGRAMA INICIO 1 Recepciona la queja o el reclamo Aprendices del proyecto Correo electrnico carta solicitudes escritas El funcionario recibe la queja escrita o cara a cara y la tramita RESPONSABLE REGISTRO O DOCUMENTO OBSERVACIONE S

Revisa la queja o el reclamo

Aprendices proyecto

del

Correo electrnico cartas solicitudes

El funcionario mira las quejas y mira en puntos del servicio se fallo

SI La queja o el reclamo procede

SI

Gerente de proyecto aprendices del proyecto

4 Se remite la queja se enva a la oficina involucrada

Aprendices proyecto

del

Documento de la queja

En esta el funcionario la evala

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ACTIVIDAD FLUJOGRAMA 1

RESPONSABLE

REGISTRO O DOCUMENTO

OBSERVACIONES

Realiza la gestin y genera la respuesta

Aprendices del proyecto

Documento de la repuesta

La respuesta se genera y se hacen la correcciones correspondientes

6 Es pertinente la respuesta 7 Realiza ajustes

Aprendices proyecto

del

Gerente del proyecto y aprendices

Documentos de respuesta

se hacen modificaciones o ajustes de acuerdo a la repuesta que se genero Se enva la respuesta y se hace un seguimiento de esta para la satisfaccin de esta

Enva respuesta al solicitante y se realiza un seguimiento de esta

Gerente proyecto aprendices

de y

Documento de respuesta

FIN

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QUEJAS Y RECLAMOS
NOMBRE DEL USUARIO:----------------------------------------------------------------------------DOCUMENTO DE IDT:---------------------------------------------------------------------------------DIRECCION:.-----------------------------------------------------------------------------------------------TEL:------------------------------------------------------------------------------------------------------------CIUDAD O DEPARTAMENTO:---------------------------------------------------------------------CORREO ELECTRONICO----------------------------------------------------------------------------PARENTESCO CON LA ENTIDAD:---------------------------------------------------------------

NOMBRE DE LA ENTIDAD:---------------------------------------------------------------------------NIT:.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------DIRECCION Y TELEFONO:---------------------------------------------------------------------------CORREO ELECTRONICO:-----------------------------------------------------------------------------PARENTESCO CON LA ENTIDAD:-----------------------------------------------------------------

COMO LE PARECIO LA ATENCION :

QUE LE SUGIERE A LA ENTIDAD:

POR QUE EL CLIENTE SIEMPRE TIENE LA RAZON

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7. INSTRUMENTO DE EVALUACION PARA LA SATISFACCION DEL CLIENTE.

FORMULARIO DE PARTICIPACION En el caso de oposicin al tratamiento de datos para comunicaciones de Revista de Gestin Documental marque esta casilla: Datos del encuestado Nombre y Apellidos del encuestado: Empresa : Direccin: Cargo: E-mail : Telfono mvil: Fax: Telfono fijo:

Por favor complete el formulario siguiendo las instrucciones proporcionadas: 1 Los responsables en su entidad de las funciones de Digitalizacin, Gestin de Contenidos, Gestin de Documentos y Seguridad de la Informacin, reportan al mismo Director? Si No

2 En su entidad, existe un rol ejecutivo (adems del Director General) que sea expresamente responsable de la Gestin Documental? Si No

3 Dentro de su entidad, existe un Plan Estratgico Corporativo de Gestin Documental? Si No

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2) Que objetivo tiene la entidad con relacin al planteamiento de su Gestin Documental? Una sola respuesta por favor marque con una X : Reduccin de costos Incremento de la seguridad de la informacin Mejora en la eficiencia Mejora en la disponibilidad de la informacin Otros; Por favor especifquelos:

3) Cul de las siguientes opciones describe mejor la manera en que su entidad obtiene una visin a nivel nacional de Gestin de Documentos? Una sola respuesta con una X

No poseemos una visin a nivel nacional ciclo documental Cada departamento obtiene y gestiona de forma independiente sus documentos / informacin Obtenemos una visin a nivel nacional y centralizada compartida por toda la entidad y accesible a travs de los sistemas corporativos

4) Dira que en su compaa, existe un esfuerzo tecnolgico coordinado en relacin a la Gestin Documental, o est separado por departamentos? Una sola respuesta con una X Un esfuerzo coordinado a nivel empresa Separado por departamentos Un trmino medio; A nivel departamental, pero con comunicacin entre los departamentos

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5) Cules de las siguientes capacidades se llevan a cabo en su entidad en la actualidad? Marque con una X Si Polticas de clasificacin y archivo de la documentacin Polticas de conservacin y eliminacin de la documentacin Poltica de seguridad de la informacin (LOPD, Ley de Propiedad Intelectual,) Digitalization de la documentacin Gestin de la documentacin electrnica No No lo s

6) Utilizando una escala cuyo mximo es 7, indique el grado de cumplimiento de la siguiente afirmacin en su entidad: Una sola respuesta y marque con una X La Gestin Documental global es una prioridad para los empleados de mi entidad

7) Se corresponden los siguientes puntos con acciones llevadas a cabo por su entidad en relacin a la Gestin Documental? Marque con una X S Gestin del archivo Proteccin de datos personales Factura electrnica Cuadro de clasificacin corporativo Calendario de conservacin y eliminacin Acceso On line a la informacin centralizada Clasificacin de seguridad de los activos de informacin Certificacin y firma electrnica Sistema de conservacin y preservacin de la No

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documentacin electrnica Integracin del sistema de Gestin de Contenidos Web en la Poltica Documental Corporativa 8) Cules y en qu forma se utilizan las siguientes variables en su entidad como parmetros de mejora en la gestin de su ciclo documental? Marque con una X Automatiza do Localizacin y acceso a la documentacin de clientes Simplificacin de la gestin interna de la documentacin Reduccin de los costes relacionados con servicios generales de la entidad Cumplimiento gradual con las normativas y legislacin Seguimiento y trazabilidad del documento Optimizacin de los recursos e inversiones destinados a dicha gestin Visin nica de las empresa a travs de la informacin / documentacin gestionada, con independencia del departamento gestor de la misma GRACIAS POR SU COLABORACION Manu al

No

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8. IMPACTO Se requiere de una gran atencin por la empresa la cual brindara los mejores servicios con los cuales satisfacer todas las necesidades y ms all de sus expectativas. Implementar las nuevas tecnologas: Se darn a conocer las diferentes tecnologas que ofrece la entidad; y aplicando as las leyes que rigen y coordinan el mejoramiento de almacenamiento de la informacin. Mejorar la calidad de los archivos: Esta es de gran importancia ya que los archivos son la vida e historia de cada entidad a estos se les ofrece el mejor cuidado, Y se les aplican los diferentes procedimientos para as obtener un archivo de calidad dejando a las entidades con un nivel de satisfaccin inesperado.

Inducir a las oficinas del Sena a darle vida til a los archivos: Aqu realizamos los diferentes procedimientos por medio de un desarrollo con los cuales se dan a conocer a las diferentes oficinas de que sus documentos son de gran importancia.

Conducir las entidades pblicas y privadas de cun importante son los archivos: Aqu se aplicara y se desarrollaran capacitaciones para inducir a las entidades pblicas y privadas a que le den el almacenamiento requerido para los sistemas de informacin.

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9. CONCLUSIONES

El trmino Gestin Documental para la Administracin de las entidades pblicas y privadas se vio las normas puestas por el Archivo General de la Nacin, y regidas por la ley; se observ que aunque no es una obligacin de las entidades utilizar la digitacin o la microfilm si se requiere de este servicio para darle mayor vida til a los documentos de informacin. Implementando el modelo diseado, y en mandado por la ley de archivo permite lograr eficacia y eficiencia en las respuestas a las entidades de control. Ya que facilita su bsqueda.

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10. BIBLIOGRAFIA Cuestionario Gestin Documental - Documentos - Elviracamargo(en lnea) <http://www.e-encuesta.com/ >CONSULTA 4 DE JUNIO DE 2012 Pontificia Universidad Javeriana (en <http://www.javeriana.edu.co/>CONSULTA 4 DE JUNIO DE 2012
lnea)

PROCESOSEGUIMIENTOINSTITUCIONAL (en lnea) <https://www.vis.edu.co/intranet/calidad/documentos>consulta 4 de junio de 2012

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