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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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CONTROL DE DOCUMENTOS
31/05/2006

1. OBJETIVO Establecer los criterios bsicos para la produccin, identificacin, revisin aprobacin, actualizacin y cambios de los documentos, que deben controlarse en la Administracin Central del Municipio de Santiago de Cali, para asegurar su uso adecuado en los trminos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la in formacin, que garantice su disponibilidad para quienes la requieran. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los documentos de origen interno y externo de la Administracin Central del Municipio de Santiago de Cali con excepcin de los formatos para los registros. 3. DEFINICIONES APROBAR : Dejar constancia documentada que la prctica o el mtodo descrito es el correcto, mediante la firma autorizada del mismo. ARCHIVO DE GESTIN: Comprende la documentacin producida y recibida por las dependencias de la Administracin Central Municipal para dar respuesta a la solucin de asuntos, someterla a continua utilizacin y consulta por las oficinas productoras o quien la solicite. CICLO VITAL DE DOCUMENTO: Diferentes momentos de vida del documento desde que su elaboracin hasta que se determina modificarlo o anularlo por su obsolescencia CONSERVACIN: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de Gestin de Calidad., de acuerdo con lo establecido en la tabla de retencin documental de la Administracin Central Municipal DEPSITO DE ARCHIVO DE GESTIN : Lugar destinado exclusivamente para la Administracin, organizacin y conservacin de las Series documentales de una dependencia, una vez que finaliza el trmite, de acuerdo con los tiempos de retencin estipulados en la Tabla de Retencin Documental (TRD) DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte. Abarca tanto la informacin contenida en e l documento en si, como las diferentes formas que estos podran tener tales como los documentos escritos, los discos duros de computador, disquetes, CD, cintas de video, audio y afiches, entre otros.

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DOCUMENTO CONTROLADO: Los documentos controlados son aquellos que describen los mtodos y prcticas operativas de la entidad y que por lo tanto deben mantenerse actualizados para que sean verdaderas herramientas de gestin. REQUISITO: Necesidad o expectativa, generalmente implcita u obligatoria. REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeadas. SOPORTE DEL DOCUMENTO: Medio en el que se encuentra la adherida la informacin: electrnico, fsico, entre otros TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: instrumento reglamentado por el Archivo General de la Nacin para establecer responsabilidades sobre el manejo de los registro, ejercer estricto control sobre la produccin, organizacin y utilizacin de los documentos en cada una de las etapas del ciclo de vida. 4. DOCUMENTOS Y REGISTROS Los documentos y registros relacionados con el procedimiento son: A. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS (CODIGO) B. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS (CODIGO) C. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS (CODIGO) D. DIFUSION DE DOCUMENTOS E. SOLICITUD DE CREACIN O MODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS A. LISTAD O MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS : Es un listado que indica todos los documentos existentes del Sistema de Gestin de Calidad, especificando su cdigo, nombre , fecha de aprobacin, versin, soporte del documento, ubicacin/ proteccin del documento. B. LISTADO MAESTRO DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS: Es un listado que indica todos los documentos externos necesarios en el Sistema de Gestin de Calidad, que contiene el

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nombre del documento, clase del documento, soporte del documento, responsable difusin actualizada del documento y fecha de emisin del documento.

de la

C. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS (cdigo) : Es un formato que indica las personas a quienes se les hizo entrega del documento, contiene: cdigo del documento, nombre del documento, cargo, Nombre y firma. D. DIFUSION DE DOCUMENTOS: Es un formato que indica como se difundi el documento, contiene los siguientes elementos: Cdigo del documento, nombre del documento, Responsable de la difusin, fecha de difusin y medio de difusin E. SOLICITUD DE CREACIN O MODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS: Es un formato que indica la necesidad de crear o modificar un documento. Contiene elementos tales como: cdigo, nombre del documento, modificacin sugerida, justificacin de la modificacin, fecha de solicitud de creacin o modificacin, nombre y cargo de quien solicita cambio o modificacin y firma. 5. CONTENIDO CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS: Elaboracin y actualizacin de documentos: a) El usuario interesado elabora un borrador del documento nuevo o modificado conforme a la Norma Fundamental de la Administracin Central Municipal y diligencia el formato de solicitud de cambio o creacin, lo presenta al comit conformado por los miembros del equipo tcnico de calidad que hacen parte del proceso/subproceso para que analice, valide y revise la creacin o modificacin del mismo. Igualmente cuando en el proceso/subproceso participa una sola dependencia el anlisis, validacin y revisin de la creacin o modificacin del documento, lo har el(os) miembros del equipo tcnico de calidad participantes. Finalmente se remite el formato de solicitud de cambio o creacin al lder del proceso para su aprobacin. (Se contempla la posibilidad que el anlisis, validacin y revisin lo haga el Subcomit de Coordinacin de Control Interno de la dependencia) En caso de no aprobarse la propuesta de creacin o modificacin del documento, se le informa al interesado las razones.

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Si es revisado y aprobado el formato de solicitud de cambio o creacin se remite, con el borrador del documento en medio magntico al responsable de la coordinacin del sistema de Gestin de la calidad, para la verificacin del cumplimiento de los requisitos de la norma fundamental, y si es un documento que ya existe , realiza el cambio de versin y actualiza el listado maestro de documentos. b) Revisin y aprobacin de los documentos: La revisin de los documentos ser realizada por parte de los integrantes del equipo tcnico de la calidad que hacen de cada uno de los procesos/subprocesos objeto de la creacin o modificacin del documento. Se remite al Coordinador de Calidad quien revisa y enva a la instancia de aprobacin respectiva. La aprobacin de los documentos se realizar de la siguiente manera:: Para el macroproceso de Direccionamiento Estratgico, la aprobacin se har por parte del Comit Directivo del Sistema de Gestin de Calidad de la Administracin Central Municipal..Para los dems macroprocesos estratgicos, misionales y de apoyo la realizar el lder de cada proceso. Aprobado el documento el responsable del proceso lo enva al Coordinador de Calidad quien lo distribuir segn los parmetros de copias previamente definidos. Distribucin de los documentos: El coordinador de Calidad hara la distribucin de las copias controladas del documento El lder del proceso definir la distribucin de las copias controladas del documento y su soporte; conservar una copia del documento en el Archivo de Gestin de la dependencia a la cual pertenece. Para la conservacin y custodia del original del documento y del formato de creacin o modificacin, deben estar archivados en una misma carpeta y bajo la responsabilidad del Coordinador del SGC. La copia controlada se identifica con un sello de Copia controlada y sern distribuidas por (Coordinador del SGC) el lder del proceso diligenciando el formato de distribucin de documentos ( ______- ) con el fn de asegurar que las versiones vigentes se encuentren disponibles.

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En los casos que se manejen documentos en medio magntico se podr distribuir la informacin en formato PDF, a travs de una carpeta compartida en la red interna de la dependencia que requiera el documento , con la salvedad de que el vigente es el que se encuentra en este medio y no los que se produzcan fsicamente. Todo usuario que posea una COPIA CONTROLADA" debe consultar en el listado maestro de documentos, la versin y fecha para verificar si posee la versin actua lizada, en caso contrario solicitar el documento vigente al (coordinador del SGC) lder del proceso . Por ningn motivo se deben fotocopiar los documentos (excepto formatos), ni copiar archivos de medio magnticos, salvo previa autorizacin del lder del proceso. Difusin de documentos: La difusin de los documentos se debe realizar a los servidores pblicos y/o contratistas que por su trabajo deben conocer y aplicar el contenido de los documentos. Como evidencia de la difusin se debe llenar el formato ( _____ ) que luego debe ser entregado al lder del proceso quien lo conserva y custodia en el archivo de gestin de la dependencia a la cual pertenece con una copia al Coordinador del SGC. Control de obsoletos: Cuando los documentos estn obsoletos por una nueva versin, (el coordinador del SGC, de manera conjunta con el lder del proceso, coordina la recoleccin y destruccin de las copias de las versiones anteriores. De requerirse la conservacin del documento original, este debe estar marcado con el sello que diga Obsoleto y el Coordinador del sistema de Gestin de Calidad lo guardar en una carpeta denominada documentos obsoletos. Control de documentos externos ? Los lderes de los procesos coordinan la actualizacin del formato No. ( ______ ), la difusin a travs de circulares informativas y el archivo de la norma fsica cuando existan suscripciones vigentes. La consulta de esta documentacin se har a travs de la pgina web de la entidad que emita el documento o de manera fsica para aquellas normas de las que se tengan suscripciones. El formato debidamente diligenciado de la actualizacin debe remitirse al Coordinador del SGC de la Administracin Central Municipal 6. CONDICIONES GENERALES ? La elaboracin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se realizar teniendo en cuenta los parmetros establecidos en la Norma Fundamental de la Administracin Central Municipal.

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Para seguridad de los documentos el lder del proceso coordinar la realizacin mensual del backup en medio magntico. Para la conservacin del medio magntico (disquetes, CD-ROOM, cintas de audio y video) deben guardarse en recipientes que los protejan de riesgos ambientales (polvo, agua, etc) y mantener alejados de fuentes que emitan radiacin electromagntica (imanes, electrodomsticos, motores elctricos, tomas de corriente, tableros elctricos, etc Para la conservacin de los documentos en medio fsico, se debe tener en cuenta las disposiciones establecidas en el instructivo para la organizacin de los archivos de gestin central.

? 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ICONTEC NTC 4095. Norma de Descripcin Archivstica. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Reglamento General de Archivos. Santaf de Bogot. 1997. NORMA FUNDAMENTAL ADMINIS TRACIN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI. Santiago de Cali. 2005. INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN EN LA ADMINISTRACIN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI. Santiago de Cali. 2006 __Acuerdo No. 060 de 2001 del Archivo General de la Nacin.

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