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CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA DE SOUZA ESCOLA TÉCNICA ESTADUAL PROFESSOR APRÍGIO GONZAGA EXTENSÃO CEU QUINTA DO SOL

Vinícius Estevão Teixeira da Silva Jesse de Freitas

Administração do tempo: uma reflexão a respeito de sua aplicação em empresas brasileiras

Trabalho de Conclusão de Curso

SÃO PAULO

2011

CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA DE SOUZA ESCOLA TÉCNICA ESTADUAL PROFESSOR APRÍGIO GONZAGA EXTENSÃO CEU QUINTA DO SOL

Vinícius Estevão Teixeira da Silva Jesse de Freitas

Administração do tempo: uma reflexão a respeito de sua aplicação em empresas brasileiras

Trabalho de conclusão de curso apresentado à Escola Técnica Estadual Professor Aprígio Gonzaga – extensão CEU Quinta do Sol, mantida pelo Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza, como pré-requisito para obtenção do nosso certificado de Técnico em Administração, sob orientação do professor Me. Renato Antonio de Souza.

SÃO PAULO

2011

BANCA EXAMINADORA:

Orientador: Me. Renato Antonio de Souza

Ficha Catalográfica

SILVA, Vinícius Estevão Teixeira da; FREITAS, Jesse de. Administração do tempo: uma reflexão a respeito de sua aplicação em empresas brasileiras

São Paulo: 2011 Trabalho de Conclusão de Curso (TCC)- Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza - Escola Técnica Estadual Professor Aprígio Gonzaga – Extensão CEU Quinta do Sol Área de Concentração: Administração de Empresas. Orientador: Prof° Me. Renato Antonio de Souza.

1- Gestão do Tempo 2- Gerenciamento do Tempo 3- Administração do Tempo.

DEDICATÓRIA

Dedicamos este trabalho ao Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza, exclusivamente à Extensão CEU Quinta do Sol.

AGRADECIMENTOS

Agradecemos primeiramente a Deus, por nos proporcionar a oportunidade de obtermos mais conhecimento que nos será de grande utilidade, tanto na nossa vida profissional tanto pessoal. Ao nosso Orientador, Professor Renato Antonio de Souza, pela compreensão, incentivo e pelo muito que com ele aprendemos através de sua sabedoria inestimável e em especial sua dedicação metodológica. Aos professores das diversas áreas, cada um com um conhecimento exímio, sempre com disposição para sanar nossas dúvidas e nos guiar durante os processos de elaboração e construção do trabalho. A todos os colegas de turma, pelo apoio, pelos momentos de alegria e diversão que compartilhamos no decorrer de nossos estudos e também pelas ideias que ajudaram a construir o presente trabalho. Aos nossos familiares, pela paciência, compreensão e pelo apoio no desenvolvimento desta pesquisa.

RESUMO

O objetivo deste trabalho é identificar o estado da arte a respeito de administração do tempo no Brasil e refletir a respeito de sua aplicação em empresas brasileiras. A fundamentação teórica adotada neste trabalho foi a respeito da administração e gerenciamento do tempo, segundo Bernhoeft (2009) e Landsberger (1996), sobre a aplicação nas partes da administração, segundo Costa (1985) e sobre as ferramentas na administração do tempo, segundo Barbosa (2007). A metodologia de pesquisa adotada foi a de pesquisa bibliográfica, segundo Bernhoeft (2009) e sobre o procedimento de analise de dados, segundo Apolinário (2009). Como resultados de pesquisa, pudemos verificar que o estudo dessa temática no Brasil ainda é bem primitiva, com poucos conhecimentos, que a administração do tempo é muito utilizada na área de enfermagem, embora também seja uma administração precária e com muitas falhas, porém estamos no início de um conhecimento do tempo, ou seja, temos muito que aprender sobre essa temática.

ABSTRACT

The objective of this study is to identify the state of the art about time management in Brazil and reflect on its application to Brazilian companies. The theoretical framework adopted in this work was time management, according Bernhoeft (2009) and Landsberger (1996), on the application in parts of the administration, according to Costa (1985) about the tools and time management, according to Barbosa (2007). The research methodology adopted was bibliography research, according to Bernhoeft (2009) and the procedure of data analysis, according to Apollinaire (2009). As a result, we could verify that the study of this issue in Brazil is still very primitive, with little knowledge, that time management is widely used in nursing, though it may be a poor administration and many failures, but we are at the beginning a knowledge of the time, that is, we have much to learn from this subject.

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO

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CAPÍTULO 1 – FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

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1.1 Gerenciamentos do tempo

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1.2 Estruturações do tempo

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1.2.1

Papel do tempo na sociedade

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1.3

O tempo nas organizações

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1.3.1 Empresas: sistemas e subsistemas

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1.3.2 Partes da Administração

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1.4

Ferramentas de administração do tempo

19

1.4.1 Coloque momentos importantes em sua semana

19

1.4.2 Aprenda com suas urgências

20

1.4.3 Controle seus

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CAPÍTULO 2 – METODOLOGIA DE PESQUISA

21

2.1 Contexto de pesquisa

21

2.2 Instrumentos de coleta de dados

21

2.3 Procedimentos de análise de dados

21

CAPÍTULO 3 - APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS

23

3.1 O tempo no processo de trabalho em saúde: uma abordagem

23

3.2 Distribuições do tempo de trabalho das enfermeiras em unidade de

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3.3 Aferições do tempo e do custo médio do trabalho da enfermeira na consulta de

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CONSIDERAÇÕES FINAIS

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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INTRODUÇÃO

Este trabalho é resultado de uma pesquisa bibliográfica e tem por objetivo identificar o estado da arte a respeito de administração do tempo no Brasil e refletir a respeito de sua aplicação em empresas brasileiras. Em nosso dia a dia, notamos o quanto o tempo é escasso, o quanto corremos para realizar inúmeras tarefas e, ao final, percebemos que grande parte daquilo que tínhamos planejado não deu tempo de ser concretizado. De acordo com Bernhoeft (2009), o uso do tempo nas atividades profissionais é um ponto importante, pois ele representa, em média, 50% do tempo semanal do executivo no Brasil. A maneira como administramos o tempo está diretamente relacionada à qualidade de vida.

Filosofia, sociologia, debate, economia, experiência, psicologia e reflexão são alguns dos conteúdos que existem na administração do tempo. Em resumo, administração do tempo é todo conhecimento que é adquirido ao longo da vida e que pode ser utilizado na gestão do tempo.

A gestão do tempo é um dos aspectos mais importantes para um bom administrador,

pois é a partir dele que se administra todas as outras gestões. Um bom entendimento da administração do tempo, dentro de uma organização, trará mais qualidade e um rendimento

melhor seja qual for o ramo de atuação do profissional.

O tempo, grosso modo, é dividido em três princípios: sentido, realização e execução.

O sentido refere-se à prioridade de tarefas elencadas em um planejamento, já a realização refere-se à execução de tal tarefa num tempo determinado e, por fim, a execução diz respeito

à realização da tarefa propriamente dita. Este trabalho surgiu a partir da leitura de vários trabalhos, palestras e pesquisas com pessoas que trabalham com a temática pesquisada neste trabalho. Esta pesquisa foi elaborada com o fim de atender aos requisitos, para obtenção do Certificado de Conclusão de Curso Técnico de Administração de Empresas, cursado na Escola Técnica Estadual Professor Aprígio Gonzaga – Extensão CEU Quinta do Sol, mantida pelo Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza.

A partir do que foi apresentado acima, formulamos duas perguntas de pesquisa que

nortearão este trabalho:

1. Qual é o estado da arte de administração do tempo no Brasil?

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brasileiras? Para respondermos às perguntas de pesquisas acima, organizamos nosso trabalho conforme segue:

No Capítulo 1, trataremos do gerenciamento do tempo, da estruturação do tempo, do tempo nas organizações e das ferramentas de administração do tempo. No Capítulo 2, trataremos da metodologia de pesquisa adotada neste trabalho. No Capítulo 3, apresentaremos e discutiremos os resultados encontrados com a realização deste trabalho. A seguir, apresentaremos nossas Considerações Finais. As referências bibliográficas finalizam este trabalho de conclusão de curso.

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CAPÍTULO 1

FUDAMENTAÇÃO TEÓRICA

O objetivo deste capítulo é apresentar a teoria sobre administração do tempo nas diferentes áreas da vida pessoal e profissional, mas principalmente é uma análise do tempo nas organizações onde é dedicado mais de 60% do nosso tempo semanal. Destacando aspectos como gerenciamento do tempo, papel do tempo na sociedade, o tempo nas organizações e sobre ferramentas para a administração do tempo.

1.1 Gerenciamentos do tempo

O tempo é o descobridor da verdade, já afirmava (Sêneca). O gerenciamento do tempo é uma competência fundamental, tanto para garantir a eficácia do trabalho como para qualidade de vida. É uma competência necessária em um mundo sem tempo, mudanças e imprevistos cada vez mais frequentes, provocando mil e uma solicitações e demandas aos profissionais. Essas solicitações e demandas geralmente são mais fortes do que podem as pessoas, em termos de tempo e estresse. O tempo torna-se muito curto e o estresse alto. Segundo Landsberger (1996), gerenciar o tempo significa estabelecer e seguir um planejamento que vise organizar e priorizar os estudos em um contexto de atividades competitivas, no trabalho, família, etc. A falta de tempo é um problema persistente e de difícil solução para muitos profissionais. Rever hábitos e relacionamentos e envolver os colaboradores na tarefa de gerenciar o tempo são desafios constantes e que podem trazer bons resultados na rotina profissional. Almeida (2004) declara que delegar tarefas é uma das alternativas de quem têm subordinados. Para tanto, é necessário que tanto o chefe como o subordinado invista seu tempo nesta transferência (um ensinando e o outro aprendendo). Mas é sempre bom lembrar que, ao transferir uma tarefa para o funcionário, o superior deve também delegar autoridade para que ele tome as decisões pertinentes, sem deixar de ser responsável pela sua realização. Segundo Almeida (2004), existem elementos-chave para o gerenciamento do tempo, dentre eles incluem:

• Identificação do tipo de sucesso que se quer atingir. • Estudo das prioridades e das metas específicas.

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• Desenvolvimento de um sistema para trabalhar em direção às metas.

• Conscientização de seu próprio estilo de trabalho, seus pontos fortes e fracos.

• Conscientização dos estilos de trabalho de seu pessoal, seus pontos individuais fortes e fracos.

• Desenvolvimento de estratégias de planejamento, com foco nas prioridades.

• Identificação de desperdícios de tempo e estudo dos meios de lidar com eles.

• Monitorar seu tempo.

• Refletir sobre como utilizar o tempo.

• Saber quando estiver perdendo tempo.

• Saber quando estiver produtivo. Antes de desenvolver as estratégias de gerenciamento do tempo, você precisa avaliar suas próprias habilidades (e seus problemas). Considere como você pode reduzir o tempo gasto em tarefas que não contribuem para atingir resultados-chave (inclusive grandes ameaças e oportunidades). Como você pode

prioridades dos resultados-chave

assegurar

identificados? Essa é uma reflexão que pode guiar o profissional na administração de seu tempo.

que

o

tempo

seja

gasto

em

proporção

às

1.2 Estruturações do tempo

De acordo com Bernhoeft (2009), as pessoas acreditavam que era possível fazer nítida divisão entre atividades profissional e vida pessoal. No entanto, hoje sabemos que é ilusória a ideia do homem que, ao chegar ao escritório, afirma ter deixado em casa seus problemas pessoais assim como, ao voltar para casa, procura dar a impressão de que todos os assuntos profissionais ficaram do lado de fora. O homem é um ser integral e é assim que a sua estruturação de tempo deve ser analisada. Sem dúvida, o papel profissional representa um peso importante do ponto de vista quantitativo e qualitativo na vida de cada um.

1.2.1 Papel do tempo na sociedade

Entre as muitas formas utilizadas para analisar como as pessoas estruturam seu tempo, concluímos que uma das mais eficazes é a divisão com base nos papéis que vivemos. Para Bernhoeft (2009), cada um de nós desempenha numerosos papéis na sociedade. Assim sendo,

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o gerenciamento do tempo está relacionado com a observação de cada um desses papéis, os quais serão apresentados abaixo. Papel profissional:

Segundo Bernhoeft (2009), o papel profissional refere-se a toda atividade que se

relaciona à sua imagem e atuação profissional. O autor subdividi esse papel profissional em:

Efetivo:

Tempo destinado à sua principal atividade profissional (Ex.: seu emprego ou aquele que apresenta seu meio de sobrevivência). Paralelo:

Diz respeito ao tempo gasto com outra atividade, remunerada ou não, em que sua imagem profissional continua em jogo. (Ex.: lecionar, participar de alguma associação e atividades comunitárias etc.). Papel conjugal:

Para o autor, esse papel envolve o uso de tempo, em caráter exclusivo, à esposa ou ao marido ou a alguém que tenha um valor significativo dentro de uma concepção de afetividade

e estima. Papel familiar:

Refere-se aos compromissos com o círculo familiar (pais, irmãos, filhos, noras, cunhados etc.), na visão do autor. Papel social:

O autor afirma que se trata da parcela de tempo utilizada para a manutenção do círculo de relacionamento com amigos, colegas e outros de sua lista de relação sociais. Papel educacional:

Esse papel, para o autor, diz respeito a tudo que envolve seu autodesenvolvimento. Não deve ficar restrito aos sistemas convencionais de ensino. Considere o tempo que emprega em leituras, assistir a palestras, manter-se atualizado e cuidar de seu desenvolvimento intelectual. Pode também incluir atividades ou hábitos de caráter espiritual, que contribuam para seu crescimento como ser humano. Papel recreacional:

Conforme afirma o autor, esse papel refere-se ao tempo que você utiliza para lazer ou recreação pessoal. São aquelas atividades que você faz porque lhe dão prazer ou satisfação. Pode ser isolada ou em grupo, mas a decisão de fazê-las é sua. Considere também a perspectiva individual. Aquilo que realiza para sua satisfação. Papel biológico:

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Refere-se à atividade de caráter biológico/fisiológico, afirma o autor. Diz respeito a todas as necessidades do próprio organismo. O estudo feito por Bernhoeft (2009) mostra que o papel profissional efetivo representa, em média, 50% a 60% do tempo consumido ao longo da semana. As pessoas se ressentem mais com o pouco tempo destinando, quantitativa e qualitativamente, ao papel conjugal. Em geral, tende-se a confundi-lo com o familiar. Raras são as pessoas que destinam tempo exclusivo, não daquele compartilhado com filhos, pais, televisão etc. Bernhoeft (2009) aponta que o papel social está, em muitos casos, contaminado pelo profissional. Grande parte das pessoas mantém um círculo de amigos proveniente da atividade profissional. Assim, sua família é forçada a conviver com um grupo de pessoas cujas conversas, inevitavelmente, serão sobre trabalho. De acordo com Bernhoeft (2009), outro inconveniente é o fato de que as pessoas, muitas vezes, mantêm relacionamentos com profissionais apenas de sua área de atividade ou interesse, perdendo ótimas oportunidades de ampliar sua visão pelo contato com pessoas ligadas a outras áreas de atividades ou interesse, perdendo ótimas oportunidades de ampliar sua visão pelo contato com pessoas ligadas a outras áreas correlatas. Segundo o autor, o papel educacional é, em geral, muito passivo. Com o advento da televisão, do computador, internet, blog, ipod, celular etc., diminuíram o interesse pela leitura, provocando um empobrecimento intelectual por apresentar os fatos sem exigir a fantasia e o processamento próprios da leitura, reduzindo o vocabulário e aumentando as limitações para se expor idéias. De acordo com Bernhoeft (2009), o papel recreacional, muitas vezes, atua apenas nas aparências. O que existe de fato é um compromisso ligado ao status ou às necessidades de relacionamentos. Uma transformação importante que já se observa na sociedade brasileira é a ampliação do tempo destinado ao papel profissional paralelo. Apesar dos fortes apelos ao individualismo, a sociedade, mais por necessidade que por convicção, começou a participar mais ativamente da vida associativa. Conforme caminhamos para uma sociedade mais participativa, o tempo destinado a esse papel deve aumentar, afirma Bernhoeft (2009).

1.3 O tempo nas organizações

Com a velocidade impressionante que as mudanças acontecem no ambiente externo e

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o surgimento de novas tecnologias, nossos antigos hábitos vão sendo abandoados. Novas regras surgem mediante uma economia instável, novas leis vão sendo implantadas, ou seja, tudo isso modifica o desempenho das organizações. De acordo com Bernhoeft (2009), uma pesquisa que foi realizada no Brasil mostra que 50% a 60% do tempo semanal de um executivo é destinado a sua profissão. Por esse motivo, neste subitem apresentaremos o tempo nas organizações.

1.3.1 Empresas: sistemas e subsistemas.

Na visão de Bernhoeft (2009), a empresa é vista como um sistema e para melhor analisá-la, ele usa os subsistemas, sendo uma forma de melhorar a visão geral da empresa. Segundo Bernhoeft (2009), subsistemas gerenciais dizem respeito a muitos programas de administração do tempo elaborados exclusivamente para o exame do assunto organizacional e têm falhado basicamente por três motivos:

Primeiro motivo: utilizam uma abordagem voltada exclusivamente para o tempo nas empresas, considerando apenas o papel profissional. Segundo motivo: abordam o tema dentro de uma perspectiva puramente mecanicista, do tipo macetes para melhorar o uso do tempo, quando esse assunto deve ser trabalhado também nas perspectivas comportamental. Terceiro motivo: não encaram a empresa como um sistema interdependente, em que interagem várias forças e variáveis. Procurando evitar essas falhas, Bernhoeft (2009) encara a empresa como um sistema, em que encontramos três grandes subsistemas:

Subsistema social: envolve indicadores como estrutura organizacional, valores, clima organizacional e outros aspectos que, embora subjetivos, têm grande importância. Subsistema técnico: refere-se a pontos como estrutura organizacional formal, normas e procedimentos, instalações, equipamentos, métodos e procedimentos administrativos ou técnicos, níveis formais de responsabilidade e autoridade. Subsistema gerencial: diz respeito ao comportamento e postura do grupo executivo, envolvendo questões como visão organizacional, interação horizontal/vertical, habilidades gerenciais como liderança, comunicação, motivação, criatividade, tomada de decisões, flexibilidade, autodesenvolvimento, planejamento, organização e controle. Bernhoeft (2009) ainda explica que, simultaneamente a todo esse conjunto de

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fenômenos organizacionais, também sabemos que a ideia de organizações puras é a utopia desejada por alguns estudiosos, consultores e executivos. As empresas convivem, simultaneamente, com três estágios organizacionais diferentes entre si e exigem uma grande habilidade de administração dos conflitos inerentes a essa situação. Os estágios são os seguintes:

Pré-burocrático: existem áreas nas empresas que funcionam basicamente dentro de características informais. Sua eficiência é determinada pelas vontades e desejos daqueles que a chefiam. Em geral, as decisões e o atendimento e necessidades das outras áreas são feitos em razão de fatores como simpatia, antipatia, gostar ou não gostar, chegando, em algumas situações, a aspectos mais emotivos. Burocrático: áreas no estágio burocrático estão mais centradas na função, contrariamente ao pré-burocrático que depende, em essência, das pessoas. Essa fase pode ser observada através de exigências de tipo normativo, hierárquico e impessoal. Pós-burocrático: designa as áreas que estão predominantemente voltadas para o mercado ou, de forma mais específica, para o cliente. Sua estrutura se mantém flexível para ajustar-se à velocidade das solicitações externas. Por último, parece útil também fazer menção à estrutura organizacional que divide os níveis hierárquicos em estratégico, administrativo (tático) e operacional. Cada um desses níveis apresenta exigências muito diferentes do ponto de vista horizontal, o que requer uma abordagem particular em razão do seu papel na hierarquia interna e sua relação com o mercado.

1.3.2 Partes da Administração

Pelo entendimento de Costa (1985), a agilidade nas tarefas executadas dentro das empresas torna-se cada vez mais imprescindível. Administração do tempo começa com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, o que não nos beneficia e o que desejamos mudar. Por isso, conforme Costa (1985), torna-se uma necessidade o conhecimento científico das partes da administração, que se destacam:

Planejamento - cada hora bem planejada eficientemente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados. Organização – não menos importante que o planejamento, a organização é outro fator que colabora na execução das tarefas: é aliada do tempo. Delegação - atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para

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tarefas mais importantes e outras funções do cargo. Concentração - tempo mínimo (anterior à ação) que se julgar necessário para conseguir progresso nas atividades a serem desenvolvidas. Comunicação - a linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com a eliminação de mal-entendidos. Em meio à realidade do contexto empresarial, existem várias opções de tramitação dos processos, certamente a viabilidade será mais fácil e precisa se existir o percurso a ser seguido, necessitando para tanto a execução de um fluxograma do repasse das informações dentro de cada departamento. Algumas dicas de aproveitamento do tempo nas empresas, conforme Costa (1985)

São:

Utilização de uma agenda ou um calendário de compromissos. Criação de lista de atividades a serem desenvolvidas. Definição de metas. Manutenção dessas metas. Definição de prioridades. Organização das atividades. Organização e acesso com rapidez a informações usadas com frequência.

Há diversos fatores que contribuem para que o tempo seja utilizado de forma irregular, que necessitam serem evitados para que o objetivo da execução das atividades seja realizado (COSTA, 1985). Alguns desses são:

Falta de planejamento. Falhas na Comunicação. Indisciplina. Indefinição de objetivos na execução das atividades. Menosprezo ou ênfase inadequada em certas tarefas. Indefinição de prioridades. Excesso de reuniões e burocracia interna. Má utilização dos recursos (telefone, fax, computador). Centralização do poder. Execução de serviço particular, em horário comercial. Resistência às mudanças.

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Costa (1985) explica que, no entanto, a tarefa do administrador é resolver esses problemas, liderar pessoas dentro da nova forma organizacional de administrar. Nos dias de hoje, as pessoas buscam realizações. Mais importante do que o fato concretizado é a satisfação de tê-lo feito. As empresas, por sua vez, buscam resultados. Mais do que a conclusão, o fim de algo em si mesmo. Resultados podem ser representados por maior lucro, mais espaço no mercado, novos clientes, ou seja, devem sempre ser positivos, embora nem sempre isso seja possível.

1.4 Ferramentas de administração do tempo

Um dos grandes vilões da improdutividade humana é a mania que as pessoas têm de guardar o que deve ser feito na cabeça, pois isso gera esquecimentos e urgências. É extremamente necessário que você escolha uma ferramenta para descarregar suas prioridades e liberar sua mente para pensar e não para se preocupar com o que deve ser feito. Segundo Barbosa (2007), precisa ter uma agenda eficiente, um smartphone, um software ou um sistema na Internet como o Neotriad, que ajude você a priorizar seus dias, planejar suas metas, agendar suas reuniões, etc. Reserve um tempo para escrever tudo que você tem para fazer, em todas as áreas da sua vida e depois anote na agenda. Tenha a segurança de que suas prioridades atuais e futuras estarão bem guardadas. Delegue. Você não é onipresente. Segundo Barbosa (2007), quanto mais você delegar, mais tempo livre você terá. É incorreto pensar que apenas você pode fazer a tarefa na empresa. Se a tarefa é repetida constantemente, escreva um processo, imprima e treine as pessoas para segui-lo. A seguir, apresentaremos algumas ferramentas para a gestão do tempo.

1.4.1 Coloque momentos importantes em sua semana

De acordo com Costa (1985), não deixe os dias serem apenas urgências e circunstâncias. Comece a colocar pequenos momentos importantes em seus dias, como por exemplo, um almoço em família, sair um pouco mais cedo para ir ao cinema, pegar seus filhos

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na escola, praticar um esporte ou um hobby. Costa (1985) recomenda que você planeje sua semana, pois dessa forma será mais fácil evitar as urgências, colocar o que você deseja no seu tempo e não se tornar escravo dele.

1.4.2 Aprenda com suas urgências

Na visão de Costa (1985), a maioria das urgências da sua equipe e da sua rotina poderia ser evitada. Da próxima vez que algo urgente acontecer, pare e pense como essa situação poderia ter sido evitada, para que ela não se repita. Em geral, com antecipação e planejamento, você conseguirá reduzir as urgências. Ainda, conforme Costa (1985), sua família e sua vida precisam de você. Evite ao máximo utilizar seu domingo para trabalhar. Desligue seu notebook, celular, esqueça a empresa. Faça passeios com a família, aproveite seu tempo com as pessoas importantes de sua vida. O autor recomenda que no final do domingo você planeje a sua semana, de modo a priorizar atividades importantes para seus dias e prevenir eventuais urgências. Além disso, o autor recomenda também que se mantenha o ambiente e/ou local de trabalho organizado, assim como sua papelada, suas revistas e seus armários. Estima se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações e isso é muito tempo perdido.

1.4.3 Controle seus e-mails.

Bernhoeft (2009) aconselha não ficar com o e-mail aberto a todo o momento. Estipule horários e nesses períodos limpe sua caixa de entrada, movendo informações para pastas e transformando e-mails em tarefas ou reuniões. Caixa de Entrada deve conter apenas e-mails em que você está trabalhando ou que estão pendentes com terceiros. Ela é uma extensão da sua lista de prioridades. Aprenda como administrar seu tempo. Encare a gestão de tempo como uma ciência exata e humana simultaneamente. Você precisa de uma metodologia que o ajude a realmente ganhar mais tempo no seu dia a dia. A partir dessas ferramentas e da teoria sobre administração do tempo que foi apresentada neste capítulo, o tempo nas organizações pode ser maximizado com vistas à redução da perda de tempo com atividades não planejadas e também a maior produtividade.

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CAPÍTULO 2

METODOLOGIA DE PESQUISA

O presente capítulo, na perspectiva de nossa investigação, tem o objetivo de apresentar informações relacionadas aos métodos de pesquisa utilizados para o desenvolvimento deste trabalho, como instrumentos e procedimentos de coleta de dados, assim como dos processos de análise desses dados.

2.1 Contexto de pesquisa

Trata se de uma pesquisa bibliográfica sobre a administração do tempo cujos objetivos são identificar o estado da arte a respeito de administração do tempo no Brasil e refletir a respeito da aplicação dessa ferramenta em empresas brasileiras. Bernhoeft (2009) enfatiza que pesquisa bibliográfica é a atividade de localização e consulta de fontes diversas de informação escrita orientada pelo objetivo explícito de coletar materiais mais genéricos ou mais específicos a respeito de um tema. Podemos sintetizar que nosso trabalho visa a procurar no âmbito de documentos escritos, artigos e livros, conteúdo que são necessários para construção de nossa investigação.

2.2

Instrumentos de coleta de dados

Na

intenção de coletar os dados utilizados nesta pesquisa bibliográfica, pesquisamos

por meio das palavras-chave: gerenciamento do tempo, administração do tempo nas empresas, nos sites abaixo relacionados: www.periodicoscapes.gov.br, www.scielo.org, www.anpad.org.br, www.rausp.usp.br.

2.3

Procedimentos de análise de dados

O

procedimento para análise dos dados coletados consiste na descrição e

categorização dos segmentos em que foram aplicadas as pesquisas, bem como em diagnosticar as tendências de pesquisas realizadas sobre gerenciamento do tempo. Em seguida, utilizamos a análise de conteúdo para analisar esses dados. Esse

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procedimento de análise tem por finalidade básica “a busca do significado de materiais textuais, sejam eles artigos de revistas, prontuários de pacientes de um hospital, seja a transição de entrevistas com sujeitos, individual ou coletivamente" (APOLINARIO, 2009, p.

161)

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CAPÍTULO 3

APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS

O presente estudo foi realizado na intenção de identificar o estado da arte a respeito de administração do tempo no Brasil e refletir a respeito da aplicação dessa ferramenta em empresas brasileiras. Em relação às pesquisas identificadas, que compõem o corpus para análise neste trabalho, podemos apontar que o assunto aqui pesquisado foi explorado por pesquisas de campo e bibliográficas. Utilizando o material apresentado em nosso trabalho, discutiremos e apresentaremos o desdobramento dos resultados encontrados. O corpus de analise é composto por 3 artigos referentes à administração do tempo, na área de saúde, o que passamos a analisar abaixo.

3.1 O tempo no processo de trabalho em saúde: uma abordagem sociológica.

Nesse artigo de pesquisa bibliográfica, desenvolvido por Mello, Fugulin e Gaidzinski (2007), os autores têm por objetivo realizar uma reflexão sobre o tempo, no contexto do trabalho, correlacionando-o com o desenvolvimento e evolução da sociedade, bem como o processo de trabalho em saúde. De acordo com Mello, Fugulin e Gaidzinski (2007), as sociedades primitivas tinham como base do tempo o posicionamento do sol e da lua, trazendo um mau aproveitamento do tempo, as atividades eram coletivas, a medição do tempo mantinha uma relação com a natureza e, portanto, o tempo era passivamente determinado, não era considerado de tal importância. Essa situação modificou-se quando o homem passou a produzir seu próprio alimento, pois precisava dominar e explorar o mundo vegetal, através de uma disciplina nunca experimentada antes, então, a determinação outrora passiva do tempo passou a ser considerada. Dessa forma quando o homem passa a substituir os movimentos do sol e da lua, por instrumentos de sincronização, como o relógio, o tempo passa a ter um sentido linear. A partir desses dados, podemos observar que, desde o início das civilizações, o homem, sem saber que utilizava o tempo, na verdade o tempo já era parte de sua vida, por mais que não tivesse um medidor de tempo (relógio), pois como foi descrito acima, utilizavam o sol e a lua para saber o que tinham de fazer, o que era de extrema importância,

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pois de um modo peculiar tinham o tempo certo para atividades e tempo para dormir. Quando aprenderam a cultivar frutos e a caçar alimentos, tiveram que entender o tempo da natureza trazendo um tempo ignorante em um tempo que deve ser compreendido. Continuando no raciocínio de conhecimentos de Mello, Fugulin e Gaidzinski (2007), a determinação do tempo aparece como um meio de orientação, elaborado pelos homens, com o objetivo de realizar certas tarefas sociais muito precisas. Isso corrobora a ideia de não haver uma intuição única do tempo para todos, pois a cada era a civilização se aprimora, e dá mais ênfase no tempo. Os autores mencionam que no século XIII surgiu o relógio mecânico que influenciou o mundo, em um novo modo de vida, porém, somente na revolução industrial estabeleceram-se de fato as relações de tempo e trabalho. O trabalho deixou de ser uma tarefa a ser desenvolvida no tempo natural, e o espaço de trabalho, que antes se confundia com o espaço privado, onde o artesão tinha seu ateliê juntamente com sua moradia, passou a ser concentrado em um local determinado para o desenvolvimento das atividades, regulada por um relógio, isto é, por um tempo mecânico. Verificamos que com o passar dos anos, o homem foi se aprimorando e percebendo que o tempo é algo que se deve ter uma atenção maior e que também com a evolução surgiu o relógio, uma das principais ferramentas para administração do tempo, fazendo assim que pudéssemos dividir nossas atividades com um melhor aproveitamento do tempo. No ponto de vista de Mello, Fugulin e Gaidzinski (2007), a disciplina de trabalho é imposta pela empresa e transforma-se no principal instrumento que permite a aprendizagem, pelos operários, do quadro temporal do trabalho. A economia do tempo e a distribuição propagada do tempo de trabalho nos diferentes ramos da produção permanecem como a primeira lei econômica básica da produção social. Dentre os aspectos da organização e da administração de uma empresa, o tempo, ou melhor, os tempos, ocupam um lugar de destaque. Percebemos que as empresas conseguiram uma melhor administração, aprendendo a regulagem do tempo, trazendo aos empregados uma compreensão melhor, do que se deve fazer, para uma produtividade maior e com qualidade em um tempo predeterminado. Essa importância com o tempo varia de cada área profissional. Alguns ramos tiveram uma interpretação e conhecimentos mais aguçados que outros. De acordo com Mello, Fugulin e Gaidzinski (2007), o tempo de trabalho medido precisamente transforma-se em um elemento chave para a empresa, que se empenha em maximizar o rendimento simultâneo das máquinas e do tempo dos homens que são

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justapostos. A produtividade pode ser definida como a relação entre a quantidade de produtos ou serviços produzidos e a quantidade de recursos utilizados. Diante do entendimento dos autores, a busca incessante por melhores métodos e processos de trabalho, com o objetivo de manter uma relação favorável de custo/beneficio, mostra que a produtividade é uma dimensão que está presente em qualquer tipo de atividade inseridas no sistema de produção e, mais especificamente, no setor terciário da economia, encontram-se as organizações de saúde. Na produção em saúde, o trabalho representa um componente de maior complexidade, pois é um fator de produção que não existe por si mesmo, mas sim, agregados aos agentes que o realizam. Diante dessa constatação, pode-se afirmar que o tempo é um fator determinante no trabalho e, consequentemente, na produtividade do trabalhador, seja qual for a tarefa desempenhada. Segundo os autores, é importante analisar a produção de serviços em uma área como um hospital, que tem como principal atividade a preservação da saúde do indivíduo, isto é, a recuperação e melhora do estado de saúde e que sofre alterações de forma constante. Existem fatores importantes que afetam o desenvolvimento do processo de trabalho em saúde, tais como: o tempo gasto no desempenho de atividades, a motivação e o desempenho do trabalhador, o uso da tecnologia e a qualidade da assistência prestada. Esse complexo conjunto de fatores dá um caráter de ingovernabilidade ao processo de trabalho na saúde, tornando, portanto difícil, a mensuração do tempo efetivo de trabalho. Exatamente por essas constatações dos autores é que se faz importante uma reflexão a respeito do uso das ferramentas de gerenciamento do tempo nesse ramo de atividade. Pois como foi comentado no capítulo inicial, se as cinco ferramentas forem utilizadas da forma correta e em conjunto, obterão uma administração do tempo mais eficaz.

3.2

Distribuições

emergência.

do

tempo

de

trabalho

das

enfermeiras

em

unidade

de

Este artigo fundamentado por Garcia e Fugulin (2009) elaborador a partir de uma pesquisa de campo, desenvolvido no Hospital Universitário da Universidade de São Paulo (HU-USP), tem como objetivo identificar e analisar a distribuição do tempo de trabalho das enfermeiras em uma unidade de emergência. No entendimento de Garcia e Fugulin (2009), os serviços de emergência são componentes do sistema de saúde, com o foco no pré-atendimento a pacientes com doenças

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graves que precisam de algum procedimento de emergência, ou encaminhamento para um especialista, exigindo assim pessoas qualificadas e preparadas para atendimentos imediatos. Esses serviços são os mais procurados pela população, em vista que outros serviços da área de saúde tendem não serem tão eficientes, porém, a emergência nem sempre garante a qualidade da assistência, devido a: sobrecarga de pacientes, falta de disponibilidade de leitos hospitalares e poucos profissionais capazes de atuar nessa profissão. A partir desses dados, podemos observar que os serviços de emergência são os mais procurados em caso de doenças graves, pois mesmo que já haja diagnóstico da doença, os pacientes sempre necessitam de um pré-atendimento ou encaminhamento para um especialista, ou até mesmo de uma medicação imediata, pois em relação a essas doenças são os mais eficientes, mesmo que em algumas vezes o atendimento seja precário e com pouca qualidade. No conhecimento de Garcia e Fugulin (2009), os profissionais dessa área são na maioria do sexo feminino, com idades entre 23 a 50 anos e todas já concluíram ou estão cursando o ensino superior. Elas, por sua vez, dividem-se em inúmeras atividades, das quais algumas são diretamente ligadas aos pacientes enquanto outras, não. As que não possuem uma relação com o paciente exigem um tempo considerável para a realização, o que torna algumas atividades mal divididas, sobrecarregando as enfermeiras que as praticam. Dentre essas atividades, existem algumas que o setor administrativo poderia realizar, fazendo com que sobrasse mais tempo para as enfermeiras praticarem outras tarefas de maior prioridade. Percebemos, as partir dos dados informados, que não se tem o número de enfermeiros necessários para o setor de emergência. Os funcionários, por sua vez, têm inúmeras tarefas para e realizar diariamente, algumas não sendo diretamente da sua área profissional, fazendo com que outras tarefas que necessitam de uma atenção maior sejam realizadas rapidamente com um menor foco. A partir disso, podemos perceber também que os serviços de saúde precisam repensar suas estratégias de gerenciamento do tempo, pois nos parece que há falta de planejamento das atividades de trabalho, da organização dessas atividades, da delegação no serviço de saúde, sobre a concentração e comunicação. Portanto, as ferramentas que foram apresentadas na nossa fundamentação teórica se encaixam nas necessidades dessa área, pois na área da saúde é essencial que o tempo seja bem aproveitado, pois o tempo perdido pode ser uma vida perdida.

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3.3 Aferições do tempo e do custo médio do trabalho da enfermeira na consulta de enfermagem.

Esse trabalho apresenta uma pesquisa de campo, desenvolvido por Margarido e Castilho (2004), e tem por objetivos caracterizar os atendimentos, estimar o tempo médio da consulta de enfermagem e estudar a existência de associação entre o tempo, o custo referido e as variáveis do programa de consulta de coronária. De acordo com Margarido e Castilho (2004), nos dias de hoje as enfermeiras estão se preocupando mais com os custos de seus atendimentos, a fim de aprimorar seus argumentos para obter melhores recursos e remunerações em seus procedimentos. Essas questões devem ser priorizadas nas empresas da área da saúde, principalmente públicas, pelo fato de operarem com poucos recursos. Com a realização da consulta dos custos dentro de instituições que atendem paciente do SUS e atentando a possibilidade de aplicar-se aos sistemas privados e conveniados, chegou-se a questão do tempo reservado a esse atendimento junto com o custo dos procedimentos aplicados. Notamos que as enfermeiras estão se interessando mais pelo serviço que realizam e obtendo um conhecimento maior dos custos dos atendimentos, para um atendimento melhor e com uma maior remuneração, por sua vez as empresas da área de saúde tendem dar uma atenção maior nesse assunto, pois atuam com recursos escassos. Há uma preocupação da questão tempo x custo de serviço, porém as ferramentas que apresentamos mostram que as atividades bem planejadas, organizadas, devidamente delegadas e com a concentração e comunicação adequadas geram um tempo menor de execução, portanto menor custo. Margarido e Castilho (2004) estudaram a situação na perspectiva econômica e esse estudo veio para facilitar a visualização de possibilidades para implantação de programas de acordo com a extensão dos problemas. A maior dificuldade encontrada é a necessidade de se calcular um preço unitário desses procedimentos. Pelo entendimento dos autores, a relação do tempo tem por finalidade nesse estudo estabelecer padrões nos procedimentos já executados e futuros. Nesse caso, a mão de obra padrão será avaliada pelos minutos utilizados por cada trabalhador em condições normais. Vários modos vêm sendo testados nessa avaliação, desde os mais simples como a observação direta, até os mais complexos, criados pela engenharia de produção. Consideramos a relevância da visualização de possibilidades da implantação de programas conforme a extensão dos problemas, priorizando a necessidade de calcular o preço unitário desses procedimentos.

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Na interpretação de Margarido e Castilho (2004), uma consulta de enfermagem possui vários conceitos, sendo o mais adequado o conjunto de ações realizadas pelo enfermeiro, em que é identificada a situação do paciente e que em caso de doença serão prescritas e implantadas medidas adequadas. Salienta-se que uma consulta de enfermagem é diferente de um procedimento de enfermagem ambulatorial, executado quando o paciente já está em condições de doença. Para o desenvolvimento de tal atividade, é necessário observar a eficácia e capacitação do enfermeiro e se a metodologia se adapta ao procedimento realizado estabelecido por cada instituição e se o espaço físico está adequado. O estudo foi realizado na Seção Ambulatorial do INCOR, do Hospital das Clínicas, que atendem pacientes do SUS (Sistema Único de Saúde), conveniados e particulares. A pesquisa foi aplicada em 44 pacientes do grupo de corionariopatias, atendimentos em duas modalidades de estudo diferentes: nova e de seguimento, sendo 37 em consultas novas e 7 em consulta de seguimento. Lembrando que o estudo foi feito em Consultas de Enfermagem de pacientes em programa de pré-cirurgia, de modo que, a doença já foi diagnosticada. Foram convidadas 4 enfermeiras assistenciais da unidade para participar do estudo. Para o estudo do tempo, foram registradas as horas de início e término de cada consulta. Também foi registrado o tempo de cada fase da consulta que são: análise de prontuário, realização do histórico, orientação, realização de exames, realização de procedimentos, registro da avaliação/evolução, prescrição e agendamento de retorno. Ainda registrou se a consulta era nova ou de seguimento (modalidade). O estudo do custo foi embasado nas médias de tempo registradas pelas enfermeiras, sobre a media salarial das 4 profissionais que participaram do estudo. Apurou-se a média de R$ 0,37 por minuto. Para esses estudos, encontramos apenas 3 artigos que tratam da administração do tempo: um artigo é resultado de pesquisa bibliográfica enquanto os outros dois artigos são pesquisas de campo, da área hospitalar. Percebemos que há uma carência de estudos a respeito dessa ferramenta (administração do tempo) em outras áreas da atividade produtiva, por exemplo, na indústria, no comércio e no serviço. Talvez por ser ferramenta relativamente nova, os gestores ainda não têm um conhecimento sobre ela e da sua real importância para a gestão empresarial,

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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Esta pesquisa teve como objetivo identificar o estado da arte a respeito de

administração do tempo no Brasil e refletir a respeito de sua aplicação em empresas brasileira.

A gestão do tempo no Brasil é uma arte que está em desenvolvimento, pois, em um

país capitalista em que tempo é sinônimo de dinheiro, é difícil de perceber que o tempo perdido teria sido mais bem aproveitado, porém, por outro lado, está começando a ser mais

valorizado, por consequência percebemos que o tempo gasto de uma forma desvalorizada é perda de dinheiro.

O gerenciamento do tempo, de um modo ainda primitivo, está ganhando espaços no

território nacional, as grandes empresas perceberam que essa arte é um método motivacional, para com os seus funcionários e também lucrativa. Talvez em um futuro (não muito distante) os gestores percebam o tão quanto é importante o tempo.

A administração do tempo é bastante utilizado na área de enfermagem, para um

atendimento melhor, mais ágil e de boa qualidade. Notamos que ao passar dos anos a

enfermagem tem melhorado muito nesses aspectos, porém mesmo assim esse tipo de serviço é um dos mais precários em termos de atendimento ao povo, mas não se pode negar que no passado era pior do que nos dias de hoje.

O estudo de Gestão do Tempo é uma temática que precisa ser mais desenvolvida

futuramente. A partir de nossa investigação, o conhecimento a respeito dessa área também nos trouxe uma forma diferente de tomar decisões no dia a dia, com nossas atitudes e o nosso

modo de pensar. Percebemos que é mais fácil planejar o que se vai realizar no dia e isso nos deixou mais maduros para a vida. Por ser um tema não valorizado o quanto deveria, é algo difícil de pesquisar, um dos obstáculos pelo que passamos.

A partir do que foi exposto, podemos sintetizar os seguintes resultados alcançados

para o Estado da Arte de Gestão do Tempo: poucos trabalhos representativos da temática investigada neste trabalho. Dos três trabalhos analisados, um é resultado de uma pesquisa bibliográfica e dois são resultados de pesquisa de campo. As pesquisas de campo foram realizadas na área da saúde, de modo que há uma lacuna muito grande ainda a ser preenchida por outros trabalhos. Salientamos que encontramos dificuldades para localizar uma teoria organizada a respeito da temática apresentada por este estudo, evidentemente, como relamos neste trabalho, por ser uma área ainda que carece de estudos. A partir dessa percepção, esperamos que esse

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trabalho contribua com outros pesquisadores que manifestem interesse a respeito da administração do tempo. Para finalizarmos, trazemos à reflexão um pensamento de Marcel Proust: "Os dias talvez sejam iguais para um relógio, mas não para um homem." Para o relógio, as horas simplesmente se repetem dia a dia, mês a mês, ano a ano, não importa o que foi realizado nesse período, diferentemente do homem, que considera cada minuto sagrado, nunca o que já foi feito será realizado novamente da mesma forma, sempre haverá algo diferente.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS

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www.labceo.com.br/bibliografia/archive/

24/11/11.

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http://www.studygs.net/portuges/timman.htm, Acesso em 24 /11/ 11.

Bernhorft, R. (2009) Administração do tempo 1ª edição, São Paulo, Nobel.

Garcia, E. A.; Fugulin, F. M. T (2009) - Distribuição do tempo de trabalho das enfermeiras em unidade de emergência, disponível em:

http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0080-62342010000400025, Acesso em 2311/2011.

Margarido, E. S.; Castilho, Valéria; (2004) – Aferição do tempo e do custo médio do trabalho da enfermeira na consulta de enfermagem, disponível em:

http://www.scielo.br/pdf/reeusp/v40n3/v40n3a15.pdf, Acesso em 23/11/2011.

Mello, M. C.; Fugulin, F. M. T.; Gaidzinski, R. R.; (2007) – O tempo no processo de trabalho em saúde: uma abordagem sociológica, disponível em:

http://www.scielo.br/scielo.php?pid=S0103-21002007000100015&script=sci_arttext, Acesso em 2311/2011.