GESTIN, PATROCINIO Y DIRECCION DE ORGANIZACIONES Y PROGRAMAS DE DESARROLLO DE EVENTOS DE TENIS.

EJEMPLO DE:

PROYECTO SOLIDARIO EN UN PARQUE

INDICE

PROMOCION DEL EVENTO: Objetivos:..................1 Caractersticas:......1 Publicidad:.2 BUSQUEDA DE PATROCINADORES: Proceso de bsqueda.2 Propuesta de patrocinio3 Contrato...........................................................................3 Atencin a los patrocinadores......3 GESTION DEL EVENTO: Organizacin cede.....3 Organizacin de actividades de tenis....4 Organizacin de actividades complementarias.4 RRHH4 Equipos..5 PROYECCION DE RESULTADOS: Balance financiero.6 Anexos...6

2) PROMOCION DEL EVENTO Objetivos Conseguir fondos para el desarrollo del proyecto Considerando que el Proyecto de Solidaridad en un Parque es limitado en fondos y recursos, se hace indispensable la generacin de ingresos a travs de las actividades iniciales que se puedan realizar. Si la promocin del proyecto es eficaz, se obtendr un nmero importante de asistentes a las actividades no tensticas y estas darn ingresos. Masificar el deporte en la zona Una promocin adecuada del proyecto atraer un gran nmero de participantes al proyecto. Esto sumado a un buen manejo del programa ayudar a la masificacin del tenis en la zona. Aumentar la cobertura A travs de la consecucin de una buena base de datos de la zona, se conseguir una mayor cobertura de la llegada de la promocin del proyecto a la gente que queremos informar. Caractersticas Respetar los tiempos Considerando que una buena promocin es agresiva e intensa, sera importante limitar los tiempos para no quemar el producto. Diferenciacin Informar las ventajas de la prctica del tenis con relacin a otros deportes generara una ventaja competitiva. Adicionalmente habra que informar acerca de la gratuidad del servicio. Simplicidad El mensaje promocional debe ser simple y claro. En el caso del tenis habra que apoyarse en estrategias como el Play and Stay. Fcil de entender, ensear y aprender. Apuntar al segmento de mercado adecuado En el caso de nuestro proyecto podemos apuntar a todo los habitantes de la zona mayores de 4 aos. No hara falta apuntar a un segmento de clase media y alta porque el programa es gratuito. Adicionalmente el tenis es un deporte para toda la vida, razn por la cual es para personas de todas las edades. 1

 Honestidad en el producto que se entrega Es importante brindar el servicio que se ofrece y ofrecer el servicio que se va poder brindar. En el caso de este proyecto habr que ser sinceros al informar sobre las limitaciones de infraestructura y materiales. Pero se podr contrarrestar esta falencia con un gran equipo de trabajo. Promocionar el tenis de forma general Para que la accin de promocin sea rentable, ser importante no limitarnos nicamente a la promocin del programa si no buscar que la promocin incluya al tenis en general. Para ello podremos apoyarnos en las campaas de promocin de la ITF, ATP y WTA. Publicidad Interna La mayor fortaleza publicitaria del proyecto ser el manejo de la informacin por parte del equipo de trabajo. Entrenadores, encargados del mantenimiento y directores sern quienes publiciten el proyecto de la forma ms eficiente. Para ello debern estar debidamente informados. A la distribucin de la informacin La promocin del proyecto a travs de material publicitario ser muy importante. Afiches, volantes, mails y el boca a boca sern algunas de las herramientas que se utilizarn para informar sobre el programa. Para ello ser importante apoyarnos en colegas entrenadores, asociaciones y federaciones deportivas, clubes de tenis, escuelas y colegios. Al consumidor Una vez que el proyecto est en marcha, nuestros mejores aliados sern nuestros alumnos y sus familias. Ellos sern quienes nos ayuden a publicitar el programa ante sus amigos, vecinos, compaeros y familiares. Para ello debern estar muy bien informados de los fines del programa. PATROCINADORES: La bsqueda de patrocinadores la realiza el Departamento Comercial, quien elabora una carpeta o presentacin digital del evento con el fin de que las empresas se interesen en participar. Se visitaran todas las empresas relacionadas o no con el ambiente deportivo Ej. Comidas, ropa, elementos, accesorios, bebidas, etc. Los patrocinadores de acuerdo al lugar y tamao de publicidad que contraten tendrn diferentes beneficios. 2

Categoras de auspiciantes. Publicidad Principal: Tendr 30 ingresos Gratis a la sala VIP, 5 stand de venta de su producto, estacionamiento privado. Publicidad secundaria: 10 salas VIP, 3 stand de venta de sus productos. Publicidad en alrededores: 1 stand de venta de sus productos. La carpeta o presentacin del auspiciante tendr: 1- Nombre del evento. 2- Organigrama de la Organizacin. 3- Departamento de Operaciones. 4- rea de infraestructura y produccin. 5- rea de servicios a participantes o jugadores. 6- rea de servicios al pblico. 7- Lugar a realizarse. 8- Objetivos que se buscan. 9- A que personas va dirigido. 10- Fecha y horario en que se realizara. 11- Materiales que se utilizaran. 12- Tipos de juegos que se realizaran 13- Dimensiones de los espacios publicitarios. 14- Necesidades. 15- Beneficios por ser auspiciante. 16- Contrato de auspicio, por el evento.

GESTION DEL EVENTO

Organizacin Cede.

1.- Primero escogeremos el lugar en el cual desarrollaremos el evento buscando que sea un lugar de fcil acceso y que tenga concurrencia. 1.1.- Hemos escogido el parqueadero del parque Metropolitano, ubicado en la ciudad capital. 2.- Que sea un lugar seguro y que brinde todas las comodidades a quienes visitan el parque. (Baos, basureros, tiendas etc). 2.1.- El parque cumple con varios puntos de baos tanto para hombres como para mujeres, al igual que muchos lugares para adquirir lquidos o alimentos y lugares para poder dejar toda la basura. 3.- Que disponga de espacios fsicos para poder montar el evento sin causar molestias a la gente que busque hacer actividades diferentes. 3.1.- Es un parque de 15 hectreas y utilizaremos un parqueadero central pavimentado de 60 metros cuadrados. 3 4.- Poner toda la informacin en un documento escrito. 5.- Establecer un modelo de trabajo. 6.- Optimizar la coordinacin entre todas las partes implicadas. ORGANIZ ACIN DE ACTIVIDADES DE TENIS

Al ser este un evento de promocin buscaremos hacer actividades ligadas al play & stay las cuales nos permiten llegar a mucha gente con pocos materiales y con un sistema de competiciones cortas y atractivas, por lo cual el espacio en el que realizaremos el evento marcaremos mini canchas equivalentes a las canchas rojas del play & stay.

1.- Utilizaremos 30 mini canchas de tenis las mismas que sern prestadas por una de las principales firmas deportivas de la ciudad.

1.1.- En las primeras 10 realizaremos un evento de competiciones con el sistema de sube y baja individuales y marcados por tiempo 5 min por estacin. 1.2.- En las siguientes 20 realizaremos juegos por parejas con la modalidad de dobles con varias alternativas divertidas como:

Juegos cogidos las manos, juegos saltando el uno sobre la bola y el otro golpea, juegos con las manos no hbiles, etc.

ORGANIZACIN DE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

2.- Realizaremos una estacin fsica con las siguientes actividades.

Saltos, equilibrio, desplazamientos laterales y hacia adelante, escaleras de coordinacin, paracadas de resistencia, la mancha, el tiburn, el gato negro, futbol tenis, jokey tenis.

3.- Una estacin de juegos de tenis como: winner, la mosca, hot sits, la bola loca, etc. Nota: Con la parte de tenis ms la de juegos y la estacin fsica podemos atender hasta 200 personas.

RECURSOS HUMANOS

Para este evento contaremos con el siguiente personal: Director del evento (1), Se encargar de la ejecucin, supervisin y control del evento. Asistentes de tenis (3), Quienes se encargaran de las rotaciones de las mini canchas y de la parte de los juegos de tenis. Preparadores fsicos (2) Logstica y mantenimiento (2), Encargados de armar y desarmar las mini canchas, estaciones y dar mantenimiento durante el evento en caso de ser necesario. Seguridad (2), Enfermeros (4) Camargrafo (1) Nota: Es decir el evento ser cubierto por un total de 15 personas. EQUIPOS 4

Utilizaremos materiales de una de las principales firmas deportivas de la ciudad las cuales al finalizar el evento sern donadas a un colegio de escasos recursos econmicos, lugar en el cul seguiremos con este proyecto.

Mini redes Conos Ulas Ulas Bolas Paletas Balancines Vallas Escaleras de coordinacin Elsticos Equipo de amplificacin de sonido Parlantes Micrfono

20 40 40 100 100 10 10 6 20 mts 1 4 1

PRESENTACION DE RESULTADOS

El evento se realiz de manera exitosa, los gastos del evento se lograron cubrir con los auspiciantes y se lograron ganancias. Los resultados fueron los siguientes.

Cantidad de participantes: 200.

Departamentos que trabajaron. Pistas 30 de Minitenis.

rbitros. 1 Juez arbitro

Player Desk.
-

100 bolas utilizadas 100 L de agua.

Servicio Mdico.
-

4 Enfermeros

Servicios de organizacin. Acreditaciones Seguridad y control de accesos Gestin de personal de la organizacin (Comidas, Uniformes)

Servicios al pblico. -

Atencin al pblico. Puntos de informacin, oficina de reclamos. Consigna y objetos perdidos. Atencin a discapacitados. 5

Cantidad de auspicios conseguidos en total : 24. Auspicios Principales: 3 Auspicios Secundarios 11. Auspicios Alrededores: 9.

Todos los jugadores fueron premiados con un recuerdo del evento, adems de haber premiado a los campeones y finalistas de evento. Durante la premiacin se sortearon raquetas y accesorios, para recaudar fondos, los cuales dieron excelentes resultados. Los materiales canjeados con los auspiciantes (Raquetas, bolas, redes, lneas, etc), se donarn a la Asociacin de tenis para la promocin y masificacin del deporte.

ANEXOS Una vez finalizado el evento se adjuntar en el informe final todas las fotos correspondientes al evento las mismas que sern entregadas en un dvd a nuestras auspiciantes.