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MS OFFICE ACCESS

So Paulo 2010

SUMRIO INTRODUO .......................................................................................................................... 4 1 O QUE UM BANCO DE DADOS? .................................................................................... 5 1.1 Vantagens de se utilizar um banco de dados .................................................................... 5 2 MICROSOFT OFFICE ACCESS ........................................................................................... 6 2.1 Objetos do Access ............................................................................................................. 6 2.2 Tabelas .............................................................................................................................. 6 2.2.1 Tipos de dados ............................................................................................................ 7 2.2.2 Configurando os Campos ........................................................................................... 8 2.2.3 Chave Primria ........................................................................................................... 9 2.2.4 Relacionamento Entre Tabela .................................................................................... 9 2.3 Consultas ......................................................................................................................... 10 2.3.1 Exemplos de critrios ............................................................................................... 10 2.4 Formulrios ..................................................................................................................... 11 2.4.1 Inserindo Botes de Comando ................................................................................. 12 2.4.2 Trabalhando com funes ........................................................................................ 13 2.4.3 Telas de exibio ...................................................................................................... 13 2.4.4 Criando o Formulrio de Cadastros ......................................................................... 13 2.5 Inserindo Senha no Banco de Dados .............................................................................. 15 2.6 Relatrios ........................................................................................................................ 16 2.6.1 Criando um relatrio ................................................................................................ 16 2.7 Desvantagens do MSOffice ............................................................................................ 16 3 APLICAO NUMA LOCADORA DE VDEOS .............................................................. 18 3.1 Importncia de um Sistema Gerenciador de Banco de Dados na Locadora ................... 18 3.1.1 Necessidades de Uma locadora ................................................................................ 18 3.1.2 Coleta de dados (Dados dos filmes) ......................................................................... 18 3.1.3 Classificao de dados ............................................................................................. 18 3.1.4 Codificao (para protocolo e processo) .................................................................. 19 3.1.5 Informao processada ............................................................................................. 19

3.2 Procedimentos no MS Access ......................................................................................... 19 3.2.1Tela Inicial................................................................................................................. 20 3.2.2 Tela Principal ........................................................................................................... 21 3.2.3 Cadastros .................................................................................................................. 22 3.2.4 Cadastrando Um Novo Cliente ................................................................................ 22 3.2.5 Cadastro de Uma Locao........................................................................................ 24 3.2.6 Cadastro de Um Novo Filme .................................................................................... 25 3.2.7 Consultas .................................................................................................................. 25 3.2.8 Consulta das Informaes de Um Cliente ................................................................ 26 3.2.9 Consultas das Locaes Por Perodo ........................................................................ 28 3.2.10 Consulta do Acervo de Filmes ............................................................................... 29 3.2.11 Relatrios ............................................................................................................... 31 3.2.12 Relao dos Filmes Alugados em Determinado Perodo ....................................... 32 CONCLUSO .......................................................................................................................... 33 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................... 34

INTRODUO
Nos dias atuais, num mercado cada vez mais competitivo, o correto controle de seus processos e a harmonia entre os setores de uma empresa so fatores estratgicos e essenciais para se manter no mercado. A falta de uma matria-prima pode comprometer toda uma linha de produo e o setor comercial poder ter problemas com seus pedidos. Devido importncia e interligao entre as atividades dos diversos setores de uma empresa foram criados os ERPs (Enterprise Resource Planning), que so sistemas de informao que integram todos os dados e processos de uma organizao em um nico sistema. A integrao pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanas, contabilidade, recursos humanos, fabricao, marketing, vendas, compras, etc.) e sob a perspectiva sistmica (sistema de processamento de transaes, sistemas de informaes gerenciais, sistemas de apoio a deciso, etc.). Os ERPs em termos gerais so uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automao e armazenamento de todas as informaes de negcios. Todas as empresas necessitam de um sistema para gerenciar seus processos, porm a maioria dos ERPs atuais exige um alto investimento, alm disso, qualquer modificao s possvel de ser realizada por tcnicos autorizados e tambm implicam em custos. Diante disso, pequenas e microempresas recorrem a aplicativos mais simples, que atendem seus processos no to complexos. O Microsoft Office Access uma boa opo, pois alm de fazer parte do Pacote Office pode ser manipulado facilmente pelo usurio. As duas verses mais utilizadas atualmente so as verses 2003 e 2007. Aps apresentarmos o aplicativo, explicaremos brevemente como montar um banco de dados no Access e em seguida explicaremos como pode ser utilizado numa locadora de vdeos. Lembramos, porm, que o aplicativo oferece muitas funes que no sero apresentadas por no ser o objetivo deste trabalho, tentamos passar apenas o essencial.

1 O QUE UM BANCO DE DADOS?


A tecnologia aplicada aos mtodos de armazenamento vem crescendo e gerando um impacto cada vez maior no uso dos computadores, em qualquer rea que os mesmos podem ser aplicados. Um banco de dados pode ser definido com um conjunto de dados devidamente relacionados. Por dados podemos compreender os fatos conhecidos que podem ser armazenados e que possuem um significado implcito. Porm, o termo banco de dados pode significar algo mais que a definio acima. Um banco de dados pode ser criado e mantido por um conjunto de aplicaes desenvolvidas especialmente para esta tarefa ou por um Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD). Um SGBD permite aos usurios criarem e manipularem bancos de dados de propsito geral. O conjunto formado por um banco de dados mais as aplicaes que manipulam o mesmo chamado de Sistema de Banco de Dados.

1.1 Vantagens de se utilizar um banco de dados


Com um banco de dados, o usurio realmente tem o comando de seus dados, pois possvel recuper-los, classific-los, analis-los, resumi-los, bem como relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vrios arquivos para que voc no precise mais inserir informaes duas vezes e pode at mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa.

2 MICROSOFT OFFICE ACCESS


O Access um SGBD, ou seja, um sistema gerenciador de banco de dados, ele permite que seja realizado o armazenamento e a manipulao de dados, atravs de tabelas, consultas e formulrios para obteno de informaes. Alm do Access existem outros SGBDs, como o My SQL, Oracle, porm o que diferencia o Access dos demais o fato do aplicativo ser em portugus e no ser necessrio conhecer a linguagem SQL para desenvolver os bancos de dados, que uma linguagem composta por comandos, todos eles em ingls. 2.1 Objetos do Access O Access trabalha com objetos abaixo indicados (focaremos na verso 2003): Tabela: Formada por campos onde os dados sero inseridos. Representa o objeto mais importante do banco de dados. Consultas: Permitem a manipulao dos dados atravs de busca, filtragem, clculos para obter informaes. Antes de criar uma consulta, deve existir uma tabela. Formulrio: Permite que se trabalhe com a aparncia do banco de dados (configuro interface). Relatrio: Permite a Impresso de dados que esto nas tabelas ou consultas. Pgina: Muito parecido com o formulrio, porm permite conexo de dados com a internet. Mdulo: Programao em VBA(Visual Basic). Macro: Aes programadas do Access, que so ativadas com algum comando.

2.2 Tabelas
Para iniciar a construo de um banco de dados, abriremos o aplicativo da seguinte forma: Menu Iniciar Executar Msaccess. Escolheremos a opo Banco de Dados Vazio para criar um bando de dados a partir do zero. Ao salvar o arquivo criaremos uma pasta no local desejado e o nomearemos de Locadora. Aps isso, ser aberta a janela tabela, escolheremos a opo Criar Tabela no Modo Estrutura. Na coluna Nome do Campo sero digitados os seguintes campos: Cdigo do cliente, Nome, Sexo, Estado Civil, Data de nascimento, RG, CPF, Naturalidade, Endereo, Bairro,

Cidade, Estado, CEP, Telefone Residencial, Telefone Celular, E-mail. Cada campo deve ser inserido numa linha diferente.

2.2.1 Tipos de dados


Aps serem criados todos os campos, configuraremos o tipo de dados dos mesmos. No Cdigo do Cliente utilizaremos a Auto Numerao, no Sexo e Estado Civil utilizaremos Assistente de Pesquisa e na Data de Nascimento utilizaremos Data/Hora, os demais campos permanecero como Texto. Veja abaixo como funcionam os tipos de dados: Texto: Armazena at 255 caracteres (letras, espaos, nmeros) no trabalha com clculos; Memorando: Armazena at 64 mil caracteres, no trabalha com clculos; Numero: Trabalha com clculos; Data/Hora: Calendrio Moeda: Armazena valores monetrios, formato de dinheiro; Auto Numerao: Numerao automtica; Sim/No: Armazena um valor verdadeiro ou falso, respostas lgicas que permitem apenas duas respostas: Sim ou no. Exemplo: Voc fuma? Objeto OLE: Insero de arquivos ou informaes que esto fora do banco de dados ou esto em outros aplicativos, como o Word, Excel; Hiperlink: Armazena um endereo da internet (link) acesso direto a internet; Assistente de pesquisa: Criao de uma lista de opes (menu), tambm trabalha com relacionamento.

Para trabalhar com a opo Assistente de Pesquisa muito simples, utilizaremos primeiro no campo chamado Sexo. Para inserir primeiramente daremos um clique no campo mencionado, na clula da frente onde est escrito texto selecionaremos a opo Assistente de Pesquisa, aps isso surgir uma nova janela, onde selecionaremos a 2 opo (Eu digitarei os valores que desejo), depois clicamos em avanar. Na prxima janela no alteraremos o item chamado nmero de colunas, vamos apenas digitar abaixo do item col1 a palavra masculino e abaixo dela a palavra feminino, depois disso clicamos em avanar e concluir. Notem que o tipo de dados do campo Sexo vai continuar como texto, isso normal, s sero mostradas as duas opes quando estivermos visualizando a tabela no modo Folha de Dados.

Aps escolher os tipos de dados dos campos, configuraremos os tipos de dados de alguns, como segue. Explicaremos como configurar o primeiro, os demais seguem a mesma lgica. CPF: mscara= 000.000.000-00 Telefones: mscara= (00)0000-0000 CEP: mscara= 00000-000 Data Nascimento: mscara=00/00/0000

2.2.2 Configurando os Campos


O primeiro passo clicar no campo CPF, e notem que logo abaixo (no rodap da janela) vai surgir uma aba chamada geral, e ela contm os seguintes itens: Tamanho do campo: Alterar tamanho para 14 (contasse os nmeros, pontos e outros caracteres); permite configurar quantos caracteres podero ser inseridos. Formato: S utilizada quando trabalhamos com o tipo de dados nmero. Deixar em branco; Mscara de entrada: Utilizada para modelar e controlar a entrada de dados nos campos, digitar: 000.000.000-00 Cada nmero 0 (zero) indica que s poder ser digitado um numero, se quisermos criar a mscara de entrada para receber letras (caracteres) basta digitar a letra A (minscula); Legenda: Permite criar um rtulo para o nome do campo, esse rtulo s pode ser visto quando a tabela estiver sendo visualizada no formulrio. Deixar em branco; Valor padro: Um valor que ser carregado automaticamente no campo. Deixar em branco; Regra de validao: utiliza para limitar a digitao em um determinado campo, exemplo criar um bloqueio para no serem digitados valores maiores que 20. Basta digitar: <20, mas em nosso caso devemos deixar em branco; Texto de validao: uma mensagem que aparece caso algum usurio tente quebrar a regra de validao, seguindo o exemplo anterior, se por um acaso algum digitar um valor maior que 20 ns podemos criar um texto para aparecer na tela; Requerido: torna obrigatrio o preenchimento de um determinado campo, para isto basta deixar selecionada a opo Sim. Em nosso caso deixaremos Sim, pois o CPF obrigatrio de ser preenchido;

Permitir comprimento zero: se estiver habilitado o item requerido e for habilitada esta opo, o usurio pode apenas pressionar a tecla de espao do teclado, que o Access vai aceitar a tecla de espao como caracter; Indexado: indica se o contedo do campo ser classificado ou no, podendo ou no ser duplicado, quando ativado pode tornar as buscas (consultas) mais lentas; Compactao Unicode: serve para compactar (reduzir) o espao ocupado pelo campo. Nas verses mais atuais do Access esta opo no existe mais.

2.2.3 Chave Primria


A Chave Primria um campo da tabela que permite identificao nica de um registro, como se fosse um ndice geral. A Chave Primria no permite que existam registros repetidos e tambm no permite registros em branco. Para ativar a Chave Primria basta dar um clique no campo Cdigo do Cliente e em seguida dar um clique no cone da chave primaria:

Aps isso basta salvar a tabela e cadastrar alguns clientes. Podemos fazer outras tabelas, para funcionrios, filmes entre outras, o procedimento o mesmo, apenas os dados desejados mudam conforme a escolha do usurio. Para a locadora o ideal a criao de no mnimo quatro tabelas: de filme, de clientes, de funcionrios e uma tabela de controle das locaes.

2.2.4 Relacionamento Entre Tabela


Para ser possvel desenvolver um relacionamento entre tabelas necessrio que os tipos de dados dos campos sejam iguais ou semelhantes. Outra observao que para dar incio criao do relacionamento, todas as tabelas devem estar fechadas. Aps fechar todas as tabelas, basta ir at Ferramentas Relacionamentos, adicionar as tabelas desejadas e criar os devidos relacionamentos. O processo simples, faz-se arrastando os dados de um determinado campo da tabela de origem (principal) at o campo semelhante da tabela de destino (dependente) e seguir as instrues do menu que aparece (o ideal selecionar todas as opes do menu).

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Para ilustrar um relacionamento podemos pensar na tabela de controle de locaes, que tem dados obtidos em outras tabelas, como o nome do filme, o cliente que alugou e o funcionrio que registrou no sistema.

2.3 Consultas
Consultas so buscas realizadas dentro do banco de dados. Podem ser realizadas utilizando qualquer campo de uma determinada tabela: Nome, CPF, Cdigo do Cliente etc. Para ser criada uma consulta, precisamos utilizar um critrio, ou seja, informar ao banco de dados qual a informao que queremos visualizar. O critrio sempre ser inserido dentro de colchetes [ ]; Para iniciarmos devemos clicar no objeto Consultas Criar Consulta no Modo Estrutura. Selecionar e adicionar apenas a tabela de cliente. Logo aps deve-se clicar duas vezes no cabealho da tabela (todos os campos sero selecionados), precisamos ento clicar no Cdigo do Cliente, segurar e arrastar at o primeiro item campo que aparece abaixo da tabela. Na linha indicada como critrio digitaremos o que for mais conveniente para consultas. Devemos lembrar que apenas um critrio deve ser utilizado por consulta (por coluna de campo escolhida), para digitar outros critrios devemos repetir o procedimento acima e criar outras consultas.

2.3.1 Exemplos de critrios


Consulta por Cdigo do Cliente: [digite o cdigo do cliente]

Consulta por Nome do Cliente (apenas o primeiro): Como[digite o nome do cliente]+*

Consulta por Nome ou Sobrenome do Cliente: Como"*"&[digite o nome ou sobrenome do cliente]&"*" O & indica que iremos buscar a informao, na primeira e na segunda palavra do nome.

Consulta por CPF do Cliente: Como [digite o numero do CPF do cliente]+*

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Agora iremos desenvolver um critrio que funciona como um filtro na tabela de controle de locaes. Ele vai apenas consultar a data de hoje, mas como uma filtragem, no feita um pergunta, a informao mostrada diretamente: =Data( )

Consulta por Perodo de Locao: Entre[digite a data inicial]E[digite a data final]

Consulta pela Sigla do Estado: ="sp"

Agora inseriremos uma nova consulta, utilizando a tabela de controle de locaes que permitir a criao de um novo campo e tambm a realizao de um clculo. O novo campo ser: Valor a Pagar. Consulta por Valor a Pagar: [preo]-([preo]*[desconto])

2.4 Formulrios
Atravs dos formulrios, ns desenvolvemos as telas do nosso sistema de banco de dados, criaremos um formulrio que ir exibir os dados da Tabela de Cliente, do banco de dados Locadora. Para criar o formulrio, devemos dar um clique no objeto Formulrio, em seguida daremos um duplo clique no item Criar Formulrio no Modo Estrutura, siga abaixo a configurao e observaes para desenvolvimento do formulrio: Tamanho: Deixar o formulrio no tamanho de 15 largura, por 10 de altura; Cabealho e Rodap: Desenvolveremos um cabealho e rodap para o formulrio. Basta ir ao menu exibir cabealho e rodap; Rtulo: Inserir um rtulo, atravs da opo: Aa;criar um nome para rtulo (ser o nome da sua locadora). Para formatar o rtulo, s selecionar-lo (um clique apenas) e dar um clique sobre o mesmo com o boto direito do mouse; Inserir Data/Hora: Ir ao menu inserir data e hora. Notem que automaticamente os dados das horas so inseridos no cabealho do formulrio. Devemos dar um clique, segurar e arrastar os dados para o rodap do formulrio, a data e hora s so exibidas no modo de visualizao do Formulrio. Aps isso, vamos opo Exibir Modo Formulrio (modo de visualizao, quando no conseguimos alterar configuraes ou o layout do formulrio). Depois de visualizar

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formulrio, voltamos opo Exibir Modo Estrutura e inseriremos uma tabela dentro deste formulrio. Para isso precisamos clicar com boto direito do mouse em qualquer regio fora do formulrio, seguir at propriedades (no menu que aparecer) aba dados origem do registro selecionar a tabela ou consulta e sempre arrastar os dados para o meio do formulrio. Se os campos no aparecerem no formulrio, devemos ativar o boto Lista de Campos que est prximo ao boto Caixa de Ferramentas:

Boto Lista de Campos

2.4.1 Inserindo Botes de Comando


Clicar no cone Boto de Comando (se no estiver aparecendo, ir em exibir, barra de ferramentas, caixa de ferramentas):

Boto de Comando

Aps dar um clique no cone Boto de Comando, devemos desenhar o boto no formulrio (retngulo), aps isso ser aberta uma janela onde teremos um item Categorias e o outro Ao. Para inserir o primeiro boto deixaremos selecionada a categoria Navegao de Registro, e na ao selecionaremos a opo Ir Para Primeiro Registro, aps isso clicamos em avanar, na prxima janela selecionaremos a opo Texto, depois clicamos em avanar e concluir. Esse primeiro boto desenvolvido abrir o primeiro registro, mas fique atento, s possvel utilizar o boto no Modo Formulrio. Outros botes de comando podem ser criados, com vrias aes possveis de acordo com a necessidade do usurio. O mesmo pode ser dito dos formulrios. O ideal que faamos formulrios para todas as tabelas e consultas de nosso banco de dados.

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2.4.2 Trabalhando com funes


Devemos abrir o Formulrio da Tabela de Controle de Locaes no Modo Estrutura e inserir uma caixa de texto. Para inserir a caixa de texto temos que clicar no item ab que fica ao lado da opo rtulo (Aa); aparecero duas caixas, uma escrita no acoplado, e a outra escrito texto. Na caixa escrito texto, digitaremos a seguinte informao: Total arrecadado. Na caixa no acoplado: digitaremos: =Soma([preo]) Aparecer a soma de todos os preos cadastrados. Agora inseriremos uma funo no formulrio da tabela de cliente. Na tabela de cliente precisamos inserir um caixa de texto como no exemplo anterior, onde digitaremos a seguinte informao: Total de Locaes. Na caixa no acoplado digitaremos: =Contar([cdigo do cliente]). Essa funo ir contar quantos clientes foram cadastrados no banco de dados.

2.4.3 Telas de exibio


Todas as telas de exibio tero cabealhos e uma imagem.
Tela inicial Entrar Sair Tela principal Tabelas Consultas Cadastros Botes para as 4 tabelas Consultas Botes para as consultas

Precisamos comear a desenvolver as telas de exibio da ltima para a primeira, ou seja, primeiro desenvolveremos o formulrio que conter os botes que abriro os Formulrios das Consultas e tambm o Formulrio de Cadastro. O formulrio que conter botes com os formulrios da tabela ser chamado de Formulrio de Cadastro, j o formulrio que conter os botes que abriram as consultas, se chamara Formulrio de Consultas.

2.4.4 Criando o Formulrio de Cadastros


As telas de exibio no tero cabealho e rodap, apenas data e hora e tero o rtulo com o nome da locadora; Colocaremos tambm uma imagem que ficar ao lado do rotulo do nosso formulrio:

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Inserindo imagem no formulrio de cadastro: Menu inserir figura selecionar a pasta que est a figura selecionar a figura desejada. Aps a imagem ser inserida, deve-se selecionar a imagem (com um nico clique). Ao redor da imagem, aparecero pontos (pequenos quadrados pretos ou brancos), nos quais posicionaremos o mouse at ele se transformar em uma dupla seta, e alterar o tamanho da imagem. Em seguida deve-se selecionar a imagem novamente, clicar com o boto direito do mouse sobre ela, ir opo Propriedades, na aba Formato, item Modo Tamanho e alterar este item para Estender. Aps ter inserido e configurado a imagem, construiremos os botes que iro dar acesso aos formulrios das tabelas.

Inserindo boto que vai abrir formulrio da tabela de cliente: Clicar no cone chamado boto de comando desenhar o boto selecionar a categoria chamada Operaes de Formulrio selecionar ao Abrir Formulrio selecionar o Formulrio Tabela de Cliente selecionar opo abrir o formulrio e mostrar todos os registros selecionar opo texto e digitar a palavra Tabela de Cliente avanar e concluir. Repetir o processo e criar os botes para abrir os formulrios da tabela de funcionrio, tabela de filmes e tabela de controle de locaes e outras que tiver feito para sua locadora. Inserir um boto para fechar o formulrio de cadastro: Clicar no cone Boto de Comando desenhar o boto selecionar a categoria chamada Operaes de Formulrio selecionar ao Fechar Formulrio selecionar opo de texto e digitar palavra Sair avanar concluir.

Agora construiremos o formulrio que conter os botes que abriro as consultas. Este formulrio se chamara Consulta Geral, lembrando que este formulrio tambm uma tela de exibio: As telas de exibio no tero cabealho e rodap, apenas data e hora e tero o rtulo com o nome da locadora. Tambm inseriremos uma imagem que ficar ao lado do rotulo formulrio.

Inserindo boto que abrir o Formulrio Consulta pelo Cdigo do Cliente: Clicar no cone Boto de Comando desenhar o boto selecionar a categoria chamada Operaes de Formulrio selecionar ao Abrir Formulrio selecionar o Formulrio da Consulta

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pelo Cdigo do Cliente abrir o formulrio e mostrar todos os registros selecionar opo texto e escrever Cdigo do Cliente avanar concluir. Repetir o processo e criar os botes para abrir os formulrios de todas as consultas que foram feitas no banco de dados.

Inserir um boto para fechar o formulrio de consultas geral: Clicar no cone Boto de Comando desenhar o boto selecionar a categoria chamada Operaes de Formulrio selecionar ao Fechar Formulrio selecionar opo de texto e digitar palavra Sair ou Fechar avanar concluir.

Construiremos finalmente a tela principal, ou seja, a tela que conter os botes que iro abrir o Formulrio de Consultas e o Formulrio de Cadastro. Este formulrio receber o nome de Formulrio Principal. Este formulrio conter a imagem, o rtulo e tambm no ter cabealho e rodap. Inseriremos um boto que abrir o Formulrio de Cadastro, esse boto ter o nome de Cadastros e outro boto que abrir o formulrio de Consultas Geral, esse boto ter o nome de Consultas. Alm do Formulrio Principal, interessante a criao do Formulrio Inicial que contenha as opes para entrar no sistema e sair do mesmo.

2.5 Inserindo Senha no Banco de Dados


Fechar o banco de dados. Ir ao menu Iniciar executar msaccess. Clicar em Cancelar na primeira janela que abrir. Ir ao menu Arquivo Abrir selecionar o banco de dados Locadora (que est dentro da pasta que criou). Apenas selecionar, no abrir ainda. Aps selecionar, no canto inferior da janela clicar na seta do lado do cone Abrir, e selecionar a opo abrir Exclusivo. Na seqncia, ir ao menu Ferramentas Segurana definir senha para banco de dados (ateno, se eu esquecer a senha, no mais conseguirei abrir o banco de dados, no possvel a recuperao). Feito isso, vamos agora configurar a inicializao do nosso banco de dados atravs do menu Ferramentas Inicializar. Precisamos desmarcar todas as opes que esto selecionadas e, na opo chamada Exibir Formulrios, selecionaremos o Formulrio Inicial.

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Depois disso basta clicar em ok e fechar o banco de dados, quando abri-lo novamente, ele exibir apenas os formulrios que criamos, no teremos mais as opes convencionais do Access, e tambm no conseguiremos criar tabelas, consultas ou formulrios. Neste ponto o Access j pode ser utilizado pelo usurio para o gerenciamento das atividades de sua empresa. Tentamos explicar de forma breve como manipular o sistema de forma simples. Aps a criao ser finalizada, o aplicativo facilmente utilizado. Para retirar a senha do banco de dados, temos que abrir o banco de dados no modo Exclusivo, e aps digitar a senha, pressionar a tecla shift e clicar em ok.

2.6 Relatrios
So uma maneira prtica e organizada de imprimir uma consulta ou tabela do Bando de Dados para ter em mos as informaes que lhe seja conveniente. Como os relatrios gerados por sistemas gerenciais mais complexos, os do Access podem ser muito teis ao administrador de uma microempresa. Num relatrio pode conter todos os filmes que esto nas casas dos clientes, a relao de clientes em atraso, entre outras informaes.

2.6.1 Criando um relatrio


Na janela do objeto Relatrio devemos clicar em Criar Relatrio no Modo Assistente. Na janela que aparecer escolheremos os campos que faro parte do relatrio, depois disso devemos clicar em Avanar. Na prxima etapa podemos definir a ordem que os dados aparecero em nosso relatrio. Aps isso, escolheremos se os dados aparecero de forma crescente ou decrescente, na tela que segue selecionamos o layout (modelo) desejado e a orientao da pgina. Para finalizar, precisamos escolher um estilo, dar um nome ao relatrio e clicar em concluir. Essa apenas umas das formas de se criar um relatrio. O usurio deve escolher a que mais lhe agradar.

2.7 Desvantagens do MSOffice


A tecnologia do servidor de arquivo mais propensa perda de dados no caso de uma falha de sistema.

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As regras comerciais devem todas ser reforadas no cliente. Um usurio sofisticado pode obter acesso fora do arquivo do cliente e ignorar o reforo da regra. Mesmo quando cuidadosamente projetado, o acesso ao servidor de arquivo gera mais trfego de rede do que a utilizao de um verdadeiro servidor de banco de dados. Uma ateno mais cuidadosa deve ser dada ao projeto do banco de dados e de consulta para eliminar varreduras completas de dados na rede. A arquitetura de servidor de arquivos no Access no adequada para gerenciar grandes volumes (cerca um gigabyte) de dados no servidor. Essa arquitetura no suportar centenas de usurios simultneos, assim sendo enquanto um usurio acessar o arquivo, os demais somente conseguiro visualizar os dados na funo somente leitura. Seu banco de dados aumenta de tamanho gradativamente, sendo necessrio incluir uma rotina de descompactao dos dados. Quando seu banco chega prximo a 2 GB pode ficar corrompido e nenhuma rotina nesse caso ajuda. Limita o controle de acesso a dados: Como todas as operaes lgicas de acesso a dados esto definidas nos objetos DAO, toda a aplicao fica restrita a tais operaes. Logo, se o DAO for mal-projetado ou no for suficientemente verstil, no atender os requisitos da aplicao.

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3 APLICAO NUMA LOCADORA DE VDEOS 3.1 Importncia de um Sistema Gerenciador de Banco de Dados na Locadora
Organizar todos os componentes envolvidos numa locadora de filmes algo de grande importncia para que se possa haver um bom gerenciamento. O MS Access permite a organizao de maneira mais simples e gil de uma locadora de filmes.

3.1.1 Necessidades de Uma locadora


A locadora tem necessidades de controle inerente s suas atividades dirias, indicaremos algumas delas abaixo. Um banco de dados pode ser criado para dar as respostas necessrias. Controlar acervo de filmes; controlar os aluguis de vdeos; controlar as devolues de vdeos; consultar vdeos em atraso; consultar previso de caixa; cadastro de novos clientes.

3.1.2 Coleta de dados (Dados dos filmes)


De forma genrica para arquivos preciso interpretar quais dados os filmes nos fornecem. Este um principio de banco de dados. Cada campo de registro equivale a um dado que um filme pode nos fornecer que podem ser: Ttulo, regio do DVD, Durao, Elenco, Diretor, Produo, Ano de produo, Comentrios, Sinopse.

3.1.3 Classificao de dados


O processo de classificao feito pela natureza do arquivo. O arquivo ser composto de um registro de filmes, portanto a classificao correlacionada poder ser a alfabtica, embora se possa usar tambm o sistema numrico simples que incute num cdigo de procura do arquivo.

Pode-se classificar um arquivo em: 1. Alfabtico (Sist. Direto) 2. Geogrfico (Sist. Direto) 3. Numrico Simples (Sist. Indireto) 4. Numrico cronolgico (Sist. Indireto)

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3.1.4 Codificao (para protocolo e processo)


O nmero de um processo (ficha de arquivo) e protocolo so documentos que regulamentam respectivamente o registro completo de um catlogo e os procedimentos que o mesmo sofrer ou sofreu no perodo em que estiver ativo. O nmero que fica expresso no arquivo fica expresso no protocolo. uma forma de identificao.

Exemplo: Ttulo: Casa Monstro, (A) Durao: 100 min. Ano de produo: 2003 Cdigo: 010023 Registrado no catlogo de filmes 003 O cdigo do registro serve para achar e consultar a informao do filme, o cdigo do catlogo serve para achar o catlogo.

3.1.5 Informao processada


Depois de realizar a coleta, a classificao, codificao e agrupamento, a informao est pronta para ser difundida. E de fato so processos que fazemos automaticamente.

3.2 Procedimentos no MS Access


Criamos um banco de dados simplificado para ilustrar como o aplicativo pode ser til a qualquer locadora. Com as instrues que foram passadas no decorrer do trabalho possvel a criao de um arquivo semelhante, que pode ser adaptado s necessidades de cada usurio. Fizemos um modelo padro que atende s necessidades bsicas. Cadastramos alguns dados fictcios para melhor entendimento e funcionamento do banco de dados criado.

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3.2.1Tela Inicial

Essa tela inicial de nosso banco de dados. Para evitar alteraes, utilizamos a ferramenta Inicializar que bloqueia as abas do aplicativo e faz com que o usurio consiga navegar apenas pelas telas que disponibilizamos. As telas so os formulrios que ensinamos a criar, os objetivos deles so tornar a navegao mais simples pelas tabelas e consultas do banco de dados. Os retngulos que aparecem na tela so os botes de comando que ao serem clicados executaro uma ao. Devemos clicar em Entrar para seguir prxima tela, antes disso, porm notem a mensagem que aparece. Esta mensagem um Macro (ao programada), no abordamos este assunto no trabalho por ser uma funo desnecessria e dificultaria a criao pelo leitor.

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3.2.2 Tela Principal

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A prxima tela a parecer a Tela Principal, onde temos acesso aos Botes de Comando que abriro os Formulrios de Cadastros, Formulrios de Consultas e o Formulrio de Relatrios. Comearemos clicando em Cadastros.

3.2.3 Cadastros

A nossa locadora possui quatro tipos de cadastros em seu banco de dados. Ela optou por guardar dados de seus clientes, de seus funcionrios, do seu acervo de filmes e os dados de suas locaes. Isso o mnimo de controle que uma locadora precisa ter para suas atividades dirias. Ao clicar no boto de comando desejado, ser aberto o correspondente formulrios, onde as informaes podero ser inseridas, alteradas ou excludas.

3.2.4 Cadastrando Um Novo Cliente


Comearemos com o cadastro de um novo cliente. Na tela que nos apresentada, clicaremos na opo Novo Registro.

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Antes de apresentarmos a prxima etapa, notem que este formulrio possui botes para facilitar a navegao, que permite facilmente ir ao primeiro ou ltimo registro, ao prximo e ao anterior, permite salvar um novo registro (disquete), excluir um registro existente (lixeira) e sair e voltar tela anterior. Todos os formulrios de cadastros apresentaro os mesmos botes.

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Na tela apresentada o usurio deve inserir as informaes que so solicitadas e aps isso clicar no boto de comando que possui um desenho de disquete para salvar os dados do novo cliente. Em seguida, deve sair e voltar ao formulrio anterior e escolher a opo Cadastro de Locaes.

3.2.5 Cadastro de Uma Locao


O cadastro de locaes um dos principais controles da locadora. Por meio desse cadastro ela tem uma base de dados com as operaes dirias, saber os filmes alugados, os clientes que esto em poder deles, os funcionrios que realizaram o atendimento, bem como o preo e data da devoluo. Para facilitar o trabalho do usurio, quando o formulrio aberto para cadastro, a data de locao j est programada para aparecer o dia corrente e a data de devoluo ser esse dia adicionado 3 dias, que o prazo que o cliente ter o direito de permanecer com o filme em casa. O procedimento de cadastro o mesmo, inserir as informaes salvar e sair.

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3.2.6 Cadastro de Um Novo Filme


Para cadastrar um novo filme, o procedimento o mesmo que nos casos anteriores. Note que aparece no formulrio o total de filmes que a locadora possui. Uma coisa interessante que utilizamos o assistente de pesquisa para os campos Gnero e Classificao, portando s podero ser utilizados os dados que indicamos como vlidos. No caso do Gnero deve ser escolhido: Terror, Comdia, Drama, Ao ou Romance.

3.2.7 Consultas
Agora que cadastramos algumas informaes, j podemos realizar consultas em nosso banco de dados. Escolhemos alguns dos critrios possveis para mostrar a utilidade dessa ferramenta. Devemos voltar tela principal e clicar no boto Consultas. Ser aberto o formulrio de consultas que conter os botes que nos direcionaro s consultas criadas no bando de dados. Cabe lembrar, que muitos outros tipos de consultas podem ser criados de acordo com o desejo do usurio.

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3.2.8 Consulta das Informaes de Um Cliente


Para consultar as informaes de um cliente temos vrias opes de busca: pelo cdigo do cliente, por seu nome ou pelo seu CPF. Deve-se clicar na opo desejada e inserir o dado que nos levar s informaes que desejamos. Em nosso exemplo, pesquisaremos pelo nome do cliente. O banco de dados foi criado para que sejam buscadas as informaes apenas com parte do nome do cliente, ou mesmo com seu sobrenome. Se fossemos pesquisar pelo CPF tambm seria permitido digitar apenas os trs primeiros nmeros do documento. Nas consultas os botes de comandos so diferentes daqueles que aparecem no cadastro. No podemos adicionar informaes, pois as consultas so dependentes dos cadastros, para alteraes somente atravs deles. Os nicos botes que veremos so os de navegaes entre os registros e o que sair da consulta para voltar ao formulrio anterior.

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Ao digitar as letras Fab a consulta busca o registro da cliente Fabiele.

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3.2.9 Consultas das Locaes Por Perodo


Nas consultas por perodo precisaremos inserir a data inicial e a data final. O nosso bando de dados foi projetado para nos retornar todos os filmes alugados ou devolvidos no perodo indicado. Em nosso exemplo, colocaremos a data inicial como 17/10/2010 e a final 20/10/2010. Essas informaes nos sero solicitadas assim que clicarmos no boto Consulta por Perodo de Locao.

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Na tela abaixo devemos usar os botes de navegao entre os registro para visualizar todas as operaes no perodo que selecionamos. Essa funo muito til para o usurio visualizar o fluxo de locaes de seu estabelecimento.

3.2.10 Consulta do Acervo de Filmes


Pesquisaremos em nosso acervo os filmes que tem classificao Livre, para isso escolheremos no formulrio de consultas a opo Consulta Pela Classificao do Filme. Esse tipo de busca muito interessante para responder s dvidas dos clientes sobre filmes adequados a seus filhos, por exemplo. Escreveremos Livre quando formos solicitados e a consulta buscar todos os filmes que se encaixam nesse critrio. Para navegar entre os registros devemos utilizar os botes de comando.

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3.2.11 Relatrios
Os relatrios tanto do MS Office como os de outros sistemas de gesto nos oferece os dados organizados para facilitar nossa visualizao e obteno de informaes. Por esse motivo relatrios so uma importante ferramenta. O Access oferece muitos tipos de relatrios que podem ser elaborados de acordo com a necessidade do usurio. Criamos alguns para nossa locadora e para acess-los precisamos voltar tela principal e clicar no boto Relatrios e nos ser apresentada a tela abaixo.

Os relatrios apresentam uma diferena em relao s consultas e cadastros, no possvel inserir dados, fazer modificaes ou navegar entre registros, eles so apresentados em uma folha que est pronta a ser impressa. Em nosso banco de dados bloqueamos a opo imprimir por no termos uma impressora instalada para a demonstrao, apenas geraremos o relatrio em tela.

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3.2.12 Relao dos Filmes Alugados em Determinado Perodo

Essa consulta muito importante uma vez que os nos mostra quais filmes foram alugados dividimos por cliente no perodo que selecionamos para pesquisa. Alm disso, a data da devoluo fica evidente, o que permite saber que clientes esto em atraso, bem como o valor a pagar por cada um deles. Quando a locadora termina de utilizar seu banco de dados deve fechar suas telas pelos botes indicados para este fim e caso haja alguma alterao que no foi salva pelo usurio, aparecer um aviso que lhe perguntar se pretende ou no salvar. Aps escolher o que lhe convm, o aplicativo fechado.

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CONCLUSO
Como pudemos ver, o MS Access um aplicativo simples e de valor acessvel para microempresas, cujas atividades podem ser auxiliadas por esse gerenciador de banco de dados. Preparar o aplicativo para a utilizao no uma tarefa complicada e caso haja necessidade de mais informaes, existem muitas apostilas em livrarias ou mesmo podem ser baixadas na internet o que torna o aplicativo mais prtico, no necessitando de ajuda tcnica ou algo do tipo. Este apenas um exemplo de como um sistema gerencial de extrema importncia, sem eles uma organizao no saberia informaes sobre seus clientes e processos o que diminuiria sua competitividade no mercado, ou pior que isso, geraria confuso em seus processos, fazendo com que os mesmos no funcionem com eficincia. Fica claro, portanto, a necessidade de sistemas assim nos dias atuais para qualquer empresa.

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BIBLIOGRAFIA

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