MEJORAS EN LA PRODUCTIVIDAD LOGSTICA MEDIANTE NEGOCIACIN ONLINE

Rafael Trucios Maza

Gestin de compras y abastecimiento

La Logstica del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisicin y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el cliente.

La Logstica del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisicin y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el cliente.

Gestin de compras y abastecimiento

Nuevo enfoque hacia la integracin del aprovisionamiento a la estrategia global de la empresa. Existe la necesidad de su diseo sea flexible, sincronizada con los sistemas de produccin, control y reduccin de costos y desarrollo de herramientas analticas y de control para el logro de objetivos.

Objetivos de compras
Continuidad del abastecimiento Negociar precios convenientes Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros Definir nivel de inventarios evitando rotura de stocks y mermas Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en funcin a nuevos procesos productivos Mantener costos de adquisicin y mantenimiento de stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de operacin

Acciones

Desarrollar la estrategia de compras Implementar la estrategia de compras Seguimiento de actividades Medicin de objetivos

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KPIs en nuestra gestin

Tiempo Plazo de entrega Planificacin - Optimizar el flujo de materiales Stock - Disminuir el nivel de inventarios Calidad En el servicio Costos Obtener mejores precios en nuestras adquisiciones (sin sacrificar calidad y garanta)

Quin es responsable?

A quien necesito?

Dnde estn mis proveedores?

Socio Estratgico de Negocios
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Socio Estratgico > Abastecimiento Estratgico

Redefinir especificaciones con clientes internos

Introducir cambios en el proceso de compras (ej. TI, e-procurement)

mbito Interno

mbito Externo

Realizar cambios en la relacin con los proveedores

Ampliar la base de proveedores - cantidad - geografa Negociar mejores trminos de compras

>>> Accin: Calificar SEN

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Generar portafolio de proveedores pre-calificados

Identificacin de criterios bsicos para identificacin de proveedores

Identificacin de criterios de aceptabilidad

Identificacin de criterios para precalificacin

Generar lista de proveedores - actuales - alternativos - no tradicionales

Anlisis de informacin pblica Envo de RFI

Pedidos de informacin especficos Visitas y reuniones con los clientes

Qu estamos comprando? - A quien?

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Visin de compras
Desarrollo de Proveedores

Los proveedores mejoran ms cuando los clientes son exigentes y sistemticos.

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Objetivos
Dimensin
Precio

Objetivos
Reduccin del precio

Mtrica
% reduccin en costo total de abastecimiento

reas potenciales de negociacin

Descuento por volumen Descuentos por tems / Promociones Soluciones integrales (producto y servicio) Compra de materia prima por organizacin Costos de transporte Trminos de pago Tiempo de entrega Frecuencia de entrega Mnimo volumen por entrega Tipo de equipo de transporte Inventarios en consignacin Mantenimiento del proveedor del inventario Especificaciones de desempeo Rediseo del producto / servicio Modularidad de componentes Envases Soporte tcnico

Oferta

Cumplir con entregas programadas

% entregas a tiempo

Mantener bajos inventarios

Rotacin de mercadera

Productos / Servicios / Especificaciones

Cumplir con los requerimientos de calidad

Productividad

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Esquema inicial

Analizar respuestas Aceptable ? Desarrollar Plan de Negociacin

Acuerdo contractual

Generar y distribuir RFQ Obtener informacin adicional

Negociacin

Feedback a proveedores

Eliminar proveedores no competitivos

Acabas de homologar a tus proveedores con slo seguir las pautas del abastecimiento estratgico
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Proceso de abastecimiento tradicional

Volumen de Compras $ 80% 15% 5% 5% 15% 80%
Q
Nro. Proveedores Nmero de tems y carga administrativa
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Tratamiento Diferenciado
Productos Crticos Productos Estratgicos Productos Varios Servicio Servicio + Precio Precio

Tipo de Negociacin
Contratos Fijacin de Precios Frecuencia de Consumo Plazo Determinado

Basado en: Concurso de Precios Compras histricas

Proceso tradicional aplicando ebusiness

Volumen de Compras $ 80% 15% 5% 5% 15% 80%

Q
Nro. Proveedores Nmero de tems y carga administrativa

Tipo de Negociacin
Contratos Fijacin de Precios Frecuencia de Consumo Plazo Determinado

e-business

Reaprov. Electrnico Integrando Informacin electrnica Envo/Aceptacin OC - CAP

Basado en: Concurso de Precios Compras histricas

Subasta Electrnica

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Concursos de Precios Tradicional

Usuario

Generar Requerimiento Scaneo de Peticin de

Imprimir Peticin de Oferta Fax de Peticin de Oferta

Responden Ofertas Opciones actuales

1.-Fax 2.-Mail 3.-Courier 4.-Blackberry messenger

Crea Peticin de Oferta

Mail Peticin de Oferta

Confirmacin telefnica

Tipeo de Ofertas

Evaluacin de Ofertas

Recepcin de documento

Colocacin de O/C

Envio de mail o fax

Proveedor

Flujo de Abastecimiento utilizando medios electrnicos

Proveedor ERP

Usuario

Compras

Responde Ofertas
PROV X PROV Y PROV Z

Integracin con Sistema Comercial.

WEB del cliente Emarket place

ERP

Compras
ERP b2b Cliente Proveedor Proveedor

Automatizacin de procesos

B2B

CLIENTES

Integracin a la Cadena de Valor

PROVEEDORES

Registro online de proveedores Envo de Cotizaciones RFQs Recepcin de Ordenes de Compra Envo de Guas y Facturas Visualizacin de Estado de Facturas Impresin de Comp. de Retencin Opcin de Financiamiento (e-factoring)
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Principales Beneficios
1. 2. 3. 4.

Disminucin de precios y tiempo: negociacin con los proveedores. Reduccin del costo de ordenar: simplificacin y desburocratizacin. Disminucin de errores, por la disminucin del componente manual. Disminucin del tiempo del ciclo de compra, facilitando la comparacin de productos en un catlogo homogneo, la verificacin del precio y la disponibilidad. Reduccin de inventarios: mayor coordinacin con los proveedores. Liberacin de tiempo del encargado de Compras; puede dedicarse a tareas de valor estratgico: negociar con proveedores. Mayor transparencia en el proceso: descentralizacin y mayor informacin disponible. Mayor control de proveedores y empleados: transacciones nicamente con proveedores autorizados, reduciendo as las compras fuera de contrato.

5. 6.

7.

8.

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Proceso tradicional aplicando ebusiness

Volumen de Compras $ 80% 15% 5% 5% 15% 80%

Q
Nro. Proveedores Nmero de tems y carga administrativa

Tipo de Negociacin
Contratos Fijacin de Precios Frecuencia de Consumo Plazo Determinado

e-business

Reaprov. Electrnico Integrando Informacin electrnica Envo/Aceptacin OC - CAP

Basado en: Concurso de Precios Compras histricas

Subasta Electrnica

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Subasta Electrnica
Es una convocatoria a empresas, para la compra o venta de bienes o servicios de mediante una negociacin online. La objetivo final de una subasta electrnica es la generacin de ahorros o ganancias importantes mediante procesos totalmente transparentes y auditables.

MODALIDADES DE SUBASTAS

Subasta Inglesa Inversa

Esta Subasta es utilizada para la adquisicin de un bien o servicio. Partiendo de un precio base, el postor ganador es aquel que realiza la puja ms baja. La subasta permanece abierta durante un tiempo determinado, una vez finalizado el tiempo de la subasta, esta se cierra y se da a conocer el ganador de la misma.
Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es < al 10% es sugerido usar esta modalidad de subasta
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Ejemplos Subasta Inglesa Inversa

Producto o Servicio
Cisternas y Tanques Elevados Tarjetas PVC - Lnea de Crdito Formatera Folletera Un Color Pernos y afines Obra Agencia Gamarra Gorros Merchandising de Agencia Folletera Full Color y Marketing

Precio Base
S/. 70,000.00 S/. 35,274.52 S/. 120,914.90 S/. 636,946.39 $310,000.00 S/. 3,030,000.00 S/. 45,336.23 S/. 704,014.27

Precio Final
S/. 42,000.00 S/. 21,360.00 S/. 77,114.00 S/. 475,000.00 $235,000.00 S/. 2,370,000.00 S/. 38,330.00 S/. 600,000.00

Ahorro
S/. 28,000.00 S/. 13,914.52 S/. 43,800.90 S/. 161,946.39 $75,000.00 S/. 660,000.00 S/. 7,006.23 S/. 104,014.27

Ahorro %
40.00% 39.45% 36.22% 25.43% 24.19% 21.78% 15.45% 14.77%

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Subasta Holandesa Inversa

Esta Subasta es utilizada para la adquisicin de un bien o servicio. Se inicia con un precio determinado, inferior a todas las ofertas, y el subastador va subiendo por etapas. Gana el postor que primero acepta un precio.

Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es > al 12% es sugerido usar esta modalidad de subasta
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Subasta Holandesa Inversa - Ejemplos

Producto o Servicio Ups Transformadores Estabilizadores y Bateras para Ups Mantenimiento Preventivo de Aire Acondicionado Servicio de Recarga de Extintores Obra Agencia Huaraz II Obra Agencia Cajamarca tiles de Oficina Servicio de Agentes de Vigilancia Red de Agencias Obra CC. Piura

Precio Base S/. 101,965.07 S/. 316,082.77 S/. 65,291.31 S/. 944,376.15 S/. 1,250,621.64 S/. 280,404.99 S/. 4,355,366.63 S/. 500,434.12

Precio Tope S/. 160,100.00 S/. 402,798.57 S/. 82,000.00 S/. 1,180,000.00 S/. 1,500,000.00 S/. 320,000.00 S/. 5,223,842.06 S/. 599,000.00

Precio Final S/. 101,965.07 S/. 316,082.77 S/. 65,291.31 S/. 944,376.15 S/. 1,302,188.30 S/. 280,404.99 S/. 4,627,500.69 S/. 530,619.59

Ahorro S/. 58,134.93 S/. 86,715.80 S/. 16,708.69 S/. 235,623.85 S/. 197,811.70 S/. 39,595.01 S/. 596,341.37 S/. 68,380.41

Ahorro % 36.31% 21.53% 20.38% 19.97% 13.19% 12.37% 11.42% 11.42%

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Subasta Inglesa Directa

Esta Subasta se emplea para la venta de algn producto o servicio. Consiste en partir de un precio base y los postores deben ingresar sus ofertas de forma ascendente, ganando quien ofrezca el precio mayor.

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Subasta Inglesa Directa - Ejemplos

Producto o Servicio CAMIONETA JEEP CHEROKEE SPORT Cajeros CAMIONETA PICK UP CAMIONETA PICK UP Baja de Activos Almacn Canta Mobiliario CAMIONETA PICK UP CAMIONETA MITSUBISHI L200 4X4 2.5 C/D TD GL M/T CAMIONETA MITSUBISHI L200 4X4 2.5 C/D TD GL M/T CAMIONETA MITSUBISHI L200 4X4 2.5 C/D TD GL M/T

Precio Base $5,000.00 S/. 1,000.00 $8,500.00 $8,500.00 S/. 2,000.00 $8,500.00 $8,500.00 $8,500.00 $8,500.00

Precio Final $9,700.00 S/. 1,850.00 $14,100.00 $13,800.00 S/. 2,900.00 $12,103.46 $11,700.00 $11,500.00 $11,500.00

Ganancia $4,700.00 S/. 850.00 $5,600.00 $5,300.00 S/. 900.00 $3,603.46 $3,200.00 $3,000.00 $3,000.00

Ganancia % 94.00% 85.00% 65.88% 62.35% 45.00% 42.39% 37.65% 35.29% 35.29%

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Subasta Holandesa Directa

Esta Subasta es utilizada para la venta de un bien o servicio. Se inicia con un precio determinado, superior a todas las ofertas, y el subastador va bajando por etapas. Gana el postor que primero acepta un precio.

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Producto o Servicio Venta de Refiles y Mermas de Etiquetas Venta de Materiales Plsticos Reciclados Paquete I (Polietileno Tereftalato ) Venta de Materiales Plsticos Reciclados Paquete II (Polipropileno de alta densidad) Venta de Materiales Plsticos Reciclados Paquete IV (PVC compactado)

Precio Tope S/. 68,250.00 S/. 14,150.00 S/. 49,800.00 S/. 4,800.00

Precio Base S/. 54,600.00 S/. 12,800.00 S/. 44,400.00 S/. 4,350.00

Monto Final S/. 55,650.00 S/. 14,150.00 S/. 49,800.00 S/. 4,800.00

Ganancia % 1.92% 10.55% 12.16% 10.34%

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Subasta Sobre Cerrado

Esta Subasta es aquella en la que los postores presentan su oferta en una sola ocasin. El ganador es quien presente la mejor oferta para el Cliente. Esta modalidad permite no mostrar la cantidad de postores que compiten, as como mantener oculto quien ha sido el postor ganador.
Cuando la diferencia de las propuestas es muy alejada se puede usar este modalidad de adquisicin
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Subasta Sobre Cerrado - Ejemplos

Producto o Servicio Sobre Cerrado_Serviciode Fumigacin_MIBANCO MEDIDORES ELECTRNICOS TRIFSICOS CABLES DE CONTROL Y DE USO INDUSTRIAL MEDIDORES ELECTRNICOS MONOFSICOS TRANSFORMADORES DE CORRIENTE PARA BT CON BARRA PASANTE OBRAS CIVIL CHANCAY TANQUE DE COMBUSTIBLE - COPEINCA PASTORALES DE ACERO GALVANIZADO INSULADO DE E/P ALEJANDRA, CRISTINA Y MATTY MEDIDORES ELECTRNICOS TRIFSICOS

Precio Base S/. 67,000.00 $327,272.77 $370,586.98 $136,348.75 $43,519.08 $85,000.00 $138,409.95 $180,000.00 $287,307.00

Precio Final S/. 36,078.70 $245,605.00 $319,645.41 $119,925.00 $38,732.00 $79,815.00 $130,000.00 $172,500.00 $277,581.69

Ahorro S/. 30,921.30 $81,667.77 $50,941.57 $16,423.75 $4,787.08 $5,185.00 $8,409.95 $7,500.00 $9,725.31

Ahorro % 46.15% 24.95% 13.75% 12.05% 11.00% 6.10% 6.08% 4.17% 3.38%

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Revisemos
Notificaciones a contribuyentes
Papel continuo para emisin de OP Papel bond para notificaciones coactivas

Emisin de Impuesto Predial y Arbitrios

Impresin y Formatos contnuos para PU, HR y DJ Servicio de courier con ensobrado y etiquetado

Papeletas de transito / Impuesto vehicular

Formatos con cdigo de barras Impresin y formatos continuos del Imp vehicular

Oficina
Desde 135 a 210 bidones de 20 lt mensuales tiles de oficina
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Beneficios frente a la negociacin tradicional

AHORRO DE COSTES
Bsicamente asociado a subastas, mayor transparencia Ya de salida (fase RFQ) se mejoran precios respecto a negociacin tradicional

PROCESO OPTIMIZADO
Basado en best practices Ahorro de tiempo y esfuerzo Independiente del tiempo y lugar (Internet) Eliminacin tareas que no aportan valor

AUTODOCUMENTACION
Unificacin de respuestas proveedores Registro de todo lo que pasa alrededor de la negociacin Acceso al histrico
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Pasos para ejecutar una Subasta Electrnica

1. Identificacin del Producto y/o Servicio a Subastar. 2. Seleccin de postores a participar. 3. Envo de Carta de Invitacin: - Bases detallando las especificaciones tcnicas y reglas. - Cronograma de la Subasta. 4. Consultas y absolucin a las interrogantes de los postores 5. Recepcin de las propuestas tcnicas y econmicas. 6. Evaluacin de las propuestas tcnicas por parte del Cliente. 7. Envo de cuadro comparativo con las propuestas econmicas. 8. Definicin de Modalidad de subasta a emplear 9. Capacitacin a los postores. 10. Ejecucin de la Subasta Electrnica. 11. Envo de Informe Final
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Invitacin a la subasta

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MITOS, ERRORES Y SOLUCIONES

VALORAMOS A NUESTROS PROVEEDORES MAS QUE POR EL PRECIO Entendemos la subasta como una fase posterior a una RFQ Existen subastas que admiten criterios no precio, tanto numricos como no numricos EN ESTE MATERIAL CONCRETO TENEMOS MUY POCOS PROVEEDORES Uso de la Subasta Holandesa LOS PROVEEDORES BAJAN TANTO QUE DUDAMOS QUE PUEDAN CUMPLIR Buenas especificaciones, cualificacin de proveedores, formacin CULTURALMENTE, NO ESTAMOS PREPARADOS PARA LAS SUBASTAS Temores: al cambio, a perder el control, incluso a parecer poco competentes
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Nuestra Confianza
N
1 2 3 4 5 6 Es intangible Se construye despacio Es independiente a otras reas Depende de la situacin Se reconstruye Es peligroso confiar

MITO

VERDAD
Es real y se puede medir Se construye o destruye muy rpido Es integral a otras reas Se confa o no. No hay trmino medio Es difcil y complicado Es ms peligroso desconfiar

ETAPAS DE IMPLEMENTACIN DE ABASTECIMIENTO ESTRATGICO

2

Refinar estrategia de abastecimiento

1 Refinar perfil del rubro

Desarrollar en detalle las caractersticas del rubro Confirmar los requerimientos de los clientes qu se compra? Entender las caractersticas del mercado proveedor de quin se compra?

Refinar la aplicabilidad de las palancas de abastecimiento estratgico (gestin de requerimientos, proceso de compras, mejorar poder de compra y gestin de la cadena de abastecimiento) Refinar los objetivos de ahorro a ser logrados

4 Definir plan de accin

Llevar a cabo proceso de seleccin

Realizar integracin operativa

Crear portafolio de proveedores

Determinar las capacidades de los proveedores Identificar proveedores precalificados

Verificar y realizar ajustes a la aplicabilidad de la estrategia de abastecimiento al portafolio seleccionado de proveedores Desarrollar el plan de accin - seleccin competitiva de proveedores - desarrollo de proveedores

Definir claramente los objetivos, mtricas y reas potenciales de negociacin Encarar el proceso de negociacin en forma estructurada e iterativa

Comunicar resultados del proceso Tratar temas operativos con los clientes finales y con los proveedores

Monitoreo Estado de Avance

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La conexin del liderazgo

Poder de negociacin

YO

SEN Desarrollo de Proveedores

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CONCLUSIONES
EL USO DE LAS TIC ESTA ALINEADO CON LAS NECESIDADES DE LA LOGISTICA ACTUAL Ofrece una respuesta a cada necesidad concreta de negociacin con proveedores Ahorros, mejora de procesos, autodocumentacin trazabilidad de la negociacin LA NEGOCIACIN ONLINE VA MUCHO MAS ALLA DE LAS SUBASTAS INVERSAS 92% de negociaciones, tipo presupuesto / propuestas aunque las subastas estn totalmente orientadas hacia la reduccin de costes FACIL IMPLEMENTACION / RESULTADOS A CORTO PLAZO Sin cambios en los procedimientos, en pocas horas, resultados a corto plazo Sin instalar software NO SEA USTED EL FRENO: PRUEBELO!

Finalmente
4 mensajes que transmite la negociacin online :

Eficiencia
Negociacin Online

Transparencia Modernizacin Ahorro

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Casos de xito

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Gracias

@rtrucios @ebizlatin